1

NEDERLANDSE VERSIE

2

Dit handboek is gebaseerd op de “best practices”

aangereikt door de projectpartners n.a.v. hun ervaring

opgedaan door het organiseren van lokale festivals, op

het uitwisselen van praktische resultaten en het delen van

ervaringen tijdens de transnationale bijeenkomsten.

De face-to-face gesprekken en ervarings-

uitwisselingen, goede praktijkvoorbeelden, vaardigheden

en kennis, de transnationale bijeenkomsten stelden de

partners in staat de basisnormen te identificeren en te

ontwerpen die de ruggengraat van dit handboek vormen.

3

Definitie van festival in het Nederlands

Festival:

substantief

1. een dag of een periode van feestviering,

doorgaans om religieuze redenen: traditionele

Joodse feesten

2. een georganiseerde reeks van concerten,

toneelstukken of films, meestal jaarlijks op

dezelfde plaats gehouden: een groot

internationaal zangfestival

Oorsprong:

ontleend aan het Oudfranse bn. festival [begin

12de eeuw; TLF] (het Nieuwfrans heeft alleen het zn.

festival in de Engelse betekenis) < middeleeuws Latijn

festivalis ‘id.’, afgeleid van klassiek Latijn fēstīvus

‘feestelijk’, een afleiding van fēstus ‘

Ontleend aan:

http://oxforddictionaries.com/definition/english/festival

M. Philippa e.a. (2003-2009) Etymologisch Woordenboek van het Nederlands

4

Inhoud:

Inleiding..........…………………………………….

5

Hoofdstuk 1 - Concept en programmering van een

Festival..…................................................................

7

Hoofdstuk 2 – Beheer van een

Festival…………………………………………………..

13

Hoofdstuk 3 - Regeling voor

aankomst……………………………………….......

18

Hoofdstuk 4 - Contact met Deelnemers en

Bevestiging………………………………………....

29

Hoofdstuk 5 - Voorbereiden / Vinden / Beheer van

het budget en sponsoring………………….............

35

Hoofdstuk 6 - Promotie en

Disseminatieactiviteiten van een Festival ......……..

41

Woordenlijst……………………………………....

47

Info over de partners……………………………..

50

De samenvatting van het project - Festival

Entrepreneurship for VET…………………………. 62

5

Inleiding

Wanneer we zochten om het woord ‘festival’ te

definiëren, konden we het simpelweg omschrijven als

een georganiseerde viering die één of meer activiteiten,

zoals muziek, eten, film, theater en dans kunnen

omvatten. Festivals kunnen variëren in omvang en duur

van enkele uren tot enkele dagen en worden over het

algemeen georganiseerd door maatschappelijke

organisaties, particuliere ondernemingen of een

combinatie van beiden.

Een van de belangrijkste bedoelingen van dit

handboek is begeleiding bieden aan zowel ervaren als

onervaren festivalorganisatoren om de meest

voorkomende problemen bij het organiseren van een

festival te voorkomen of op te lossen. Dit handboek zal

praktisch advies en begeleiding aanbieden en zal de

essentiële partnerschappen en maatregelen met

betrekking tot planning en uitvoering van een geslaagd

evenement identificeren.

De belangrijkste behandelde thema’s zijn:

• concept and programmering van een festival;

• beheer van een festival;

• regelgeving voor de aankomsten, accommodatie,

catering en animatie;

• contact met deelnemers en bevestiging,

technische regelingen en bijzondere voorzorgen;

6

• sponsoring en voorbereiding/beheer van het

festivalbudget,

• promotie, publiciteit en disseminatieactiviteiten.

Het plannen en accomoderen van festivals is vaak

uitdagend, maar kan bovendien ook zeer aangenaam en

lonend zijn voor zowel de organisatoren als het publiek.

Deze stap-voor-stapgids zal hopelijk genoeg hulp bieden

om de angst voor het onbekende weg te nemen bij het

organisatieproces van een festival, maar wil tevens

voldoende ruimte laten voor persoonlijke creativiteit en

innovativiteit bij elk gepland toekomstig festival dat

iemand wil organiseren.

7

HOOFDSTUK 1

Concept en programmering van een Festival

Wanneer we starten met het plannen van een

festival, is de eerste stap het definiëren van een

gestructureerd concept en concrete betrokkenheid van

alle deelnemende artiesten. Wat zeer belangrijk is voor

het festival en de programmering, is de definitie van een

duidelijk concept dat een goede aanpak biedt om een

gestructureerde en efficiënte procedure te garanderen. De

festivalplanning moet worden toegespitst op de volgende

belangrijke conceptuele elementen:

8

Afbeelding 1

De planning van een evenement impliceert in de

eerste plaats het identificeren van de elementen die ons in

staat stellen alles later naar behoren uit te voeren. Een

aantal essentiële stappen, zoals de voorbereiding van een

gedetailleerd actieplan en een nauwkeurig tijdschema,

zijn noodzakelijk voor de eventplanning; dit zal ook

gebruikt worden om de vorderingen op te volgen en

eventueel om strategieën en doelstellingen aan te passen.

Algemene doeleinden

Voor de festivalplanning is het noodzakelijk de

volgende drijfveren/doelen te overwegen:

CONCEPT

Sponsoring

Algemene

doeleinden

Middelen

Restricties

Geplande

activiteiten

Lokale

behoeften

Beschikbare

tijd

Geografie

Doelgroep

9

• een viering;

• winst maken voor organisaties, liefdadigheid,

enz.;

• promotie van organisaties, accomoderen van

evenementen, cultureel bewustzijn, onderwijs,

politieke aspecten, gelijkheid en diversiteit,

religieuze aspecten;

• het verstrekken van amusement;

• toeristen aantrekken;

• formeel, informeel en non-formeel leren,

8 sleutelcompetenties;

• milieuproblematiek.

Doelgroep

Om de organisatie van een festival te

optimaliseren is het van cruciaal belang om de doelgroep

af te bakenen: studenten, families, leeftijdsgroep,...

Sponsoring

Wanneer wordt begonnen met het zoeken naar

sponsoring, is het noodzakelijk om:

- de potentiële sponsors te informeren over het

concept van het festival;

10

- rekening te houden met de behoeften en belangen

van potentiële sponsors.

Geografie (Locatie)

Het is noodzakelijk om te overwegen waar het

evenement zal worden gehouden, wat de fysische

beperkingen zijn (zoals beschikbare ruimte), de algemene

locaties, het weer, transportverbindingen. We moeten

zorgen voor georganiseerde parking en doorstroming van

het verkeer. Als dit slecht is georganiseerd, kan dat een

negatieve indruk nalaten op het festival.

Geplande Activiteiten

Van bij het begin is het noodzakelijk om duidelijk

te plannen welk soort activiteiten we gaan aanbieden:

muziek, dans, workshops, sportactiviteiten, onderwijs,

praktische activiteiten,...

Beschikbare tijd

De organisator houdt rekening met de duur van

het evenement (afhankelijk van de beschikbare middelen)

en de beschikbare tijd voor de organisatie. Om fouten te

vermijden of te beperken, is het nodig om over

voldoende tijd te beschikken. Over het algemeen heeft de

organisator van een evenement minstens ongeveer vijf

maanden nodig. Het is ook belangrijk na te kijken of er

mogelijk andere evenementen op het zelfde tijdstip

plaatsvinden.

11

Lokale behoeften

Het is noodzakelijk de context in overweging te

nemen waarin we van plan zijn het festival te laten

plaatsvinden en daarnaast ook de gerelateerde behoeften,

beperkingen en obstakels. Het is zeer belangrijk bewust

te zijn van de voorschriften van het gebied waar het

evenement zal worden gehouden. Bijvoorbeeld:

prioriteiten van de lokale overheid, culturele identiteit

van het gebied, socio-economische aspecten,...

Restricties

Veiligheid, financiën, lokale wetgeving, logistiek.

Middelen

Het beschikbare budget, arbeidskrachten (betaald

en/of onbetaald), technische middelen, materieel,

expertise zal allemaal in overweging moeten worden

genomen.

Hoe een goed evenement maken

12

Het is in de eerste plaats erg belangrijk om een

goede en vlotte communicatie te onderhouden met de

andere organisatoren. Alle medewerkers en andere

participanten dienen voortdurend te worden geïnformeerd

over de vorderingen van de organisatie door de

organisator(en) als verantwoordelijke(n) van elke stap. In

die zin zijn de artiesten, medewerkers, lokale autoriteiten

en andere participanten essentieel.

Het is ook in het bijzonder belangrijk te voorzien

in de opleiding van betrokken vrijwilligers om samen te

werken binnen het evenement. Als dit vanaf het begin

gedaan wordt, voelen ze zich verantwoordelijk en

gemotiveerd tot het leveren van een actieve bijdrage.

Onderstaande afbeelding illustreert de basis-

elementen waarmee rekening moet worden gehouden:

13

Afbeelding 2

Bovendien is het zeer belangrijk om het

evenement te dissemineren om een heleboel mensen of

de doelgroep te bereiken.

Kort na het beëindigen van een festival moet ten

slotte een evaluatie georganiseerd worden om met de

geleerde lessen fouten bij een toekomstig project te

vermijden.

ZANGER

Onze rol: stel de artiest

op zijn gemak

Marketing, Posters

Geluid Tech Lichten

Veiligheidsagent

Toegangsprijs

Eigenaar van de locatie:

-Podium

Ceremoniemeester

verantwoordelijke voor

de organisatie van het

event

INFO:

Communicatie - voor

een vlot event moet

iedereen voldoende

geïnformeerd worden

14

HOOFDSTUK 2

Beheer van een festival

Figure 3

BEHEER

Taken en

verantwoorde-

lijkheden

Beheer podium

VeiligheidMedewerkers

Administratie

15

Beheer

Gezondheid en veiligheid

Gezondheid en veiligheid moeten een duidelijke

prioriteit zijn, want het is niet alleen een wettelijke

verplichting, maar het is ook het aannemen van een

proactieve benadering om potentieel zeer ernstige

gevolgen te voorkomen. Het organisatiecomité moet de

mogelijke risico’s van het evenement onderzoeken door

bijvoorbeeld de volgende bevraging: “Wat zou er kunnen

gebeuren?” “Wat als?” De antwoorden zullen bepalen of

politie, privébewaking, geüniformeerde veiligheid of

interne veiligheid noodzakelijk zijn. De festival-

organisator heeft de verantwoordelijkheid voor de

gezondheid en veiligheid van zowel medewerkers en

vrijwilligers als het algemene publiek dat het festival

bezoekt. Dit verzekert de continuïteit van het festival en

de bescherming van de omgeving.

Zorg ook voor de juiste verzekeringen: niet alleen

Burgerlijke Aansprakelijkheid (in het geval er iets met de

bezoekers gebeurt), maar ook Werkgeversaansprakelijk-

heid (zelfs als het alleen om vrijwilligers gaat) en een

verzekering voor het geval technisch materieel verloren

of beschadigd raakt of gestolen wordt.

Podiumplan

Hou rekening met o.a. schets van het podium

gestuurd door de artiest(en), technische informatie/

organisatie van voorwerpen op het podium, benodigde

ruimte voor het optreden en technische uitrusting.

16

Artist rider (lijst van verzoekjes of eisen die de artiesten willen hebben voor

het optreden)

De artist rider vermeldt specificaties over het

podiumontwerp, geluidssystemen, verlichting en wensen

van de artiest i.v.m. reizen, facturering en kleedkamer.

Technisch materieel

Zorg voor een constante communicatie met alle

contractanten en wie moet optreden (sprekers,

locatiebeheerders, muziekgroepen, ...). Vergeet niet alle

gebruikte apparatuur grondig te controleren vóór het

gebruik.

Verbindingsofficier artiesten

De verbindingsofficier staat in voor het soepele

verloop van het festival en waarborgt dat de artiesten

kunnen genieten van een goed georganiseerd en stressvrij

festival. Hij/zij zorgt voor de coördinatie/samenwerking

tussen de organisator(en) en de artiest(en).

Contract tussen deelnemers en organisator

Tijdens de ontplooiing van het evenement is het

essentieel om ervoor te zorgen dat alle technische

contractanten zelfstandig werken en hun ondertekend

contract vervullen alsook voldoen aan de opgestelde

richtlijnen i.v.m. riscoanalyse, omdat jij verantwoordelijk

bent voor hun werkmethoden.

17

Eerste contacten met de artiesten/deelnemers

Het is een korte beschrijving over het festival en

de organisatoren. Je kan uitnodigingsbrieven/oproepen

gebruiken.

Kaart / gids / brochure over het festivalterrein

Het is zeer belangrijk om alle deelnemers te

informeren over het volledige programma van het

festival, waar het is en hoe het kan bereikt worden. Een

kaart van het evenement is noodzakelijk voor

evenementplanning en beheer. Het plan van het terrein

kan verdeeld worden voor de opstelling van het

evenement en is ook onmisbaar bij een noodgeval.

Taakverdeling

Vergewis je ervan dat iedereen duidelijk zijn/haar

taken kent en kan uitvoeren om verwarring te vermijden.

Festivalprogramma

Eén van de beste manieren om een festival te

promoten is een speciale webpagina creëren gewijd aan

het festival. Neem ook informatie op over accomodatie,

ticketprijzen en locatie.

Aanvraagformulier voor vrijwilligersgroepen over hun shows/behoeften

Informeer naar de competenties van elke

vrijwilliger via een formulier zodat je hen op gepaste

wijze kan inschakelen.

18

Transportfaciliteiten

Voorzie alle mogelijke informatie over de

bereikbaarheid van het festival, prijzen, tijdschema’s,

reisduur en alle kleine, maar toch belangrijke details voor

het gemak van het publiek.

Beheer podium

De podiumbeheerder heeft de leiding over alles

wat een impact heeft op het fuctioneren op het podium,

de optredens op het podium en achter de coulissen.

Hij/zij is de directe verbinding tussen de artiesten en alle

problemen die de artiesten kunnen ondervinden met de

organisatie van hun prestaties. Hij/zij zorgt voor de

technische eisen van de artiesten en organiseert die in een

samenhangend systeem en wijst de telefoonnummers toe

die op het podium kunnen worden gebruikt.

19

HOOFDSTUK 3

Regeling voor aankomst

Aankomst via openbaar vervoer, vliegmaatschappij of

gelijkaardig

Indien gasten aankomen met openbaar vervoer,

vliegmaatschappij of gelijkaardig, dan kan er een

ophaaldienst georganiseerd worden om tot bij de

festivalplaats te kunnen komen. Laat een chauffeur of

assistent een bord gebruiken met festivallogo en/of de

naam van de gast om elkaar te kunnen vinden op de

afgesproken locatie. Spreek op voorhand met de gast af

zodat hij/zij weet waarnaar uit te kijken.

Zorg dat de chauffeur op de hoogte is van de

juiste route tussen ophaalpunt en festivalterrein en

rekening houdt met alternatieven in geval van files.

Chauffeurs moeten steeds voldoende uitgerust zijn voor

het ophalen of afzetten, vooral bij grotere afstanden.

Een ophaalcoördinator controleert informatie over

files, veranderingen in de dienstregeling van aansluitend

vervoer en communiceert hierover met de chauffeurs.

Uitzonderlijke vertragingen kunnen ernstige storing

veroorzaken in het ophaalschema en de coördinator dient

dan het schema te reorganiseren zodat dit geen invloed

heeft op het festivalschema en de gasten.

20

Aankomst met privévervoer

Sommige gasten zullen aankomen met

privévervoer. Zorg dat zij de weg weten, bezorg ze op

voorhand bijvoorbeeld een kaart met richtingaan-

wijzingen en geef contactinformatie voor het geval ze

verdere hulp nodig hebben of onderweg onverwachte

problemen ontmoeten. Coördineer een soort van

ontvangst, begeleid hen naar hun verblijfsaccommodatie

en geef een rondleiding op het festivalterrein.

Aankomst op het festivalterrein

Begeleid aangekomen gasten eerst naar hun

verblijfsaccommodatie. Als ze lang hebben gereisd, bied

dan iets te eten aan. Bezorg de gasten een kaart van het

festivalterrein in relatie tot hun accommodatie met

informatie over cafetaria of lounge, faciliteiten, apotheek

(of EHBO-dienst), internet (indien beschikbaar) en

afdelingen waar personeel terug te vinden is.

Festivalpubliek

Het festivalpubliek mag het terrein binnen onder

gecontroleerde omstandigheden zonder drummen, chaos

of paniek veroorzakend gedrag. Breng het publiek op de

hoogte van de locatie van de veiligheid en de uitgangen.

Bezorg het publiek ook kaarten met info over de

kampeerterreinen of andere vormen van accommodatie,

faciliteiten, catering en extra beschikbare diensten.

21

Deelnemende gasten

De aankomst van deelnemende gasten van het

festival is een ideale gelegenheid om een stevige eerste

indruk na te laten. Gewoonlijk arriveren gasten op

verschillende tijdstippen, met verschillende vervoer-

middelen en met verschillende noden waarmee rekening

gehouden moet worden bij de aankomst. De manager van

de gast kan samenwerken met de ophaalcoördinator,

zodat niets wordt vergeten.

Regeling voor accommodatie

Festivalpubliek

Voor het publiek dat op het festivalterrein wil

kamperen is voldoende en duidelijke bewegwijzering

belangrijk, alsook moeten alle faciliteiten gemakkelijk

toegankelijk zijn.

Deelnemende gasten

De accommodatie van deelnemende gasten is best

gelokaliseerd binnen wandelafstand van het

festivalterrein. Afhankelijk van het soort festival kan het

zijn dat deelnemende gasten afzonderlijke en gescheiden

accommodatie nodig hebben.

22

Hotels en logement

Als deelnemende gasten en medewerkers

verblijven in een hotel of ander logement, dan is het

belangrijk op voorhand de bevestigingen van de

hotelboekingen te controleren. Door het rotatiesysteem

van het hotelpersoneel, kan een reservering worden

gemist of niet correct worden afgehandeld. Houd een

bevestiging bij van alle boekingen vóór het festival

begint en een tweede bevestiging een dag voor de

aankomst van elke gast of medewerker.

Begeleid elke deelnemende gast bij het inchecken

en houd een lijst bij van wie in welke kamer logeert voor

een snellere en eenvoudigere communicatie met de

gasten tijdens het festival.

Bezorg de hotelreceptie de contactgegevens van

de managers/begeleiders en relevante festivalmede-

werkers voor noodgevallen of wanneer de gasten vragen

hebben die het hotelpersoneel niet kan beantwoorden.

Andere accommodatie

Als er in de buurt van het festivalterrein geen

reguliere infrastructuur aanwezig is (geen hotel of

logement in wandelafstand van het festivalterrein), dan

zou je gebruik kunnen maken van caravans, tenten,

kampeerwagens, en dergelijke om de gasten onder te

brengen. Zorg dat alle gasten toegang hebben tot

faciliteiten met stromend water en elektriciteit. Neem ook

voorzorgsmaatregelen voor hun veiligheid, privacy en de

beveiliging van hun bezittingen.

23

Catering

Het is gebruikelijk dat een lokaal cateringbedrijf

wordt gecontracteerd voor de duur van het festival. Het is

belangrijk een goede communicatie te onderhouden met

het cateringbedrijf vóór en tijdens het festival.

Gezondheids- en veiligheidsvoorschriften met

betrekking tot catering variëren tussen de verschillende

landen en er moet opgezocht worden wat de wet- en

regelgeving is voor het land/regio van het festival. Indien

van toepassing, neem kennis van de voorschriften met

betrekking tot het serveren van alcohol in verband met de

catering.

De verantwoordelijkheden van de eigenaar van

het cateringbedrijf naar de klanten toe moeten behandeld

worden in de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften.

Neem nota van de openings- en sluitingsuren van het

cateringbedrijf.

Zoals steeds, verdeel duidelijk de

verantwoordelijkheden onder de medewerkers. Wie is

bijvoorbeeld verantwoordelijk bij een stroompanne en

wie lost het probleem op? Als de keuken geen stromend

water meer heeft, wie is dan verantwoordelijk voor het

herstel en in geval van eventuele sluiting, wie zorgt dan

voor de gasten en het publiek dat nog moet eten?

24

Maaltijdcoupons

Om te verzekeren dat medewerkers en gasten die

gratis catering mogen ontvangen, worden geïdentificeerd,

kan het nuttig zijn om een systeem met maaltijdcoupons

te implementeren.

Verdeel maaltijdcoupons onder de medewerkers

en gasten op dagelijkse basis, één ticket per aangeboden

maaltijd. Deel niet meer uit, omdat maaltijdcoupons

gemakkelijk verloren gaan.

Speciale dieetbehoeften

Vraag medewerkers en deelnemende gasten

informatie over allergieën en special diëten (vegetariërs,

veganisten, lactose- of glutenvrije maaltijden) vóór de

start van het festival en informeer het cateringbedrijf

hoeveel speciale dieetmaaltijden nodig zijn elke dag.

Controleer bij iedereen dubbel en reken erop dat

sommigen hun dieetwensen vergeten door te geven.

Maak afspraken dat de meest voorkomende speciale

diëten worden voorzien door het cateringbedrijf.

Controleer of medewerkers en deelnemende

gasten eventueel zwanger of diabetisch zijn en daardoor

extra aandacht nodig hebben voor hun eetgewoonten.

Voorzie extra inspanningen zodat deze mensen op

geregelde tijdstippen kunnen eten.

25

Sommige medewerkers en deelnemende gasten

hebben een strak tijdschema waardoor ze niet altijd naar

de lounge of cafetaria kunnen tijdens de openingsuren.

Zorg dat een koerier hen eventueel maaltijden kan

bezorgen als ze dat verlangen.

Regelgeving voor entertainment

Bij het plannen van een festival is het belangrijk

aandacht te hebben dat voor het festivalpubliek, de

medewerkers en het vermaak, alles zo vlot mogelijk

verloopt. Om dit te verzekeren is het belangrijk dat

iedereen zijn/haar taak goed kent.

De volgende tekst verklaart de taken en regelgeving

voor de medewerkers die werken op het podium van het

festival.

• Backlinetechnicus: verantwoordelijk voor alle

gitaar- en basversterkers en drumset op het

podium. Hij/zij is ook beschikbaar tijdens het

optreden op het podium, indien drums,

versterkers of instrumenten zouden stukgaan of

vallen.

• Lichttechnicus: verantwoordelijk voor de

lichteffecten op het podium.

• Geluidstechnicus: verantwoordelijk voor het

geluid afkomstig van het podium.

26

• Microfoonman: helpt de geluidstechnicus om de

microfoons en kabels op te stellen. Hij/zij is ook

beschikbaar tijdens het optreden op het podium,

om problemen zo snel mogelijk te herstellen in

geval van moeilijkheden met microfoon of kabels.

• Monitortechnicus: verantwoordelijk voor het

geluid op het podium (het geluid dat gericht is op

de muzikanten).

• Podiumdirecteur: verantwoordelijk voor het

werk op het podium. Deze persoon is

verantwoordelijk voor de mensen die op het

podium werken (vooral de toneelknechten), voor

de artiesten (wanneer ze optreden) en de

algemene veiligheid op het podium. Hij/zij is

steeds op het podium tijdens een optreden.

• Toneelknecht: werkt op het podium, helpt de

podiumdirecteur, de backlinetechnicus of de

microfoonman met allerlei klusjes op het podium.

Deze persoon moet niet special ervaring hebben

voor dit werk. Het belangrijkste is dat hij/zij

betrouwbaar is en opdrachten kan opvolgen.

27

Al deze mensen moeten goed voorbereid zijn, bij

voorkeur door het lezen van de planning van de

performers, de podiumplannen en de riders, een ruime

tijd vóór het optreden. De backlinetechnicus en

podiumdirecteur coördineren hun werkzaamheden

zodanig dat ze een overzicht behouden over het werk van

de toneelknechten en bezorgen hen hun taken. Soms is er

maar een korte tijd tussen het optreden van verschillende

artiesten op hetzelfde podium, zodat alles snel opgesteld

moet kunnen worden.

Entertainment buiten het festivalterrein voor

deelnemende gasten

Sommige van de deelnemende gasten zouden hun

vrije tijd willen gebruiken om bezienswaardigheden te

bezoeken of willen genieten van andere vormen van

vermaak in de buurt, maar buiten het festival. Om de

veiligheid van deze gasten te garanderen en ervoor te

zorgen dat zij tijdig terugkeren voor de volgende

afspraak in hun schema, kan het handig zijn om een

chauffeur en assistent te voorzien om een rondrit voor de

gasten te regelen. Dit kan ook bijdragen tot een positieve

mening van de gasten over het festival. Als gasten

zelfstandig buiten het festival willen vertoeven, zorg dan

dat de manager van de gasten hen kan bereiken en vice

versa. Probeer steeds hun locatie te kennen voor

noodgevallen of afspraken op korte termijn, zoals

interviews met de media, enz.

28

Veiligheid en document voor noodgevallen

Speciale behoeften

Sommige gasten kunnen speciale behoeften nodig

hebben, zoals gehandicapten of personen die een

vreemde taal spreken. De manager van de gast moet zich

op voorhand vergewissen van deze behoeften zodat de

nodige voorbereidingen getroffen kunnen worden om aan

deze noden tegemoet te komen. Alle medewerkers voor

wie dit van toepassing is, moeten hierover geïnformeerd

worden en moeten zich bewust zijn hoe dit hun werk kan

beïnvloeden.

Document voor noodgevallen De manager van de

gasten dient een document op te stellen met nuttige

informatie voor verschillende noodsituaties: een

document voor noodgevallen. De manager en assistenten

voor de gasten moeten dit document altijd bij hebben. In

dit document wordt het volgende vermeld.

Gezondheidszorg toegankelijk op het festivalterrein,

zoals een apotheek, kliniek, EHBO-dienst, defibrillator,

tandheelkundige zorg. Voeg adres, openingsuren en

telefoonnummers toe. Indien beschikbaar in de

omgeving, voeg een telefoonnummer voor gezond-

heidsadvies toe dat beschikbaar is 24-7.

Politie. Telefoonnummers en adressen voor nood-

gevallen, openingsuren en telefoonnummers van het

dichtstbijzijnde politiebureau. Voeg informatie toe over

de procedures voor het aanmelden van verlies van

paspoort of andere belangrijke identificatiemiddelen.

29

Ambassades, indien het festival internationale gasten

en/of medewerkers heeft. Voeg adres, openingsuren,

telefoonnummers en procedure voor verloren paspoort

toe.

Vliegtuigmaatschappijen, indien gasten of medewerkers

met het vliegtuig zijn aangekomen. Voeg nummer

klantendienst, openingsuren en procedure voor verloren

bagage toe.

Creditcardmaatschappijen, zoals Mastercard, Visa,

American Express en Diners Club. Voeg

contactgegevens en procedure voor verloren of gestolen

bankkaart toe.

Contactinformatie van beschikbare chauffeurs, alleen

rechtstreeks contacteren in geval van nood. Alle andere

vormen van vervoer moeten geregeld worden door de

voorziene coördinatoren.

30

HOOFDSTUK 4

Contact met Deelnemers en Bevestiging

Contact via e-mail

Communicatie via e-mail heeft veel voordelen bij het

afsluiten van details, omdat veel zaken i. v. m. de deelnemers

een grote invloed hebben op verschillende festival-

medewerkers. Wanneer je e-mailt met deelnemers, plaats dan

de e-mailadressen van de deelnemers in het adresveld en voeg

het e-mailadres toe van alle betrokken medewerkers in het

veld CC (Carbon Copy). Bij het beantwoorden van e-mails,

gebruik je steeds “allen beantwoorden” (reply all) zodat alle

uitwisselingen worden gedeeld met alle betrokken partijen,

tenzij het gaat om persoonlijke informatie die discreet moet

worden aangepakt. Als mailadressen van deelnemers of

medewerkers verborgen moeten blijven, gebruik dan BCC

(Blind Carbon Copy). Zo ziet alleen de zender en de verborgen

ontvanger het mailadres.

Hoewel het goed is dat alle betrokken medewerkers

belangrijke informatie krijgen, probeer toch om het aantal

medewerkers in CC te beperken. Wanneer het festival

bijvoorbeeld een manager van een gast heeft die de

hoofdverantwoordelijkheid heeft van transport, accommodatie

en voeding voor de deelnemers, dan is het niet nodig de baas

catering, hotelmedewerkers en transportcoördinator in CC te

plaatsen. De manager is dan verantwoordelijk om de relevante

informatie naar de juiste mensen te forwarden.

Festivalorganisatoren moeten echter altijd in CC geplaatst

worden, zodat zij steeds een volledig overzicht hebben van

alle verrichtingen bij de voorbereiding van het festival.

31

Telefonisch contact en videoconferenties

Telefooncontact is een goede manier om een meer

persoonlijke indruk over te brengen als dat nodig is, maar

belangrijke details worden best schriftelijk overgedragen.

Als je contact hebt via telefoon of video, houd dan steeds

pen en papier klaar (of aan andere manier om notities te

nemen), wanneer belangrijke vragen worden gesteld of

wanneer belangrijke beslissingen worden genomen. Een

cruciaal detail kan anders over het hoofd gezien worden.

Contact tijdens de voorbereiding

Contact met deelnemers tijdens de voorbereiding

van het festival gebeurt liefst via e-mail of mogelijk ook

deels via telefoon of andere middelen.

Contracten

Contracten dienen vele doeleinden en hebben een

zeer belangrijke rol in het verzekeren dat beide partijen -

festivalorganisatoren en deelnemers - op dezelfde

golflengte zitten i.v.m. gemaakte afspraken. Goed op

elkaar afgestemde contracten verminderen het risico op

een conflict tijdens het festival. Conflicten kunnen

variëren van algemene ongenoegens over de afspraken

tot misverstanden over bijvoorbeeld het vervoer. Wees

gedetailleerd in het contract en in geval van onzekerheid

kan je raad vragen bij iemand met ervaring en kennis ter

zake.

32

Contact tijdens het festival

Tijdens het festival gebeurt het meeste contact

mondeling, maar in het geval de deelnemers gebruik

maken van vrije tijd buiten het festivalterrein, is het

raadzaam om een manier te vinden om te allen tijde

contact met hen te kunnen hebben. Als ze geen mobiele

telefoon bezitten met een lokaal netwerk, omdat ze

bijvoorbeeld uit het buitenland komen, dan is het

raadzaam om hen te voorzien van een prepaid simkaart of

een soortgelijke oplossing, zodat je altijd contact kunt

houden. Deelnemers kunnen afspraken vergeten, er

kunnen op het laatste moment interviews met de pers

gepland worden of de deelnemers willen

festivalmedewerkers contacteren zonder hen te moeten

gaan zoeken. Sms of tekstdiensten kunnen gebruikt

worden om deelnemers herinneringen of afspraken door

te sturen, zoals bijvoorbeeld interviews met de pers, tijd

en plaats van ophalen aan hotel, enz. Het is wenselijk de

deelnemers te voorzien van gedrukte dagelijkse

dienstregelingen de dag voordien, wanneer ze zich

terugtrekken in hun accommodatie.

Technische regelingen en voorzorgsmaatregelen

Verwelkom allereerst de artiest(en) hartelijk.

Vertel over het festival, hoeveel bezoekers er verwacht

worden en hoeveel bezoekers er worden toegelaten vóór

het podium. Informeer de artiest ook over speciale

thema’s of visies die je als festivalorganisator hebt indien

dit van belang kan zijn voor de artiest en zijn optreden.

33

Dienstregeling

Maak een dienstregeling voor de artiest, met tijd

van aankomst, laden, soundcheck, duur van optreden,

openingsuren catering en sluitingstijd. Het is gemakkelijk

het tijdschema te volgen en het vermijdt vertragingen.

Vergeet het adres niet te melden van de ontmoetings-

plaats. Verdeel dagelijks dienstregelingen, omdat

papieren gemakkelijk verloren gaan. Zo kunnen er ook

wijzigingen aangebracht worden tijdens het festival

i.v.m. off-stage activiteiten zonder de artiesten te

verontrusten.

Technische rider van de organisator

Maak een lijst van al het materieel en diensten die je

aan de artiesten kunt aanbieden. Een voorbeeld:

• Drum set: Pearl VB825/C, bass drum, floor

tom, 2 hanging toms, hi-hat stand, 3 cymbal

stand.

• 4 vocal microphones, SM58 + 4 stands

• Sound engineer

Enz.

Voeg geen apparatuur en diensten toe op de lijst

waarvan je geen bevestiging hebt dat ze gedurende het

ganse festival ter beschikking kunnen staan, dat al is

vastgelegd door andere artiesten of waarvan het risico

bestaat dat het niet tijdig op het festival kan aankomen.

Maak geen beloftes die je niet kan waarmaken.

34

Technische rider van de artiest

Vraag aan de deelnemers een volledige lijst van

alle apparatuur die ze zullen meebrengen en gebruiken op

het festival. Het is belangrijk dit als organisator te weten,

zodat je de geluidstechnici tijdig kunt voorbereiden op

het gebruik van hun materieel. Als bepaalde apparatuur

ongewoonlijk volumineus is, kan dit speciale

voorbereidingen nodig hebben i.v.m. transport en het

installeren op het podium. Verzoek dat de artiesten deze

lijst minstens 2 weken voor de aanvang van het festival

opsturen en aarzel niet om vriendelijke herinneringen te

verzenden als de lijst niet tijdig aanwezig is.

35

Podiumplan

Een podiumplan is een eenvoudige schets van de

artiest voor de organisator om te laten zien hoe het

podium opgesteld wordt. Het omvat ook de wensen voor

het aantal monitoren en microfoons die de artiest nodig

heeft. Als iets niet duidelijk is, aarzel niet om direct

opheldering te vragen.

Voorzorgsmaatregelen

Volg steeds de veiligheidsvoorschriften van het

land op. Wees bewust dat veiligheidsvoorschriften in elk

land verschillend zijn en soms kunnen veranderen of

geüpdatet worden. Zelfs als je zeker bent van de lokale

veiligheidsvoorschriften, kan het geen kwaad om dubbel

te controleren.

36

HOOFDSTUK 5

Voorbereiding / Vinden / Beheer van het budget en Sponsoring

BUDGET

Vinden

Wie + Waar

Voorbereiding

en

uitgave

Beperk & wees slim

Beheer

Hoe …

�

37

Waar komt het geld vandaan?

STEL EEN STRUCTUUR OP

• geschatte kosten

• variabele kosten

• minimumkosten

Voorbereidingbudget

sponsoring

kosten/entreegelden

bestaande fondsen

subsidieaanvragen(lokaal/regionaal/nationaal/

internationaal)

verkoop van levensmiddelen/kleding/goederen

schenkingen

voorgaand festivalbudget

Vinden budget

speciale bankrekeningen/codes

regelmatige controle

financiële audits

staving kosten

transparente tendens

antiomkopingregels/lage

professionele hulp

solide boekhoudkundige regels

opgepast voor te hoge kosten/schattingen

budget voor onvoorziene uitgaven

budget vergaderingen medewerkers

contracten/vaste prijzen

dankbetuigingen/party

evaluatie

Beheer budget

FESTIVAL

38

SPONSORING

SPONSORING

Wie ?

Hoe ?Wat ?

39

WIE ?

IDENTIFICEER GESCHIKTE SPONSORS

WIE

Vereniging zonder

winstoogmerk (vzw)

Natuurlijke personen

NGO's

Media

Overheids-organisaties

(vb. bank, energie)

RegionaleOverheid

Lokale Oveheid

Privébedrijven

40

HOE ?

HOE VINDEN WE SPONSORS ?

HOE

Contract / Overeenkomst

InformatieveSessie

(Potentiële Sponsors)

Informatie-packet +

Voorbeeld van

Publiciteit

Duidelijk beeld/visie

(vb. Concept, waarden,

wanneer, tijd, publiek,...)

ProfessionelePresentatie

(woord-voerder, Sponsor-

team)

Promotie + Beeld als

onderdeel van een team

Bewijs van voorgaande

evenementen(Geef

referenties)

41

WAT ?

SOORT SPONSORING

WAT

Nutsvoor-zieningen

(vb. elektr.

TechnischeOnder-

steuning(Expertise + begeleiding

Publiciteit + Marketing

Lokatie/

Plaats

Onderschei-dingen/

PrijzenGezond-heid &

Veiligheid(vb. EHBO)

Arbeid

Transport

Economie

Materieel + Apparatuur

42

HOOFDSTUK 6

Marketing, Promotie en

Disseminatieactiviteiten van een Festival

Marketing, promotie en disseminatieactiviteiten

voor een festival hebben een doordachte voorbereiding

en planning nodig. Het is aangewezen om een vaste

persoon of kleine groep (met de nodige expertise) binnen

het grotere organisatieteam te hebben om de

verantwoordelijkheid en het overzicht van dit aspect te

bewaren. Vóór de aanvang is het belangrijk dat een

operationeel plan en budget worden afgesproken (bij het

begin van dit proces) om buitensporige uitgaven te

vermijden. Dit is een onderdeel van het festival dat

gemakkelijk over het budget kan gaan als het niet goed

gepland en beheerd wordt.

Marketing en promotie voor het festival moeten

zo snel mogelijk gestart worden, zodat materieel en

ideeën grondig kunnen worden nagekeken, ter

beschikking worden gesteld en gestandaardiseerd. Het is

ook aangeraden dat het doelpubliek tijdig informatie

krijgt over het festival om zichzelf te organiseren en om

verdere mondelinge reclame te maken bij vrienden en

familie. Het is belangrijk in deze fase de sleutelpartners

te betrekken, bijvoorbeeld sponsors, om te verzekeren dat

de promotionele strategie en materialen door iedereen

wederzijds aanvaard worden.

43

Promotie en disseminatie van de

festivalactiviteiten

Kies de geschikte naam en/of het geschikte concept

voor het festival

Eén van de meest uitdagende aspecten van elk

festival is de juiste naam kiezen. De naam wordt de

merknaam voor het festival en moet het idee en het

concept van het festival duidelijk overbrengen. Idealiter

moet het kort, eenvoudig, gedenkwaardig en herkenbaar

zijn. Schenk ook aandacht aan het lettertype,

beeldvorming en kleurenschema bij een presentatie zodat

het opvallend en aantrekkelijk is. Wanneer alles

afgesproken is, moet de huisstijl gestandaardiseerd

worden voor alle promotionele activiteiten.

Voorbereiden van reclamematerieel

Goede reclame en marketing is één van de

hoekstenen van elk festival en vaak staat of valt een

festival met de kracht van de publiciteitscampagne.

Organisatoren moeten zoveel tijd, energie en middelen

aanwenden als nodig zijn om de beste en meest

kwalitatieve publiciteit te creëren om een zo groot

mogelijk publiek aan te spreken. Publiciteitsmaterieel

kan variëren van gedrukte posters, folders, brochures en

flyers tot e-posters verspreid via internet en sociale

media. Voor grote festivals kan audiovisueel materieel

nodig zijn als er wordt beslist over te gaan tot

reclamespots op radio en tv.

44

Wat opnemen als publiciteitsmaterieel

De merknaam (gestandaardiseerd), de locatie, het

start- en eindtijdstip, wie optreedt, contactinformatie voor

het evenement (vb. webadres, e-mailadres / telefoon-

nummer / postadres), namen van sponsors (indien nodig),

de prijs (eventuele tegemoetkomingen) en hoe een ticket

aan te kopen (als het niet gratis is).

Voor gedrukt en elektronisch materieel, moet het

type en beeldvorming van de beste kwaliteit zijn.

Standaardnormen worden vastgesteld, zoals kwaliteit van

de beeldresolutie, lettertype, lettergrootte, enz. De

belettering en de uitleg over het festival moet beknopt,

duidelijk en opvallend zijn. Vermijd lange zinnen op

posters, brochures en websites en gebruik eenvoudige

woordenschat. Bij e-materiaal zou je hyperlinks naar

andere websites kunnen toevoegen. Om een goede indruk

na te laten, is het belangrijk dat de links actief zijn, indien

niet, moeten ze onmiddellijk verwijderd worden.

Alle materialen moeten grondig nagelezen

worden. Als je beeldmateriaal van anderen gebruikt, let

op dat je geen wetten overtreedt op het copyright.

Meestal heb je toestemming nodig voor het aanwenden

van beeldmateriaal van anderen.

Het kan nuttig zijn een situatieschets aan te

maken van de materialen voor mensen die niet bekend

zijn met de omgeving. Als het de bedoeling is om

internationaal over het festival te publiceren, dan moeten

45

de publiciteitsmaterialen nauwkeurig vertaald worden in

de taal van het doelpubliek.

Disseminatie – bereiken van de doelgroep!

Het vroeg opstarten van dit proces en continu

publiciteit blijven maken in het publieke domein, is één

van de sleutels voor een goed bezocht evenement. Een

effectief werkend publicitair team samenstellen is een

andere sleutelfactor. Een festival bekendmaken kan erg

arbeidsintensief zijn en gaat vaak gepaard met het

bezoeken van vele plaatsen en mensen tijdens

ongebruikelijke werktijden, vooral in de periode van

twee weken voorafgaand aan het festival.

Hier zijn enkele ideeën om in overweging te nemen.

• Stel een contactenlijst op vanuit je bestaande

professionele en persoonlijke contacten. De

mensen op de lijst kunnen gecontacteerd

worden via e-mail, telefoon of met de post. Je

kunt de contacten vragen elementaire

promotionele informatie over het festival

verder door te sturen.

• Ontwerp brochures/flyers voor de promotie

van het festival en hang ze op aan prikborden,

winkelramen en deel ze uit op plaatsen waar

veel volk langs komt. Het is vaak een goede

gewoonte om flyers intensief te verspreiden

46

de dag vóór en tijdens het evenement om de

laatste klanten te lokken.

• Afhankelijk van het doelpubliek kan ook

reclame gemaakt worden in lokale scholen,

hogescholen, universiteiten, openbare

gebouwen (stadhuis) en buurtcentra.

• Maak promotie voor het festival op andere

evenementen, zoals vergaderingen, concerten,

andere festivals, publieke bijeenkomsten,…

• Je kunt een website ontwikkelen of de sociale

media gebruiken, bijvoorbeeld Facebook /

twitter voor festivalpromotie. Het is wel

noodzakelijk dat deze vorm van publiciteit

constant moet worden geüpdatet.

• Lanceringsevenement – nodig belangrijke

mensen uit voor een lanceringsparty of -diner

om bekendheid te geven aan het festival. De

gasten kunnen op hun beurt het festival

promoten bij hun contacten.

Gebruik lokale media (of nationale media als het

festival groot genoeg is). Media kunnen zijn:

nieuwsbriefmededelingen, radioadvertentie (dit is wel

duur en vereist een substantieel budget), internet, kranten

en tijdschriften.

47

Adverteren in plaatselijke kranten kan zeer

effectief, maar ook zeer duur zijn. Deze vorm van

adverteren lijkt doeltreffender te zijn dichter bij het

tijdstip van het evenement.

48

VERKLARENDE WOORDENLIJST

Toegankelijkheid: Om zeker te zijn dat alles vlot

verloopt en om ongevallen of diefstallen te vermijden,

krijgt iedereen (personeel en bezoekers) een armband of

badges met verschillende kleuren of letters om het

veiligheidspersoneel toe te laten te controleren wie waar

toegang heeft of niet. Bijvoorbeeld een "triple A-pass"

betekent Access All Areas (toegang in alle gebieden).

Hiermee heb je overal toegang op het hele festival.

Accreditatie: Accreditatie is het proces waarbij

journalisten en mensen van de media toegang krijgen tot

evenementen waar deelnemers en toegang normaal

beperkt is.

Terreindirecteur: Deze persoon staat aan het hoofd van

het festivalterrein. Hij beslist waar de verschillende

podia, backstageruimte, marktplaats, restaurant en andere

zaken moeten komen.

Artiestencontract: Tijdens een festival is het niet

ongewoon dat er meningsverschillen kunnen ontstaan

tussen de organisator en de artiest. Om dit te vermijden is

er een artiestencontract waarin alle voorwaarden tussen

de artiest en de festivalorganisator opgeschreven staan.

Gastheer voor de artiesten: Deze persoon ontfermt zich

over de artiesten wanneer ze niet op het podium staan.

Hij zou op alle vragen van de artiest moeten kunnen

antwoorden, of hen ten minste doorverwijzen naar de

juiste persoon die hen kan helpen.

49

Backlinetechnicus: Deze persoon is verantwoordelijk

voor alle gitaar- en basversterkers en drumset op het

podium.

Backstage: Backstage is het gebied van het festival waar

de artiesten zich kunnen klaarmaken en relaxen vóór een

optreden.

Crowd control: Crowd control is het beheersen van een

mensenmassa, door middel van barrières of zelfs geweld,

om te voorkomen dat er wanorde en paniek ontstaat of

zelfs rellen.

Crowd management: Crowd management verwijst naar

de communicatie met het publiek door gebruik te maken

van signalen of andere middelen om het publiek van een

festival te laten doen wat de organisatoren willen.

Decibel: Verwijst naar het volumeniveau afkomstig van

de geluidsinstallatie.

Ditch: Verwijst naar het gebied tussen het podium en het

publiek.

Dithchpersoneel: Verwijst naar de mensen werkzaam in

de ditch. Dit kunnen bijvoorbeeld mensen zijn die voor

de veiligheidsdienst werken. Fotografen werken ook vaak

in de ditch.

Festivalkaart: Een plattegrond van het festivalgebied

zodat de bezoekers gemakkelijk hun weg vinden.

50

Front of house: De plaats waar de geluids- en

lichttechnici werken. Vaak in het midden van het publiek

recht voor het podium.

Lichttechnicus: Deze persoon is verantwoordelijk voor

de lichteffecten op het podium.

Monitortechnicus: deze persoon is verantwoordelijk

voor het geluid op het podium, het geluid direct

toegankelijk voor de muzikanten.

Rider: Vaak een deel van het artiestencontract. Een rider

is een document dat de artiest naar de festivalorganisator

stuurt om te informeren wat hij nodig heeft voor zijn

optreden op en naast het podium. Dit kan alles omvatten,

van de juiste drumset op het podium tot een special soort

drankje achter het podium. De rider heeft ook een plan

waar de muzikanten hun instrumenten juist willen.

Veiligheidsdirecteur: Deze persoon is verantwoordelijk

voor de veiligheid.

Geluidstechnicus: Deze persoon is verantwoordelijk

voor het geluid op het podium.

Podiumdirecteur: Deze persoon is verantwoordelijk

voor het werk en de arbeiders op het podium, voor de

artiest en voor de algemene veiligheid op het podium. Hij

bevindt zich altijd op het podium.

Toneelknecht: werkt op het podium, helpt de

podiumdirecteur en de backlinetechnicus met allerlei

klusjes op het podium.

51

INFO OVER PARTNERS

Darıca İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Onze instelling die betrokken is bij dit project als

coördinator is een overkoepelende organisatie. Ze leidt

en controleert elke onderwijsactiviteit in Darica, een

multicultureel gebied in de omgeving van Istanboel. Er

zijn één manager, drie assistent-managers en vijfen-

twintig ambtenaren die werken in eenentwintig eenheden,

zoals Onderzoek en Ontwikkeling, Opdrachten,

Personeelszaken, enz. Ze heeft vierentwintig basis-

scholen, negen middelbare scholen, zestien particuliere

onderwijsinstellingen, een kleuterschool en een openbare

educatief centrum onder haar gezag. Onze instelling is

gevestigd in Darica, een streek die de aandacht trekt met

haar natuurlijke schoonheid en een industrie in

ontwikkeling. Elk jaar immigreren honderden mensen

hier om werk te zoeken omwille van sociale problemen

in hun geboortestad. Deze immigranten zijn afkomstig uit

verschillende regio's van Turkije en hebben diverse

culturele en familiale waarden, tradities, levensstijlen en

zelfs verschillende talen. Deze families, die leven

volgens hun eigen culturele rituelen, hebben moeite met

het wennen aan het stadsleven en andere culturen, zodat

ze worden blootgesteld aan sociale uitsluiting. De missie

van onze instelling is het ondersteunen en versnellen van

de sociale, economische en culturele ontwikkeling in

nationale eenheid en solidariteit; het verhogen van

actieve en exclusieve burgers die de hedendaagse

52

beschaving willen ontvangen; het implementeren van de

wetten en andere regelgeving naar de doelstellingen van

het Turkse Nationale Onderwijssysteem; het verhogen

van de tevredenheid van haar medewerkers en

instellingen door het volgen van de vernieuwingen in het

onderwijs en door het effectief uitvoeren van het

onderwijssysteem. Om haar missie te bereiken, besteedt

onze instelling veel aandacht aan elk onderwijs-

onderwerp en -instelling, en organiseert ook lokale en

internationale projecten/activiteiten die niet alleen het

onderwijs verbeteren en stimuleren, maar ook

oplossingen vinden voor de sociale problemen van ons

doelpubliek en aan hun behoeften tegemoet komen.

Binnen onze instelling werd een eenheid opgericht die

activiteiten organiseert om sociaal-culturele problemen

aan te pakken van onze burgers ( vooral immigranten) en

om educatieve activiteiten te stimuleren en de onder-

nemersvaardigheden van de doelgroep te verbeteren. De

deelnemers aan dit project zijn samengesteld uit leden

van deze eenheid. Onze instelling is bij dit project

betrokken als coördinator.

Dienst Beroepsopleiding – vzw EPON

De DBO is een dienst van het Vlaamse

Departement Onderwijs en Vorming in België. Ons doel

is het ontwikkelen van een innovatieve en onder-

steunende aanpak voor beroepsonderwijs en -opleiding in

Vlaanderen. We willen een maximum van mogelijkheden

creëren voor studenten en cursisten van de

53

beroepsopleiding. DBO is lid van de Vlaamse

interdepartementale werkgroep voor het Actieplan

Ondernemend Onderwijs (voor het stimuleren van

Ondernemingszin en Ondernemerschap via het

Onderwijs). Via verschillende (EU-)projecten wil de

DBO ondernemerschap bevorderen onder jongeren op

scholen. De DBO organiseert een ondernemingsplan-

wedstrijd in de 3de graad van het secundair onderwijs en

een scholenwedstrijd met de trofee 'Schoolteam met de

beste ondernemerskwaliteiten'. De DBO ondersteunt

leerkrachten betrokken bij ondernemend onderwijs door

het aanbieden van studie- en cursusmateriaal, ICT-

hulpmiddelen, e-learning en e-communicatieplatforms,...

De DBO ondersteunt de professionele ontwikkeling van

leraren op het gebied van ondernemerschap door het

organiseren van praktijkuitwisselingen in onder-

nemingen, workshops, gastcolleges en discussiegroepen.

Elk jaar is DBO gastheer voor twee study visits in

Vlaanderen over ondermerschap en ondernemingszin in

onderwijs binnen het kader van CEDEFOP.

Institut für Projektbegleitung und

Kompetenzentwicklung -pro-

kompetenz- e.V.

Pro-Kompetenz, opgericht in 2003, ingeschreven

vereniging, erkend als "Friendly Society (vereniging tot

onderlinge steun)"

54

Doelstellingen: Ontwerpen van onderwijs voor

bevordering, ontwikkeling en het gebruik van menselijk

potentieel op een meer holistische en duurzame manier.

Ondersteunen van onderwijs door het leveren van input

uit jaren praktijkervaring en toegepast onderzoek.

Specifieke expertisegebieden:

• Ontwikkelen van innovatieve pedagogische

concepten en leeromgevingen

• Implementeren van innovatieve leeromgevingen,

pedagogisch-didactische benaderingen voor het

leren met digitale media

• Formatieve evaluatie, ideeën leveren voor

implementatie en productontwikkeling, Quality

Assurance

• Thematische gebieden: AE en VET, innovatie en

kennismanagement, HRM, leren voor sociale

integratie.

Pro-Kompetenz was betrokken bij meer dan 40 EU-

projecten. Daardoor hebben de medewerkers expertise bij

het uitvoeren en het financiële beheer van projecten.

Financieel toezicht wordt gewaarborgd door

voortdurende controle door een extern, onafhankelijk

boekhoudkundig en belastingadvieskantoor.

In nationale projecten gepromoot door het Duitse

Ministerie van Onderzoek en Onderwijs, heeft pro-

Kompetenz begeleiding en input aangereikt om nieuwe

leermethoden te ontwikkelen en te testen.

Van projecten die verband houden met sociale

vraagstukken en activiteiten, verband houden met

55

activiteiten in sociale centra - stedelijke buurthuizen en

maatschappelijke organisaties alsmede stadsbestuur,

hebben we links om de informatie breed te dissemineren

en om leerlingen naast onze eigen medewerkers in het

project te betrekken.

Centro Machiavelli Scuola di

Lingua e Cultura Italiana

Centro Machiavelli is een Italiaanse taalschool en

VET-Agentschap in Florence, opgericht in 1978, lid van

TANDEM NETWORK, een Internationale Vereniging

van Talenscholennetwerk sinds 1988, officieel erkend

door het Ministerie van Onderwijs sinds 2003,

gecertificeerd door ISO9001: 2000 certificering van

kwaliteit sinds 2005, erkend als een advies- en

trainingsorganisatie voor Leven Lang Leren,

geaccrediteerd door de Regio Toscane sinds 2008.

Centro Machiavelli is ook actief binnen de EU-

programma's en in de opleidingsactiviteiten zoals

mobiliteiten, studiebezoeken, multilaterale projecten

binnen het Leven Lang Leren-programma van de EU

(Comenius, L. Da Vinci, Grundtvig, Transversale

Programma’s, enz.) met partners uit Duitsland, Frankrijk,

Nederland, Verenigd Koninkrijk, Ierland, Roemenië.

Van oktober 2009 tot maart 2011 is het Centro

Machiavelli coördinator geweest van het Comenius

multilateraal project "ELLVIS - English Language

Learning-programma voor visueel gehandicapte

studenten ". De resultaten van het ELLVIS-project zijn

56

een levensvatbaar alternatief voor de "boek-en-tape"-

methodologie. Deze multimedia taalcursus is bedoeld

voor mensen die niet in staat zijn om deze technische

hulpmiddelen te gebruiken en die meer bijstand nodig

hebben; ze worden geprikkeld door middel van een

systeem met niet-audio gebaseerde feedback, namelijk

door de 'force-feedback'-reactie die de joystick aanbiedt.

Vanaf december 2009 is Centro Machiavelli ook partner

van het project VET4VIP, Vocational English Teaching

voor slechtzienden - LLP Transversale Programma KA2

Talen, dat werd afgesloten op het einde van mei 2012.

Het Vet4Vip-project implementeerde een set van tools

voor taaldocenten over hoe blinde en slechtziende

leerlingen te integreren in hun lessen taal. Het project wil

dit probleem tegemoet treden met een gecombineerd

pakket van:

1. Train-de-trainerscursus voor taaldocenten over hoe om

te gaan met vip en hoe lesmateriaal voor deze doelgroep

te gebruiken en ontwikkelen. De tools zijn getest door:

• testseminaries op nationaal niveau,

• testseminarie-evaluatie.

2. Aanpasbare computer-based trainingmodules voor

Engels ontworpen voor blinde en slechtziende

volwassenen.

Om deze doelen te bereiken, bestaat het samenwerkings-

verband uit opleidingsinstellingen voor volwassenen,

taalscholen en scholen voor blinden uit Duitsland, Italië,

Ierland, Nederland, Verenigd Koninkrijk.

57

Arte-Via Cooperativa Artística e

Editorial, CRL

Arte-Via Cooperative, in Lousã, district van

Coimbra (Portugal) is een regionale, culturele vereniging

zonder winstoogmerk, bestaande uit vrijwilligers,

opgericht in 1999, met senior university promoting

classes voor ouderen en migranten, namelijk schilderen,

yoga, Engels, Italiaans en Spaans. De Cooperative

organiseert evenementen zoals leesgemeenschappen,

internationale seminaries, schrijfwedstrijden, kunst-

tentoonstellingen en multimedia voorstellingen.

De Arte-Via Cooperative is een instelling zonder

winstbejag dat haar actie ontwikkelt op een lokaal,

regionaal en nationaal niveau. Haar context wordt

geplaatst in een sociale, economische en gender-

ongelijkheid. Daarom beantwoorden we aan een aantal

noodzakelijkheden met een informeel vormings-

programma volgens de basale Europese beginselen van

het levenslang leren. Tot nu toe kregen onze activiteiten

altijd de steun, hetzij van de bevolking, hetzij van

openbare of particuliere lokale en regionale instellingen.

Sinds 1999, toen Arte-Via is opgericht, hebben we een

belangrijke bijdrage geleverd aan de culturele

ontwikkeling, in een groot gebied van de regio waar we

zijn geïntegreerd.

De fundamentele basis van de werkopvatting van Arte-

Via Cooperative, als vrijwillige instantie, is de

58

betrokkenheid van alle leerlingen en cursisten die hun

activiteit in het projectgebied ontwikkelen, in dit geval,

kunst. Dus vanaf de conceptiefase tot de disseminatie-

fase worden allen actief betrokken, participeren met hun

ideeën, opvattingen en uitvoeringsmethoden en

ontwikkeling goede praktijkvoorbeelden. Arte-Via zal

ook samenwerken en communiceren met andere lokale

en regionale instellingen die werkzaam zijn in hetzelfde

gebied.

Arte - Via Cooperativa Artística e Redactie, CRL is

werkzaam in de kunstwereld en onze belangrijkste

doelstelling is het organiseren van activiteiten en

evenementen in verband met de projectmethode en

volgens het doel van het partnerschap en het Arte-Via-

jaarplan, met name de ontwikkeling en verbetering van

de vaardigheden van onze kunstenaars.

Vanaf het begin van haar oprichting, gebruikt Arte-Via

op een praktische manier de resultaten van de diverse en

verschillende projecten ten voordele van de lerende

volwassenen en professionals, zodat ze het gevoel

hebben dat hun werk heeft bijgedragen om de kwaliteit

van hun vaardigheden en van hun leven in het algemeen

te verbeteren. Op die manier zijn de resultaten artistieke

werken die kunnen worden gelezen, gezien en gehoord,

en ten slotte, ervaren. We maken ook gebruik van alle

media om de resultaten te verspreiden, vooral via

internet, in het bijzonder via onze site.

59

Studiefrämjandet

Studiefrämjandet is een vereniging zonder

winstbejag voor volwasseneneducatie werkzaam in het

centrale deel van Zweden. Verder is het een niet-

gouvernementele organisatie, maar wel gefinancierd door

de staat en gemeenten.

Studiefrämjandet werkt voornamelijk met niet-formele

volwasseneneducatie, onze belangrijkste werkfocus in de

gebieden aangesloten bij onze 18 lidorganisaties. Onder

deze organisaties zijn de Zweedse Vereniging voor

Natuurbehoud (SNF), de Nationale Federatie van

Zweedse 4H, de Vereniging van Zweedse Hunters '

Federatie, de Zweedse Tourist Club (STF), en Moks - een

overkoepelende organisatie voor muziek- en cultuur-

verenigingen. Daarnaast werken we ook samen met tal

van andere niet-gouvernementele organisaties

(zogenaamde ngo's).

Studiefrämjandets rol in het project is vooral:

• workshops documenteren

• het logo van het project ontwerpen

• dvd’s voorbereiden met de data en materieel

ontwikkeld tijdens het project.

Studiefrämjandet heeft verschillende projecten die vooral

gericht zijn op nieuwe en betere voorwaarden voor

deelnemers met een risico van sociale uitsluiting.

60

Lancaster and Morecambe

College

Lancaster en Morecambe College (LMC) is een

publieke hogeschool van voortgezet onderwijs en de

belangrijkste aanbieder van beroepsonderwijs en-

opleiding (VET) in Noord-Lancashire en Zuid-Cumbria

in het noordwesten van Engeland. LMC is gelegen tussen

Lancaster en de badplaats Morecambe en werkt in de

lokale omgeving en de afgelegen plattelands-

gemeenschappen. Ze heeft momenteel ongeveer 1.800

fulltime en 3000 parttime studenten. Haar belangrijkste

taak is het verstrekken van opleidingen in beroeps-

vaardigheden die leiden tot werkgelegenheid en / of

academische vaardigheden die leiden tot een

universiteitsstudie.

LMC werkt samen met lokale werkgevers en instanties

om de lokale economie te voorzien van bekwame en

gemotiveerde arbeidskrachten om te komen tot duurzame

werkgelegenheid in een verscheidenheid van sectoren.

LMC’s rol in de lokale economie en de gemeenschap

wordt weerspiegeld in hun missie:

"Lancaster en Morecambe en de omliggende

gemeenschappen verstrekken van een uitstekende

studentenervaring die de beroeps-, persoonlijke en

werkgelegenheidsdoelstellingen vervullen"

LMC heeft een succesvolle geschiedenis in het

organiseren van gebeurtenissen die de behoeften van de

lokale gemeenschap en haar eigen studenten dienen. Ze is

enthousiast om verder een strategische aanpak te

61

ontwikkelen van deze gebeurtenissen waarvan studenten,

medewerkers en lokale organisaties kunnen profiteren ten

voordele van de ganse gemeenschap.

LMC heeft deel uitgemaakt van vele innovatieve,

internationale projecten en initiatieven in het LLP. LMC

ontving als eerste VET-hogeschool in het Verenigd

Koninkrijk het Leonardo da Vinci Certificate of Quality

in Mobility en heeft een International School Award voor

haar Transnational werk.

Asociación Andalucía En Obra Social

Wij zijn een Spaanse ngo in Granada, Andalusië.

Als de grootste van de 17 autonome regio's van Spanje, is

deze de beste om het meest karakteristieke beeld van een

land dat beroemd is om zijn flamenco-shows en de pure

passie op te roepen. Het is een land met nog

groeipotentieel en inspireerde grote schrijvers, dichters,

acteurs en schilders. Andalucia is de geboorteplaats van

Pablo Picasso en Velázquez en fascineerde schrijvers

zoals Ernest Hemingway en Washington Irving. Het is de

plaats van een van de meest uitgevoerde en beroemdste

opera's aller tijden, "Carmen" van Bizet. Het is een

unieke plek waar Oost en West in elkaar opgaan met

verschillende inwoners: mensen van christelijke

oorsprong, zigeuners, Arabieren en joden. Onze ngo

werd opgericht in 2009 in Granada, een van de pareltjes

van Spanje en een van de meest bezochte toeristische

steden uit de hele wereld, ooit de hoofdstad van de

Arabieren. Granada biedt belangrijke herinneringen aan

deze periode in de Spaanse geschiedenis, met het

wereldberoemde "Alhambra".

62

Wij zijn vooral daar actief en in het dorp Herrera,

gelegen in het zuidoosten van de provincie Sevilla met

een bevoorrechte geografische ligging, in het centrum

van Andalusië. Grote steden (Sevilla, Granada, Cordoba

en Malaga) liggen op minder dan een uur rijden. Onze

belangrijkste doelstellingen zijn: onderwijs en niet-

formeel en informeel onderwijs; bevordering van sociale

integratie en werkgelegenheid van uitgesloten sociale

groepen naar herkomst, etniciteit, cultuur of religie;

ondersteuning aan een persoon of groep van mensen in

nood; bevordering van samenwerking en culturele

uitwisseling tussen verenigingen onderling, verenigingen

en overheden, instellingen en organisaties.

Om dit te bereiken, organiseert de vereniging culturele

activiteiten voor de verdere ontwikkeling en verspreiding

van de cultuur van Andalusië, organiseert ze allerlei

culturele en artistieke evenementen, zoals tentoon-

stellingen, conferenties, workshops, cursussen, concerten,

reizen, trips, festivals en wedstrijden. Enkele van onze

activiteiten zijn: ontwikkeling van projecten volgens de

richtlijnen van de Europese Unie; netwerken samen met

andere instellingen en organisaties, zowel publiek als

privé; vrijwilligerswerk, met een actieve betrokkenheid

bij de ontwikkeling en uitvoering van projecten van de

vereniging; cursussen en workshops en begeleiding;

integratieacties van verschillende groepen in de samen-

leving; bewustmaking over gender en gelijkheid.

63

De Samenvatting van het Project- Festival

Entrepreneurship for VET

Wie: Dit partnerschap werd vertegenwoordigd

door instellingen voor beroepsonderwijs, vertegen-

woordigers uit het beroepsleven, non-profit organisaties

en instanties die verantwoordelijk zijn voor

beroepsonderwijs en -opleidingen op lokaal niveau. De

doelgroep omvatte de leraren, opleiders en andere

medewerkers van de bovengenoemde instellingen, of

verantwoordelijken voor het organiseren van activiteiten

om de professionele vaardigheden en competenties van

de deelnemers te verbeteren.

Wat & Hoe: Dit project verbeterde de kwaliteit

en verhoogde de samenwerking tussen instellingen die

geïnteresseerd zijn in het organiseren van festivals en

behoefte hebben aan een hogere mate van

professionaliteit. Het was een overduidelijke eigenschap

erkend door de partners dat samenwerking met lokale

werkgevers en instanties voordelen kan hebben op de

lange termijn door het creëren van duurzame

werkgelegenheid om aan de eisen van de arbeidsmarkt te

voldoen. In dit project werd de competentie en het

ondernemerschap van de doelgroep verbeterd door

actieve betrokkenheid van elke partner in peer learning,

teambuildingactiviteiten en workshops. Daarnaast

ervoeren de deelnemers door observatie en onderzoek

good examples georganiseerd in en door de partner-

landen. Aan het einde van dit project hebben de

64

deelnemers een gids over het organiseren van festivals

opgesteld op basis van hun werk en ervaringen opgedaan

in het project.

Bovendien werd een internationaal festival in het land

van de coördinator georganiseerd en deelnemers uit heel

Europa waren van harte welkom op dit festival. Dit

partnerschap oversteeg het project en de resultaten en de

producten werden ten volle benut.

Wanneer & Waar: Dit project is gestart in

september 2012 en eindigde in juli 2014. In twee jaar tijd

werden er intense contacten onderhouden tussen de

partners onderling om het partnerschap stevig te

handhaven en om de projectactiviteiten efficiënt te

implementeren.

65

Dit handboek werd samengesteld door de deelnemers van

het FestEVET-team in het kader van het Lifelong Learning

Programme - Leonardo Da Vinci Project Festival

Entrepreneurship for VET. In dit handboek vind je

informatie over het organiseren van een festival of

evenement. Het werd ontworpen voor wie deelneemt aan

het organiseren van een festival. De tips in het boek zullen

je helpen bij het organiseren van jouw festival.

--------------------