guia elaboracion de proyectos la sante

8/6/2019 Guia Elaboracion de Proyectos La Sante

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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PROYECTO DE MEJORA

ASEGURAMIENTO DE CALIDAD Y VALIDACIONES

Elaborado por:Sergio Ortegón ² Jefe de Aseguramiento de Calidad y Validaciones

1. PROPÓSITO

Esta guía señala y describe los elementos que debe contener el proyecto de mejora, en el

marco de los objetivos 2011 del Área de Aseguramiento de Calidad y Validaciones deLaboratorios La Sante S.A.

2. ASPECTOS GENERALES

Los proyectos de mejora del Área de Aseguramiento de Calidad y Validaciones deLaboratorios La Sante S.A. se deben enmarcar en los procesos del área de operaciones enlos cuales se tiene participación. El principal objetivo de los proyectos debe estar enfocado a la solución de un problema y no a la veeduría o seguimiento de unasituación.

La aprobación, seguimiento y asesoría del proyecto será coordinada por la jefatura del

Área de Aseguramiento de Calidad y Validaciones de Laboratorios La Sante S.A., una vezfinalizado el proyecto debe ser entregado un documento que describa la planeación,desarrollo y resultados del mismo. El cuerpo del documento debe contener los siguientescomponentes:

y Tema y planteamiento del problemay Contextoy Impacto del problemay Planteamiento de hipótesisy Justificacióny Objetivos generales y específicos.y Alcance del proyectoy M

etodologías y accionesy Resultadosy Conclusionesy Bibliografía

3. ELABORACIÓN DEL PROYECTO

Las ideas que se presentan a continuación tienen como finalidad orientar sobre laformulación del proyecto de mejora. Es aconsejable para guardar coherencia, querealicen los pasos de manera secuencial; sin embargo a medida que se avanza en eldesarrollo del proyecto es necesario repasar continuamente el efecto que unamodificación en un numeral pueda tener sobre los numerales que le han precedido.

Los pasos para la elaboración del proyecto de mejora son los siguientes:

3.1. Formulación del tema

El proceso se inicia con la búsqueda de un tema para trabajar, el cual debe estar relacionado con los procesos del área de operaciones de Laboratorios La Sante S.A., yque contribuya al desarrollo de los mismos en la organización.






La formulación del problema debe ser clara, precisa y breve, teniendo en cuenta que sepuede formular desde el punto de vista de:

y U

n resultado no deseado (cuidando de delimitar muy bien el contexto en el cual seanaliza el problema).y Un riesgo (resultado no deseable) que pueda afectar negativamente los objetivos

organizacionales.

Para ello se presenta la siguiente estrategia:

y Realizar un inventario de los problemas (riesgos, situaciones o resultados no esperados)dentro del tema seleccionado seleccionados).

y Los problemas se formulan en estado negativo como carencia, resultado no deseado,dificultad, inexistencia, desconocimiento, riesgo, etc.

y Del inventario elaborado, identifique el problema que es de particular interés o queestratégicamente es el de mayor importancia para la organización en ese momento.

Este será el problema central sobre el cual se desarrollará el proyecto.

3.2. Contexto

El contexto consiste en una revisión y descripción de los conceptos principales incluidos enel problema que se seleccionó. Esta descripción debe ser breve, aunque debe ilustrar suficientemente acerca de los conceptos contenidos en el problema; en consecuenciano debe limitarse a escribir definiciones de las palabras sino que debe elaborarse conbase en la experiencia, la revisión y de ser necesario de consultas bibliográficas.

Una vez desarrollado y enriquecido cada concepto derivado del problema, se debenarticular todos los conceptos y de ser necesario se ilustra con datos y/o con ejemplos de

tal manera que se facilite una mayor comprensión del problema. El esfuerzo inicialrealizado para entender y definir el problema, facilita el camino para la solución.

3.3. Impacto del problema

El impacto del problema es una revisión que permite clasificar y relacionar las causas y lasconsecuencias de un problema; en esta las causas son la base del análisis, el problema esla parte central y las consecuencias de este son la parte final. Estas últimas deben estar enmarcadas en tres conceptos:

y Productividad: Relación entre la producción obtenida por un sistema productivo y losrecursos utilizados para obtener dicha producción.

y Rentabilidad: Relación entre el beneficio económico con los recursos necesarios para

obtener ese lucro.y Sostenibilidad: Situación en la que las ventajas netas son susceptibles de resistir los

riesgos con el paso del tiempo.

3.4. Planteamiento de hipótesis

Las hipótesis aluden a relaciones probables entre las causas y las consecuencias delproblema; la razón de ser del proyecto es buscar la demostración o la negación de lahipótesis elegida, dentro del contexto determinado.






En la práctica se toma una causa raíz de las elaboradas en impacto del problema, serelaciona la parte central y se concluye en una de las consecuencias. Se formulan en

frases de la forma Si... (Causa) y« (Problema) entonces... (Consecuencia), para lo cualhay que modificar en términos positivos las causas y las consecuencias.Dentro de la multiplicidad de hipótesis que se pueden formular, algunas de ellas resultanser absurdas o ya haber sido demostradas, por lo tanto sobre ellas no sería de interéstrabajar; en consecuencia se debe hacer el esfuerzo de seleccionar aquella (solo una)que se asocia más directa y estrechamente al problema central y al interés de laorganización.

3.5. Justificación

La justificación se debe presentar en términos de los beneficios que aportará la solucióndel problema a cada uno de los beneficiarios (partes interesadas) del proyecto demejora, tanto a nivel interno como externo de la organización o del contexto

seleccionado (es decir el ´para quéµ servirá el proyecto, a quienes beneficiará y en qué).

En la justificación también se debe hacer referencia a las posibles dificultades uobstáculos (riesgos) que se puedan presentar para el desarrollo del proyecto y a losplanes de contingencia que pudieran utilizarse si se llegara a presentar ese riesgo.

3.6. Formulación de objetivos

Los objetivos son el resultado que el proyecto se propone lograr, expresan la realidad quese pretende alcanzar a partir de la ejecución del mismo.

Primero se plantea un objetivo general que se desprende de la hipótesis seleccionada,

redactado de forma que incluya el qué se quiere lograr y el para qué y debe ser coherente con los planteamientos centrales. Este objetivo general se debe desagregar enobjetivos específicos suficientes, que permitan su logro.

3.7. Alcance

Consiste en delimitar el proyecto considerando las limitaciones de tiempo, geográficas yrecursos, en relación con las actividades de la organización o de los procesos de lamisma; debe quedar claro qué se incluye y qué se excluye en el proyecto.

3.8. Metodologías y acciones

Las metodologías son los caminos que, a juicio del desarrollador, resultan más adecuados

y efectivos para alcanzar los objetivos planteados. Hacen referencia a la forma como seva buscar, recopilar, procesar y comunicar la información relativa al proceso de trabajo.

Como ejemplos de metodologías para la obtención, procesamiento y comunicación deinformación se tienen, entre otras:

y Consulta en libros, en artículos o en las bases de datos de una organizacióny Consulta a expertosy Entrevistas estructuradas






y Sondeos o encuestasy Observación a un proceso o una actividady Matriz DOFAy R

eferenciación competitivay Prueba pilotoy Auditorías internasy Mesas de trabajoy Talleres

Una vez planteadas las metodologías se establecen las acciones que permiten eldesarrollo de cada una de ellas. Para identificar tales acciones se puede acudir al cicloPHVA (Planificar ² Hacer ² Verificar ² Actuar) de modo se cubra todo el ciclo de cadametodología.

Luego de realizar el análisis de las acciones lo que sigue es la formulación delcronograma, el cual se trabaja por meses los cuales se desglosan en semanas.

3.9. Resultados - Conclusiones

Deben darle la mayor importancia a la redacción de las conclusiones, porque aquí semide la calidad de los resultados alcanzados.

Inicialmente deben sustentar la confirmación o no de la hipótesis original; para ello sepuede apoyar en las semejanzas o diferencias de sus hallazgos con el planteamiento.Tanto para el objetivo general como para cada uno de los objetivos específicos debenelaborar al menos una conclusión, a partir de los resultados alcanzados en el desarrollo.

Hagan énfasis en el aprendizaje logrado durante el transcurrir del proyecto y con respecto

al problema planteado al comienzo del mismo.D

estaque el conocimiento logrado quepueda ser aplicado por otras personas. En este apartado también deben reconocer laslimitaciones en las cuales se desarrolló el proyecto. Igualmente, hagan explícitas lasaplicaciones concretas que pueden tener los hallazgos del trabajo en otras aéreas.

3.10. Anexos

Se deben incluir todos los anexos correspondientes a la recolección (encuestas,diagnósticos, entrevistas u otras utilizadas), a la sistematización (tabulaciones,transcripciones, matrices, descripciones de procedimientos y otros) y a la forma deinterpretación de la información.

Como se ha señalado, la elaboración juiciosa de este nivel de información de resultados,

debe llevar fácilmente al reporte final del proyecto.

4. BIBLIOGRAFÍA

y USTA - ICONTEC. Guía para la elaboración del anteproyecto de investigaciónformativa. 2009.

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