gestión del tiempo

7/18/2019 Gestión Del Tiempo

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TRABAJO DE INVESTIGACIÓN GESTIÓN DEL TIEMPO

GESTIÓN DEL TIEMPO: 10 Herramientas

OBJETIVOS

Fortalecer la capacidad de administrar el tiempo disponible, orientando los esfuerzos personales y de la institución hacia resultados de mayor calidad y productividad.

HERRAMIENTAS PARA EL MANEJO DEL TIEMPOHerramienta Obeti!"

1 30 maneras de hacer más tiempo Disponer de acciones concretas paraadministrar mejor el tiempo.

!nventario diario "er consciente de las actividades diarias y eltiempo asi#nado a ellas.

3 !nventario de $uita%tiempos !dentificar actividades $ue nos $uitan tiempo

para poder manejarlas.& 'edacción de metas ()presar nuestros lo#ros proyectados pararealizar un mejor trabajo.

* +anejo de documentos (vitar el papeleo- innecesario +anejo de a#enda /lanificar las actividades en función al tiempo

disponible. ($uipo básico 'eunir lo indispensable para la or#anización

personal. 2ndice de ur#encia onocer el #rado en $ue lo ur#ente controla

nuestro tiempo.4 5entana del tiempo !dentificar el empleo de nuestro tiempo se#6n

lo importante- y lo ur#ente-.10 +anejo de estr7s 'educir la tensión provocada por diferentes

factores.

#POR $%& ADMINISTRAR MI TIEMPO'Genera(i)a)es(l tiempo es un componente muy importante de la cultura empresarial, muchasor#anizaciones miden su efectividad en base al tiempo empleado para obtener resultados. (l tiempo se ha convertido en un factor de competitividad muy valioso entre

las compa89as. :o#rar una administración eficaz del tiempo va a permitir a las empresascontar una ventaja competitiva muy importante.

:o primero $ue debemos hacer es aceptar $ue nunca va a haber tiempo para todo. "e puede visualizar al tiempo como un malet9n $ue contiene & horas, del cual vamos a ir sacando estas horas pero nunca las vamos a poder recuperar. ;ambi7n se le puedevisualizar como un automóvil cuyo tan$ue se llena todos los d9as con & horas. (s claveadministrar nuestro tiempo para as9 hacer un uso más efectivo de 7ste.

/or consi#uiente, el 7)ito es lo#rar lo $ue uno se propone. ada persona posee unsi#nificado distinto del tiempo. /ara al#unos el tiempo es al#o $ue pasa muy rápido <el

d9a a d9a=, mientras $ue para otros es al#o mucho más lento <para ellos periodos cortos pueden ser de cinco meses o más=.

% 1 % CRZ/Teuni




*"rmas )e +"n+ebir e( tiem," Los griegos empleaban dos dimensiones del tiempo:

• >yon? $ue es el tiempo subjetivo, en el cual estaba incluidos las vivencias, las

metas, el destino y la dirección $ue cada uno le da a su vida.• ronos? (s el tiempo objetivo, el $ue se puede medir en minutos, horas d9as, etc.

Principio de Pareto

(l principio de /areto establece? :os elementos si#nificativos de un se#mentodeterminado normalmente constituye una pe$ue8a fracción del total de lo $ue contieneel #rupo-.

:a e)periencia confirma $ue las personas más eficientes no pierden tiempo entrivialidades. /or el contrario, se centran en los asuntos realmente importantes y $uevalen la pena. Dele#an los de menor importancia o simplemente los i#noran.

(sfuerzos 'esultados

>plicación del /rincipio de /areto % @ cómo priorizarA• (l 0B de nuestro tiempo hace el 0B de nuestro trabajo.• (l 0B de nuestra lista son s.• :as s dan idea de estar haciendo mucho.• (mpezar con >s, no con s.• "iempre es posible aun$ue sólo ten#amos 10 minutos.

(jemplos• 0B de las ventas viene del 0B de los clientes.• 0B del ausentismo proviene del 0B de los empleados.• 0B de las utilidades se #enera por el 0B de los productos.• 0B de las comidas servidas repite el 0B de las recetas disponibles.• 0B de las llamadas telefónicas entrantes son realizadas por el 0B de $uienes

llaman.• 0B del tiempo de lectura del diario cubre el 0B de las pá#inas totales.• 0B de las salidas a comer se hace en el 0B de los restaurantes favoritos

% % CRZ/Teuni

0B

0B

0B

0B




Dis+-si.n / Gr-,a(>nota los aspectos menos y más aplicables en tu lu#ar de trabajo

/reparación y or#anización

Men"s a,(i+ab(e Ms a,(i+ab(e

!nterrupciones

'euniones

;el7fono

"istemas en la oficina

HERRAMIENTA N1: 20 MANERAS DE HA3ER M4S TIEMPOObeti!"Disponer de acciones concretas para administrar mejor el tiempo.

Des+ri,+i.n Preparación y organización

1. ;en un escritorio ordenado

. "7 consciente del tiempo $ue mal#astas.3. (scribe una lista de trabajos a realizar.&. Dele#a lo má)imo $ue puedas*. Di no- a trabajos $ue no sean tuyos.. "7 decidido.. Fija plazos realistas.. "epara un tiempo para trabajar en privado.

Como tratar las interrupciones

4. Cbserva $ui7n necesita realmente acceder a ti10. Deja $ue la secretaria o al#uien más de tu departamento atienda el resto.11. /re#unta por $u7 han venido a verte1. /onte de pie cuando esa persona entre.13. "7 infle)ible con el tiempo y cort7s con la #ente .1&. "u#iere una reunión mas tarde.1*. 'e6nete en la oficina de la otra persona.1. "i7ntate en el escritorio.1. uarda las pe$ue8as charlas para el bar-.

Reuniones

1. Eo desperdicies el tiempo ajeno

14. /lanea la reunión.0. Eo permitas interrupciones.

% 3 % CRZ/Teuni




Teléfono

1. ue al#uien reciba tus llamadas.. Gaz tus llamadas en blo$ue.3. (scribe los temas $ue deseas alcanzar en tus llamadas.&. (state alerta al paso del tiempo en el tel7fono.

Sistemas que se pueden implementar en la oficina.

*. ;ermina una tarea antes de comenzar las si#uiente.. /lanea el d9a con la ayuda de la secretaria.. Gaz $ue ella se ocupe del correo.. ;rata de tocar cada papel una vez.4. Gaz uso de tiempos comprometidos.30. oloca un reloj donde todos puedan verlo.

HERRAMIENTA N5: INVENTARIO DIARIOObeti!";omar conciencia de todas las actividades $ue realizamos diariamente y el tiempoasi#nado a estas .

Des+ri,+i.n>nota todas las actividades $ue realizas durante el d9a de forma detallada.ada Goja debe ser llenada diariamente por un periodo m9nimo de dos semanas.

Fecha? HHHHHIHHHHHHIHHHHH

H"ra A+ti!i)a) P I Pri"ri)a) Pers"na 3"mentari"

/ J planificado ! J !nterrupción

% & % CRZ/Teuni




HERRAMIENTA N2: INVENTARIO DE $%ITA6TIEMPOSObeti!"s!dentificar actividades $ue nos $uitan tiempo para poder manejarlas.

3ara+ter7sti+as(sta herramienta se debe utilizar periódicamente, consi#nando en ellas todas lasactividades $ue consideras son un $uita%tiempo. :lena cada recuadro de la si#uientemanera?

• Descripción I tipo? Describe cada $uita%tiempo y, de ser posible, identifica el tipoal $ue pertenece.

• onvenio !nvisible? >naliza el convenio $ue sostiene cada $uita%tiempo. !ndica$u7 convenio lo sostiene y con $ui7n o $uienes se da.

FechaHHHIHHHIHHH

In!entari"Des+ri,+i.n 8 Ti," 3"n!eni" in!isib(e

HERRAMIENTA N9: REDA33IÓN DE METASObeti!"()presar nuestros lo#ros proyectados para realizar un mejor trabajo.

Des+ri,+i.n<>cción o verbo en infinitivo= <resultado= para <fecha= utilizando <factores de costo

má)imo=• Kna acción o verbo en infinitivo? /uesto es la declaración de un resultado, hay

una acción debe reflejar claramente el lo#ro de al#o, no sólo la realización deesa actividad.

• Kn 6nico resultado fácil de medir? asi todas las metas producirán una #ranvariedad de resultados. (s importante seleccionar un indicador clave $ue

proporcione una idea clara de los resultados deseados.• :a fecha en la $ue se alcanzará el resultado? este es un factor esencial para

#arantizar la acción oportuna. (n al#unos casos pueden ser una fecha l9mite y enotros, un periodo.

% * % CRZ/Teuni




• :os factores de costo má)imo? antes de comprometerte con una meta necesitasconocer $u7 recursos se re$uieren. (stos incluyen el tiempo y esfuerzonecesarios, as9 como los costos en efectivo.

(jemplo

>cción 'educir...'esultado ...en un 3B el costo por unidad de la pasta de dientes +!E;...Fecha ...para el 1L de marzo...osto má)imo ...utilizando una inversión $ue no sea mayor a M &*,000.

>cción'esultadoFechaosto má)imo

HERRAMIENTA N: MANEJO DE DO3%MENTOSObeti!"(vitar el papeleo- innecesario

Des+ri,+i.n

• Nota todo lo $ue se pueda• ;oca una sola vez cada documento• Ktiliza notas internas <post it= para destacar lo $ue te interesa

• Ksa te)tos modelo como base para redactar • 'ecibe documentación en blo$ue• Ksa y dise8a formularios para cosas repetitivas• onserva encima de tus escritorio lo $ue usas diariamente• 'etira todo lo $ue puedas de encima• Deja dentro lo $ue usas semanalmente• Gaz lo mismo con otros aspectos de tu vida

HERRAMIENTA N;: MANEJO DE AGENDAObeti!"/lanificar las actividades en función al tiempo disponible.

Des+ri,+i.n

• Ksa una a#enda $ue se acomode a tus necesidades, en la cual puedas pro#ramar actividades a corto plazo <semanal= y a lar#o plazo <anual=

• /lanifica las actividades del d9a de modo fle)ible para $ue puedas atender emer#encias u oportunidades $ue pueden presentarse inesperadamente.

• Determinar apro)imadamente cuánto tiempo re$uerirá un proyecto y lue#o

asi#na un poco más.

% % CRZ/Teuni




• Crdena las actividades a realizar cada d9a a#rupando las tareas similares en blo$ues, para obtener el má)imo aprovechamiento

HERRAMIENTA N<: E$%IPO B4SI3OObeti!"'eunir lo indispensable para la or#anización personal.

Des+ri,+i.n olsillo

'eloj, llaves, tarjeta telefónica, dinero, che$uera, documentos, lapicero, calculadora,foto, medio de comunicación inalámbrico.

!scritorio

• ;el7fonos• >#enda para citas• :ibreta de direcciones o archivo• +uebles? ajones, archivador, lámparas, basurero• :ibros de referencia? Diccionarios, atlas, sinónimos y antónimos• /apeler9a? Nlanco, l9neas, cuadriculado, carbón, transparencias, borrador,

sobres, fólderes de manila, fólderes de plástico, post O it, tarjetas.• Ptiles? :ápices, colores lapiceros, borradores, tajador, re#la,

en#rampador, compás, perforador, #oma, cinta adhesiva, clips, li#as,

tijera, plumones, resaltador de te)to, li$uid paper, portalápices.• !nformática? omputadora, impresora y suministros <dis$uetes, eti$uetas,

dis$uetera, toner o cartucho de impresión, etc.=

"mbiente

• olor adecuado• /oca decoración• (spacios para tareas distintas• ontrol de tránsito• "illa cómoda• "illas de visitantes• >mbiente para reuniones• Na8os• !luminación y ventilación

"utomó#il

• Documentos• u9a de calles• :lanta de repuesto• ata• :lave de tuercas

% % CRZ/Teuni




• ;rian#ulo de se#uridad• +edidor de aire• "o#a de remol$ue• +anual del automóvil

HERRAMIENTA N=: >NDI3E DE %RGEN3IAObeti!"onocer el #rado en $ue lo ur#ente controla nuestro tiempo

Des+ri,+i.n+arca con un c9rculo el n6mero $ue represente con mayor e)actitud las conductas oactitudes normales referentes a los enunciados $ue aparecen a la iz$uierda. <0 J EuncaQ J >l#unas 5ecesQ & J "iempre=.

1. /arece $ue ha#o mi trabajo mejor bajo presión. 0 1 3 &. on frecuencia culpo al apuro y la presión e)ternos por no poder 0 1 3 & dedicar unos momentos a una profunda introspección.3. > menudo me siento frustrado por la lentitud de la #ente y las cosas 0 1 3 & $ue me rodean. Cdio esperar o hacer cola.&. +e siento culpable cuando me tomo unos minutos de descanso. 0 1 3 &*. "iempre corro de un lu#ar o eventos a otro. 0 1 3 &. on frecuencia descubro $ue despido a la #ente para terminar un 0 1 3 & proyecto.. "iento ansiedad cuando no estoy en contacto con la oficina por más 0 1 3 &

de unos pocos minutos.

. > menudo me preocupo por al#o cuando estoy haciendo otra cosa. 0 1 3 &4. 'indo lo má)imo cuando manejo una situación de crisis. 0 1 3 &10. (l flujo de adrenalina debido a una nueva crisis me satisface mas 0 1 3 &

$ue la se#ura obtención de resultados a lar#o plazo.11. (n lu#ar de emplear el tiempo de calidad con personas importantes 0 1 3 &

en mi vida, suelo destinarlo a solucionar situaciones de crisis.1. reo $ue la #ente comprenderá si debo fallarles o dejar las cosas 0 1 3 &

de lado por tener $ue manejar una crisis.13. uento con solucionar una situación de crisis para $ue el d9a ten#a 0 1 3 &

si#nificado y propósito.1&. "uelo desayunar o almorzar mientras trabajo. 0 1 3 &

1*. /ersisto en la idea de $ue al#6n d9a har7 lo $ue en realidad deseo. 0 1 3 &1. "i la bandeja de salida sobre mi escritorio esta llena, siento $ue fue 0 1 3 &un d9a productivo

:ue#o contabiliza los puntajes y saca una conclusión al respecto, res6melo en lasi#uiente tabla?

% % CRZ/Teuni




HERRAMIENTA N?: VENTANA DEL TIEMPOObeti!"!dentificar el empleo de nuestro tiempo se#6n lo importante- y lo ur#ente-.

Des+ri,+i.n !l cuadrante $ representa lo ur#ente e importante, por ejemplo, cumplir un plazo,reparar una má$uina esencial o ayudar a un ni8o lastimado. >$u9 es donde necesitamostiempo, producimos, aplicamos nuestros conocimientos y e)periencias. /ero es verdad$ue muchas actividades se vuelven ur#entes por planearlas mal, por no prevenir o por

posponerlas.

!l cuadrante $$ incluye actividades $ue son importantes pero no ur#entes. (s elcuadrante de la calidad? se piensa a lar#o plazo, se planifica, se previene, nosdesarrollamos y capacitamos. !#norarlo solo nos estresara y profundiza los problemas./or otro lado, invertir mas en el si#nifica disminuir el primero, pues la preparación y la

prevención evitan $ue muchas cosas se vuelvan ur#entes. (s el cuadrante del lideraz#o personal. :o dif9cil es $ue no act6a sobre nosotros ni nos presiona sino $ue nosotrosmismos tenemos $ue buscarlo.

!l cuadrante $$$ es la sombra del cuadrante !. !ncluye cosas ur#entes pero no

importantes. (s el cuadrante de la decepción. (l ruido de lo ur#ente crea la ilusión de loimportante. /ero estas actividades son importantes para otros. +uchas llamadas,reuniones y visitas O sorpresa caen en esta cate#or9a. astamos muchos tiemposatisfaciendo las prioridades de otras personas, pensando $ue estamos en el cuadrante !.

!l cuadrante $% está reservado para a$uellas actividades $ue no son ur#entes niimportantes. (s el cuadrante del desperdicio. /or supuesto $ue no deber9amos estar all9,

pero muchas veces nos encontramos tan atolondrados por el ajetreo de la actividades delos cuadrantes ! y !!, $ue nos escapamos al !5 para sobrevivir. +as $ue supervivencia,esto es deterioro. /arece $ue encontramos satisfacción, pero la sabemos superficial.

&bser#a la #entana del tiempo y reconstruye tus acti#idades de la semana pasada' (en

que cuadrante te )as situado con mas frecuencia* Teniendo en cuenta los cuadrantes $

y $$' preg+ntate si la acti#idad urgente contribuyo significati#amente con el logro de un

ob,eti#o importante.

% 4 % CRZ/Teuni

I II

III IV




HERRAMIENTA N10: MANEJO DEL ESTR&SObeti!"'educir la tensión provocada por diferentes factores.

Des+ri,+i.n1. Respirar profundamente. Kna de las anti#uas y de las mejores t7cnicas. Gazlo durante se#undos , de 3 a veces.. Sonr-e. (s un fenómeno conta#ioso. Gaz contacto visual con el cliente y 44 de cada

100 veces obtendrás un sonrisa.

3. R-e. +antener un sentido del humor es una de las mejores maneras de combatir elestr7s.&. Sepralo. en vez de #uardar la molestia y frustración dentro de ti, haz un convenio

conti#o mismo para tratar el asunto.*. Toma una #acación de un minuto. !dentifica una e)periencia muy a#radable y

recr7ala en tu mente por un minuto.. Rel,ate. "uelta los m6sculos y relájate. "i#ue al#unos ejercicios de relajación $ue te acomoden.. /az aeróbicos de escritorio. :os ejercicios son vitales para mantener tu nivel de

estr7s. "i#ue al#unos ejercicios $ue te acomoden.. &rgan-zate. ;ener las cosas or#anizadas da un sentido de control. Crdena tu

escritorio, establece las prioridades a se#uir, etc.4. /abla positi#amente. ()presa tus molestias y frustraciones de manera positiva.

omparte sus e)periencias para reducir el estr7s.10. Toma un descanso saludable. onvierte tus intermedios en descansos saludables.

amina, lee al#o $ue te #uste, cierra los ojos por unos minutos, come al#o, etc.

:ue#o e)trae una conclusión respectiva e ind9calo en la si#uiente tabla?

CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIÓN FINAL GRUPAL

% 10 % CRZ/Teuni




% 11 % CRZ/Teuni

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