Google 文件 功能簡介︰「Google 文件」可說是一個提供多重服務的線上辦公軟體，它所提供的服務包括︰a. 線上文書處理及儲存服務︰使用者把文件上載及儲存在 Google 的伺服器中，只要連線上網，

他們就能透過瀏覽器直接在線上編輯文件、試算表及簡報。b. 共用及共建功能︰允許多人同時檢視或編輯同一份文件，這可提升文件編輯效能及避免多重文

件版本的問題。c. 網頁發布功能︰「Google 文件」的內容可以直接發布成網頁或張貼到網誌內，方便與人分享。，d. 離線存取功能︰在沒有網絡環境下，使用者也能存取「Google 文件」。

1. 「Google 文件」介紹1.1新增檔案及資料夾

登入「Google 文件」 「Google 文件」網址︰(http://docs.google.com)輸入 Google 帳戶及密碼進入系統，於左上角按「新增」會看到四種檔案格式(文件、簡報、試算表表格)、資料來及使用範本。點選想要新增的檔案類型，便會開啟一個編輯視窗，操作方式與 Office 軟件相似。「Google 文件」中的「文件」提供文件功能，對應 Office 的軟件就是「Word」。「Google 文件」中的「簡報」提供簡報功能，對應 Office 的軟件就是「PowerPoint」。「Google 文件」中的「試算表」提供試算表功能，對應 Office 的軟件就是「Excel」。

「Google 文件」中的「試算表」樣式

在「Google 文件」新增資料夾可方便使用者分類所儲存的文件。按「新增」揀選「資料夾」，然後輸入資料夾的名稱、說明及挑選顏色，方便區別檔案。

1.2上傳檔案於「Google 文件」首頁的左上角按「上載」就會出現上載檔案的畫面，根據下面的步驟便可上載檔案。有關上載的檔案大小及格式限制可參閱「Google 文件」格式旁的「隱藏詳細資訊」。

1.3文件的管理於「Google 文件」首頁的「所有項目」剔選想要管理的檔案，運用上方的功能按鈕進行管理。

功能按鈕簡介︰共用︰分享檔案資料夾︰把檔案移動到資料夾中刪除︰把文件移至垃圾桶，若要還原可點選左方的「垃圾桶」，再按「復原刪除」重新命名︰修改檔案的名稱更多動作︰替文件加上星號標記或變更擁有者

1.4離線存取功能「Google 文件」提供離線版本，讓使用者能在沒有在線的狀態下也能存取「Google 文件」。只要安裝了「Google Gears 元件」「Google Gears 元件」網址︰(http://gears.google.com/)，於「Google 文件」首頁的右上角按「離線」，然後在彈出視窗中的左下角按「啟用離線存取」，那Google 便會將資料同步到本機，接着在沒有網路環境下也可使用「Google 文件」。當電腦再次聯接上網，只需關閉離線存取，系統就會自動把本機修改過的資料寫入「Google 文件」了。

1.5備份「Google 文件」雖然「Google 文件」提供離線存取功能，但使用者仍然可以透過安裝一個免費的小工具把「Google 文件」中所有檔案下載到自己的電腦內，以作備份。這小工具就是「GDocBackUP」「GDocBackUP」網址︰(http:// code.google.com/p/gdocbackup/ ) 。

2. 「文件」、「簡報」及「試算表」的共有功能2.1繪圖功能無論是「文件」、「簡報」或「試算表」，於功能表列上的「插入」選項中均提供「繪圖」選項功能，這可讓使用者進行向量繪圖。這功能提供一些常用的繪圖工具選項，如插入美工圖案、線段、手繪及文字工具的設定。

2.2版本修定記錄由於「Google 文件」能讓使用者共用及共建文件，為免使用者擔心文件會被人亂改，於各文件上方的「檔案」中均有「查看修訂版本記錄」選項，此功能能讓提供誰在甚麼時候修改了文件的哪些部份的記錄，並可隨時回復指定的版本。

2.3共用、共建及發佈功能「Google 文件」能讓使用者於線上分享文件。於文件的右上角揀選「共用」，就能於此設定分享模式。

2.3.1 邀請其他使用者在「受邀者」的欄位中輸入要分享對象的電郵，然後選擇分享的權限(可設定對方為可編輯或只進行檢視)，可按需要輸入主題及訊息，最後按下「邀請」，就可把邀請信寄到對方的信箱內。

對方收到電郵後，只需用他的電郵登入「Google 文件」(該電郵必須先註冊 Google 帳戶)，就可以因應分享者的設定而使用文件。

2.3.2 取得共用連結要是對方沒有 Google 帳戶，可按「共用」，然後揀選「取得共用連結」，這可建立一個能直接檢視或進行編輯文件的超連結，只需把該連結電郵給分享對象，那對方則不需登入 Google 也能直接檢視或編輯文件了。

2.3.3 發佈「共用」功能中的「發佈」可讓文件直接發佈為一個 HTML 網頁。「Google 文件」中的「文件」、及「試算表」只能作靜態的網頁發佈，而「簡報」除可作靜態的網頁發佈外，它還提供「嵌入」功能，只需複製下方的 HTML程式碼，貼到網頁或網誌內，就可直接於網頁或網誌中播放簡報了。

2.4匯出為 PDF檔於「文件」、「簡報」或「試算表」功能列的「檔案」提供下載文件為 PDF 格式的功能，當中只有「試算表」的 PDF 檔下載功能提供輸出設定。

3. 「文件」、「簡報」、「試算表」及「表格」的用法3.1 「文件」--線上文書處理

「Google 文件」其實就像一個線上文件編輯器，操作介面與 Word 相似，除了基本文書處理外，它還提供協作寫作、修訂版本、發佈成網頁等功能，詳看筆記第二點。以下特別介紹一些 Google 文件的實用功能︰

3.1.1 插入方程式在「Google 文件」上方的「插入」選項中除可插入圖片、表格外，還可按自己的需要插入繪圖及一些方程式符號。

3.1.2 翻譯及字詞查詢功能在「文件」上方的「工具」選項中能將整篇Google 文件翻譯或只選取特定範圍內的文字作字典或網頁查詢。

3.2 「簡報」--線上簡報「Google 簡報」除提供線上編輯及播放(不需安裝 PowerPoint)外，還可讓使用者直接匯入PowerPoint 檔案進行編輯，於線上與人分享及嵌入網頁或網誌內，當然它不像 PowerPoint般可提供生動的動畫效果。以下特別介紹一些「Google 簡報」的實用功能︰

3.2.1 揀選主題於「格式」選取「簡報設定」的「變更主題」便可為簡報揀選一個佈景主題。而「變更背景」則可按個人需要插入圖片或更改背景顏色直接套用到所有投影片。

3.2.2 插入影片「Google 簡報」可讓使用者直接在簡報中插入 YouTube影片。按「插入」，揀選「影片」，按需要搜尋影片，點選影片後，最後按「選取影片」，該段影片就會嵌入簡報內，並可按需要調整影片的位置及大小。

3.2.3 匯入投影片除了可以把整個簡報上載到「Google 簡報」內，還可直接透過「插入」中的「匯入投影片」匯入 Google 文件中的其他簡報或按「選擇檔案」揀選匯入本機內的簡報檔。完成後可剔選想要匯入的投影片。

3.2.4 線上播放簡報按右上角「開始簡報」便可播放該簡報。

若已邀請他人共用簡報，於播放時可按「全部查看」，便可與其他使用者透過文字或語音於線上對話。

有關「簡報」的用法，可到 http://googleined.blogspot.com/2009/06/blog-post_1309.html 下載相關筆記。

3.3 「試算表」--線上試算表「Google 試算表」的介面與 Excel 相似，提供資料輸入、計算功能、插入圖表、排序、資料驗證等。它與 Excel最大分別在於它的第一列會預留作為標題列，而下方會有一個排序的工具列，只需在排序欄位上按一下，就會出現排序的選項。

有關「試算表」的用法，可到 http://bit.ly/howtoonlinspreadsheet 下載相關筆記。

3.4 「表格」--線上問卷「Google 表格」提供表單填寫服務，可讓使用者應用於線上問卷、測驗、報名等，所有資料會自動產生一份 Google 試算表，方便進行統計。有關「表格」的用法，可到 http:// bit.ly/howtogoogleform 下載相關筆記。

本筆記的電子版：http:// bit.ly/howtogoogledocs