funÇÕes do gestor organizacional
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Curso de pós Gradação em Gestão Escolar do UBM Centro Universitário de Barra Mansa - RJ - 2012 - 2013TRANSCRIPT
Para a Teoria Neoclássica, as funções do Gestor correspondem aos elementos da Administração que Fayol definira no seu tempo (prever, organizar, comandar, coordenar e controlar), mas com uma roupagem atualizada.
Cada autor desvia-se dos demais por adotar funções administrativas ligeiramente diferentes
TABELA D PROCESSO ADMINISTRATIVO SEGUNDO CLÁSSICOS E NEOCLÁSSICOS
Fayol Urwick Gulick Koontz e O'Donnell
Newman Dale
Prever Investigação Previsão Planejamento
Planejamento Planejamento Planejamento Planejamento
Organizar Organização Organização Organização Organização Organização
Comandar Coordenar
Comando Coordenação
Administração de Pessoal Direção Coordenação
Designação de Pessoal Direção
Liderança Direção
Controlar Controle Informação Orçamento
Controle Controle Controle
De modo geral, se aceita hoje o planejamento, a organização, a direção e o controle como as funções básicas do gestor. Essas quatro funções básicas - planejar, organizar, dirigir e controlar - constituem o chamado processo administrativo.
Planejamento Organização Direção Controle
Na realidade, as funções do gestor, ou seja, o processo administrativo, forma mais do que uma seqüência cíclica, pois elas estão intimamente relacionadas em uma interação dinâmica.
Definir missão
Formular objetivos
Definir os planos para alcançá-los
Programar as atividades
Dividir o trabalho
Designar as atividades
Agrupar as atividades em órgãos e cargos
Alocar recursos
Definir autoridade responsabilidade
Designar asPessoas
Coordenar os esforços
Comunicar
Motivar
Liderar
Orientar
Definir padrões
Monitorar o desempenho
Avaliar o desempenho
Ação corretiva
Planejamento Organização Direção Controle
Quando consideradas isoladamente, o planejamento, a direção, a organização e o controle constituem funções administrativas.
Resultados
• Desempenho• Objetivos• Produtos• Serviços• Eficiência• Eficácia
Direção
Designar pessoas,dirigir seus esforços,motivá-las, liderá-las e comunicar
Planejamento
Formular objetivos e os meios para alcançá-los
Controle
Monitorar as atividades ecorrigir os desvios
Organização
Modelar o trabalho, alocar recursos ecoordenar atividades
Recursos
• Humanos• Financeiros• Materiais• Tecnológicos• Informação
As quatro funções administrativas
A função de planejar
Planejar
• Definir objetivos
• Verificar onde as coisas estão hoje
• Desenvolver premissas sobre condições futuras (cenários)
• Identificar meios para alcançar os objetivos
• Implementar os planos de ação necessários
Organizar Dirigir Controlar
EMPRESAS
•não trabalham na base da improvisação •tudo é planejado antecipadamente.•determina antecipadamente quais são os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer para alcançá-los
Planejar é definir os objetivos e escolher antecipadamente o melhor curso de ação para alcançá-los.
O planejamento define onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que seqüência
PRESENTE
ONDE ESTAMOS AGORA?
SITUAÇÃO ATUAL
PLANOS
PLANEJAMENTO
FUTURO
ONDE PRETENDEMOS
CHEGAR?
OBJETIVOS PRETENDIDOS
•O planejamento é um processo que começa com os objetivos e define os planos para alcançá-los. •A fixação dos objetivos é a primeira coisa a ser feita: saber onde se pretende chegar para se saber exatamente como chegar até lá.•Objetivos são resultados futuros que se pretende atingir. •São alvos escolhidos que se pretende alcançar•As organizações buscam alcançar vários objetivos ao mesmo tempo. •Os objetivos da empresa predominam sobre todos os demais objetivos,• Os objetivos maiores impõem-se aos objetivos específicos
Os objetivos das organizações podem ser visualizados em uma hierarquia que vai desde os objetivos globais da organização até os objetivos operativos ou operacionais
Além da hierarquia de objetivos, existe também uma hierarquia do planejamento. Nesse sentido, existem três níveis distintos de planejamento:
ESTRATÉGICO
TÁTICO
OPERACIONAL
Nível Estratégico
Nível Tático
Nível Operacional
Planejamento Operacional
Decisões Operacionais
Planejamento Tático
Decisões Táticas
Planejamento Estratégico
Decisões Estratégicas
TIPO NÍVEL
Planejamento Estratégico Estratégico
Planejamento Mercadológico
Planejamento Financeiro
Planejamento da Produção
Planejamento de Recursos
Humanos
Planejamento Organizacional Tático
Plano de preços e produtos
Plano de despesas
Plano de capacidade da
produção
Plano de recrutamento e
seleção
Plano diretor de sistemas
Operacional
Plano de promoção
Plano de investimentos
Plano de controle de qualidade
Plano de treinamento
Plano de estrutura
organizacional
Plano de vendasPlano de compras
Plano de estoques
Planos de cargos e salários
Plano de rotinas administrativas
Plano de distribuição
Plano de fluxo de caixa
Plano de utilização de mão-de-obra
Plano de promoções
Plano de informações gerenciais
Plano de pesquisas de
mercado
Plano de orçamento
Plano de expedição de
produtos
Plano de capacitação
interna
Plano de comunicações
A P
C D
Consolidação e interligação
dos resultados
Análise e controle de resultados
Planejamentos operacionais das
unidades organizacionais
Planejamento Estratégico da Empresa
Análise e controlede resultados
Planejamentos táticos da empresa
Analise e controle de resultados
A P
C D
TABELA – OS TRÊS NÍVEIS DE PLANEJAMENTO.
PlanejamentoConteúdo Extensão
de TempoAmplitude
Estratégico Genérico, sintético e abrangente.
Longo prazo Macroorientado. Aborda a empresa como uma totalidade.
Tático Menos genérico e mais detalhado
Médio prazo Aborda cada unidade da empresa separadamente.
Operacional Detalhado, específico e analítico
Curto prazo Microorientado. Aborda cada tarefa ou operação apenas.
Planejamento estratégico
É o planejamento mais amplo da organização como um todo. Suas características são:
• É projetado a longo prazo, tendo seus efeitos e conseqüências estendidos a vário anos pela frente.• Envolve a empresa como uma totalidade, abrange todos os recursos e áreas de atividade, e preocupa-se em atingir os objetivos ao nível organizacional.• É definido pela cúpula da organização (no nível institucional) e corresponde ao plano maior ao qual todos os demais estão subordinados.
Planejamento tático
É o planejamento que abrange cada departamento ou unidade da organização. Suas características são:
• É projetado para o médio prazo, geralmente para o exercício anual.• Envolve cada departamento, abrange seus recursos específicos e preocupa-se em atingir os objetivos departamentais.• É definido no nível intermediário, em cada departamento da empresa.
Planejamento operacional
É o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade específica. Suas características são:
• É projetado para o curto prazo, para o imediato.• Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se com o alcance de metas específicas.• É definido no nível operacional, para cada tarefa ou atividade.
PlanejamentoEstratégico
Planejamentosoperacionais
Resultados esperados
pelas unidades organizacionais
Resultados apresentados
pelas unidades organizacionais
Planejamentos Táticos
Retroação e avaliação
RH
Produção
Organizacional
Mercadologico
Finaceiro
Correlação entre tempo e atividades (agendas). Representados por cronogramas
Tipos
de
Planos
Relacionados com Métodos
Relacionados com Dinheiro
Relacionados com Tempo
Relacionados com
Comportamentos
Procedimentos
Orçamentos
Programas ou
Programações
Regras ou
Regulamentos
Métodos de trabalho ou de execução. Representados por fluxogramas.
Receita / despesa em um dado espaço de tempo.
Como as pessoas devem se comportar em determinadas situações.
A função de organizar
Organizar
• Dividir o trabalho
• Agrupar as atividades em uma estrutura lógica
• Designar as pessoas para sua execução
• Alocar os recursos
• Coordenar os esforços
Dirigir ControlarPlanejar
A palavra organização pode assumir vários significados:
Organização como uma entidade social •Organização formal •Organização informal
Organização como função administrativa e parte integrante do processo administrativo. Nesse sentido, organização significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer as relações entre eles e as atribuições de cada um.
Organizar consiste em:1. Determinar as atividades específicas necessárias ao alcance dos objetivos planejados (especialização);2. Agrupar as atividades em uma estrutura lógica (departamentalização);3. Designar as atividades às específicas posições e pessoas (cargos e tarefas).
A organização pode ser estruturada
Organização ao nível global; Organização ao nível departamental Organização ao nível das tarefas e
operações
Organização ao nível global: É a organização que abrange a empresa como uma totalidade. É o chamado desenho organizacional, que pode assumir três tipos: a organização linear a organização funcional e a organização do tipo Linha staff.
É a organização que abrange cada departamento da empresa.
É o chamado desenho departamental ou simplesmente departamentalização.
Organização ao nível departamental:
É a organização que focaliza cada tarefa, atividade ou operação especificamente. É o chamado desenho dos cargos ou tarefas, feito por meio da descrição e análise dos cargos.
Organização ao nível das tarefas e operações
TABELA DOS TRÊS NÍVEIS DE ORGANIZAÇÃO.
AbrangênciaTipo de Desenho Conteúdo Resultante
Nível institucional
Desenho organizacional
A empresa como uma totalidade
Tipos de organização
Nível intermediário
Desenho departamental
Cada departamento isoladamente
Tipos de departamentalização
Nível operacional
Desenho de cargos e tarefas
Cada tarefa ou operação apenas
Análise e descrição de cargos
A função de dirigir
Dirigir
• Dirigir os esforços para um propósito comum
• Comunicar
• Liderar
• Motivar
• Orientar as pessoas
• Impulsionar as pessoas
Organizar ControlarPlanejar
Direção O papel da direção: acionar e dinamizar a empresa. A direção está relacionada com a ação, com o colocar-se em marcha, e tem muito a ver com as pessoas, está diretamente relacionada com a atuação sobre os recursos humanos da empresa.
As pessoas devem ser aplicadas em seus cargos e funções, treinadas, guiadas e motivadas para alcançarem os resultados esperados.
Os objetivos devem ser alcançados por meio das atividades das pessoas que compõem a organização.
Os subordinados devem ser dinamizados e complementados pela orientação a ser dada por meio de uma adequada comunicação e habilidade de liderança e de motivação.
Para dirigir os subor- dinados, é precisa comuni- car, liderar e motivar envolver orientação, assistência à execução, comunicação, motivação, enfim todos os processos por meio dos quais os administradores procuram influenciar para que se comportem dentro das expectativas e consigam organização.
Abrangência da DireçãoDirigir significa interpretar os planos para os outros e dar as instruções sobre como executá-los em direção aos objetivos a atingir.
Os diretores dirigem os gerentes, os gerentes dirigem os supervisores e os supervisores dirigem os funcionários ou operários.
1. Direção ao nível global: É a direção que abrange a organização como uma totalidade. É a direção propriamente dita. Cabe ao presidente da empresa e a cada diretor em sua respectiva área. Corresponde ao nível estratégico da organização.2. Direção ao nível departamental: É a direção que abrange cada departamento ou unidade da organização. É a chamada gerência. Envolve o pessoal do meio do campo, isto é, do meio do organograma. Corresponde ao nível tático da organização.3. Direção ao nível operacional: É a direção que abrange cada grupo de pessoas ou de tarefas. É a chamada supervisão. Envolve o pessoal da base do organograma. Corresponde ao nível operacional da organização.
A direção pode se dar em três níveis distintos
Os três níveis de direção
Níveis de Organização
Níveis de Direção
Cargos Envolvidos
Abrangência
Institucional Direção Diretores e altos executivos
A empresa ou áreas da empresa
Intermediário Gerência Gerentes e pessoal do meio do campo
Cada departamento ou unidade da empresa
Operacional Supervisão Supervisores e encarregados
Cada grupo de pessoas ou tarefas
A função de controlar
Controlar
• Definir padrões de desempenho
• Monitorar o desempenho
• Comparar o desempenho com os padrões estabelecidos
• Tomar a ação corretiva para corrigir desvios e assegurar o alcance dos objetivos
Planejar Organizar Dirigir
A palavra controle pode assumir vários significados em Administração, a saber:
1.Controle como função restritiva e coercitiva: 2.Controle como um sistema automático de
regulação3.Controle como função administrativa:
Controle como função restritiva e coercitiva:
Utilizado no intuito de coibir ou limitar certos tipos de desvios indesejáveis ou de comportamentos não aceitos. Nesse sentido, o controle apresenta um caráter negativo e limitativo, sendo muitas vezes interpretado como coerção, delimitação, inibição e manipulação.
Controle como um sistema automático de regulação: Utilizado no sentido de manter automaticamente um grau constante de fluxo ou de funcionamento de um sistema. O mecanismo de controle detecta possíveis desvios ou irregularidades e proporciona automaticamente a regulação necessária para voltar à normalidade. Quando algo está sob controle significa que está dentro do normal.
Controle como função administrativa:
É o controle como parte do processo administrativo, como o planejamento, organização e direção.
Comparação do desempenho com o padrão estabelecido
Estabelecimento de Padrões
Observação do Desempenho
Ação Corretiva
Fases do ControleO controle é um processo cíclico composto de quatro fases, a saber:
RetroaçãoRetroação
ProcessamentoProcessamento
Ambiente Externo
EntradaEntrada SaídaSaída
Os quatro tipos de padrões
Tipos
de
Padrões
Padrões deQuantidade
Padrões de Qualidade
Padrões de Tempo
Padrões de Custo
• Volume de produção• Níveis de estoque• Número de horas trabalhadas• Volume de vendas
• Controle de qualidade do produto• Controle de qualidade do processo• Especificações do produto• CQ da matéria-prima
• Tempo padrão de produção• Tempo médio de estocagem• Padrões de rendimento• Tempo médio de atendimento
• Custo de produção• Custo de estocagem• Custo padrão• Custo médio de financiamento
Formulação de
Objetivos
Estabeleci-mento de Padrões
Mensuraçãodo
desempenho
Comparação do
desempenhocom
padrões
AçãoCorretiva
se necessário
Ajustar os padrões
Ajustar o desempenho
Ação corretiva
Controle Conteúdo Extensão de Tempo
Amplitude
Estratégico Genérico, sintético e abrangente.
Longo prazo Macroorientado. Aborda a empresa como uma totalidade
Tático Menos genérico e mais detalhado
Médio prazo Aborda cada unidade da empresa separadamente
Operacional Detalhado, específico e analítico.
Curto prazo Microorientado. Aborda cada tarefa ou operação apenas
Abrangência do Controle
GOVERNO
FORNECEDORES
SISTEMAFINANCEIRO
SINDICATOS TECNOLOGIA
CONCORRÊNCIA
CONSUMIDORES
COMUNIDADE
MERCADO DE MÃO-DE-OBRA
Ambiente do sistema da empresa