4. Форматиране на документи

Какво можем да разкрасим в нашия текст и как става това?

Какво можем да правим с отделните знакове, освен да ги трием, копираме и вмъкваме?

По какво се различава оформлението на абзаците от оформлението на знаковете?

Отваряне на файл

В този урок ще се постараем да оформим по-красиво документа, който записахме под

името font.doc (вж. зад. 5 на миналия урок). За да го отворим, извършваме следните действия:

Щракнете върху командата File.

Изберете Open и натискаме Enter. Появява се диалогова кутия.

Изберете в текстовата кутия Look In тази папка, в която записвате своите документи.

В текстовата кутия File Name напишете името на файла (font.doc) или го изберете от списъка

с имена.

Щракнете върху бутона Open. В работната област се появява документът, който сте набрали.

!! Когато отворихте падащото меню File, забелязахте ли, че отляво на някои команди се намират

картинки, които се появяват като бутони върху лентите с инструменти? От дясната страна на

някои команди се появяват клавишни комбинации във вида Ctrl+буква от клавиатурата.

В случая на Open иконата е , а клавишната комбинация е Ctrl+O.

Това означава, че същата команда ще се изпълни, ако щракнете с мишката върху този бутон

или ако използвате клавишната комбинация. Тези два начина са по-бързи. Пресметнете колко

щраквания с мишката спестяват!

Хората, които пишат много бързо, обикновено предпочитат клавишните комбинации, защото

придвижването с мишката им отнема повече време.

1

Ако компютърът не се използва от много други хора, има и още един начин да отворите

файл, с който сте работили скоро: като щракнете върху името му от списъка на последните

използвани документи в падащото меню на командата File. Този списък се появява над командата

Exit.

Друг начин е да използвате началното меню, дори още да не сте започнали работа с Word.

С какво точно работим в Word?

Word предоставя възможности да променяме различни характеристики на обектите, които

изграждат текста, на две нива: знакове (characters) и абзаци (paragraphs). Освен това можем да

определяме общото разположение на текста върху листа.

!! Действие, при които определяме какъв да е външният вид на някой елемент от текста, се

нарича форматиране.

Вие вече сте набрали текста, който сега ще форматирате. Неговите символи са записани с

един и същи шрифт, а сега предстои на места да сменим самия шрифт или големината и

начертанията му. Когато набирахте текста, всички абзаци от него бяха оформени по един и същи

начин. В този урок ще се научим как да променяме тяхното оформление.

Промяна на шрифтовите начертания

Когато оформяме текст с Word, имаме възможност да наблегнем на някои думи или

фрази, като използваме различни начертания. Можем да използваме получерно, курсивно или

подчертано начертание сами или в комбинация. И тези действия могат да се извършат по три

различни начина: с използване на бутони, клавишни комбинации или команди от менюто. Ще

променим начертанията така, както те се появяват в текста, който вече сте набрали. Вашият текст

все още изглежда по следния начин:

Шрифтът (Font) представлява множество от знакове, изработени в еднакъв стил, които

обикновено се предлагат в няколко основни начертания (styles) – обикновено начертание, курсив

(italic), получер (bold), получер курсив (bold italic).

Искаме той да добие вида:

2

Шрифтът (Font) представлява множество от знакове, изработени в еднакъв стил, които

обикновено се предлагат в няколко основни начертания (styles) – обичайно начертание, курсив

(italic), получер (bold), получер курсив (bold italic).

Използване на бутоните за различни начертания

Маркирайте в текста фрагмента курсив (italic). Щракнете с мишката върху иконата от

лентата с инструменти за форматиране. Как се променя текстът? Ако щракнете отново върху

същия бутон, текстът отново ще се появи на екрана изписан със стандартното начертание.

Маркирайте фрагмента получер (bold). Щракнете върху иконата .

Маркирайте фрагмента получер курсив (bold italic). За да се използва комбинация от двете

начертания, щракваме последователно върху двата бутона и (при това няма значение

в каква последователност ще щракнем върху двата бутона).

Освен тези икони можем да използваме и за подчертаване на текст. Подчертаването не

е отделно шрифтово начертание, но е графичен ефект със същото предназначение: да се отдели

визуално текстов фрагмент.

Променяне на начертанията с използване на менюто

Както и при предишния начин, първо маркираме фрагмента от текста, чието начертание

искаме да променим. Маркирайте начертания (styles).

Изберете Format от менюто. Придвижете се до първата команда Font и натиснете Enter.

В кутията Font Style изберете Italic. Резултатът от действията ни се показва в прозорчето

Preview. За да се откажем от това начертание, можем да изберем по същия начин Regular,

с което се означава обикновеното начертание.

Натиснете ОК, за да затворите диалоговата кутия.

Промяна на шрифтовите начертания чрез използване на клавишни комбинации

3

Клавишните комбинации са Ctrl+B за получер, Ctrl+I за курсив, Ctrl+U за подчертан.

Текстът, на който ще се променя начертанието, трябва да е маркиран предварително. Повторното

им натискане връща текста в нормално начертание.

Кога трите начина за задаване на команда не водят до еднакъв резултат?

Има случаи, в които трите начина на задаване на команда – чрез бутон, с клавишна

комбинация и през менюто – не водят до един и същи резултат. Например когато задаваме

командата за подчертаване през менюто (Format Font), можем да изберем в кутията Underline

една от следните възможности (наименованията им са дадени на английски в края на всеки

отделен случай):

Това е подчертаване с една линия (single).

Това е подчертаване само на думите (words).

Това е подчертаване с две линии (double).

Това е подчертаване с точки (dotted).

Това е плътно подчертаване (thick).

Това е подчертаване с тирета (dash).

Това е подчертаване на точки и тирета (dot dash).

Това е подчертаване с поредици от две точки и тире (dot dot dash).

Това е вълнисто подчертаване (wave).

При използването на клавишната комбинация Ctrl+U или на бутона се появява

подчертаване с една линия.

!! Използването на менюто ни дава възможност за уточняване на най-много подробности за

командата, която искаме да се извърши. То е най-бавният, но най-прецизният начин за

задаване на команда. В много случаи няма разлика между използването на бутоните,

клавишните комбинации и командите от менюто, но част от компютърната грамотност е да

знаем в кои случаи това е така.

4

Промяна на размера на шрифт

Освен че можем да променяме начертанието на шрифт, можем да променяме и самия

шрифт и неговата големина.

Това е част от текста, който вече сме набрали.

Големината на шрифтовете се измерва в единици, наричани пунктове (английският

термин е points). Един инч се равнява на 72 пункта.

Този текст е с големина 11 пункта, този – с 14 пункта, този – с 18 пункта, а този – с 24

пункта.

Искаме той да добие вида:

Големината на шрифтовете се измерва в единици, наричани пунктове (английският

термин е points). Един инч се равнява на 72 пункта. Този текст е с големина 11 пункта, този – с

14 пункта, този – с 18 пункта, а този – с 24 пункта.

Използване на менюто за промяна на размера на шрифт

Маркирайте в текста този – с 14 пункта,.

Изберете Format от менюто. Придвижете се до командата Font и натиснете Enter.

Щракнете върху страницата Font. В кутията Size изберете 14 от списъка с елементи (или

наберете 14 в текстовата кутия). Резултатът от действията ни се показва в прозорчето Preview.

Натиснете ОК, за да затворите диалоговата кутия.

Промяна на размера на шрифт от лентата с инструменти за форматиране

Маркирайте в текста този – с 18 пункта,.

5

В кутията за размер на шрифта въведете 18 или изберете тази стойност от списъка с

размери.

Щракнете върху страницата Font. В кутията Size изберете 14. Резултатът от действията ни се

показва в прозорчето Preview.

Сега маркирайте фрагмента този – с 24 пункта. и променете размера му на 24 пункта.

Промяна на шрифтовете

Използване на менюто

Изберете Това е друг пример на шрифт. Този шрифт се нарича Courier. Неговите букви са с

еднаква широчина.

Изберете Format от менюто. Придвижете се до командата Font и натиснете Enter.

В кутията под полето Field, която съдържа списък на всички инсталирани на вашия компютър

шрифтове, подредени по азбучен ред, намерете шрифта Courier и го изберете.

Натиснете ОК, за да затворите диалоговата кутия.

Промяна на шрифта от лентата с инструменти за форматиране

Маркирайте в текста Това е още един пример на шрифт. Той се нарича Arial. В него буквите

са изработени без серифи.

В падащото меню изберете шрифта Arial.

Запазете документа.

Абзаци

Абзаците представляват текстови единици, които обикновено се състоят от по няколко

изречения и започват на нов ред. Знак за завършване на абзац е натискането на клавиша Enter.

Когато разглеждаме даден текст в режима на показване на символите, които не се отпечатват,

6

разпознаваме отделните абзаци по знака ¶. За да променим характеристиките на един абзац, не е

необходимо да го маркираме целия. Достатъчно е да поставим курсора на произволно място в

абзаца. Ако предприемаме действия, които трябва да се отразят на повече от един абзац, трябва

първо да маркираме целия фрагмент.

В рамките на един абзац можем да променяме:

лявата и дясната му граници;

вида на неговото подравняване (ляво, дясно, центрирано, двустранно);

разстоянието преди и след него;

разстоянието между редовете.

За следващите упражнения започнете работа с нов документ (FileNew). Наберете

следващия текст, като свършвате абзаците точно там, където е показано със знака ¶. Не

натискайте Enter за преминаване на следващ ред от абзаца – Microsoft Word извършва това

действие антоматично.

Упражнителни абзаци ¶ Ще използваме този абзац, за да илюстрираме някои възможности на Microsoft Word. Ще покажем как се използват различни видове разстояния: Space Before (разстояние преди), Space After (разстояние след), и разстояние между редовете. Със Space Before задаваме колко място да се остави преди абзаца. Със Space After задаваме колко място да се остави след абзаца. ¶  Ще използваме този абзац, за да илюстрираме още няколко възможности на Microsoft Word – например отстъпа на първия ред, който може да бъде навътре или навън от лявата граница на абзаца. Ще се научим да променяме и лявата и дясната граници на абзаца.¶Промяна на разстоянието преди и след абзаца

Тези разстояния се измерват в пунктове. Разстояние преди или след абзаца се оставя

задължително в текстове на английски език, където няма отстъп на първия ред.

Маркирайте заглавието на примерния текст Упражнителни абзаци

Изберете Format от менюто. Придвижете се до командата Paragraph и натиснете Enter.

Изберете страницата Indents and Spacing (отстъпи и разстояния), ако не е отворена тя.

Въведете 18 в полето Before.

Натиснете OK. Забелязвате ли промяна в разположението на текста?

7

Сега маркирайте целия текст.

Изберете Format от менюто. Придвижете се до командата Paragraph и натиснете Enter.

Изберете страницата Indents and Spacing (отстъпи и разстояния), ако не е отворена тя.

Въведете 12 в полето Аfter.

Натиснете ОК. Как се промени текстът?

Разстояние между редовете

Разстоянието между редовете се измерва спрямо височината на самите редове. По

подразбиране в текстовете, които набираме, разстоянието е 1 ред. Обикновено в служебните

документи се оставя разстояние поне 1,5 реда, а в текстове за редакция – 2 реда.

Маркирайте първия абзац на примерния текст, който започва с “Ще използваме…”

Изберете Format от менюто. Придвижете се до командата Paragraph и натиснете Enter.

Изберете страницата Indents and Spacing (отстъпи и разстояния), ако не е отворена тя.

Изберете 1,5 в полето Line Spacing.

Натиснете OK. Забелязвате ли промяна в разположението на текста? Разстоянието между

редовете в първия му абзац е вече 1,5 реда и изглежда по-голямо, отколкото по-рано.

!! Това, че задаваме разстоянието между редовете в единици, съотнесени към размера на реда,

означава, че ако увеличим или намалим размера на шрифта, разстоянието между редовете ще

се промени пропорционално. Случаят с разстоянието преди и след абзац не е такъв – там

разстоянието е с фиксиран размер.

Отстъп на първия ред

Отстъпът за първи ред се задава в кутията By. Той се измерва в основната зададена

мярна единица (мерните единици в Word могат да се променят) и показва колко навътре

от лявата граница на абзаца започва първият ред.

8

Маркирайте първия абзац на примерния текст, който започва с “Ще използваме…”

Изберете Format от менюто. Придвижете се до командата Paragraph и натиснете Enter.

Изберете страницата Indents and Spacing (отстъпи и разстояния), ако не е отворена тя.

В кутията Special (произнася се спешъл, означава особени) изберете First Line (произнася се

фърст лайн, означава първи ред). Наберете 1,5 в полето By.

Натиснете OK. Забелязвате ли промяна в разположението на текста на първия ред на абзаца?

Можем да премахнем отстъпа на първия ред, ако в кутията Special изберем None (произнася се

нан, означава нищо). Можем и да използваме оформление, при което отстъпът на първия

ред е в ляво от границата на параграфа, т.е. получава се “висящ” абзац, какъвто е абзацът,

който четете в момента. Такова оформление се постига, ако изберем Hanging (произнася

се хангинг, означава висящ) в кутията Special и в полето By въведем стойност за отстъпа.

Лява и дясна граница

Лявата и дясната граници на абзац показват разстоянието от ръба на писменото

поле на листа. Писменото поле обикновено не съвпада с ръбовете на листа, а е навътре.

Маркирайте първия абзац на примерния текст, който започва с “Ще използваме…”

Изберете Format от менюто. Придвижете се до командата Paragraph и натиснете Enter.

Изберете страницата Indents and Spacing (отстъпи и разстояния), ако не е отворена тя.

В полето Left въведете 3, а в полето Right – 2. Ако мерните ни единици са сантиметри, това

означава, че искаме левия край на абзаца да е отместен с 3 см вляво от границата на

писменото поле на листа, а левия – с 2 см навътре (В случая това означава изместване надясно

от ръба на листа, а не обратното, т.е. абзацът ни, образно казано, се свива. Ако въведем

отрицателна стойност в някое от двете полета Left или Right, това се приема като преместване

на границата в посока към границата на писменото поле, т.е. абзацът ни ще се разшири!)

Натиснете OK. Каква промяна в разположението на текста забелязвате?

9

Подравняване

Абзаците могат да се подравняват по четири начина:

Ляво (Left) Този абзац е подравнен отляво. Това означава, че всички редове (с изключение на първия) започват от една и съща колонка, но десните им краища се намират на различни позиции.¶

Центрирано (Centered) Този абзац е центриран.Отделните редове му започват и завършват

на различни позиции, но винаги са разположени в средата на писменото пространство. Това подравняване е много удобно за

заглавия.¶Дясно (Right) Този абзац е подравнен отдясно. Това означава, че

всички редове завършват в една и съща колонка, но левите им краища започват на различни позиции.¶

Двустранно (Justified) Този абзац е подравнен двустранно. Това означава, че всички редове започват (евентуално с изключение на първия) от една и съща колонка и завършват (евентуално без последния) на една и съща позиция. За да изглежда текстът подравнен така, разстоянията между думите са допълнени с празно пространство. В някои случаи това създава ефекта на прекалено големи “дупки” между думите. Ето един пример. Нищо, че предизвикателствата на компютърната текстообработка са сериозни, ние продължаваме напред!¶

Маркирайте първия абзац на примерния текст, който започва с “Ще използваме…”

Изберете Format от менюто. Придвижете се до командата Paragraph и натиснете Enter.

Изберете страницата Indents and Spacing (отстъпи и разстояния), ако не е отворена тя.

В списъчната кутия до думата Alignment (алайнмънт, подравняване) изберете Centered.

Натиснете OK. Каква промяна в разположението на текста забелязвате?

Запазете текста в своята папка под името formatting.doc

В края на този урок вече знаете, че можем да променяме оформлението на знаковете и

абзаците в текстовете, които пишем. Таблицата показва какви характеристики можем да

10

променяме за различните обекти и коя част на менюто използваме за тази цел. В сиво са показани

усвоените до сега видове оформление.

Обект Свойства, които могат да се променят Меню и команда

Форматиране на знакове

вид на шрифта начертания и графични ефекти (получер,

курсив, подчертан и др.) разстояние между знаковете1

Format/Font

Форматиране на абзаци

Подравняване (ляво, центрирано, дясно, двустранно)

лява и дясна граница отстъп на първи ред разстояние преди и след абзаца разстояние между редовете

Format/Paragraph

Стилове Използват се за придаване на единен вид на оформянето на документи.

Format/Style

Разположение на текста върху листа

размери и посока на листа бели полета File/Page setup

Други елементи

колони рамки таблици

Format/ColumnsFormat/Borders and ShadingTable

!! Обикновено се препоръчва първо да напишем целия текст и след това да придадем на отделни

негови елементи вида, който прави текста по-красив и четлив. Докато пишем текста,

използваме стойности по подразбиране за всички елементи, с които боравим.

1 Тази възможност се използва за свиване или разреждане на текста.

11

Въпроси и задачи

1. Подходящо ли е оформлението на следния текст:

Опишете какво е оформлението на абзаците в текста. Добре ли са подбрани различните видове

абзаци? Спазена ли е някаква последователност в използването на шрифтови начертания? Как

бихте препоръчали да се промени оформлението на този текст? Какви елементи на оформлението,

с които още не сте се запознали, са използвани в него?

12

Вземете последната си домашна или контролна работа по някоя от хуманитарните

дисциплини и отговорете на следните въпроси:

Бяхте ли направили план, преди да напишете този текст?

Текстът ви структуриран ли е с подходящи подзаглавия?

Колко теми се разглеждат в един абзац на текста – една или повече? Има ли

изречения от даден абзац, които се отнасят до друг аспект на разглежданата

тема?

Ако преди да напишете първата дума от текста сте си направили план на структурата на текста

(писмено или поне мислено), вече знаете, че част от уменията за писане всъщност

са умения за предварително обмисляне на структурата на излагания материал. Една

от целите на подобно структуриране е да улесним процеса на писане. Всъщност

при него ние най-често се опитваме да погледнем към своя текст от гледище на

бъдещите му читатели.

Ако текстът е включва подзаглавия,

читателите по-лесно ще проследят основната му структура.

Ако всеки абзац включва само една тема,

читателите по-лесно ще разберат посланието на текста.

2. Word предлага допълнителни шрифтови начертания:

Strikethrough (зачертан), Double strikethrough (двойно зачертан),

superscript (надписан, използва се за горни индекси), subscript (подписан, използва се за долни индекси),

shadow (със сянка)(със сянка), outline (във вид на очертание), emboss (релефен)(релефен),

engrave (гравиран)(гравиран), small caps (МАЛКИ ГЛАВНИ. МАЛКИТЕ БУКВИ СА

МАЛКИ ПО РАЗМЕР, НО ГЛАВНИ ПО НАЧЕРТАНИЕ), all caps (САМО

ГЛАВНИ), hidden (скрит текст, използва се, когато искате да скриете

временно част от текста. В режим на виждане на символите, които не се

печатат, се виждат и скритите части от текста).а) Препишете горното описание на всички ефекти и оформете отделните части от текста по

показания начин.

б) Кои от тези възможности ще използвате, за да наберете следното:

H2O

a2 + b3 > ck

Честит празник!

3. Напишете поздравителни картичка за рождения ден на най-добрия си приятел. Как ще

оформите различните абзаци в нея? Какви шрифтови начертания ще използвате, за да

направите картичката по-оригинална?

13