ผลงานวจย

เรอง

ระบบการควบคมภายใน

ประไพพศ ลลตาภรณ

CIA no.30815

ส านกงานตรวจสอบภายใน

มหาวทยาลยเกษตรศาสตร

ABSTRACT According to analysis of the internal control accomplishment in Kasetsart University during the period of budgetary 2000-2005 found that training course of understanding in internal control and risk management was provided to officer in 2001. Later in 2004 the internal control and evaluation was kickoff. However those methods have not cover in each mission in the university. Furthermore the policy and evaluation method have been unclear and different standard. In order to success university’s strategic; there are 5 guidelines of potential development, risk management preparations and standard internal control practically. The guidelines are merged internal control with risk management in the same system. By using enterprise risk management to be the frame specify, analyze and deal with risk in any activity or project as the plan for 4 years of civil services operation. For integrity and clearly, the university ought to set up the structure of risk management and internal control system into 2 levels. Those are organization level and department level which regulate by the Risk Management Committee. Meanwhile the manual of appropriate risk management should distribute and use for planning and reporting in the same standard. However, the successfully of university’s risk management can not be happened if lack of budget supporting, computer software, throughout communication equipments and annual evaluation.

กตตกรรมประกาศ การวจยครงนสมฤทธผลไดดวยความรและประสบการณทผวจยไดศกษาและเกบเกยวมาอยางตอเนอง ความส าเรจดงกลาวจะเกดขนไมไดหากไมไดรบความรวมมอดวยดตลอดมาจากผบรหารระดบ ตาง ๆ รวมทงเจาหนาทผเกยวของในต าแหนงตาง ๆ ทกรณาใหขอมลและใหขอเสนอแนะทเปนประโยชนอยางยง รวมทงคณะกรรมการ / คณะท างานจดท าระบบการควบคมภายในดวย

ขอขอบคณอาจารยศร ตงศร ทปรกษา ซงเปนผทใหความร ใหขอคดในเรองของ ERM ทงในเชงทฤษฎและการประยกตใชในเชงปฏบต และเปนผทมสวนอยางมากในการกระตนใหผบรหารและบคลากรของมหาวทยาลยเกษตรศาสตรมความสนใจ เขาใจในเรองดงกลาว รองศาสตราจารยกมลพรรณ นามวงศพรหม รองอธการบดฝายประกนคณภาพ ทเหนความส าคญและสนบสนนการวจย และรองศาสตราจารยสายสดา สมชต ทใหความอนเคราะหในการวเคราะหและประมวลผลขอมลเชงสถต ดร.วนย พฤกษะวน ผชวยอธการบด ทชวยประสานงานตาง ๆ จนการวจยครงนเสรจสมบรณลงไดอยางด

สดทายนผวจยขอขอบคณบคลากรจากจฬาลงกรณมหาวทยาลย มหาวทยาลยธรรมศาสตร และมหาวทยาลยเชยงใหม ทเออเฟอขอมลเปนอยางดในการวจยครงน รวมถงผทใหความชวยเหลอในดานตาง ๆ ซงไมอาจจะเอยนามในทนไดหมดทกทานไว ณ ทนดวย

ประไพพศ ลลตาภรณ 1 มถนายน 2549

บทสรปผบรหาร สบเนองจากคณะกรรมการตรวจเงนแผนดนไดออกระเบยบวาดวย การก าหนดมาตรฐานการควบคมภายใน พ.ศ.2544 (ประกาศในราชกจจานเบกษา ฉบบกฤษฎกา เลม 118 ตอนท 99ก วนท 26 ตลาคม 2544) จากระเบยบนสงผลใหมหาวทยาลยเกษตรศาสตรตองปฏบตดงตอไปน

(1) จดวางระบบการควบคมภายใน โดยใชมาตรฐานการควบคมภายในของคณะกรรมการตรวจเงนแผนดนใหแลวเสรจ (ภายในป 2545)

(2) จดท ารายงานผลการควบคมภายในอยางนอยปละหนงครงภายใน 90 วน นบจากวนสนปงบประมาณหรอปปฏทนแลวแตกรณ เวนแตรายงานครงแรกใหกระท าภายใน 240 วน นบจากวนวางระบบการควบคมภายในแลวเสรจ

ตอมารฐบาลไดออกพระราชกฤษฎกาวาดวย หลกเกณฑและวธการบรหารกจการบานเมองทด พ.ศ.2546 (ประกาศในราชกจจานเบกษา เลมท 120 ตอนท 100ก วนท 9 ตลาคม 2546) จาก พระราชกฤษฎกาฉบบนสงผลใหมหาวทยาลยเกษตรศาสตรตองจดท าแผนปฏบตราชการ 4 ป และจดท าค ารบรองการปฏบตราชการทกป เรมตงแตป 2547 ตามแนวทางทคณะกรรมการพฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร.) ก าหนด จนกระทงปงบประมาณ 2549 มหาวทยาลยฯ ไดคดเลอกตวชวดท 18 ระดบความส าเรจของการจดท าระบบบรหารความเสยงรวมไวในค ารบรองการปฏบตราชการดวย ดงนนในปงบประมาณ 2549 น มหาวทยาลยฯ ตองปฏบตดงตอไปน

(1) ก าหนดนโยบายและแนวทางการด าเนนการบรหารความเสยง (2) จดท าแผนบรหารความเสยง (3) ด าเนนการตามแผนใหแลวเสรจ (4) สรปผลการด าเนนงาน พรอมก าหนดแนวทางส าหรบปตอไป

อยางไรกตามกอนทระเบยบคณะกรรมการตรวจเงนแผนดนวาดวย การก าหนดมาตรฐานการควบคมภายในและพระราชกฤษฎกาวาดวย หลกเกณฑและวธการบรหารกจการบานเมองทดประกาศใช มหาวทยาลยฯ ไดด าเนนการในเรองเกยวกบการประกนคณภาพการศกษาอยแลว เปนการด าเนนการตามพระราชบญญตการศกษาแหงชาต พ.ศ.2542 ซงก าหนดใหมระบบการประกนคณภาพการศกษา เพอพฒนาคณภาพและมาตรฐานการศกษาทกระดบ ประกอบดวย ระบบการประกนคณภาพภายในและภายนอก ผลจากพระราชบญญตฉบบน มหาวทยาลยฯ จงตองด าเนนการดงตอไปน

(1) พฒนาระบบประกนคณภาพของมหาวทยาลยเกษตรศาสตร (2) ตรวจสอบและประเมนคณภาพผลการด าเนนงานทกหนวยงานทกวทยาเขต (3) จดท าเอกสารวเคราะหตนเอง (SAR) เพอใชเปนรายงานประจ าป เพอเตรยมรบการ

ประเมนจาก สมศ. และเปนรายงานตอตนสงกด หนวยงานทเกยวของ รวมทงเปดเผยตอสาธารณชนดวยเปนประจ าทก ๆ สนปการศกษา

(4) เตรยมพรอมรบการประเมนจากภายนอก (สมศ.) ซงการประเมนรอบแรกไดเสรจสนไปแลวเมอมถนายน 2547 (สวนรอบสองจะมขนประมาณ มถนายน- กนยายน 2549)

จะเหนไดวา มหาวทยาลยฯ ตองปฏบตงานภายใตกฎหมาย ระเบยบตาง ๆ มากมาย กอใหเกดผลกระทบกบการปฏบตงานของบคลากรทกระดบ จงเปนการสมควรทตองมการศกษาเพอก าหนดรปแบบทเหมาะสมและวธด าเนนการของระบบบรหารความเสยงและการน ามาตรฐานการควบคมภายในไปใชในเชงปฏบต

วตถประสงคของการศกษาครงนก าหนดไว 3 ประการคอ (1) ศกษาวเคราะหผลสมฤทธดานการควบคมภายในของมหาวทยาลยเกษตรศาสตร (2) ศกษาแนวทางการพฒนาศกยภาพและสรางความพรอมในการบรหารความเสยงและการน ามาตรฐานการควบคมภายในไปใชในเชงปฏบต (3) ก าหนดทศทางการบรหารและพฒนางานดานการบรหารความเสยงและการควบคมภายในของมหาวทยาลยเกษตรศาสตร ผลการศกษาโดยสรป 1) ผลสมฤทธดานการควบคมภายในของมหาวทยาลยเกษตรศาสตร

จ า ก ผ ล ก า ร ศ ก ษ า ก า รบ ร ห า ร ค ว า ม เ ส ย ง แ ล ะ ก า ร ค วบ ค ม ภ า ย ใ นข อ งมหาวทยาลยเกษตรศาสตร ในระหวางปงบประมาณ 2543-2548 พบวา ตงแตปงบประมาณ 2547 มหาวทยาลยฯ ไดด าเนนการอยางเปนรปธรรมเพอการจดวางระบบฯ ดงกลาว ท งการต ง คณะกรรมการฯ การวเคราะหและประเมนความเสยงใน 4 กจกรรม การรายงานผลตอคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน และการจดอบรมเชงปฏบตการใหแกบคลากรในมหาวทยาลยฯ กอเกดใหบคลากรมความร ความเขาใจ และตระหนกถงความส าคญของการบรหารความเสยง ซงมประโยชนใน การปรบปรงวธการปฏบตงานตาง ๆ ในองคกร อยางไรกตามการด าเนนงานเพอจดวางระบบฯ ทผานมากกอเกดปญหาและอปสรรคมากมาย อาทเชน นโยบายทไมชดเจนในการจดวางระบบฯ , การเพมภาระงานอยางมากใหแกบคลากร , งบประมาณและเวลาทจ ากด เปนตน

2) แนวทางการพฒนาศกยภาพและสรางความพรอมในการบรหารความเสยงและการน ามาตรฐานการควบคมภายในไปใชในเชงปฏบต

เพอใหเกดระบบบรหารความเสยงและการควบคมภายในทมประสทธภาพและเกดประสทธผลสงสดแกมหาวทยาลยฯ แนวคดในการวางระบบบรหารความเสยงและการควบคมภายในของมหาวทยาลยฯ ทเหมาะสมควรเปน ดงน

แนวคดท 1 : ควรใชแนวทางของการบรหารความเสยงทวทงองคกร

การบรหารความเสยงและการควบคมภายในของมหาวทยาลยฯ ควรใชแนวทางของ “การบรหารความเสยงทวทงองคกร (Enterprise Risk Management – ERM)” มาเปนกรอบในการด าเนนงาน ซงเปนกระบวนการระบและวเคราะหความเสยงในมมของภาพทเปนองครวมแบบบรณาการและทวทงองคกร

แนวคดท 2 : ตองกอใหเกดประโยชนอยางแทจรงและสามารถบรรลเปาหมายของหนวยงาน

การจดวางระบบฯ ของมหาวทยาลยฯ ตองเปนการจดท าเพอใหหนวยงานตาง ๆ ภายในมหาวทยาลยฯ เกดประโยชนอยางแทจรง สามารถบรรลเป าหมาย ขณะเดยวกนเป นการลดอปสรรค หรอสงทไม คาดหวงทอาจเกดขนทงด านชอเสยงและการปฏบตงาน รวมทงป องกนความเสยหายตอทรพย สนขององค กร และสร างความมนใจในการรายงาน ซงจะสงผลดตอภาพลกษณ องค กร และสงผลต อการสร างมลค าเพมให แก องค กร

แนวคดท 3 : รวมระบบการควบคมภายในและระบบการบรหารความเสยงไวเปนระบบเดยวกน

เพอใหการบรหารความเสยงและการควบคมภายในทวทงองคกรแบบบรณาการ ไมเปนการเพมภาระงานอยางมากมายตอบคลากรภายในมหาวทยาลยฯ จงควรรวมระบบการควบคมภายในและระบบการบรหารความเสยงไวเปนระบบเดยวกน โดยใชหลกการของ Enterprise Risk Management ตามทไดกลาวไวในแนวคดท 1 มาประยกตใช อกทงระบบฯ ควรอยภายใตการก ากบดแลของคณะกรรมการบรหารความเสยง ซงจะท าหนาทก าหนดนโยบาย และแนวทางใน การด าเนนการบรหารความเสยงและการควบคมภายในของมหาวทยาลยฯ

แนวคดท 4 : น าเอากจกรรม / โครงการตาง ๆ ตามแผนปฏบตราชการ 4 ป มาวเคราะหและประเมนความเสยงเพอการควบคมภายใน

การบรหารความเสยงและการควบคมภายในของมหาวทยาลยฯ ควรน าเอากจกรรมหรอโครงการตาง ๆ ตามแผนปฏบตราชการ 4 ป (พ.ศ.2548-2551) มาวเคราะหและประเมนความเสยงและการควบคมภายใน เพอใหสามารถบรรลเปาประสงคและยทธศาสตรของมหาวทยาลยฯ และกระทรวงศกษาธการไดตามล าดบ

แนวคดท 5 : ก าหนดกระบวนการแนวปฏบตและแบบฟอรมในการรายงานผลการประเมนระบบการควบคมภายในใหเปนมาตรฐานเดยว เพอใชจดท ารายงานรปแบบตาง ๆ ได

การรายงานผลการประเมนระบบการควบคมภายในตองรายงานสงคณะกรรมการตรวจเงนแผนดนในรอบปงบประมาณทกป แตในสวนของการรายงานผลการปฏบตราชการตามค ารบรองการปฏบตราชการของระบบบรหารความเสยงสงส านกงานคณะกรรมการพฒนาระบบราชการนน ตองรายงานผลในรอบ 6 เดอน 9 เดอน และ 12 เดอน ซงจากขอมลดงกลาวแมวารปแบบของรายงานและระยะเวลาในการรายงานผลจะแตกตางกน เนองจากเกดจากระเบยบ ขอบงคบทมาจากตางองคกร แตในทางปฏบตแลว มหาวทยาลยฯ สามารถวเคราะห ประเมนความเสยงและการควบคมภายในเพยงปละครง โดยมกระบวนการ แนวปฏบต และแบบฟอรมทใชในการประเมนทเปนมาตรฐานเดยวกน เพอใชขอมลหรอผลทไดจากการประเมนดงกลาว ไปรายงานตามรปแบบทระเบยบตาง ๆ ก าหนด ซงตอไปในภายภาคหนา หากมการปรบปรงรปแบบการรายงานผล กจะไมกอใหเกดปญหาแกมหาวทยาลยฯ เนองจากสามารถน าขอมลทไดจากการวเคราะหและประเมนนน น าไปจดท ารายงานในรปแบบตาง ๆ ได

3) ทศทางการบรหารและพฒนางานดานการบรหารความเสยงและการควบคมภายในของมหาวทยาลยเกษตรศาสตร

จากแนวคดตาง ๆ ขางตน เพอใหมหาวทยาลยฯ มเอกภาพและความชดเจนในการบรหารความเสยงและการควบคมภายใน เพอคงไวซงประโยชนสงสดทมหาวทยาลยฯ พงไดรบจากการท างานทมประสทธภาพ ประหยด และมประสทธผล ดงนนแนวทางในการจดท าระบบบรหารความเสยงและการควบคมภายในของมหาวทยาลยเกษตรศาสตร ควรเปนดงน

(1) โครงสรางระบบบรหารความเสยงของมหาวทยาลยฯ ควรเปนโครงสรางตามแนวคดทวา การควบคมภายในเปนสวนหนงของระบบบรหารความเสยง ซงมคณะกรรมการบรหารความเสยง มหาวทยาลยเกษตรศาสตรท าหนาท

- ก าหนดนโยบาย และแนวทางในการด าเนนการบรหารความเสยงและการ ควบคมภายในของมหาวทยาลยฯ

- ด าเนนการวเคราะห ระบปจจยเสยง และจดล าดบความส าคญของปจจยเสยง

- เสนอมาตรการจดการความเ สยงและปรบปรงการควบคมภายในของมหาวทยาลยฯ

- ตดตามประเมนผลและจดท ารายงาน โดยมหาวทยาลยฯ ควรก าหนดการบรหารความเสยงไว 2 ระดบ คอ ระดบองคกร

และ ระดบหนวยงาน ระดบองคกร - คณะกรรมการบรหารความเสยงมหาวทยาลย เกษตรศาสตร โดยมอธการบด / รองอธการบดเปนประธาน ผแทนจากทกหนวยงานเปนกรรมการ ระดบหนวยงาน - คณะกรรมการบรหารความเสยงของแตละหนวยงาน โดยมรองคณบด / ผอ านวยการเปนประธาน ผแทนจากทกภาควชา / ฝายเปนกรรมการ

(2) แบบฟอรมตาง ๆ ในการวเคราะหและประเมนความเสยงทมหาวทยาลยฯ ก าหนดใหเปนไปในรปแบบเดยวกนนน ตองมลกษณะงาย สะดวกตอการใชงาน ประมวลผลไดอยางตอเนอง และสรปผลไดอยางรวดเรว และน าผลทไดไปจดท ารายงานผลเสนอไดท งคณะกรรมการตรวจเงนแผนดนและส านกงานคณะกรรมการพฒนาระบบราชการ

โดยรปแบบของแบบฟอรมดงกลาว ไดพฒนามาจากขอเสนอแนะของอาจารยศร ตงศร ทปรกษาของโครงการการจดท าระบบการควบคมภายใน โดยใชหลกการบรหารความเสยงทวทงองคกร (Enterprise Risk Management) น ามาประยกตใชใหเขากบมหาวทยาลยฯ โดยรปแบบดงกลาวจะเปนแนวทางการบรหารความเสยงตามหลกของมาตรฐานสากล AS/NZS 4360 : 2004

ขอเสนอแนะ นอกเหนอจากแนวทางการบรหารความเสยงทกลาวมาขางตนแลว การบรหารความเสยงของมหาวทยาลยฯ จะประสบความส าเรจไดทวทงองคกร มหาวทยาลยฯ ตองพฒนาความพรอมของหนวยงาน ผบรหาร และผปฏบตงาน เรงสรางระบบและกลไกของระบบบรหารความเสยงใหครอบคลมทงระดบมหาวทยาลยฯ และระดบหนวยงานยอย ขอเสนอแนะทมหาวทยาลยฯ ควรใหความสนใจคอ

1. ตองไดรบการสนบสนนดานงบประมาณในการจดท าระบบบรหารความเสยงอยาเพยงพอและตอเนอง

2. ตองมการปฏบตตามกระบวนการบรหารความเสยงอยางตอเนอง โดยมหาวทยาลยฯ ควรออกแบบซอฟทแวรมาใชในการจดการระบบบรหารความเสยงมความสะดวก คลองตว และมประสทธภาพยงขน

3. ตองมการสอสารเกยวกบกลยทธการบรหารความเ สยงและวธปฏบตอยางมประสทธภาพ เนองจากการสอสารจะเนนถงการเชอมโยงระหวางการบรหารความเสยงกบกลยทธองคกร การชแจงท าความเขาใจตอบคลากรทกคนถงความรบผดชอบของแตละบคคลตอกระบวนการบรหารความเสยง จะชวยใหเกดการยอมรบในกระบวนการ และน ามาซงความส าเรจในการพฒนาการบรหารความเสยง

4. การวดผลการบรหารความเสยงควรประกอบดวย 2 รปแบบ 4.1 การวดความเสยงในรปแบบของผลกระทบและโอกาสทอาจเกดขน การบรหาร

ความเสยงทประสบความส าเรจ จะชวยใหองคกรสามารถยอมรบความเสยงทเหลออยได

4.2 การว ดความส าเรจของการบรหารความเสยง โดยอาศยดชนว ดผลการด าเนนงาน (KPIs) ซงอาจก าหนดเปนระดบองคกร สายงาน หรอของแตละบคคล

5. บคลากรทกคนตองไดรบการฝกอบรม เพอใหเขาใจกรอบการบรหารความเสยง และความรบผดชอบของแตละบคคลในการจดการความเสยงและสอสารขอมลเกยวกบความเสยง

6. ก าหนดวธการทเหมาะสมในการตดตามประเมนผลการบรหารความเสยง พรอมกบทบทวนและปรบปรงกระบวนการ และกรอบการบรหารความเสยงใหทนสมยและเหมาะสมกบการปฏบตงานจรงเปนประจ าทกป

สารบญ

หนา สารบญตาราง ( 3 ) สารบญภาพ ( 5 ) บทท 1 บทน า

ความเปนมาหรอความส าคญของปญหา 1 วตถประสงคของการศกษา 3 วธการศกษาและรวบรวมขอมล 4

แหลงทมาของขอมล 4 กรอบแนวทางการวเคราะหและสงเคราะหขอมล 5

ขอบเขตการศกษา 5 ประโยชนทคาดวาจะไดรบ 6

บทท 2 หลกการของการควบคมภายใน และการบรหารความเสยงทวทงองคกร หลกการของการควบคมภายในตามแนวทางของ COSO 7 หลกการควบคมภายในตามแนวทางของ คณะกรรมการตรวจเงนแผนดน 10 หลกการบรหารความเสยงทวทงองคกรตามแนวทางของ ERM 12 ขอจ ากดของการบรหารความเสยงทวทงองคกร (ERM) 16 บทบาทและความรบผดชอบของบคลากรในการบรหารความเสยงทวทงองคกร 17

บทท 3 ผลการศกษา ภาพรวมการบรหารความเสยงและการควบคมภายในของมหาวทยาลย 18 ตงแตปงบประมาณ 2543 – 2548

โครงสรางการบรหารความเสยงและการควบคมภายในของ 18 มหาวทยาลยเกษตรศาสตร องคประกอบและบทบาทหนาทกรรมการควบคมภายใน 19

สารบญ (ตอ)

หนา ระเบยบ ขอบงคบ และหลกการบรหารงานทเกยวของกบการบรหาร 23 ความเสยงและการควบคมภายใน นโยบายดานการบรหารความเสยงและการควบคมภายในของมหาวทยาลย 26 ระบบการควบคมภายในของมหาวทยาลย ตงแตปงบประมาณ 2543-2548 28

การควบคมภายในปงบประมาณ 2543-2546 28 การควบคมภายในปงบประมาณ 2547 31 การควบคมภายในปงบประมาณ 2548 41

ระบบบรหารความเสยงและการควบคมภายในขององคกรอน 78 ปญหาและอปสรรคในการจดท าระบบบรหารความเสยงและการควบคมภายใน 83

บทท 4 บทสรปและขอเสนอแนะ สรปผลการศกษา 86 ขอเสนอแนะ 92

บรรณานกรม

ภาคผนวก

ภาคผนวก ก ผลการประเมนการควบคมภายในของหนวยงานยอย ปงบประมาณ 2548

ภาคผนวก ข แบบฟอรมทใชในการประเมนผลการควบคมภายใน

( 3 )

สารบญตาราง

ตารางท หนา

1 องคประกอบและอ านาจหนาทของคณะกรรมการควบคมภายใน และคณะกรรมการบรหารความเสยง

20

2 ผลการประเมนการควบคมภายในกจกรรม ดานการเงน บญช ปงบประมาณ 2547

32

3 ผลการประเมนการควบคมภายในกจกรรม ดานพสด ปงบประมาณ 2547 38

4 แสดงระดบความเสยงของมหาวทยาลย ดานองคประกอบมาตรฐานการควบคมภายใน

43

5 ผลการควบคมภายในดานการบรหาร (แบบ ปม.) ปงบประมาณ 2548 44

6 แสดงระดบความเสยงของมหาวทยาลย ดานการบรหาร 46

7 ผลการควบคมภายในดานการบรหารงานบคคล (แบบ ปม.) ปงบประมาณ 2548

47

8 แสดงระดบความเสยงของมหาวทยาลย ดานการบรหารงานบคคล 50

9 ผลการควบคมภายในดานการเงนและบญช (แบบ ปม.) ปงบประมาณ 2548 51

10 แสดงระดบความเสยงของมหาวทยาลย ดานการเงน บญช 55

11 ผลการควบคมภายในดานพสด (แบบ ปม.) ปงบประมาณ 2548 56

12 แสดงระดบความเสยงของมหาวทยาลย ดานพสด 58

13 ผลการควบคมภายในดานบรหาร (แบบ ICQ) ปงบประมาณ 2548 60

14 แสดงระดบความเสยงของมหาวทยาลย ดานการบรหาร (จาก ICQ) 62

15 ผลการควบคมภายในดานบรหารงานบคคล (แบบ ICQ)ปงบประมาณ 2548 64

16 แสดงระดบความเสยงของมหาวทยาลย ดานการบรหารงานบคคล(จาก ICQ) 66

( 4 )

สารบญตาราง (ตอ)

ตารางท หนา

17 ผลการควบคมภายในดานการเงนและบญช (แบบ ICQ) ปงบประมาณ 2548 67

18 แสดงระดบความเสยงของมหาวทยาลย ดานการเงน บญช (จาก ICQ) 69

19 ผลการควบคมภายในดานพสด (แบบ ICQ) ปงบประมาณ 2548 71

20 แสดงระดบความเสยงของมหาวทยาลย ดานพสด (จาก ICQ) 73

21 แผนการปรบปรงการควบคมภายใน ปงบประมาณ 2548 74

22 ผลการศกษาเรองระบบการควบคมภายในของ 3 มหาวทยาลย 80

( 5 )

สารบญภาพ (ตอ)

ตารางท หนา

1 แผนภมแสดงความสมพนธขององคประกอบ 5 ประการของการควบคมภายใน 9

2 โครงสรางการบรหารความเสยงและการควบคมภายในมหาวทยาลยเกษตรศาสตร

19

3 แผนผงโครงสรางการบรหารความเสยง มหาวทยาลยเกษตรศาสตร 90

สารบญตารางภาคผนวก ก

ตารางภาคผนวกท 1 ผลการประเมน 5 องคประกอบของมาตรฐานการควบคมภายใน ปงบประมาณ 2548

ตารางภาคผนวกท 2 สรปผลการประเมนความเสยงจากแบบประเมน 5 องคประกอบของมาตรฐานการควบคมภายในของหนวยงานยอย ปงบประมาณ 2548

ตารางภาคผนวกท 3 ผลรวมการจดระดบความเสยงของหนวยงานยอย ดานการบรหาร ปงบประมาณ 2548

ตารางภาคผนวกท 4 สรปผลการประเมนโอกาสทจะเกดและผลกระทบ ดานการบรหารของมหาวทยาลย ปงบประมาณ 2548

ตารางภาคผนวกท 5 ผลรวมการจดระดบความเสยงของหนวยงานยอย ดานการบรหารงานบคคล ปงบประมาณ 2548

ตารางภาคผนวกท 6 สรปผลการประเมนโอกาสทจะเกดและผลกระทบ ดานการบรหารงานบคคลของมหาวทยาลย ปงบประมาณ 2548

ตารางภาคผนวกท 7 ผลรวมการจดระดบความเสยงของหนวยงานยอย ดานการเงนบญช ปงบประมาณ 2548

ตารางภาคผนวกท 8 สรปผลการประเมนโอกาสทจะเกดและผลกระทบ ดานการเงนบญชของมหาวทยาลย ปงบประมาณ 2548

ตารางภาคผนวกท 9 ผลรวมการจดระดบความเสยงของหนวยงานยอย ดานการบรหารพสด ปงบประมาณ 2548

ตารางภาคผนวกท 10 สรปผลการประเมนโอกาสทจะเกดและผลกระทบ ดานการบรหารพสดของมหาวทยาลย ปงบประมาณ 2548

รายงานผลงานวจย เรอง ระบบการควบคมภายใน

............................................................................................................................................

บทท 1

บทน า

ความเปนมา

จากการทเกดภาวะวกฤตทางเศรษฐกจตกต าทวโลกในป พ.ศ. 2540 ท าใหเกดสภาวะการณความผนผวนไปทวโลกดวย และไดครอบคลมถงประเทศไทยดวย รฐบาลในขณะนนไดตระหนกถงเรองนและพยายามทจะพลกฟนเศรษฐกจโดยการปรบเปลยนนโยบาย ปรบปรงการด าเนนงาน ตลอดจนเปดโอกาสใหทกภาคสวนไดรวมมอรวมใจในการทจะชวยในการพลกฟนเศรษฐกจ ทงนไดมองคกรอสระแหงหนงซงกคอ คณะกรรมการตรวจเงนแผนดน (คตง.) ไดก าหนดวธการทจะท าใหหนวยงานภาครฐสามารถด าเนนงานไปไดอยางมประสทธภาพ ประสทธผล ประหยด และชวยปองกนหรอลดความเสยงจากการผดพลาด หรอความเสยหายไมวาในรปแบบของความสนเปลอง ความสญเปลาของการใชทรพยสน หรอการกระท าอนเปนการทจรต โดยการน าหลกการปฏบตทเกยวกบการควบคมภายในของคณะกรรมการรวมของสถาบนวชาชพ 5 แหง ซงไดรวมตวกนเรยกวา ( COSO : Committee of Sponsoring Organization of the Tread way Commission ) และของสถาบนการตรวจเงนแผนดนระหวางประเทศ ( INTOSAI : Internal Organization of the Treadway Commission ) โดยไดชวยกนออกแบบการปองกนการทจรต และจดท าแนวทางปฏบตเกยวกบการควบคมภายใน อนท าใหการควบคมภายในเปนเครองมอของผบรหารทกระดบใชในการน าองคกรไปสการก ากบดแลทด ซงตอมาการควบคมภายในตามแนวคดของ COSO ไดถอเปนมาตรฐานสากล โดยเชอวาถาหนวยงานใดมการควบคมภายในทดยอมท าใหองคกรประสบความส าเรจสามารถบรรลวตถประสงคและเปาหมายทก าหนด ซงองคประกอบของการควบคมภายในม 5 องคประกอบ คอ

1. องคประกอบดานสภาพแวดลอมเพอการควบคม 2. องคประกอบดานการประเมนความเสยง 3. องคประกอบดานกจกรรมเพอการควบคม 4. องคประกอบดานขอมลสารสนเทศและการสอสาร 5. องคประกอบดานการตดตามและประเมนผล

2

ตอมาคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน (คตง.) ไดน าแนวคดของ COSO และประสบการณการตรวจสอบของส านกงานการตรวจเงนแผนดน (สตง.) มาใชเปนแนวทางในการก าหนดมาตรฐานการควบคมภายใน ทงนเพอชวยใหประชาชนเกดความเชอถอและมนใจในการปฏบตงานของหนวยงานภาครฐเปนไปอยางมประสทธภาพ ประสทธผล และประหยด โดยอาศยอ านาจตามพระราชบญญตประกอบรฐธรรมนญวาดวยการตรวจเงนแผนดน พ.ศ.2542 มาตรา 15 (3) (ก) (ค) คตง. จงออกระเบยบวาดวยการก าหนดมาตรฐานการควบคมภายใน พ.ศ. 2544 ซงมผลบงคบใชตงแตวนท 27 ตลาคม 2544 เปนตนมา และระเบยบฯ ดงกลาวไดก าหนดใหหนวยงานภาครฐทกแหงตองด าเนนการเกยวกบระบบการควบคมภายใน โดยมสาระส าคญ ดงน

- ระเบยบฯ ขอ 5 ก าหนดใหทกหนวยงานตองการจดวางระบบการควบคมภายใน - ระเบยบฯ ขอ 6 ก าหนดใหทกหนวยงานตองมการประเมนผลระบบการควบคมภายใน

และรายงานผลตอผก ากบดแล คตง. คตส. (ปจจบนยบเลกแลว) อยางนอยปละครงภายใน 90 วนนบจากวนสนปงบประมาณ/ปปฏทนแลวแตกรณ

- ระเบยบฯ ขอ 8 ก าหนดบทลงโทษไว คอ กรณมเจตนา/ปลอยปละละเลยไมปฏบตตามระเบยบฯ น หรอตามขอเสนอแนะของ คตง./สตง. โดยไมมเหตอนควร คตง. สามารถทจะด าเนนการดงตอไปน

(1) เสนอขอสงเกตและความเหนไปยงกระทรวงเจาสงกด/ผบงคบบญชา/ผควบคมก ากบหรอรบผดชอบของหนวยงาน เพอก าหนดมาตรการทจ าเปนเพอใหหนวยงานไปปฏบต

(2) ในกรณกระทรวงเจาสงกดฯ ไมด าเนนการตามวรรคหนงภายในระยะเวลาอนสมควร คตง. สามารถรายงานตอประธานรฐสภาเพอแจงคณะกรรมาธการของรฐสภาทเกยวของ เพอพจารณาด าเนนการตามอ านาจหนาท และแจงคณะกรรมาธการพจารณางบประมาณรายจายประจ าป เพอประกอบการพจารณารางพระราชบญญตงบประมาณรายจายประจ าป

หลงจาก คตง. ออกระเบยบฯ ดงกลาวแลว หนวยงานภาครฐตางๆ กไดด าเนนการจดวางและประเมนผลระบบการควบคมภายในของหนวยงานตนเองตามทระเบยบฯ ก าหนด โดยการประเมนผลนเปนเรองททกหนวยงานตองด าเนนการ และรายงานผลตอผเกยวของเปนประจ าทกป ซงในการประเมนผลนกเพอปรบปรงการควบคมภายในใหมประสทธผลและเหมาะสมกบสภาพแวดลอมและความเสยงทเปลยนแปลงไปอยเสมอ ซงการประเมนผลตามทระเบยบฯ ก าหนดนนบเปนเรองใหมทหนวยงานภาครฐตางๆ ตองด าเนนการ จงเปนทหนกใจและมความรสกวาเปนภาระแกหนวยงาน ทงนเพราะหนวยงานเจาของระเบยบฯ มไดมการเผยแพรสรางความรความเขาใจอยางเพยงพอและทวถง ประกอบกบแนวทางปฏบตเกยวกบเรองนของ คตง. หรอทกรมบญชกลางจดท าออกเผยแพรนนคอนขางเปนเชงทฤษฎทน าไปสการปฏบตอยาก ซงในการน ามาตรฐานการ

3

ควบคมภายในไปใชเปนแนวทางจดวางระบบการควบคมภายในมหลายวธ แลวแตหนวยงานจะเลอกใชขนอยกบความเหมาะสมลกษณะและขนาดของหนวยงานในความรบผดชอบ อยางไรกตามหนวยงานของมหาวทยาลยเกษตรศาสตรสวนใหญมการควบคมภายในอยแลว โดยเปนสวนประกอบทแทรกหรอแฝงอยในการปฏบตงานตามปกต แตมกจะเปนการปฏบตเฉพาะองคประกอบเดยว คอ กจกรรมการควบคมไมไดมการด าเนนการครบตามองคประกอบทก าหนดไวในมาตรฐานการควบคมภายในท คตง. ก าหนด รวมทงทผานมา พบวา มความแตกตางหลากหลายในแนวปฏบตอยางมาก ยากทมหาวทยาลยฯ จะตดตามและประเมนผลโดยรวมได

ดงนน สมควรทมหาวทยาลยฯ จะไดท าการศกษาเพอก าหนดรปแบบทเหมาะสม และ

วธด าเนนการของระบบการควบคมภายในใหหนวยงานตาง ๆ ของมหาวทยาลยฯ น าไปปฏบตใหมมาตรฐานเดยวกน เพอใหตดตามและประเมนผล อกท งยงไดรบขอมลทน าไปสการปรบปรงประสทธภาพ ประหยด และมประสทธผลลดความเสยง ความผดพลาด ความเสยหายตางๆ ทจะเกดขนกบมหาวทยาลยฯ ผวจยจงไดศกษาท าความเขาใจและมแนวคดทจะจดท าการวจยเ รองน เพอหาแนวทางในการด าเนนการประเมนผลฯ ตามระเบยบฯ ดงกลาวอยางมประสทธภาพ เกดประสทธผล ดวยความประหยด และสามารถแลวเสรจภายในก าหนดเวลา โดยไดเพมเตมเรองการบรหารความเสยงนอกเหนอจากเรองการควบคมภายใน ทงนเพอใหสามารถบรณาการการบรหารความเสยงกบการควบคมภายในใหเปนเรองเดยวกน โดยมงหวงทจะชวยใหหนวยงานตางๆ ของมหาวทยาลยฯ สามารถด าเนนการไดบรรลเปาหมาย วตถประสงคของการศกษา

1. เพอศกษาวเคราะหผลสมฤทธดานการควบคมภายในของมหาวทยาลยเกษตรศาสตร 2. เพอศกษาแนวทางการพฒนาศกยภาพและสรางความพรอมในการบรหารความเสยงและ

การน ามาตรฐานการควบคมภายในไปใชในเชงปฏบต 3. เพอก าหนดทศทางการบรหารและพฒนางานดานการบรหารความเสยง และการควบคม

ภายในของมหาวทยาลยเกษตรศาสตร 4. เพอใหเกดความมนใจวาระบบการควบคมภายในทไดก าหนดไวและใชงานอยนนม

ประสทธผล คอ สามารถชวยใหการปฏบตงานประสบความส าเรจตามวตถประสงค รวมทงเพอใหทราบวาระบบการควบคมภายในมจดออนทควรปรบปรงหรอไมอยางไร

4

วธการศกษาและรวบรวมขอมล

1. แหลงทมาของขอมล

1.1 ขอมลทตยภม รวบรวมจากแหลงตาง ๆ ดงน (1) ขอมลเกยวของกบการบรหารความเสยงและการควบคมภายในของหนวยงาน

ตางๆ ของมหาวทยาลยฯ ไดแก ขอมลเกยวกบ - การแบงสวนราชการ - โครงการสรางการบรหารงาน - อ านาจหนาทความรบผดชอบของผบรหาร - คณะกรรมการชดตาง ๆ ทเกยวของ - กฎหมาย กฎ ระเบยบ ประกาศทเกยวของ - ความเสยงและการควบคมทมอยในหนวยงานตาง ๆ

(2) ขอมลเกยวกบการบรหารความเสยงและการควบคมภายในของหนวยงานภายนอกทเปนมหาวทยาลยของรฐ จ านวน 3 มหาวทยาลย เพอน าผลมาเปรยบเทยบประกอบการจดท ามาตรฐานของมหาวทยาลยเกษตรศาสตร

1.2 ขอมลปฐมภม จากหนวยงานทเกยวของของมหาวทยาลยเกษตรศาสตร (1) รวบรวมขอมลจากการประชมเชงปฏบตการคณะกรรมการจดวางระบบการ

ควบคมภายใน ซงประกอบดวยผบรหารระดบตาง ๆ ตวแทนหนวยงาน ผปฏบตงานต าแหนงตางๆ และผทรงคณวฒทเกยวของของมหาวทยาลยเกษตรศาสตร ทงในสวนกลางและวทยาเขต เพอระดมความคดเกยวกบแนวทางด าเนนการทเหมาะสมในการบรหารความเสยงและการควบคมภายใน

(2) การส ารวจความคดเหนกบผเกยวของกบการบรหารความเสยงและการควบคมภายใน โดยวธการจดประชมระดมความคดจาก Key informants สมภาษณโดยตรงและใชแบบส ารวจ เ ก ยวกบกลไกและมาตรฐานการบรหารความเ สยงและการควบคมภายในของมหาวทยาลยเกษตรศาสตร

1.3 จดประชมเพอน าเสนอผลงานวจยและรบทราบขอเสนอแนะจากบคลากรทกระดบและทกต าแหนงทเกยวของ เพอน าขอเสนอแนะไปใชในการจดท ารายงานฉบบสมบรณ

5

2. กรอบแนวทางการวเคราะหและสงเคราะหขอมล

2.1 ผลสมฤทธดานการควบคมภายใน (1) การศกษาวเคราะหเชงปรมาณและเชง คณภาพของหนวยงาน จ านวน 49

หนวยงาน ในการบรหารความเสยง 4 ดาน ไดแก ดานการบรหาร ดานการเงนการบญช ดานการจดซอจดจาง และดานการบรหารทรพยากรบคคล

(2) การประเมนองคประกอบของมาตรฐานของหนวยงานทเกยวของกบการควบคมภายในดานตางๆ ไดแก สภาพแวดลอมของการควบคม การประเมนความเสยง กจกรรมการควบคม กจกรรมการควบคมส าหรบระบบสารสนเทศ สารสนเทศและการสอสาร และการตดตามประเมนผล

2.2 การพฒนาศกยภาพ และสรางความพรอมในการบรหารความเสยงและการควบคมภายใน

(1) การพฒนามาตรฐานการบรหารความเสยงของมหาวทยาลย- เกษตรศาสตร (2) การพฒนากลไกและมาตรการการบรหารความเสยงหรอการออกแบบระบบ

การควบคมภายในทเหมาะสม (3) การพฒนาความพรอมของหนวยงาน ผบรหารและผปฏบตงานในการบรหาร

ความเสยงและการควบคมภายใน

2.3 ทศทางการบรหารและพฒนาในการบรหารความเสยงและการควบคมภายใน (1) รปแบบและกลไกสนบสนนทเหมาะสมในการบรหารความเสยงและการ

ควบคมภายใน (2) แนวทางการพฒนาประสทธภาพการบรหารจดการ การบรหารความเสยงและ

การควบคมภายใน ขอบเขตการศกษา

1. ดานระยะเวลา โดยจะใชเวลาในการศกษาคนควา รวบรวม วเคราะหขอมลตางๆ น ามาประมวลสรปผล เพอใหไดแนวทางการประเมนตามระเบยบ คตง.

2. ดานเนอหา ซงจะครอบคลมหนวยงานภายในมหาวทยาลยฯ จ านวน 76 หนวยงาน

6

ประโยชนทคาดวาจะไดรบ

(1) แนวทางการบรหารความเสยงและการน ามาตรฐานการควบคมภายในไปใชในเชงปฏบต

(2) ทศทางการบรหารและพฒนางานดานการบรหารความเสยงและการควบคมภายในของมหาวทยาลยเกษตรศาสตร

(3) สงเสรมใหการด าเนนงานของหนวยมประสทธภาพ ประหยด มประสทธผล และบรรลผลส าเรจตามเปาหมาย

บทท 2

หลกการของการควบคมภายในและการบรหารความเสยงทวทงองคกร การควบคมภายในตามมาตรฐานของคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน เปนการอนวรรต ตาม

แนวทางของ The Committee of Sponsoring Organization of Treadway Commission (COSO) และ COSO ไดมการพฒนาแนวคดมาเปนการบรหารความเสยงทวทงองคกร (Enterprise Risk Management : ERM) ดงนนเพอใหการศกษาครงนไดรบความรและขอมลทเปนประโยชนยงขน จงเหนสมควรทจะศกษาถงแนวคดของ COSO, ERM รวมกบการ ศกษามาตรฐานและแนวคดของคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน การศกษาแนวคด ทฤษฎ เกยวกบการควบคมภายในและการบรหารความเสยงทวทงองคกร ด าเนนการศกษาแยกเปน 3 แนวทาง ดงน

1. แนวทางของ COSO 2. แนวทางของคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน 3. แนวทางของ ERM

หลกการควบคมภายในตามแนวทางของ COSO

ขอมลจาก http://www.coso.org/ รายงานวา สมาคมวชาชพ 5 สมาคมรวมตวกนเปน COSO และมงท าการศกษา วจยเพอใหทราบถงสาเหตทท าใหองคกรมผลการด าเนนงานทลมเหลวและมการตกแตงรายงานทางการเงน ผลการศกษาทได พบวา ความลมเหลวของการด าเนนธรกจมสาเหตมาจากการขาดระบบการควบคมภายในทด ดงนน COSO จงไดก าหนดหลกการเกยวกบการควบคมภายในไว โดยมรายละเอยด ดงน

1. ความเปนมาของ COSO

COSO เปนองคกรภาคเอกชนทจดตงขนโดยมจดมงเนนใหผด าเนนธรกจปรบปรงคณภาพของรายงานการเงน โดยสงเสรมใหมการด าเนนธรกจอยางมจรยธรรม มระบบการควบคมภายในทมประสทธผล และมการบรหารองคกรทเปนธรรมาภบาล

สมาคมวชาชพ จ านวน 5 สมาคม (หรอ Sponsoring Organization) ทรวมกนจดต ง COSO ไดแก

8

1. AICPA - the American Institute of Certified Public Accountants 2. AAA - American Accounting Association 3. FEI - Financial Executives International 4. IIA - Institute of Internal Auditors 5. IMA - Institute of Management Accountants

ทมาของ COSO องคกรน จดตงขนเนองจากในระยะนน มการตกแตงรายงานการเงนขององคกรธรกจทเขาตลาดหลกทรพย ท าใหผลงทนไดรบขอมลทไมเปนจรง COSO จงก าเนดขนเพอท าการศกษาวา ความลมเหลวของบรษทตาง ๆ วามสาเหตมาจากอะไรบาง เพอใหบรษทตาง ๆ ไดรถงจดออนของตนเองและปรบปรงประสทธภาพของการด าเนนธรกจ และมการเปดเผยขอมลทเปนจรง

2. ความหมายของ “การควบคมภายใน”

The Committee of Sponsoring Organization of Treadway Commission(COSO) ไดใหความหมายของ “การควบคมภายใน” ไววา

“ Internal Control is a process, effected by an entity’s board of directors, management and other personal, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories:

1. Effectiveness and efficiency of operations(O) 2. Reliability of financial reporting(F) 3. Compliance with applicable laws and regulations(C)

อษณา ภทรมนตร (2547 : 5- 3) ไดใหความหมายของการควบคมภายในไว ดงน การควบคมภายใน หมายถง กระบวนการปฏบตงานททกคนในองคการ ต งแต

คณะกรรมการบรษท ผบรหารทกระดบ และพนกงานทกคนมบทบาทความรบผดชอบรวมกน การควบคมภายในก าหนดขนเพอ สรางความมนใจอยางสมเหตผล ในการบรรลวตถประสงค 3 ดาน ไดแก

9

1. ประสทธภาพและประสทธผลการปฏบตงานหรอวตถประสงคดานการปฏบตงาน (Operation Objective : O) เปนการควบคมทมวตถประสงคเกยวกบการเพมประสทธภาพและประสทธผลในการปฏบตงาน

2. ความเชอถอไดของรายงานทางการเงน บญชหรอวตถประสงคดานการรายงานทางการเงน (Financial Reporting Objective : F) เปนการควบคมทมวตถประสงคใหรายงานงบการเงนทเผยแพรตอสาธารณชนมความถกตอง นาเชอถอ และทนตอเวลา

3. การปฏบตตามกฎหมาย และกฎระเบยบทเกยวของหรอวตถประสงคดานการปฏบตตามกฎหมายและกฎระเบยบทเกยวของ (Compliance Objective : C) ผบรหารตองมนใจวาองคการปฏบตตามกฎหมาย กฎระเบยบ สญญา

คณะกรรมการตรวจเงนแผนดน(ส านกงานการตรวจเงนแผนดน,2545) ก าหนด

องคประกอบของการควบคมภายใน (Component) ไว 5 ประการ คอ 1. สภาพแวดลอมของการควบคม (Control Environment) 2. การประเมนความเสยง (Risk Assessment) 3. กจกรรมการควบคม (Control Activities) 4. ขอมล และการสอสาร (Information and Communication) 5. การตดตามประเมนผล (Monitoring)

ความสมพนธขององคประกอบทง 5 ประการสามารถแสดงได ตามภาพท 1

ภาพท 1 แผนภมแสดงความสมพนธขององคประกอบ 5 ประการของการควบคมภายใน ทมา : Modern Framework for Risk Management, Control & Audit 2,โดยศร ตงศร

10

หลกการควบคมภายในตามแนวทางของ คณะกรรมการตรวจเงนแผนดน (ส านกงานการตรวจเงนแผนดน,2545) มดงตอไปน 1. ความเปนมาของการควบคมภายใน

คณะกรรมการตรวจเงนแผนดน ลงความเหนวา ผบรหารและบคลากรของหนวยงานตองใหความส าคญ ในเรองของการควบคมภายใน เพอจะชวยใหการด าเนนงานบรรลวตถประสงค อยางมประสทธผลและประสทธภาพ ดงนนในป พ.ศ. 2544 คณะกรรมการตรวจเงนแผนดนไดออกระเบยบวาดวย การก าหนดมาตรฐานการควบคมภายใน พ.ศ.2544 ขนมาโดยไดอนวรรตหลกการควบคมภายในมาจาก การควบคมภายในตามแนวทางของ COSO

2. ความหมาย

คณะกรรมการตรวจเงนแผนดน ใหความหมายของ “การควบคมภายใน” วา เปนกระบวนการปฏบตงานทผก ากบดแล ฝายบรหารและบคลากรของหนวยงานนน ๆ จดใหมขนเพอ สรางความมนใจอยางสมเหตสมผลวา การด าเนนงานของหนวยรบตรวจจะบรรลวตถประสงคของการควบคมภายในดานประสทธผลและประสทธภาพของการด าเนนงาน ซงรวมถงการดแลรกษาทรพยสน การปองกนหรอลดความผดพลาด ความเสยหาย การรวไหล การสนเปลองหรอการทจรตในหนวยรบตรวจ ดานความเชอถอไดของรายงานการเงน และดานการปฏบตตามกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ และมตคณะรฐมนตร

3. วตถประสงคของการควบคมภายใน

คณะกรรมการตรวจเงนแผนดนลงความเหนวา ผบรหารและบคลากรของหนวยงาน ตองใหความส าคญตอวตถประสงคของการควบคมภายใน เพอใหบรรลวตถประสงคขององคกร ซงวตถประสงคของการควบคมภายในม 3 ประการคอ

(1) เพอใหเกดประสทธผลและประสทธภาพของการด าเนนงาน (Operation Objectives) ไดแก การปฏบตงานและการใชทรพยากรของหนวยรบตรวจใหเปนไปอยางมประสทธภาพและประสทธผล ซงรวมถงการดแลรกษาทรพยสน การปองกนหรอลดความผดพลาด ความเสยหาย การรวไหล การสนเปลอง หรอการทจรตในหนวยรบตรวจ

(2) เพอใหเกดความเชอถอไดของรายงานทางการเงน (Financial Reporting Objectives) ไดแก การจดท ารายงานทางการเงนทใชภายในและภายนอกหนวยรบตรวจใหเปนไปอยางถกตอง เชอถอไดและทนเวลา

11

(3) เพอให เกดการปฏบตตามกฎหมาย และระเบยบขอบงคบทเ กยวของ (Compliance Objective) ไดแก การปฏบตตามกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ หรอมตคณะรฐมนตรทเกยวของกบการด าเนนงานของหนวยรบตรวจ รวมทงการปฏบตตามนโยบาย และวธการปฏบตงานทหนวยรบตรวจไดก าหนดขน

4. องคประกอบของการควบคมภายใน

คณะกรรมการตรวจเงนแผนดน เหนวา การทองคกรจะบรรลในวตถประสงคทส าคญไดนน ผบรหารจะตองใหความส าคญกบองคประกอบของการควบคมภายใน 5 ประการ คอ

(1) สภาพแวดลอมของการควบคม (Control Environment) สภาพแวดลอมของการควบคมหมายถง ปจจยตาง ๆ ซงรวมกนสงผลใหม

การควบคมขนในหนวยรบตรวจ หรอท าใหการควบคมทมอยไดผลดขน หรอในทางตรงขามสภาพแวดลอมอาจท าใหการควบคมยอหยอนลงได

ตวอยางปจจยเกยวกบสภาพแวดลอมการควบคมภายใน เชน ปรชญาและรปแบบการท างานของผบรหาร ความซอสตยและจรยธรรม ความร ทกษะและความสามารถของบคลากร โครงสรางการจดองคกร การมอบอ านาจและหนาทความรบผดชอบ นโยบายและวธบรหารดานบคลากร เปนตน

(2) การประเมนความเสยง (Risk Assessment) ความเสยง หมายถง โอกาสทจะเกดความผดพลาด ความเสยหาย การรวไหล ความสญเปลา หรอเหตการณซงไมพงประสงคทท าใหงานไมประสบความส าเรจตามวตถประสงคและเปาหมายทก าหนด

การประเมนความเสยง หมายถง กระบวนการทใชในการระบและการวเคราะหความเสยงทมผล กระทบตอการบรรลวตถประสงคของหนวยรบตรวจ รวมทงการก าหนดแนวทางทจ าเปนตองใชในการควบคมความเสยง หรอการบรหารความเสยง

(3) กจกรรมการควบคม (Control Activities) กจกรรมการควบคม หมายถง นโยบาย และวธการตาง ๆ ทฝายบรหารก าหนดให

บคลากรของ หนวย รบตรวจปฏบตเพอลดหรอควบคมความเสยง และไดรบการสนองตอบโดยมการปฏบตตาม ตวอยาง กจกรรมการควบคม เชน การสอบทานงาน การดแลปองกนทรพยสน การแบงแยกหนาทงาน เปนตน

12

(4) สารสนเทศและการสอสาร (Information and Communication) สารสนเทศ หมายถง ขอมลขาวสารทางการเงน และขอมลขาวสารอน ๆ เกยวกบการ

ด าเนนงานของ หนวยรบตรวจไมวาเปนขอมลจากแหลงภายในหรอภายนอก (5) การตดตามประเมนผล (Monitoring)

การตดตามประเมนผล หมายถง กระบวนการประเมนคณภาพการปฏบตงานและประเมน ประสทธผลของการควบคมภายในทวางไวอยางตอเนองและสม าเสมอ โดยการตดตามผลในระหวางการปฏบตงาน (Ongoing Monitoring) และการประเมนผลเปนรายครง (Separate Evaluation) ซงแยกเปนการประเมนการควบคมดวยตนเอง (Control Self-Assessment) เชน การประเมนการควบคมโดยกลมผปฏบตงานภายในสวนงานนน ๆ และการประเมนการควบคมอยางเปนอสระ (Independent Assessment) เชน การประเมนโดยผตรวจสอบภายใน การประเมนผลการควบคมภายในโดยผตรวจสอบภายนอก เปนตน หลกการบรหารความเสยงทวทงองคกรตามแนวทางของ ERM 1. ความเปนมาของ ERM

หลกการของ ERM ไดพฒนามาจากหลกการของ COSO โดย COSO ไดมอบให Pricewaterhouse Coopers ท าการศกษาเกยวกบการบรหารความเสยงระดบองคกร Enterprise Risk Management Framework – ERM และ Pricewaterhouse Coopers น าเสนอเรองนออกมาใน ป ค.ศ.2004 ณ ประเทศสหรฐอเมรกา เมอไดศกษาเรอง ERM จาก Enterprise Risk Management Framework (Draft) ของ COSO จาก http:// www.erm.coso.org/Coso /coserm.nsf/ fromWebCOSOHome?ReadForm

2. ความหมาย การบรหารความเสยงทวทงองคกร หมายถง กระบวนการทฝายบรหารและบคลากรของ

องคกร น ามาใชในการก าหนดยทธศาสตรขององคกร โดยกระบวนการดงกลาวสามารถระบเหตการณทอาจน ามาซงผลด หรอความเสยงทมผลกระทบตอองคกร รวมทงสามารถจดการความเสยงดงกลาวใหอยในระดบทองคกรสามารถยอมรบได ทงนเพอใหสามารถบรรลวตถประสงคขององคกร

13

3. วตถประสงคของการบรหารความเสยงทวทงองคกร(ERM) ม 4 ประการ ดงน (1) ยทธศาสตร (Strategic) หมายถงองคกรจะตองมยทธศาสตรในการด าเนนงาน โดย

ผบรหารมหนาท ก าหนดยทธศาสตร ตลอดจนวางแผนดานอนๆใหกบองคกร ซงการก าหนด ยทธศาสตรนนจะเปนการก าหนดกวางๆ และไมคอยมการเปลยนแปลง ทงนยทธศาสตรจะสะทอนใหเหนถงความพยายามของผบรหารในการสรางประโยชนและคณคาใหกบองคกร (2) ประสทธภาพ ประสทธผล (Operations) หมายถง องคกรมการด าเนนงานและการใชทรพยากรอยางมประสทธภาพและประสทธผล และกอใหเกดประโยชนสงสด (3) ความเชอถอไดของรายงาน (Reporting) หมายถง องคกรจะตองมการรายงานขอมลตางๆทส าคญ โดยรายงานทไดรบ มความครบถวน ถกตองและเชอถอได (4) การปฏบตตามกฎหมาย และระเบยบตาง ๆ (Compliance) หมายถง องคกรมการปฏบตตามกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบทเกยวของ อยางสม าเสมอ รวมทงมการปฏบตตามนโยบายและวธการปฏบตงานตางๆ ทองคกรไดก าหนดขน

4. องคประกอบของการบรหารความเสยงทวทงองคกร(ERM) ม 8 ประการ ดงน

(1) สภาพแวดลอมภายใน (Internal Environment) หมายถง ปจจยตางๆทมสวนชน า ทศทางการด าเนนงานขององคกร และเปนพนฐานส าคญส าหรบองคประกอบอนๆ ทจะชวยท าใหองคกรบรรลตามวตถประสงคทไดวางไว

ตวอยางปจจยเกยวกบสภาพแวดลอมภายใน เชน โครงสรางการจดองคกร ปรชญาและแนวทางการท างานของผบรหาร ความซอสตยและจรยธรรม ความร ทกษะและความสามารถของบคลากร การมอบอ านาจและหนาทความรบผดชอบ วฒนธรรมองคกร นโยบายและวธการบรหารบคลากร เปนตน

(2) การก าหนดวตถประสงค (Objective Setting) เปนองคประกอบพนฐานส าคญในการน าไปสความส าเรจขององคกร โดยฝายบรหารจะตองก าหนด ยทธศาสตร มาตรฐานการด าเนนงาน รวมทงการรายงานตางๆ ซงตองมความสอดคลองและเปนไปในทศทางเดยวกน เพอใหองคกรบรรลวตถประสงคทไดวางไว โดยผบรหารจะตองมนใจวาวตถประสงคทไดก าหนดขน อยบนพนฐานขอมลทเปนจรง สามารถวดผลสมฤทธได และมความชดเจน

(3) การระบเหตการณ (Event Identification) โดยฝายบรหารจะตองระบเหตการณตางๆทอาจเกดขนและสงผลกระทบตอวตถประสงคขององคกร ซงการระบเหตการณนอาจเปนไดทงผลด (โอกาส) หรอผลเสย (ความเสยง) ขนอยกบปจจยตางๆทงภายในและภายนอก ดงนน เพอประโยชนตอการระบเหตการณทอาจมผลกระทบทส าคญ ผบรหารตองตระหนกถงความส าคญ และท าความเขาใจกบ ปจจยจากภายในและภายนอก รวมทงเหตการณตางๆซงเปนผลมาจากปจจยเหลานน

14

ตวอยางปจจยภายนอก เชน สภาวะทางเศรษฐกจและสงคม สงแวดลอม สถานภาพทางการเมองและ ความกาวหนาทางเทคโนโลย เปนตน

ตวอยางปจจยภายในเชน โครงสรางองคกร ทกษะ ความรความสามารถของบคลากรวฒนธรรมองคกร และเทคโนโลยภายในองคกร เปนตน

(4) การประเมนความเสยง (Risk Assessment) หมายถง กระบวนการทใชในการระบและวเคราะหความเสยงทมผลกระทบตอการบรรลวตถประสงคขององคกร โดยผบรหารจะตองพจารณาโอกาสทจะเกดของเหตการณ ทมความเกยวของกบองคกรและการด าเนนกจกรรมตางๆ โดยตองค านงถงทงปจจยภายในและภายนอกองคกร เชน ขนาดองคกร ความซ าซอนของขนตอนการด าเนนงาน กฎ ระเบยบทเกยวของ สภาพเศรษฐกจ สงคม เปนตน และในขณะเดยวกนผบรหารตองค านงถงผลกระทบหรอผลทเกดจากเหตการณนนๆดวย ทงน ผบรหารควรใหความส าคญตอความเสยงทมระดบสงและมโอกาสเกดขนสงแตอาจลดความสนใจตอความเสยงทมระดบต าและโอกาสจะเกดความเสยงมนอย ทงนขนอยกบดลยพนจของผบรหารเปนส าคญ

(5) การจดการกบความเสยง (Risk Response) หมายถง การพจารณาเลอกวธการทควรท าตามผลการประเมนความเสยง โดยผบรหารจะเปนผต ดสนใจเลอกวธจดการกบความเสยงทเหมาะสมเพอชวยใหการบรหารองคกรประสบผลส าเรจ ซงวธการจดการกบความเสยงโดยทวไปมดงน

การหลกเลยงความเสยง (Risk Avoidance) เปนการจดการกบความเสยงทสงมาก จนท าใหองคกรไมสามารถรบได นนกคอ องคกรอาจตองยกเลกโครงการนนๆ ไป

การลด/การควบคมความเสยง (Risk Reduction) เปนการจดการกบความเสยง โดยการลดโอกาสทจะเกดความเสยหาย หรอลดผลกระทบทอาจเกดขนจากความเสยง โดยการจดการควบคมเพอใหความเสยงอยในระดบทองคกรยอมรบได

การกระจายความเสยง ( Sharing the Risk) ความเสยงบางอยางองคกรกสามารถทจะกระจายความรบผดชอบใหหนวยงานอนชวยแบงไปได เชน การประกนภยเปนตน

การยอมรบความเสยง (Retain the Risk) การด าเนนงานขององคกรในบางเรององคกรตองยอมรบความเสยง อาจเนองมาจากหากตองก าหนดกจกรรมการควบคมขนมาแลวตนทนของกจกรรมการควบคมสงกวาความเสยงนนๆ แตอยางไรกตามหากองคกรเลอกบรหารความเสยงดวยวธน องคกรจะตองมการตดตามความเสยงอยางสม าเสมอ เพราะความเสยงจะมการเปลยนแปลงตามสภาวะแวดลอมอยตลอดเวลา

(6) กจกรรมการควบคม (Control Activities) หมายถง นโยบายและวธการตาง ๆ ทฝายบรหารก าหนดใหบคลากรขององคกรปฏบตเพอลดหรอควบคมความเสยง และไดรบการสนองตอบ

15

โดยมการปฏบตตาม ตวอยางกจกรรมการควบคม เชน การสอบทานงาน การดแลปองกนทรพยสน และการแบงแยกหนาท เปนตน ซงกจกรรมการควบคมโดยทวไป แบงเปน 4 ประเภท ดงน

เปนการควบคมเพอปองกนหรอลดความการควบคมเพอปองกน (Preventive Control)เสยงจากความผดพลาด ความเสยหาย เชน การแบงหนาทการงาน การควบคมการเขาถงทรพยสน เปนตน

การควบคมเพอการตดตามตรวจสอบ (Detective Control) เปนการควบคมเพอคนพบความเสยหายหรอความผดพลาดทเกดขนแลว เชน การสอบทานงาน การสอบยนยอด การตรวจนบพสด เปนตน

การควบคมเพอการแกไข (Corrective Control) เปนวธการควบคมทก าหนดขนเพอแกไขขอผดพลาดทเกดขนใหถกตอง หรอเพอหาวธการแกไขไมใหเกดขอผดพลาดซ าอกในอนาคต

การควบคมเพอแนะน าวธปฏบตงาน (Directive Control) เปนวธการควบคมโดยการชแนะ สงเสรมหรอกระตนใหเกดความส าเรจตามวตถประสงคทตองการ เชน การอบรมใหความร การใหรางวลแกผมผลงานด เปนตน

(7) สารสนเทศและการสอสาร (Information and Communication) สารสนเทศ (Information) หมายถง ขอมลขาวสาร ทจ าเปนตองใชเพอชวยสนนสนนใหการ

ปฏบตงานด าเนนไปไดอยางมประสทธภาพ ไมวาเปนขอมลจากแหลงภายใน หรอภายนอก ซงในการด าเนนงานขององคกรจ าเปนตองมการสอสารขอมลเกยวกบเหตการณตาง ๆ ทเกยวของใหกบผบรหารและบคลากรทกระดบ ดงนนขอมลตางๆตองเปนขอมลทมคณภาพ โดยตองมความเหมาะสม ถกตอง นาเชอถอ ทนเวลา และสามารถน ามาใชไดอยางสะดวก

การสอสาร (Communication) หมายถง ชองทางการสอสารทเปดใหส าหรบบคคลตางๆ ทงภายในและภายนอกในการตดตอสอสารกบบคลากรในองคกร ซงการสอสารทเปนประโยชนกบองคกรนนตองมประสทธภาพ โดยตองมความหลากหลายของชองทางการสอสาร

ตวอยางการสอสารภายใน เชน จดหมายขาว เสยงตามสาย Teleconference Email คมอการปฏบตงาน เปนตน

ตวอยางการสอสารภายนอก เชน ขาวสารจากหนวยงานภายนอก การสมมนาระหวางหนวยงาน โทรศพท หนงสอพมพ เปนตน

(8) การตดตามผล (Monitoring) เปนองคประกอบส าคญทท าใหผบรหารมนใจวาการบรหารความเสยงทวทงองคกรเปนไปอยางมประสทธภาพสามารถตอบสนองตอการเปลยนแปลงไดอยางรวดเรว โดยตองมการตดตามประสทธผลของการบรหารความเสยงทก าหนดไว อยางตอเนองและสม าเสมอ ซงท าไดหลายวธ เชน การตดตามผลในระหวางการปฏบตงาน (Ongoing

16

Monitoring) การตดตามผลระหวางการออกแบบการควบคมภายใน หรอการประเมนผลเปนรายครง (Separate Evaluation) ดวยการประเมนการควบคมดวยตนเอง (Control Self Assessment) และการประเมนผลเปนรายครง (Separate Evaluation) ดวยการประเมนการควบคมอยางเปนอสระ (Independent Assessment) ตามสภาพแวดลอมและความเหมาะสมของแตละองคกร และเมอการตดตามผลพบสงทอาจจะกอใหเกดความผดพลาดหรอโอกาสในการพฒนาใหดขนเพอการบรรลวตถประสงคขององคกร จะตองมการรายงานความบกพรอง (Reporting Deficiencies) ใหผบรหารทราบ

ความสมพนธระหวางวตถประสงคและองคประกอบของERM

สารสนเทศและการสอสาร

กจกรรมการควบคม

การจดการกบความเสยง

การประเมนความเสยง

สภาพแวดลอมภายใน

ยทธศาสตร

ประสทธภา

พ ประสทธผ

ล

ความเชอถ

อไดของรา

ยงาน

การปฏบต

ตาม กฎ ร

ะเบยบ

ฝายแผนก

สวนงานบรษทยอย

การก าหนดวตถประสงค

การระบเหตการณ

การตดตามผล

ดดแปลงมาจาก Enterprise Risk Management Framework( Committee of Sponsoring Organization of Treadway Commission,2004) ขอจ ากดของการบรหารความเสยงทวทงองคกร ในองคกร ถงแมวาจะมระบบการบรหารความเสยงทงทงองคกรแลวกตาม อาจไมสามารถปองกนความเสยงไดอยางครบถวน สมบรณ ทกประการ ดวยขอจ ากด ดงตอไปน

(1) การตดสนใจของฝายบรหาร อาจมเหตการณทท าใหฝายบรหาร ใชดลยพนจทผดพลาด

(2) การปฏบตงานของบคลากร ทไมปฏบตตามระบบการบรหารความเสยงทวทงองคกรทไดก าหนดไว

17

(3) เหตการณทอยนอกเหนอการควบคม อาจมปจจยภายนอกหรอเกดเหตการณพเศษทม ไดคาดคดมากอนเกดขนทนท

(4) การทจรตในหนวยงาน อาจมกรณทบคลากรในหนวยงานรวมมอกนท าการทจรต (5) ตนทนคาใชจายเมอเทยบกบผลตอบแทนทได บางครงผบรหารจ าเปนตองยอมรบ

ความเสยงทอาจเกดขน เมอพจารณาเหนวาตนทนคาใชจายทจะตองเสยไป ในการปองกนความเสยงมมากกวาผลตอบแทนทจะไดรบ

บทบาทและความรบผดชอบของบคลากรในการบรหารความเสยงทวทงองคกร ERM เปนเรองททกคนในองคกรชวยกนท า รวมมอกนท า โดยจะตองมความรบผดชอบในฐานะและบทบาทตางๆ ดงน

ผจดการ (Manager) เปนผทรบผดชอบโดยตรงในเรองของการบรหารความเสยงทวท งองคกร

ประธานเจาหนาทฝายจดการ (CEO) รบผดชอบในฐานะเปนเจาของระบบการบรหารความเสยงทวทงองคกร

ผจดการฝาย/แผนก (Other Manager) มหนาทรบผดชอบ ในการบรหารความเสยงทวทงองคกร ตามภารกจ หนวยงานทตนเองรบผดชอบ

คณะกรรมการบรษท (Board of Directors) ท าหนาทในการใหแนวคด นโยบายในเรองของการบรหารความเสยงทวทงองคกร

ผตรวจสอบภายใน (Internal Auditors) ท าหนาทในการตรวจสอบ ประเมน ระบบการบรหารความเสยงทวทงองคกร รวมทงใหขอเสนอแนะทเปนประโยชนตอองคกร

บคลากรอนๆ (Other personal) ท าหนาทในการปฏบตตามระบบการบรหารความเสยงทวทงองคกรทไดก าหนดไว

บทท 3

ผลการศกษา

การศกษาวจยครงน มวตถประสงคเพอศกษาวเคราะหผลสมฤทธดานการควบคมภายในของมหาวทยาลยเกษตรศาสตร ศกษาแนวทางการพฒนาศกยภาพและสรางความพรอมในการบรหารความเสยงและการน ามาตรฐานการควบคมภายในไปใชในเชงปฏบต รวมทงก าหนดทศทางการบรหารและพฒนางานดานการบรหารความเสยง และการควบคมภายในของมหาวทยาลยฯ ซงผวจยไดแบงการน าเสนอผลการวเคราะหและสงเคราะหขอมลออกเปน 3 สวน ดงน

สวนท 1 ภาพรวมการบรหารความเสยงและการควบคมภายในของมหาวทยาลยฯ ตงแตปงบประมาณ 2543 - 2548 สวนท 2 การเปรยบเทยบการบรหารความเสยงและการควบคมภายในของมหาวทยาลยฯ กบหนวยงานภายนอก สวนท 3 ปญหาและอปสรรค ภาพรวมการบรหารความเสยงและการควบคมภายในของมหาวทยาลยฯ ตงแตปงบประมาณ 2543–2548

โครงสรางการบรหารความเสยงและการควบคมภายใน มหาวทยาลยเกษตรศาสตร

มหาวทยาลยเกษตรศาสตรไดเลงเหนถงความส าคญในการก าหนดนโยบายการบรหารความเสยงและการควบคมภายใน ตลอดจนแผนงานและการสนบสนนทเหมาะสม จงไดแตงต งคณะกรรมการบรหารความเสยง และคณะกรรมการจดท าระบบการควบคมภายในขนมา เพอจะท าใหแผนงานตาง ๆ น าไปปฏบตใชไดอยางมประสทธภาพและทวถงทงองคกร พรอมทงสอสารนโยบายและขอมลทส าคญตาง ๆ ไปยงคณะท างานภายในหนวยงานของตนเอง โดยโครงสรางการบรหารความเสยงและการควบคมภายใน ของมหาวทยาลยเกษตรศาสตรในปจจบนเปน ดงน

19

โครงสรางการบรหารความเสยงและการควบคมภายใน มหาวทยาลยเกษตรศาสตร

คณะกรรมการสภามหาวทยาลย

อธการบด

คณะกรรมการจดท าระบบการควบคมภายใน มหาวทยาลยเกษตรศาสตร

คณะกรรมการประสานงาน การจดท าระบบการควบคมภายใน

คณบด / ผอ านวยการ

คณะท างานบรหารความเสยง คณะ / สถาบน / ส านก

คณะกรรมการบรหารความเสยง มหาวทยาลยเกษตรศาสตร

คณะอนกรรมการเพอก ากบตวชวด เรอง การบรหารความเสยง

คณะท างานจดท าระบบการควบคมภายใน

หนวยตร

วจสอ

บภายใน หนวยตรวจสอบภายใน

ภาพท 2 โครงสรางการบรหารความเสยงและการควบคมภายในมหาวทยาลยเกษตรศาสตร

องคประกอบและบทบาทหนาทกรรมการการควบคมภายใน

ผบรหารระดบสงมหนาทส าคญในการรบผดชอบความเสยงภายในองคกร ดงนนเพอใหการด าเนนการบรหารความเสยงและการควบคมภายในของมหาวทยาลยเกษตรศาสตร ด าเนนไปดวยความเรยบรอย มประสทธภาพตามวตถประสงคทก าหนด อธการบดมหาวทยาลยเกษตรศาสตรจงไดก าหนดอ านาจหนาทของคณะกรรมการและมองคประกอบดงน

20

ตารางท1 องคประกอบและอ านาจหนาทของคณะกรรมการควบคมภายในและคณะกรรมการบรหาร ความเสยง

คณะกรรมการ องคประกอบของคณะกรรมการ

อ านาจหนาท

1. คณะกรรมการจดท าร ะ บ บ ก า ร ค ว บ ค มภาย ในมหาวทย าลย เกษตรศาสตร 2 . ค ณ ะ ก ร ร ม ก า ร ประสานงาน การจดท าร ะ บ บ ก า ร ค ว บ ค มภายใน

- ประกอบดวยรองอธการบดฝ า ยประกน คณภ าพ เ ปนประธาน ดร.วนย พฤกษะวนและรศ.ชลรตน จรสกลชยเปนรองประธาน บคลากรระดบผบรหารของหนวยงานน ารองเปนกรรมการ และมหนวยตรวจสอบภายในเปนเลขานการ - ประกอบดวยรองอธการบดฝ า ยประกน คณภ าพ เ ปนประธาน ดร.วนย พฤกษะวนเปนรองประธาน บคลากรของหนวยตรวจสอบภายในเปนกรรมการและเลขานการ

- พจารณากลนกรองขอเสนอในการจดท าระบบควบคมภายใน - ใหขอคดเหน และเสนอแนะเกยวกบการจดท าระบบการควบคมภายใน - พจารณาการจดท ารายละเอยดของระบบการควบคมภายใน - จดท ารางระเบยบการควบคมภายในฉบบ ส มบ ร ณ เ ส น อ ต อ ผ บ ร ห า รมหาวทยาลยฯ เพอน าไปใชขยายผล - ประสานงานในการจดท าระบบการควบคมภายในใหเกดขนในหนวยงานน ารอง - จดเตรยมแผนงานและโครงรางของร ป แ บบ ก า ร ค ว บ ค ม ภ า ย ใ น ข อ งมหาวทยาลยฯ และเอกสารคมอระบบการควบคมภายใน - ออกแบบเอกสารการรายงานในแตละระดบและแบบฟอรมการใชง าน ทเกยวของ - ตดตามความกาวหนาของการจดวางระบบการควบคมภายในของหนวยงานน ารอง - ประสานงานระหวางผเชยวชาญ และหนวยงานน ารอง

21

คณะกรรมการ องคประกอบของคณะกรรมการ

อ านาจหนาท

3. คณะท างานจดท าร ะ บ บ ก า ร ค ว บ ค มภายใน 4 . ค ณ ะ ก ร ร ม ก า ร บ ร ห า ร ค ว า ม เ ส ย ง มหาวทยาลย เกษตร -ศาสตร

- ประกอบดวยผบรหารของหนวยงานเปนประธาน โดยมหวหนาภาค / ฝาย / งานของหนวยงานนนเปนกรรมการ - ประกอบดวยรองอธการบดฝ า ยประกน คณภ าพ เ ปนประธาน ผ ช วยอธการบดวทยา เขตศ รราชา ผ ช ว ยอ ธ ก า ร บ ด ฝ า ย ป ร ะ ก น ค ณ ภ า พ แ ล ะ ห ว ห น าส านกงานอธการบดเปนรองประธ าน บ คล ากรระดบผบรหารของหนวยงานตาง ๆ

- จดรางค มอและรวบรวม วเคราะห รายละเอยดการจดท าระบบการควบคมภายในของหนวยงานน ารอง น าเสนอตอคณะกรรมการจดท าระบบการควบคมภายใน - ตดตามและประเมนผลระบบการควบคมภายในหนวยงานน ารอง - สรปและรายงานการประเมนผลระบบการควบคมภายในของหนวยงานน ารองเมอเสรจสนโครงการ - จดท าระบบการควบคมภายในของหนวยงาน ใหสอดคลองกบระบบการควบคมภายในของมหาวทยาลยฯ - จดท าแผนงานของการจดท าระบบการควบคมภายในของหนวยงาน และรายงานระบบฯ เสนอตามทก าหนด - ประสานงานกบคณะกรรมการจดท าร ะ บ บ ก า ร ค ว บ ค ม ภ า ย ใ น ข อ งมหาวทยาลยฯ - ก าหนดนโยบาย และแนวทางในการด า เ นนการบ รหารความ เ ส ย งของมหาวทยาลยฯ - ด าเนนการวเคราะห ระบปจจยเสยง และจดล าดบความส าคญของปจจยเสยง - เสนอมาตรการจดการความเสยง และจดท าแผนการบรหารความเสยงของมหาวทยาลยฯ - ตดตามประเมนผลและจดท ารายงาน

22

คณะกรรมการ องคประกอบของคณะกรรมการ

อ านาจหนาท

5. คณะอนกรรมการเ พ อ ก า ก บ ต ว ช ว ด เ รองการบรหารความ เสยง 6. คณะท างานบรหาร ความเสยง คณะ/สถาบน /ส านก

เปนกรรมการ และมหนวยต ร ว จ ส อ บ ภ า ย ใ น เ ป นเลขานการ - ประกอบดวยรองอธการบดฝ า ยประกน คณภ าพ เ ปนประธาน ผ ช วยอธการบดวทยาเขตศรราชาเปนรองประธาน บคลากรจากบางหนวยงานเปนอนกรรมการ และหนวยตรวจสอบภายในเปนเลขานการ - ประกอบดวยผบรหารของหนวยงานเปนประธาน โดยมหวหนาภาค / ฝาย / งานของหนวยงานนนเปนกรรมการ

ผลการด าเนนงานตามแผนการบรหารความเสยง รวมท งก าหนดแนวทาง / ขอ เสนอแนะในการปรบปรงแผนบรหารความเสยงตอมหาวทยาลยฯ - มหนาทในการก ากบตวชวด และรบผดชอบตดตามผลการด าเนนงานของตวชวดในเรองระดบความส าเรจของการจดท าระบบบรหารความเสยง ใหเ ป น ไปต ามแนวทา งแ ล ะก า หนดระยะเวลาทส านกงาน กพร.ไดก าหนดไว - ด าเนนการบรหารความเสยงภายในหนวยงานใหสอดคลองกบนโยบาย และวธด าเนนงานของมหาวทยาลยฯ - ควบคมดแล ตดตามความกาวหนา แล ะ เสนอแนะแนวทา งป รบป ร งแผนการบรหารความเสยงในหนวยงาน - รวบรวมและรายงานผลการบรหารค ว า ม เ ส ย ง ข อ ง ห น ว ย ง า น ต อมหาวทยาลยฯ

23

ระเบยบ ขอบงคบ และหลกการบรหารงานทเกยวของกบการบรหารความเสยงและการควบคมภายใน

ทามกลางการเปลยนแปลงและแนวทางการบรหารราชการยคใหม ท าใหเกดเครองมอในการบรหารงานในหลาย ๆ เรอง ทเกยวของกบการบรหารความเสยงและการควบคมภายใน ซงมหาวทยาลยฯ ตองศกษาและเรยนร ในหลกการและความสมพนธทเกยวของในเรองตาง ๆ ดงกลาว โดยเครองมอในการบรหารตาง ๆ มจดมงหมายเดยวกนคอ เปนเครองมอสนบสนนใหการด าเนนงานในทก ๆ ระดบ บรรลตอวตถประสงค ภารกจ เปาหมายทตงไว และยงสนบสนนใหผบรหารของหนวยงานภายในมหาวทยาลยฯ สามารถบรหารจดการหนวยงานไดอยางเหมาะสม ใหเกดประสทธภาพและประสทธผลการด าเนนงาน ปจจบนไดมเครองมอทเกยวของกบการบรหารความเสยงและการควบคมภายใน ท มหาวทยาลยฯ ตองปฏบตตาม ซงเปนระเบยบหรอขอบงคบ ดงน

1. ระเบยบคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน วาดวยการก าหนดมาตรฐานการควบคมภายใน พ.ศ.2544 (ประกาศในราชกจจานเบกษา ฉบบกฤษฎกา เลม 118 ตอนท 99ก วนท 26 ตลาคม 2544) ซงการควบคมภายในเปนกระบวนการปฏบตงานทผก ากบดแล ฝายบรหาร และบคลากรของหนวยงานจดใหมขน เพอสรางความมนใจอยางสมเหตสมผลวา การด าเนนงานของหนวยงานจะบรรลวตถประสงคของการควบคมภายในดานประสทธผลและประสทธภาพของการด าเนนงาน โดยวตถประสงคทส าคญของการควบคมภายในตามมาตรฐานนม 3 ประการ คอ

- เพอใหเกดประสทธผลและประสทธภาพของการด าเนนงาน ซงมหาวทยาลยฯ ไดมระบบการประกนคณภาพการศกษามาด าเนนการบรหารจดการระบบงานตางๆ

- เพอใหเกดความเชอถอไดของรายงานทางการเงน เปนการจดท ารายงานทางการเงนทใชภายในและภายนอกหนวยงานใหเปนไปอยางถกตอง เชอถอได และทนเวลา โดยมหาวทยาลยฯ ไดมการปฏบตงานใหเปนไปตามกฎหมายและระเบยบการคลง อาทเชน ระเบยบการเกบรกษาเงนและการน าเงนสงคลงของสวนราชการ พ.ศ.2520 คมอการบญชส าหรบหนวยงานยอย พ.ศ.2515 เปนตน

- เพอใหเกดการปฏบตตามกฎหมาย และระเบยบขอบงคบทเกยวของ ซงมหาวทยาลยฯ ไดปฏบตตามกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ หรอมตคณะรฐมนตรทเกยวของกบการด าเนนงานของมหาวทยาลยฯ รวมถงนโยบายและวธการปฏบตงานทหนวยงานตาง ๆ ไดก าหนดขนดวย ตามระเบยบคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน วาดวยการก าหนดมาตรฐานการควบคมภายใน พ.ศ.2544 นน มหาวทยาลยฯ ตองด าเนนการตามระเบยบฯ ทส าคญคอ

24

1.) การปฏบตตามระเบยบฯ ขอ 5 มหาวทยาลยฯ ตองจดวางระบบการควบคมภายใน โดยใชมาตรฐานการควบคม

ภายในของคณะกรรมการตรวจเงนแผนดนใหแลวเสรจ และจดท ารายงานตามแบบฟอรม ค.1 , ค.2 , ค.3 และแบบตดตาม ค.3 สงใหคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน และปลดกระทรวงศกษาธการ ภายในเดอนมถนายน 2546

2.) การปฏบตตามระเบยบฯ ขอ 6 2.1) คณะ สถาบน ส านก และหนวยงานในก ากบทกหนวยงาน มหนาทจดท า

และประเมนระบบการควบคมภายในของหนวยงานตนเองและรายงานผลการประเมนตามแบบ ปย.1,ปย.2 , ปย.2-1 , ปย.3 , แบบตดตาม ค.3 และแบบ ปม. เสนอตอเจาหนาทอาวโส

2.2) เจาหนาทอาวโส มหนาทตรวจทานและประเมนระบบการควบคมภายใน ตามแบบฟอรมขอ 1.2.1 แลวจดท าหนงสอรบรองการควบคมภายใน ตามแบบ ปย.1-ร จดท ารางรายงานผลการประเมนระดบสวนราชการ ตามแบบฟอรม ปอ.1 , ปอ.2 , ปอ.2-1 , แบบตดตาม ค.4 เสนอตออธการบด

2.3) หนวยตรวจสอบภายใน มหนาทเปนผประเมนระบบ คอ ตองสอบทานการปฏบตเกยวกบการควบคมภายใน ตามแบบทเจาหนาทระดบอาวโสสงมาใหตามขอ 2.3 แลวจดท ารายงานผลฯ ตามแบบ ปส. เสนอตออธการบด

2.4) อธการบด มหนาทพจารณารางรายงานจากเจาหนาทอาวโสตามขอ 2.3 และรบทราบรายงานของผตรวจสอบภายใน ตามขอ 2.4 สรปผล เพอสงใหปลดกระทรวงศกษาธการและคณะกรรมการตรวจเงนแผนดนตามล าดบ ภายในเกาสบวนนบจากวนสนปงบประมาณ

2. ค ารบรองการปฏบตราชการ มหาวทยาลยเกษตรศาสตร ประจ าปงบประมาณ พ.ศ.

2549 จดท าตามพระราชกฤษฎกาวาดวย หลกเกณฑและวธบรหารกจการบานเมองทด พ.ศ.2546 (ประกาศในราชกจจานเบกษา เลมท 120 ตอนท 100ก ว นท 9 ตลาคม 2546) ซงส านกงานคณะกรรมการพฒนาระบบราชการจะตดตามและประเมนผลในตวชวดท 18 ระดบความส าเรจของการจดท าระบบบรหารความเสยง โดยระบบบรหารความเสยงนน เปนระบบการบรหารปจจยและควบคมกจกรรมรวมทงกระบวนการการด าเนนการตาง ๆ โดยลดมลเหตของแตละโอกาสทจะท าใหเกดความเสยหาย เพอใหระดบของความเสยงและผลกระทบทจะเกดขนในอนาคตอยในระดบทสามารถรบได ประเมนได ควบคมได และตรวจสอบไดอยางมระบบ โดยค านงถงการบรรลเปาหมาย

25

ตามแผนปฏบตราชการ 4 ป (พ.ศ.2548 - 2551) ของสถาบนอดมศกษาเปนส าคญ ซงมหาวทยาลยฯ ตองมหนาทด าเนนการ ดงน

- ก าหนดนโยบายและแนวทางการด าเนนการบรหารความเสยงของมหาวทยาลยฯ - การจดท าแผนบรหารความเสยง ประจ าป 2549 และสงแผนบรหารความเสยงไป

ยงส านกงาน กพร. ภายในวนท 31 มนาคม 2549 - ด าเนนการตามแผนบรหารความเสยง ประจ าป 2549 ใหแลวเสรจครบถวน - สรปผลการด าเนนงานตามแผนบรหารความเสยง พรอมก าหนดแนวทาง /

ขอเสนอแนะในการปรบปรงแผนบรหารความเสยง ส าหรบปงบประมาณ 2550

3. การประกนคณภาพการศกษา ซงกฎหมายไดก าหนดใหเปนสวนหนงของกระบวนการบรหารการศกษาของสถานศกษา เพอใหสถานศกษาไดพฒนาการศกษาใหเปนไปอยางมประสทธภาพ และมมาตรฐานสากล สรางความเชอมน ใหกบประชาชน ระบบประกนคณภาพ จงเปนเครองมอในการรกษาคณภาพ และ มาตรฐานการศกษาของสถาบนอดมศกษา โดยมหาวทยาลยฯ ก าหนดใหหนวยงานตาง ๆ ตองด าเนนการบรหารจดการระบบงานตาง ๆ เพอใหตอบสนองตอพนธกจของมหาวทยาลยอยางมประสทธภาพและประสทธผล ซงระบบการประกนคณภาพ ตาม พรบ. การศกษาแหงชาต พ.ศ.2542 ตองมทง 2 ระบบ คอ

3.1 ระบบการประกนคณภาพภายใน ทบวงมหาวทยาลยไดประกาศนโยบาย และแนวปฏบตในการประกนคณภาพการศกษาระดบอดมศกษาขน เมอวนท 8 กรกฎาคม พ.ศ.2539 เพอเปนแนวทางในการด าเนนการของสถาบนอดมศกษาตาง ๆ ตลอดจนสงเสรมใหถาบนอดมศกษามการพฒนาระบบการประกนคณภาพขนภายในสถาบน เพอเปนเครองมอในการพฒนาคณภาพการจดการศกษา โดยมงเนนใหมการสรางกลไกการควบคมคณภาพ (Quality Control) ขององคประกอบตาง ๆ ทมผลตอคณภาพการศกษาทเปนรปธรรมขน ทงน แตละสถาบนอาจจดใหมระบบการตรวจสอบ และประเมนผลการด าเนนการขนเปนการภายในไดตามความตองการและใหปรบปรงหรอพฒนารปแบบของการประกนคณภาพภายในใหเหมาะสมกบสภาพการณของแตละสถาบนไดตามความจ าเปน ส าหรบมหาวทยาลยฯ จะมคณะกรรมการประเมนคณภาพภายใน มหาวทยาลยเกษตรศาสตร ด าเนนการตรวจสอบระบบประกนคณภาพภายใน ส าหรบคณะวชา ส านก สถาบน หนวยงานสนบสนน และวทยาเขต เปนประจ าทกป

3.2 ระบบการประกนคณภาพภายนอก ไดมพระราชกฤษฎกาไดจดตงส านกงานรบรองมาตรฐานและประเมนคณภาพการศกษา (องคกรมหาชน) ขน เพอท าหนาทพฒนาระบบประเมนคณภาพภายนอก ก าหนดกรอบ แนวทาง และวธการประเมนคณภาพภายนอกทม

26

ประสทธภาพ สอดคลองกบระบบประกนคณภาพของสถานศกษา ซง สมศ. จะเขาตรวจสอบระบบประกนคณภาพการศกษาของมหาวทยาลยฯ เปนประจ าทกป

นโยบายดานการบรหารความเสยงและการควบคมภายในของมหาวทยาลย

มหาวทยาลยเกษตรศาสตรมนโยบายใหบคลากรทกหนวยงาน ทกระดบ มสวนรวมในการวเคราะห ประเมนความเสยง และการควบคมภายใน จงไดมการสนบสนนในการเตรยมความพรอมใหแกบคลากร ในเรองการบรหารความเสยงและการควบคมภายใน โดยสรางความร ความเขาใจแกบคลากรในเรองดงกลาว และใหปฏบตตามระเบยบ วาดวยการก าหนดมาตรฐานการควบคมภายใน พ.ศ.2544 ซงผลบงคบใชตงแตวนท 27 ตลาคม 2544 เปนตนมา โดยหนวยงานราชการ รฐวสาหกจ และหนวยงานอนของรฐ ตองจดระบบการควบคมภายในในหนวยงานใหเปนไปอยางมประสทธภาพ ประสทธผล ตามแนวทางของระเบยบ ซงคณะกรรมการตรวจเงนแผนดนไดน ามาตรฐานสากลตามแนวทางของ COSO มาปรบใชให เหมาะสมกบสภาพแวดลอมของประเทศไทย และมหาวทยาลยเกษตรศาสตรถอวาเปนสวนราชการหนงทตองจดวางระบบการควบคมภายใน

เพอผลกดนใหนโยบายในเรองน เกดเปนรปธรรมขนในป 2545 มหาวทยาลยฯ จงด าเนนการ ในเรองการบรหารความเสยงและการจดวางระบบการควบคมภายในอยางตอเนอง ไดแก จดโครงการสมมนา โครงการฝกอบรม จดบรรยายเพอใหความรเกยวกบการบรหารความเสยง ระบบการควบคมภายใน ตามแนวทางของ COSO ซงอธบายโดยสงเขป ดงน

1. จดประชมสมมนาและบรรยายพเศษ เพอใหผบรหารและบคลากรของมหาวทยาลยไดมความรและความเขาใจในหลกการของการบรหารความเสยงและการควบคมภายใน ตามแนวทางของ COSO และสามารถน าไปใชใหเกดประโยชนในการบรหารจดการองคกรอยางมคณภาพ อาทเชน

- การจดประชมสมมนาเรอง “ระบบการควบคมภายใน ตามแนวทางของ COSO” โดยเรยนเชญ นายจมภฎ ระเบยบโลก ผชวยผอ านวยการฝายตรวจสอบภายใน การไฟฟาฝายผลตแหงประเทศไทยมาเปนวทยากร เมอวนท 29 มกราคม 2545

- การจดบรรยายพเศษ เรอง “ระเบยบคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน วาดวยการก าหนดมาตรฐานการควบคมภายใน พ.ศ.2544” คณนนทพล นมสมบญ อดตผอ านวยการส านกงานตรวจเงนแผนดน มาเปนวทยากรบรรยายใหความร เมอวนท 30 กนยายน 2545

- การจดสมมนา เรอง “Practical Risk Management and Risk Base Auditing” เพอพฒนาความร ความสามารถในเรองของการประเมนความเสยง การจดการความเสยง และการควบคมภายใน ตามแนวทาง COSO โดยเชญ คณศร ตงศร ผซงมประสบการณเรองการควบคมภายใน ตามแนวทางของ COSO จากประเทศออสเตรเลย มาเปนวทยากร เมอวนท 13-16 ตลาคม 2546

27

- การจดสมมนา เรอง “ Enterprise Risk Management for Executives ” โดยเชญ คณศร ตงศร ผเชยวชาญโดยตรงจากประเทศออสเตรเลย มาเปนวทยากร เมอวนท 7 มกราคม 2547

- การอบรม เรอง “Practical Risk Management and Internal Control Intergrated Framework” (COSO) โดยเชญคณศร ตงศร มาเปนวทยากร เมอวนท 8-9 มกราคม 2547

2. จดอบรมเชงปฏบตการแกบคลากรทงมหาวทยาลยฯ ซงเปนการด าเนน การทส าคญอนหนงภายใตโครงการการจดท าระบบการควบคมภายใน โดยโครงการฯ ดงกลาวจดท าขน เพอใหเหนผลการด าเนนงานในการจดวางระบบการควบคมภายในของมหาวทยาลยฯ เปนรปธรรม สรางแบบแผนเกยวกบระบบ กลไก และวธการปฏบต เพอใหไดมาซงระบบการควบคมภายใน รวมทงเปนรากฐานส าคญในการน ามหาวทยาลยไปสการเปนมหาวทยาลยในก ากบตอไป อกทงมหาวทยาลยฯ ไดเรยนเชญ คณศร ตงศร ผทรงคณวฒซงมประสบการณ ท งในเรองการตรวจสอบภายในและการควบคมภายในตามแนวทางของ COSO ซงด ารงต าแหนง Risk Manager ของการรถไฟแหงรฐนวเซาทเวล ประเทศออสเตรเลย มาเปนทปรกษาโครงการฯ ดวย

โครงการการจดท าระบบการควบคมภายใน มหาวทยาลยเกษตรศาสตร มระยะเวลาทงสน 2 ป ไดรบงบประมาณจากมหาวทยาลยฯ 1,006,000 บาท และไดจดอบรมเชงปฏบตการใหกบทกหนวยงานในมหาวทยาลยฯ โดยมบคลากรไดเขาอบรมทงสนประมาณ 600 คน จาก 69 หนวยงาน ซงมการจดฝกอบรมเชงปฏบตการทงสน 7 ครง ดงน

- การฝกอบรมเชงปฏบตการ เรอง “Risk Assessment and Internal Control” เมอ วนท 30-31 มนาคม 2547

- การฝกอบรมเชงปฏบตการ เรอง “ Enterprise Risk Management ” เมอวนท 26-28 กรกฎาคม 2547

- การฝกอบรมเชงปฏบตการ เรอง “Enterprise Risk Management Intergrated Framework II” เมอวนท 15-16 พฤศจกายน 2547

- การฝกอบรมเชงปฏบตการ เรอง “Enterprise Risk Management” เมอวนท 17-18 พฤศจกายน 2547

- การฝกอบรมเชงปฏบตการ เรอง “การจดท ารายงานผลการจดระบบการควบคมภายใน” เมอวนท 24-25 มนาคม 2548

- การฝกอบรมเชงปฏบตการ เรอง “Internal Control Intergrated Framework Self Assessment” เมอวนท 29 มนาคม 2548

- การฝกอบรมเชงปฏบตการ เรอง การจดท าระบบการควบคมภายใน เมอวนท 14-15 กรกฎาคม 2548

28

ระบบการควบคมภายในของมหาวทยาลย ตงแตปงบประมาณ 2543-2548

จากการศกษาขอมลเกยวกบระบบการควบคมภายในของมหาวทยาลยเกษตรศาสตรตงแตปงบประมาณ พ.ศ.2543 -2548 พบวา ในระหวางปงบประมาณ พ.ศ.2543 -2546 ยงไมมหนวยงานใดในมหาวทยาลยฯ ทไดมการจดวางระบบการควบคมภายในไวอยางเปนลายลกษณอกษร แตจากความหมายของการควบคมภายในทไดกลาวไววา การควบคมภายในเปนกระบวนการทผก ากบดแล ฝายบรหารและบคคลากรของหนวยงานก าหนดใหมขนเพอใหความมนใจอยางสมเหตผลวา การด าเนนของหนวยงานจะบรรลวตถประสงค จากความหมายของการควบคมภายในดงกลาวจะสะทอนใหเหนวา การควบคมภายในเปนสวนประกอบทแทรกหรอแฝงอยในการปฏบตงานตามปกต โดยอยในรปของ กฎ ระเบยบ ขอบงคบตางๆ รวมทงแฝงอยในระหวางขนตอนการปฏบตงานดวย ซงการควบคมภายในตามทกลาวมานเปนการควบคมภายในเชงปองกน สวนในปงบประมาณ พ.ศ.2547-2548 มหาวทยาลยฯไดเรมมจดวางระบบการควบคมภายในอยางเปนระบบตามแนวทางทคณะกรรมการตรวจเงนแผนดนก าหนด โดย ปงบประมาณ พ.ศ.2547 มการจดวางระบบการควบคมภายในและประเมนผลการควบคมภายใน ในดานการเงน บญชและพสด รวมท งมการประเมนองคประกอบของมาตรฐานการควบคมภายใน และในปงบประมาณ พ.ศ.2548 มหาวทยาลยฯ ไดมการประเมนผลการควบคมเพมเตมในดานการบรหาร และการบรหารงานบคคล

1. การควบคมภายในปงบประมาณ 2543 -2546

ไมพบวามหนวยงานใดในมหาวทยาลยฯ ทไดท าการประเมนความเพยงพอและเหมาะสมของการควบคมภายในดงกลาว นอกจากในปงบประมาณ พ.ศ. 2543 หนวยตรวจสอบภายในไดท าการประเมนระบบการควบคมภายในดานการเงน บญช และพสด ของหนวยงานยอยจ านวน 76 หนวยงาน โดยใชแบบส ารวจการควบคมภายใน จ านวน 30 ขอเพอน าผลทไดใชเปนขอมลประกอบการจดท าแผนตรวจสอบประจ าปและแผนตรวจสอบ 5 ป รวมทงในระหวางปงบประมาณ พ.ศ.2543 -2546 หนวยตรวจสอบภายในไดท าการตรวจสอบดานการบรหาร การเงน บญช และพสดของหนวยงานในมหาวทยาลยฯ อก จ านวน 19 หนวยงาน ซงจากผลการประเมนการควบคมภายในดานการบรหาร การเงน บญชและพสดสรปไดวา การควบคมภายในของหนวยงานในมหาวทยาลยฯ สวนใหญมความเพยงพอและเหมาะสมตามควร แตทงนยงมจดออนของการควบคมอยบางในบางหนวยงาน ดงน

ดานการบรหาร

29

- นโยบาย วตถประสงค เปาหมายของหนวยงานไมมการเผยแพรใหแกบคลากรรบทราบอยางทวถง

- หนวยงานไมมแผนการด าเนนงาน และตวชวดผลส าเรจ - คมอการปฏบตงานมไมครบทกงานทส าคญ - การจดการฐานขอมลไมเปนระเบยบเทาทควร ท าใหไมสามารถเขาถงขอมลได

อยางสะดวกและรวดเรว

ดานการเงน และบญช การรบเงน

- เจาหนาทรบเงนไมไดรบการแตงตงใหเปนเจาหนาทการเงน - เจาหนาทรบเงนไมไดออกใบเสรจทกครงทมการรบเงน - รปแบบใบเสรจรบเงนไมเปนไปตามทระเบยบก าหนด - เจาหนาทการเงนลงลายมอชอในใบเสรจรบเงนลวงหนา

การน าสงเงนฝาก

- การน าสงเงนบางรายการลาชา ไมเปนไปตามระเบยบทก าหนด - เอกสาร หลกฐาน ในการน าเงนสง/ฝาก ไมครบถวน ถกตอง - ไมหกรายไดรอยละ 3 สมทบเขาสวนกลาง ตามทมหาวทยาลยก าหนด - การรบเงนบางรายการไมน าเงนฝากเขาบญชของหนวยงานทฝากไวกบกอง

คลง - เจาหนาทการเงนไมไดน าดอกเบยเงนฝากธนาคารฝากเขาเปนเงนรายไดของ

หนวยงาน

การเกบรกษาเงน - กรรมการเกบรกษาเงนไมไดมาเปดตนรภยดวยตนเอง แตมอบหมายให

เจาหนาทการเงนเปนผเปดแทน

การจายเงน - ไมมการจดท าทะเบยนคมการจายเชค

30

- มการเขยนเชคสงจายใหกบเจาหนและผมสทธกอนไดรบการโอนเงนจากกองคลง

- พบเงนขาดบญช ท าใหเงนไมพอจายเจาหนหรอผมสทธทน าเชคไปขนเงน - มการแกไขตวเลข จ านวนเงนในบนทกขออนมต

การบรหารเงนทดรองราชการ - การรบเงนคนจากลกหนไมครบถวน ถกตอง ตามเวลาทก าหนดในสญญา - เจาหนาทไมตดตามลกหน เมอครบก าหนดคนเงน - ไมมการจดท ารายงานลกหนแจงใหผบรหารทราบ - เจาหนาทรบ – จายเงนทดรองราชการ ไดรบแตงตงเปนกรรมการเกบรกษา

เงนทดรอง - การรายงานสถานะเงนทดรองราชการยงไมครบถวน ถกตอง และไมเปน

ปจจบน - ไมมการรายงานแจงยอดเงนทดรองราชการ สนปงบ ประมาณเงนรายได

ดานบญช - ขอมลทไดจากการบนทกบญช ไมครบถวนถกตอง และไมเปนปจจบน - ไมมการจดท าทะเบยนคมเงนงบประมาณ - การบนทกบญชดานรบจะบนทกตามใบน าสง/น าฝาก - ไมกระทบยอดเงนฝากธนาคารและเงนฝากคลงเปนประจ าทกสนเดอน - การรายงานทางการเงน ไมครบถวนถกตอง และไมเปนไปตามระเบยบ - รายละเอยดประกอบรายงานเงนคงเหลอประจ าวน ไมแสดงรายละเอยดยอด

ลกหนเงนยมจากเงนรายได

ดานพสด - หนวยงานมการจดซอพสดกอนไดรบอนมตจากผมอ านาจทงทไมใชกรณ

เรงดวน - ผจดท ารายงานขอซอ ขอจาง ไมไดเปนเจาหนาทพสด - การจดซอ จดจางบางรายการ กรรมการตรวจรบพสดไมลงลายมอชอและวนท

ตรวจรบในเอกสาร

31

- มการจดท าบญชหรอทะเบยนคมพสดไมครบถวน ไมเปนปจจบน - ไมมการจดท าใบเบกพสด ,บญชวสด - เจาหนาทพสดไมไดก าหนดและเขยนหมายเลขครภณฑบนตวครภณฑ - รปแบบของทะเบยนคมครภณฑไมเปนไปตามทระเบยบ ก าหนด - พสดทช ารด ลาสมยหมดความจ าเปน ไมไดมการจ าหนายหรอตดออกจากบญช/

ทะเบยนคม - ไมมคมอการจ าหนายพสดเปนแนวทางในการปฏบตงาน - ไมมการจดท าและจดสงรายงานการตรวจสอบพสดประจ าป - รายงานการตรวจสอบพสดประจ าป ไมครบถวน ลาชากวาทระเบยบก าหนด

2. การควบคมภายในปงบประมาณ 2547

ในปนมหาวทยาลยฯ ไดมกระบวนการและขนตอนในการจดวางและประเมนระบบการควบคมภายใน ตามระเบยบคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน วาดวย การก าหนดมาตรฐานการควบคมภายใน พ.ศ.2544 โดย

1. จดท ารายงานผลการจดวางระบบการควบคมภายใน และรายงานแผนการปรบปรงการควบคมภายใน ตามระเบยบคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน วาดวย การก าหนดมาตรฐานการควบคมภายใน พ.ศ.2544 เลมท 1 (รายงานตามระเบยบขอ 5) ในกจกรรมทางดาน การเงน บญชและพสด ส าหรบงวดตงแต 1 ตลาคม 2546 – 30 กนยายน 2547 ของหนวยงานยอย จ านวน 44 หนวยงาน และไดมอบหมายใหกองคลงรบผดชอบในการประมวลผลในภาพรวมของมหาวทยาลย

2. มหาวทยาลยฯ ไดด าเนนการประเมนระบบการควบคมภายในตามระเบยบคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน วาดวย การก าหนดมาตรฐานการควบคมภายใน พ.ศ.2544 เลมท 2 (รายงานตามระเบยบขอ 6) โดยใหหนวยงานยอยของมหาวทยาลยฯ จ านวน 9 หนวยงาน ประเมนองคประกอบของมาตรฐานการควบคมภายใน และประเมนการควบคมภายใน (แบบ ปม.) ดานการเงน บญช และพสด รวมทงไดมการจดท าแผนปรบปรงการควบคมภายในของหนวยงานยอยดงกลาวดวย

3. มการแตงตงหวหนาส านกงานอธการบดเปนผอาวโส ใหด าเนนการประมวลผลการควบคมภายในในภาพรวมของมหาวทยาลยฯ และหนวยตรวจสอบภายในของมหาวทยาลยกไดด าเนนการประเมนระบบการควบคมภายใน เพอสอบยนความเชอถอไดของผลการประเมนทหนวยงานยอยทง 9 หนวยงาน ไดจดสงมาให

32

จากผลการจดวางระบบการควบคมภายในและผลการประเมนตนเองของหนวยงานยอย รวมถงผลการประเมนในภาพรวมของมหาวทยาลย พบวา กจกรรมดานการเงน บญชและพสดของมหาวทยาลยฯ เปนไปตามมาตรฐานการควบคมภายในท คณะกรรมการตรวจเงนแผนดนก าหนด แตกยงมจดออนของการควบคมอยบาง ซงจดออนของการควบคมหรอความเสยงทยงมอยนน มความสอดคลองกบรายงานผลการตรวจสอบในปทผาน ๆ มา อาทเชน ในเรองของ ความไมปลอดภยในการเกบรกษาเงน, ความไมครบถวน ถกตองในการรบเงน , ความลาชาของการจายเงน ,การบนทกบญชไมครบถวนถกตอง, การคนเงนทดรองราชการลาชาไมเปนไปตามทระเบยบก าหนด หรอการจดซอพสดบางรายการไมตรงกบความตองการใชงานเปนตน ซงสวนใหญมสาเหตมาจาก ไมมตนรภยในการเกบเงน,บคลากรขาดความรความเขาใจในระเบยบหรอวธการปฏบตงาน,ขาดคมอการปฏบตงานหรอไมมการสอบทานการปฏบตงานของผบงคบบญชา เปนตน และจากจดออนของการควบคมดงกลาว มหาวทยาลยไดมการจดท าแผนปรบปรงการควบคมภายในระดบองคกร (แบบปอ.3) เพอลดจดออนของการควบคมหรอความเสยงตางๆ ใหอยในระดบทยอมรบไดโดยม คณบด ผอ านวยการส านก/สถาบนและผอ านวยการกอง เปนผรบผดชอบ และด าเนนการใหแลวเสรจ ภายใน 31 กนยายน 2548 โดยมรายละเอยดผลการประเมนการควบคมภายในของป งบประมาณ 2547 ดงน

ตารางท 2 ผลการประเมนการควบคมภายในกจกรรม ดานการเงน บญช ปงบประมาณ 2547

กจกรรม/วตถประสงค จดออนของการควบคมหรอ ความเสยงทยงมอย

การปรบปรงการควบคม

1.การเกบรกษาเงน เพอใหมการเกบรกษาเงน ท ครบถวน ถกตอง และปลอดภย

การเกบรกษาเงนบางหนวยงานยงไมครบถวน ถกตอง ปลอดภยเทาทควร สาเหตเนองจาก -ไมมตนรภยในการเกบรกษาเงน -ตนรภยวางไวในทไมปลอดภย -ไมมการแตงตงกรรมการเกบรกษาเงนตามระเบยบทก าหนด -การจดท ารายงานเงนคงเหลอประจ าวนไมเปนปจจบน

-จดหาตนรภยเพอใชในการเกบรกษาเงนใหปลอดภย -จดหาสถานทเกบตนรภยในทปลอดภย -แตงตงกรรมการเกบรกษาเงนตามระเบยบทก าหนด -กรรมการฯ ตรวจนบเงนและตรวจสอบความถกตองกอนจดเกบเขาตนรภยทกวน -จดท ารายงานเงนคงเหลอ

33

ประจ าวนใหเปนปจจบน -ก าชบให เจาหนา ทปฏบตตามระเบยบทก าหนด

กจกรรม/วตถประสงค จดออนของการควบคมหรอ ความเสยงทยงมอย

การปรบปรงการควบคม

2.การรบเงน เ พ อ ใ ห ม ก า ร ร บ เ ง น ทค รบ ถ ว น ถ ก ต อ ง แ ล ะเ ปนไปตามระ เ บ ยบ ทเกยวของ

บางหนวยงานรบเ งนไม ถกตองไมครบถวนและไมเปนไปตามระเบยบทเกยวของเทาทควร สาเหตเนองจาก -เจาหนาทการเงนท าหนาทท งรบเงนและจายเงน -ไมมการตรวจสอบจ านวนเงนทรบเขาบญชเงนฝากธนาคารกบหลกฐานทเกยวของใหครบถวนถกตองตรงกนในการโอนเงนผานระบบอเลกทรอนกส

-จดใหมการฝกอบรมใหความรและจดท าคมอการปฏบตงานเกยวกบระเบยบทเกยวของ-ควรแบงแยกหนาทความรบผดชอบในการปฏบตงานใหชดเจนและเหมาะสม -ใหมการตรวจสอบจ านวนเงนทรบเขาบญชเงนฝากธนาคารกบหลกฐานทเกยวของใหครบถวนถกตองตรงกน

3.การจายเงน เพ อ ให ม ก าร จ าย เ งน ทถกตอง ครบถวน รวดเรว ปลอดภยและเปนไปตามระยะเวลาทก าหนด

บางหนวยงานจายเงนไมครบถวน ไมถกตองและลาชา สาเหตเนองจาก - ไมมFlow Chart ขนตอนจายเงนใหผใชบรการทราบ - มการจายเงนกอนแลวขออนมตทหลง - บคลากรขาดความร ความเขาใจในระเบยบทเกยวของ - ไมมการสอบทาน การปฏบตงานของผ บงคบบญชาตามล าดบข นอย า งสม าเสมอ - ผ อนมตจายไมมอ านาจอนมตหรอ

- จดท า Flow Chart ข นตอนจายเงนใหผใชบรการทราบและก าชบใหเจาหนาทปฏบตงานใหเสรจ ภายในระยะเวลาทก าหนดตามระเบยบ -จดท า ค ม อการป ฏบต ง านใหเจาหนา ททราบและปฏบตใหถกตองตามระเบยบทเกยวของ -จดอบรมเจาหนาทใหความรความเขาใจเกยวกบระเบยบทเกยวของ - ผบงคบบญชาควรสอบทานการปฏบตงานตามล าดบทกขนตอน

34

อนมตเกนวงเงนทไดรบมอบอ านาจ

อยางสม าเสมอ - ควรมการสอบทานกบระเบยบทเ กยวของทกครง ทมการอนมตจายเงน

กจกรรม/วตถประสงค จดออนของการควบคมหรอ ความเสยงทยงมอย

การปรบปรงการควบคม

4.การน าเงนสง/ฝาก เพอใหการน าเงนสง/ฝากธนาคารครบถวน ถกตอง รวดเรวและปลอดภย

บางหนวยงานรบเงนแลวไมน าสง/ฝากใหครบตามจ านวนทไดรบจรงและลาชาไมเปนไปตามทระเบยบก าหนด สาเหตเนองจาก - เอกสาร/หลกฐานในการน าเงนสง/ฝาก ไมครบถวน ถกตอง - เจาหนา ทขาดความ รความเขาใจเกยวกบวธปฏบตในการน าเงนสง/ฝาก - เ จาหนา ท ละ เลย ทจะปฏบตตามระเบยบฯ

- จดใหมการตรวจสอบการรบเงนและน าสงเปนประจ าทกวน - จดอบรมใหความร ความเขาใจเกยวกบวธปฏบตในการน าเงนสง/ฝาก - ใหเจาหนาทปฏบตตามระเบยบทเกยวของอยางเครงครด

5.การบนทกบญช เ พ อ ใ ห ไ ด ข อ ม ล ท า งการเงนทครบถวน ถกตองและน าไปใชในการวางแผนการใช เ งนอย า ง มประสทธภาพ

บางหนวยงานขอมลทางการเงนไมครบถวน/ถกตอง สาเหตเนองจาก -ไมสอบทานหลกฐานกอนบนทกบญช - เอกสารหลกฐานสงมาบนทกบญชลาชา - เจาหนาทไมมความรในการบนทกบญช

-ใหมการสอบทานการบนทกบญชอยางสม าเสมอ - จด ส ง เ อ กส า รหลก ฐ าน ใ หเจาหนาทบญชบนทกบญชทกวน - จดอบรมใหความรความเขาใจในเรองการบนทกบญชและจดท าค ม อ ก า รบน ทกบญ ชส า ห รบผปฏบตงาน

6. การควบคมและเกบรกษาเงนทดรองราชการ เพอใหเงนทดรองราชการม ร ะบบก า รค วบ ค ม ท

บางหนวยงานเงนทดรองราชการไมครบถวนถกตองและปลอดภยเทาทควร

- จดให มต นรภย หรอสถานทส าหรบเกบรกษาเงนและสญญายม

35

เ ห ม า ะ ส ม ค ร บ ถ ว น ถ กตอ ง ปลอดภย แล ะเ ปนไปตามระ เ บ ยบ ทก าหนด

สาเหตเนองจาก - ไมมตนรภย หรอสถานทส าหรบเกบรกษา เ งนสดและสญญายม เ งน ทปลอดภย

เงนไวในทปลอดภย - จดอบรมใหความร ความเขาใจเกยวกบระเบยบทเกยวของ

กจกรรม/วตถประสงค จดออนของการควบคมหรอ ความเสยงทยงมอย

การปรบปรงการควบคม

-เจาหนาทและกรรมการไมมความร ความเขาใจในเ รองการจดท าบญช ทะเบยนและรายงานทางการเงน

-จดท า ค ม อการป ฏบต ง านใหเจาหนาททราบและถอปฏบต

7.การยมเงนทดรองราชการ เพอใหการยมเงนทดรองราชการ มความรวดเรวและ เพ ย งพอกบคว ามตองการของผ ยม และเ ปนไปตาม ท ระ เ บ ยบก าหนด

บางหนวยงานการยมเงนทดรองราชการยงมความลาชาและไมเพยงพอกบความตองการ รวมท งไม เปนไปตามทระเบยบก าหนด สาเหตเนองจาก -ผยมเงนไมทราบขนตอนและวธการยมเงนทดรองราชการ -วตถประสงคของการยมเงนไมเปนไปตามระเบยบทก าหนด -เอกสารหลกฐานประกอบการขอยมเงนไมครบถวน ถกตองตามระเบยบทก าหนด -เจาหนา ทขาดความร ความเขาใจระเบยบทเกยวของ -ไมมการก าหนดระยะเวลาการรบเงนทแนนอน

-จดท าขนตอนและวธปฏบตเกยวกบการยมเงนใหผปฏบตและผยมทราบ -ใหเจาหนาทตรวจสอบสญญาการยมเงนใหถกตองตามระเบยบกอนอนมตใหยมเงน -แจงเวยนการใชเอกสารหลกฐานทใชประกอบการยมเงนทถกตองตามระเบยบ -จดใหมการอบรมใหความรความเขาใจเกยวกบระเบยบทเกยวของ -ก าหนดระยะเวลาการรบเงนทแนนอน พรอมแจงใหผ รบ เงนทราบ

8.การจายเงนทดรองราชการ เพอใหการจายเงนทดรองราชการ ครบถวน ถกตอง

บางหนวยงานการจายเงนทดรองราชการยงไมครบถวน ถกตอง ลาชา ไมเปนไปตามทระเบยบก าหนด

-ใหมการสอบทานการปฏบตงานตามล าดบข น กอน การอนมตจายเงน

36

ร ว ด เ ร ว เ ป น ไ ป ต า มระเบยบทก าหนด

เทาทควร สาเหตเนองจาก - ไมมการสอบทานการปฏบตงาน -เจาหนาทละเลยการปฏบตตามระเบยบ

-ใหเจาหนาทปฏบตตามระเบยบอยางเครงครด

กจกรรม/วตถประสงค จดออนของการควบคมหรอ ความเสยงทยงมอย

การปรบปรงการควบคม

9.การคนเงนทดรองราชการ เพอใหไดรบคนเ งนทดรองราชการจากลกหนครบถวน ถกตอง ตามเวลาทไดก าหนดไวในสญญายม เ งนและ เปนไปตามระเบยบทก าหนด

บางหนวยงานไดรบคนเงนไมครบถวนถกตอง ไมตรงตามระยะเวลาทก าหนดไวในสญญาการยมเงนและไมเปนไปตามระเบยบทก าหนดเทาทควร สาเหตเนองจาก -เจาหนาทไมปฏบตตามระเบยบทก าหนด -เจาหนา ท ไม ตดตามหน เ มอครบก าหนดคนเงน ท าใหมหนคางช าระนานเกนกวาระเบยบทก าหนดไว -ไมมการจดท ารายงานลกหนแจงใหผบรหารทราบ

-ใหท าหนงสอแจงใหผยมด าเนนการคนเงนใหครบถวน ถกตองและปฏบตตามระเบยบทก าหนด -ก าชบให เจาหนา ทปฏบตตามระเบยบทเกยวของอยางเครงครด -ใหจดท าหนงสอเรงรดการช าระหน เมอสญญายมเงนครบก าหนด โดยใหถอปฏบตอยางเครงครด -ใหจดท ารายงานลกหนคางช าระเสนอเปนประจ าทกเดอน

10.รายงานการเงน เพอใหการรายงานทางการเงนของหนวยงานมความครบถวน ถกตอง เชอถอไดและสามารถน าขอมลทไดมาใชในการตดสนใจไดอยางทนกาล

บางหนวยงานรายงานทางการเงนไมครบถวน ถกตองขาดความนาเชอถอแ ล ะ ไ ม ส า ม า ร ถ น า ข อ ม ล ม า ใ ชประกอบการตดสนใจไดอยางทนกาลเทาทควร สาเหตเนองจาก -เจาหนาทไมจดท ารายงานทางการเงนใหเสรจภายในระยะเวลาทก าหนด -ขอมลในรายงานไมเปนประโยชนตอการตดสนใจ

-ใหมการจดท ารายงานทางการเงนประจ าวน -ปรบปรงขอมลในรายงานใหสอดคลองกบความตองการของผบรหาร -ผบรหารมสวนรวมในการก าหนดรปแบบ และขอมลทตองการใชในการตดสนใจจากการอานรายงานการเงน -จดสงเจาหนาทไปอบรมเกยวกบ

37

-ผบรหารไมใหความส าคญตอรายงานทางการเงน -เจาหนาทไมมความร ความเขาใจในการวเคราะหขอมลเสนอผบรหาร

การวเคราะหงบการเงนเพอน ามาใชวเคราะหขอมลจากรายงานการเงนเสนอผบรหาร

กจกรรม/วตถประสงค จดออนของการควบคมหรอ ความเสยงทยงมอย

การปรบปรงการควบคม

11.การท าลายเอกสารทางการเงน เพอใหเอกสารหลกฐานทางการเงนถกท าลาย ตามระยะเวลาทก าหนดเปนไปตามระเบยบทเกยวของ

บางหนวยงานเอกสารทางการเงนถกท าลายกอนระยะเวลาทระเบยบก าหนด สาเหตเนองจาก -ไมมการแตงตงกรรมการเพอท าลายเอกสารทางการเงน -เจาหนา ทไม รระเบยบวธการและขนตอนในการท าลายเอกสาร

- ศกษา ทบทวน ระ เ บยบการท า ล า ย เ อ กส า ร ก า ร ก า หนดระยะเวลาในการท าลายเอกสาร - แตงต งกรรมการท าลายเอกสาร ต า ม ร ะ เ บ ย บ ท ก า ห น ด เ พ อด าเนนการท าลายเอกสาร - อบรมเจาหนาทใหมความร ความเขาใจ เ ก ยวกบว ธปฏบต และขนตอนในการท าลายเอกสาร - ผ รบผดชอบ ศกษา ทบทวน ระเบยบการท าลายเอกสาร การก าหนดระยะเวลาในการท าลายเอกสาร

38

ตารางท 3 ผลการประเมนการควบคมภายในกจกรรม ดานพสด ปงบประมาณ 2547

วตถประสงค จดออนของการควบคมหรอ ความเสยงทยงมอย

การปรบปรงการควบคม

1.การจดท าแผนการจดหาประจ าป เพอใหหนวยงานทราบระยะเวลาในการด าเนนการจดหาและจดหาไดตามก าหนดเวลาทผใชตองการ

แผนการจดหาพสดบางรายยงไมสอดคลอ งกบคว ามตอ งก า รของผใชงานเทาทควร สาเหตเนองจาก - แบบฟอรมไมชดเจน -ผทตองการใชพสดไมแจงแผนความ ตองการใหทราบลวงหนา

-ปรบปรงแบบฟอรมส ารวจความตองการของผใชใหชดเจนมากขน -แจงเวยนหนวยงานยอยใหจดท าแผนการจดหาเปนประจ าทกเดอน ทกตนป และสงส าเนาใหตนสงกดรวบรวม

2 . ก า ร ก า ห น ด ค ว า มตองการคณลกษณะเฉพาะ(Spec.)และปรมาณ เพอใหหนวยงานจดซอพสดตรงกบความตองการใชง านและมป รมาณ ทเพยงพอและเหมาะสม

บางหนวยงานการจดซอพสดไมตรงกบความตองการและไมสอดคลองกบปรมาณใชจรง สาเหตเนองจาก - ผใชไมไดก าหนด Spec.และปรมาณความตองการ -ไมมการจดท ารายงานวสดคงเหลอประจ าเดอน -ไมมการตรวจนบวสดคงเหลออยางสม าเสมอ

-แจงเวยนใหผใชก าหนด Spec. และปรมาณความตองการ แจงเจาหนาทพสดทราบลวงหนาเปนลายลกษณอกษรอยางนอย 5 วนท าการกอนการจดหา -ใหมการจดท ารายงานวสดคงเหลอเปนประจ าเดอน -ใหเจาหนาทตรวจนบวสดคงเหลอปละ 2 ครง

3.กจกรรมการจดซอจดหา

39

3.1เพอใหหนวยงานจดซอจดหาพสดทมคณภาพในราคาประหยดทนตอการใชงานด าเนนการจดซอ

การจด ซอพสดบางรายการไม มคณภาพหรอราคาแพงเกนไป สาเหตเนองจาก - ไมซอพสดทไดมาตรฐานมอก.

-แจงเวยนก าชบใหเลอกซอพสดทไดมาตรฐาน (มอก.) -จดท า Check list ในการตรวจสอบเปรยบเทยบคณภาพ

วตถประสงค จดออนของการควบคมหรอ ความเสยงทยงมอย

การปรบปรงการควบคม

ถกตองตามระเบยบฯ พสดและมความโปรงใส 3.2 ส ารวจและก าหนดความตองการพสด เพอใหการจดหาเพยงพอตอการใชงานและตรงกบความตองการทแทจรง 3 . 3 ด า เ นนการจด ซ อ /จดหา ตามระเบยบพสดอยางมประสทธภาพ

- ไมจดท า Check list ในการตรวจสอบเปรยบเทยบคณภาพและราคา -ไมมการตรวจสอบคณสมบตของผ เสนอราคาหรอผเสนองานแตละรายวาเ ปนผ เสนอราคา ท มผลประโยชนรวมกน บางหนวยงาน พสดทจดหามาไมตรงกบความตองการและไมไดน ามาใชประโยชน สาเหตเนองจาก - ผใชจรงไมมสวนรวมก าหนดความตองการ บางหนวยงานด าเนนการจดซอ/จดหาไมเปนไปตามระเบยบ ไมมคณภาพ ราคาแพงและไมทนกบความตองการ สาเหตเนองจาก - ผปฏบตขาดความรเกยวกบระเบยบทเกยวของ

และราคา -จดท า Check list ในการตรวจสอบคณสมบตของผเสนอราคา - ส ารวจและก าหนดความตองการทแทจรงและใหผใชมสวนรวมในการก าหนดความตองการ -พฒนาบคลากร โดยใหไดรบการฝกอบรมในงานทปฏบต -ใหบคลากรสามารท างานในสวนทเกยวของในหนาทไดทกขนตอนและสามารถแทนกนได

4.การตรวจรบ 4.1เพอใหหนวยงานไดรบพสดถกตองครบถวนตรงตามSpec.และจ านวน ทสงซอภายในระยะเวลาทก าหนด

กรรมการยงมการตรวจรบพสดบางรายการลาชาไมตรงตามคณลกษณะ เฉพาะ(Spec) สาเหตเนองจาก -กรรมการบางทานตรวจของไม

- ควรท าCheck List ใหกรรมการตรวจรบพสด - ม ก า ร อ บ ร ม ใ ห ค ว า ม ร ก บกรรมการทตรวจรบของ - มการแตงต งผ เ ช ยวชาญเปน

40

ครบถวน/ไมมคณภาพ

กรรมการตรวจรบพสดทกครงทมการจด ซอพส ด ทตองใชความช านาญ

วตถประสงค จดออนของการควบคมหรอ ความเสยงทยงมอย

การปรบปรงการควบคม

4.2 เพอใหมนใจวาการต ร ว จ ร บ เ ป น ไ ป ต า มสญญาหรอขอตกลงการซอจาง 4.3 ด าเนนการตรวจรบพส ด ท จด ซ อ /จดหามาภายในเวลาทก าหนดและถกตอง ครบถวน ตามระเบยบพสด

การตรวจรบบางรายการไมเปนไปตามสญญาหรอขอตกลงการจาง สาเหตเนองจาก - ไมมการจดท ารายงานสงผดปกตทเกดขน -ไ ม ม ก า ร จ ด บน ท ก ส ภ า พ ก า รปฏบตงานของผรบจาง บางหนวยงาน รบพส ดไม ตรงกบวตถประสงคของการใชงานและไมเปนไปตามทระเบยบก าหนด สาเหตเนองจาก -กรรมการตรวจรบไมมความร ความช านาญ

-จดท ารายงานสงผดปกตทเกดขน เ ชน พส ดไม ได คณภาพ พส ดเสยหาย -มการจดบนทกสภาพการปฏบตงานของผรบจางและเหตการณแวดลอมเปนรายวน - แตงตงคณะกรรมการตรวจรบทมความรในพสดทตรวจรบและใหปฏบตตามระ เ บยบพส ดอยา งเครงครด

5.การควบคมดแลเกบรกษาพสด 5 .1 เพ อใหหนวยงาน มความมนใจวาพสดทจดหามานนมอยครบถวน เกบรกษาไวในททปลอดภยไมสญหาย ไมเสยหายและมการดแลบ ารงรกษาอยางเหมาะสม 5.2 ด าเนนการเกบรกษา

พสดบางรายการไมครบถวน และเกบไวในทไมปลอดภย สาเหตเนองจาก -การจดท าบญชหรอทะเบยนคมไมครบถวน -ไม มสถาน ท เกบ รกษาพส ดอยา งเพยงพอ - ขาดแคลนเจาหนาทพสด บางหนวยงาน สถานทจดเกบพสดไม

-ก าชบเจาหนาทใหมการตรวจนบพสดจรงเปรยบเทยบกบบญชและทะเบยนคม - ตองมทเกบพสดใหเปนสดสวนและปลอดภย -จดหาเจาหนาทพสดมาเพมเตม -จดหาสถานทจด เกบพส ดให

41

พสดทจดซอ/จดหามาใหปลอดภยสะดวกตอการใชงานพรอมบนทกบญชใหถกตองครบถวนตาม

สะดวกตอการน าพสดออกมาใชงาน สาเหตเนองจาก -สภาพแวดลอมไมเหมาะสม

เหมาะสมและพรอมทจะน ามาใชงานไดตลอดเวลา

วตถประสงค จดออนของการควบคมหรอ ความเสยงทยงมอย

การปรบปรงการควบคม

ระเบยบพสด 6.การจ าหนายพสด เพอใหความมนใจวาพสดทหมดความจ า เปนและไ ม ไ ด ใ ช ง า น แ ล ว ท กรายการมการจ าหนายโดยการขายแลกเปลยน โอนแปรสภาพหรอท าล ายอยางถกตองเหมาะสม

พสดบางรายการทช ารด ลาสมย หมดความจ าเปนยงไมมการจ าหนายออก สาเหตเนองจาก - ไมน าผลทไดจากการตรวจสอบพสดประจ าปมาด าเนนการจ าหนายพสด - เจาหนาทขาดความรเรองการจ าหนายพสด

-น าผลทไดจากการตรวจสอบพสดประจ าปมาด าเนนการจ าหนายเปนประจ าทกป -จดอบรมใหความ ร เ ร อ งการจ าหนายพสดใหเจาหนาท

3. การควบคมภายในปงบประมาณ 2548

มหาวทยาลยฯ ไดประเมนระบบการควบคมภายใน ตามระเบยบคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน วาดวย การก าหนดมาตรฐานการควบคมภายใน พ.ศ.2544 โดยในปนมหาวทยาลยฯ ไดมการประเมนกจกรรมหลกส าคญทมผลตอการบรรลวตถประสงคของหนวยงานเพมขนอก 2 กจกรรมคอ กจกรรมดานการบรหารและกจกรรมการบรหารงานบคคล โดยมกระบวนการในการประเมนระบบการควบคมภายใน ดงน

3.1 มหาวทยาลยฯด าเนนการประเมนระบบการควบคมภายในตามระเบยบคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน วาดวย การก าหนดมาตรฐานการควบคมภายใน พ.ศ.2544 เลมท 2 (รายงานตามระเบยบขอ 6) โดยใหหนวยงานยอยด าเนนการ ดงน

3.1.1 ประเมนผลการควบคมของหนวยงานตนเอง ตามแบบประเมนตางๆ ดงน - แบบประเมนองคประกอบของมาตรฐานการควบคมภายใน - แบบประเมนการควบคมภายใน(แบบ ปม.) ของกจกรรม 4 ดาน (ดาน

การบรหาร, ดานการบรหารงานบคคล, ดานการเงน บญช และดานพสด) - แบบสอบถามการควบคมภายใน(ICQ) ของกจกรรม 4 ดาน

42

3.1.2 จดท าแผนปรบปรงการควบคมภายในของหนวยงาน (แบบปย.3) 3.1.3 จดท ารายงานการควบคมภายในตามระเบยบคณะกรรมการตรวจเงน

แผนดน ขอ 6 โดยตองมการจดท าหนงสอรบรองการควบคมภายในของผบรหารระดบสวนงานยอย(แบบ ปย.1) วาการควบคมภายในของหนวยงานยอยพบจดออนทมนยส าคญหรอไม

3.2 มหาวทยาลยฯ มอบหมายให คณะกรรมการจดท าระบบการควบคมภายในมหาวทยาลยเกษตรศาสตรด าเนนการรวบรวม วเคราะหและประมวลผลการควบคมภายใน ในภาพรวมของมหาวทยาลยฯ ดงน

3.2.1 วเคราะหและประเมนผลการควบคม ในภาพรวมของมหาวทยาลยฯ โดยน าผลการประเมนตนเองของหนวยงานยอยทง 4 ดานและตามองคประกอบมาตรฐานการควบคมภายใน มาประมวลผล

3.2.2 จดท าแผนปรบปรงการควบคมภายในระดบมหาวทยาลย (ปอ.3) 3.3.3 จดท ารายงานความเหนเกยวกบการควบคมภายในของอธการบด (แบบ

ปอ.1) วาการควบคมภายใน ในภาพรวมของมหาวทยาลย พบจดออนทมนยส าคญหรอไม

3.3 มการแตงตงหวหนาส านกงานอธการบดเปนผอาวโส ใหด าเนนการสอบทานผลการประเมนระบบการควบคมภายใน ในระดบมหาวทยาลยฯ และจดท าหนงสอรบรองการควบคมภายในของเจาหนาทอาวโส(แบบ ปย.1-ร)

3.4 หนวยตรวจสอบภายในของมหาวทยาลยฯ ประเมนระบบการควบคมภายใน เพอสอบยนความเชอถอไดของผลการประเมนระบบการควบคมภายในของมหาวทยาลยฯ และจดท ารายงานผลการสอบทานการประเมนการควบคมภายใน(แบบ ปส.)

ผลการประเมนองคประกอบมาตรฐานการควบคมภายใน

มาตรฐานการควบคมภายในตามแนวทาง COSO ( Committee of Sponsoring Organization of Treadway Commission) ม 5 องคประกอบ คอ 1.สภาพแวดลอมการควบคม 2. การประเมนความเสยง 3.กจกรรมการควบคม 4. สารสนเทศและการสอสาร 5.การตดตามและประเมนผล ทง 5 องคประกอบนน มหาวทยาลยฯ ไดก าหนดใหมจดควบคม จ านวน 215 ขอ ซงปรบปรงมาจากแบบค าถามของคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน จ านวน 327 ขอ ทงน มหนวยงานยอย จ านวน 45 หนวยงาน ไดประเมนตนเองตามจดควบคมดงกลาวและคณะกรรมการจดท าระบบการควบคมภายใน ไดพจารณาผลการประเมนในภาพรวมของมหาวทยาลยฯ วามจดออนการควบคมทมนยส าคญหรอไม โดยพจารณาจากความสมพนธระหวางจดควบคมทส าคญกบจ านวนหนวยงานยอยท

43

ประเมนตนเองวาไมมการปฏบตตามจดควบคมหรอมแตควรปรบปรง ซงความสมพนธดงกลาว น ามาก าหนดเกณฑการประเมนระดบความเสยงดงน

-ผลกระทบความเสยง พจารณาจากรอยละของจ านวนการควบคมทหนวยงานยอยไมมหรอมแตควรปรบปรง ซงจะสงผลกระทบตอการไมบรรลวตถประสงคของมหาวทยาลยฯ โดยแบงผลกระทบเปนระดบ 1- 5 คอ นอยมาก นอย ปานกลาง คอนขางแรง และรนแรงทสด

-โอกาสทจะเกดความเสยง พจารณาจากโอกาสทหนวยงานยอยประเมนตนเองวาไมมหรอมแตควรปรบปรงการควบคมเปนจ านวนรอยละของหนวยงานยอยทงหมด โดยแบงโอกาสออกเปน 5 ระดบ คอ นอยมาก นอย ปานกลาง คอนขางมาก และมากทสด

ผลการประเมนระดบความเสยงดงกลาว อยในระดบนอย ถง ปานกลาง ซงมหาวทยาลยฯ ถอวา มจดออนทไมมนยส าคญ ดงตารางทปรากฏ

ตารางท 4 แสดงระดบความเสยงของมหาวทยาลยฯ ดานองคประกอบมาตรฐานการควบคมภายใน

โอกาสทจะเกดความเสยง

ผลกระท

บของคว

ามเสยง

ระดบของความเสยง

นอย

ปานกลาง

สง

สงมาก

0 1 2 3 4 5

1

2

3

4

5

1 – 5 = นอยมาก รนแรงทสด

44

ผลการประเมนการควบคมภายในตามแบบประเมนการควบคมภายใน (แบบ ปม.)

ดานการบรหาร มวตถประสงคของการประเมน เพอปรบปรงการควบคมภายในดานการบรหารงานของมหาวทยาลยฯ ใหเปนไปอยาง มประสทธภาพ ประสทธผล เปนปจจบนเหมาะสมกบสภาพแวดลอมและความเสยงทเปลยนแปลงไป มหาวทยาลยฯ ไดวเคราะหและประเมนความเสยง โดยพจารณาจากระดบความเสยง สง กลาง ต า ทหนวยงานยอย จ านวน 46 หนวยงาน ไดประเมนตนเองไว ผลการประเมนการควบคมภายในของหนวยงานยอย สรปไดวา หนวยงานยอยสวนใหญ ประเมนระดบความเสยงในแตละขนตอนหลกอยในระดบความเสยง กลางและต า มหนวยงานทประเมนระดบความเสยง ของขนตอนหลกอยในระดบสง เพยง 4-8 หนวยงานเทานน ซงขนตอนหลกทหนวยงานประเมนตนเอง วามความเสยงสงมากทสด ไดแกขนตอนการจดท าแผนยทธศาสตรและแผนปฏบตงานและขนตอนการตดตามและประเมนผล ซงสาเหตหรอปจจยเสยงสวนใหญเกดจากบคลากรยงขาดความร ความเขาใจ และความช านาญในการวเคราะห การจดท าแผนยทธศาสตรและแผนปฏบตงาน การขาดการมอบหมายผรบผดชอบตดตามการด าเนนงานและการใสใจในการปฏบตงานของบคลากรอยางสม าเสมอ โดยมรายละเอยดผลการควบคมภายในตามแสดงผลการควบคมภายในดานการบรหาร (แบบ ปม.)

ตารางท 5 ผลการควบคมภายในดานการบรหาร (แบบ ปม.) ปงบประมาณ 2548

ขนตอนหลก ความเสยง ระดบความเสยง (หนวยงาน) ปจจยเสยง

สง กลาง ต า

1.ทบทวน/ปรบปรง วสยทศน พนธกจ/เ ป าป ระสงคขอ งหนวยงาน

บางหนวยงาน วสยทศน พนธกจ/เปาประสงคทได ยง - ไมเหมาะสมกบสถานการณและไมสอดคลองกบนโยบายของมหาวทยาลยและประเทศ -ไ ม ค ร อ บ ค ล ม ภ า ร ก จ ข อ งหนวยงาน - ไมสามารถน าไปสการปฏบตอยางเปนรปธรรม

4 13 22 - เ ก ด ก า ร เ ป ล ยนแปลงของสถานการ ณ นโยบาย อ ย า งฉบพลน และขอมลทใชในการวเคราะหไมครบถวน ถกตอง

- บคลากรขาดความร ความเ ข า ใ จ ใ น ภ า ร ก จ ห ล ก ข อ งหนวยงาน และมวธการวเคราะหทไมเหมาะสม

45

2. จดท าแผน ยทธศาสตรและแผนปฏบตงาน

บางหนวยงานแผนยทธศาสตรทได ยง -ไมสอดคลองกบแผนยทธศาสตร

8 12 18 - ขาดบคลากรทมความรและความช านาญในการวเคราะหและจดท าแผนยทธศาสตร

ขนตอนหลก ความเสยง ระดบความเสยง (หนวยงาน) ปจจยเสยง

สง กลาง ต า

มหาวทยาลยและประเทศ -ไมสามารถตอบสนองวสยทศนและภารกจของหนวยงาน รวมทงแ ผ น ป ฏ บ ต ง า น ท ไ ด ก ไ มสอดคลองกบแผนยทธศาสตร

- ขอมลในการวเคราะหและจดท าแผนยทธศาสตร ไมครอบคลมวสยทศนและภารกจของ หนวยงาน

3. สอสารและ ถายทอดแผนฯไปสการปฏบต

ยงมบคลากรบางคนในหนวยงานไมทราบและไมเขาใจในแผนยทธศาสตรและแผนปฏบตงานของหนวยงาน

6 23 13 - ชองทางการสอสารแผนฯ สบคลากรยงไ มครอบคลมทกระดบและไมเพยงพอ - บคลากรขาดความใสใจในการรบรและความเขาใจในแผนฯ

4.การจดสรรทรพยากร

- บางหนวยงานการจดสรร ทรพยากรไมสอดคลองกบแผนฯ รวมทงขาดความเหมาะสม คมคา ไมกอใหเกดประสทธภาพและประสทธผล

4 26 12 - ไมมการวเคราะหความคมคาในการจดสรรทรพยากรใหสอด คลองกบแผนฯ - ขาดการสอสารระหวางผจดท าแผนฯ และผปฏบตงาน รวมถงขาดการส ารวจความตองการใชงานจรงของผปฏบตงาน

5.การด าเนนงานตามแผนฯ

-บางหนวยงานการด าเนนงาน ยงไมสะดวก รวดเรว และไมเปนไปตามแผนฯ ทก าหนด รวมทงยงมการปฏบตทไมตรงตามระเบยบ

5 21 16 - บ ค ล า ก ร ไ ม เ พ ย งพ อ แ ล ะบางสวนยงขาดทกษะและความเขาใจในการปฏบตงาน - บคลากรไมเปลยนแนวความคดและว ธการท าง านโดยไมน าเทคโนโลยมาชวยในการ ปฏบตงาน

6.การตดตามและประเมนผล

- บางหนวยงานไมทราบผลการด าเนนงานทแทจรงและทนกาล

8 21 11 -ไมมการมอบหมายผรบผดชอบในการตดตามผลการด าเนนงาน - ผ รบผดชอบในการตดตาม

46

ประเมนผลละเลย และระยะเวลาในการตดตามไมเหมาะสม

จากผลการประเมนตนเองของหนวยงานยอยขางตน คณะกรรมการจดท าระบบการควบคมภายใน มหาวทยาลยเกษตรศาสตร ไดพจารณาระดบความเสยงในภาพรวมของมหาวทยาลยฯ โดยพจารณาจาก ผลกระทบของความเสยงและโอกาสทจะเกดความเสยงดงน

- ผลกระทบความเสยง พจารณาจากรอยละของหนวยงานยอยทประเมนวาขนตอนหลกในการปฏบตงานอยในระดบความเสยงสงซงสงผลตอประสทธภาพและประสทธผลของการบรหารงานในมหาวทยาลยฯ โดยแบงผลกระทบออกเปน 5 ระดบ คอ นอยมาก นอย ปานกลาง คอนขางรนแรง และรนแรงทสด

- โอกาสทจะเกดความเสยง พจารณาจากโอกาสทหนวยงานยอยประเมนตนเองวาขนตอนการปฏบตงานอยในระดบความเสยงสง เปนจ านวนรอยละของหนวยงานยอยทงหมด โดยแบงโอกาสออกเปน 5 ระดบ คอ นอยมาก นอย ปานกลาง คอนขางมาก และ มากทสด

ผลการประเมนระดบความเสยงดงกลาว อยในระดบนอย ซงมหาวทยาลยฯ ถอวา ระบบการควบคมภายในดานการบรหารของมหาวทยาลยฯ มความเพยงพอเหมาะสม ไมพบจดออนทมนยส าคญ แสดงไดตามตาราง

ตารางท 6 แสดงระดบความเสยงของมหาวทยาลยฯ ดานการบรหาร

โอกาสทจะเกดความเสยง

ผลกระท

บของคว

ามเสย

ง

ระดบความเสยงสงดานการบรหาร

นอย

ปานกลาง

สง

สงมาก

0 1 2 3 4 5

1

2

3

4

5

ABCD

1 - 5 = นอยมาก รนแรงทสด

จด A คอ ขนตอนท 1 และ 4 จด C คอ ขนตอนท 3 จด B คอ ขนตอนท 5 จด D คอ ขนตอนท 2 และ 6

47

ดานการบรหารงานบคคล มวตถประสงคของการประเมน เพอปรบปรงการควบคมภายใน

ดานการบรหารงานบคคล ของมหาวทยาลยฯ ใหเปนไปอยาง มประสทธภาพ ประสทธผล บคลากรในหนวยงานทราบและตระหนก ถงบทบาท หนาทและความรบผดชอบของตนเองเปนอยางด มหาวทยาลยไดวเคราะหและประเมนความเสยง โดยพจารณาจากระดบความเสยง สง กลาง ต า ทหนวยงานยอย จ านวน 46 หนวยงาน ไดประเมนตนเองไว ผลการประเมนการควบคมภายในของหนวยงานยอย สรปไดวา หนวยงานยอยสวนใหญ ประเมนระดบความเสยงในแตละขนตอนหลกอยในระดบความเสยง กลางและต า มหนวยงานทประเมนระดบความเสยง ของขนตอนหลกอยในระดบสง เพยง 4-10 หนวยงานเทานน ซงขนตอนหลกทหนวยงานประเมนตนเอง วามความเสยงสงมากทสด ไดแกขนตอนการวางแผนอตราก าลงคน ซงสาเหตหรอปจจยเสยงสวนใหญเกดจากบคลากรขาดความร ความเขาใจเกยวกบการวางแผนวเคราะหอตราก าลง รวมทงหนวยงานยงขาดการจดเกบขอมลดานบคลากรอยางเปนระบบ โดยมรายละเอยดผลการควบคมภายในตามตารางแสดงผลการควบคมภายในดานการบรหารงานบคคล (แบบ ปม.)

ตารางท 7 ผลการควบคมภายในดานการบรหารงานบคคล (แบบ ปม.) ปงบประมาณ 2548

ขนตอนหลก ความเสยง ระดบความเสยง (หนวยงาน) ปจจยเสยง

สง กลาง ต า 1.การวางแผน -ไดแผนก าลงคนทไมเพยงพอ

และเหมาะสมกบภาระงาน 10 22 13 - บคลากรขาดความร ความเขาใจ

เ ก ยวกบการวางแผนว เ คราะ หอตราก าลง - ขาดการจดเกบขอมลดานบคลากรอย า ง เ ปนระบบ ขอ มลไ ม เ ปนปจจบนและไมถกตอง

2.การสรรหา -ไมไดบคลากรทมคณสมบตเหมาะสมตอการปฏบตงาน

6 19 20 - การประชาสมพนธการเปดรบสมครบคลากรของหนวยงานไมทวถงหรอใชสอไมถกกบ กลมเปาหมาย - คณสมบตทก าหนดไมเปนไปตามมาตรฐานก าหนดต าแหนง

48

- ระยะเวลาในการรบสมครไมเพยงพอ

ขนตอนหลก ความเสยง ระดบความเสยง (หนวยงาน) ปจจยเสยง

สง กลาง ต า - วธการสรรหาไมเหมาะสม 3.การมอบ หมายงาน

- ผปฏบตงานไมทราบหนาทความรบผดชอบอยางชดเจน

8 14 20 - ไมมการมอบหมายงานเปนลายลกษณอกษร - ใบมอบหมายงานระบหนาทความรบผดชอบไมชดเจน

4.การพฒนาบคคลากร

- บคลากรไมมความร ความสามารถและทกษะในการปฏบตงานเทาทควร

4 20 20 - ข าดแผนการพฒนา บคลากรรายบคคล - การด าเนนงานพฒนาบคลากรไมตอเนอง

5.การประเมนผลงาน

-ไมทราบระดบผลการ ปฏบตงานของบคลากรอยางแทจรง

6 16 22 - ผประเมนขาดความโปรงใส / ยตธรรม - ผถกประเมนไมไดมสวนรวม/ไมยอมรบในตว KPI

6.การเสรมสรางแรงจงใจและการลงโทษ 6.1เพอใหเกดขวญและก าลงใจในการท างาน 6.2 เพอรกษาบคลากรทมคณภาพไวในองคกร 6.3 เพอปองปรามการ

-บคลากรขาดขวญและก าลงใจ -ไมสามารถรกษาบคลากรทมคณภาพไวในองคกรได -ไมสามารถลดการกระท าผดวนยใหลดนอยลงได

8

9

4

17

19

14

15

8

15

- ไมไดรบความยตธรรมในการประเมนความด ความชอบ การเลอนต าแหนง ฯลฯ - สภาพแวดลอมในการท างานไมด - คาตอบแทนและการจดสวสดการไมเพยงพอตอการด ารงชพ - บคลากรไมมความกาวหนาในหนาทราชการ - ไดรบมอบหมายงานทไมเหมาะสมใหปฏบต - มระบบอปถมภ - ข าดพย านหลกฐาน ทชด เ จน

49

กระท าผด ประกอบการพจารณาลงโทษ

ขนตอนหลก ความเสยง ระดบความเสยง (หนวยงาน) ปจจยเสยง

สง กลาง ต า - ขนตอนในการพจารณาเรองรอง

ทกขยงมความลาชา 7.การตดตามและประเมนผล

-ไมทราบถงผลการด าเนนงานดานก ารบ รหาร บ คคล ว าเปนไปตามวตถประสงคของหนวยงานและมประสทธภาพหรอไม

7 20 16 - ขาดระบบการตดตาม / ประเมนผล ดานการบรหารงานของมหาวทยาลย - การจดเกบขอมลไมถกตองและทนสมย - ผบรหารและผปฏบตไมใหความส าคญกบการตดตามประเมนผล

จากผลการประเมนตนเองของหนวยงานยอยขางตน คณะกรรมการจดท าระบบการควบคม

ภายในมหาวทยาลยเกษตรศาสตรไดพจารณาระดบความเสยงในภาพรวมของมหาวทยาลยฯ โดยพจารณาจากผลกระทบของความเสยงและโอกาสทจะเกดความเสยงดงน

- ผลกระทบความเสยง พจารณาจากรอยละของหนวยงานยอยทประเมนวาขนตอนหลกในการปฏบตงานอยในระดบความเสยงสงซงสงผลตอประสทธภาพและประสทธผลของการบรหารงานบคคลในมหาวทยาลยโดยแบงผลกระทบออกเปน 5 ระดบ คอ นอยมาก นอย ปานกลาง คอนขางรนแรง และรนแรงทสด

- โอกาสทจะเกดความเสยง พจารณาจากโอกาสทหนวยงานยอยประเมนตนเองวาขนตอนการปฏบตงานอยในระดบความเสยงสง เปนจ านวนรอยละของหนวยงานยอยทงหมด โดยแบงโอกาสออกเปน 5 ระดบ คอ นอยมาก นอย ปานกลาง คอนขางมาก และ มากทสด

ผลการประเมนระดบความเสยงดงกลาว อยในระดบนอย ถงปานกลาง ซงมหาวทยาลยฯ ถอวา ระบบการควบคมภายในดานการบรหารบคคลของมหาวทยาลยฯ มความเพยงพอเหมาะสม ไมพบจดออนทมนยส าคญ แสดงไดตามตาราง

50

ตารางท 8 แสดงระดบความเสยงของมหาวทยาลยฯ ดานการบรหารงานบคคล

โอกาสทจะเกดความเสยง

ผลกระท

บของคว

ามเสยง

ระดบความเสยงดานการบรหารงานบคคล

นอย

ปานกลาง

สง

สงมาก

0 1 2 3 4 5

1

2

3

4

5

ABC

FDE

ดานการเงนและบญช มวตถประสงคของการประเมน เพอใหการด าเนนงานดานการเงน

บญชมความครบถวน ถกตอง สอดคลองตามกฎ ระเบยบและเกดประโยชนสงสดตอหนวยงานมหาวทยาลยฯ ไดวเคราะหและประเมนความเสยง โดยพจารณาจากระดบความเสยง สง กลาง ต า ทหนวยงานยอย จ านวน 44 หนวยงานไดประเมนตนเองไว ผลการประเมนการควบคมภายในของหนวยงานยอยสรปไดวา หนวยงานยอยสวนใหญ ประเมนระดบความเสยงในแตละขนตอนหลกอยในระดบความเสยง กลางและต า มหนวยงานทประเมนระดบความเสยง ของขนตอนหลกอยระดบสงเพยง 3-6 หนวยงานเทานน ซงขนตอนหลกทหนวยงานประเมนตนเอง วามความเสยงสงมากทสด ไดแก ขนตอนการตดตามประเมนผล ซงสาเหตหรอปจจยเสยงสวนใหญเกดจากไมมการตดตาม/ประเมนผลการด าเนนงานอยางตอเนองและสม าเสมอ เจาหนาททมาจดเกบขอมลไมไดรบการอบรมหรอเรยนรระบบงานทถกตอง รวมทงรปแบบของรายงานผลการตดตามไมเหมาะสมและไมนาสนใจโดยมรายละเอยดผลการควบคมภายในตามตารางผลการควบคมภายในดานการเงนและบญช (แบบ ปม.)

1 – 5 = นอยมาก รนแรงทสด

51

ตารางท 9 ผลการควบคมภายในดานการเงนและบญช (แบบ ปม.) ปงบประมาณ 2548

ขนตอนหลก ความเสยง ระดบความเสยง (หนวยงาน) ปจจยเสยง

สง กลาง ต า 1.การรบเงน

-ม บ า ง ร า ย ก า ร ท ร บ เ ง น ไ มครบถวนถกตองและไมเปนไปตามอตราทประกาศ -การน าเงนสง/ฝาก ไมครบถวน/ถกตอง ลาชา และไมปลอดภยเทาทควร - การเกบรกษาเงนยงไมครบถวนถกตองและปลอดภยเทาทควร

3.3

9.3

21

- เจาหนาทไมไดรบอตราแจงเวยนการจดเกบรายไดฉบบลาสด - เจาหนาทไมมความช านาญในการออกใบเสรจดวยเครอง - เจาหนาทตรวจนบเงนผดพลาด - เจาหนาทจดท าเอกสารประกอบการน าสง/ฝากเงน ลาชา - สถานทในการเกบรกษาเงนไมเหมาะสม/ไมปลอดภย - เ จาหนา ท /กรรมการ ขาดความรอบคอบ - ผบรหารปลอยปละละเลย ใหเจาหนาทน าเงนไปใชสวนตว

2. การจายเงน

-บางรายการด าเนนการกอนแลวขออนมตทหลง -บางรายการจดท าเอกสารขออนมตไมถกตองและลาชา -การจายเงนบางรายการไมไดรบการอนมตจายและไมถกตอง -จ านวนเงนทเบกจายบางรายการยงไมครบถวน -การรายงานเงนคงเหลอรอจายไมครบถวน ถกตองและไม เ ปนปจจบน

2.5 9.5 20.5 - ผบรหารสงใหด าเนนการดวยวาจา - บคลากรทางการเงนมจ ากด ท าใหการปฏบตงานไมทน - เ จ า ห น า ท ล ะ เ ล ย ไ ม ไ ดรวบรวมและ สอบทานระเบยบอยางสม าเสมอ - เอกสารประกอบการเบกจายไมครบถวนถกตอง - เจาหนาท/ผบรหารไมเหนความส าคญของการท ารายงาน

52

ฯ ใหเปนปจจบน

ขนตอนหลก ความเสยง ระดบความเสยง (หนวยงาน) ปจจยเสยง

สง กลาง ต า 3.การบรหารเงนทดรองราชการ

- บางหนวยงานไมจดท างบพสจนยอดเงนฝากธนาคารเงนทดรองราชการ - บางหนวยงานจดท างบพสจนยอดฝากธนาคาร เ งนทดรองราชการไมถกตองและไมเปนปจจบน -การยมเงนทดรองฯ บางรายการมการปฏบต ทไมถกตองตามทระเบยบก าหนด ไมเพยงพอกบความตองการของผยม และลาชาไมทนกาล -การจายเงนทดรองฯ บางรายการไมครบถวนถกตอง ลาชา - เงนทไมระบทมา บางหนวยงานไมไดสงคนผ จ ายหรอฝากเขาธนาคารในบญชพกเพอรอการตรวจสอบ - การจายเงนและการบนทกบญชท าโดยเจาหนาทคนเดยวกน

4.3 9.7 20.8 - เจาหนาทปฏบตงานมภาระง า น ม า ก แ ล ะ ท า ง า น ไ มรอบคอบ - ผบรหารไมใหความสนใจกบรายงานเทาทควร - ความไมแมนย าในการตรวจสอบหลกฐานใบส าคญ และสงกลบคนลาชา ในกรณทมการแกไขใบส าคญ - ไมมมาตรการอยางจรงจง ในกรณ ลกห นคา งนานตาม ทระเบยบก าหนด - เจาหนาทไมใหความสนใจในการศกษาระเบยบ - ผยมเงนบางคนไมทราบกฎ ระเบยบและขนตอนการยมเงนทดรองราชการ และท าเอกสารลาชา - มความจ าเปนในการใชเงนทดรองราชการเพมมากขนตามภาวะทางเศรษฐกจ จงท าใหเงนทด ร อ ง ร า ช ก า ร ท ม อ ย ไ มเพยงพอ - ผ บงคบบญชา/ผ ปฏบต ไมสอบทานใหรอบคอบ - ไมมการควบคมใบส าคญทมอยเปนจ านวนมากท าใหคางนานเกน ไป ไมสามารถเบกไดและสญหาย

53

- กรรมการไมปฏบตตามหนาท

ขนตอนหลก ความเสยง ระดบความเสยง (หนวยงาน) ปจจยเสยง

สง กลาง ต า 4.การบรหารเงนส ารองจาย

-การเบกเงนส ารองจายมความลาชา -ก า ร จ า ย เ ง น ส า ร อ ง จ า ย ไ มครบถวนถกตองตามระเบยบและมความลาชา -วง เ งนส ารอง จ าย ทได รบไ มเหมาะสม -การรายงานไมครบถวนถกตองไมเปนปจจบน

2.8 6.3 14.7 - การเบกจายเงนบางชวงเวลามจ านวนเงนสง - ขาดการก ากบดแลจากหวหนางาน - เจาหนาทขาดความละเอยด รอบคอบ - เจาหนาทไมรบด าเนนการเบกเงนส ารองจายกลบมาทดแทนเงนทไดจายออกไปแลว

5.การบญช -ขอมลทไดจากการบนทกบญชไมครบถวนและไมเปนปจจบน -ระบบบญชปจจบนไมเหมาะสมกบกจกรรมของหนวยงาน -ขอ ม ล ท า ง ก า ร เ ง น ไ ม เ ป นประโยชนตอผบรหารเทาทควร -การรายง านท างการ เ งนไ มครบถวน ถกตอง ไมเปนไปตามระเบยบ ลาชา และไมเปนปจจบน -การเกบรกษาเอกสารหลกฐานขอมลทางการเงนไมครบถวน ไมสามารถคนหาและตรวจสอบหลกฐานและขอ มลไดอย า งรวดเรว -เอกสารทางการเงนบางรายการถกท าลายไปกอนระยะเวลาทกฎหมายก าหนด

5.2 11.6 19.6 - ก า ร บ น ท กบญ ช ไ ม เ ป นปจจบน - ผ ป ฏบตงานไมมการสอบทานอยางสม าเสมอ เพยงพอและมประสทธภาพ - ขอมลทางบญชไมสามรถแสดงผลการด า เ นนง าน ทครบถวน ถกตองภายในรอบระยะเวลาบญช ท าใหผบรหาร - ตดสนใจไมทนการณ - หวหนางานมภาระงานมาก ท า ให ม ก า รก ากบ ด แลไ มสม าเสมอ - เจาหนาทไมปฏบตตามตวควบคมทมอย - เจาหนาทไมมความรในระบบการจดเกบเอกสาร - เจาหนาทไมมความรและไมทราบระเบยบปฏบตในการท าลาย

54

ขนตอนหลก ความเสยง ระดบความเสยง (หนวยงาน) ปจจยเสยง

สง กลาง ต า 6.การตดตามและประเมนผล

-ไมทราบถงผลการด าเนนงานดานการเงนบญชวาม ประสทธภาพหรอไม

6 16 12 - ไมมการตดตาม/ประเมนผลการด าเนนงานอยางตอเนองและสม าเสมอ - เจาหนาททมาจดเกบขอมล ไมไดรบการอบรมหรอเรยนรระบบงานทถกตอง - ร ป แบบข อ ง ร า ย ง านผ ล เหมาะสม และไมนาสนใจ

จากผลการประเมนตนเองของหนวยงานยอยขางตน คณะกรรมการจดท าระบบการควบคม

ภายในมหาวทยาลย เกษตรศาสตรไดพจารณาระดบความเสยงในภาพรวมของมหาวทยาลยโดยพจารณาจาก ผลกระทบของความเสยงและโอกาสทจะเกดความเสยงดงน

- ผลกระทบความเสยง พจารณาจากรอยละของหนวยงานยอยทประเมนวาขนตอนหลกในการปฏบตงานอยในระดบความเสยงสงซงสงผลตอความครบถวน ถกตองดานการเงนของมหาวทยาลยโดยแบงผลกระทบออกเปน 5 ระดบ คอ นอยมาก นอย ปานกลาง คอนขางรนแรง และรนแรงทสด

- โอกาสทจะเกดความเสยง พจารณาจากโอกาสทหนวยงานยอยประเมนตนเองวาขนตอนการปฏบตงานอยในระดบความเสยงสง เปนจ านวนรอยละของหนวยงานยอยทงหมด โดยแบงโอกาสออกเปน 5 ระดบ คอ นอยมาก นอย ปานกลาง คอนขางมาก และ มากทสด

ผลการประเมนระดบความเสยงดงกลาว อยในระดบนอย ซงมหาวทยาลยฯ ถอวา ระบบการควบคมภายในดานการเงน บญช ของมหาวทยาลย มความเพยงพอเหมาะสม ไมพบจดออนทมนยส าคญ แสดงไดตามตาราง

55

ตารางท 10 แสดงระดบความเสยงของมหาวทยาลย ดานการเงน บญช

โอกาสทจะเกดความเสยง

ผลกระท

บของคว

ามเสยง

ระดบความเสยงดานการเงน บญช

นอย

ปานกลาง

สง

สงมาก

0 1 2 3 4 5

1

2

3

4

5

G

A BC

FD

E

ดานการพสด มวตถประสงคของการประเมน เพอใหฝายบรหารและบคลากรบรหารจดการ

พสด ใหตรงความตองการและเพยงพอตอการใชงาน ทนตามก าหนดเวลาและเปนไปตามระเบยบการบรหารงานพสด มหาวทยาลยไดวเคราะหและประเมนความเสยง โดยพจารณาจากระดบความเสยง สง กลาง ต า ทหนวยงานยอย จ านวน 46 หนวยงาน ไดประเมนตนเองไว ผลการประเมนการควบคมภายในของหนวยงานยอย สรปไดวา หนวยงานยอยสวนใหญ ประเมนระดบความเสยงในแตละขนตอนหลกอยในระดบความเสยง กลางและต า มหนวยงานทประเมนระดบความเสยงของขนตอนหลกอยในระดบสงเพยง 5 - 10 หนวยงานเทานน ซงขนตอนหลกทหนวยงานประเมนตนเองวามความเสยงสงมากทสดท ไดแก ขนตอนการจดท าแผนปฏบตการจดซอ จดจางประจ าปและการควบคม ดแล เกบรกษาพสด ซงสาเหตหรอปจจยเสยงสวนใหญเกดจาก ไมจดท าแผนการจดหาครภณฑและ

1 – 5 = นอยมาก รนแรงทสด

จด A = ขอ 1.4, 4.4, 5.5 จด B = ขอ 2.2, 2.3, 4.1 จด C = ขอ 1.3, 2.1, 2.4, 3.5, 4.3 จด D = ขอ 1.1, 3.1, 3.2, 3.3 จด E = ขอ 1.2, 3.4, 4.2, 5.4 จด F = ขอ 3.6, 5.1, 5.3, 6 จด G = ขอ 5.2

56

แผนจดหาวสด และผจดท าแผนขาดความร ความเขาใจในการจดท าแผน โดยมรายละเอยดผลการควบคมภายในตามตารางแสดงผลการควบคมภายในดานการบรหารพสด (แบบ ปม.) ตารางท 11 ผลการควบคมภายในดานการพสด (แบบ ปม.) ปงบประมาณ 2548

ขนตอนหลก ความเสยง ระดบความเสยง (หนวยงาน) ปจจยเสยง

สง กลาง ต า 1.การจดท าแผนการจดหาประจ าป

- แผนการจดหาประจ า ป ไ มสอดคลองกบงบประมาณและระยะเวลาไมเปนไปตามความตองการของผใช

10 21 12 - ไมจดท าแผนการจดหาครภณฑและแผนการจดหาวสด - ผ จดท าแผนขาดความร ความเขาใจในการจดท าแผน

2.การก าหนดความตองการคณลกษณะเฉพาะ (Spec.) และปรมาณ

- คณลกษณะเฉพาะของพสดและปรมาณทก าหนดไมตรงกบความตองการของผใชและไมเหมาะสม

6 20 17 - ผใชไมมสวนรวมในการก าหนดความตองการหรอรายละเอยดคณลกษณะเฉพาะ (spec) - ขอมลทใชประกอบการพจารณาก าหนดความตองการไมเพยงพอ -ผ ก า ห น ด ค ณ ล ก ษ ณ ะ มผลประโยชนกบผจ าหนาย

3.การจดซอจดหา - พสดทไดมาไมมคณภาพ ราคาแพ ง และ ได ร บ ไ ม ทน ค ว า มตองการใชงาน

5 22 16 - ไมมการตรวจสอบคณภาพของพสดกบมาตรฐาน มอก. - ไมมขอมลราคาสนคาทจดซอในอ ดตม า เ ป ร ยบ เ ท ยบ กอนตดสนใจ

4.การตรวจรบ - การตรวจรบพสดไมถกตองตาม Spec. จ านวนทไดรบไมครบถวนตามจ านวนและไมไดเปนไปตามระเบยบก าหนด

6 13 22 - กรรมการตรวจรบพสดไม ตรวจสอบพสดใหถกตอง ครบถวน ตรงตามสญญาท ก าหนดไว - คณะกรรมการตรวจรบพสดไมทนภายในระยะเวลาทก าหนด

5.การควบคม ดแล เกบรกษาพสด

- พสดมการสญหายหรอช ารดเ ส ย ห า ย แ ล ะ ไ ม ไ ด ร บ ก า รบ ารงรกษาอยางเหมาะสม

10 17 16 - ไ ม ม ก า ร บ น ท ก ท ะ เ บ ย นทรพยสนและบญชวสดใหเปนปจจบน - ไ ม ม ก า รก าหนดมาตรก ารปองกนดแลรกษาพสดทส าคญ

57

เพอมใหเสยหายหรอสญเสย และสถานทจดเกบไมเพยงพอ

ขนตอนหลก ความเสยง ระดบความเสยง (หนวยงาน) ปจจยเสยง

สง กลาง ต า 6.การจ าหนายพสด

-ไมมการจ าหนายพสดท เสอมสภาพหรอหมดความจ าเปนในการใชงาน

5 10 27 - ไมมการส ารวจขอมลพสดและรายงานพสดทช ารด ลาสมย หรอหมดความจ าเปน - เจาหนา ทไมมความร ความเขาใจ ในเรองการจ าหนายพสดและการตดพสดออกจากบญช/ทะเบยนคม

7.การตดตามและประเมนผล

-ไมทราบถงผลการด าเนนงานดานพส ด ว า มประ สท ธภาพหรอไม

7 19 16 - ไมมการตดตามและประเมนผลวเคราะหเปรยบเทยบแผนทจดท ากบผลทปฏบตจรง - ไมมการจดท าและรวบรวม จดเกบรายงานไวเปนฐานขอมล

จากผลการประเมนตนเองของหนวยงานยอยขางตน คณะกรรมการจดท าระบบการควบคม

ภายในมหาวทยาลยเกษตรศาสตรไดพจารณาระดบความเสยงในภาพรวมของมหาวทยาลยโดยพจารณาจาก ผลกระทบของความเสยงและโอกาสทจะเกดความเสยงดงน

- ผลกระทบความเสยง พจารณาจากรอยละของหนวยงานยอยทประเมนวาขนตอนหลกในการปฏบตงานอยในระดบความเสยงสงซงสงผลตอประสทธภาพและประสทธผลในการบรหารพสดของมหาวทยาลยโดยแบงผลกระทบออกเปน 5 ระดบ คอ นอยมาก นอย ปานกลาง คอนขางรนแรง และรนแรงทสด

- โอกาสทจะเกดความเสยง พจารณาจากโอกาสทหนวยงานยอยประเมนตนเองวาขนตอนการปฏบตงานอยในระดบความเสยงสง เปนจ านวนรอยละของหนวยงานยอยทงหมด โดยแบงโอกาสออกเปน 5 ระดบ คอ นอยมาก นอย ปานกลาง คอนขางมาก และ มากทสด

58

ผลการประเมนระดบความเสยงดงกลาว อยในระดบนอย ถงปานกลางซงมหาวทยาลยฯ ถอวา ระบบการควบคมภายในดานพสด ของมหาวทยาลย มความเพยงพอเหมาะสม ไมพบจดออนทมนยส าคญ แสดงไดตามตาราง

ตารางท 12 แสดงระดบความเสยงของมหาวทยาลย ดานพสด

โอกาสทจะเกดความเสยง

ผลกระท

บของคว

ามเสยง

ระดบความเสยงดานพสด

นอย

ปานกลาง

สง

สงมาก

0 1 2 3 4 5

1

2

3

4

5

A BC

D

1 – 5 = นอยมาก รนแรงทสด

จด A = ขอ 1, 5 จด B = ขอ 2 จด C = ขอ 3, 6 จด D = ขอ 4

59

ผลการประเมนการควบคมภายใน ตามแบบสอบถามการควบคมภายใน (ICQ)

ดานการบรหาร มวตถประสงคของการประเมน เพอใหทราบวามหาวทยาลย ไดมการควบคมดานการบรหารอยางเพยงพอและเหมาะสม เพอชวยใหผบรหารเกดความมนใจวาการด าเนนงานของมหาวทยาลยจะบรรลตามวตถประสงคอยางมประสทธภาพและประสทธผล ทงนมหาวทยาลยไดก าหนดการควบคมทควรจะมไวจ านวน 56 ขอ เพอใหหนวยงานยอยประเมนตนเองวามการปฏบตหรอไม และในปงบประมาณ พ.ศ.2548 น มหนวยงานยอย จ านวน 41 หนวยงาน ไดประเมนตนเองตามแบบสอบถามการควบคม ดงกลาว ในการวเคราะหขอมลจากแบบสอบถาม ใชโปรแกรมส าเรจรปทางสถต SAS version 9.1.3 มาประมวลผล โดยใชสถตเชงพรรณนามาวเคราะหขอมล แบงเปน 2 สวน คอ ขอมลทวไปของกลมตวอยาง และแบบสอบถามการควบคมภายในหนวยงาน โดยแสดงผลเปนความถและรอยละของหนวยงาน สรปผลขอมลทวไปของหนวยงาน ( ตวแทนของผบรหารในการตอบแบบสอบถาม คอ เลขานการคณะ ส านก สถาบนและวทยาเขต )

ผตอบแบบสอบถาม สวนใหญเปนเพศหญง รอยละ 80 และมการศกษาระดบปรญญาโท รอยละ 65 เลขานการ ระดบ 8 มระยะเวลาการท างานในมหาวทยาลยเกษตรศาสตรมากกวา 20 ป ถงรอยละ 75 และด ารงต าแหนงบรหาร (เลขานการ) นอยกวา 4 ป รอยละ 40 และมากกวา 8 ป รอยละ 32.5

ในสวนของค าถามการควบคมภายใน ภาพรวมของผตอบแบบสอบถาม สรปไดวา หนวยงานยอยสวนใหญ ไดมการปฏบตตามการควบคมทควรจะม และเรองทมการปฏบตตามการควบคมมากทสด คอ เรองการก าหนดภารกจ วตถประสงคและเปาหมายการด าเนนงานของหนวยงานทชดเจน สวนเรองทมการปฏบตนอยทสดซงถอไดวาเปนจดออนของการควบคม ไดแกเรอง ประสทธภาพการด าเนนงานโดยหนวยงานสวนใหญไมมการค านวณตนทนการด าเนนงานเพอเปรยบเทยบกบหนวยงานอน ซงสาเหตสวนใหญ เกดจาก บคลากรขาดความรความเขาใจในการค านวณตนทน และการบนทกบญชไมสามารถไปสการค านวณตนทนได โดยมรายละเอยดผลการควบคมภายในตามตารางแสดงผลการควบคมภายในดานการบรหาร(แบบ ICQ)

60

ตารางท 13 ผลการควบคมภายในดานบรหาร (แบบ ICQ) ปงบประมาณ 2548

เรองทประเมน จดการควบคม (จ านวนขอ)

ผลการประเมน

1.ดานภารกจ 1.1 วตถประสงคหลก

1.2 การวางแผน

1.3 การตดตามผล

10 ขอ

6 ขอ

9 ขอ

หนวยงานมการก าหนดภารกจ วตถประสงคและเปาหมายการด าเนนงานของหนวยงานทชดเจนและสอดคลองกบภารกจของมหาวทยาลย โดยมการปฏบตตามการควบคมทควรจะม 9-10ขอ ถงรอยละ 80.5 และเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสด มเพยง รอยละ 14.63 คอเรอง การก าหนดวธการเพอใหผบคลากรเขาใจในงานทปฏบตวาจะสามารถชวยใหหนวยงานบรรลวตถประสงคตามภารกจ

หนวยงานมการปฏบตภารกจดานการวางแผนตามการควบคมทควรจะม 4-6 ขอ ถงรอยละ 85.5 และเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสด มเพยง รอยละ 26.83 คอเรองการวางแผนไดครอบคลมเ รองอตราก าลงคนทใชด าเนนงานตามแผน

หนวยงานมการปฏบตในเรองการตดตามผลตามการควบคมทควรจะม5-9 ขอ ถงรอยละ 63.4 และเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสด มถง รอยละ43.90คอเรอง บคลากรไดรองขอให มการทบทวนหรอปรบปรงวตถประสงคการด าเนนงาน

2.กระบวนการปฏบตงาน 2.1 ประสทธผล

7 ขอ

หนวยงานมกระบวนการปฏบตงานอยางมประสทธผล โดยมการปฏบตตามการควบคม 4-7 ขอ ถงรอยละ 78.1 และเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสด มเพยง รอยละ24.36 คอเรองกระบวนการด าเนนงานทส าคญมการจดท าเปนเอกสารในรปแบบทสามารถแกไขปรบปรงไดงาย

61

2.2 ประสทธภาพ 6 ขอ หนวยงานมการปฏบตตามการควบคม ในเรองการปฏบตงานอยางมประสทธภาพ 4-6 ขอเพยงรอยละ29.3 และเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสด มถงรอยละ56.คอเรอง ไมมการค านวณตนทนการด าเนนงานเพอเปรยบเทยบกบหนวยงานอน

เรองทประเมน จดการควบคม (จ านวนขอ)

ผลการประเมน

3.ทรพยากร 3.1 การจดสรรทรพยากร 3.2 ประสทธผลของการใชทรพยากร

4 ขอ

9 ขอ

หนวยงานมการปฏบตในการจดสรรทรพยากรใหเกดประสทธภาพ โดยมการปฏบตตามการควบคมครบทง 4 ขอ ถงรอยละ 65.9 และเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสด มเพยง รอยละ 12.20 คอเรอง ทรพยากรทมการใชประโยชนนอยไดรบการแกไขปรบปรง หนวยงาน มการน าทรพยากรทไดจดสรรไปใชอยางมประสทธผล โดยมการปฏบตตามการควบคมครบทง 5-9 ขอ ถงรอยละ 85.5 และเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสด มเพยง รอยละ 29.27 คอเรอง การก าหนดวธปฏบตเกยวกบการจดสรรทรพยากร เพอสนบสนนการบรรลวตถประสงคของการด าเนนงานและ ระบบสารสนเทศหลกมการประเมนผลเปนครงคราวเพอใหสามารถใชงานไดอยางตอเนอง

4.สภาพแวดลอมการด าเนนการ 4.1 การปฏบตตามกฎหมาย ระเบยบขอบงคบและมาตรฐานทก าหนด 4.2 ความสอดคลองกบสภาพแวดลอมการด าเนนงาน

3 ขอ

2 ขอ

หนวยงานมการยดถอและปฏบตตามกฎหมาย ระเบยบขอบงคบและมาตรฐานทก าหนด โดยมการปฏบตครบทง 3 ขอ ถงรอยละ 73.2 และเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสด มเพยง รอยละ14.63 คอไมมกลไกการตดตามการปฏบตตามกฎหมายระเบยบขอบงคบและมาตรฐาน หนวยงานมการควบคมในเรองความสอดคลองกบสภาพแวดลอมการด าเนนงาน ครบทง 2 ขอ เพยงรอยละ 46.3และเรองทไมมการปฏบตมากทสดถงรอยละ 37.71 คอเรอง ไมมการตดตามผลและวางแผนปองกนหรอลด

62

ผลกระทบทจะเกดจากปจจยภายนอก

จากผลการประเมนตนเองของหนวยงานยอยขางตน คณะกรรมการจดท าระบบการควบคม

ภายในมหาวทยาลยเกษตรศาสตรไดพจารณาระดบความเสยงในภาพรวมของมหาวทยาลยโดยพจารณา ผลกระทบของความเสยงและโอกาสทจะเกดความเสยงดงน

- ผลกระทบความเสยง พจารณาจากรอยละของจ านวนหนวยงานทงหมดทไมมการปฏบตตามการควบคมทควรจะม ซงจะสงผลกระทบตอประสทธผลและประสทธภาพของการบรหารงานในมหาวทยาลย โดยแบงผลกระทบออกเปน 5 ระดบ คอ นอยมาก นอย ปานกลาง คอนขางรนแรง และรนแรงทสด

- โอกาสทจะเกดความเสยง พจารณาจากโอกาสทหนวยงานยอยประเมนตนเองวาไมมการปฏบตตามการควบคมทควรจะม เปนจ านวนรอยละของหนวยงานยอยทงหมด โดยแบงโอกาสออกเปน 5 ระดบ คอ นอยมาก นอย ปานกลาง คอนขางมาก และ มากทสด

ผลการประเมนระดบความเสยงดงกลาว อยในระดบนอย ถงปานกลาง ซงมหาวทยาลยฯ ถอวา ไมพบจดออนทมนยส าคญ แสดงไดตามตาราง

ตารางท 14 แสดงระดบความเสยงของมหาวทยาลย ดานบรหาร (จาก ICQ)

โอกาสทจะเกดความเสยง

ผลกระท

บของคว

ามเสยง

ระดบความเสยงดานการบรหาร (จาก ICQ)

นอย

ปานกลาง

สง

สงมาก

0 1 2 3 4 5

1

2

3

4

5

A

KLM

ON

JI

B C D EFGH

PQ

R

63

ดานการบรหารงานบคคล มวตถประสงคของการประเมน เพอใหทราบวามหาวทยาลย ได

มการควบคมดานการบรหารงานบคคล อยางเพยงพอและเหมาะสมเพอ ชวยใหผบรหารเกดความมนใจวาบคลากรของมหาวทยาลยสามารถท างานไดอยางมประสทธภาพและประสทธผล ทงนมหาวทยาลยไดก าหนดการควบคมทควรจะมไว 23 ขอเพอใหหนวยงานยอยประเมนตนเองวามการปฏบตหรอไม และในปงบประมาณ พ.ศ.2548 น มหนวยงานยอย จ านวน 40 หนวยงาน ไดประเมนตนเองตามแบบสอบถาม ดงกลาว ในการวเคราะหขอมลจากแบบสอบถาม ใชโปรแกรมส าเรจรปทางสถต SAS version 9.1.3 มาประมวลผล โดยใชสถตเชงพรรณนามาวเคราะหขอมล แบงเปน 2 สวน คอ ขอมลทวไปของกลมตวอยาง และค าถามการควบคมภายในหนวยงาน โดยแสดงผลเปนความถและรอยละของหนวยงาน สรปผลขอมลทวไปของหนวยงาน

1.จ านวนบคลากรทปฏบตงานดานทรพยากรบคคลของหนวยงานมเฉลย 1.63 คน หรอ บคลากรดานทรพยากรบคคลระดบส านกงานเลขานการมประมาณ 1-2 คน

2. บคลากรทปฏบตงานดานทรพยากรบคคลเปนขาราชการประมาณ 1 คน ผปฏบตหนาทดานทรพยากรบคคลจะประกอบดวยเจาหนาทบคคลและเจาหนาทบรหารงานทวไปมจ านวนใกลเคยงกน สวนใหญเปนขาราชการระดบ 3-6 และมการศกษาระดบปรญญาตร สวนทเปนพนกงานเงนงบประมาณ พนกงานเงนรายได และลกจางชวคราว มจ านวนนอยมาก

ในสวนของค าถามการควบคมภายใน ภาพรวมของผ ตอบแบบสอบถาม สรปไดวา หนวยงานยอยสวนใหญ ไดมการปฏบตตามการควบคมทควรจะม และเรองทมการปฏบตตามการควบคมทควรจะมมากทสด คอ เรองการสรรหาบคลากรไดถกตองตามระเบยบและเหมาะสม สวนเรองทมการปฏบตตามการควบคมทควรจะมนอยทสดซงถอไดวาเปนจดออน ไดแกเรอง การฝกอบรมโดยหนวยงานสวนใหญไมมการส ารวจ ความตองการฝกอบรมของบคลากรและการจดสรรงบประมาณทรพยากรเครองมอในการปฏบตงาน และการฝกอบรม ของบคลากรยงไมเพยงพอ ซงสาเหตสวนใหญเกดจาก ผบรหารไมใหความส าคญกบการพฒนาบคลากรเทาทควรและงบประมาณมจ านวนจ ากดโดยมรายละเอยดผลการควบคมภายในตามตารางแสดงผลการควบคมภายในดานการบรหารงานบคคล(แบบ ICQ)

64

ตารางท 15 ผลการควบคมภายในดานการบรหารงานบคคล (แบบ ICQ) ปงบประมาณ 2548

เรองทประเมน จดการควบคม (จ านวนขอ)

ผลการประเมน

1.การบรหารทรพยากรบคคล 1.1 การสรรหาบคลากร 1.2 คาตอบแทน 1.3 หนาทความรบผดชอบของงงาน 1.4 การฝกอบรม

5 ขอ

4 ขอ

4 ขอ

3 ขอ

หนวยงานมการปฏบตในการสรรหาบคลากรไดถกตองตามระเบยบและเหมาะสม โดยมการปฏบตตามการควบคมครบทง 4-5 ขอ ถงรอยละ 83.9 และเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสด มเพยงรอยละ33.93 คอเรองบญชเงนเดอนและคาจางมอตราจงใจและสามารถรกษาบคลากรใหอยกบหนวยงาน หนวยงานมการปฏบตเรองคาตอบแทนครบทง 3-4 ขอ ถงรอยละ 76.8 และเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสด มเพยงรอยละ21.43 คอ เรองการสอนงานวธเบกจายเงนเดอนและคาจางใหกบผทปฏบตงาน หนวยงานมการปฏบตตามหนาทความรบผดชอบของงาน ได ครบทง 3-4 ขอ รอยละ 78.6 โดยในสวนของการก าหนดหนาทความรบผดชอบของบคลากรเปนลายลกษณอกษร มการปฏบตสงถงรอยละ 92.8 และเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสด มเพยงรอยละ23.21 คอเรองการมอบหมายโดยหวหนางานเปนลายลกษณอกษร ในกรณทมอบหมายงานนอกเหนองานประจ า หนวยงาน มการปฏบตในเรองการฝกอบรม ครบ 3 ขอ เพยงรอยละ 44.6 และเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสด มถง 2 ขอ คอการส ารวจความตองการและจดสรรงบประมาณทรพยากรเครองมอในการปฏบตงาน และการฝกอบรม ของบคลากรอยางเพยงพอ

65

เรองทประเมน จดการควบคม (จ านวนขอ)

ผลการประเมน

1.5 การปฏบตงานของบคลากร 1.6 การสอสาร

4 ขอ

3 ขอ

หนวยงานมการควบคมในเรองการปฏบตงานของบคลากร ครบท ง 3-4 ขอ ถงรอยละ 60.7 และเรองทหนวยงานไมปฏบตตามการควบคม ม 2 ขอ คอ การยกยองหรอใหรางวลแกบคลากรทมผลการปฏบตงานสงกวามาตรฐานก าหนด รอยละ 26.79 และการปรบปรงการปฏบตงานของบคคลทปฏบตงานต ากวามาตรฐานทก าหนด รอยละ 23.21 หนวยงานมการปฏบตในเรองการสอสารครบทง 3 ขอ ถงรอยละ 58.9 และเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสด มเพยงรอยละ30.36คอ เรองการก าหนดใหผบรหารตดตามผลและตอบขอเรยกรองและขอแนะน าของบคลากร

จากผลการประเมนตนเองของหนวยงานยอยขางตน คณะกรรมการจดท าระบบการควบคม

ภายในมหาวทยาลยเกษตรศาสตรไดพจารณาระดบความเสยงในภาพรวมของมหาวทยาลยโดยพจารณา ผลกระทบของความเสยงและโอกาสทจะเกดความเสยงดงน

- ผลกระทบความเสยง พจารณาจากรอยละของจ านวนหนวยงานทงหมดทไมมการปฏบตตามการควบคมทควรจะม ซงจะสงผลกระทบตอประสทธผลและประสทธภาพของการบรหารงานบคคลในมหาวทยาลย โดยแบงผลกระทบออกเปน 5 ระดบ คอ นอยมาก นอย ปานกลาง คอนขางรนแรง และรนแรงทสด

- โอกาสทจะเกดความเสยง พจารณาจากโอกาสทหนวยงานยอยประเมนตนเองวาไมมการปฏบตตามการควบคมทควรจะม เปนจ านวนรอยละของหนวยงานยอยทงหมด โดยแบงโอกาสออกเปน 5 ระดบ คอ นอยมาก นอย ปานกลาง คอนขางมาก และ มากทสด

ผลการประเมนระดบความเสยงดงกลาว อยในระดบนอย ถงปานกลางซงมหาวทยาลยฯ ถอวา ไมพบจดออนทมนยส าคญ แสดงไดตามตาราง

66

ตารางท 16 แสดงระดบความเสยงของมหาวทยาลย ดานการบรหารงานบคคล (จาก ICQ)

โอกาสทจะเกดความเสยง

ผลกระท

บของคว

ามเสยง

ระดบความเสยงดานการบรหารงานบคคล (จาก ICQ)

นอย

ปานกลาง

สง

สงมาก

0 1 2 3 4 5

1

2

3

4

5

A

KLM

H I

B C D EFG

J

ดานการเงนบญช วตถประสงคของการประเมน เพอใหทราบวามหาวทยาลย ไดมการ

ควบคมดานการเงนบญชอยางเพยงพอและเหมาะสม เพอชวยใหผบรหารเกดความมนใจวาการด าเนนงานของมหาวทยาลยจะบรรลตามวตถประสงคอยางมประสทธภาพและประสทธผล ทงนมหาวทยาลยไดก าหนดการควบคมทควรจะมไว จ านวน 65 ขอ เพอใหหนวยงานยอยประเมนตนเองวามการปฏบตหรอไม และในปงบประมาณ พ.ศ. 2548 น มหนวยงานยอย จ านวน 43 หนวยงาน ไดประเมนตนเองตามแบบสอบถามการควบคมดงกลาว ในการวเคราะหขอมลจากแบบสอบถาม ใชโปรแกรมส าเรจรปทางสถต SAS version 9.1.3 มาประมวลผล โดยใชสถตเชงพรรณนามาวเคราะหขอมล แบงเปน 2 สวน คอ ขอมลทวไปของกลมตวอยาง และแบบสอบถามการควบคมภายในหนวยงาน โดยแสดงผลเปนความถและรอยละของหนวยงาน สรปผลขอมลทวไปของหนวยงาน

1. จ านวนบคลากรทปฏบตงานดานการเงนและบญชของหนวยงานระดบส านกเลขานการโดยเฉลย 2.72 คน หรอมบคลากรดานการเงนและบญช 2-3 คน คอรอยละ 56.41 ของหนวยงาน

2. จ านวนบคลากรทปฏบตงานดานการเงนและบญชระดบส านกงานเลขานการเปนขาราชการเฉลย 1.19 คน คดเปนรอยละ85.37 ของงานการเงนและบญช เปนขาราชการระดบ 3-6 ไมเกน 2 คนและขาราชการระดบ 7 จ านวน 1 คน มอย 7 หนวยงาน คดเปนรอยละ 16.27 สวนใหญ

67

ประมาณรอยละ 70 ของหนวยงาน ไมมพนกงานเงนรายไดและพนกงานเงนงบประมาณ และรอยละ 87.80 ของหนวยงานมลกจางชวคราวไมเกน 2 คน

3. จ านวนบคลากรทปฏบตงานดานการเงนและบญชระดบส านกงานเลขานการปฏบตงาน โดยต าแหนง 2.32 คน หรอ 2-3 คน หรอรอยละ 81.08 ของหนวยงานปฏบตโดยต าแหนง เปนเจาหนาทต าแหนงอนแตไดรบมอบหมายใหปฏบตงานดานการเงนและบญชมนอยมาก เปนรอยละ 54.76 ไมมเลย ม 1 คน ทไมไดปฏบตงานการเงนบญชโดยต าแหนง รอยละ 42.86 ไมมเจาหนาทต าแหนงอน แตไดรบมอบหมายใหท าหนาทการเงนและบญชรอยละ 74.42 สวนเจาหนาทต าแหนงอนและไดรบมอบหมายใหท าดานการเงนและบญช เปนเจาหนาทมวฒการศกษาดานการเงน การธนาคาร/การบญชโดยตรง

4. เนองจากบคลากรดานการเงนและบญชของหนวยงาน ในระดบส านกงานเลขานการมนอย ดงนน ในแตละชวงอายของการปฏบตงานจะมจ านวนคนนอยเฉลยแลวประมาณ 1 คน สวนดานวฒการศกษารอยละ 93.55 จบปรญญาตร

ในสวนของค าถามการควบคมภายใน ภาพรวมของผตอบแบบสอบถาม สรปไดวา หนวยงานยอยสวนใหญ ไดมการปฏบตตามการควบคมทควรจะม และเรองทมการปฏบตตามการควบคมมากทสด คอ เรองการน าเงนสงคลง โดยวธการทเหมาะสมท าใหเกดความปลอดภยและภายในระยะเวลาตามทระเบยบก าหนด และมการสอบยนความถกตองระหวางผสงกบผรบอยางสม าเสมอ สวนเรองทมการปฏบตนอยทสดซงถงไดวาเปนจดออนของการควบคมม 2 เรอง ไดแก 1. การรบเงน โดยหนวยงานสวนใหญไมมการก าหนดใหเจาหนาทการเงนบนทกเปนลายลกษณอกษรกรณมเงนขาดบญช สาเหตสวนใหญหนวยงานไมมการก าหนดแนวปฏบตทชดเจนหากมกรณเงนขาดบญช และ 2. ขอมลทางการเงน โดยหนวยงานสวนใหญไมมการฝกอบรมอยางเพยงพอใหแกเจาหนาทการเงนและบญช สาเหตสวนใหญเนองจากผบรหารไมใหความส าคญกบขอมลทางการเงนเทาทควร โดยมรายละเอยดผลการควบคมภายในตามตารางแสดงผลการควบคมภายในดานการเงนบญช (แบบ ICQ) ตารางท 17 ผลการควบคมภายในดานการเงนและบญช (แบบ ICQ) ปงบประมาณ 2548

เรองทประเมน จดควบคม (จน.ขอ) ผลการประเมน 1.เงนสดและเงนฝากธนาคาร 1.1 การรบเงน

18 ขอ

หนวยงานมการปฏบตตามขอก าหนดการควบคมภายในเรองการรบเงน จ านวน 15 ขอขนไปเพยงรอยละ 20.40 และเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสดมถง รอยละ 34.09 คอ การ

68

ก าหนดใหเจาหนาทการเงนบนทกเปนลายลกษณอกษร กรณมเงนขาดบญช

เรองทประเมน จดควบคม (จน.ขอ) ผลการประเมน 1.2 การจายเงน 1.3 เงนสดในมอ 1.4 การน าเงนสงคลง 1.5 การบนทกบญช 1.6 เงนทดรองจากเงน รายได

2. รายงานดานการเงน 2.1 ขอมลการเงน

2.2 รายงานทางการเงน

16 ขอ

6 ขอ

2 ขอ

4 ขอ

7 ขอ

6 ขอ

6 ขอ

หนวยงานมการปฏบตตามขอก าหนดการควบคมภายในเรองการจายเงน จ านวน 13 ขอขนไป มรอยละ 59.10 และในเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสดมถง 29.55 คอ เรอง ยกเลกการจายเงนกรณมปญหาเรยกรองกบเจาหน หนวยงานมการปฏบตตามขอก าหนดการควบคมเรองเงนสดในมอครบทง 6 ขอ มรอยละ 43.20 และในเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสดมถงรอยละ 27.27 คอ การก าหนดใหเจาหนาทรายงานใหผมอ านาจทราบโดยเรว เมอพบวามเงนสดสญหาย หนวยงานมการควบคมในการน าเงนสงคลง ครบทง 2 ขอ มรอยละ 100.00 หนวยงานมการปฏบตตามการควบคมในเรองการบนทกบญช ครบทง 4 ขอ มรอยละ 68.20 และในเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสด มเพยงรอยละ 11.39 ม 3 เรอง คอ 1 การบนทกการจายเงนในบญชเงนสดภายในวนทจายเงน 2. การบนทกเงนทน าฝากในบญชเงนฝากธนาคาร ภายในวนท าการหรอวนถดไป และ 3.การกระทบยอดเงนฝากทกสนเดอน หนวยงานสวนใหญมการปฏบตตามการควบคมในเรองเงนทดรองจากเงนรายได จ านวน 5 ขอขนไป มรอยละ 81.8 และในเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสดมเพยงรอยละ 18.18 คอ เรองการรายงานลกหนทไมช าระตามก าหนด

หนวยงานสวนใหญปฏบตตามการควบคมในเรองขอมลการเ งนจ านวน 5 -6 ขอ มรอยละ 86.3 และในเ รองทหนวยงานไมปฏบตมากทสดมถง รอยละ 34.09 คอ เรองการฝกอบรมอยางเพยงพอใหแกเจาหนาทการเงนและบญช

หนวยงานสวนใหญมการปฏบตตามการควบคมภายใน จ านวน 5-6 ขอ มรอยละ 86.30 และในเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสดมเพยงรอยละ 11.36 ม 2 เรอง คอ1.การก าหนดแผนการปฏบตเพอใหมนใจวาการจดท ารายงาน

69

ทางการเงนจะแลวเสรจภายในเวลาตามทก าหนดและ 2.การทบทวนรายงานการเงนเปนครงคราว เพอใชประโยชนในการบรหาร

จากผลการประเมนตนเองของหนวยงานยอยขางตน คณะกรรมการจดท าระบบการควบคมภายในมหาวทยาลยเกษตรศาสตรไดพจารณาระดบความเสยงในภาพรวมของมหาวทยาลยโดยพจารณา ผลกระทบของความเสยงและโอกาสทจะเกดความเสยงดงน

- ผลกระทบความเสยง พจารณาจากรอยละของจ านวนหนวยงานทงหมดทไมมการปฏบตตามการควบคมทควรจะม ซงจะสงผลกระทบตอความครบถวน ถกตองดานการเงนของมหาวทยาลย โดยแบงผลกระทบออกเปน 5 ระดบ คอ นอยมาก นอย ปานกลาง คอนขางรนแรง และรนแรงทสด

- โอกาสทจะเกดความเสยง พจารณาจากโอกาสทหนวยงานยอยประเมนตนเองวาไมมการปฏบตตามการควบคมทควรจะม เปนจ านวนรอยละของหนวยงานยอยทงหมด โดยแบงโอกาสออกเปน 5 ระดบ คอ นอยมาก นอย ปานกลาง คอนขางมาก และ มากทสด

ผลการประเมนระดบความเสยงดงกลาว อยในระดบนอย ถงปานกลางซงมหาวทยาลยฯ ถอวา ไมพบจดออนทมนยส าคญ แสดงไดตามตาราง

ตารางท 18 แสดงระดบความเสยงของมหาวทยาลย ดานการเงน บญช (จาก ICQ)

โอกาสทจะเกดความเสยง

ผลกระท

บของคว

ามเสยง

ระดบความเสยงดานการเงน บญช (จาก ICQ)

นอย

ปานกลาง

สง

สงมาก

0 1 2 3 4 5

1

2

3

4

5

A

KL

MO

N

JI

B C D EFGH

70

ดานพสด มวตถประสงคของการประเมน เพอใหทราบวามหาวทยาลย ไดมการควบคมดาน

พสดอยางเพยงพอและเหมาะสม เพอชวยใหผบรหารเกดความมนใจวาการด าเนนของมหาวทยาลยจะบรรลตามวตถประสงคอยางมประสทธภาพและประสทธผล ทงน มหาวทยาลยไดก าหนดการควบคมทควรจะมไว จ านวน 67 ขอ เพอใหหนวยงานยอยประเมนตนเองวามการปฏบตหรอไมและในปงบประมาณ 2548 มหนวยงานยอย จ านวน 46 หนวยงาน ไดประเมนตนเองตามแบบสอบถามการควบคมดงกลาว ในการวเคราะหขอมลจากแบบสอบถาม ใชโปรแกรมส าเรจรปทางสถต SAS version 9.1.3 มาประมวลผล โดยใชสถตเชงพรรณนามาวเคราะหขอมล แบงเปน 2 สวน คอ ขอมลทวไปของกลมตวอยาง และแบบสอบถามการควบคมภายในหนวยงาน โดยแสดงผลเปนความถและรอยละของหนวยงาน สรปผลขอมลทวไปของหนวยงาน

1. จ านวนบคลากรทปฏบตงานดานพสดของหนวยงาน ระดบส านกงานเลขานการ โดยเฉลยเทากบ 2.18 คน หรอหนวยงานระดบส านกเลขานการมเจาหนาทพสดประมาณ 2-3 คน

2. จ านวนบคลากรทปฏบตงานดานพสดมสถานภาพเปนขาราชการ เฉลย 1.53 คน หรอประมาณ 1-2 คน เปนขาราชการระดบ 3-6 เฉลย 1-2 คน ระดบ 7 ขนไปม 5 หนวยงาน สวนพนกงานเงนงบประมาณ พนกงานเงนรายได และลกจางชวคราวมนอย เฉลยประมาณหนวยงานละ 1 คน

3. จ านวนบคลากรทปฏบตงานดานพสดของหนวยงาน ปฏบตโดยต าแหนงเฉลยไมเกน 2 คน และเปนเจาหนาทต าแหนงอนแตไดรบมอบหมายใหปฏบตหนาทพสด เฉลยไมเกน 1 คน

4. บคลากรทปฏบตงานดานพสดประมาณรอยละ 80 จบปรญญาตร ในสวนของค าถามการควบคมภายใน ภาพรวมของผตอบแบบสอบถาม สรปไดวา หนวยงาน

ยอยสวนใหญ ไดมการปฏบตตามการควบคมทควรจะม และเรองทมการปฏบตตามการควบคมมากทสดคอ การจดหาวสดและครภณฑ ไดตรงตามความตองการของผใชและด าเนนการจดซอถกตองตามระเบยบ และมความโปรงใส สวนเรองทมการปฏบตนอยทสดซงถอไดวาเปนจดออนของการควบคม ไดแก ไมมการหาสาเหตกรณททรพยสนไมคอยมการใชงาน ซงสาเหตสวนใหญเกดจากไมมการก าหนดมาตรการปองกนดแลรกษาพสดทส าคญเพอมใหเสยหาย และผควบคมไมใสใจ ไมรอบคอบและไมระมดระวง โดยมรายละเอยดผลการควบคมภายในตามตารางแสดงผลการควบคมภายในดานการบรหาร (แบบICQ)

71

ตารางท 19 ผลการควบคมภายในดานพสด (แบบ ICQ) ปงบประมาณ 2548

เรองทประเมน จดการควบคม (จ านวนขอ)

ผลการประเมน

ดานพสด 1.เรองทวไป

2. ทรพยสน 2.1 ความเหมาะสมของการใชทรพยสน 2.2 การดแลทรพยสน 3. วสดและครภณฑ 3.1 การก าหนดความตองการวสดและครภณฑ 3.2 การจดหาวสดและครภณฑ

5 ขอ

3 ขอ

14 ขอ

4 ขอ

14 ขอ

หนวยงานสวนใหญมการปฏบตในเรองการก าหนดและแบงแยกหนาหนาทความรบผดชอบไวอยางชดเจน ถงรอยละ 67.4 และเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสดมถงรอยละ 29.55 คอ ผทท าหนาทจดซอและ/หรอผตรวจรบพสด เปนผก าหนดความตองการ

หนวยงานสวนใหญมการปฏบตเกยวกบการใชทรพยสนอยางเหมาะสม ถงรอยละ 90.7 และเรองทหนวยงานทไมปฏบตมากทสดมเพยงรอยละ 18.18 คอ กรณทรพยสนทมมลคาสง ไมมการก าหนดใหใชเฉพาะผทไดรบอนตามตามใบยม/การใชทรพยสนเทานน หนวยงานบางสวนมการปฏบตในเรองการดแลทรพยสนอยางเหมาะสมพอควร เพยงรอยละ 35 และเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสดมถงรอยละ 56.82 คอ ไมมการหาสาเหตกรณททรพยสนไมคอยมการใชงาน หนวยงานสวนใหญมการปฏบตในเรอง ใหผใชพสดเปนผ ก าหนดความตองการวสดและครภณฑ สงถงรอยละ 95.34 และเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสดมถงรอยละ 31.82 คอ ไมมการก าหนดเวลาทเหมาะสมและเพยงพอ ใหผใชพสดแจงความตองการ ท าใหมการจดหาโดยวธพเศษ โดยอางความเรงดวน หนวยงานสวนใหญมการปฏบต ในเรอง การจดหาพสดตรงตามทรบแจงไวและมการปดประกาศสอบราคา ประกวดราคาไวในทเปดเผย และจดสงใหผทเกยวของตามระเบยบ ฯสงถงรอยละ 98.84 และเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสดมถงรอยละ 45.45 คอ การสบเปลยนหมนเวยนเจาหนาทจดหา

72

เรองทประเมน จดการควบคม

(จ านวนขอ) ผลการประเมน

3.3 การตรวจรบพสดและครภณฑ 3.4 การควบคมและการแจกจายวสด ครภณฑ 3.5 การบ ารงรกษาครภณฑ 3.6 การจ าหนายครภณฑ

8 ขอ

12 ขอ

3 ขอ

4 ขอ

หนวยงานสวนใหญมการปฏบตในเรองการตรวจรบพสดและครภณฑ ถงรอยละ 95.3 และเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสดมถงรอยละ 38.64 คอ การชงน าทดสอบ(พสดบางประเภท) หนวยงานสวนใหญมการปฏบตในเรองการควบคมและการแจกจายวสด ครภณฑ ถงรอยละ 81.4 และเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสดมถงรอยละ 22.73 คอ ไมมการสอบสวนหาผรบผดทางแพง ในกรณทครภณฑสญหายหรอเสยหาย โดยไมทราบสาเหต รวมท งสถานทจดเกบวสดและครภณฑมไมเพยงพอ หนวยงานสวนใหญมการปฏบตในเรอการจดท าแผนการด าเนนการบ ารงรกษา ถงรอยละ 69.76 และเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสดมถงรอยละ 38.64 คอ การจดอบรมหรอมคมอการบ ารงรกษา หนวยงานสวนใหญมการปฏบตในเรองการจดท ารายงานการจ าหนายครภณฑออกจากบญช ถงรอยละ 76.8 และเรองทหนวยงานไมปฏบตมากทสดมเพยงรอยละ 18.18 คอ การจ าหนายครภณฑเปนสญ ไมมการไดรบอนมตโดยผมอ านาจ

จากผลการประเมนตนเองของหนวยงานยอยขางตน คณะกรรมการจดท าระบบการควบคม

ภายในมหาวทยาลย เกษตรศาสตรไดพจารณาระดบความเสยงในภาพรวมของมหาวทยาลยโดยพจารณา ผลกระทบของความเสยงและโอกาสทจะเกดความเสยงดงน

- ผลกระทบความเสยง พจารณาจากรอยละของจ านวนหนวยงานทงหมดทไมมการปฏบตตามการควบคมทควรจะม ซงจะสงผลกระทบตอประสทธภาพและประสทธผลในการบรหารพสดของมหาวทยาลย โดยแบงผลกระทบออกเปน 5 ระดบ คอ นอยมาก นอย ปานกลาง คอนขางรนแรง และรนแรงทสด

- โอกาสทจะเกดความเสยง พจารณาจากโอกาสทหนวยงานยอยประเมนตนเองวาไมมการปฏบตตามการควบคมทควรจะม เปนจ านวนรอยละของหนวยงานยอยทงหมด โดยแบงโอกาสออกเปน 5 ระดบ คอ นอยมาก นอย ปานกลาง คอนขางมาก และ มากทสด

73

ผลการประเมนระดบความเสยงดงกลาว อยในระดบนอย ถงปานกลางซงมหาวทยาลยฯ ถอวา ไมพบจดออนทมนยส าคญ แสดงไดตามตาราง

ตารางท 20 แสดงระดบความเสยงของมหาวทยาลย ดานพสด (จาก ICQ)

โอกาสทจะเกดความเสยง

ผลกระท

บของคว

ามเสยง

ระดบความเสยงดานพสด (จาก ICQ)

นอย

ปานกลาง

สง

สงมาก

0 1 2 3 4 5

1

2

3

4

5

A BCDE FGH I

KJ

LMN O

V

PQ R ST

U

74

แผนการปรบปรงระบบการควบคมภายใน จากผลการประเมนทงแบบ ปม. และ แบบ ICQ

จากผลการประเมน 5 องคประกอบของมาตรฐานการควบคมภายในและดานการบรหาร, ดานการบรหารงานบคคล, ดานการเงนบญชและดานการพสด ทประเมนจากแบบ ปม. และแบบ ICQ หนวยงานยอยไดพจารณาและจดท าแผนการปรบปรงการควบคมภายในแตละดานนน คณะกรรมการจดท าระบบการควบคมภายใน มหาวทยาลยเกษตรศาสตร ไดวเคราะหและจดท าแผนการปรบปรงการควบคมภายใน ในภาพรวมของมหาวทยาลยเกษตรศาสตร ก าหนดใหวางแผนตงกลมมผรบผดชอบ ไดแก คณะกรรมการพฒนาการปฏบตราชการ, คณะกรรมการด าเนนงานโครงการพฒนาระบบงบประมาณพสด การเงนและบญชกองทน โดยเกณฑพงรบพงจาย ลกษณะ 3 มต, คณบด ผอ านวยการสถาบน/ ส านก, เลขานการคณะ/ สถาบน/ ส านก , ผอ านวยการกองการเจาหนาท, ผอ านวยการกองแผน, ผอ านวยการส านกงานกฎหมาย, ผอ านวยการกองคลง, หวหนางานการเงนและบญชหรอผทไดรบมอบหมายและหวหนางานพสดกองคลง ด าเนนการใหแลวเสรจ ภายใน 30 กนยายน 2548 ซงจดออนการควบคมหรอความเสยงทยงมอยท งมหาวทยาลย พจารณาปรบปรงมดงน

ตารางท 21 แผนการปรบปรงการควบคมภายใน ปงบประมาณ 2548

จดออนการควบคมหรอความเสยงทยงมอย

ปจจยเสยง/สาเหต การปรบปรง

1. ดานการบรหาร - แผนยทธศาสตรบางหนวยงานไมสอดคลองกบแผนยทธศาสตรของมหาวทยาลยและประเทศ - บางหนวยงานแผนยทธศาสตรไมสามารถตอบสนองวสยทศนและภารกจของหนวยงาน รวมท งแผนปฏบตงานทไดกไมสอดคลองกบแผนยทธศาสตร - ไมทราบผลการด าเนนงานทแทจรงและทนกาล -บคลากรในหนวยงานไมทราบและไมเขาใจในแผนยทธศาสตรและแผนปฏบตงานของหนวยงาน - การจดสรรทรพยากรในบาง

- ขาดบคลากรทมความรและความช านาญในการวเคราะหและจดท าแผนยทธศาสตรและแผนปฏบตงาน - ขอมลในการวเคราะหและจดท าแผนยทธศาสตร ไ มครอบคลมวสยทศนและภารกจของหนวยงาน

- การบรหารความเสยงย งไมค ร อ บ ค ล ม ท ก ห น ว ย ง า น ใ นมหาวทยาลย

-ระบบการตดตามและประเมนผลตามแผนฯ ของมหาวทยาลยยงไมชดเจนเทาทควร - บคลากรทรบผดชอบขาดความเขาใจและความช านาญในเรองการ

- จดอบรมเชงปฏบตการใหบคลากรระดบบรหารและระดบปฏบตการ เรอง การจดท าแผนยทธศาสตรและแผนปฏบตการ - จดใหมระบบการบรหารความเสยงในทกหนวยงานของมหาวทยาลย - จดระบบการตดตาม ประเมนผลและรายงานผลการด าเนนงานตามแผน - จ ด อบ รม เ ช ง ป ฏ บ ต ก า ร ให แ กบคลากรในเรอง การตดตาม ประเมนและรายงานผล - เพมชองทางการสอสารในเรองแผนฯ ใหมความหลากหลาย เชน การประชมระดบหนวยงาน การจดโครงการ

75

จดออนการควบคมหรอความเสยงทยงมอย

ปจจยเสยง/สาเหต การปรบปรง

หนวยงานไมสอดคลองกบแผนฯ รวมทงขาดความเหมาะสม คมคา ไมกอใหเ กดประสทธภาพและประสทธผล

ตดตามประเมนผล - ช องทางการ สอสารแผนฯ สบคลากรยงไมครอบคลมทกระดบและไมเพยงพอ - บคลากรขาดความใสใจในการรบรและความเขาใจในแผนฯ - ไมมการวเคราะหความคมคาในการจดสรรทรพยากรใหสอดคลองกบแผนฯ - ก า ร จ ด ท า ร ะ บบ ฐ าน ขอ ม ลทรพยากรไมเปนปจจบน - บคลากรขาดความช านาญในการจดท าระบบบญชตนทน

สมมาท ฐ สอ อ เลกทรอนกส และเอกสาร เปนตน และใหผบรหารเนนย าเรองแผนฯของหนวยงาน - ใหห น ว ย ง านก าหนดนโยบ าย วเคราะหและวางแผนการใชทรพยากรใหครอบคลม เหมาะสม คมคา - พฒนาระบบฐานขอมลทรพยากรของหนวยงานใหเปนปจจบน ไดแก ขอมลบคลากร ครภณฑและทรพยสน การเงน - จ ด อบ รม เ ช ง ป ฏ บ ต ก า ร ให แ กบคลากรในเรอง การค านวณตนทน เพอสงเสรมใหเกดการค านวณตนทนของแตละกระบวนการด าเนนงานทส าคญ

2. ดานการบรหารงานบคคล -บางหนวยงานไดแผนก าลงคนทไมเพยงพอและเหมาะสมกบภาระงาน -ไมสามารถรกษาบคลากร ท มคณภาพไวในองคกรได -บางหนวยงานไมทราบถงผลการด าเนนงานดานการบรหารบคคล วาเปนไปตามวตถประสงคของหนวยงานและมประสทธภาพหรอไม -บางหนวยงานไมสามารถลดการกระท าผดวนยใหลดนอยลงได

- บคลากรขาดความร ความเขาใจ เ ก ยวกบการวางแผนว เ คราะ หอตราก าลง - ไมมแผนสงเสรมความกาวหนาในหนาทราชการของบคลากร - ขาดระบบการตดตาม / ประเมนผล ดานการบรหารงานของ มหาวทยาลยฯ - ขนตอนในการพจารณาเรองรองทกขยงมความลาชา

- จดท ากระบวนการและเปลยนเรยนรในเรอง การวเคราะหและวางแผนอตราก าลง - จดอบรมเชงปฏบตการแกบคลากรในเ รองการวเคราะหและวางแผนอตราก าลง - จดท าแผนสงเสรมความกาวหนาในหนาทการงานของบคลากร - ใหมการตดตามประเมนผลการบรหารงานของบคลากรของ มหาวทยาลยฯ - ก าหนดเวลาในการพจารณาเรองรองทกขใหรวดเรวขน ในแตละขนตอน

76

จดออนการควบคมหรอความเสยงทยงมอย

ปจจยเสยง/สาเหต การปรบปรง

3. ดานการเงนบญช -บางหนวยงานไมทราบถงผลการด าเนนงานดานการเงนบญชวามประสทธภาพหรอไม -ขอมลทไดจากการบนทกบญชไมครบถวนและไมเปนปจจบนในบางหนวยงาน -บางหนวยงานระบบบญชปจจบนไ ม เหมาะสมกบ กจกรรมของหนวยงาน -ข อ ม ล ท า ง ก า ร เ ง น ไ ม เ ป นประโยชนตอผบรหารเทาทควร -รายงานทางการเงนไมครบถวน ถกตอง ไมเปนไปตามระเบยบ ลาชา และไมเปนปจจบน - บางหนวยงานไมจดท างบพสจนยอดเงนฝากธนาคารเงนทดรองราชการ - บางหนวยงานจดท างบพสจนยอดฝากธนาคารเงนทดรองราชการไมถกตองและไมเปนปจจบน - เงนทไมระบทมา บางหนวยงานไมไดส ง คนผ จ ายห รอฝาก เขาธนาคารในบญชพกเพอรอการตรวจสอบ - การจายเงนและการบนทกบญชท าโดยเจาหนาทคนเดยวกน

- ไมมการตดตาม/ประเมนผลการด า เ น น ง านอย า ง ต อ เ น อ ง และสม าเสมอ - รปแบบของรายงานผล เหมาะสม และไมนาสนใจ - เจาหนาททมาจดเกบขอมล ไมไดรบการอบรมหรอเรยนรระบบงานทถกตอง - ไมมรายงานลกหนทไมช าระตามเวลาทก าหนด - การบนทกบญชไมเปนปจจบน - ผ ปฏบตงานไมมการสอบทานอยางสม า เสมอ เ พยงพอและมประสทธภาพ - ขอมลทางบญชไมสามรถแสดงผลการด าเนนงานทครบถวน ถกตองภายในรอบระยะเวลาบญช ท าใหผบรหารตดสนใจไมทนการณ - หวหนางานมภาระงานมาก ท าใหมการก ากบ ดแลไมสม าเสมอ - เจาหนาทขาดความร ความเขาใจ ในการบนทกบญช - เจาหนาทปฏบตงานมภาระงานมาก และท างานไมรอบคอบ - ผ บ รหารไมใหความสนใจกบรายงานเทาทควร - ไมมแนวปฏบตทชดเจนเกยวกบเงนทไมระบทมา - ไมมการแบงแยกหนาทใหชดเจน

- มการตดตาม ประเมนผลระบบบญชกองทน 3 มต หลงจากน ามาใชอยางสมบรณแลว - ปรบเปลยนรปแบบการรายงานผลการด าเนนงาน ใหทนสมย กระชบ ทนเวลาและเขาใจงาย - ใหมการก ากบดแลรายงานลกหนทไมช าระตามก าหนดเวลา - ก าหนดให เ จาหนา ทการ เ งนสงเอกสารใหผบนทกบญชทกวนหรอในวนท าการถดไป - มหาวทยาลยน าระบบบญชเกณฑคงคางมาใช - จดอบรมใหความร ความเขาใจแกผบรหาร เกยวกบงบการเงนและการบรหารงาน - จดท าคมอการบนทกบญชเกณฑคงคาง - จดอบรมเพอใหความร ความเขาใจ ในเรองการบนทกบญชเกณฑคงคาง - มอบหมายใหมผรบผดชอบใหชดเจนในการจดท างบพสจนยอดเงนฝากธนาคารทกสนเดอน - ก าหนดและมอบหมายผรบผดชอบสอบทานความถกตอ ง งบพ ส จนยอดเงนฝากธนาคาร - จดท ารายงานสงผดปกตใหผบรหารทราบ - ก าหนดแนวปฏบต กรณเงนทไมระบท ม า ได ส ง ค นผ จ า ยห ร อฝาก เ ข าธนาคารในบญชพกเพอรอการตรวจ

77

จดออนการควบคมหรอความเสยงทยงมอย

ปจจยเสยง/สาเหต การปรบปรง

ธน าค า ร ในบญ ชพก เ พ อ ร อก า รตรวจสอบ - ใหมค าสงมอบหมายงานดานการเงนและดานบญชไมให เ ปนบคคลคนเดยวกน

4. ดานการพสด - บางหนวยงาน แผนการจดหาป ร ะ จ า ป ไ ม ส อ ด ค ล อ ง ก บงบประมาณและระยะเวลาไ มเปนไปตามความตองการของผใช - บางหนวยงานพสดมการสญหายหรอช ารดเสยหายและไมไดรบการบ ารงรกษาอยางเหมาะสม - บางหนวยงานมการตรวจรบพสดไม ถกตองตาม Spec. จ านวน ทไดรบไมครบถวนตามจ านวนและไมไดเปนไปตามระเบยบก าหนด - บางหนวยงานไมมการจ าหนายพสดทเสอมสภาพหรอหมดความจ าเปนในการใชงาน

- ไมจดท าแผนการจดหาครภณฑและแผนการจดหาวสด - ไมส ารวจระยะเวลาและความตองการของผใช - ไมมการบนทกทะเบยนทรพยสนและบญชวสดใหเปนปจจบน - ไมมการก าหนดมาตรการปองกนดแลรกษาพสดทส าคญ เพอมใหเสยหายหรอสญเสย และสถานทจดเกบไมเพยงพอ - ก ร ร ม ก า ร ต ร ว จ ร บ พส ด ไ มตรวจสอบพสดใหถกตองครบถวน ตรงตามสญญาทก าหนดไว - คณะกรรมการไมตรวจรบพสดทนททไดรบพสด - ไมมการส ารวจขอมลพสดและรายงานพสดทช ารด ลาสมย หรอหมดความจ าเปน - เจาหนาทไมมความร ความเขาใจ ในเรองการจ าหนายพสดและการตดพสดออกจากบญช/ทะเบยนคม

- จดใหมการประชมชแจงเ รองการจดท าแผน การจดหาประจ าปกอนเรมตนปงบประมาณถดไป - ใหมการตรวจสอบพสดและสถานทเกบรกษาอยางสม าเสมอ เพอใหอยในสภาพทปลอดภย - ใหมการท าทะเบยนบนทกจ านวนครงการใชงานทรพยสน พรอมทงหาสาเหตกรณทรพยสนไมคอยมการใชงาน เชน เครองมอวทยาศาสตร เปนตน - ใ ห จ ด ท า แ ผน ก า ร บ า ร ง ร ก ษ าท รพย สน พ รอมราย ง านผลการบ ารงรกษาตอหวหนาหนวยงาน - จดอบรมใหความรเรองการตรวจรบพสดใหแกหนวยงานยอย - จดอบรมใหความรเรองการจ าหนายใหแกหนวยงานยอย

78

ระบบบรหารความเสยงและการควบคมภายในขององคกรอน ในการศกษาวจยครงน ผวจยไดศกษาขอมลเกยวกบการบรหารความเสยงและการควบคมภายในขององคกรอนทมลกษณะคลายกนกบมหาวทยาลยเกษตรศาสตร เพอน าผลทไดมาประกอบการพจารณาจดท าระบบการควบคมภายในของมหาวทยาลย ซงขอบเขตการศกษาครงน เปนการศกษาขอมล เกยวกบการบรหารความเสยงและการควบคมภายในของมหาวทยาลยภาครฐ 3 แหง คอ จฬาลงกรณมหาวทยาลย มหาวทยาลยธรรมศาสตร และมหาวทยาลยเชยงใหม ดวยวธการสมภาษณ กรรมการและเลขานการคณะกรรมการบรหารความเสยงจฬาลงกรณมหาวทยาลย กรรมการและเลขานการคณะกรรมการตดตามการประเมนผลและการวางระบบการควบคมภายในมหาวทยาลย- ธรรมศาสตร และผอ านวยการส านกงานตรวจสอบภายในมหาวทยาลยเชยงใหม ซงผลการศกษา พบวาในเรองการบรหารความเสยงซงเปนเรองคอนขางใหมนน ทง 3 มหาวทยาลยยงอยในชวงของการเตรยมความพรอม จงยงไมมการด าเนนงานในเรองบรหารความเสยงอยางเปนรปธรรมแตอยางใด สวนในเรองการควบคมภายในนน ทง 3 มหาวทยาลยไดมการด าเนนการตามระเบยบทคณะกรรมการตรวจเงนแผนดนก าหนดซงเรมตงแตป พ.ศ.2544 สรปไดดงน

1. โครงสรางการควบคมภายใน จากการสมภาษณพบวา จฬาลงกรณมหาวทยาลยและมหาวทยาลยเชยงใหม ไดมการก าหนดคณะกรรมการออกเปน 2 ระดบ คอระดบมหาวทยาลยและระดบคณะ/ส านก/สถาบน สวนมหาวทยาลยธรรมศาสตรมการแตงตงคณะกรรมการเพยงระดบเดยวคอ ระดบมหาวทยาลย โดยมชอเรยก คณะกรรมการ ของแตละมหาวทยาลย แตกตางกนไป ดงน

ระดบมหาวทยาลย จฬาลงกรณมหาวทยาลย มการแตงตง คณะกรรมการบรหารความเสยงเพอท าหนาทดแลความเสยงและระบบการควบคมภายใน มหาวทยาลยเชยงใหม มการแตงต ง คณะกรรมการกลาง เพอพจารณาการจดวางระบบการควบคมภายในของมหาวทยาลยและมการแตงตงรองอธการบดฝายบรหารเปนเจาหนาทอาวโสเพอสอบทานระบบการควบคมภายใน ในภาพรวมของหนวยงาน และมหาวทยาลยธรรมศาสตรมการแตงตงคณะกรรมการตดตามการประเมนผลและการวางระบบการควบคมภายใน เพอท าหนาทในการจดวาง ประเมนผล และตดตามผลการจดวางระบบการควบคมภายในของมหาวทยาลย

ระดบคณะ/ส านก/สถาบน จฬาลงกรณมหาวทยาลย ไดมการแตงตง กรรมการประจ าหนวยงานท าหนาทในการดแลระบบการควบคมภายใน สวนมหาวทยาลยเชยงใหมมการแตงตง กรรมการประจ าคณะ/ส านก/สถาบน เพอท าหนาทในการจดวางระบบการควบคมภายในในกจกรรมตางๆ ตามนโยบายของมหาวทยาลย

79

2. นโยบายการควบคมภายใน ซงถอไดวามความส าคญยงตอความส าเรจของระบบการควบคมภายในนน ผลการสมภาษณพบวา ทง 3 มหาวทยาลยยงไมไดมการก าหนดนโยบายการควบคมภายใน ไวเปนลายลกษณอกษร แตไดมการจดประชมและแจงเวยนใหหนวยงานในสงกดทราบถงกจกรรมทจะจดวางระบบการควบคมภายใน โดยมหาวทยาลยธรรมศาสตรก าหนดใหระดบมหาวทยาลยจดวางระบบการควบคมภายในตามยทธศาสตรของมหาวทยาลยจ านวน 3 กจกรรมคอ 1. การวจย 2. การผลตบณฑต 3. การบรหารจดการ สวนในระดบหนวยงานยอย ใหจดวางระบบการควบคมภายใน ในกจกรรมท มความเ สยงสงคอ กจกรรมการเ งน บญช และพส ด สวนมหาวทยาลยเชยงใหมไดก าหนดใหทกหนวยงานภายในมหาวทยาลยจดวางระบบการควบคมภายใน ในกจกรรม 5 กจกรรมคอ การบรหารจดการ, งบประมาณ, การเงน, การบรหารบคลากร, ทรพยสน และจฬาลงกรณมหาวทยาลย ก าหนดใหระบบการควบคมภายในองอยกบระบบการประกนคณภาพและใหหนวยงานยอยก าหนดกจกรรมทจะจดวางการควบคมภายในตามสภาพแวดลอมของแตละหนวยงาน

3. แผนการด าเนนงานการจดวางระบบการควบคมภายใน ซงถอไดวาเปนเครองมอทส าคญในการถายทอดนโยบายไปสการปฏบตอยางเปนรปธรรมนน จากการสมภาษณ พบวา มเพยงมหาวทยาลยธรรมศาสตรเทานนทยงไมไดมการจดท าแผนฯโดยจฬาลงกรณมหาวทยาลยไดมการจดท าแผนฯครงแรกในปงบประมาณ 2547 เพอขอความเหนชอบจากทประชมคณบดและมการจดท าแผนอกครงในปงบประมาณ 2549 สวนมหาวทยาลยเชยงใหมจะมการจดท าแผนการด าเนนงานเปนรอบระยะเวลา 1 ป โดยในแผนจะระบวนเวลาและเรองทจะตองด าเนนการ

4. หนวยงาน/บคคลทรบผดชอบในเรองการควบคมภายใน ระบบการควบคมภายในจะเกดขนไดในหนวยงาน ตองมผรบผดชอบในการจดท าหรอตองมผรบผดชอบด าเนนการตามแผนฯทไดวางไว ซงผลการสมภาษณพบวาทง 3 มหาวทยาลย ก าหนดผรบผดชอบในเรองระบบการควบคมภายใน โดยจฬาลงกรณมหาวทยาลยไดมอบหมายใหส านกประกนคณภาพและหนวยตรวจสอบภายใน เปนหนวยงานทรบผดชอบ สวนมหาวทยาลยธรรมศาสตรไดมอบหมายใหคณะกรรมการตดตามการประเมนผลการวางระบบการควบคมภายในเปนผรบผดชอบ และมหาวทยาลยเชยงใหม ไดแบงผ รบผดชอบออกเปน 2 ระดบ คอระดบมหาวทยาลยมอบหมายให กองการเจาหนาทและส านกงานตรวจสอบภายในเปนหนวยงานทรบผดชอบ สวนระดบคณะ/ส านก/สถาบน มอบหมายใหคณะกรรมการของคณะ/ส านก/สถาบนเปนผรบผดชอบ

5. รอบระยะเวลาการประเมนและรปแบบรายงานการควบคมภายใน ระบบการควบคมภายในทดตองมการปรบเปลยนใหเหมาะสมกบสภาพแวดลอมทมการเปลยนแปลงไป จงจ าเปนจะตองมการประเมนระบบการควบคมภายใน อยางสม าเสมอเพอ ท าใหทราบถงความเพยงพอและ

80

เหมาะสมของระบบการควบคมภายใน และจากการสมภาษณ พบวา ทง 3 มหาวทยาลยไดก าหนด รอบระยะเวลาในการประเมนและรปแบบรายงานฯ ตามทระเบยบคณะกรรมการตรวจเงนแผนดนวาดวยการก าหนดมาตรฐานการควบคมภายใน พ.ศ.2544 (รายงานตามระเบยบฯ ขอ5และขอ 6) ซงก าหนดรอบระยะเวลาการประเมนตามปงบประมาณแผนดน คอรอบตงแต วนท 1 ตลาคม – 30 กนยายน ของทกป และสงรายงานผลการประเมนภายใน 90 วนนบจากวนสนปงบประมาณ

6. การใหความรแกบคลากรและการเผยแพรขอมล ขาวสาร เปน หนงในหาองคประกอบตามมาตรฐานการควบคมภายในโดยฝายบรหารตองจดใหมสารสนเทศและการสอสารทเพยงพอและเหมาะสมกบบคลากรทงภายในและภายนอกหนวยงาน โดยเฉพาะเรองของการควบคมภายในซงถอไดวาเปนเครองมอทส าคญยงตอการบรรลวตถประสงคขององคกร จากการสมภาษณ พบวาทง3 มหาวทยาลยไดใหความส าคญกบเรอง การใหความรและการเผยแพรขอมล ขาวสารใหกบบคลากรในมหาวทยาลย ซงมในหลายๆ รปแบบ เชน การจดประชม, การจดอบรม, การสมมนา,การแจงเวยนขอมลตางๆ ผานWebsite ของหนวยงานเปนตน

ตารางท 22 ผลการศกษาเรองระบบการควบคมภายในของ 3 มหาวทยาลย

เรอง จฬาลงกรณมหาวทยาลย มหาวทยาลย ธรรมศาสตร

มหาวทยาลย เชยงใหม

1. โครงสรางการควบคมภายใน

ระดบมหาวทยาลย มการแตงต งคณะกรรมการบรหารความเ สยง เพอท าหนาทดแลความเสยงและ ระบบการควบคมภายใน ระดบคณะ/ส านก/สถาบน มการแตงตงกรรมการประจ าหนวยงาน เพอท าหนาทในการดแลระบบการควบคมคมภายใน

ระดบมหาวทยาลย มการแตงตงคณะกรรมการวางระบบการควบคม ภายใน เพอท าหนาทในการจดวาง ระบบการควบคมภายในของมหาวทยาลย

-

ระดบมหาวทยาลย มการแตงต งคณะกรรมการกลางเพอพจารณาการจดวางระบบการควบคมภายในของมหาวทยาลยและแตงตงรองอธการบดฝายบรหารเปนเจาหนาทระดบอาวโสของม.ระดบคณะ/ส านก/ส านก ระดบคณะ/ส านก/สถาบน มการแตงต งคณะกรรมการประจ าคณะ/ส านก/สถาบน เพอท าหนาทในการจดวางระบบการควบคมภายในในกจกรรมตางๆ ตามนโยบายของมหาวทยาลย

81

เรอง จฬาลงกรณมหาวทยาลย มหาวทยาลย ธรรมศาสตร

มหาวทยาลย เชยงใหม

2. การก าหนดอ านาจหนาทในการจดระบบการควบคมภายใน

มการก าหนดหนาทในการจดท าไวท สวนกลางและหนวยงานยอย

- ก าหนดให ทกหนวยงานด าเนนการจดวางระบบการควบคมภายในและใหท าการประเมนอยางนอยปละครง

3.นโยบายการควบคมภายใน

ไมมการก าหนดนโยบายเกยวกบการควบคมภายในโดยเฉพาะแตองกบนโยบายขอ งมห า ว ท ย า ลย ซ ง อ ยภายใตยทธศาสตรหวขอการบ รห า รธ รรม า ภบ าล ในองคกรและใหหนวยงานยอยก าหนดกจกรรมทจะจดวางก า รค วบ ค มภ า ย ในต ามสภาพแวดลอมของแตละหนวยงาน

ระดบมหาวทยาลย เลอกวางระบบการควบ คมภายในตามยทธศาสตรของมหาวทยาลยจ านวน 3 กจกรรม คอ 1.งานวจย 2. การผลตบณฑต 3. การบรหารจดการสวน ร ะ ด บ ห น ว ย ง า น ย อ ยก าหนดระบบการควบคมภายในในเรองทมความเสยงสง คอ การเงนบญชและพสด

ก าหนดใหจดท าแผนและประเมนผลกจกรรมอยางนอย 5 กจกรรม คอ 1.ดานการบรหารจดการ 2.ดานงบประมาณ 3.ดานการเงน 4.ดานการบรหารบคลากร 5.ดานทรพยสน

4.ค ม อการจดระบบการควบคมภายใน

ขณะนยงไมไดจดท า ขณะนยงไมไดจดท า ขณะนยงไมไดจดท า

5.การจดท าแผนการด า เ น น ง า น ก า รจดระบบการควบคมภายใน

เ รมท าแผนการด าเนนงานเกยวกบระบบการควบคมภ า ย ใ น ค ร ง แ ร ก ใ นปงบประมาณ 2547 เพอขอความเหนชอบจากทประชมคณบด หลงจากน นกมการจ ด ท า แ ผ น อ ก ค ร ง ใ นปงบประมาณ 2549

ไมมการจดท าแผนการด าเนนงานเกยวกบระบบการควบคมภายใน

1.ตค.-แจงเวยนทกหนวยงานใหประเ มนผลระบบการควบคมภายใน 15พย.-คณะ/สถาบน/ส านก สงแบบประเมนผลตามทร ะ เ บ ย บ ฯ ก า ห น ด ใ หมหาวทยาลย 15ธค.-จดท าแบบประเมนผลในภาพรวมของมหาวทยาลย 30ธค.-เสนอผทเกยวของ-อธการบด

82

เรอง จฬาลงกรณมหาวทยาลย มหาวทยาลย ธรรมศาสตร

มหาวทยาลย เชยงใหม

6. ผรบผดชอบท า หนาทตดตามรายงานผลการควบคมภายในคอใคร

ส านกประกนคณภาพและ หนวยตรวจสอบภายใน

คณะกรรมการตดตามการประเมนผลการวางระบบการควบคมภายใน

ระดบมหาวทยาลย-กองการเจาหนาท , ส านกงาน ตรวจสอบภายใน ระดบคณะ/สถาบน/ส านก มอบหมายใหคณะกรรมการของคณะ/ส านก/สถาบน

7.รอบระยะเวลาการประเมนและรปแบบรายงานการควบคมภายใน

รอบระยะเวลาการประเมน 1 ต .ค . - 3 0 ก . ย . โด ย ใหห น วยง านยอยท าหน า ทป ร ะ เ ม นตน เ อ ง แ ล ว ส งรายงานการประเมนตนเองใหส านกประกน คณภาพ เพอจดท าส าเนารายงานสงใหหนวยตรวจสอบภายในไปด าเนนการประเมนผลการควบคมภายใน สวนอกทางกจดสงผลการประเมนใหอธการบดเพอลงนามในแบบประเมนองค (ปอ.1) ตามล าดบ

ร อ บ ร ะ ย ะ เ ว ล า ก า รประเมน 1 ต.ค.-30 ก.ย.รปแบบของรายง าน : ตามทคณะกรรมการตรวจเงนแผนดนก าหนด ซงคณะกรรมการตดตามการประเมนผลการวางระบบการควบคมภายในจะท าหนาทสรปรายละเอยดทหนวยงานประเมนตนเอง แลว สงใหผ ตรวจสอบอ า ว โ ส แ ล ะ ห น ว ยตรวจสอบภายใน หลงจากนนหนวยตรวจสอบฯ จะด าเนนการประเมนผลและสรปผลการประเมนเสนออธการบดตามล าดบ

รอบระยะเวลาการประเมนฯ 1 ต.ค - 30 ก.ย. รปแบบของรายงาน: ตามท คณะกรรมการตรวจเงนแผนดนก าหนดเสนอรายงานถง : อธการบด

8.งบประมาณทใชในการด าเนนงาน

ก าหนดในงบประมาณของส านกประกนคณภาพ

มหาวทยาลยจดสรรเงนงบประมาณใหในสวนของส านกงานอธการบด

ประมาณ 50,000 บาท

9.การเผยแพรขอมลและการใหความรแกบคลากรภายในองคกร

1.จดประชม อบรม สมมนา 2.เผยแพรขอมลทาง Website ของส านกประกนคณภาพ

ในชวงปแรก มการจดอบรม 2-3 ครง โดยเชญวท ย ากรจ ากภายนอก เพอใหความรแก หนวยงานยอย

1.จดประชม สมมนา 2.แจงเวยนประชาสมพนธ ขอมลตางๆใน Website 3. แจกคมอ ค าแนะน า –แผนดสก

83

ปญหาและอปสรรคในการจดท าระบบการบรหารความเสยงและการควบคมภายใน การบรหารความเสยงและการควบคมภายใน เป นเครองมอทมคณค าและเปนประโยชนของระบบการบรหารจดการ เป นองค ประกอบหลกทส าคญของการก ากบดแลกจการทด (Good Corporate Governance) ตามนโยบายของรฐ แตในทางปฏบตทผานมาเกดปญหาทงทางดานการด าเนนการของบคลากรหลาย ๆ ระดบ ดานงบประมาณ ดานการเพมภาระงาน เปนตน โดยสรปไดดงน 1. โครงสรางองคกร – ปจจบนมหาวทยาลยเกษตรศาสตรมหนวยงานยอยเปนจ านวนมาก และมหนวยงานใหม ๆ เพมขนทกป ท าใหขอมลจ านวนหนวยงานไม update ทนเวลา อกทงบางหนวยงานมสถานะทไมชดเจน เชน ควรจะเทยบเทาคณะหรอจะเทยบเทาระดบภาควชา หรอประกาศมหาวทยาลยฯ ก าหนดใหบางหนวยงานเทยบเทาคณะ แตในทางปฏบตใหอยภายใตส านกงานอธการบด เปนตน จงเปนการยากทจะจดท าระบบบรหารความเสยงใหครอบคลมทวทงองคกรได

2. นโยบายในการบรหารความเสยงและการควบคมภายใน – เนองจากฝายบรหารยงขาดความเขาใจ และเกดความสบสนเกยวกบการบรหารความเสยงและการควบคมภายใน การก าหนดทศทางในการด าเนนการจงไมชดเจนและไมมเปนลายลกษณอกษร ท าใหในระยะแรกของการด าเนนการจดท าระบบฯ ดงกลาว ไมไดรบการก ากบดแลและใหการสงเสรมสนบสนนจากฝายบรหารเทาทควร สงผลไปยงผรบผดชอบทงสวนกลางและหนวยงานยอยตาง ๆ ไมมแนวทางทชดเจนตอการด าเนนการจดท าระบบฯ ดงกลาว

3. ระบบการด าเนนการหลาย ๆ ระบบของมหาวทยาลยฯ - ปจจบนมหาวทยาลยฯ ตองด าเนนการภายใตระบบการบรหารงานใหม ๆ ไมวาจะเปนการประกนคณภาพ การควบคมภายใน และการบรหารความเสยง ซงระบบการบรหารงานดงกลาวมวตถประสงคใหองคกรไดปรบปรงแกไขการปฏบตงาน เพอใหเกดประสทธภาพและประสทธผลสงสดในการด าเนนงาน แตกระบวนการในการด าเนนระบบดงกลาวมความแตกตางกนทงในเรอง ผก ากบดแล ผรบผดชอบ การรายงานผล หรอแมกระทงการวเคราะหและประเมนผลตาง ๆ คอ

- ระบบการประกนคณภาพการศกษาตามส านกงานรบรองมาตรฐานและประเมนคณภาพการศกษา (องคกรมหาชน) ซงมส านกประกนคณภาพของมหาวทยาลยฯ เปนผรบผดชอบ โดยหนวยงานในมหาวทยาลยฯ ตองจดท าขอมลตามองคประกอบตาง ๆ ทมหาวทยาลยฯ ก าหนดขน และตองรายงานผลตามปการศกษาทกป

84

- ระบบการควบคมภายในตามระเบยบคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน วาดวยการก าหนดมาตรฐานการควบคมภายใน พ.ศ.2544 ซงมคณะกรรมการจดท าระบบการควบคมภายในและหนวยตรวจสอบภายในเปนผรบผดชอบ โดยหนวยงานในมหาวทยาลยฯ ตองจดวางระบบฯ และประเมนผลในกจกรรมตาง ๆ ของหนวยงาน และตองรายงานผลการประเมนในรอบปงบประมาณทกป

- ระบบการบรหารความเสยงตามค ารบรองการปฏบตราชการของมหาวทยาลย เกษตรศาสตรทท ากบส านกงานคณะกรรมการพฒนาระบบราชการ ซงคณะกรรมการบรหารความเสยงและหนวยตรวจสอบภายในเปนผรบผดชอบ โดยหนวยงานตองวเคราะหและจดท าขอมลจากตวชวดตาง ๆ ตามแผนปฏบตราชการ 4 ป และตองรายงานผลรอบ 6 เดอน 9 เดอน และ 12 เดอน

จากความแตกตางขางตน บคลากรตาง ๆ ในทกระดบ คณะ สถาบน ส านก จงเกดความสบสน ทงในเรองการด าเนนการ การรายงานผล รปแบบเอกสารตาง ๆ และเกดความซ าซอนในการจดท าขอมลและเอกสารตาง ๆ เพมภาระงานจ านวนมากตอบคลากร

4. ผรบผดชอบ - การจดท าระบบการบรหารความเสยงและการควบคมภายในมผลกระทบและกอปญหาในเรองตาง ๆ ตอผรบผดชอบทงในระดบผบรหารและผปฏบต สรปไดดงน

4.1 คณะกรรมการตาง ๆ - คณะกรรมการบรหารความเสยงและคณะกรรมการจดท าระบบการควบคมภายใน

ของมหาวทยาลยฯ ซงมหนาทควบคม ดแลการจดท าระบบฯ ดงกลาวนน ซงจ านวนของคณะกรรมการฯ มมาก ท าใหมปญหาในการนดหมายการประชม เนองจากคณะกรรมการสวนใหญเปนผบรหาร ซงมภารกจหลก / ภารกจอนมาก

- ระยะเวลาทคณะกรรมการบรหารความเสยง ไดรบมอบหมายใหจดท าระบบบรหารความเสยงของมหาวทยาลยฯ กระชนชดมาก สงผลใหการด าเนนการยงไมมรปแบบทชดเจนและยงไมสมบรณ ครอบคลมเทาทควร

4.2 หนวยงานกลาง – เนองจากการบรหารความเสยงและการจดวางระบบการควบคมภายในนน เปนหนาททฝายบรหารจะตองจดใหมขน แตมหาวทยาลยฯ ไดมอบหมายใหหนวยตรวจสอบภายในเปนผประสานงานด าเนนการแกมหาวทยาลย ซงหนวยตรวจสอบภายในกยงขาดความพรอมในหลายดาน เชน

- อตราก าลงของบคลากรไมเพยงพอตอภารกจทเพมขน - งบประมาณในการจดท าระบบบรหารความเสยงและการควบคมภาย ในทไดรบ

การจดสรร ไมไดตามจ านวนทตองการหรอระบไว ท าใหการบรหารจดการภายในมขอจ ากด เชน การ

85

จดหาโปรแกรมทมาสนบสนนใหการปฏบตงานเปนไปอยางมระบบและรวดเรว หรอการสนบสนนงบประมาณดานครภณฑ เปนตน

4.3 หนวยงานตาง ๆ ภายในมหาวทยาลย

- การบรหารความเสยงและการควบคมภายในยงเปนหลกการบรหารงานใหมขององคกร ซงขาดคมอหรอวธการทชดเจน บคลากรบางสวนยงขาดความร ความเขาใจในเรองดงกลาว ทจะชวยใหการด าเนนงานของหนวยงานตาง ๆ เปนไปในแนวทางเดยวกน

- ผปฏบตงานตามหนวยงานตาง ๆ ยงไมเหนสงทเปนคณคา ทเปนรปธรรม ทจะไดรบเมอจดท าระบบฯ ดงกลาว และบคลากรไมรและเขาใจวาทตองท าระบบฯ นน ท าเพราะอะไร ท าท าไม และท าแลวไดประโยชนอะไร

5. การรายงานผลการประเมนระบบฯ – นอกจากระยะเวลาในการรายงานผลการประเมนระบบบรหารความเสยงและระบบการควบคมภายในทแตกตางกนแลว ระบบการบรหารความเสยงทส านกงานคณะกรรมการพฒนาระบบราชการใหจดท านน ไมมรปแบบ กพร. ใหหนวยงานราชการจดท าระบบฯ เองตามความเขาใจ และไมมรปแบบของการรายงานผลระบบฯ ในสวนของระบบการควบคมภายในนน แบบฟอรมการประเมนและรายงานยากตอการท าความเขาใจใหเปนไปในทศทางเดยวกนและไมเหมาะสมกบหนวยงาน

6. งบประมาณในการปรบปรงการควบคม – เนองจากระบบบรหารความเสยงตองมการจดท าแผนบรหารความเสยง และด าเนนการตามแผนฯ ใหครบ เพอสรปผลการด าเนนการเมอสนปงบประมาณ แตมหาวทยาลยฯ ไมไดมงบประมาณทจะรองรบไว ใหหนวยงานตาง ๆ ไดด าเนนการตามแผนบรหารความเสยงใหบรรลตามเปาหมาย

บทท 4

บทสรปและขอเสนอแนะ

สรปผลการศกษา 1. ผลสมฤทธดานการควบคมภายในของมหาวทยาลยเกษตรศาสตร

จ า ก ผ ล ก า ร ศ ก ษ า ก า ร บ ร ห า ร ค ว า ม เ ส ย ง แ ล ะ ก า ร ค ว บ ค ม ภ า ย ใ น ข อ งมหาวทยาลยเกษตรศาสตร ในระหวางปงบประมาณ 2543-2548 พบวา ตงแตปงบประมาณ 2547 มหาวทยาลยฯ ไดด าเนนการอยางเปนรปธรรมเพอการจดวางระบบฯ ดงกลาว ทงการตงคณะกรรมการฯ , การวเคราะหและประเมนความเสยงใน 4 กจกรรม , การรายงานผลตอคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน และการจดอบรมเชงปฏบตการใหแกบคลากรในมหาวทยาลยฯ กอเกดใหบคลากรมความร ความเขาใจ และตระหนกถงความส าคญของการบรหารความเสยง ซงมประโยชนในการปรบปรงวธการปฏบตงานตาง ๆ ในองคกร อยางไรกตามการด าเนนงานเพอจดวางระบบฯ ทผานมากกอเกดปญหาและอปสรรคมากมาย อาทเชน นโยบายทไมชดเจนในการจดวางระบบฯ , การเพมภาระงานอยางมากใหแกบคลากร , งบประมาณและเวลาทจ ากด เปนตน

2. แนวทางการพฒนาศกยภาพและสรางความพรอมในการบรหารความเสยงและการน ามาตรฐานการควบคมภายในไปใชในเชงปฏบต

เพอใหเกดระบบบรหารความเสยงและการควบคมภายในทมประสทธภาพและเกดประสทธผลสงสดแกมหาวทยาลยฯ แนวคดในการวางระบบบรหารความเสยงและการควบคมภายในของมหาวทยาลยฯ ทเหมาะสมควรเปน ดงน

แนวคดท 1 : ควรใชแนวทางของการบรหารความเสยงทวทงองคกร

การบรหารความเสยงและการควบคมภายในของมหาวทยาลยฯ ควรใชแนวทางของ “การบรหารความเสยงทวทงองคกร (Enterprise Risk Management – ERM)” มาเปนกรอบในการด าเนนงาน

เนองจากเรมแรกมหาวทยาลยฯ ไดพงพาระบบการควบคมภายใน ตามแนวทางของ COSO ทระเบยบคณะกรรมการตรวจเงนแผนดนฯ ก าหนดไว แตโลกทไมหยดนงจ าเปนตองมอะไรพฒนาขนมาใหม ในป ค.ศ. 2003 COSO กไดเสนอแนวทางใหมทเรยกวา การบรหารความเสยงทว

87

ทงองคกร (Enterprise Risk Management – ERM) ซงเปนกระบวนการระบและวเคราะหความเสยงในมมของภาพทเปนองครวมแบบบรณาการ และทวทงองคกร

กรอบของ ERM จะชวยใหทงผบรหารและผปฏบตขององคกร จดการกบความเสยงของกจกรรมตาง ๆ และน าไปสการบรรลซงเปาหมายทางกลยทธ เปาหมายทางปฏบตการ เปาหมายในการรายงานทางการเงน และเปาหมายในการปฏบตตามกฎระเบยบขององคกร กรอบของ ERM ดงกลาวจะเนนตรงความจ าเปนของความสอดคลองกนในเรองของ “ความเสยงและจตส านกของการควบคม” ทวทงองคกร เนนไปทความส าคญของการพจารณาในเรองของความเสยงชวงระหวางการกอตวของ กลยทธขององคกร และความสมพนธระหวางกนของความเสยงในทก ๆ งานและในทกระดบในองคกร

แนวคดท 2 : ตองกอใหเกดประโยชนอยางแทจรงและสามารถบรรลเปาหมายของหนวยงาน

การจดวางระบบฯ ของมหาวทยาลย ตองเปนการจดท าเพอใหหนวยงานตาง ๆ ภายในมหาวทยาลยฯ เกดประโยชนอยางแทจรง สามารถบรรลเป าหมาย ขณะเดยวกนเป นการลดอปสรรค หรอสงทไม คาดหวงทอาจเกดขนทงด านชอเสยงและการปฏบตงาน รวมทงป องกนความเสยหายตอทรพย สนขององค กร และสร างความมนใจในการรายงาน ซงจะสงผลดตอภาพลกษณ องค กร และสงผลต อการสร างมลค าเพมให แก องค กร พนกงาน และ ผ มสวนได เสย ทงในระยะสนและระยะยาว โดยผลทคาดวาจะไดรบดงทกลาวมาตองเกดขนเปนรปธรรมจรง ซงจะกอเกดใหบคลากรเขาใจวาท าไปเพออะไร มประโยชนอะไร เกดความรวมมอใหระบบฯ ด าเนนไปอยางตอเนอง

แนวคดท 3 : รวมระบบการควบคมภายในและระบบการบรหารความเสยงไวเปนระบบเดยวกน

ระบบฯ จะเกดขนไดอยางเปนรปธรรมตองเกดจากการรวมมอจากบคลากรทกระดบ ตงแตผบรหารระดบสงทท าหนาทเปนผก าหนดนโยบาย และสงใหผบรหารระดบรองลงมาน าไปวางแผนและก าหนดกระบวนวธปฏบตใหผใตบงคบบญชาระดบตางๆ น าไปปฏบต แตปญหาส าคญทพบอยางหนงทไดกลาวไวในบทท 3 คอ การจดวางระบบฯ เปนการเพมภาระงานอยางมากใหแกบคลากรมหาวทยาลยฯ

ดงนน เพอใหการบรหารความเสยงและการควบคมภายในทวทงองคกรแบบบรณาการ ไมเปนการเพมภาระงานอยางมากมายตอบคลากรภายในมหาวทยาลยฯ จงควรรวมระบบการควบคมภายในและระบบการบรหารความเสยงไวเปนระบบเดยวกน โดยใชหลกการของ Enterprise

88

Risk Management ตามทไดกลาวไวในแนวคดท 1 มาประยกตใช อกทงระบบฯ ควรอยภายใตการก ากบดแลของคณะกรรมการบรหารความเสยง ซงจะท าหนาทก ำหนดนโยบำย และแนวทำงในกำรด ำเนนกำรบรหำรควำมเสยงและกำรควบคมภำยในของมหำวทยำลยฯ

แนวคดท 4 : น าเอากจกรรม / โครงการตาง ๆ ตามแผนปฏบตราชการ 4 ป มาใชในการวเคราะหและประเมนความเสยงเพอการควบคมภายใน

ระบบกำรควบคมภำยในตามระเบยบคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน วาดวยการก าหนดมาตรฐานการควบคมภายใน พ.ศ.2544 ตองประเมนผลตามแนวทางของหนงสอค าแนะน า : การจดท ารายงานการควบคมภายใน ตามระเบยบฯ ขอ 6 เลมท 2 โดยจะประเมนกจกรรมตามภารกจหลกของมหาวทยาลย คอ ดานการเรยนการสอน ดานการวจย ดานบรการวชาการแกสงคม ดานการท านบ ารงศลปวฒนธรรม และดานการบรหารจดการ ซงไดแก ดานการบรหาร การบรหารงานบคคล การเงน และการพสด แตระบบการบรหารความเสยงตามค ารบรองการปฏบตราชการของมหาวทยาลย-เกษตรศาสตร ทจดท าไวกบส านกงานคณะกรรมการพฒนาระบบราชการ หนวยงานตองวเคราะห ระบปจจยเสยง ประเมนความเสยง และบรหารจดการกบความเสยง ในกจกรรมหรอโครงการตาง ๆ ตามแผนปฏบตราชการ 4 ป พ.ศ.2548-2551

ดงนนวธทจะเกดผลดทสดควรน าเอากจกรรมหรอโครงการตาง ๆ ตามแผนปฏบตราชการ 4 ป (พ.ศ.2548-2551) มาวเคราะหและประเมนความเสยงและการควบคมภายใน ทงนเพอใหสามารถบรรลเปาประสงคและยทธศาสตรของมหาวทยาลยฯ และกระทรวงศกษาธการไดตามล าดบ

แนวคดท 5 : ก าหนดกระบวนการแนวปฏบตและแบบฟอรมในการรายงานผลการประเมนระบบการควบคมภายในใหเปนมาตรฐานเดยว เพอใชจดท ารายงานรปแบบตาง ๆ ได

การรายงานผลการประเมนระบบการควบคมภายในตองรายงานสงคณะกรรมการตรวจ-เงนแผนดนในรอบปงบประมาณทกป แตในสวนของการรายงานผลการปฏบตราชการตามค ารบรองการปฏบตราชการของระบบบรหารความเสยงสงส ำนกงำนคณะกรรมกำรพฒนำระบบรำชกำรนน ตองรายงานผลในรอบ 6 เดอน 9 เดอน และ 12 เดอน ซงจากขอมลดงกลาวแมรปแบบของรายงานและระยะเวลาในการรายงานผลจะแตกตางกน เนองจากเกดจากระเบยบ ขอบงคบทมาจากตางองคกร แตในทางปฏบตแลว มหาวทยาลยฯ สามารถวเคราะห ประเมนความเสยงและการควบคมภายในเพยงปละครง โดยมกระบวนการ แนวปฏบต และแบบฟอรมทใชในการประเมนทเปนมาตรฐานเดยวกน เพอใชขอมลหรอผลทไดจากการประเมนดงกลาว ไปรายงานตามรปแบบทระเบยบตาง ๆ ก าหนด ซงตอไปในภายภาคหนา หากมการปรบปรงรปแบบการรายงานผล กจะไม

89

กอใหเกดปญหาแกมหาวทยาลยฯ เนองจากสามารถน าขอมลทไดจากการวเคราะหและประเมนนน น าไปจดท ารายงานในรปแบบตาง ๆ ได

3. ทศทางการบรหารและพฒนางานดานการบรหารความเสยงและการควบคมภายในของมหาวทยาลย เกษตรศาสตร

จากแนวคดตาง ๆ ขางตน เพอใหมหาวทยาลยฯ มเอกภาพและความชดเจนในการบรหารความเสยงและการควบคมภายใน เพอคงไวซงประโยชนสงสดทมหาวทยาลยฯ พงไดรบจากการท างานทมประสทธภาพ ประหยด และมประสทธผล ดงนนแนวทางในการจดท าระบบบรหารความเสยงและการควบคมภายในของมหาวทยาลยเกษตรศาสตร ควรเปนดงน

(1) โครงสรางระบบบรหารความเสยงของมหาวทยาลยฯ ควรเปนโครงสรางตามแนวคดทวา การควบคมภายในเปนสวนหนงของระบบบรหารความเสยง ซงมคณะกรรมการบรหารความเสยง มหาวทยาลยเกษตรศาสตรท าหนาท

- ก ำหนดนโยบำย และแนวทำงในกำรด ำเนนกำรบรหำรควำมเสยงและกำรควบคมภำยในของมหำวทยำลยฯ

- ด ำเนนกำรวเครำะห ระบปจจยเสยง และจดล ำดบควำมส ำคญของปจจยเสยง - เสนอมำตรกำรจดกำรควำมเสยงและปรบปรงกำรควบคมภำยในของมหำวทยำลยฯ - ตดตำมประเมนผลและจดท ำรำยงำน

โดยมหาวทยาลยฯ ควรก าหนดการบรหารความเสยงไว 2 ระดบ คอ ระดบองคกรและระดบหนวยงาน

ระดบองคกร - คณะกรรมการบรหารความเสยง มหาวทยาลยเกษตรศาสตร โดยมรองอธการบดเปนประธาน ผแทนจากทกหนวยงานเปนกรรมการ

ระดบหนวยงาน - คณะกรรมการบรหารความเสยงของแตละหนวยงาน โดยมรองคณบด / ผอ านวยการเปนประธาน ผแทนจากทกภาควชา / ฝายเปนกรรมการ

90

แผนผงโครงสรางควรเปนดงรป

(2) แบบฟอรมตาง ๆ ในการวเคราะหและประเมนความเสยงทมหาวทยาลยฯ ก าหนดใหเปนไปในรปแบบเดยวกนนน ตองมลกษณะงาย สะดวกตอการใชงาน ประมวลผลไดอยางตอเนอง และสรปผลไดอยางรวดเรว และน าผลทไดไปจดท ารายงานผลเสนอไดทงคณะกรรมการตรวจเงนแผนดนและส านกงานคณะกรรมการพฒนาระบบราชการ

โดยแบบของแบบฟอรมดงกลาว ไดพฒนามาจากขอเสนอแนะของอาจารยศร ตงศร ทปรกษาของโครงการการจดท าระบบการควบคมภายใน โดยใชหลกการบรหารความเสยงทวทงองคกร (Enterprise Risk Management) น ามาประยกตใชใหเขากบมหาวทยาลยฯ โดยรปแบบดงกลาวจะเปนแนวทางการบรหารความเสยงตามหลกของมาตรฐานสากล AS/NZS 4360 : 2004

คณะกรรมการสภามหาวทยาลย

หนวยตรวจสอบภายใน

อธการบด

คณะกรรมการบรหารความเสยง มก.

คณบด / ผอ านวยการ

คณะกรรมการบรหารความเสยง คณะ /สถาบน /ส านก

คณะอนกรรมการเพอก ากบตวชวดเรองการบรหารความเสยง

คณะกรรมการพฒนาการปฏบตราชการ

คณะกรรมการตรวจเงนแผนดน (ค.ต.ง.)

คณะกรรมการพฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร.)

ภาพท 3 แผนผงโครงสรางการบรหารความเสยง มหาวทยาลยเกษตรศาสตร

91

อกทงทผานมาไดมการระดมความคดจากการประชมเชงปฏบตการของคณะกรรมการจดวางระบบการควบคมภายใน และส ารวจความคดเหนกบผเกยวของกบการบรหารความเสยงและการควบคมภายใน แบบฟอรมทควรม ไดแก

- KU-ERM 1 : Key Process ใชวเคราะหขนตอนหลกในโครงการ / กจกรรม - KU-ERM 2 : Objectives Map ใชวเคราะหวตถประสงคของแตละขนตอนหลก - KU-ERM 3 : Risk Map ใชวเคราะหความเสยงของแตละขนตอนหลก - KU-ERM 6 : Risk Analysis ใชวเคราะหสาเหตหรอปจจยเสยง รวมถงประเมน

โอกาสทจะเกด ผลกระทบ และระดบของความเสยง - KU-ERM 8 : Control Analysis ใชวเคราะหหาการควบคมทควรจะม รวมถง

ประเมนผลการควบคมทมอยแลว วาไดผลหรอไม

92

ขอเสนอแนะ นอกเหนอจากแนวทางการบรหารความเสยงทกลาวมาขางตนแลว การบรหารความเสยงของมหาวทยาลยฯ จะประสบความส าเรจไดทวทงองคกร มหาวทยาลยฯ ตองพฒนาความพรอมของหนวยงาน ผบรหาร และผปฏบตงาน เรงสรางระบบและกลไกของระบบบรหารความเสยงใหครอบคลมทงระดบมหาวทยาลยฯ และระดบหนวยงานยอย ขอเสนอแนะทมหาวทยาลยฯ ควรใหความสนใจคอ 1. ไดรบการสนบสนนดานงบประมาณในการจดท าระบบบรหารความเสยงอยางเพยงพอและตอเนอง 2. ตองมการปฏบตตามกระบวนการบรหารความเสยงไดอยางตอเนอง โดยมหาวทยาลยฯ ควรออกแบบระบบบรหารความเสยงผานระบบซอฟทแวร เพออ านวยความสะดวกใหมการบรหารความเสยงทคลองตว และมประสทธภาพยงขน 3. ตองมการสอสารเกยวกบกลยทธการบรหารความเสยงและวธปฏบตอยางมประสทธภาพ เนองจากการสอสารจะเนนถงการเชอมโยงระหวางการบรหารความเสยงกบกลยทธองคกร การชแจงท าความเขาใจตอพนกงานทกคนถงความรบผดชอบของแตละบคคลตอกระบวนการบรหารความเสยง จะชวยใหเกดการยอมรบในกระบวนการ และน ามาซงความส าเรจในการพฒนาการบรหารความเสยง 4. การวดผลการบรหารความเสยงควรประกอบดวย 2 รปแบบ

- การวดความเสยงในรปแบบของผลกระทบและโอกาสทอาจเกดขน การบรหารความเสยงทประสบความส าเรจ จะชวยใหองคกรสามารถยอมรบความเสยงทเหลออยได

- การวดความส าเรจของการบรหารความเสยง โดยอาศยดชนวดผลการด าเนนงาน (KPIs) ซงอาจก าหนดเปนระดบองคกร สายงาน หรอของแตละบคคล 5. บคลากรทกคนตองไดรบการฝกอบรม เพอใหเขาใจกรอบการบรหารความเสยง และความรบผดชอบของแตละบคคลในการจดการความเสยงและสอสารขอมลเกยวกบความเสยง อกทงบคลากรทเขาใหมทกคนกควรไดรบการฝกอบรมเชนกน โดยอาจบรรจหลกสตรการบรหารความเสยงไวในการปฐมนเทศพนกงานใหม 6. ก าหนดวธการทเหมาะสมในการตดตามการบรหารความเสยง พรอมกบทบทวนและปรบปรงกระบวนการ และกรอบการบรหารความเสยงใหทนสมยและเหมาะสมกบการปฏบตงานจรงเปนประจ าทกป

บรรณานกรม

คณะกรรมการตรวจเงนแผนดน. 2544. ระเบยบคณะกรรมการตรวจเงนแผนดนวาดวยการก าหนด

มาตรฐานการควบคมภายใน พ.ศ. 2544. พมพครงท 1. กรงเทพ: ส านกงานการตรวจเงนแผนดน.

คณะกรรมการตรวจเงนแผนดน. 2544 . ค าแนะน า : การน ามาตรฐานการควบคมภายในไปใชในเชง

ปฏบต. พมพครงท 3. กรงเทพ: ส านกงานการตรวจเงนแผนดน.

คณะกรรมการตรวจเงนแผนดน. 2546. ค าแนะน า : การจดท ารายงานการควบคมภายใน เลมท 1 (ตามระเบยบฯ ขอ 5). พมพครงท 1 กรงเทพ: ส านกงานการตรวจเงนแผนดน.

คณะกรรมการตรวจเงนแผนดน. 2547. ค าแนะน า : การจดท ารายงานการควบคมภายใน เลมท 2

(ตามระเบยบฯ ขอ 6). พมพครงท 1 กรงเทพ: ส านกงานการตรวจเงนแผนดน.

เจนเนตร มณนาคและคณะ. 2548. การบรหารจดการความเสยงระดบองคกรจากหลกการสภาคปฏบต. กรงเทพมหานคร: ไฟนอลการพมพ.

เจรญ เจษฎาวลย. 2543. ระบบควบคมภายใน หลกการและวธปฏบต. กรงเทพมหานคร: พอด จ ากด.

เจรญ เจษฎาวลย. 2548. การบรหารความเสยง. กรงเทพมหานคร: พอด จ ากด. ศร ตงศร. 2546. Modern Framework for Risk Management, Internal Control, and

Internal Audit. มหาวทยาลยเกษตรศาสตร. ศร ตงศร. 2546. Practical Guide of Implementing COSO. มหาวทยาลยเกษตรศาสตร. อษณา ภทรมนตร. 2547. การตรวจสอบภายในสมยใหม. กรงเทพมหานคร: เทกซแอนดเจอรนล

พบลเคชน จ ากด.

-------------. 2004. Integrated Risk Management Implementation Guide 2004. Appendix B , C, D และ E , Treasury Board, Canada.

. 1999. Standard for Internal Control, Risk Assessment Process. New York Sate

Government, USA. Health the Science Center at San Antonio. 2002. Balancing Risks and Controls. Internal Control

Toolkit, The University of Texas. Patrick O-Connell. 1999. Internal Control Standards. Auditor-Controller, Country of Alameda. Sally M. Franchi. 1999. Internal Control Standards. Country of YOLO, Business Risk Framework,

CPA, Auditor-Controller.