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Manual de Procedimiento para la Toma Fisica dei Inventarios en Almacenes

Clave: VST-DFP-PR-003 I No. Revisión: 03 i

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•

C. P ernandezGerónimo

Jefe Departamento deCostos e Inventarios

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I• •

edoSubdirector de Contabilida

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Fecha de documentación:Revisión número:Copia número:Copia asignada a:

4-may-OS03Original

IEmisión original: 18-04-1992\ Revisión: 4-05-2005 ILiconsa\ i

Manual de Procedimiento para la Toma Fisica dei Inventarios en Almacenes

IClave: V8T-DFP-PR-003 I No. Revisión: 03

íNDICE

Página

•

•••

••

•••••••

Firmas de Autorización---------------------------------------------------------------

ObjetIvos --------------------------------------------------------------------------------

CJlosario ---------------------------------------------------------------------------------

Marco Lega1----------------------------------------------------------------------------

Referencia------------------------------------------------------------------------------

Alcance -----------------------------------------------------------------------------------

PoiItlcas de Operación --------------------------------------------------------------

Descripción de Actividades ---------------------------------------------------------

DIag rama de Flujo ------------------------------------------------------------------

Relación de Anexos ------------------------------------------------------------------

Anexos -----------------------------------------------------------------------------------

HIstoriaI de Camblos-----------------------------------------------------------------

Aprobación del Comité de Normatlvldad ----------------------------------------

1

3

3

4

4

4

5

16

21

24

25

42

43

\\

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Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de, Inventarios en Almacenes

IClave: VST-DFP-PR-003 iNo. Revisión: 03

Objetivo(s)

Verificar que las cifras que se muestran como inventarios en los estadosfinancieros, estén efectivamente representadas por las existencias físicas,

Comprobar que los inventarios están aritméticamente correctos y hayan sidovaluados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmenteaceptados,

Inspeccionar que los almacenes contengan solamente mercancias en buenascondiciones de uso o de venta a excepción de los almacenes de recuperación yherramientas, refacciones y accesorios,

Confirmar que la presentación de los saldos en el estado financiero seanadecuados.

Glosario:

Para efectos del presente Procedimiento, se entenderá porl

;1

r-f\~

Materias Primasl Leche en polvo y fresca, maltodextrina, saborizantes, azúcar,mezclas vitaminicas, aceite de palmoleina, grasa de coco yvitamina A+D3, las más importantes.

Materiales de Envase y Empaque: polietileno para 1 y 2 litros de leche, laminaciónbond polifoil para sobres de 240 grs y cajas de cartóncorrugado, los de mayor demanda.

Producción en Procesol Materias primas y materiales de envase y empaque parala elaboración de productos terminados.

Articulos Semiterminados: Premezclas y mezclas para suplementos alimenticios,leche entera y descremada en polvo reconstituida, paraenvasado.

Articulas Terminados: Leche reconstituida en envase de 1 y 2 litros, leche enteraen polvo sobre de 240 grs. para abasto social y suplementosalimenticios sobres de 240 grs., para niños y mujeres'\embarazadas y en estado de lactancia. '\

Articulos en Recuperación: Materias primas, materiales de envase y empaque y '4productos terminados para su reproceso, venta o destrucción. ,( L.---

Herramientas, Refacciones y Accesoriosl las utilizadas para mantenimiento de la ~I 1planta productiva, edificios, oficinas y parque vehicular. En esterubro se manejan aproximadamente 5,000 articulas

Mercancias: Objetos de trato o venta

Manual de Procedimiento para la Toma Fisica deInventarios en Almacenes i

Clave: VST-DFP-PR-003 I No. Revisión: 03 ii-=-~--c-:-~~-:-=-=-::+:::--:---;--;-----:-::-::-::C~----1' LiconsaEmisión original: 18-04-1992 I Revisión: 4-05-2005

Marco Leg&

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos• Código Fiscal de la Federación• Ley del Impuesto Sobre la Renta y su Reglamento• Ley del Impuesto al Valor Agregado y su Reglamento• Ley del Impuesto al Activo de las Empresas• Ley Orgánica de la Administración Pública Federal• Ley Federal de Entidades Paraestatales y su Reglamento• Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y su Reglamento• Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos• Circular Técnica de Normas de Información Financiera (NIF-06 BIS)• Boletines C-4 y B-10 de la Comisión de Principios de Contabilidad del Instituto

Mexicano de Contadores Públicos• Manual de Organización General de L1CONSA

Referencia

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j i ~

/ J/ ,1!// /Vi

A. En Oficina CentralDirección de Producción

Subdirección de Aseguramiento de la CalidadSubdirección de Producción

Dirección de MaterialesSubdirección de Adquisiciones de Consumo InternoSubdirección de Adquisición de LecheSubdirección de Adquisición y Distribución de Materiales

Dirección de AdministraciónSubdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales

Dirección de Finanzas y PlaneaciónSubdirección de Contabilidad General

• Manual de Normas y Procedimientos para el Control de Bienes Muebles e Inmuebles,Procedimiento de Afectación, Baja y Destino Final de Bienes Muebles.

Alcance:

B. En Centros de TrabajoGerencias de los Centros de Trabajo

Subgerencias de Administración y FinanzasSubgerencias de Producción y MantenimientoSubgerencias de Distribución de LecheSubgerencias de Padrón de Beneficiarios

FECHA 4 de mayo de! 2005Página 4 de 43

'. ---'~~'RECC'ONDE FINANZAS Y PLANEACION

•

Manual de Procedimiento para la Toma Físíca deInventaríos en Almacenes

Clave: VST-DFP-PR-003 ,No. Revísíón: 031-:,E=-m---=-ís7í0"-'n-or-;-íg-ci;-n-a"-I:71S=---=047 _-:1-=9""92;o+R;:;-e-v-:i-s,;-;.ó-n-:"74_-;;0-;;:5-0_2;:-;:0-;;:0-;;:5----1 Lieonsa

Polítícas de Operación

1. Los titulares de las áreas involucradas son responsables de cumplir y hacer cumplireste procedimiento.

a. En cada Centro de Trabajo el titular de la Gerencia es el responsable de laprogramación. cumplimiento y resultado de la Toma Física de Inventarios.en caso de leche en polvo de importación el responsable será el titular de laDirección de Materiales.

b. Los integrantes del Órgano Interno de Control en su calidad de órgano devigilancia y control, podrán estar presentes en las Mesas de Control Generaly sugerir en su caso, adecuaciones particulares a la forma de realizar losInventarios físicos, además de recomendaciones para la atención a laproblemática particular observada.

c. Los Representantes del Órgano Interno de Control, podrán realizar duranteel proceso de inventario físico, las pruebas selectivas que considerenconvenientes.

2. En la realización de la toma fisica del Inventario, se deberán acatar las normasestablecidas en este procedimiento. Así como las instrucciones que, en Su caso, seanemitidas por la Dirección de Finanzas y Planeación o por la Subdirección deContabilidad GeneraL

•

\ ,

tJ/'/

Antes del inventario y con la intención de que la toma física se desarrollesatisfactoriamente se requiere lo siguiente:

A En el caso de inventarios físicos de leche en polvo importada en bodegaspropias y/o de terceros, se requiere por parte del área responsable de L1CONSA /1SA DE C. V. I (

• Mantener un buen acomodo de los sacos, con el propósito de quelos conteos sean ágiles y se determinen fielmente las cantidades deleche en polvo que se encuentren en las bodegas, al momento delinventario. Así mismo previo y durante la toma física deberán retirarlas tarjetas, cartelones y/o cualquier tipo de anotación que indiquenla cantidad de sacos que conforman la estiba a inventariar: de igualforma deberán permanecer las tarjetas de identificación del producto ,las cuales deberán contener como mínimo, el tipo de leche, origen o ,:±jprocedencia, número de contrato, número de orden de movilización <--., ",,', __""

y número de clave asignada. ..' '~,• Con el fin de que la mesa de control pueda efectuar el corte \,

documental de formas utilizadas por L1CONSA SA DE C. V. pararecibir y despachar leche en polvo, antes de iniciar el inventariofísico se deberán tener los últimos documentos utílizados el díaprevía al inventario y los primeros a utilízar para el dia siguiente.

3.

FECHA 4 de mayo del 2005______m._~_ =======",P"",ágin8 5 de 43~ECCIÓN DE FINANZAS Y PLANEAC,ON

,

Manual de Procedimiento para la Toma Fisica deInventarios en Almacenes

Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03I-cE=-m--C-is7io"-'n-or-cig-CiC-n-a=-l:718=-_704-c_-o179792=+,R=-ev-:i-s;-;ió-n-:-:-4-:-0:-::5-:-2::-;0:-::0:-::5---1' Lieoosa

,

• Con el propósito de que previo al inventario, se puedan colocar losmarbetes adecuadamente y en lugar visible y se establezca ladistribución y recorrido del personal que hará los conteos; a labrevedad posible, el área responsable de los almacenes deberáproporcionar a la mesa de control general los planos de ubicaciónde las existencias por almacén,

• Informar con anticipación el número de bodegas y la cantidadaproximada de marbetes a utilizarse, de acuerdo al volumen deexistencias por almacén,

• Se establecerá una mesa de control auxiliar por bodega, la cual esresponsable de ordenar y relacionar progresivamente los marbetes,vaciar las cantidades del 1° Y 2° conteos, determinar las diferenciasentre éstos y solicitar a la mesa de control general, un definitivotercer conteo en caso necesario, Para tal efecto, la Dirección deMateriales designará a su personal para participar en dicha mesa yconforme al número de bodegas a inventariar.

S, En el caso de inventarios fisicos de leche en polvo importada en bodegaspropias o de terceros, por parte del área responsable del manejo operativo delalmacén o de la "almacenadora", se requiere por bodega

•

•

•

•

•

Contar con la presencia del responsable y un auxiliar, con el objetode que cada uno de ellos forme parte de los grupos y poder efectuarlos dos conteos establecidos en el procedimiento para toma físicade inventarios de L1CONSA, SA DE C, VDos copias del cierre de operaciones, una con cifras a la fecha de latoma física, para la comparación de cifras entre el kárdex y lacantidad fisica contada en el inventario, establecer las posiblesdiferencias y aclaración de las mismas; otra a la fecha del cierre deoperaciones, para el comparatívo físico contra contable,Una vez determinadas las existencias de leche en polvo yaceptadas por L1CONSA, SA DE C, V, y la "almacenadora", sesolicitará por escrito a esta última, la confirmación de saldos,El servicio de montacargas; para facilitar las labores del personal deconteo y mover las estibas, en caso necesario,El apoyo indispensable para que el personal de L1CONSA, SA DEC. V, pueda desempeñar sus funciones

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FECHA 4 de mayo del 2005Pá ¡na 6 de 43

DIR CION DE FINANZAS Y PLANEAC'ON


'Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03I-cE=-m---;-is-c-io-c-·n-o-r-;-ig-Cic-n-a-c-I:-c-18=-_7047_-'179""'92=-+,R=e-v-'i-si;-';ó-n-:-;-4_-;0-;;:5-;_2::-;:0-;;:0-=5----1/ LicOnsa

4. El personal para conteos se integrará de dos grupos por bodega y cada grupo por trespersonas, una, verificará que las estibas estén completas y auxiliará contando los"restos" desde la parte superior de las estibas; otra, también verificará que las estibasestén completas y efectuará los conteos y la otra anotará en el espaciocorrespondiente de cada marbete:

• El número de pareja o grupo,• La procedencia de la leche,• El número de orden de movilización,• La clave de liberada o no liberada,• El número del contrato,• El nombre del proveedor• Si es apta o fuera de norma, y• Resultado del contrato

5. Este procedimiento aplica para los siguientes almacenes:

Almacenes Cuentas de Mayor

•de Herramientas,

141142143144145146148150

Cuentas de Orden

a. El Inventario Flsico del AlmacénAccesorios, se efectuará anualmente.

b. Adicionalmente para su control, se deberán efectuar Inventarios Flsicosrotativos mensuales, de los bienes existentes en los almacenes que _,menciona el punto 5, Incluyendo los Inventarios de lento y nulo movimlent0

4N';

a resguardo de los empleados (herramientas) y en poder de terceros ' i"". .

,

c. En caso de no poderse realizar la toma flslca de los Inventarios en Poder de .-'Terceros, se efectuará una conciliación de cifras en unidades. ij?/L----.

~

Deberán efectuar semestralmente, Inventarios Flslcos de los Almacenes indicados enpunto 5, excepto el del Almacén de Herramientas, Refacciones y Accesorios. LaDirección de Finazas y Planeaclón dará instrucciones anticipadamente por escrito.

\Refacciones'~

, \

Materias PrimasMateriales de Envase y EmpaqueProducción en ProcesoProductos SemltermlnadosProductos TerminadosRecuperaciónHerramientas Refacciones y AccesoriosInventarlos en Poder de TercerosMercanclas en Custodia (maquila)

6.

I

FECHA 4 de mayo dei 2005Pa ma 7 de 43

DI RE ION DE FINANZAS Y PLANEACION

I

onsa

a ITa F"sica ded' . tId PMI anua e roce Imlen o par a om II .I Inventarios en Almacenes I

Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03Lic• • • • • • • • •• . • - --!Emlslon ongmal.18-04 1992 !Revlslon. 4 05 2005

d. Los Inventarios Físicos rotativos deberán abarcar de un 10 aun 20% de lasexistencias, de tal forma que antes de los recuentos semestrales o anuales,ya se hayan efectuado conteos al total de partidas mínimo una vez en elano.

I

7. Al llevar a cabo el inventario fisico se deberán comprender todas las existencias acargo del Centro de Trabajo. considerando los puntos 5 y 6.

8. Al iniciar el conteo deberá seguirse un orden, de izquierda a derecha YI del fondo alfrente, con el objeto de evitar que quede sin contar algún producto.

9 El titular de la Subdirección de Contabilidad General, designará al encargadoresponsable de la Mesa de Control Central.

10. Será responsabilidad de las Gerencias de los Centros de Trabajo, a través de susdiferentes Departamentos:

a. Elaborar el Programa de Actividades para Inventarios Físicos, mismo queremitirán por escrito a la Dirección de Finanzas y Planeación, con copia aContraloría Interna y a la Subdirección de Contabilidad General, con 15 diasnaturales anticipados a la fecha de dicho inventario, contemplando lo siguiente

• Fecha de inicio del inventario físico.

• Tiempo estimado de realización.

• Horario de trabajo.

• Personal participante en

Mesa de Control General.Mesa de Control Auxiliar.Parejas de Conteo.

• Funciones a realizar por el personal participante.

Dicha documentación deberá contener el nombre y la firma del personal queinterviene. Una vez establecido el programa, no podrá modificarse, salvoautorización previa de la Subdirección de Contabilidad General.

Si el Centro de Trabajo, mantiene Inventarios en Poder de Terceros o enCustodia, deberá contemplar en su programa de actividades la toma fisica y lo Iindicado en el punto 6. Si por alguna causa. autorizada previamente por la ¡

Dirección de Finanzas y Planeación, no se lleva a cabo el levantamiento fí~1Jf de ~estas existencias, se efectuará una conciliaci~n de cifras, por producto. a7cC~1del Inventano. /1 (

7" /).' ,-~·"---------¿l/' /' FECHA: 4 de ;¿~~ad~!d2eC~; ]

'.._. / DIRECCiÓN DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

b.


Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03f-:,E;;-m--;-is7i0'-'n-or-:-¡g-c¡:-n-a:-I:718;;-_-:::047_-:1-:::90::-92;::+1R;;:e-v-:i-s;-;¡ó-n-:-:4-::-0:-;:5-;-2:;-;:0:-;:0-;::5-----1

1Lieon5a

•

Por parte de la Subgerencia de Administración y Finanzas, la adquisición, controly llenado de los marbetes a utilizar. Así como supervisar su colocación en lugarvisible para poder realizar un adecuado conteo de las mercancías.

Cercíorarse que no exista mercancia documentada que no haya sidodespachada. En tal caso, la documentación se cancelará y se anexará al cortedocumental; las mercancías se contarán formando parte del inventario.

No se permitirá en los almacenes la guarda o encargo de ningún tipo demercancías propiedad de empleados, de darse el caso, se solicitará alresponsable de los bienes, retirarlos de inmediato.

1.

c. Integración de las Mesas de Control Auxiliar; de acuerdo al punto 11. inciso b).que se establecerán una por almacén o más. cuando el tipo de Centro de Trabajoy volumen asi lo requieran.

d. Designación del personal, para integrar las parejas de conteo conforme al punto11. inciso a).

e. Que un día antes del Inventaría, el Kárdex de cada uno de los Almacenes estéactualizado, para poder realizar al término de los conteos, la comparación decifras a una misma fecha, contra los resultados obtenidos en el levantamientofísico.

f Antes del inventario y con la intención de determinar fielmente las cantidadesexistentes de cada artículo, deberán proveerse y verificar el buen funcionamientoy exactitud adecuada de todos los instrumentos de medición, con los cuales serealizarán tanto los conteos como las pruebas selectivas.

g. Designar en los almacenes el área, estiba, anaquel, rack, etc. a inventaríar porcada una de las parejas de conteo.

h. Elaborar y entregar a los participantes, los planos de piso que mencionen laubicación de las mercancías; número de marbete asignado a cada estiba,anaquel, rack, etc. así como la distribución del primero y segundo conteos arealízar por las parejas en las díferentes áreas de almacenamiento. Anexando adicho plano, la cédula de Personal de Conteo (ANEXO 5c).

Concentrar las mercancías de características iguales en una sola área,clasifícándolas y asignándoles número de código según su naturaleza e igualarlos niveles de las estíbas, racks, etc. en igual número de sacos, cajas etc. en losdistintos almacenes, cuando se requiera.

k.

J.

1.

I

,

m. Vigilar que el encargado de cada almacén, ponga los sellos ULTIMO DE MES, enlos últimos documentos utilizados en el mes para recibir y despachar mercanciasy PRIMERO DE MES, en los primeros documentos a utilizar del siguiente mes

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/ Pá a 43DI ECCION DE FINANZAS Y P ANEACION

Manual de Procedimiento para la Toma Fisica deI Inventarios en Almacenes

Emisión original: 18-04-1992 Revisión: 4-05-2005

- ) FECHA 4 de ma _ de! 2005_ Págna'-10 de 43

...~

para recibir y despachar mercancías; esta operacíón se realizará mensualmenteen la fecha establecida para el cierre contable de operaciones y con la finalidadde que se cuente con la documentación respectiva para el corte documental.antes de iniciar los conteos del inventario fisico. Los encargados de dar el Va. Bo.al corte documental fecharán y firmarán cada uno de los documentos. asi como laCédula de Corte documental (ANEXO 1).

En los Centros de Trabajo. la Subgerencia de Administración y Finanzas es laencargada de recibir de la Mesa de Control General. la documentación originalindicada en el Punto 11, inciso h) para que a su vez, entregue copia a losrepresentantes de la Dirección de Finanzas y Planeación y Contraloria Interna; ensu defecto, enviará dicha documentación a la Dirección de Finanzas y Planeacióny a Contraloría Interna, dentro del cuadernillo, como lo indica el siguiente punto

Se deberán integrar. La relación del inventario físico debidamente valuado ycomparado con las cifras de los registros contables, efectuando las aclaracionescorrespondientes a las diferencias determinadas con sus soportes (ANEXOS 10,11); la Balanza de Comprobación de las cuentas de inventarios previa a losajustes correspondientes (ANEXO 12); dichos anexos serán enviados a laDirección de Finanzas y Planeación con copia a la Contraloria Interna, en uncuadernillo junto con el Estado Financiero del mes correspondiente alLevantamiento Fisico, para que ambas unidades administrativas actúen deacuerdo a sus responsabilidades.

En caso de diferencias faltantes no aclaradas, las Gerencias de los Centros deTrabajo, apoyándose en su propio análisis, procederán a deslindarresponsabilidades en aquellos servidores públicos que hubieren participado ensignificativas pérdidas económicas en contra de L1CONSA, procediéndose a larecuperación mediante el cobro al responsable del monto de dichas diferencias.De lo anterior, se deberá notificar a la Dirección de Finanzas y Planeación, .~

Unidad Jurídica y Contraloría Interna adjuntando la documentación soporte ".respectiva. Para la aclaración de las posibles diferencias de inventarios, de leche /j'en polvo de importación, derivadas de los comparativos, deberán reunirse el /personal de las áreas de Contabilidad General y Adquisición de Leche. ~\

\\Es importante recalcar, la observancia del Manual de Procedimientos, en lo ~relativo a la Afectación, Baja y Destino Final de Bienes Muebles, con referencia '

\AD-02/2003, asi como las disposiciones de la Ley al Valor Agregado en suarticulo 8 y su respectivo reglamento en el articulo 18 considerando las siguientes .

/flpremisas

• La valuación de las diferencias resultantes del comparativo Fisico contraContable, será a la fecha de la toma fisica del inventario, contemplando lasrdiferencias como una operación adicional en la determinación de los costos .,

, Jreales de los inventarios, previa al c· mensual para efectos contables'J í

o.

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Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03/-;1E=-m-¡:-s7ió:-n-o-r-=-¡g--;¡:-n-a,:-:7:18=---;:::047 _-:1-;:::99-::2;;+1R;;;-e-v-=is-¡:-:ó-n-;74_-:0C;:5-:_2:C;:0C;:0C;:5---¡: Lieon5a

• Los Kárdex de almacenes y los Registros Contables, deberán iniciaroperaciones en el mes siguiente al inventario, con saldos iguales a losdeterminados por la toma física; por lo que el Centro de Trabajo deberáreclasificar y/o ajustar en su caso, las diferencias determinadas, a lascuentas instruidas por la Subdirección de Contabilidad General.

r. Indiscutiblemente deberán anexar a las Cédulas de Determinación de DiferenciasDefinitivas por Producto y por Almacén, (ANEXOS 10 Y 11) copia de la póliza deaplicación contable generada, con la cual se muestren los ajustes poraclaraciones realizadas en el rubro de inventarios, reuniendo al personal de lasáreas de Contabilidad General y Adquisición de Leche o áreas involucradas

En los Centros de Trabajo de Líconsa, S A. de C. V.

11. Deberán integrarse Parejas de Conteo y Mesas de Control General y Auxiliar deacuerdo a lo siguiente:

c. Mesas de Control Auxiliar: Con personal del área contable y/o administrativa.relacionando al personal que interviene, (anexo 58).

El representante de la Subgerencia de Administración y Finanzas.

El representante designado por la Dirección de Finanzas y Planeación parapresenciar la toma fisica, quien será el encargado de la Mesa de ControlGeneral.

•

•

La Mesa de Control General (anexo 5A), estará integrada por representantesdesignados por los titulares de las áreas abajo indicadas.

b. Parejas de conteo: Con una persona del área de Administración y Finanzas, quienanotará en los marbetes la cantidad contada (verificando los conteos), número depareja y en su caso, las anotaciones o correcciones adecuadas; otra persona delárea de Almacenes, quien realizará los conteos, verificando que el producto deque se trate y su unidad de medida (piezas, litros, kilos, juegos, cajas, etc.), seanlos mencionados en el marbete. Se estructurará una relación del personalparticipante, (anexo 5C).

d.

,

r-f, .

//

Como asesor, el representante de la de Contraloria Interna.

El representante del área de Producción y Mantenimiento o de Padrón de 1¡'Beneficiarios ¡

•El representante del área de Control de Calidad.

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•

•

I Clave: V8T-DFP-PR-003 INo. Revisión: 03i-;,E;;-m-i;-s-;-ió;-n-o-r-:ig~i-n-a1;-:7:18;;---::C04-;---;1-::C99;;-:2;;+'R~e-v-;is~iC-:ó-n-:74--;;0-;:S-;_2:;-;:0:-;;0-;:S-----1' Lieon5a

• El representante del área de Producción.

12. Con el objeto de coordinar adecuadamente la toma física del inventario, las Mesas deControl General y Auxiliar, realizarán conjuntamente las siguientes funciones

a. Verificar que se haya llevado a cabo la entrega y recibo de los Marbetes para latoma fisica, mediante el Comprobante de Entrega y Recibo. (anexo 3)

b. Verificar, cotejando con los planos de ubicación, que el acomodo y marbeteo delas mercancías sea adecuado, evitando asi que alguna estiba, rack, etc. quedesin marbete de tal forma que los conteos se realicen correctamente.

c. Verificar que los marbetes estén colocados en lugar visible y fácil de localizar.

d. Recorrer las áreas a inventariar, supervisando al personal que interviene en losconteos fisicos, cerciorándose de que sigan las instruccíones especificas delprocedimiento y aclarándoles las dudas que se presenten.

•

Cédula de Corte Documental.Marbetes.Comprobante de Entrega y Recibo de Marbetes.Hoja de Control de Marbetes.Mesa de control General.Masa de Control AuxiliarPersonal para Conteos.Mercancías Recibidas Durante el Inventario (si procede).Mercancías Despachadas Durante el Inventario (si procede). , /Relación de Marbetes d \!Comparativo de Existencias Físicas Contra Kárdex. I L \ )

/7 (

Verificar en los marbetes que la CANTIDAD, exprese la unidad de medida de lamercancia contada (kilos, piezas, litros, etc.)

Verificar que los talones de los marbetes contengan el número de la pareja querealizó el conteo y la fecha de realización del inventario.

Los marbetes deberán contener además de los datos que en ellos se solicitan, elnombre del Centro de Trabajo y la fecha de realización del inventario fisico.

h. Elaborará la Hoja de Control de Marbetes (anexo 4)

1. Al finalizar la toma física de los inventarios, la Mesa de Control Auxiliar, recabará.,o elaborará según proceda, y enviará a la Mesa de Control General, la siguiente'~documentación por cada almacén: .

• Anexo 1• Anexo 2• Anexo 3• Anexo 4• Anexo SA• Anexo S8• Anexo SC• Anexo 6• Anexo 7• Anexo 8• Anexo 9

e.

rI

f.

I g.


Clave: VST-DFP-PR-003 INo. Revisión: 03 'I-;;;Ec-m-:i-s iO-;ó-n-o-r7ig-=-in-a-:I-::1:-::8-:-00-4;--719;:-:9~2;-li-;;Ro-e-v7is-:i7ón-:-47 _C:C05;;-_-:::2C:C0 -;C:05;;-----11 Lieoosa

13 Será responsabilidad de los integrantes de la Mesa de Control General:

a. Dirigir y supervisar los trabajos de la toma fisica de inventarios.

b. Prever la disponibilidad de personal suficiente y capacitado para realizar losconteos fisicos.

c. Designar e instruir acerca de los procedimientos a seguir, a los grupos depersonas que efectuarán los conteos físicos de las mercancias, tanto en losalmacenes de L1CONSA, en poder de terceros y/o externos

d. Vigilar que antes de iniciar los conteos. en cada uno de los almacenes se efectúeel corte documental de todas las formas utilizadas para recibir y despacharmercancias, empleando para ello la Cédula de Corte Documental (anexo 1).

e. Controlar el desarrollo de los trabajos, desde su inicio, hasta la determinación lasdiferencias y aclaración de las mismas, entre el primer conteo y el segundo(anexo 8), para determinar la cifra correcta de las existencias físicas yposteriormente, efectuar la comparación contra kárdex; empleando para ello laCédula Comparativa de Existencias Físicas Contra Kárdex de Almacén (anexo 9).

v. ¡:A\C><

f. De común acuerdo declarar suspendida la toma física, al detectar irregularidadesque afecten el adecuado inicio o conclusión de los trabajos de inventarios.levantando el Acta Administrativa correspondiente. en la que se deberán asentarlas causas y en su caso, responsables que dieron lugar a la interrupción delevento. ~

\.

b. vaciar las cantidades del primer y segundo conteo.

a. ordenar y relacionar progresivamente los marbetes.

14. Será responsabilidad de los integrantes de la Mesa de Control Auxiliar:

I

c. determinará las diferencias entre los primeros y segundos conteos.

/) /v'lÍ ¿ '-..---'1

~/ .

!::: F~CHA' 4 de mayo dei 200Pá ¡na 13 de 4

DIRECCION DE FINANZAS Y PLANEAC:ON

.---- ; -

~~,/"-

é/~ _

d. En caso de existir diferencias entre los primeros y segundos conteos, solicitará a \la Mesa de Control General un definitivo tercer conteo. ¡

1e En caso de efectuar terceros conteos, lo deberán realizar personas diferentes de ir

las que ejecutaron los primeros y segundos.


I-;C;;-Ia--:v_e;-;:_V_S_T:;--D-;-F_P-;--P-;R"","--;;0-;0-:;3-=~'N;;-o_.-;-R--:e-,-v_is_io;¡-'n~:;:-0"","3;;-;;-;:-------¡II' LieonsaIEmisión original:18-04-1992I Revisión: 4-05-2005 i

f. Asimismo proporcionará al personal que realizará el tercer conteo, únicamente losdatos de localización de los productos de que se trate Debiéndolos acompañarun integrante de la Mesa de Control General, para dar validez a los datos que seobtengan, firmando el talón del marbete del tercer conteo,

g, En caso de terceros conteos, verificar que la cantidad determinada como correctay definitiva, se transcriba a los talones de primero y segundo conteo, con la firmadel encargado de la Mesa de Control General validando la corrección de lascantidades

15, La Dirección de Materiales hará los trámites necesarios ante los proveedores, paraevitar recepciones de mercancías durante el periodo de toma física de inventarios.Asi mismo, tomará las medidas necesarias, para evitar que se realicen transferenciasde productos entre los Centros de Trabajo, previo y durante la toma fisica delinventario.

•

FECHA: 4 de mayJde! 2005Pá Ina 14 de 43

DE FINANZAS Y PLANEACION/j /}/y' "" .í, '

~.

(

16. Se evitará el recibo y despacho de mercancías durante la toma fisica del inventario.En casos especiales que haya necesidad de realizar dichas operaciones, se hará delconocimiento y con la autorización de la Mesa de Control General, utilizando para ellola Relación de Mercancías Recíbidas y/o la Relación de Mercancias Despachadasdurante el inventario, (ANEXOS 6 y/o 7).

17. Una vez efectuada la toma físíca, en cada uno de los almacenes se deberá tenerespecial cuidado en el control de entradas y salidas de producto, con el propósito deque al cierre contable, se puedan establecer las cifras para los comparativos deexistencias físicas contra kárdex del almacén y contra los registros contables.

18 El área de Control de Calidad mediante dictamen, o en su caso, el Personal TécnicoEspecializado mediante Acta Administrativa; son los responsables de determinar elbuen o mal estado de las existencias a inventariar. Por lo que antes de la toma fisicade inventarios, los productos dictaminados en mal estado o inservibles se deberáncontar, relacionar y separar; para su envío al almacén de Recuperación, (a excepciónde las herramientas, refacciones y accesorios); en el caso de leche en polvo deimportación se procederá con lo indicado en el apartado XXVI del "ProcedimientoPara la Compra, Internación y Almacenamiento de Leche en Polvo de Importación", a /1efectos de no ser considerados dentro del inventario. Asi mismo en la medida de loposible, evitar existencias por contrato de leche en polvo, menores a 30 toneladas.

19 Previo a la toma fisica del inventario y con la finalidad de mantener únicamente N...eXistencias en buen estado en los almacenes, el Centro de Trabajo deberá observar ~la siguiente normatividadi

a En ningún almacén deberán existir mercancías ubicadas en los niveles de lasubcuenta 002, "MAL ESTADO" y/o 003, "INSERVIBLE", excepto en el"ALMACÉN DE RECUPERACiÓN", por lo que todas aquellas materias primas,materiales de envase y empaque, productos semiterminados o terminados, ¡ I

Jdictaminados en mal estado o inservibles (punto 18); deberán reclasificarse a jjldicho almacén, identificando su valor real absorb (suma del variable y fijo) y , I

I

Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03!-;;E=-m-i=-s-:-ió=-n-o-r"7ig-c¡:-n-aI=-:1-;-:8;--704-:---;-1799;:::2~R:;;:-e-v-;-¡s-c¡;-;ó-n-: 4"7_-';0C;:;5-;_2;c:0c:::0c;:;5-----1; LieonS3


contabilizar los movimientos a costo real. Deberán crear la provisión para baja enla cuenta 198, de los productos dictaminados como inservibles.

b. En el Almacén de Herramientas, Refacciones y Accesorios, deberán efectuar unanálisis detallado de las existencias, con el propósito de clasificarlas enMovimiento Continuo, Resguardos, Lento Movimiento, Obsoletas. NuloMovimiento e Inservibles, por lo que todas aquellas Herramientas, Refacciones yAccesorios, dictaminadas como: obsoletas, de nulo movimiento o inservibles(punto 16), deberán permanecer en este almacén hasta su desincorporación odestrucción, identificando su valor a costo promedio y contabilizar losmovimientos a costo real. Así como crear la provisión para su baja en la cuentacontable 198

c. El saldo de la cuenta 198.- PROVISiÓN PARA BAJA DE INVENTARIOS, seráigual, al saldo de la cuenta 146- ALMACÉN DE RECUPERACiÓN, subcuenta003.- INSERVIBLE, más el saldo de la cuenta 148- ALMACÉN DEHERRAMIENTAS, REFACCIONES Y ACCESORIOS. subcuentas 100.OBSOLETOS Y/O INSERVIBLES Y 300.- NULO MOVIMIENTO; dichos saldosestarán integrados analíticamente por las cantidades e importes de los productosprovisionados para su baja.

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1/"1\.../'.' ;/ /

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\

11

FECHA' 4 de mayo de: 2005Pá ¡na 15 de 43

ION DE FINANZAS Y PlANEACION..---~....

DI~.

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I-:C:;-:I-a-ve-:-cV-'S;:;CT:;:-_-;:D::-;F=;:P:O-_-;=;PC;:Rc-_0""0:;-:3~-TN;-;--o-.R;:;-ev-cic-s7Ció;-'"n-:-:0;';;3:-----j c'

11-.:E;;-'m-,:-'s7io:-'n-o-r-=-ig-:¡;-'"n-a:-I:7C1S:O-_7047_-=-17gg::C2::+¡R=-e-v-'¡-s¡:-Oó-n-:-=-4--;:0:-;::5-;-2::-;0;-;;0:-;::5----1' Lieonsa

Descripción de Actividades

I Paso1 Num.i

Responsable ActividadI Nombre y Clave1 del Documento deI Trabajo

iI

1

2

Director deFinanzas yPlaneación

Director deFinanzas yPlaneación

Informa oportunamente a las áreasi involucradas por escrito la realización de la

toma física, indicando la fecha del evento y,los almacenes a inventariar.

¿El inventario físico es para Leche en Polvode Importación? ISi ir al paso 3No ir al paso 6

//

\ RL\J<í\

ItI f

• Fecha de inicio y terminación• Personal participante en Grupos de'

conteo y mesas de control general yauxiliar I

• Número de bodegas a inventariar• Cantidad de marbetes a utilizar

Dirección deMateriales

, n ormara oportunamen e por escrito a alI¡ •

Director de Dirección de Materiales o Areai

3 Finanzas y Responsable las existencias de leche, enI Planeación polvo importada, la fecha de realización y,

, personal participante en la toma fisica Ii

I Director de Solicita a la Dirección de Materiales o ÁreaI4 Finanzas y responsable el de actividades, programa

Planeación para dicho evento. ,i Remite 10 días después de haber recibido

I la comunicación por escrito de la Dirección

Ide Finanzas y Planeación, el programa de

I I actividades con la siguiente información:

5

6Gerente delCentro deTrabajo

i

'Continua en la actividad 6

Recibe la comunicación y la hace dellconocimiento de los titulares de los idepartamentos involucrados en el manejo y1

I

controldelosalma~nes "~o;L:.--..L-_-~

•

)

~----------

,

Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de IIInventarios en Almacenes ,

Clave: VST-DFP-PR-003 ' No. Revisión: 03 -1

·LiconsaEmisión original: 18-04-1992 Revisión: 4-05-2005

Ií

Anexo 2

marbetes del área dey Finanzas, los distribuye y!

Con anticipación realizará los tramitesnecesarios para la planeación y icumplimiento del desarrollo de la toma ifísica de inventarios, I

Recibe losAdministración

Recibe de su Mesa de Control General o

Jefe oRepresentante

AlmacénInvolucrado

I Jefe o,,Representante

SubgerenteAdministraciónIy Finanzas del

Centro deTrabajo

8

7

11

I de Almaceneselabora el comprobante respectivo, para 1

cada almacén,,

I Jefe o Recibe los marbetes y la documentación ,IRepresentante que le corresponde y previo al inventario, , Anexo 2

9,

i • Anexo 3' Almacén I ¡i,

Involucrado

I• Selecciona e instruye al personal de su !

I!

Jefe oárea, para que un día antes del inventariofisico • tardar, los productos al, a mas

Representante10 inventariar hayan sido acomodados i ,

Almacén ,adecuadamente y queden colocados los I I

Involucrado •marbetes de todos los articulas de acuerdo¡ ....'

a las normas establecidas, I / j~7r---+-------I--------------------t-----------r!~ //j -

Entrega los planos de píso que mencíonan v íla ubicación de las mercancias, alresponsable del área de Administracíón yFinanzas, para que planifíque la dístribuciónde las áreas que se asignarán a las parejasde conteo,

i I Personal delAuxiliar comunicado de inventario y planos, \,

I 12 de PiSO, y procede de acuerdo con lasprimer conteo \instrucciones recibidas, calendario y horario \,

I ,

establecidos, a efectuar el conteo físico,Ir-i , ,

" v(, 1"\e )

,-I,¡q

1

FECHA' 4 de mayo de! 2005Pá ma 17 de 43

DIRECCI N DE FINANZAS Y PLANEACION

,/

Manual de Procedimiento para la Toma Física de 'Inventarios en Almacenes \' YA>Ed

,E

, ...• 9 4 de mayo de! 2005._._.--,~~---~;;;;; .------- P;i¡ na 18 de 43

DI RE ION OE FINANZAS Y PLANEACION

Por cada estiba, tanque, silo, gaveta, pieza,etc.. que cuente, desprende la partecorrespondiente al primer conteo,comprobando que la descripcióncorresponda con el articulo o insumo quese trate y anotando en el espacio de

•(-.j\

I etc., que cuente, desprende la parte Icorrespondiente al segundo conteo, !

comprobando que la descripcióncorresponda con el articulo o insumo quese trate y anotando en el espacio de,"CANTI DAD" el resultado de lo contadoexpresado a la minima unidad de medida(kilos, litros, piezas, etc. Procediendo con loindicado en el punto 10.

Personal delsegundoconteo

IPersonal del ,primer conteo I13

16

Mesa de

17 ControlGeneral y¡AuxiliarI

i Mesa de

18 ControlGeneral yAuxiliar

Mesa de

19Control

General yAuxiliar

I "CANTIDAD" el resultado de lo contado I

I expresado a la mínima unidad de medida(kilos, litros, piezas, etc.

I

! Al terminar de contar las • le¡i I areas que•

1 14 1Personal del fueron designadas, entrega los talones del 1! .

conteo la Mesa de Control,1primer conteo I primer a ¡,

I ! correspondiente. i

¡ ¡ Personal del Recorre las áreas que se le designaron, en I15 segundo el mismo orden que el personal del primer I

-L conteo conteo. i!'

I,

I Por cada estiba, tanque, silo, gaveta, pieza, !!


Clave: V8T-DFP-PR-003 INo, Revisión: 03 I

L,

1-;1E=-m---=-is-oi"7ó-n-o-r7ig--=i-n-a71:"71-:::8-;-0'"'4:--_719"'9"'2::-+' ;::R-e-v;--is"7i07, n-'-,47 .-0:0:-;:5--;.2"'0"'00;-;5:-----11 Ieonsa

20Personal de

Tercer Conteo

! Por cada estiba, tanque, silo, gaveta, pieza, Ietc" que cuente, desprenderá la parte i

correspondiente al tercer conteo, Icomprobando que la descripción Icorresponda con el articulo o insumo que 1

se trate y anotando en el espacio de I"CANTI DAD" el resultado de lo contadoexpresado a la minima unidad de medida I(kilos litros piezas etc,)

I I Continua actividad 21,i i

I Mesa deRecibe de le Mesa de control Auxiliar, la

!,documentación los marbetes de primero, I

21 Control

!General

segundo y los efectuados del tercer conteo Iy procede al

I Mesa de i Verifica que los listados sean correctos,

¡1

22 ControlGeneral y

Auxiliar

Anexo 6Anexo 8

\

',,--,- "'

Anexo 8Anexo 9

Anexo 4 ':\\ \;IAnexo 13 1,,.........,

Elabora la Hoja de Control de Marbetes,

Elabora Comunicado dirigido al Director de iFinanzas y Planeación, firmado por elGerente del Centro de Trabajo

Cancela los marbetes que no hayan sidousados,

Mesa deControlGeneral

Mesa deControl

General yAuxiliar

Mesa deControl

General yAuxiliar

23

24

25

26

Al terminar los conteos de las existencias, Ipor cada almacén se elaborarán dos I

listados, uno relacionando todos losmarbetes asignados en orden progresIvopor número (anexo 8); para proceder a lacomparación de primeros y segundos Iconteos y otro sumarizando todos los Imarbetes que conforman un solo código 01producto, (anexo 9) para proceder a la Icomparación contra el kárdex,

r-----¡---~M-:-:-e-s-a-d:-e---¡------------------+--------j.-l.,

ControlGeneral

I

,--------------------,Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de

Inventarios en Almacenes

Clave: VST-DFP-PR-003 . No. Revisión: 03

IEmisión original: 18-04-19921 Revisión: 4-05-2005 :Liconsa

27Mesa deControlGeneral

IElabora Acta de Terminación de Toma'Fisica de Inventarios que, deberán firmarltodos los integrantes de la Mesa de ControlGeneral,

Anexo 14

28Mesa deControlGeneral

Entrega los talones del primero y tercerconteo, al titular del área de Administracióny Finanzas; los del segundo conteo al titulardelá~adeAlma~nes. I

/,'

/í~j // /

Ve' /, i i

/

horas.Tiempo total

Fin del Procedimiento

.-.1 •

.~

Il'i

'\\

í

FECHA. 4 de mayo de: 200SPagina 20 de 43

onsa

Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de ,

I Inventarios en Almacenes , ,

Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03 i

Lic• • • • • • • •• •- - - -[Emlslon ongmal.18 04 1992 IRevlslon. 4 05 2005

Diagrama de Flujo

INICIO

II

iNFORMAF OPORTUNAMENTEPOR ESCRiTO LA REAliZACiÓN I

DE, LA TOMA FíSICA iNDICANDO IU\ FEeH!, DEL [VENTO Y LOSi,U,,\!'CENES A iNVE.NT.A.RINi.

f----,I <.-11 A

RECIBE MARBETES y LADO(U/,-1ENTAC:üN QUE u;: f-,--1

C0r";,~ESpONDLv PREv,O A~LII-~ NI¡[WARIO

9 F :

ANEXO :'ANEXO 2

•

,

/""",

/7, ,,

/ , /: . ! ./¿/' ! /',

FECIBE COMUNiCADO DE !INVENTARIO Y PLANOS DE PISO Y I, ~~OCEDE DE l'\e¿:~~RD? A . I)',Si RLCCIONES Rt:l>BIO"S /\L i

12 CONTEO riSICO lGl

¡ Dé'SPRf,hDE P,o.RTE' q." ",eRB"'-""'- !CORRESPONCH"~nEA~ -;'R"MC-I?;- ,I'!

corHf.-O ANOTi'NDO :J CANT,l>DRf:SU,.TADO DE lO CC+FAD0

1-,3'. IG I

E.NTREGA PLANOS DE PiSO AADMIN,'Sn'¡ACióN y FINANZAS

PAPA OUE f'LANWIi]UE I

~)ISmi8UCIÓN DE AFEAS DE I

('n~!T;:n rl11 , i F !, '

INSTRUYE Al PERSONAL DECONTEO y COLOCAN MARGUES

EN TODOS lOS ARTíCULOS A1--. '''\!C'lTAD'''.D ;--4

10 F

RECIBE LA COMUNICACiÓN Y LAHACE DEL CONOCIMIENTO DE

LOS TITULARES DE LOS OEPTOSiNVOLUCRADOS EN EL MANEJO Y

CONTROL DE LOS ALMACENES

6 CI

•

, REAliZA TRAMITES PARA lAPLANEACIÓN y CUMPLIMIENTOOEl DESARfWllO DE LA TOMA

FISICA DE INVENTARIOS

o o

RECIBE lOS MARBETES DELÁREA DE ADMÓN Y FINANZAS

DISTRIBUYE Y ELABORA ANEXO 2COMPROBANTE PARf, CADA

ALMACEN

8 E

NO

A

¿ EL INVENTARIO FíSiCO ESPARA LECHE EN POLVO DE

IMPORTACiÓN?

SI ~

FE,,/,'T,'RA:D Oi/'.5 DESPeES DERECiBIR COMUNiChCi:j~~ u_F'Rocr'<AMA DE ACT!ViDAOE'S

_ SOLiCITARA iI L.A DiRECCiÓN DEI MATU<lALES o AREA

[' RESFONSABIX [L PROGRAMA DE,ACTiViDADES PARA D:CHO EVENTO

i-, I! 4 , A' , I

~;'S "XiSTEhC¡·S "eCHA DEHfAUZAC'CI'1 y H:'.RSON~.L,s-r F'~RT:CTf'JHF

I i

14

FECHA 4 de mayo dei 2005

~-::rn¡¡¡[CCiOT¡¡iEFiÑi'ÍÑZAS~P4a~gr'~nam2tl~d~e34~3¡-00"___ ECCION DE FINANZAS Y PLANEACION


Clave: VST-OFP-PR-003 No. Revisión: 03 II-oE=-m--C-is7io=-'n-o-r-CCig-CiC-n-a=-l:718=-_-="04c-_c-1-=-97"92=+R=-e-v-ci-s iC-Oó-n-:-CC4_-:0C=5-:_2=-=0C=0-=5--1 Lieonsa

•

..~

\ J

\

\

21

1..

/l{

I " ,_ _,li'."cXc) .';'

VERIFiCA OUE LOS LiSTAGOS 1-_-IM1EXO2

SEAI\' CORRECTOS '

PLJI Jrl~

I:l

NO

SI

~

"EXiSTE ALGUNADTERENC!A ENTRE ElPRIMER Y SEGUNDOCONTEO'>

SE ORDENA EL 3ER CONTEO DEACUERDO A LOS 'NCISOS Di y El

DEL NUMERAL 13 DE LASAPOUT1CAS DE OPERACiÓN

19 I

TDESPRENDE PARTE DEL

MARBETE CORRESPONDIENTE ALTERCER CONTEO ANOTANDO LA

CANTIDAD RESULTADO DE LOCONTADO

20 J

!í "21

\. /

PEC:BE. DELAS PAREJAS DECONTEO LOS TALONES DE

MAR[o[lE y PHOCEOL A LO

1 ~STA¡;U_'C100 EN Fe PUNTan

i AL 1ERMiNAR DE CONTAR I¡ ENTREGA LOS TALONES DEL i'1' FRIMER CONTEO A LA MESA DE 1,'

: CONTROl. CORRESPONDIENTE ,

R @]t

DESPRENDE, ,~ARTE DEL MARBETECORRESPONDIENTE. AL SEGUNDOCONTEO ANalANDO LA CANTIDAD

RESULTf¡DO DE. LO CONTAOO

16 H

,

RECORRH,A LAS AREAS OUE SEi_E ASIGNARON EN EL MISMO

ORDEN QUE EL PERSONAL DEl,PR!MER CONTEO

15 H

I

I,

-----------."D

FECHA: 4 de mayo de! 2005Pá ¡na 22 de 43

CCION DE FINANZAS Y PLANEACION


IClave: VST-DFP-PR-003 INo. Revisión: 03i-:E=-m-:-is7i 0-:-'n-or-=-ig-ci:-n-a-:-,:718::--_-::-074_-:1-::-9792:::+'=R-ev-:i-s:-:ió-n-:-=-4-:-0:-=5-:-2:-:0:-=0-=5----11 LicOnsa

ICANCfLA LOS MARBETESI

QUE NO HAYAN SIDO USADOS

23 I

I

•

\

\.~

¡,~~E$ADEBOlllTB:9b~F~¡;~l.Y.AtJXILlARK,·-·MESA'oec:oNTRO¡;;·GENERAL

ELABORARA LiS,ADOS ¡ANEXO 2

RELACiONANDO CON SUMA'ANEXO ~\

TODOS LOS MARBETES ,

24 I

DESPUÉS DE COMPARAR ANEXO .1

CONTHA KARDEX ELABORARALA HOJA DE CONTROL DE

1.M,PR>=T¡:::<:

25 K

iELABORAR COMUNICADO A [ANEXO 13 IDIRECTOR FINANZAS Y

PLANEACIÓN FIRMADO X GTE ---CENTRO TRABAJO

26 K

E.LABORAR ACTA DEANEXO ',., ITERMINACiÓN DE TOMA FISICA

DE INVENTARiOS ¡

27 K

EN; REGARA LOS TALONESDEl1ER Y 3ER CONTEO AADrv1ÓN Y FINANZAS. LOS

TALONES DEL 200 CONTEOAL ÁREA DE ALf.M\CENES

J28 K

•

FIN

I

ION DE FINANZAS Y PLANEACION

FECHA. 4 de mayo del 2005Pa ¡na 23 de 43

Manual de Procedimiento para la Toma Físíca deInventarios en Almacenes

Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03 IL'f-.oE=-m-=--is"7io=-·n-o-ri:-g=-¡n-a-:I-c:1C::S-_0=-4-:-_"71799=-2::+R=-e-v-:¡'-s-:-¡ó'-n-;-c4:-_0=-5=-_-=2-=0705=---i' Ieon5a

,

Relación de Anexos

I

Clave

¡Anexo 5d8 IGrupos para conteo

Núm. Nombre del documentoI 1 'Cédula de corte documental Anexo 1

2 ' Marbete Anexo 2 ,,

3 Comprobante de entreqa I recibo de marbetes ,Anexo 3 ,

4 Hoja de control de marbetes ,Anexo 4 ,~

5 Mesa de control general Anexo 5a ji

6 Mesa de control auxiliar, i,Anexo 5b ¡'

I,,

7 Parejas para conteo ,Anexo 5c, ,I i ,

~

9 Mercancia recibida durante el inventario iAnexo 6 ,.

10 Mercancia despachada durante el inventario Anexo 7

11 Relación de marbetesi'Anexo 8 ,

,

12 ,Cédula comparativa de existencias fisicas vs, kárdex de almacén ,Anexo 9 i13 Cédula comparativa de existencias físicas vs. saldo en libros Anexo 10 !

14 Cédula de determinación de diferencias definitivas por almacén ,Anexo 11

15 Saldo en cuentas de inventario según balanza de comprobación Anexo 12 ¡I i

16 Comunicado oficial a la Dirección de Finanzas y Planeación ,Anexo 13,

II 16 Acta de Terminación de Toma Fisica de Anexo 14!

,

"

•

tI

'<\"

"'''''''

FECHA 4 de mayo dei 2005

~~~~~~~P~a ma24de43CCION DE FINANZAS Y PLANEACION

Manual de Procedimiento para la Toma Fisica deInventarios en Almacenes\

Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03fc:1 E=-m--ci:-s7-:ió-n-o-r:-ig7in-a71:-;178_-'::0-;4-:-1-'::9792~R;;:-e-v-;is--ci7ó-n-:4:-_705:;-_-:::2;:-00;::-;5:-----1

1 Lieonsa

CENTRO DE TRABAJO:

ALMACÉN DE:

FECHA:

Anexos

11 CONSA. S. A. DE C. V.

CÉDULA DE CORTE DOCUMENTAL

FORMATONÚMERO DELÚLTIMO UTILIZADO

NÚMERO DELPRIMERO AUTILIZAR

I,=

ELABORARON

NOMBRE YFIRMA DEL ALMACENISTA NOMBRE YFIRMA DEL REPRESENTANTEDEL AREA DE ADMINISTRACIÓN YFINANZAS.

VO.Bo.

\\

•

f\)

-~ NEXONo.l/

NOMBRE YFIRMA DEL REPRESENTANTE DELÓRGANO INTERNO DE CONTROL.

NOMBRE YFIRMA DEL REPRESENTANTEDE LA DIRECCiÓN DE FINANZASYPLANEAClÓN

.' - -

FECHA. 4 de mayo del 2005

~__.:o¡¡1E0;¡QN:DEFi"ÑP:Nzj\mPáglna 25 de 43CCION DE FINANZAS y PLANEACION- ---

-----~

~-


,Clave: V8T-DFP-PR-003 '1 No. Revisión: 03 il-:=.-;:-:-;----;-;--;-;~-O-=~,;---:--;-;-~=-==--I,Liconsa[Emisión original: 18-04-1992 1Revisión: 4-05-2005

MARBETE

e

LOCALiZACiÓN

SECCiÓN

PRIMER CONTEO

l' t~~lóN l'I--C:::O:::,DIG:::;Oc--I

I FOUONo,! t...==..J

'~J'''cómoo; ,-, -1

TERCER CONTEO

o

e

°IoIF<ltlO~o'l!' 'v

e

DESCRIPCION

•

\\

{ "--

~~~,~-------~--~

ANEXO 2

___-'------~~ FECHA 4 de mayo del 2005-----_-,.-' -===~ """-=-""",,,",",,,..JP~a ma 26 de 43DE FINANZAS Y PLANEACION-----

é~ ~,


Clave: VST-DFP-PR-003 ,No. Revisión: 03 '

IEmisión original: 18-04-1992 IRevisión: 4-05-2005 -1 Liconsa

LI CUN SA. S. A. DE C. V.

COMPROBANTE DE ENmEGA yRECIBO DE MARBETES

FECHA:

PARA: JEFE DE ALMACENES

DE: SUBGERENCIA DE ADMINISTRACiÓN YFINANZAS

ACOMPAÑAMOS ALA PRESENTE MARBETES CON NÚMEROS DE FOLIO DEL ___,AL ,PARA LA TOMA FíSICA DEL INVENTARIO EN EL ALMACÉN DE _

-------------'.\

" ..

•

"'l

i IANEXO No. 3 \J

NOMBRE YFIRMA

NOMBRE YFIRMA

ENTREGO:

RECIBiÓ:

FECHA 4 de mayo de: 2005

~==~=~~Págína 27 de 43DIRECCiÓN DE FINANZAS Y PLANEACION


¡ Clave: V8T-DFP-PR-003 No. Revisión: 03 !

1--:::--:-;-;--:-;--;-;-::-::-~=-+=---¡;-;-;-----;--::-;:-==-----1.1 Lieon5a¡ Emisión original: 18-04-1992 IRevisión: 4-05-2005 .

LI CO NS1, S. A. DE C. V.

HOJA DE CONTROL DE MARBETES

FECHA:

PARA:

DE:

MESA DE CONTROL GENERAL

MESA DE CONTROL AUXILIAR

I

MARBETES DESTINADOS: DEL Al _

MARBETES NO UTILIZADOS: DEl Al _

MARBETES CANCELADOS:

~.

RECIBiÓ:

ENTREGO:

NOMBRE VFIRMA

NOMBRE VFIRMA;'

~

~/f------ v·

) n~==::>~A:N:EJ(O No. 4 I

J

DIR

FECHA 4 de mayo de! 2005Pá ¡na 28 de 43

ION DE FINANZAS Y PLANEACION


Clave: V8T·DFp·PR·003 ,No. Revisión: 03 '¡f-cE~m~i~s""'ió-n-o-r'-ig-'-in-a""-I:~1-=-8.-=0~4~.1-=9-=-9 2::-+-1R~e-v-=is~i-=ó-n -:4-=·-=-05=-.72-=-00""'Sc¡---. LieonsaI ¡ !

CENTRO DE TRABAJO:

FECHA:

LI CoNSA. S. A. oE C. V.

MESA DE CONTROL GENERAL

I

NÚM. DENÓMINA

NOMBRE ÁREA QUEREPRESENTA

DIRECCIÓN DEFINANZAS YPLAN.

SUBGClA. DE ADMÓN.YFINANZAS

ÓRGANO INTERNODE CONTROL

SUBGCIA, DE PROD.YMANTMTO.

SUBGCIA, DE DlSTR.OPADRÓN

FIRMA

DEPARTAMENTO DECONTROL DE CALIDAD _

DEPARTAMENTO DEPRODUCCIÓN

JEFE DE ALMACENES

\

/ ANlX05Ai

FECHA 4 de mayo del 2005Pa ¡na 29 de 43

DIREC ION DE FINANZAS Y PLANEACION

----

onsa9

Manual de Procedimiento para la Toma Fisica deInventarios en Almacenes I liiiiwi0

i i ,«~,!ji!,

Clave: V8T-DFP-PR-003 No. Revisión: 03 liii'Ji';;?'

LicEmisión ori inal: 18-04-1992 ¡Revisión: 4-05-2005

1I CO NSI, S. A. OE C. V.

MESA DE CONTROL AUXILIAR

CENTRO DE TRABAJO:

ALMACÉN DE:

FECHA:

NÚM. DENÓMINA

NOMBRE AREAALAQUEPERTENECE

FIRMA

FINANZAS

ALMACÉN

DISTRIBUCiÓN

PROD. yMANI.

PADRÓN

/

/)/)'/' .f ,.

: { /f/! /

/

" ' '" ¡ ¡

_______.

----------,.--FECHA: 4 de mayo del 2005

Pá ina 30 de 43CION DE FINANZAS Y PLANEACION


Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03 1<f-;;;;--;-;-;--------cc-:---:--=-.::;-;-=:-h---;-;:-;--~~=-----j. Liconsa1Emisión original: 18-04-1992 1Revisión: 4-05-2005 I

11 COH SA. S. A. OE C. V.

PAREJAS PARA CONTEOS

CENTRO DE TRABAJO:

ALMACÉN DE:

FECHA:

PAREJA NOMBRE NÚM. DE AREAAQUE FIRMANÚM. NÓMINA PERTENECE

1 FINANZAS- -1 ALMACENES- -



I 4 FINANZAS- -4 ALMACENESL····

- -


6 FINANZAS \- - \

6 ALMACENES- - •

1 FINANZAS ~- -1 ALMACENES- -

8 FINANZAS /f- - ¿8 ALMACENES~-~ -

9 FINANZAS- ~-

9 ALMACENES \- -

0 ANEXO 5C \ji /

/ i .';' j!, /, /' /&i' /

DIR CION DE FINANZAS Y PLANEACION~~ .---- -~~---; FECHA: 4 de mayo de: 2005

Pa ma 31 de 43

------~/

'Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03f-:,E=-m--=-¡s7¡oo-·n-or-;-ig-c¡:-n-a:-I:71S:::-_C:-0-:-4_-o1C:-9-=-92:::-+R=-e-v-o¡-s'-'¡ó-n-:-;-4-;-0:-;:5;--2:C:0'-'O'-;:5-~' Liconsa


II CONSA. S. A. OE C. V.

GRUPOS PARA CONTEOS

CENTRO DE TRABAJO:

ALMACÉN

FECHA:

GRUPONÚM.

1- -

NOMBRE NÚM. DENÓMINA

AREAAQUEPERTENECE

FIRMA

1

Iji

2 ~, \

\

\~

•

"

FECHA: 4 de mayo del 2005Pá ¡na 32 de 43

CION DE FINANZAS Y PLANEACION

Manual de Procedimiento para la Toma Fisica deInventarios en Almacenes .

f-=--~=-o=-;:c;:c-=~---'r.;--=----;--;-;--;::;~-- .1iClave: V8T-DFP-PR-003 '1 No. Revisión: 03

1Emisión original: 18-04-1992 I Revisión: 4-05-2005 I Liconsa

Nombre y Firma del Representantede la Mesa de Control Genera!

Nombre y Firma del Representantedel Area de Admón. y Finanzas

ombre y Firma del Representantedel Órgano Interno de Control

ANEXO 6

•

Vi•í

• \

II Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de, Inventarios en AlmacenesIC::C:7la-v-e-:c-V;";SC:::T:-=_D::CF""'P::::-_-;:;P::::R:-_0;:-:0~3:---Ir.N-;-o-.C::R:-e-vc-is-;-ioc-· n-:--;0~3:----1I-:E=-m--::-is-'-ioo-·n-o-r-=-ig:-i:-n-ao-I:718=-_-=-04-:-_-o1-=-9792::+R=e-v-oi-si;--'ó-n-:-=-4_-::0C::5-:_2~0C::0-;::5--1 Lieoosa

•

JY7<; ;¿/i /

Nombre y Firma del Representantedel Área de Admón. y Finanzas

Nombre y Firma del Representante ,\~t,

,

;1de la Contra lona Interna \ANEXO 7 ~

\

'~/~,~~~,::::::,-:,~ '\\ 111_____d::", FECHA 4 dé ma~J de: 2005

_------~----~----- // --~ Pá In~ 34 de 43_ CCION DE FINANZAS Y PLANEACION

Nombre y Firma del Representantede la Mesa de Control General


Clave: VST-DFP-PR-003 ,No. Revisión: 031-0,E=-m-¡c-s-=-ióc-n-o-r7ig-=i-n-aIc-:17':S=-_7047'_-:-1799::'C2:-+-:R=-e-v-:-is-=iC:-ó-n-:47_-::00-=5-0_2:-:0-::;0-=5----1, Lieonsa

•

'~,FECHA 4 de may:p de! 2005 l'

Pa in' 35 de 43 ,/,/ RECCION DE FINANZAS Y PLANEACION 1/

-----~ 1é--

DE ADMINISTRACION y FINANZAS

I,


IClave: VST-DFP-PR-003 INo. Revisión: 03

Emisión original:18-04-1992 Revisión: 4-05-2005 iLiconsa

•

ANEXO 9

DEL ALMACÉNALMACENES

ti /

DE ADMINISTRACION y FINANZAS

___~~__~ FECHA, 4 de mayo de: 2005~------ Pá ¡na 36 de 43

__~-- D CCION DE FINANZAS Y PLANEACION

I Clave: V8T-DFP-PR-003 1No. Revisión: 03!-;E=-m-,=--'s7ió'--n-o-r'7ig-:¡:--n-a1;-:1-;-;8:;---;:::04-;'-~1-;:::99;:;-;2;;-+'R;:;-e:--v-:-;¡s-c¡;-;ó~n-:--: 74-"0:;::5-;-2;-;:0~or5--j¡ Lieonsa

DEL CENTRO DE TRABAJO OE ADMINISTRACION y FINANZA<,

y PUESTO

U El importe del SALDO CONTABLE más el de las DIFERENCIAS DEFINITIVAdebe ser igual al del Inventario Físico, de tal forma que,el importe del inventario físico de cada almacén. sea igualalos saldos de las cuentas de inventarios presentadas en elBalance del periodo correspondiente. ANEXO 1t,

~

/J~;( ,

/:

'" I/ j j

, , /í./ !v'

/

\

•

FECHA 4 de mayo dei 2005,Pá ína 37 de 43

CCION DE FINANZAS Y PLANEACION'¡

=


Clave: V8T,DFP,PR,003 No. Revisión: 03 i i:diJDiS2

I-:E=-m-:-is-'-io=-'n-o-r-cig-Ci:-n-a=-I:-:"C1S=-,-=-047'-:1-=-9C::-g2=-+R=-e-v-:i-si'""'ó-n-:"74 ,-0:0:-;:5-;,2:;-:;0:-0:0-';;:5---1 Lieoosa

ADO

166

•

¡

ANE)\ 1

__" ._. . ~__~~ FECHA: 4 de mayo del 2005

::;íi?r~ :;;=~~=~=5-';Pá ¡na 38 de 43DIREC ION DE FINANZAS Y PLANEACION

"/}"¡,' f/! /j .. j j

i/f /

GRAN TOTAL

Manual de Procedimiento para la Toma Física deInventarios en Almacenes

,Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03 !

f.::E=-m-,o-·s7¡óo-n-o-r-:-¡g-:¡:-n-a10-:7:18::-_7047'_-:-1799::-:2::+R=-e-v-=ís-i;-'ó-n-:-:-4--::0:-;:5--;-2:-::0:-;:0:-;:5-----1' LicOosa

NOMBRE Y FIRMA OEL GERENTE

DEL CENTRO DE TRABAJO

NOMBRE Y FIRMA DEL SUBGERENTE DE

ADMINISTRACiÓN Y FINANZAS

ANEXO 1

(,~)

\

,/,r)/J,f i

í /1 /v ¡ ,

! /

_! ------------:;;;:;'::< _~"""'~F=;E~C"H~Ac;.-::4"'d-7e~mayo de! 2005____. ~ 7t Pá ¡na 39 de 43

___ DIRE ON DE FINANZAS Y PLANEACION

1

1


IClave: VST-DFP-PR-003 I7"NC-o-.=R-ev-C¡-Cs7C¡óC-n-:-=0-=-3----1

i-.:E=-m--;-¡s7"io=-'n-o-r-=-¡g-Ci:-n-a=-I:7:18=-_7047_-o17gO:Cg2;;--ÍcR=-e-v-'¡-s¡'-'ó-n-:-;-4_-=0-=5-;_2::-;:0'""0-=5---1 Lieoosa

FECHA.NÚMERO DE REFERENCIA.

C.P. ANTONIO DE LA MATA HERNÁNDEZDIRECTOR DE fiNANZAS YPLANEAClONPRESENTE.

Por medio de la presente, hago costar que el Inventario Físico de los Almacenes de:

Practicado el día de al día del mes ---,____---:__-,--__,de ,corresponde a la totalidad de panidas que están a micargo Vque los marhetes utilizados del al salvo los cancelados Vlos noutilizados contienen la existencia tíSica al día estahlecldo para el cone.

Por lo anterior, deseo cenilicar que no hay ninguna existencia adicional que haya quedadopendiente de inventariar Vque el cone documental lue hecho de acuerdo a los lineamientosestahlecidos en el Procedimiento para la Toma Física de Inventarios.

\ :

""1

i

\

,ATENTAMENTE

NOMBRE DEL CENTRO DE TRABAJO

NOMBRE YfiRMA DEl GERENTE

, f, !

ANEXO No. 13 j /

,/!

FECHA- 4 de mayo del 2005

'""""=~ ",."-="""",.fP,,,,8 In a 40 de 43E FINANZAS Y PLANEACION

11 CO NSA, S. A. DE C. V.ACTA DE TERMINACiÓN DE TOMA flSICA DE INVENTARIOS.

=====================================================================================_=======================mm=

EN LA CIUDAD DE SIENDO LAS HORAS DEL DIADE DE REUNIDOS LOS SERoRES:

-- • REPRESENTANTE DE LA DIRECCiÓN DE FINANZAS-:CY:--PC-=LA:--NE=ACIÓN:_________--'' REPRESENTANTE DEL ÓRGANO DE CONTRAL INTERNO:___________--', SUBGERENTE DE ADMINISTRACiÓN YFINANZAS:,__~________~--',SUBGERENTE DE DISTRIBUCiÓN DE LECHE O DE PADRÓN DEBENEFICIARIOS UDE PRUDUCCIÓN yMANTENIMIENTU;, __ ---'1 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PRUDUCClÓN; .TITULAR DE AREA DE CUNTRUL DE CALIDAD Y I IEFE DEALMACENES. SE LEVANTA LA PRESENTE ACTA, CON LA CUAL SE DAN POR TERMINADOS LOS TRABAJOS DETOMA FlslCA DE INVENTARIOS. EFECTUADOS EN ESTE CENTRD DE TRABAJO. FIRMANDO DE CONFORMIDADLAS CITADAS PERSUNAS QUE INTERVINIERON COMO INTEGRANTES DE LA MESA DE CONTROLGENERAL.=================..====================================================================================

NOMBRE DEL REPRESENTANTE DE LADIRECCIÓN DE FINANZAS VPLANEACIÓN.

FIRMA

I NOMBRE DEL REPRESENTANTE DEL ÓRGANO DE FIRMACONTROL INTERNO.

/l' .....•

NOMBRE DEL TITULAR DEL ÁREA DE FIRMAADMINISTRACiÓN VFINANZAS.

\\

NOMBRE DEL SUBGERENTE DE DISTRIBUCiÓN FIRMADE LECHE ODE PADRÓN DE BENEFICIARIOS O •

DE PRODUCCiÓN VMANTENIMIENTO.

NOMBRE DEL JEFE DEL DEPARTAMENTODE PRODUCCiÓN.

FIRMA

,'\

ANEXO No. 14., JíJI

V

FIRMA

FIRMA

FECHA 4 de mayo del 2005Pá !na 41 de 43

DI ECCION DE FINANZAS Y PLANEACION

/:::r7V' / /

/ /, ,

NOMBRE DEL IEFE DE ALMACENES

NOMBRE DEL TITULAR DEL ÁREA DECDNTROL DE CALIDAD.

Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de

I,

Inventarios en Almacenes,

i No. Revisión: 03Clave: VST-OFP-PR-003, .LiconsaEmisión original:18-04-1992 . Revisión: 4-05-2005

I I .--J

Historial de Cambios

~~~~~----~-----------~-----------,

Revisión•numo

Fecha deAprobación

Descripción del Cambio Motivo(s)

01

02

03

18/04/1992

126/05/1999

I 05/05/2005

Actualización delProcedimiento



Adecuaciones y cambio denomenclaturas de las áreaspor reestructuración,

Adecuaciones y cambio de. nomenclaturas de las áreaspor reestructuración ¡

Homologación conforme a la iI

Guia Técnica para la'Elaboración de Documentos INormativos con clave VST- :DA-GS-002, de fecha 3 de ifebrero de 2005,

I

,

1/¡J'1/, i

\FECHA 4 de mayo de! 2005Pá ¡na 42 de 43

CION DE FINANZAS Y PLANEACION

//ti' /', /, /


Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03I-:E::-m-:-is7i0:-'n-o-r-=-ig--Cic-n-a:-I:718=---=-047_-01-=-9-=-92=-+1R=-e-v-:i-s.;-;.ó-n-:"74--:0-=5-:-2:-:0-=0-=5-----1 Lieonsa

\ \\ '

\

FECHA

\

):,/.Os.o5

Aprobación del Comité de Normatividad

NOMBRE

LIC. DANIEL ACEVES VILLAGRANDirector de Administración

LIC. FRANCISCO J. LARENA NÁJER~\'¡ lDirector de Abasto Social W

C.P. ANTONIO DE LA MATA HERNÁNDEZDirector de Finanzas y Planeación

ING. GONZALO E. ROBLES VALDÉSDirector de Materiales

ING. JORGE LUIS SÁINZ PICOSDirector de ProducciónIC. IGNACIO DURÁN LOMELíTitular de la Unidad de Comunicación Social

LIC. ACACIA MA. MARTíNEZ DE ESCANDÓNTitular de la Unidad Juridica

DIRECCiÓN DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

i inventarios en almacenes clave: i 1:-;8;--~047c -; … · forma deberán permanecer las tarjetas...

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