4.0 FORMULASI STRATEGI

Formulasi strategi merupakan proses penyusunan langkah-langkah ke depan yang

dimaksudkan untuk membangun visi dan misi organisasi, menetapkan tujuan strategis dan

kewangan perusahaan serta merancang strategi untuk mencapai tujuan tersebut dalam rangka

menyediakan customer value terbaik.

Bagi David (1997) menformulasi strategi melibatkan pembinaan misi, mengenal pasti

peluang dan ancaman luaran, menentukan kekuatan dan kelemahan dalaman, membentuk

objektif jangka panjang, menjana strategi alternatif dan memilih strategi terbaik untuk

digunakan. Dengan kata lain, memformulasi strategi melibatkan pengenalpastian masalah dan

perancangan strategik. Bagi Edaris (2004) pula, formulasi adalah proses yang melibatkan

pembinaan wawasan, misi, matlamat strategik, objektif khusus, analisis kekuatan, analisis

kelemahan, analisis ancaman (cabaran) dan analisis peluang. Peranan pengurus atau

pemimpin amat penting di peringkat ini untuk memastikan kesepaduan wujud dalam proses

formulasi ini.

Formulasi strategi merupakan satu proses penyusunan semula organisasi untuk

mencapai kecemerlangan dalam pengurusan strategik. Penyusunan semula strategik haruslah

bersesuaian dengan ciri-ciri dan faktor-faktor persekitaran sesebuah organisasi. Usaha untuk

mencapai kejayaan dalam proses formulasi memerlukan usaha penambahbaikan, penilaian

dan implementasi yang harus diberikan perhatian oleh sesebuah organisasi dalam pengurusan

strategik. Langkah membuat imbasan persekitaran merupakan antara prasyarat seseorang

pemimpin untuk melihat peluang-peluang yang mampu direbut untuk membantu sesebuah

organisasi menjayakan matlamat. Menurut Edaris (2004), formulasi merujuk kepada proses

yang melibatkan pembentukan visi, misi, matlamat strategik, objektif khusus, analisis

kekuatan, analisis kelemahan, analisis ancaman dan analisis peluang yang ada dalam sesebuah

organisasi. Peranan seseorang ketua itu amat penting dalam menggabungkan elemen-elemen

yang ada dalam formulasi strategik untuk menjadikan organisasinya sebagai sebuah

organisasi yang mempunyai pengurusan pentadbiran yang tersusun dari semua aspek sama

ada aspek dalaman mahupun luaran. Kegagalan seseorang pemimpin menggunakan elemen-

elemen dalam formulasi strategik akan membantutkan proses pentadbiran organisasi dan

akhirnya membawa kepada kegagalan organisasi tersebut.

4.1 VISI

Visi merupakan wawasan masa depan atau tanggapan dan pandangan yang jauh dan

mendalam terutama yang berkaitan dengan perkembangan masa depan ke arah satu matlamat

yang hendak dicapai oleh sesebuah organisasi (Kamus Dewan, 2005). Thornberry (1997)

menyatakan bahawa visi adalah satu gambaran atau pandangan tentang masa depan. Nanus

(1994) pula mendefinisikan visi sebagai suatu yang realistik, keadaan yang menarik yang

boleh dipercayai untuk masa hadapan organisasi. Cowley & Domb (1997) pula menyatakan

bahawa visi adalah suatu gambaran pemikiran yang jelas tentang hasrat masa hadapan yang

diinginkan. Seterusnya, Caldwell & Spinks (1988) menghuraikan visi atau wawasan sebagai

satu imej dalam fikiran tentang apa yang boleh dan mungkin berlaku pada masa depan

organisasi. Visi juga difahami sebagai gambaran pemikiran yang jelas tentang hasrat masa

depan yang diinginkan.

Pembinaan visi merupakan suatu proses yang agak sukar dilakukan kerana ia

melibatkan proses penerimaan pandangan dan maklum balas daripada pelbagai pihak

khususnya warga sesebuah organisasi. Visi yang dibentuk berlandaskan gabungan pemikiran

antara pelbagai pihak sudah pasti menghasilkan visi yang jelas dan kukuh. Kefahaman

kandungan visi oleh semua pihak atas dasar pembinaan bersama akan membantu mencapai

apa yang dihasratkan.

4.1.1 GARIS PANDUAN PEMBINAAN VISI

Berikut merupakan garis panduan dalam pembinaan visi :

(a) Melibatkan pemikiran strategik yang berkaitan :

Membuat anjakan paradigma dan berfikiran futuristik

Ke mana hala tuju sekolah anda

(b) Menetapkan posisi kejayaan masa hadapan untuk lima tahun ke hadapan

(c) Apakah identiti sekolah yang akan dibina untuk masa depan?

(d) Menyatakan atau menjelaskan ‘what an organization wants to?’ bukannya ‘what is ?’

(e) Menggambarkan situasi atau keadaan yang lebih baik pada masa hadapan dalam

beberapa aspek penting berbanding dengan keadaan sekarang.

4.1.2 CIRI-CIRI PERNYATAAN VISI YANG BAIK

Visi yang baik mestilah mempunyai ciri-ciri yang berikut :

a) Jelas menyatakan tahap perubahan yang diinginkan masa depa atau menggambarkan

kejayaan yang hendak diperoleh

b) Mencabar dan bermotivasi (driving force)

c) Ringkas, mudah difahami dan dihayati oleh warga organisasi

d) Bersifat fleksibel untuk dibentuk agar organisasi sentiasa pantas dan berdaya tahan

bagi menghadapi cabaran dan kesulitan.

e) Dikongsi dengan stakeholder, pelanggan, pembekal, komuniti dan sebagainya.

f) Mempunyai hubungan yang jelas dengan pernyataan misi.

4.1.3 KEPENTINGAN VISI

Visi merupakan suatu pandangan jauh dalam sesuatu perancangan sesebuah organisasi.

Dengan adanya visi, maka sesebuah organisasi itu akan lebih jelas tentang hala tuju

organisasi. Visi juga menjadi garis panduan atau rujukan utama bagi setiap anggota dalam

organisasi tersebut untuk melaksanakan tanggungjawab mereka. Visi mendatangkan banyak

kebaikan kepada organisasi dan anggotanya. Antara kepentingan visi adalah :

a) Menetapkan haluan organisasi

b) Menyemarakkan motivasi dan komitmen kepada anggota organisasi

c) Integrasi organisasi

d) Memberikan pengertian

e) Meningkatkan daya kepimpinan

f) Merungkai paradigma

g) Pemangkin prestasi

h) Meningkatkan kemampuan untuk berubah

4.2 MISI

Misi organisasi merupakan asas atau akar umbi bagi sesuatu keutamaan strategi, perancangan

dan pelaksanaan kerja (Drusker, 1974). Ia merupakan suatu rangka awal dalam membina dan

mereka bentuk struktur pengurusan. Misi merupakan bayangan sesebuah organisasi dan

merupakan keutamaan organisasi seperti yang ditetapkan oleh pengurusan utama organisasi

(Falsey, 1989). Menurut Kamus Dewan (2005), misi merupakan tugas khusus yang

dipertanggungjawab kepada atau yang akan dilakukan oleh seseorang atau sesuatu kumpulan.

Misi merupakan langkah atau usaha yang disusun untuk mencapai visi. Ia membantu sesebuah

organisasi mencapai visi organisasi tersebut. Melalui misi yang jelas, ia membantu anggota

organisasi berkongsi bersama hala tuju organisasi seterusnya mencapai tujuan atau matlamat

organisasi.

4.2.1 LANGKAH PENYEDIAAN MISI

Terdapat beberapa langkah yang perlu diberikan perhatian ketika membina misi. Berikut

adalah langkah-langkah penyediaan misi :

a) Seiring dengan visi organisasi malah mengenal pasti persekitaran dalam dan luar

melalui analisis SWOT

b) Boleh difahami dengan jelas

c) Memusatkan kepuasan dan kehendak pelanggan

d) Pernyataan untuk suatu tempoh masa yang lama

e) Boleh diubah mengikut keadaan semasa

4.2.2 CIRI-CIRI PERYATAAN MISI YANG BAIK

Hasilan misi yang baik merupakan antara agenda utama dalam sesebuah organisasi. Misi yang

baik membantu sesebuah organisasi itu mencapai visi organisasi. Ia juga membantu

memastikan setiap warga sekolah bekerja ke arah hala tuju yang sama. Pernyataan yang

mantap dan memberangsangkan penting bagi mewakili warga organisasi. Hal ini menjelaskan

kepada umum bahawa sesebuah organisasi mempunyai hala tuju yang jelas dan tahu akan

perkara yang ingin dicapai. Berikut merupakan ciri-ciri yang perlu ada dalam misi sesebuah

organisasi.

a) Ringkas dan mudah. Membantu warga organisasi memahami kandungan misi

seterusnya bekerja bersama ke arah hala tuju yang telah ditetapkan oleh organisasi.

b) Jelas dan mudah. Misi yang dibina selari dengan visi organisasi tentang apa yang ingin

dicapai oleh organisasi.

c) Menjawab persoalan ‘What’, ‘Who’ dan ‘How’. Ia juga dibina atas dasar boleh

dilaksanakan dan dibudayakan secara komited oleh warga organisasi.

d) Elakkan penggunaan bahasa yang sukar di fahami (bombarstik). Misi yang dibina

tidak perlu menggunakan bahasa yang berbunga-bunga keran ia boleh menyebabkan

kekeliruan semua pihak khususnya warga organisasi tersebut.

e) Maklumkan kepada semua anggota organisasi dalam bentuk yang mudah diperoleh

seperti ditampal di tempat yang mudah dilihat.

4.2.3 KEPENTINGAN MISI

Misi yang dibina secara bersama dapat mewujudkan semangat kekitaan di mana setiap warga

organisasi daripada peringkat atasan hingga bawahan merasakan misi yang dibina merupakan

kepunyaan dan hak bersama. Byron (2003) menyatakan misi sebagai suatu pernyataan yang

menjelaskan tujuan kewujudan sesuatu organisasi dan nilai pegangannya. Daripada

pernyataan Byron maka kepentingan misi dapat digariskan seperti berikut:

1. Misi dianggap sebagai sumber motivasi kepada semua warga organisasi seterusnya

memastikan kakitangan melaksanakan tugas yang diamanahkan dengan baik dan

berkesan.

2. Misi juga dapat dijadikan alat bagi setiap kakitangan untuk bekerja ke arah hala tuju yang

sama.

4.3 OBJEKTIF

Objektif adalah sesuatu yang perlu dicapai berdasarkan sasaran yang ditetapkan. Menurut

Halim (2006), objektif bolehlah dikatakan sebagai matlamat khusus yang hendak dicapai oleh

sesebuah organisasi dalam suatu jangka masa tertentu. Manakala David (2003), menjelaskan

objektif ialah hasil khusus yang ingin dicapai oleh organisasi semasa melaksanakan misi

asasnya. Objektif juga membawa maksud sasaran atau hasil yang cuba dicapai oleh organisasi

berdasarkan sasaran yang telah ditetapkan. Objektif terbina berdasarkan misi sesebuah

organisasi. Kebiasaannya setiap peringkat atau unit sesebuah organisasi masing-masing

mempunyai objektif yang sendiri selaras dengan misi organisasi. Sebagai contoh di peringkat

sekolah,setiap unit mempunyai objektif masing-masing namun objektif yang dibina perlu

menyokong misi sekolah. Umumnya objektif dibentuk oleh ketua dalam sesebuah organisasi

atau ketua di peringkat unit masing-masing. Penetapan objektif yang jelas hendaklah

mempunyai ciri-ciri tertentu dan memastikan ia mampu dicapai oleh sesebuah organisasi.

Tiada gunanya mempunyai objektif jika ia kabur dan mustahil untuk dicapai. Justeru,

pembinaan objektif perlu bercirikan SMART (S-specific, M-measureable, A-attainable, R-

realistic, T-time bound).

Secara dasarnya, objektif terdiri daripada jangka pendek dan jangka panjang. Objektif

jangka pendek merujuk kepada sasaran yang ingin dicapai dalam tempoh kurang daripada dua

tahun manakala objektif jangka panjang merujuk kepada sasaran yang ingin dicapai dalam

tempoh lebih daripada dua tahun. Oleh sebab objektif merujuk kepada apa-apa yang ingin

dicapai, maka setiap objektif mesti dihubungkan dengan sekurang-kurangnya satu petunjuk

prestasi bagi mengukur kemajuan atau pencapaian objektif tersebut.

Objektif perlu ringkas, tepat, spesifik, boleh diukur, boleh dicapai, berpatutan dan

boleh dipercayai. Tempoh atau jangka perlu ditetapkan supaya objektif. Berdasarkan

pendekatan Zainal Abidin Ahmad (2007), menegaskan bahawa objektif boleh menjadi

pemangkin yang baik kepada pelan tindakan organisasi. Organisasi yang jelas dan menepati

ciri-ciri memudahkan sesebuah organisasi membina pelan tindakan yang akhirnya

bermatlamat ke arah misi dan visi organisasi.

4.3.1 GARIS PANDUAN MEMBINA PERNYATAAN OBJEKTIF

Pembinaan objektif bersifat khusus akan memudahkan sesebuah organisasi menggubal dan

melaksanakan strategi, merancang strategi serta memudahkan sesebuah organisasi membuat

penilaian dan kawalan ke atas perjalanan sesuatu program.

1. Spesifik

Objektif yang ditetapkan mestilah khusus dan jelas. Pengurus perlulah mengenal pasti

bidang-bidang utama dan aktiviti-aktiviti yang boleh menyumbang kepada prestasi

organisasi. Sebagai contoh, prestasi kewangan, perkhidmatan dan kepuasan pelanggan

dan inovasi selalunya berlandaskan kepada visi dan misi organisasi.

2. Boleh Diukur

Objektif perlu dinyatakan dalam bentuk kuantitatif. Kejayaan dan kegagalannya

mudah diukur.

3. Boleh Dicapai

Matlamat mestilah mencabar tetapi boleh dicapai. Sesuatu objektif mestilah mampu

dicapai, tidak terlalu tinggi atau mustahil untuk dicapai. Objektif yang ditetapkan

adalah berdasarkan keupayaan organisasi.

4. Dikaitkan Dengan Ganjaran

Matlamat atau objektif perlu dikaitkan dengan ganjaran. Ia adalah sebagai faktor

pendorong kepada pelaksana. Tujuannya supaya matlamat yang ditetapkan akan cuba

dicapai dengan sebaik mungkin bagi mendapatkan ganjaran yang dijanjikan.

5. Mempunyai Tempoh Masa

Objektif yang ditetapkan mesti mempunyai had masa apabila ia perlu dicapai. Tempoh

masa diperlukan bagi mengukur pencapaian organisasi semasa proses kawalan supaya

membolehkan penilaian dilakukan. Sekiranya tempoh tidak dinyatakan maka akan

terdapat pelbagai definisi tentang tempoh masa seterusnya akan menjejaskan

pencapaian organisasi.

4.3.1 KEPENTINGAN OBJEKTIF

Kepentingan objektif amat penting dalam sesebuah organisasi. Tanpa objektif agak sukar

untuk sesebuah organisasi mencapai hala tujunya sendiri. Pembinaan objektif seharusnya

selari dengan visi organisasi. Berikut adalah ciri-ciri objektif yang baik :

Menentukan arah

Membantu proses penilaian yang tepat

Mendedahkan keutamaan

Fokus kepada penyelarasan

Mengawal

Memotivasikan pihak terlibat

4.4 ANALISIS SWOT

SWOT adalah sebuah singkatan daripada Streghths (S), Weakness (W), Opportunities (O) dan

Threats (T). Analisa SWOT digunakan dalam sesebuah organisasi untuk meningkatkan tahap

pengurusan seterusnya memperoleh kejayaan organisasi, melaksanakan program-program

pembangunan malah membantu mengenal kelebihan dan kekuatan pesaing. Analisis SWOT

memberikan garis panduan kepada sesebuah organisasi untuk mencapai objektif, visi dan misi

organisasi. Sebelum membuat analisis SWOT, seorang pengurus yang baik perlu melakukan

kaedah imbasan persekitaran untuk membantu pengurus mengenali kekuatan, kelemahan,

peluang dan ancaman yang ada di dalam dan luar organisasi yang dipimpin. Kekuatan dan

peluang yang ada dalam organisasi yang dipimpin perlu diambil dan digunakan agar hala tuju,

visi, misi dan objektif organisasi akan tercapai.

4.4.1 KRITERIA ANALISIS SWOT

Kekuatan

(Strength)

Faktor dalaman di sesebuah organisasi yang boleh membantu kepada

pencapaian visi, misi dan objektif yang telah ditetapkan.

Kelemahan

(Weakness)

Faktor dalaman di sesebuah organisasi yang boleh menghalang kepada

pencapaian visi, misi dan objektif yang telah ditetapkan.

Peluang

(Opportunities)

Faktor luaran di sesebuah organisasi yang boleh membantu dan memberi

kesan ke atas pencapaian visi, misi dan objektif yang telah ditetapkan

Ancaman

(Threat)

Faktor luaran di sesebuah organisasi yang boleh menggagalkan usaha

kepada mencapai visi, misi dan objektif yang telah ditetapkan.

Jadual 1 : Kriteria Analisis SWOT

Ringkasan SWOT boleh difahami seperti berikut:

MEMBANTU

PENCAPAIAN OBJEKTIF

MENJEJASKAN

PENCAPAIAN OBJEKTIF

FAKTOR DALAM

(INTERNAL)

KEKUATAN

(STRENGTH)

KELEMAHAN

(WEAKNESSES)

FAKTOR LUARAN

(EXTERNAL)

PELUANG

(OPPORTUNITIES)

ANCAMAN

(THREATS)

Rajah 2 : Ringkasan SWOT

PERSEKITARAN DALAMAN

PERSEKITARANLUARAN

KEKUATAN(STRENGHT)

S

SENARAIKAN SEKUATAN

KELEMAHAN (WEAKNESS)

W

SENARAIKAN KELEMAHAN

PELUANG (OPPORTUNITIES)

O

SENARAIKAN PELUANG

STRATEGI S-O

Gunakan kekuatan untuk mengambil kelebihan dalam

sesuatu peluang

STRATEGI W-O

Mengatasi kelemahan melalui kelebihan dalam sesuatu

peluangANCAMAN(THREAT)

T

SENARAIKAN ANCAMAN

STRATEGI S-T

Gunakan kekuatan untuk mengelak ancaman

STRATEGI W-T

Meminimumkan kelemahan dan elakkan ancaman

Jadual 2 : Jadual TOWS Matrik

4.5 POLISI

Polisi merujuk kepada panduan-panduan khusus, kaedah-kaedah, prosedur-prosedur, undang-

undang dan amalan-amalan pengurusan yang dibentuk untuk menyokong dan menggalakkan

pencapaian matlamat yang disasarkan. Polisi merupakan alat penting dalam pelaksanaan

strategi. Polisi memberitahu pekerja dan pengurus tentang tugas dan sasaran pencapaian

prestasi mereka dan ia hendaklah dinyatakan secara bertulis. Abdullah Sani (2003)

menyatakan polisi ialah garis panduan untuk mencapai hasrat pendidikan yang

dimatlamatkan. Berdasarkan kenyataan Abdullah Sani, kita dapati polisi merupakan garis

panduan dalam melaksanakan hasrat pendidikan yang hendak dijayakan.

4.5.1 CIRI-CIRI PENTING DALAM PEMBENTUKAN POLISI

1. Semua polisi dibentuk dalam keadaan konflik

2. Visi/matlamat/objektif yang jelas dan berpandangan jauh amat berguna

3. Kejayaan polisi bergantung pada skop dan bentuk sokongan yang diberikan.

Contohnya instrumen dan agensi bertanggungjawab

4. Kebaikan polisi jarang sekali dicapai tanpa usaha politik – analisis teknikal

(substantive) dan analisis politik (simbolik)

5. Pelaksanaan polisi adalah tindakan penyesuaian dan proses tolak ansur

6. Persepsi orang ramai amat mempengaruhi keputusan polisi – mengambil kira

kepentingan semua atau golongan berkepentingan.

7. Setiap polisi adalah hasil daripada sejarahnya.

8. Polisi adalah tidak maksum (boleh berbuat kesilapan)

9. Polisi perlu ruang untuk budi bicara/pengecualian