giáo trình kế toán máy misa
TRANSCRIPT
CÔNG TY CỔ PHẦN MISA
GIÁO TRÌNH
KẾ TOÁN MÁY
KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP (Dùng cho sinh viên chuyên ngành Kinh tế, Kế toán tại các trƣờng ĐH, CĐ, THCN)
NHÀ XUẤT BẢN VĂN HÓA - THÔNG TIN
HÀ NỘI – 2010
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1
QUY ƢỚC VỀ KÝ HIỆU SỬ DỤNG TRONG CÁC SƠ ĐỒ MÔ HÌNH HÓA
HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN ...................................................................................... 3
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ........................................................................ 4
PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP .................. 5
CHƢƠNG 1: CÁC KHÁI NIỆM TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP .... 6
1. Khái quát về ngân sách nhà nước ...................................................................... 7
2. Khái niệm mục lục ngân sách nhà nước ............................................................ 7
3. Đơn vị hành chính sự nghiệp ............................................................................ 8
4. Các đối tượng liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp .............................. 10
5. Câu hỏi ôn tập ................................................................................................ 12
CHƢƠNG 2: QUY TRÌNH LẬP DỰ TOÁN, SỬ DỤNG VÀ THANH QUYẾT
TOÁN NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC ..................................................................... 13
1. Quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN ............................. 14
2. Sơ đồ minh họa quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN .... 15
3. Các hình thức cấp kinh phí ............................................................................. 15
4. Câu hỏi ôn tập ................................................................................................ 15
PHẦN 2: KẾ TOÁN MÁY TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP ....... 16
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN........................... 17
1. Khái niệm phần mềm kế toán ......................................................................... 18
2. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán ...................................................... 18
3. Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công ........................... 20
4. Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán ................................................. 21
5. Phân loại phần mềm kế toán ........................................................................... 22
6. Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán.................................. 24
7. Quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy ..................................... 26
8. Làm thế nào để đưa phần mềm kế toán vào ứng dụng? ................................... 27
9. Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất ................................ 28
10. Ưu, nhược điểm của phần mềm trong nước và phần mềm nước ngoài .................. 34
11. Câu hỏi ôn tập................................................................................................. 36
CHƢƠNG 2: MỞ SỔ KẾ TOÁN CỦA ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
BẰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN .......................................................................... 37
1. Các bước tiến hành mở sổ kế toán .................................................................. 38
2. Nhập số dư ban đầu ........................................................................................ 41
3. Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán ................................. 49
4. Khóa sổ kế toán cuối kỳ ................................................................................. 50
5. Lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính ............................................. 51
6. Trao đổi dữ liệu với các phần mềm Tổng hợp báo cáo, phần mềm Quản lý ngân sách . 53
7. Cập nhật phần mềm theo thông báo của nhà cung cấp .................................... 54
8. Câu hỏi ôn tập ................................................................................................ 55
9. Bài tập thực hành............................................................................................ 55
CHƢƠNG 3: KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ ........................................... 61
1. Nguyên tắc hạch toán ..................................................................................... 62
2. Mô hình hóa hoạt động tiếp nhận, rút dự toán và quyết toán kinh phí. ............. 62
3. Sơ đồ hạch toán kế toán nguồn kinh phí ......................................................... 63
4. Thực hành trên phần mềm kế toán .................................................................. 64
5. Câu hỏi ôn tập ................................................................................................ 85
6. Bài tập thực hành............................................................................................ 86
CHƢƠNG 4: KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN ...................................................... 89
1. Nguyên tắc hạch toán ..................................................................................... 90
2. Mô hình hóa hoạt động thu chi tiền................................................................. 90
3. Sơ đồ hạch toán kế toán vốn bằng tiền ............................................................ 93
4. Thực hành trên phần mềm kế toán .................................................................. 95
5. Câu hỏi ôn tập ...............................................................................................107
6. Bài tập thực hành...........................................................................................107
CHƢƠNG 5: KẾ TOÁN VẬT TƢ .....................................................................111
1. Nguyên tắc hạch toán ....................................................................................112
2. Mô hình hóa hoạt động nhập, xuất kho ..........................................................112
3. Sơ đồ hạch toán kế toán vật tư .......................................................................113
4. Thực hành trên phần mềm kế toán .................................................................114
5. Câu hỏi ôn tập ...............................................................................................124
6. Bài tập thực hành...........................................................................................124
CHƢƠNG 6: KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH ...................................................127
1. Nguyên tắc hạch toán ....................................................................................128
2. Mô hình hóa hoạt động tăng, giảm tài sản cố định .........................................128
3. Sơ đồ hạch toán kế toán tài sản cố định .........................................................129
4. Thực hành trên phần mềm kế toán .................................................................131
5. Câu hỏi ôn tập ...............................................................................................142
6. Bài tập thực hành...........................................................................................143
CHƢƠNG 7: KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG ...........................................................147
1. Nguyên tắc hạch toán ....................................................................................148
2. Mô hình hóa hoạt động tiền lương .................................................................148
3. Sơ đồ hạch toán kế toán tiền lương ................................................................148
4. Thực hành trên phần mềm kế toán .................................................................149
5. Câu hỏi ôn tập ...............................................................................................157
6. Bài tập thực hành...........................................................................................157
CHƢƠNG 8: KẾ TOÁN THU SỰ NGHIỆP .....................................................161
1. Nguyên tắc hạch toán ....................................................................................162
2. Mô hình hóa hoạt động thu sự nghiệp ............................................................162
3. Sơ đồ hạch toán kế toán hoạt động thu sự nghiệp ...........................................163
4. Thực hành trên phần mềm kế toán .................................................................163
5. Câu hỏi ôn tập ...............................................................................................173
6. Bài tập thực hành...........................................................................................173
CHƢƠNG 9: KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH .............175
1. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả ...........................................................176
2. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu ...........................................................187
3. Xác định kết quả hoạt động kinh doanh .........................................................198
4. Kế toán thuế ..................................................................................................202
5. Câu hỏi ôn tập ...............................................................................................213
6. Bài tập thực hành...........................................................................................214
CHƢƠNG 10: BÁO CÁO TÀI CHÍNH .............................................................223
1. Khái niệm và mục đích sử dụng báo cáo tài chính .........................................224
2. Nguyên tắc lập báo cáo tài chính ...................................................................224
3. Thực hành trên phần mềm kế toán .................................................................225
4. Câu hỏi ôn tập ...............................................................................................233
5. Bài tập thực hành – Bài tập tổng hợp .............................................................233
TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................252
Lời mở đầu
Bản quyền của MISA JSC 1
LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay chất lượng hệ thống thông tin kế toán có ảnh hưởng rất lớn đến
hiệu quả hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp. Vì thế một hệ thống
quản lý tài chính kế toán nhanh, mạnh, cung cấp một cách chính xác và kịp
thời thông tin, làm cơ sở cho nhà lãnh đạo ra các quyết định quản trị một
cách nhanh chóng, hiệu quả là vô cùng cần thiết. Ngày nay, do tính đa dạng
và phức tạp của các hoạt động, cùng với sự phát triển và ngày càng phổ cập
của Công nghệ Thông tin, các phần mềm kế toán đang trở thành công cụ hỗ
trợ hiệu quả và chính xác nhất. Các phần mềm kế toán giúp các đơn vị hành
chính sự nghiệp xử lý thông tin nhanh, an toàn; cung cấp các báo cáo kế
toán kịp thời, hiệu quả. Tuy nhiên để khai thác và phát huy hết những tiện
ích của các phần mềm kế toán đòi hỏi người sử dụng, bên cạnh nghiệp vụ kế
toán vững vàng còn cần có các kỹ năng sử dụng phần mềm, phải hiểu biết
và sử dụng một cách thành thục.
Chính vì sự cần thiết đó mà giáo trình đào tạo kế toán máy hành chính sự
nghiệp đã ra đời. Giáo trình này được biên soạn nhằm phục vụ các đối
tượng sinh viên đã và đang theo học tại các trường đại học, cao đẳng, trung
học chuyên nghiệp chuyên ngành về tài chính kế toán cũng như các chuyên
ngành khác về kinh tế, đã có kiến thức sơ đẳng về nguyên lý kế toán. Mục
tiêu chính của giáo trình là:
Cung cấp cho sinh viên những khái niệm cơ bản về hệ thống phần mềm
kế toán, quy trình xử lý chung của phần mềm kế toán; giúp sinh viên sau
khi tốt nghiệp ra trường tiếp cận nhanh nhất và có thể sử dụng ngay được
bất kỳ phần mềm kế toán nào sẵn có tại đơn vị hành chính sự nghiệp.
Là cẩm nang cho các sinh viên sau khi tốt nghiệp, đi làm, nắm được các
tiêu chuẩn đánh giá phần mềm cũng như có hiểu biết cơ bản về các loại
phần mềm kế toán và các nhà cung cấp trên thị trường. Từ đó, họ có thể
tự lựa chọn hoặc tư vấn cho lãnh đạo mua phần mềm kế toán phù hợp với
đơn vị hành chính sự nghiệp mình.
Cuốn giáo trình này gồm 2 phần:
Lời mở đầu
2 Bản quyền của MISA JSC
Phần 1: Trình bày các khái niệm liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp;
quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán ngân sách nhà nước.
Phần 2: Hướng dẫn thực hành hoạt động kế toán tại các đơn vị hành chính
sự nghiệp bằng phần mềm kế toán. Phần này gồm 10 chương
Chương 1: Trình bày các vấn đề tổng quan về phần mềm kế toán. Với
chương này, người học sẽ được trang bị những kiến thức cơ bản về phần
mềm kế toán, các loại phần mềm kế toán trên thị trường và cách lựa chọn
phần mềm phù hợp.
Chương 2: Hướng dẫn cách mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự
nghiệp bằng phần mềm kế toán, các bước cần thực hiện khi ứng dụng
phần mềm kế toán trong hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp.
Từ chương 3 đến chương 10: mỗi chương là một phần hành kế toán cụ
thể, hướng dẫn người học từ các nguyên tắc hạch toán chung, quy trình
hóa hoạt động của phần hành đó, cho đến những thao tác cần thực hiện
trên phần mềm khi làm kế toán máy. Cuối mỗi chương đều có câu hỏi ôn
tập và bài tập thực hành giúp người học hoàn thiện kiến thức của mình.
Giáo trình được biên soạn lần đầu nên không tránh khỏi những khiếm
khuyết nhất định. Tập thể tác giả rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp
chân thành của các đồng nghiệp và bạn đọc gần xa để giáo trình ngày càng
hoàn thiện hơn. Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về: [email protected]
Giải thích ký hiệu
Bản quyền của MISA JSC 3
QUY ƢỚC VỀ KÝ HIỆU SỬ DỤNG TRONG CÁC
SƠ ĐỒ MÔ HÌNH HÓA HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN
Ký hiệu Ý nghĩa
Initial - Điểm bắt đầu một luồng sự kiện
Final - Điểm kết thúc luồng sự kiện
Action - Diễn tả một hành động nhỏ nhất
trong đặc tả hành vi. Có nhiều đầu vào, đầu ra
hoặc không có
Control Flow - Diễn tả việc bắt đầu một hoạt
động sau một hoạt động đã hoàn thành =>
giúp mô hình hóa chuỗi hoạt động không liên
quan đến đối tượng cụ thể
Fork - Diễn tả hoạt động có nhiều luồng ra và
các luồng đồng thời xảy ra
Join - Diễn tả hoạt động có nhiều đầu vào và
các đầu vào xảy ra đồng thời
Decision - Diễn tả hoạt động có một đầu vào
và nhiều đầu ra. Sử dụng cho chọn lựa kiểu
đúng, sai
Note - Ghi chú
Danh mục các từ viết tắt
4 Bản quyền của MISA JSC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Viết tắt Ý nghĩa
ĐVHCSN Đơn vị hành chính sự nghiệp
ĐVQHNS Đơn vị quan hệ ngân sách
NSNN Ngân sách nhà nước
KBNN Kho bạc nhà nước
CTMT Chương trình mục tiêu
DA Dự án
GTGT Giá trị gia tăng
HMLK Hao mòn lũy kế
HĐSXKD Hoạt động sản xuất kinh doanh
KQHĐKD Kết quả hoạt động kinh doanh
CCDC Công cụ dụng cụ
QĐ Quyết định
TK Tài khoản
TSCĐ Tài sản cố định
XDCB Xây dựng cơ bản
Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp
Bản quyền của MISA JSC 5
P H Ầ N 1
TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ
HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán với
ngân sách nhà nước
Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp
6 Bản quyền của MISA JSC
.
C H Ƣ Ơ N G 1
CÁC KHÁI NIỆM TRONG ĐƠN VỊ
HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Khái niệm ngân sách nhà nước
Các danh mục trong mục lục ngân sách nhà nước
Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp
Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp
Các đối tượng liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp
Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Bản quyền của MISA JSC 7
1. Khái quát về ngân sách nhà nƣớc
Ngân sách nhà nước: Là toàn bộ các khoản thu, chi của Nhà nước đã được cơ
quan nhà nước có thẩm quyền quyết định và được thực hiện trong một năm để
bảo đảm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước. Trong đó:
Thu ngân sách nhà nước: Bao gồm các khoản thu từ thuế, phí, lệ phí; các
khoản thu từ hoạt động kinh tế của Nhà nước; các khoản đóng góp của
các tổ chức và cá nhân; các khoản viện trợ; các khoản thu khác theo quy
định của pháp luật.
Chi ngân sách nhà nước: Bao gồm các khoản chi phát triển kinh tế - xã
hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh, bảo đảm hoạt động của bộ máy nhà
nước; chi trả nợ của Nhà nước; chi viện trợ và các khoản chi khác theo
quy định của pháp luật.
Ngân sách nhà nước được quản lý thống nhất theo nguyên tắc tập trung dân
chủ, công khai, minh bạch, có phân công, phân cấp quản lý, gắn quyền hạn
với trách nhiệm.
Ngân sách nhà nước gồm ngân sách trung ương và ngân sách địa phương.
Ngân sách địa phương bao gồm ngân sách của đơn vị hành chính các cấp có
Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân.
2. Khái niệm mục lục ngân sách nhà nƣớc
Mục lục ngân sách nhà nước: Là hệ thống các chỉ tiêu để nhà nước thống kê
tình hình thu chi NSNN theo các tiêu chí khác nhau.
Hệ thống mục lục ngân sách bao gồm các danh mục: Cấp ngân sách; Nguồn
ngân sách nhà nước; Chương trình, mục tiêu, dự án quốc gia; Ngành kinh tế;
Nội dung kinh tế; Nhóm mục chi.
Nguồn ngân sách nhà nước: Là nội dung thể hiện nguồn gốc ngân sách
nhà nước. Nguồn ngân sách được phân loại theo nguồn chi từ vốn trong
nước và nguồn chi từ vốn ngoài nước.
Cấp ngân sách: Là sự phân cấp quản lý ngân sách nhà nước cho từng cấp
chính quyền, bao gồm: Ngân sách Trung ương, ngân sách cấp tỉnh, ngân
sách cấp huyện, ngân sách cấp xã.
Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp
8 Bản quyền của MISA JSC
Chương trình, mục tiêu, dự án quốc gia: Thể hiện nhiệm vụ chi ngân sách
cho các chương trình, mục tiêu, dự án quốc gia, và các nhiệm vụ chi cần
theo dõi riêng.
Chương: Thể hiện hệ thống tổ chức của các cơ quan, tổ chức trực thuộc
một cấp chính quyền.
Ví dụ: 001 – 399: Mã số Chương thuộc cấp Trung ương
400 – 599: Mã số Chương thuộc cấp Tỉnh
600 – 799: Mã số Chương thuộc cấp Huyện
800 – 989: Mã số Chương thuộc cấp Xã
Mã số Chương trong lĩnh vực giáo dục:
022: Bộ Giáo dục và Đào tạo
422: Sở Giáo dục và Đào tạo
622: Phòng Giáo dục và Đào tạo
822: Trường Mầm non, nhà trẻ
Ngành kinh tế (Loại, khoản): Là tính chất hoạt động kinh tế (ngành kinh
tế quốc dân).
Nội dung kinh tế (Mục, Tiểu mục): Thể hiện nội dung kinh tế (hay tính
chất kinh tế) của khoản thu chi ngân sách nhà nước. Căn cứ vào nội dung
kinh tế để chia thành các Mục, Tiểu mục; Nhóm, Tiểu nhóm khác nhau.
Nhóm mục chi: Là nhóm các mục chi có cùng tính chất, bao gồm 4 nhóm
mục là chi thanh toán cá nhân, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi mua tài
sản và chi khác.
3. Đơn vị hành chính sự nghiệp
3.1. Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp
Đơn vị hành chính sự nghiệp: Là đơn vị nhận ngân sách của nhà nước để phục
vụ các nhiệm vụ của nhà nước, chủ yếu là các hoạt động chính trị xã hội.
VD: Sở Y tế, Sở Giáo dục, Sở thể dục thể thao, Sở Tư pháp...
Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Bản quyền của MISA JSC 9
3.2. Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp
3.2.1. Phân loại theo ngành dọc
Theo cách phân loại này, đơn vị hành chính sự nghiệp được chia thành 3 loại:
Đơn vị dự toán cấp I: Là đơn vị trực tiếp nhận dự toán ngân sách hàng
năm do Thủ tướng Chính phủ hoặc Uỷ ban nhân dân giao. Đơn vị dự
toán cấp I thực hiện phân bổ, giao dự toán ngân sách cho đơn vị cấp dưới
trực thuộc.
Đơn vị dự toán cấp II: Là đơn vị cấp dưới đơn vị dự toán cấp I, được
đơn vị dự toán cấp I giao dự toán và phân bổ dự toán được giao cho đơn
vị dự toán cấp III (trường hợp được ủy quyền của đơn vị dự toán cấp I).
Đơn vị dự toán cấp III: Là đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách (Đơn vị sử
dụng ngân sách Nhà nước), được đơn vị dự toán cấp I hoặc cấp II giao dự
toán ngân sách.
Đơn vị cấp dưới của đơn vị dự toán cấp III được nhận kinh phí để thực hiện
phần công việc cụ thể, khi chi tiêu phải thực hiện công tác kế toán và quyết
toán theo quy định (Đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước).
3.2.2. Phân loại theo cấp ngân sách
Theo cách phân loại này đơn vị hành chính sự nghiệp được chia thành:
Đơn vị dự toán cấp Trung ương: Sử dụng nguồn ngân sách cấp Trung ương.
Đơn vị dự toán cấp Tỉnh: Sử dụng nguồn ngân sách cấp Tỉnh.
Đơn vị dự toán cấp Huyện: Sử dụng nguồn ngân sách cấp Huyện.
3.2.3. Phân loại theo khả năng tự đảm bảo kinh phí
Theo tiêu thức này đơn vị hành chính sự nghiệp có các loại sau:
Đơn vị ngân sách cấp 100% kinh phí (áp dụng cho các đơn vị hành chính
sự nghiệp thuần túy). Ví dụ: UBND quận, huyện,…
Đơn vị tự đảm bảo kinh phí (áp dụng cho các đơn vị hành chính sự
nghiệp có thu):
Đơn vị tự đảm bảo một phần kinh phí. Ví dụ: Trường đại học Bách
Khoa và một số trường đại học khác,…
Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp
10 Bản quyền của MISA JSC
Đơn vị tự đảm bảo 100% kinh phí. Ví dụ: Các viện nghiên cứu trực
thuộc đơn vị hành chính sự nghiệp.
4. Các đối tƣợng liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp
4.1. Cơ quan tài chính
4.1.1. Vai trò của cơ quan tài chính
Là đơn vị có vai trò phối hợp với các đơn vị sử dụng ngân sách cùng cấp
và các cơ quan tài chính cấp dưới lập dự toán ngân sách nhà nước và
phương án phân bổ ngân sách.
Chủ trì phối hợp để xây dựng các định mức phân bổ và các tiêu chuẩn
định mức chi ngân sách nhà nước.
Kiểm tra việc thực hiện các quy định về tài chính.
4.1.2. Tổ chức cơ quan tài chính
Bộ Tài chính: Ngoài việc thực hiện vai trò của cơ quan tài chính đối với
các đơn vị dự toán cấp TW còn phải thực hiện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm
tra hoạt động nghiệp vụ tại các Sở Tài chính.
Sở Tài chính: Ngoài việc thực hiện vai trò của cơ quan tài chính đối với
các đơn vị dự toán cấp Tỉnh còn phải thực hiện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm
tra hoạt động nghiệp vụ tại các Phòng Tài chính huyện.
Phòng Tài chính: Thực hiện vai trò của cơ quan tài chính đối với các đơn
vị dự toán cấp huyện.
4.2. Kho bạc nhà nƣớc
4.2.1. Khái niệm kho bạc nhà nước
Kho bạc nhà nước: Là một công cụ quan trọng trong bộ máy hành chính của
nhà nước, thực hiện chức năng quản lý quỹ ngân sách nhà nước, các quỹ tài
chính của nhà nước, huy động vốn cho ngân sách nhà nước và cho đầu tư
phát triển và là đầu mối duy nhất thực hiện nhiệm vụ tổ chức công tác kế
toán ngân sách nhà nước.
Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Bản quyền của MISA JSC 11
4.2.2. Nhiệm vụ của kho bạc nhà nước
Tập trung các khoản thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, hạch toán các
khoản thu ngân sách nhà nước cho các cấp ngân sách.
Tổ chức thực hiện chi ngân sách nhà nước, kiểm soát thanh toán, chi trả
các khoản ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
Kho bạc nhà nước còn là nơi gửi tiền của nhà nước và là nơi rút tiền của
các đơn vị hành chính sự nghiệp. Ngoài ra kho bạc nhà nước còn có
nhiệm vụ kiểm soát chi tiêu của các đơn vị hành chính sự nghiệp có
nghĩa là kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và đầy đủ của chứng từ.
4.2.3. Tổ chức kho bạc nhà nước
Tổ chức kho bạc nhà nước: Là các đơn vị được tổ chức theo ngành dọc từ
Trung ương đến địa phương theo các cấp sau:
Kho bạc Nhà nước Trung ương: Thực hiện nhiệm vụ chức năng là tập
trung nguồn thu ngân sách Trung ương, thực hiện chi trả và kiểm soát các
khoản chi thuộc ngân sách Trung ương. Đồng thời, kho bạc Nhà nước
còn chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra trực tiếp về hoạt động nghiệp vụ tại
Kho bạc Nhà nước các tỉnh.
Kho bạc Nhà nước cấp tỉnh: Thực hiện nhiệm vụ chức năng của kho bạc
Nhà nước trên địa bàn tỉnh. Kho bạc Nhà nước tỉnh chịu sự chỉ đạo,
hướng dẫn, kiểm tra trực tiếp về hoạt động nghiệp vụ của Kho bạc nhà
nước Trung ương.
Kho bạc Nhà nước cấp huyện: Thực hiện nhiệm vụ, chức năng của Kho
bạc Nhà nước trên địa bàn huyện. Và chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm
tra trực tiếp về hoạt động nghiệp vụ của Kho bạc Nhà nước cấp tỉnh.
Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày Chương 1 phần 1 tại liên kết sau:
http://download.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_hcsn.html
Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp
12 Bản quyền của MISA JSC
5. Câu hỏi ôn tập
1. Nêu khái niệm về ngân sách nhà nước. Các khoản thu, chi ngân sách nhà
nước. Phân cấp ngân sách nhà nước.
2. Khái niệm mục lục ngân sách nhà nước. Nêu khái niệm Chương, Loại,
Khoản, Mục, Tiểu mục,… và lấy ví dụ minh họa.
3. Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp. Phân loại đơn vị hành chính sự
nghiệp và cho ví dụ minh họa.
4. Khái niệm cơ quan tài chính. Cơ quan tài chính được phân cấp và tổ chức
như thế nào.
5. Khái niệm, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức kho bạc nhà nước.
Quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN
Bản quyền của MISA JSC 13
C H Ƣ Ơ N G 2
QUY TRÌNH LẬP DỰ TOÁN, SỬ DỤNG VÀ
THANH QUYẾT TOÁN NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Các bước từ khi nhận dự toán đến khi thanh quyết toán với ngân
sách Nhà nước
Vai trò của các đơn vị trong quy trình từ khi nhận dự toán đến
khi thanh quyết toán với ngân sách Nhà nước
Các hình thức cấp kinh phí
Quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN
14 Bản quyền của MISA JSC
1. Quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN
Hàng năm vào tháng 6 cơ quan cấp trên giao nhiệm vụ, chỉ tiêu hoạt
động cho đơn vị.
Căn cứ vào phạm vi nhiệm vụ được giao, đơn vị lập dự toán ngân sách
vào khoảng tháng 7 hàng năm.
Dự toán các đơn vị lập xong chuyển cho đơn vị chủ quản tổng hợp, sau
đó gửi cho cơ quan tài chính (Phòng Tài chính hoặc Sở Tài chính) trước
ngày 20 tháng 7 hàng năm.
Toàn bộ dự toán kinh phí của cả tỉnh được Sở Tài chính tổng hợp, sau đó
trình Hội đồng nhân dân tỉnh thông qua trước khi gửi ra Bộ Tài chính và
Ủy ban Ngân sách Trung ương của Quốc hội họp xét duyệt ngân sách
vào khoảng tháng 11 hàng năm.
Sau khi chính phủ quyết định các khoản dự toán cho từng tỉnh, Sở Tài
chính các tỉnh tiến hành phân bổ lại dự toán cho các ngành, các ngành
phân bổ cho từng đơn vị trực thuộc, trước ngày 31 tháng 12 sẽ hoàn tất
việc phân bổ này.
Cuối năm các đơn vị phải nộp báo cáo quyết toán số kinh phí mà đơn vị
hoặc ngành sử dụng trong năm, cơ quan tài chính có nhiệm vụ duyệt
quyết toán cho các đơn vị vào khoảng thời gian từ tháng 9 đến tháng 10
của năm tiếp theo.
Quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN
Bản quyền của MISA JSC 15
2. Sơ đồ minh họa quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết
toán NSNN
3. Các hình thức cấp kinh phí
Cấp phát theo dự toán: Cấp theo dự toán lập hàng năm.
Cấp bằng lệnh chi: Đơn vị cấp trên cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới
bằng lệnh chi, số kinh phí được chuyển thẳng vào tài khoản của đơn vị
mà không qua kho bạc xét duyệt. Hình thức lệnh chi thường xảy ra khi có
sự cố đột xuất không nằm trong dự toán như lũ lụt, hạn hán,…
Cấp phát bằng hiện vật: Đơn vị cấp trên cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới
bằng hiện vật như cấp bằng tài sản cố định, công cụ dụng cụ,…
Cấp phát bằng hình thức ghi thu – ghi chi: Là hình thức cấp phát từ các
khoản thu của đơn vị như thu phí, lệ phí,…
Các hình thức cấp phát khác.
Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày Chương 2 phần 1 tại liên kết sau:
http://download.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_hcsn.html
4. Câu hỏi ôn tập
1. Trình bày lại quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán ngân sách nhà
nước. Vẽ sơ đồ minh họa.
2. Nêu các hình thức cấp phát kinh phí. Giải thích và cho ví dụ.
Kế toán máy trong đơn vị hành chính sự nghiệp
16 Bản quyền của MISA JSC
P H Ầ N 2
KẾ TOÁN MÁY TRONG ĐƠN VỊ
HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Tổng quan về phần mềm kế toán
Cách mở sổ kế toán bằng phần mềm kế toán
Kế toán nguồn kinh phí
Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán vật tư
Kế toán tài sản cố định
Kế toán tiền lương
Kế toán thu sự nghiệp
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Cách lập và xem các báo cáo tài chính
Tổng quan về phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 17
C H Ƣ Ơ N G 1
TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Khái niệm phần mềm kế toán
Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán
Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công
Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán
Phân loại phần mềm kế toán
Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán
Quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy
Làm thế nào để đưa phần mềm kế toán vào ứng dụng
Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất
Ưu, nhược điểm của phần mềm trong nước và phần mềm nước ngoài
Tổng quan về phần mềm kế toán
18 Bản quyền của MISA JSC
1. Khái niệm phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động
xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ
gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ,
sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo
cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài
chính khác. Tóm lại:
Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán,
tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc.
Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành.
Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kế
toán thủ công.
2. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán
Tổng quan về phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 19
Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn:
a. Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào
Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát
sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống
tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể.
Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong
máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.
b. Công đoạn 2: Xử lý
Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các
thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập
trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê
trong công đoạn sau.
Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin
chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm
sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các
nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ
cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản.
c. Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra
Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm
tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo
thống kê, phân tích,... Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn
hoặc xuất khẩu dữ liệu,… để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống
kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác.
Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng
phần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các
báo cáo nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị.
Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được
nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn
là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá
sát với quy trình ghi chép của kế toán thủ công.
Tổng quan về phần mềm kế toán
20 Bản quyền của MISA JSC
3. Tính ƣu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công
3.1. Tính chính xác
Nếu như trước đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ các báo
cáo tài chính, quản trị có liên quan đều phải được lập lại từ đầu và thời gian
tiêu tốn cho việc này có thể mất vài ngày, thậm chí tới một tuần để hoàn
thành; thì nay với sự hỗ trợ của phần mềm, người sử dụng có thể giảm tối đa
thời gian lãng phí vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từ vài ngày
xuống còn vài phút.
Do dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một nguồn duy nhất
là các chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phần
mềm kế toán mang tính nhất quán cao. Trong khi đó, với công tác kế toán
thủ công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép
trên nhiều sổ sách theo bản chất nghiệp vụ mà mình phụ trách, nên dễ dẫn
tới tình trạng sai lệch dữ liệu trên các sổ khi tổng hợp, kéo theo công tác kế
toán tổng hợp bị sai lệch.
3.2. Tính hiệu quả
Trong xã hội hiện nay, việc cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và
chính xác là hết sức quan trọng. Với khả năng cung cấp thông tin tài chính
và quản trị một cách đa chiều và nhanh chóng, phần mềm kế toán giúp cho
đơn vị hành chính sự nghiệp và các cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản ra
quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn đảm bảo thực hiện tốt
các nhiệm vụ Nhà nước giao.
Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán.
Trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn tính
toán, lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và
thời gian, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí cho đơn vị hành
chính sự nghiệp.
Tổng quan về phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 21
3.3. Tính chuyên nghiệp
Bằng việc sử dụng phần mềm kế toán, toàn bộ hệ thống sổ sách của đơn vị
hành chính sự nghiệp được in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất
quán theo các chuẩn mực quy định.
3.4. Tính cộng tác
Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán
từ nguồn kinh phí, tiền mặt, tiền gửi, ... cho tới lương, tài sản cố định và cho
phép nhiều người làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu
kế toán. Như vậy, trong môi trường làm việc này số liệu đầu ra của người
này có thể là số liệu đầu vào của người khác và toàn bộ hệ thống tích hợp
chặt chẽ với nhau tạo ra một môi trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi
cả văn hóa làm việc của đơn vị hành chính sự nghiệp theo chiều hướng
chuyên nghiệp và tích cực hơn.
4. Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán
a. Đối với đơn vị hành chính sự nghiệp
Đối với kế toán viên
Không phải thực hiện việc tính toán bằng tay.
Không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm
vững được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính
xác. Điều này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có
kinh nghiệm về nghiệp vụ.
Đối với kế toán trƣởng
Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán.
Cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào
cho người quản lý khi được yêu cầu.
Đối với thủ trƣởng đơn vị
Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động của đơn vị hành chính
sự nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng.
Tổng quan về phần mềm kế toán
22 Bản quyền của MISA JSC
Có được đầy đủ thông tin kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp khi cần
thiết để phục vụ cho việc ra quyết định điều chỉnh hoạt động, quyết định
đầu tư, sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả.
Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp
của đội ngũ cán bộ trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
b. Đối với cơ quan thuế và kiểm toán
Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các đơn vị hành
chính sự nghiệp.
5. Phân loại phần mềm kế toán
Có nhiều cách phân loại phần mềm kế toán nhưng trong giáo trình này chỉ
đề cập đến cách phân loại phần mềm kế toán theo hình thức sản phẩm. Theo
cách phân loại này thì phần mềm kế toán bao gồm 2 loại sau:
5.1. Phần mềm đóng gói
Phần mềm đóng gói là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng
gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng
và bộ đĩa cài phần mềm. Loại phần mềm kế toán này thường được bán rộng
rãi và phổ biến trên thị trường.
Ƣu điểm
Giá thành rẻ: Do được bán và sử dụng rộng rãi cho nhiều đơn vị hành
chính sự nghiệp nên chi phí phát triển được chia đều cho số lượng người
dùng. Vì vậy giá thành của loại phần mềm này thường rất rẻ, chi phí
nâng cấp, cập nhật, bảo hành, bảo trì của sản phẩm cũng cực kỳ hợp lý so
với đầu tư ban đầu.
Tính ổn định của phần mềm cao: Do được nhiều đơn vị hành chính sự
nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau sử dụng nên phần mềm
có tính ổn định cao, do các lỗi (nếu có) của phần mềm sẽ được người
dùng nhanh chóng phát hiện và nhà cung cấp cũng nhanh chóng có biện
pháp khắc phục và sửa chữa kịp thời.
Nâng cấp, cập nhật nhanh chóng: Do nhà cung cấp phần mềm đóng
gói chỉ quản lý một bộ mã nguồn duy nhất nên việc cập nhật sửa lỗi hoặc
Tổng quan về phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 23
cập nhật, nâng cấp khi có sự thay đổi của chế độ kế toán sẽ rất nhanh
chóng và đồng loạt cho các đơn vị hành chính sự nghiệp đang sử dụng tại
một thời điểm.
Chi phí triển khai rẻ: Phần mềm đóng gói bao giờ cũng có đầy đủ tài
liệu hướng dẫn, tài liệu giảng dạy và rất nhiều các tài liệu khác kèm theo
giúp người dùng có thể tự cài đặt và đưa vào sử dụng mà không cần phải
qua đào tạo từ phía nhà cung cấp, nên sẽ giảm thiểu được chi phí triển
khai cho người sử dụng.
Thời gian triển khai ngắn và dễ dàng: Khi có nhu cầu sử dụng phần
mềm đóng gói, người sử dụng chỉ việc mua và đưa vào triển khai ngay
lập tức mà không cần phải chờ đợi nhà cung cấp khảo sát hay lập trình
thêm các tính năng mới theo yêu cầu.
Nhƣợc điểm
Do được phát triển với mục đích sử dụng cho nhiều đơn vị hành chính sự
nghiệp hoạt động trong nhiều loại hình khác nhau mà vẫn bảo đảm được
tính đơn giản, nhỏ gọn và dễ sử dụng nên một số các yêu cầu nhỏ đặc thù
của đơn vị sẽ không có trong phần mềm.
5.2. Phần mềm đặt hàng
Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm thiết
kế riêng biệt cho một đơn vị hành chính sự nghiệp hoặc một số nhỏ các đơn vị
hành chính sự nghiệp trong cùng một tập đoàn theo đơn đặt hàng. Trong trường
hợp này nhà cung cấp phần mềm không cung cấp một sản phẩm sẵn có mà
cung cấp dịch vụ phát triển sản phẩm dựa trên những yêu cầu cụ thể. Đặc điểm
chung của loại phần mềm này là không phổ biến và có giá thành rất cao.
Ƣu điểm
Đáp ứng được yêu cầu đặc thù, cụ thể của đơn vị hành chính sự nghiệp.
Nhƣợc điểm
Chi phí cao: Do toàn bộ chi phí đầu tư và phát triển phần mềm đều đổ dồn
vào một đơn vị hành chính sự nghiệp nên giá thành của phần mềm sẽ rất cao.
Ngoài chi phí lớn đầu tư ban đầu, loại phần mềm này còn phải chịu thêm các
Tổng quan về phần mềm kế toán
24 Bản quyền của MISA JSC
chi phí khác như chi phí bảo hành, bảo trì, nâng cấp phát triển sau này. Những
chi phí này có thể lớn, thậm chí còn đắt hơn cả giá thành đầu tư ban đầu.
Khó cập nhật và nâng cấp: Khi chế độ kế toán thay đổi, do nhà cung
cấp phần mềm theo đơn đặt hàng phải tiến hành cập nhật nâng cấp cho
hàng trăm và thậm chí cả ngàn khách hàng một cách tuần tự, lần lượt,
nên đơn vị hành chính sự nghiệp đầu tư sử dụng phần mềm đặt hàng phải
chờ đợi rất lâu mới tới lượt mình, thậm chí đôi khi còn bị bỏ rơi.
Tính ổn định của phần mềm kém: Do phần mềm đặt hàng chỉ được đưa
vào sử dụng ở một hoặc vài đơn vị hành chính sự nghiệp, cộng với áp lực về
thời gian phát triển và giao hàng mà các phần mềm này thường phát sinh rất
nhiều lỗi kể cả trước, trong và sau khi đã ứng dụng một thời gian dài.
Tính rủi ro cao: Không thể kiểm chứng được lịch sử về uy tín chất
lượng đối với các sản phẩm phần mềm kế toán theo đơn đặt hàng một
cách dễ dàng nên đơn vị hành chính sự nghiệp sử dụng rất dễ gặp rủi ro
là có được phần mềm kết quả sau khi nhận bàn giao từ nhà cung cấp
phần mềm không như ý, không thể đưa vào sử dụng hoặc đưa vào sử
dụng nhưng không hiệu quả, trong khi đó vẫn phải thanh toán các chi phí
phát triển. Mặt khác sau này do chi phí nâng cấp cập nhật cao nên nếu
không thỏa thuận được về giá với nhà cung cấp, các đơn vị hành chính sự
nghiệp đặt mua rất dễ bị bỏ rơi.
6. Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán
Phần này trích yếu một số nội dung thông tin cốt lõi của Thông tư
103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ký ngày 24 tháng 11 năm 2005 về việc
"Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán".
6.1. Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định
của Nhà nước về kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay
đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các
văn bản pháp luật hiện hành về kế toán.
Tổng quan về phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 25
Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung
phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách
tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có.
Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán.
Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu.
6.2. Điều kiện của phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết
minh rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng dẫn
tại Thông tư 103/2005/TT-BTC và các quy định hiện hành về kế toán.
Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể
kèm theo để giúp người sử dụng vận hành an toàn, có khả năng xử lý các
sự cố đơn giản.
Phần mềm kế toán do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp
phải được bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải
hoàn thành công việc kế toán của một năm tài chính.
6.3. Điều kiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán
a. Đảm bảo điều kiện kỹ thuật
Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp.
Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản
lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán.
Sử dụng thử nghiệm phần mềm mới. Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần
mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu
kế toán của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức.
Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính như: quản
lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông
tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao lưu dữ liệu định kỳ;
phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu…
Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, bố
trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật.
b. Đảm bảo điều kiện về con ngƣời và tổ chức bộ máy kế toán
Tổng quan về phần mềm kế toán
26 Bản quyền của MISA JSC
Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên
môn, nghiệp vụ về kế toán và tin học.
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc: lập chứng từ vào
máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên máy
theo yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên sổ kế toán
và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin kế toán.
Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức
năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống; ban hành quy
chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên;
quy định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển.
c. Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán
Đối với các đơn vị dự toán cấp trên phải lập báo cáo tài chính tổng hợp thì
cần chỉ đạo cho các đơn vị dự toán cấp dưới sử dụng phần mềm kế toán sao
cho thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo.
7. Quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy
7.1. Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán máy
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán
được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức
kế toán theo quy định của Bộ Tài chính hoặc kết hợp các hình thức kế toán đó
với nhau. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán,
nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được
thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó
nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
7.2. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác
định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính
theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Tổng quan về phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 27
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào
sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán
chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao
tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng
hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung
thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra,
đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra
giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ
kế toán ghi bằng tay.
8. Làm thế nào để đƣa phần mềm kế toán vào ứng dụng?
Bƣớc 1: Đặt mua phần mềm
Bƣớc 2: Cài đặt phần mềm vào hệ thống máy tính
Bƣớc 3: Tiến hành khởi tạo hệ thống
Thiết lập một số thông tin ban đầu như: chế độ sổ, hình thức ghi sổ,
phương pháp tính giá xuất kho,…
Tổng quan về phần mềm kế toán
28 Bản quyền của MISA JSC
...
...
Nhập số dư đầu năm cho các tài khoản, các danh mục như
, .
Bƣớc 4: Thực hiện việc hạch toán kế toán trên phần mềm
Bƣớc 5: An toàn và an ninh dữ liệu
.
Bƣớc 6: Bảo trì hệ thống
9. Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất
9.1. Nguồn gốc xuất xứ
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các phần mềm kế toán khác nhau.
Chúng có thể được viết ra bởi một nhóm lập trình viên trong nước, một
công ty trong nước hay một công ty nước ngoài. Mỗi một phần mềm có thể
đáp ứng cho một số đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh
vực khác nhau có quy mô từ thấp đến cao. Tuy nhiên, dù có xuất xứ từ đâu
thì khi chọn mua một phần mềm kế toán, người sử dụng nên hướng tới
những sản phẩm đã có thương hiệu với xuất xứ rõ ràng, điều này rất có ích
cho người sử dụng trong suốt quá trình sử dụng, cũng như nâng cấp và bảo
trì sản phẩm.
9.2. Các vấn đề liên quan tới quá trình sử dụng
a. Các khoản chi phí đầu tƣ liên quan
Chi phí cho giấy phép sử dụng: Là chi phí phải trả ban đầu cho quyền
được sử dụng phần mềm. Chi phí này thường được tính dựa trên căn cứ của
số mô đun sử dụng trong phần mềm, hoặc số lượng người sử dụng phần
mềm đồng thời tại công ty khách hàng. Tại Việt Nam, chi phí bản quyền
cho các phần mềm đóng gói thường có giá trị từ 300 đôla Mỹ đến 50.000
Tổng quan về phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 29
đôla Mỹ. Thông thường, các phần mềm đóng gói rẻ hơn nhiều so với các
phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng, bởi vì chi phí phát triển phần mềm có
thể được san sẻ cho hàng trăm hoặc hàng ngàn người sử dụng.
Chi phí triển khai: Là chi phí phải trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ, nhà
phân phối để thực hiện công tác cài đặt hệ thống và đào tạo hướng dẫn sử
dụng. Đối với các dự án phức tạp, chi phí triển khai có thể cao gấp 5 lần chi
phí cho giấy phép sử dụng. Ở Việt Nam có một số công ty phần mềm
thường gộp chi phí này vào luôn giá bán phần mềm nhưng một số các công
ty khác như MISA thì chi phí đào tạo và triển khai được tách riêng ra để
người sử dụng có thể tự nghiên cứu và triển khai nhằm tiết kiệm chi phí.
Chi phí tƣ vấn: Trong quá trình sử dụng phần mềm, người sử dụng không
thể tránh khỏi những sai lầm, khi đó họ sẽ cần tới dịch vụ tư vấn của các
công ty phần mềm, giúp chỉ cho họ những sai lầm, cách khắc phục và phòng
tránh trong quá trình sử dụng. Khi chọn mua phần mềm nước ngoài, chi phí
tư vấn thường chiếm từ 20% đến 70% trên chi phí cho giấy phép sử dụng.
Chi phí bảo trì: Là chi phí cập nhật các thay đổi nhỏ về biểu mẫu và chế độ
theo Bộ Tài chính. Chi phí bảo trì hàng năm thường nằm trong khoảng từ
8% đến 20% của chi phí giấy phép sử dụng, mức tiêu biểu là 20%.
Chi phí nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT: Là các chi phí phải trả cho việc
nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của công ty như: nâng cấp phần
cứng, cấu hình máy, máy trạm, máy chủ,... Các chi phí này tuỳ thuộc vào
nhu cầu của công ty và tình trạng hạ tầng hiện có.
b. Tính dễ sử dụng
Các phần mềm kế toán thường cung cấp sẵn các thông tin về số tài khoản và
một số nghiệp vụ hạch toán điển hình. Mặt khác các quy trình ghi chép và
hạch toán kế toán trong phần mềm thường được mô phỏng thông qua hình
ảnh, để không chỉ những người làm kế toán mà cả những người quản lý
cũng có thể dễ dàng biết được rằng các công việc ghi chép sẽ bắt đầu ở đâu
và kết thúc ở đâu. Vì vậy việc học và sử dụng một phần mềm kế toán rất dễ
dàng và không tốn nhiều thời gian.
c. Khả năng cảnh báo
Tổng quan về phần mềm kế toán
30 Bản quyền của MISA JSC
Một số phần mềm kế toán hiệu quả hơn những phần mềm khác trong việc
cảnh báo người dùng các lỗi có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai như:
Việc nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ phát sinh.
Đưa ra thông báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua nhưng
mức dự trữ trong kho đã xuống dưới mức an toàn.
Thông báo công nợ của từng đối tượng khách hàng, nhà cung cấp.
d. Tài liệu dành cho ngƣời sử dụng
Chất lượng và sự đầy đủ của các tài liệu hỗ trợ là một công cụ rất quan trọng
đối với người sử dụng, nó giúp họ có thể sử dụng chương trình một cách
hiệu quả. Hầu như các phần mềm thiết kế sẵn của nước ngoài và một số ít
các phần mềm đóng gói trong nước đều có các tài liệu dành cho người sử
dụng rất toàn diện. Những tài liệu này bao gồm:
Hướng dẫn cài đặt phần mềm.
Hướng dẫn sử dụng phần mềm.
Hướng dẫn tác nghiệp thông qua bài tập thực hành.
Tài liệu trợ giúp trực tuyến.
Phim hướng dẫn sử dụng dùng để tự học cài đặt, tự học sử dụng.
e. Bản địa hóa
Một số chương trình nước ngoài chỉ có bản tiếng Anh và đây có thể là một
vấn đề khó khăn cho một số công ty.
Một thuận lợi của các phần mềm kế toán trong nước nằm ở chỗ các phần
mềm này được thiết kế phù hợp với các quy định và hệ thống kế toán Việt
Nam và có thể sử dụng bằng tiếng Việt. Các chương trình này có thể được
cập nhật thường xuyên khi các quy định và tiêu chuẩn có liên quan thay đổi.
9.3. Các chức năng liên quan tới hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp
Thông thường các phần mềm kế toán thường được xây dựng dựa trên các
hoạt động kế toán như: kế toán nguồn kinh phí, tiền mặt, tiền gửi, vật tư
hàng hóa, tiền lương, tài sản cố định, mua hàng, bán hàng,… Việc phân chia
theo các hoạt động sẽ giúp cho người sử dụng trong quá trình nhập liệu và
kiểm soát chứng từ đầu vào cũng như việc kiểm tra đối chiếu sổ sách báo
Tổng quan về phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 31
cáo đầu ra theo từng hoạt động. Việc này rất thuận tiện cho người sử dụng,
nó giúp giảm thiểu thời gian cho công tác kế toán cũng như hoạt động quản
trị của các nhà quản trị đơn vị hành chính sự nghiệp. Chỉ cần xem các báo
cáo tài chính cuối kỳ người sử dụng có thể nắm bắt được tình hình hoạt
động của đơn vị hành chính sự nghiệp như số kinh phí được cấp và tình hình
sử dụng kinh phí trong kỳ.
9.4. Những vấn đề cần quan tâm trong công tác triển khai và kỹ thuật
a. Thời gian và sự dễ dàng trong triển khai
Người mua cần xem xét phần mềm có thể được cài đặt một cách nhanh
chóng và dễ dàng như thế nào. Thông thường các phần mềm có thể sử dụng
ngay sau khi cài đặt, tuy nhiên cũng có những phần mềm cài đặt xong không
sử dụng được ngay hoặc không dùng được. Việc triển khai các phần mềm
đóng gói thường diễn ra nhanh hơn so với các phần mềm theo đơn đặt hàng.
Vì so với các phần mềm đóng gói, các phần mềm đặt hàng cần có nhiều thời
gian để hoàn chỉnh cho phù hợp với quy trình hoạt động của đơn vị đặt
hàng. Mặt khác, chi phí cho việc triển khai các phần mềm đóng gói thường
thấp hơn so với phần mềm theo đơn đặt hàng. Các phần mềm thiết kế theo
đơn đặt hàng cũng cần nhiều thời gian hơn để hoàn chỉnh hay dễ bị chậm trễ
ngoài dự kiến và tăng chi phí viết phần mềm.
Mặt khác, so với các phần mềm nước ngoài thì phần mềm trong nước có
thời gian triển khai nhanh hơn, vì những phần mềm được cung cấp từ nước
ngoài thường phức tạp hơn.
b. Khả năng tùy biến theo yêu cầu của khách hàng
Khi lựa chọn phần mềm, người sử dụng nên xem xét đến khả năng tùy biến
theo yêu cầu của các phần mềm có thể dễ dàng được đáp ứng hay không.
Khả năng tùy biến cho phép người sử dụng có thể tùy chỉnh phần mềm với
những thay đổi đơn giản mà hệ thống có thể cho phép. Khả năng tùy biến có
thể thực hiện trong những trường hợp như sau:
Cho phép ẩn hiện một số thông tin nhập liệu.
Triển khai những thay đổi cho một người hay một nhóm người sử dụng
hoặc cho tất cả người sử dụng.
Tổng quan về phần mềm kế toán
32 Bản quyền của MISA JSC
Di chuyển một số trường nhằm tạo chỗ trống cho các trường mới, hoặc
cung cấp cách bố trí giống với tài liệu gốc hơn nhằm làm tăng năng suất
nhập dữ liệu.
Thêm một số trường vào màn hình nhập dữ liệu.
Thiết lập và thay đổi giá trị mặc định cho một số trường trong hệ thống.
Tạo ra hoặc chỉnh sửa cho những mục như số điện thoại, mã số thuế.
Chỉ cho phép một số người có quyền bảo mật thích hợp được phép sử
dụng chức năng tuỳ biến này.
c. Thiết kế và cấu trúc của phần mềm
Khi lựa chọn phần mềm, người sử dụng cũng nên xem xét đến khả năng phần
mềm đó có thể phân tích được quy trình hoạt động kinh doanh của đơn vị
hành chính sự nghiệp không, cũng như hỗ trợ được quy trình đó theo cách
thức dễ dàng nhất thông qua thiết kế và chức năng của phần mềm hay không.
Mặt khác, cấu trúc của một phần mềm thường là khung sườn cho việc tổ chức
một hệ thống, bao gồm: cấu trúc các phân hệ, cơ sở dữ liệu, giao diện, ngôn
ngữ lập trình, cấu trúc cơ sở dữ liệu,... Để có được một cấu trúc hoàn chỉnh,
đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng của người dùng thì các nhà cung cấp phải luôn
cập nhật các công nghệ mới nhất phục vụ cho quá trình lập trình của mình.
d. Lỗi lập trình
Không thể nói có một phần mềm nào hoàn thiện 100% mà không có bất cứ
lỗi nào. Các phần mềm vẫn có thể có lỗi, nhưng người sử dụng nên lựa chọn
những phần mềm mà nhà cung cấp có khả năng khắc phục sửa chữa lỗi một
cách kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Nói chung, phần mềm nào càng
nhiều người sử dụng thì càng dễ phát hiện lỗi và sửa chữa chúng.
Thông thường các nhà cung cấp phần mềm nước ngoài có những tiêu chuẩn
kiểm soát sản phẩm trước khi phát hành cao hơn rất nhiều so với các đơn vị
phát triển phần mềm trong nước. Điều này cũng có nghĩa là các nhà cung
cấp phần mềm nước ngoài có khả năng phát hiện lỗi trước khi đưa sản phẩm
ra thị trường, và có khả năng có một quy trình được tổ chức tốt để theo dõi
và sữa chữa các lỗi lập trình do khách hàng thông báo.
Tổng quan về phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 33
9.5. Khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến trong tƣơng lai
a. Khả năng phát triển
Khả năng phát triển có nghĩa là phần mềm có thể được phát triển một cách
dễ dàng, cả về số lượng dữ liệu và số người sử dụng khi một công ty phát
triển. Phần mềm có thể hỗ trợ nhiều người sử dụng cùng lúc thường dễ mở
rộng hơn các phần mềm khác.
b. Thiết kế và khả năng nâng cấp
Thực tế các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng thường gặp khó khăn
trong việc nâng cấp so với các phần mềm đóng gói. Bởi vì rất có nhiều khả
năng là mã nguồn không được lưu giữ theo tiêu chuẩn quốc tế, và những
nhân viên trước đây thiết kế phần mềm không còn công tác tại công ty nữa
hoặc không còn làm việc sau một vài năm. Do đó, việc nâng cấp các phần
mềm thiết kế theo đơn đặt hàng thường gây ra nhiều gián đoạn đáng kể và
chi phí cao cho công ty.
9.6. Các yếu tố về bảo mật
Khi lựa chọn phần mềm, người sử dụng nên chú ý đến tính bảo mật của sản
phẩm. Có thể căn cứ vào vào các tiêu thức sau:
Khả năng phân quyền sử dụng cho ngƣời dùng: Phần mềm nên có chức
năng cho phép những người sử dụng khác nhau chỉ được truy cập những chức
năng cụ thể hoặc những thông tin cần thiết cho công việc của mình.
Nhật ký sử dụng: Cho phép nhà quản trị cao nhất có thể theo dõi được
các hoạt động của người sử dụng một cách chi tiết. Có thể biết được hoạt
động chỉnh sửa số liệu của người sử dụng tại đâu, tại thời điểm nào.
Ngoài người quản lý hệ thống ra, người sử dụng không được phép sửa
đổi những thông tin về nhật ký này.
Mã hóa dữ liệu sử dụng: Phần mềm nên hỗ trợ các dữ liệu có thể được
lưu giữ dưới dạng mã hóa để các chương trình khác không thể truy cập
được những dữ liệu đó.
Ngăn chặn truy cập từ bên ngoài: Một phần mềm tốt nên thiết lập một
hệ thống bảo vệ tốt để có khả năng ngăn chặn việc truy cập trái phép từ
Tổng quan về phần mềm kế toán
34 Bản quyền của MISA JSC
bên ngoài vào cơ sở dữ liệu trong phần mềm. Bởi việc truy cập đó có thể
phá hoại dữ liệu hoặc lộ ra ngoài những thông tin tuyệt mật.
Bản sao dự phòng: Nên có một hệ thống lưu trữ tất cả tập tin vào những
ổ đĩa cứng dự phòng hoặc những cách thức lưu trữ khác nhằm bảo vệ
khỏi việc mất dữ liệu do hư ổ cứng, trộm máy vi tính, hoặc những tai họa
không lường trước được như lũ lụt hoặc hỏa hoạn. Cũng nên giữ một bản
sao dự phòng ở một nơi khác văn phòng công ty.
10. Ƣu, nhƣợc điểm của phần mềm trong nƣớc và phần mềm nƣớc ngoài
10.1. Phần mềm nƣớc ngoài
Ƣu điểm
Chất lượng tốt, mang tính chuyên nghiệp, công nghệ hiện đại.
Nhƣợc điểm
Giá thành cao: Không thể cạnh tranh về giá với các phần mềm nội địa.
Bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật gặp nhiều khó khăn: Do một số công ty sản xuất
phần mềm nước ngoài không có trụ sở tại Việt Nam.
Vấn đề địa phương hóa:
Ngôn ngữ: Giao diện, tài liệu hướng dẫn bằng tiếng nước ngoài (phần
lớn là tiếng Anh) gây nhiều khó khăn cho người Việt Nam chưa thông
thạo ngoại ngữ sử dụng. Việc dịch ngôn ngữ phần mềm và các tài liệu
gặp nhiều khó khăn.
Hệ thống kế toán Việt Nam: Chưa theo hệ thống kế toán chuẩn quốc tế,
trong khi các phần mềm nước ngoài được xây dựng trên các chuẩn quốc
tế. Điều này dẫn đến việc có nhiều thông tin không phù hợp, gây khó khăn
cho người sử dụng là những người đang theo hệ thống Kế toán Việt Nam.
Hệ thống máy tính: Phần mềm nước ngoài thường đòi hỏi hệ thống máy
tính có cấu hình cao, nhiều doanh nghiệp Việt Nam chưa thể đáp ứng.
10.2. Phần mềm trong nƣớc
Ƣu điểm
Giá thành thấp.
Tổng quan về phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 35
Bảo hành, bảo trì nhanh chóng, kịp thời.
Phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam: Do được xây dựng theo hệ thống
kế toán Việt Nam; ngôn ngữ tiếng Việt, dễ hiểu đối với người Việt Nam;
và yêu cầu cấu hình của hệ thống máy tính không cao.
Nhƣợc điểm
Cấu trúc và công nghệ thường lạc hậu hơn so với các phần mềm nước ngoài.
Một số phần mềm trong nƣớc
Công ty Cổ phần MISA (website: http://www.misa.com.vn): Được
thành lập từ năm 1994, hiện là một trong những thương hiệu mạnh nhất trên thị
trường phần mềm Việt Nam về các giải pháp phần mềm quản lý trong doanh
nghiệp và trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Tính đến năm 2008, MISA đã có
đến 20.000 khách hàng. Các dòng sản phẩm của MISA đều là các phần mềm
đóng gói, mang tính phổ biến, phù hợp với các đơn vị hành chính sự nghiệp
thuần túy và đơn vị hành chính sự nghiệp có thu với chi phí thấp. Ưu điểm của
các dòng sản phẩm phần mềm MISA là đơn giản, dễ sử dụng, hình ảnh giao
diện thân thiện. MISA Mimosa.NET 2009 đáp ứng tối đa nhu cầu của các đơn
vị hành chính sự nghiệp thông qua việc tích hợp khá đầy đủ các mẫu chứng từ,
sổ sách, báo cáo đặc trưng cho từng đơn vị hành chính sự nghiệp cụ thể. Đặc
biệt MISA Mimosa.NET 2009 cho phép download và sử dụng miễn phí để
hạch toán số liệu trong quý I năm 2009, điều này giúp cho các đơn vị hành
chính sự nghiệp có cơ hội thử nghiệm phần mềm mới trước khi quyết định có
nên mua phần mềm này hay không. Gói sản phẩm này cũng giúp cho bất cứ ai
muốn tự học, thực hành phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp ở nhà. Các
bạn có thể download miễn phí phần mềm MISA Mimosa.NET 2009 cùng các
tài liệu tự học tại website: http://www.misa.com.vn
Trung tâm chuyển giao công nghệ và hỗ trợ kỹ thuật - Cục tin học và
thống kê tài chính – Bộ Tài chính (website: http://www.mof.gov.vn):
Trung tâm được thành lập theo Quyết định 117/QĐ-BTC ngày 29/07/2003
của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Chức năng chính của trung tâm là đào tạo,
triển khai, chuyển giao kỹ thuật, bảo trì và hỗ trợ các phần mềm ứng dụng,
phần mềm hệ thống, hệ thống mạng Lan, Wan cho các đơn vị trong và
ngoài ngành Tài chính. IMAS là phần mềm kế toán hạch toán và quản lý
Tổng quan về phần mềm kế toán
36 Bản quyền của MISA JSC
công tác kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp được Cục tin học và
thống kê tài chính xây dựng từ những năm 1997 – 1998.
Công ty TNHH phát triển và chuyển giao phần mềm DTSoft (website:
http://www.dtsoftvn.com): Công ty DTSoft hoạt động chuyên về thiết
kế và chuyển giao các sản phẩm phần mềm, giải pháp và dịch vụ, đặc biệt là
cho các cơ quan quản lý và các doanh nghiệp. Phần mềm của công ty thường
được nhóm thành từng nhóm sản phẩm như: Nhóm phần mềm kế toán nhà
nước, nhóm phần mềm kế toán kinh doanh, nhóm phần mềm quản trị nhân
lực,… Phần mềm kế toán của công ty đều thuộc phần mềm đóng gói.
Công ty Cổ phần Sao Thăng (website: http://www.saothang.com):
Sao Thăng là công ty mới hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin như
mua bán, sản xuất phần mềm, tư vấn về phần mềm, thiết kế website. Các
sản phẩm phần mềm của Sao Thăng đều được viết trên nền tảng .NET - nền
tảng công nghệ phần mềm cao cấp nhất của công ty Microsoft. Sao thăng đã
cho ra đời dòng sản phẩm Veefly cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, cho
doanh nghiệp, quản lý nhân sự tiền lương,…
Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày Chương 1 phần 2 tại liên kết sau:
http://download.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_hcsn.html
11. Câu hỏi ôn tập
1. Trình bày khái niệm và mô hình hoạt động của phần mềm kế toán?
2. Trình bày tính ưu việt của phần mềm kế toán?
3. Trình bày lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán?
4. Phân loại phần mềm kế toán? Nêu rõ ưu nhược điểm của phần mềm đóng gói và
phần mềm đặt hàng?
5. Trình bày các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán?
6. Trình bày quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy?
7. Quy trình ứng dụng một phần mềm kế toán?
8. Trình bày các tiêu chuẩn để lựa chọn một phần mềm kế toán?
9. Trình bày ưu nhược điểm của các phần mềm kế toán trong nước và phần mềm kế
toán nước ngoài?
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 37
C H Ƣ Ơ N G 2
MỞ SỔ KẾ TOÁN CỦA ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH
SỰ NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Các bước tiến hành mở sổ kế toán
Cách nhập số dư ban đầu
Cách phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán
Cách khóa sổ kế toán cuối kỳ
Việc lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính
Phương thức trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận
Quy trình cập nhật phần mềm theo thông báo của nhà cung cấp
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
38 Bản quyền của MISA JSC
1. Các bƣớc tiến hành mở sổ kế toán
1.1. Mở sổ
Thông thường đối với một đơn vị hành chính sự nghiệp để bắt đầu một năm
tài chính mới thì thường phải tiến hành mở sổ kế toán mới tương ứng với
năm tài chính đó.
Trong các phần mềm kế toán việc mở sổ kế toán (hay còn gọi là tạo dữ liệu
kế toán) được thực hiện ngay lần đầu tiên khi người sử dụng bắt đầu sử
dụng phần mềm. Quá trình mở sổ được thực hiện qua một số bước trong đó
cho phép người sử dụng đặt tên cho sổ kế toán, chọn nơi lưu sổ kế toán vừa
mở trên máy tính, chọn phương pháp tính giá, chọn ngày bắt đầu hạch toán,
chọn phương pháp tính giá...
Đối với mỗi phần mềm thì việc tạo dữ liệu kế toán sẽ theo những quy trình
và thao tác khác nhau.
1.2. Thiết lập thông tin hệ thống
Trong quá trình mở sổ, kế toán sẽ tiến hành khai báo một số thông tin về hệ
thống như: cách tạo dữ liệu kế toán, nơi lưu dữ liệu kế toán, thông tin đơn
vị, thông tin ngầm định, tùy chọn của đơn vị, ngày hạch toán.
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 39
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
40 Bản quyền của MISA JSC
Sau khi tạo xong dữ liệu kế toán và thiết lập các thông tin hệ thống, người
sử dụng sẽ đăng nhập vào dữ liệu để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh. Mỗi một phần mềm sẽ có một màn hình giao diện khác nhau.
Ví dụ:
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 41
2. Nhập số dƣ ban đầu
2.1. Khai báo danh mục
Sau khi tiến hành mở sổ kế toán, để có thể hạch toán được các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh trên phần mềm kế toán thì người sử dụng phải tiến hành khai báo
một số danh mục ban đầu trước khi nhập số dư ban đầu cho các tài khoản.
a. Danh mục Hệ thống tài khoản
Danh mục Hệ thống tài khoản được sử dụng để quản lý hệ thống các tài
khoản. Thông thường các phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn hệ thống tài
khoản chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính. Tuy nhiên, để phản ánh được
các hoạt động kinh tế phát sinh của từng đơn vị hành chính sự nghiệp, các
phần mềm vẫn cho phép người sử dụng mở thêm các tiết khoản trên cơ sở
hệ thống tài khoản chuẩn. Hệ thống tài khoản này sẽ được sử dụng trong các
bút toán hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ.
b. Danh mục Mục lục ngân sách
Trong các phần mềm kế toán danh mục này được sử dụng như một hệ thống
để thống kê tình hình thu, chi NSNN theo các chỉ tiêu khác nhau như: Các
cấp ngân sách, các ngành, các hoạt động. Danh mục Mục lục ngân sách bao
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
42 Bản quyền của MISA JSC
gồm: Nguồn kinh phí, Chương, Loại khoản, Mục/Tiểu mục. Thông thường
các phần mềm kế toán đã được thiết lập sẵn theo danh mục Mục lục ngân
sách chuẩn của Bộ tài chính. Tuy nhiên để phản ánh được tất cả các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị, phần mềm cho phép người sử dụng mở thêm
các mục lục ngân sách nhỏ từ danh mục mục lục ngân sách chuẩn. Danh
mục Mục lục ngân sách này sẽ được sử dụng trong các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh tại đơn vị trong kỳ.
Danh mục Nguồn kinh phí
Danh mục Nguồn kinh phí được sử dụng nhằm mục đích thống kê nguồn
gốc các nguồn kinh phí được sử dụng tại các đơn vị hành chính sự nghiệp.
VD: Ngân sách Trung ương, Ngân sách Tỉnh, Ngân sách Huyện,…
Danh mục Chƣơng
Danh mục Chương thể hiện đặc thù riêng của từng đơn vị hành chính sự
nghiệp. Ví dụ: Bộ Y tế, Sở Y tế, Bộ Giáo dục, Sở Giáo dục,…
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 43
Danh mục Loại khoản
Danh mục Loại khoản cho phép thống kê các loại hình hoạt động trong lĩnh
vực kinh tế, chính trị xã hội. Các lĩnh vực hoạt động như: Nông nghiệp - Lâm
nghiệp - Thủy sản, Công nghiệp khai khoáng, Công nghiệp chế biến, chế tạo,…
Danh mục Mục/Tiểu mục
Danh mục Mục/Tiểu mục dùng để thống kê các khoản thu, chi chi tiết theo
các hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội của Ngân sách nhà nước.
Các khoản thu NSNN bao gồm: các khoản thu từ thuế, phí, lệ phí; các khoản
thu từ hoạt động kinh tế của Nhà nước; các khoản đóng góp của tổ chức và cá
nhân; các khoản việc trợ; các khoản thu khác theo quy định của pháp luật.
Các khoản chi NSNN bao gồm: các khoản chi phát triển kinh tế - xã hội, đảm
bảo quốc phòng, an ninh, bảo đảm hoạt động của bộ máy nhà nước; chi trả nợ
của Nhà nước; chi viện trợ và các khoản chi khác theo quy định của pháp luật.
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
44 Bản quyền của MISA JSC
c. Danh mục Chƣơng trình mục tiêu
Danh mục chương trình mục tiêu dùng để thống kê các khoản thu, chi cho các
chương trình, mục tiêu, dự án quốc gia và các nhiệm vụ cần theo dõi riêng.
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 45
d. Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp
Trong các phần mềm kế toán danh mục khách hàng, nhà cung cấp được
người sử dụng khai báo nhằm lập các báo cáo thống kê mua, bán hàng hóa
và theo dõi công nợ chi tiết đến từng khách hàng, nhà cung cấp. Mỗi khách
hàng, nhà cung cấp sẽ được nhận diện bằng mã hiệu khác nhau gọi là mã
khách hàng, nhà cung cấp. Mã hiệu này thông thường sẽ do người sử dụng
đặt sao cho phù hợp với mô hình hoạt động và quản lý của đơn vị hành
chính sự nghiệp. Có rất nhiều phương pháp đặt mã hiệu khác nhau, các
phương pháp này phụ thuộc vào yêu cầu tổ chức quản lý đối tượng và phụ
thuộc vào tính chất của từng đối tượng cụ thể. Ví dụ:
Dùng phương pháp đặt mã theo tên viết tắt hoặc ghép các chữ cái đầu trong
tên khách hàng, nhà cung cấp. Cách mã hóa này mang tính gợi nhớ cao.
Dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của đối
tượng khách hàng, nhà cung cấp mới bắt đầu từ 1, 2, 3,…. Tuy nhiên
cách đặt này không mang ý nghĩa gợi ý nào.
Một số điểm lưu ý khi thiết lập mã khách hàng, nhà cung cấp trong các phần
mềm kế toán:
Mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp phải được đặt một mã khác nhau.
Không nên đưa ra một mã mà thành phần thông tin trong mã đó lại là của
một mã khác.
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
46 Bản quyền của MISA JSC
e. Danh mục Vật tƣ hàng hóa, công cụ dụng cụ
Danh mục Vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ dùng để theo dõi các vật tư,
hàng hóa, công cụ dụng cụ được sử dụng khi thực hiện nhập, xuất các vật
tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ đó.
Mỗi vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ sẽ mang một mã hiệu riêng. Việc đặt
mã hiệu cho vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ cũng giống như đặt mã hiệu
cho đối tượng khách hàng, nhà cung cấp, nó do người sử dụng tự đặt sao
cho thuận tiện nhất và dễ nhớ nhất phù hợp với công tác quản lý vật tư, hàng
hóa, công cụ dụng cụ tại đơn vị hành chính sự nghiệp. Thông thường các
đơn vị hành chính sự nghiệp hay lựa chọn cách đặt mã theo tên của vật tư,
hàng hóa, công cụ dụng cụ. Trong trường hợp cùng một vật tư, hàng hóa
nhưng có nhiều loại khác nhau thì người sử dụng có thể bổ sung thêm đặc
trưng của vật tư, hàng hóa đó.
Việc đặt mã cho vật tư, hàng hóa trong bảng mã vật tư, hàng hóa tương ứng
với việc mở thẻ (sổ) chi tiết để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên
quan đến vật tư, hàng hóa, thành phẩm trong kế toán thủ công.
f. Danh mục Tài sản cố định
Danh mục Tài sản cố định dùng để quản lý các tài sản cố định mà đơn vị hành
chính sự nghiệp quản lý. Mỗi tài sản cố định được mang một mã hiệu riêng và
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 47
kèm với nó là các thông tin về tài sản như: tỷ lệ hao mòn, cách tính hao mòn,
nguyên giá, giá trị hao mòn đầu kỳ,… đều phải được cập nhật trước khi bắt đầu
nhập dữ liệu phát sinh về tài sản cố định. Việc đặt mã này cũng do người sử dụng
quyết định. Việc đặt mã hiệu cho tài sản cố định trong bảng mã tài sản cố định
tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết tài sản cố định để theo dõi các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản cố định trong kế toán thủ công.
g. Danh mục Hoạt động sự nghiệp
Danh mục Hoạt động sự nghiệp dùng để quản lý các hoạt động phát sinh tại
đơn vị hành chính sự nghiệp, ví dụ hoạt động thường xuyên, hoạt động sản
xuất cung ứng dịch vụ, hoạt động nhà nước đặt hàng,… Việc khai báo danh
mục này do người sử dụng quyết định. Khai báo danh mục hoạt động sự
nghiệp tương ứng với việc mở sổ, báo cáo chi tiết cho hoạt động sự nghiệp
và hoạt động sản xuất kinh doanh.
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
48 Bản quyền của MISA JSC
h. Danh mục Dự án
Danh mục Dự án được sử dụng để khai báo danh sách các chương trình dự
án do các đơn vị hành chính sự nghiệp quản lý và thực hiện.
2.2. Nhập số dƣ ban đầu
Trên các phần mềm kế toán, sau khi tiến hành khai báo xong danh mục ban
đầu như khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định,… người
sử dụng sẽ tiến hành nhập số dư ban đầu cho các tài khoản. Số dư ở đây có
thể là dư Nợ hoặc dư Có, là VNĐ hay ngoại tệ. Số dư ban đầu gồm có:
Số dư đầu kỳ của tài khoản: là số dư đầu của tháng bắt đầu hạch toán trên
máy (số liệu hạch toán trên máy có thể không phải bắt đầu từ tháng 01).
Số dư đầu năm: là số dư Nợ hoặc dư Có ngày 01 tháng 01.
Việc nhập số dư trên các phần mềm thường được thực hiện sau khi khai báo xong các
danh mục ban đầu và trước khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ.
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 49
3. Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán
Trong một đơn vị hành chính sự nghiệp có quy mô thường có ít nhất từ 2 kế
toán trở lên và mỗi người phụ trách một phần hành kế toán riêng như kế toán
nguồn kinh phí, kế toán tài sản cố định,... Mỗi kế toán sẽ quản lý các chứng từ
và sổ sách liên quan đến phần hành kế toán đó và thường không nắm được sổ
sách của phần hành kế toán khác. Chỉ có kế toán tổng hợp và kế toán trưởng
là người có thể nắm một cách tổng quan toàn bộ chứng từ sổ sách.
Các phần mềm kế toán thường đặt chức năng phân quyền sử dụng cho
người dùng với mục đích giúp kế toán trưởng phân công công việc cũng như
quyền hạn của từng kế toán viên đối với các hoạt động trong phòng kế toán.
Ngoài ra, các kế toán viên cũng có thể bảo mật dữ liệu của mình tránh sự
truy nhập và chỉnh sửa của các kế toán viên khác có cùng quyền lợi thông
qua việc đặt mật khẩu khi truy cập vào sổ kế toán.
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
50 Bản quyền của MISA JSC
Sau khi đổi mật khẩu xong, khi người sử dụng đăng nhập vào dữ liệu kế
toán, chương trình sẽ yêu cầu mật khẩu đăng nhập.
4. Khóa sổ kế toán cuối kỳ
Thông thường vào cuối năm kế toán sau khi đã hoàn thành, in và gửi báo
cáo tài chính cho các cơ quan cấp trên, kho bạc, thuế… kế toán trưởng sẽ
tiến hành khóa sổ kế toán nhằm hạn chế và ngăn chặn sự chỉnh sửa can thiệp
vào dữ liệu đã hoàn chỉnh.
Trong các phần mềm kế toán, tính năng này được đưa vào, cho phép khóa
sổ toàn bộ chứng từ đã nhập liệu thuộc một hoặc nhiều phân hệ kế toán
trong khoảng thời gian do người dùng lựa chọn. Sau khi thực hiện thao tác
khóa sổ, toàn bộ chứng từ kể từ ngày khóa sổ trở về trước sẽ không sửa lại
được để đảm báo tính nhất quán của số liệu báo cáo.
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 51
Trong một số trường hợp đặc biệt cần sửa lại chứng từ đã được khóa sổ,
người sử dụng có thể sử dụng chức năng Bỏ khóa sổ trên các phần mềm kế
toán để thực hiện sửa chứng từ.
5. Lƣu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính
Lập bản sao sổ sách đề phòng sự cố, thiên tai
Kế toán thường phải lập các bản sao lưu, dự phòng khi theo dõi sổ kế toán
trên máy vi tính nhằm đảm bảo an toàn cho các chứng từ, sổ sách, báo cáo
trong trường hợp gặp sự cố bất thường xảy ra do nhiều nguyên nhân khác
nhau. Việc lập các bản sao này có thể diễn ra định kỳ hoặc không định kỳ
tùy thuộc vào thiết lập ban đầu của người sử dụng.
Trong phần mềm kế toán, thao tác sao lưu sẽ tạo ra một bản sao toàn bộ các
chứng từ, sổ sách hoàn toàn giống so với bản gốc, cho phép làm giảm tối đa
hậu quả khi có sự cố. Các bản sao lưu này nên được cất giữ ở vị trí an toàn
như: ổ cứng, băng từ...
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
52 Bản quyền của MISA JSC
Phục hồi sổ sách kế toán sau sự cố
Trong quá trình hạch toán, sử dụng các phần mềm kế toán, người sử dụng có
thể bị mất các chứng từ, sổ sách, báo cáo đã lập do nhiều nguyên nhân khác
nhau. Khi đó nếu người sử dụng đã từng lập các bản sao dự phòng thì có thể
tiến hành phục hồi lại các bản sao đó, sau đó in lại sổ sách, báo cáo bị mất.
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 53
Kiểm tra tính nhất quán của sổ sách giữa các bộ phận hạch toán
Trong quá trình hạch toán, kế toán viên không tránh khỏi những sai sót như
nhập sót hay nhập sai số liệu tài khoản của dự toán rút về, ghi tăng nguồn
kinh phí,… và để tìm ra các sai sót đó thường mất rất nhiều thời gian. Vì
vậy, các phần mềm thường có chức năng bảo trì lại dữ liệu. Đây là quá trình
rà soát lại các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh được hạch toán, để kiểm tra
tính chính xác và đầy đủ của giai đoạn nhập liệu. Chức năng này rất quan
trọng, vì trong hệ thống kế toán thủ công, các kế toán viên có thể phát hiện
ra các nghiệp vụ không hợp lệ hay nghiệp vụ sai và tiến hành sửa chữa luôn
trước khi bắt đầu quá trình xử lý. Còn trong khi sử dụng máy tính để xử lý
dữ liệu thì có thể xảy ra trường hợp các nghiệp vụ không hợp lệ nhưng vẫn
được xử lý, và chỉ được phát hiện sau khi thực hiện chức năng bảo trì.
6. Trao đổi dữ liệu với các phần mềm Tổng hợp báo cáo, phần mềm
Quản lý ngân sách
Xuất khẩu dữ liệu ra chƣơng trình quản lý ngân sách
Một số phần mềm kế toán có khả năng tích hợp với phần mềm Quản lý ngân
sách của Bộ tài chính. Phần mềm sẽ cho phép xuất khẩu dữ liệu ra và tổng
hợp vào phần mềm Quản lý ngân sách.
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
54 Bản quyền của MISA JSC
Xuất khẩu báo cáo tài chính
Đối với đơn vị dự toán cấp III phải gửi báo cáo lên cho đơn vị cấp II hoặc
cấp I sẽ được các phần mềm kế toán cung cấp chức năng xuất khẩu báo cáo
tài chính để gửi lên đơn vị chủ quản.
Khi đó, dữ liệu của đơn vị dự toán cấp III sẽ được đơn vị dự toán cấp I hoặc
cấp II nhập khẩu vào cùng một dữ liệu kế toán. Từ đó tổng hợp ra báo cáo
cho toàn ngành.
7. Cập nhật phần mềm theo thông báo của nhà cung cấp
Khi có sự thay đổi thông tư, chế độ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính,
hay nâng cấp các tính năng mới trong hệ thống phần mềm, nhà cung cấp phần
mềm sẽ thông báo với những đơn vị hành chính sự nghiệp đang sử dụng sản
phẩm để các đơn vị hành chính sự nghiệp có thể chủ động cập nhật các thông
tư, chế độ mới đó. Các phần mềm kế toán hiện nay thường có chức năng tự
động cập nhật qua Internet, giúp cho người sử dụng có thể cập nhật các phiên
bản mới khi có được sự thông báo từ nhà cung cấp phần mềm.
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 55
Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 2
phần 2 tại liên kết sau:
http://download.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_hcsn.html
8. Câu hỏi ôn tập
1. Trình bày các bước tiến hành mở sổ kế toán?
2. Tác dụng của việc phân công quyền hạn trong phần mềm kế toán?
3. Tại sao phải thực hiện khóa, mở sổ kế toán?
4. Tác dụng của việc lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính?
5. Tác dụng của việc trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận?
9. Bài tập thực hành
Yêu cầu:
Tạo cơ sở dữ liệu cho Trường tiểu học Mimosa theo những thông tin đã
nêu dưới đây.
Khai báo danh mục tài khoản ngân hàng, kho bạc, phòng ban, kho, vật tư
công cụ dụng cụ, danh sách cán bộ, tài sản cố định.
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
56 Bản quyền của MISA JSC
Nhập số dư ban đầu.
In Bảng cân đối tài khoản.
Trường tiểu học Mimosa (Đơn vị hành chính này chỉ là ví dụ, không phải là
số liệu cụ thể của bất kỳ đơn vị nào) có các thông tin như sau:
Chế độ kế toán Áp dụng theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC
Thông tin ngầm định Nguồn: Ngân sách Huyện
Chương: 622: Phòng giáo dục và đào tạo
Loại khoản: 490492: Giáo dục tiểu học
Ngày bắt đầu hạch toán 01/01/2010
Ngày khóa sổ 31/12/2009
Đồng tiền hạch toán VNĐ
Phƣơng pháp tính giá trị tồn kho Bình quân cuối kỳ
Đơn vị có hạch toán thuế GTGT
Danh mục Tài khoản ngân hàng, kho bạc
STT Số tài khoản Tên ngân hàng, kho bạc
1 301.01.005.12 Kho bạc nhà nước Ba Đình
2 711A16175235 Ngân hàng Công thương Việt Nam
Danh mục Phòng ban
STT Mã phòng/ban Tên phòng/ban
1 PHT Phòng Hiệu trưởng
2 PTC-KT Phòng Tài chính – Kế toán
3 PTC-HC Phòng Tổ chức – Hành chính
Danh sách Cán bộ
STT Mã cán bộ Tên cán bộ Phòng/Ban
1 HTMAI Hoàng Thanh Mai Phòng Tài chính – Kế toán
2 ĐTNGA Đỗ Thị Nga Phòng Tài chính – Kế toán
3 TBMINH Trần Bình Minh Phòng Tổ chức – Hành chính
Danh mục Kho
Mã kho Tên kho
KVT Kho vật tư
KCCDC Kho công cụ dụng cụ
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 57
Danh mục Vật tƣ, CCDC
STT Mã Tên Loại
Đơn
vị
tính
Kho
ngầm
định
TK kho
1 GIN Giấy in Vật tư Gram
KVT 152
2 SO Sổ tay Vật tư Cuốn
KVT 152
3 BBTL Bút bi Thiên Long Vật tư Chiếc KVT 152
4 KG Kẹp giấy Vật tư Hộp KVT 152
5 BANGO Bàn gỗ CCDC Chiếc KCCDC 153
6 BANVT1 Bàn máy vi tính loại 1 CCDC Chiếc KCCDC 153
7 BANVT2 Bàn máy vi tính loại 2 CCDC Chiếc KCCDC 153
8 QBAN Quạt bàn CCDC Chiếc KCCDC 153
9 PNTQ Phích nước Trung Quốc CCDC Chiếc KCCDC 153
10 ACHD Ấm chén Hải Dương CCDC Bộ KCCDC 153
11 ACTQ Ấm chén Trung Quốc CCDC Bộ KCCDC 153
Số dƣ tài khoản đầu năm 2010
Số hiệu
TK
Tên tài khoản Chƣơng Số tiền
1111 Tiền mặt VND 622 8.000.000
1121
Chi tiết
Tiền VN gửi tại ngân hàng, kho bạc
Tiền VN gửi tại ngân hàng Công thương
622
622
15.040.000
15.040.000
152 Nguyên liệu, vật liệu (*) 622 1.625.000
153 Công cụ, dụng cụ (*) 622 950.000
211
2111
2112
2113
Tài sản cố định hữu hình
Nhà cửa, vật kiến trúc (**)
Máy móc, thiết bị (**)
Phương tiện vận tải, truyền dẫn (**)
622
622
622
622
1.124.000.000
750.000.000
24.000.000
350.000.000
2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 622 339.400.000
312
Chi tiết
Tạm ứng
Hoàng Thanh Mai
622
622
6.500.000
6.500.000
3318
Chi tiết
Phải trả khác
Đỗ Thị Nga
Trần Bình Minh
622
622
622
5.850.000
1.550.000
4.300.000
3371 Nguyên liệu, vật liện, CCDC tồn kho 622 2.575.000
4312 Quỹ phúc lợi 622 17.690.000
46111 Nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên
năm trước (***) 622 79.000.000
466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ(**) 622 784.600.000
66111 Chi hoạt động thường xuyên năm trước
(***) 622 73.000.000
005 Dụng cụ lâu bền đang sử dụng (*) 622 4.340.000
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
58 Bản quyền của MISA JSC
(*) Chi tiết theo từng vật tư, CCDC
(**) Chi tiết theo từng TSCĐ
(***) Chi tiết theo Mục/Tiểu mục
Vật tƣ, CCDC tồn kho đầu kỳ
Kho Tên Đơn vị Số lƣợng Giá trị
Kho vật tư
Sổ tay Cuốn
100 1.500.000
Bút bi Thiên Long Chiếc 50 125.000
Cộng 1.625.000
Kho CCDC
Phích nước Trung Quốc Chiếc 04 200.000
Bàn gỗ Chiếc 03 750.000
Cộng 950.000
CCDC đang sử dụng đầu năm tại các phòng ban
Phòng ban Mã CCDC Tên CCDC Đơn vị Số lƣợng Giá trị
PHT
BANVT1 Bàn máy vi tính loại 1 Chiếc 02 1.000.000
PNTQ Phích nước Trung Quốc Chiếc 01 50.000
ACHD Ấm chén Hải Dương Bộ 01 200.000
Cộng 1.250.000
PTC-KT
QBAN Quạt bàn Chiếc 03 600.000
BANVT2 Bàn máy vi tính loại 2 Chiếc 05 1.750.000
BANGO Bàn gỗ Chiếc 02 500.000
ACTQ Ấm chén Trung Quốc Bộ 01 100.000
Cộng 2.950.000
PTC-HC
BANVT2 Bàn máy vi tính loại 2 Chiếc 01 350.000
PNTQ Phích nước Trung Quốc Chiếc 01 50.000
Cộng 400.000
Tổng 4.600.000
Danh sách tài sản cố định đầu năm
Mã NHA OTO12 MVT01 TV01
Loại Nhà cấp III
Phương tiện
vận tải
đường bộ
Máy vi tính Ti vi
Tên Nhà làm việc Xe TOYOTA 12 chỗ
Máy vi tính 01 Ti vi Sony
Phòng ban (sử
dụng) Toàn đơn vị PHT PTC-KT PTC-HC
Tình trạng Đang sử dụng Đang sử dụng Đang sử dụng Đang sử dụng
Ngày mua 16/03/2004 24/04/2004 26/08/2006 28/09/2006
Ngày ghi tăng 16/03/2004 24/04/2004 26/08/2006 26/09/2006
Ngày sử dụng 16/03/2004 24/04/2004 26/08/2006 26/09/2006
Ngày tính hao mòn 01/01/2005 01/01/2005 01/01/2007 01/01/2007
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 59
Nguyên giá 750.000.000 350.000.000 14.000.000 10.000.000
Thời gian sử dụng 25 năm 10 năm 5 năm 5 năm
Tỷ lệ hao mòn
(%năm) 4% 10% 20% 20%
Hao mòn lũy kế 150.000.000 175.000.000 8.400.000 6.000.000
TK nguyên giá 2111 2113 2112 2112
TK nguồn 466 466 466 466
Số dƣ nguồn kinh phí đầu năm 2010
Số hiệu
TK Tên TK Nguồn
Cấp
phát Chƣơng LK M TM Số tiền
46111
Nguồn KP
thường xuyên
năm trước
NS
Huyện Dự toán 622 490492
6000 6001 15.000.000
6000 6002 6.000.000
6550 6551 15.000.000
6550 6552 12.000.000
7750 7761 13.000.000
7750 7799 18.000.000
Cộng 79.000.000
66111
Chi thường
xuyên năm
trước
NS
Huyện Dự toán 622 490492
6000 6001 15.000.000
6000 6002 6.000.000
6550 6551 15.000.000
6550 6552 12.000.000
7750 7761 13.000.000
7750 7799 12.000.000
Cộng 73.000.000
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
60 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán nguồn kinh phí
Bản quyền của MISA JSC 61
C H Ƣ Ơ N G 3
KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Nguyên tắc hạch toán
Mô hình hoạt động
Sơ đồ hạch toán kế toán nguồn kinh phí
Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán
Kế toán nguồn kinh phí
62 Bản quyền của MISA JSC
1. Nguyên tắc hạch toán
Kế toán nguồn kinh phí phải hạch toán rành mạch, rõ ràng từng loại kinh
phí, từng loại vốn, từng loại quỹ theo mục đích sử dụng và theo nguồn
hình thành vốn, kinh phí.
Việc kết chuyển từ nguồn kinh phí này sang nguồn kinh phí khác phải
chấp hành theo đúng chế độ và làm các thủ tục cần thiết. Không được kết
chuyển một cách tùy tiện.
Đối với các khoản thu tại đơn vị được phép bổ sung nguồn kinh phí, khi
phát sinh được hạch toán vào tài khoản phản ánh các khoản thu (Loại tài
khoản 5) sau đó được kết chuyển sang tài khoản nguồn kinh phí liên quan
theo quy định hoặc theo phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
Cuối niên độ kế toán, kinh phí không sử dụng hết phải hoàn trả ngân sách
hoặc cấp trên, đơn vị chỉ được kết chuyển sang năm sau khi được phép
của cơ quan tài chính.
2. Mô hình hóa hoạt động tiếp nhận, rút dự toán và quyết toán kinh phí
Xem lại bảng quy ước về các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ tại trang 1
Kế toán nguồn kinh phí
Bản quyền của MISA JSC 63
3. Sơ đồ hạch toán kế toán nguồn kinh phí
Kế toán nguồn kinh phí
64 Bản quyền của MISA JSC
4. Thực hành trên phần mềm kế toán
4.1. Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo
4.2. Thiết lập các danh mục sử dụng trong quản lý nguồn kinh phí
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến quản lý nguồn kinh phí trong một
phần mềm kế toán, người sử dụng cần phải khai báo một số thông tin, danh
mục ban đầu như:
a. Danh mục Tài khoản ngân hàng, kho bạc
Danh mục tài khoản ngân hàng, kho bạc dùng để theo dõi các tài khoản tại
các ngân hàng, kho bạc khác nhau. Khi thiết lập một tài khoản mới, người
sử dụng cần phải nhập đầy đủ các thông tin về: số tài khoản, tên tài khoản.
Kế toán nguồn kinh phí
Bản quyền của MISA JSC 65
b. Danh mục Mục lục ngân sách
Danh mục Mục lục ngân sách bao gồm các danh mục sau: Tính chất nguồn
kinh phí; Nguồn kinh phí; Chương; Loại khoản; Nhóm mục chi; Mục/tiểu mục.
Tính chất nguồn kinh phí: Danh mục Tính chất nguồn kinh phí thường
được thiết lập sẵn nhằm tạo thuận lợi cho người sử dụng trong quá trình
quản lý nguồn kinh phí như: Kinh phí thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu
trách nhiệm; Kinh phí không thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách
nhiệm; Kinh phí thực hiện cải cách tiền lương,... Tuy nhiên, người sử
dụng có thể thêm mới những tính chất nguồn kinh phí khác khi có quyết
định sửa đổi bổ sung của Bộ Tài chính. Khi khai báo một tính chất nguồn
kinh phí mới, người sử dụng phải nhập đầy đủ thông tin về mã tính chất,
tên tính chất nguồn kinh phí.
Kế toán nguồn kinh phí
66 Bản quyền của MISA JSC
Nguồn kinh phí: Người sử dụng có thể dùng danh mục Nguồn kinh phí
được thiết lập sẵn, hoặc có thể thiết lập danh mục Nguồn kinh phí theo
nhu cầu hạch toán của đơn vị mình dựa trên những Nguồn kinh phí đã
được thiết lập sẵn. Khi khai báo mới nguồn kinh phí, cần phải khai báo
đầy đủ thông tin về mã nguồn kinh phí, tên nguồn kinh phí.
Chương: Danh mục Chương dùng để theo dõi các Chương ngân sách
được sử dụng trong đơn vị. Các đơn vị hành chính sự nghiệp có thể hạch
toán một hay nhiều Chương trong cùng một dữ liệu kế toán bằng cách
tích chọn những Chương được sử dụng.
Kế toán nguồn kinh phí
Bản quyền của MISA JSC 67
Loại khoản: Danh mục Loại khoản thường được thiết lập sẵn theo quy
định của Bộ Tài chính, người sử dụng có thế chọn những loại khoản mà
đơn vị sử dụng để tiện cho việc theo dõi. Ngoài ra, người sử dụng cũng
có thể khai báo thêm loại khoản cho phù hợp với nhu cầu hạch toán trong
đơn vị. Khi khai báo loại khoản mới, người sử dụng phải khai báo đầy đủ
thông tin bao gồm mã loại khoản và tên loại khoản.
Nhóm mục chi: Danh mục Nhóm mục chi đã được thiết lập sẵn theo
đúng quy định hiện hành.
Kế toán nguồn kinh phí
68 Bản quyền của MISA JSC
Mục/Tiểu mục: Danh mục Mục/Tiểu mục theo quy định hiện hành
thường được thiết lập sẵn trong hệ thống. Tuy nhiên người sử dụng cũng
có thể thêm mới hoặc sửa đổi các Mục/Tiểu mục khi có thông tư sửa đổi,
bổ sung mục lục ngân sách.
Chương trình mục tiêu: Danh mục Chương trình mục tiêu thường được
thiết lập sẵn theo chế độ hiện hành. Tuy nhiên người sử dụng cũng có thể
thêm mới hoặc sửa đổi các chương trình mục tiêu khi có thông tư sửa
đổi, bổ sung hệ thống chương trình mục tiêu.
Kế toán nguồn kinh phí
Bản quyền của MISA JSC 69
4.3. Các chứng từ đầu vào liên quan
Các chứng từ dùng cho việc hạch toán nguồn kinh phí bao gồm:
Quyết định giao dự toán
Giấy rút dự toán
Phiếu thu rút dự toán
…
Một số mẫu chứng từ điển hình:
Giấy rút dự toán
Kế toán nguồn kinh phí
70 Bản quyền của MISA JSC
Trên các phiếu rút dự toán người sử dụng cần nhập các thông tin như: tên
đơn vị rút dự toán; mã ĐVQHNS; tài khoản KBNN; mã cấp NS; tên CTMT,
DA; mã CTMT, DA; đơn vị nhận tiền; địa chỉ,…
Kế toán nguồn kinh phí
Bản quyền của MISA JSC 71
4.4. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán
4.4.1. Nhập chứng từ
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nguồn kinh phí trong một phần
mềm kế toán, người sử dụng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ nguồn kinh phí.
Bước 2: Chọn loại chứng từ cập nhật.
Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu dành cho chứng từ đó.
Trong phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần hành kế
toán nguồn kinh phí bao gồm các thông tin:
Phần thông tin chung gồm có:
Tên và thông tin về đối tượng: Có thể là thông tin về ngày quyết định, số
quyết định, đơn vị trả tiền, đơn vị nhận tiền... có phát sinh các giao dịch
liên quan đến hoạt động nhận và sử dụng nguồn kinh phí.
Diễn giải: Mô tả nội dung của nghiệp vụ phát sinh.
Ngày chứng từ: Là ngày phát sinh của chứng từ, ngày này phải nằm trong
năm làm việc hiện thời và lớn hơn ngày khóa sổ kế toán kỳ kế toán trước.
Khi thêm mới một chứng từ, nếu ngày chứng từ xảy ra trước ngày làm
việc hiện thời, các phần mềm kế toán vẫn cho phép người sử dụng thay
đổi lại ngày chứng từ khi nhập. Sau khi cất giữ xong chứng từ sẽ được tự
động chèn vào khoảng thời gian trước đó. Điều này khác hẳn kế toán thủ
công, nếu đã tiến hành định khoản trên sổ sách, báo cáo thì không thể
chèn thêm chứng từ vào một khoảng thời gian trước đó.
Số chứng từ: Trong các phần mềm thường được tự động đánh số tăng
dần, tuy nhiên người sử dụng vẫn có thể sửa lại số chứng từ nếu muốn.
Phần thông tin chi tiết: Bao gồm các thông tin về tài khoản định khoản,
nguồn, chương, khoản, mục, tiểu mục.
Bút toán định khoản: Là các tài khoản có liên quan đến nghiệp vụ nhận
và sử dụng nguồn kinh phí.
Diễn giải: Mô tả lại nội dung của nghiệp vụ phát sinh.
Kế toán nguồn kinh phí
72 Bản quyền của MISA JSC
Nhập Chứng từ nhận dự toán đầu năm
Đầu năm các đơn vị hành chính sự nghiệp nhận được quyết định giao dự
toán từ cơ quan chủ quản. Căn cứ vào quyết định này kế toán trong đơn vị
hạch toán nghiệp vụ nhận dự toán đầu năm.
Nhập Chứng từ nhận dự toán bổ sung
Ngoài các khoản kinh phí đơn vị được nhận theo thông báo dự toán kinh phí
đầu năm, trong quá trình hoạt động đơn vị có thể nhận bổ sung dự toán.
Kế toán nguồn kinh phí
Bản quyền của MISA JSC 73
Nhập Giấy rút dự toán
Sau khi nhận được quyết định giao dự toán, đơn vị sẽ rút dự toán về để sử
dụng theo đúng dự toán của đơn vị mình. Đơn vị có thể rút dự toán tiền mặt
hoặc rút dự toán chuyển khoản.
Rút dự toán tiền mặt
Khi rút dự toán tiền mặt, kế toán phải lập một phiếu thu để nhập quỹ số tiền
đó. Người sử dụng có thể sinh phiếu thu rút dự toán , phần mềm tự động lấy
số liệu và hiển thị đầy đủ các thông tin lên phiếu thu.
Kế toán nguồn kinh phí
74 Bản quyền của MISA JSC
Rút dự toán chuyển khoản
Đơn vị rút dự toán chuyển khoản trong trường hợp kho bạc trực tiếp chuyển
tiền cho các đối tượng liên quan đến hoạt động tại đơn vị.
Khi rút dự toán chuyển khoản, người sử dụng có thể sinh chứng từ chuyển
khoản kho bạc, chứng từ này được tự động lấy số liệu căn cứ vào các thông
tin đã nhập trong giấy rút dự toán chuyển khoản.
Kế toán nguồn kinh phí
Bản quyền của MISA JSC 75
Chứng từ ghi đồng thời
Khi rút dự toán, kế toán đơn vị phải ghi đơn bên Có Tài khoản 008, 009.
Loại chứng từ này người sử dụng không phải nhập mà phần mềm sẽ tự động
lên số liệu căn cứ vào phiếu thu rút dự toán nhập quỹ và chứng từ chuyển
khoản kho bạc.
Nhập chứng từ rút tạm ứng chƣa cấp dự toán
Đơn vị rút tạm ứng khi cần chi tiêu phục vụ cho các hoạt động mà chưa
nhận được quyết định cấp dự toán. Căn cứ vào giấy rút tạm ứng chưa cấp dự
toán, kế toán lập phiếu thu hoặc chứng từ chuyển khoản kho bạc.
Phiếu thu (Tạm ứng chƣa cấp dự toán)
Kế toán lập phiếu thu khi đơn vị được kho bạc cho tạm ứng kinh phí nhập
quỹ tiền mặt.
Kế toán nguồn kinh phí
76 Bản quyền của MISA JSC
Chứng từ chuyển khoản kho bạc (Tạm ứng chƣa cấp dự toán)
Khi kho bạc chi trả trực tiếp số tạm ứng chưa cấp dự toán cho đơn vị, kế
toán phải lập chứng từ chuyển khoản kho bạc.
Kế toán nguồn kinh phí
Bản quyền của MISA JSC 77
Nhập Phiếu chi tiền mặt
Phiếu chi tiền mặt từ tạm ứng đã cấp dự toán
Sau khi rút dự toán tiền mặt về nhập quỹ, đơn vị chi tiền để phục vụ cho các
hoạt động và lập phiếu chi.
Phiếu chi tiền mặt từ tạm ứng chƣa cấp dự toán
Kế toán nguồn kinh phí
78 Bản quyền của MISA JSC
Lập bảng kê chứng từ thanh toán
Bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán
Cuối mỗi tháng, mỗi quý, kế toán lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng
đã cấp dự toán để nộp lên kho bạc.
Khi được kho bạc chấp nhận thanh toán.
Kế toán nguồn kinh phí
Bản quyền của MISA JSC 79
Bảng kê chứng từ thanh toán chƣa cấp dự toán
Khi đơn vị được cấp có thẩm quyền giao dự toán , kế toán tiến hành lập
bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng chưa cấp dự toán.
Khi được kho bạc chấp nhận thanh toán
Kế toán nguồn kinh phí
80 Bản quyền của MISA JSC
Nhập Chứng từ điều chỉnh dự toán
Trong năm đơn vị được giao dự toán ở các nhóm mục khác nhau nhưng
trong quá trình sử dụng, nhóm mục này chi không hết còn nhóm mục khác
lại thiếu nên đơn vị xin điều chỉnh dự toán từ nhóm mục này sang nhóm
mục khác. Khi phát sinh nghiệp vụ điều chỉnh dự toán, kế toán hạch toán:
Ghi đơn Nợ TK 008, 009: Số tiền ầm (nhóm mục điều chỉnh giảm)
Ghi đơn Nợ TK 008, 009: Số tiền dương (nhóm mục điều chỉnh tăng)
Khi được cơ quan chủ quản chấp nhận, kế toán lập chứng từ điều chỉnh dự toán.
Nhập Chứng từ hủy dự toán
Hủy dự toán là trường hợp cuối năm dự toán chi ngân sách của đơn vị còn
lại ở kho bạc (chưa rút về, chưa chi) nhưng không được chuyển dự toán
sang năm sau; hoặc do đơn vị chủ quản quyết định giảm dự toán đã được
giao ở nhóm mục nào đó. Khi phát sinh nghiệp vụ hủy dự toán, kế toán hạch
toán: Ghi đơn: Nợ TK 008, 009: Số tiền âm.
Kế toán nguồn kinh phí
Bản quyền của MISA JSC 81
Lập chứng từ quyết toán số dƣ đầu năm
Trong tháng 9 hoặc tháng 10, đơn vị nhận được quyết định duyệt quyết toán
của năm trước. Khi có quyết định này kế toán lập chứng từ quyết toán số dư
đầu năm. Đối với chứng từ này, người sử dụng không phải nhập số liệu mà
phần mềm tự động lấy lên căn cứ vào số dư trên tài khoản 661, 662, 635,
241, 461, 462, 465, 441,…
Kế toán nguồn kinh phí
82 Bản quyền của MISA JSC
Lập chứng từ kết chuyển số dƣ cuối năm
Cuối năm, các khoản chi hoạt động chưa được quyết toán với nguồn kinh
phí hoạt động thì kế toán tiến hành kết chuyển số chi hoạt động, nguồn kinh
phí hoạt động đã sử dụng năm nay (6612, 4612) thành số chi hoạt động,
nguồn kinh phí hoạt động năm trước (6611, 4611).
Bút toán kết chuyển số dư cuối năm được phần mềm tự động lấy số liệu căn
cứ vào số dư trên tài khoản 6612 và 4612 tính đến thời điểm cuối năm.
Người sử dụng có thể thêm hoặc sửa những thông tin trên chứng từ kết
chuyển số dư cuối năm theo nhu cầu hạch toán.
4.4.2. Thêm các đối tượng trong danh mục có liên quan
Trong quá trình nhập chứng từ phát sinh những đối tượng không có trong các
danh mục khai báo trước đó, một số phần mềm cho phép người sử dụng thêm
nhanh các đối tượng trong các danh mục có liên quan ngay trong màn hình
nhập liệu chứng từ như: thêm mới cán bộ trong danh mục cán bộ hay thêm
mới khách hàng, nhà cung cấp trong danh mục khách hàng, nhà cung cấp,…
Kế toán nguồn kinh phí
Bản quyền của MISA JSC 83
Ví dụ thêm mới cán bộ
Kế toán nguồn kinh phí
84 Bản quyền của MISA JSC
4.5. Xem và in báo cáo nguồn kinh phí
Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến kế toán nguồn kinh phí, phần
mềm sẽ tự động xử lý và đưa ra các báo cáo liên quan đến nhận và sử dụng
nguồn kinh phí.. Khi xem các báo cáo, người sử dụng phải chọn các tham số
cần thiết.
Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nƣớc
Chọn tham số báo cáo: như khoảng thời gian; nguồn, chương, khoản, cấp
phát, tài khoản kho bạc, loại kinh phí, mẫu báo cáo.
Xem báo cáo:
Kế toán nguồn kinh phí
Bản quyền của MISA JSC 85
Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 3
phần 2 tại liên kết sau:
http://download.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_hcsn.html
5. Câu hỏi ôn tập
1. Trình bày các nguyên tắc hạch toán nguồn kinh phí?
2. Nêu trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán nguồn kinh phí?
3. Trình bày lại mô hình hóa hoạt động tiếp nhận, rút dự toán và quyết toán kinh phí?
4. Các danh mục cần phải khai báo khi hạch toán các chứng từ liên quan đến kế
toán nguồn kinh phí?
5. Liệt kê một số chứng từ được sử dụng cho việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan
đến kế toán nguồn kinh phí?
Kế toán nguồn kinh phí
86 Bản quyền của MISA JSC
6. Bài tập thực hành
Tại Trường Tiểu học Mimosa có phát sinh một số nghiệp vụ kế toán liên quan đến
nguồn kinh phí như sau:
Danh mục khách hàng, nhà cung cấp
STT Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ MST
1. CT_HATHANH Công ty cổ phần
Hà Thành
1690 Đinh Tiên
Hoàng, Hà Nội 0101863512
2. CT_EVN Công ty EVN 3689 Hai Bà
Trưng, Hà Nội 0101859126
1. Ngày 08/01/2010, đơn vị nhận được giấy thông báo dự toán kinh phí năm 2010
theo quyết định QĐ08012010 như sau:
Nhóm mục chi Tên nhóm mục Tổng số
I Chi thanh toán cá nhân 125.000.000
II Chi nghiệp vụ chuyên môn 95.400.000
III Chi mua sắm sửa chữa 120.600.000
IV Chi thường xuyên khác 95.000.000
Cộng 436.000.000
2. Ngày 10/01/2010, Trần Bình Minh rút tạm ứng về nhập quỹ tiền mặt, số tiền:
38.000.000. Trong đó:
- M/TM 6550/6551: 5.000.000
- M/TM 6550/6552: 8.000.000
- M/TM 9050/9062: 25.000.000
3. Ngày 12/03/2010, chi mua CCDC của công ty cổ phần Hà Thành bằng tiền đã
cấp dự toán về sử dụng ngay, số tiền 3.000.000 (M/TM: 6550/6552).
4. Ngày 15/03/2010, quyết toán kinh phí sử dụng năm trước:
Chi phí không được duyệt là 2.000.000 (M/TM: 7500/7799), đơn vị xác
định do lỗi của Hoàng Thanh Mai và đã thực hiện xuất toán.
Số kinh phí năm trước chưa sử dụng hết chuyển sang năm nay là
6.000.000.
5. Ngày 16/03/2010, thu hồi từ Hoàng Thanh Mai bằng tiền mặt, số tiền 2.000.000
Kế toán nguồn kinh phí
Bản quyền của MISA JSC 87
6. Ngày 17/03/2010, nộp trả số kinh phí phải xuất toán cho kho bạc nhà nước số tiền
là 2.000.000.
7. Ngày 03/04/2010, chuyển khoản kho bạc trả tiền điện cho công ty EVN (số tài
khoản: 711A16176238 tại ngân hàng Công thương Việt Nam), số tiền 2.500.000
(6500/6501).
8. Ngày 12/06/2010, đơn vị nhận được quyết định của cơ quan chủ quản cho điều
chỉnh dự toán kinh phí từ nhóm mục III sang nhóm mục I, số tiền 15.600.000.
9. Ngày 30/08/2010, đơn vị nhận được thông báo bổ sung dự toán kinh phí theo
QĐ30062010 như sau:
Nhóm mục chi Tên nhóm mục Tổng số
I Chi thanh toán cá nhân 50.000.000
II Chi nghiệp vụ chuyên môn 25.000.000
IV Chi thường xuyên khác 15.000.000
Cộng 90.000.000
10. Ngày 31/12/2010, đơn vị lập bảng kê thanh toán tạm ứng và đã nhận được quyết
định thanh toán của kho bạc.
11. Ngày 31/12/2010, kết chuyển số dư cuối năm khi báo cáo quyết toán chưa được
duyệt.
12. Ngày 31/12/2010, đơn vị nhận được quyết định hủy dự toán theo QĐ30122010
như sau:
Nhóm mục chi Tên nhóm mục Số bị hủy dự toán
I Chi thanh toán cá nhân 45.000.000
III Chi mua sắm sửa chữa 65.000.000
Cộng 110.000.000
Yêu cầu:
Khai báo số dư nguồn kinh phí và các danh mục có liên quan (lấy trong
phần Bài tập thực hành chương 2, tại trang 55)
Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm.
In bảng kê chứng từ thanh toán, bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân
sách tại kho bạc nhà nước,…
Báo cáo:
Kế toán nguồn kinh phí
88 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vốn bằng tiền
Bản quyền của MISA JSC 89
C H Ƣ Ơ N G 4
KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Nguyên tắc hạch toán
Mô hình hoạt động thu chi tiền mặt, tiền gửi
Sơ đồ hạch toán kế toán vốn bằng tiền
Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán
Kế toán vốn bằng tiền
90 Bản quyền của MISA JSC
1. Nguyên tắc hạch toán
Đơn vị hành chính sự nghiệp phải sử dụng thống nhất đơn vị tiền tệ là
đồng Việt Nam. Muốn sử dụng đồng tiền ngoại tệ để ghi sổ thì phải được
sự đồng ý bằng văn bản của Bộ Tài chính.
Nếu sử dụng đồng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá
giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân
hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
Hạch toán vàng, bạc, kim khí quý, đá quý ở tài khoản tiền mặt phải tính
ra tiền theo giá thực tế.
2. Mô hình hóa hoạt động thu chi tiền
Xem lại bảng quy ước về các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ tại trang 1.
2.1. Thu tiền mặt
Kế toán vốn bằng tiền
Bản quyền của MISA JSC 91
2.2. Chi tiền mặt
2.3. Thu tiền gửi
Kế toán vốn bằng tiền
92 Bản quyền của MISA JSC
2.4. Chi tiền gửi
Kế toán vốn bằng tiền
Bản quyền của MISA JSC 93
3. Sơ đồ hạch toán kế toán vốn bằng tiền
3.1. Tiền mặt tại quỹ
Kế toán vốn bằng tiền
94 Bản quyền của MISA JSC
3.2. Tiền gửi ngân hàng
Kế toán vốn bằng tiền
Bản quyền của MISA JSC 95
4. Thực hành trên phần mềm kế toán
4.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ
4.1.1. Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo
4.1.2. Các chứng từ đầu vào liên quan
Các chứng từ gốc liên quan đến việc thanh toán: Hóa đơn bán hàng,
Phiếu nhập...
Các chứng từ gốc liên quan đến việc thu chi tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu
chi, Bảng kiểm kê quỹ, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị tạm
ứng...
Một số mẫu chứng từ điển hình:
Kế toán vốn bằng tiền
96 Bản quyền của MISA JSC
Mẫu phiếu thu
Kế toán vốn bằng tiền
Bản quyền của MISA JSC 97
Mẫu phiếu chi
Trên các chứng từ thu, chi trên, người sử dụng cần phải điền các thông tin
như: đơn vị, địa chỉ, số phiếu thu, tài khoản Nợ, tài khoản Có, người nhận
tiền (hoặc người nộp tiền), lý do chi (hoặc lý do nộp), số tiền,…
4.1.3. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán
a. Nhập chứng từ
Để hạch toán các nghiệp vụ tiền mặt tại quỹ trong một phần mềm kế toán,
người sử dụng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ Tiền mặt tại quỹ.
Bước 2: Chọn loại chứng từ cần cập nhật.
Kế toán vốn bằng tiền
98 Bản quyền của MISA JSC
Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu của chứng từ đó.
Trong các phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần
hành quản lý tiền mặt bao gồm các thông tin:
Phần thông tin chung gồm có:
Tên và thông tin về đối tượng: Là thông tin về khách hàng, nhà cung cấp,
nhân viên, có phát sinh các giao dịch liên quan đến phiếu thu, phiếu chi.
Diễn giải: Mô tả nội dung của nghiệp vụ phát sinh.
Ngày chứng từ: Là ngày phát sinh nghiệp vụ nhập, xuất quỹ tiền mặt.
Số chứng từ: Do người sử dụng tự đặt, thông thường số chứng từ thường
gắn với loại chứng từ (Ví dụ: Phiếu thu - PT000…, Phiếu nhập kho -
PNK000…). Trong phần mềm số chứng từ thường được lấy tăng dần lên
căn cứ vào số chứng từ đặt đầu tiên. Tuy nhiên, người sử dụng vẫn có thể
sửa lại số chứng từ của các chứng từ đã hạch toán nếu muốn. Điều này
khác với kế toán thủ công, kế toán sẽ phải nhớ số chứng từ đã hạch toán
trước đó và chứng từ khi ghi sổ rồi rất khó nếu phải sửa chữa.
Phần thông tin chi tiết: Bao gồm các thông tin về tài khoản định khoản,
nguồn, chương, khoản, mục, tiểu mục, cấp phát, nghiệp vụ, số tiền.
Bút toán định khoản: Là cặp tài khoản đối ứng trong nghiệp vụ liên quan.
Diễn giải: Mô tả lại nội dung của nghiệp vụ phát sinh.
Kế toán vốn bằng tiền
Bản quyền của MISA JSC 99
Nhập Phiếu thu
Nhập Phiếu chi
Kế toán vốn bằng tiền
100 Bản quyền của MISA JSC
b. Thêm các đối tƣợng trong danh mục có liên quan
Trong quá trình nhập chứng từ phát sinh những đối tượng không có trong các
danh mục khai báo trước đó, một số phần mềm cho phép người sử dụng thêm
nhanh các đối tượng trong các danh mục có liên quan ngay trong màn hình
nhập liệu chứng từ như: thêm mới cán bộ trong danh mục cán bộ hay thêm
mới khách hàng, nhà cung cấp trong danh mục khách hàng, nhà cung cấp,…
(tham khảo mục Thêm các đối tượng trong danh mục có liên quan trong Kế
toán nguồn kinh phí trang 82).
4.1.4. Xem và in báo cáo tiền mặt tại quỹ
Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến tiền mặt tại quỹ, phần mềm sẽ
tự động xử lý và đưa ra các báo cáo tiền mặt tại quỹ. Khi xem các báo cáo,
người sử dụng phải chọn các tham số cần thiết trước khi xem.
Sổ quỹ tiền mặt
Chọn các tham số báo cáo: như khoảng thời gian, tài khoản in, chương,
loại quỹ, mẫu báo cáo.
Xem báo cáo:
Kế toán vốn bằng tiền
Bản quyền của MISA JSC 101
Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
Chọn các tham số báo cáo: như khoảng thời gian, tài khoản in.
Xem báo cáo:
Kế toán vốn bằng tiền
102 Bản quyền của MISA JSC
4.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng
4.2.1. Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo
Kế toán vốn bằng tiền
Bản quyền của MISA JSC 103
4.2.2. Các chứng từ đầu vào liên quan
Các chứng từ dùng cho việc hạch toán tiền gửi ngân hàng bao gồm: Giấy
báo Có, Giấy báo Nợ, Bản sao kê của ngân hàng, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm
chi, Séc chuyển khoản, Séc bảo chi...
Một số mẫu chứng từ điển hình:
Giấy báo Nợ
Giấy báo Có
Kế toán vốn bằng tiền
104 Bản quyền của MISA JSC
Trên các chứng từ báo Nợ, báo Có cần phải có đầy đủ các thông tin như:
tên ngân hàng, địa chỉ, ngày phát sinh chứng từ, mã khách hàng, đơn vị
nhận chứng từ, mã số thuế, diễn giải của giấy báo Nợ (hoặc báo Có), số tài
khoản ngân hàng, số tiền, nội dung của giấy báo Nợ (hoặc báo Có),…
4.2.3. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán
a. Nhập chứng từ
Để hạch toán các nghiệp vụ tiền gửi ngân hàng trong một phần mềm kế
toán, người sử dụng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ Tiền gửi ngân hàng.
Bước 2: Chọn loại chứng từ cập nhật.
Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu dành cho chứng từ đó.
Trong phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần hành quản lý
tiền gửi cũng bao gồm các thông tin giống như trong phân hệ quản lý tiền mặt.
Thông tin chi tiết có thể tham khảo mục Nhập chứng từ của Kế toán tiền mặt
tại quỹ trang 97.
Nhập Chứng từ Thu tiền gửi
Kế toán vốn bằng tiền
Bản quyền của MISA JSC 105
Nhập Chứng từ Chi tiền gửi
b. Thêm các đối tƣợng trong danh mục có liên quan
Trong quá trình nhập chứng từ phát sinh những đối tượng không có trong các
danh mục khai báo trước đó, một số phần mềm cho phép người sử dụng thêm
nhanh các đối tượng trong các danh mục có liên quan ngay trong màn hình
nhập liệu chứng từ như: thêm mới cán bộ trong danh mục cán bộ hay thêm
mới khách hàng, nhà cung cấp trong danh mục khách hàng, nhà cung cấp,…
(tham khảo mục Thêm các đối tượng trong danh mục có liên quan trong Kế
toán nguồn kinh phí trang 82).
4.2.4. Xem và in báo cáo tiền gửi ngân hàng
Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, phần mềm
sẽ tự động xử lý và đưa ra các báo cáo tiền gửi ngân hàng. Khi xem các báo
cáo, người sử dụng phải chọn các tham số cần thiết.
Sổ tiền gửi ngân hàng:
Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, tài khoản in.
Kế toán vốn bằng tiền
106 Bản quyền của MISA JSC
Xem báo cáo:
Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 4
phần 2 tại liên kết sau:
http://download.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_hcsn.html
Kế toán vốn bằng tiền
Bản quyền của MISA JSC 107
5. Câu hỏi ôn tập
1. Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ theo các nguyên tắc và chế độ quản lý tiền tệ
của Nhà nước như thế nào?
2. Nêu trình tự kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng?
3. Hãy trình bày mô hình hóa hoạt động thu chi tiền mặt, tiền gửi?
4. Liệt kê một số chứng từ được sử dụng cho việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan
đến tiền mặt, tiền gửi?
6. Bài tập thực hành
6.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ
Tại Trường Tiểu học Mimosa có phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến tiền
mặt như sau:
Các đối tượng cần khai báo thêm trong danh mục liên quan đến bài tập
Danh mục Nhà cung cấp
STT Mã NCC Tên NCC Địa chỉ MST
1 NH_Marina Nhà hàng Marina Hoàng Quốc Việt,
Hà Nội 0102859126
1. Ngày 06/01/2010, Đỗ Thị Nga rút thực chi về nhập quỹ tiền mặt, số tiền:
16.000.000
Trong đó:
- M/TM: 6900/6906: 8.500.000
- M/TM: 6900/6912: 7.500.000
2. Ngày 08/01/2010, Đỗ Thị Nga rút tạm ứng về nhập quỹ, số tiền: 6.100.000
Trong đó:
- M/TM: 6550/6551: 4.500.000
- M/TM: 7750/7761: 3.500.000
3. Ngày 12/01/2010, tạm ứng tiền công tác phí cho anh Trần Bình Minh, số tiền
1.000.000.
4. Ngày 16/01/2010, Đỗ Thị Nga thu học phí bằng tiền mặt, số tiền 95.000.000.
Kế toán vốn bằng tiền
108 Bản quyền của MISA JSC
5. Ngày 20/01/2010, chi tiếp khách tại nhà hàng Marina bằng tiền tạm ứng đã cấp
dự toán, số tiền: 2.100.000 (M/TM: 7750/7761).
6. Ngày 25/01/2010, chi mua văn phòng phẩm của cửa hàng Hồng Hà về sử dụng
ngay, số tiền: 3.400.000 (M/TM: 6500/6551).
Yêu cầu:
Khai báo thêm các đối tượng trong danh mục nhà cung cấp theo các
thông tin trong đề bài.
Hạch toán các nghiệp phát sinh vào phần mềm.
In Sổ quỹ tiền mặt, Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt.
Báo cáo:
Kế toán vốn bằng tiền
Bản quyền của MISA JSC 109
6.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc
Tại Trường Tiểu học Mimosa có phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến tiền
gửi ngân hàng, kho bạc như sau:
Các đối tượng cần khai báo thêm trong danh mục liên quan đến bài tập
Danh mục Tài khoản ngân hàng, kho bạc
STT Số tài khoản Tên ngân hàng, kho bạc
1 9001201059167 Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam
Danh mục nhà cung cấp
STT Mã NCC Tên NCC Địa chỉ MST
1 CT_TANAN Công ty Cổ phần
Tân An
5166 Hai Bà
Trưng, Hà Nội 0102369455
2 CT_EVN Công ty EVN 1541 Hoàng Hoa
Thám, Hà Nội 0101876472
3 CT_VTQD Tổng công ty
Viễn thông Quân Đội
Giang Văn Minh,
Hà Nội 0100109023
1. Ngày 06/01/2010, chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng Công thương sang tài
khoản ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, số tiền: 10.000.000.
2. Ngày 08/01/2010, Đỗ Thị Ngá rút tạm ứng về tài khoản tiền gửi ngân hàng Công
thương, số tiền: 22.000.000.
- M/TM: 6900/6552: 17.000.000
- M/TM: 6900/6612: 5.000.000
3. Ngày 15/01/2010, chuyển khoản ngân hàng Công thương trả tiền mua CCDC cho
công ty cổ phần Tân An tính vào chi phí 1.000.000 (M/TM: 6550/6552).
4. Ngày 18/01/2010, Hoàng Thanh Mai rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt,
số tiền: 9.300.000.
5. Ngày 28/01/2010, chuyển khoản kho bạc trả lương tháng 1 cho công nhân viên
chức, số tiền: 48.500.000.
6. Ngày 31/01/2010, chuyển khoản kho bạc thanh toán tiền điện tháng 01/2010 cho
công ty EVN, số tiền: 4.600.000.
Kế toán vốn bằng tiền
110 Bản quyền của MISA JSC
Yêu cầu:
Khai báo thêm các đối tượng trong danh mục có liên quan theo các thông
tin trong đề bài
Hạch toán các nghiệp phát sinh vào phần mềm.
In Sổ tiền gửi ngân hàng.
Báo cáo:
Kế toán vật tư
Bản quyền của MISA JSC 111
C H Ƣ Ơ N G 5
KẾ TOÁN VẬT TƢ
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Nguyên tắc hạch toán
Mô hình hoạt động nhập, xuất kho
Sơ đồ hạch toán kế toán vật tư
Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán
Kế toán vật tư
112
Bản quyền của MISA JSC
1. Nguyên tắc hạch toán
Kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trên tài
khoản 152, 153 phải được thực hiện theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC
ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Việc tính giá của vật tư xuất kho được thực hiện theo một trong bốn
phương pháp:
Phương pháp giá đích danh.
Phương pháp bình quân cuối kỳ.
Phương pháp bình quân tức thời.
Phương pháp nhập trước, xuất trước.
Kế toán chi tiết vật tư phải thực hiện theo từng kho.
2. Mô hình hóa hoạt động nhập, xuất kho
Xem lại bảng quy ước về các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ tại trang 1.
2.1. Nhập kho
Kế toán vật tư
Bản quyền của MISA JSC 113
2.2. Xuất kho
3. Sơ đồ hạch toán kế toán vật tƣ
Kế toán vật tư
114
Bản quyền của MISA JSC
4. Thực hành trên phần mềm kế toán
4.1. Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo
4.2. Các chứng từ đầu vào liên quan
Các chứng từ dùng cho việc hạch toán vật tư bao gồm:
Phiếu nhập kho.
Phiếu xuất kho.
Một số mẫu chứng từ điển hình:
Kế toán vật tư
Bản quyền của MISA JSC 115
Phiếu nhập kho
Kế toán vật tư
116
Bản quyền của MISA JSC
Phiếu xuất kho
Trên các phiếu nhập, xuất kho, người sử dụng cần nhập các thông tin như:
tên đơn vị, bộ phận xuất, số chứng từ, tài khoản Nợ, tài khoản Có, họ tên
người giao hàng (hoặc người nhận hàng), kho nhập (hoặc xuất), tên vật tư,
hàng hóa nhập (hoặc xuất), đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng
số tiền,…
Kế toán vật tư
Bản quyền của MISA JSC 117
4.3. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán
a. Nhập chứng từ
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến vật tư trong một phần mềm kế
toán, người sử dụng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ Vật tư.
Bước 2: Chọn loại chứng từ cập nhật.
Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu dành cho chứng từ đó.
Trong phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần hành
quản lý vật tư, hàng hóa bao gồm các thông tin:
Phần thông tin chung gồm có:
Tên và thông tin về đối tượng: Có thể là thông tin về khách hàng, nhà
cung cấp, hoặc nhân viên,... có phát sinh các giao dịch liên quan đến hoạt
động nhập, xuất kho.
Diễn giải: Mô tả nội dung của nghiệp vụ phát sinh.
Ngày chứng từ: Là ngày phát sinh hoạt động nhập, xuất kho.
Số chứng từ: Trong các phần mềm thường được tự động đánh số tăng
dần, tuy nhiên người sử dụng vẫn có thể sửa lại số chứng từ nếu muốn.
Phần thông tin chi tiết: Bao gồm các thông tin về mã vật tư, tên vật tư,
kho, tài khoản kho, tài khoản đối ứng, số lượng, đơn giá, thành tiền...
Mã vật tư: Dùng để nhận diện duy nhất một vật tư, hàng hóa.
Tên vật tư: Là tên đầy đủ của vật tư, hàng hóa.
Kho: Là mã của kho liên quan đến nghiệp vụ của chứng từ được chọn từ
danh mục kho đã khai báo. Đó có thể là kho xuất, kho nhập, có thể là kho
công ty hoặc kho đại lý,…
TK kho: Chương trình sẽ lấy căn cứ vào các thông tin khai báo ban đầu
của vật tư, hàng hóa (có thể là TK 152, 153, 155).
Tài khoản đối ứng: Là tài khoản đối ứng khi hạch toán nghiệp vụ nhập,
xuất kho (có thể là TK 111, 112, 331, 661, 662, 631, 635).
Số lượng: Là số lượng mặt hàng được ghi trên chứng từ nhập, xuất kho.
Đơn giá: Là số tiền cho một vật tư, hàng hóa.
Kế toán vật tư
118
Bản quyền của MISA JSC
Thành tiền = Số lượng x Đơn giá
…
Trong các phần mềm, giá vốn xuất kho thường được chương trình tự động
tính căn cứ vào phương pháp tính giá xuất kho đã khai báo ngay từ khi tạo
dữ liệu kế toán mới hoặc khi khai báo vật tư, hàng hóa.
Nếu đăng ký theo phương pháp “Bình quân cuối kỳ” thì giá xuất kho sẽ
được tính sau khi thực hiện chức năng “Cập nhật giá xuất” (luôn có trong
các phần mềm). Khi sử dụng phương pháp này giá xuất kho trong kỳ ở các
thời điểm đều được tính bình quân như nhau.
Nếu đăng ký theo phương pháp “Bình quân tức thời” thì giá xuất kho sẽ
được tính ngay khi lập phiếu xuất kho trên cơ sở tổng giá trị tồn tính đến
thời điểm xuất chia cho tổng số lượng tồn tính đến thời điểm xuất hiện tại.
Sử dụng phương pháp này giá xuất kho ở các thời điểm khác nhau trong
cùng một kỳ có thể khác nhau.
Nếu đăng ký phương pháp “Đích danh” thì hệ thống sẽ lấy giá xuất kho
theo đúng giá nhập của vật tư đó trên chứng từ nhập kho được chọn.
Nếu đăng ký phương pháp “Nhập trước, xuất trước”, hệ thống sẽ tự động
tính giá xuất theo đúng phương pháp ngay sau khi cất giữ thông tin của
phiếu xuất kho.
Kế toán vật tư
Bản quyền của MISA JSC 119
Nhập Phiếu nhập kho
Nhập Phiếu xuất kho
Kế toán vật tư
120
Bản quyền của MISA JSC
b. Thêm các đối tƣợng trong danh mục có liên quan
Trong quá trình nhập chứng từ vật tư (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) phát
sinh những đối tượng không có trong các danh mục khai báo trước đó, người
sử dụng có thể thêm nhanh các đối tượng trong màn hình nhập liệu của phiếu
nhập, xuất kho như thêm kho trong danh mục kho; thêm vật tư, hàng hóa,
công cụ dụng cụ trong danh mục vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ.
Ví dụ:
Thêm mới kho
Thêm mới vật tư, hàng hóa
Kế toán vật tư
Bản quyền của MISA JSC 121
4.4. Xem và in báo cáo vật tƣ
Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến nhập, xuất kho, phần mềm sẽ tự
động xử lý và đưa ra các báo cáo liên quan đến phần nhập, xuất kho. Khi
xem các báo cáo, người sử dụng phải chọn các tham số cần thiết.
Báo cáo tồn kho:
Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, kho vật tư, CCDC (một
kho, một số kho hoặc tất cả các kho), loại vật tư (một loại, nhiều loại
hoặc tất cả các loại).
Kế toán vật tư
122
Bản quyền của MISA JSC
Xem báo cáo:
Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Chọn tham số báo cáo: như khoảng thời gian; kho (có thể chọn một, một
số hoặc tất cả các kho); loại vật tư, CCDC (có thể chọn một, một số hoặc
tất cả vật tư, hàng hóa); tài khoản.
Kế toán vật tư
Bản quyền của MISA JSC 123
Xem báo cáo:
Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 5
phần 2 tại liên kết sau:
http://download.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_hcsn.html
Kế toán vật tư
124
Bản quyền của MISA JSC
5. Câu hỏi ôn tập
1. Trình bày các nguyên tắc hạch toán vật tư, hàng hóa?
2. Nêu trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán vật tư?
3. Trình bày lại mô hình hóa hoạt động nhập, xuất kho?
4. Liệt kê một số chứng từ được sử dụng cho việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan
đến vật tư, hàng hóa?
6. Bài tập thực hành
Tại Công ty TNHH ABC có phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến kho vật
tư, hàng hóa như sau:
Các đối tượng cần khai báo thêm trong danh mục:
Danh mục nhà cung cấp
STT Mã NCC Tên NCC Địa chỉ MST
1 CT_THANHTHIEN Công ty TNHH
Thanh Thiên
6352, Ba Đình, Hà Nội
0101937815
1. Ngày 03/01/2010, nhập kho ấm chén mua của công ty TNHH Thanh Thiên đã trả
bằng tiền mặt, gồm:
- Ấm chén Hải Dương: SL: 04 Đơn giá: 180.000
- Ấm chén Trung Quốc: SL: 05 Đơn giá: 110.000
2. Ngày 08/01/2010, nhập kho CCDC do nhận kinh phí từ cấp trên (M/TM:
6550/6552)
- Bàn máy vi tính loại 1: SL: 05 Đơn giá: 560.000
- Bàn máy vi tính loại 2: SL: 10 Đơn giá: 400.000
- Quạt bàn: SL: 03 Đơn giá: 220.000
3. Ngày 12/01/2010, ghi giảm 01 bộ ấm chén Trung Quốc do phòng Tài chính – Kế
toán báo hỏng, trị giá: 100.000.
4. Ngày 17/01/2010, xuất kho vật tư thuộc nguồn kinh phí năm trước cho phòng Tài
chính – Kế toán:
- Sổ tay: SL: 30
- Bút bi Thiên Long: SL: 30
Kế toán vật tư
Bản quyền của MISA JSC 125
5. Ngày 23/01/2010, xuất kho CCDC cho phòng Tổ chức – Hành chính (M/TM:
6550/6552), gồm:
- Bàn máy vi tính loại 1: SL: 01
- Ấm chén Hải Dương: SL: 02
- Quạt bàn: SL: 01
- Bàn gỗ: SL: 02 (thuộc nguồn kinh phí năm trước)
6. Ngày 28/01/2010, xuất kho CCDC cho phòng Tài chính - Kế toán (M/TM:
6550/6552)
- Phích nước Trung Quốc: SL: 02 (thuộc nguồn kinh phí năm trước)
- Ấm chén Hải Dương: SL: 01
Yêu cầu:
Khai báo các đối tượng trong danh mục nhà cung cấp theo các thông tin
trong đề bài.
Hạch toán các nghiệp phát sinh vào phần mềm.
Cập nhật giá xuất kho (bút toán tự động).
In Báo cáo tồn kho; Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ,
sản phẩm, hàng hóa; …
Báo cáo:
Kế toán vật tư
126 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán tài sản cố định
Bản quyền của MISA JSC 127
C H Ƣ Ơ N G 6
KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Nguyên tắc hạch toán
Mô hình hoạt động tăng, giảm tài sản cố định
Sơ đồ hạch toán kế toán tài sản cố định
Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán
Kế toán tài sản cố định
128 Bản quyền của MISA JSC
1. Nguyên tắc hạch toán
Đánh giá TSCĐ phải theo nguyên tắc đánh giá giá thực tế hình thành
TSCĐ và giá trị còn lại của TSCĐ.
Kế toán TSCĐ phải phản ánh được 3 chỉ tiêu giá trị của TSCĐ: Nguyên
giá, giá trị hao mòn lũy kế và giá trị còn lại của TSCĐ.
Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ
2. Mô hình hóa hoạt động tăng, giảm tài sản cố định
Xem lại bảng quy ước về các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ tại trang 1.
2.1. Kế toán tăng tài sản cố định
2.2. Kế toán giảm tài sản cố định
Kế toán tài sản cố định
Bản quyền của MISA JSC 129
3. Sơ đồ hạch toán kế toán tài sản cố định
3.1. Tăng TSCĐ
Kế toán tài sản cố định
130 Bản quyền của MISA JSC
3.2. Thanh lý, nhƣợng bán TSCĐ
3.3. Hao mòn TSCĐ
Kế toán tài sản cố định
Bản quyền của MISA JSC 131
4. Thực hành trên phần mềm kế toán
4.1. Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo
4.2. Các chứng từ đầu vào liên quan
Các chứng từ dùng cho việc hạch toán vật tư bao gồm:
Các chứng từ gốc liên quan đến TSCĐ như: Phiếu chi, phiếu thu của hoạt
động mua, bán, thanh lý TSCĐ.
Biên bản giao nhận TSCĐ.
Biên bản thanh lý TSCĐ.
Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành.
Biên bản đánh giá lại TSCĐ.
Chứng từ ghi giảm tài sản cố định.
Bảng tính và phân bổ hao mòn TSCĐ.
Kế toán tài sản cố định
132 Bản quyền của MISA JSC
Một số mẫu điển hình:
Biên bản giao nhận TSCĐ
Kế toán tài sản cố định
Bản quyền của MISA JSC 133
Biên bản thanh lý TSCĐ
Kế toán tài sản cố định
134 Bản quyền của MISA JSC
4.3. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tài sản cố định trong một phần
mềm kế toán, người sử dụng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ tài sản cố định.
Bước 2: Chọn loại chứng từ cập nhật.
Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu dành cho chứng từ đó.
Khai báo tài sản cố định
Khai báo Thông tin chung: cho phép người sử dụng nhập các thông tin
chung, tổng quan về TSCĐ như:
Mã TSCĐ: Dùng để nhận diện một TSCĐ.
Tên TSCĐ: Là tên đầy đủ của tài sản cố định.
Loại TSCĐ: Xem TSCĐ này thuộc loại nào? máy móc thiết bị, phương tiện
vận tải,… Các phần mềm đã thiết lập sẵn danh mục loại TSCĐ theo Quyết
định số 32/2008/QĐ-BTC ngày 29/5/2008 của Bộ Tài chính.
Tình trạng hiện nay: Là tình trạng sử dụng của TSCĐ như đang dùng, mua
mới, thanh lý,…
Ngoài ra người sử dụng có thể khai báo thêm các thông tin khác như: Mô tả
TSCĐ, năm sản xuất, nhà cung cấp, địa chỉ, số hóa đơn,…
Kế toán tài sản cố định
Bản quyền của MISA JSC 135
Khai báo Thông tin Hao mòn: cho phép nhập các thông tin chi tiết về
TSCĐ, giúp cho người sử dụng thuận tiện trong việc quản lý TSCĐ như:
Ngày mua: Là ngày phát sinh hoạt động mua TSCĐ.
Ngày ghi tăng: Là ngày kế toán ghi tăng tài sản cố định trong sổ sách.
Ngày sử dụng: Là ngày đơn vị bắt đầu đưa tài sản cố định vào sử dụng.
Ngày hao mòn: Là ngày bắt đầu tính hao mòn. Đối với đơn vị hành chính
sự nghiệp, ngày tính hao mòn thường khác ngày mua, ngày ghi tăng,
ngày sử dụng. Ví dụ: 1 TSCĐ được mua, ghi tăng, sử dụng vào ngày
25/03/2010 nhưng ngày tính hao mòn bắt đầu từ ngày 01/01/2011).
Nguyên giá: Là giá trị ban đầu của TSCĐ.
Thời gian sử dụng: Là số năm sử dụng của TSCĐ.
Ngoài ra người sử dụng có thể nhập một số thông tin khác tương ứng
trong các phần mềm
Kế toán tài sản cố định
136 Bản quyền của MISA JSC
Ghi tăng tài sản cố định
Trong một số phần mềm kế toán, khi người sử dụng khai báo xong một
TSCĐ mua mới trong năm, phần mềm cho phép người sử dụng sinh chứng
từ ghi tăng tài sản cố định bằng một trong các nghiệp vụ sau:
Mua TSCĐ qua chuyển khoản kho bạc.
Mua TSCĐ bằng tiền mặt.
Mua TSCĐ bằng tiền gửi.
Mua TSCĐ chưa thanh toán.
Nhận bằng hiện vật.
Sau khi chọn một trong các nghiệp vụ trên, phần mềm sẽ hiển thị một trong
các chứng từ sau: Chuyển khoản mua tài sản cố định, Phiếu chi mua tài sản
cố định, Chi tiền gửi mua tài sản cố định, Hóa đơn mua tài sản, Nhận bằng
hiện vật và ghi tăng tài sản cố định. Trong các chứng từ trên, phần mềm tự
sinh chứng từ ghi tăng tài sản cố định.
Kế toán tài sản cố định
Bản quyền của MISA JSC 137
Nếu người sử dụng không khai báo tài sản cố định mà nhập luôn chứng từ
ghi tăng tài sản cố định thì người sử dụng cũng có thể khai báo tài sản cố
định trong danh mục ngay tại màn hình nhập liệu chứng từ đó.
Kế toán tài sản cố định
138 Bản quyền của MISA JSC
Đánh giá lại tài sản cố định
Khi có sự thay đổi về nguyên giá hoặc thời gian sử dụng, kế toán phải lập
chứng từ đánh giá lại tài sản cố định.
Hao mòn tài sản cố định
Trên các phần mềm kế toán, việc tính hao mòn TSCĐ sẽ được thực hiện vào
thời điểm cuối năm nhằm theo dõi giá trị còn lại của tài sản vào cuối mỗi
năm. Phần mềm sẽ tự động hiện lên bảng tính hao mòn căn cứ vào các
thông tin của từng TSCĐ như: Nguyên giá, ngày tính hao mòn, số năm sử
dụng,… mà người sử dụng đã nhập trước đó.
Kế toán tài sản cố định
Bản quyền của MISA JSC 139
Ghi giảm tài sản cố định
Khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ… người sử dụng thực hiện ghi giảm bằng
cách chọn nghiệp vụ ghi giảm trong phân hệ Tài sản cố định.
Kế toán tài sản cố định
140 Bản quyền của MISA JSC
4.4. Xem và in báo cáo tài sản cố định
Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến tài sản cố định, phần mềm sẽ tự
động xử lý và đưa ra các báo cáo về tài sản cố định. Khi xem các báo cáo,
người sử dụng phải chọn các tham số cần thiết.
Danh sách tài sản cố định theo loại
Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, loại, phòng ban
Xem báo cáo:
Kế toán tài sản cố định
Bản quyền của MISA JSC 141
Sổ tài sản cố định
Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, phòng ban, loại TSCĐ.
Kế toán tài sản cố định
142 Bản quyền của MISA JSC
Xem báo cáo:
Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 6
phần 2 tại liên kết sau:
http://download.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_hcsn.html
5. Câu hỏi ôn tập
1. Hãy nêu các tiêu chuẩn ghi nhận một tài sản là tài sản cố định hữu hình?
2. Nêu quy trình kế toán trường hợp ghi tăng TSCĐ?
3. Nêu quy trình kế toán trong trường hợp thanh lý, nhượng bán TSCĐ?
4. Các danh mục phải khai báo khi hạch toán các chứng từ liên quan đến TSCĐ?
Kế toán tài sản cố định
Bản quyền của MISA JSC 143
5. Liệt kê một số chứng từ được sử dụng cho việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan
đến TSCĐ?
6. Bài tập thực hành
Tại Công ty TNHH ABC có phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến tài sản cố
định như sau:
1. Ngày 20/01/2010, kế toán Đỗ Thị Nga rút thực chi về nhập quỹ tiền mặt, số tiền:
67.000.000. Trong đó:
- M/TM 9050/9056: 35.000.000
- M/TM 9050/9062: 22.000.000
- M/TM 9100/9102: 10.000.000
2. Ngày 25/02/2010, mua 01 máy vi tính của Công ty Cổ phần Hà Thành đã thanh
toán bằng tiền mặt, giá mua: 10.000.000, thuế GTGT: 10% (sử dụng cho hoạt
động HCSN).
Thông tin chi tiết về TSCĐ như sau:
Mã MVT02
Loại Máy vi tính
Tên Máy vi tính 02
Phòng ban (sử dụng) Phòng Tài chính – Kế toán
Tình trạng Đang sử dụng
Ngày mua 25/02/2010
Ngày ghi tăng 25/02/2010
Ngày sử dụng 25/02/2010
Ngày tính hao mòn 01/01/2011
Nguyên giá 11.000.000
Thời gian sử dụng (năm) 5
Tỷ lệ hao mòn (%năm) 20
TK nguyên giá 2112
TK nguồn 466
Kế toán tài sản cố định
144 Bản quyền của MISA JSC
3. Ngày 06/03/2010, đơn vị nhận kinh phí bằng TSCĐ với thông tin chi tiết như sau:
Mã ĐH01
Loại Máy điều hòa lưu thông không khí
Tên Điều hòa nhiệt độ 01
Phòng ban (sử dụng) Phòng Tài chính - Kế toán
Tình trạng Đang sử dụng
Ngày mua 06/03/2010
Ngày ghi tăng 06/03/2010
Ngày sử dụng 06/03/2010
Ngày tính hao mòn 01/01/2011
Nguyên giá 30.000.000
Thời gian sử dụng (năm) 8
Tỷ lệ hao mòn (%năm) 12,5
TK nguyên giá 2112
TK nguồn 466
4. Ngày 25/03/2010, chi nâng cấp xe TOYOTA 12 chỗ ngồi, số tiền: 10.000.000,
nguyên giá mới sau khi nâng cấp là: 360.000.000 (tăng 10.000.000 so với nguyên
giá cũ). Thời gian sử dụng còn lại là 5 năm (tăng 1 năm so với thời gian sử dụng
đã đăng ký ban đầu).
5. Ngày 26/06/2010, đơn vị thanh lý máy vi tính 01 của phòng Tài chính - Kế toán,
giá trị hao mòn lũy kế là: 11.200.000, giá trị còn lại: 2.800.000, số tiền thu được
từ thanh lý là 2.000.000.
6. Ngày 31/12/2010, tính hao mòn cho các TSCĐ đang sử dụng tại đơn vị.
Yêu cầu:
Hạch toán các nghiệp phát sinh vào phần mềm.
Tính hao mòn TSCĐ (bút toán tự động).
In Danh sách tài sản cố định theo loại; Danh sách tài sản cố định tại nơi
sử dụng; Sổ tài sản cố định; Sổ theo dõi tài sản cố định tại nơi sử dụng;
Sổ ghi tăng, ghi giảm tài sản cố định;…
Báo cáo:
Kế toán tài sản cố định
Bản quyền của MISA JSC 145
Kế toán tiền lương
146 Bản quyền của MISA.JSC
Kế toán tiền lương
Bản quyền của MISA JSC 147
C H Ƣ Ơ N G 7
KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Nguyên tắc hạch toán
Mô hình hoạt động tiền lương
Sơ đồ hạch toán kế toán tiền lương
Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán
Kế toán tiền lương
148 Bản quyền của MISA.JSC
1. Nguyên tắc hạch toán
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải hạch toán chi tiết
số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động.
Căn cứ vào Bảng chấm công, Phiếu làm thêm giờ, Hợp đồng giao khoán,
Phiếu nghỉ hưởng BHXH,... để lập bảng tính và thanh toán lương và
BHXH cho người lao động.
2. Mô hình hóa hoạt động tiền lƣơng
Xem lại bảng quy ước về các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ tại trang 1.
3. Sơ đồ hạch toán kế toán tiền lƣơng
Kế toán tiền lương
Bản quyền của MISA JSC 149
4. Thực hành trên phần mềm kế toán
4.1. Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo
Kế toán tiền lương
150 Bản quyền của MISA.JSC
4.2. Thiết lập các danh mục sử dụng trong quản lý tiền lƣơng
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến quản lý tiền lương trong một phần mềm
kế toán, người sử dụng cần phải khai báo một số thông tin, danh mục ban đầu như:
a. Phòng ban
Khai báo danh sách phòng ban sẽ giúp người sử dụng quản lý lương của nhân
viên ở các phòng ban khác nhau. Khi thiết lập thêm một phòng ban mới, người
sử dụng cần phải nhập đầy đủ các thông tin về: Mã phòng ban, Tên phòng ban.
b. Cán bộ
Danh mục cán bộ cho phép người sử dụng theo dõi chi tiết đến từng khoản
lương được hưởng, số tiền lương đã nhận, số tiền bảo hiểm phải nộp,… của
từng cán bộ trong đơn vị. Khi khai báo một cán bộ, người sử dụng cần nhập
các thông tin như: mã cán bộ, tên cán bộ, phòng ban, địa chỉ, chức vụ,
phòng ban, mã ngạch lương, điện thoại, email,…
Kế toán tiền lương
Bản quyền của MISA JSC 151
4.3. Các chứng từ đầu vào liên quan
Các chứng từ dùng cho việc hạch toán tiền lương bao gồm:
Bảng chấm công.
Bảng chấm công làm thêm giờ.
Bảng thanh toán tiền lương.
Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm.
Bảng thanh toán phụ cấp.
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ.
Hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm.
Bảng thanh toán tiền thuê ngoài.
Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán
Bảng thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán.
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương.
Bảng kê thanh toán công tác phí.
Một số mẫu chứng từ điển hình:
Bảng chấm công
Kế toán tiền lương
152 Bản quyền của MISA.JSC
Bảng thanh toán tiền lƣơng
4.4. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương trong một phần mềm
kế toán, người sử dụng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ tiền lương.
Bước 2: Chọn loại chứng từ cập nhật.
Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu dành cho chứng từ đó.
Thông thường các phần mềm khác nhau thường xây dựng một quy trình tính
lương khác nhau. Trong sách này sẽ hướng dẫn người sử dụng cách tính
lương theo thời gian có chấm công.
Chấm công
Cho phép chấm công theo ngày, tuần hoặc tháng cho từng cán bộ, công
chức, viên chức với các khoản lương đã được thiết lập.
Kế toán tiền lương
Bản quyền của MISA JSC 153
Lập bảng lƣơng
Cho phép lập bảng lương từng tháng trong năm dựa trên bảng lương của
tháng khác hoặc tạo mới hoàn toàn.
Kế toán tiền lương
154 Bản quyền của MISA.JSC
Hạch toán chi phí lƣơng
Phần mềm tự động tính chi phí lương dựa trên bảng lương đã được lập trước đó.
Kế toán tiền lương
Bản quyền của MISA JSC 155
Trả lƣơng
Thực hiện việc trả lương sau khi đã tính lương và kiểm tra bảng lương của
đơn vị hành chính sự nghiệp.
4.5. Xem và in báo cáo tiền lƣơng
Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến tiền lương, phần mềm sẽ tự
động xử lý và đưa ra các báo cáo tiền lương. Khi xem các báo cáo, người sử
dụng phải chọn các tham số cần thiết.
Bảng phân tích quỹ lƣơng
Chọn tham số báo cáo như: kỳ báo cáo, mẫu báo cáo
Xem báo cáo:
Kế toán tiền lương
156 Bản quyền của MISA.JSC
Bảng thanh toán tiền lƣơng
Chọn tham số báo cáo như: kỳ báo cáo, phòng ban.
Xem báo cáo:
Kế toán tiền lương
Bản quyền của MISA JSC 157
Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 7
phần 2 tại liên kết sau:
http://download.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_hcsn.html
5. Câu hỏi ôn tập
1. Hãy nêu các chứng từ ban đầu làm căn cứ để lập bảng thanh toán lương, thanh
toán bảo hiểm xã hội?
2. Hãy nêu trình tự kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương và các khoản
trích theo lương?
3. Hãy nêu quy trình kế toán tiền lương trong thực tế?
4. Các danh mục phải khai báo khi hạch toán các chứng từ liên quan đến tiền lương.
5. Liệt kê một số chứng từ được sử dụng cho việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan
đến tiền lương?
6. Bài tập thực hành
Tại Trường tiểu học Mimosa có danh sách cán bộ với hệ số lương như sau:
Kế toán tiền lương
158 Bản quyền của MISA.JSC
STT Mã cán bộ Cán bộ Chức vụ Hệ số
lƣơng
Hệ số
phụ cấp
chức vụ
Hệ số phụ
cấp vƣợt
khung
PGĐ: Phòng Hiệu trưởng
1 NATUAN Nguyễn Anh Tuấn HT 8,61 0,60 0,20
2 ĐMQUANG Đỗ Mạnh Quang P.HT 7,12 0,40 0,10
PTC-KT: Phòng Tài chính – Kế toán
3 HTMAI Hoàng Thanh Mai KTT 5,20 0,30 0,15
4 TBMINH Trần Bình Minh Cán bộ 2,69
5 ĐTNGA Đỗ Thị Nga Cán bộ 3,00 0,20
6 NVMINH Nguyễn Văn Minh Cán bộ 3,40 0,10
PTC-HC: Phòng Tổ chức – Hành chính
7 NTLUA Nguyễn Thị Lụa T.Phòng 4,81 0,30
8 VMH Vũ Mạnh Hải Cán bộ 2,12
TOAN: Tổ Toán
9 LVMINH Lê Văn Minh Tổ trưởng 4,67 0,30
10 NHHAI Nguyễn Hoàng Hải Cán bộ 3,72
VAN: Tổ Văn
11 HXLAN Hoàng Xuân Lan Tổ trưởng 4,98 0,30
12 PTHANH Phạm Thị Hạnh Cán bộ 3,45
13 TTNAM Trần Trọng Nam Cán bộ 2,52
HOA: Tổ Hóa
14 VNHA Vũ Ngọc Hà Tổ trưởng 4,38 0,30
15 NMQUAN Nguyễn Mạnh Quân Cán bộ 3,69
Kế toán tiền lương
Bản quyền của MISA JSC 159
- Mức lương tối thiểu là 650.000
- BHXH cơ quan đóng 15%, BHXH nhân viên đóng 5%
- BHYT cơ quan đóng 2%, BHYT nhân viên đóng 1%
- KPCĐ cơ quan đóng 2%, KPCĐ nhân viên đóng 1%
- BHTN cơ quan đóng 1%, BHTN nhân viên đóng 1%
- Giảm trừ gia cảnh đối với bản thân cán bộ là: 4.000.000
Yêu cầu:
Khai báo danh mục phòng ban, cán bộ.
Thiết lập bảng lương tháng 1 với hệ số đã cho.
Hạch toán chi phí lương và trả lương tháng 1 bằng Tiền gửi kho bạc.
Thanh toán thuế thu nhập cá nhân cho chi cục thuế bằng Tiền gửi kho
bạc.
In Bảng phân tích quỹ lương; Bảng thanh toán tiền lương,…
Báo cáo:
Kế toán tiền lương
160 Bản quyền của MISA.JSC
Kế toán thu sự nghiệp
Bản quyền của MISA JSC 161
C H Ƣ Ơ N G 8
KẾ TOÁN THU SỰ NGHIỆP
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Nguyên tắc hạch toán
Mô hình hoạt động thu sự nghiệp
Sơ đồ hạch toán kế toán hoạt động thu sự nghiệp
Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán
Kế toán thu sự nghiệp
162 Bản quyền của MISA JSC
1. Nguyên tắc hạch toán
Khi thu tiền các đơn vị phải sử dụng chứng từ theo quy định của Bộ Tài
chính như phiếu thu, biên lai thu tiền,…
Tất cả các khoản thu phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác vào
tài khoản phù hợp. Theo dõi chi tiết cho từng khoản thu để xử lý theo chế
độ tài chính hiện hành.
Kế toán phải mở sổ hạch toán chi tiết cho từng nội dung và đối tượng cụ
thể làm căn cứ tính chênh lệch thu, chi vào thời điểm cuối kỳ kế toán.
2. Mô hình hóa hoạt động thu sự nghiệp
Xem lại bảng quy ước về các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ tại trang 1.
Kế toán thu sự nghiệp
Bản quyền của MISA JSC 163
3. Sơ đồ hạch toán kế toán hoạt động thu sự nghiệp
4. Thực hành trên phần mềm kế toán
4.1. Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo
Kế toán thu sự nghiệp
164 Bản quyền của MISA JSC
4.2. Các chứng từ đầu vào liên quan
Các chứng từ dùng cho việc hạch toán thu sự nghiệp bao gồm:
Biên lai thu tiền
Phiếu thu tiền mặt
Giấy báo Có của ngân hàng
Một số mẫu chứng từ điển hình:
Biên lai thu tiền
4.3. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán
4.3.1. Nhập chứng từ
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến thu sự nghiệp trong một phần
mềm kế toán, người sử dụng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ thu sự nghiệp.
Bước 2: Chọn loại chứng từ cập nhật.
Kế toán thu sự nghiệp
Bản quyền của MISA JSC 165
Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu dành cho chứng từ đó.
Trong phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ liên quan đến
phần hành thu sự nghiệp gồm các thông tin sau:
Phần thông tin chung gồm có:
Tên và thông tin về đối tượng: là các thông tin về nhân viên và các đối
tượng liên quan đến biên lai thu tiền, phiếu thu.
Diễn giải: Mô tả nội dung của nghiệp vụ phát sinh.
Ngày chứng từ: Là ngày phát sinh
Số chứng từ: Do người sử dụng tự đặt, thông thường số chứng từ thường
gắn với loại chứng từ (Ví dụ: Phiếu thu - PT000…, Chứng từ nghiệp vụ
khác - NVK000…). Trong phần mềm số chứng từ thường được lấy tăng
dần lên căn cứ vào số chứng từ đặt đầu tiên. Tuy nhiên, người sử dụng
vẫn có thể sửa lại số chứng từ của các chứng từ đã hạch toán nếu muốn.
Điều này khác với kế toán thủ công, kế toán sẽ phải nhớ số chứng từ đã
hạch toán trước đó và chứng từ khi ghi sổ rồi rất khó nếu phải sửa chữa.
Phần thông tin chi tiết: Bao gồm các thông tin về tài khoản định khoản,
nguồn, chương, khoản, mục, tiểu mục, cấp phát, nghiệp vụ, số tiền.
Bút toán định khoản: Là cặp tài khoản đối ứng trong nghiệp vụ liên quan.
Diễn giải: Mô tả lại nội dung của nghiệp vụ phát sinh.
Kế toán thu sự nghiệp
166 Bản quyền của MISA JSC
Nhập phiếu thu
Khi phát sinh các khoản thu phí, lệ phí kế toán phải lập phiếu thu.
Nhập phiếu chi từ số phí, lệ phí để lại
Khi đơn vị chi tiền từ nguồn phí, lệ phí để lại, kế toán lập phiếu chi.
Kế toán thu sự nghiệp
Bản quyền của MISA JSC 167
Lập bảng kê chứng từ thanh toán ghi thu - ghi chi
Cuối mỗi tháng, mỗi quý, kế toán lập bảng kê chứng từ thanh toán ghi thu –
ghi chi để nộp lên kho bạc.
Khi được kho bạc chấp nhận thanh toán.
Kế toán thu sự nghiệp
168 Bản quyền của MISA JSC
Sau khi thanh toán chứng từ ghi thu – ghi chi, nghiệp vụ bổ sung nguồn
kinh phí từ nguồn phí, lệ phí để lại sẽ được tự động hạch toán trong chứng
từ kết chuyển.
Nhập chứng từ về số Phí, lệ phí phải nộp ngân sách nhà nƣớc
Đầu năm đơn vị đã nhận được quyết định giữ lại bao nhiêu % số thu để bổ
sung nguồn kinh phí, căn cứ vào số phí, lệ phí thu được trong năm kế toán
tính ra số phí, lệ phí phải nộp ngân sách nhà nước.
Kế toán thu sự nghiệp
Bản quyền của MISA JSC 169
Nhập phiếu chi khi nộp kinh phí cho cấp trên
Khi đơn vị nộp kinh phí cho cấp trên từ số phí, lệ phí đã thu được.
Kế toán thu sự nghiệp
170 Bản quyền của MISA JSC
Lập chứng từ quyết toán số dƣ cuối năm
Cuối kỳ kế toán xác định số phí, lệ phí đã thu trong kỳ được để lại chi theo
quy định nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu – ghi chi ngân sách thì kế
toán phải lập bút toán kết chuyển số phí, lệ phí này.
Sang kỳ kế toán sau, khi đơn vị có chứng từ ghi thu – ghi chi ngân sách về
các khoản phí, lệ phí đã thu được để lại chi, kế toán hạch toán:
Nợ TK 521 – Thu chưa quan ngân sách (TK 5111 – Thu phí, lệ phí)
Có TK 461 – Nguồn kinh phí hoạt động
4.3.2. Thêm các đối tượng trong danh mục có liên quan
Tại màn hình nhập liệu chứng từ, một số phần mềm cho phép thêm nhanh
các đối tượng chưa có trong danh mục (tham khảo mục Thêm nhanh đối
tượng trong Kế toán nguồn kinh phí trang 82).
4.4. Xem và in báo cáo thu sự nghiệp
Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nƣớc
Chọn tham số báo cáo: như khoảng thời gian; nguồn, chương, khoản, cấp
phát, mẫu báo cáo.
Kế toán thu sự nghiệp
Bản quyền của MISA JSC 171
Xem báo cáo:
Kế toán thu sự nghiệp
172 Bản quyền của MISA JSC
Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh
Chọn tham số báo cáo: như khoảng thời gian, hoạt động, mẫu báo cáo.
Xem báo cáo
Kế toán thu sự nghiệp
Bản quyền của MISA JSC 173
Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 8
phần 2 tại liên kết sau:
http://download.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_hcsn.html
5. Câu hỏi ôn tập
1. Trình bày nguyên tắc hạch toán thu sự nghiệp.
2. Nêu trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến thu sự nghiệp.
3. Trình bày lại mô hình hóa hoạt động thu sự nghiệp.
4. Liệt kê một số chứng từ được sử dụng cho việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan
đến thu sự nghiệp?
6. Bài tập thực hành
Tại trường Tiểu học Mimosa có các nghiệp vụ liên quan đến thu sự nghiệp như sau:
1. Ngày 15/07/2010, đơn vị nhận viện trợ 10 chiếc máy vi tính từ 1 tổ chức phi
chính phủ của nước ngoài (chưa có chứng từ ghi thu – ghi chi) với giá trị là
110.000.000 (sử dụng tại phòng máy của đơn vị).
2. Ngày 16/08/2010, Trần Văn Minh thu học phí và tiền xây dựng trường học kỳ I
năm học 2010 – 2011 số tiền: 100.000.000.
3. Ngày 30/08/2010, nhận được giấy báo Có của ngân hàng Công thương về số tiền
học phí kỳ I năm học 2010 – 2011 đã thu được là 80.000.000. (Tài khoản số
711A16175235)
4. Ngày 04/09/2010, thanh toán tiền điện thoại cho công ty EVN bằng tiền gửi ngân
hàng Công thương từ nguồn phí, lệ phí để lại, số tiền là 3.200.000.
5. Ngày 16/09/2010, đơn vị có chứng từ ghi thu – ghi chi ngân sách về khoản được
viện trợ ngày 15/07/2010.
6. Ngày 29/09/2010, đơn vị lập bảng kê thanh toán ghi thu – ghi chi và đã nhận
được quyết định thanh toán của kho bạc.
7. Ngày 29/09/2010, đơn vị xác định số phí, lệ phí phải nộp cho ngân sách nhà nước
là 90.000.000.
8. Ngày 30/09/2010, xuất quỹ tiền mặt 90.000.000 nộp kinh phí cho ngân sách nhà nước.
Yêu cầu:
Kế toán thu sự nghiệp
174 Bản quyền của MISA JSC
Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm (Khai báo thêm các đối
tượng nếu cần).
In bảng kê chứng từ thanh toán ghi thu – ghi chi; báo cáo thu, chi hoạt
động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh; bảng đối chiếu dự toán
kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nước…
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 175
C H Ƣ Ơ N G 9
KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT
KINH DOANH
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Nguyên tắc hạch toán
Mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh
Sơ đồ hạch toán kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
176 Bản quyền của MISA JSC
1. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
1.1. Nguyên tắc hạch toán
Hạch toán nhập kho các loại sản phẩm, hàng hóa phải theo giá thực tế.
Việc xác định giá thực tế dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán được quy định
cụ thể cho từng trường hợp như sau:
Sản phẩm do đơn vị tự sản xuất, giá thực tế nhập kho là giá thành
thực tế của sản phẩm hoàn thành nhập kho.
Sản phẩm thu hồi được trong nghiên cứu, chế thử, thí nghiệm: giá
nhập kho được xác định trên cơ sở giá có thể mua bán được trên thị
trường (do Hội đồng định giá của đơn vị xác định).
Hàng hóa mua về để sản xuất kinh doanh: giá thực tế hàng hóa mua
vào nhập kho là giá mua cộng chi phí thu mua, vận chuyển…
Chi phí thu mua hàng hóa trong kỳ được tính cho hàng hóa tiêu thụ trong
kỳ và hàng hóa tồn kho cuối kỳ. Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí
thu mua hàng hóa tùy thuộc tình hình cụ thể của từng đơn vị hành chính
sự nghiệp nhưng phải thực hiện theo nguyên tắc nhất quán.
Kế toán chi tiết hàng hóa phải được thực hiện theo từng kho.
1.2. Mô hình hóa hoạt động mua hàng và công nợ phải trả
Xem lại bảng quy ước về các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ tại trang 1.
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 177
1.3. Sơ đồ hạch toán kế toán mua hàng
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
178 Bản quyền của MISA JSC
1.4. Thực hành trên phần mềm kế toán
1.4.1. Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo
1.4.2. Các chứng từ đầu vào liên quan
Các chứng từ dùng cho việc hạch toán mua hàng bao gồm:
Hóa đơn GTGT do nhà cung cấp lập
Bảng kê mua hàng do nhân viên lập
Phiếu nhập kho
Các chứng từ phản ánh thanh toán công nợ
Một số mẫu chứng từ điển hình:
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 179
Bảng kê mua hàng
Trên bảng kê mua hàng, người sử dụng cần nhập các thông tin như: tên đơn
vị, bộ phận mua, mã đơn vị SDNS, số chứng từ, tài khoản Nợ, tài khoản Có,
họ tên người mua hàng, thuộc phòng ban, tên của vật tư hàng hóa, tên
người bán, địa chỉ mua hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và
tổng số tiền mua hàng,…
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
180 Bản quyền của MISA JSC
Hóa đơn GTGT do nhà cung cấp lập
Trên hóa đơn GTGT do nhà cung cấp lập và gửi cho đơn vị hành chính sự
nghiệp cần phải điền các thông tin sau:
Đơn vị bán hàng, địa chỉ; số tài khoản (nếu có); mã số thuế: đây là các
thông tin của nhà cung cấp.
Họ tên người mua hàng (nếu có), tên đơn vị; địa chỉ; số tài khoản (nếu
có); hình thức thanh toán; mà số thuế: đây là các thông tin của đơn vị hành
chính sự nghiệp mua hàng.
Tên vật tư, hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành
tiền; tổng tiền hàng; thuế suất; tiền thuế; tiền hàng thanh toán (bao gồm cả
tiền thuế),…: đây là các thông tin của vật tư, hàng hóa, dịch vụ mà đơn vị
hành chính sự nghiệp mua về.
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 181
1.4.3. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán
a. Nhập chứng từ
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến mua hàng trong một phần mềm kế
toán, người sử dụng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ mua hàng.
Bước 2: Chọn loại chứng từ cập nhật.
Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu dành cho chứng từ đó.
Trong phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần hành
quản lý mua hàng cũng bao gồm các thông tin:
Phần thông tin chung gồm có:
Tên và thông tin về đối tượng: là các thông tin về nhà cung cấp có phát
sinh các giao dịch liên quan đến hoạt động mua hàng, trả lại hàng hoặc
thanh toán công nợ.
Địa chỉ: Là địa chỉ của nhà cung cấp.
Mã số thuế: Là mã số thuế đã đăng ký của nhà cung cấp với tổng cục
thuế và được nhập vào các hóa đơn GTGT.
Ngày chứng từ: Là ngày nhập nghiệp vụ mua hàng (ngày chứng từ có thể
trùng hoặc muộn hơn ngày hóa đơn).
Số chứng từ: Trong các phần mềm thường được tự động đánh số tăng
dần, tuy nhiên người sử dụng vẫn có thể sửa lại số chứng từ của các
chứng từ đã hạch toán nếu muốn.
Phần thông tin chi tiết: Bao gồm các thông tin về mã hàng, kho, tài khoản
kho, diễn giải, số lượng, đơn giá, thành tiền, tài khoản phải trả, thông tin khai
báo về thuế (tài khoản thuế, thuế suất, tiền thuế, số hóa đơn, kí hiệu hóa đơn)...
Mã hàng: Dùng để nhận diện một vật tư, hàng hóa, thường được chọn từ
danh mục vật tư, hàng hóa đã được khai báo.
Diễn giải: Mô tả lại nội dung của nghiệp vụ phát sinh.
Kho: Là mã của kho liên quan đến nghiệp vụ của chứng từ được chọn từ
danh mục kho đã khai báo.
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
182 Bản quyền của MISA JSC
TK kho: Chương trình sẽ lấy căn cứ vào các thông tin khai báo ban đầu
của vật tư, hàng hóa.
Tài khoản phải trả: Là tài khoản đối ứng khi hạch toán nghiệp vụ mua
hàng (có thể là TK 111, 112, 331…).
Số lượng: Là số lượng mặt hàng được ghi trên Hóa đơn GTGT.
Đơn giá: Là số tiền cho một vật tư, hàng hóa.
Thành tiền = Số lượng x Đơn giá
Tài khoản thuế: Là tài khoản hạch toán thuế (TK 1331).
Thuế suất: Là thuế suất thuế GTGT của mặt hàng.
….
Trong mỗi phần mềm có một quy trình mua hàng khác nhau. Trong tài liệu
này sẽ giới thiệu với người sử dụng một số trường hợp nhập các chứng từ
liên quan đến hoạt động mua hàng trên một phần mềm kế toán từ khi lập
hóa đơn mua hàng đến khi phát sinh thanh toán mua hàng.
Lập hóa đơn mua hàng
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 183
Lập chứng từ thanh toán công nợ phải trả
Khi mua hàng, nếu chưa thanh toán ngay thì giá trị của lô hàng sẽ được ghi
trên tài khoản công nợ. Đến khi phát sinh nghiệp vụ trả tiền cho nhà cung
cấp, người sử dụng sẽ hạch toán bút toán thanh toán công nợ.
b. Thêm các đối tƣợng vào danh mục có liên quan
Khi nhập các chứng từ trong phân hệ mua hàng có phát sinh các đối tượng
chưa có trong danh mục trước đó, người sử dụng cũng có thể khai báo thêm
các đối tượng trong danh mục có liên quan ngay tại màn hình nhập liệu như
khách hàng, nhà cung cấp (tham khảo mục Thêm đối tượng trong Kế toán
nguồn kinh phí trang 82); kho, vật tư, hàng hóa, công cụ, dụng cụ (tham
khảo mục Thêm đối tượng trong Kế toán vật tư trang 120).
1.4.4. Xem và in báo cáo liên quan đến mua hàng
Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến mua hàng, phần mềm sẽ tự
động xử lý và đưa ra các báo cáo mua hàng. Khi xem các báo cáo, người sử
dụng phải chọn các tham số cần thiết.
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
184 Bản quyền của MISA JSC
Nhật ký mua hàng
Chọn tham số báo cáo: như khoảng thời gian.
Xem báo cáo:
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 185
Sổ chi tiết mua hàng
Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, mã vật tư, công cụ dụng cụ
(một hoặc nhiều vật tư, công cụ dụng cụ).
Xem báo cáo:
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
186 Bản quyền của MISA JSC
Tổng hợp công nợ phải trả
Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, đối tượng nhà cung cấp
(một hoặc nhiều nhà cung cấp), tài khoản công nợ.
Xem báo cáo:
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 187
2. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
2.1. Nguyên tắc hạch toán
Việc ghi nhận doanh thu và chi phí bán hàng phải tuân theo nguyên tắc
phù hợp. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản
chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó.
Chỉ ghi nhận doanh thu bán hàng hóa khi thỏa mãn đồng thời năm điều kiện sau:
Đơn vị hành chính sự nghiệp đã trao một phần lớn rủi ro và lợi ích
gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
Đơn vị hành chính sự nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng
hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
Đơn vị hành chính sự nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế
từ việc bán hàng.
Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Trường hợp hàng hóa hoặc dịch vụ trao đổi lấy hàng hóa hoặc dịch vụ
tương tự về bản chất thì không được ghi nhận doanh thu.
Phải theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu từng mặt hàng,
ngành hàng, từng sản phẩm,... theo dõi chi tiết từng khoản giảm trừ
doanh thu để xác định doanh thu thuần của từng loại doanh thu, chi tiết
từng mặt hàng, từng sản phẩm,... để phục vụ cho cung cấp thông tin kế
toán để quản trị đơn vị hành chính sự nghiệp và lập Báo cáo tài chính.
2.2. Mô hình hóa hoạt động bán hàng và công nợ phải thu
Xem lại bảng quy ước về các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ tại trang 1.
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
188 Bản quyền của MISA JSC
2.3. Sơ đồ hạch toán kế toán bán hàng
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 189
2.4. Thực hành trên phần mềm kế toán
2.4.1. Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo
2.4.2. Các chứng từ đầu vào liên quan
Các chứng từ dùng cho việc hạch toán bán hàng bao gồm:
Đơn đặt hàng, Phiếu giao hàng.
Hóa đơn bán hàng.
Phiếu nhập hàng bán trả lại.
Chứng từ phải thu công nợ.
Một số mẫu chứng từ điển hình:
Hóa đơn GTGT lập cho ngƣời mua
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
190 Bản quyền của MISA JSC
Trên hóa đơn GTGT lập cho người mua cần phải điền các thông tin sau:
Đơn vị bán hàng, địa chỉ; số tài khoản (nếu có); mã số thuế: đây là các
thông tin của đơn vị hành chính sự nghiệp.
Họ tên người mua hàng (nếu có), tên đơn vị; địa chỉ; số tài khoản (nếu
có); hình thức thanh toán; mà số thuế: đây là các thông tin của người mua
vật tư, hàng hóa, dịch vụ.
Tên vật tư, hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành
tiền; tổng tiền hàng; thuế suất; tiền thuế; tiền hàng thanh toán (bao gồm cả
tiền thuế),…: đây là các thông tin của vật tư, hàng hóa, dịch vụ mà đơn vị
hành chính sự nghiệp mua về.
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 191
Bảng kê bán hàng
Trên phiếu giao hàng, người sử dụng cần nhập các thông tin như: tên đơn vị,
bộ phận giao, tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế, ngày chứng từ, số chứng
từ, loại tiền, mã hàng, diễn giải, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền,
thời hạn bảo hành thuế GTGT, tổng số tiền và các điều kiện bảo hành,…
2.4.3. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán
a. Nhập chứng từ
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng trong một phần mềm kế
toán, người sử dụng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.
Bước 2: Chọn loại chứng từ cập nhật.
Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu dành cho chứng từ đó.
Trong phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần hành
quản lý bán hàng cũng bao gồm các thông tin:
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
192 Bản quyền của MISA JSC
Phần thông tin chung gồm có:
Tên và thông tin về đối tượng: Là các thông tin về khách hàng có phát
sinh các giao dịch liên quan đến hoạt động bán hàng, trả lại, giảm giá,
chiết khấu thương mại hoặc thanh toán công nợ.
Địa chỉ: Là địa chỉ của khách hàng.
Mã số thuế: Là mã số thuế đã đăng ký của khách hàng với tổng cục thuế
và được nhập vào các hóa đơn GTGT.
Ngày chứng từ: Là ngày nhập nghiệp vụ bán hàng.
Số chứng từ: Trong các phần mềm thường được tự động đánh số tăng
dần, tuy nhiên người sử dụng vẫn có thể sửa lại số chứng từ của các
chứng từ đã hạch toán nếu muốn.
Phần thông tin chi tiết: Bao gồm các thông tin về mã hàng, kho, tài khoản
kho, diễn giải, số lượng, đơn giá, thành tiền, tài khoản phải thu, thông tin
khai báo về thuế (tài khoản thuế, thuế suất, tiền thuế, số hóa đơn, kí hiệu hóa
đơn)...
Mã hàng: Dùng để nhận diện một vật tư, hàng hóa, thường được chọn từ
danh mục vật tư, hàng hóa đã được khai báo.
Diễn giải: Mô tả lại nội dung của nghiệp vụ bán hàng phát sinh.
Kho: Là mã của kho liên quan đến nghiệp vụ của chứng từ được chọn từ
danh mục kho đã khai báo.
TK kho: Chương trình sẽ lấy căn cứ vào các thông tin khai báo ban đầu
của vật tư, hàng hóa.
Tài khoản phải thu: Là tài khoản đối ứng khi hạch toán nghiệp vụ bán
hàng (có thể là 111, 112, 311…).
Tài khoản doanh thu: Là tài khoản hạch toán ghi nhận doanh thu bán
hàng (TK 531…).
Số lượng: Là số lượng hàng bán được ghi trên Hóa đơn GTGT.
Đơn giá: Là đơn giá bán cho một vật tư, hàng hóa.
Thành tiền = Số lượng x Đơn giá
Tài khoản thuế: Là tài khoản hạch toán thuế (TK 1331).
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 193
Thuế suất: Là thuế suất thuế GTGT của mặt hàng.
Trong mỗi phần mềm có một quy trình bán hàng khác nhau. Trong tài liệu
này sẽ giới thiệu với người sử dụng một số trường hợp nhập các chứng từ
liên quan đến hoạt động bán hàng trên một phần mềm kế toán từ khi lập Hóa
đơn bán hàng đến khi phát sinh thanh toán bán hàng.
Lập hóa đơn bán hàng
Lập chứng từ thanh toán công nợ phải thu
Khi bán hàng, nếu chưa được thanh toán ngay thì giá trị của lô hàng bán sẽ
được ghi trên tài khoản công nợ. Đến khi phát sinh nghiệp vụ trả tiền từ
khách hàng, người sử dụng sẽ hạch toán bút toán thanh toán công nợ.
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
194 Bản quyền của MISA JSC
b. Thêm các đối tƣợng vào danh mục có liên quan
Thêm đối tượng trong màn hình nhập liệu chứng từ thuộc phân hệ bán hàng
cũng tương tự như đối với phân hệ mua hàng (tham khảo mục Thêm đối
tượng trong Kế toán nguồn kinh phí trang 82); kho, vật tư, hàng hóa, công cụ,
dụng cụ (tham khảo mục Thêm đối tượng trong Kế toán vật tư trang 120).
2.4.4. Xem và in báo cáo liên quan đến bán hàng
Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến bán hàng, phần mềm sẽ tự động
xử lý và đưa ra các báo cáo bán hàng. Khi xem các báo cáo, người sử dụng
phải chọn các tham số cần thiết.
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 195
Nhật ký bán hàng
Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian.
Xem báo cáo
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
196 Bản quyền của MISA JSC
Sổ chi tiết bán hàng
Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian.
Xem báo cáo:
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 197
Tổng hợp công nợ phải thu
Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, đối tượng nhà cung cấp
(một hoặc nhiều nhà cung cấp), tài khoản công nợ..
Xem báo cáo:
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
198 Bản quyền của MISA JSC
3. Xác định kết quả hoạt động kinh doanh
3.1. Nguyên tắc hạch toán
Để xác định kết quả kinh doanh, kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết chi
phí và doanh thu của từng loại hoạt động sản xuất kinh doanh.
Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ được phản ánh trong tài
khoản 631 bao gồm các chi phí thu mua vật tư, dịch vụ dùng vào
HĐSXKD; chi phí sản xuất trực tiếp phát sinh liên quan đến HĐSXKD;
chi phí bán hàng; chi phí quản lý liên quan đến HĐSXKD; các chi phí
trên phải được hạch toán chi tiết theo nội dung chi phí và chi tiết theo
từng hoạt động.
Doanh thu HĐSXKD phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác vào
tài khoản 531. Khi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến
doanh thu phải căn cứ vào hóa đơn chứng từ theo đúng chế độ quản lý.
Chênh lệch thu chi HĐSXKD được xác định bằng số chênh lệch giữa
một bên là tổng số các khoản thu với một bên là tổng số các khoản chi
của hoạt động sản xuất kinh doanh.
3.2. Mô hình hóa hoạt động xác định kết quả kinh doanh
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 199
3.3. Sơ đồ hạch toán kế toán xác định kết quả kinh doanh
3.4. Thực hành trên phần mềm kế toán
3.4.1. Thiết lập liên quan
Thiết lập danh mục tài khoản kết chuyển xác định kết quả kinh doanh:
Thông thường kế toán máy đã thiết lập sẵn danh mục kết chuyển theo hệ
thống tài khoản và theo quy định của chế độ kế toán.
Tuy nhiên trong quá trình hoạt động của đơn vị có thể phát sinh những bút
toán kết chuyển tự động khác. Vì vậy đơn vị có thể thực hiện khai báo thêm
cho phù hợp.
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
200 Bản quyền của MISA JSC
3.4.2. Kết chuyển chênh lệch thu chi hoạt động kinh doanh
Sau khi thiết lập thêm những bút toán kết chuyển tự động. Kế toán vào kết
chuyển chênh lệch thu chi , phần mềm sẽ tự động tổng hợp số liệu và đưa ra
các bút toán kết chuyển căn cứ vào thứ tự kết chuyển mà người sử dụng
khai báo trước đó.
Ví dụ: Cuối kỳ có 2 bút toán kết chuyển chênh lệch thu chi: Bút toán 1 là
kết chuyển từ TK 6312 sang TK 531 (kết chuyển bên Nợ) và bút toán 2 là
kết chuyển từ TK 531 sang TK 4212 (kết chuyển cả hai bên). Người sử
dụng thiết lập thứ tự kết chuyển cho hai bút toán trên lần lượt là 1 và 2, điều
đó dẫn đến khi kết chuyển chênh lệch thu chi, phần mềm sẽ ưu tiên kết
chuyển bút toán 1 trước.
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 201
3.4.3. Xem và in báo cáo liên quan
Sau khi kết chuyển chênh lệch thu chi hoạt động sản xuất kinh doanh, phần
mềm sẽ tự động xử lý và đưa ra báo cáo liên quan đến hoạt động sản xuất
kinh doanh.
Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh
Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, hoạt động, mẫu báo cáo.
Xem báo cáo:
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
202 Bản quyền của MISA JSC
4. Kế toán thuế
4.1. Nguyên tắc hạch toán
Thuế GTGT tại một đơn vị hành chính sự nghiệp có thu bao gồm thuế
GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: là thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ
dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu
thuế GTGT.
Thuế GTGT đầu ra phải nộp: là các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản
khác phải nộp, đã nộp và còn phải nộp của Ngân sách Nhà nước trong kỳ
kế toán năm.
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 203
Khi hạch toán thuế GTGT cần tuân theo một số quy định sau:
Với thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ:
Chỉ áp dụng đối với đơn vị hành chính sự nghiệp có thu thuộc đối tượng
nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ.
Phải hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ hoặc không được
khấu trừ đối với những hàng hóa, dịch vụ mua vào dùng đồng thời cho hoạt
động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế và không chịu thuế.
Số thuế GTGT sẽ được cộng vào giá trị của vật tư, hàng hóa, dịch vụ
mua vào đối với những vật tư, hàng hóa dùng cho hoạt động sản xuất,
kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế hoặc chịu thuế GTGT theo
phương pháp trực tiếp.
Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong tháng nào thì phải được kê khai
trong tháng đó. Nếu trong tháng, số thuế GTGT đầu vào lớn hơn thuế
GTGT đầu ra, thì sau khi thực hiện khấu trừ số thuế GTGT đầu vào còn
lại sẽ được chuyển sang kỳ sau để khấu trừ tiếp hoặc xét hoàn thuế theo
quy định của Luật thuế GTGT.
Với thuế GTGT đầu ra phải nộp
Đơn vị hành chính sự nghiệp phải chủ động xác định số thuế, phí, lệ phí
và các khoản phải nộp cho Nhà nước; kịp thời phản ánh vào sổ kế toán số
thuế phải nộp.
Đơn vị hành chính sự nghiệp thực hiện nghiêm chỉnh việc nộp đầy đủ,
kịp thời các khoản thuế, phí và lệ phí cho Nhà nước. Không được vì bất
cứ lý do gì để trì hoãn việc nộp thuế.
Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản thuế, phí, lệ phí và các
khoản phải nộp, đã nộp, còn phải nộp.
Đơn vị hành chính sự nghiệp nộp thuế bằng ngoại tệ phải quy đổi ra
Đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định để ghi sổ kế toán (nếu ghi sổ bằng
Đồng Việt Nam).
4.2. Mô hình hóa hoạt động thuế
Xem lại bảng quy ước về các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ tại trang 1.
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
204 Bản quyền của MISA JSC
4.3. Sơ đồ hạch toán kế toán thuế
4.3.1. Thuế GTGT đầu vào
Theo phương pháp khấu trừ
Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hoặc có hóa đơn GTGT
nhưng không đúng quy định của pháp luật thì không được khấu trừ.
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 205
4.3.2. Thuế GTGT đầu ra
Theo phương pháp khấu trừ
4.4. Thực hành trên phần mềm kế toán
4.4.1. Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
206 Bản quyền của MISA JSC
4.4.2. Thiết lập các danh mục sử dụng trong quản lý thuế
Các danh mục sử dụng trong phân hệ được lấy theo danh mục được khai báo
trên các phân hệ vật tư, hàng hóa; mua hàng; bán hàng. Ngoài ra các phần
mềm cũng thiết lập sẵn một số danh mục khác thuận tiện cho đơn vị hành
chính sự nghiệp trong việc quản lý các hoạt động liên quan đến thuế như:
danh mục các nhóm hàng hóa, dịch vụ mua vào.
4.4.3. Các chứng từ đầu vào liên quan
Các chứng từ dùng cho việc hạch toán thuế bao gồm:
Hóa đơn mua hàng do nhà cung cấp lập bao gồm: hóa đơn GTGT, hóa
đơn thông thường,…
Hóa đơn bán hàng cho khách hàng bao gồm: hóa đơn GTGT, hóa đơn
thông thường,…
4.4.4. Nhập chứng từ đầu vào liên quan
Trong các phần mềm kế toán, các nghiệp vụ thuế thường được hạch toán
cùng các hóa đơn GTGT đầu vào hoặc hóa đơn GTGT đầu ra.
Các hóa đơn GTGT đầu vào
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 207
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
208 Bản quyền của MISA JSC
Các hóa đơn GTGT đầu ra
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 209
4.4.5. Xem và in các báo cáo liên quan đến hoạt động quản lý thuế
Sau khi cập nhật các chứng từ mua hàng, bán hàng có phát sinh thuế GTGT,
phần mềm sẽ tự động xử lý và đưa ra các báo cáo thuế. Khi xem các báo
cáo, người sử dụng phải chọn các tham số cần thiết.
Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào
Chọn tham số báo cáo như: kỳ tính thuế, các hóa đơn được lập bảng kê.
Xem báo cáo
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
210 Bản quyền của MISA JSC
Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra
Chọn tham số báo cáo như: kỳ tính thuế, các hóa đơn được lập bảng kê.
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 211
Xem báo cáo
Tờ khai thuế GTGT
Sau khi thực hiện khấu trừ thuế cho từng tháng, người sử dụng có thể
xem được tờ khai thuế GTGT theo đúng mẫu của cơ quan thuế.
Xem báo cáo
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
212 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 213
Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 9
phần 2 tại liên kết sau:
http://download.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_hcsn.html
5. Câu hỏi ôn tập
5.1. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
1. Nêu nguyên tắc hạch toán kế toán mua hàng và công nợ phải trả?
2. Nêu quy trình mua hàng và thanh toán công nợ phải trả?
3. Các danh mục phải khai báo khi hạch toán các chứng từ liên quan đến hoạt động
mua hàng?
4. Liệt kê một số chứng từ được sử dụng cho việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan
đến hoạt động mua hàng?
5.2. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
1. Nêu các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng
và cung cấp dịch vụ?
2. Hãy nêu các khoản giảm trừ doanh thu?
3. Trình bày nguyên tắc hạch toán?
4. Nêu quy trình bán hàng và thanh toán công nợ phải thu?
5. Các danh mục phải khai báo khi hạch toán các chứng từ liên quan đến bán hàng?
6. Liệt kê một số chứng từ được sử dụng cho việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan
đến hoạt động bán hàng?
5.3. Kế toán xác định kết quả kinh doanh
1. Trình bày nguyên tắc hạch toán?
2. Nêu quy trình xác định kết quả kinh doanh?
3. Trình bày các bút toán kết chuyển cuối kỳ và xác định kết quả kinh doanh?
5.4. Kế toán thuế
1. Thế nào là thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế GTGT đầu ra phải nộp?
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
214 Bản quyền của MISA JSC
2. Nêu các quy định khi hạch toán thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế
GTGT đầu ra phải nộp?
3. Nêu quy trình kế toán thuế GTGT?
6. Bài tập thực hành
6.1. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
Tại Trường Tiểu học Mimosa có phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hoạt
động mua hàng như sau:
Khai báo danh mục
Danh mục kho
Mã kho Tên kho
KHH Kho hàng hóa
Danh mục hàng hóa
STT Mã Tên Loại Đơn vị
tính
Kho
ngầm định TK kho
1 CHS Cặp học sinh HH Chiếc
KHH 1552
2 CGV Cặp giáo viên HH Chiếc
KHH 1552
3 BM Bút mực HH Chiếc KHH 1552
4 TK30 Thước kẻ 30 HH Chiếc KHH 1552
5 CP Compa HH Chiếc KHH 1552
6 BĐTG Bản đồ thế giới HH Chiếc KHH 1552
7 BCL Bảng chống lóa HH Chiếc KHH 1552
8 BBG Bộ bàn ghế HH Bộ KHH 1552
9 GS Giá sách HH Chiếc KHH 1552
10 BG Bục giảng HH Chiếc KHH 1552
Danh mục nhà cung cấp
STT Mã NCC Tên NCC Địa chỉ MST
1 CH_HONGHA Cửa hàng
Hồng Hà
Lý Thường Kiệt,
Hoàn Kiếm, Hà Nội 0101654536
2 CT_THANGLOI Công ty TNHH
Thắng Lợi
Hoàng Quốc Việt, Hà
Nội 0102458129
1. Ngày 06/01/2010, mua hàng nhập kho của Công ty Thanh Thiên (VAT: 10%; chưa
thanh toán tiền)
Cặp học sinh SL: 80 ĐG: 50.000 (đ/chiếc)
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 215
Cặp giáo viên SL: 30 ĐG: 100.000 (đ/chiếc)
Theo hóa đơn GTGT số 0012745, ký hiệu NK/2010, ngày hóa đơn 06/01/2010.
2. Ngày 10/01/2010, mua hàng của cửa hàng Hồng Hà, tỷ lệ chiết khấu thương mại
với mỗi mặt hàng: 2%; VAT: 10%, chưa thanh toán tiền.
Bút mực SL: 40 ĐG: 25.000 (đ/chiếc)
Thước kẻ 30cm SL: 60 ĐG: 5.000 (đ/chiếc)
Compa SL: 20 ĐG: 12.000 (đ/chiếc)
Theo hóa đơn GTGT số 0052346, ký hiệu AC/2010 ngày 10/01/2010.
3. Ngày 15/01/2010, mua hàng của Công ty Tân An, VAT: 10%; thanh toán bằng
tiền mặt
Bản đồ thế giới SL: 20 ĐG: 18.000 (đ/chiếc)
Bảng chống lóa SL: 05 ĐG: 300.000 (đ/chiếc)
Bộ bàn ghế học sinh SL: 06 ĐG: 350.000 (đ/chiếc)
Theo hóa đơn GTGT số 0025857, ký hiệu AF/2010, ngày 14/01/2010.
Phí vận chuyển là 200.000đ do người bán chi trả.
4. Ngày 17/01/2010, chuyển khoản tiền gửi ngân hàng Công thương mua hàng của
công ty Thắng Lợi
Giá sách SL: 20 ĐG: 150.000 (đ/chiếc)
Bục giảng SL: 05 ĐG: 400.000 (đ/chiếc)
VAT 10% theo hóa đơn GTGT số 0015126, ký hiệu NT/2010, ngày 17/01/2010.
5. Ngày 26/01/2010, trả tiền hàng mua ngày 10/01/2010 cho cửa hàng Hồng Hà
bằng tiền mặt.
Yêu cầu:
Khai báo danh mục Nhà cung cấp, Vật tư hàng hóa.
Hạch toán các nghiệp phát sinh vào phần mềm.
In Nhật ký mua hàng; Sổ chi tiết mua hàng, Tổng hợp công nợ phải
trả,…
Báo cáo:
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
216 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 217
6.2. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
Tại Trường Tiểu học Mimosa có phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hoạt
động bán hàng như sau:
Khai báo danh mục
Danh mục khách hàng
STT Mã KH, NCC Tên KH, NCC Địa chỉ MST
1 CH_MAIANH Cửa hàng Mai Anh 2068 Giải Phóng,
Hà Nội 0101654536
2 CH_HOALAN Cửa hàng Hoa Lan 2366 Đội Cấn,
Ba Đình, Hà Nội 0102458129
1. Ngày 07/01/2010, bán hàng cho cửa hàng Mai Anh (VAT: 10%, chưa thu tiền).
Cặp học sinh SL: 50 ĐG: 80.000 (đ/chiếc)
Cặp giáo viên SL: 25 ĐG: 140.000 (đ/chiếc)
Theo hoá đơn GTGT số: 0025491, ký hiệu: AB/2010.
2. Ngày 12/01/2010, bán hàng thu tiền mặt của cửa hàng Ánh Nguyệt (VAT 10%)
Cặp học sinh SL: 20 ĐG: 80.000 (đ/chiếc)
Bút mực SL: 30 ĐG: 38.000 (đ/chiếc)
Thước kẻ 30cm SL: 50 ĐG: 9.000 (đ/chiếc)
Theo hoá đơn GTGT số: 0025492, ký hiệu: AB/2010.
3. Ngày 14/01/2010, cửa hàng Hoa Lan đặt hàng gồm:
Bản đồ thế giới SL: 20 ĐG: 28.000 (đ/chiếc)
Bảng chống lóa SL: 05 ĐG: 360.000 (đ/chiếc)
Bộ bàn ghế SL: 06 ĐG: 420.000 (đ/chiếc)
Tiền đặt cọc cho lô hàng này là 4.000.000đ, đơn vị đã thu bằng tiền mặt.
4. Ngày 18/01/2010, đơn vị chuyển hàng cho cửa hàng Hoa Lan theo đơn hàng ngày
14/01/2010 (VAT 10%). Đơn vị đã xuất hóa đơn GTGT số: 0025493, ký hiệu:
AB/2010.
Tiền hàng đã được chuyển khoản vào tài khoản của đơn vị sau khi đã trừ đi số
tiền đặt cọc trước đó.
5. Ngày 28/01/2010, bán hàng cho khách hàng Nguyễn Tuấn Anh, đã thu bằng tiền
mặt VAT 10%.
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
218 Bản quyền của MISA JSC
Giá sách SL: 03 ĐG: 210.000 (đ/chiếc)
Bục giảng SL: 02 ĐG: 490.000 (đ/chiếc)
Theo hóa đơn GTGT số 0025494, ký hiệu: AB/2010
Yêu cầu:
Khai báo danh mục Khách hàng
Hạch toán các nghiệp phát sinh vào phần mềm (Phải nhập trước các
nghiệp vụ trong phần bài tập ở chương Mua hàng trang 214)
In Sổ chi tiết bán hàng, Nhật ký bán hàng, Tổng hợp công nợ phải thu,…
Báo cáo:
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 219
6.3. Kế toán xác định kết quả kinh doanh
Để làm bài tập này phải dựa vào thông tin từ bài 6.1 và 6.2. Ngoài ra trong quý I tại
Trường Tiểu học Mimosa còn có thêm một số thông tin như sau:
1. Ngày 28/01/2010, chi tiền mặt trả tiền điện nước phục vụ hoạt động kinh doanh,
số tiền: 470.000
Trả tiền điện cho công ty EVN số tiền 350.000.
Trả tiền nước cho công ty nước sạch Hà Nội số tiền 120.000.
2. Ngày 29/01/2010, chuyển khoản tiền gửi ngân hàng Công thương cho công ty
viễn thông quân đội trả tiền điện thoại (hoạt động kinh doanh) số tiền 320.000.
3. Ngày 29/01/2010, chi phí tiền lương cho hoạt động kinh doanh là 4.500.000.
Trong đó:
Lương phải trả nhân viên bán hàng: 1.500.000.
Lương phải trả cán bộ quản lý hoạt động kinh doanh: 3.000.000.
4. Ngày 30/01/2010, chi phí bán hàng đã trả bằng tiền mặt: 100.000.
5. Ngày 30/01/2010, chi phí quản lý khác bằng tiền mặt tính cho hoạt động sản xuất
kinh doanh: 200.000.
6. Ngày 31/01/2010, xác định và kết chuyển chênh lệch thu chi hoạt động kinh
doanh.
Yêu cầu:
Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm (Phải nhập trước các
nghiệp vụ phát sinh trong bài 6.1 và 6.2).
In Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh
doanh.
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
220 Bản quyền của MISA JSC
Báo cáo:
6.4. Kế toán thuế
Yêu cầu:
Hạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ vào phần mềm.
Hàng tháng, căn cứ vào các chứng từ đã nhập, thực hiện khấu trừ thuế
GTGT (bút toán tự động).
In Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào; Bảng kê hóa
đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra; Tờ khai thuế GTGT,…
Báo cáo:
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Bản quyền của MISA JSC 221
CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TỜ KHAI THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG (GTGT)
[01] Kỳ tính thuế: Quý I năm 2010
[02] Ngƣời nộp thuế: Trƣờng Tiểu học Mimosa
[03] Mã số thuế: …………………………………..
[04] Địa chỉ: 218 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
[05] Quận/Huyện: [06] Tỉnh/Thành phố:
[07] Điện thoại: 04-762 7891 [08] Fax: 04-762 9746 [09] E-mail: [email protected]
Đơn vị tiền: VNĐ
STT Chỉ tiêu Giá trị HHDV
(chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT
A Không phát sinh hoạt động mua bán trong kỳ (đánh
dấu "X") [10]
B Thuế GTGT còn đƣợc khấu trừ kỳ trƣớc chuyển
sang [11]
C Kê khai thuế GTGT phải nộp Ngân sách nhà nƣớc
I Hàng hóa, dịch vụ (HHDV) mua vào
1 Hàng hóa, dịch vụ mua vào trong kỳ
([12]=[14]+[16]; [13]=[15]+[17]) [12] 17.469.200 [13] 1.746.920
a Hàng hóa, dịch vụ mua vào trong nước [14] [15]
b Hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu [16] [17]
2 Điều chỉnh thuế GTGT của HHDV mua vào các kỳ
trƣớc
a Điều chỉnh tăng [18] [19]
b Điều chỉnh giảm [20] [21]
3 Tổng số thuế GTGT của HHDV mua vào
([22]=[13]+[19]-[21]) [22] 1.746.920
4 Tổng số thuế GTGT đƣợc khấu trừ kỳ này [23] 1.746.920
II Hàng hóa, dịch vụ bán ra
1 Hàng hóa, dịch vụ bán ra trong kỳ ([24]=[26]+[27];
[25]=[28]) [24] 17.469.200 [25] 1.746.920
1.1 Hàng hóa, dịch vụ bán ra không chịu thuế GTGT [26]
Mẫu số: 01/GTGT (Ban hành kèm theo Thông tư
số 60/2007/TT-BTC ngày
14/6/2007 của Bộ Tài chính)
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
222 Bản quyền của MISA JSC
1.2 Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT
([27]=[29]+[30]+[32]; [28]=[31]+[33]) [27] 17.469.200 [28] 1.746.920
a Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế 0% [29]
b Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế 5% [30] [31]
c Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế 10% [32] 17.469.200 [33] 1.746.920
2 Điều chỉnh thuế GTGT của HHDV bán ra các kỳ
trƣớc
a Điều chỉnh tăng [34] [35]
b Điều chỉnh giảm [36] [37]
3 Tổng doanh thu và thuế GTGT của HHDV bán ra
([38]=[24]+[34]-[36], [39]=[25]+[35]-[37]) [38] 17.469.200 [39] 1.746.920
III Xác định nghĩa vụ thuế GTGT phải nộp trong kỳ
1 Thuế GTGT phải nộp trong kỳ ([40]=[39]-[23]-[11]) [40]
2 Thuế GTGT chƣa khấu trừ hết kỳ này ([41]=[39]-
[23]-[11]) [41] 28.920
2.1 Thuế GTGT đề nghị hoàn kỳ này [42]
2.2 Thuế GTGT còn đƣợc khấu trừ chuyển kỳ sau
([43]=[41]-[42]) [43] 28.920
Tôi cam đoan số liệu khai trên là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những số liệu đã khai./.
Ngày......... tháng........... năm..........
NGƢỜI NỘP THUẾ hoặc
ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA NGƢỜI NỘP THUẾ
Ký tên, đóng dấu (ghi rõ họ tên và chức vụ)
Báo cáo tài chính
Bản quyền của MISA JSC 223
C H Ƣ Ơ N G 1 0
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Khái niệm và mục đích sử dụng báo cáo tài chính
Nguyên tắc lập báo cáo tài chính
Hệ thống báo cáo tài chính
Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán
Báo cáo tài chính
224 Bản quyền của MISA JSC
1. Khái niệm và mục đích sử dụng báo cáo tài chính
1.1. Khái niệm báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, tình
hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của Nhà nước, kinh phí viện trợ, tài trợ và
tình hình sử dụng từng loại kinh phí. Ngoài ra, các đơn vị sự nghiệp kinh tế
và các đơn vị có tiến hành hoạt động kinh doanh còn phải tổng hợp tình
hình thu, chi và kết quả của từng hoạt động sự nghiệp, hoạt động kinh doanh
trong kỳ kế toán. Nói cách khác, báo cáo kế toán tài chính là phương tiện
trình bày tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí cũng như khả năng sinh lời
và thực trạng tài chính của đơn vị cho những người quan tâm.
1.2. Mục đích sử dụng báo cáo tài chính
Đối với cơ quan chủ quản
Báo cáo tài chính cung cấp các thông tin kinh tế - tài chính cần thiết cho
việc kiểm tra , kiểm soát các khoản chi theo từng nguồn kinh phí, cung cấp
thông tin cho việc quản lý tài sản của Nhà nước, tổng hợp, phân tích, đánh
giá các hoạt động của mỗi đơn vị nói riêng và toàn xã hội nói chung. Từ đó
giúp cho Chính phủ có cơ sở để khai thác các nguồn thu, điều chỉnh các
khoản chi một cách hợp lý, từ đó định ra được đường lối phát triển lành
mạnh và đúng đắn.
Đối với đơn vị hành chính sự nghiệp
Báo cáo tài chính là nguồn thông tin tin cậy để lập kế hoạch kinh phí cho
mỗi kỳ hoạt động một cách hợp lý, đồng thời phân tích được xu hướng phát
triển, từ đó định ra chiến lược phát triển và biện pháp quản lý tài chính của
đơn vị.
2. Nguyên tắc lập báo cáo tài chính
Số liệu trong báo cáo quyết toán phải chính xác, trung thực. Nội dung
báo cáo tài chính phải theo đúng các nội dung ghi trong dự toán được
duyệt và phải báo cáo quyết toán chi tiết theo Mục lục ngân sách nhà
nước (Chương – Loại – Khoản – Nhóm – Mục – Tiểu mục).
Báo cáo tài chính
Bản quyền của MISA JSC 225
Báo cáo quyết toán năm của đơn vị dự toán cấp dưới gửi đơn vị dự toán
cấp trên và đơn vị dự toán cấp I gửi cơ quan tài chính đồng cấp phải gửi
kèm các báo cáo sau đây:
Bảng cân đối tài khoản cuối ngày 31 tháng 12.
Báo cáo thuyết minh quyết toán năm (phần giải trình số liệu trong báo
cáo thuyết minh quyết toán phải thống nhất với số liệu trên mẫu báo cáo
quyết toán); thuyết minh quyết toán phải giải trình rõ nguyên nhân đạt,
không đạt hoặc vượt dự toán được giao theo từng chỉ tiêu và những kiến
nghị nếu có.
Báo cáo quyết toán ngân sách của các đơn vị không được quyết toán chi
lớn hơn thu, cấp dưới không được quyết toán các khoản kinh phí ủy quyền
của ngân sách cấp trên vào báo cáo quyết toán ngân sách cấp mình.
3. Thực hành trên phần mềm kế toán
3.1. Hệ thống sổ sách kế toán
Các hình thức sổ kế toán
Hình thức Nhật ký chung
Hình thức Chứng từ ghi sổ
Hình thức Nhật ký - Sổ cái
Hình thức kế toán máy
Báo cáo kế toán bằng hình thức kế toán máy
Phần mềm kế toán ngoài các báo cáo theo chế độ, theo chuẩn mực, theo
quy định còn có báo cáo quản trị.
Phần mềm kế toán thường nhóm các báo cáo theo từng phần hành kế
toán, mảng kế toán, chẳng hạn như: Báo cáo tài chính, báo cáo tiền mặt,
tiền gửi,... đáp ứng được các báo cáo tại đơn vị, đồng thời tiện lợi cho
công tác kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp.
3.2. Thiết lập báo cáo tài chính
Bảng cân đối tài khoản (Mẫu B01-H)
Báo cáo tài chính
226 Bản quyền của MISA JSC
Nội dung: Phản ánh tổng quát số hiện có đầu kỳ, tăng, giảm trong kỳ và số
cuối kỳ về kinh phí và sử dụng kinh phí, tình hình tài sản và nguồn hình
thành tài sản, kết quả hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh
của đơn vị hành chính sự nghiệp trong kỳ báo cáo và từ đầu năm đến cuối
kỳ báo cáo.
Nguyên tắc lập:
Phải hoàn tất việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết; tiến hành
khoá sổ kế toán, tính số dư cuối kỳ của các tài khoản tổng hợp và tài
khoản phân tích.
Kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán giữa các sổ sách có liên quan, bảo
đảm khớp đúng số liệu kế toán.
Những tài khoản kế toán vừa có số dư bên Nợ vừa có số dư bên Có, kế
toán có thể căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để ghi vào các cột tương
ứng trong bảng (như tài khoản 311, 331) hoặc có thể bù trừ số dư giữa
hai bên để lấy số liệu ghi vào bảng (như tài khoản 421).
Cơ sở số liệu:
Sổ kế toán tổng hợp và chi tiết.
Bảng cân đối tài khoản kỳ trước (quý trước, năm trước).
Thiết lập công thức báo cáo trên máy:
Phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn công thức của từng chỉ tiêu trên báo cáo.
Hơn thế nữa, một số phần mềm có thêm phần thiết lập công thức linh động
cho phép kế toán có thể sửa đổi một số chỉ tiêu trong trường hợp cần thiết.
Xem báo cáo: Để xem báo cáo kế toán thực hiện các bước sau:
Vào hệ thống báo cáo.
Chọn Bảng cân đối tài khoản
Thiết lập các tham số xem báo cáo: Chọn kỳ báo cáo.
Xem báo cáo.
Báo cáo tài chính
Bản quyền của MISA JSC 227
Bảng tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng (Mẫu
B02-H)
Nội dung:
Phản ánh tổng quát tình hình nhận và quyết toán kinh phí ở đơn vị trong
kỳ báo cáo và số thực chi cho từng loại hoạt động theo từng nguồn kinh
phí đề nghị quyết toán (bao gồm các khoản thu tại đơn vị và phần kinh
phí được Ngân sách nhà nước cấp).
Bảng tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
(Mẫu B02-H) gồm 2 phần:
Phần I: Tổng hợp tình hình kinh phí.
Phần II: Kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán.
Cơ sở số liệu:
Bảng tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng kỳ
trước (quý trước, năm trước).
Sổ kế toán chi tiết trong kỳ của các tài khoản loại 4 và loại 6.
Thiết lập công thức báo cáo:
Báo cáo tài chính
228 Bản quyền của MISA JSC
Phần mềm kế toán đã được thiết lập sẵn công thức lên báo cáo. Tuy nhiên,
một số phần mềm kế toán cho phép khách hàng có thể tự thiết lập công thức
phù hợp, linh hoạt đối với những trường hợp cần thiết.
Xem báo cáo: Để xem báo cáo kế toán thực hiện các bước sau:
Vào hệ thống báo cáo.
Chọn Bảng tổng hợp kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng.
Thiết lập các tham số xem báo cáo: Chọn kỳ báo cáo, nguồn kinh phí,
chương, khoản.
Xem báo cáo.
Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh
(Mẫu B03-H)
Nội dung: Phản ánh tổng quát tình hình thu, chi hoạt động sự nghiệp và
hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị trong một kỳ kế toán, chi tiết
theo từng hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Cơ sở số liệu:
Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh
kỳ trước (quý trước, năm trước).
Báo cáo tài chính
Bản quyền của MISA JSC 229
Sổ chi tiết các khoản phải thu; sổ chi tiết doanh thu; sổ chi tiết chi phí sản
xuất, kinh doanh (hoặc đầu tư xây dựng cơ bản).
Thiết lập công thức báo cáo trên máy:
Phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn công thức lên báo cáo. Tuy nhiên, một số
phần mềm cho phép sửa được công thức thiết lập giúp cho báo cáo lập phù
hợp với các hoạt động tại đơn vị.
Xem báo cáo: Để xem báo cáo kế toán thực hiện các bước sau:
Vào hệ thống báo cáo.
Chọn Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh
doanh.
Thiết lập các tham số xem báo cáo: Chọn kỳ báo cáo.
Xem báo cáo.
Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định (B04-H)
Nội dung: Phản ánh tổng quát số hiện có và tình hình tăng, giảm từng loại
tài sản cố định ở đơn vị.
Cơ sở số liệu:
Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định của năm trước.
Báo cáo tài chính
230 Bản quyền của MISA JSC
Sổ chi tiết tài sản cố định.
Thiết lập công thức báo cáo trên máy:
Phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn công thức lên báo cáo. Tuy nhiên, một số
phần mềm cho phép sửa được công thức thiết lập giúp cho báo cáo lập phù
hợp với tình hình tăng, giảm tài sản cố định tại đơn vị hành chính sự nghiệp.
Xem báo cáo: Để xem báo cáo kế toán thực hiện các bước sau:
Vào hệ thống báo cáo.
Chọn Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định.
Thiết lập các tham số xem báo cáo: Chọn kỳ báo cáo.
Xem báo cáo.
Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B06-H)
Nội dung: Trình bày khái quát biên chế lao động, quỹ lương, tình hình thực
hiện nhiệm vụ cơ bản thường xuyên của đơn vị, tình hình kinh phí chưa
quyết toán, tình hình nợ, tình hình sử dụng các quỹ và phân tích đánh giá
những nguyên nhân các biến động phát sinh không bình thường trong hoạt
động của đơn vị, nêu ra các kiến nghị xử lý với cơ quan cấp trên.
Phần I. Tình hình thực hiện nhiệm vụ hành chính, sự nghiệp trong năm.
Báo cáo tài chính
Bản quyền của MISA JSC 231
Phần II. Các chỉ tiêu chi tiết.
Phần III. Tình hình tăng, giảm các quỹ.
Phần IV. Tình hình thực hiện nộp ngân sách và nộp cấp trên.
Phần V. Tình hình sử dụng dự toán.
Phần VI. Nguồn phí, lệ phí của NSNN đơn vị đã thu và được để lại trang
trải chi phí (chi tiết theo từng Loại, Khoản).
Phần VII. Tình hình tiếp nhận kinh phí.
Phần VIII. Phần thuyết minh.
Phần IX. Nhận xét và kiến nghị.
Cơ sở số liệu:
Thuyết minh báo cáo tài chính kỳ trước.
Sổ theo dõi lao động của đơn vị (lao động trong biên chế và lao động hợp đồng).
Bảng thanh toán tiền lương và các sổ kế toán chi tiết liên quan.
Bảng cân đối tài khoản kỳ báo cáo (Mẫu B01-H).
Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ Cái, các sổ chi tiết và các tài liệu khác có liên quan.
Thiết lập công thức báo cáo:
Thông thường khi xem báo cáo trên phần mềm sẽ có phần nhập số liệu về
đặc điểm đơn vị hành chính sự nghiệp, chính sách chế độ kế toán đơn vị áp
dụng.
Phần thông tin bổ sung cho các báo cáo khác phần mềm sẽ tự động tổng hợp
số liệu theo quy định.
Xem báo cáo: Để xem báo cáo kế toán thực hiện các bước sau:
Vào hệ thống báo cáo.
Chọn Thuyết minh báo cáo tài chính.
Thiết lập các tham số xem báo cáo: Chọn kỳ báo cáo, chương,…
Báo cáo tài chính
232 Bản quyền của MISA JSC
Nhập liệu những thông tin chung về đơn vị hành chính sự nghiệp; tình
hình thực hiện nhiệm vụ hành chính, sự nghiệp trong năm; tình hình thực
hiện nộp trả ngân sách, tình hình tiếp nhận kinh phí,…
In báo cáo.
Báo cáo tài chính
Bản quyền của MISA JSC 233
Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 10
phần 2 tại liên kết sau:
http://download.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_hcsn.htm
4. Câu hỏi ôn tập
1. Khái niệm và mục đích sử dụng báo cáo tài chính?
2. Nguyên tắc lập báo cáo tài chính?
3. Báo cáo tài chính năm bao gồm những báo cáo nào?
5. Bài tập thực hành – Bài tập tổng hợp
5.1. Thông tin chung
Trường tiểu học Mimosa (Đơn vị hành chính này chỉ là ví dụ, không phải là số liệu
cụ thể của bất kỳ đơn vị nào) có các thông tin sau:
Chế độ kế toán Áp dụng theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC
Thông tin ngầm định Nguồn: Ngân sách Huyện
Chương: 622: Phòng Giáo dục và Đào tạo
Loại: 490492: Giáo dục Tiểu học
Ngày bắt đầu hạch toán 01/01/2010
Ngày khóa sổ 31/12/2009
Đồng tiền hạch toán VNĐ
Phƣơng pháp tính giá trị tồn kho Bình quân cuối kỳ
Đơn vị có hạch toán thuế GTGT
5.2. Khai báo số dƣ đầu năm
5.2.1. Khai báo danh mục
Danh mục tài khoản Ngân hàng, Kho bạc
STT Số tài khoản Tên ngân hàng, kho bạc
1 310.02.003.19 Kho bạc nhà nước Ba Đình
2 711A16172538 Ngân hàng Công thương Việt Nam
Báo cáo tài chính
234 Bản quyền của MISA JSC
Danh mục khách hàng, nhà cung cấp
STT Mã KH, NCC Tên KH, NCC Mã số thuế Loại Địa chỉ
1 CT_HALIEN Công ty TNHH
Hà Liên 0100234567 NCC
513 Gò Vấp,
Hà Nội.
2 CT_HONGHA Công ty TNHH
Hồng Hà 0100231446 NCC
924 Đại La,
Hà Nội.
3 CT_NUOC Công ty Nước sạch Hà Nội
0100698711 NCC 1893 Yên Phụ, Hà Nội
4 CT_EVN Công ty Điện lực Hà Nội
0100589620 NCC 6523 Đường Láng, Hà Nội
5 CT_VIETTEL Công ty Viettel 0100639856 NCC 2360 Giảng
Võ, Hà Nội
6 CH_LANTAY Cửa hàng Lan
Tây 0100456932 KH
1368 Kim Mã,
Hà Nội
7 CT_TANHOA Công ty TNHH
Tân Hòa 0100311732 KH
7212 Trần
Cung, Hà Nội.
8 CT_HUEHOA Công ty cổ phần
Huệ Hoa 0100835869 KH
9556 Ngọc Hà,
Hà Nội
9 CH_HOALAN Cửa hàng Hoa
Lan 0100387596 KH
Đội Cấn, Ba
Đình, Hà Nội
Danh mục phòng ban
STT Mã phòng/ban Tên phòng/ban
1 PHT Phòng Hiệu trưởng
2 PTC-KT Phòng Tài chính – Kế toán
3 PHC-NS Phòng Hành chính – Nhân sự
Danh sách cán bộ
STT Mã cán bộ Tên cán bộ Chức vụ Phòng/Ban
1 TCDIEN Trần Công Diễn Hiệu trưởng Phòng Hiệu trưởng
2 PKCHI Phạm Khánh Chi KTT Phòng Tài chính – Kế toán
3 TNDIEP Trần Ngọc Diệp KT viên Phòng Tài chính – Kế toán
4 LTDUNG Lê Thị Dung Cán bộ Phòng Hành chính – Nhân sự
5 HTHA Hoàng Thu Hà Cán bộ Phòng Hành chính – Nhân sự
Danh mục kho
Mã kho Tên kho
KVT Kho vật tư
KCCDC Kho công cụ dụng cụ
KHH Kho hàng hóa
Báo cáo tài chính
Bản quyền của MISA JSC 235
Danh mục vật tƣ, hàng hóa, CCDC
STT Mã Tên Loại Đơn vị
tính
Kho ngầm
định
TK
kho
1 GIN Giấy in VT Gram
KVT 152
2 SO Sổ tay VT Cuốn
KVT 152
3 BBTL Bút bi Thiên Long VT Chiếc KVT 152
4 KG Kẹp giấy VT Hộp KVT 152
6 BANVT1 Bàn máy vi tính loại 1 CCDC Bộ KCCDC 153
7 BANVT2 Bàn máy vi tính loại 2 CCDC Bộ KCCDC 153
8 QBAN Quạt bàn CCDC Chiếc KCCDC 153
9 BG Bục giảng CCDC Chiếc KCCDC 153
10 BGHS Bàn ghế học sinh CCDC Bộ KCCDC 153
11 BGGV Bàn ghế giáo viên CCDC Bộ KCCDC 153
12 BM Bút mực HH Chiếc KHH 1552
13 CHS Cặp học sinh HH Chiếc KHH 1552
14 CGV Cặp giáo viên HH Chiếc KHH 1552
5.2.2. Nhập số dư đầu năm
Số hiệu TK Tên TK Chƣơng Đầu kỳ
Cấp 1 Cấp 2,3
111 Tiền mặt 622 17.500.000
1111 Tiền Việt Nam 622 17.500.000
112 Tiền gửi NH, KB 622 81.400.000
1121 Tiền Việt Nam 622 81.400.000
Chi tiết Tại Ngân hàng Công thương 622 81.400.000
152 Nguyên vật liệu (*) 622 4.350.000
153 Công cụ dụng cụ (*) 622 1.800.000
155 Sản phẩm, hàng hóa 622 1.300.000
1552 Hàng hóa (*) 622 1.300.000
211 TSCĐ hữu hình 622 1.614.000.000
2111 Nhà cửa, vật kiến trúc (**) 622 1.200.000.000
2112 Máy móc, thiết bị 14.000.000
2113 Thiết bị, dụng cụ quản lý (**) 622 400.000.000
Báo cáo tài chính
236 Bản quyền của MISA JSC
213 TSCĐ vô hình (**) 622 12.000.000
214 Hao mòn TSCĐ 622 599.600.000
2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 622 592.400.000
2142 Hao mòn TSCĐ vô hình 622 7.200.000
311 Các khoản phải thu 622 29.000.000
3111 Công ty TNHH Tân Hòa 622 15.200.000
Công ty Cổ phần Huệ Hoa 622 13.800.000
312 Tạm ứng 622 10.000.000
Chi tiết Trần Ngọc Diệp 622 4.400.000
Trần Công Diễn 622 5.600.000
331 Các khoản phải trả 622 5.500.000
3311 Công ty TNHH Hồng Hà 622 2.600.000
Công ty TNHH Hà Liên 622 1.400.000
3318 Hoàng Thu Hà 622 800.000
Phạm Khánh Chi 622 700.000
333 Các khoản phải nộp NN 622 3.500.000
33311 Thuế GTGT đầu ra 622 3.500.000
337 KP đã QT chuyển năm sau 622 7.500.000
3371 Nguyên vật liệu, CCDC tồn kho 622 7.500.000
411 Nguồn vốn kinh doanh 622 100.000.000
431 Các quỹ 622 20.200.000
4312 Quỹ phúc lợi 622 20.200.000
461 Nguồn kinh phí hoạt động 622 70.000.000
46111 Năm trước (***) 622 70.000.000
466 Nguồn KP hình thành TSCĐ (**)
622 1.026.400.000
661 Chi hoạt động 622 52.000.000
66111 Năm trước 622 52.000.000
005 DC lâu bền đang sử dụng (*) 622 3.600.000
(*) Chi tiết theo từng vật tư, hàng hóa, CCDC.
Báo cáo tài chính
Bản quyền của MISA JSC 237
(**) Chi tiết theo từng TSCĐ.
(***) Chi tiết theo từng tiểu mục, mục, loại khoản.
Vật tƣ, CCDC tồn kho đầu kỳ
Kho Tên Đơn vị Số lƣợng Giá trị
Kho vật tư
Bút bi Thiên Long Chiếc
100 150.000
Giấy in Gram
50 4.000.000
Cộng 4.150.000
Kho
hàng hóa
Bút mực Chiếc 15 300.000
Cặp học sinh Chiếc 10 1.000.000
Cộng 1.300.000
CCDC đang sử dụng đầu năm tại các phòng ban
Phòng ban Mã CCDC Tên CCDC Đơn vị Số lƣợng Giá trị
PHT
BANVT1 Bàn máy vi tính loại 1 Bộ 02 1.000.000
BGGV Bàn ghế giáo viên Bộ 01 400.000
Cộng 1.400.000
PTC-KT
QBAN Quạt bàn Chiếc 03 600.000
BANVT2 Bàn máy vi tính loại 2 Bộ 03 1.050.000
Cộng 1.650.000
PHC-NS
BANVT2 Bàn máy vi tính loại 2 Bộ 01 350.000
QBAN Quạt bàn Chiếc 01 200.000
Cộng 550.000
Danh sách tài sản cố định đầu năm
Mã NHA OTO12 MVT01 PMKT
Loại Nhà cấp III
Phương tiện
vận tải
đường bộ
Máy vi tính Giá trị phần
mềm máy tính
Tên Nhà làm việc Xe TOYOTA
12 chỗ
Máy vi tính
01 Phần mềm KT
Phòng ban (sử
dụng) Toàn đơn vị PHT PTC-KT PTC-HC
Tình trạng Đang sử dụng Đang sử dụng Đang sử dụng Đang sử dụng
Ngày mua 19/04/2001 14/02/2004 12/01/2006 19/05/2006
Ngày ghi tăng 19/04/2001 14/02/2004 12/01/2006 19/05/2006
Báo cáo tài chính
238 Bản quyền của MISA JSC
Ngày sử dụng 19/04/2001 14/02/2004 12/01/2006 19/05/2006
Ngày tính hao mòn 01/01/2002 01/01/2005 01/01/2007 01/01/2007
Nguyên giá 1.2000.000.000 400.000.000 14.000.000 12.000.000
Thời gian sử dụng 25 năm 10 năm 5 năm 5 năm
Tỷ lệ hao mòn
(%năm) 4% 10% 20% 20%
Hao mòn lũy kế 384.000.000 200.000.000 8.400.000 7.200.000
TK nguyên giá 2111 2113 2112 213
TK nguồn 466 466 466 466
Số dƣ nguồn kinh phí đầu năm 2010
Số hiệu
TK Tên TK Nguồn
Cấp
phát Chƣơng LK M TM Số tiền
46111
Nguồn KP
thường xuyên
năm trước
NS
Huyện Dự toán 622 490492
6000 6001 30.000.000
6550 6551 17.000.000
7750 7761 12.000.000
7750 7799 11.000.000
Cộng 70.000.000
66111
Chi thường
xuyên năm
trước
NS
Huyện Dự toán 622 490492
6000 6001 30.000.000
6550 6551 11.000.000
7750 7761 10.000.000
7750 7799 9.000.000
Cộng 60.000.000
5.3. Số liệu phát sinh
Trong năm 2010 có những nghiệp vụ phát sinh như sau:
5.3.1. Mua hàng
1. Ngày 04/01/2010, mua văn phòng phẩm nhập kho dùng cho hoạt động sự nghiệp
của công ty TNHH Hồng Hà chưa thanh toán, giá bao gồm VAT 10%
Sổ tay SL: 50 ĐG: 8.800 (đ/cuốn)
Kẹp giấy SL: 10 ĐG: 11.000 (đ/hộp)
2. Ngày 06/01/2010, mua CCDC nhập kho (dùng cho hoạt động sự nghiệp) của
công ty Hà Liên, đã thanh toán bằng tiền mặt, giá bao gồm VAT 10%
Bục giảng SL: 02 ĐG: 320.000 (đ/chiếc)
Báo cáo tài chính
Bản quyền của MISA JSC 239
Quạt bàn SL: 02 ĐG: 350.000 (đ/chiếc)
3. Ngày 08/01/2010, chi mua hàng hóa của Công ty Hà Liên nhập kho, giá bao gồm
cả VAT 10%:
Cặp học sinh SL: 20 ĐG: 110.000 (đ/chiếc)
Bút mực SL: 50 ĐG: 22.000 (đ/chiếc)
Cặp giáo viên SL: 15 ĐG: 165.000 (đ/chiếc)
Theo hóa đơn GTGT số 0012356, ký hiệu AT/2010, ngày hóa đơn 08/01/2010.
4. Ngày 15/01/2010, chuyển tiền gửi ngân hàng mua công cụ dụng cụ nhập kho của
Công ty TNHH Hồng Hà (dùng cho hoạt động sự nghiệp), giá đã bao gồm VAT
10%
Bàn ghế học sinh SL: 05 ĐG: 420.000 (đ/bộ)
Bàn ghế giáo viên SL: 04 ĐG: 500.000 (đ/bộ)
5.3.2. Quản lý kho.
1. Ngày 12/02/2010 mua CCDC nhập kho của Công ty TNHH Hồng Hà (dùng cho
hoạt động sự nghiệp), chưa thanh toán, giá bao gồm VAT 10%
Quạt bàn SL: 02 ĐG: 330.000 (đ/chiếc)
Bàn máy vi tính loại 1 SL: 03 ĐG: 550.000 (đ/chiếc)
2. Ngày 20/02/2010 xuất CCDC sử dụng cho phòng hiệu trưởng
Bàn ghế giáo viên SL: 01
Quạt bàn SL: 01
3. Ngày 25/02/2010 xuất kho văn phòng phẩm dùng cho các phòng ban
Sổ tay SL: 40
Kẹp giấy SL: 10
4. Ngày 28/02/2010, xuất kho CCDC cho phòng Tài chính – Kế toán
Quạt bàn SL: 01
Bàn ghế học sinh SL: 02
5.3.3. Bán hàng
1. Ngày 05/03/2010, bán hàng cho Cửa hàng Lan Tây, VAT 10%, chưa thu tiền
Báo cáo tài chính
240 Bản quyền của MISA JSC
Bút mực SL: 10 ĐG: 38.000 (đ/chiếc)
Cặp học sinh SL: 05 ĐG: 180.000 (đ/chiếc)
Theo hoá đơn GTGT số: 0076431; ký hiệu: AB/2010T
2. Ngày 10/03/2010, bán hàng thu tiền mặt của cửa hàng Hoa Lan (VAT 10%)
Cặp giáo viên SL: 10 ĐG: 230.000 (đ/chiếc)
Theo hoá đơn GTGT số: 0076432; ký hiệu: AB/2010T.
3. Ngày 28/03/2010, bán hàng cho cửa hàng Hoa Lan chưa thu tiền (VAT 10%)
Bút mực SL: 12 ĐG: 40.000 (đ/chiếc)
Theo hoá đơn GTGT số: 0076433; ký hiệu: AB/2010T
5.3.4. Quản lý quỹ
1. Ngày 05/01/2010, trả tiền mua văn phòng phẩm ngày 04/01 cho công ty TNHH
Hồng Hà, số tiền: 550.000.
2. Ngày 15/01/2010, chi tiền tạm ứng công tác phí cho cán bộ Lê Thị Dung, số tiền:
1.500.000.
3. Ngày 19/03/2010, thu tiền của cửa hàng Lan Tây về số tiền hàng mua ngày
05/03/2010, số tiền: 1.408.000.
4. Ngày 24/03/2010,chi mua văn phòng phẩm của công ty TNHH Hồng Hà dùng
cho hoạt động kinh doanh, số tiền: 1.200.000.
5.3.5. Ngân hàng
1. Ngày 10/01/2010, chuyển tiền gửi ngân hàng Công thương trả nợ kỳ trước cho công
ty TNHH Hồng Hà, số tiền: 2.600.000, đã nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng.
2. Ngày 15/02/2010, chuyển tiền nộp thuế cho nhà nước, số tiền: 3.500.000, đã
nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng.
3. Ngày 27/02/2010, chuyển khoản trả tiền nước (hoạt động sản xuất kinh doanh)
cho công ty nước sạch Hà Nội, số tiền: 150.000.
4. Ngày 25/03/2010, công ty TNHH Tân Hòa trả tiền nợ kỳ trước bằng chuyển
khoản, đơn vị đã nhận được giấy báo Có của ngân hàng, số tiền: 15.200.000.
5. Ngày 30/03/2010, chuyển khoản trả tiền điện dùng cho hoạt động kinh doanh cho
công ty EVN, số tiền 250.000.
Báo cáo tài chính
Bản quyền của MISA JSC 241
5.3.6. Nguồn kinh phí
1. Ngày 04/01/2010, đơn vị nhận được thông báo dự toán kinh phí năm 2010 theo
quyết định 30122009:
Nhóm mục
chi
Tên nhóm mục Tổng số
I Chi thanh toán cá nhân 180.000.000
II Chi nghiệp vụ chuyên môn 52.000.000
III Chi mua sắm sửa chữa 215.000.000
IV Chi thường xuyên khác 95.000.000
Cộng 542.000.000
2. Ngày 05/01/2010, Trần Ngọc Diệp rút tạm ứng chuyển khoản vào tài khoản tại
ngân hàng Công thương, số tiền: 83.000.000. Trong đó:
- M/TM 6550/6551: 23.000.000
- M/TM 6900/6915: 35.000.000
- M/TM 9050/9062: 25.000.000
3. Ngày 10/02/2010, chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng Công thương mua máy
tính bỏ túi của công ty TNHH Hồng Hà cho phòng Tài chính – Kế toán (bằng tiền
đã cấp dự toán), số tiền: 3.200.000.
4. Ngày 12/03/2010, chuyển khoản kho bạc trả tiền điện thoại cho công ty Viettel,
số tiền: 2.300.000.
5. Ngày 15/03/2010, quyết toán kinh phí sử dụng năm trước:
Số kinh phí năm trước chưa sử dụng hết chuyển sang năm nay là:
8.000.000 (M/TM: 6550/6551 và 7750/7761)
Số còn lại đơn vị đã nộp trả bằng tiền mặt (M/TM: 7750/7799).
6. Ngày 23/03/2010, Trần Ngọc Diệp thu học phí bằng tiền mặt, số tiền:
20.800.000.
5.3.7. Tài sản cố định
1. Ngày 12/01/2010, mua mới một máy tính Intel của Công ty TNHH Hồng Hà cho
phòng kế toán (chưa thanh toán tiền) theo hóa đơn số 0012750, ký hiệu:
Báo cáo tài chính
242 Bản quyền của MISA JSC
NK/2010. Số tiền: 10.000.000, VAT: 10% (sử dụng cho hoạt động hành chính sự
nghiệp) (M/TM: 9050/9062).
Thời gian sử dụng 5 năm. Ngày bắt đầu sử dụng: 24/01/2010.
2. Ngày 22/01/2010 mua mới một máy phát điện của công ty Hà Liên, thanh toán
bằng tiền gửi ngân hàng theo hóa đơn số 0012365, ký hiệu: AT/2010. Số tiền:
30.000.000. VAT: 10% (sử dụng cho hoạt động sự nghiệp) (M/TM: 6900/6915).
Thời gian sử dụng 8 năm. Ngày bắt đầu sử dụng: 25/01/2010.
3. Ngày 25/01/2010, nhượng bán máy vi tính 01 dùng cho hoạt động sự nghiệp cho
cán bộ Hoàng Thu Hà, giá trị hao mòn lũy kế là 11.200.000, giá trị còn lại:
2.800.000, số tiền thu được từ thanh lý là 4.000.000 theo hóa đơn số 0005324, ký
hiệu AB/2010.
4. Ngày 26/01/2010, mua máy tính tiền phục vụ cho hoạt động kinh doanh tại đơn
vị, chưa thanh toán tiền cho công ty Hồng Hà, số tiền là 16.000.000 (chưa có
VAT 10%) theo hóa đơn GTGT số 0012775, ký hiệu: NK/2010. Thời gian sử
dụng: 5 năm, bắt đầu đưa vào sử dụng ngày 28/01/2010.
5.3.8. Tiền lương
1. Ngày 30/01/2010, lập bảng lương, hạch toán lương và tính các khoản trích theo
lương tháng 01/2010 theo số liệu dưới đây (Lương cơ bản là 650.000)
STT Họ và tên Phòng ban Hệ số
lƣơng
Hệ số
phụ cấp
CV
Hệ số phụ
cấp thâm
niên
1 Trần Công Diễn Hiệu trưởng 5,62 2,3 1,5
2 Phạm Khánh Chi Kế toán trưởng 5,34 1,3 0,8
3 Trần Ngọc Diệp Kế toán viên 4,21 0,8 0,22
4 Lê Thị Dung Cán bộ HC 4,21 0,8 0,22
5 Hoàng Thu Hà Cán bộ HC 4,21 0,8 0,22
2. Ngày 31/01/2010, trả lương cho cán bộ viên chức bằng chuyển khoản kho bạc.
Báo cáo tài chính
Bản quyền của MISA JSC 243
5.3.9. Chứng từ nghiệp vụ khác
1. Ngày 30/03/2010, tính ra số phí, lệ phí phải nộp ngân sách nhà nước (50% số học
phí đã thu được).
2. Ngày 30/03/2010, nhận viện trợ từ tổ chức phi chính phủ bằng tiền gửi ngân
hàng: 32.000.000 (chưa có chứng từ ghi thu – ghi chi).
3. Ngày 31/03/2010, tính ra tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng và nhân
viên quản lý hoạt động kinh doanh, số tiền 2.800.000.
5.4. Yêu cầu
1. Tạo cơ sở dữ liệu cho Trường Tiểu học Mimosa theo những thông tin đã có.
2. Nhập số dư ban đầu đồng thời khai báo thông tin về danh mục kèm theo.
3. Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trên các phân hệ.
4. Các bút toán tự động
Quyết toán số dư đầu năm
Lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng quý I/2010 và đã nhận được quyết
định thanh toán của kho bạc.
Tính giá xuất kho quý I/2010
Khấu trừ thuế GTGT quý I/2010
Kết chuyển chênh lệch thu chi hoạt động kinh doanh quý I/2010
5. In các báo cáo liên quan đến các phần hành trong quý I/ 2010
6. In các báo cáo tài chính quý I/2010
Bảng cân đối tài khoản.
Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng.
Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ.
Báo cáo tài chính
244 Bản quyền của MISA JSC
Báo cáo tài chính
Bản quyền của MISA JSC 245
Báo cáo tài chính
246 Bản quyền của MISA JSC
Báo cáo tài chính
Bản quyền của MISA JSC 247
Báo cáo tài chính
248 Bản quyền của MISA JSC
Báo cáo tài chính
Bản quyền của MISA JSC 249
Báo cáo tài chính
250 Bản quyền của MISA JSC
Báo cáo tài chính
Bản quyền của MISA JSC 251
Tài liệu tham khảo
252 Bản quyền của MISA JSC
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Quyết định 19/2006/TT-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính về Chế độ kế
toán hành chính sự nghiệp.
2. Quyết định 33/2008/QĐ-BTC ngày 02/06/2008 của Bộ Tài chính về việc Ban
hành Hệ thống mục lục ngân sách nhà nƣớc.
3. Thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ký ngày 24/11/2005 về việc
“Hƣớng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán”.
4. “Những vấn đề Quan trọng khi đánh giá Phần mềm Kế toán và ERP tại Việt
Nam” của Mekong Capital Ltd, soạn thảo từ ngày 24/02/2004.
5. Website: http://www.pcworld.com.vn của Tạp chí Thế giới Vi tính.
6. Website: http://www.webketoan.vn
7. Website của các công ty phần mềm kế toán như:
http://www.myob.com
http://www.quickbooks.intuit.com
http://www.peachtree.com
http://www.sageaccpac.com
http://www.misa.com.vn
http://www.mof.gov.vn
http://www.dtsoftvn.com
http://www.saothang.com
GIÁO TRÌNH KẾ TOÁN MÁY – KẾ TOÁN HCSN
Chịu trách nhiệm xuất bản
NGUYỄN VĂN KHƢƠNG
Biên tập: TIẾN CƢỜNG
Trình bày: VŨ THỊ XUYẾN
Bìa: THẾ HANH
Liên kết với Công ty Cổ phần MISA Địa chỉ: 218 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Website: http://www.misa.com.vn
In 500 cuốn, khổ 18 x 24 cm, tại Công ty Cổ phần Nhà in Khoa học Công nghệ. Giấy
phép xuất bản số 48-2010/CXB/84/09-190/VHTT ngày 29/4/2010. In xong và nộp
lưu chiểu tháng 5 năm 2010.