Gerenciamento de

Em Projetos

Quais são suas expectativas para este treinamento?

Replanejamento dos Custos

Controle de Custo

Orçamento/ Budget

Desperdício

Escopo e Custo

Custo baseado nas atividades EVA

Como identificar estouros de orçamento

Previsto x Realizado Estimativa de Custos

Conteúdo solicitado via pesquisa

O que você entende por Gerenciamento de Custos em projetos?

“Medidas monetárias adotadas para o

funcionamento de uma

organização através do pagamento de

tributos, investimentos e

ações para o atingimento das

metas”.

Custo.:

Ana Maria Lopes de Sá e Antonio Lopes de Sa, DICIONÁRIO DE CONTABILIDADE , atlas, 2009

“ É o ato de planejar, estimar, monitorar e

controlar os custos utilizando metodologia e técnicas que

devem ser definidas claramente para todos que participam do

projeto”.

Gerenciamento de custo:

Gerenciar bem os

custos é uma das

atribuições do gestor de

Projetos de qualquer

organização,

independente do

segmento de atuação.

40% das empresas têm problemas com o

cumprimento do orçamento.

*Pesquisa realizada pelo Project Management Institute (PMI) em 2013 com 676 empresas

Custos Diretos

Custos relacionados diretamente

com as entregas dos

produtos e serviços oferecidos:

Ex. Papelaria para formação e

aplicação em sala de aula, Salário

da sede e mediadores, Laboratórios

e periféricos...

Custos Indiretos

Custos relacionados ao

apoio na elaboração

e monitoramento dos

projetos. Independentemente

da quantidade de projetos o

custo se mantem estável: Ex.

Salário matriz, Administração

da matriz...

Como gerenciar os custos?

1º Planejar o Gerenciamento

dos Custos

2º Estimar Custos

3º Determinar Orçamento

4º Controlar Custos

Plano de Gestão do Projeto, Linha de base do Escopo, Cronograma

Plano de Gestão de custo, EAP Precificada, Declaração de Escopo, Cronograma, Registro de Risco

Plano de Gestão de custo, EAP Precificada, Declaração de Escopo, Cronograma, Registro de Risco, Contratos

Plano de Gestão do Projeto, Necessidades de financiamento, Informações de Desempenho, Ativos

Plano de Gestão de Custo

Estimativa de Custos, EAP Precificada, Atualização dos documentos do Projeto

Informação de Desempenho, Previsão de Custo, Mudança solicitada, Atualização de documentos

Linha de base do custo, Necessidade de financiamento, atualização de documentos

Processo Entradas Saídas

PMBOK, 5ºEdição, PMI

Planejar gerenciamento de Custos

“Estabelecer as políticas,

procedimentos e documentação para planejar, gerenciar,

executar e controlar os custos do projeto”.

Responsável: Gerente do Projeto Material: Processo Gerir Custo

Arquivo

NF:

Sistema de pedidos:

Nome do Projeto:

Gerente do Projeto: Equipe do projeto:

Aprovações Orçamentárias: Especificação Técnica:

Documentos de Suporte

Lista de Aquisições

Plano Orçamentário

Controle de Custo

Relatório de Viagens

Relatório de Centro de Custo

Fluxo – Gerir Custos

Estimar custo

Desenvolver uma estimativa (projeção) dos

custos dos recursos necessários para

executar as atividades do projeto.

Responsável: Gerente do Projeto e Equipe do Projeto Material: Solicitação de Aquisição e EAP Precificada

“A estimativa de custo é feita com base em pesquisas e histórico de compras da empresa, e, é de suma

importância para a criação de um plano orçamentário coeso com a realidade do projeto”.

O ideal é avaliar 3 cenários utilizando a Técnica PERT

Pessimista

Cenário característico por uma análise minuciosa de Risco. Como se tudo pudesse dar errado ao mesmo tempo no projeto.

Otimista

Cenário onde tudo ocorre da melhor maneira imaginável. Onde tudo da sempre certo. Este cenário não avalia nenhum tipo de risco atribuído ao projeto.

Realista (Mais provável)

Cenário que avalia o equilíbrio entre as informações. Sua principal fonte de dados são os históricos dos projetos e pesquisas desenvolvidas.

Desvio padrão = Pessimista - Otimista 6

Calculo PERT

Ex. Câmera Digital

Qtd. 35

Otimista: 150,00 Cada – R$ 5.250,00

Realista: 250,00 Cada – R$ 8.750,00

Pessimista: 450,00 Cada – R$ 15.750,00

6

Estimativa ideal = Otimista + 4x Realista + Pessimista

6

Estimativa ideal = 5.250 + 4x 8.750 + 15.750 = R$ 9.333,33 ou R$ 266,66 - cada

Desvio padrão = 15.750 – 5.250 = R$ 1.750,00 ou R$ 50,00

6

Quando eu tenho os dados do que eu preciso

entregar e quanto vou gastar em

média para realizar as atividades eu consigo

desenvolver a EAP Precificada.

“EAP – Estrutura Analítica do Projeto é o detalhamento do

projeto em entregas e pacotes de trabalho”

Vamos à Pratica! Imagine o seguinte cenário: Vamos aplicar uma avaliação diagnostica da matemática num determinado município sendo: 6 escolas; 2 turmas por escolas (manhã e tarde); 360 alunos. Qual seria a estimativa de valor dessa ação? Se organizem em duplas e utilizem as ferramentas disponíveis em seu material: Lista de Atividades e a EAP precificada.

Vamos à pratica! Avaliação Diagnóstica

Preparação do Conteúdo Aplicação Avalição de Resultado

Pesquisa de conteúdo Treinamento para mediadores

Correção da prova

Desenvolvimento de questionário

Logística de entrega nas escolas

Apresentação ao Cliente

Impressão da Avaliação Plano de ação

Determinar Orçamento Determinar o

orçamento a ser liberado para a

execução das atividades conforme a estimativa de custos

levantada.

Responsável: Diretor Financeiro Material: Planilha de precificação do Projeto.

Controlar custos Controlar os Custos tem

como objetivo monitorar o status do

projeto para atualizar o orçamento e gerenciar alterações na linha de

base dos custos.

Responsável: Gerente do Projeto Material: Planilha de controle de custo

O registro do custo se dá na data que de fato

foi aprovado, não importando quando vou

pagar ou receber, mas sim quando foi realizado o comprometimento da

verba.

Competência

O registro dos custos se dá quando estes forem

pagos, liquidados, ou recebidos, como se fosse uma

conta bancária. Os recebimentos e pagamentos são reconhecidos unicamente

no momento em que se recebe ou se paga.

Fluxo de Caixa

Regime de Custo

A partir do momento que tenho

controle dos meus custos, tenho um melhor tempo de

resposta quando algo não está caminhando como planejado.

E.V.A Desempenho do Projeto

Análise de Valor Agregado

Estou entregando o que me

comprometi com o valor que

planejei.

Todos os dados gerados fazem parte da análise de

controle de custos do projeto.

Pois é necessário avaliar os motivos de todo e qualquer

desvio, mesmo quando positivo.

Qual a importância de se fazer um bom Gerenciamento dos custos?

Segue uma historia para reflexão....

Tudo esta muito bem, temos orçamento suficiente até o

fim do projeto.

Como os custos podem ser

influenciados pelas outras áreas

do conhecimento de projetos ?

Custo Áreas do conhecimento

Comunicação

Risco Stakeholders

Tempo

Qualidade

Integração

Recursos Humanos Escopo

Aquisições

Por que os custos mudam do planejado?

Escopo

Mudança de Escopo

Entregas programadas (EAP Precificada)

Goldplanting

Goldplating

Como eles impactam o projeto?

Aquisições

Plano de Aquisições

Roubos, furtos, reposição

Compras não planejadas

Retrabalho, Especificação errada

Especificar bem é essencial...

Uma boa especificação deve ter:

Detalhes de cor, tamanho, modelo desejado;

Link do material;

Detalhes técnicos (voltagem, capacidade...);

Para que eu vou utilizar este produto? Qual minha real necessidade?

E o motivo?

Categoria do produto.

Recursos Humanos

Consultoria

Folha de pagamento

Deslocamento/ Viagens

Demissão/ Substituição

Tempo

Cronograma

Alteração de cronograma

Atrasos

Risco Reserva de Contingência

Ações Corretivas

Evitando desperdício

O que eu posso fazer para minimizar os desperdícios dos

projetos?

Siga sempre o seu planejamento

Compartilhe recursos

Tenha o mínimo de estoque

Atente-se as especificações

Valide sempre o goldplating

Referências PMBOK 5º Edição

Gerenciamento de Custos em Projetos – FGV, 2008

DICIONÁRIO DE CONTABILIDADE , atlas, 2009

http://www.pmtech.com.br/PMP/Formulas_valor_agregado.pdf

http://www.maturityresearch.com/novosite/index.html

http://www.bloglecom.com.br/2014/03/28/dicas-praticas-de-gestao-para-evitar-scope-

creep-projeto/

http://slideplayer.com.br/slide/1637434/

“Um bom gerenciamento

do projeto é como o

germinar de um arvore, é

necessário os recursos na

medida certa para que ela

cresça de maneira saudável.

Muito adubo ou água pode

afetar sua estrutura tanto

quanto a escassez.

Para que tenha um

crescimento e gere frutos

todos precisam se

empenhar em desenvolver o

melhor cuidado em cada

etapa.”