21/03/2012

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ImageEnable

Gestão Eletrônica de Documentos - GED

Image Enable: conceito

� Empresas possuem diversos sistemas para controlar suas operações

◦ Sistemas integrados de gestão;

◦ Sistemas de Recursos humanos, Contabilidade, financeiro, etc;

◦ Sistemas de Controle de Processos;

◦ CRM;

◦ Etc.

� A maioria desses sistemas trabalha diretamente em banco de dados e não gerenciam os documentos relacionados a esses processos;

� Por vezes, fazem apenas referências aos documentos, sendo necessário deslocar-se até o arquivo para encontrar o documento que complementa ou valida a informação que está na tela do computador.

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Image Enable: conceito

� Objetivo:◦ Permitir que ambientes que não são GED possam “enxergar” os documentos necessários nos processos que os sistemas controlam

� Isso pode ser feito de duas maneiras:◦ Criando programas que criem ligações (links) dos dados do sistema diretamente com a imagem;

◦ Fazendo integração com um ambiente de Document Imaging ou Document Management

Image Enable pela criação de links do dado com o documento� É feito com um botão ou função na tela do sistema que, quando acionado, um visualizador abre os documentos associados àquele dado;

� Essa integração é feita gerando um apontador para o arquivo e imagem de interesse, sem possuir o rigor de um ambiente GED;

� Depende da habilidade do programador criar os recursos de manipulação de imagens e integrá-los aos dados do sistema;

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Image Enable pela integração do sistema com um ambiente GED� Integração indireta dos dados do sistema com o índice correspondente no GED;

� Ao ser acionado o link, será aberto o aplicativo GED apontando para o arquivo desejado, tendo em mãos os recursos disponíveis do GED

ERM / COLD

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ERM/COLD: conceito

� Objetivo:

◦ Gerenciar relatórios de muitas páginas gerados pelos diversos sistemas da empresa;

� A denominação COLD (Computer Output to Laser Disc ou Computer On-line Data) ainda é utilizado, porém vem sendo substituído por ERM (Enterprise Report Management)

� Os relatórios gerados pelos diversos sistemas existentes em uma empresa podem possuir milhares de páginas que podem ser tratadas como um único documento;

� Em um ERM esses relatórios são formatados e indexados de forma a ter uma aparência agradável ao usuário que fará uma busca.

� Qualquer um que já tenha trabalhado com extensos relatórios deve se lembrar das pilhas de papel listrado (zebrado em verde e branco) com os relatórios impressos pelos sistemas em uso na empresa.

ERM/COLD: formatos de arquivo

� Formato definido pelo fabricante da ferramenta ERM

� Relatórios em formatos PDF para facilitar a consulta pela Internet;

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ERM/COLD: funções

� Transformar relatórios em um formato para consultas;

� Indexação Automática

� Pesquisa por índices◦ Localização não somente dos relatórios desejados, mas também das páginas dentro do relatório;

� Permitir anexar comentários sobre o registro

Processamento de FormuláriosForm Processing

Gestão Eletrônica de Documentos - GED

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Processamento de Formulários: conceito� Objetivo: minimizar o esforço e o custo na indexação e obtenção de dados que tradicionalmente seria feita por digitadores;

� Captura de dados de formulários

� A partir dos formulários são colhidos dados de maneira automática por meio de reconhecimento de padrões com OCT, ICR, código de barras, marcas, etc;

� Os dados colhidos podem ser apenas para indexação da imagem do documento ou para a coleta de um grande volume de informações contidas nos formulários, como no caso do censo demográfico.

Processamento de Formulários: como funciona

� Exige uma série de fases, equipamentos e softwares trabalhando integrados;

� Principais fases:◦ formulários de diversos tipos e formatos são digitalizados;

◦ Armazenamento da imagem do formulário juntamente com os dados dele extraídos;

◦ Controle de qualidade;

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A importância do reconhecimento de padrões

� O centro de uma solução Forms Processingsão os programas de reconhecimento de padrões;

� São esses programas que permitem que os dados de um formulário sejam interpretados tratados de maneira adequada;

Implementação

� Além de software e hardware apropriados, é preciso preparar um bom formulário:◦ Layout

� Posicionamento da informação: manter distância de áreas para assinatura e autenticação;

� Espaçamento entre caracteres: 2mm;

◦ Natureza dos campos� Agrupar informações por tipo ou assunto, fornecendo títulos ou cabeçalhos claros;

� Fornecer instruções claras, usando linguagem simples e exemplos;

� Deixar espaço suficiente para o preenchimento;

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Implementação

◦ Mecanismos de Auto-avaliação� Validação de datas, campos cujo universo válido de respostas é conhecido;

� Checagem de dígito verificador;

◦ Escolha do papel� Tamanho compatível com o scanner que será utilizado

� Gramatura: 75 a 90 g/m2

� Papeis que não fixam a tinha ou que produzem reflexos devem ser evitados;

� Cor mais indicada é o branco

◦ Uso de cores� Recurso “Drop out”: Permite evidenciar apenas as informações importantes em um formulários;

� Em um formulário vermelho é possível dispensar tudo que for vermelho e aproveitar somente o que estiver em preto ou azul, que normalmente são as cores das canetas utilizadas.

� Isso torna o reconhecimento de caracteres mais fácil;

Implementação

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Tendência

� As informações nas empresas poderiam ser estruturadas através de formulários;

� Os formulários eletrônicos podem utilizar da linguagem XML, podendo com isso enviar dados diretamente ao banco de dados;

� Quando em papel, a tecnologia Forms Processing pode acelerar a captura e a indexação desses documentos/formulários, aumentando a velocidade de circulação da informação;

Tecnologias OCR, ICR, OMR

Reconhecimento de Padrões

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Tecnologias OCR, ICR, OMR

� Um documento digitalizado (escaneado) se transforma em uma imagem;

� Uma letra “A” na verdade é uma imagem da letra;

� Através de um software de reconhecimento de padrões é possível transformar a imagem de uma letra ou número no caractere correspondente.

Tecnologias OCR, ICR, OMR, BCR

� Tipos de fontes◦ Impresso ou datilografado

◦ Manuscrito

◦ Marcas

◦ Código de Barras

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OCR (Optical character recognition)

� Reconhecimento Óptico de Caractere◦ Tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem.

◦ Através do OCR é possível digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto editável.

OCR (Optical character recognition)

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OCR (Optical character recognition)

ICR (Intelligent character recognition)

� Reconhecimento Inteligente de Caractere◦ reconhecimento de caracteres impressos, manuscritos, etc;

◦ Utiliza tecnologia de redes neurais

◦ Seu desempenho no reconhecimento de caracteres melhora com o uso.

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ICR (Intelligent character recognition)

OMR (Optical Mark recognition)

� Reconhecimento Ótico de marcações◦ Habilidade para detectar a presença de marcações representativas de algum tipo de informação

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OMR (Optical Mark recognition)

BCR (Bar Code Reader)

� Leitor de Código de Barras◦ Conhecer/interpretar códigos em barra de dados

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BCR (Bar Code Reader)