Financijska i pravna pitanja u Obzoru 2020.

Tematski informativni dan

Sigurna društva: zaštita slobode i sigurnosti Europe i njezinih građana

Zagreb, 22. svibnja 2014.

Ana Grdović

NCP za financijska pitanja u Obzor 2020.

Agencija za mobilnost i programe EU, Odjel za mobilnost istraživača

Sadržaj:

– Prihvatljivi troškovi

– Stope sufinanciranja/Budžet

– Vrste troškova

– Direktni/indirektni troškovi

– Kalkulacija troškova osoblja

– Financijsko izvještavanje

– Isplate

– Revizija

– Pravna osnova programa Obzor 2020.

– Prijava korisnika na natječaj

– Model ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava (MGA)

Vrste aktivnosti/stope sufinanciranja

• Istraživačke aktivnosti (Research and Innovation Actions) – financiranje do 100% prihvatljivih troškova

• Aktivnosti usmjerene na inovacije (Innovation Action):

– financiranje do 70% prihvatljivih troškova – izuzetak: neprofitne institucije i ovdje imaju pravo na 100% EC kontribucije – funds new, modified or improved products, processes or services – creating protypes, tests, demonstrations, pilot projects, large-scale product validation

and developing marketability

• Aktivnosti koordinacije i podrške (Coordination and Support Actions) – financiranje do 100% prihvatljivih troškova

• Programme Co-funding Actions • SME Instrument – Instrument to support specific SME activities in three phases • Pre-Commercial Procurement (PCP) – Steer development to public sector needs • Public Procurement of Innovative Solutions (PPI) • Prizes – Support for two key categories of prizes (recognition and inducement)

Vrste troškova

• Stvarni troškovi (actual costs) • Stvarno nastali troškovi knjiženi u poslovnim knjigama

• NOVO: Porezno nepriznati iznos PDV-a također prihvatljiv trošak

• Troškovi po jedinici (unit costs) • Fiksni iznos po jedinici određen od strane EK (npr. troškovi po jedinici za vlasnike malih is

srednjih poduzeća) • Za prosječne troškove osoblja izračun se bazira na uobičajenoj računovodstvenoj praksi

• Jedinstvena stopa (Flat rate) • Određeni postotak od prihvatljivih direktnih troškova – npr. Indirektni troškovi: 25% od

direktnih bez troškova podugovaranja

• Paušalni iznos (Lump sum) • Fiksni iznos sredstava koji pokriva jedan ili više troškovnih kategorija – npr. SME instrument u

Fazi 1 (50.000,00 eura)

Personnel Subcontracting

Financial

support to 3rd

parties

Other

Actual costs

Unit costs

Yes for - Average personnel

costs

- SME owners &

natural persons

without a salary

Yes if foreseen by

Comm.

Decision

Flat-rate

costs

Lump sum

costs

Yes if foreseen by

Comm.

Decision

INDIRECT

COSTS

DIRECT COSTS SPECIFIC

CATETORIES

OF COSTS

FORMS OF

COSTS

BUDGET CATEGORIES

Prihvatljivi troškovi DIREKTNI + INDIREKTNI = PRIHVATLJIVI TROŠKOVI

Direktni troškovi:

• Stvarno nastali od strane partnera na projektu

• Nastali za vrijeme implementacije projekta (formalno trajanje projekta)

• Navedeni u planiranom budžetu prilikom pisanja projektne prijave

• Postoji veza s aktivnostima navedenim u Dodatku 1 (Annex 1)

• Moraju se moći utvrditi i provjeriti, te moraju biti evidentirani u poslovnim

knjigama

• U skladu s nacionalnim zakonodavstvom vezanim uz poreze, radno pravo i

socijalno osiguranje

• Razumni i opravdani

Indirektni troškovi

• Računaju se kao postotak od direktnih troškova (25% flat rate) MINUS:

• Podugovaranje

• Troškovi u naravi nastali od trećih strana izvan prostora partnera

• Troškovi nastali od trećih strana

• Popratna dokumentacija za indirektne troškove koja se čuva (flat rate):

• Adekvatna dokumentacija koja dokazuje nastanak i prihvatljivost troškova na koje se primjenjuje postotak za indirektne troškove

• Nije potrebno dokazivati stvarne indirektne troškove

Direktni troškovi osoblja

… su troškovi osoba koje su: • zaposlene preko ugovora o radu (ili nekog drugog ugovora koji je

ekvivalent ugovoru o radu prema nacionalnom zakonodavstvu) i

• sudjeluju u provedbi projekta

• Troškovi osoblja su obuhvaćaju: • Plaću (uključujući i plaće tijekom porodiljnog dopusta)

• Socijalno osiguranje

• Poreze

• Ostala davanja poslodavca

BRUTO II.

… ako te obaveze poslodavca proizlaze iz nacionalnog zakonodavstva, ugovora o radu ili nekog drugog odgovarajućeg akta

Kalkulacija troškova osoblja [Satnica]

X [broj stvarnih sati utrošenih na projektu]

+ [dodatna naknada (additional remuneration)]

• KORAK 1: Izračun satnice

• KORAK 2: Množenje satnice sa brojem stvarno odrađenih sati na

projektu

• KORAK 3: Za NEPROFITNE institucije Dodatna naknada, ako postoji

KORAK 1: Izračun satnice

[godišnji trošak osobe (bez dodatnih naknada)] /

[brojem godišnjih produktivnih sati]

• Satnica mora biti izračunata na bazi FINANCIJSKE GODINE i uvijek na bazi cijele financijske godine - 12 mjeseci

• Za ona izvještajna razdoblja gdje financijska godina još nije završena, koristi se prethodna financijska godina

• Izuzetak: osobe zaposlene tijekom financijske godine

Primjer izračuna satnice

Izvještaj: 18 mjeseci (kroz tri godine):

Godina 2010 2011 2012

Kvartal 4 1 2 3 4 1 Izvještajno razdoblje

Satnica koja se koristi 2010 2011 2011

Godišnji produktivni sati Mora se koristiti jedna od sljedećih opcija:

1. 1.720 sati za osobe koje rade puno radno vrijeme (ili

odgovarajući razmjerni broj sati za osobe koje ne rade puno

radno vrijeme)

2. Ukupan godišnji broj sati po osobi (individualni godišnji

produktivni sati – stvarni sati)

» Formula: annual workable hours + overtime - absences

3. Standardni broj godišnjih produktivnih sati (uobičajena

računovodstvena praksa korisnika projekta)

– Opcija mora biti ista za sve zaposlenike na projektu – Izračun se bazira na svim aktivnostima, a ne samo na

projektnim

Dodatna naknada Odnosi se samo na NEPROFITNE institucije, i to u slučaju da:

• je to uobičajena praksa institucije

• naknada ne ovisi o izvoru sredstava

Prihvatljiva dodatna naknada za osobe zaposlene na projektu može iznositi najviše:

a) EUR 8 000,00 BRUTO - ako osoba radi puno radno vrijeme i samo na projektu tijekom cijele financijske godine

b) odgovarajući proporcionalni iznos od 8 000,00 eura - ako osoba radi samo za projekt, ali ne puno radno vrijeme

ili

c) odgovarajući proporcionalni iznos od 8 000,00 eura - ako osoba ne radi isključivo za projekt. Izračun je sljedeći:

{{EUR 8 000,00 /

broj godišnjih produktivnih sati}, X

broj sati koje je osoba utrošila za rad na projektu tijekom godine}

Trošak osoblja - fizičke osoba zaposlene na projektu ugovorom različitim od Ugovora o radu

Prihvatljiv trošak osoblja (Personnel cost) ako:

– Su nastali tijekom trajanja projekta

– Njihov angažman je nužan i može se vezati uz projekt

– Postoji ugovor između partnera na projektu i fizičke osobe

– Osoba radi prema uputama korisnika projekta i u prostorijama korisnika

(osim ako nije drugačije ugovoreno)

– Korisnik odlučuje, kreira i kontrolira rad osobe

– Rezultati pripadaju korisniku projekta

– Troškovi nisu značajno drugačiji od troškova osoba koje rade sličan posao

u instituciji (preko ugovora o radu)

– Naknada se bazira na radnim satima, a ne na odrađenom poslu/zadatku

Podugovaranje

— Podugovaratelj se bira prema pravilu „best value for money”, tj. najpovoljnija opcija koja nije nužno najjeftinija

— Mora postojati dokaz da nema sukoba interesa

— Podugovaranje između partnera nije dozvoljeno

— Posao podugovaratelja pokriva samo dio zadataka na projektu

— Podugovaranje ne smije pokrivati GLAVNE ZADATKE na projektu

— Podugovaranje mora biti navedeno u procijenjenom budžetu (Annex 1)

Ostali troškovi:

• Troškovi putovanja

• Potrošni materijal

• Troškovi diseminacije

• Zaštita rezultata/IPR

• Trošak revizorskog izvješća za projekt (ako je potrebno)

• Prijevodi i publikacije

Izvještavanja i uplate

• Izvještavanje: • Periodični i završni izvještaji:

• Tehnički i financijski izvještaj

• Potrebno ih je poslati 60 dana nakon kraja projekta, tj. izvještaja • Elektroničko potpisivanje izvještaja, ugovora i izmjena ugovora • Vremenici – nije ih potrebno voditi za osobe koje rade isključivo na projektu

• Uplate: a) Prva uplata (pre-financing payment) - koordinator mora izvršiti plaćanje partnerima u roku

30 dana od početka projekta b) Uplate tijekom implementacije projekta (interim payments) - plaćanja do 90 dana nakon

odobrenja izvještaja c) Zadnja uplata (payment of the balance) - 90 dana nakon prihvaćanja završnog izvještaja

‼‼ Prilikom planiranja trošenja projektnih sredstava UZETI U OBZIR:

– 10% zadržava Europska komisija – 5% jamstveni fond

REVIZIJA i kontrola projekta

I. Certifikat o financijskom izvještaju:

• Samo JEDNOM na kraju projekta

• Za korisnike koji će primiti više od 325.000 €

II. REVIZIJA projekta:

• do dvije godine nakon završne uplate

Tečaj:

• Financijski izvještaji predaju se u eurima

• Koristi se prosječni dnevni tečaj tijekom cijelog izvještajnog razdoblja

• Tečaj je objavljen u Službenom glasilu Europske unije (serija C)

– for average daily exchange rates:

http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html

– for average monthly ER:

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm

Primjer:

FP7 program – primjer (fakultet i SMEs)

Action: Direct costs Indirect costs Total costs % of EU contribution

EU contribution

RTD (75%) 100,00 60% 160,00 75% 120,00

Demonstration 100,00 60% 160,00 50% 80,00

TOTAL 200,00 60% 320,00 62,50% 200,00

Obzor 2020. – primjer (fakultet i SMEs)

Action: Direct costs

Indirect costs

Total costs % of EU contribution

EU contribution

Research & Innovation Actions (100%)

100,00 25% 125,00 100% 125,00

Innovation Action (70%)

SMEs 100,00 25% 125,00 70% 87,50

University 100,00 25% 125,00 100% 125,00

UKUPNA EC kontribucija

SMEs

200,00 25% 250,00 85% 212,50

University

200,00 25% 250,00 100% 250,00

Pravna osnova

1. Uredba EP i Vijeća o osnivanju Okvirnog programa za istraživanja i inovacije Obzor 2020.

– određuje ciljeve, budžet, strukturu, vrste potpora, reviziju, evaluaciju itd.

2. Uredba o utvrđivanju pravila za sudjelovanje u Okvirnom

programu za istraživanja i inovacije Obzor 2020. – oblici financiranja, korisnici, natječajna procedura itd.

3. Odluka Vijeća o osnivanju Posebnog programa za provedbu

Okvirnog programa za istraživanja i inovacije Obzor 2020. – Excellent Science, Industrial Leadership, Societal Challenges,

Spreading Excellence and Widening Participation, Science with and for Society, JRC

Prijava na natječaj

1. Registracija

2. Validacija

3. Imenovanje tzv. LEAR-a

4. Provjera financijske sposobnosti

5. Ažuriranje podataka

Prijava na natječaj

1. Registracija

• prije registracije potrebno otvoriti ECAS (European Commission Authentication Service) korisnički račun

• nakon registracije dodjeljuje se PIC (Participant Identification Code) broj

• svi PIC brojevi dodijeljeni dosada prenose se u novi program

Prijava na natječaj

2. Validacija

• nakon pozitivne ocjene prijedloga projekta, a prije potpisivanja ugovora

– pravna osobnost i status koji zadovoljava uvjete za prijavu

– financijsko stanje

• dostava različitih dokumenata za

– fizičke osobe

– javna tijela

– trgovačka društva/poduzeća

– MSP – mala i srednja poduzeća (SME)

Prijava na natječaj

3. Imenovanje LEAR-a

• LEAR – Legal Entity Appointed Representative

• imenovanje nakon validacije

• uloga: ažuriranje podataka o pravnoj osobi, dostupni su mu svi projekti i prijedlozi projekata u koje je pravna osoba uključena, odobravanje pristupa i potpisivanja određenih dokumenata drugima, + određuje tko može potpisati ugovor u ime i za račun pravne osobe

• potrebno ih ponovno imenovati za Obzor 2020.

Prijava na natječaj

4. Provjera financijske sposobnosti

• prije dodjele financijskih sredstava

• u pravilu samoprovjera

• iznimka: provjera koordinatora kojemu se dodjeljuje više od 500.000,00 eura (osim ako je koordinator: javno tijelo, ustanova visokog ili srednjeg obrazovanja, međunarodna organizacija čije sudjelovanje jamči vlada europske zemlje ili privatna osoba koja prima stipendiju)

Prijava na natječaj

5. Ažuriranje registriranih podataka

• tko:

- u početku osoba koja vrši registraciju

- kasnije samo LEAR

• promjene pravnog statusa:

- pravna osoba zadržava sve prednosti koje ima od prijašnjeg pravnog statusa, obavijest EK o promjeni (MSP veliko poduzeće) – nema izmjena ugovora

- pripajanja, prijenosi prava i obveza i sl. – potrebne izmjene ugovora

Skraćeno vrijeme od prijave do potpisivanja ugovora

• 8 mjeseci (5+3)

• kako:

više dvostupanjskih evaluacija,

nema ispravaka/popravaka projektnih prijedloga, komunikacija isključivo elektronska,

nema faze pregovora s EK - projekt se provodi ili ne provodi upravo takav kakav je dostavljen

...

MGA (Model Grant Agreement)

Neke novine

• struktura sličnija ostalim ugovorima iz drugih EU programa

• terminologija – Financijska uredba, osim termina specifičnih za H2020

• on-line objašnjenja svakog dijela modela ugovora (tzv. Annotated MGA)

• pojednostavljen izričaj

• elektronički potpis (komunikacija putem Participant Portala, elektroničko podnošenje izvještaja)

MGA

Osnovni tipovi i podtipovi ugovora (47)

1. General MGA – multipartner/monopartner

2. ERC – mul/mon, POC mul/mon, Low value - mono

3. MSCA – IF, ITN, RISE, COFUND

4. SME Instrument – Ph1 mon/mul, Ph2 mon/mul

5. ERANET Cofund

6. PCP/PPI Cofund

7. European Joint Programme Cofund

8. Framework Partnerships – multi/specific multi

MGA

7 POGLAVLJA, ca. 100 str.

1. Predmet ugovora

2. Aktivnosti (trajanje, budžet)

3. Grant (iznos, stope, ne/prihvatljivi troškovi)

4. Prava i obveze strana (implementacija, administracija, IPR, zastupljenost spolova i ostalo)

5. Podjela uloga (interna podjela odgovornosti)

6. Novčane kazne, raskid ugovora i sl.

7. Završne odredbe (mjerodavno pravo, stupanje na snagu, izmjene i dopune)

MGA

6 DODATAKA, ca. 50 str.

1. Opis projekta

2. Procjena budžeta

3. Obrasci za pristup ugovoru

4. Obrazac financijskog izvješća

5. Obrazac potvrde o financijskim izvješćima

6. Obrazac potvrde o metodologiji izračuna troškova

Konzorcijski ugovor

- bit će dostupne osnovne odredbe

- EK neće obvezivati partnere na sklapanje konzorcijskog ugovora

- DESCA primjerak konzorcijskog ugovora bit će dostupan i u H2020

Pravo intelektualnog vlasništva

IPR Helpdesk – www.iprhelpdesk.eu

• Odvjetnici pružaju besplatnu pravnu pomoć u roku 3 radna dana

• Newsletter, bilten, treninzi, webinari i sl.

• Lokalni EU IPR ambasadori (u suradnji s EEN-om)

ili

NCP za pravna pitanja

ili

Državni zavod za intelektualno vlasništvo

Kontakt: Nacionalna kontakt osoba za financijska pitanja - Obzor 2020: Ana Grdović Adresa: Frankopanska 26 Tel: +385 (0)1 5005 961 E-mail: ana.grdovic@mobilnost.hr

Nacionalna kontakt osoba za pravna pitanja - Obzor 2020: Manda Japunčić, Adresa: Frankopanska 26 E-mail: manda.Japuncic@mobilnost.hr Tel: +385 1 5005 964

Korisni linkovi: • Hrvatski portal okvirnog programa:

www.obzor2020.hr • Horizon 2020 Webpage (EC) http://ec.europa.eu/programmes/horizon2020/ • Reference documents (eg. RfP, Model GA,

manuals aso): http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html • Participant Portal http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html

• Annotated Grant Agreement: http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/amga/h2020-amga_en.pdf