fræðsluferill 1. útgáfa · 2013-11-28 · mannauðskerfi - sjálfsafgreiðsla 1.1 útg. _____ 3...

Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.

_____________________________________________________________________

1 © Skýrr hf 2006

Efnisyfirlit

1. Inngangur ................................................................................................... 2 1.1. Markmið kennslubókar ................................................................................... 3 1.2. Ritháttur kennslubóka Oracle.......................................................................... 3 1.3. Notendur Sjálfsafgreiðslu Mannauðskerfis ...................................................... 3

2. Innskráning í Sjálfsafgreiðslu Oracle ....................................................... 6 2.1. Breytingar á lykilorði ....................................................................................... 8 2.2. Uppbygging glugga ......................................................................................... 9

3. Að vinna í sjálfsafgreiðslu ........................................................................ 9 3.1. Hnappar og tákn ........................................................................................... 11

4. Vistaðar færslur ....................................................................................... 12

5. Yfirlit .......................................................................................................... 12

6. Starfsmannagrunnur ............................................................................... 13

7. Tilkynningar.............................................................................................. 14

8. Einstaklingsupplýsingar ......................................................................... 14 8.1. Annað heimilisfang ....................................................................................... 15 8.2. Símanúmer ................................................................................................... 16 8.3. Tengiliður ..................................................................................................... 16

9. Launaseðlar .............................................................................................. 18

10. Hlutir í vörslu starfsmanna.................................................................... 18

11. Faglegar upplýsingar ............................................................................. 19 11.1. Menntun og réttindi ..................................................................................... 20 11.2. Aðrar viðurkenningar .................................................................................. 21 11.3. Hæfnikort .................................................................................................... 23 11.4. Starfsferilsskrá ............................................................................................ 25

12. Eyðublöð................................................................................................. 26 12.1. Ferli við skráningu samtala ......................................................................... 26 12.2. Að stofna eyðublað ..................................................................................... 26 12.3. Yfirlit eyðublaðs .......................................................................................... 29 Samþykkt starfsmanns ........................................................................................ 33 12.4. Stjórnandi lokar eyðublaði .......................................................................... 36

13. Laus störf................................................................................................ 39 13.1. Leita að lausu starfi .................................................................................... 39

14. Fræðsla ................................................................................................... 41 14.1. Að skrá sig á námskeið ............................................................................... 41 14.2. Að afskrá sig af námskeiði .......................................................................... 43

15. Yfirlit ........................................................................................................ 45

16. Samanburður .......................................................................................... 45

17. Leit að starfsmönnum ........................................................................... 50

18. Myndaskrá .............................................................................................. 51


_____________________________________________________________________

2 © Skýrr hf 2006

1. Inngangur

Segja má að Sjálfsafgreiðsla Oracle sé í raun framlenging af Starfsmannakerfi

Oracle, þar sem nokkrir þættir Starfsmannakerfis og Launakerfis geta verið

framkvæmdir af öðrum en þeim sem hafa beinan aðgang inn í þau kerfi. Í

gegnum Sjálfsafgreiðsluhluta Oracle geta starfsmenn skoðað og breytt

einstaklingsupplýsingum og faglegum upplýsingum um sig sjálfa, skráð sig á

námskeið sem í boði eru, sótt um laus störf, ásamt því að skoða upplýsingar

um starfsferil sinn, fræðslusögu og umsóknir, svo dæmi séu tekin.

Sjálfsafgreiðsla Oracle inniheldur í grófum dráttum eftirfarandi þætti:

Almennar upplýsingar um starfsmenn.

Yfirlit yfir upplýsingar.

Fræðslu.

Eyðublöð samtala.

Faglegar upplýsingar.

Yfirlit yfir laus störf.

Sjálfsafgreiðsla Mannauðskerfis Oracle gerir starfsmönnum og stjórnendum

kleift að sinna starfsmannastjórnun með notkun vefskoðara. Sjálfsafgreiðsla

er hönnuð með öryggi og auðvelda notkun í huga. Byggt er á notkuns vefs og

vinnuflæðis Oracle og gögnin flæða á milli sjálfsafgreiðslu og Mannauðskerfis

Oracle.

Með notkun sjálfsafgreiðslu er hægt að minnka pappírsflóð sem oft fylgir vinnu

í starfsmannahaldi. Upplýsingar eru geymdar á tölvutækuformi þar sem þær

eru alltaf aðgengilegar á auðveldan hátt, áreiðanlegar og réttar. Starfsmaður

getur sjálfur fyllt út persónuupplýsingar á vefnum á mun skjótari hátt en áður

og sent upplýsingarnar beint inn í mannauðskerfið.

Hins vegar er sjálfsafgreiðslan ekki eingöngu tæki fyrir starfsmenn til að stýra

upplýsingum til starfsmannahalds. Stjórnandi hefur ávallt aðgang að réttum

upplýsingum um starfsmenn sína og getur notað þær til þess að vinna í

starfsmannamálum sinna starfsmanna. Hann getur skráð starfsmenn á


_____________________________________________________________________

3 © Skýrr hf 2006

fræðslu og aðstoðað starfsmenn við að ná markmiðum sínum, t.d. með

notkun á samanburði í kerfinu.

Sjálfsafgreiðsla Mannauðskerfis Oracle sameinar alla kosti mannauðskerfis

með því að draga úr stjórnunarkostnaði og hvetja alla starfsmenn og

stjórnendur til að taka þátt í aðgerðum starfsmannahalds.

1.1. Markmið kennslubókar

Bókin byggist upp á útskýringum sem miða að því að þú kynnist

Sjálfsafgreiðslukerfi Oracle og uppbyggingu þess. Að loknum lestri bókarinnar

ættir þú m.a. að kunna að:

Skrá þig inn í Sjálfsafgreiðslu Oracle.

Skoða og breyta upplýsingum um sjálfan þig.

Skrá þig á námskeið eða skoða upplýsingar um námskeið auglýst hafa

verið.

Skoða upplýsingar um laus störf.

Sótt um laus störf.

Breyta lykilorði.

Skoða yfirlit, t.d. yfir þau námskeið sem þú hefur sótt.

Skoða launaseðilinn þinn.

Skrá inn upplýsingar um hæfni og menntun.

1.2. Ritháttur kennslubóka Oracle

Kennslubækur í notkun Oracle kerfisins eru allar byggðar upp á sama hátt;

fyrst er almenn kynning á viðfangsefni hvers kafla, skjámynd sem á að opna

er merkt með sérstöku tákni sem þýðir að um slóð að skjámynd er að ræða.

Þar sem viðbótarupplýsingar eða athugasemdir eru til staðar eru þær gjarnan

merktar með ljósaperutákni eða . Aftast í hverri bók er að finna myndaskrá

með yfirliti yfir þær myndir sem er að finna í handbókinni.

1.3. Notendur Sjálfsafgreiðslu Mannauðskerfis

Venjulega eru fjórar gerðir notenda í Sjálfsafgreiðslu Mannauðskerfisins:

Starfsmenn


_____________________________________________________________________

4 © Skýrr hf 2006

Starfsmenn hafa eingöngu aðgang að sínum eigin upplýsingum sem þeir

geta í sumum tilvikum breytt eða uppfært.

Stjórnendur

Stjórnendur hafa aðgang að sínum eigin upplýsingum og geta séð

upplýsingar um starfsmenn sína.

Samþykktaraðilar

Samþykktaraðilar eru oft á tíðum þeir sem þurfa að vita ef breytingar verða

á upplýsingum um starfsmenn. Þeir eru látnir vita með tilkynningum og

geta ýmist samþykkt eða synjað breytingum.

Starfsmannahald

Starfsmannahald sér um að viðhalda og setja upp eyðublöð og fleira í

Sjálfsafgreiðsluhluta kerfisins. Til þess að geta sinnt því starfi þurfa þeir að

vera sérfræðingar í notkun Oracle Mannauðskerfa.

Sjálfsafgreiðsla starfsmanna

Starfsmenn geta breytt einstaklingsupplýsingum sínum upp að vissu marki.

Sem dæmi geta þeir uppfært starfsferilskrá eða breytt óskum um

vinnutilhögun á vefnum. Eins geta starfsmenn skoðað upplýsingar um sig í

kerfinu.

Starfsmenn geta meðal annars:

Uppfært einstaklingsupplýsingar, t.d. heimilisfang, símanúmer og

tengilið.

Leitað að lausum störfum innan fyrirtækis.

Uppfært starfsferilsskrá sína.

Leitað að fræðslu og skráð sig á fræðslu sem er skráð í Fræðslukerfi.

Oracle.1

Uppfært menntun, réttindi, leyfi og viðurkenningar.

Uppfært hæfnikort.

Fyllt út eyðublöð samtala.

Starfsmenn geta skoðað yfirlit yfir eftirfarandi atriði:

1 Til þess að geta leitað að fræðslu og skráð sig á fræðslu þarf Oracle Fræðslukerfið að vera

uppsett og í notkun hjá fyrirtæki/stofnun.


_____________________________________________________________________

5 © Skýrr hf 2006

Starfsferil, umsóknir um laus störf, laun, fjarvistir og fræðslu.

Umsóknir um laus störf.

Skráningu á fræðslu.



Einstaklingsupplýsingar.

Sjálfsafgreiðsla stjórnenda

Stjórnendur hafa mun meiri aðgang en starfsmenn og geta stjórnendur

uppfært frekari upplýsingar. Stjórnandi hefur nafnalista yfir sína starfsmenn og

getur hann skoðað upplýsingar um undirmenn sína eða uppfært upplýsingar

um þá.


_____________________________________________________________________

6 © Skýrr hf 2006

Stjórnendur geta meðal annars:

Skráð og skoðað réttindi, menntun, leyfi eða viðurkenningar.

Fyllt út og skoða eyðublöð og hæfnimat ásamt því að senda þau til

undirmanna með samþykktarferli Oracle.

Samþykkt eða synjað skráningu starfsmanns á fræðslu.

Gert margvíslegan samanburð.

Stjórnendur geta m.a. skoðað yfirlit yfir eftirfarandi atriði:

Starfsferil, umsóknir um laus störf, laun, fjarvistir og fræðslu.

Umsóknir um laus störf.

Skráningu á fræðslu.



Einstaklingsupplýsingar.

Samanburð.

2. Innskráning í Sjálfsafgreiðslu Oracle

Þegar notandi skráir sig inn í Sjálfsafgreiðslu Mannauðskerfisins, fær hann

valmynd með þeim möguleikum sem hann hefur í kerfinu. Með því að velja

einn þeirra fær notandinn aðgang að upplýsingum sem hann getur ýmist

breytt eða skoðað. Aðgangi er stýrt með ábyrgðarsviði á sama hátt og fyrir

aðra kerfishluta Oracle.


_____________________________________________________________________

7 © Skýrr hf 2006

Notendur fá slóð að kerfinu og slá hana inn í vefskoðara. Skráningargluggi

opnast; fyrst er valið tungumál (íslenska eða enska) og síðan þarf að slá inn

notandanafn og aðgangsorð. Eftir það opnast aðalgluggi sjálfsafgreiðslunnar.

Þeir notendur sem hafa aðgang að fleiru en einu ábyrgðarsviði fá lista yfir

ábyrgðarsviðin sín.

Mynd 1. Innskráningargluggi Oracle.

Til að komast inn í kerfið þarf fyrsta að velja tungumál síðan þarf að slá inn

notandanafn og aðgangsorð. Tab lykillinn er notaður til að færa bendilinn á

milli innsláttarsvæða. Hver notandi að kerfinu hefur sitt eigið notandanafn og

aðgangsorð sem kerfisstjóri úthlutar. Aðgangsorðið birtist ekki á skjánum

þegar það er slegið inn til að tryggja að aðrir sjái það ekki. Þegar þú skráir þig

inn í kerfið í fyrsta skipti, gefur kerfið til kynna að aðgangsorðið þitt sé útrunnið

og að þú þurfir að velja þér nýtt. Það er gert með því að skrá gamla

aðgangsorðið í svæðið Núverandi aðgangsorð og skrá svo nýja aðgangsorðið

tvisvar sinnum og þrýsta á hnappinn Nota. Ákveðnar reglur gilda um

aðgangsorð.

Mynd 2. Skráningargluggi til að breyta lykilorði.


_____________________________________________________________________

8 © Skýrr hf 2006

2.1. Breytingar á lykilorði

Allir starfsmenn hafa aðgang í glugga sem heitir Kostir, tengill inn í gluggann

er að finna efst til hægri í öllum gluggum sjálfsafgreiðslunnar. Í glugganum eru

ýmsar stillingar, sjá myndina hér fyrr neðan. En mest notaði möguleikinn er sá

að starfsmenn geta breytt lykilorði sínu inn í kerfið ef þörf er á.

Kostir

Mynd 3. Kostir, hægt að breyta um lykilorð.

Byrjað er á því að skrá inn gamla lykilorðið (Gamalt aðgangsorð) og síðan er

hitt nýja skráð inn tvisvar til staðfestingar (Nýtt aðgangsorð, Endurtaka

aðgangsorð). Að því loknu er smellt á hnappinn Nota neðst á

skjánum. Næst þegar starfsmaður skráir sig inn, gildir hið nýja lykilorð.


_____________________________________________________________________

9 © Skýrr hf 2006

2.2. Uppbygging glugga

Skráningargluggarnir í Sjálfsafgreiðslu Oracle eru byggðir upp á kerfisbundinn

hátt. Nauðsynlegt er að skilja vel uppbygginguna á gluggunum til þess að geta

unnið í kerfinu. Eftirfarandi atriði er að finna á skráningargluggunum;

Fyrirsögn glugga. Fyrirsögnin inniheldur yfirheiti gluggans og

grunnupplýsingar um heiti notanda ásamt flýtihnöppum að aðalvalmynd

Sjálfsafgreiðslunnar, útskráningu eða kostum.

Yfirlit. Þetta svæði sýnir notandanum hvar hann er staddur í

skráningarferlinu.

Samskiptagluggi. Um er að ræða þrjár tegundir af samskiptagluggum.

Almennar athugasemdir, svör við spurningum t.d. þegar smellt er á

blöðruna með spurningarmerkinu eða leiðbeiningar um rétta

innskráningu t.d. ef eitthvað hefur gleymst eða þá að skráning er ekki í

samræmi við reglur. Samskiptagluggar leggjast ofan á þann glugga

sem verið er að vinna í hverju sinni og þá er hægt að færa úr stað.

Aðgerðalína. Í Sjálfsafgreiðslunni eru oft vinnsluhnappar á þessu

svæði, sjá nánar kaflann um hnappa og tákn á bls. 11.

Leiðbeiningar. Efst í gluggum eru oft leiðbeiningar um það hvernig

eða hvað ber að skrá í viðkomandi glugga.

Skráningarsvæði. Oftast er um frjálst skráningarsvæði að ræða en

stundum þarf að velja gildi af vallista. Þau skráningarsvæði sem eru

stjörnumerkt eru skylduskráningarsvæði.

Dagsetningar í sjálfsafgreiðslu Oracle þarf alltaf að skrá í forminu:

xx.xx.xxxx.

3. Að vinna í sjálfsafgreiðslu

Sjálfsafgreiðsluhluti Oracle er hannaður með einfaldleika að leiðarljósi. Þess

er ekki krafist af notandanum að hann hafi þekkingu á öðrum kerfishlutum

Oracle kerfisins til að geta unnið með sjálfsafgreiðsluhluta kerfisins. Kerfið er


_____________________________________________________________________

10 © Skýrr hf 2006

auðvelt í notkun og með tengingu við kerfið beint yfir Internetið geta

starfsmenn framkvæmt aðgerðir eftir eigin hentugleika óháð staðsetningu.

Sjálfsafgreiðslan mætir auknum kröfum um bætt aðgengi starfsmanna og

yfirmanna þar sem hver og einn getur séð þær upplýsingar sem eru í kerfinu á

hverjum tíma. Skráningargluggarnir eru myndrænir og mikið lagt upp úr því að

hafa fyrirmæli skýr og greinileg. Einfaldast er að nota Tab-lykilinn á

lyklaborðinu til þess að færa sig á milli skráningarsvæða en einnig er hægt að

nota músina.


_____________________________________________________________________

11 © Skýrr hf 2006

3.1. Hnappar og tákn

Hnappar eru nokkuð notaðir í sjálfsafgreiðslunni og mismunandi er hvaða

hnappar eru sýnilegir allt eftir virkni gluggans sem verið er að vinna í. Hnappar

og tákn í Sjálfsafgreiðslu Oracle hafa eftirfarandi virkni:

Hnappur/tákn Heiti Virkni

Hætta Lokar vinnsluglugga og færir notandann að innskráningarglugga kerfis.

Hjálp Opnar sérstakan hjálparglugga með hjálpartexta.

Vísbending Gefur útskýringartexta við það svæði sem

táknið stendur við.

Leita Leitar í kerfinu eða opnar sérstakan leitarglugga sem hægt er að leita í.

Hreinsa Hreinsar út þá skráningu sem búið er að skrá.

Uppfæra Gefur færi á að breyta þeirri skráningu sem

fyrir er.

Skylduskráingarsvæði Skylduskráningarsvæði. Til þess að geta lokið við skráningu í skráningarmynd verður að skrá í stjörnumerkt svæði.

Eyða Eyðir út skráningu.

Velja Flytileið til þess að velja ákveðið atriði.

Dagatal Ef smellt er á þetta tákn opnast dagatal.

Heimasíða Þessi hnappur flytur notandann til baka á

heimasíðuna.

Breyta innihaldi Til að setja efni inn á heimasíðu

Breyta útliti Til að breyta útliti svæða.

Bæta við röð Bætir við röð á heimasíðu.

Bæta við dálk Bætir við dálki á heimasíðu.

Eyða svæði Eyðir svæði.

Endurnefna Hnappur til að endurnefna svæði.

Tafla 1. Hnappar og tákn í Sjálfsafgreiðslu Oracle.


_____________________________________________________________________

12 © Skýrr hf 2006

4. Vistaðar færslur

Þegar unnið er í Sjálfsafgreiðslu er hvenær sem hægt er að smella á hnapp

sem heitir Vista þar til síðar. Þegar sú aðgerð er notuð lokast

skráningarglugginn sem unnið var í og færslan vistast undir Vistaðar færslur.

Þessa aðgerð er t.d. hentugt að nota þegar þarf að hætta vinnslu skyndilega

og ekki gefst tími til að ljúka þeirri skráningu sem unnið er við. Næst þegar

notandinn kemur að kerfinu opnar hann gluggann Vistaðar færslur, þar inni

er listi yfir þær aðgerðir sem bíða skoðunar, smellt er á blýantstáknið

(uppfæra) og skráning er fullkláruð.

Mynd 4. Vistaðar færslur

5. Yfirlit

Starfsmenn og stjórnendur geta skoðað yfirlit um skráningar og breytingar í

sjálfsafgreiðslunni. Hægt er að skoða upplýsingar um:

Starf.

Laun.

Frammistöðu.

Þjálfun eða fræðslusögu.

Fjarveru.

Starfsumsóknir.

Yfirlitsmyndin er mjög góð fyrir starfsmenn ef þeir vilja t.d. fylgjast með því

hvaða námskeið þeir hafa sótt.


_____________________________________________________________________

13 © Skýrr hf 2006

Mynd 5. Yfirlit

6. Starfsmannagrunnur

Undir glugganum starfsmannagrunnur er að finna upplýsingar um alla

starfsmenn stofnuna. Hægt er að nota þennan möguleika kerfisins til þess að

fletta upp upplýsingum um aðra starfsmenn t.d. símanúmeri eða netfangi.

Engar viðkvæmar upplýsingar birtast í þessu yfirliti. Fyrst opnast leitargluggi.

Mynd 6. Starfsmannagrunnur, leitargluggi.

Þegar komið er inn í gluggan þarf að skrá leitarorð (nafn þess starfsmanns

sem á að skoða) og þrýsta svo á hnappinn Hefja. Þá birtist listi yfir þá sem

uppfylla leitarskilyrðin, þá er hægt að smella á ákveðin einstakling í

nafnalistanum til þess að skoða hann frekar.


_____________________________________________________________________

14 © Skýrr hf 2006

Mynd 7. Starfsmannagrunnur, yfirlit yfir einn starfsmann.

Þær upplýsingar sem hægt er að sjá um starfsmenn eru: nafn starfsmanns,

netfang, farsími, vinnusími, skrifstofunúmer, starfsheiti, staðsetning skrifstofu,

nafn næsta yfirmanns, deild næsta yfirmanns. Einnig er hægt að skoða

skipurit yfir starfsmennina.

7. Tilkynningar

Undir glugganum Tilkynningar birtist listi fyrir tilkynningar í kerfinu. Í listanum

er valin ein eða fleiri tilkynningar til þess að opna og skoða. Hægt er að

endurúthluta tilkynningum. Tilkynningar eru almenn skilaboð um skráningu í

kerfinu t.d. ef undirmaður er að skrá hæfni á sjálfan þig þá fær yfirmaður hans

skilaboð um skráninguna sem hann þarf að staðfesta til þess að hún taki gildi

í kerfinu. Sumar skráningar í sjálfsafgreiðslunni þarfnast ekki staðfestingar t.d.

eins og þegar starfsmenn eru að skrá inn símanúmerin sín, nýtt aðsetur eða

tengiliði en aðrar skráningar eru tengdar við samþykktarferli í kerfinu t.d. eins

og skráning á hæfni og menntun og réttindum svo dæmi séu tekin.

Uppsetning á samþykktarferli er mismunandi eftir stofnunum þar sem hver og

ein stofnun/fyrirtæki getur skilgreind sitt eigið samþykktarferli.

8. Einstaklingsupplýsingar

Í glugga sem kallast einstaklingsupplýsingar geta starfsmenn uppfært og

viðhaldið upplýsingum um sjálfan sig. Starfsmaður getur skoðað

grunnupplýsingar sínar og sumar upplýsingar getur hann uppfært.

Upplýsingar um lögheimili koma úr þjóðskrá og getur starfsmaður ekki breytt

þeim, en hins vegar getur hann skráð annað heimilisfang sem þá flokkast sem

aðsetur. Upplýsingar um annað aðsetur, símanúmer og tengilið getur

starfsmaður breytt sjálfur. Þær upplýsingar sem hægt er að breyta er breytt

með því að smella á hnappinn Uppfæra eða hnappinn Bæta við.


_____________________________________________________________________

15 © Skýrr hf 2006

8.1. Annað heimilisfang

Starfsmaður getur skráð upplýsingar um annað heimilisfang, sem er aðsetur

hans, ef um það er að ræða. Smellt er á hnappinn Uppfæra. Athugið að skrá

aldrei inn lögheimili, ef breytingar verða á lögheimili starfsmanna sér kerfi um

að uppfæra þær þegar það tékkar á þjóðskrá.

Mynd 8. Skráningarsvæði fyrir aðsetur.

Aðgerðir Nafn á reit/hnapp Skýringar

Skrá gildisdagsetningu. Gildisdagsetning Dagsetning er skráð þegar heimilisfang á að taka gildi.

Tegund Tegund Gildið Aðsetur er valið úr vallista.

Land Land Ísland kemur sjálfkrafa í skráningarsvæðið.

Götuheiti og húsnúmer Heimili Götuheiti og húsnúmer er skráð.

Póstnúmer Póstnúmer Skráning á póstnúmeri. Póstnúmerið er skráð beint inn í skráningarsvæðið eða smellt er á vasaljósið til þess að leita að póstnúmeri. Gætið þess að haka við póstnúmerið inn í leitarglugganum, annars kona skilaboð um það að póstnúmerið sé ekki í gildi.

Land Land Ísland kemur sjálfkrafa í skráningarsvæðið.

Staðfesta skráningu Næst Smelltu á hnappinn Næst. Þá opnar kerfið glugga með þeirri skráningu sem þú gerðir. Ef skráningin er röng velur þú hnappinn Til baka og leiðréttir en ef allt er í stakasta lagi smellir þú á hnappinn Senda og svo á hnappinn Til baka á yfirlit.


_____________________________________________________________________

16 © Skýrr hf 2006

8.2. Símanúmer

Starfsmaður getur skráð upplýsingar um símanúmer og netfang heima ef um

slíkt er að ræða. Smellt er á hnappinn Uppfæra sem er hægra megin í

símanúmerasvæðinu.

Mynd 9. Skráningarsvæði fyrir símanúmer.


Velja tegund símanúmers Tegund Veldu viðeigandi gildi úr vallistanum.

Skrá númer/netfang Númer Skráðu símanúmerið eða heimanetfangið.

Skrá annað númer Bæta annarri röð við

Smelltu á hnappinn Bæta annarri röð við og þá opnar kerfið nýja línu fyrir þig. Endurtaktu leikinn.

Staðfesta skráningu Næst Smelltu á hnappinn Næst. Þá opnar kerfið glugga með þeirri yfirliti yfir þau símanúmer sem þú skráðir. Ef skráningin er röng velur þú hnappinn Til baka og leiðréttir en ef allt er í stakasta lagi smellir þú á hnappinn Senda og svo á hnappinn Til baka á yfirlit.

8.3. Tengiliður

Starfsmaður getur skráð upplýsingar um tengiliði sína inn í sjálfsafgreiðsluna

það er gert með því að smella á hnappinn Bæta við sem er í svæðinu

Tengiliður. Allir starfsmenn verða að skrá inn a.m.k. einn tengilið sem hægt er

að hafa samband við ef slys ber að höndum.


_____________________________________________________________________

17 © Skýrr hf 2006

Mynd 10. Skráningarsvæði fyrir tengilið.


Nafn tengiliðar Nafn Nafn tengiliðar er skráð.

Skrá netfang Netfang Skráðu netfang tengiliðar.

Skrá skyldleika eða tengsl Tengsl Veldu viðeigandi gildi af vallistanum.

Skráningardagsetning Upphafsdags. Tengsla

Skráðu dagsetninguna í dag á sniðinu xx.xx.xxxx

Skilgreina tengiliðinn Fyrsti tengiliður Ef tengiliðurinn sem þú ert að skrá á að vera aðaltengiliðurinn þá hakar þú við hakreitinn. Undir upplýsingarblöðrunni eru nánari skýringar á því hvaða þýðingu þetta hefur í kerfinu.

Velja tegund símanúmers Tegund Velu viðeigandi gildi úr vallistanum.

Skrá númer/netfang Númer Skráðu öll viðeigandi símanúmer og heimanetfang.

Skrá annað númer Bæta annarri röð við

Smelltu á hnappinn Bæta annarri röð við og þá opnar kerfið nýja línu fyrir þig. Endurtaktu leikinn þar til öll símanúmer hafa verið skráð.

Staðfesta skráningu Næst Smelltu á hnappinn Næst. Þá opnar kerfið glugga með yfirliti fyrir þau símanúmer sem þú skráðir. Ef skráningin er röng velur þú hnappinn Til baka en ef allt er í stakasta lagi smellir þú á hnappinn Senda og svo á hnappinn Til baka á yfirlit.


_____________________________________________________________________

18 © Skýrr hf 2006

9. Launaseðlar

Undir valmyndinni Launaseðlar geta starfsmenn skoðað launaseðlana sína.

Þegar glugginn opnast sést listi með mánaðarheitum og smella þarf á rétt

mánaðarheiti til þess að skoða launaseðil viðkomandi mánaðar. Launamiðar

eru einnig geymdir á þessum stað í kerfinu.

Mynd 11. Yfirlit yfir launaseðla og launamiða starfsmanns.

Hægt er að óska eftir því að fá launaseðlana senda heim í pósti. Smellt er á

hnappinn Stillingar og þá opnast mynd með hakreit sem hakað er í ef áhugi er

fyrir því að fá sendan launaseðil. Þetta getur verið mismunandi uppsett hjá

stofnunum/fyrirtækjum.

Mynd 12. Stillingar á launaseðlum.

10. Hlutir í vörslu starfsmanna

Starfsmenn/yfirmenn geta skráð í skráningargluggann upplýsingar um þá hluti

sem þeir hafa að láni frá stofnuninni. Smellt er á hnappinn til

þess að bæta við nýrri skráningu.


_____________________________________________________________________

19 © Skýrr hf 2006

Mynd 13. Hlutir í vörslu starfsmanns.


Velja hlut Hlutur Smelltu á vasaljósið við það opnast leitargluggi. Smelltu á hnappinn Hefja þá sýnir kerfið þér alla þá hluti sem í boði eru, veldu hlutinn sem ætlunin er að skrá og smelltu á hnappinn Nota.

Skráðu nánari lýsingu á hlut Lýsing Skráningarsvæðið er frjálst, skrifaðu nánari lýsingu á hlut ef þörf er á.

Skráðu dagsetningu Afhendingar-dagsetning

Skráðu þá dagsetningu í svæðið þegar þú fékkst hlutinn afhentan.

Skráðu dagsetningu Skiladagsetning Þegar þú hefur skilað hlut þá skráir þú skiladagsetninguna í svæðið.

Staðfesta skráningu Næst Smelltu á hnappinn Nota. Kerfið sýnir þér þá yfirlit yfir alla hluti sem eru skráðir á þig, línan sem þú varst að gera núna síðast er valinn. Þú smellir á næst og þá sýnir kerfið þér yfirlit yfir skráninguna. Ef hún er röng velur þú hnappinn Til baka en ef allt er í stakasta lagi smellir þú á hnappinn Senda og svo hnappinn Heim.

11. Faglegar upplýsingar

Sérstakir skráningargluggar í kerfinu gera starfsmönnum og stjórnendum kleift

að halda utan um faglegar upplýsingar sem snerta starfsferil einstakra

starfsmanna. Þær upplýsingar sem hægt er að halda utan um eru m.a.:

Menntun og réttindi.

Aðrar viðurkenningar.

Hæfnikort starfsmanna.

Starfsferilsskrá.

Starfsmaður getur skráð faglegar upplýsingar um sjálfan sig sem fara þá í

samþykktarferli til nánasta yfirmanns sem ýmist samþykkir eða synjar þeim.


_____________________________________________________________________

20 © Skýrr hf 2006

Stjórnandi getur skráð upplýsingar um starfsmenn sína og sjálfan sig án þess

að þær þurfi að fara í samþykktarferli.

11.1. Menntun og réttindi

Formleg menntun, próf og formlegar gráður eru skráðar í sjálfsafgreiðslu

starfsmanna undir Menntun & réttindi. Undir menntun flokkast fagleg þekking

sem fæst með formlegu námi í skóla. Hægt er að bæta við nýrri skráningu

með því að smella á hnappinn . Starfsmenn geta

skráð og gert breytingar á þeirri menntun sem skráð er á þá í

starfsmannakerfinu.

Athugið að ekki þarf að fylla út öll svæði í skráningarmyndinni, einungis þau

sem eru með blárri stjörnu fyrir framan.

Mynd 14. Skráning á menntun.


Velja tegund Tegund Veldu viðeigandi gildi úr fellivallistanum.

Undirtitill náms Titill Skráðu undirtitil náms, valfrjálst svæði.

Skráðu dagsetningu. Upphafsdagsetning náms

Skráðu þá dagsetningu þegar nám hófst.

Skráðu dagsetningu. Áætlaðu-/raunlokadagur náms

Skráðu þá dagsetningu þegar námi lauk eða þegar því mun ljúka ef nám stendur ennþá yfir.

Velja stöðu Staða Veldu viðeigandi gildi úr


_____________________________________________________________________

21 © Skýrr hf 2006


fellivallistanum.

Velja skóla Skóli Smelltu á vasaljósið fyrir aftan skráningarsvæðið þá opnast leitargluggi þar sem hægt er að leita eftir skólum.

Skrá dagsetningu Nám hefst Skráðu þá dagsetningu þegar nám hófst.

Skrá dagsetningu Námi lýkur Skráðu þá dagsetningu þegar námi lauk eða þegar því mun ljúka ef nám stendur ennþá yfir.

Skilgreining á námi Fullt nám Hakaðu í hakreitinn ef um fullt nám er/var að ræða.

Skrá athugasemdir Athugasemdir Skráðu athugasemdir ef á þarf að halda. Frjálst skráningarsvæði.

Halda áfram Næst Smelltu á hnappinn Næst til þess að halda áfram.

Yfirfara skráningu Yfirfarðu skráninguna og smelltu á Senda til að halda áfram en Til baka ef þarf að gera breytingar. Smelltu svo á Heim og kerfið fer með þig á upphafssíðu.

11.2. Aðrar viðurkenningar

Hér eru skráð tilfallandi námskeið, ráðstefnur eða kynningar sem starfsmenn

taka þátt í hvort sem þeim lýkur með prófi eða ekki. Formlegt nám er ekki

skráð hér. Hægt er að skrá upplýsingar um starfsréttindi eða aðrar tegundir

réttinda t.d. ökuskíreini. Til að hefja skráningu er smellt á hnappinn Bæta við.


_____________________________________________________________________

22 © Skýrr hf 2006

Mynd 15. Skáning á öðrum viðurkenningum.


Velja tegund. Tegund Valið er viðeigandi gildi úr fellivallistanum.

Skrá titil. Titill Skráið titil ef þess þarf.

Skrá dagsetningu. Upphafsdagsetning Skráið upphafsdagsetningu.

Skrá dasetningu. Áætlaður-/raunlokadagur

Skráið lokadagsetningu.

Skilgreina stöðu Staða Veljið viðeigandi gildi úr lista.

Skrá launaflokk Launaflokkur Skráið inn launaflokk, ef við á.

Skrá númer bréfs. Númer leyfis Skráið heiti og númer leyfisbréfs, ef á við.

Skrá dagsetningu. Rennur út Skráið þá dagsetningu þegar leyfisbréf rennur út.

Skrá takmarkanir. Leyfistakmarkanir Skráið takmarkanir á leyfisbréfinu, ef einhverjar eru.

Skrá athugasemdir. Athugasemdir Skráið athugasemdir, þetta svæði er valfrjálst.

Halda áfram. Næst Smelltu á hnappinn Næst til þess að halda áfram.

Yfirfara skráningu. Senda Yfirfarðu skráninguna og smelltu á Senda til að halda áfram en Til baka ef þarf að gera breytingar. Smelltu svo á Heim og kerfið fer með þig á upphafssíðu.


_____________________________________________________________________

23 © Skýrr hf 2006

11.3. Hæfnikort

Í mannauðskerfi Oracle eru hæfniþættir skilgreindir af starfsmannahaldi eða

yfirmönnum stofnunar.

Hæfniþáttur getur verið:

Þekking.

Hæfni.

Viðhorf.

Aðrir þættir.

Hæfniþættir eru metnir og mældir annnars vegar með færnistigum og

hegðunareinkennum og hins vegar með almennum matskölum. Hæfnikort er

yfirlit yfir þá hæfni sem starfsmaður býr yfir. Eftir að starfsmaður hefur skráð á

sig nýjan hæfniþátt eða uppfært hæfni sína, fer skráning hans í

samþykktarferli til næsta yfirmanns. Smelltu á hnappinn

við það opnast eftirfarandi skjámynd:


_____________________________________________________________________

24 © Skýrr hf 2006

Mynd 16. Skráningarsvæði fyrir hæfniþætti.


Hæfniþáttur valinn. Heiti Smelltu á vasaljósið þá opnast leitargluggi þar sem hægt er að finna hæfniþætti, hakaðu viðeigandi hæfniþátt og smelltu á hnappinn Velja.

Stig í matskvarða valið Stig Smelltu á vasaljósið þá opnast leitargluggi, smelltu á Hefja til þess að sjá matskalann sem tilheyrir hæfniþættinum, veldu stig.

Dagsetning skráð. Upphafsdagur Veldu dagsetninguna í dag.

Frekari skráning á hæfniþætti. Sundurliðanir

Smelltu á hnappinn Sundurliðanir, þá opnast skráningargluggi til að skrá frekari upplýsingar um hæfniþáttinn, sjá mynd hér fyrir neðan.

Mynd 17. Skrá nánari upplýsingar um hæfniþátt.


_____________________________________________________________________

25 © Skýrr hf 2006

Færnistig skráð. Færnistig Kemur sjálfkrafa.

Dagsetning. Upphafsdagur Kemur sjálfkrafa.

Dagsetning. Lokadagur Skráðu lokadagsetningu, þessu svæði er oftast sleppt.

Skrá athugasemdir. Athugasemd Skráðu ferkari athugasemdir eða upplýsingar ef þess þarf.

Skrá með hvaða hætti einstaklingurinn öðlaðist hæfnina.

Fékkst með Viðeigandi gildi valið úr vallista.

Skrá hvernig hæfiþátturinn var mældur.

Mæling Gildi valið úr vallista.

Dagsetning skráð. Vottunardagsetning Dagsetning skráð þegar mæling fór fram.

Skrá dagsetningu næstu mælingar.

Næst skoðað Skrá hvenær næsta mæling á að eiga sér stað.

Staðfesta skráningu. Nota Skráning á sér stað með því að smella á hnappinn Nota neðst á síðunni, kerfið sýnir þér yfirlit yfir hæfniþætti sem hafa verið skráðir.

Senda skráningu Yfirfara og senda Smelltu á hnappinn Yfirfara og senda og farðu yfir skráinguna sem þú gerðir. Smelltu á Senda og Heim.

11.4. Starfsferilsskrá

Starfsmaður getur skráð inn eigin starfsferilsskrá í textaformi. Einnig er hægt

að líma hana úr ritvinnsluforriti. Þegar starfsferilsskrá hefur verið skráð er

smellt á hnappinn Í lagi. Við það vistast hún og verður aðgengileg starfsmanni

á heimasíðu. Einungis er hægt að hafa eina ferilsskrá virka hverju sinni og eru

því gerðar breytingar á upprunalegu ferilskránni ef þörf krefur.


_____________________________________________________________________

26 © Skýrr hf 2006

12. Eyðublöð

Eyðublöð samtala eru m.a. eyðublöð fyrir starfsmannasamtöl og

símenntunaráætlun. Eyðublöðin sjálf eru útbúin af starfsmannahaldi eða

stjórnendum en þau eru fyllt út af starfsmönnum og yfirmönnum þeirra.

Eyðublöðin geta meðal annars innihaldið:

Leiðbeiningar um skráningu.

Spurningalista.

Matsskala.

Hæfnimat.

Ýmist er hægt að búa til nýtt eyðublað eða skoða yfirlit yfir eldri eyðublöð sem

hafa verið gerð.

12.1. Ferli við skráningu samtala

Stjórnendur (matsaðilar) byrja á því að velja starfsmann sem á að meta og

tegund eyðublaðs sem á að nota, en hægt er að velja mismunandi

spurningalista fyrir hvern aðila. Síðan hefja þeir skráningu í eyðublöðin og

senda þau að því loknu til undirmanna sinna sem fá þá tilkynningu um að fara

yfir þau og gera athugasemdir. Matsaðili getur fært eyðublað til þess sem

verið er að meta hvenær sem er í ferlinu, en þegar hann hefur fært það til

starfsmanns getur hann ekki uppfært upplýsingar fyrr en starfsmaðurinn hefur

fært það aftur yfir á hann. Yfirferðaraðilar, ef einhverjir eru, geta skoðað

upplýsingar frá matsaðila og starfsmanni sem er metinn og sett fram

athugasemdir.

12.2. Að stofna eyðublað

Til þess að stofna eyðublað er farið í Sjálfsafgreiðslu stjórnanda Eyðublöð.

Þar er smellt á Fara hnappinn þegar búið er að velja tegund eyðublaðs sem á

að stofna.


_____________________________________________________________________

27 © Skýrr hf 2006

Mynd 18. Að stofna eyðublað.

Þá opnast gluggi sem sýnir upplýsingar um stjórnandann sjálfan og

undirmenn hans. Sá undirmaður sem á að stofna samtal fyrir er valinn með

því að velja hnappinn Aðgerð fyrir aftan nafnið hans.

Mynd 19. Að velja starfsmann.


_____________________________________________________________________

28 © Skýrr hf 2006

Viðeigandi upplýsingar eru skráðar í gluggann sem opnast. Stjörnumerkta reiti

verður að fylla út. Yfirmaður getur strax í þessu fyrsta skrefi flutt eyðublaðið á

starfsmanninn sem á að meta með því að smella á þann hnapp. En til þess að

halda áfram að skrá upplýsingar í eyðublaðið smellir hann á Next hnappinn.

Mynd 20. Upplýsingar um eyðublað eru skráðar.


Upphafsdagsetning tímabils starfsmannasamtals skráð.

Upph.dags.tímabils Dagsetning skráð þegar eyðublað tekur gildi. Starfsmannasamtöl eru yfirleitt tekin einu sinni á ári og gilda því í eitt ár í senn.

Endadagsetning tímabils starfsmannasamtals skráð.

Lokadags. tímabils Dagsetning skráð þegar eyðublaðið rennur úr gildi.

Tilgangur starfsmannasamtals valinn.

Tilgangur starfsmanna-samtals

Tilgangur samtals er valinn úr vallista.

Tegund eyðublaðs. Sniðmát Tegund eyðublaðs er valin úr vallista.

Dagsetning eyðublaðs er skráð.

Dagsetning eyðublaðs

Sjálfgefin dagsetning er sá dagur sem eyðublað er stofnað.

Dagsetning næsta eyðublaðs er skráð.

Dagsetning næsta eyðublaðs

Dagsetning skráð þegar næsta starfsmannasamtal á að fara fram. Skráningu í þetta svæði má sleppa.

Starfsnúmer starfsmanns sem er metinn.

Starfsnúmer Starfsnúmer starfsmanns skráist sjálfkrafa.

Nafn aðalmatsaðila. Aðalmatsaðili Nafn aðalmatsaðila skráist sjálfkrafa, en er hægt að breyta.

Halda áfram Next Halda áfram skráningu. Smelltu á


_____________________________________________________________________

29 © Skýrr hf 2006


skráningu. hnappinn Next til að halda áfram.

Þegar búið er að skrá inn helstu dagsetningar fyrir eyðublaðið er smellt á Next

hnappinn á síðunni til þess að skrá inn markmið og svara spurningalista.

12.3. Yfirlit eyðublaðs

Næsta skjámynd heldur utan um upplýsingar eyðublaðs og er hún ætluð

stjórnendum til skráningar á eftirtöldum þáttum:

1. Skrá markmið starfsmanns (bæta við markmiði).

2. Skrá aðrar upplýsingar samkvæmt spurningalista (svara

spurningalista).

Skráning á markmiðum

Til að skrá markmið fyrir undirmann er smellt á hnappinn Bæta við markmiði

í línunni Markmið.

Mynd 21. Skráning á markmiði.

Eftirfarandi eru skýringar á reitum í valmyndinni Skráning á markmiði:


_____________________________________________________________________

30 © Skýrr hf 2006


Skráning markmiða. Add Objective Ný markmið eru skráð.

Heiti markmiðs skráð. Objective Lýsandi heiti er skráð fyrir markmið.

Upphafsdagsetning markmiðs.

Start Date Dagsetning skráð þegar byrjað er að ná markmiði.

Viðmiðunardagsetning skráð.

Target Date Dagsetning skráð þegar miðað er við að markmiði sé náð.

Dagsetning þegar takmarkinu er náð.

Achievement Date Dagsetning færð inn þegar takmarkinu hefur verið náð.

Athugasemdir. Comments Athugasemdir um markmið skráðar eða nánari útskýring á því í hverju markmiðið felst.

Upplýsingar. Detail Nánari upplýsingar um markmið t.d. hvaða leiðir á að nota til þess að ná settu markmiði.

Mat á árangri. Success Criteria Skráð með hvaða hætti matið á árangri mun fara fram.

Staðfesta skráningu. Apply Skráning markmiða staðfest með því að smella á Ok hnappinn neðst á síðunni.

Þegar búið er að fylla út svæðin í þeim glugga eins og við á er smellt á Nota

hnappinn.

Skrá aðrar upplýsingar í eyðublað t.d. símenntunaráætlun

Til þess að fylla inn aðrar upplýsingar sem fram koma í spurningalista er

smellt á hnappinn Svara spurningalista. Eftir að smellt hefur verið á hnappinn

opnast gluggi sem er sérstaklega uppsettur fyrir hverja stofnun eða fyrirtæki

fyrir sig. Þar eru skráðar inn þær upplýsingar sem beðið er um og síðan smellt

á hnappinn Nota.

Þegar stjórnandi hefur sett inn markmið og svarað spurningalista smellir hann

á Next hnappinn. Þá kemur upp valmynd þar sem hann getur bætt við

þátttakendum.

Bæta við þátttakanda

Stjórnandinn sjálfur og starfsmaðurinn sem á að meta eru nú þegar

þátttakendur, en bæta má við öðrum sem málið varðar eins og t.d.

starfsmannastjóra. Aðrir þátttakendur geta verið annað hvort matsaðilar

(appraiser) eða samþykktaraðilar (reviewer).


_____________________________________________________________________

31 © Skýrr hf 2006

Til að tilnefna nýja þátttakendur er smellt á Bæta þátttakanda við hnappinn og

í valmyndinni sem opnast eru fylltar inn viðeigandi upplýsingar.

Mynd 22. Velja nýja þátttakendur.

Mynd 23. Skrá inn upplýsingar um nýja þátttakendur.

Þegar búið er að skrá upplýsingar í valmyndina og smellt er á hnappinn Nota

opnast valmynd fyrir skilaboð til nýrra þátttakenda.


Samþykktaraðila bætt við. Include the appraisee

Nafn þess starfsmanns sem á að fara yfir samtalið birtist.

Skilaboð skráð. Notify Setjið hak í Notify hakreitinn og skrifið skilaboð í skilaboðasvæðið.

Skilaboð send. Send Notifications Sendið skilaboðin með því að smella á Send Notification hnappinn.

Staðfesta sendingu skilaboðanna.

OK Staðfestið sendinguna á skilaboðunum.


_____________________________________________________________________

32 © Skýrr hf 2006

Þegar búið er að fylla inn upplýsingar um nýja þátttakendur og smella á

hnappinn Nota, er smellt á Next hnappinn til að komast í síðustu valmyndina í

ferlinu við að stofna starfsmannasamtal.

Mynd 24. Yfirfara starfsmannasamtal.

Þegar hingað er komið ættu allar upplýsingar frá stjórnanda að vera komnar

inn í starfsmannasamtalið og hans næsta skref er að senda það á starfsmann.

Stjórnandinn getur sett inn skilaboð til starfsmanns og að því loknu smellt á

Flytja hnappinn.

Mynd 25. Skilaboð vegna samtals.


_____________________________________________________________________

33 © Skýrr hf 2006

Samþykkt starfsmanns

Þegar búið er að skrá upplýsingar í eyðublað og stjórnandi hefur sent það á

starfsmann, fær starfsmaður tilkynningu á heimasíðu sína undir Tilkynningar

þess efnis að hann eigi að skoða niðurstöðurnar og samþykkja þær ef þær

eru samkvæmt hans skilningi.

Mynd 26. Skilaboð vegna starfsmannasamtals.

Með því að smella á hnappinn Eyðublöð opnast skjámynd með þeim

samtölum sem eru í gangi. Viðeigandi eyðublað er opnað með því að smella á

Uppfæra hnappinn.

Mynd 27. Uppfæra eyðublað.


_____________________________________________________________________

34 © Skýrr hf 2006

Mynd 28. Upplýsingar um dagsetningar og fleira.

Starfsmaður getur breytt dagsetningum eða öðrum upplýsingum ef við á, og

smellir því næsta á Next hnappinn. Í skjámyndinni sem inniheldur yfirlit

eyðublaðs getur starfsmaður bætt við markmiðum og svarað spurningalista

með því að smella á viðeigandi hnappa. Því næst er smellt á Next hnappinn.

Mynd 29. Yfirlit eyðublaðs.


_____________________________________________________________________

35 © Skýrr hf 2006

Í skjámyndinni sem opnast eftir að smellt hefur verið á Next hnappinn er

eyðublaðið yfirfarið. Allar upplýsingar um starfsmannasamtalið birtast í þeirri

skjámynd, m.a. markmið og spurningalistar.

Mynd 30. Yfirfara eyðublað.

Þegar starfsmaður hefur farið yfir eyðublaðið smellir hann á Senda hnappinn

og færist þá eyðublaðið yfir til matsaðilans.


_____________________________________________________________________

36 © Skýrr hf 2006

12.4. Stjórnandi lokar eyðublaði

Stjórnandi fær skilaboð frá starfsmanninum og ef athugasemdir hafa verið

gerðar lagfærir hann matið en ef niðurstöður eru samþykktar, gengur hann frá

því með því að gefa lokamat. Stjórnandinn byrjar á því að smella á Eyðublöð

á heimasíðunni. Þar smellir hann á hnappinn Skoða upplýsingar (til þess að

skoða eyðublað) eða Mat (til þess að breyta upplýsingum eða setja inn nýjar).

Mynd 32. Hnappar til að opna skráð samtal.

Þegar stjórnandi er búinn að setja inn upplýsingar eða gera breytingar smellir

hann á Senda hnappinn og í næstu skjámynd smellir hann á Gefa lokamat

hnappinn til þess að setja inn heildarmat og athugasemdir auk þess að loka

starfsmannasamtalinu.


_____________________________________________________________________

37 © Skýrr hf 2006

Mynd 33. Gefa lokamat.

Mynd 34. Heildarmat og athugasemdir.


_____________________________________________________________________

38 © Skýrr hf 2006

Þegar búið er að setja inn heildarmat og athugasemdir í þar til gerðan reit er

smellt á Halda áfram hnappinn.

Mynd 30. Yfirfara lokamat.

Því næst smellir stjórnandinn á Senda hnappinn. Þegar búið er að smella á

Senda hnappinn er starfsmannasamtalinu lokið og eftir það er ekki hægt að

gera breytingar á eyðublaðinu.


_____________________________________________________________________

39 © Skýrr hf 2006

13. Laus störf

Möguleikinn Sækja um starf gerir starfsmönnum kleift að sækja um þau störf

sem hafa verið auglýst innan fyrirtækisins/stofnunarinnar. Starfsmenn geta

meðal annars:

Sótt um störf sem eru auglýst.

Leitað að störfum.

Skoðað upplýsingar um laus störf.

13.1. Leita að lausu starfi

Ferlið hefst þegar starfsmaður sækir um starf, kerfið sendir tilkynningu til þess

aðila sem skráður er fyrir lausa starfinu sem ýmist samþykkir eða synjar

umsókn, við það fær starfsmaður tilkynningu þess efnis. Ef umsóknin er

samþykkt, fer hún í gagnabanka með öðrum umsóknum sem berast um

starfið.

Hægt er að leita eftir nokkrum möguleikum að lausum störfum með því að

smella á viðeigandi möguleika.

Starfsgreinar; hægt er að leita eftir starfaflokkun t.d. sérfræðingur eða

iðnaðarstarf.

Staðsetningar starfa; hægt er að leita eftir lausu starfi á ákveðnum

staðsetningum.

Bókunardagsetning; hægt er að leita eftir dagsetningu þegar lausa

starfið var skráð.

Starfsheiti (leitarorð); hægt er að leita eftir heiti á lausu starfi.

Velja hæfni; hægt er að leita eftir hæfniþætti.

Eftir að leitarskilyrði hafa verið skráð er smellt á hnappinn á síðunni

og þeir möguleikar sem uppfylla leit birtast. Starfsmaður velur það starf sem

hann óskar eftir og smellir á það. Við það birtast nánari upplýsingar og hægt

er að undirbúa umsókn. Hægt er að undirbúa umsókn með því að skrifa bréf

til umsjónaraðila ráðningar og hengja starfsferilsskrá við umsókn. Ef þarf að

gera breytingar á starfsferilsskránni þá er smellt á hnappinn og

leiðréttingar eða viðbætur gerðar á starfsferilsskránni.


_____________________________________________________________________

40 © Skýrr hf 2006

Með því að smella á hnappinn fær umsjónaraðili ráðningar

tilkynningu um umsóknina sem hann getur ýmist samþykkt eða synjað.


_____________________________________________________________________

41 © Skýrr hf 2006

14. Fræðsla

Starfsmenn geta sjálfir skráð sig á þá fræðslu sem auglýst hefur verið í

sjálfsafgreiðslunni. Fræðslustjórar sjá um að stofna fræðslu í kerfinu sem

starfsmenn geta síðan skoðað í sjálfsafgreiðslu og skráð sig á. Með því verða

starfsmenn virkir þátttakendur í eigin þekkingaröflun og þeim er gert

auðveldara fyrir að bæta við þekkingu sína þar sem aðgengi að námskeiðum

er mjög sýnilegt í sjálfsafgreiðslunni. Yfirmenn geta á sama hátt skráð

starfsmenn sína á fræðslu. Sjá nánar um möguleika fræðslukerfis Oracle í

handbók um fræðslukerfið. Á heimasíðu sjálfsafgreiðslu er smellt á Skráning

og afskráning fræðslu til að fá yfirlit yfir skráningu á námskeið auk þess sem

þar er hægt að hætta við þátttöku og leita að námskeiðum til að sækja um.

Sjálfsafgreiðsla starfsmanna Skráning og afskráning á fræðslu

Mynd 41. Yfirlit þjálfunar og leit að þjálfun.

14.1. Að skrá sig á námskeið

Ef starfsmaður vill skrá sig á námskeið (eða skoðað það sem í boði er) smellir

hann á hnappinn Search for Training. Þá opnast þessi gluggi:


_____________________________________________________________________

42 © Skýrr hf 2006

Hér þarf að slá inn leitarorð og smella á hnappinn Hefja til þess að finna

námskeið í boði. Einfaldara er að setja algildisstafinn % í leitarsvæðið og

smella síðan á hnappinn Hefja. Þá birtist listi yfir öll námskeið sem í boði eru.

Einnig er hægt að leita að námskeiðum með því að smella á hnappinn Ítarleit.

Hægt er að leita að námskeiðum með eftirfarandi leitarskilyrðum;

Leitarorð; hægt er að leita eftir leitarorði sem er heiti á fræðslu.

Flokkur; hægt er að leita eftir efnisflokkun/málaflokki, á námskeiði t.d.

tungumálum og tölvukunnáttu.

Kennsluaðferð; hægt er að leita eftir kennsluaðferð.

Tungumál; hægt er að leita eftir fræðslu sem er á ákveðnu tungumáli.

Þjálfunardagsetning; hægt er að leita eftir dagsetningu þegar fræðsla á

að hefjast.

Velja fræðslueiningar; hægt er að leita eftir fræðslueiningum.

Velja hæfniþætti; hægt er að leita eftir fræðslu sem bætir ákveðna

hæfni starfsmanns.

Þegar búið er að smella á Hefja hnappinn birtist yfirlit yfir þau námskeið sem

eru í boði. Til þess að fá upplýsingar um ákveðið námskeið er smellt á heiti

þess og þá birtast allar upplýsingar um það námskeiðslýsing, markmið, fyrir

hverja námskeiðið er, flokkun, hæfniþættir sem starfsmaðurinn fær á sig ef

hann lýkur námskeiðinu á fullnægjandi máta, upplýsingar um staðsetningar,

tímasetningar og kostnað. Þegar búið er að lesa allar upplýsingar um

námskeið er smellt á hnappinn sem er að finna neðst í glugganum til

hægri. Ef starfsmaður vill skrá sig á námskeið smellir hann á hnappinn

við það opnast annar gluggi. Glugginn sýnir ýmsar upplýsingar um

námskeiðið t.d. upplýsingar um tímasetningar, leiðbeinendur,

skráningartímabil og fleira. Hægt er að skrá inn sérstök skilaboð til

skipuleggjenda fræðslu áður en skráning fer fram. Skilaboðin eru skráð í

svæðið: Sérstakar leiðbeiningar. Til að skrá sig á námskeiðið er smellt á

hnappinn sem er að finna lengst til hægri á síðunni. Við það fær


_____________________________________________________________________

43 © Skýrr hf 2006

fræðslustjóri tilkynningu um skráninguna (og í sumum tilfellum næsti

yfirmaður, en það fer eftir því hvernig kerfið er sett upp hjá stofnun/fyrirtæki).


Skrá sig á námskeið

Smelltu á hnappinn Leita að námskeiði

Til þess að leita að námskeiðum sem eru á dagskrá er smellt á hnappinn Search for Training.

Skráðu inn algildisstaf % Skráðu algildisstafinn % í svæðið Leitarorð og þrýstu á hnappinn Hefja.

Skoða þau námskeið sem í boði eru

Listi af námskeiðum

Nú birtist listi af þeim námskeiðum sem í boði eru. Smelltu á heiti þess námskeiðs sem þú vilt fá nánari upplýsingar um.

Skrifa skilaboð Sérstakar leiðbeiningar

Hægt er að skrá skilaboð með skráningunni í svæðið sérstakar leiðbeiningar.

Skráðu þig á námskeið

Smelltu á hnappinn Skrá núna og staðfestu skráninguna með því að smella á hnappinn Senda.

14.2. Að afskrá sig af námskeiði

Notendur geta hvenær sem ef afskráð sig af námskeiðum. Það er gert með

því að smella á hnappinn Hætta við sem er fyrir aftan upplýsingar um

námskeið.

Leit að fræðslu og skráning á fræðslu

Mynd 31. Yfirlit yfir námskeið sem einstaklingur er skráðu á.


_____________________________________________________________________

44 © Skýrr hf 2006

Mynd 32. Skráningarsvæði fyrir ástæðu þess að starfsmaður hættir við námskeið.


Skrá sig af námskeiði Hætta við

Smelltu á hnappinn Hætta til þess að afskrá þig af námskeiði.

Afturköllunarstaða Fellilisti Veldu viðeigandi gildi af fellilistanum.

Ástæða afturköllunar Fellilisti Veldu viðeigandi ástæðu þess að þú ert að afskrá þig af námskeiði.

Staðfesta skráningu

Til þess að staðfesta afskráninguna er smellt á hnappinn Senda.


_____________________________________________________________________

45 © Skýrr hf 2006

15. Yfirlit

Starfsmenn geta skoðað og prentað út upplýsingar um eigin starfsferil hjá

atvinnurekanda þegar þörf er á. Á heimasíðu sjálfsafgreiðslunnar er valið

Yfirlit. Þegar flipinn Starf er valinn, þá birtist yfirlit starfsferils starfsmanns. Ef

hins vegar flipinn Starfsumsóknir er valinn, þá birtist yfirlit yfir starfsumsóknir

starfsmanns innan fyrirtækisins.

16. Samanburður

Í Sjálfsafgreiðslu Oracle er hægt að bera saman hæfni starfsmanna eða

umsækjenda og kröfur til starfa miðað við ákveðin leitarskilyrði. Með þessu

móti er t.d. hægt að finna hvaða umsækjandi passar best við lausa starfið

sem verið er að ráða í. Yfirmenn geta framkvæmt þennan samanburð í

sjálfsafgreiðsluhluta stjórnenda. Til þess að þessi samanburður sé mögulegur

þarf að vera búið að skilgreina kröfur til starfs og skrá hæfni einstaklingsins

sem á að skoða.

Sjálfsafgreiðsla stjórnenda Samanburður á hæfni og hæfnikröfum

Mynd 46. Hagkvæmnijöfnun.

Í þessari valmynd er annars vegar hægt að finna einstakling fyrir

atvinnutækifæri og hins vegar atvinnutækifæri fyrir einstakling.

Aðgerðir Skýringar


_____________________________________________________________________

46 © Skýrr hf 2006

Aðgerðir Skýringar

Finna einstakling fyrir atvinnutækifæri

Find Suitable People by Role

Finna starfsmenn, hugsanlega starfsmenn og umsækjendur sem passa við hæfnikröfur starfs, stöðu, deildar, laust starf, eða sambland þessara þátta.

Find Suitable People by Competency

Finna starfsmenn, hugsanlega starfsmenn og umsækjendur sem uppfylla þá hæfniþætti sem þú tilgreinir.

Compare People by Current Role

Bera saman hæfni starfsmanna og hugsanlegra starfsmanna sem núna sinna starfi eða stöðu í deild (eða í einhverri deild innan business group).

Compare Applicants for a Vacancy

Bera umsækjendur saman við laus störf eða stöður.

Finna atvinnutækifæri fyrir einstakling

Find Work Opportunities by Role

Finna atvinnutækifæri fyrir einstakling sem mætir hæfnikröfum eins eða fleiri starfa, staða, deilda eða samblandi af þessum þáttum.

Find Work Opportunities by Competency

Finna atvinnutækifæri fyrri starfsmann eða hugsanlegan starfsmann sem mætir hæfnikröfum sem eru tilgreindar.

Compare Pending Applications

Bera saman hæfni umsækjanda við hæfnikröfur lausra starfa.

Compare Current Assignments

Bera saman hæfni núverandi eða tilvonandi starfsmanna við verkefni.

Að finna einstakling fyrir atvinnutækifæri snýst um að leita að hæfasta

einstaklingi í ákveðin störf, t.d. er hægt að bera saman hæfni umsækjenda um

laust starf með því að smella á Compare Applicants for a Vacancy og skrá inn

leitarskilyrði.

Að finna atvinnutækifæri fyrir einstakling snýst um að skoða hæfni

einstaklings miðað við þær kröfur sem gerðar eru til þeirra starfa sem hann

sinnir. Með því að smella á Compare Current Assignments getur stjórnandi

skoðað þennan samanburð myndrænt.

Hægt er að gera samanburð á hæfni sem krafist er fyrir laus störf og hæfni

umsækjenda um starf. Byrjað er á því að setja inn leitarskilyrði sem notast á

við t.d. skrá heiti á lausa starfinu í Job Opening Title.


_____________________________________________________________________

47 © Skýrr hf 2006

Mynd 33. Samanburður á hæfni umsækjenda og kröfum til starfs.

Eftir að leitarskilyrði eru skráð inn og smellt er á Halda áfram hnappinn, kemur

listi yfir hentuga einstaklinga.

Mynd 34. Listi yfir hentuga einstaklinga.

Ýmist er hægt að skoða samanburð eftir einstaklingum eða hæfniþáttum.


_____________________________________________________________________

48 © Skýrr hf 2006

Hægt er að fá graf fyrir einstaklingana eftir hæfniþáttum með því að velja alla

einstaklingana á listanum (Select All hnappurinn) eða að velja hvern fyrir sig

(haka í reitinn fyrir framan nafn viðkomandi einstakling) og smella síðan á

hnappinn Graf fyrir fólk eftir hæfniþáttum. Þá getur stjórnandi skoðað

myndrænt hvernig hæfni einstaklinganna er í samanburði við þá hæfni sem

krafist er til starfsins. Til þess að skoða samanburð eftir einstaklingum er

hakað í reitinn fyrir framan nafn þess einstaklings sem á að skoða og síðan er

smellt á Graf hnappinn í aftasta dálkinum í töflunni.

Mynd 35. Graf fyrir hæfniþátt.

Blá lína sýnir lágmarkskröfu um færni, ljósgræn lína sýnir hámarkshæfni sem

einstaklingur má búa yfir (þegar hún er skilgreind) og græn lína sýnir

núverandi færnistig einstaklings. Á myndinni hér að ofan er hæfniþátturinn

Enska valinn, en hægt er að skipta um hæfniþátt með því að opna fellilistann,

velja nýjan hæfniþátt og smella á Hefja hnappinn.


_____________________________________________________________________

49 © Skýrr hf 2006

Mynd 50. Graf fyrir einstakling.


_____________________________________________________________________

50 © Skýrr hf 2006

17. Leit að starfsmönnum

Starfsmenn/Yfirmenn geta leitað að starfsmönnum eftir ákveðnum skilyrðum.

Þessi leit fer eftir aðgangsskilgreiningum notenda hverju sinni.

Starfsmannagrunnur er valinn á heimasíðu sjálfsafgreiðslunnar og þá opnast

eftirfarandi leitargluggi. Nafn eða hluti úr nafni sleginn inn í leitargluggann og

síðan birtast leitarniðurstöður á síðunni eftir að smellt er á Hefja hnappinn.

Mynd 52. Leit í starfsmannagrunni.

Þær upplýsingar sem birtast síðan þegar einstaklingur er valinn; eru nafn,

netfang, símanúmer, starfsheiti, deild, nafn yfirmanns o.fl.


_____________________________________________________________________

51 © Skýrr hf 2006

18. Myndaskrá

Mynd 1. Innskráningargluggi Oracle. ......................................................................................... 7 Mynd 2. Skráningargluggi til að breyta lykilorði. ........................................................................ 7 Mynd 3. Kostir, hægt að breyta um lykilorð. .............................................................................. 8 Mynd 4. Vistaðar færslur ......................................................................................................... 12 Mynd 5. Yfirlit ........................................................................................................................... 13 Mynd 6. Starfsmannagrunnur, leitargluggi. ............................................................................. 13 Mynd 7. Starfsmannagrunnur, yfirlit yfir einn starfsmann. ....................................................... 14 Mynd 8. Skráningarsvæði fyrir aðsetur. ................................................................................... 15 Mynd 9. Skráningarsvæði fyrir símanúmer. ............................................................................. 16 Mynd 10. Skráningarsvæði fyrir tengilið. ................................................................................. 17 Mynd 11. Yfirlit yfir launaseðla og launamiða starfsmanns. .................................................... 18 Mynd 12. Stillingar á launaseðlum........................................................................................... 18 Mynd 13. Hlutir í vörslu starfsmanns. ...................................................................................... 19 Mynd 14. Skráning á menntun. ................................................................................................ 20 Mynd 15. Skáning á öðrum viðurkenningum. .......................................................................... 22 Mynd 16. Skráningarsvæði fyrir hæfniþætti. ............................................................................ 24 Mynd 17. Skrá nánari upplýsingar um hæfniþátt. .................................................................... 24 Mynd 18. Að stofna eyðublað. ................................................................................................. 27 Mynd 19. Að velja starfsmann. ................................................................................................ 27 Mynd 20. Upplýsingar um eyðublað eru skráðar. .................................................................... 28 Mynd 21. Skráning á markmiði. ............................................................................................... 29 Mynd 22. Velja nýja þátttakendur. ........................................................................................... 31 Mynd 23. Skrá inn upplýsingar um nýja þátttakendur. ............................................................ 31 Mynd 24. Yfirfara starfsmannasamtal. ..................................................................................... 32 Mynd 25. Skilaboð vegna samtals. .......................................................................................... 32 Mynd 26. Skilaboð vegna starfsmannasamtals. ...................................................................... 33 Mynd 27. Uppfæra eyðublað. .................................................................................................. 33 Mynd 28. Upplýsingar um dagsetningar og fleira. ................................................................... 34 Mynd 29. Yfirlit eyðublaðs. ...................................................................................................... 34 Mynd 31. Yfirfara lokamat. ....................................................................................................... 38 Mynd 34. Yfirlit yfir námskeið sem einstaklingur er skráðu á. ................................................. 43 Mynd 35. Skráningarsvæði fyrir ástæðu þess að starfsmaður hættir við námskeið. .............. 44 Mynd 37. Samanburður á hæfni umsækjenda og kröfum til starfs. ......................................... 47 Mynd 38. Listi yfir hentuga einstaklinga. ................................................................................. 47 Mynd 39. Graf fyrir hæfniþátt. .................................................................................................. 48

fræðsluferill 1. útgáfa · 2013-11-28 · mannauðskerfi - sjálfsafgreiðsla 1.1 útg. _____ 3...

Documents