hareketlilik: mali yönetim

s. 1

Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı LEONARDO DA VİNCİ

Hareketlilik: Mali Yönetim

s. 2


Kabul Mektubu

Ulusal Ajans tarafından gönderilen ve proje teklifinizin kabul edildiğine dair kabul mektubunu aldınız. Bu mektupta bütçe, yararlanıcı sayısı, değişim/yerleştirme süreleri belirtildi.

s. 3


Ulusal Ajans’ın sizden güncellemenizi isteyeceği bilgiler

UA’ya gönderilmesi gerekenler: Sözleşmeyi imzalayacak kişiye ait tüm bilgiler,

bu kişinin imza sirküsü; Kuruluşun yasal statüsü ve mevcudiyeti

(gerekli olduğu hallerde); Banka tarafından verilmiş ve banka hesap

detaylarını içeren yazı; Toplam bütçe üzerinden yapılması planlanan

harcamalara ilişkin detaylı açıklama ve ilk anda yapılması istenen ödeme miktarı;

Ortak(lar)ın güncellenmiş listesi; Proje, yerleştirme/değişim tarihlerinin ve

yararlanıcı sayısının teyidi

s. 4


Sözleşmenizin hazırlanması:listeler

Yerleştirme/değişimin geçici listesi

Her akış için (gidilecek aynı ülke için) :- yararlanıcı sayısı, - toplam hafta sayısı (yararlanıcı sayısı x süre)

Geçici tarihler

s. 5


Sözleşmenizin hazırlanması:bütçe

Hiçbir koşulda orijinal teklifteki miktarı aşamaz

Aldığınız kabul mektubunda belirtilen yararlanıcı sayısı ve toplam bütçeyle uyumlu olmalıdır.

Geçici liste ve bütçe sözleşmenizin ekleri arasında olacaktır.

s. 6


Banka hesap numaranız

Kuruluşunuz adına açılmış (vadesiz) bir banka hesabı olmalı.

Avro (€) hesabı olmalı.

Raporlarınız € üzerinden değerlendirilecektir. Bu sebeple bir dizi kur hesaplamaları yapmak durumunda kalabilirsiniz. Dikkat : Döviz kurundaki değişiklikler hiçbir şekilde Komisyon fonunu etkilemez.

s. 7


Sözleşmeniz : genel koşullar

Yükümlülük Çıkar çatışması Sonuçların mülkiyeti Gizlilik Tanıtım Projenin

değerlendirilmesi Tehir

Mücbir sebep Hizmet alımları Devir Sona erme Para cezaları Ek sözleşmeler

s. 8


Sözleşmeniz : mali hazırlıklar

• Kabul edilebilir harcamalar • Ödeme talebinin onaylanması• Ödemelerle ilgili genel hükümler• Nihai mali katkının belirlenmesi • Geri alma • Kontroller ve denetimler

s. 9


Ekler

Geçici liste ve düzeltilmiş bütçe sözleşmenizin eki olacaktır. Diğer ekler de şunlardır:

Orijinal proje teklifi Ulusal İdari Mali El Kitabı Ara (gerekiyor ise) ve final rapor modelleri Raporlama için kod listesi İstatistiksel verilerin raporlanması için şablon Minimum şartları içeren standart sözleşme

örneği Yararlanıcı raporları Ortaklık kalite taahhüdü

s. 10


Kabul edilebilir harcamalar

Proje ile birebir bağlantılı ve tahmini bütçede belirtilmiş harcamalar

Projenin icrası için gerekli harcamalar Makul ve desteklenebilir (para karşılığı değer-

value for money ve gerçekçi maliyetler-cost-effectiveness)

Proje süresi içerisinde yapılan harcamalar Proje sahibinin borçlandığı ve hesabında

kayıtlarının bulunduğu harcamalar Teşhis edilebilir ve doğruluğu kanıtlanabilir

harcamalar

s. 11


Kabul edilebilir harcamalar: neleri kapsar

Hareketlilik kalemi: Seyahat, sigorta ve iaşe ibate harcamaları

Seyahat ve sigorta harcamalarında yapılan gerçek harcamalar (fatura, tren veya uçak biletleri, biniş kartları) baz alınarak geri ödeme sözkonusu olabilir. Harcamalar para karşılığı değer ve gerçekçi maliyet (cost-effectiveness) kriterlerine dikkat edilerek yapılmalıdır.

İaşe ibate haftalık sabit oranlı harcırah üzerinden ödenir: her hedef grup için asgari sürelere uyulması gereklidir, ve seyahat belgelerinden yurtdışında gerçekleştirilen fiili süre kontrol edilir. Harcırahlar çeşitlidir: bakınız idari mali elkitabı.

s. 12



Pedagojik, dilsel ve kültürel hazırlığa yönelik harcamalar (sadece yerleştirme projeleri içindir)

Orijinal başvuruda belirtilmiş olması gereklidir.

Bu hazırlık harcamaları için yapılan gerçek harcamalar baz alınarak geri ödeme sözkonusu olur. Ancak 13 haftaya kadar yararlanıcı başına 200€, 13-17 hafta arası 300€, 17 haftadan sonrası 500€ aşılamaz (her seçim döneminde her bir proje sahibi kuruluşun alabileceği tavan miktar 25000€’dur.)

s. 13


Kabul edilebilir istisnai harcamalar

Dezavantajlı gruplara yönelik küçük projelerin hazırlık ve izlenmesi için seyahat ve ibate harcamaları.

Engelli kişilere özel iaşe ibate (teklifte belirtildiği ve UA tarafından kabul edilen).

İlk başvurusu kabul olan KOBİ’ler için azami 500 €.

s. 14



Yönetim ve izleme kalemi ödemeleri götürü usulde yapılır: 13 haftaya kadar 100 €, 13 haftadan sonra 200 €.

Özetle:• Sabit oranlı harcırah (faturalandırılması

gerekmez), yerleştirme süresine bağlıdır: Yönetim izleme harcamaları, iaşe ibate bedelleri ve KOBİ’lere verilen istisnai fon

• Gerçek harcamalar fatura, bilet vb. Şekillerde desteklenmesi gerekir: sigorta ve seyahat

• Gerçek harcamalar tavan ödemeler gözönünde bulundurularak fatura ile deteklenmelidir: pedagojik, dilsel, kültürel hazırlık.

s. 15


Sözleşme sözleşmedir !

Unutmayınız ! Projeniz sözleşmenizin eklerinden birisi olan orijinal teklifinize uygun bir şekilde gelişmelidir.

Projenize sağlanan fon, size kabul mektubunda belirtilen belirli sayıda yararlanıcı için geçerlidir. Eğer kabul edilenden daha az sayıda yararlanıcı gönderirseniz, sadece gidenler için ödeme alırsınız. Sadece kabuledilebilir harcamalar gözönüne alınacaktır.

Sözleşme koşullarında meydana gelebilecek herhangi bir değişikliğin Ulusal Ajans’taki projenizden sorumlu kişiye en azından e-posta ile bilgi verilmesi gerekir. Karşılığında siz de yazılı teyit alacaksınız.

s. 16


Raporlama bölümü !

Son anı beklemeyin ! İşlemlerinize başlamadan önce rapor modellerini okumayı ihmal etmeyiniz !

Rapor hazırlıklarınızın sürekli olması işlerin sizin açınızdan daha kolaylaştırır ! Bu aynı zamanda, ek ödeme talep edebilmenizi sağlayacaktır !

Gerekli olabilecek tüm belgeleri saklayınız !

Yararlanıcılarınızı sorumlulukları konusunda haberdar ediniz !

s. 17


Leopass-Rap4Leo

s. 18


Dikkatle okunması gerekenler

Tabii ki sözleşmeniz ve ekleri ! Hareketlilik : Proje sahipleri için rehber 2005 İdari ve mali elkitabı

s. 19


İyi şanslar!

hareketlilik: mali yönetim

Documents