finanční kontrola a audit

Finanční kontrola a audit

Vzdělávací modul v rámci projektu Partnerství pro Vysočinu

Jihlava

Výsledky kontrol vybraných projektů

Slabé stránky žadatele:Celková nepřipravenost žadatele po stránce ekonomické, finanční, zdrojové (personální a materiálové) na realizaci projektuNadhodnocené rozpočty projektůÚčelové zakládání neziskových organizací se záměrem získat na základě projektu finančních prostředky, které se pak přelévají do spřízněných soukromých subjektůNeodborné stanovení cílů a časového rozložení projektu => problémy s realizací a udržitelností projektuVýsledný efekt projektu neodpovídá vynaloženým prostředkům (jejich výše a opodstatněnost)

Nedostatky ve vyúčtování příjmů a výdajů projektů

Slabé stránky žadatele:Vyskytuje se elementární neznalost a nezkušenost žadatele v ekonomické oblasti => porušování právních předpisů (zákon o účetnictví, zákon o daních z příjmu, zákoník práce, zákon o cestovních náhradách)Nepřehlednost, nedostatečná průkaznost a velice špatná formální úroveň předložených dokladů

Nedostatky v účetnictví

Porušování stanovených pravidel a účetních zásad• Není vedeno oddělené účetnictví pro projekt, není založen

samostatný běžný účet pro projekt• Většina plateb probíhá v hotovosti (ve SROP zásada omezení

hotovostních toků)• Nejsou vykazovány příjmy projektu• Porušování zákona o účetnictví• Neprůkaznost účetních operací• Chybně uzavřené smlouvy (obchodní i pracovní) -zpětné

uzavírání, chybné náležitosti, opravy • Není prokázán transparentní výběr dodavatelů za ceny

obvyklé – často spřízněné subjekty


Porušování stanovených pravidel a účetních zásad• Účetní doklady neobsahují předepsané náležitosti (čísla

dokladů, podpisy, obsah účet.případu)• Porušování zásady věcné a časové souvislosti účtování o

nákladech• Nesprávné opravy účetních dokladů –přepisováno, škrtáno,

rozporné údaje => nesrozumitelnost • Doklady jsou označovány jinými čísly, než pod kterými jsou

vedeny v účetní a pokladní evidenci • Není účtováno o pohledávkách a závazcích• Není vedena průkazná evidence pořízeného majetku, není

prováděna inventarizace• Faktury nejsou podloženy dodacími listy, rozpisy provedených

prací apod.


Porušování stanovených pravidel a účetních zásad• Jsou propláceny zálohové faktury, které nejsou následně

vyúčtovány• Velké nedostatky především ve vykazování a proplácení mezd

a cestovních náhrad• Proplácení výdajů, které očividně nesouvisejí s projektem• Není zajištěna časovost a průběžnost ve vystavování,

zaúčtování a proplácení výdajů – zpětné vystavovaní cestovních příkazů, pozdní vystavování faktur, proplácení paragonů

• Nedostatečné doložení účelu, potřebnosti nezbytnosti, souvislosti a efektu výdajů pro realizaci projektu

Jak se těchto nedostatků vyvarovat ?

Zavést adekvátní systém řízení a kontroly u žadatele podpory ve vztahu k prokazování realizace projektu!Zvážení a zhodnocení možností žadatele úspěšně realizovat projektVytvoření adekvátního systému řízení a kontroly uvnitř organizace v souladu s požadavky programuPřizpůsobení vnitřních informačních systémů, včetně účetnictví a výkaznictví, požadovaným podmínkámZajištění prokazatelného a kvalitního audit trail především ve vztahu k prokazatelnosti a dokumentaci všech uskutečněných operací

Zvážení a zhodnocení možností žadatele úspěšně realizovat projekt

• Než se rozhodnete k tomu, že začnete připravovat projekt, zvažte, zda můžete kladně odpovědět na tyto základní otázky:Jsem vhodný subjekt k realizaci projektu?Jsem připraven na splnění všech požadovaných podmínek k úspěšné realizaci projektu v celém jeho průběhu?Mohu jasně stanovit splnitelné a měřitelné cíle projektu?Lze jasně stanovit reálné časové rozložení uskutečnění projektu?Umím najít kvalitního zpracovatele projektu ? (mnoho agentur se nabízí, dokonce s příslibem, že dokáží zajistit schválení projektu, často je kvalita jejich výstupů ne zrovna dobrá)Jsem schopen zajistit materiální, personální a finanční zdroje na realizaci projektu?Umím sestavit kvalitní rozpočet na základě adekvátní analýzy potřeb?Je systém řízení informačních, dokumentačních a finančních toků v mé organizaci připraven na zvládnutí všech úskalí?

Vytvoření adekvátního systému řízení a kontroly uvnitř organizace v souladu s požadavky programu

• Hlavní zásady:Rozdělte jasně pravomoci a odpovědnosti jednotlivých účastníků projektu (např.manažer projektu, finanční manažer, ostatní účastníci) včetně jejich zastupování a podpisových oprávněníStanovte, nejlépe formou vnitřních předpisů, přesné postupy při uskutečňování činností spojených s projektem a stanovte odpovědnost za provádění těchto činnostíPřed uskutečněním finančních operací zvažte všechna rizika s nimi spojená (dodržování právních předpisů, slučitelnost výdaje s uznatelností, apod.)Zajistěte zpětnou vazbu – neustálý dohled nad průběhem projektu po věcné i administrativní stránce, v případě zjištěných nedostatků ihned zjednejte nápravuBuďte neustále v kontaktu s poskytovatelem podpory (s dalšími subjekty implementační struktury) a průběžně konzultujte případné nejasnosti

Přizpůsobení vnitřních informačních systémů (především) účetnictví a výkaznictví) požadovaným

podmínkám

Jedním z nejdůležitějších vnitřních informačních systémů v organizaci je účetnictví, které je to jediným a nenahraditelným informačně – finančním nástrojem identifikování, ověření správnosti a opodstatněnosti finanční operace a její realizace v celém procesu finančního řízeníVedení účetní evidence je nejdůležitější součást ekonomických činností, od které se odvíjí celková úroveň informačního systému organizace!

Vedení účetnictví

• Dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví musí být vedení účetnictví :Správné

- neodporuje zákonu o účetnictví a ostatním právním předpisůmúplné

• - zaúčtovány všechny účetní případy, sestavena závěrka a vyhotovena výroční zprávaPrůkazné

• - všechny účetní záznamy jsou průkazné a byla provedena inventarizaceSrozumitelné

• - lze jednoznačně určit obsah účetních případů a účetních záznamůPřehledné

- přehledné uspořádání účetních dokladů a účetní evidence


Účetní doklad – průkazný účetní záznam, který musí obsahovat:označení ÚDobsah účetního případu a jeho účastníkypeněžní částku a množstvíokamžik vyhotovení ÚDokamžik uskutečnění účetního případu, když není shodný s vyhotovenímpodpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za zaúčtování (dle podpisového vzoru)

Účetními doklady jsou doklady, které dokládají účetní operace – např. faktura, kupní smlouva, leasingová smlouva, pokladní doklady (včetně prvotních dokladů – paragonů, cestovních příkazů apod.), odpisové plány, mzdové sestavy


• Kontrola účetních dokladů = kontrola jejich formální a věcné správnosti

• Zaměření kontroly: PrůkaznostVěrohodnostOpodstatněnostVěcná správnostFormální správnostČasová souvislostSrozumitelnostVěcná a časová souvislost s účetním obdobím


• Praktické rady:Veďte účetnictví v souladu se zákonem o účetnictví a Českými účetními standardy – to je nezbytné nejen v souvislosti s projektem, ale i obecněVypracujte vnitřní předpis k zásadám vedení účetnictví uvnitř vaší organizace a postupujte podle něj – oběh účetních dokladů, používání účetních metod (majetek,zásoby, časové rozlišení), inventarizacePořiďte si odborně zdatnou a fundovanou účetníNáklady vztahující se k určitému účetnímu období zásadně účtujte do tohoto obdobíÚčetní operace podložte průkaznými a dostatečně vybavenými dokladyVyúčtování včetně dokladů předkládejte v přehledné forměNezapomeňte na základní zásady v rámci SROP – samostatný běžný účet, oddělená účetní evidence, omezené platby v hotovosti (nezbytné platby do 5 000,- Kč)

Uznatelnost výdajů a jejich prokazování

Základní podmínky k uznání způsobilosti výdajů:Výdaj je vynaložený v souladu s cílem opatření OPVýdaj je řádně doložený příslušným průkazným účetním dokladem a správně zaevidován v účetnictvíVýdaj je prokazatelně zaplacen ze strany příjemce/uživatele před jeho proplacením ze strukturálních fondů (účast státního rozpočtu formou limitek)Způsobilý výdaj je uskutečněn až po podání žádosti

Uznatelné výdaje

• Odpisy• Uznatelnost

Doložení pořizovací ceny majetkuMajetek používaný přímo v souvislosti s projektemMajetek nebyl pořízen za účasti veřejných zdrojů v předcházejících 10 letechOdpisy se vztahují pouze na období realizace projektů (s přesností na dny)

• Právní předpisyZákon č. 563/1991 Sb, o účetnictví a příslušná prováděcí vyhl.České účetní standardyZákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu

Odpisy

• ProkazatelnostDoklad o nabytí a vlastnictví majetkuVnitřní předpis o stanovení způsobu odpisováníOdpisový plánÚčetní a majetková evidenceU nemovitostí výpis z katastru nemovitostí, dokládající vlastnictví

• NedostatkyNedostatečná průkaznost, že majetek slouží k realizaci projektuNejasné určení podílu majetku , který slouží projektu (např. část budovy)Není doloženo nabytí majetkuMajetek není veden v účetní evidenciChybí odpisový plán

Dlouhodobý majetek

Pořízení dlouhodobého hmotného majetku (pozemky, stavby, samostatné movité věci, popř. jejich soubory)Uznatelnost

Majetek je pořízen v souladu s projektem a pro jeho potřebyPozemek musí být oceněn znaleckým posudkem a sjednaná cena nebude vyšší, pořizovací cena není vyšší než 10% celkových způsobilých výdajůStavba musí vyhovovat všem zákonným předpisůmPořízená stavba neobdržela v posl. 10 letech dotaci z veřejných zdrojůStavba bude využívána k účelu po dobu vymezenou ve smlouvě o financováníU pořízení staveb formou nové výstavby jsou uznatelné výdaje spojené s výstavbou (ne oprava a údržba a stavební umění)Při pořizování inventáře posuzována nezbytnost a efektivnost výdajů a jejich využitelnost pro projekt

Dlouhodobý majetek

• Právní předpisyZákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoníkZákon č. 40/2004 Sb., o veřejných zakázkáchZákon č. 563/1991 sb., o účetnictví

• ProkazatelnostU pořízení pozemků a staveb kupní smlouva a výpis z katastru nemovitostí, znalecký posudek U pořízení stavebními pracemi dodavatelská smlouva, rozpočet akce, faktury s rozpisy provedených prací atd.Dokumentace ke splnění zákonných podmínek k užívaní stavby (kolaudační rozhodnutí, bezpečnostní a hygienické podmínky provozu, požární ochrana)U pořízení movitého majetku objednávky, faktury, dodací listy apod.Účetní a majetková evidence

Dlouhodobý majetek

• NedostatkyVe znaleckém posudku nebude jasně určeno rozdělení ceny za pozemek a stavbuNebude uskutečněn vklad do katastru nemovitostíStavba nebude splňovat podmínky pro provozRiziko neiformovanosti při pořízení nemovitosti o zástavních právech nebo věcných břemenechSmlouva o dodávce stavebních prací je uzavřena nevýhodně pro odběrateleU stavebních prací ve je ve fakturách nepřesně definováno, zda se jedná o opravu nebo technické zhodnoceníFaktury nejsou podloženy rozpisy prací Nejsou prováděny kontroly uskutečněných prací (kontrolní dny => zápisy do stavebního deníku)Náklady na pořízení staveb jsou nadhodnoceny ( nutné porovnat např. se Sborníky cen stavebních prací)

Režijní výdaje

Energie• Uznatelnost

Výdaje jsou vynaloženy v souladu a v souvislosti s projektem (ne výdaje týkající se všeobecného ekonomického chodu příjemce nebo uživatele)Výdaje jsou prokazatelně doloženyVýdaje jsou vynaloženy v době realizace projektu

• Právní předpisy 563/1991 Sb., o účetnictví

Režijní výdaje

• ProkazatelnostPro prokazování těchto výdajů je nezbytné předem stanovit jasná kritéria, kalkulace, způsob rozdělování nákladů mezi běžnou činnost a projekt => zvolit věrohodné odčítací a rozvrhové metody (zvláštní měřidla , poměrové rozdělení podle využití plochy apod.)Doložení originálních dokladů (faktur) za energie.Oddělená účetní evidence.

• NedostatkyNeprokázání podkladů pro stanovení výše výdajů (není předem stanoven poměrový ukazatel, kalkulace, spotřeba energie na používané přístroje apod.)Snaha zahrnovat do výdajů co nejvíce nákladů na energieVýdaje nejsou uhrazeny ze zvláštního běžného účtu projektu – je nutno provést ve stanovené výši převody mezi účtem projektu a běžným účtem organizace

Režijní výdaje

• Materiál• (suroviny, pomocné látky nebo hmoty, provozní látky,

náhradní díly, obaly, movité věci) • Uznatelnost

Nezbytná příčinná souvislost mezi vynaloženým výdajem a projektem.Nezpůsobilé jsou např. materiálové výdaje vynaložené v souvislosti s vedením účetnictví (opět je nutno poměrově rozdělit, pouze náklady související s vedením účetnictví projektu)

• Právní předpisyZákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoníkZákon č. 40/2004 Sb., o veřejných zakázkáchZákon č. 563/1991 sb., o účetnictví

Režijní výdaje

• Materiál• Prokazatelnost

Doklady o pořízení materiálu – smlouvy, objednávky, faktury, paragony s přesným popisem materiálu (nestačí „kancelářské potřeby“)Jasné určení souvislosti výdajů s účelem projektuOddělená účetní evidence

• NedostatkyVýdaje očividně nesouvisejí s projektemČasová nesouvislost výdaje s projektem – ke konci projektu výdaje neopodstatněně rostou => je očividná snaha vyčerpat co nejvíce (kancelářské potřeby, čistící prostředky)Množství pořízeného materiálu je nepřiměřené potřebám projektu

Finanční výdaje

• Finanční výdaje, výdaje na právní služby• Uznatelnost

Bankovní poplatky a výdaje za zřízení účtu – pouze u BÚ pro projektPrávní poradenství – jen prokazatelně v souvislosti s projektemOdborné posudky - pouze nezbytné posudky související s realizací projektu (životní prostředí apod.)Pojištění majetku – jen v souvislosti s majetkem používaným pro projektPokuty, penále, výdaje na správní spory, úroky z úvěrů a půjček nejsou uznatelnými náklady

Finanční výdaje

• Právní předpisyZákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoníkZákon č. 563/1991 sb., o účetnictví

• ProkazatelnostSmlouvy, posudky, účetní doklady

• NedostatkyU právních služeb nepřiměřená cena, měli by být využity pouze ve výjimečných případech s prokazatelnou nezbytností pro projekt

Daně

• Daně, odvody a poplatky• Uznatelnost

DPH – pouze u neplátců DPH, u plátců DPH krácená na vstupuOstatní daně (silniční, z příjmu, z převodu nemovitostí, dědická, darovací) nejsou způsobilými výdajiZákonné odvody na sociální a zdravotní pokud byly zaplaceny ve výši stanovené zákonnými předpisySprávní poplatky, které jsou příjmy veřejných rozpočtů (výpis z katastru, výpis z obchodního rejstříku) nejsou způsobilými výdaji

Daně

• Právní předpisyDaňové zákonyZákony o sociálním a zdravotním pojištěníZákon č. 563/1991 sb., o účetnictví

• ProkazatelnostÚčetní a daňové dokladyNedostatkyPředložení DPH do uznatelných výdajů (neplátce DPH si neuplatní nárok)Předložení výdajů za služby daňového poradenství do uznatelných výdajů

Cestovné

• Cestovné• Způsobilost

Cestovní výdaje musí přímo souviset s efektivním provedením projektu a současně být pro něj nezbytné

• Právní předpisyZákon č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách

• ProkazatelnostVnitřní předpis o poskytování cestovních náhradDohody o činnosti a provedení práce – ustanovení o poskytování cestovních náhradCestovní příkazy, zprávy z cestOvěřitelná souvislost s dalšími dokumenty – výkazy práce, docházka, záznam o provozu vozidlaÚčetní doklady

Cestovné

• NedostatkyNestanovení zásad a výše proplácení náhradNedoložení cestovního příkazuNedoložení účelu a výsledku pracovní cesty – cesty nesouvisející s projektemProplácení cestovného osobám, které prokazatelně neměly na cestovné nárokChybně vypočtené náhradyNestanovení místa výkonu práce – nelze určit počátek pracovní cestyZpětné proplácení cestovních náhrad (např. půl roku zpětně) Nejsou doloženy doklady nezbytné pro výpočet náhrad – např. technický průkaz vozidla

Služby

• Služby(poštovné, telefon, nájemné, úklidová služba, rozmnožování a tisky materiálů školení, překlady, poradenské služby atd, )

• UznatelnostVšechny tyto výdaje musí být příčinném vztahu s daným projektem, služby jsou pro projekt nezbytné a výše výdajů je přiměřená

• Právní předpisyZákon č. 563/1991 Sb., o účetnictvíZákon 116/1990 Sb., o nájmu

Služby

ProkazatelnostSmlouvy, objednávky, účetní dokladyProkazatelná operativní evidence – kniha přijaté a odeslané pošty, popř. seznamy adresátů, výpisy z telefonních účtů s označením volaných účastníků v souvislosti s projektemU pořádaných školení, pracovních setkání – pozvánka, program, seznam účastníků a prezenční listiny atd.

NedostatkyDokládání výdajů doklady, které přesně neidentifikují spojitost s projektem – pouze faktury bez výše uvedených prokazujících dokladů, bez konkrétního rozpisu odvedených prací Zpětně uzavřená smlouva o pronájmuPředkládání k proplacení zálohových faktur

Osobní výdaje

• Osobní výdaje• (hrubé mzdy včetně příspěvků na zákonné zdravotní a sociální

pojištění)• Způsobilost

Výdaje na zaměstnance přímo se podílející na projektu• Právní předpisy

Zákon č. 65/1965 Sb., zákoník prácePrávní předpisy týkající se sociálního a zdravotního pojištěníDaňové zákony

• ProkazatelnostPracovní smlouvy, dohody o pracovní činnosti a o provedení prácePracovní náplněVýkazy práce a výkazy o odpracované doběMzdové sestavyÚčetní doklady

Osobní výdaje

• NedostatkyChybně uzavřené smlouvy – zpětně, chybné náležitosti, opravy ve smlouvách tužkouNedostatečná evidence práce a odpracované doby –rozpor ve vykázaných a skutečně vyplacených hodináchChybně odvedená daň z příjmu (srážková 15% i u příjmů nad 5000 Kč měsíčně)Zaúčtování a vyplacení mzdy za celý předchozí rok v roce následujícímDatum uzavření dohody je pozdější než datum vykázání odpracované dobyChybně uzavírané dohody o hmotné odpovědnosti – např. za poškození svěřených předmětůU zaměstnanců v pracovním poměru není striktně rozdělena práce pro projekt a práce pro běžnou činnost (je nutné doložit)

Nezpůsobilé výdaje

• Nezpůsobilé výdajeZůstatková cena prodaného dlouhodobého majetkuProdaný materiálDarySmluvní pokuty a úroky, ostatní pokuty a penále, výdaje na správní sporySprávní poplatkyOdpis pohledávekTvorba rezerv a opravných položekManka a škodyOsobní výdaje – příspěvky na penzijní připojištění, životní pojištění, dary k životním jubileím, příspěvky na stravenky, příspěvky na rekreaci apod.Daně Výdaje na reprezentaci – pohoštění (kromě seminářů, konferencí, apod.)

Nezpůsobilé výdaje

Kurzové ztrátyÚroky z úvěru a půjčekMimořádné náklady – oprava nákladů minulých účetních období, odstupné zaměstnanců, odškodnění při pracovních úrazech

• Pozn.: Způsobilost výdajů se vždy posuzuje k podmínkám jednotlivých programů. Dle zaměření programů lze předpokládat, že výdaje , které jsou u jednoho programu způsobilé, u druhého způsobilými nebudou a naopak. Výše uvedené rozčlenění vychází z obecných principů uznatelnosti.

finanční kontrola a audit

Documents