Implementatie Normblad Implementatie Normblad 80028002

Gemeente HeerlenGemeente Heerlen

Implementatie Normblad 8002 Implementatie Normblad 8002 in 5 stappenin 5 stappen

Stap 1: Identificatie van processen Stap 1: Identificatie van processen

Stap 2: Op hoofdlijnen beschrijven Stap 2: Op hoofdlijnen beschrijven van van de huidige werkwijze de huidige werkwijze

Stap 3: Verbeterstap Stap 3: Verbeterstap

Stap 4: Vastleggen van Stap 4: Vastleggen van werkprocessen werkprocessen

Stap 5: Implementatie Stap 5: Implementatie

UitgangspuntenUitgangspunten

Bij het opzetten van het systeem moeten de Bij het opzetten van het systeem moeten de betrokkenen zelf meedenken en ook meewerkenbetrokkenen zelf meedenken en ook meewerken

Kwaliteitssysteem is inhoudelijk georiënteerd Kwaliteitssysteem is inhoudelijk georiënteerd waarbij slechts een beperkte beschrijving van de waarbij slechts een beperkte beschrijving van de administratieve organisatie is weergegevenadministratieve organisatie is weergegeven

Er is geen volledigheid nagestreefd bij het Er is geen volledigheid nagestreefd bij het beschrijven van werkprocessen, alleen frequent beschrijven van werkprocessen, alleen frequent uit te voeren werkprocessen zijn beschrevenuit te voeren werkprocessen zijn beschreven..

Stap 1: Identificatie van Stap 1: Identificatie van werkprocessenwerkprocessen

Definitie werkproces: een proces is een Definitie werkproces: een proces is een serie achtereenvolgende activiteiten die serie achtereenvolgende activiteiten die leidt tot een resultaat, een product of een leidt tot een resultaat, een product of een dienstdienst

Gemeente Heerlen heeft werkprocessen Gemeente Heerlen heeft werkprocessen ingedeeld in 7 onderdelen en in totaal 21 ingedeeld in 7 onderdelen en in totaal 21 proceduresprocedures..

Vraag

Klant Klant

Organisatie

Afdeling/ bureau

Afdeling Afdeling Afdeling

Proces

Stap 2:Op hoofdlijnen beschrijven Stap 2:Op hoofdlijnen beschrijven van de huidige werkwijzevan de huidige werkwijze Het beschrijven van de huidige werkwijze Het beschrijven van de huidige werkwijze

maakt duidelijk wat nog allemaal gedaan moet maakt duidelijk wat nog allemaal gedaan moet worden om aan het Normblad te voldoen. Het worden om aan het Normblad te voldoen. Het is in feite een 0-meting.is in feite een 0-meting.

Heel belangrijk is het om te beschrijven hoe Heel belangrijk is het om te beschrijven hoe feitelijk de gang van zaken is en niet hoe die feitelijk de gang van zaken is en niet hoe die zou moeten zijnzou moeten zijn

Voor het draagvlak is het van belang dat Voor het draagvlak is het van belang dat medewerkers zelf de beschrijvingen uitvoerenmedewerkers zelf de beschrijvingen uitvoeren

Stap 2 levert ook een inventarisatie op van alle Stap 2 levert ook een inventarisatie op van alle formulieren, checklijsten, individuele formulieren, checklijsten, individuele werkwijzen werkwijzen

Stap 3: VerbeterstapStap 3: VerbeterstapPer werkproces inventariseren van Per werkproces inventariseren van

verbetermogelijkheden: verbetermogelijkheden: Risico’sRisico’s OverdrachtsmomentenOverdrachtsmomenten Aantoonbaar maken van activiteiten en Aantoonbaar maken van activiteiten en

beslissingenbeslissingen (prestatie)indicatoren (prestatie)indicatoren Metingen en registratiesMetingen en registraties Transparant maken beoordelingen en beslissingenTransparant maken beoordelingen en beslissingen

• KnelpuntenKnelpunten• Benodigde verbeteringen om te voldoen aan het Benodigde verbeteringen om te voldoen aan het

NormbladNormblad• Interne klantwensenInterne klantwensen

Stap 4: Vastleggen van Stap 4: Vastleggen van werkprocessenwerkprocessen

Bepalen wat precies en hoe werkprocessen Bepalen wat precies en hoe werkprocessen vastleggen.vastleggen.

FFact heeft a.h.v. beschrijving huidige situatie FFact heeft a.h.v. beschrijving huidige situatie en verbetermogelijkheden de werkprocessen en verbetermogelijkheden de werkprocessen beschrevenbeschreven

In een paar commentaar rondes met de direct In een paar commentaar rondes met de direct betrokkenen zijn de beschrijvingen definitief betrokkenen zijn de beschrijvingen definitief gemaaktgemaakt

Stap 5: ImplementatieStap 5: Implementatie

Afronden beschrijvingen (17 september 2004)Afronden beschrijvingen (17 september 2004) Iedereen moet ermee gaan werkenIedereen moet ermee gaan werken Snel een uitgebreide pre-audit uitgevoerd Snel een uitgebreide pre-audit uitgevoerd

(oktober 2004)(oktober 2004) Volgen van een audittraining door de Volgen van een audittraining door de

kwaliteitscoördinatorkwaliteitscoördinator Definitieve audit 8 december 2004Definitieve audit 8 december 2004 Conclusie: kwaliteitssysteem op enkele details na Conclusie: kwaliteitssysteem op enkele details na

geïmplementeerd.geïmplementeerd. Tijdsduur start project tot eindaudit: Tijdsduur start project tot eindaudit:

9 maanden9 maanden