GET mobileMannskiptaverkefni í Evrópu

- Handbók fyrir fyrirtæki -

www.getmobileproject.eu

Hönnun og umbrot Hugsmiðjan, 2012

www.hugsmidjan.is

Þetta verkefni er stutt af Evrópusambandinu. Þessi útgáfa endurspeglar einungis

viðhorf höfundanna og er innihaldið ekki á ábyrgð Evrópusambandins.

3www.getmobileproject.eu

Efnisyfirlit

1. Inngangur .......................................................................................................................................5

2. Mannaskiptaverkefni í Evrópu ....................................................................................................6

3. Hvernig geta mannaskiptaverkefni gagnast þínu fyrirtæki? .................................................8

4. Kvenvænt umhverfi ....................................................................................................................10

5. Menning ........................................................................................................................................12

6. Hvernig á að velja starfsnema? ................................................................................................14

7. Að hýsa starfsnema – áður en verkefni hefst .........................................................................16

8. Að hýsa starfsnema – fyrstu vikurnar ......................................................................................19

9. Að hýsa starfsnema - stuðningur og eftirfylgni ....................................................................21

10. Að hýsa starfsnema – mat og eftirfylgni ................................................................................22

4

Þáttakendur í Get Mobile

Í handbók þessari má finna gagnlegar upplýsingar um það sem felst í því að finna og taka að sér starfsnema.

Í gagnagrunni verkefnisins, GET Connected Zone, er hægt að skrá fyrirtæki og leita að samstarfsaðila í öðru

landi. Þar geta fyrirtæki einnig deilt reynslu sinni og komist í kynni við önnur fyrirtæki.

Hægt er að skrá niður upplýsingar um laus störf og leita að hentugum umsækjendum sem passa við þarfir þíns

fyrirtækis.

VinnumálastofnunÍsland

www.vinnumalastofnun.is

Militos Emerging Technologies & Services

Grikkland

www.militos.org

Pendik KISGEMTyrkland

www.pendikkisgem.org

Inova ConsultancyBretland

www.inovaconsult.com

VHTO - Konur í vísindumHolland

www.vhto.nl

CLPÍtalía

www.clpge.it

5www.getmobileproject.eu

1. Inngangur

Í þessari handbók má finna hagnýtar upplýsingar um hvernig á að bera sig að varðandi að taka

starfsnema/lærling í fyrirtækið og þau skref sem þarf að taka. Farið er í gegnum þau skref sem þarf

að taka í ferlinu.

GET Mobile er stutt af Evrópusambandinu og er samstarfsverkefni nokkurra stofnana í Bretlandi,

Hollandi, Grikklandi, Ítalíu, Íslandi og Tyrklandi. Markmiðið er að hvetja til aukins hreyfanleika (mobility)

kvenna úr viðskipta og tæknigeiranum og lítilla fyrirtækja. Sérstakur markhópur eru þær konur sem

eru atvinnulausar eða ekki í störfum við hæfi þeirrar menntunar.

Þrjár aðferðir/tæki hafa verið þróuð til að styðja fyrirtækin í þessu ferli;

1. Handbók fyrir fyrirtæki um mannaskiptaverk-

efni. Hagnýtar upplýsingar um það að hýsa

starfsnema erlendis frá.

2. Kynningarfundir fyrir fyrirtæki; Þar fá

fyrirtækin hagnýtar upplýsingar um hvernig

er best að velja starfsnema. Á kynningar-

fundunum verða möguleikar Leonardo manna-

skiptaverkefna kynntir auk þess sem þar eru

upplýsingar um valferlið, kostnaðinn sem fylgir,

menningarlega þætti, stuðning við starfsnema

og kynning á heimasíðu verkefnisins.

3. Get Connected Zone heimasíðan: er vett-

vangur sem færir saman konur og fyrirtæki í

Evrópu en þar geta fyrirtæki skráð upplýsingar

um sig og auglýst eftir samstarfsaðilum.

Um tvo markhópa er að ræða:

1. Lítil og meðalstór fyrirtæki.

2. Konur sem útskrifaðar eru úr viðskipta, tækni

og vísindagreinum.

Rannsóknir sýna að smærri fyrirtæki eru ólíklegri til

að nýta sér mannaskiptaverkefni og er markmiðið

að breyta þessu og að sýna fyrirtækjum fram á

þann ávinning sem hlýst af því að taka nema í

starfsþjálfun og styðja þau í val og ráðningarferlinu.

6

2. Mannaskiptaverkefni í Evrópu

Mannaskipti (mobility) er hugtak sem notað er um fólk sem fer frá einu landi til annars

til starfa í ákveðinn tíma en hreyfanleiki vinnuafls er eitt af forgangsmálum hjá Evrópusambandinu.

Stundum eru hugtökin starfsnám eða starfsþjálfun notuð í þessu sambandi.

Hægt er að sækja um styrk vegna ferða og uppihalds en viðkomandi þarf að hafa fyrirtæki eða stofnun

á bakvið sig, einstaklingar geta því ekki sótt um.

Fyrirtæki í Bretlandi

Ég heiti Eric Wijmenga og er stjórnandi Intergambio, sem er

símenntunarmiðstöð í Sheffield. Nýlega réðum við okkar fyrsta starfs-

nema en við þurftum einhvern með góða tungumálahæfileika til að

hjálpa okkur við að vinna úr umsóknum erlendis frá.

Aðalkröfurnar voru sveigjanleiki og áhugi á viðskiptalífinu. Reynslan var

mjög jákvæð og vorum við mjög hrifin af því hvernig viðkomandi sinnti

sínu starfi og þróaðist í mjög hæfan og fjölhæfan starfsmann í teymi

okkar. Að hýsa starfsnema skipti miklu máli fyrir okkar viðskipti og ég

myndi hiklaust mæla með þessari reynslu við önnur fyrirtæki. Ég lærði

einnig mikið um sjálfan mig í leiðinni og minn stjórnunarstíl og ábyrgð

sem gerði reynsluna að gagnkvæmu lærdómsferli fyrir báða aðila.

Hvað felst í mannaskiptaverkefnum?

Mannaskiptaverkefni geta falið í sér dvöl í öðru landi

innan Evrópusambandsins (auk Króatíu, Íslands,

Liechtenstein, Noregs, Sviss og Tyrklands) og getur

dvölin numið frá einum mánuði upp í tólf í stofnun/

fyrirtæki

Þau verkefni sem viðkomandi starfsmaður sinnir

eru mismunandi og fara eftir menntun og reynslu

viðkomandi og kröfum fyrirtækisins.

Gerður er þjálfunarsamningur milli aðila þar sem

verkefnin eru útlistuð en mikilvægt er einnig að

huga að stuðningi á meðan á dvöl stendur þar sem

oft er um nýliða á vinnumarkaði að ræða.

Þetta getur verið tímafrekt og skiptir því máli fyrir

fyrirtækin að skipuleggja verkefnin vel.

Fjármagn

Að taka þátt í mannaskiptaverkefnum felur ekki

í sér beinan kostnað fyrir fyrirtæki eða stofnun

því starfsnemar geta sótt um styrki til að standa

straum af ferðakostnaði og uppihaldi. Ef fyrirtæki

vilja styðja við viðkomandi með einhverjum hætti

er það ekki bannað, en það er valkvætt.

Reynslusaga

7www.getmobileproject.eu

Starfsnemi í Grikklandi

„Halló! Ég heiti Elisavet og er frá Grikklandi. Eftir að ég lauk námi í

stjórnun var ég á milli tveggja elda, og hafði ekki starfsreynslu til að

fara í þau störf sem mig langaði til. Þá kom ég auga á verkefni sem

gerðu konum kleift að taka þátt í mannaskiptaverkefnum í Evrópu þar

sem bauðst að vinna við hlið kvenna frumkvöðla. Ég kýldi á þetta, sótti

um og fékk pláss hjá grísku fyrirtæki Militos Emerging Technologies

& Services (www.militos.org). Eftir að hafa sent þeim starfsferilskrá

mína og farið í Skype viðtal við stjórnandann, við fundum sameiginlega

áhugamál og fundum leið til að starfa saman. Ég gat fullvissað hana

um minn áhuga og ég fékk tækifæri til að læra beint frá frumkvoðli

og fékk mjög verðmæta reynslu. Reynslan var mjög verðmæt, ég naut

hennar bæði í starfi en ekki síður persónulega. Mér fannst ég vera

metin að verðleikum. Núna, er ég í fullu starfi hjá Militos, og er ein

af lykilstarfsmönnum fyrirtækisins og það hófst allt með þátttöku í

mannaskiptaverkefni.“

Reynslusaga

Kaflinn í hnotskurn

✓ Mannaskiptaverkefni eru verkefni þar sem viðkomandi þátt-

takendur fá að taka virkan þátt í starfsemi fyrirtækis/stofnunar.

✓ Mannaskiptaverkefnin eru fyrir nokkra hópa, stúdenta, útskrif-

aða og tilvonandi frumkvöðla.

✓ Lögaðilar í 27 löndum Evrópu auk Króatíu, Íslands, Liechtenstein,

Noregs, Sviss og Tyrklands geta sótt um mannaskiptaverkefni.

✓ Verkefni geta varað frá einum upp í tólf mánuði.

Gagnlegir tenglar

Gagnlegar upplýsingar um tækifæri til

mannaskipta í Evrópu

http://ec.europa.eu/education/erasmus-for-all/

http://www.globalplacement.com/about

Heimasíða Leonardo á Íslandi

www.leonardo.is

Eures – Evrópsk vinnumiðlun

www.eures.is

Alþjóðavæðingin er aðalatriðið í okkar fyrirtæki, og möguleikinn á því að hýsa starfsnema hjálpaði okkur mikið

til að skoða nýja markaði.

Fyrirtæki á Ítalíu sem hýsti starfsnema.

8

3. Hvernig geta mannaskiptaverkefni gagnast þínu fyrirtæki?

Alþjóðavæðingin hefur haft mikil áhrif á fyrirtæki í heiminum og þörfin fyrir tengslanet og þekkingu

um aðra menningu eykst með aukinni alþjóðavæðingu. Hvernig er hægt að bregðast við aukinni

samkeppni á alþjóðamarkaði? Hvernig mun þér takast að markaðssetja vörur í öðru landi án þess að

vita eitthvað um menningu þess?

Smærri fyrirtæki hafa oft ekki burði til að ráða fólk til að sjá um svo sérhæfð verkefni, og getur

starfsnemi verið hluti af lausninni.

Þannig gæti starfsneminn komið með sérhæfða þekkingu inn í fyrirtækið.

Ávinningurinn með þátttöku í mannaskiptaverkefnum er;

• Ný þekking og innsýn í aðra menningarheima sem

er nauðsynlegt til að ná árangri á alþjóðavísu.

• Þróun færni og þekkingar í fyrirtækinu og tæki-

færi til að vinna að verkefnum sem að öllu jöfnu

væri ekki tími til að vinna.

Lítum nánar á ávinningana:

• Ný hugsun og sýn: Starfsneminn getur komið

með nýjar hugmyndir inn í fyrirtæki, nýja sýn og

leiðir til lausnar vandmála og verkefna. Oft erum

við föst í gömlum vana og leiðum til að leysa

verkefnin og sjáum ekki út fyrir kassann.

• Ný hæfni: Smærri fyrirtæki hafa ekki alltaf

sérfræðinga á öllum sviðum. Með ráðningu

sérhæfðs starfsnema er möguleiki á því að fá

þessa þekkingu inn í fyrirtækið. Viðkomandi

getur sinnt verkefnum sem ekki hefur verið tími

til að sinna í fyrirtækinu og þannig létt álagi á

stjórnendur.

• Alþjóðlegt sjónarhorn: Fyrirtækið hefur tækifæri

til að byggja upp alþjóðlega þekkingu og hæfni í

fyrirtækinu. Að hafa starfsmann frá öðru landi

og menningu kemur ekki bara fyrirtækinu til

góða heldur einnig starfsfólkinu sem kynnist

annari menningu og hugsun. Tengslanet er

einnig mjög mikilvægt, að byggja upp tengsl við

viðskiptavini og útvíkka starfsemina skiptir máli.

Námið veitti mér frábæra fræðilega færni en ekki reynslu

í atvinnulífinu. Á meðan á mannaskiptaverkefninu

stendur mun ég fá verðmæta reynslu í því að vinna í alþjóðlegu umhverfi.

Starfsnemi í Belgíu

Með þátttöku í mannaskiptaverkefnum gæti fyrirtækið tekið fyrstu skrefin

til að byggja upp tengslanet í Evrópu.

9www.getmobileproject.eu

Fyrirtæki á Ítalíu

Ég heiti Umberto Curti og er meðeigandi fyrirtækisins Welcome

Management, sem er ráðgjafafyrirtæki á Ítalíu. Við sérhæfum okkur í

markaðssetningu á netinu og þjálfun fyrir ferðaþjónustu. Við höldum

úti heimasíðunni Ligucibario® (www.ligucibario.com), sem er ein af

stærstu síðum heims um matarmenningu Ítalíu.

Við komum auga á tækifæri innan Erasmus áætlunarinnar fyrir tilviljun,

en starfsnemi frá Króatíu óskaði eftir samstarfi við okkur. Hún sendi

okkur umsókn sína með ýmsum upplýsingum og til að gera langa sögu

stutta þá kom hún til okkar sem starfsnemi. Alþjóðavæðingin skiptir

miklu máli í okkar starfsemi og möguleikinn á því að ráða til starfa

einhver sem getur skoðað markaðinn er mjög áhugavert. Við gerðum

þjálfunarskipulag og undirbjuggum hennar veru hjá fyrirtækinu sem

hófst í október.

Reynslusaga

Kaflinn í hnotskurn

Að taka þátt í mannaskiptaverkefnum er frábær leið til þess að;

✓ Fá upplýsingar frá fyrstu hendi um erlenda markaði og að bæta

við þekkingu um menningarlega margbreytni sem er lykillinn að

árangursríkri alþjóðavæðingu.

✓ Fá nýjar hugmyndir og sjónarhorn á starfsemi og ferla fyrirtækis.

✓ Þróa sérhæfða þekkingu og hæfni í fyrirtækinu.

✓ Taka fyrstu skrefin í að byggja upp tengslanet og sambönd í

Evrópu

Gagnlegir tenglar

Vefsíða verkefnisins We Mean Business

sem ætlað er til vitundarvakningar um

mannaskiptaverkefni í Evrópu

http://we-mean-business.europa.eu

Á námsárunum var ég skiptinemi í Kanada. Mér finnst mjög spennandi að halda áfram á þessari alþjóðlegu braut og hef einmitt heyrt að í gegnum Get mobile séu margir

möguleikar í boði sem mig langar svo sannarlega að vita meira um.

Hollenskur nemi, áhugasamur um mannaskiptaverkefni.

10

4. Kvenvænt umhverfi

Hvað þýðir hugtakið kvenvænt?

Samkvæmt Jafnréttisnefnd Evrópusambandsins, þá er kvenvænt fyrirtæki sem;

• Hefur trú á að einstök hæfni og reynsla kvenna séu lykillinn að árangri fyrirtækja.

• Hefur skýra stefnu um að auka hlut kvenna á vinnustaðnum.

• Vinnur stefnumiðað að því að styðja við konur á vinnustaðnum og auka sjálfstraust þeirra.

• Hefur virka jafnréttisstefnu.

Hvers vegna er þetta mikilvægt?

Hluti af verkefninu GET Mobile snýst um hvetja

konur frá ákveðnum greinum til að taka þátt í

mannaskiptaverkefnum í því skyni að auka við

möguleika þeirra á vinnumarkaði. Hindranir

kvenna á vinnumarkaði eru sérstaklega áberandi í

ákveðnum greinum svo sem í vísindum, viðskiptum,

verkfræði og ýmsum tæknigreinum sem hingað til

hafa verið hefðbundin karlagreinar. Rannsóknir frá

Alþjóðabankanum (2001) sýna að;

• Oft vantar hvatningu til ungra kvenna til að

starfa í viðskipta- og vísindagreinum.

• Konur í tækni- og vísindagreinum upplifa oft

einangrun á vinnustað, þær skortir aðgengi

að tengslanetum, handleiðslu og þær fá ekki

stuðning við hæfi.

Kostir kvenvæns vinnustaðar

• 70% kvenna telja að markaðssetning vöru og

þjónustu nái ekki eyrum þeirra. Konur geta því

haft aðra og öðruvísi sýn á markaðssetningu

fyrirtækisins, hvernig á að nálgast nýja markaði

og á hvaða hátt.

• Konur og menn hafa mismunandi sýn til vinnunar,

konur leggja áherslu á að þróa langtíma hæfni

sína en karlar eru hreyfanlegri, og leggja áherslu

á störf sem er betur launuð (Hobsons, 2005).

Þetta þýðir að konur geta lagt sitt af mörkum til

langtíma stefnumótunar í fyrirtækinu.

Starfsnemi í Tyrklandi

Halló, ég heiti Pinar og ég útskrifaðist með gráðu í skipulagsfræðum

í Tyrklandi. Á meðan á námi mínu stóð, vildi ég þróa kunnáttu mína í

landræðilegum kerfum svo ég tók þátt í mannaskiptaverkefni í gegnum

IAESTE.

Ég hafði tækifæri til að vinna með skoskri nefnd um skógrækt sem

aðstoðarmaður í þrjá mánuði. Það var frábær reynsla fyrir mig. Það var

mér mjög mikilvægt að vinna í alþjóðlegu umhverfi og að hitta allskonar

fólk. Þessi reynsla hjálpaði mér að skipuleggja framtíðin á skýran hátt.

Þessi reynsla gerði mér auðveldrara fyrir að finna störf. Núna starfa ég

sem GIS sérfræðingur í einkafyrirtæki og er í draumastarfinu!

Reynslusaga

11www.getmobileproject.eu

Leiðir til úrbóta

Hindranir þær sem blasa við konum í viðskiptum, tækni

og vísindum, verða oft til þess að þær hætta að leita að

tækifærum í þessum greinum. Hér er bent á nokkrar lausnir

sem geta nýst fyrirtækjum í þessum efnum.

Kaflinn í hnotskurn

Hvers vegna kvenvænn vinnustaður?

• Konur eru líklegri til að koma auga á þarfir annara starfsmanna og

geta þannig lagt sitt fram til að skapa vinsamlegra vinnuumhverfi.

• Mismunandi hæfni í starfsmannahópi er mikilvæg, konur koma

með öðruvísi sýn á hvernig nálgast á nýja markaði og markhópa;

• Konur leggja áherslu á langtíma hæfni á vinnustað og geta lagt

sitt af mörkum langtímastefnumótunar fyrirtæks.

Hvernig á að auka kvenvænleika fyrirtækisins

• Leggja áherslu á árangursríkan ráðningarferil og vertu viss um að

auglýsingin þín sé kvenvænleg og nái til markhópsins.

• Hvetja konur áfram í starfi með því að þróa gott vinnuumhverfi og

stuðning á vinnustað.

• Tryggja jafnrétti og jöfn tækifæri á vinnustað.

Gagnlegir tenglar

Vefsíða verkefnisins EUROCHAMBRES

Women Network project

http://www.echwomennetwork.eu/

Content/Default.asp

Hér má finna dæmi um jákvæð áhrif

fjölbreytni á vinnustað

http://www.mckinsey.com/locations/paris/

home/womenmatter.asp

Fyrirtæki verða að tryggja árangursríkar ráðningar til að ná til þeirra

kvenna sem hafa áhuga á því að hasla sér völl í þessum greinum. Þetta

er hægt að gera með því að miða auglýsingu fyrirtækis fyrir þennan

hóp þannig að hún höfði til kvenna. Tryggja þarf að starfsfólk sem

fer yfir umsóknir og metur þær, hafi fengið þjálfun til þess með tilliti

til jafnréttis. Huga þarf að því að auglýsingin höfði jafnt til kvenna

sem karla.

Ef konur fá stuðning og hvatningu í starfi mun það hafa áhrif á

framgang þeirra í starfi, þetta þarf ávalt að hafa í huga.

Þegar horft er til kvenvænlegs vinnuumhverfis er það grundvallar-

atriði að skapa jöfn tækifæri fyrir konur á vinnustað. Fyrirtækið þitt

getur stuðlað að jákvæðum fyrstu skrefum á vinnumarkaði með því

að taka á móti konum sem starfsnemum.

1. Áhersla á árangursríkar ráðningar

2. Stuðningur og hvatning

3. Tryggið jafnrétti!

12

Menning fyrirtækis

Fyrirtæki hafa sína eigin menningu, svona gerum

við hlutina hér. Hún lýsir sér í sýnilegum en ekki síður

ósýnilegum siðum og venjum. Er nýr starfsmaður

kemur til starfa, tekur það hann nokkurn tíma að

aðlagast þessari menningu og enn lengri tíma ef

hann kemur erlendis frá.

Mikilvægt er að veita lærlingnum viðeigandi

upplýsingar um fyrirtækið eins fljótt og auðið er svo

undirbúningur hans geti hafist. Sá sem handleiðir

fær það verkefni að kynna starfsnemann fyrir

vinnufélögum og nærumhverfinu á viðkomandi

stað.

5. Menning

Menningarlegur mismunur, vandamál og lausnir.

Miklu skiptir hvernig lærlingurinn kemst í snert-

ingu við lífsstíl og venjur hins nýja lands. Þetta

snýst ekki aðeins um tungumálið, þó að þekking

á tungumáli viðkomandi lands geti skipt miklu

máli. Aðlögun þýðir að hafa rétta viðhorfið og

hvatninguna, sem og rétta hæfni (soft skills) svo

sem samskipti, sjálfstæð vinnubrögð, sjálfstraust

og aðlögunarhæfni. Alþjóðleg reynsla, svo sem

mannaskiptaverkefni, eru góð leið til að þróa

þesskonar hæfni. Í þessu ferli, sem er bæði

persónulegt og alþjóðlegt fyrir starfsnemann, þá

er hlutverk fyrirtækisins afar mikilvægt.

Handleiðsla í aðlögunarferlinu (mentoring) er

lykilatriði til að styðja starfsnemann til að aðlagast

nýrri menningu. Hlutverk hans er að styðja við

aðlögun starfsnemans að vinnustaðnum sem

og að veita honum hagnýt ráð um landið, siði og

venjur. Hafa þarf í huga að menning og venjur

eru mismunandi eftir löndum, sinn er siður i landi

hverju.

Það sem mér fannst mest um vert var að hafa tækifæri

til að þróa almenna hæfni mína, svo sem fjölmenningar- og þekkingu, tækniþekkingu. Frábært að geta sett þetta á

starfsferilskrána.

Starfsnemi frá Bretlandi

13www.getmobileproject.eu

Starfsnemi í Frakklandi

Ég heiti Francesca, og ég með gráðu í Alþjóðlegum vísindum og

diplomatic tengslum. Ég frétti um mannaskiptaverkefni í gegnum

vin minn. Þar sem ég hafði litla sem enga starfsreynslu, var þetta

áhugaverður kostur fyrir mig – að bæta frönskukunnáttu og að fá

starfsreynslu, þetta hljómaði mjög vel.

Ég sendi umsókn til Viðskiptaráðsins í Lyon, en hlutverk þess er að

aðstoða fyrirtæki við að finna viðskipti erlendis. Ég fékk jákvætt svar,

fékk styrk og ég fékk verðmæta reynslu í að fylgja eftir alþjóðlemum

verkefnum frá byrjun til enda. Það sem mér fannst mest um vert var að

geta þróað mína persónulegu hæfni, menningarlæsi og tækniþekkingu.

Ég mæli með þessari reynslu!

Reynslusaga

Besta minning mín úr mannaskiptaverkefninu var að fá meiri ábyrgð en ætlast var til. Ég naut einnig félagslegra tengsla utan vinnunnar, sem

er mjög mikilvægt. Ég var svo heppin að hafa tækifæri til að ferðast um læra meira um menningu landsins.

Starfsnemi í Bretlandi

Kaflinn í hnotskurn

✓ Með dvöl erlendis kemst lærlingurinn í snertingu við siði og

venjur landsins og þarf að takast á við ýmsa hluti svo sem

tungumálakunnáttu, vinna sjálfstætt, samskipti og lausn

vandamála.

✓ Fyrirtækin eru í lykilhlutverki hvað varðar reynslu starfsnemans

og því skiptir miklu máli að undirbúningurinn sé í samræmi við

það.

✓ Handleiðsla er lykillinn en í gegnum hana mun starfsneminn fá

mikilvægar upplýsingar og ráðgjöf við að aðlagast nýjum siðum

í nýju landi.

✓ Gott er að senda væntanlegum starfsnema upplýsingar um

fyrirtækið og landið áður en viðkomandi kemur.

Gagnlegir tenglar

Ganglegar rannsóknir um fyrirtæki

http://www.globalnegotiationresources.com/

Vefgátt Evrópusambandsins vegna atvinnu,

félagsmála og aðlögunar

http://ec.europa.eu/social/home.jsp

Hjálp og aðstoð vegna ýmissa þátta sem

snúa að því að vinna og búa erlendis

http://europa.eu/youreurope/index.htm

14

6. Hvernig á að velja starfsnema?

Hægt er að nota heimasíðu Get Mobile til að leita að heppilegum starfsnema fyrir fyrirtækið. Skráðu

þig á www.getmobileproject.eu en þar er hægt að skoða upplýsingar um konur sem hafa lokið námi í

viðskiptum og vísindum og eru að leita að samstarfsaðilum.

Gott er að fylgja þessum þremur skrefum í valferlinu;

Viðtal

Eins og í hefðbundnu ráðningarferli þá er

nauðsynlegt að hafa eins miklar upplýsingar og

mögulegt er áður en valið fer fram. Þegar þú

hefur skoðað starfsferilskrána þá er gott ráð að

skipuleggja viðtal með þeim sem þú hefur mestan

áhuga á. Að nota Skype eða sambærilega tækni

er afar ódýr leið til þess. Tryggðu að þú hafir

spurningar á takteinum áður en viðtalið fer fram

svo þú getir borið saman svörin eftir á. Mikilvægt

er að svara áhugasömum eins fljótt og auðið er.

Lýsing á verkefni og hæfnikröfur

Ef þú ert ekki viss um hvaða verkefni þú vilt láta

starfsnemann vinna þá verður erfitt að laða að þá

manneskju sem rétt er í starfið, og hefur þá hæfni

til að bera sem þú þarft á að halda. Gerðu lýsingu

á verkefninu (svipað og starfslýsingu) sem lýsir

væntanlegu hlutverki og verkefnum. Gott er að útbúa

lýsingu á þeirri hæfni sem þú telur nauðsynlegt að

viðkomandi hafi til að bera. Hér má einnig gera grein

fyrir skilyrðum þeim sem fylgja starfinu, vinnutími,

fjárhagslegur stuðningur, o.fl.

Auglýsing

Mikilvægt er að auglýsingin sjáist þar sem

mestar líkur eru á að finna rétta manneskju.

Hægt er að auglýsa á heimasíðum víða í Evrópu

en einnig á www.getmobileproject.eu. Íhugaðu

hvort þú er að leita að ákveðinni kunnáttu,

svo sem markaðsmálum og þá getur þú haft

samband við háskóla sem útskrifa nemendur

í þessum greinum. Ef þú ert að leita eftir

starfsnema frá ákveðnu landi, þá getur þú leitað

eftir landi inn á heimasíðu Get mobile

2

1

3

15www.getmobileproject.eu

Reynslusaga

Starfsnemi í Tyrklandi

Ég heiti Katrín og er útskrifuð úr Evrópslum fræðum í Þýskalandi. Ég

kom til Bretlands til að sinna verkefni fyrir Inova ráðgjafarfyrirtækið í

sex mánuði. Ég hafði áhuga á því að auka tækifæri mín á vinnumarkaði

en einnig að upplífa nýja reynslu og læra tungumálið. Ég var mjög ánægð

með að fá pláss hjá Inova þar sem fyrirtækið aðstoðar frumvöðlakonur

á vinnumarkaði með ýmsum hætti, sem mér fannst spennandi.

Verkefnið var mjög gagnlegt og lærði ég að takast á við margskonar

skrifstofustörf. Einnig var þetta góð almenn reynsla, og lærði ég einnig

mikið um sjálfa mig og fékk aukið sjálfstraust. Þar sem Inova er lítið

fyrirtæki fékk ég að takast á við meiri ábyrgð en ég bjóst við, sem gerði

reynsluna mjög árangursríka fyrir mig.

Kaflinn í hnotskurn

• Notaðu Get Mobile til að leita að hentugum starfsnemum fyrir

verkefnið þitt, skráning er á www.getmobileproject.eu

• Fylgdu þessum skrefum til að hjálpa þér að ráða þann sem er

hæfastur fyrir þitt fyrirtæki.

• Útbúðu skýra verkefna lýsingu,(svipað og starfslýsingu) sem

útlistar hlutverk og verkefnin sem viðkomandi á að sinna.

• Auglýstu á réttum stöðum til að laða að besta starfsnemann.

• Taktu viðtal við þá sem koma til greina áður en ákvörðun er tekin.

Gagnlegir hlekkir

Gagnlegar upplýsingar varðandi ráðningu

starfsmanna

http://www.smetoolkit.org/smetoolkit/en/

category/937/Recruiting-Hiring

Heimasíða Eures

http://ec.europa.eu/eures/home.jsp?lang=en

Heimasíða Get mobile

http://getmobileproject.eu

Alþjóðavæðingin er mjög stór þáttur í okkar fyrirtæki og möguleikinn á því að hýsa hæfileikaríkan starfsnema er

mjög áhugaverður kostur.

Fyrirtæki á Ítalíu

16

7. Að hýsa starfsnema – áður en verkefni hefst

Samskipti milli fyrirtækis og starfsnema áður en verkefni hefst

Skýr boðskipti milli starfsnema og fyrirtækis eru

nauðsynleg til að koma í veg fyrir misskilning seinna

meir. Mikilvægt er að senda til hennar almennar

upplýsingar um fyrirtækið, sveitarfélagið eða

landssvæðið áður en verkefnið hefst.

Þegar þú hefur tekið ákvörðun um að hýsa

starfsnema, þá er mjög mikilvægt að undirbúa

starfsfólk fyrir komu hennar og veita þeim

upplýsingar um nýja starfsmanninn. Hvetja ætti

starfsfólk til að bjóða hana velkomna og hjálpa

henni að aðlagast vinnuumhverfinu. Góð hugmynd

er að hafa sérstakt innleiðingar prógramm fyrir

hana í byrjun sem og fyrir aðra nýliða, ásamt

skoðunarferð um fyrirtækið og funda með

starfsfólkinu.

Einnig þarf að undirbúa komu viðkomandi með því

að ganga úr skugga um að vinnustöð viðkomandi

sé til reiðu, tölva og Netsamband.

Hagnýtar upplýsingar fyrir starfsnemann áður en verkefni hefst.

Það er undir fyrirtækinu komið hve miklar

upplýsingar á að senda starfsnemanum áður en

hún kemur. Hægt er að senda henni hagnýtar

upplýsingar um húsnæði, tryggingar, félagslega

aðstoð, heilsugæslu og svo framvegis. Góð

hugmynd er að senda lista með hagnýtum

heimasíðum sem viðkomandi getur kynnt sér

áður en lagt er í hann. Á þessu stigi geta vaknað

ýmsar spurningar hjá henni sem hægt er að svara

fyrirfram.

Handleiðsla (mentoring) á meðan á verkefni stendur

Best er að tilnefna ákveðinn starfsmann sem sér

um handleiðslu viðkomandi. Hann/hún þarf að

þekkja til viðkomandi, bakgrunn, hæfni og reynslu

til að geta aðstoðað við aðlögun og að tryggja að

hún fái sem mest út úr dvölinni. Gott er að tilnefna

þennan starfsmann fljótlega til að þau geti kynnst

og verið í sambandi áður en dvölin hefst.

Fyrirtæki í Grikklandi

Ég heiti Olga og er framkvæmdastjóri Militos Emerging Technologies

& Services í Grikklandi. Militos er frumkvöðlafyrirtæki sem býður upp

á ýmiskonar ráðgjöf. Markmið okkar er að þeir sem við kjósum að vinna

með eru einstakir. Við erum mjög meðmælt því að taka starfsnema þar

sem ávinningurinn er bæði fyrir fyrirtækin og viðkomandi einstakling.

Við erum einmitt þekkt fyrir að þjálfa okkar starfsfólk frá grunni,

hæfnin einskorðast ekki við það sem stendur í ferilskránni. Það er því

ekki tilviljun að við tökum við starfsnemum, sem verða oftar en ekki

starfsmenn hjá okkur. Við kjósum þessa leið því við trúum því að það

borgi sig fyrir fyrirtækið og mun að lokum auka veg og virðingu þess.

Er það þess virði? - Ekki spurning!

Reynslusaga

17www.getmobileproject.eu

Stuðningur við starfsnemann til að byggja upp tengslanet.

Félagslegt tengslanet er mjög mikilvægt

fyrir starfsnemann. Þegar viðkomandi

kemur er mikilvægt að sá sem sér um

handleiðsluna kynni henni svæðið, hvernig

á að komast til vinnu, hvar á að versla,

hvar heilsugæslan er o.s.frv. Sá sem

handleiðir þarf ávallt að vera meðvitaður

um mismunandi menningarlegan bakgrunn

og upplýsa og fræða um menningu hins nýja

lands. Hægt er að koma viðkomandi í kynni

við stofnanir eða félög á alþjóðlegum grunni

þar sem viðkomandi getur kynnst fólki.

Kaflinn í hnotskurn

Áður en verkefni hefst: Skýr samskipti milli starfsnema og fyrirtækis

koma í veg fyrir erfiðleika og misskilning seinna meir. Sendu

starfsnemanum almennar upplýsingar um fyrirtækið, sveitarfélagið,

svæðið, um siði og venjur menningarinnar en einnig hagnýtar

upplýsingar og gagnlega tengla.

• Undirbúðu starfsfólk og veittu því nauðsynlegar upplýsingar um

starfsnemann.

• Finndu starfsmann til að handleiða viðkomandi.

• Styddu starfsnemann í því að byggja upp tengslanet.

• Stýrðu væntingum starfsnemans og fyrirtækisins

Gagnlegir tenglar

Heimasíða þar sem hægt er að finna

ýmsar upplýsingar um handleiðslu

http://www.evta.net/eumoveportal/

startpage_-3.html

Að stýra væntingum

Til að mæta væntingum starfsnemans, þarf fyrirtækið

að hafa upplýsingar um hvaða væntingar hún hefur um

mannaskiptaverkefni sitt. Hún gæti haft væntingar um að auka

þekkingu á viðkomandi menningu, að læra nýtt tungumál, að

styrkja tengslanetið eða að auka almenna hæfni á vinnumarkaði.

Gott er að hafa þetta huga í ráðningarferlinu og ræða í viðtalinu.

Að stýra væntingum fyrirtækis

Mikilvægt er að það sé skýrt hvaða verkefni viðkomandi á að

sinna. Eins og áður segir, er gott að útbúa verkefnalýsingu og

lista upp þau verkefni sem viðkomandi þarf að sinna. Auðvitað

þarf einnig að hafa einhvern sveigjanleika í þessari verklýsingu

þar sem óvænt verkefni geta komið upp.

Mér finnst mannaskiptaverkefni spennandi kostur fyrir okkar fyrirtæki. Við munum svo sannarlega skoða þennan

möguleika nánar með aðstoð GET mobile.

Íslenskt fyrirtæki, áhugasamt um mannaskiptaverkefni

18

Gott er að fela starfsnema ákveðið verkefni sem hæfir hans áhugasviði og hæfileikum. Það er mikilvægt að hann fái nóg að gera,

þannig að hann fái mikilvæga starfsreynslu og nýti verkefnið til fulls.

Gagnlegt ráð:

19www.getmobileproject.eu

8. Að hýsa starfsnema – fyrstu vikurnar

Að hýsa nema getur verið auðgandi reynsla fyrir báða aðila. Við höfum sett hér saman upplýsingar sem koma

að notum við að gera sem mest og best úr þessari reynslu.

Kaflinn í hnotskurn

• Starfsneminn þarf að skilja hvað fyrirtækið gerir, markmið,

viðskiptavini og menningu þess.

• Mikilvægt:

•Fyrirtækið og viðskiptavinir

•Teymið og vinnumenningin

•Að stýra starfsþróun viðkomandi starfsnema

• Skilgreinið verkefni starfsnemans og gætið að því að hún sé virk.

Gagnlegir tenglar

Heimasíða þar sem hægt er að finna

ýmsar upplýsingar um handleiðslu

http://www.evta.net/eumoveportal/

startpage_-3.html

Að kynna fyrirtækið

Mikilvægt er að starfsneminn skilji starfsemi

fyrirtækisins, markmið, viðskiptavini, og

menningu þess. Flestum fyrirtækjum finnst

best að hafa kynningarfund með nemanum

til að fara yfir grundvallaratriði, hlutverk og

væningar.

Þessi fundur ætti að innihalda efni eins og:

1. Fyrirtækið

• Saga fyrirtækisins og núverandi staða þess.

• Markmið fyrirtækis, kjarnastarfsemi og viðskiptavinir.

2. Starfsmenn og vinnumenning

• Skipurit, með hverjum vinnur viðkomandi

• Vinnutími, matar- og kaffitímar.

• Staðsetning – að rata um fyrirtækið

• Vinnuvernd Health and safety at work

• Væntingar viðkomandi fyrirtækis hvað varðar hegðun (trúnaður,

samskipti)

3. Starfsþróun starfsnemans

• Að skýra út hlutverk viðkomandi, hvað á hann að gera og hvar.

• Þjálfun, er einhver sérstök þjálfun nauðsynleg?

• Endurgjöf, mörg fyrirtæki hafa viðtöl við starfsnema eftir fyrstu

vikurnar eða mánuðinn, fer eftir lengd dvalar.

20

9. Að hýsa starfsnema - stuðningur og eftirfylgni

Stuðningur Mannaskiptaverkefni eru oft millibil milli náms og vinnu og því er þessi reynsla oft ný fyrir starfsnemann.

Mikilvægt er að tekið sé á móti henni sem jafningja annara starfsmanna með sviptaða ábyrgð. Þetta

er fremur auðvelt í litlum fyrirtækjum þar sem verkefni og ábyrgð deilast á fáa starfsmenn.

Eftirlit á meðan á verkefni stendur.

Kaflinn í hnotskurn

• Mundu að mannaskiptaverkefni er millibil milli náms og vinnu.

• Eftirlit er gagnlegt til að skoða árangur, framgang og hugsanlegar

áskoranir.

• Sá sem handleiðir ætti einnig að stuðla að tengslamyndun

viðkomandi, bæði innan fyrirtækis og utan þess.

Gagnlegir tenglar

Heimasíða þar sem hægt er að finna ýmsar

upplýsingar um handleiðslu

http://www.evta.net/eumoveportal/

startpage_-3.html

Þegar starfsneminn er farinn að þekkja daglega starfsemi fyrirtækis,

fer af stað eftirlitskerfi til að skoða hvað hefur áunnist, framgangur í

starfi og mögulegar áskoranir. Hér er stuðningur þess sem handleiðir

mikilvægur.

Mentorar eiga að: • Veita handleiðslu.

• Veita endurgjöf og hrós.

• Tryggja opin samskipti

• Veita stuðning

Tengslanet Tengslanet skipta miklu máli í mannaskiptareynslunni. Reyndu að sjá

til þess að starfsneminn:

• Hafi tengsl við aðra starfsmenn

• Sé meðvitaður um hlutverk og ábyrgð annara starfsmanna.

• Viti hvern á að hafa samband við ef spurningar vakna.

Hvetja ætti til myndunar tengslanets starfsnemans sem gæti nýst

honum í öðrum störfum og starfsferlinum almennt.

21www.getmobileproject.eu

Mannaskiptaverkefni þarf að skipuleggja áður en viðkomandi kemur til starfa.

Mælt er með því að verkefnalisti liggi fyrir og stuðningur til að viðkomandi komist

í rútínu í fyrirtækinu.

Gagnlegt ráð:

22

10. Að hýsa starfsnema – mat og eftirfylgni

Er verkefni lýkur er gott að skipuleggja viðtal við starfsnemann sem hluti af matsfundi. Þetta gefur henni

tækifæri til að koma á framfæri sínu áliti á því hvernig reynslan var, hvað var gott og hvað ekki, og getur einnig

komið fyrirtæki að notum ef aðrir starfsnemar koma til fyrirtækis seinna meir. Oft þarf starfsneminn að skrifa

skýrslu og skila í heimalandi sínu sem fyrirtækið gæti einnig nýtt. Hafa ber í huga að skýrslan er væntanlega á

móðurmáli viðkomandi nema.

Það getur verið áhugavert að fylgjast með því hvar nemarnir fara til vinnu eftir mannaskiptaverkefni. Margir

halda áfram námi, fara í starf við sitt fag eða fara algjörlega aðra leið í ferli sínum. Áframhaldandi samband við

nemann gæti verið forvitnilegt og gagnlegt og sýnir að á þínum vinnustað skiptir fólk máli.

Samfélagsmiðlar eins og Facebook, Twitter eða LinkedIn, geta verið tækifæri til að vera í áframhaldandi sambandi

og einnig getur fyrirtækið boðið honum að vera áskrifandi að fréttabréfi fyrirtækisins.

Kaflinn í hnotskurn

• Mundu að mannaskiptaverkefni er millibil milli náms og vinnu.

• Skipulegðu viðtal þegar verkefni lýkur

• Vertu í sambandi við nemann þinn, það sýnir að fyrirtækið þitt er

áhugasamt um fólk og er vingjarnlegur vinnustaður. Það gefur

fyrirtækinu einnig tækifæri til að byggja upp tengslanet erlendis.

Gagnlegir tenglar

Heimasíða þar sem hægt er að finna ýmsar

upplýsingar um handleiðslu

http://www.evta.net/eumoveportal/

startpage_-3.html

Reynslan af því að hafa nema frá mismunandi löndum hjálpaði mér að byggja upp gott samband

við viðskiptavini mína.

Fyrirtæki í Tyrklandi, sem hýsti starfsnema.

23www.getmobileproject.eu

Hefur þú áhuga á því að vita meira?

Get connected

Þetta snýst ekki um að velja starf heldur lífsmáta.

Starfsnemi frá Tyrklandi

www.getmobileproject.eu