グループウェア...

グループウェア利用者用マニュアル

株式会社ソースポッド


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目次 1. ログイン画面 .................................................................................................................. 6 2. メイン画面 ..................................................................................................................... 7 2.1 終ログイン時間 ........................................................................................................ 8 3. 社員情報 ......................................................................................................................... 9 3.1 社員情報 [氏名検索] .................................................................................................... 9 3.1.1 社員情報閲覧 ............................................................................................................. 9 3.1.2 ラベル管理 .............................................................................................................. 10 3.1.2.1 社員情報[カテゴリ設定] ....................................................................................... 10 3.1.2.2 社員情報[カテゴリ登録] ....................................................................................... 10 3.1.2.3 社員情報[ラベル設定] ........................................................................................... 11 3.1.2.4 社員情報[ラベル登録] ........................................................................................... 11 3.2 社員情報 [グループ検索] ........................................................................................... 12 3.3 社員情報 [詳細検索] .................................................................................................. 12 4. スケジュール ................................................................................................................ 14 4.1 スケジュール [週間] .................................................................................................. 14 4.1.1 スケジュール [スケジュールインポート] ............................................................... 15 4.1.2 月間カレンダー ....................................................................................................... 15 4.1.3 スケジュール [スケジュール登録] .......................................................................... 16 4.1.4 スケジュール [スケジュール繰り返し登録] ............................................................ 18 4.2 スケジュール [個人週間] ........................................................................................... 18 4.3 スケジュール [日間] .................................................................................................. 19 4.4 スケジュール [月間] .................................................................................................. 19 4.5 スケジュール [一覧] .................................................................................................. 20 5. 施設予約 ....................................................................................................................... 21 5.1 施設予約 [週間] ......................................................................................................... 21 5.1.1 施設情報 .................................................................................................................. 22 5.1.2 施設予約 [施設予約登録] ........................................................................................ 22 5.1.3 施設予約 [施設予約繰り返し登録] .......................................................................... 23 5.1.4 施設予約ステータス ................................................................................................ 24 5.1.5 施設予約 [施設予約一括登録] ................................................................................. 25 5.2 施設予約 [日間] ......................................................................................................... 25 5.3 施設予約 [一覧/施設利用状況照会] ............................................................................ 26 6. ショートメール ............................................................................................................ 27 6.1 ショートメール [受信] ............................................................................................... 27 6.2 ショートメール [新規作成] ........................................................................................ 27



6.3 ショートメール [ひな型追加（個人）] ...................................................................... 28 7. 掲示板 .......................................................................................................................... 30 7.1 掲示板 [フォーラム一覧] ........................................................................................... 30 7.2 掲示板 [スレッド一覧] ............................................................................................... 30 7.3 掲示板 [投稿一覧] ...................................................................................................... 30 7.4 掲示板 [スレッド新規作成] ........................................................................................ 31 7.5 掲示板 [スレッド新規作成] ........................................................................................ 32 8. 回覧板 .......................................................................................................................... 33 8.1 回覧板 [受信] ............................................................................................................. 33 8.2 回覧板 [確認] ............................................................................................................. 33 8.3 回覧板 [新規作成] ...................................................................................................... 34 9. ファイル管理 ................................................................................................................ 36 9.1 ファイル管理 [キャビネット一覧] ............................................................................. 36 9.2 ファイル管理 [キャビネット詳細] ............................................................................. 36 9.3 ファイル管理 [フォルダ情報] .................................................................................... 37 10. アドレス帳 ................................................................................................................. 38 10.1 アドレス帳 [アドレス帳] ......................................................................................... 38 10.1.1 アドレス帳 [アドレス登録] ................................................................................... 39 10.1.2 アドレス帳 [アドレスインポート] ........................................................................ 40 10.1.3 アドレス帳 [役職一覧] .......................................................................................... 40 10.1.4 アドレス帳 [役職登録] .......................................................................................... 41 10.1.5 アドレス帳 [業種一覧] .......................................................................................... 41 10.1.6 アドレス帳 [業種登録] .......................................................................................... 42 10.1.7 アドレス帳 [会社一覧] .......................................................................................... 42 10.1.8 アドレス帳 [会社登録] .......................................................................................... 43 10.1.9 ラベル管理 ............................................................................................................ 44 10.1.9.1 アドレス帳 [カテゴリ設定] ................................................................................ 44 10.1.9.2 アドレス帳 [カテゴリ登録] ................................................................................ 45 10.1.9.3 アドレス帳 [ラベル一覧] ................................................................................... 45 10.1.9.4 アドレス帳 [ラベル登録] ................................................................................... 46 10.2 アドレス帳 [会社検索] ............................................................................................. 47 10.3 アドレス帳 [会社検索] ............................................................................................. 47 10.4 アドレス帳 [プロジェクト検索] .............................................................................. 47 10.5 アドレス帳 [詳細検索] ............................................................................................. 48 10.6 アドレス帳 [詳細検索] ............................................................................................. 48 11. Web メール ................................................................................................................. 49



12. 研究業績管理 .............................................................................................................. 50 13. 個人設定 ..................................................................................................................... 51 13.1 個人設定 ................................................................................................................... 51 13.2 個人設定 [社員情報] ................................................................................................ 51 13.2.1 個人設定 [表示設定] ............................................................................................. 52 13.3 個人設定 [スケジュール] ......................................................................................... 52 13.3.1 個人設定 [スケジュール初期値設定] ................................................................... 53 13.3.2 個人設定 [スケジュール日間表示時間帯設定] .................................................... 54 13.3.3 個人設定 [スケジュールグループメンバー表示設定] .......................................... 54 13.3.4 個人設定 [スケジュールグループスケジュール設定] .......................................... 55 13.3.5 個人設定 [スケジュール一覧表示設定] ............................................................... 55 13.3.6 個人設定 [スケジュールショートメール通知設定] ............................................. 56 13.3.7 個人設定 [スケジュール初期表示設定] ............................................................... 56 13.3.8 個人設定 [スケジュー重複登録設定] ................................................................... 56 13.4 個人設定 [施設予約] ................................................................................................ 57 13.4.1 個人設定 [施設予約初期値設定] .......................................................................... 57 13.4.2 個人設定 [表示設定] ............................................................................................. 58 13.4.3 個人設定 [日間表示時間帯設定] ........................................................................... 58 13.4.4 個人設定 [施設利用状況照会一覧表示設定] .......................................................... 59 13.4.5 個人設定 [メイン表示設定] ................................................................................... 59 13.4.6 個人設定 [ショートメール通知設定] .................................................................... 59 13.5 個人設定 [掲示板] .................................................................................................... 60 13.5.1 個人設定 [掲示板表示設定] ................................................................................... 60 13.5.2 個人設定 [掲示板メイン表示設定] ........................................................................ 61 13.5.3 個人設定 [掲示板ショートメール通知設定] .......................................................... 62 13.6 個人設定 [回覧板] .................................................................................................... 62 13.6.1 個人設定 [回覧板基本設定] ................................................................................... 62 13.6.2 個人設定 [回覧板手動削除] ................................................................................... 63 13.7 個人設定 [ファイル管理] ......................................................................................... 63 13.7.1 個人設定 [ファイル管理表示設定] ...................................................................... 64 13.7.2 個人設定 [ファイル管理ショートメール通知設定] ............................................. 64 13.8 個人設定 [アドレス帳] ............................................................................................. 65 13.8.1 個人設定 [表示件数設定] ...................................................................................... 65 13.9 個人設定 [パスワード変更] ...................................................................................... 65 13.10 個人設定 [個人情報の修正] .................................................................................... 66 13.11 個人設定 [メイン画面表示設定] ............................................................................. 68



13.12 個人設定 [マイグループ設定] ................................................................................ 68 13.12.1 個人設定 [マイグループ登録] ............................................................................. 69 13.13 個人設定 [テーマ設定] ........................................................................................... 70 13.14 個人設定 [ポータル管理] ....................................................................................... 70 13.14 個人設定 [メイン画面レイアウト設定] .................................................................. 70



1. ログイン画面利用者用ユーザ ID とパスワードを入力し、ログインします。



2. メイン画面

ログイン後、グループウェアの入り口となるメイン画面が表示されます。 ① グループウェアのメニューボタンです。 ② グループウェアの各メニューの新着情報とスケジュールが表示されます。 ③ ログインユーザの名前が表示されます。 ④ ログアウトします。 ⑤ 情報を修正した際などに、ページを再度読み込みます。 ⑥ 各メニューや表示に関する個人設定を行います。 ⑦ メイン画面に下記情報を表示します。

日時：現在の日時を表示します。前回ログイン時間：前回ログイン時間と終ログイン時間の一覧を表示します。ニュース：新ニュースを表示します。天気：天気、降水確率、高/ 低気温を表示します。今日は何の日？：本日の記念日、人物、できごとを表示します。

⑧ メイン画面の表示を「固定」もしくはドラッグ＆ドロップでの「移動可」にするかを選

択します。



2.1 最終ログイン時間

「終ログイン時間一覧」をクリックすると、グループ毎のログイン一覧を閲覧できます。

①

②

③ ④

⑥⑤

⑦

⑧



3. 社員情報

「社員情報」をクリックすると、グループウェアに登録されている教職員情報を検索し、

閲覧することができます。 3.1 社員情報 [氏名検索]

ユーザ名（カナ）の頭文字をクリックすると、その頭文字で始まるユーザ一覧が表示され

ます。 ① 社員情報[グループ検索]に遷移します。 ② 社員情報[詳細検索]に遷移します。 ③ 検索対象社員の氏名（カナ）の頭文字をクリックします。 ④ 検索結果のソート順を選択します。 ⑤ 検索結果の氏名をクリックすると、社員情報が別ウィンドウで表示されます。 ⑥ 個人の検索ルールを登録する際に利用するラベルの管理や選択、追加を行います。

3.1.1 社員情報閲覧

検索結果の氏名をクリックすると、社員情報が別ウィンドウで表示されます。

② ①

③

④

⑤

⑥



3.1.2 ラベル管理

個人の検索ルールを登録する際に利用するラベルの管理を行います。 3.1.2.1 社員情報[カテゴリ設定]

ラベルのカテゴリ設定を行います。「追加」をクリックします。

3.1.2.2 社員情報[カテゴリ登録]

ラベルのカテゴリ名と備考（任意）を入力し、「OK」をクリックすると登録が完了します。



3.1.2.3 社員情報[ラベル設定]

カテゴリ登録が完了すると、次にカテゴリ内のラベルを登録します。該当カテゴリの「ラ

ベル」をクリックします。

「追加」をクリックします。

3.1.2.4 社員情報[ラベル登録] ラベルのカテゴリ名と備考（任意）を入力し、「OK」をクリックすると登録が完了します。



3.2 社員情報 [グループ検索]

グループを選択すると、該当グループに所属するユーザ一覧が表示されます。

3.3 社員情報 [詳細検索]

詳細条件を入力、選択し、検索すると、条件に合致したユーザ一覧が表示されます。



4. スケジュール

「スケジュール」をクリックすると、個人及びグループスケジュールのメンテナンスを行

うことができます。 4.1 スケジュール [週間]

「スケジュール」は、デフォルトでユーザのデフォルトグループの「週間」スケジュール

が表示されます。 ① スケジュール[個人週間]に遷移します。 ② スケジュール[日間]に遷移します。 ③ スケジュール[週間]に遷移します。 ※デフォルト表示 ④ スケジュール[月間]に遷移します。 ⑤ スケジュール[一覧]に遷移します。 ⑥ スケジュール[スケジュールインポート]に遷移します。 ⑦ スケジュールを週もしくは日単位で前後に移動します。 ⑧ 月間カレンダーを別画面で表示し、該当日時を選択します。 ⑨ 選択グループの共有スケジュールが表示されます。 ⑩ 自身のスケジュールが表示されます。 ⑪ 選択グル―プ所属メンバーのスケジュールが表示されます。 ⑫ スケジュール登録します。 ⑬ 該当ユーザに対して、下記メニューをワンクリックで利用できます。

ショートメール：該当ユーザ宛にショートメールを送信します。月間：該当ユーザの月間スケジュールを表示します。一覧：該当ユーザのスケジュール一覧を表示します。

⑭ 登録されたスケジュールが表示されます。



4.1.1 スケジュール [スケジュールインポート]

該当ユーザのスケジュールを一括で登録します。 ① スケジュール登録対象ユーザのグループと名前を選択します。 ② インポートする CSV ファイルを添付します。 ③ CSV ファイルのサンプルはこちらを利用します。 ④ 「インポート」をクリックし、登録します。

4.1.2 月間カレンダー

月間カレンダーよりスケジュール登録する日を選択します。

① ② ③ ④ ⑤

⑦ ⑧

⑫

⑬ ⑭

⑨

⑩

⑪

①

④

③

②

⑥



4.1.3 スケジュール [スケジュール登録]

スケジュール内容を選択、入力し、登録します。 ① スケジュール[スケジュール繰り返し登録]に切り替えます。 ② スケジュール登録先ユーザの名前が表示されます。 ③ スケジュール開始日時を設定します。 ④ スケジュール終了日時を設定します。 ⑤ 会社・担当者を設定する場合は、こちらより選択します。 ⑥ スケジュールタイトルを入力します。 ⑦ スケジュールに表示されるタイトル色を選択します。 ⑧ スケジュールの内容を入力します。 ⑨ スケジュールの備考を入力します。 ⑩ 編集権限として、「制限無し」「本人・登録者のみ」「所属グループ・登録者のみ」のい

ずれかを選択します。 ⑪ 登録スケジュールの公開方法として、「公開」「非公開」「予定有り（詳細は非表示）」「所

属グループのみ公開」のいずれかを選択します。 ⑫ このスケジュール内容を複数人に登録する場合は、該当ユーザを選択、追加します。 ⑬ 施設予約を行う場合は、該当施設を選択、追加します。 ⑭ 「空き状況」をクリックすると、スケジュール登録ユーザ及び予約施設の空き状況を確

認できます。 ⑮ このスケジュールを登録しているユーザ名が表示されます。 ⑯ 「登録」をクリックし、スケジュールが登録されます。



①

②

③

④

⑤

⑥

⑦

⑧

⑫

⑬

⑨

⑩

⑪

⑭

⑮

⑯



4.1.4 スケジュール [スケジュール繰り返し登録]

スケジュール内容を選択、入力し、繰り返し登録します。 ① スケジュール[スケジュール登録]に切り替えます。 ② スケジュール登録先ユーザの名前が表示されます。 ③ 繰り返し登録を行う周期と休日対応を選択します。 ④ 繰り返し登録を設定する期間を選択します。 ⑤ 繰り返し時間を設定する時間を選択します。 ⑥ 「登録」をクリックし、登録が完了します。 ※ 以降は、スケジュール [スケジュール登録]と同様です。

4.2 スケジュール [個人週間]

個人の週間スケジュールを表示します。 ① スケジュール登録内容が表示されます。 ② 表示するユーザを選択します。

①

②

③

④

⑤

⑥



4.3 スケジュール [日間]

日間のグループスケジュールを表示します。

4.4 スケジュール [月間]

月間のグループスケジュールを表示します。

①

②



4.5 スケジュール [一覧]

検索条件にヒットした登録スケジュールの一覧を表示します。 ① 検索条件を選択、入力します。 ② 検索結果をエクスポートするため、CSV の出力項目を選択し、「エクスポート」をクリ

ックします。 ③ 検索条件にヒットした登録スケジュールの一覧が表示されます。

①

②

③



5. 施設予約

「施設予約」では、大学施設の予約を行うことができます。尚、予約内容は、該当施設を

担当する部署によって管理され、承認・却下処理が行われます。 5.1 施設予約 [週間]

「施設予約」をクリックすると、施設予約[週間]がデフォルトで表示されます。まずグルー

プより、対象施設を選択します。

グループを選択すると、その配下の各施設と予約状況が表示されます。 ① 施設グループを選択します。 ② 施設名と概要が表示されます。施設名をクリックすると、施設予約[施設情報]が表示さ

れます。 ③ 施設予約を行います。また、登録された施設予約の概要が表示されます。 ④ 施設予約[日間]に遷移します。 ⑤ 施設予約[週間]に遷移します。 ※デフォルト表示 ⑥ 施設予約[一覧]に遷移します。 ⑦ 施設予約の一括予約を行います。

①

②

③

④ ⑤ ⑥

⑦



5.1.1 施設情報

施設名をクリックすると、施設情報が別ウィンドウで表示されます。

5.1.2 施設予約 [施設予約登録]

施設予約内容を選択、入力し、登録します。 ① 施設予約[施設予約繰り返し登録]に切り替えます。 ② 選択した施設名が表示されます。「表示」をクリックすると、施設情報が表示されます。 ③ 施設予約登録ユーザの名前が表示されます。 ④ 利用目的を入力します。 ⑤ 施設を予約する開始日時と終了日時を設定します。 ⑥ 施設予約内容を入力します。 ⑦ 編集権限として、「制限無し」「本人・登録者のみ」「所属グループ・登録者のみ」のい

ずれかを選択します。 ⑧ スケジュール登録する「ユーザ」もしくは「グループ」を選択、追加します。 ⑨ 「OK」をクリックし、施設予約が完了します。



5.1.3 施設予約 [施設予約繰り返し登録]

施設予約内容を選択、入力し、繰り返し登録します。 ① 施設予約 [一般登録]に切り替えます。 ② 選択した施設名が表示されます。「表示」をクリックすると、施設情報が表示されます。 ③ 施設予約登録ユーザの名前が表示されます。 ④ 利用目的を入力します。 ⑤ 繰り返し登録を行う周期と休日対応を選択します。 ※ 以降は、施設予約[施設予約登録]と同様です。

①

②

③

④

⑤

⑥

⑦

⑧

⑨



5.1.4 施設予約ステータス

施設予約を行うと、承認状況によって以下の 3 つのステータスで表示されます。 ① 承認待ち

② 承認済

③ 却下

※ 却下の場合は、履歴を残さず削除されるケースもございます。

②

③

④

①

⑤



5.1.5 施設予約 [施設予約一括登録]

複数の施設に対して、一括で予約を行うことができます。 ① 選択した予約対象施設と予約日が表示されます。 ② 施設予約登録ユーザの名前が表示されます。 ③ 利用目的を入力します。 ④ 利用時間を設定します。 ※ 以降は、施設予約[施設予約登録]と同様です。

5.2 施設予約 [日間]

施設予約状況を日間で表示します。

①

②

③

④



5.3 施設予約 [一覧/施設利用状況照会]

検索条件にヒットした施設予約の一覧を表示します。 ① 検索条件を選択、入力します。 ② 検索結果をエクスポートするため、CSV の出力項目を選択し、「エクスポート」をクリ

ックします。 ③ 検索条件にヒットした施設予約の一覧が表示されます。￥

①

②

③



6. ショートメール

「ショートメール」では、グループウェア内で登録されたユーザとメールのやり取りがで

きます。 6.1 ショートメール [受信]

「ショートメール」のデフォルト画面です。 ① グループを選択し、表示された該当グループに所属するユーザにチェックを入れ、宛先

（宛先、CC、BCC）に設定します。 ② ショートメールの受信画面です。 ※デフォルト表示 ③ ショートメールの送信画面です。 ④ ショートメールの下書き画面です。 ⑤ ショートメールのゴミ箱です。 ⑥ ショートメール概要です。クリックすると、詳細画面に遷移します。 ⑦ ショートメール[新規作成]に遷移します。 ⑧ ショートメール[ひな型一覧]に遷移します。

6.2 ショートメール [新規作成]

ショートメール作成画面です。 ① グループを選択し、表示された該当グループに所属するユーザにチェックを入れ、宛

先（宛先、CC、BCC）に設定します。 ② グループを選択し、表示された該当グループに所属するユーザを宛先に設定します。 ③ グループを選択し、表示された該当グループに所属するユーザを CC に設定します。

①

② ③ ④ ⑤⑧⑦

⑥



④ グループを選択し、表示された該当グループに所属するユーザを BCC に設定します。 ⑤ 件名を入力します。 ⑥ マークを選択します。 ⑦ 必要に応じて、添付ファイルを添付します。 ⑧ 本文を入力します。 ⑨ 「草稿保存」をクリックし、下書き保存をします。 ⑩ 「OK」をクリックし、ショートメールを送信します。

6.3 ショートメール [ひな型追加（個人）]

ショートメールのひな型を作成します。 ① ひな型の名称を入力します。 ② 件名を入力します。 ③ マークを選択します。 ④ 本文を入力します。 ⑤ 「OK」をクリックして、ひな型を登録します。

①

②

③

④

⑤

⑧

⑦

⑥

⑩ ⑨



③

②

①

④

⑤



7. 掲示板

「掲示板」では、登録されたフォーラムに対して、スレッド（投稿）を行うことができま

す。 7.1 掲示板 [フォーラム一覧]

「掲示板」のデフォルト画面では、登録されたフォーラムの一覧が表示されます。 ① フォーラムをクリックすると、該当フォーラムのスレッド一覧に遷移します。 ② 詳細検索画面に遷移します。

7.2 掲示板 [スレッド一覧]

フォーラムを選択すると、該当フォーラムに登録されたスレッド一覧が表示されます。 ① 登録されたフォーラム一覧が表示されます。 ② スレッドの概要が表示されません。スレッド名をクリックすると、スレッド内容を閲覧

できます。 ③ 新規スレッドを作成します。掲示板[スレッド新規作成]に遷移します。

7.3 掲示板 [投稿一覧]

スレッドを選択すると、該当スレッドへの投稿一覧が表示されます。 ① 投稿内容の一覧が表示されます。

③

②

①

①

②



② このスレッド自体を削除します。 ③ このスレッドへ返信します。 ④ 該当の投稿内容を編集します。 ⑤ 該当投稿に引用返信します。

7.4 掲示板 [スレッド新規作成]

スレッドを選択すると、該当スレッドへの投稿一覧が表示されます。 ① 該当フォーラム名が表示されません。 ② タイトルを入力します。 ③ 内容を入力します。 ④ ファイルを添付します。 ⑤ 開示期限として、「無制限」「期間設定（年月日を設定）」のいずれかを選択します。 ⑥ 「OK」をクリックし、スレッドの登録が完了します。

③ ②

①

④ ⑤



7.5 掲示板 [スレッド新規作成]

スレッドの詳細検索画面です。 ① 該当フォーラムを選択します。 ② キーワードを入力し、検索方法（AND/OR）を選択します。 ③ 検索対象（スレッドタイトル/内容）をチェックします。 ④ 投稿者名を入力します。 ⑤ 未読・既読として、「指定無し」「未読」「既読」のいずれかを選択します。 ⑥ 指定日時を設定します。 ⑦ 「検索」をクリックして、詳細検索を行います。

③

② ①

④

⑤

③

②

①

④

⑤

⑥

⑦

⑥



8. 回覧板

「回覧板」では、指定した回覧先に情報を公開し、その情報への確認有無を管理すること

ができます。 8.1 回覧板 [受信] 「掲示板」のデフォルト画面では、登録された回覧板の受信画面が表示されます。 ① 回覧板の受信画面です。 ※デフォルト表示 ② 回覧板の送信済み画面を表示します。 ③ 回覧板のゴミ箱を表示します。 ④ 登録されている回覧板が表示されます。タイトルをクリックすると、回覧板の確認画面

に遷移します。 ⑤ クリックすると、回覧板[新規回覧板]に遷移します。 ⑥ チェックした回覧版を削除します。

8.2 回覧板 [確認] 選択した回覧版の内容を確認し、確認を行います。 ① 選択した回覧板の内容が表示されます。 ② 確認の際にメモを登録する場合は、入力します。 ③ 「確認」をクリックすると、本人の確認履歴が残ります。 ④ この回覧板自体を削除します。 ⑤ 回覧板確認履歴を確認する際に、必要に応じてグループを選択します。 ⑥ 選択したグループメンバーの確認履歴一覧が表示されます。

③ ② ①

④

⑤ ⑥



8.3 回覧板 [新規作成] 回覧板の作成を行います。 ① 回覧先を選択します。 ② 回覧板のタイトルを入力します。 ③ 回覧板の内容を入力します。 ④ 回覧板確認時にメモを残せるかどうかを選択します。 ⑤ ファイルを添付する場合は、対象ファイルを添付します。 ⑥ 回覧先の確認状況として、「公開」「非公開」のいずれかを選択します。 ⑦ 「OK」をクリックし、回覧板の登録が完了します。

③

②

①

⑤

⑥

④



② ①

⑤

⑥

③

④

⑦



9. ファイル管理

「ファイル管理」では、管理者が作成したキャビネット内にアップされたファイルを取得・

閲覧することができます。 9.1 ファイル管理 [キャビネット一覧]

「ファイル管理」メニューをクリックすると、ファイル管理に登録されているキャビネッ

ト一覧が表示されます。 ① キャビネット詳細を確認します。クリックすると、ファイル管理[キャビネット詳細]に

遷移します。 ② キャビネット名をクリックすると、該当フォルダの内容を確認できます。

9.2 ファイル管理 [キャビネット詳細]

登録されたキャビネットからファイルを取得。閲覧することができます。 ① キャビネットの概要情報が表示されます。 ② キャビネットに添付されたファイルが表示されます。 ③ このキャビネットへのショートカットを作成します。「追加」をクリックすると、ログ

イン後に表示されるメイン画面やファイル管理[キャビネット一覧]にショートカットが

作成されます。 ④ 更新通知の有無を設定します。「更新通知」をクリックすると、有効になります。また、

「下位のフォルダに更新通知の設定を反映する。」にチェックを入れることで、キャビ

ネットの下位フォルダの更新も通知することができます。 ⑤ 更新履歴が表示されます。 ⑥ ユーザのアクセス制限状況が表示されます。

②①



9.3 ファイル管理 [フォルダ情報] 該当キャビネットのフォルダ情報が表示されます。

②

①

③

④

⑤ ⑥



10. アドレス帳

「アドレス帳」は、個人が管理するアドレス帳です。学内外で関連する人の情報を管理す

ることができます。 10.1 アドレス帳 [アドレス帳]

「アドレス帳」をクリックすると、担当者画面がデフォルトで表示されます。 ① アドレス帳の個別登録を行います。クリックすると、アドレス帳[アドレス登録]に遷移

します。 ② アドレス帳を一括でインポートします。クリックすると、アドレス帳[アドレスインポ

ート]に遷移します。 ③ 役職情報の編集を行います。クリックすると、アドレス帳[役職一覧]に遷移します。 ④ 業種情報の編集を行います。クリックすると、アドレス帳[業種一覧]に遷移します。 ⑤ 会社情報の編集、確認を行います。クリックすると、アドレス帳[会社一覧]に遷移しま

す。 ⑥ アドレス帳のラベル管理を行います。クリックすると、アドレス帳[カテゴリ設定]に遷

移します。 ⑦ 会社情報からユーザの検索、閲覧を行います。 ⑧ 氏名情報からユーザの検索、閲覧を行います。 ⑨ 担当者情報からユーザの検索、閲覧を行います。 ⑩ プロジェクト情報からユーザの検索、閲覧を行います。 ⑪ 詳細検索でユーザの検索、閲覧を行います。 ⑫ 過去のコンタクト履歴よりユーザの検索、閲覧を行います。

②① ③ ④ ⑤

⑥

⑦ ⑦ ⑨ ⑧ ⑩ ⑫⑪



10.1.1 アドレス帳 [アドレス登録]

アドレス帳にユーザ情報を個別に登録します。 ① 登録するユーザ情報を入力します。 ② 担当者を選択します。 ③ ラベルを選択します。 ④ 閲覧権限について、「担当者のみ」「グループ指定」「ユーザ指定」「権限設定無し」から

いずれかを選択します。 ⑤ 編集権限について、「担当者のみ」「グループ指定」「ユーザ指定」「権限設定無し」から

いずれかを選択します。 ⑥ 「OK」をクリックし、登録が完了します。

②

①

③

④

⑤

⑥



10.1.2 アドレス帳 [アドレスインポート]

アドレス帳にユーザ情報を個別に登録します。 ① インポートする CSV ファイルを選択します。サンプルを確認する場合は、「アドレス取

込み用 csv ファイル」をクリックしてください。 ② 会社を選択します。 ③ 担当者を選択します。 ④ 閲覧権限について、「担当者のみ」「グループ指定」「ユーザ指定」「権限設定無し」から

いずれかを選択します。 ⑤ 編集権限について、「担当者のみ」「グループ指定」「ユーザ指定」「権限設定無し」から

いずれかを選択します。 ⑥ 「インポート」をクリックし、アドレス帳のインポートが完了します。

10.1.3 アドレス帳 [役職一覧]

役職情報の追加、編集を行います。役職情報を追加する場合は、「追加」をクリックします。

②

①

③

④

⑤

⑥



10.1.4 アドレス帳 [役職登録]

役職情報を登録します。 ① 役職名を入力します。 ② 備考を入力します。 ③ 「OK」をクリックし、役職登録が完了します。

10.1.5 アドレス帳 [業種一覧]

業種情報の追加、編集を行います。業種情報を追加する場合は、「追加」をクリックします。

②

① ③



10.1.6 アドレス帳 [業種登録]

業種情報を登録します。 ① 役職名を入力します。 ② 備考を入力します。 ③ 「OK」をクリックし、業種登録が完了します。

10.1.7 アドレス帳 [会社一覧]

会社情報追加、編集を行います。役職情報を個別に追加する場合は「追加」、一括で追加す

②

①

③



る場合は「インポート」をクリックします。

10.1.8 アドレス帳 [会社登録]

会社情報を個別に登録します。 ① 会社コードを入力もしくは選択します。 ② 会社名を入力します。 ③ 会社名（カナ）を入力します。 ④ 業種、URL、備考を入力します。 ⑤ 拠点情報を入力します。 ⑥ 「OK」をクリックし、会社登録が完了します。



10.1.9 ラベル管理

アドレス帳を登録する際に利用するラベルの管理を行います。 10.1.9.1 アドレス帳 [カテゴリ設定]

ラベルのカテゴリ設定を行います。「追加」をクリックします。

② ①

③

④

⑤

⑥



10.1.9.2 アドレス帳 [カテゴリ登録]


10.1.9.3 アドレス帳 [ラベル一覧]

カテゴリ登録が完了すると、次にカテゴリ内のラベルを登録します。該当カテゴリの「ラ

ベル」をクリックします。



「追加」をクリックします。

10.1.9.4 アドレス帳 [ラベル登録]




10.2 アドレス帳 [会社検索]

会社情報からユーザの検索、閲覧を行います。

10.3 アドレス帳 [会社検索]

氏名情報からユーザの検索、閲覧を行います。

10.4 アドレス帳 [プロジェクト検索]

プロジェクト情報からユーザの検索、閲覧を行います。



10.5 アドレス帳 [詳細検索]

詳細検索でユーザの検索、閲覧を行います。

10.6 アドレス帳 [詳細検索]

過去のコンタクト履歴よりユーザの検索、閲覧を行います。



11. Web メール

「Web メール」には、SPC Mail の Web メールへのリンクが設定されています。「Web メ

ール」をクリックすると、別ウィンドウで Web メールのログイン画面が表示されます。



12. 研究業績管理

「研究業績管理」には、教員専用の研究業績管理システムへのリンクが設定されています。

「研究業績管理」をクリックすると、別ウィンドウで研究業績管理システムの画面が表示

されます。グループウェアと研究業績管理システムの ID、パスワードが同様の場合は、ログイン画面

を省略することができます。ID、パスワードが異なる場合は、ログイン画面よりログイン

を実施してください。



13. 個人設定

「個人設定」では、各種メニュー内容を個別に設定することができます。メイン画面の「個

人設定」は全メニューの個人設定内容が表示されますが、各種メニュー上の「個人設定」

が、該当メニューの個人設定のみ表示されるようになっています。 13.1 個人設定

プラグインで設定された各種メニューと、ベースとなる基本設定メニューが表示されます。

13.2 個人設定 [社員情報]

個人設定[社員情報]のメニュー一覧が表示されます。



13.2.1 個人設定 [表示設定]

メンバー表示に関する設定を行います。 ① メンバーの表示順に影響する第 1 キーと第 2 キーの項目を選択します。 ② 表示件数を選択します。 ③ 「設定」をクリックし、設定が完了します。

13.3 個人設定 [スケジュール]

個人設定[スケジュール]のメニュー一覧が表示されます。

②

③

①



13.3.1 個人設定 [スケジュール初期値設定]

スケジュールの初期値を設定します。 ① 開始時刻と終了時刻の初期値を設定します。 ② タイトルの文字色を設定します。 ③ 公開の初期値を「公開」「非公開」「予定有り（詳細は非表示）」から選択します。 ④ 編集権限の初期値を「制限なし」「本人・登録者のみ」「所属グループ・登録者のみ」か

ら選択します。 ⑤ 「OK」をクリックし、登録が完了します。



13.3.2 個人設定 [スケジュール日間表示時間帯設定]

日間スケジュールで表示される開始時刻と終了時刻を選択し、「OK」をクリックして設定

が完了します。

13.3.3 個人設定 [スケジュールグループメンバー表示設定]

スケジュールメンバー表示に関する設定を行います。 ① メンバーの表示順に影響する第 1 キーと第 2 キーの項目を選択します。 ② デフォルト表示グループを選択します。 ③ 「OK」をクリックし、設定が完了します。

②

⑤

①

③

④



13.3.4 個人設定 [スケジュールグループスケジュール設定]

グループスケジュールの表示について、「表示する」「表示しない」のいずれかを選択しま

す。

13.3.5 個人設定 [スケジュール一覧表示設定]

スケジュール表示に関する設定を行います。 ① 表示件数を選択します。 ② 自動リロード設定時間を選択します。 ③ 表示開始曜日を選択します。 ④ 「OK」をクリックし、設定が完了します。

②

③

①

②

④ ①

③



13.3.6 個人設定 [スケジュールショートメール通知設定]

スケジュール更新時のショートメール通知設定を行います。 ① 他のユーザによって登録されたスケジュールをショートメールで通知を行うかを設定

します。 ② 所属するグループのスケジュールが登録された場合にショートメールで通知を行うか

を設定します。 ③ 「OK」をクリックして、登録が完了します。

13.3.7 個人設定 [スケジュール初期表示設定]

スケジュールの初期表示について、「日間」「週間」「月間」「個人週間」のいずれかから選

択します。

13.3.8 個人設定 [スケジュー重複登録設定]

スケジュールの重複登録について、「可」「不可」「警告を表示」のいずれかから選択します。

②

①

③



13.4 個人設定 [施設予約]

個人設定[施設予約]のメニュー一覧が表示されます。

13.4.1 個人設定 [施設予約初期値設定]

施設予約に関する初期値を設定します。 ① 開始時刻と終了時刻の初期値を設定します。 ② 編集権限の初期値を「制限なし」「本人・登録者のみ」「所属グループ・登録者のみ」か



ら選択します

13.4.2 個人設定 [表示設定]

施設予約の表示に関する設定を行います。 ① 初期表示画面について、「日間」「週間」のいずれかを選択します。 ② 初期表示グループを選択します。 ③ 表示項目として「利用目的」「登録者名」のいずれかもしくは両方をチェックします。 ④ 施設予約の自動リロード時間を選択します。 ⑤ 施設画像の表示について、「表示する」「表示しない」のいずれかを選択します。 ⑥ 「OK」をクリックして、登録が完了します。

13.4.3 個人設定 [日間表示時間帯設定]

施設予約時に表示される開始時刻と終了時刻を選択し、「OK」をクリックして設定が完了

②

①

③

②

①

⑥

③

④ ⑤



します。

13.4.4 個人設定 [施設利用状況照会一覧表示設定]

施設予約利用状況を紹介した際に表示される件数を選択し、「設定」をクリックして設定が

完了します。

13.4.5 個人設定 [メイン表示設定]

メイン画面に本日の予約状況を表示する施設グループを選択し、「OK」をクリックして設

定が完了します。

13.4.6 個人設定 [ショートメール通知設定]

他のユーザに施設予約を変更された場合に、登録者にショートメール通知を行うかを選択

し、「設定」をクリックして設定が完了します



13.5 個人設定 [掲示板]

個人設定[掲示板]のメニュー一覧が表示されます。

13.5.1 個人設定 [掲示板表示設定]

掲示板表示に関する表示を設定します。 ① フォーラム一覧に表示するフォーラム数を設定します。 ② スレッド一覧に表示するスレッド数を設定します。 ③ 投稿一覧に表示する投稿数を設定します。 ④ 新しい投稿が書き込まれてから「new」を表示する日数を設定します。 ⑤ 投稿一覧表示順について「昇順」「降順」のいずれかを選択します。 ⑥ 投稿一覧の投稿者画像について、「表示」「非表示」のいずれかを選択します。 ⑦ フォーラム一覧画面、左の新着スレッドについて、「表示」「非表示」のいずれかを選

択します。 ⑧ スレッド一覧・投稿一覧画面、左のフォーラム一覧について、「表示」「非表示」のい

ずれかを選択します。



⑨ スレッド一覧・投稿一覧画面、左の未読スレッドについて、「表示」「非表示」のいず

れかを選択します。 ⑩ 「設定」をクリックし、登録します。

13.5.2 個人設定 [掲示板メイン表示設定]

掲示板のメイン表示に関する設定を行います。 ① メイン画面に表示するスレッド数を設定します。 ② メイン画面の投稿一覧に既読投稿について、「表示」「非表示」のいずれかを設定します。 ③ 「設定」をクリックし、登録が完了します。

②

①

⑩

③

④

⑤

⑥

⑧

⑦

⑨



13.5.3 個人設定 [掲示板ショートメール通知設定]

新規投稿があった際に、ショートメールで通知するかどうかを選択し、「設定」をクリック

して、設定が完了します。

13.6 個人設定 [回覧板]

個人設定[回覧板]のメニュー一覧が表示されます。

13.6.1 個人設定 [回覧板基本設定]

回覧板に関する基本設定を行います。

②

①

③



① 回覧版の一覧に表示する件数を設定します。 ② 回覧板を受信した場合、送信した回覧板を受信者が全員確認を行った場合にショートメ

ールで通知を行うかどうか設定します。 ③ 一覧で自動更新を行う際の時間を設定します。 ④ 「設定」をクリックし、登録が完了します。

13.6.2 個人設定 [回覧板手動削除]

回覧板の情報を手動で削除します。 ① 指定期間経過した受信タブの回覧板データを削除します。 ② 指定期間経過した送信済タブの回覧板データを削除します。 ③ 指定期間経過したゴミ箱タブの回覧板データを削除します。 ④ 「OK」をクリックすると、該当データが削除されます。

13.7 個人設定 [ファイル管理]

個人設定[ファイル管理]のメニュー一覧が表示されます。

②

①

④

③

②

①

③

④



13.7.1 個人設定 [ファイル管理表示設定]

ファイル管理に関する表示設定を行います。 ① メイン画面にショートカットを表示するか選択します。 ② メイン画面に表示する更新通知数を設定します。 ③ 更新履歴、アクセス制御に表示される件数を設定します。 ④ ファイル管理の更新通知表示数を設定します。 ⑤ 「OK」をクリックして、登録が完了します。

13.7.2 個人設定 [ファイル管理ショートメール通知設定]

更新通知を設定したフォルダ内が更新された場合にショートメールで通知を行うか設定し、「OK」を

クリックして登録が完了します。

②

①

③

⑤

④



13.8 個人設定 [アドレス帳]

個人設定[アドレス帳]のメニュー一覧が表示されます。

13.8.1 個人設定 [表示件数設定]

アドレス帳及び会社の表示件数を選択し、「設定」をクリックし、登録が完了します。

13.9 個人設定 [パスワード変更]

ログインユーザのパスワード変更を行います。



13.10 個人設定 [個人情報の修正]

登録された個人情報を変更します。



13.11 個人設定 [メイン画面表示設定]

メイン画面に表示されるメニューの設定を行います。 ① 時計表示の「表示」「非表示」を選択します。 ② 終ログイン時間の「表示」「非表示」を選択します。 ③ 自動的に情報を更新する時間を選択します。 ④ 天気予報表示の「表示」「非表示」を選択します。 ⑤ 天気予報を表示する際の地域を設定します。 ⑥ 今日は何の日？表示の「表示」「非表示」を選択します。 ⑦ ニュース表示の「表示」「非表示」を選択します。 ⑧ 「OK」をクリックし、登録が完了します。

13.12 個人設定 [マイグループ設定]

管理者が登録したグループ以外に、個人で独自に設定したグループの一覧が表示されます。

「追加」をクリックすると、マイグループ登録画面に遷移します。

②

①

③

④

⑤

⑥

⑦

⑧



13.12.1 個人設定 [マイグループ登録]

毎グループの登録を行います。 ① マイグループ名を入力します。 ② メモを入力します。 ③ メンバーを選択します。 ④ 「OK」をクリックして、設定が完了します。

②

①

③

④



13.13 個人設定 [テーマ設定]

グループウェアのカラーテーマを 6 つのイメージから選択し、「登録」で設定が完了します。

13.14 個人設定 [ポータル管理]

ログイン後に表示されるポータルの初期表示を設定します。

13.14 個人設定 [メイン画面レイアウト設定]

メイン画面のレイアウト設定を行います。個人で配列をカスタマイズすることができます。

グループウェア...

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