Multiplique la productividad de los usuarios con mensajería corporativa y software de cliente de colaboración

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IBM Lotus Notes 7 Producto de la familia IBM®

Workplace™

Características generales

Maximiza la capacidad de respuesta de los empleados con un único punto de acceso a los recursos utilizados con más frecuencia, como las aplicaciones de correo electrónico, agenda, mensajería instantánea y colaboración.

Permite incrementar la eficiencia de los usuarios con funciones de productividad ampliadas.

Ofrece integración con el software IBM Workplace Managed Client e integración ampliada con las aplicaciones Microsoft Office.

Gestiona los recursos y las salas de conferencias de forma más eficaz con una base de datos de salas y recursos centralizada.

Facilita la colaboración entre los usuarios mediante la detección de presencia mejorada y la integración de las conferencias web.

Funcionalidad que hace posible que el personal sea más productivo Con el software IBM Lotus® Notes® 7, IBM continúa trabajando en su objetivo de ayudar a las organizaciones a mejorar la colaboración, aumentar la productividad y agilizar los procesos empresariales. Como opción principal de software de cliente de escritorio integrado para su uso con el servidor IBM Lotus Domino®, el software Lotus Notes ofrece mensajería y colaboración para la empresa. Las funciones incorporadas incluyen correo electrónico con funciones integradas de mensajería instantánea, agenda y planificación, foros de debate, salas de equipo, bases de datos de consulta y herramientas de gestión de la información personal.

El software IBM Lotus Notes y Lotus Domino es popular por sus robustas funciones de seguridad que ayudan a minimizar o eliminar el impacto de los virus del sistema. Con el cliente Lotus Notes, las funciones de control de ejecución pueden servir de ayuda para impedir la ejecución de scripts, código y fórmulas en su estación de trabajo. Las opciones de seguridad multinivel permiten controlar los derechos de acceso desde el nivel de servidor hasta cada uno de los campos de un formulario. Para satisfacer las demandas de mensajería de las empresas, en continuo crecimiento, el software IBM Lotus Notes 7 proporciona funciones avanzadas de detección de presencia, mensajería instantánea y conferencias web1. Estas funciones permiten a las empresas crear potentes entornos de colaboración, con lo que se ayuda a las empresas a aumentar la productividad de los empleados, se facilita la toma de decisiones y se mejora la capacidad de respuesta general de las empresas.

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Facilite la toma de decisiones con funciones de mensajería instantánea ampliadas Puesto que la detección de presencia y la mensajería instantánea están incorporadas en un mayor grado en el correo electrónico de uso cotidiano, los empleados pueden dar respuesta con mayor rapidez a los problemas urgentes y tomar decisiones empresariales en menos tiempo. El software IBM Lotus Notes 7 proporciona muchas mejoras para la integración de la mensajería instantánea2, con lo que los usuarios pueden colaborar con mayor eficacia de forma puntual y productiva. Sepa quién está en línea con una detección de presencia ampliada Aparecen indicadores de mensajería instantánea visuales cuando un nombre aparece en la bandeja de entrada, la agenda, la libreta de direcciones o aplicaciones como salas de equipo o debates. Puede determinar la disponibilidad de sus compañeros de trabajo con solo una ojeada. Con solo pulsar un nombre, puede iniciar una conversación en línea.

Pegue enlaces de Lotus Notes en los mensajes instantáneos Para simplificar la tarea de compartir la información importante, puede pegar muchos tipos de enlaces de Lotus Notes (enlaces de documentos, enlaces de vistas y enlaces de bases de datos), además de los URL de páginas web, directamente en los mensajes instantáneos. Guarde las conversiones en línea en un archivo de correo Tiene la posibilidad de guardar el contenido de una conversación en línea en su archivo de correo. La nueva vista de transcripciones de conversaciones en la plantilla de correo permite consultar con facilidad las sesiones de mensajería instantánea anteriores en cualquier momento. Multitarea con soporte multihebra Las ventanas de mensajería instantánea están contenidas en una hebrea independiente, de modo que los usuarios pueden comunicarse mientras se ejecutan otras tareas de Lotus Notes, como la réplica en segundo plano o la impresión.

Amplíe su inversión en Lotus Notes dentro de un entorno IBM Workplace Como parte integrante de la estrategia IBM®

Workplace™, el software Lotus Notes y Lotus Domino 7 ofrece una estrecha integración e interoperatividad con otros miembros de la familia IBM Workplace, como el software IBM WebSphere® Portal y los productos IBM Workplace.

El software Lotus Notes brinda la posibilidad de personalizar la experiencia del usuario final en función de las preferencias individuales y corporativas. Mediante el uso de un asistente de página de bienvenida, puede crear con facilidad su propia página de bienvenida personal como punto de acceso único a los recursos más utilizados como el correo electrónico, la agenda y la planificación, la mensajería instantánea, las listas de contactos, las páginas web y las bases de datos. En la versión 7 se incluye una página de bienvenida de ejemplo, denominada My Work, que proporciona una interfaz en forma de portal y que el usuario también puede personalizar.

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Un conector de aplicación Lotus Notes, proporcionado con el software Lotus Notes 7, hace posible la ejecución de aplicaciones Lotus Notes nativas en el contexto del producto IBM® Workplace Managed Client™. Este conector permite utilizar estas aplicaciones y aumentar su viabilidad, sin necesidad de modificaciones en el diseño, en un entorno IBM Workplace Collaboration Services3. El conector también proporciona la opción de integrar las aplicaciones Lotus Notes con las

funciones de mensajería instantánea del software IBM Workplace Collaboration Services.

Facilite la comunicación con una mayor integración de las conferencias web4

El software Lotus Notes 7 proporciona acceso transparente a funciones que permiten que personas que se encuentran en zonas geográficas distintas trabajen juntos y compartan presentaciones, documentos y aplicaciones. También existe una pizarra en línea para ayudarle

a explicar sus ideas y comunicarse de una forma más eficaz. Puede crear conferencias web instantáneas con el software de salas de reuniones de IBM Lotus Sametime®, que hacen posible que los asistentes se comuniquen de diversas maneras: • Interacción mediante el

intercambio de mensajes en tiempo real

• Comunicación mediante el sonido del sistema y, de forma opcional, mediante vídeo

• Presentación de la información mediante la pizarra o la pantalla compartida

• Colaboración mediante el uso de todos los elementos anteriores

También puede planificar reuniones web en línea desde la agenda de Lotus Notes. Los invitados pueden incorporarse a la reunión fácilmente a la hora prevista directamente desde su agenda pulsando en un enlace de asistencia a reunión en línea que aparece en la invitación aceptada. El software Lotus Notes 7 también incorpora nuevas funciones de seguridad a las conferencias web. En el formulario de invitación a la reunión, el moderador puede incluir contraseñas para que sólo puedan asistir los invitados a la conferencia.

Un conector de Lotus Notes permite acceder a las aplicaciones Lotus Notes desde el software IBM Workplace Managed Client.

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Gestione las salas y los recursos de forma más eficiente El software Lotus Notes 7 sigue proporcionando a las empresas una manera eficaz de gestionar las salas de conferencias y los recursos para reuniones, como los equipos audiovisuales, las reuniones en línea, entre otros, con una base de datos centralizada de salas y recursos. En el caso de las salas y los recursos utilizados con frecuencia, los usuarios pueden:

• Enviar recordatorios a los moderadores, de modo que una sala o un recurso quede libre si se cancela una reunión

• Utilizar la detección de presencia integrada en la base de datos de salas y recursos para ponerse en contacto con los usuarios

• Transferir las salas a otra persona sin necesidad de involucrar a un administrador ni de realizar un gran número de pasos

A continuación se indican otras mejoras realizadas en la base de datos de salas y recursos:

• Nueva tarea del servidor IBM Lotus Domino para eliminar el exceso de reservas y aumentar la eficiencia y la disponibilidad de las salas y los recursos

• Plantillas más sencillas y claras para mejorar la experiencia de los usuarios con la agenda y la planificación

• Funcionalidad ampliada que permite a los administradores establecer una fecha final para las reservas futuras

• Recordatorios personalizables para las reuniones o eventos celebrados diaria o semanalmente

Gestione el correo electrónico de forma más eficaz con mejoras de productividad Los empleados reciben cada día enormes cantidades de correo electrónico. Una gestión eficaz del correo electrónico les ayuda a ser más productivos y tener más capacidad de respuesta. El software IBM Lotus Notes 7 proporciona un conjunto de mejoras de productividad para ayudar a los usuarios a asignar prioridades a la información, organizarla y gestionarla.

La interfaz de usuario de Lotus Notes 7 ofrece numerosas indicaciones visuales para ayudar a los usuarios a establecer prioridades en sus mensajes de correo.

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Fácil acceso a hebras de correo completas La opción de hebra de correo le ayuda a desplazarse por el correo electrónico para el cual hay varios debates o hebras asociados con un único tema. Mientras un mensaje de correo está abierto, puede seleccionar la opción para mostrar las hebras de correo para ver todas las hebras asociadas en el debate (como las respuestas de diversas personas). Esto le permite ver de forma rápida y sencilla la información más reciente acerca de un tema determinado desde un único lugar. Esta opción permanece habilitada para todos los mensajes hasta que se desactiva pulsando la opción para ocultar las hebras de correo.

Gestione grandes volúmenes de correo electrónico con los indicadores de atención Además de ordenar el correo electrónico por el contenido de las columnas de remitente, fecha, tamaño y hora, puede ordenarlo por asunto o mediante una nueva función visual de la vista de bandeja de entrada: los indicadores de atención.

Los indicadores de atención, representados por tres tipos de círculo diferentes, aparecen en una columna determinada, que se puede ordenar, en la vista de bandeja de entrada, e indican el estado de recepción de un mensaje de correo. Esta indicación visual sirve de ayuda para determinar qué mensajes de correo ha recibido que probablemente requieren una respuesta y qué mensajes son puramente informativos.

Localice los mensajes fácilmente con la opción de descubrir carpetas La función de descubrimiento de carpetas le ayudará a organizar sus documentos y mensajes de forma más eficiente mostrando todas las carpetas en las que está almacenado un documento. Evite el envío accidental de mensajes sin asunto Recibirá un aviso si intenta enviar un mensaje sin haber rellenado antes el campo del asunto. Este aviso le ofrece la oportunidad de especificar esta información antes de enviar el mensaje. Seguimiento de mensajes más sencillo con las marcas rápidas Puede marcar los mensajes fácilmente para poder realizar un seguimiento; para ello, puede utilizar la función de marca rápida o arrastrar y soltar el mensaje en la vista de seguimiento. Esta opción también se puede seleccionar en el menú que se abre al pulsar el botón derecho del ratón. Aumente la eficiencia con las funciones ampliadas de la agenda Una mayor eficiencia de los empleados puede contribuir a aumentar la eficiencia general de la empresa. Con las funciones ampliadas de la agenda incorporadas en el software Lotus Notes 7, los empleados pueden gestionar sus planificaciones y recursos de una forma más eficaz, con lo que es posible aumentar la productividad diaria.

Para reducir el desorden en la agenda y aumentar la eficiencia, se puede utilizar el filtro de agenda para ordenarla por tipo de evento: reunión, cita, evento que dura todo el día, aniversario, recordatorio y pendientes

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Reduzca el desorden de la agenda con la ayuda de los filtros Para reducir el desorden de su agenda, utilice los filtros, que le permiten elegir el modo en que desea ver la información: • Por moderador: muestra

solamente las reuniones moderadas por una persona determinada.

• Por tipo: muestra solamente las entradas de un tipo determinado, como reuniones, citas, recordatorios, aniversarios o eventos que ocupan todo un día.

• Por estado: muestra las reuniones que se han aceptado de forma definitiva o provisional.

• Por entradas privadas: muestra las entradas privadas.

Permita que el software Lotus Notes procese su agenda de forma automática Existe un método para ahorrar tiempo que permite reducir la cantidad de información de la bandeja de entrada: el proceso automático en la agenda de las invitaciones recibidas. El software Lotus Notes 7 ofrece una opción de proceso automático adicional que permite el envío de invitaciones a la agenda aunque haya un conflicto. Posteriormente puede consultar la agenda y decidir a qué reuniones asistirá y a cuáles no. De este modo se ahorra tiempo, ya que no es necesario procesar de forma manual las invitaciones y permite planificar el día con una sola ojeada.

Elimine las entradas antiguas de la agenda con la función de limpieza Con la versión 7 del software Lotus Notes es más fácil borrar las entradas antiguas de la agenda gracias a un recuadro de diálogo al que se puede acceder directamente desde la vista de agenda. En esta vista, tiene la posibilidad de suprimir elementos planificados antes o durante un período de tiempo determinado. Por ejemplo, puede borrar las entradas antiguas correspondientes al principio de un mes, un trimestre o un año.

Utilice las mejoras de productividad generales para aumentar la eficiencia día a día El software IBM Lotus Notes 7 proporciona numerosas funciones nuevas que aumentan la productividad de los usuarios en sus tareas cotidianas. Evite la pérdida de datos La función de guardado automático impide la pérdida de datos debido a errores del software, cortes en el suministro eléctrico o anomalías en la estación de trabajo. Puede especificar que los datos se guarden a intervalos regulares planificados. Cuando el software Lotus Notes se reinicia, puede recuperar los documentos guardados automáticamente

o suprimirlos. Ésta es una función de gran utilidad que los desarrolladores de aplicaciones pueden añadir a sus propias aplicaciones de Lotus Notes personalizadas. Defina o guarde el estado de apertura de ventanas Existen dos opciones para elegir qué ventanas se abren automáticamente cuando el cliente Lotus Notes se inicia: • Puede definir que se muestre

un estado de ventana determinado cada vez que se inicie el cliente Lotus Notes.

• Puede guardar el estado de ventana actual al salir de Lotus Notes y permitir que se vuelva a este estado la siguiente vez que se inicie el software.

Reciba un mensaje de confirmación al cerrar Al seleccionar la opción para cerraren el ángulo superior derecho de la pantalla, el software Lotus Notes le solicita que confirme que desea salir del cliente. Puede seleccionar No si desea continuar trabajando con el cliente. Si no desea ver esta confirmación, puede desactivarla en las preferencias.

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Realice más acciones mediante el menú de contexto La versión 7 proporciona soporte ampliado para el botón derecho del ratón para aquellos usuarios que prefieran acceder a las acciones o manipularlas mediante los menús de contexto que se abren al pulsar el botón derecho del ratón en lugar de utilizar el teclado. Muchas de las opciones disponibles como acciones del teclado, en las vistas de barras de acciones o en los menús completos también están disponibles en los menús del botón derecho del ratón, con lo que se reduce la cantidad de tiempo y de pulsaciones necesarias para realizar las acciones más frecuentes. Cierre con una sola acción todas las ventanas de Lotus Notes abiertas Tiene la posibilidad de cerrar todas las ventanas abiertas de Lotus Notes con una sola selección en el menú Archivo. Ahorre tiempo gracias a la integración ampliada con las herramientas de productividad de Microsoft Office El software Lotus Notes 7 ofrece una estrecha integración con el software Microsoft® Office 2003 y Office XP. Los usuarios de Microsoft Word pueden acceder al correo de Lotus Notes mediante Smart Tags, una función de Microsoft

Office para reconocer determinados tipos de texto, como los nombres propios. Cuando un usuario de Microsoft Word pulsa el botón del ratón en un nombre propio identificado, se abre un menú desplegable que ofrece tres opciones para los usuarios de Lotus Notes: • Crear un memorándum de

correo con el destinatario ya definido

• Crear una invitación a una reunión con el destinatario ya definido

• Mostrar los detalles acerca de esa persona en el directorio de Lotus Domino o el nombre personal y la libreta de direcciones

Utilice una plataforma de mensajería y colaboración para toda la empresa El software IBM Lotus Notes 7, junto con el servidor IBM Lotus Domino, ofrece un entorno de mensajería y colaboración fiable de alta seguridad que ayuda a las empresas a aumentar la productividad del personal, agilizar los procesos empresariales y aumentar la capacidad de respuesta general de la empresa.

La integración con los productos IBM Workplace permite a las organizaciones ampliar y aprovechar sus inversiones en infraestructura ya existentes. La integración ampliada con la mensajería instantánea y las conferencias web permite a los usuarios disponer de acceso inmediato a las personas y las herramientas que necesitan para desempeñar su trabajo de forma más eficaz y tomar las decisiones empresariales más adecuadas. Además, las mejoras relacionadas con la productividad incorporadas en las funciones de correo electrónico y agenda hacen posible que los usuarios gestionen mejor la información diaria y los recursos. Para obtener más información Para obtener más información sobre el software del cliente IBM Lotus Notes 7, visite: ibm.com/lotus/notes

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Notas

1 La integración de la mensajería instantánea y las conferencias web está limitada a las plataformas de sistema operativo Microsoft Windows® soportadas. 2 Los usuarios de Lotus Notes con un contrato de mantenimiento de software activo (los 12 primeros meses están incluidos en el precio de la licencia) disponen de una licencia de uso limitado de IBM Lotus Instant Messaging que les autoriza a utilizar las funciones integradas de detección de presencia y mensajería de texto en el entorno Lotus Notes sin necesidad de una licencia por separado del software IBM Lotus Sametime. 3 El uso del conector de aplicación Lotus Notes requiere que el software Lotus Notes esté instalado en la misma estación de trabajo Windows que el producto IBM Workplace Managed Client. Para obtener más información acerca del software IBM Workplace Managed Client, visite ibm.com/software/workplace/managedclient. 4 El uso de las funciones integradas de conferencia web requiere una licencia por separado del software IBM Lotus Sametime o IBM Lotus Web Conferencing.

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