ワード＆エクセル 2007 応用編

差込印刷

福岡市私立幼稚園連盟

Ver,1.0

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１ 差し込み印刷について

1-1．差し込み印刷の例

①レターへ差し込み印刷

②お誕生カードへ差し込み印刷

たろうちゃん

せいこちゃん

さきちゃん

福岡 純一郎 様

熊本 京子 様

小泉 浩二 様

太郎

聖子

沙樹ちゃんの応援を宜しくお願いいたします。

メイン文書

メイン文書

データファイル

データファイル

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③宛名ラベルへ差し込み印刷

ふりがなの５０音順に並べ替えて、ラベルに宛名を印刷した例です。

データファイル

宛名ラベル

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1-2．差し込み印刷の作成手順

＜＜ 準備 ＞＞

①メイン文書・・・データを差し込むメインの文書（レター、カード、ラベル、封筒など）

②データファイル・・・Excel、Access、Word などの形式データ

＜＜ 手順 ＞＞

①差し込み文書タブのリボンを利用する。

②差し込み印刷ウィザードを利用する。

※このテキストでは、ウィザードを利用して学習していきます。

ウィザードなので、対話しながら進めていくことができ簡単です。

●差し込み印刷ウィザードの流れ

文書の種類を選択

ひな形の選択

宛先の選択

レターの作成

レターのプレビュー表示

差し込み印刷の完了

メイン文書の種類を、レター、電子メール、

封筒、ラベル、名簿から選択。

まずは、レターを作成。

データを差し込むメイン文書選択。

表示されている文書を使用するか、既存の文

書から選択するか、テンプレートを使用。

①データファイルの指定

利用するデータファイルを指定。

今回はエクセルの「名簿」を利用。

②宛先の指定

データファイルを指定し、差し込む宛先を選

択、条件を指定して抽出したりできる

メイン文書に。差し込むフィールド（項目）

を挿入。

データが差し込まれた状態を画面で確認

設定を終了し、印刷を実行

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２ レターへの差し込み印刷

2-1．メイン文書とデータファイルの確認

①データファイル・・・ドキュメント内の「名簿」を開き、内容を確認しましょう。

また、差し込んだ後に、わかりやすいよう、

１０件目にみなさんのデータを入力、上書き保存、閉じておきます。

②メイン文書・・・ドキュメント内の「運動会のお知らせ」を開きましょう。

保護者名

園児の名

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2-2．ウィザード操作手順

①リボンの［差し込み文書］タブをクリックします。

[差し込み印刷の開始]グループ[差し込み印刷の開始]－[差し込み印刷ウィザード]をクリック

します。

②[差し込み印刷]作業ウィンドウが表示されます。

[文書の種類を選択]の[レター]をクリックし、[次へ：ひな形の選択]をクリックします。

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③[ひな形の選択]の[現在の文書を使用]をクリックし、[次へ：宛先の選択]をクリックします。

④[宛先の選択]の[既存のリストを使用]をクリックし、[参照]をクリックします。

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⑤[データファイル選択]ダイアログボックスの[プレースバー]の[ドキュメン]をクリックします。

一覧から「名簿」をクリックし、開くボタンをクリックします。

⑥[テーブルの選択]ダイアログボックスの「Sheet1$」をクリックし、ＯＫをクリックします

⑦[差し込み印刷の宛名] ダイアログボックスの全ての行にチェックが入っているので、

データの入力された行だけを選択するため、「姓」の▼ボタンをクリックし、

[データあり]をクリック－ＯＫをクリックします。

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⑧[宛先の選択]へ戻り、[次へ：レターの作成]をクリックします。

⑨メイン文書の 2 行目「 様」の前にカーソルを移動し、

[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。

「保護者 姓」をクリック－挿入ボタンをクリックし、閉じるボタンをクリックします。

データファイルの名前が表示さ

れています。

Ｉ

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スペースを入力し、[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。

「保護者 名」をクリック－挿入ボタンをクリックし、閉じるボタンをクリックします。

⑩本文 3 行目の「ちゃん」の前にカーソルを移動し、[差し込みフィールドの挿入]を

クリックします。

「名」をクリック－挿入ボタンをクリックし、閉じるボタンをクリックします。

⑪[レターの作成]の[次へ：レターのプレビュー表示]をクリックします。

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⑫1 件目のデータが表示されているのを確認してください。

[レターのプレビュー表示]の >> << ボタンをクリックし 2 件目、3 件目と表示されるのを

確認しましょう。

⑬[レターのプレビュー表示]の[次へ：差し込み印刷の完了をクリック]

⑭[差し込み印刷]の設定が完了したので、[印刷]をクリック－[すべて]をクリックしてＯＫをク

リックします。ただし、今回は印刷をしませんので、キャンセルをクリックします。

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2-3．保存

①差し込み印刷の設定が完了した、メイン文書を保存しましょう。

[オフィス]ボタンをクリックし、[名前を付けて保存]をクリックします。

ファイル名は「差込運動会のお知らせ」とし、保存ボタンをクリックします。

2-4．メイン文章の読み込みと 差し込み印刷の実行

①差し込み印刷の設定が完了した、メイン文書を開きましょう。

[オフィス]ボタンをクリックし、[開く]－「差込運動会のお知らせ」を選択し、

開くボタンをクリックします。

②次のようなメッセージが表示されます。

[はい]をクリックすると、設定済みの差し込み内容が有効になります。

③再度差し込み印刷を実行する場合は、

リボンの［差し込み文書］タブをクリックします。

[差し込み印刷の開始]グループ[差し込み印刷の開始]－[差し込み印刷ウィザード]をクリック

します。

設定済みで変更ない場合は[次へ]をクリックしていくことで印刷が実行できます。

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３ お誕生カードへの差し込み印刷

3-1．メイン文書とデータファイルの確認

①データファイル・・・ドキュメント内の「名簿」を開き、内容を確認しましょう。

②メイン文書・・・ドキュメント内の「お誕生カード」を開きましょう。

この部分に、8 月生

れの園児の名前を差

し込みましょう。

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3-2．ウィザード操作手順

①リボンの［差し込み文書］タブをクリックします。

[差し込み印刷の開始]グループ[差し込み印刷の開始]－[差し込み印刷ウィザード]をクリック

します。

②[差し込み印刷]作業ウィンドウが表示されます。

[文書の種類を選択]の[レター]をクリックし、[次へ：ひな形の選択]をクリックします。

③[ひな形の選択]の[現在の文書を使用]をクリックし、[次へ：宛先の選択]をクリックします。

④[宛先の選択]の[既存のリストを使用]をクリックし、[参照]をクリックします。

⑤[データファイル選択]ダイアログボックスの[プレースバー]の[ドキュメント]をクリックしま

す。一覧から「名簿」をクリックし、開くボタンをクリックします。

⑥[テーブルの選択]ダイアログボックスの「Sheet1$」をクリックし、ＯＫをクリックします

⑦[差し込み印刷の宛名] ダイアログボックスの全ての行にチェックが入っているので、

8 月生れの園児のみ選択するため、[フィルタ]をクリックします。

[フィルタと並べ替え]ダイアログボックスで「誕生月」「等しい」「８」でＯＫをクリック

します。

誕生月が「８」と等しい

8 月生れの

３名の園児が抽出されました。

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⑧[宛先の選択]へ戻り、[次へ：レターの作成]をクリックします。

⑨メイン文書の 1 行目「ちゃん」の前にカーソルを移動し、

[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。

「ふりがな（名）」をクリック－挿入ボタンをクリックし、閉じるボタンをクリックします。

⑪[レターの作成]の[次へ：レターのプレビュー表示]をクリックします。

Ｉ

I

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⑫[レターのプレビュー表示]の[次へ：差し込み印刷の完了をクリック]

⑭[差し込み印刷]の設定が完了したので、[印刷]をクリック－[すべて]をクリックしてＯＫをク

リックします。ただし、今回は印刷をしませんので、キャンセルをクリックします。

3-3．保存

①差し込み印刷の設定が完了した、メイン文書を保存しましょう。

[オフィス]ボタンをクリックし、[名前を付けて保存]をクリックします。

ファイル名は「差込お誕生カード」とし、保存ボタンをクリックします。

3-4．完成例

お誕生カードに、８月生れの園児の名前を差し込み印刷が完成しました。

エクセルで抽出に必要なフィールド（今回は「誕生月」）を作成しておくと便利です。

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４ 宛名ラベルの作成

4-1．データファイルの確認

①データファイル・・・ドキュメント内の「名簿」を開き、内容を確認しましょう。

②メイン文書・・・新規文書

4-2．ウィザード操作手順

①リボンの［差し込み文書］タブをクリックします。

[差し込み印刷の開始]グループ[差し込み印刷の開始]－[差し込み印刷ウィザード]をクリック

します。

②[差し込み印刷]作業ウィンドウが表示されます。

[文書の種類を選択]の[ラベル]をクリックし、[次へ：ひな形の選択]をクリックします。

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③[ひな形の選択]の[ラベル オプション]をクリックします。

④[ラベルの製造元] 「A-ONE」 [製造番号] 「A-ONE 28382」を選択し、ＯＫをクリッ

クします。

⑤[次へ：宛先の選択]をクリックします。

⑥[宛先の選択]の[既存のリストを使用]をクリックし、[参照]をクリックします。

⑦[データファイル選択]ダイアログボックスの[プレースバー]の[ドキュメン]をクリックします。

一覧から「名簿」をクリックし、開くボタンをクリックします。

⑧[テーブルの選択]ダイアログボックスの「Sheet1$」をクリックし、ＯＫをクリックします

⑨[差し込み印刷の宛名] ダイアログボックスの全ての行にチェックが入っているので、

データの入力された行だけを選択するため、「姓」の▼ボタンをクリックし、

[データあり]をクリック－ＯＫをクリックします。

⑩[宛先の選択]へ戻り、[次へ：ラベルの配置]をクリックします。

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⑪ラベルの１枚目に宛名のフィールドを配置します。

２行目に「〒」を入力し、[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。

「〒」をクリック－挿入ボタンをクリックし、閉じるボタンをクリックします。

⑫３行目に[差し込みフィールドの挿入]－「住所１」を挿入し閉じるをクリックします。

⑬同様の操作で下記のように配置しましょう。

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⑭１枚のラベルの配置ができたので、すべてのラベルの更新ボタンをクリックします。

すべてのラベルに配置されます。

変更がある場合は、1 枚目を編集し、すべてのラベルの更新ボタンをクリックすることで随

時変更できます。

⑮[次へ：ラベルのプレビュー表示]をクリックします。

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⑯[次へ：差し込み印刷の完了]をクリックします。