UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALAESCUELA DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN, SOLOLÁCICLO: PRIMEROCURSO: ADMINISTRACIÓN IGlenda Talé Pérez

GUÍA DE TRABAJOQUINTO ELEMENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO: “EL CONTROL”

FECHA DE ENTREGA: SÁBADO 18 DE MAYO 2013

1. Que es Control: Es el proceso por medio del cual se mide los resultados de un plan, que confrontados con los esperados, permiten conocer y analizar las desviaciones o diferencia para tonar las medidas correctivas conducentes a garantizar la realización de los objetivos previstos.Es la medición y la corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos.

2. Cuál es la importancia del Control: Es un medio de previsión y es aplicable en todas las funciones administrativas, lo que permite al gerente completar su tarea directiva, ya que por su medio comprueba si los objetivos de la empresa son alcanzados conforme a lo planificado.

3. Mencione los principios del Control: 4. Del Carácter Administrativa del Control5. De los Estándares6. Del Carácter Medial del Control7. Del Principio de Excepción

4. Explique el principio Del carácter administrativo del control: Cuanta mayor delegación se necesite, se requieren mayor control y el control es una función muy propia del administrador, quien debe de convencer y no imponer los medios del mismo.

5. Explique el principio De los estándares: se debe definir y perfeccionar los estándares como un medio de preparar el control, ya que este no puede existir si no hay estándares prefijados, precisos y cuantitativos.

6. Explique el principio Del carácter medial del control: se debe hacer una cuantificación de los beneficio que se obtendrán antes de aplicar medidas de control, puesto que el control solo debe usarse si el trabajo que impone se se justifica ante los beneficios que de él se esperan.

7. Explique el principio Del principio de excepción: el control administrativo es mucho mas eficaz u rápido cuando se concentran en los casos en que se logro lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había pensado.

8. Mencione las etapas del proceso del control: 9. Fijación de Estándares.10. Mediciones.11. Comparaciones.12. Medidas Correctivas.13. Retroalimentación.

9. Explique la etapa del control Fijación de estándares: es el establecimiento anticipado de normas o opatrones, que sirvan de base para medir lo realizado y detectar las desviaciones existentes.

10. Explique la etapa del control Medición: Consiste en medir el rendimiento real contra el estándar, tanto de las actividades administrativas como el personal, clientes, proveedores, etc., y para esto los gerentes utilizan fuentes de información que les permite efectuar dicha medición lo mas real y preciso, entre estas fuentes están: los presupuestos, la observación personal, informes estadístico, informes verbales e informes escritos.

11. Explique la etapa del control Comparación: Consiste en determinar el grado de variación entre el rendimiento real yu el estándar preestablecido.

12. Explique la etapa del control Medidas correctivas: consiste en seleccionar cursos de acción posibles que permita corregir las desviaciones del rendimiento real.

13. Explique la etapa del control Retroalimentación: la retroalimentación de información, compara el desempeño real con un estándar, permitiendo descubrir las desviaciones e iniciando acción correctiva.

14. Cuáles son los dos tipos de control: Presupuestario No Presupuestario

15. Explique el Control presupuestario: Son los controles expresados en números que permiten al administrador ver con claridad que capital se gastara, quien lo hará, donde y cuáles son los gastos, ingresos o unidades de insumos físicos o de producción que incluirán en los planes y después de evaluarlos pueden delegar autoridad con libertad para que los planes se cumplan dentro de los límites de lo presupuestado. Ejemplo, el presupuesto.

16. Explique el Control no presupuestario: consiste en evaluaciones no monetarias que permiten al administrador comparar el desempeño real con el estándar, ejemplo; información estadística, auditorias, observaciones, análisis, informes, etc.

17. Mencione los períodos del Control: Control Preliminar, Preventivo o Anterior a la Acción. Control Concurrente Control Posterior o Correctivo.

18. Como se divide los períodos del control: Control Preliminar, Preventivo o Anterior a la Acción. Control Concurrente Control Posterior o Correctivo.

19. Cuál es el objetivo del Control preliminar, preventivo o anterior a la acción: su objetivo es prevenir los problemas previstos, se realiza antes de la actividad y va dirigido hacia el futuro. Ejemplo; programas preventivos que tienen las empresas para su maquinaria.

20. Explique el Control concurrente: se efectúa al mismo tiempo que una actividad se está realizando, lo cual permite corregir los problemas antes que estos se vuelvan excesivamente costosos. Ejemplo; la forma más conocida de este tipo de control es la supervisión que realizan los jefes a sus subordinados.

21. Explique el Control posterior o correctivo: ste se realiza después de que la actividad ha llegado a su término, su mayor desventaja es que cuando se recibe la información el daño ya que está hecho. Ejemplo; las declaraciones financieras muestran que los ingresos por ventas disminuyeron, significa que hubo problemas, entonces lo que le queda al gerente es averiguar que paso y tratar de corregir la situación.

22. Cuáles son los instrumentos utilizados por el control: Presupuestos El Análisis del punto de equilibrio, Grafico de GANTT El PERT La APO Auditorias Internas y Externas

23. Mencione los puntos críticos del control: Estándares Físicos Estándares de Costo Estándar de capital Estándares de ingreso Estándares de programas Estándares intangibles

Planes Estratégicos como puntos de control para el control estratégico24. Explique el Estándares físicos: son mediaciones no monetarias y comunes en el nivel operativo, donde se insume

materiales, se utiliza mano de obra, se prestan servicios y se producen bienes. Estos pueden reflejar; horas de trabajo por unidad producida, libras de combustible por maquina, producción por hora-maquina, durabilidad de una tela, firmeza de un color, etc.

25. Explique el Estándares de costo: mediciones monetarias y comunes en el nivel operativo, ejemplo; mediciones de los costos directos e indirectos por unidad producida, costo de mano de obra por hora, costo por hora-maquina, etc.

26. Explique el Estándar de capital: son derivados de la implicación de mediciones monetarias a elementos físicos, están más relacionados con el capital invertido en la empresa que con los costos de operación y se relacionan principalmente con el balance general y no con el estado de resultados, ejemplo; el rendimiento sobre la invasión, tamaño y rotación de inventarios, etc.

27. Mencione el Estándares de ingresos: se obtienen al asignar valores monetarios a las ventas.28. Mencione el Estándares de programas: se asignan para poner en marcha el desarrollo de nuevos productos o mejorar la

calidad de un equipo de vendedores.29. Mencione el Estándares intangibles: son difíciles de establecer normas que no se expresan en mediciones físicas ni

monetarias, ya que es difícil medir la lealtad del cliente, del personal, etc. Las pruebas, encuestas y técnicas de muestro desarrolladas por los psicólogos y sociólogos han hecho posible sondear las actitudes e impulsos humanos, pero muchos controles administrativos sobre relaciones interpersonales, continúan basándose en estándares intangibles, solo en criterios cuidadosos, tanteos, sondeos o corazonadas.

30. Explique los planes estratégicos como puntos de control para el control estratégico: el control estratégico comprende la verificación sistemática en puntos críticos de los planes estratégico asi como la modificación de la estrategia de la organización con base en esta evaluación.

31. Cuáles son las clases de control: Por su forma de operar Por su área de aplicación Controles claves en la administración

32. Explique la clase de control Por su forma de operar: el control pueden ser de dos tipos: Control Automático (control feedback

33. Explique la clase de control Por su área de aplicación: los controles pueden clasificarse así: control de producción, de ventas, financiero, administrativo, general.

34. Explique la clase de Control general: es la medición de los logros totales de una sección, departamento o la empresa en su conjunto contra las metas totales planificadas. Se caracteriza por su naturaleza financiera.

35. Explique el Control financiero: proporciona información constante y oportuna sobre el empleo de los fondos en comparación con los presupuestado, asi como una situación real de la empresa en relación a las necesidades de efectivo, compromisos y obligaciones contraídas, etc. Por ejemplo: Estados financieros (análisis monetarios del flujo de bienes servicios que entran y salen de la organización, Estado de Resultados (resumen de los resultados financieros de la organización para un plazo dado), Balance General (resumen de los resultados financieros de la organización contable), Estado de Flujo de Efectivo (resumen del comportamiento financiero de la organización que muestra de donde formo el efectivo o los fondos y en que se aplicaron).

36. Explique el Controles claves en la administración: cada una de las funciones administrativas de producción y personal, pueden ser controladas en relación a algunos o todos los factores siguiente; control de cantidad, control de calidad, control de uso de tiempo, control de costos.

37. Mencione los otros tipos de controles claves en la administración: Control de Cantidad Control de Calidad Control de uso de Tiempo Control de costos.

38. Explique el Control de cantidad: consiste en la supervisión de la intensidad o grado de duración del esfuerzo realizado con que se ejecutan las tareas y el volumen o cantidad física de un producto, resultante de un proceso, es aplicable tanto al control de la producción como a la función de ventas.

39. Explique el Control de calidad: cosiste en comprobar las características de los productos o servicios, mediante la comparación con las normas o estándar fijado previamente, a fin de mantener una calidad satisfactoria, acorde con los propósitos y precios del producto o servicio, más que la mejor calidad posible. Tiene por objeto procurar que los productos

o servicio tengan calidad alta que permita a la empresa conservar en condiciones favorable dentro de una mercado de libre competencia, cuando se trata de productos, dichas características pueden ser, funcionabilidad, composición, dimensiones, resistencias, forma, color, acabado.

40. Cuáles son las dos formas que puede ser aplicado el control de calidad: La Inspección El Control de Calidad Estadístico

41. Forma del control de calidad, que busca determinar que partes de la producción o servicios son aceptados, estableciendo primero cual es la calidad esperada o sea la especificación de calidad:

Inspección42. Forma del control de calidad, que consiste en controlar el proceso en que se producen partes de un producto, y de

localizar el origen de los defectos cuando los hay y aplicar el correctivo adecuado en el momento oportuno.Control de Calidad Estadístico43. Explique en breves palabras la forma del control de calidad llamada INSPECCIÓN; se realiza en pocos elementos de la

totalidad lo cual implica una desventaja puesto que supone que los elementos de la muestra tomada poseen las mismas características que todos los productos de donde se recogió la muestra.

44. Explique en breves palabras la forma del control de calidad llamada CONTROL DE CALIDAD ESTADÍSTICO (MÉTODO DEL CONTROL DE CALIDAD ESTADÍSTICA); se basa en teorías estadísticas y en el cálculo de probabilidades aplicado a las pruebas por muestreo.

45. Explique el Control de uso del tiempo: verifica que el tiempo real utilizado en las actividades no exceda, al establecido como estándar o normas, su objetivo es lograr una mejor coordinación de los esfuerzos y de las operaciones para que cada una de sus etapas se realicen en el tiempo adecuado y los programas se ejecuten sin ninguna dificultad.

46. Explique el Control de costos: permite compara el costo real con el costo estándar de los gastos que se asignan para la ejecución o producción de un bien o servicio y aplicar las medidas correctivas si fuere necesario.