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GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO

CASA CIVIL Arquivo Público do Estado de São Paulo

1

Relatório do

Departamento de Gestão do SAESP

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo

Centro de Assistência aos Municípios



2

São Paulo, 28 de outubro de 2009.

Relatório do

IX Encontro Paulista sobre Gestão Documental Públic a:

por uma política municipal de arquivos

realizado em 19 de outubro de 2009

1. Justificativa do evento

No cumprimento de suas atribuições de órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de

São Paulo, bem como suas atribuições decorrentes da parceria entre o Arquivo Público do

Estado e o Ministério Público Estadual1, o Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos

do Estado de São Paulo-SAESP, comprometido com a defesa e a preservação do

patrimônio arquivístico público do Estado de São Paulo e respeitando a completa

autonomia das Prefeituras e Câmaras Municipais, realizou o IX Encontro sobre Gestão

Documental Pública: por uma Política Municipal de Arquivos, em continuidade ao “Programa

de Institucionalização e Implantação de Arquivos Municipais no Estado de São Paulo”.

Este nono Encontro, realizado dia 19 de outubro de 2009, na Sede Social da ACCPE –

Associação Casabranquense de Cultura Phisica Esportiva, reuniu 62 Prefeituras e

Câmaras Municipais , totalizando a presença de 125 agentes de 45 Municípios e

consolidou mais uma etapa do “Programa de Institucionalização e Implantação de Arquivos

Municipais no Estado de São Paulo”, iniciado em 2003, que tem como objetivo oferecer

fundamentos legais e técnicos para a criação de Arquivos Públicos Municipais e a

implantação de políticas municipais de gestão documental.

O I Encontro sobre Gestão Documental Pública, realizado em São Paulo, em 24 de outubro

de 2003, reuniu 36 municípios da região da Grande São Paulo, totalizando a expressiva

presença de 88 agentes municipais. O II Encontro sobre Gestão Documental Pública,

realizado em Campinas, em 27 de abril de 2004, contou com a presença da Prefeita da

cidade de Campinas e reuniu 34 municípios da região de Campinas, totalizando a

1 Esta parceria foi formalizada mediante a celebração de um Termo de Cooperação Técnica, em 30 de agosto de 2000, publicado no Diário Oficial do Estado em 1.º de setembro de 2000.



3

expressiva presença de 116 agentes municipais. O III Encontro sobre Gestão Documental

Pública, realizado em São José dos Campos, em 03 de junho de 2004, contou com a

presença do Prefeito da cidade de São José dos Campos e reuniu 24 municípios da região

do Vale do Paraíba e Litoral Norte Paulista, totalizando a expressiva presença de 185

agentes municipais. O IV Encontro sobre Gestão Documental Pública, realizado em Cunha,

em 18 de agosto de 2004, contou com a presença do Prefeito da cidade de Cunha, do

Coordenador Municipal de Turismo e Cultura de Cunha e reuniu 6 municípios, totalizando a

presença de 14 agentes municipais. O V Encontro sobre Gestão Documental Pública,

realizado em Santos, em 05 de maio de 2005, contou com a presença da Diretora

Presidente da Fundação Arquivo e Memória de Santos e reuniu 13 municípios da região da

Baixada Santista, Vale do Ribeira e Litoral Norte Paulista, totalizando a presença de 107

agentes municipais. O VI Encontro sobre Gestão Documental Pública, realizado em

Ribeirão Preto, em 23 de outubro de 2006, contou com a presença do Prefeito e da

Primeira Dama e Presidente do Fundo Social da cidade de Ribeirão Preto, do Secretário

Municipal da Cultura, do Promotor de Justiça do Estado de São Paulo e da a Chefe de

Divisão de Preservação do Patrimônio Histórico e Cultural de Ribeirão Preto, e reuniu 31

Municípios da região da Baixada Santista, Vale do Ribeira e Litoral Norte Paulista,

totalizando a presença de 195 agentes municipais. O VII Encontro sobre Gestão

Documental Pública, realizado em São Paulo, em 24 de outubro de 2007, contou com a

presença do Secretário-Chefe da Casa Civil do Estado de São Paulo, de dois Promotores

de Justiça do Estado de São Paulo, do Coordenador do Arquivo Público do Estado, e

reuniu 83 Municípios, totalizando a presença de 193 agentes municipais. O VIII Encontro

sobre Gestão Documental Pública, realizado em São José do Rio Preto, em 19 de junho de

2009, contou com a presença do Vice-Prefeito, do Secretário Municipal de Cultura e de dois

Promotores de Justiça do Estado de São Paulo, e reuniu 74 Municípios, totalizando a

presença de 204 agentes municipais.

Os Ofícios Circulares CT/APE, n.°s 265 e 266, ambos de 17 de setembro de 2009,

encaminhados aos Prefeitos e aos Presidentes das Câmaras Municipais, solicitaram que

cada um dos 74 Municípios designasse representantes do Executivo Municipal e da

Câmara Municipal para participarem do evento na condição de agentes multiplicadores. Em

resposta aos 148 ofícios, 62 Prefeituras e Câmaras Municipais de 45 Municípios

encaminharam representantes, totalizando a presença de 125 agentes municipais neste

IX Encontro Paulista sobre Gestão Documental Pública.



4

A solenidade de abertura teve início às 9:00 horas com a presença do Sr. Antônio

Aparecido Sati, Prefeito de Casa Branca, Sr. Alcebíades Espínola Neto, Diretor

Administrativo da Prefeitura de Casa Branca, Prof. Adolpho Legnaro Filho, Curador do

Museu Histórico Pedagógico “Alfredo e Afonso de Taunay”, Dr. Marcos Tadeu Rioli, 2º

Promotor de Justiça de Casa Branca do Ministério Público do Estado de São Paulo, Dr.

Carlos de Almeida Prado Bacellar, Coordenador do Arquivo Público do Estado, Prof.ª Ieda

Pimenta Bernardes, Diretora do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do

Estado de São Paulo-SAESP, Camila Brandi de Souza Bentes, Diretora do Centro de

Assistência aos Municípios do DG-SAESP, e Daise Apparecida Oliveira, Presidente do

Fórum Nacional de Dirigentes de Arquivos Municipais.

2. Conteúdo programático do evento (palestras):

• O Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo e o pr ograma de

Institucionalização de Arquivos Públicos Municipais , proferida por Prof.ª Ieda

Pimenta Bernardes, Diretora Técnica do Departamento de Gestão do Sistema de

Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP

• Patrimônio documental, cidadania e o Instituto do I nquérito Civil , proferida por

Dr. Marcos Tadeu Rioli, 2º Promotor de Justiça de Casa Branca - Ministério Público

do Estado de São Paulo

• Políticas Municipais de Arquivos: estratégias e per spectivas , proferida por Prof.ª

Camila Brandi de Souza Bentes, Diretora Técnica do Centro de Assistência aos

Municípios do DG-SAESP

• Gestão de documentos públicos municipais , proferida por Daise Apparecida

Oliveira, Presidente do Fórum Nacional de Dirigentes de Arquivos Municipais

3. Material fornecido aos participantes

Para subsidiar a ação pedagógica do DG-SAESP junto às administrações municipais foi

distribuído, a cada um dos participantes:



5

� Livro: “Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidades de Documentos para as

Administrações Públicas Municipais”

� Legislação arquivística

� Minuta de projeto de lei para criação de Arquivo Público Municipal

� Minuta de termo de cooperação técnica entre o Poder Executivo e a Câmara Municipal

� Apostila com os textos das palestras

� Cd-rom com manuais técnicos da área arquivística

� Recomendações do CONARQ para a construção de arquivos

� Pasta com material do evento

� Ao final do evento, todos os participantes receberam certificado de participação.

4. Caracterização dos participantes

Especificamente, participaram do IX Encontro 125 representantes de 62 Prefeituras e

Câmaras Municipais , totalizando 45 Municípios Paulistas (60,81%) presentes no evento.

� Compareceram ao encontro representantes das seguint es 40 Prefeituras

Municipais (54,05%) : Aguai, Águas da Prata, Araraquara, Caconde, Casa Branca,

Conchal, Descalvado, Divinolândia, Elias Fausto, Louveira, Estiva Gerbi, Ipeúna,

Iracemápolis, Itatiba, Itirapina, Itobi, Limeira, Lindóia, Mococa, Mogi-Guaçu, Mogi-Mirim,

Mombuca, Monte Mor, Nazaré Paulista, Nova Odessa, Ribeirão Preto, Rio das Pedras,

Saltinho, Santa Cruz da Conceição, Santa Cruz das Palmeiras, Santa Rita do Passa

Quatro, São José do Rio Pardo, Socorro, Sumaré, Santo Antônio do Jardim, São Carlos,

São Pedro, Tambaú, Tapiratiba, Vargem.

� Compareceram ao encontro representantes das seguint es 22 Câmaras

Municipais (29,72%) : Araraquara, Batatais, Cabreúva, Caconde, Divinolândia, Louveira,

Iracemápolis, Itobi, Jaguariúna, Joanópolis, Mombuca, Nazaré Paulista, Rio das Pedras,

Santa Cruz das Palmeiras, Santa Rita do Passa Quatro, São José do Rio Pardo, Socorro,

São Carlos, São Pedro, São Sebastião da Grama, Tambaú, Vargem.



6

� Não compareceram ao encontro 29 Municípios da (39,1 9%): Águas de Lindóia,

Águas de São Pedro, Analândia, Araras, Cajurú, Charqueada, Cosmópolis, Espírito Santo

do Pinhal, Franca, Guarulhos, Itapira, Jarinu, Leme, Monte Alegre do Sul, Pedra Bela,

Pedreira, Pinhalzinho, Pirassununga, Porto Ferreira, Rafard, Santa Gertrudes, Santa Maria

da Serra, Santo Antonio de Posse, São João da Boa Vista, São João do Pau d’Alho, Serra

Negra, Torrinha, Tuiutí, Vargem Grande do Sul, Vinhedo.

5. Avaliação do evento pelos participantes

Ao final do IX Encontro, foi distribuída uma ficha de avaliação com o objetivo de analisar se

as expectativas dos participantes em relação ao evento foram atendidas, bem como o que

acharam da qualidade do atendimento, da divulgação, do material fornecido, dos recursos

audiovisuais, a adequação do horário, carga horária, conteúdo, o desempenho dos

conferencistas e o grau de aplicabilidade das recomendações abordadas em cada

município. Segue, abaixo, a consolidação dos 89 questionários preenchidos (71,20%):

1. No geral, o Encontro: Total

Superou as expectativas 15

Correspondeu à expectativa 64

Ficou abaixo das expectativas 8

17%

74%

9%



7

78

100

61

26

0

76

120

22

55

9

11

28

47

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

Atendimento Divulgação Material oferecido Recursosaudiovisuais

Auditório

2. Avalie a qualidade dos itens abaixo: ☺ � �

Atendimento 78 10 0

Divulgação 61 26 0

Material oferecido 76 12 0

Recursos audiovisuais 22 55 9

Auditório 11 28 47

3. O dia e horário do Encontro são adequados?

90%

10%

Sim 80

Não 9

☺

�

�



8

5. O conteúdo abordado foi: Total

71%

29%0%

Adequado para os objetivos do Encontro

63

Parcialmente adequado (muito teórico)

26

Inadequado aos objetivos do Encontro

0

6. Avaliação dos conferencistas: ☺ � �

Conhecimentos 81 8 0

Exposição 59 27 1

Motivação 49 37 1

Uso de recursos didáticos 48 34 5

4. A carga horária foi: Total

67%

26%

4% 3%

Adequada 59

Parcialmente adequada 23

Excessiva 4

Insuficiente 3



9

81

8

0

59

27

1

49

37

1

48

34

5

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Conhecimentos Exposição Motivação Uso de recursosdidáticos

7. Como classificaria o Encontro em relação ao seu trabalho?

Imediatamente aplicável 15

17%

66%

16%

1% 0%

Aplicável a longo prazo, depende de mudanças

59

Parcialmente aplicável à realidade

14

Não ficou clara a aplicabilidade

1

Inaplicável 0

8. Sugestões:

• “No que tange ao auditório e as acomodações oferecidas, dificultam a manutenção da atenção, motivo pelo qual sugere-se auditórios fechados e com cadeiras mais confortáveis e com local para apoio para a escrita”.

• “Achei desnecessário a apresentação do vídeo de propaganda durante o evento. Poderia melhorar a distribuição do horário pois o lanche da manhã ficou muito próximo ao almoço. Os temas apresentados foram muito semelhantes, sendo o primeiro mais especifico ao Estado. A ultima palestra foi muito extensa e repetitiva”.

☺

�

�



10

• “Poderia ter sido feito em um lugar mais confortável e com condições de visualização dos slides”.

• “O horário deve ser seguido, não devido horas atrasos. O local deve ter som e acústica adequados, bem como conforto aos participantes. O calor prejudicou. Talvez em lugares adequados para um numero menor de participantes, traria melhores resultados”.

• “Aplicar mais cursos em micro-regiões e intimarem os prefeitos a comparecerem, pois eles não colaboram com os servidores municipais”.

• “Local totalmente inadequado, não oferece mínimas condições de conforto”.

• “No que foi de responsabilidade da organizadora do evento pudemos ver que houve preocupação e habilidade mas o calor e o local não foi muito adequado”.

• “Depende de recursos”

• “Melhorar a parte visual da apresentação. Observar as instalações físicas do local para melhor aproveitamento, bem como localização que facilite encontrar locais para refeições. Criar ações praticas que possibilitem aos Municípios á implementação dos arquivos, por exemplo, financiamentos ou incentivos financeiros que viabilizem tal implementação”.

• “A acústica do auditório não foi boa, porém não atrapalhou o interesse de quem quis apreender”.

• “Melhorar o ambiente (local) excesso de calor, falta de ventilação, falta de água fresca sanitários distantes. Palestra muito prolongadas causando dispersão e desconcentração do publico presente”.

• “Fazer a apresentação de como funciona o arquivo na prática”.

• “Foi Excelente o trabalho”.

• “O som do local estava muito ruim, todos os palestrantes demonstraram grande conhecimento, mas o som não fez jus a exposição”.

• “Realização de fórum permanente de gestão de arquivos. Capacitação para leigos na gestão de

arquivos”.

• “Fazer outro encontro explicando a classificação e a criação da tabela de temporalidade”.

• “Pontualidade e adequar as condições físicas do local a ser utilizado na exposição (auditório)”.

• “A sugestão aplicada sob as gestão: executivo, legislativo poderia ser mais especifico com mais dias de palestras ao órgão publico principalmente em carência de atividade e necessidade de cada município”

• “Pela atividade aqui abordada, tem que ter um local e que tenha maiores condições de realizar

um encontro da grandeza deste evento. Apenas o local deixou a desejar, no mais foi tudo bem”.

• “Seria interessante a promoção de cursos/treinamentos para pessoas que trabalhem diretamente com arquivo, dependendo da situação de cada município”.

• “Próximos encontros em local adequado, com melhor ventilação e acomodação. Instalações

sanitárias adequadas, pois a oferecida foi insatisfatória. Marcar treinamento para gerenciamento de arquivos para todo o Estado de São Paulo”.



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• “Procurar visitar o local do encontro antes das reuniões pois acho que deveria corresponder as necessidades básicas dos usuários os banheiros deixaram a desejar. Procurar também cumprir os horários sem muito atraso”.

• “O som do microfone atrapalhou para ouvir a palestra”.

• “O espaço não é especifico, não tem acústica. Os participantes do lado esquerdo da mesa não

ouviram muito bem”.

• “Apresentar esse trabalho da apresentação no município para que possa adequar o melhor projeto de implementação na realidade da cidade até pelo motivo principal da palestra sobre objetivo principal, a importância que é o arquivo municipal e para futura geração”.

• “O Estado de São Paulo deve optar com parte do custos necessários para implementação do

projeto”.

• “O governo deveria ajudar com subsídios para instalação e adequação do arquivo. E também, envio de pessoal para mostrar aos prefeitos a necessidade dessa adequação”.

• “Observar horário de inicio, pois houve um atraso muito grande”.

• “Deixar a parte teórica um pouco de lado e ir para a prática, isto é mostrar como se faz”

• “Visitas aos municípios ressalvando a importância do arquivo para os prefeitos e demais

autoridades competentes”.

• “O curso estava muito bom”.

• “Fazer uma conferencia 2 dias no litoral para conhecermos como funciona um arquivo na região litorânea”.

• “Fazer as conferencias em hotel fazenda, com mais horários disponíveis para mais informações,

“e conhecimentos mais a fundo".

• “O curso foi aproveitável, mas deveria ser mais técnico que teórico”.

• “Melhor divisão nos horários da palestra, café e almoço. Local dos encontros deveriam ser como devem ser os arquivos públicos higienizados e arrumados”.

• “Mais orientação quanto a praticidade e execução do projeto”.

• “Deve ser estudada alguma forma de obrigar os agentes políticos a tomar providencias, pois nós,

servidores não conseguimos fazer isso. Em suma, os políticos não se interessam pela parte administrativa, se interessam pela parte política e social”.

• “Integração dos palestrantes para que não haja tanta repetição de assuntos. O encontro deve

ser mais pratico, sucinto e menos teórico, utilizando-se um período do dia”.

• “Evitar apresentações artísticas que venham a trazer delongas ao encontro”.

• “Facilitar as identificações dos convidados, e um auditório mais apropriado para o evento”.

• “Não tenho, nenhuma, pois foi totalmente favorável a minha expectativa. Parabéns a todos, da equipe”.



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• “As administrações precisam de linhas de crédito para que possam fazer esse tipo de arquivo adequado, pois a maioria das câmaras situam-se em prédios antigos, apertados e sem condições para a criação desses arquivos. Sugiro também que sejam feitos mais cursos dessa natureza para a capacitação profissional. Sugiro que os encontros comecem no horário, pois devido ao atraso do inicio, todos os palestrantes falaram correndo para cumprir o horário.”

• “Evitar atrasos para iniciar para não precisar correr com as palestras para terminar no horário. O

local do encontro estava muito quente no período da manhã, tirando a concentração dos palestrantes e dos visitantes por isso procurar instalações mais agradáveis e adequadas. Penso que aplicação destes arquivos ainda está muito distante da realidade, mesmo com todo o suporte oferecido”.

• “Um local mais adequado com um sistema de visualização mais abrangente e legível para que

todos o presentes possam ler. Um horário mais controlado sem muitos atrasos”.

• “Trabalhar a parte prática, foi muito mais teórico do que era esperado. Poderia ter realizado dinâmicas em grupo para que fosse atendido o objetivo prático”.

• “Oficinas de catalogação, e etc, que ajude nos trabalhos ao avaliarmos”. • “Em virtude que a maioria das prefeituras estão em dificuldades financeiras, deveria ter colocado

o custo da implantação”.

Acompanham este relatório: Folder (Anexo I), Ofícios (Anexo II), Apresentação Power-Point

(Anexo III), Apostila (Anexo IV), Cd-rom (Anexo V), Ficha de avaliação (Anexo VI),

Certificado (Anexo VII), Lista de Presença (Anexo VIII), Matéria divulgada na imprensa

(Anexo IX) e Fotografias (Anexo X).

Camila Brandi de Souza Bentes

Diretora Técnica Centro de Assistência aos Municípios Departamento de Gestão do SAESP Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo



ANEXO I

FOLDER



ANEXO II

OFÍCIOS



ANEXO III

APRESENTAÇÃO POWER-POINT



ANEXO IV

APOSTILA



ANEXO V

CD-ROM



ANEXO VI FICHA DE AVALIAÇÃO



ANEXO VII

CERTIFICADO



ANEXO VIII LISTA DE PRESENÇA



ANEXO IX

MATÉRIA DIVULGADA NA IMPRENSA



ANEXO X

FOTOGRAFIAS



Da esquerda para direita: Prof.ª Camila Brandi de Souza Bentes, Diretora do Centro de Assistência aos Municípios do DG–SAESP, Sr. Alcebíades Espínola Neto, Diretor Administrativo da Prefeitura de Casa Branca, Dr. Marcos Tadeu Rioli, 2º Promotor de Justiça de Casa Branca – Ministério Público do Estado de São Paulo, Sr. Antônio Aparecido Sati, Prefeito da Cidade de Casa Branca, Dr. Carlos de Almeida Prado Bacellar, Coordenador do Arquivo Público do Estado, Prof.ª Ieda Pimenta Bernardes, Diretora do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP, Sr. Adolpho Legnaro Filho, Curador do Museu Histórico Pedagágico “Alfredo e Afonso de Taunay”.



Da esquerda para a direita: Prof.ª Ieda Pimenta Bernardes, Diretora do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP, Prof.ª Daise Apparecida Oliveira, Presidente do Fórum de Dirigentes de Arquivos Municipais – FORUMDAM, Dr. Carlos de Almeida Prado Bacellar, Coordenador do Arquivo Público do Estado.

Da esquerda para a direita: Dr. Luis Henrique R. Almeida, Promotor de Justiça de Santa Cruz das Palmeiras – Ministério Público do Estado de São Paulo, Dr. Marcos Tadeu Rioli, 2º Promotor de Justiça de Casa Branca – Ministério Público do Estado de São Paulo.



Dr. Marcos Tadeu Rioli, 2º Promotor de Justiça de Casa Branca – Ministério Público do Estado de São Paulo.

Prof.ª Daise Apparecida Oliveira, Presidente do Fórum de Dirigentes de Arquivos Municipais – FORUMDAM.



Prof.ª Daise Apparecida Oliveira, Presidente do FORUMDAM, autografando seu livro “Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidades de Documentos para as Administrações Públicas Municipais”, distribuído aos participantes do IX Encontro Paulista.

Coffee break



Da esquerda para direita: Prof.ª Daise Apparecida Oliveira, Presidente FORUMDAM, Bruna Attina, Diretora do Núcleo de Formação e Treinamento do DG-SAESP, Camila Brandi de Souza Bentes, Diretora do Centro de Assistência aos Municípios do DG–SAESP, Prof.ª Ieda Pimenta Bernardes, Diretora do Departamento de Gestão SAESP, Sr. Adolpho Legnaro Filho, Curador do Museu Histórico Pedagágico “Alfredo e Afonso de Taunay”, Rodrigo Fagundes Sardinha Benettão, Oficial Administrativo do SAESP.

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