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OSCの作り方

宮原 徹（@tmiyahar）オープンソースカンファレンス実行委

員会http://www.ospn.jp/

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この資料の目的

• OSCは全国で毎月のように開催されていますが、その開催プロセスは意外と知られていないのではないか？

• イベント開催ノウハウの共有のために、開催のポイントをまとめてみました

• 実際にはもう少し細かいところでアレコレやっていますが、普通のイベント・勉強会を企画開催する上で参考にして貰える点に絞って記述しています

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OSC の作り方 手順

1. 日程および会場の決定2. 出展受付3. セミナー時間割の決定4. 展示ブース配置の決定5. 全員配布物の準備6. 会場設営7. 当日運営

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日程および会場の決定

• OSC開催の一番のキモ• 展示スペースが十分確保できるか？• セミナー会場が必要数確保できるか？• 交通の便はある程度までは妥協• 可能な限り下見に行っています• 日程は早いと 1年前から予約• 各開催の間隔は最低 3週間は開けたい– 現実は過密スケジュールで 2015年 2月は 3回開催

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出展申し込みの受付• スポンサー出展とコミュニティ出展で受付– 年間協賛スポンサーが多いので、最近はかなり楽になりました

• ビジネス利用がメインの OSSユーザコミュニティの場合、アレコレご相談– 形式的な判断ではなく、実質的な開催コスト負担能力の有無でお願いしています

• Webフォームで管理できればいいのだけど、今のところ Excelシートと ODFで– それでも意外と廻っているといえば廻っている

• 基本的にすべての申し込みを受けるポリシー– 余裕があれば当日飛び入り出展も（何度か実績あり）

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セミナー時間割の決定

• セミナー希望時間を書き込んだ PostItを使ってタイムテーブル組み–意外と原始的

• カテゴリーを見ながら極力時間帯の重複が無いように調整

• 会場の制約が無ければ、 45分セミナー＋ 15分休憩のサイクルは固定–会場の返却時間によって微調整

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展示ブース配置の決定

• 配置図はWordで作られています• 隣同士希望などを考慮しつつ配置

–等身大 POPなどの展示物も考慮• 会場隅の配置には気を使います

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ブース前の人の立つスペースの重なりをできるだけ小さくする

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全員配布物の準備

• 東京開催だとMAX1200部– プラチナ 3種、ゴールド 2種、シルバー 1種

• 全部で 40種類ぐらいになるので約 5万部• 事前に事務局に集めて軽トラ 3台で搬入• 前日に 10名 ×半日がかりで袋詰めしてます• 北海道、名古屋、福岡あたりはセミナーやりつつ袋詰め

• 沖縄開催などは当日朝に袋詰め

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会場設営

• 前日に展示会場準備ができると楽–難しい時は当日朝に出展者も総動員で準備

• プロジェクタのチェックが中心• ポータブルアンプ＋マイクを置いたり• ネットワークはベストエフォート

– ≒ ほぼ諦めています–無線 LAN APは設定済みを使い回し–以前に比べると 4Gが使えるので要求減

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当日運営

• ボランティアスタッフ中心で運営– 開催規模が大きい場合は受付周りはバイトで

• ある程度担当を分担して運営– プログラム・資料配布– アンケート回収とくじ引き– 懇親会受付（お金を扱うので責任重大）– セミナー会場巡回

• セミナーは各発表担当による分散自主運営– プロジェクタ写らないとか時間オーバーなど稀にありますが、基本無視できるレベル

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まとめ：心がけていること

• 標準化し、ルーチンワークに落とす–但し、あまりルールに縛られず企画運営–判断基準は「楽しいかどうか」

• 重要な事から先に実行する– ROIを重視し、タスクを増やさない

• 出展者や参加者と責任を分担して開催コストを下げる– OSCを通じて共存関係を作り上げる

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