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Guía de evaluación de Microsoft Office SharePoint Server 2007
Febrero de 2007
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Resumen Esta guía de evaluación está diseñada para ofrecerle un conocimiento sólido de los objetivos
de diseño y del conjunto de características de Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 y
para ayudarle a familiarizarse con la implementación del producto. Proporciona información
general sobre las soluciones y ventajas que aporta Office SharePoint Server 2007, además de
descripciones de características nuevas y mejoradas en lo relativo a portales, búsquedas,
administración de contenido, integración y formularios comerciales, e inteligencia
empresarial. También proporciona un paseo práctico de las áreas de característica principales
del producto y concluye con información útil para los administradores y desarrolladores.
El objetivo último de esta guía es ayudar el lector a realizar una evaluación exhaustiva y
eficaz de Office SharePoint Server 2007. Esta guía está dirigida a cualquier persona que esté
interesada en obtener más información sobre Office SharePoint Server 2007 y que desee
probarlo en la práctica.
Para obtener la información más reciente sobre Office SharePoint Server 2007,
visite el sitio Web SharePoint Products and Technologies Web site
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82555&clcid=0x409). Si desea consultar
otros recursos de información del producto, vaya a la sección "Para obtener más
información" al final de esta guía.
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Tabla de contenido
Resumen .......................................................................................................1 Recursos disponibles para la evaluación de Office SharePoint Server 2007 .......... 3
Productos y tecnologías de SharePoint .........................................................4 Windows SharePoint Services 3.0.................................................................. 4 Microsoft Office SharePoint Server 2007......................................................... 4 Microsoft Office SharePoint Server 2007 para Search ....................................... 5 Microsoft Office Forms Server 2007 ............................................................... 5
Windows SharePoint Services 3.0 .................................................................6 Comparación de versiones de Microsoft Office SharePoint Server2007 .........8 Áreas de características de Office SharePoint Server 2007 ...........................8
Colaboración.............................................................................................10 Portal.......................................................................................................10
Personalización ......................................................................................12 Perfiles de usuario y el almacén de datos de perfil.......................................15 Exploración y el Directorio de sitios ...........................................................18 Identificación de audiencias .....................................................................21 Elementos Web para facilitar la búsqueda de contenido................................22 Contenido y estructura del sitio ................................................................23 Elementos Web para acumular documentos y sitios de SharePoint.................24 Plantillas para sitios de portal...................................................................25
Búsqueda empresarial ................................................................................27 Relevancia.............................................................................................28 Búsqueda de personas ............................................................................30 Búsqueda de datos profesionales ..............................................................31 Experiencia del usuario ...........................................................................32 Seguridad .............................................................................................34 Extensibilidad de búsqueda......................................................................36 Administración de búsquedas y escalabilidad ..............................................36
Administración de contenido........................................................................38 Administración de documentos .................................................................38 Administración de registros......................................................................44 Administración de contenido Web .............................................................47 Creación de contenido Web......................................................................51
Integración y formularios comerciales...........................................................55 Catálogo de datos profesionales...................................................................59 Inteligencia empresarial .............................................................................62
Inteligencia empresarial basada en Web con Excel Services..........................62 Interoperabilidad de productos y tecnologías de SharePoint ......................66
Interoperabilidad .......................................................................................66 Servicios Web ...........................................................................................68 Desarrollo personalizado.............................................................................69
Arquitectura de Office SharePoint Server 2007...........................................70 Aplicación y servicios .................................................................................71 Servicios de la plataforma...........................................................................73 Servicios del sistema operativo....................................................................73
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Servicios compartidos .................................................................................73 Instalación de un servidor de evaluación ....................................................74
Requisitos de hardware ..............................................................................75 Requisitos de software ...............................................................................76 Base de datos ...........................................................................................77
Servidor de base de datos .......................................................................77 Sistema operativo......................................................................................77 Componentes de Windows ..........................................................................78 Microsoft .NET Framework 3.0 .....................................................................79 Instalar y configurar Office SharePoint Server 2007 con Microsoft SQL Server 2005 Express Edition .................................................................79 Pasos después de la instalación ...................................................................82
Tutorial del producto...................................................................................84 Ejercicio 1: Introducción .............................................................................84 Ejercicio 2: Administración del sitio ..............................................................87
Crear un nuevo grupo .............................................................................87 Ejercicio 3: Elementos Web .........................................................................89
Agregar elementos Web ..........................................................................89 Ejercicio 4: Elementos Web para información común.......................................91 Ejercicio 5: Seguridad ................................................................................92
Seguridad de los elementos .....................................................................92 Historial y versión del elemento................................................................94 Papelera de reciclaje ...............................................................................96
Ejercicio 6: Notificaciones ...........................................................................97 Alertas..................................................................................................97 Notificaciones de correo electrónico...........................................................98 Fuentes RSS........................................................................................ 100
Ejercicio 7: Trabajar con Microsoft Office Outlook 2007 ................................. 101 Tareas y calendarios compartidos ........................................................... 101
Ejercicio 8: Identificación de audiencias ...................................................... 104 Ejercicio 9: Perfil de personas y Mi sitio ...................................................... 108
Redes sociales ..................................................................................... 112 Ejercicio 10: Crear una lista de SharePoint para realizar el seguimiento de los comentarios de un distribuidor desde el Catálogo de datos profesionales ......... 116
Crear la lista Comentarios de distribuidor................................................. 117 Ejercicio 11: Flujo de trabajo..................................................................... 119
Para obtener más información ..................................................................122
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Introducción
Le damos la bienvenida a la guía de evaluación de Microsoft Office SharePoint Server 2007.
Esta guía tiene por objeto ayudarle a comprender las funciones de Office SharePoint Server
2007 y a obtener el conocimiento suficiente sobre el mismo para poder evaluar este producto
de Microsoft.
Office SharePoint Server 2007 ayuda a las organizaciones a conseguir un mejor control y un
mayor conocimiento de su contenido, a simplificar sus procesos empresariales y a compartir
información y obtener acceso a ella. Además, Office SharePoint Server 2007 proporciona a
los profesionales de TI las herramientas necesarias para la administración de servidores así
como para la extensibilidad e interoperabilidad de las aplicaciones.
Office SharePoint Server 2007 proporciona una única ubicación integrada en la que los
empleados podrán encontrar rápidamente recursos corporativos, consultar información
corporativa y aprovechar los conocimientos profesionales para tomar decisiones mejor
fundamentadas.
Office SharePoint Server 2007 le ayuda a:
• Sacar más provecho de su información Tome decisiones mejor fundamentadas
mediante el acceso centralizado a la información y las capacidades mejoradas para buscar
contenidos relevantes. Implemente un control completo sobre el almacenamiento, la
seguridad, la distribución, la reutilización y la administración de documentos y otros
contenidos electrónicos, como páginas Web, archivos PDF y mensajes de correo
electrónico. Envíe trabajo desde sitios de colaboración a portales utilizando herramientas
que simplifican la publicación y la reutilización del contenido. Simplifique la administración
de contenido multilingüe a través de plantillas de biblioteca de documentos diseñadas
para mantener una relación entre el original y las versiones traducidas de los
documentos. Utilice las bibliotecas de diapositivas como una manera fácil de compartir
y reutilizar diapositivas de Microsoft Office PowerPoint® 2007.
• Simplificar los procesos empresariales Agilice los procesos empresariales
compartidos internos y externos. Comparta información empresarial dentro y fuera de
su organización. El inicio, la participación, el seguimiento y la generación de informes
de los procesos empresariales serán ahora más fáciles y flexibles al proporcionar
una experiencia de usuario lógica y sencilla mediante conocidas aplicaciones cliente.
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Optimice la forma en la que interaccionan las personas, el contenido y los procesos, tanto
dentro de las organizaciones como entre ellas.
• Simplificar la forma de trabajar en equipo Simplifique la reutilización del contenido
y el replanteamiento de la información. Utilice los flujos de trabajo para automatizar
y obtener más visibilidad de las actividades empresariales comunes, como la revisión
y aprobación de documentos, el seguimiento de asuntos y la recopilación de firmas.
Céntrese en tareas estratégicas de valor añadido en lugar de en actividades redundantes.
Mejore y amplíe la colaboración en equipo. Mejore sus relaciones con clientes, socios
y proveedores proporcionándoles un acceso sencillo a procesos comerciales basados en
formularios, aun cuando no han instalado el software de cliente. Cuente con directivas
personalizadas de administración de documentos que permitan configurar los períodos de
retención, las acciones de caducidad, la auditoría de la documentación y los derechos de
acceso en el nivel del elemento. La integración de las directivas en aplicaciones cliente
conocidas permite que su cumplimiento sea transparente y sencillo para los empleados.
• Facilitar la administración de servidores, la extensibilidad y la
interoperabilidad Utilice una única plataforma integrada con una interfaz
administrativa coherente para administrar aplicaciones de intranet, extranet e Internet.
Emplee servicios Web XML y API de programación eficaces para ampliar el ámbito y la
funcionalidad de la implementación del portal.
La sección titulada "Áreas de características de Office SharePoint Server 2007", explica en
detalle las funciones nuevas y mejoradas de esta versión de Office SharePoint Server, entre
las que se incluyen:
• Portales
• Búsqueda
• Administración de contenido, que incluye documentos, registros y contenido Web
• Integración y formularios comerciales
• Inteligencia empresarial
Con este conocimiento, podrá evaluar correctamente estas nuevas características y explicar
fácilmente sus posibilidades a sus compañeros, clientes y socios empresariales.
Para obtener más información sobre Microsoft Windows® SharePoint Services 3.0,
visite el sitio Web Windows SharePoint Services Technology Guide
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82556&clcid=0x409). Puede revisar ese documento
si desea realizar una evaluación más completa de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.
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Este documento explica brevemente la tecnología Windows SharePoint Services 3.0
y continúa con la presentación de las múltiples capacidades adicionales que incorpora
Office SharePoint Server 2007.
Una anotación más antes de continuar: la gama completa de funcionalidades y el valor
empresarial que incluye Office SharePoint Server 2007 es enorme, por lo que resulta
completamente imposible realizar una explicación detallada de cada una de sus
características en este documento. Este documento se centra en evaluar las capacidades de
Office SharePoint Server 2007 de forma general, resaltando las principales áreas funcionales
que proporcionan el mayor valor empresarial. Muchas de las características más específicas
se pondrán de relieve en el transcurso de la evaluación y mediante el uso del software,
mientras que otras demandan una atención más profunda y técnica. Es recomendable revisar
los recursos que se indican en la siguiente sección para obtener más información.
Recursos disponibles para la evaluación de Office SharePoint Server 2007 Para ayudarle a evaluar Office SharePoint Server 2007 tiene a su disposición numerosos
recursos, entre los que se incluyen los siguientes:
• La documentación del producto le ayudará a instalar Office SharePoint Server 2007.
• El sitio Web SharePoint Products and Technologies Web site
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=82555&clcid=0x409) incluye diversas notas
del producto y otros recursos.
• El sitio Web MSDN® SharePoint Web site
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82557&clcid=0x409) proporciona numerosos
recursos técnicos desde la perspectiva de un desarrollador sobre lo productos
y tecnologías de Microsoft SharePoint.
• El sitio Web Microsoft TechNet Web site
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82558&clcid=0x409) es un centro de recursos
que le ayudará a implementar Office SharePoint Server 2007, realizar el mantenimiento
del mismo y prestar el soporte técnico necesario.
• El sitio Web Microsoft SharePoint Products and Technologies Team Blog
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82560&clcid=0x409) es el blog oficial del grupo
de tecnologías y productos de SharePoint.
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Microsoft le recomienda utilizar estos recursos como ayuda para la instalación y evaluación
de Office SharePoint Server 2007.
Productos y tecnologías de SharePoint Los productos y tecnologías de SharePoint atienden una amplia gama de necesidades
empresariales para proporcionar soluciones y aplicaciones Web flexibles, adaptables y
eficaces. Estos productos y tecnologías pueden agruparse en distintas configuraciones
adaptadas a los requisitos de aplicación Web específicos de una organización.
La gama completa de capacidades de los productos y tecnologías de SharePoint se
proporciona a través de los siguientes productos:
Windows SharePoint Services 3.0 Windows SharePoint Services 3.0 proporciona la plataforma de soluciones para los productos
y tecnologías de SharePoint, ofreciendo una amplia gama de capacidades funcionales que
amplían y aprovechan otros productos y tecnologías de SharePoint. Para obtener una
descripción detallada de Windows SharePoint Services 3.0, consulte la sección titulada
Windows SharePoint Services 3.0.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 Microsoft Office SharePoint Server 2007 es un conjunto integrado de capacidades de servidor
que puede contribuir a mejorar la eficacia organizativa al ofrecer completas funciones de
administración de contenido y búsqueda empresarial, acelerar los procesos empresariales
compartidos y facilitar la posibilidad de compartir información superando cualquier barrera
con vistas a mejorar la eficacia del negocio. Office SharePoint Server 2007 admite todas las
intranet, extranet y aplicaciones Web de una empresa en una sola plataforma integrada en
lugar de depender de sistemas fragmentados independientes. Además, este servidor de
colaboración y administración de contenido proporciona tanto a profesionales de TI como
a programadores la plataforma y las herramientas necesarias para la administración de
servidores, la extensibilidad de aplicaciones y la interoperabilidad. Este documento se
centra en la evaluación de Microsoft Office SharePoint Server 2007.
También hay productos y tecnologías de SharePoint especiales para las búsquedas y los
formularios.
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Microsoft Office SharePoint Server 2007 para Search La capacidad de buscar información en sitios Web de empresas resulta fundamental para el
uso y aprovechamiento eficaces de dichos sitios. La característica de búsqueda de Office
SharePoint Server 2007 es un servicio compartido que proporciona recopilación, indización
y consulta de contenido extensivo y extensible. Este servicio admite búsquedas de texto
completo utilizando la sintaxis de consulta del Lenguaje de consultas estructurado (SQL),
y proporciona nueva sintaxis de palabras clave para admitir este tipo de búsquedas. Search
se explica con más detalle en este documento en la sección titulada Búsqueda empresarial.
También puede obtener más información sobre la funcionalidad de búsqueda en el
sitio Web Search in Microsoft Office SharePoint Server 2007 Evaluation Guide
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=79614&clcid=0x409).
Microsoft Office Forms Server 2007 Microsoft Office Forms Server 2007 proporciona soluciones de formularios electrónicos
ampliables basados en estándares con seguridad mejorada que pueden ayudar a las
organizaciones a que sus procesos empresariales basados en formularios lleguen a cualquier
persona que utilice un explorador Web. Es un servidor independiente que proporciona nueva
tecnología Microsoft Office InfoPath® Forms Services, que también se encuentra disponible
en Microsoft Office SharePoint Server 2007. Esta nueva tecnología utiliza formularios
electrónicos basados en servidor para optimizar los procesos empresariales y lograr que
la integración, distribución y recopilación de datos sea más rentable que con los formularios
de papel.
Es importante comprender las opciones de licencia para estos productos. Puede obtener más
información sobre el empaquetado y las licencias en How to Buy Microsoft Office SharePoint
Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82566&clcid=0x409). Tenga en cuenta
que esta guía de producto se centra en la funcionalidad que ofrece Microsoft Office
SharePoint Server 2007 Client Access License (CAL), Enterprise Edition. Algunas de las
funcionalidades que se describen en esta guía (por ejemplo, formularios comerciales
e integración e inteligencia empresarial) no están disponibles sólo con Standard CAL.
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Windows SharePoint Services 3.0 Microsoft Office SharePoint Server 2007 se basa en la funcionalidad que proporciona Windows
SharePoint Services 3.0 y la amplía.
Windows SharePoint Services 3.0 emplea el sistema operativo y los servicios de base de
datos para satisfacer requisitos que abarcan sitios de grupo para grupos de trabajo, grandes
soluciones de portales de empresa que sirven a cientos de miles de empleados y personal,
y portales de Internet corporativos utilizados por millones de usuarios.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 se basa en Windows SharePoint Services 3.0 para
ofrecer una solución completa con capacidades a nivel empresarial que cubra necesidades
esenciales, como administrar contenido y procesos empresariales, así como para simplificar
la manera de buscar y compartir información entre fronteras.
Windows SharePoint Services 3.0 ofrece las siguientes funciones seguras, escalables,
confiables y de alto rendimiento para la administración de sitios:
• Almacenamiento Permite que los diversos contenidos, como documentos (documentos
de Microsoft Office, PDF, archivos binarios personalizados), páginas Web, listas y otros
tipos de información residan en un repositorio de datos común (Microsoft SQL Server™)
con capacidades de administración de datos completas, control de versiones, metadatos
y búsqueda de nivel de sitio.
• Seguridad Proporciona los elementos esenciales de administración de seguridad
completa mediante una amplia gama de proveedores de autenticación (por ejemplo,
Kerberos, NTLM, basic, el servicio de directorio de Active Directory®, LDAP, formularios
ASP.NET y autenticación de inicio de sesión único Web), administración de directivas,
administración de grupo y niveles de permisos que van desde elementos individuales en
listas a sitios enteros.
• Administración Habilita funciones administrativas centralizadas y delegadas para sitios
de Windows SharePoint Services desde perspectivas operativas y de aplicaciones, además
de la supervisión continuada de sitios.
• Distribución Proporciona una arquitectura que admite arquitecturas de distribución
flexibles, distribuidas y ampliables en servidores de bases de datos y Web. Permite la
administración de características del sitio y su configuración.
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• Modelos de sitios Proporciona una infraestructura basada en plantillas para
implementar sitios personalizados, lo que proporciona exploración automatizada y una
interfaz de usuario coherente (al tiempo que permite la personalización extensiva y
flexible del formato y diseño del sitio).
• Extensibilidad Proporciona una completa interfaz de programación de aplicaciones
(API) que permite integrar aplicaciones personalizadas en la arquitectura de Windows
SharePoint Services mediante servicios Web XML y SOAP, lo que proporciona
controladores de eventos para la integración cruzada con otras aplicaciones y métodos
para migrar contenido a sitios de Windows SharePoint Services.
Desde una perspectiva empresarial, Windows SharePoint Services 3.0 ofrece las siguientes
características básicas de colaboración:
• Colaboración en documentos
• Wikis y blogs
• Compatibilidad con RSS
• Paneles de discusión
• Administración de tareas de proyectos
• Contactos, calendarios y tareas
• Integración de correo electrónico
• Integración con las aplicaciones cliente de Office System 2007
• Soporte de trabajo sin conexión para listas y bibliotecas de documentos de SharePoint
mediante Office Outlook® 2007.
Estas características de colaboración son elementos fundamentales para crear aplicaciones
de productividad empresarial avanzadas. Microsoft Office SharePoint Server 2007 utiliza
y amplía estas características a la vez que aporta más niveles de capacidad para generar
soluciones avanzadas de productividad empresarial. Este documento se centra principalmente
en estas capacidades adicionales. Para obtener una mayor revisión y asesoramiento sobre
la evaluación de Windows SharePoint Services 3.0, consulte Evaluation Guide
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=82556&clcid=0x409).
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Comparación de versiones de Microsoft Office SharePoint Server2007 Para obtener una comparación detallada de la gama de características disponibles en los
distintos productos y tecnologías de SharePoint (incluidas las capacidades que se incluyen en
los distintos modelos de licencia disponibles para Microsoft Office SharePoint Server 2007),
visite a downloadable spreadsheet with this information
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82620&clcid=0x409).
Áreas de características de Office SharePoint Server 2007 Al valorar Microsoft Office SharePoint Server 2007 como solución Web de empresas, hay
seis áreas de características principales que se deben examinar, como se muestra en la
siguiente ilustración:
Figura 1: Áreas de características de Office SharePoint Server 2007
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Las áreas de características son las siguientes:
1. Colaboración Tecnologías que permiten a los equipos trabajar conjuntamente
de forma eficaz, proporcionando mecanismos intuitivos, flexibles y seguros para
compartir información a través de wikis y blogs, publicando documentos y colaborando
en ellos, manteniendo listas de tareas, dirigiendo encuestas, desarrollando y
manteniendo plantillas de sitios personalizadas para usos empresariales específicos
e implementando flujos de trabajo.
2. Portal Instalaciones que ofrecen las capacidades para personalizar la experiencia
del usuario de un sitio Web de empresas, dirigir el contenido a varias audiencias en
función de conjuntos de reglas, facilitar automáticamente la exploración intuitiva por
el sitio Web al adaptar la exploración a los derechos del usuario, proporcionar la
completa administración del contenido del sitio y las instalaciones estructurales,
y mucho más.
3. Búsqueda empresarial Capacidad fundamental para buscar de forma rápida y
sencilla el contenido relevante distribuido en un amplio abanico de sitios: bibliotecas
de documentos, repositorios de datos de aplicaciones empresariales y otros orígenes,
(incluidos el uso compartido de archivos, varios sitios Web, carpetas públicas de
Microsoft Exchange y bases de datos de Lotus Notes) y para encontrar el personal
adecuado para responder a preguntas o involucrarse en proyectos.
4. Administración de contenido Servicios para la creación, publicación y
administración de contenido, independientemente de si éste existe en documentos
diferentes o está publicado en páginas Web. Los escenarios de administración de
contenido incluyen administración de documentos, administración de registros y
administración de contenido Web.
5. Formularios comerciales e integración Capacidad para implementar de forma
rápida y eficaz procesos empresariales basados en formularios, (desde diseño a
publicación y a acceso a usuarios) mediante exploradores Web estándar o una
aplicación de cliente avanzada como Microsoft Office InfoPath 2007. Además, incluye
la capacidad de conectarse a sistemas estructurados, como bases de datos y
aplicaciones de línea de negocio, y la posibilidad de obtener acceso a esa información
de múltiples maneras.
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6. Inteligencia empresarial Capacidad para proporcionar información fundamental
para los objetivos empresariales a través de una amplia gama de mecanismos, desde
hojas de cálculo basadas en el servidor que obtienen acceso a los datos profesionales
en tiempo real y llevan a cabo sofisticados análisis a la presentación de indicadores
clave de rendimiento (KPI) en sitios Web de empresas.
En esta sección revisaremos cada una de estas áreas funcionales.
Colaboración La colaboración es uno de los requisitos más vitales y relevantes en la mayoría de las
implementaciones de portales de empresa. Las funciones de colaboración de
Office SharePoint Server 2007 vienen proporcionadas por las tecnologías subyacentes
de Windows SharePoint Services 3.0. Las mejoras de Windows SharePoint Services 3.0
hacen que compartir documentos, realizar el seguimiento de tareas, utilizar el correo
electrónico de forma eficaz y compartir ideas e información resulte más sencillo que nunca.
Todas las características y servicios proporcionados por Windows SharePoint Services 3.0
están disponibles en las instalaciones de Office SharePoint Server 2007.
Para obtener un resumen y asesoramiento más detallados sobre la evaluación de
Windows SharePoint Services 3.0, consulte Evaluation Guide
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=82556&clcid=0x409).
Portal Una diferencia notable en cuanto al nombre de Microsoft Office SharePoint Server 2007 es la
ausencia de la palabra "portal". Office SharePoint Server 2007 es más que una solución de
portal que ofrece características y funcionalidad avanzadas. El propio término "portal" tiene
una gran cantidad de connotaciones para distintas personas y organizaciones, y cualquier
solución que pretende ofrecer capacidades de portal debe, por definición, ser
extremadamente flexible y adaptable en función de los requisitos específicos de cada
organización. Office SharePoint Server 2007 es la solución perfecta: se basa en las
tecnologías de Windows SharePoint Services 3.0 para proporcionar capacidades de
personalización e identificación que las organizaciones necesitan para generar soluciones
flexibles destinadas a una gran base de usuarios.
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Algunas áreas funcionales comunes, tan variadas como puedan ser los requisitos específicos,
tienden a ser necesarias en los portales de empresa. Office SharePoint Server cuenta con las
siguientes capacidades:
• Personalización Capacidad para ofrecer un acceso sencillo al contenido de la empresa
y presentarlo de forma personalizada, bien por usuario individual o como contenido
dirigido a individuos o grupos.
• Creación de perfiles de usuario Funcionalidad para perfilar cada una de las
preferencias, habilidades y pertenencias de los usuarios individuales en las comunidades
empresariales. Éste puede ser el método por el cual no sólo el contenido personalizado
"encuentra" a individuos, sino también una forma de que estos individuos se hagan
visibles para la empresa.
• Exploración Capacidad del portal para presentar automáticamente exploración intuitiva,
completa y adaptada en el portal. El objetivo consiste en permitir que el usuario explore
jerarquías de portales potencialmente complejas con la mayor facilidad.
• Identificación de audiencias Capacidad de una empresa para conseguir que el
contenido adecuado esté visible para el público correcto. Esto permite que el contenido
encuentre su camino hasta los individuos para los que resultaría más relevante.
• Elementos Web Existencia de "miniaplicaciones" que pueden proporcionar contenido de
formas altamente personalizadas, definido por la lógica de aplicaciones o las preferencias
de uso, y presentado en el contexto de un portal junto con otro contenido que el usuario
necesita.
• Estructura y contenido del sitio Capacidad del usuario para explorar la estructura y el
contenido del portal y sus subsitios, de forma que adapte la vista a usuarios individuales
en función de los permisos de seguridad.
• Agregación y acumulación en el sitio y en la biblioteca Capacidad de los individuos
para aportar contenido a una amplia gama de áreas de un portal (por ejemplo, varios
sitios y subsitios, bibliotecas de documentos y listas de eventos) y la capacidad para que
estos individuos puedan buscar rápidamente ese contenido, disperso, sin embargo,
por el portal.
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• Plantillas Capacidad de los sitios, subsitios, bibliotecas y listas para estar disponibles en
una recopilación común de plantillas que aseguran una coherencia de la interfaz que
maximiza la capacidad individual del usuario para utilizar cada área con rapidez. Esto se
consigue mediante un enfoque basado en plantillas, permitiendo a la vez que los usuarios
que no están especializados en TI seleccionen rápidamente una plantilla de un conjunto
de plantillas disponibles indicadas para usos específicos que se integrará sin dificultades
en la infraestructura del portal.
En las siguientes secciones se abarca cada una de esas áreas funcionales.
Personalización La búsqueda e identificación de contenido relevante puede ser un enorme reto en sitios de
gran tamaño. Esto es especialmente cierto en las intranets corporativas. El problema se
puede reducir permitiendo que los usuarios personalicen el sitio y que el sitio personalice
el contenido para los usuarios. La personalización representa la capacidad que tiene el
contenido para adaptarse a un usuario individual. Si el sitio lo permite, el usuario debería
poder crear sus propios sitios personalizados, especificar las preferencias de contenido y
recibir contenido identificado según los intereses del usuario o las comunidades en línea a las
que está suscrito. Si estas capacidades están habilitadas y se administran de forma correcta,
el resultado final es un acceso y un uso más eficaces de la información y las aplicaciones del
sitio Web, además de una mayor capacidad de los usuarios para obtener acceso rápido a la
información y aplicaciones más relevantes que les ayudarán en sus trabajos.
Office SharePoint Server 2007 tiene amplias capacidades para habilitar y administrar la
personalización. Para conseguirlo, hay tres aspectos distintos e importantes que se deben
tener en cuenta:
1. Personalización de sitios mantenidos por usuarios ("Por mí"):
El usuario crea su propio sitio ("Mi sitio") y lo personaliza al seleccionar el contenido
relevante para el trabajo, cargo, cualificaciones e intereses del usuario. La vista de
esta información puede personalizarse en mayor medida al aplicar filtros al contenido.
El usuario también puede obtener acceso al contenido a través de comunidades en
línea, fuentes RSS y búsquedas personalizadas. El sitio también puede incluir un blog
personal mantenido por el usuario al que se pueden suscribir otros usuarios. Los
elementos Web pueden estar habilitados para la selección opcional, de manera que
ofrezcan contenido o aplicaciones que el usuario pueda necesitar. Estos elementos
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Web pueden permitir que la personalización del usuario adapte el contenido que
almacenan.
Caso práctico: Personalización de vistas de blogs: Dave Richards (director de
marketing) ha creado un nuevo blog en su sitio Web personal para ofrecer
información sobre recursos de marketing. La directora de producto, Jesse Merriam,
desea ver los mensajes más recientes de este blog en su sitio personal. Encuentra el
sitio personal de Dave y ve el vínculo del "blog" en su página principal personal.
Copia la URL del blog de Dave, agrega un nuevo elemento Web, Entradas de blog
recientes, a su página y, a continuación, cambia la URL del elemento Web por la del
nuevo blog de Dave. Ahora podrá ver los mensajes más recientes de este blog en su
página principal.
Figura 2 – Página Mi sitio de ejemplo del sitio Web personal de Dave Richards
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2. Información sobre el usuario ("Acerca de mí"):
Puede incluir metadatos relevantes sobre el usuario, basados en la descripción de su
trabajo, el departamento, la suscripción a los grupos de servicio de directorio de
Active Directory, la suscripción a comunidades en línea o la información proporcionada
por el usuario sobre habilidades o intereses específicos.
Esta información se puede utilizar para dirigir contenido al usuario, adaptar la
exploración del sitio a las áreas de interés del usuario y habilitar una "búsqueda de
personas" más eficaz (capacidad para buscar personas en un sitio según los intereses
o las capacidades). Las definiciones de la audiencia se pueden basar en esta
información para permitir la asignación de contenido basado en reglas.
Los blogs de usuario pueden ofrecer información útil para otras personas de la
organización, ya que proporcionan una visión directa de las capacidades del usuario
a través de sus blogs. Además, el contenido del blog se puede indizar y buscar.
Para que la información del usuario esté disponible, es igualmente importante la
necesidad de proteger esa información. Por ejemplo, es posible que un usuario desee
que su número de teléfono sólo esté disponible para ciertas personas, como el
administrador del usuario.
Caso práctico: Definición de datos del perfil personal: La directora de producto,
Jesse Merriam, necesita actualizar la información de su perfil para que otras personas
de la organización la encuentren con más facilidad basándose en sus cualificaciones.
Se desplaza hasta la página Mi perfil y selecciona el vínculo Detalles. Observa que el
administrador del portal ha permitido el acceso a todas las personas de la organización
a muchas de las propiedades del perfil (como Nombre, Cargo, Imagen y
Responsabilidades), pero ha permitido que los usuarios determinen de manera
selectiva quién puede obtener acceso a la información Cualificaciones:"Sólo yo",
"Mi administrador", "Mi grupo de trabajo", "Mis compañeros" o "Todos". Deja
seleccionado el valor predeterminado "Todos", inserta el texto "Preparación práctica
de negocios, presentaciones en directo, construcción de grupos, documentación
técnica." en el cuadro Cualificaciones, y guarda su perfil. Tan pronto como se
ejecute un rastreo de búsqueda incremental en los sitios personales, los datos que
ha introducido estarán disponibles para que otras personas de la organización
los busquen.
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3. Información dirigida al usuario ("Para mí"):
A menudo, los creadores de contenido necesitan dirigir la información a varios
usuarios de una organización. Esto suele realizarse con frecuencia en líneas
organizativas: por ejemplo, por división o departamento. También es habitual que
se necesite dirigirse a usuarios utilizando algún otro baremo, como un conjunto
de cualificaciones o intereses.
El contenido (documentos, páginas, elementos Web o incluso sitios Web completos)
se puede dirigir a grupos de personas específicos, a suscriptores de comunidades
en línea, a listas de distribución o sobre la base de metadatos.
Caso práctico: Elegir como destino un elemento Web: Un director con la
autoridad de editar una página Web desea especificar que un determinado elemento
Web de esa página sólo debe aparecer para audiencias específicas. Se desplaza a la
página y, desde el menú Acciones del sitio, selecciona la opción Editar página.
En el menú Editar del elemento Web, selecciona Modificar elemento Web
compartido. En el grupo de opciones de configuración Avanzadas para el elemento
Web, especifica el nombre de la audiencia en el cuadro denominado Audiencias de
destino, hace clic en el botón Aceptar y, a continuación, guarda la página. (No existe
ningún flujo de trabajo asociado a la página, por lo que se publica.) Ahora, sólo los
usuarios que son miembros de la audiencia especificada verán el elemento Web
cuando exploren esta página.
Perfiles de usuario y el almacén de datos de perfil Para comprender todo el potencial de la personalización se necesita un almacén de datos de
perfil de usuario. Este almacén de datos contendrá información de preferencias de usuario,
como parámetros para elementos Web personalizados que se utilizan en los sitios de
personalización de los usuarios ("Mis sitios"). También se puede almacenar información
adicional, como los departamentos, divisiones, suscripciones a listas de distribución de
Microsoft Exchange Server y a sitios de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 del
usuario, además de otra información.
En Office SharePoint Server 2007, el sitio personalizado de un usuario ("Mi sitio") contendrá
una página de perfil. Esta página muestra a los compañeros y suscripciones de un usuario,
además de los puntos comunes entre el usuario y un usuario que visita el sitio personal Mi
sitio de otro usuario. También muestra una vista agregada de los documentos, registros Web
www.microsoft.com/sharepoint 16
(blogs) y propiedades de perfil confidenciales del usuario. Office SharePoint Server 2007
permite a los administradores establecer directivas de privacidad en propiedades de perfil
de usuario, compañeros y suscripciones, así como restringir quién puede obtener acceso
a la información personal. De acuerdo con estas directivas, los usuarios pueden limitar la
visibilidad de las propiedades, los compañeros, los vínculos y las suscripciones a Sólo yo,
Mi administrador, Mi grupo de trabajo, Mis compañeros o Todos.
Un aspecto importante de la información de perfil de usuario es que se puede utilizar como
la base para las "búsquedas de personas” (encontrando otros individuos de la organización
según sus intereses, cualificaciones y otras características).
La definición inicial de la mayoría de los datos de perfil de usuario residirá con casi total
seguridad en otras áreas de la empresa: el servicio de directorio de Active Directory, los
directorios LDAP o las aplicaciones de empresa. Los datos de Active Directory se pueden
importar directamente en el almacén de datos de perfil de usuario. La información de usuario
de directorios LDAP también se puede importar.
Una vez que los datos están disponibles en el almacén de datos de perfil de usuario,
los usuarios pueden actualizar y complementar la información en sus perfiles. Para las
organizaciones que admiten varios idiomas, la información se puede proporcionar en tantos
idiomas como estén implementados en el portal. Por ejemplo, el cargo de un usuario podría
estar disponible en inglés, francés, alemán y español (el valor utilizado dependería de la
configuración de idioma o referencia cultural del cliente del usuario que obtiene acceso a
la información).
El uso más inmediatamente evidente de los datos de perfil de usuario se produce en el sitio
personalizado del usuario ("Mi sitio"). El usuario crea y configura una vista personalizada del
portal, y las preferencias que definen esta vista se almacenan en el almacén de datos de
perfil de usuario. Además de "Mi sitio", Office SharePoint Server 2007 permite la creación
de "sitios de personalización" que proporcionan vistas personalizadas de un sitio al usuario.
Estos sitios utilizan la identificación de audiencias para mostrar información personalizada
como "Mis RRHH" y "Mis ventas".
Office SharePoint Server 2007 agrega automáticamente al administrador, los compañeros y
los informes directos de un usuario como compañeros del usuario. Además, Office SharePoint
Server 2007 permite agregar a compañeros (personas que el usuario conoce), lo que ofrece
una exploración sencilla de las páginas públicas de Mi sitio de los compañeros. Office
www.microsoft.com/sharepoint 17
SharePoint Server 2007 también ofrece un elemento Web Rastreador de compañeros en
Mi sitio, que mantiene al usuario informado sobre los cambios de los compañeros del usuario.
Además, al buscar personas en la organización, los resultados se pueden agrupar por
distancia social para que se muestren primero los compañeros.
La creación de perfiles de usuario se emplea además para implementar el concepto de
"contexto compartido" para usuarios individuales. Cuando un usuario visita la página de perfil
de otro usuario, Office SharePoint Server 2007 muestra todas las similitudes entre los dos
usuarios, como:
• Su administrador común
• Las listas de distribución y los sitios de Windows SharePoint Services 3.0 de los que
ambos son miembros.
• Los compañeros que tienen en común.
Los perfiles de usuario proporcionan las bases para la identificación de audiencias según las
audiencias basadas en reglas, además de proporcionar ámbito de búsqueda de personas. Los
usuarios pueden encontrar a personas por el nombre o por las propiedades de perfil públicas
del usuario. La característica de búsqueda empresarial de Office SharePoint Server 2007
admite consultas basadas en propiedades, agrupación por distancia social, perfeccionamiento
de los resultados de búsqueda y resultados de búsqueda avanzada.
Caso práctico: Administración de información de perfil personal: Diane Tibbot quiere
realzar sus cualificaciones más importantes para toda la organización, pero al mismo tiempo
desea limitar el acceso a alguna información sobre ella sólo a los miembros de su equipo más
cercano. Desde su página Mi sitio, hace clic en la ficha Mi perfil y ve una representación de
su posición dentro de la organización, una lista de sus compañeros más valorados, sus
suscripciones a varias listas de distribución y vínculos a sitios internos y externos que desea
compartir con sus compañeros. Hace clic en el vínculo Detalles en el área de exploración
"Inicio rápido", que la lleva a la página Editar detalles donde puede mantener la
información de su perfil. Ve que no puede modificar ciertos elementos, como su nombre y
cargo. Puede modificar algunos campos, como la imagen de su retrato personal, pero se han
configurado directivas administrativas que permiten que todas las personas de la
organización vean esta imagen. Escribe el texto en el campo Cualificaciones:
"Administración de proyectos, resolución de conflictos, construcción de grupos".
www.microsoft.com/sharepoint 18
A continuación, desde un menú, puede seleccionar el rango de personas que podrán ver este
documento. El menú permite seleccionar Sólo yo, Mi administrador, Mi grupo de trabajo,
Mis compañeros o Todos. Para Cualificaciones selecciona Todos. También desea que su
número de teléfono móvil esté disponible para los miembros de su grupo de trabajo más
cercano, por lo que escribe el número en el campo Teléfono móvil y selecciona Mi grupo
de trabajo del menú que está situado al lado de este campo.
Exploración y el Directorio de sitios Lógicamente, la exploración de un portal debe facilitar un acceso rápido e intuitivo a aquellas
áreas a las que los usuarios del sitio puedan obtener acceso y sean relevantes para ellos.
Independientemente de la estructura del portal, habrá ciertos vínculos "globales" a áreas de
uso habitual dentro del portal (por ejemplo, Ayuda o Soporte), además de áreas que son
"globales" en el contexto del usuario individual: Mi sitio y Mis vínculos. Los vínculos
globales de todo el sitio pueden estar asignados por administradores de sitio (suelen estar
representados como una "ficha" de exploración en la parte superior de la página). En las
plantillas proporcionadas con Office SharePoint Server 2007, los usuarios autenticados verán
un vínculo Mi sitio visible en la parte superior de todas las páginas, junto con un menú
Mis vínculos que el usuario puede modificar y mantener, lo que permite un acceso rápido a
la vista personalizada del portal, además de a los sitios (internos y externos) que son más
importantes para el usuario. La ventaja de un menú Mis vínculos de portal con respecto
al menú "Favoritos" típico de un explorador es que el menú Mis vínculos está disponible
para los usuarios autenticados independientemente del equipo desde el que obtienen
acceso al portal.
El siguiente elemento importante en la exploración es la presentación dinámica de vínculos
a sitios a los que el usuario tiene acceso. En los diseños de plantilla que incluye Office
SharePoint Server 2007, estos vínculos aparecen como fichas en la parte superior de la
ventana del explorador, y no sólo incluyen vínculos a esos sitios a los que el usuario puede
obtener acceso, sino también a los que se han identificado para el usuario.
www.microsoft.com/sharepoint 19
Figura – Página principal del portal con exploración personalizada
En Office SharePoint Server 2007, los controles de exploración de sitios utilizan el modelo de
proveedor ASP.NET como medio para enlazar los controles de exploración con la jerarquía de
sitios subyacente. Los controles predeterminados son los controles Menú y Ruta de
exploración, que se enlazan con el origen de datos subyacente PortalSiteMapProvider.
El control Menú crea menús emergentes dinámicos basados en la jerarquía del sitio. También
se pueden agregar vínculos creados ("estáticos") al menú sin escribir ningún código. Además,
la apariencia y el comportamiento de este menú son ampliamente personalizables. El control
Ruta de exploración presenta una ruta de acceso a la ruta de exploración desde la parte
superior del mapa de sitio hasta la ubicación actual dentro del sitio.
www.microsoft.com/sharepoint 20
El desarrollador puede implementar controles de exploración personalizados para los diseños
de sitios que requieren apariencias y comportamientos de exploración completamente únicos.
El enfoque recomendado es utilizar controles que se puedan enlazar con un proveedor de
mapas de sitio subyacente, separando con ello los datos y capas de presentación en la
aplicación Web. Los controles de exploración existentes en Office SharePoint Server 2007 se
pueden subclasificar y modificar para esta finalidad. Además, se pueden emplear los
controles estándar del menú ASP.NET 2.0, TreeView y SiteMapPath. Todos estos controles
son compatibles con el modelo de proveedor. Y, por supuesto, el desarrollador es libre de
implementar controles totalmente personalizados de diseño único para el sitio. El Kit de
desarrollo de sitio (SDK) de Office SharePoint Server 2007 ofrece un amplio y completo
conjunto de clases .NET que se pueden emplear para crear exploración de sitio dinámica que
satisfará una gama prácticamente ilimitada de diferentes requisitos.
Directorio de sitios
Uno de los primeros pasos para crear un portal es definir la estructura general del sitio y el
subsitio. La exploración ayuda a guiar al usuario a distintos sitios y subsitios del portal. Sin
embargo, a medida que el portal aumenta su tamaño y complejidad, desplazarse por la
estructura jerárquica puede suponer retos prácticos. Es posible que haya subsitios a los que
otros subsitios hacen referencia con frecuencia, y algunos sitios pueden ser totalmente
externos al portal y tener jerarquías que la exploración predeterminada del portal no
descubra automáticamente. Las organizaciones de gran tamaño suelen definir algunas
categorías para permitir la presentación de información en el contexto de la estructura
organizativa o las líneas de negocio.
La función del Directorio de sitios de Office SharePoint Server 2007 es solucionar estos
problemas. Se puede asignar cualquier sitio a cualquier cantidad de categorías diferentes en
el Directorio de sitios. Los sitios pueden ser internos o externos, y no tienen por qué que ser
un elemento físico del portal. El Directorio de sitios puede proporcionar una vista rápida de
las posibles categorizaciones del portal. Normalmente, el Directorio de sitios se convierte en
un elemento de la exploración global del portal. El usuario siempre encuentra un vínculo al
Directorio de sitios en cualquier lugar del portal.
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Caso práctico: Creación de varias categorizaciones para un sitio: El director de
marketing David Ramírez ha creado un nuevo sitio con información sobre un nuevo conjunto
de ofertas de servicio que su empresa dirige a clientes y minoristas con licencia. Desea que
este sitio esté dividido en las categorías "Iniciativas de marketing" y "Servicios". El
administrador del portal ya ha creado estas categorías al desplazarse a Directorio de sitios,
seleccionar Editar página y hacer clic en el vínculo denominado "Crear nueva categoría".
Desde la página principal del portal corporativo, Dave hace clic en la ficha Sitios que está
situada en la parte superior de la página. Ahora ve el Directorio de sitios. Selecciona los
valores adecuados en las categorías "Iniciativas de marketing" y "Servicios". A partir de
ahora, cuando los usuarios exploren el Directorio de sitios y hagan clic en alguno de estos dos
valores de categorías, verán el nuevo sitio de Dave.
Identificación de audiencias El uso de la definición permite dirigir el contenido del sitio del portal a una o más audiencias
específicas. Office SharePoint Server 2007 admite la definición que se basa en las audiencias
basadas en reglas, los grupos de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 y las
suscripciones a listas de distribución. Estas audiencias pueden abarcar uno o más sitios de
portales en una implementación. Además, Office SharePoint Server 2007 ofrece la posibilidad
de definir cualquier elemento de la lista, no sólo los listados. Esto significa que ahora se
puede dirigir prácticamente cualquier elemento del portal (documentos, eventos, elementos
de listas personalizadas e incluso sitios enteros) a las audiencias.
Caso práctico: Definición de un sitio para un grupo de usuarios de SharePoint: Un
administrador de sitio (con privilegios de administración del sitio) desea dirigir un sitio
externo a un grupo de usuarios específicos del portal. Se desplaza a la página principal del
sitio y, desde el menú Acciones del sitio, selecciona Configuración del sitio y, a
continuación, Modificar exploración del sitio. A continuación, hace clic en el elemento
Agregar vínculo, que abre el cuadro de diálogo Vínculo de exploración, donde puede
especificar la URL y el título del sitio y donde también puede seleccionar los grupos de
usuarios a los que está dirigido este vínculo. Una vez completada esta definición, todos los
usuarios del grupo especificado verán el sitio externo que aparece en las fichas de
exploración en cualquier sitio del portal donde se encuentren.
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El contenido de los elementos Web se puede definir de dos maneras diferentes: 1) Los
elementos Web se pueden definir para que los miembros de diferentes audiencias vean
distintos elementos Web en una página, y 2) mediante el uso de elementos Web que
reconocen a los integrantes de la audiencia, los elementos o vínculos de una lista se pueden
dirigir a una o más audiencias, de manera que sólo los miembros de esas audiencias puedan
ver los elementos definidos en los elementos Web. Por ejemplo, en un área predeterminada
denominada Recursos humanos, el administrador de un sitio o el director de esa área podrían
agregar un elemento de noticias en el elemento Web Noticias. Este elemento se podría dirigir
a una audiencia compuesta por los nuevos empleados, dirigiéndolos al sitio Ventajas para los
nuevos empleados.
Las audiencias se crean mediante la interfaz administrativa central. Las definen los
administradores del proveedor de servicios compartidos (SSP, Shared Services Provider) en
la página Administración de aplicaciones para los servicios principales del grupo de servidores
que proporcionan el servicio de audiencias compartido. La interfaz del sitio Web
Administración central de SharePoint presenta un sencillo conjunto de opciones para definir
las reglas que se aplican a la audiencia. Para poder utilizar reglas más complejas, Office
SharePoint Server 2007 proporciona el modelo de objetos de audiencias, al que se puede
obtener acceso mediante programación para crear y modificar audiencias.
Elementos Web para facilitar la búsqueda de contenido Office SharePoint Server 2007 incluye diversos elementos Web diseñados para que los
usuarios puedan encontrar el contenido de forma rápida y sencilla. A continuación se
destacan dos de estos elementos Web: el elemento Web Agregador de sitios y el elemento
Web Consulta de contenido.
El elemento Web Agregador de sitios se utiliza en el sitio personalizado ("Mi sitio") para
habilitar un menú personalizado que permita la exploración de sitios que los usuarios
requieren con frecuencia. A diferencia de los menús "Favoritos" habituales, los sitios
seleccionados en el elemento Web Agregador de sitios se muestran en línea en la página
personalizada del usuario. Estos sitios pueden ser sitios de otros portales o sitios totalmente
externos.
El elemento Web Consulta de contenido es un elemento Web general diseñado para
habilitar la configuración de consultas específicas para su inclusión en páginas de portales.
Las consultas se pueden personalizar para filtrar tipos de contenido específicos. Se puede
www.microsoft.com/sharepoint 23
utilizar cualquier tipo de lista de SharePoint, como documentos u otros elementos de lista.
También se pueden aplicar otros filtros y utilizar el filtrado de audiencia. De esta manera,
el elemento Web Consulta de contenido se puede utilizar como un vehículo para la
identificación de contenido.
Caso práctico: Agregar una consulta personalizada a páginas Wiki con una palabra
clave específica en el título: Una diseñadora de sitios desea agregar un elemento Web a la
zona derecha de una página de sitio para mostrar páginas Wiki que utilizan una palabra clave
determinada en los títulos. Selecciona Editar página del menú Acciones del sitio y, en la
zona de la derecha, hace clic en el vínculo Agregar elementos Web. Selecciona el elemento
Web Consulta de contenido y observa el panel de propiedades para ese elemento Web.
En la propiedad Tipo de lista, selecciona Biblioteca de páginas Wiki y, para Tipo de
contenido selecciona Tipos de publicación y Páginas. En Filtros adicionales, especifica
que el Título debe contener la palabra clave requerida. Hace clic en Aceptar y publica la
nueva versión de la página. Ahora, los resultados de esta consulta aparecerán en la zona
de la derecha de la página siempre que alguien vea esta página.
Existe un conjunto muy completo de elementos Web adicionales que se ajustan a una amplia
gama de aplicaciones adicionales en áreas como acceso a datos de empresa, control de
fuentes RSS, indicadores clave de rendimiento, vínculos de resumen y búsquedas, por
nombrar sólo algunas. Para obtener más detalles sobre todo el complemento de elementos
Web prediseñados, consulte la documentación de Office SharePoint Server 2007.
Contenido y estructura del sitio A medida que el portal crece, la estructura de su contenido se vuelve más compleja y
variada. No sólo hay sitios y subsitios que administrar, sino que dentro de los sitios y
subsitios puede haber una combinación de bibliotecas de documentos, carpetas, documentos,
páginas, tareas, áreas de reuniones, blogs, Wikis y mucho más. Es fundamental contar con
una estructura coordinada para desplazarse por esta jerarquía heterogénea de manera rápida
y sencilla.
Office SharePoint Server 2007 aborda este problema con la página Contenido y estructura del
sitio, también conocida como el Administrador del sitio. Esta página presenta una vista de la
jerarquía en un formato intuitivo similar al del Explorador de Windows, lo que permite
obtener acceso a todos los niveles de una colección de sitios y a todos los objetos contenidos
allí. Todos los objetos se podrán seleccionar, y las acciones disponibles serán las que se
www.microsoft.com/sharepoint 24
apliquen al tipo del objeto seleccionado. Por ejemplo, en la siguiente figura se muestra el
menú de acciones disponibles para un objeto de página seleccionado:
Figura – Administración del sitio mediante la página Contenido y estructura del sitio
Elementos Web para acumular documentos y sitios de SharePoint "Mi sitio" es un sitio personal que ofrece a los usuarios un lugar central para administrar los
documentos que han creado, abierto, guardado o desprotegido en cualquier sitio de Office
SharePoint Server 2007 del portal. Los usuarios pueden ver y trabajar en sus documentos de
forma privada o compartirlos en páginas públicas. También pueden utilizar sus sitios Mi sitio
para ver y obtener acceso a todas las tareas que tienen asignadas en cada sitio de la
organización.
Los usuarios pueden obtener acceso fácilmente a todos los documentos que han guardado y a
todas las tareas que tienen asignadas mediante el elemento Web Sitios de SharePoint en sus
páginas Mi sitio. Es posible que un usuario desee agregar un sitio a la barra de la parte
www.microsoft.com/sharepoint 25
superior del elemento Web para que el usuario pueda desplazarse rápidamente a estos sitios
con un solo clic.
El elemento Web Sitios de SharePoint de la página Mi sitio es útil para enumerar todos los
documentos que el usuario ha creado, guardado o modificado en un sitio de la organización.
El elemento Web Sitios de SharePoint muestra automáticamente documentos de cinco sitios
donde el usuario aparece en el grupo de SharePoint Miembro de nombre de sitio. El elemento
Web Sitios de SharePoint también incluye las tareas asignadas al usuario en cualquier sitio.
Los usuarios pueden agregar tantos sitios como deseen al elemento Web Sitios de
SharePoint.
El elemento Web Documentos de la página pública de un usuario permite al usuario compartir
documentos con otras personas. Todos los documentos que el usuario ha guardado en cada
una de las bibliotecas de la organización (excepto en la biblioteca de documentos privada del
usuario) aparecerán automáticamente en la lista para que otras personas obtengan acceso a
ellos. El usuario puede cambiar los permisos de los elementos de lista y de las bibliotecas
para evitar que aparezcan en el elemento Web Documentos.
Caso práctico: Búsqueda de los propios documentos de un usuario: Una arquitecta de
información, que está involucrada en varios proyectos distintos, ha publicado documentos en
distintas bibliotecas de documentos del portal. Desea ver una lista de todos sus documentos
situados en una ubicación. Ha agregado vínculos a todos los sitios a los que pertenece desde
su sitio Mi sitio del elemento Web Sitios de SharePoint. Cuando hace clic en el vínculo de cada
sitio puede ver todos sus documentos en el encabezado Documentos. Puede obtener acceso
a ellos directamente desde esta ubicación.
Plantillas para sitios de portal Dos requisitos funcionales clave para crear portales de manera rápida y eficaz son: 1) que
deben basarse en plantillas que implementen una experiencia de usuario coherente y 2) que
se puedan seleccionar e implementar por usuarios de empresa que tengan poca o ninguna
experiencia en el diseño o desarrollo técnico de sitios Web.
Otro requisito clave es que las plantillas se puedan personalizar completamente para ofrecer
una apariencia personalizada, según determinen los requisitos de la organización. Estas
organizaciones no deben estar limitadas por los aspectos de diseño inherentes a los
prototipos que se proporcionan con el software. Esto es especialmente importante en la
www.microsoft.com/sharepoint 26
creación de sitios públicos, donde la marca de la organización es fundamental para presentar
y mantener una identidad Web única para el público.
Estos requisitos están completamente cubiertos en Microsoft Office SharePoint Server 2007.
Además de un conjunto de plantillas de áreas de reunión y colaboración (que también se
incluyen con Microsoft Windows SharePoint Services 3.0), Office SharePoint Server 2007
amplía el conjunto de plantillas con dos grupos adicionales:
• Empresarial: Plantillas de uso general en los sitios de portal para que estén disponibles
para la organización.
• Publicación: Plantillas para sitios que muestran contenido publicado, tanto desde la
perspectiva interna como desde la pública (externa).
Las plantillas que se incluyen son completamente funcionales, lo que permite a una
organización implementar rápidamente una amplia gama de funciones y sitios de portal.
También se pueden ver como puntos de partida para las organizaciones que necesitan ir más
allá de las funciones de estas plantillas.
Caso práctico: Creación de un nuevo sitio: Un administrador de sitios desea crear un sitio
de publicación nuevo como un subsitio del sitio de la intranet principal. Selecciona el vínculo
Crear sitio desde el menú Acciones del sitio del sitio principal. En la página Nuevo sitio
de SharePoint, introduce un título y una descripción para el sitio, y especifica una URL.
En el encabezado Selección de plantilla, selecciona la ficha de grupo de plantillas
Publicación. A continuación, selecciona la plantilla Sitio de publicación con grupo de
trabajo. Acepta la configuración predeterminada de los permisos y la exploración y
selecciona las categorías que se van a asignar a este nuevo sitio (como se mostrarán en el
Directorio de sitios) y, a continuación, hace clic en el botón Crear. La página Operación
en curso aparece mientras se crea el sitio. Una vez completada la operación, el nuevo sitio
se muestra y está listo para su uso.
Como siempre, con plantillas basadas en SharePoint, el diseño es totalmente personalizable.
A medida que se crean nuevos sitios mediante estas plantillas, las implementaciones de
nuevos sitios se pueden guardar en el repositorio de datos para utilizarlas como nuevas
plantillas para otros sitios. Estas plantillas incluirán diseño y elementos funcionales,
y también pueden incluir contenido predeterminado.
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Búsqueda empresarial Nota: Para obtener más información sobre Search de Microsoft Office
SharePoint Server 2007, descargue el archivo Evaluation Guide
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=79614&clcid=0x409).
Office SharePoint Server 2007 es el producto estrella de la búsqueda empresarial. La
característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 ha evolucionado de forma
extraordinaria en esta versión, con un amplio conjunto de nuevas características que
proporcionan funciones de búsqueda eficaces y avanzadas en el portal con mayor relevancia.
La última generación de la funcionalidad Búsqueda en Office SharePoint Server 2007
proporciona una interfaz intuitiva y flexible, relevancia mejorada y la capacidad de buscar
información desestructurada y estructurada, como bases de datos y aplicaciones de línea de
negocio. La característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 también incluye
herramientas eficaces para realizar consultas avanzadas. La búsqueda basada en propiedades
se puede realizar mediante búsquedas avanzadas (y, para el usuario avanzado, mediante la
introducción directa de palabras clave de propiedades en un cuadro de búsqueda) para
ofrecer mayor flexibilidad a la hora de componer consultas de búsqueda. La funcionalidad
"¿Quiso decir?" se incluye para gestionar palabras clave no reconocidas que pueden haberse
escrito mal. La solución también incluye la administración avanzada de resultados duplicados.
No sólo se administran los duplicados adecuadamente, sino también los resultados
semiduplicados. Los resultados de búsqueda duplicados se indican mediante un vínculo
"Duplicados" situado bajo un resultado de búsqueda individual. El usuario puede revisar los
duplicados al hacer clic en el vínculo.
La característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 incluye la posibilidad de
controlar el ámbito de las consultas (y, por supuesto, hacer que estos controles estén
disponibles para los usuarios finales), además de nuevas capacidades para indizar una amplia
gama de orígenes y tipos, entre los que se incluyen los datos de la empresa.
La característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 también ofrece la capacidad
de buscar a personas según sus conocimientos y otros factores (como las audiencias basadas
en Sharepoint de pertenencia). La capacidad de comunicarse rápidamente con las personas
adecuadas que pueden responder a una pregunta o ayudar con un conjunto de problemas
habilita procesos empresariales mucho más eficaces en la empresa. Como resultado, los
empleados encontrarán maneras más inteligentes y eficaces de trabajar en equipo.
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Figura – Página Resultados de la búsqueda del Centro de búsqueda que muestra las palabras clave de búsqueda resaltadas (caracteres en negrita)
Relevancia La relevancia de los resultados de búsqueda es muy importante para encontrar la información
y a las personas adecuadas, y en última instancia, para la elección del usuario. Existe una
amplia gama de atributos que ayudan a determinar la relevancia de la información, como un
documento, una página Web, una base de datos empresarial y otras formas de contenido.
La característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 tiene en cuenta estos
atributos para maximizar la relevancia de los resultados. EL motor de búsqueda está ajustado
especialmente para los requisitos únicos de búsqueda de contenido de la empresa.
Estos requisitos incluyen:
• Búsqueda de contenido del documento y datos de aplicaciones de línea de negocio,
además de contenido Web.
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• Obtener resultados de búsqueda de gran relevancia a pesar de la ausencia de información
completa sobre vínculos que se obtiene del contenido del documento o de los datos de las
aplicaciones de línea de negocio.
• Alta seguridad y controles de acceso al contenido.
Entre los elementos de los nuevos algoritmos de relevancia se incluyen:
• Cantidad de clics necesaria Medida de distancia de un documento desde una página
principal autoritativa.
• Texto delimitador de hipervínculos Texto utilizado en un vínculo que señala al
documento.
• Profundidad de exploración de dirección URL Medida de la profundidad del sitio que
representa la dirección URL del documento.
• Creación de metadatos faltantes Automatización de los metadatos del contenido de
la página (por ejemplo, el título).
• Detección automática de idioma Determinación del idioma de uso en una página a
partir de su contenido.
Las mejoras más recientes de la característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007
consiguen una relevancia de resultados notablemente superior en todas las consultas. Estas
mejoras son incluso mayores en el caso de consultas comunes. Las pruebas concluyen que
los resultados mejoran en un 100% en todas las consultas, y en un 500% en las consultas
comunes cuando se comparan con la versión anterior.
Caso práctico: Efectuar búsquedas anecdóticas Una analista de un gran bufete de
abogados está interesada en estudiar la aplicación de las cláusulas de Fuerza mayor en casos
de litigio que ha llevado el bufete. Los documentos de los historiales de los casos de este
bufete se han indizado mediante Office SharePoint Server 2007 y se pueden consultar desde
el sitio de Office SharePoint Server 2007 del bufete. En el Centro de búsqueda del sitio, la
analista realiza una consulta de búsqueda con las palabras clave "fuerza mayor litigio".
Sin las mejoras de relevancia avanzadas, los algoritmos de búsqueda simples devolverían
mayores clasificaciones de documentos que sólo contuviesen las tres palabras clave.
En un bufete de gran tamaño, esto supondría una cantidad enorme de resultados,
muchos de los cuales (si no la mayoría) serían irrelevantes para sus necesidades.
Las características de relevancia de la característica de búsqueda de Office SharePoint
Server 2007 suelen producir mayores clasificaciones de documentos donde Fuerza mayor
es un tema clave en los documentos de casos de litigio específicos. Gracias a que los
www.microsoft.com/sharepoint 30
resultados de búsqueda más relevantes aparecen los primeros de la lista, la analista
pierde mucho menos tiempo en buscar los historiales de los casos que son relevantes
para su búsqueda.
Búsqueda de personas Una clave para trabajar eficazmente dentro de cualquier organización es saber quiénes son
las personas con mayor experiencia para ponerse en contacto con ellas. Dentro de una gran
organización, esto puede ser un reto significativo. La característica de búsqueda de Office
SharePoint Server 2007 ayuda a lograrlo:
Búsqueda de personas: Los usuarios del portal pueden mantener información sobre
ellos mismos en sus páginas de perfil de sus sitios personales. Esta información se
puede indizar con Office SharePoint Server 2007 y utilizarse en las consultas.
(Por razones de seguridad y privacidad, el usuario puede elegir restringir el acceso
a determinada información sólo a ciertos grupos de personas. Las directivas de
seguridad las configura y mantiene el administrador del sitio.)
A menudo, se puede mejorar la relevancia de los resultados en búsquedas de
personas si las personas de estos resultados se agrupan por "Distancia social",
es decir, la relación de estos individuos con la persona que realiza la búsqueda.
Las categorizaciones de distancia social incluyen "Mis compañeros", "Compañeros
de mis compañeros" y "Todos los demás".
Caso práctico: Búsqueda del director de proyectos adecuado: Un director de
desarrollo de negocios de una gran organización busca un director de proyectos para
un nuevo proyecto de desarrollo de aplicaciones. Está especialmente interesado en
buscar a alguien que tenga una amplia experiencia en la dirección de proyectos, pero
que también esté familiarizado con los miembros de su propio equipo de desarrollo y
con los problemas de la empresa que gestiona su departamento. En una consulta de
búsqueda de personas de "experiencia director de proyectos" la distancia social le
ayudará a evaluar la idoneidad de los posibles directores de proyecto. Los que estén
más "distantes" de su equipo serán menos adecuados que los que estén más cerca.
Además, los que están más cerca de su equipo tienen más probabilidad de
comprender los principales factores impulsores de negocio del departamento.
www.microsoft.com/sharepoint 31
Búsqueda de datos profesionales En muchas (si no en todas) implementaciones de portal comunes, el indizado de contenido y
la búsqueda suelen limitarse a las páginas Web (páginas publicadas, grupos de discusión en
línea y blogs) y a los documentos. A menudo, estos escenarios de búsqueda suelen carecer
de la capacidad para buscar información de la aplicación de línea de negocio real junto con
los otros tipos de contenido común. A menudo, esto incluye datos de planificación de recursos
de la empresa (ERP) o aplicaciones de administración de relaciones con los clientes (CRM),
pero también puede incluir aplicaciones empresariales personalizadas. Microsoft Office
SharePoint Server 2007 incluye la posibilidad de indizar contenido al que se obtiene acceso
mediante el Catálogo de datos profesionales (consulte la sección titulada "Catálogo de datos
profesionales" en este documento), y tratar estos datos como si fueran datos de cualquier
otro origen de búsqueda. La característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007
puede indizar datos del Catálogo de datos profesionales directamente. No es necesario
escribir código para obtener acceso a los datos, y las páginas de búsqueda se pueden
personalizar ampliamente para su uso.
Caso práctico: Búsqueda de datos de clientes: Una gran organización de ventas utiliza
un sistema de administración de relaciones con los clientes (CRM) que contiene información
sobre la jerarquía de administración de cuentas de la organización, además de información
de contacto del cliente. Las personas de esta organización necesitan poder buscar esta
información como buscarían a personas o contenido en la empresa. Se crea una definición
de aplicación (un archivo XML que define conectividad de bases de datos y entidades de
requeridas) mediante administración y desarrollo que asigna la conexión a la base de datos
de CRM y las vistas de datos que contiene. Esta definición de aplicación se importa como
una aplicación del Catálogo de datos profesionales. En esta entrada del Catálogo de datos
profesionales, se configuran las entradas requeridas de la aplicación. A continuación, el
Catálogo de datos profesionales se define como un origen de contenido para la característica
de búsqueda de Office SharePoint Server 2007, que se programa para rastrear estos datos
en intervalos regulares. La página Centro de búsqueda está personalizada para agregar una
ficha "CRM" que permita al usuario buscar estos datos profesionales. Ahora, los usuarios
pueden consultar datos de CRM a través de la misma página de búsqueda que utilizan
para buscar contenido y personas dentro de la organización.
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Experiencia del usuario La característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 representa un gran adelanto
en la experiencia de búsqueda del usuario si se compara con el componente de búsqueda
de SharePoint Portal Server 2003. La interfaz de búsqueda del usuario final (el "Centro
de búsqueda") tiene una nueva metáfora de ficha extensible, lo que permite al usuario
seleccionar tipos de búsqueda personalizados, como búsqueda de contenido general,
personas y datos profesionales. Además, la personalización y extensibilidad de la interfaz del
usuario final es más eficaz que antes, con muchos más elementos Web y características.
Las opciones de Búsqueda avanzada incluyen la capacidad de especificar valores y rangos
de metadatos, y el control de búsqueda permite el uso de palabras clave especiales para
especificar parámetros de búsqueda adicionales.
Figura – Búsqueda avanzada en el Centro de búsqueda, que muestra la selección de propiedades de metadatos
www.microsoft.com/sharepoint 33
Administración de búsquedas
La nueva interfaz administrativa de la característica de búsqueda de Office SharePoint Server
2007 presenta una información general simplificada, clara y consolidada de las actividades de
búsqueda, el estado de rastreo, los orígenes de contenido, los ámbitos y las opciones de
relevancia.
La interfaz administrativa de búsqueda incorpora un gran número de mejoras nuevas. Una de
estas mejoras es la capacidad de supervisar los registros de rastreo mientras hay búsquedas
en curso. También se pueden filtrar los eventos de registro por tiempo, dirección URL o sitio,
origen de contenido, tipo de estado (Todos, Éxito, Advertencia, Error), y último mensaje
de estado.
Todas las propiedades de metadatos que se rastrean pueden convertirse en "propiedades
administradas" a través de la interfaz administrativa de búsqueda. Las propiedades
administradas permiten a una organización tener un nombre global para una propiedad
específica que se puede asignar a distintas propiedades en los distintos orígenes de datos
rastreados. Por ejemplo, puede asignar los metadatos "Nombre del cliente" y "Organización"
de dos orígenes diferentes a la propiedad administrada "Nombre". A continuación, estas
propiedades administradas pueden utilizarse para filtrar los resultados de la consulta, o
sencillamente, para mostrar sus valores en los resultados. La interfaz de usuario es sencilla e
intuitiva, y se puede aplicar a cualquier origen de contenido definido.
En el caso de orígenes de contenido nuevos, como Catálogos de datos profesionales, la
interfaz de búsqueda de usuario final se puede modificar y ampliar con sólo editar la página
de búsqueda y agregar una página de búsqueda nueva. Esto se puede realizar íntegramente
desde el explorador del portal. Existen muchos elementos Web de búsqueda nuevos que se
pueden emplear para personalizar el comportamiento y las opciones disponibles en la página
de resultados de búsqueda del Centro de búsqueda.
Caso práctico: Agregar una nueva ficha de búsqueda para datos profesionales: Un
administrador de sitios desea agregar una nueva ficha a la página principal de búsqueda que
obtiene acceso a una nueva entrada del Catálogo de datos profesionales, que se acaba de
agregar al sistema y que ha rastreado la característica de búsqueda de Office SharePoint
Server 2007. Desde el menú Acciones del sitio de la página de búsqueda, selecciona Editar
página. Para agregar una nueva ficha, simplemente hace clic en el vínculo Agregar nueva
ficha y especifica un nombre para la nueva ficha (por ejemplo, Clientes) junto con un
www.microsoft.com/sharepoint 34
nombre de página (por ejemplo, Clientes.aspx). A continuación, hace clic en Aceptar y
publica la página. Después, selecciona Crear página desde el menú Acciones del sitio,
especifica un título utilizando el mismo Nombre de URL (por ejemplo Clientes, para que
coincida con la dirección URL Clientes.aspx de la página de resultados de búsqueda),
selecciona el diseño Página de resultados de búsqueda y hace clic en Crear. Cuando se
crea la página, aparece el modo de edición, donde el administrador puede modificar o
agregar elementos Web. A continuación, modifica el elemento Web Cuadro de búsqueda
para especificar la URL de los resultados de búsqueda (Clientes.aspx en este ejemplo). Edita
el elemento Web Resultados principales de la búsqueda y, en el grupo Opciones de
consulta de resultados, hace clic en el botón de puntos suspensivos (…) situado junto al
cuadro de texto Columnas seleccionadas. Puede pegar en XML, que enumera las columnas
a partir de los datos del Catálogo de datos profesionales que desea utilizar en los resultados
de consulta. A continuación, en Propiedades de la vista de datos, hace clic en el botón
Editor XSL donde coloca el código XSLT personalizado para generar los resultados mediante
las columnas personalizadas que especificó en el XML anterior. Por último, debe agregar una
nueva ficha de búsqueda a esta nueva página, exactamente igual que agregó la ficha a la
página de búsqueda principal anterior (es decir, Clientes y Clientes.aspx), y publicar la
página. Ya tiene una nueva ficha para buscar los datos del Catálogo de datos profesionales y
presentar los resultados en un diseño personalizado. (Nota: la edición de XML y de XSLT se
puede realizar mediante un editor de texto y el nuevo Office SharePoint Designer 2007.)
Seguridad La mayor parte de la administración de seguridad en Office SharePoint Server 2007 procede
de la compatibilidad de seguridad subyacente contenida en Windows SharePoint Services 3.0
e Internet Information Services (IIS). Una nueva característica de compatibilidad es la
autenticación acoplable de ASP.NET, un modelo de autenticación basado en proveedor que
admite LDAP, software de base de datos de Microsoft SQL Server 2005, servicio de directorio
de Active Directory de un solo dominio y Servicios de federación de Active Directory (ADFS,
disponible en Windows Server® 2003 R2). (Para obtener una descripción más detallada sobre
estas características, consulte la documentación de Windows SharePoint Services 3.0.)
Las características de administración de seguridad combinadas en Office SharePoint
Server 2007 tienen varias ventajas para la búsqueda que se destacan aquí.
www.microsoft.com/sharepoint 35
Compatibilidad con autenticación acoplable y rastreo de búsqueda
Gracias a la nueva compatibilidad de SharePoint Services 3.0 con la autenticación acoplable
de ASP.NET 2.0, la característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 puede
rastrear todo el contenido necesario en el portal, garantizando que los resultados de la
búsqueda se ajustarán de forma dinámica según los derechos de acceso de cada usuario.
Cuenta predeterminada de acceso al contenido: Acceso completo de
sólo lectura
En anteriores iteraciones del motor de búsqueda, el rastreador requería privilegios
administrativos para garantizar que todo el contenido se podía rastrear correctamente. Con la
característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 para Search, esto se ha limitado
a Acceso completo de sólo lectura. El rastreador no necesita privilegios administrativos para
completar un rastreo correctamente.
Eliminación selectiva de elementos únicos
A veces sucede que se indiza un elemento que no debería estar allí durante un rastreo.
La nueva versión de la función de búsqueda contiene la capacidad de eliminar físicamente
elementos individuales del índice para que no vuelvan a aparecer en los resultados de
búsqueda.
Optimización de la seguridad en tiempo de consulta
Mientras se desplaza por un portal de Office SharePoint Server 2007, las colecciones de sitios
y elementos a los que el usuario puede tener acceso siempre están "optimizadas" para incluir
aquellos elementos para los que el usuario tiene permiso de acceso. Esto también se cumple
con los resultados de consulta en las búsquedas. Al ver los resultados de una búsqueda,
un usuario nunca podrá ver un vínculo a un elemento al que no pueda obtener acceso.
Una nueva característica de Office SharePoint Server 2007 es la capacidad de agregar
un optimizador de seguridad de tiempo de consulta para mejorar aún más este proceso
y abordar requisitos únicos.
www.microsoft.com/sharepoint 36
Caso práctico: Uso de vistas de exploración de distintos usuarios: Dos empleados de
una organización pertenecen a distintas divisiones. Los administradores del portal de la
empresa han permitido el acceso a algunos sitios de nivel superior para todos los usuarios de
la organización. También se han creado sitios relativos a las divisiones en el nivel superior del
portal, pero éstos se han configurado para permitir el acceso sólo a los empleados de las
respectivas divisiones. Cuando cada empleado abre su vista de la página principal del portal
de la empresa en un explorador, la exploración por fichas muestra los sitios de nivel superior
disponibles para todos los empleados. Además, cada usuario ve fichas de los sitios de la
división a los que pertenece, pero no de los sitios a los que no tiene acceso. La exploración de
Inicio rápido (es decir, en la parte izquierda de cada página de portal) está optimizada de
manera similar según las áreas a las que cada usuario tiene acceso. Aunque uno de los
empleados conozca las direcciones URL del resto de sitios de las divisiones, no podrá obtener
acceso a ellos sin iniciar sesión con credenciales de usuario que tengan acceso a estos sitios.
Extensibilidad de búsqueda Office SharePoint Server 2007 incluye un modelo de objetos completo y eficaz que se puede
emplear para ampliar la configuración de búsqueda y la funcionalidad. La API incluye
interfaces para la administración de búsquedas además de para la invocación de consultas. Al
combinarse con la flexibilidad de acceso a casi cualquier origen de contenido, tanto si se trata
de documentos, páginas Web o datos profesionales, las oportunidades de integración son
prácticamente ilimitadas. Entre los escenarios de extensibilidad se incluyen los siguientes:
1. Aprovechar el servicio Web XML de búsqueda en un sitio que no sea de SharePoint al
aceptar las palabras clave en un cuadro de texto y mostrar los resultados devueltos.
2. Crear controladores de protocolos personalizados e IFilters para ampliar la capacidad
de indización.
3. Desarrollar aplicaciones de búsqueda personalizadas que aprovechan el motor
subyacente y la aprobación de consultas personalizadas.
Administración de búsquedas y escalabilidad La administración de búsquedas y la escalabilidad se han mejorado considerablemente en
Office SharePoint Server 2007:
• Interfaz de usuario de administración simplificada: como se explicó anteriormente,
las mejoras de la interfaz de usuario de administración suponen avances considerables
www.microsoft.com/sharepoint 37
para la administración. En Office SharePoint Server 2007, prácticamente todas las
opciones necesarias desde el punto de vista operativo están en un solo lugar. Esto ofrece
una perspectiva general de lo que está ocurriendo con la búsqueda, los rastreos y la
propagación.
• Administración de la indización: la función de administración de la indización se ha
simplificado para conferir más control al administrador. Ahora sólo hay un índice, de
manera que se elimina la necesidad de administrar índices independientes. La nueva
capacidad para definir varias direcciones de inicio dentro de un origen de contenido facilita
la administración del rastreo.
• Informe de consultas: la mejor forma de mejorar la búsqueda es comprender su uso
actual. Esto se puede realizar de manera sencilla utilizando los nuevos informes de uso
para obtener información acerca de elementos como las tendencias de volumen, las
consultas principales, el índice de número de clics o las consultas con cero resultados.
Además, la información de los informes se puede exportar a Microsoft Excel® para
obtener un análisis y unos informes más avanzados.
• Mejoras de rendimiento: las nuevas características clave agilizan los rastreos, por lo
que el resultado es más actualizado. Esto se logra a través del rastreo más eficaz de los
sitios de SharePoint y la propagación continua del contenido indizado. La nueva
característica de rastreo sólo de cambios de seguridad ahorra tiempo gracias a que el
administrador no tiene que realizar un rastreo completo cuando sólo hay cambios de
seguridad.
• Escalabilidad: la escalabilidad se ha mejorado considerablemente en Office SharePoint
Server 2007. No existe límite físico para el número máximo de documentos en un índice,
(aunque el límite de documentos recomendado es de 50 millones de documentos por
indizador). Esto también depende del hardware utilizado.
• Solución de problemas: las características se integran en Office SharePoint Server 2007
para facilitar la solución de problemas. Los administradores pueden implementar un
paquete de Microsoft Operations Manager (MOM) para supervisar el funcionamiento de los
rastreos y comprobar si las consultas están respondiendo, así como para observar si hay
errores comunes. Los administradores también pueden consultar los registros de rastreo
o utilizar la interfaz de usuario del registro de rastreo para ver los orígenes de contenido
y el número de éxitos, advertencias y errores. También es sencillo utilizar el visor de
registros para introducir una ruta de acceso específica y ver el motivo por el que alguien
no puede encontrar un documento. ¿Se ha rastreado? ¿Hay algún error o advertencia?
www.microsoft.com/sharepoint 38
Administración de contenido El alcance del término "administración de contenido" se ha ampliado considerablemente con
la nueva generación de Office SharePoint Server 2007. Ahora, prácticamente cualquier
contenido que desee publicar una organización en una intranet, extranet o sitio Web (tanto
si se trata de documentos individuales, páginas Web, formularios o documentos, como de
registros con requisitos legales estrictos) se puede administrar dentro de la arquitectura de
Office SharePoint Server.
Las capacidades de administración de contenido de Office SharePoint Server 2007 se dividen
en tres categorías principales: administración de documentos, administración de registros
y administración de contenido Web.
Administración de documentos
Figura – Administración de documentos con la plantilla Centro de documentación mostrando tareas de flujo de trabajo
www.microsoft.com/sharepoint 39
Las capacidades de administración de documentos han sido una parte fundamental de
Windows SharePoint Services desde sus inicios. La última generación de esta tecnología,
Windows SharePoint Services 3.0, proporciona un conjunto de mejoras a esta administración
de documentos, entre las que se incluye la capacidad de desproteger documentos de manera
local, la compatibilidad con la biblioteca de documentos sin conexión en Outlook 2007, el
seguimiento y la numeración de versiones principales y secundarias, la compatibilidad con
varios tipos de contenido, las mejoras de directivas, la integración del flujo de trabajo y la
compatibilidad con vista de árbol. Para obtener más información acerca de estos cambios,
consulte la documentación y la guía de producto de Windows SharePoint Services 3.0.
Este amplio conjunto de mejoras proporciona una base nueva y más eficaz en la que se
basan las siguientes características de Office SharePoint Server 2007:
• Plantillas de sitio de administración de documentos Office SharePoint Server 2007
incluye plantillas de sitio de administración de documentos mejoradas que se pueden
utilizar rápidamente sin necesidad de personalizarlas:
o La plantilla de sitio Biblioteca de documentos administrados define sitios
de administración de documentos a gran escala.
o La plantilla de sitio Biblioteca de división incluye bibliotecas de documentos
administrados, paneles, indicadores clave de rendimiento y otras herramientas
de análisis.
o La plantilla de sitio Biblioteca de traducciones ayuda a las organizaciones
a administrar varias traducciones de un documento.
• Plantillas de flujo de trabajo configurables En muchas organizaciones, la capacidad
de crear y configurar flujos de trabajo compatibles con procesos de organización es
esencial. Office SharePoint Server 2007 incluye plantillas de flujos de trabajo
configurables por el usuario que pueden guiarle en los procesos de aprobación y revisión.
Los flujos de trabajo incluidos son:
o Aprobación: envía un documento para su aprobación. Los aprobadores
pueden aprobar o rechazar el documento, reasignar la tarea de aprobación
o rechazar los cambios del documento.
o Recopilar comentarios: envía un documento para su revisión. Los revisores
pueden proporcionar comentarios, que se compilan y envían al propietario del
documento cuando se completa el flujo de trabajo.
www.microsoft.com/sharepoint 40
o Recopilar firmas: recopila firmas necesarias para completar un documento
de Microsoft Office (iniciado desde una aplicación cliente de Office).
o Aprobación de disposición: administra el vencimiento y la retención del
documento permitiendo a los participantes decidir si conservan o eliminan los
documentos caducados.
Los desarrolladores también pueden utilizar Microsoft Visual Studio® o Microsoft Office
SharePoint Designer 2007 para definir flujos de trabajo personalizados, crear procesos
de administración de documentos, ayudar a los usuarios a colaborar a través de
portales y áreas de trabajo, y conectar a los usuarios con información de sistemas
empresariales.
• Entrada de metadatos Todos los documentos de las bibliotecas de SharePoint tienen
metadatos asociados a los documentos que contienen, e incluyen algunos atributos que se
generan automáticamente (por ejemplo, la fecha de creación) y otros que puede
proporcionar el autor (por ejemplo, asunto o palabras clave). La característica Metadatos
es totalmente personalizable y extensible.
• Búsqueda empresarial La capacidad de indizar y buscar contenido es fundamental en
la administración de contenido empresarial. La características de búsqueda de Office
SharePoint Server 2007 (consulte la sección titulada "Búsqueda empresarial" en este
documento) ofrece una solución amplia y completa para este requisito.
• Bibliotecas de diapositivas Las bibliotecas de diapositivas permiten a los usuarios de
Microsoft Office PowerPoint 2007 compartir diapositivas individuales de una presentación,
volver a utilizar diapositivas, realizar el seguimiento del historial de una diapositiva,
compilar diapositivas individuales en una presentación y recibir notificaciones cuando
cambia una diapositiva de una presentación. Los usuarios pueden publicar diapositivas en
una biblioteca de diapositivas desde Office PowerPoint 2007.
Flujos de trabajo
Los flujos de trabajo están disponibles en Office SharePoint Server 2007 para todas las
bibliotecas y listas, para controlar la publicación de documentos y otros elementos de lista.
Estos flujos de trabajo se pueden definir para que se inicien de manera manual o automática,
y se pueden asignar varios flujos de trabajo a una biblioteca o lista según las necesidades
empresariales de la organización. Los flujos de trabajo pueden desencadenar mensajes de
correo electrónico para participantes del flujo de trabajo, y las tareas de flujo de trabajo de
un usuario se pueden mostrar en páginas del portal de la empresa.
www.microsoft.com/sharepoint 41
Figura – Agregar un flujo de trabajo a una biblioteca de documentos
www.microsoft.com/sharepoint 42
Figura – Personalizar un flujo de trabajo
Las plantillas de flujo de trabajo incluidas en Office SharePoint Server 2007 se pueden aplicar
y configurar sin necesidad de desarrollarlas. Estas plantillas de flujo de trabajo prediseñadas
satisfarán las necesidades del flujo de trabajo habituales de la mayoría de organizaciones.
www.microsoft.com/sharepoint 43
Incluyen opciones para configurar los flujos de trabajo de distintas maneras, incluidas la
capacidad de especificar si un flujo de trabajo será en paralelo o en serie y la capacidad de
definir los participantes del flujo de trabajo, además de otras opciones de configuración.
Obviamente, se prevé que muchas organizaciones tendrán requisitos de flujo de trabajo
específicos que las plantillas de flujo de trabajo prediseñadas no puedan satisfacer. En estos
casos, los administradores de sitios tienen dos opciones para crear sus propios flujos de
trabajo personalizados:
1. Office SharePoint Designer 2007: la aplicación Office SharePoint Designer 2007 se
puede utilizar para diseñar visualmente flujos de trabajo con la ayuda del Asistente
para el diseño de flujos de trabajo. Esta herramienta ofrece un enfoque sin código
para diseñar flujos de trabajo y es totalmente adecuada para flujos de trabajo
específicos de sitio y lista.
2. Visual Studio y SDK de flujo de trabajo: los desarrolladores pueden implementar
flujos de trabajo generados de forma personalizada mediante el uso del Kit de
desarrollo de software (SDK) de flujo de trabajo y el diseñador de flujo de trabajo
visual de Microsoft Visual Studio 2005. Éste es el entorno más general para crear
flujos de trabajo específicos de organizaciones que se deban desarrollar en el portal.
Para obtener más información sobre las capacidades de flujo de trabajo del sistema de
Office 2007, consulte 2007 Office System Document: Understanding Workflow in
Microsoft Windows SharePoint Services and the 2007 Microsoft Office System
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82680&clcid=0x409).
Caso práctico: Escribir documentos y administrar el flujo de trabajo: Una analista de
marketing prepara el borrador inicial de un documento de estrategia de marketing para
publicarlo en el centro de documentación de marketing de su departamento. Completa el
borrador inicial del documento con Microsoft Office Word 2007 y guarda el documento
en la biblioteca de documentos principal del centro de documentación de marketing.
A continuación, decide proteger el documento directamente en la biblioteca desde el cliente
Office Word 2007, aunque también podría guardar el documento en su escritorio y cargarlo
en la biblioteca mediante el explorador Web. La biblioteca de documentos tiene configurado
un flujo de trabajo de aprobación en serie que se inicia siempre que se agrega un documento
nuevo a la biblioteca o se modifica un documento, y ya tiene configurada una secuencia de
aprobadores. La analista tiene la opción de agregar nuevos usuarios a esta secuencia si lo
www.microsoft.com/sharepoint 44
considera necesario. Cuando envía el documento, agrega texto de mensaje a la notificación
que recibirán los buzones de entrada de correo electrónico de los aprobadores con respecto
a su envío. También pone en la copia a algunos compañeros en el mensaje de correo
electrónico de notificación para que puedan ver el documento, aunque no formarán parte
del flujo de trabajo de revisión ni aprobación. El mensaje incluye un vínculo al documento
del centro de documentación de marketing.
A medida que el flujo de trabajo avanza por las sucesivas aprobaciones, cada usuario
asociado a este flujo de trabajo recibe una tarea asignada y una alerta de correo electrónico
para aprobar el documento. Los usuarios ven las tareas cuando ven la página principal
del centro de documentación de marketing, y también ven las tareas agregadas a sus
aplicaciones cliente de Office Outlook 2007. Una vez que todos los miembros del grupo
de aprobación han aprobado el documento, éste tendrá el estado de publicado y estará
disponible para todos aquellos que tengan permisos para verlo.
Administración de registros Todas las organizaciones, ya sean privadas, públicas o sin fines lucrativos, necesitan un
método riguroso para el mantenimiento de registros. La administración de los registros
adecuada es vital para que una organización administre los conocimientos, se defienda
legalmente y cumpla las normativas.
La administración de registros es el proceso de recopilar, administrar y eliminar los registros
corporativos (información considerada importante para el historial, conocimiento o la defensa
legal de una empresa) de una manera coherente y uniforme basada en las directivas de la
empresa. Estas directivas se adaptan al tipo de actividad que realiza la empresa, los posibles
riesgos legales a los que se enfrenta y las leyes y normas que la rigen.
Office SharePoint Server 2007 introduce un nuevo conjunto de características para crear
y admitir capacidades de administración de registros oficiales en una organización:
• Directiva y auditoría Las características Directiva y auditoría de Office SharePoint
Server 2007 incluyen:
o Programas de retención y caducidad de documentos basados en el tipo de
contenido y en las directivas.
o Auditoría y generación de informes de acciones basadas en directivas.
www.microsoft.com/sharepoint 45
o Posibilidad de etiquetar y asignar códigos de barras sin modificar físicamente
un documento.
o Windows Rights Management Services (RMS) integrado.
• Repositorio de registros El núcleo de la implementación de administración de
registros en Office SharePoint Server 2007 lo constituye un repositorio estable, escalable
y eficaz, integrado en Windows SharePoint Services. El Repositorio de registros de Office
SharePoint Server 2007 incluye varias características importantes:
o Plantillas de sitio de Repositorio de registros especializadas.
o Almacén de registros que incluye funciones para garantizar la integridad de
los archivos almacenados en el repositorio.
o Directivas de administración de la información que aplican, de forma
coherente y uniforme, los procesos de etiquetado, auditoría y caducidad de los
registros.
o Funciones de retención que permiten al personal técnico de TI, abogados y
administradores de registros aplicar una o varias retenciones que inhabilitan las
directivas de administración de registros de los elementos para garantizar que
permanezcan invariables durante litigios, auditorías u otras investigaciones.
o Interfaz de recopilación de registros que ayuda a las personas y los
sistemas automatizados a enviar de forma sencilla contenido a un repositorio
de registros, permitiendo el acceso de "sólo escritura" sin tener que obtener
acceso directo a los registros de este repositorio.
o Distribución de registros que permite el enrutamiento automatizado del
contenido hasta su correspondiente ubicación dentro del sistema de
administración de registros, en función del tipo de contenido.
o Extensibilidad para soluciones que requieren funciones adicionales, además
de las incluidas en Office SharePoint Server 2007.
• Envío de contenido por correo electrónico en forma de registros Las
características de administración de registros de Office SharePoint Server 2007 incluyen la
capacidad de ofrecer soluciones coherentes, basadas en directivas para administrar
contenido de correo electrónico en Microsoft Office Outlook® 2007, Microsoft Exchange
Server 2007 y Office SharePoint Server 2007. Esto se logra mediante dos nuevas
características:
o Carpetas de correo administradas Office SharePoint Server 2007 está
estrechamente integrado con Exchange 2007. Esta integración permite a las
www.microsoft.com/sharepoint 46
organizaciones crear carpetas de correo electrónico administradas en Exchange
que se muestran a los usuarios en Office Outlook 2007. Los usuarios también
pueden utilizar estas carpetas para enviar correo electrónico a un sitio del
Centro de registros que se ha implementado en Office SharePoint Server 2007.
Los usuarios pueden arrastrar y colocar registros de correo electrónico desde
sus buzones a la carpeta de correo electrónico administrada adecuada.
o Directivas de administración de correo Las organizaciones pueden definir
directivas de administración de información para carpetas de correo
administradas que especifican aspectos como un período de retención o una
cuota.
Caso práctico: Administración de contratos: Un administrador de contratos para el grupo
de ventas de una empresa de software está realizando el borrador de los términos de
licencias de software con un nuevo cliente. El borrador del contrato reside en la Biblioteca de
borradores de términos de licencias del grupo de ventas, donde residen los documentos
mientras la empresa negocia con el cliente. La biblioteca está configurada para gestionar un
tipo de contenido personalizado que ha creado la empresa para los documentos de términos
de licencias. Esta biblioteca de documentos está conectada a un Repositorio de registros
para contratos.
Cuando el administrador de contratos agrega un nuevo documento a esta biblioteca, se
asigna una directiva de administración de información que hace que aparezca una notificación
en Microsoft Office Word 2007, en la que se informa al analista de que los detalles del
acuerdo son estrictamente confidenciales y de que sólo se pueden discutir con los clientes
implicados, los miembros del grupo de ventas, los directivos y el consejo, y la asesoría legal.
Durante el curso de creación de documentos, los campos de metadatos personalizados que se
han definido en la biblioteca como campos obligatorios se aplican para garantizar que se
recoge toda la información necesaria relacionada con el acuerdo (por ejemplo, la fecha final
efectiva del contrato o la fecha de vencimiento). Cuando el documento de términos de
licencias está listo para su revisión y aprobación, el administrador de contratos inicia un
flujo de trabajo personalizado que se ha asignado a la Biblioteca de borradores de términos
de licencias.
www.microsoft.com/sharepoint 47
Una vez recibidas todas las aprobaciones necesarias para los términos de licencias
específicos, el flujo de trabajo personalizado envía la copia aprobada del documento al
Repositorio de registros. Cuando este proceso se completa, el borrador de términos de
licencias se elimina de la Biblioteca de borradores de términos de licencias.
El repositorio tiene una regla de enrutamiento de registros para términos de licencias de
software que se invoca como resultado del tipo de contenido personalizado asociado con los
términos de licencias nuevos. El documento se almacena en una carpeta de términos de
licencias en el repositorio y se le asigna automáticamente un período de retención en el
repositorio de la fecha final efectiva más 10 años (como dicta la directiva de la empresa).
Cuando el contrato alcanza su fecha de vencimiento, se ha configurado un flujo de trabajo
para el repositorio que recopila firmas de la administración de contratos a fin de comprobar
que el contrato ya no está en vigor.
La directiva de otra empresa estipula que se deben guardar los registros de auditoría para
indicar cuándo se ha visto el documento. Las opciones de auditoría del Repositorio de
registros están configuradas para habilitar esta característica.
Administración de contenido Web Office SharePoint Server 2007 tiene capacidades de administración de contenido Web
integradas que permiten a las organizaciones autorizar a sus usuarios comerciales a
administrar su propio contenido Web. Algunas de estas características incluyen:
• Compatibilidad con sitios Web de alta fidelidad con marcas coherentes
• Controles de exploración que presentan automáticamente vínculos de exploración
de sitios
• Creación Web basada en explorador con un editor de contenido Web WYSIWYG
• Publicación e implementación de contenido con flujos de trabajo
• Plantillas para sitios de publicación
• Compatibilidad con sitios multilingües
Office SharePoint Server 2007 incluye gran variedad de características que resultan útiles
para diseñar, implementar y administrar portales de intranet empresariales, sitios Web de
presencia corporativa en Internet y sitios de portales divisionales. Estas características
permiten crear y publicar contenido Web a tiempo y, en última instancia, pueden reducir el
coste y la sobrecarga que se derivan de administrar varios sitios. Esto se logra mediante las
siguientes características:
www.microsoft.com/sharepoint 48
1. Páginas Web basadas en plantillas Mediante el uso de las características de
administración de contenido Web de Office SharePoint Server 2007, se pueden crear,
editar y administrar páginas Web basadas en plantillas. Para ello, se crean diseños
de página. Un diseño de página es una plantilla que se utiliza junto con una página
principal para controlar la apariencia, el funcionamiento y el contenido de una página.
Los diseños de página sirven como un bastidor que se diseña mediante Office
SharePoint Designer 2007 y definen el lugar en el que los autores pueden editar
contenido en la página y la forma de hacerlo. El uso de estos diseños proporciona el
acceso completo a las páginas, tanto en el modo de creación como en el modo de
visualización. El contenido almacenado en la base de datos es independiente de los
diseños, posibilitando los cambios de diseño del sitio al manipular los diseños sin tener
que volver a crear el contenido. Por ejemplo, si hay 1.000 páginas que están basadas
en un diseño de página determinado, su apariencia se puede cambiar fácilmente con
sólo cambiar ese único diseño. Además, la independencia entre el contenido y su
diseño permite la presentación dinámica de contenido en distintos formatos para
diferentes dispositivos (por ejemplo, dispositivos móviles frente a exploradores de
escritorio).
2. Plantillas para sitios de publicación Cuando crea un sitio nuevo de Office
SharePoint Server 2007, puede comenzar por seleccionar uno de los distintos tipos de
plantillas de sitio, incluidas las plantillas compatibles con necesidades de publicación
de contenido específicas que pueda tener su organización. Las plantillas de sitio del
grupo Publicar permiten a las organizaciones diseñar, implementar y administrar
portales de intranet empresariales, sitios Web de presencia corporativa en Internet y
sitios de portales divisionales. Todas las plantillas de sitio del grupo Publicar tienen
características de publicación habilitadas, incluida la barra de herramientas de edición
de páginas, el editor de contenido y la desprotección. Se incluyen las siguientes
plantillas:
• Sitio de noticias Seleccione esta plantilla de sitio cuando desee crear un sitio
para incluir artículos de noticias y vínculos en artículos de noticias de una
manera rápida y sencilla. Incluye diseños de páginas de noticias de ejemplo y
un archivo para almacenar elementos de noticias antiguos. Además, incluye un
diseño sencillo de utilizar para los lectores y los proveedores de noticias. Esta
www.microsoft.com/sharepoint 49
plantilla de sitio también incluye dos elementos Web que permiten una
distribución eficaz de las noticias: Visor de RSS y Esta semana en imágenes.
• Sitio de publicación con flujo de trabajo Seleccione esta plantilla de sitio
cuando desee crear un sitio para publicar páginas Web en un programa
mediante flujos de trabajo de aprobación. Incluye bibliotecas de documentos
e imágenes para almacenar activos de publicación Web. Por ejemplo, puede
crear un sitio para mostrar artículos técnicos que deben revisarse por expertos
en la materia antes de poderse publicar.
• Portal de colaboración Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear una
jerarquía inicial de sitios para el portal divisional de una intranet. Incluye una
página principal, un sitio Noticias, un Directorio de sitios y un Centro de
búsquedas con fichas. Normalmente, este sitio tiene casi tantos colaboradores
como lectores, y se utiliza para alojar sitios de grupo. Este tipo de plantillas
puede resultar útil cuando desea crear un portal divisional donde los empleados
puedan colaborar y publicar documentos y páginas Web. Esta plantilla de sitio
está disponible sólo si se está creando una colección de sitios dentro de
Administración central.
• Portal de publicación Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear una
jerarquía inicial de sitios para un sitio público de Internet o un portal de
intranet de gran tamaño. Este sitio se puede personalizar de manera sencilla
con elementos característicos de marca comercial. Incluye una página principal,
un ejemplo de subsitio para comunicados de prensa, un Centro de búsquedas y
una página de inicio de sesión. Este sitio suele contar con muchos más lectores
que colaboradores, y se usa para publicar páginas Web con flujos de trabajo de
aprobación. De forma predeterminada, sólo puede crear subsitios de
publicación con flujo de trabajo en sitios que cree mediante la plantilla de este
sitio. Esta plantilla de sitio está disponible sólo si se está creando una colección
de sitios dentro de Administración central.
3. Integración con Office SharePoint Designer 2007 Office SharePoint Designer
2007 es un nuevo producto para crear y personalizar sitios Web de Office SharePoint
Server 2007 y para generar aplicaciones habilitadas para el flujo de trabajo basadas
en los productos y tecnologías de SharePoint. Puede utilizar Office SharePoint
Designer 2007 para personalizar un sitio de SharePoint Server 2007. Esto permite
diseñar y extender sitios de portal o páginas de portal con más flexibilidad y eficacia
www.microsoft.com/sharepoint 50
que nunca antes. Por ejemplo, puede utilizar herramientas de edición avanzadas para
editar archivos de hojas de estilo en cascada (CSS) para sitios SharePoint. Office
SharePoint Designer 2007 también se utiliza para crear las páginas principales y los
diseños de página que controlan el aspecto y funcionamiento del sitio.
4. Creación de páginas Web en contexto Puede crear páginas Web mediante el
avanzado editor de texto que incluye Office SharePoint Server 2007. Con sólo cambiar
al modo de edición, puede escribir y editar el contenido de la página mediante un
explorador. La experiencia es similar a Word, donde la experiencia es WYSIWYG (por
ejemplo, puede aplicar formato al texto, comprobar la ortografía y crear tablas de
forma sencilla). También tiene la opción de cambiar al modo de edición de origen
HTML, donde puede escribir y editar contenido de página mediante código HTML
estándar. Otras características de la creación Web son:
• Una característica que permite crear, organizar y aplicar formato a vínculos
de forma rápida.
• Un elemento Web que permite reunir contenido en su sitio.
• La capacidad de revisar la ortografía del contenido creado.
• La capacidad de administrar y editar contenido estereotipado, como los
párrafos de los derechos de propiedad individual, en una única ubicación.
5. Creación de clientes inteligente Office SharePoint Server 2007 también ofrece la
posibilidad de crear páginas Web al convertir los documentos que crea mediante otras
aplicaciones, como Word e InfoPath. Esto supone grandes ventajas, dependiendo de la
aplicación que utilice para crear el documento original. Por ejemplo, puede utilizar
documentos de Office Word 2007 para crear comunicados de prensa que deben
publicarse en el Web. Las ventajas de este método incluyen:
• Creación más rápida Puede volcar documentos importantes de Office Word
2007 (por ejemplo, notas del producto o informes de estado) directamente en
las páginas Web, en lugar de volver a crear esos documentos para su uso en
el Web.
• Trabajo sin conexión Al utilizar Office Word 2007 para crear una página
Web, puede trabajar en el contenido con o sin conexión a Internet.
• Conjunto de características de creación avanzadas Office Word 2007
proporciona más características de procesamiento de texto que las que ofrece
Office SharePoint Server 2007 por sí solo.
www.microsoft.com/sharepoint 51
• Flexibilidad de documentos Puede utilizar documentos de Office Word
2007 también para otros fines. Por ejemplo, puede crear el anuncio de un
nuevo producto con Word y, a continuación, distribuirlo en un mensaje de
correo electrónico y en el Web.
6. Variantes de sitios Las audiencias de los sitios Web pueden variar de muchas
maneras, entre las que se incluye el idioma, la región geográfica, el dispositivo de
exploración o la afiliación a la empresa. El trabajo de producir y mantener variantes
de un sitio puede resultar difícil y lento. En Office SharePoint Server 2007, la
característica Variantes permite a los administradores de sitios simplificar el proceso
de administrar variantes al mantener copias personalizables del contenido desde un
sitio de origen en cada sitio de destino. Esta característica es especialmente útil para
publicar sitios multilingües. Por ejemplo, puede identificar un origen (por ejemplo,
Comunicados de prensa: Inglés) y varios sitios de destino (por ejemplo, Comunicados
de prensa: Francés, Comunicados de prensa: Japonés), y Office SharePoint Server
2007 mantendrá los sitios de destino sincronizados con el sitio de origen.
Creación de contenido Web La creación y publicación de documentos siempre está sujeta a actividades únicas
dependiendo de la naturaleza del documento. Por ejemplo, la creación de un documento
de Office Excel 2007 requiere que el uso de la aplicación cliente de Office Excel 2007 y su
publicación en un sitio de Office SharePoint Server 2007 pueda iniciarse desde el cliente o
desde el explorador Web. Una vez enviado el documento, puede publicarse inmediatamente
o gestionarse mediante flujos de trabajo, dependiendo de la configuración de la biblioteca
de documentos a la que se ha enviado.
La creación de contenido Web tiene sus propias peculiaridades. Una de las decisiones
principales que se deben tomar al publicar una página es la ubicación (el "contexto de
exploración") dentro del sitio. Por este motivo, el método más común para crear y publicar
páginas es realizar esta actividad en el explorador Web. En Office SharePoint Server 2007, la
experiencia del usuario de crear y mantener páginas Web se implementa dentro del contexto
del sitio. El autor de contenido sólo utiliza el explorador para desplazarse a la ubicación del
sitio donde se va a publicar el contenido y crea una nueva página, o edita la existente.
(De manera alternativa, Office SharePoint Server 2007 también incluye una característica
conocida como Creación de clientes inteligente, que permite la creación de contenido en
aplicaciones cliente de Office y convierte el contenido en una página Web del sitio Web.)
www.microsoft.com/sharepoint 52
Otra decisión principal en la creación de páginas Web es seleccionar un diseño adecuado para
la página. Los diseños disponibles deben satisfacer las distintas necesidades para presentar
contenido, así como proporcionar una apariencia y funcionamiento coherentes del sitio de la
organización. En Office SharePoint Server 2007, el autor selecciona los diseños de página de
entre los disponibles de los administradores de sitios para el sitio determinado.
Una vez que el autor de contenido ha seleccionado la ubicación de sitio y el diseño de la
página, se invoca el modo de edición, que ofrece al usuario un entorno intuitivo y avanzado
donde puede crear el contenido de la página.
Figura – Modo de edición WYSIWYG de página Web
Los diseñadores Web que crean los diseños de página controlan los estilos que van a estar
disponibles para los autores de contenido a fin de aplicar formato al contenido HTML en la
página. Esto asegura coherencia en la marca y en el diseño de sitio general.
www.microsoft.com/sharepoint 53
Además de la provisión de contenido Web visible, los autores pueden proporcionar metadatos
adicionales para la página. Estos metadatos se pueden utilizar para mejorar la indización de
contenido, y los valores de campo de metadatos se pueden aplicar donde sea necesario.
Un requisito muy común en la publicación de contenido Web es la capacidad de obtener
acceso al contenido reutilizable de una página. Office SharePoint Server 2007 admite una
característica denominada "Contenido reutilizable" que permite el mantenimiento de este
contenido reutilizable en una lista centralizada para cada colección de sitios. Los autores de
páginas pueden reutilizar estos fragmentos de contenido en sus páginas Web. Los elementos
se pueden configurar para permitir a los autores editar el contenido en sus páginas o para
impedir que los autores lo editen. Se utiliza un enfoque similar para administrar documentos,
imágenes u objetos de medios que se suelen requerir mediante el uso de las bibliotecas
Imágenes de la colección de sitios y Documentos de la colección de sitios que el
proceso de instalación de Office SharePoint Server 2007 crea automáticamente.
Figura – Selección de contenido reutilizable
Cuando el autor ha completado el trabajo en la página y la ha guardado, la página Web
(como cualquier otro documento en Office SharePoint Server 2007) puede someterse a flujos
de trabajo. De manera predeterminada, hay disponible un proceso de flujo de trabajo en
paralelo inmediatamente. Se pueden agregar otros flujos de trabajo. Al igual que con
cualquier flujo de trabajo de Office SharePoint Server 2007, los flujos de trabajo se pueden
configurar y personalizar, y se pueden diseñar y agregar flujos de trabajo completamente
nuevos según las necesidades de la organización.
www.microsoft.com/sharepoint 54
Además de las capacidades de edición de contenido avanzadas del editor de contenido HTML,
Office SharePoint Server 2007 ofrece capacidades de administración de contenido adicionales,
entre las que se incluyen:
• Controles de imágenes: controles que permiten al usuario seleccionar y aplicar
formato a imágenes de las bibliotecas de imágenes.
• Controles de vínculo de resumen: controles que permiten a los autores crear
listas de resumen de vínculos a otros sitios Web (tanto internos como externos),
y especificar el formato de estas listas en la página publicada.
• Elementos Web:
o Vínculos de resumen: permiten la creación, aplicación de formato y
organización de vínculos rápida en otros sitios (similar a los controles de
vínculo de resumen antes mencionados), pero con las capacidades agregadas
de los elementos Web para la personalización e identificación.
o Tabla de contenido: proporciona vistas de exploración basadas en los datos.
o Consulta de contenido: permite la incrustación de consultas de contenido
dinámicas en la página (por ejemplo, consultas de "Artículos relacionados"
basadas en el tema).
Caso práctico: Publicar un artículo de noticias: Una analista de una editorial de
periódicos necesita publicar un artículo de noticias con una foto en la página Web pública
de la organización. Se desplaza a la sección de noticias actual del sitio y, desde el menú
Acciones del sitio, selecciona Crear página. En el cuadro de diálogo Crear página,
especifica el título, descripción y URL de la página (la URL se crea de manera automática
y se puede cambiar si se desea). Selecciona el diseño de página que va a utilizar para publicar la página
("Página de artículo con imagen a la derecha") y, a continuación, hace clic en el botón Crear.
Pasa al modo de edición de páginas e inserta el cuerpo principal del texto del artículo en el
campo denominado "Contenido de la página". Para adjuntar la imagen, hace clic en el
vínculo Haga clic aquí para agregar una nueva imagen del campo Imagen de la
página. En el cuadro de diálogo Editar propiedades de imagen, hace clic en el botón
Examinar situado junto al campo Imagen seleccionada para abrir el cuadro de diálogo
Seleccionar una imagen. Desde esta ubicación, hace clic en el botón Cargar para cargar su
foto digitalizada en la biblioteca Imágenes del sitio actual. Después de publicar la imagen,
www.microsoft.com/sharepoint 55
regresa al cuadro de diálogo Seleccionar una imagen para actualizar la lista y selecciona la
imagen, especificando información adicional (como texto alternativo, información de diseño o
tamaño) y, a continuación, hace clic en Aceptar. Completa la revisión del contenido al hacer
clic en el botón Proteger para compartir borrador, que guarda el contenido y cierra el
modo de edición de página para que pueda ver el aspecto que mostrará la página a los
usuarios que exploren el sitio.
La página todavía no está publicada. El sitio en el que ha estado trabajando está configurado
con flujo de trabajo, por lo que ahora debe enviar la página para su aprobación. Hace clic en
el botón Enviar a aprobación, que la lleva a la página Iniciar flujo de trabajo, que ha
seleccionado un flujo de trabajo Aprobación en paralelo de manera automática. En esta
página, puede escribir un mensaje y seleccionar de manera opcional que otros usuarios
reciban la notificación de este envío. A continuación, hace clic en el botón Inicio. El proceso
de flujo de trabajo notifica al personal editorial sobre el nuevo envío. Una vez que el
elemento ha recibido la aprobación, el artículo de noticias se publica.
Integración y formularios comerciales Uno de los requisitos de las características más comunes y esenciales en las aplicaciones Web
de empresas es la capacidad de adaptar procesos empresariales basados en formularios.
A menudo, esto supone un proceso centrado de desarrollo para diseñar e implementar
soluciones de formularios sofisticadas. Microsoft Office SharePoint Server 2007 ofrece Office
InfoPath Forms Services, que permite el diseño de estos formularios mediante el uso de
Microsoft Office InfoPath 2007, además de la implementación de estos formularios en sitios
Web internos y externos con Office SharePoint Server 2007. Los usuarios pueden obtener
acceso a estos formularios mediante un explorador o un dispositivo móvil habilitado por HTML
sin necesitar ningún software de cliente personalizado ni componentes de aplicación.
Office InfoPath Forms Services ofrece la capacidad de controlar y administrar formularios
centralizados a través de un catálogo de soluciones de formularios controlados por
administrador. Esta utilidad permite a los usuarios ubicar de forma rápida formularios,
minimiza el tiempo de inactividad de solución de formularios cuando se necesitan
actualizaciones y proporciona a los administradores las herramientas para administrar
accesibilidad y seguridad de solución de formularios.
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El diseño y la implementación de formularios mejora notablemente mediante una
metodología de tipo "diseño de una sola vez". Gracias a Office InfoPath 2007, se pueden
diseñar formularios sofisticados para su uso en el entorno completo del cliente de InfoPath y
en exploradores Web. Tras la publicación, los formularios se convierten automáticamente en
formularios Web de ASP.NET sin mayor intervención del diseñador. En el caso de los
formularios que no requieren componentes de código administrado, el Asistente para
publicación de Office InfoPath 2007 simplifica el proceso de publicar formularios en una
biblioteca de documentos, al tiempo que hace que el formulario esté disponible como un
formulario basado en explorador.
Las plantillas de formulario se publican en una biblioteca de formularios de Office InfoPath
2007. Esta biblioteca se puede configurar para que los usuarios predeterminados abran el
formulario en el explorador o en el cliente de Office InfoPath 2007. La biblioteca de
formularios se puede configurar para iniciar un flujo de trabajo de manera automática.
Para los usuarios con Office InfoPath 2007, los usuarios predeterminados pueden beneficiarse
de la funcionalidad avanzada de la aplicación para abrir formularios con el cliente de InfoPath.
Si el formulario requiere acceso a los datos, el formulario se puede configurar en el modo de
diseño de InfoPath para obtener acceso a orígenes de datos de confianza en sitios de Office
SharePoint Server 2007. Este acceso se lleva a cabo a través de servicios Web XML de Office
SharePoint Server 2007, lo que simplifica el proceso de configurar el acceso a los datos.
Los formularios a los que se obtiene acceso mediante el cliente de InfoPath pueden
aprovechar la funcionalidad adicional que no está disponible a través de la interfaz de
explorador. Las tareas de administración de formularios generales están disponibles a
través de la biblioteca (para obtener acceso, ver, analizar y administrar flujos de trabajo
de formularios).
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Figura – Diseño de formulario en Office InfoPath 2007 con Verificador de diseño visible
Figura – Acceso a formulario desde el explorador Web
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En el caso de formularios que se han diseñado en Office Excel u Office Word, se puede utilizar
el Asistente para importación de formularios para convertir estos formularios en
formularios de Office InfoPath 2007 completos. El asistente trata de manera dinámica la
conversión de los campos del formulario, las tablas extensibles, los cuadros de texto
enriquecido y otros elementos, y genera la estructura de XML subyacente para el nuevo
formulario.
Lógicamente, la compatibilidad de formularios en una amplia gama de exploradores
es una preocupación principal al implementar soluciones basadas en formularios.
El Verificador de diseño integrado en Office InfoPath 2007 proporciona a los
diseñadores de formularios comentarios de compatibilidad inmediatos sobre las
características que se utilizan en el formulario. De este modo, los diseñadores diseñan
formularios de manera eficaz para su uso tanto en el cliente de Office InfoPath 2007
como en el explorador Web.
Caso práctico: Implementar un formulario de gastos: Un director desea implementar un
formulario de petición de gastos de departamento en la intranet corporativa y permitir que el
formulario se complete y envíe mediante un explorador Web. Con Office InfoPath 2007,
diseña y adapta un formulario ajustado a los requisitos de su departamento. A medida que
trabaja en el formulario, debe supervisar la compatibilidad de su formulario con los clientes
del explorador. En el cliente de InfoPath, habilita la herramienta Verificador de diseño
y configura sus opciones para conectarse a una biblioteca de documentos de SharePoint.
El Verificador de diseño muestra todos los mensajes que le advierten de elementos
funcionales que no serán compatibles con el explorador, además de los mensajes que indican
las optimizaciones del explorador que se producen a medida que diseña su formulario.
Para publicar el formulario en el sitio, selecciona Publicar desde el menú InfoPath, lo que
inicia el Asistente para publicación. Especifica que el formulario se va a publicar en un
servidor de Office SharePoint, la URL de ese servidor (comprobando que el formulario puede
completarse en un explorador), y que el formulario se va a publicar como una plantilla en una
biblioteca de documentos. Mediante el asistente, se creará una biblioteca de formularios
nuevos. Una vez completado el proceso, el Asistente para publicación presenta una opción
para abrir el formulario en el explorador. Ahora, la plantilla de formulario está disponible
para la creación de nuevas peticiones de informes de gastos.
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(Nota: en este ejemplo, la plantilla de formulario se ha diseñado para su uso con una
biblioteca de documentos específica. La plantilla de formulario también se puede guardar
como un nuevo tipo de contenido en el sitio de SharePoint, lo que permite crear peticiones
de formularios de gastos en bibliotecas de documentos del sitio.)
Catálogo de datos profesionales El Catálogo de datos profesionales integra de manera estrecha datos profesionales en la
experiencia de usuario de Office SharePoint Server 2007, lo que ofrece acceso a datos
externos que residen en aplicaciones de línea de negocio de servidor. Con el Catálogo de
datos profesionales, las organizaciones pueden exponer información que se halla bloqueada
en bases de datos y aplicaciones de línea de negocio a través de elementos Web y de la
capacidad de búsqueda de Office SharePoint Server 2007. Office SharePoint Server 2007
incluye cinco elementos Web para su uso con el Catálogo de datos profesionales:
1. Elemento Web Lista de datos profesionales Muestra una lista de instancias
de entidad de una aplicación empresarial registrada en el Catálogo de datos
profesionales. Por ejemplo, este elemento Web puede mostrar una lista de clientes
que están contenidos en una tabla de información de clientes en una aplicación de
administración de relaciones con los clientes (CRM).
2. Elemento Web Elemento de datos profesionales Muestra los detalles de una
instancia de entidad desde una aplicación empresarial. Por ejemplo, los detalles de un
cliente específico pueden mostrarse a partir de los datos de la base de datos de una
aplicación CRM.
3. Elemento Web Generador de elemento de datos profesionales Crea un
elemento de datos profesionales a partir de los parámetros de la cadena de consulta
de dirección URL y la conecta a otros elementos Web. Sólo está visible cuando la
página está en modo de edición.
4. Elemento Web Lista relacionada con datos profesionales Muestra una lista de
instancias de entidad relacionadas a partir de una aplicación empresarial. Por ejemplo,
se podría mostrar una lista de pedidos realizados por un cliente específico a partir de
los datos de la aplicación CRM.
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5. Elemento Web Acciones para datos profesionales Muestra una lista de acciones
asociadas con una entidad según determina el Catálogo de datos profesionales. Por
ejemplo, el elemento Web podría mostrar una lista de todas las acciones que podría
llevar a cabo un usuario de portal autorizado con la información de cliente
(como actualizar o enviar correo electrónico).
Acciones para datos profesionales Sin código personalizado, el usuario puede crear
acciones de forma sencilla que abren páginas Web, muestran las interfaces de usuario de las
aplicaciones de línea de negocio, inician formularios de InfoPath y realizan otras tareas
comunes. Utilice los vínculos adecuados que aparecen junto a los objetos profesionales
devueltos desde el Catálogo de datos profesionales.
Caso práctico: Agregar una acción personalizada: Un administrador recibe una solicitud
para agregar una acción que permita incluir nueva información de contacto en la tabla
Contacto de la base de datos de un sistema de administración de relaciones con los clientes
(CRM). El administrador de la aplicación CRM le proporciona una dirección URL que abrirá una
página Web para agregar la entrada de información de contacto de un nuevo cliente. Ya se ha
creado un Catálogo de datos profesionales que incluye la entidad Contacto. El administrador
abre Administración central y selecciona el proveedor de servicios compartidos (SSP) que
incluye la definición del Catálogo de datos profesionales de CRM. Ve las entidades del
Catálogo de datos profesionales y selecciona la entidad Contacto. En la página Ver entidad,
observa que no hay actualmente ninguna acción definida para los contactos, por lo que hace
clic en el vínculo Agregar acción de esta página. En la página Agregar acción, escribe el
nombre de la acción ("Agregar nuevo contacto"), la dirección URL para invocar esta acción
y un icono para asociarlo con la acción en los menús. Hace clic en Aceptar, con lo que la
acción se asocia con esa entidad. La acción Agregar nuevo contacto se mostrará en las
páginas de la Web corporativa donde la entidad Contacto se publica a través de un Catálogo
de datos profesionales o un elemento Web Acciones para datos profesionales.
El administrador del sitio crea y mantiene las definiciones del Catálogo de datos profesionales
disponibles. Esto empieza con la creación de una Definición de aplicación del Catálogo de
datos profesionales (un archivo XML que describe el origen de datos profesionales) que, a
continuación, se importa mediante Administración central. La siguiente figura muestra un
ejemplo de una de estas definiciones:
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Figura – Vista de una aplicación del Catálogo de datos profesionales de ejemplo
Para obtener información detallada sobre la creación de definiciones de aplicaciones del
Catálogo de datos profesionales, consulte Office SharePoint Server 2007 Software
Development Kit (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82788&clcid=0x409).
A sample Business Data Catalog application definition file that connects to the
AdventureWorksDW SQL Server 2005 Analysis Services Project database
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82789&clcid=0x409) está disponible a través de la
instalación de SQL Server 2005. Si ha instalado esta base de datos, deberá modificar la
propiedad de Origen de datos RdbConnection en este archivo para señalar al equipo que
ejecuta SQL Server donde la base de datos está ubicada.
(Si utiliza SQL Server 2000, vaya a the AdventureWorks SQL Server 2000 Sample
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82791&clcid=0x409) para obtener instrucciones
sobre la configuración de esta base de datos y la definición de aplicación del Catálogo de
datos profesionales.)
www.microsoft.com/sharepoint 62
Inteligencia empresarial La preparación, implementación y uso compartido de la inteligencia empresarial supone retos,
especialmente en grandes organizaciones. Office SharePoint Server 2007 introduce
capacidades de inteligencia empresarial, lo que permite a los trabajadores de la información
de una organización tomar decisiones mejor informadas, analizar y ver datos, y compartir
datos profesionales con otras personas. Incluye gran cantidad de capacidades y proporciona
nuevas características para ampliar las capacidades de sitios Web corporativos en la
implementación de información de inteligencia empresarial.
Inteligencia empresarial basada en Web con Excel Services Ofrecer capacidades analíticas avanzadas para aplicaciones de inteligencia empresarial desde
un servidor central suele requerir un esfuerzo considerable en el desarrollo de aplicaciones
basadas en servidor. A menudo, este esfuerzo es redundante para muchos analistas y
trabajadores del conocimiento que tienen el análisis de inteligencia empresarial requerido
contenido en sus propios entornos de escritorio que utilizan Office Excel. Excel Services
permite a estos usuarios publicar y ejecutar hojas de cálculo en el servidor, lo que permite a
los usuarios obtener acceso a estas hojas de cálculo a través de un explorador Web sin tener
que utilizar ningún componente de explorador personalizado. El servidor realiza todas las
funciones de análisis y acceso a los datos, permitiendo un proceso eficaz y garantizando que
todas las vistas de los documentos compartidos se generan desde un origen centralizado.
Se pueden crear hojas de cálculo dependientes de datos y totalmente interactivas (entre las
que se incluyen diagramas, tablas y vistas de PivotTable®) como parte de un portal, panel o
tarjeta de resultados empresariales, sin necesidad de desarrollar un servidor personalizado.
Como parte de esta experiencia, Office SharePoint Server integra publicación de hojas de
cálculo flexible con Office Excel 2007. que ofrece una experiencia de publicación totalmente
integrada, permitiendo a los autores determinar las ubicaciones de destino para la publicación
de sus hojas de cálculo, desde el escritorio al Web corporativo. Los trabajadores y analistas
del conocimiento pueden publicar hojas de cálculo de Excel directamente en bibliotecas de
SharePoint con las siguientes capacidades:
1. Crear una nueva área de documentos Si el autor de la hoja de cálculo tiene los
derechos adecuados, se puede crear una nueva área en Office SharePoint Server 2007
para permitir el uso compartido y la colaboración en el documento.
www.microsoft.com/sharepoint 63
2. Guardar en una biblioteca de documentos El documento se puede guardar
directamente en una biblioteca de documentos de Excel existente a la que el autor
pueda obtener acceso.
3. Especificar opciones Excel Services El autor puede especificar las partes de una
hoja de cálculo que estarán disponibles para que otros usuarios las vean y editen.
El autor tiene la capacidad de dirigir la publicación de hojas de cálculo a las ubicaciones
adecuadas del Web corporativo sin perder el control sobre los documentos (quizás para
controlar la lógica incrustada o para proteger información confidencial). Los usuarios
autorizados pueden obtener acceso a estos documentos publicados a través del explorador
Web o del software de cliente completo Office Excel 2007. La lógica de modelos, la
información de propietario y los datos privados pueden protegerse. El proceso de publicación
está estrechamente integrado en el cliente Office Excel 2007.
Una capacidad importante de la inteligencia empresarial que ofrece Office SharePoint Server
2007 son las bibliotecas de conexiones de datos. Existen bibliotecas de documentos
de SharePoint centralizadas que almacenan archivos de conexión de datos de Office.
Los archivos de conexión de datos describen conexiones a datos externos. La centralización
de estos archivos de conexión de datos permite compartir, administrar y descubrir
conexiones de datos que puede utilizar cualquier aplicación de Microsoft Office de una
manera más sencilla. Los archivos de conexión de datos de Office comunes que se conectan
a orígenes de datos de inteligencia empresarial se pueden crear y publicar en bibliotecas
de conexión de datos, de forma que los trabajadores del conocimiento puedan obtener un
acceso compartido sencillo a los datos, eliminando los problemas de conectividad de datos.
Entre las características de la inteligencia empresarial de Office SharePoint Server 2007
se incluyen:
• Paneles de inteligencia empresarial integrada Office SharePoint Server 2007
permite la creación de paneles de inteligencia empresarial completos e interactivos que
reúnen y muestran información empresarial desde orígenes independientes mediante el
uso de elementos Web integrados, como indicadores clave de rendimiento, hojas de
cálculo de Excel, informes de Microsoft SQL Server Reporting Services o una colección de
elementos Web de conectividad de datos profesionales que pueden visualizar información
que reside en aplicaciones de línea de negocio de servidor.
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• Centro de informes Sitio optimizado para el acceso y la administración de informes,
que incluye una biblioteca de informes, una biblioteca de conexión de datos y una plantilla
de panel. Estos sitios, incluidos en el nuevo Centro de informes, permiten administrar de
forma coherente los informes, las hojas de cálculo y las conexiones de datos.
• Indicadores clave de rendimiento Los indicadores clave de rendimiento (KPI)
comunican los objetivos y el estado para obtener resultados. Mediante el elemento Web
KPI, un usuario puede crear una lista KPI en una página de elemento Web sin necesidad
de escribir código. El elemento Web KPI puede mostrar KPI de Microsoft SQL Server
Analysis Services, hojas de cálculo de Excel, listas de SharePoint o datos introducidos
manualmente.
• Elementos Web de filtro Los filtros permiten personalizar los paneles al comunicar
parámetros compartidos entre elementos Web en un escritorio. Los parámetros pasados
se pueden aplicar automáticamente según perfiles de usuario, listas de SharePoint, el
Catálogo de datos profesionales, información introducida manualmente, etc.
Caso práctico: Publicar una hoja de cálculo de Excel en un portal de ventas para
acceso desde explorador: Un trabajador del conocimiento de una organización de ventas
ha preparado una hoja de cálculo en Office Excel 2007 que analiza la información de ventas
por región. La hoja de cálculo incluye una tabla dinámica que muestra los compromisos de
ventas por región y por producto, una tabla de resumen que muestra clasificaciones de
ventas de producto frente a cuotas, y gráficos que muestran los datos de la tabla dinámica y
de la tabla de resumen.
El trabajador desea publicar la tabla en un portal de ventas de Office SharePoint Server 2007
para que el resto de miembros del equipo de ventas puedan obtener acceso a esta hoja de
cálculo desde sus exploradores, aun cuando no tengan la aplicación cliente de Office Excel
2007 instalada.
Desde la aplicación cliente de Excel, el trabajador del conocimiento hace clic en el botón
Office, selecciona Publicar y después, Excel Services. A continuación, hace clic en su
carpeta Documentos compartidos, que señala a una biblioteca de documentos en Office
SharePoint Server 2007. Selecciona la opción denominada "Abrir libro en Excel Services"
(situada debajo de los cuadros Nombre de archivo y Guardar como tipo) y hace clic en el
botón Guardar.
www.microsoft.com/sharepoint 65
El explorador Web predeterminado del trabajador del conocimiento se inicia y muestra la
versión del servidor de la hoja de cálculo que acaba de publicar. La presentación de la hoja
de cálculo en el explorador muestra una vista casi idéntica a la aplicación cliente de Excel.
Hace clic en menús de la tabla dinámica para examinar los datos y ver que el gráfico de los
datos dinámicos se ha actualizado.
Ahora otros miembros del equipo de ventas tienen acceso a la nueva hoja de cálculo de
análisis de ventas regional del trabajador del conocimiento desde un explorador. Aun cuando
estén fuera de la oficina y lejos de sus propios equipos, (siempre que tengan una conexión al
portal de ventas), podrán obtener acceso a la hoja de cálculo de análisis de ventas regionales
desde un explorador Web.
Figura – Acceso a una hoja de cálculo de Excel mediante Excel Services y un explorador Web
www.microsoft.com/sharepoint 66
Interoperabilidad de productos y tecnologías de SharePoint La interoperabilidad de aplicaciones puede presentarse de muchas maneras en las
arquitecturas de aplicaciones Web de empresas. El alcance de esta discusión puede
ser inmenso. Para el propósito de este documento, tendremos en cuenta los
siguientes conceptos:
1. Interoperabilidad Características incluidas en Office SharePoint Server 2007
que pueden permitir el acceso a información y aplicaciones que existen en otras
plataformas y portales, sin necesidad de crear elementos Web personalizados
ni componentes de aplicación.
2. Servicios Web Servicios de Office SharePoint Server 2007 que pueden hacer
que la información contenida en el portal esté disponible para otras aplicaciones.
3. Desarrollo personalizado Características de Office SharePoint Server 2007
que facilitan el desarrollo de servicios y componentes de aplicación que actúan
como productores o consumidores de datos de aplicación e información de portal
de empresa.
Interoperabilidad Quizás el requisito más común y general de interoperabilidad para una aplicación de portal
de empresa sea la capacidad de obtener acceso a la información en una amplia gama de
ubicaciones, y posiblemente en una gama de diferentes plataformas de aplicación. En la
mayoría de los casos, el acceso al contenido de estas plataformas requiere autenticación
personalizada. Office SharePoint Server 2007 incluye diversas características que pueden
proporcionar el acceso inmediato al contenido a través del portal:
1. Inicio de sesión único (SSO) Servicio proporcionado por Office SharePoint Server
2007 para almacenar y asignar credenciales para su uso en la conexión con sistemas
de terceros o de servidor. Para las organizaciones que ya mantienen otro servicio de
inicio de sesión único, Office SharePoint Server 2007 ofrece un mecanismo
denominado SSO acoplable, que permite especificar un proveedor de SSO alternativo
al proveedor de SSO estándar de Office SharePoint Server 2007.
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Caso práctico: Conectar un elemento Web a una aplicación de planificación de
recursos de la empresa: Una empresa ha diseñado un elemento Web de empleado
personalizado que se conecta al sistema de planificación de recursos de la empresa
(ERP) corporativo y muestra el balance de días de vacaciones disponibles actual de
un empleado. El elemento Web aparece en todos los sitios Mi sitio del empleado.
El sistema ERP emplea su propio esquema de autenticación. El servicio de inicio de
sesión único de Office SharePoint Server 2007 está configurado para asignar las
credenciales del empleado a las necesarias para obtener esta información del sistema
ERP. Las credenciales se pasan a la aplicación ERP y se establece la conexión de datos
requerida por el elemento Web. Los datos requeridos se obtienen del ERP y se
generan como HTML en el elemento Web de la página principal de Mi sitio del usuario.
2. Catálogo de datos profesionales Se puede hacer que los datos que residen en
otras aplicaciones estén directamente disponibles para el portal como contenido para
realizar búsquedas y como datos para elementos Web. Office SharePoint Server
incluye ciertos elementos Web listos para utilizar para obtener acceso a datos del
Catálogo de datos profesionales. (Para obtener más información sobre esta
característica, consulte la sección titulada Catálogo de datos profesionales de este
documento.)
Caso práctico: Realizar consultas de información de producto: Una analista
del soporte de ventas necesita consultar información de precios y productos con
frecuencia. El administrador del sitio del portal de ventas de la organización ha
importado una definición de aplicación del Catálogo de datos profesionales que se
conecta con la información de producto y las entidades de precio de la base de datos
de información de productos corporativa. La analista agrega un elemento Web
Generador de elementos de datos profesionales a la página principal de Mi sitio
y utiliza el panel de herramientas del elemento Web para conectarlo a los datos del
Catálogo de datos profesionales, seleccionando la entidad Producto del Catálogo de
datos profesionales, una entidad que contiene descripciones y precios de producto.
La analista guarda los cambios del elemento Web en la página. Ahora puede realizar
consultas sobre información de precios y productos directamente desde su sitio
Mi sitio.
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3. Fuentes RSS Los usuarios pueden agregar el elemento Web Fuentes RSS a sus
páginas para obtener acceso a sus fuentes favoritas directamente desde sus propias
páginas personales.
4. Consumidor WSRP (Web Services for Remote Portlets) Especificación de un
comité de OASIS que permite "servicios Web orientados a la presentación para su
uso por parte de intermediarios agregados, como portales" (http://www.oasis-
open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=wsrp). Dicho de otro modo, es un
medio a través del cual se pueden proporcionar bloques de HTML de un servicio
Web XML para mostrarse en componentes del portal, como los elementos Web.
Office SharePoint Server 2007 incluye un elemento Web de consumidor WSRP que
permitirá la visualización de contenido desde proveedores WSRP de confianza.
5. iView de SAP Componente de portales SAP que se utiliza para mostrar información,
documentos y datos de aplicación en un portal SAP. Office SharePoint Server 2007
incluye un elemento Web de iView de SAP que permite mostrar contenido desde iView
del portal SAP de confianza.
Servicios Web En el diseño, creación e implementación de aplicaciones Web de empresa, el acceso a la
información y funcionalidad de la aplicación permite una arquitectura verdaderamente
interoperativa. Office SharePoint Server 2007 incluye diversos servicios Web XML que ofrecen
un acceso extensivo y seguro a sus capacidades, entre las que se incluyen las siguientes:
1. Servicio Web de archivo oficial: servicio que permite el envío de archivos a un
repositorio de registros.
2. Servicio Web de vínculos publicados: servicio que permite a las aplicaciones
cliente de Microsoft Office y a otras aplicaciones obtener la lista de vínculos publicados
en el servidor que están dirigidos al usuario actual.
3. Servicio Web de búsqueda: servicio que presenta las funcionalidades de búsqueda
de Office SharePoint Server 2007 en el servicio Web de consultas. Esto permite el
acceso a los resultados de la búsqueda empresarial desde aplicaciones cliente y
aplicaciones Web fuera del contexto de un sitio de SharePoint.
4. Servicio Web de cambio de perfil de usuario: servicio que permite el cambio de
información del perfil de usuario desde fuera del contexto de un sitio de SharePoint.
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5. Servicio Web de perfil de usuario: servicio que proporciona una interfaz de perfil
de usuario para clientes remotos.
6. Servicio Web de flujo de trabajo: servicio que proporciona acceso a flujos de
trabajo dentro de un sitio de SharePoint.
7. Servicios Web de publicación: interfaces de servicio Web XML para publicar
capacidades dentro de un sitio de SharePoint.
8. Servicios Web de administración: servicios compatibles con la administración de
SharePoint Server 2007.
Caso práctico: Desarrollo de una aplicación de diseño personalizado para enviar
documentos a una biblioteca de documentos de SharePoint: Una empresa de ingeniería
tiene una aplicación de diseño visual que sus ingenieros utilizan para crear dibujos de diseño
técnico para sus proyectos. Esta aplicación tiene la capacidad de incorporar funciones de
complemento programadas. El departamento de TI de la empresa desarrolla un complemento
para que esta aplicación obtenga acceso al servicio Web Servicio de publicación (desde el
espacio de nombres Microsoft.SharePoint.Publishing.WebServices) que permite a un
usuario publicar el documento del dibujo directamente en el Centro de documentación del
sitio del portal de la intranet de la empresa, donde los flujos de trabajo lo pueden procesar
para su revisión y aprobación.
Desarrollo personalizado En muchos casos, los requisitos de interoperabilidad de los portales son lo bastante
exclusivos de una organización como para que se requiera el desarrollo personalizado.
Por ejemplo, una organización requerir que el contenido de una implementación de
Office SharePoint Server 2007 esté disponible para otras implementaciones de portal
compatibles con elementos Web de consumidor WSRP o portlets. En tal caso, se deben
crear servicios de proveedor WSRP que proporcionen el acceso requerido al contenido.
Office SharePoint Server 2007 contiene un conjunto extensivo y completo de espacios
de nombres .NET que permiten el desarrollo de aplicaciones y servicios personalizados
que admiten requisitos de funcionalidad y compatibilidad como éstos. Puede consultar
una referencia completa de estos espacios de nombres en MSDN Library
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82829&clcid= 0x409).
www.microsoft.com/sharepoint 70
Caso práctico: Incrustar Search en una aplicación de cliente-servidor personalizada:
Una empresa de publicación de libros desarrolla una aplicación cliente–servidor .NET para
proporcionar al personal capacidades de búsqueda rápidas de todas sus publicaciones,
utilizando menús personalizados que permiten filtrar los resultados por tema, números de
índice de catálogo y otros elementos de datos. Las publicaciones residen en un Centro de
documentación de Office SharePoint Server 2007, que está indizado por Search en Office
SharePoint Server 2007. Se crea un servicio Web XML de servidor para implementarlo en el
servidor de Office SharePoint Server 2007 que obtiene acceso a los metadatos de
documentos de publicación y a los servicios de consulta a través de las clases del espacio de
nombres Microsoft.Office.Server.Search. Se define un conjunto de métodos Web para que
lo utilice la aplicación de cliente basada en escritorio para rellenar menús y procesar
consultas enviadas por los usuarios al servicio Web de búsqueda. El cliente de escritorio está
diseñado para que se pueda obtener un acceso rápido al mismo a través del área de la
bandeja del sistema, y presenta una ventana emergente con menús determinados por
metadatos de publicación que produce resultados de búsqueda en una lista desplazable
dentro de la ventana emergente.
Arquitectura de Office SharePoint Server 2007 Para crear e implementar de manera eficaz soluciones Web de empresa mediante el uso de
Office SharePoint Server 2007, es importante comprender los elementos de la arquitectura
que proporcionan esta tecnología de solución. Esta sección presenta una vista lógica de la
arquitectura, y aclara los aspectos de la tecnología que ofrecen los componentes de la
característica que están disponibles para proporcionar soluciones Web de empresa.
En la creación y personalización de aplicaciones Web de empresa mediante el uso de Office
SharePoint Server 2007, los integradores y desarrolladores pueden obtener acceso a cada
una de las tres capas lógicas de esta arquitectura para atender los requisitos específicos de
una organización.
www.microsoft.com/sharepoint 71
Figura – Arquitectura lógica de Office SharePoint Server 2007
Aplicación y servicios La capa superior de la arquitectura lógica de Office SharePoint Server 2007 se ocupa de
proporcionar aplicaciones y servicios en soluciones Web de empresa. La mayor parte del
contenido de este documento se ha centrado en las seis áreas de características principales
de Office SharePoint Server 2007: colaboración, portal, búsqueda, administración de
contenido empresarial, formularios comerciales e integración de datos, e inteligencia
empresarial. Desde una perspectiva de diseño de soluciones empresariales, éstos son los
elementos más importantes en los que centrarse y se cubren en la sección titulada "Áreas de
características de Office SharePoint Server 2007".
Se emplea una serie de tecnologías de Microsoft individuales para proporcionar las seis áreas
de características principales, entre las que se incluye Microsoft Windows SharePoint Services
3.0, Office Forms Server 2007, búsqueda empresarial y Excel Services. Todas estas
tecnologías se incluyen con Microsoft Office SharePoint Server 2007.
www.microsoft.com/sharepoint 72
Otro aspecto esencial de esta capa de nivel superior en la arquitectura lógica es Servicios
compartidos. Como su nombre indica, se trata de facilidades comunes y elementos
funcionales que se aplican a todas las áreas de características principales de la arquitectura
lógica, que incluyen:
• Modelo de sitios Creación y administración de la jerarquía general del sitio y la
configuración de los elementos funcionales de las colecciones de sitios que constituyen
el portal Web. El modelo de sitios se administra a través de las interfaces de
Administración central junto con acciones de sitio individual y configuraciones
dentro del contexto del portal.
• Indización y búsqueda Aspecto fundamental de indizar y habilitar la búsqueda
eficaz de contenido relevante en el portal. En Office SharePoint Server 2007, estas
capacidades se proporcionan a través de Search de Office SharePoint Server 2007.
Los aspectos funcionales de esta capacidad se abarcan en la sección de este
documento titulada "Búsqueda empresarial".
• Catálogo de datos profesionales Capacidad para obtener acceso de manera
directa a datos profesionales en el contexto del portal. Esta funcionalidad se puede
habilitar a través de Administración central. Esta funcionalidad se explica con más
detalle en la sección titulada "Catálogo de datos profesionales".
• Alertas Manera de que todas las personas implicadas en la administración de
contenido, los flujos de trabajo y otros procedimientos empresariales del portal sean
conscientes de los cambios y procesos mediante el envío de alertas a sus correos
electrónicos y la asignación de tareas.
• Perfiles de usuario Administración de perfiles de usuario que proporciona
elementos esenciales empleados en la personalización, la identificación y el flujo
de trabajo.
• Audiencias Definición y administración de colecciones de usuarios que controlan
la capacidad de dirigir sitios, elementos Web y contenido a los usuarios del portal.
• Informes de uso Provisión de informes detallados y capacidades de auditoría
dentro del entorno del portal (de especial importancia en la administración de
registros).
www.microsoft.com/sharepoint 73
• Inicio de sesión único Capacidad de administrar la autenticación de usuarios en
varios entornos de aplicaciones del portal, incluida la interfaz a otras soluciones de
inicio de sesión único mediante tecnología SSO acoplable.
Servicios de la plataforma Esta capa de la arquitectura lógica de Office SharePoint Server 2007 se proporciona a través
de las tecnologías de Windows SharePoint Services 3.0. Consulte esa sección del documento
para obtener más información sobre las funciones que desarrollan estas tecnologías para
proporcionar aplicaciones de portal Web de empresa.
Servicios del sistema operativo La capa inferior de la arquitectura lógica de Office SharePoint Server 2007 proporciona
muchas de las funciones fundamentales y granulares que se requieren para la creación
y suministro de aplicaciones Web de empresa. Windows Server 2003, SQL Server 2005
(o 2000), Windows Workflow Foundation y ASP.NET 2.0 proporcionan los servicios de
esta capa.
Servicios compartidos Similar en cuanto a concepto a los servicios compartidos de SharePoint Portal Server 2003, el
componente de servicios compartidos de Office SharePoint Server 2007 se ha reestructurado
y rediseñado por completo utilizando un nuevo modelo de proveedor de servicios.
Los servicios de Office SharePoint Server 2007 incluyen un conjunto de servicios clave que se
pueden compartir en las aplicaciones Web. De manera predeterminada, estos servicios se
comparten en todos los sitios de un conjunto de servidores. El uso de los servicios
compartidos reduce enormemente los recursos necesarios para ofrecer estos servicios en
varios sitios de portal. Estos servicios incluyen:
• Búsqueda y alertas Incluye los servicios de búsqueda e indización, así como las
bases de datos o archivos relacionados compatibles con los servicios de búsqueda.
Se crea un ámbito de búsqueda para incluir a todos los portales y sitios que consuman
este servicio compartido.
• Perfiles de usuario y Mi sitio Mantiene perfiles de personas de varios orígenes de
datos (directorio, información introducida por el usuario y sistemas empresariales).
Sincroniza información del almacén de perfiles con sitios individuales. Proporciona Mi
sitio para colaboración y uso compartido.
www.microsoft.com/sharepoint 74
• Audiencias Proporciona identificación de contenido según audiencias de usuarios.
Las audiencias se pueden definir según la función de un usuario o su afiliación dentro
de una organización.
• Catálogo de datos profesionales Se conecta a bases de datos externas y servicios
Web, permitiendo integrar datos de aplicación de línea de negocio en su solución
de Office SharePoint Server. Una vez registrado un origen de datos externo en el
Catálogo de datos profesionales, puede incluir los datos en listas, elementos Web,
búsqueda y perfiles de usuario.
• Informes de uso de portal Realiza informes de datos de uso del sitio para
propietarios de sitio, incluido el número de solicitudes de página, las páginas más
populares, el número de usuarios individuales, los usuarios más activos, las páginas
de referencia más visitadas y las principales páginas de destino.
• Configuración de Excel Services Proporciona cálculo en el servidor y
representación simple de libros de Excel. También permite la actualización en el
servidor de datos externos en libros.
La arquitectura de proveedor de servicios compartidos (SSP) proporciona un mayor rango de
alternativas de configuración e implementación, además de un medio para delegar aspectos
funcionales de la administración de aplicaciones Web de empresa.
Instalación de un servidor de evaluación Esta sección cubre los requisitos y pasos para instalar un entorno de evaluación para Office
SharePoint Server 2007 en un único servidor independiente. (Estas instrucciones también
están disponibles en línea en el artículo Install Office SharePoint Server 2007 on a stand-
alone computer (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82833&clcid=0x409.)
Puede publicar de forma rápida un sitio de SharePoint al implementar Office SharePoint
Server 2007 en un único servidor. La configuración independiente resulta útil si desea evaluar
las características y capacidades de Office SharePoint Server 2007, como la colaboración, la
administración de documentos y la búsqueda. La configuración independiente también es útil
si implementa un pequeño número de sitios Web y desea minimizar el trabajo administrativo.
Cuando se implementa Office SharePoint Server 2007 en un único servidor mediante la
configuración predeterminada, el programa de instalación instala automáticamente Microsoft
SQL Server 2005 Express Edition y lo utiliza para crear la base de datos de configuración y la
base de datos de contenido para los sitios de SharePoint. Además, el programa de instalación
crea un proveedor de servicios compartidos (SSP), instala el sitio Web de Administración
www.microsoft.com/sharepoint 75
Central de SharePoint y crea la primera colección de sitios de SharePoint y su primer sitio de
SharePoint.
Nota: no existe ninguna actualización directa desde una instalación independiente a una
instalación conjunta.
Puede instalar Office SharePoint Server 2007 en un único equipo utilizando uno de los
siguientes métodos:
• Seleccionar Básica.
• Seleccionar Avanzada y, a continuación, seleccionar Independiente en la instalación de
Office SharePoint Server 2007.
Requisitos de hardware La siguiente tabla muestra los requisitos mínimos y recomendados para implementar Office
SharePoint Server 2007, incluida la implementación de SQL Server 2005 Express Edition,
para una instalación independiente:
Componente Mínimo Recomendado
Procesador 2,5 gigahercios (GHz) Dos procesadores con una velocidad de
3 GHz cada uno o superior
Memoria
RAM
1 gigabyte (GB) 2 GB
Disco Sistema de archivos NTFS con
una partición formateada con un
mínimo de 3 GB de espacio libre
Sistema de archivos NTFS con una
partición de 3 GB de espacio libre y
espacio libre adecuado para los sitios Web
Unidad Unidad de DVD Unidad de DVD o el origen copiado en
una unidad local o en una unidad de
red accesible
Pantalla 1024 × 768 Monitor con una resolución de 1024 × 768
o superior
Red Conexión a 56 kilobits por
segundo (Kbps) entre los
equipos cliente y servidor
Conexión a 56 kilobits o superior entre
los equipos cliente y servidor
www.microsoft.com/sharepoint 76
Requisitos de software Office SharePoint Server 2007 se basa en las tecnologías y servicios que proporcionan
Windows Server2003 Service Pack 1 (SP1) y SQL Server 2005 (además de SQL Server 2000).
Entre los servicios del sistema operativo principal y de la plataforma de desarrollo se
incluyen:
o Microsoft .NET 2.0 Framework, que incluye:
Páginas maestras de ASP.NET 2.0, páginas de contenido y
elementos Web
Modelos de proveedor de servicios acoplables para la personalización,
pertenencia a grupos, exploración y seguridad mejorada
o Servicios de acceso a bases de datos
o Servicios de Internet Information Server
o Windows Workflow Foundation
o Servicios de indización y búsqueda en el escritorio de Windows
SQL Server 2005 es la base de datos relacional que se utiliza para almacenar toda la
información sobre el contenido, los datos y la configuración que utiliza Office SharePoint
Server 2007. Se recomienda la utilización de SQL Server 2005; SQL Server 2005 Express
Edition se incluye como parte predeterminada de la instalación. SQL Server 2000 se puede
utilizar como alternativa.
Como Office SharePoint Server 2007 está basado en Microsoft Windows SharePoint
Services 3.0, los requisitos que se aplican a Windows SharePoint Services 3.0 también se
aplican a Office SharePoint Server 2007.
Nota: debido a que los asistentes para la instalación y configuración de Office SharePoint
Server 2007 reúnen muchos componentes, si desinstala Office SharePoint Server 2007 y,
a continuación, instala Office SharePoint Server 2007 en el mismo equipo, el programa de
instalación podría generar un error al crear la base de datos de configuración, lo que podría
provocar que todo el proceso de instalación fallara. Puede evitar que se produzca este error
al eliminar la base de datos de configuración existente o al utilizar el comando psconfig
para crear una base de datos de configuración nueva.
El sistema de Microsoft Office 2007 utiliza un instalador común, y las características que
están disponibles en su instalación de Office SharePoint Server 2007 dependen de la clave de
identificador de proceso (PID) que especificó durante la instalación. Esto significa que, incluso
www.microsoft.com/sharepoint 77
con el mismo origen de instalación, si especifica una clave de identificador de proceso (PID)
diferente, (por ejemplo, una clave PID para una edición de Office SharePointServer 2007
diferente), obtendrá un conjunto de características distinto para la instalación.
Base de datos Cuando se lleva a cabo una instalación básica, SQL Server 2005 Express Edition se instala
automáticamente. Cuando se opta por una instalación avanzada en un equipo independiente
que ya tiene SQL Server instalado, asegúrese de que el equipo cumple los requisitos de
hardware y software para un servidor de base de datos.
Debido a las restricciones de licencia de Windows, si utiliza Windows Server 2003 Web Edition
en un entorno de un solo servidor, sólo podrá realizar la instalación básica. Esto se debe a
que las ediciones de SQL Server completas no se pueden instalar en Windows Server 2003
Web Edition. Sin embargo, puede instalar SQL Server 2005 Express Edition o SQL Server
2000 Desktop Engine (Windows) (WMSDE).
Servidor de base de datos El equipo que aloja la función del servidor de base de datos debe tener instalado SQL Server
2000 con el Service Pack más reciente o Microsoft SQL Server 2005 con el Service Pack más
reciente. Algunas características avanzadas requieren SQL Server 2005 Analysis Services con
el Service Pack más reciente. Para obtener más información sobre el hardware y software
necesarios para implementar un servidor de base de datos, consulte SQL Server 2005
System Requirements (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=75010&clcid=0x409).
Debido a las restricciones de licencia de Windows, si utiliza Windows Server 2003 Web Edition
en un entorno de un solo servidor, sólo podrá realizar la instalación básica. Esto se debe a
que las ediciones de SQL Server completas no se pueden instalar en Windows Server 2003
Web Edition. Sin embargo, puede instalar SQL Server 2005 Express Edition o SQL Server
2000 Desktop Engine (Windows) (WMSDE).
Sistema operativo Office SharePoint Server 2007 se ejecuta en Windows Server 2003 con el Service Pack más
reciente. Se recomienda aplicar todas las actualizaciones importantes. Puede utilizar las
siguientes ediciones de Windows Server 2003:
www.microsoft.com/sharepoint 78
•• Windows Server 2003, Standard Edition
•• Windows Server 2003, Enterprise Edition
•• Windows Server 2003, Datacenter Edition
•• Windows Server 2003, Web Edition
Debido a las restricciones de licencia de Windows, si utiliza Windows Server 2003 Web Edition
en un entorno de un solo servidor, sólo podrá realizar la instalación básica. Esto se debe a
que las ediciones de SQL Server completas no se pueden instalar en Windows Server 2003
Web Edition. Sin embargo, puede instalar SQL Server 2005 Express Edition o SQL Server
2000 Desktop Engine (Windows) (WMSDE).
Las funciones de administración de Office SharePoint Server 2007 requieren Microsoft
Internet Explorer 6.0 con los Service Packs más recientes o Internet Explorer 7.0.
Componentes de Windows Una vez que ha instalado el sistema operativo y aplicado todas las actualizaciones
importantes, debe configurar el equipo para ser un servidor Web al habilitar Internet
Information Services (IIS) 6.0, que incluye:
o Archivos comunes
o WWW
o Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP).
Debe configurar el servidor para utilizar el modo de aislamiento de proceso de trabajo
de IIS 6.0. Ésta es la configuración predeterminada en las nuevas instalaciones. Sin
embargo, si ha actualizado desde IIS 5.0 en Windows Server 2000, la opción Ejecutar
servicio WWW en el Modo aislado de IIS 5.0 estará habilitada, y deberá cambiar esta
configuración para utilizar el modo de aislamiento de proceso de trabajo de IIS 6.0.
Para habilitar las notificaciones de correo electrónico, debe configurar las opciones de correo
electrónico entrante y saliente. Para configurar el envío de notificaciones y alertas de correo
electrónico, debe especificar un servidor de correo electrónico SMTP. Para configurar la
instalación de manera que los sitios de SharePoint puedan aceptar y archivar mensajes de
correo electrónico entrantes, debe instalar el servicio SMTP de IIS.
www.microsoft.com/sharepoint 79
Microsoft .NET Framework 3.0 Antes de instalar Office SharePoint Server 2007, debe instalar la versión 3.0 de Microsoft
.NET Framework y, a continuación, asegurarse de que ASP.NET 2.0 está habilitado.
Para habilitar ASP.NET 2.0, abra la extensión de servicio Web del complemento IIS en
Microsoft Management Console (MMC). Si ASP.NET 2.0 se instala en el equipo antes de
habilitar IIS, debe habilitar ASP.NET 2.0 al ejecutar el comando aspnet_regiis -i.
Instalar y configurar Office SharePoint Server 2007 con Microsoft SQL Server 2005 Express Edition Cuando instala Office SharePoint Server 2007 en un único servidor, ejecute el programa de
instalación mediante la opción Básica. Esta opción utiliza los parámetros predeterminados
del programa de instalación para instalar Office SharePoint Server 2007 y SQL Server 2005
Express Edition.
Nota: si desinstala Office SharePoint Server 2007 y, a continuación, instala Office
SharePoint Server 2007 en el mismo equipo, el programa de instalación podría generar un
error al crear la base de datos de configuración, lo que podría provocar que todo el proceso
de instalación fallara. Puede evitar que se produzca este error eliminando todas las bases de
datos existentes en Office SharePoint Server 2007 o creando una base de datos de
configuración nueva. Puede crear una nueva base de datos de configuración ejecutando el
siguiente comando:
psconfig -cmd configdb -create -database <nombreUnico>
Ejecutar programa de instalación
1. Desde el disco del producto, ejecute el archivo Setup.exe, o desde la descarga del
producto, ejecute el archivo Officeserver.exe.
2. En la página Especifique la clave del producto, escriba la clave del producto y,
a continuación, haga clic en Continuar.
Nota: el programa de instalación verifica automáticamente la clave del producto,
coloca una marca de verificación verde junto al cuadro de texto y habilita el botón
Continuar cuando valida la clave. Si la clave no es válida, el programa de instalación
coloca un círculo rojo junto al cuadro de texto y muestra un mensaje que indica que
la clave es incorrecta.
www.microsoft.com/sharepoint 80
3. En la página Términos de licencia para el software de Microsoft, revise los
términos de licencia, active la casilla de verificación Acepto los términos del
contrato y, a continuación, haga clic en Continuar.
4. En la página Elija la instalación que desea, haga clic en Básica para realizar
la instalación en la ubicación predeterminada. Para realizar la instalación en una
ubicación diferente, haga clic en Avanzada y, a continuación, en la ficha Ubicación
de archivos, especifique la ubicación donde desea realizar la instalación y finalice
la instalación.
5. Cuando finalice la instalación, un cuadro de diálogo le pedirá que complete la
configuración del servidor. Asegúrese de que la casilla de verificación Ejecutar el
Asistente para configuración de Productos y Tecnologías de SharePoint en
este momento está activada.
6. Haga clic en Cerrar para iniciar el Asistente para configuración.
Ejecutar el Asistente para configuración de Productos y Tecnologías
de SharePoint
1. En la página Productos y Tecnologías de SharePoint, haga clic en Siguiente.
2. En el cuadro de diálogo que informa de la posibilidad de que algunos servicios se
deban reiniciar o restablecer durante la configuración, haga clic en Sí.
3. En la página Configuración realizada correctamente, haga clic en Finalizar.
El nuevo sitio de SharePoint se abre.
Nota: si se le solicita su nombre de usuario y contraseña, es posible que deba agregar el
sitio SharePoint a la lista de sitios de confianza y configurar las opciones de autenticación
de usuario en Internet Explorer. Las instrucciones para configurar estas opciones se
proporcionan en el siguiente procedimiento.
Agregar el sitio de SharePoint a la lista de sitios de confianza
1. En Internet Explorer, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones de Internet.
2. En la ficha Seguridad, en el cuadro Seleccione una zona de contenido Web para
especificar la configuración de seguridad de la misma, haga clic en Sitios de
confianza y, a continuación, haga clic en Sitios.
www.microsoft.com/sharepoint 81
3. Desactive la casilla de verificación Requerir comprobación del servidor (https:)
para todos los sitios de esta zona.
4. En el cuadro Agregar este sitio Web a la zona, escriba la dirección URL a su sitio y,
a continuación, haga clic en Agregar.
5. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Sitios de confianza.
6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Internet.
Si utiliza un servidor proxy en su organización, siga estos pasos para configurar Internet
Explorer a fin de que no utilice el servidor proxy para las direcciones locales.
Nota: si aparece un mensaje de error de servidor proxy, es posible que deba configurar las
opciones del servidor proxy para que las direcciones locales no utilicen el servidor proxy. Las
instrucciones para configurar las opciones del servidor proxy se proporcionan más adelante
en esta sección.
Configure las opciones del servidor proxy para que no utilicen el
servidor proxy para las direcciones locales
1. En Internet Explorer, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones de Internet.
2. En la ficha Conexiones, en el área Configuración de la red de área local (LAN),
haga clic en Configuración LAN.
3. En la sección Configuración automática, desactive la casilla de verificación
Detectar la configuración automáticamente.
4. En la sección Servidor proxy, active la casilla de verificación Utilizar un servidor
proxy para su LAN.
5. Escriba la dirección del servidor proxy en el cuadro Dirección.
6. Escriba el número de puerto del servidor proxy en el cuadro Puerto.
7. Active la casilla de verificación No usar servidor proxy para direcciones locales.
8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Configuración de la red de
área local (LAN).
9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Internet.
www.microsoft.com/sharepoint 82
Pasos después de la instalación Una vez finalizada la instalación, la ventana del explorador se abre por la página principal del
nuevo sitio de SharePoint. Aunque puede comenzar a agregar contenido inmediatamente al
sitio o personalizarlo, se recomienda realizar las siguientes tareas administrativas mediante
Administración central.
• Crear sitios de SharePoint: una vez finalizada la instalación, tiene una única aplicación
Web que contiene una única colección de sitios de SharePoint que aloja un sitio de
SharePoint. Puede crear más colecciones de sitios de SharePoint, sitios y aplicaciones
Web si el diseño del sitio requiere varios sitios o varias aplicaciones Web.
Nota: en la sección Instrucciones de uso del producto de este documento, deberá
crear un sitio de tutorial. Esa sección supone que cuenta con una colección de sitios
creada mediante la plantilla de sitio Portal de colaboración (que está disponible en
el grupo Publicación del cuadro de selección de plantillas de sitio de la página Crear
colección de sitios después de crear la aplicación Web).
• Configurar las opciones de correo electrónico entrante: puede configurar las
opciones de correo electrónico entrante para que los sitios de SharePoint acepten y
archiven el correo electrónico entrante. También puede configurar las opciones de correo
electrónico entrante para que los sitios de SharePoint puedan archivar discusiones por
correo electrónico según suceden, guardar documentos enviados por correo electrónico
y mostrar reuniones enviadas por correo electrónico en los calendarios del sitio.
Además, puede configurar el servicio de administración de directorios para proporcionar
soporte a la administración y creación de listas de distribución de correo electrónico.
Para obtener más información, consulte Configure incoming e-mail settings
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82838&clcid=0x409).
• Establecer la configuración del correo electrónico saliente: puede configurar las
opciones de correo electrónico saliente para que el servidor Protocolo simple de
transferencia de correo (SMTP) envíe alertas de correo electrónico a usuarios de sitio y
notificaciones a administradores de sitio. Puede configurar las direcciones de correo
electrónico "De" y "Responder" que aparecen en las alertas salientes. Para obtener más
información, consulte Configure outgoing e-mail settings
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82839&clcid=0x409).
www.microsoft.com/sharepoint 83
• Configurar opciones del flujo de trabajo: especifique si los usuarios pueden reunir
nuevos flujos de trabajo, y si los participantes que no tienen acceso a sitios deben recibir
documentos en datos adjuntos de correo electrónico para poder participar en los flujos de
trabajo de documentos. Para obtener más información, consulte Configure workflow
settings (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82840&clcid=0x409).
• Configurar opciones del registro de diagnóstico: puede configurar diferentes
opciones del registro de diagnóstico para facilitar la solución de problemas. Esto incluye
habilitar y configurar registros de seguimiento, mensajes de eventos, mensajes de error
de modo de usuario y eventos de Programa de mejora de la experiencia del cliente. Para
obtener más información, consulte Configure diagnostic logging settings
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82841&clcid=0x409).
• Configurar opciones de protección contra virus: puede configurar varias opciones
contra virus si ha instalado un programa del software antivirus que está diseñado para
Office SharePoint Server 2007. La configuración antivirus permite controlar si los
documentos se digitalizan al cargarse o descargarse, y si los usuarios pueden descargar
documentos infectados. También puede especificar cuánto tiempo desea ejecutar el
programa del software antivirus antes de que se cierre, y cuántos subprocesos de
ejecución puede utilizar el programa del software antivirus en el servidor. Para obtener
más información, consulte Configure antivirus protection
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82842&clcid=0x409).
• Configurar búsqueda: puede configurar varias opciones de búsqueda e indización para
personalizar la manera en la que Office SharePoint Server 2007 rastrea el contenido del
sitio o el contenido externo. Para obtener más información, consulte Configure the Office
SharePoint Server Search service
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82843&clcid=0x409).
• Configurar Excel Services: Antes de poder utilizar Excel Services, debe iniciar el
servicio y agregar al menos una ubicación de confianza. Para obtener más información,
consulte Configure Excel Services
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82844&clcid=0x409).
Realizar tareas de administrador mediante el uso del sitio de
Administración central
1. Haga clic en Inicio, señale Todos los programas, señale Microsoft Office Server
y, a continuación, haga clic en Administración central de SharePoint.
www.microsoft.com/sharepoint 84
2. En la página principal de Administración central, en Tareas de administrador,
haga clic en la tarea que desee realizar.
3. En la página Tareas de administrador, junto a Acción, haga clic en la tarea.
Tutorial del producto Esta sección proporciona un tutorial funcional de un sitio básico de Office SharePoint
Server 2007. Tenga en cuenta que no se trata de un tutorial completo. Ofrece una visión
general de nivel superior, principalmente de las áreas de colaboración y características
del portal.
Ejercicio 1: Introducción Este ejercicio proporciona una visión general de algunos de los elementos de exploración
clave para los sitios de Office SharePoint Server 2007.
• Creación de sitios
• Exploración
o Exploración común
o Barras de exploración superior e inferior flexibles
o Menús emergentes
1. Conéctese al entorno de su sitio mediante las credenciales de administrador. 2. Abra una instancia de Internet Explorer. 3. Desplácese a la dirección URL de la recién creada colección de sitios. 4. En el panel de exploración superior, haga clic en Sitios para abrir la página
Directorio de sitios.
5. Observe que la ruta de exploración "global" muestra el nombre del portal (en este ejemplo, "Sitio de prueba").
6. Observe que la ruta de exploración "sitio" muestra la ruta de acceso completa desde la página principal del portal.
7. Utilice el menú desplegable Acciones del sitio y observe las opciones del menú emergente para las opciones de menú Ver informes y Configuración del sitio.
www.microsoft.com/sharepoint 85
La ruta de exploración global está situada en la parte superior de la página Web. Se actualiza
automáticamente a través de las jerarquías de sitio de SharePoint y muestra la ubicación del
sitio actual.
La ruta de exploración del sitio está situada encima del título de la lista. Esta ruta de
exploración muestra la ubicación actual dentro de la jerarquía del sitio para simplificar la
exploración y proporcionar contexto.
8. Haga clic en la ficha de exploración Sitios. 9. Desde el menú Acciones del sitio, seleccione Configuración del sitio y Modificar
toda la configuración del sitio. 10. En Aspecto, haga clic en Exploración. 11. En Subsitios y páginas, active la casilla de verificación denominada Mostrar
subsitios y haga clic en Aceptar. 12. Haga clic en el vínculo Crear sitio. 13. En la página Nuevo sitio de SharePoint, indique la siguiente información:
• En Título, escriba "Sitio de tutorial". • En Descripción, escriba "Sitio de ejemplo para el tutorial de Office SharePoint
Server 2007".
www.microsoft.com/sharepoint 86
• En el cuadro Nombre de dirección URL, escriba "tutorial". • En Selección de plantilla, seleccione Centro de documentación del grupo
de plantillas Empresa.
• En Categorías de sitios (desplácese al final de la página), active la casilla de verificación Incluir este nuevo sitio en el Directorio de sitios.
14. Haga clic en el botón Crear y espere a que se cree el sitio.
15. Mantenga el puntero del mouse en Sitios, en la barra de exploración superior,
y seleccione Sitio de tutorial.
16. Haga clic en el vínculo Tareas del panel de exploración izquierdo.
17. Observe la ruta de exploración Exploración del sitio situada encima del encabezado
Tareas; es la ruta de acceso en el sitio actual desde la parte superior de la jerarquía.
18. Regrese a la página principal del sitio mediante el vínculo Sitio de tutorial de la ruta de exploración.
www.microsoft.com/sharepoint 87
Ejercicio 2: Administración del sitio Este ejercicio le llevará por la interfaz de usuario de administración para agregar nuevos
grupos y usuarios al sitio.
Nota: este ejercicio requiere que tenga usuarios adicionales en el directorio que pueda
agregar a los grupos de usuarios de Office SharePoint Server 2007. Es conveniente crear
algunas cuentas de prueba para este fin.
Crear un nuevo grupo 1. En el Sitio de tutorial del Ejercicio 1, seleccione Configuración del sitio desde el
menú Acciones del sitio.
2. En la sección Usuarios y permisos, seleccione Personas y grupos.
3. En la barra de herramientas, haga clic en el menú Nuevo y seleccione Nuevo grupo.
4. Establezca el Nombre en "Grupo de tutorial". 5. Haga clic en "Crear". 6. Haga clic en el menú Nuevo de la barra de herramientas y seleccione "Agregar
usuarios". 7. Utilice la característica "Selector de personas" para agregar otro usuario al grupo. 8. Haga clic en el botón Examinar situado junto al campo "Usuarios".
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• Escriba el nombre de un usuario en el campo de búsqueda y haga clic en el botón
Buscar. El "Selector de personas" buscará el nombre y rellenará el cuadro de resultados de búsqueda.
• Seleccione el usuario que desea agregar desde el cuadro de resultados y, a continuación, haga clic en Agregar y Aceptar.
9. Haga clic en Aceptar para completar la acción de agregar el usuario. Acaba de agregar un usuario nuevo con menos permisos al sitio. Puede utilizar la página Personas y grupos para mantener un control sencillo y flexible de los visitantes de la página.
10. Ahora, haga clic en el Sitio de tutorial desde la ruta de exploración.
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Ejercicio 3: Elementos Web En este ejercicio se mostrará cómo agregar elementos Web a una página en Office SharePoint
Server 2007.
Agregar elementos Web 1. En la página principal del Sitio de tutorial, haga clic en Acciones del sitio y
seleccione "Editar página".
2. En la zona del elemento Web izquierdo, haga clic en el botón "Agregar elementos Web".
• Seleccione el elemento Web de lista "Tareas" y, a continuación, haga clic en el
botón Agregar.
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3. Haga clic en Salir del modo de edición en el menú "Acciones del sitio".
4. La lista "Tareas" aparece ahora en la zona del elemento Web izquierdo de la página principal.
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Ejercicio 4: Elementos Web para información común En este ejercicio se muestran algunos elementos Web que incluye Office SharePoint Server
2007 para el uso de información común:
• Resaltado/Noticia del día • Noticias • Sitios más frecuentes • Calendario
1. Vaya a la página principal del sitio de prueba. 2. Observe la amplia zona de contenido en el centro de la página; es la sección
"Elemento destacado", que contiene información para los nuevos usuarios de manera predeterminada.
3. Observe la sección Noticias directamente debajo de resaltado; se rellena según los artículos del área Noticias. EL área Noticias es ahora un sitio de publicación cuyas características se han incluido previamente en Microsoft Content Management Server 2002. Para obtener más información, consulte la ficha Administración de contenido independiente.
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4. Observe la sección Sitios más frecuentes; es una lista de sitios del Directorio de sitios que se puede filtrar según las reglas establecidas en el elemento Web.
Ejercicio 5: Seguridad Este ejercicio proporcionará una visión general del modelo de seguridad mejorado además de la nueva funcionalidad Papelera de reciclaje.
Nota: este ejercicio requiere que tenga usuarios adicionales en el directorio que pueda
agregar a los grupos de usuarios de Office SharePoint Server 2007. Es conveniente crear
algunas cuentas de prueba para este fin.
Seguridad de los elementos 1. Haga clic en el vínculo Tareas en el panel de exploración izquierdo Vista de árbol. 2. Cree una nueva tarea:
• Título: Importante • Prioridad: (1) Alta • Asignada a: (Asígnela a un usuario del directorio)
3. Cree otra tarea nueva: • Título: Común • Asignada a: (Asígnela al mismo usuario del directorio)
4. Mantenga el puntero del mouse sobre el título de la tarea "Importante". Verá un elemento resaltado en el menú alrededor del título. Haga clic en la flecha de lista desplegable para ampliar este menú y seleccione el comando Administrar permisos.
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5. En la página Administrar permisos, seleccione "Editar permisos" desde el menú "Acciones". Lea el mensaje de advertencia y haga clic en Aceptar.
6. Active la casilla de verificación de "Grupo de tutorial" y seleccione "Quitar permisos de usuario" en el menú Acciones.
7. Haga clic en Aceptar en la pregunta emergente.
8. En la ruta de exploración, haga clic en "Tareas" para volver a la página de lista Tareas.
9. Haga clic en la flecha situada junto al mensaje "Bienvenido" en la parte superior derecha de la página y seleccione "Iniciar sesión como un usuario diferente".
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10. Inicie sesión con las credenciales de otro usuario. 11. Observe que, como este otro usuario, no puede ver la tarea "Importante" tras el
cambio de permiso del usuario anterior. 12. Seleccione "Cerrar sesión" en el menú de bienvenida y "No" en el elemento
emergente para volver a Luis Bonifaz. 13. Haga clic en "Volver al sitio" para volver al Sitio de tutorial.
Historial y versión del elemento 1. Seleccione Tareas en el menú de exploración izquierdo. 2. En la lista Tareas, haga clic en el menú Configuración de la barra de herramientas
de lista y, a continuación, haga clic en Configuración de lista.
3. Al igual que en la página Configuración del sitio, la página Personalizar lista se ha actualizado con categorías y un nuevo diseño para facilitar la exploración.
4. Haga clic en "Configuración de versiones" que aparece bajo la categoría "Configuración general".
5. En la sección Historial de versión de elementos, establezca el botón de opción "Crear una versión cada vez que edite un elemento en esta lista" en "Sí". A continuación, haga clic en Aceptar.
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6. En la ruta de exploración del sitio, haga clic en "Tareas".
7. Mantenga el puntero del mouse sobre la tarea "Común" para mostrar el menú desplegable y seleccione "Editar elemento".
8. Cambie el valor de Estado a Completado y haga clic en Aceptar.
9. Mantenga el puntero del mouse en la tarea "Común" para mostrar el menú desplegable y seleccione "Historial de versiones".
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10. Elimine la versión 1.0 al hacer clic en la opción Eliminar del menú desplegable del elemento, que aparece cuando se mantiene el puntero del mouse sobre el campo de fecha "Modificado". A continuación, haga clic en Aceptar para confirmar la información.
11. En la ruta de exploración del sitio, haga clic en el Sitio de tutorial para volver a la página principal.
Papelera de reciclaje 1. Desplácese a la parte inferior de la página principal y haga clic en Papelera de
reciclaje desde el panel de exploración izquierdo.
2. Verá la versión 1.0 del elemento "Común", además de los detalles sobre su ubicación original, fecha de eliminación y tamaño de disco.
3. Active la casilla de verificación del elemento "Común (1.0)" y, a continuación, en la barra de herramientas, haga clic en "Restaurar selección". Haga clic en Aceptar para confirmar la información.
4. Si hubiera elegido eliminar el elemento, se habría enviado a una Papelera de reciclaje de un administrador de segunda etapa. Desde allí, los datos se pueden restaurar en una emergencia.
5. En la ruta de exploración del sitio, haga clic en "Sitio de tutorial" para volver a la página principal.
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Ejercicio 6: Notificaciones En este ejercicio se ofrece una visión general de los cambios que se han realizado en las
alertas, las notificaciones de correo electrónico para listas de tareas y las fuentes RSS.
Alertas 1. Vuelva a la lista "Tareas" haciendo clic en el vínculo Tareas en el panel de
exploración izquierdo. 2. En la barra de herramientas de lista, haga clic en el menú Acciones y seleccione
Enviarme alertas.
3. Desplácese por la página Nueva alerta y observe que la configuración incluye enviar correos electrónicos a otros usuarios, criterios de eventos nuevos como "Se me asigne una tarea" y "Cambie una tarea de prioridad alta", y una opción para especificar la hora de entrega de las alertas.
4. Seleccione "Cambie una tarea de prioridad alta" de la sección "Enviar alertas sobre estos cambios".
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5. Haga clic en Aceptar.
Notificaciones de correo electrónico 1. Haga clic en el menú "Configuración" y seleccione "Configuración de lista".
2. Haga clic en "Configuración avanzada" en la categoría "Configuración general" de la página "Personalizar tareas".
3. Desplácese hasta la sección "Notificación de correo" y confirme "Sí" para habilitar la notificación de correo para los elementos de Tarea. Haga clic en Aceptar.
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4. Esta lista "Tareas" enviará mensajes de correo electrónico a los usuarios a quienes se hayan asignado estas tareas nuevas. Esto requiere que se haya configurado el correo electrónico saliente en el servidor.
5. En la ruta de exploración del sitio, haga clic en "Tareas". 6. Seleccione "Editar elemento" del menú desplegable de la tarea "Importante". 7. Establezca el valor de "Estado" en "Completado" y haga clic en Aceptar. 8. Abra Microsoft Office Outlook 2007. Vea el correo electrónico relativo al cambio
de la tarea "Importante". El correo electrónico puede tardar hasta cinco minutos en aparecer.
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Fuentes RSS 1. Vuelva al explorador. 2. Seleccione "Ver fuente RSS" en el menú "Acciones" de la lista Tareas.
3. Las fuentes RSS tienen un vínculo cerca de la parte superior de la página que simplifica la suscripción con un solo clic, como se muestra a continuación. Haga clic en el vínculo "Suscribirse a esta fuente".
4. Si el agregador RSS predeterminado es Internet Explorer 7.0 (como se muestra aquí), se abre y ofrece la opción de establecer las opciones avanzadas de la fuente. Haga clic en Suscribirse en el cuadro de diálogo Internet Explorer (las opciones variarán en función de la aplicación de agregador RSS).
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5. Haga clic en el vínculo Ver mis fuentes. 6. Observe que se ha agregado la fuente de lista y los elementos de lista están
sincronizados con el visor de RSS. 7. Abra Outlook 2007, amplíe Fuentes RSS en el árbol de carpetas y elija Sitio de
tutorial: Tareas. 8. Observe que la fuente también se sincroniza automáticamente con el visor de RSS
de Outlook 2007. 9. Vuelva al explorador. 10. Haga clic en el Sitio de tutorial: vínculo Tareas para volver a la vista de la lista
de tareas. 11. En la ruta de exploración, haga clic en el Sitio de tutorial para volver a la página
principal del sitio.
Ejercicio 7: Trabajar con Microsoft Office Outlook 2007 En este ejercicio se proporciona una visión general de las nuevas características de Outlook
2007 que se integran con la plataforma Office SharePoint Server 2007.
Tareas y calendarios compartidos Nota: este ejercicio requiere obtener acceso al entorno Office SharePoint Server 2007
desde un equipo con Office Outlook 2007 instalado.
1. Desde la página principal del Sitio de tutorial, seleccione Editar página en el menú Acciones del sitio.
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2. Busque el Sitio de tutorial en el árbol y haga clic en él.
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3. En el panel derecho, haga clic en Nuevo y, a continuación, en Lista. 4. En la página Crear, en Seguimiento, haga clic en Calendario. 5. Desde la Nueva página, en el cuadro Nombre, escriba "Calendario" y haga clic en el
botón Crear. 6. Ahora está en la página Calendario. 7. Cree un nuevo elemento Calendario denominado "Tutorial". 8. Haga clic en Aceptar. 9. Desplácese hacia abajo por la página Calendario, si es necesario, para ver la nueva
entrada. 10. Ahora, desplácese hacia la parte superior de la página, haga clic en Acciones y, a
continuación, en "Conectar a Outlook".
11. Haga clic en Sí en el cuadro de diálogo de Outlook 2007.
12. El evento basado en SharePoint aparecerá en Outlook 2007 (es posible que deba desplazarse hacia abajo en la pantalla de calendario de Outlook).
13. Agregue una nueva entrada de calendario al calendario del Sitio de tutorial unas horas más tarde que "Tutorial" y llámela "Nuevo elemento".
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14. Presione F9 para ejecutar un Enviar y recibir y enviar los datos al servidor. 15. Vuelva al explorador, utilice el elemento del menú de explorador Actualizar,
y verá que aparece el elemento de Outlook 2007.
Ejercicio 8: Identificación de audiencias Nota 1: en este ejercicio se da por supuesto que existe una configuración donde las
audiencias basadas en SharePoint están administradas dentro de un proveedor de servicios
compartido denominado SharedServices1. Si ha dado un nombre diferente a su SSP, utilice
su nombre del SSP donde se haya utilizado "SharedServices1" en el ejercicio.
Nota 2: en este ejercicio también se da por supuesto que tiene derechos de acceso a una o
más cuentas de inicio de sesión con la palabra "Director" en sus títulos. Si éste no es el caso,
sustituya otro valor por Director donde se utilice este valor en este ejercicio.
Office SharePoint Server 2007 también incluye identificación de audiencias mejorada con
mejor escalabilidad, profundidad y capacidad de uso.
• La identificación de audiencias permite a los colaboradores de contenido resaltar cierto contenido y presentarlo a los usuarios que pueden encontrarlo útil.
• La identificación se utiliza como un atributo adicional en elementos de contenido para dirigirlos de una manera más precisa en la comunidad de usuarios del portal.
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• Se puede seleccionar una base de usuarios según la función de una persona o la afiliación dentro de la organización, y puede aplicarse a grupos de discusión en grupos de SharePoint.
• La identificación está disponible para sitios de información de empresa, sitios de aplicaciones empresariales y sitios de colaboración o comunidad.
Hay dos maneras de dirigir contenido a los usuarios:
• Elementos Web Un usuario de una audiencia determinada verá los elementos Web que son importantes para él.
• Listados Una lista de resumen y agregación proporciona un completo resumen de un recurso determinado, con notas información de audiencia.
En este caso, creará una audiencia y dirigirá un elemento Web en el nuevo sitio de prueba de Windows SharePoint Services. La identificación de elementos Web y la capacidad de hacerlo en sitios de Windows SharePoint Services son dos capacidades nuevas de Microsoft Office 2007.
1. Cierre todos los exploradores Web. 2. Abra Administración central de SharePoint desde el menú Inicio Archivos de
programa Herramientas administrativas.
3. Haga clic en el vínculo SharedServices1 en el panel de navegación izquierdo. 4. Haga clic en el vínculo Inicie sesión con otro nombre de usuario. 5. Inicie sesión con credenciales de administrador. 6. En la sección Audiencias, haga clic en Audiencias para abrir la página Administrar
audiencias. 7. Haga clic en el vínculo Crear audiencia. 8. Asigne a la nueva audiencia el nombre Directores y haga clic en Aceptar. 9. En la página Agregar regla de audiencia, utilice los siguientes valores y haga clic en
Aceptar. Propiedad: Cargo Operador: Contiene Valor: Director
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10. Haga clic en Administrar audiencias desde la ruta de exploración del sitio.
11. Haga clic en Iniciar compilación.
12. Haga clic en el botón de inicio del explorador para volver a la página principal del portal.
13. En la barra de exploración superior, haga clic en Sitio de tutorial, que se encuentra en el menú desplegable Sitios.
14. Haga clic en la flecha hacia abajo del lado derecho del encabezado del elemento Web Anuncios y seleccione Modificar elemento Web compartido.
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15. Aparecerá el panel Propiedades de elementos Web. Expanda la sección
Avanzadas. 16. Desplácese hasta la parte inferior y haga clic en el botón Explorar de la sección
Audiencias de destino.
17. Aparecerá el cuadro emergente Seleccionar audiencias. 18. Haga clic para resaltar Directores en la lista devuelta y, a continuación, haga clic en
Agregar y Aceptar.
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19. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios del elemento Web y cierre el panel de
propiedades.
• Inicie sesión como un usuario que no tiene la palabra "Director" en su cargo. • Observe que el elemento Web Anuncios está oculto, ya que este usuario no es un
miembro de la audiencia. • Seleccione Inicie sesión con otro nombre de usuario desde el elemento Bienvenido
<nombre de usuario> situado en la parte superior de la ventana del explorador.
Ejercicio 9: Perfil de personas y Mi sitio Nota: en este ejercicio se da por supuesto que dispone de usuarios adicionales en el
directorio que puede agregar a los grupos de usuarios de Office SharePoint Server 2007, y
que estos usuarios han configurado sus propias páginas Mi sitio. De no ser así, deberá iniciar
sesión como cada uno de estos usuarios y hacer clic en sus vínculos "Mi sitio" para iniciar sus
páginas personales. Las ilustraciones que aparecen a continuación utilizan nombres de
individuos ficticios de una organización ficticia.
Una de las ventajas principales de las vistas personales de "Mi sitio" es la capacidad de ver
todos los elementos creados, asignados y modificados por el usuario. Hay algunos lugares de
la empresa donde se almacena la información, y resumirlos en una única vista personalizada
para un usuario específico es una de las características más importantes para mejorar la
productividad.
Office SharePoint Server 2007 ha mejorado los sitios personales "Mi sitio" con los siguientes
elementos:
Información más completa • Resumen de sitios de SharePoint • Documentos y tareas • Compañeros (y lo que ha cambiado) • Elementos OWA autoconfigurables
Su propio sitio
• Adición de sus propios elementos Web • Control de privacidad individualizada del perfil y el contenido
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• Personalización en Office SharePoint Designer 2007 Aprovechar todas las características de Windows SharePoint Services
• Documentos y calendario sin conexión en Outlook 2007 • Blog personal • Fuente RSS
1. Haga clic en Mi sitio, que se encuentra en la esquina superior derecha de la página
del explorador.
2. Observe el elemento Web de resumen Sitios de SharePoint. Este elemento Web muestra fichas para cada sitio donde se han creado documentos o se han asignado tareas a Luis Bonifaz.
3. El elemento Web de resumen Sitios de SharePoint se puede utilizar para buscar documentos que ha autorizado en el portal. Haga clic en el vínculo Buscar todos los documentos creados por Luis Bonifaz.
4. Haga clic en el botón Atrás del explorador para volver a Mi página de inicio. 5. El elemento Web de resumen también tiene configurada una vista rápida de un sitio.
Haga clic en la ficha Sitio de tutorial.
6. Observe el elemento Web Compañeros.
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7. Puede agregar compañeros adicionales en cualquier momento al hacer clic en Compañeros, situado en Mi perfil en el panel de exploración izquierdo.
8. Observe la página Mis compañeros, que muestra los compañeros existentes con información sobre ellos y opciones de edición.
9. Haga clic en Agregar compañeros. 10. Observe la posibilidad de agregar nuevos compañeros, incluyendo sugerencias
basadas en comunicación por correo electrónico y mensajería instantánea.
11. Observe también la sección Privacidad y agrupamiento, que incluye opciones para agrupar compañeros y establecer cómo se muestran los compañeros en su sitio público Mi sitio.
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12. Haga clic en Mi sitio situado en la esquina superior derecha, para volver a Mi sitio de Luís.
13. En el panel de exploración izquierdo, haga clic en Detalles, situado en Mi perfil.
14. Desplácese hacia abajo en la página y observe los menús desplegables en la columna Mostrar a. Esto controla quién puede ver esta información en su sitio público Mi sitio.
15. Observe la posibilidad de elegir una imagen para el perfil.
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16. Rellene la información en las secciones Intereses, Aptitudes y Responsabilidades. 17. Haga clic en Guardar y cerrar.
Office SharePoint Server 2007 ha agregado funcionalidad adicional para establecer
conexiones de redes sociales entre empleados más fáciles de descubrir. Las páginas públicas
"Mi sitio" ahora incluyen adiciones como:
Redes sociales • Uso de organización, comunidad y comunicación para recomendar compañeros • Mejores resultados de búsqueda • Realizar una conexión personal al ver con qué usuarios tiene algo en común Información implícita más completa
• Las personas con las que trabaja • Documentos escritos por usted • Listas de distribución y suscripciones a sitios de SharePoint
Información declarada
• Responsabilidad y habilidades • Importación desde sistemas empresariales
18. Haga clic en la ficha Mi perfil; esto muestra la página público Mi sitio del usuario.
19. Observe el elemento Web mejorado Jerarquía de la organización. Esta información deriva de la propiedad Director del perfil de usuario importado.
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20. Observe el elemento Web En común con usted.
21. Haga clic en el nombre de otro usuario desde el elemento Web Compañeros.
22. Observe En común con <nombre de usuario> de la página Mi sitio pública de otro usuario (es posible que los resultados varíen).
23. Vuelva a su página Mi perfil haciendo clic en el vínculo Mi sitio y, a continuación, seleccionando la ficha Mi perfil.
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Office SharePoint Server 2007 ha agregado funcionalidad adicional para controlar la
visibilidad de información es su sitio público Mi sitio, que incluye:
• Mostrar a "Mi administrador", "Mi grupo de trabajo", "Mis compañeros" y "Todos". • Controlar compañeros, pertenencias a grupos y valores de propiedad.
• Observe que la información que ha agregado anteriormente se muestra en el elemento
Web Información del contacto.
24. Haga clic en el menú desplegable Según es visto por (parte superior derecha de la página): y vea los valores. Esto permite obtener una vista previa de Mi perfil y consultar lo que aparece en cada grupo.
25. Haga clic en Editar detalles, situado bajo Información del contacto. 26. En Aptitudes, cambie el valor desplegable de Mostrar a a Mi grupo de trabajo. 27. Seleccione Guardar y cerrar. 28. Observe que Aptitudes desaparece de la sección Detalles.
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29. Cambie el valor del menú desplegable Según es visto por: a Mi grupo de trabajo y observe que Aptitudes vuelve a aparecer.
30. Observe el elemento Web Pertenencia a grupos, que muestra su pertenencia a grupos.
31. Observe que el elemento Web Compañeros muestra a todos sus compañeros.
32. Haga clic en el vínculo Administrar compañeros. 33. Active la casilla de verificación situada junto a un compañero y haga clic en Editar
compañeros en la barra de herramientas.
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34. Observe las opciones para establecer la visibilidad y agrupación de este compañero.
35. Haga clic en Cancelar para volver a la página Mis compañeros.
Ejercicio 10: Crear una lista de SharePoint para realizar el seguimiento de los comentarios de un distribuidor desde el Catálogo de datos profesionales
Nota: en este ejercicio se da por supuesto que tiene una definición de aplicación del
Catálogo de datos profesionales de ejemplo denominada AdventureWorks. La sección
Catálogo de datos profesionales de este documento hace referencia a esta aplicación del
Catálogo de datos profesionales e incluye un vínculo a una ubicación donde puede obtener
acceso a un archivo de definición de aplicación empresarial que se puede utilizar para crear la
entrada del Catálogo de datos profesionales.
Windows SharePoint Services 3.0 permite crear varios tipos de campos personalizados. Office
SharePoint Server 2007 utiliza esta característica para ofrecer un nuevo tipo de campo
denominado Datos profesionales, que está disponible en todas las listas. El tipo de campo
Datos profesionales permite a los usuarios agregar datos a listas desde aplicaciones
empresariales registradas en el Catálogo de datos profesionales.
En este tema se muestra cómo agregar una columna Distribuidor a una lista de SharePoint.
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Crear la lista Comentarios de distribuidor 1. En Internet Explorer, vuelva a la página principal de su sitio de portal de prueba. 2. Desplácese al Sitio tutorial mediante el menú desplegable Sitios del panel de
exploración superior. 3. En el menú Acciones del sitio de la parte superior derecha, haga clic en Crear.
Aparecerá Crear página.
4. En la sección Listas personalizadas, haga clic en Lista personalizada. Aparece la página Nueva.
5. Escriba Comentarios de distribuidor en el campo Nombre y, a continuación, haga clic en Crear. Aparece la lista Comentarios de distribuidor.
6. En la barra de herramientas de lista, haga clic en Configuración y seleccione Crear columna. Aparece la página Nueva columna.
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7. Utilice los siguientes valores: o Nombre de columna: Distribuidor o El tipo de información de esta columna es: Datos profesionales o En Configuración de columna adicional del campo Tipo: Distribuidor
(y, a continuación, haga clic en el icono "Comprobar tipos": ) o Agregue una columna para mostrar cada uno de estos campos
adicionales: Número 8. Haga clic en Aceptar. Volverá a la lista, que ahora contiene la columna Distribuidor
y las columnas relacionadas Distribuidor: Número. 9. En la barra de tareas de lista, haga clic en Nuevo, y seleccione Nuevo elemento.
Aparece la página Nuevo elemento. 10. Utilice los siguientes valores:
o Título: No soporta el invierno lluvioso de Seattle o Distribuidor: Vendedor de motos al por mayor seleccionado de una de
estas dos maneras: Escriba Moto en el campo Distribuidor y haga clic en el icono
Comprobar nombres. La palabra moto se subraya en rojo y aparece el mensaje: No se ha encontrado ninguna coincidencia exacta. Haga clic en moto y elija el distribuidor.
Haga clic en el icono Explorar, seleccione Nombre en el menú desplegable de búsqueda, escriba moto en el cuadro de búsqueda, y haga clic en el botón de lupa. Seleccione el distribuidor en el cuadro de resultados de búsqueda.
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11. Haga clic en Aceptar. El nuevo elemento de lista aparece con el nombre y número del distribuidor. El elemento de nombre del distribuidor también incluye el menú desplegable de todas las acciones disponibles del Catálogo de datos profesionales para la entidad del distribuidor.
Ejercicio 11: Flujo de trabajo Office SharePoint Server 2007 simplifica la colaboración de documentos con los flujos de
trabajo que proporciona. También se pueden definir flujos de trabajo personalizados al
utilizar herramientas como Microsoft Office SharePoint Designer 2007 y Visual Studio.NET
2005, y el SDK del flujo de trabajo.
Las tareas de flujo de trabajo se muestran como las conocidas listas de SharePoint, indicando
el estado de todas las tareas asignadas.
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1. Desde la página principal del portal de prueba, haga clic en la ficha Centro de documentación.
2. Haga clic en la lista Documentos en Inicio rápido. 3. Cargue un nuevo documento en la biblioteca al hacer clic en Carga y Cargar
documento.
4. En la página Cargar documento, seleccione un documento del escritorio y cárguelo en la biblioteca (proteja el documento cuando se le pida).
5. Puede iniciar un flujo de trabajo de varias maneras: o Mediante la interfaz de usuario de cliente de Office 2007
Primero, desde el explorador, mantenga el puntero del mouse en el
documento y haga clic en la flecha hacia abajo situada en la parte
derecha del documento.
Seleccione Editar en Microsoft Office <Word, Excel o PowerPoint>
En el menú "Botón de Office", seleccione "Flujos de trabajo", y haga
clic en el botón "Iniciar" situado junto al flujo de trabajo deseado
(proteja el documento si se le pide).
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o Mediante la interfaz de usuario de Office SharePoint Server 2007
Mantenga el puntero del mouse en la Presentación de tutorial y haga
clic para desplegar el menú y, a continuación, seleccione Flujos de
trabajo.
Haga clic en el vínculo Revisión del documento y, a continuación,
haga clic en el botón Iniciar para iniciar el flujo de trabajo.
6. Una vez iniciado el flujo de trabajo, podrá ver que aparece una opción Tarea del flujo de trabajo. Puede interactuar con las tareas del flujo de trabajo mediante la interfaz de usuario de cliente de Office o al utilizar la interfaz.
7. Vuelva al explorador. 8. Haga clic en la lista Tareas en Inicio rápido para ver las tareas asignadas. 9. Observe las tareas asignadas relacionadas con el flujo de trabajo nuevo. 10. Vuelva a la biblioteca de documentos. 11. Observe el campo de estado del flujo de trabajo situado junto al documento en la
columna de metadatos Revisión del documento.
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Para obtener más información • Visite Microsoft Office 2007 Preview Center
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=78509&clcid=0x409). Este sitio Web contiene
las noticias y la información más actualizadas sobre Microsoft Office System 2007,
incluida información del producto, casos prácticos, notas del producto, información sobre
tecnologías relacionadas, etc.
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