GUÍA DE PRESENTACIÓN DE EXPEDIENTES EN EL COAM ÍNDICE  

1. Objeto 

 

2. Enlace 

 

3. Plataforma de tramitación telemática 

 

4. Tramitación de un expediente 

 

4.1.  Alta de expedientes: Nueva comunicación de encargo 

4.2.  Alta de expedientes: Añadir trabajos, fases o documentos 

4.3.  Revisión del expediente por el COAM 

4.4.  Subsanación de expedientes requeridos 

4.5.  Pago de precio de visado de expedientes 

4.6.  Retirada de expedientes 

 

5. Otros trámites: 

 

5.1.  Ver expedientes archivados. 

5.2.  Pagar facturas por pasarela 

5.3.  Imprimir copia factura  

5.4.  Petición segundo libro órdenes 

1. OBJETO Se redacta la presente guía para definir los pasos a seguir a la hora de tramitar un expediente para visado en el COAM. 2. ENLACE En la pantalla principal de la página web del COAM está el enlace para acceder a la aplicación de visado telemático:

https://telematico.coam.org/Visado/login.jsp Para entrar el arquitecto debe identificarse con su usuario y contraseña. 3. PLATAFORMA DE TRAMITACIÓN TELEMÁTICA

Opciones dentro de la Plataforma de visado:

- Expedientes en trámite. Página resumen con todos los expedientes del colegiado, no archivados, registrados en el COAM.

- Alta de expedientes.

o Nueva comunicación de encargo.

Alta nuevo encargo desde cero. o Añadir trabajos, fases y documentos.

Añadir información adicional a un expediente abierto anteriormente.

- Otros trámites.

o Ver expedientes archivados. o Pagar facturas por pasarela. o Imprimir copia factura (COAM digital) o Petición segundo libro órdenes

Pantalla de expedientes en trámite: Se divide en varias columnas:

Izquierda. Creación de expedientes:

- Comunicación de encargo incompleta: No se ha terminado de generar la comunicación de encargo.

- Trabajos, fases o Documentos incompletos: Ya se ha generado la comunicación de encargo y se están completando la subida de datos y documentación.

- Trabajos VIVE incompletos: para sello VIVE COAM.

En esta columna se sitúan los expedientes aún no enviados al COAM, con número de expediente temporal (TT/000000/0000). Una vez enviado al COAM tendrá un número de expediente definitivo (TL/000000/0000). Central. Expedientes en trámite:

- Expedientes devueltos: Se han enviado al COAM pero se ha solicitado su devolución antes de la revisión (para ello se debe enviar un correo a visado@coam.org solicitando la devolución).

- Expedientes en otro COA: Interterritoriales cuya documentación se ha enviado a revisión por el COA destino.

- Expedientes en consulta: En trámite del COAM para gestión o consulta interna del expediente.

En esta columna se sitúan expedientes ya enviados al COAM, y con las características especiales que se indican en sus epígrafes.

Derecha. Expedientes en el COAM:

- Expedientes en trámite: Enviados al COAM, pendientes de revisión. - Expedientes requeridos: Revisados por un arquitecto de visado y requeridos.

El colegiado puede acceder para subsanar un requerimiento del COAM pinchando sobre el número de expediente.

- Expedientes pendientes de pago: visados a falta del pago del precio de visado para su descarga.

- Expedientes pendientes de retirar: sin precio de visado pendiente, pueden ser descargados por el arquitecto.

4. TRAMITACIÓN DE UN EXPEDIENTE Previamente, hay que preparar la documentación digital para su envío al COAM. Para ello se debe organizar en ficheros, según el “Índice documental de archivos para visado digital”:

http://www.coam.org/es/servicios/visado/visado-telematico/indice-documental-archivos-visado-digital

Cada uno de los ficheros debe estar firmado digitalmente. El límite máximo por fichero .PDF a través de telemático es de 80Mb. Si se supera este tamaño podrá subirse otro archivo con el mismo nombre. En caso contrario no podrán duplicarse ficheros con el mismo nombre, a excepción de Anexos 3, que sí admite varios ficheros.

4.1. Alta de expedientes: Nueva comunicación de encargo. Se trata de un expediente que no tiene antecedentes en el COAM para los mismos arquitectos, clientes y emplazamiento.

Se genera un expediente TT (telemático temporal TT/000000/0000). Lo primero es cumplimentar los datos de la comunicación de encargo. Hay varios epígrafes y, después de introducir los datos en cada uno, se deben grabar para guardar. Hay opciones de lápiz para editar y corregir los datos grabados y papelera para borrarlos. Una vez que el expediente se envíe al COAM, los datos no podrán modificarse por el arquitecto y deberá solicitarse al departamento de visado, por correo electrónico, su corrección.

- Emplazamiento. En la opción de Enlace a coordenadas, debe pinchar sobre la parcela para generar las mismas. También se localiza la referencia catastral. Se debe marcar la opción de grabar los datos.

- Arquitecto/s y Sociedades. Inicialmente consta ya agregado el arquitecto que ha entrado con sus claves en la aplicación.

Si hay más arquitectos que intervengan en el trabajo, se añadirán con la opción de Añadir arquitecto. Con el número de colegiado la aplicación busca los datos automáticamente. En el caso de añadir una sociedad, se deberá seleccionar el arquitecto o arquitectos responsables dentro del listado que se desplegará con los registrados como miembros de la sociedad. Si un arquitecto entra con sus claves, pero va a realizar el trabajo como miembro de la sociedad, deberá añadir la sociedad, seleccionarse como arquitecto responsable y borrar la entrada inicial de arquitecto como persona física.

- Promotor/es. Debe indicarse el NIF/NIE o CIF y nombre y apellidos. Si se trata de un cliente añadido anteriormente, introduciendo el NIF/NIE o CIF y dando a buscar promotor aparecen sus datos. El siguiente paso es indicar los datos de dirección del cliente. A continuación se consulta si el promotor tiene un representante, en cuyo caso, se añadirán sus datos. Siempre lo habrá en el caso de sociedades. El cuarto paso es indicar el correo electrónico del promotor. Por último, se selecciona el tipo de promotor cuyos datos se han incluido:

o Promotor o Cliente facturación: si figuran sus datos únicamente a efectos de

facturarle el precio de visado (deberán introducirse también los datos del promotor).

o Cliente, si el autor del encargo es distinto al promotor. Si el autor del encargo y el promotor no coinciden (deberán introducirse también los datos del promotor).

- Trabajo/s.

Se deben añadir tantos trabajos distintos como se presenten en el expediente. Datos que se solicitan:

o Descripción del trabajo. Título del trabajo sin indicar fase ni emplazamiento.

o Grupo de trabajo: Se selecciona de un desplegable: Edificación, Urbanismo o Trabajos diversos.

o Tipo de trabajo: Una vez seleccionado el grupo anterior, se despliega para elegir el tipo de trabajo que se presenta. Al seleccionarlo deberá indicar:

Las fases encargadas. El porcentaje de participación de cada arquitecto o sociedad.

- Observaciones. En caso de que se desee dejar constancia de alguna aclaración relacionada con la tramitación del expediente, puede escribirse en este apartado.

- ¿Le consta que exista expediente previo relacionado con el actual? En caso afirmativo, y si lo conoce, indicar el nº del expediente.

- El precio de visado ha de facturarse a nombre de:

Se indica si el precio de visado será abonado por el promotor, el arquitecto, el cliente facturación o el Cliente (no promotor). Por defecto, aparece seleccionado el arquitecto. Cuando no se realice la facturación a nombre del arquitecto, deberá aportarse la autorización expresa del cliente a cuyo nombre se facture. El documento se grabará con el resto de ficheros del expediente en la siguiente pantalla (epígrafe Autorización datos promotor). Se adjunta enlace al modelo:

http://www.coam.org/es/servicios/visado/impresos/compromiso-abono-precio-visado-no-colegiado

Al grabar los datos de la comunicación de encargo, se pasa a la siguiente pantalla:

Si hay más de un trabajo se puede crear ahora con la opción de Añadir trabajo o, posteriormente, cuando se complete la subida del trabajo 1.

1. Añadir fase: pulsando en el botón de la derecha. En Descripción de la fase de los trabajos de Edificación, además del título del trabajo (que se genera por defecto del paso anterior), deben indicarse las fases presentadas. En los trabajos de edificación, ahora se indican las fases que se presentan en este momento, ya que anteriormente se indicaron todas las fases encargadas. Con respecto a las fases de proyecto, hay que marcar todas las fases hasta llegar a la que se presenta (p.ej.: estudios previos, anteproyecto, proyecto básico y proyecto de ejecución si es el proyecto básico y de ejecución el que se está presentando), a no ser que estén incluidas en un proyecto anterior.

En los trabajos de Urbanismo y Trabajos diversos hay que marcar “Sin división de fases”.

Al añadir fase, se puede cambiar la selección del agente al que se quiere facturar el precio de visado, pudiendo ser distinto en cada trabajo. Existe la posibilidad de comunicar el encargo de una fase (por ejemplo: encargo de una obra o dirección de obra). Es conveniente indicar en este momento las superficies y usos de la intervención. Para ello, inicialmente debe pinchar una fase para poder incluir después las superficies de actuación y posteriormente, en este caso, en el que no se presenta un proyecto ni una documentación de liquidación de obra, procedería señalar “Sin consumo de fases” editando con el lápiz las fases para corregirlo.

2. Después de grabar las fases, aparecen a la derecha los botones para:

o Añadir documentos. o Añadir gestión de cobro. o Añadir datos precio.

Añadir documentos: Según si se trata de un trabajo de Edificación, Urbanismo o Trabajos diversos, aparecerán distintos epígrafes para subir los archivos, adaptándose al “Índice documental de archivos para visado digital”, mencionado anteriormente. Por ejemplo, para trabajos de Edificación se abriría la siguiente pantalla:

Pinchando en el botón de la derecha “Añadir documentos” se subirían los distintos archivos que tuviéramos para este trabajo. Se abre una pantalla y, con la opción de “Agregue archivos” buscamos en nuestro ordenador el fichero, firmado digitalmente, que queremos adjuntar. Seleccionado el fichero, debemos señalar en la zona amarilla la documentación que se incluye en el mismo y pulsar el botón Start upload para que el documento se cargue.

Así procederemos con cada uno de los ficheros. En caso de que el precio de visado no se facture al arquitecto, deberá adjuntarse en el fichero “Autorización datos promotor” la autorización del cliente, firmada por el mismo, para el pago del precio de visado. Se adjunta enlace al modelo de documento:

http://www.coam.org/es/servicios/visado/impresos/compromiso-abono-precio-visado-no-colegiado

Añadir gestión de cobro: Para el caso de querer la tramitación del cobro de honorarios a través del COAM, se incluirán los datos de la factura a tramitar. Se trata de un servicio optativo con tarifas independientes. En caso de que se opte por este servicio se deberá adjuntar dentro de los documentos grabados, la factura de honorarios y el documento “Solicitud de gestión de cobro de honorarios”. Se adjunta enlace:

http://www.coam.org/es/servicios/visado/impresos/solicitud-gestion-cobro-honorarios

Añadir datos de precio: Según si se trata de un trabajo de Edificación, Urbanismo o Trabajos diversos, aparecerá una pantalla diferente para grabar datos.

Edificación:

Pinchando en el botón de “Añadir uso” seleccionamos con los desplegables el uso principal y el secundario, grabamos e indicamos la superficie construida de cada uso. Añadiremos tantos usos como tengamos en el trabajo.

En esta pantalla, también hay que indicar:

Importe del presupuesto de ejecución material Número de viviendas de promoción libre y protegidas.

En caso de ser un trabajo con uso distinto a vivienda indicaremos “0”.

Cuando hayamos terminado damos a grabar para ir al siguiente paso.

Urbanismo:

Se cumplimentarán los datos en función del tipo de trabajo que se presente.

Trabajos diversos: Se cumplimentarán los datos en función del tipo de trabajo que se presente.

3. Una vez completado este proceso, el expediente se puede enviar al COAM:

El expediente pasará a tener un número de TL, como se ha indicado anteriormente.

4.2. Alta de expedientes: Añadir trabajos, fases o documentos. Se trata de un expediente que tiene antecedentes en el COAM para los mismos arquitectos, clientes y emplazamiento. Se añaden trabajos, fases o documentos a expedientes ya existentes. Se genera un expediente TT (telemático temporal TT/000000/0000).

Posibilidades: Añadir trabajo: Pulsando en el botón Esta opción se utiliza cuando se necesita añadir un trabajo nuevo a los ya presentados. Por ejemplo: ampliación de proyecto, modificación de proyecto con cambio de superficies, otros trabajos en el mismo emplazamiento y para el mismo cliente (ITE, Estudios de seguridad y salud, direcciones de andamio, informes, mediciones…). El procedimiento es el mismo que en el caso ya descrito, explicado como Trabajo/s en el epígrafe anterior de Nueva comunicación de encargo. Añadir fase: Pulsando en el botón Esta opción se utiliza cuando se presenta a visar una nueva fase de un trabajo ya iniciado y con fases visadas anteriormente. Por ejemplo: añadir fase de ejecución a proyecto básico ya visado, añadir fases de dirección y liquidación de obra a proyecto de ejecución ya visado… El procedimiento es el mismo que en el caso ya descrito, explicado como Añadir fase en el epígrafe anterior de Nueva comunicación de encargo.

Añadir documentos: Pulsando en el botón Esta opción se utiliza cuando se presenta a visar un aporte de documentación a una fase de un trabajo ya visada anteriormente. Por ejemplo: documentación que es necesario adjuntar al expediente, pequeñas modificaciones de documentos ya visados, requerimientos municipales… El procedimiento es el mismo que en el caso ya descrito, explicado como Añadir documentos en el epígrafe anterior de Nueva comunicación de encargo. Una vez completado este proceso, el expediente se puede enviar al COAM:

Y pasará a tener un número de TL. 4.3. Revisión del expediente por el COAM. Una vez que el expediente se envía al COAM aparecerá en la zona de Expedientes en el COAM, dentro de la pantalla de Expedientes en trámite. Cuando se revisa por el arquitecto de visado puede pasar a los siguientes estados:

- Expedientes en consulta: En trámite interno del COAM para consulta o gestión.

- Expedientes requeridos: Se debe proceder a alguna subsanación de la

documentación aportada. El expediente es devuelto al colegiado que podrá acceder a él.

- Expedientes pendientes de pago: Expedientes ya visados y con precio de visado a abonar.

- Expedientes pendientes de retirar: Los ya pagados o sin precio de visado, que pueden ser descargados por el arquitecto.

4.4. Subsanación de expedientes requeridos. Si un expediente está requerido, le llega un correo electrónico al arquitecto y el número aparece en la parte derecha de la pantalla en Expedientes requeridos. Pinchando en el número se entra en el expediente para su subsanación. No debe buscarse a través de la pestaña de Anadir trabajos, fases y documentos, ya que se generaría un nuevo número, lo que retrasaría su tramitación, puesto que no se devuelve al arquitecto de visado.

El texto del requerido también puede consultarse en la parte inferior de la pantalla: En caso de que haya que sustituir documentos, deberá borrar el fichero a sustituir y subir el nuevo fichero completo que sustituye al anterior. Una vez que se hayan realizado las modificaciones requeridas deberá pulsarse nuevamente el botón Enviar al COAM.

4.5. Pago de precio de visado de expedientes. Una vez visado el expediente le llega un correo electrónico al arquitecto, y el número, si tiene precio de visado, aparece en la parte derecha de la pantalla en Expedientes pendientes de pago. El pago de un expediente de visado puede realizarse a través de:

‐ Internet mediante pasarela de pago en COAM Digital entrando con sus claves. Una vez realizado el pago, podrá retirar automáticamente el expediente.

‐ Cuando las facturas están generadas a nombre de la sociedad, deben entrar con el usuario de la sociedad en la pasarela de pago.

‐ Transferencia bancaria. En este caso, en el campo “concepto” de la transferencia debe indicar solamente el número de expediente de la siguiente manera “Exp XX/XXXXX/20XX”. La transferencia debe hacerse a una de las siguientes cuentas:

CAJA DE ARQUITECTOS-ARQUIA 3183-2800-14-1005084825 IBAN ES33 3183 2800 1410 0508 4825

BANKIA 2038-1018-25-6000711304 IBAN ES92 2038 1018 25 6000711304

LA CAIXA 2100-2261-53-0200131050 IBAN ES27 2100 2261 53 0200131050

SANTANDER CENTRAL HISPANO 0049-1892-62-2110220143 IBAN ES08 0049 1892 62 2110220143

Una vez hecha la transferencia, debe enviar copia del justificante adjuntándola como PDF a un correo electrónico enviado a la

cuenta pagodeexpedientes@coam.org haciendo constar en el "asunto" del mensaje Pago Exp. XX/XXXXX/20XX

‐ En persona (no metálico), en la Caja Colegial en horario de 8:00-15:00 horas

4.6. Retirada de expedientes. Una vez pagado el expediente le llega un correo electrónico al arquitecto y el número aparece en la parte derecha de la pantalla en Expedientes pendientes de retirar. Debajo del número aparecen tres posibles opciones:

‐ Descargar los ficheros Se abre una pantalla para que el colegiado seleccione donde guardar sus ficheros. El expediente se archiva automáticamente.

‐ Archivar el expediente

El expediente pasa a estado archivado.

‐ Imprimir las facturas

Las facturas se generan 24 horas después de su pago por la opción de internet.

Si el expediente se ha archivado y el colegiado desea volver a descargar los ficheros, puede hacerlo a través de la opción de: Otros trámites.- Ver expedientes archivados. Para ello debe entrar con el número de expediente o con los datos de emplazamiento en el buscador. Una vez localizado, debe pulsar sobre el botón de ir al expediente. Una vez dentro del mismo, en la parte inferior de la pantalla, a la izquierda, hay un botón para Descargar.

5. OTROS TRÁMITES

5.1. Ver expedientes archivados. La aplicación de visado es un archivo de todos los expedientes tramitados en el COAM y se puede acceder de forma inmediata, a la documentación de los visados telemáticamente. Para consultar cualquier trabajo, debe entrar con el número de expediente o con los datos de emplazamiento en el buscador. Una vez localizado debe pulsar sobre el botón de ir al expediente. 5.2. Pagar facturas por pasarela. Acceso al COAM digital para el pago de posibles facturas pendientes. 5.3. Imprimir copia factura. Acceso al COAM digital para imprimir facturas pagadas. 5.4. Petición segundo libro órdenes. Con el numero del expediente, se puede solicitar un segundo libro de órdenes o de incidencias, indicando si se desea en papel o electrónico.