Innhold

Hvorfor trenger vi Omstilling 2020? ................................................................................................................. 3

Innledning ..................................................................................................................................................... 3

Perspektiver for Kongsvinger kommune ..................................................................................................... 3

Inntekter og utgifter sett i sammenheng ................................................................................................. 4

Økning i antall årsverk .............................................................................................................................. 4

Endringer i demografien ........................................................................................................................... 4

Netto driftsresultat for kommunen sett opp mot anbefalt nivå ............................................................. 5

Investeringer – renter og avdrag på lån ................................................................................................... 6

Behov for en bærekraftig økonomi .......................................................................................................... 7

Konklusjon .................................................................................................................................................... 7

Målene for Omstilling 2020 ............................................................................................................................... 8

Hvordan skal vi gjøre det? ................................................................................................................................ 9

Organisering – dette er omstillingsorganisasjonen .................................................................................... 9

Roller, ansvar og myndighet....................................................................................................................10

Stillingsutvalg ..........................................................................................................................................11

Framdriftsplan – når gjør vi hva ..................................................................................................................11

Tallgrunnlaget – å finne potensiale gjennom økonomisk analyse ............................................................12

Kommunikasjon ...........................................................................................................................................13

Rapportering ................................................................................................................................................13

Rapportering underveis (januar – desember 2020) ................................................................................13

Rapportering etter implementering .......................................................................................................13

Hvordan berører dette meg som ansatt? ........................................................................................................14

Ivaretakelse av ansatte ................................................................................................................................14

Hvorfor trenger vi Omstilling 2020?

Innledning

Kommunen står ovenfor noen svært krevende økonomisk år. Presset på økonomien er stort, og det er en organisasjon under press. Følgende faktorerer har medført det store presset i økonomien:

• Utviklingen i befolkningssammsetningen – færre barn og økt antall eldre • Investeringsnivået – belastningen vi får av renter og avdrag • Manglende tilpasning av utgifter knyttet til befolkningsutviklingen • Økt antall ansatte de siste 4 årene

Tertialrapport for 2019 viser tilnærmet balanse totalt sett. Dette er estimert prognose ut fra de forutsetningene som foreligger per nå. For å kunne ivareta et forsvarlig tjenestetilbud og møte fremtidens endringer i demografi må det en endring av praksis til.

Perspektiver for Kongsvinger kommune

Kongsvinger kommune har som de fleste andre kommuner en krevende økonomi i denne planperioden (2020 - 2024). Innbyggernes forventninger, endringer i rammebetingelser og befolkningssammensetningen stiller krav til en effektiv tjenesteproduksjon samtidig som aktivitetsnivået må tilpasses kommunens inntektsnivå. I tillegg kommer ønsket om å utvikle Kongsvinger til en attraktiv kommune for økt bosetting og vekst. I budsjettforslaget er dette vektlagt samtidig som det legges opp til et netto driftsresultat som gjør det mulig å opprettholde et økonomisk handlingsrom.

Inntekter og utgifter sett i sammenheng

Kommunen har de siste årene hatt en høyere vekst i utgiftene enn i inntektene:

Økning i antall årsverk

I forrige periode (2015 – 2019) har antall årsverk økt med 120. Dette har bundet opp mye av inntektene i perioden. Mer enn 80 av årsverkene har gått til å styrke Helse og mestring.

Endringer i demografien

De siste 10 årene har kommunen fått færre barn i skolepliktig alder, mens antall eldre har økt. Dette har medført at inntektene knyttet til barn og unge har gått ned, samtidig som kommunen i stor grad har opprettholdt den samme kostnaden til denne aldersgruppen.

Når det gjelder eldrebefolkningen har antall eldre økt, mens inntektene har stått stille på grunn av nedgang i barnetall og flere eldre. Den samme trenden ser en prognosert fram i tid: økt antall eldre samtidig med nedgang i barneantall. Tabellen nedenfor viser anslåtte fremtidige demografikostnader de neste 10 årene.

Tabellen viser at kommunen i denne planperioden vil ha anslåtte økte kostnader på ca. 37 mill.kr på grunn av endringer i befolkningen. Deler av dette vil bli dekt via økninger i rammetilskuddet, men kommunen vil også måtte bidra med en egenandel. I enkelte befolkningsgrupper vil inntektene kommunen får tilført gå ned. Hvis kommunen opprettholder samme tilbud til disse gruppene, vil kommunen få et ytterligere press i økonomien.

Netto driftsresultat for kommunen sett opp mot anbefalt nivå

I framlagt økonomiplan mangler kommunen 20 mill.kr for å ha et netto driftsresultat på 1,75% i 2023 (dette er et vedtatt måltall og en anbefaling fra Teknisk beregningsutvalg for kommunene å ligge på).

Kommunen har også nå en høy inntektsføring av premieavvik. Dette er en inntekt som i dag ikke har noe pengemessig med seg, som medfører at kommunen benytter mer penger enn man fysisk får inn. Dette må man være bevisst på inn i fremtiden; dette reduserer kommunens likviditet.

Investeringer – renter og avdrag på lån

I planperioden er det foreslått et investeringsnivå på 442 mill. kr. Dette utløser i perioden 2020-23: • Et låneopptak på 317 mill.kr. • Økte renter og avdrag på anslagsvis 27 mill.kr.

Investeringer under utredning er ikke er tatt med i planperioden. Dersom noen av disse investeringene skal realiseres må det frigjøres midler til å dekke ytterligere renter og avdrag.

Behov for en bærekraftig økonomi

Bærekraftig økonomisk utvikling er planlegging i dag, som imøtekommer dagens behov uten å ødelegge mulighetene for at kommende generasjoner skal få dekket sine behov. Kommunens tjenester endres kontinuerlig som følge av befolkningsvekst og demografi, nye nasjonale normer og endrede ambisjoner. Kommunen må derfor i økende grad redusere kostnader for å kunne prioritere vekst i andre tjenester og ha en bærekraftig økonomi.

Konklusjon

Kommunen må gjennomføre en omstilling med vekt på kvalitet og bærekraft for å imøtekomme dagens økonomiske situasjon og de krevende rammevilkår som kommer de nærmeste årene. Det er behov for å ta en gjennomgang av hele organisasjonen for å møte denne planperiodens utfordringer. Effektmålet bør være å redusere driftsutgifter eller øke driftsinntektene med 60 mill.kr. i planperioden, som følge av:

• 20 mill.kr er for å nå målet med 1,75% i dagens planforutsetninger i 2023 • 10 mill.kr er for å møte kommunens egenandel i forhold til demografiutviklingskostnader • 10 mill.kr for økte finanskostnader på investeringer som er under utredning og ikke ligger inne i

denne planperioden. • 20 mill.kr ytterligere innsparing i henhold til kommunestyrets vedtak 12.12.19

Prosessen bør også styrke Kongsvinger kommune som en attraktiv, effektiv og innovativ organisasjon, med god kvalitetsmessig standard på tjenestetilbudet, som igjen er tilpasset kommunens rammebetingelser både økonomiske og driftsmessig. Prosessen bør legge grunnen for en organisasjon som er nytenkende, lærende og fleksibel, og som derfor kan tilpasse seg endringer i framtiden, og skape solide vekstvilkår for en status som attraktiv kommune, med vekst i innbyggertall. Kommunen har 1,5 milliard kroner til disposisjon som skal prioriteres til det beste for innbyggerne i Kongsvinger. 60 mill.kr utgjør 4 % reduksjon. Prosessen må avdekke hvordan kommunen kan løse oppgavene på andre måter og ved å gjøre de riktige tingene. Kvalitetsstandarder må ses på og vurderes, i tillegg til strukturene. Framtidig investeringsnivå må vurderes. Digitalisering vil være en naturlig del av dette arbeidet.

Målene for Omstilling 2020

Samarbeid, fellesskap, eierskap, engasjement og mot til å håndtere endringer er nøkkelfaktorer for å lykkes med «Omstilling 2020».

Styrke Kongsvinger kommune som en effektiv og innovativ organisasjon, med kvalitetsmessig

standard på tjenestetilbudet, som er tilpasset kommunens økonomiske og driftsmessige rammebetingelser.

Videreutvikle organisasjonen til å være nytenkende, lærende og fleksibel. Kongsvinger skal være en attraktiv kommune med vekst i arbeidsplasser og innbyggertall Effektmål er å redusere driftsutgifter eller øke driftsinntekter med 60 mill.kr

Med innovasjon menes å fornye eller skape noe nytt. Det er å tenke ut en ny ide eller et nytt konsept og å gjennomføre med sikte på verdiskaping. Underveis i arbeidet må man vurdere opp mot den strategiske retningen for Kongsvinger kommune frem mot 2030:

Hvordan skal vi gjøre det?

Organisering – dette er omstillingsorganisasjonen

Roller, ansvar og myndighet

Rådmannens lederteam Det samlede ansvaret for prosessen, prinsipielle beslutningstakere, prosessledere for sitt område

Omstillingsleder Leder prosessen. Ansvar for gjennomføring av prosjektet gjennom oppfølging av kartleggingsprosessessen og arbeidsgruppe prosessene. Bidra til å nå målet på 60 mill.kr. Fasiliterer og tilrettelegger, orienterer lederteamet, samler innspill, bidrar til å definere arbeidsgrupper og fordele medarbeidere i arbeidsgrupper.

Koordineringsgruppe Stab/støttefunksjon for omstillingsleder. Bidrar med å fasilitere og tilrettelegge, utarbeide grunnlag og bidrar til å organisere workshops og hjelpe prosessledere.

Prosessleder Skal totalt bidra til tiltak på minst 60 mill.kr. Prosessledere er kommunalsjefene, med unntak av stab/støtte. Følger opp arbeidsgruppene innenfor sitt område, sørger for å dra prosessen innenfor tidsfrister og rapporteringer i tide, organiserer workshops pr område i kartleggingsfasen.

Leder arbeidsgruppe Ansvar etter at kartleggingsfasen er ferdig: å lede arbeidsgruppa effektivt og fokusert til arbeid på de tiltakene som de er blitt tildelt, rapportere i tide og holde prosessleder orientert.

Arbeidsgruppe Hver og en har ansvar for å bidra til en god utredning av tiltaket. Kvalitetskontroll av underlagsmateriell. Bør ikke bestå av flere enn 4-6 personer inkl. tillitsvalgt for å sikre framdrift.

Enhetsledere Bidra med innspill til tiltak på minst 60 mill.kr. Bidra til god ivaretakelse av ansatte. Bidra som ledere for arbeidsgrupper.

Økonomirådgivere Bistå med fagkompetanse, støtte opp analyseringer, bidra med faktagrunnlaget, Økonomirådgiverne deltar på arbeidsgruppemøter og workshop.

HR rådgivere Sikre de ansatte ivaretakelse gjennom hele prosessen

Tillitsvalgt Hovedtillitsvalgt og plasstillitsvalgt skal påse at rettigheter og plikter overholdes iht gjeldende tariffavtaler. De skal delta i de arbeidsgruppene det er hensiktsmessig å delta i.

Kommunestyret Vedtatt at omstillingen skal gjennomføres og det økonomiske målet for omstillingen. Det skal rapporteres jevnlig til politikerne. De skal vedta tiltak inn i budsjett og økonomiplan 2021-2024

Stillingsutvalg

Med bakgrunn i omstillingsarbeidet og fremtidige økonomiske utfordringer er det nødvendig å innføre en restriktiv tilsettingskontroll. Det er derfor blitt nedsatt et stillingsutvalg. Stillingsutvalgets mandat: Få inn alle innmeldte stillinger i kommunen, vurdere interne omorganiseringer, vurdere behovsanalyser i forhold til om stillingen skal utlyses. Utvalgets sammensetning:

o HR-rådgiver o Fungerende HR-sjef/økonomisjef o Hovedtillitsvalgt fra Fagforbundet o Hovedtillitsvalgt fra Sykepleierforbundet o Hovedtillitsvalgt fra Akademikerforbundet

Stillingsutvalget består også etter at Omstilling 2020 er fullført.

Framdriftsplan – når gjør vi hva

Del 1: Forankring: Prosessen startet 6.11.19 da budsjett 2020 ble fremlagt. Del 2: Kartlegging: Dette er idefasen av prosessen. Den vil bestå av workshops, involvering av ansatte ved at innspill kan sendes inn elektronisk (anonymt hvis ønskelig) og papirversjon av innspillsmal Del 3: Utredninger i arbeidsgrupper: Her vil det ut fra kartleggingen bli nedsatt arbeidsgrupper som skal utrede tiltak og realitetsbehandle innspillene fra kartleggingsfasen. Del 4: Politisk vedtak: Tiltakene vedtas Del 5: Implementering: Her tar hver enkelt leder i organisasjon ansvar for implementering av det som er vedtatt i Kommunestyret. Arbeidsgruppene skal følge et mal oppsett i kartleggings- og utredningsfasen for å sikre lik behandling og dokumentasjon av ideene og tiltakene. En felles mal vil bidra til å kunne fatte de riktige beslutningene på likt grunnlag.

Tallgrunnlaget – å finne potensiale gjennom økonomisk analyse

KOSTRA-analysen bygger på netto driftsutgifter sett i forhold til gjennomsnittet i KOSTRA- gruppe 8. De kommuner som er i denne gruppen er mellomstore kommuner (mellom 5.000 og 19.000 innbyggere) med lave bundne kostnader per innbygger og middels frie disponible midler. Det er 22 kommuner i KOSTRA-gruppe 8, foruten Kongsvinger er det blant annet Askim, Frogn, Hole, Sogndal, Vennesla, Randaberg, Levanger og Verdal. Tabellene nedenfor viser hvilke områder Kongsvinger kommune bruker mer penger pr. innbygger enn gjennomsnittet i KOSTRA-gruppe 8. Den baserer seg på regnskapstall pr 2018, netto utgifter. Innbyggertallet som er lagt til grunn for Kongsvinger er 17.823. Totalsummen viser at det kan være et innsparingspotensialet på 119 mill. kr til sammen på alle områdene, basert på regnskapstallene for 2018.

Kommunikasjon

1. All informasjon til organisasjonen om Omstilling 2020 kommer fra rådmannen. 2. Informasjon vil nå alle samtidig og komme jevnlig i form av nyhetsbrev. 3. Omstillingsorganisasjonen forholder seg til Grunnlagsdokumentet for Omstilling 2020. Alle

ansatte har lik tilgang til dokumentet, og vil få nødvendig informasjon i nyhetsbrev eller fra nærmeste leder.

4. Arbeidsgruppene bør ikke kommunisere ideer og tema uten formell beslutning ut i organisasjonen. Det anbefales å bruke omstillingsorganisasjonen dersom det er behov for å diskutere noe utenfor arbeidsgruppa.

5. Innspill fra ansatte kan sendes inn via skjema på nettsida, eller til nærmeste leder, eller til e-postadressen omstilling2020@kongsvinger.kommune.no*.

* E-postadressen omstilling2020@kongsvinger.kommune.no er en innsendingskanal og det som sendes inn her blir lest av sekretær i koordineringsgruppa og omstillingsleder. All kommunikasjon ut til ansatte vil komme fra rådmannen via nyhetsbrev, jf punkt 1 over.

Rapportering

Rapportering underveis (januar – desember 2020)

1. Ledere av arbeidsgruppene rapporterer til sin prosessleder. 2. Prosesslederne rapporterer inn til Omstillingsleder. 3. Omstillingslederen rapporterer til Rådmannens lederteam.

Se framdriftsplanen for frister.

Rapportering etter implementering

Etter implementering skal det rapporteres på status for økonomiske gevinster. Dette rapporteres samtidig med øvrig økonomirapportering. Enhetsledere og kommunalsjefer rapporterer på sine tiltak.

mailto:omstilling2020@kongsvinger.kommune.nomailto:omstilling2020@kongsvinger.kommune.no

Hvordan berører dette meg som ansatt?

Ivaretakelse av ansatte

Alle medarbeidere skal behandles respektfullt og bli ivaretatt gjennom hele omstillingsprosessen, samt gis mulighet til å engasjere seg og delta gjennom dialog. Ledere på alle nivåer er forpliktet til å bidra til gode prosesser og løsninger. Rettigheter nedfelt i lov, avtaleverk og interne retningslinjer skal følges. En mulig konsekvens av omstillingsarbeidet er driftsinnskrenkninger med endringer i tjenestetilbud. Som en følge av dette kan enkelte medarbeidere få endrede arbeidsoppgaver eller bytte av arbeidssted. Arbeidsgiver og hovedtillitsvalgte vil sammen sørge for at utvelgelseskriterier i en eventuell nedbemanningsprosess vil være objektive og etterprøvbare, jmf Arbeidsmiljøloven § 14.2 og kap 15, Hovedtariffavtalen kapittel 1 og kommunens retningslinjer om nedbemanning.

“Sammen må ansatte, tillitsvalgte, ledelse og politikere finne de gode løsningene til det beste for Kongsvingers innbyggere”

Hvorfor trenger vi Omstilling 2020?InnledningPerspektiver for Kongsvinger kommuneInntekter og utgifter sett i sammenhengØkning i antall årsverkEndringer i demografienNetto driftsresultat for kommunen sett opp mot anbefalt nivåInvesteringer – renter og avdrag på lånBehov for en bærekraftig økonomi

Konklusjon

Målene for Omstilling 2020Hvordan skal vi gjøre det?Organisering – dette er omstillingsorganisasjonenRoller, ansvar og myndighetStillingsutvalg

Framdriftsplan – når gjør vi hvaTallgrunnlaget – å finne potensiale gjennom økonomisk analyseKommunikasjonRapporteringRapportering underveis (januar – desember 2020)Rapportering etter implementering

Hvordan berører dette meg som ansatt?Ivaretakelse av ansatte