indkaldelse til bestyrelsesmØde€¦ · vide digitale løsninger og selvbetjeningsmuligheder og...

Dato 26. marts 2020

INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 2. april 2020 kl. 17.00 via Skype link join.skype.com/dPzDJHuJcQdf: 0. Corona-situationen

a. Orientering fra administrationen (O)

1. Strategiske punkter a. Realisering af strategiske mål 2019 (O) * b. Strategigrundlag for Boligkontoret Århus (B) * c. Strategi tv- og internetleverandører (B) * d. Status på nybyggeriprojekter (O) – FORTROLIGT *

2. Beslutningspunkter a. Repræsentantskabsmøde 2020 (B) * b. Egenkontrol – opfølgning og prioritering (B) * c. Afdragsordninger husleje – forsøg (B) * d. Tilskud afdeling 22 Illerupvej (B) *

3. Orienteringspunkter

a. Økonomisk orientering 4. kvartal 2019 (O) * b. Fremskrivning af egenkapital og tilskud (O) * c. Status på fysiske helhedsplaner afdeling 29 Kalmargade og 31 Rydevænget (O) * d. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * e. Orientering fra administrationen (O) *

4. Øvrige punkter

a. Kommunikation med repræsentantskabet (B) b. Mødeplan 2020 (O) *

5. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.

NOTAT TIL PKT 1.a

Realisering af strategiske mål 2019

Som tidligere får bestyrelsen først på året en oversigt over målopfyldelsen ift. de opstillede strategi-ske mål.

Mål

sætn

ing

Målepunkt 2015 2016 2017 2018 2019 Mål 2019

Attr

aktiv

t

Kvalitet af nybyggeri1 - - - - - 0

Kundetilfredshed med boligkvalitet ift. husleje2 3,0 3,3 3,2 3,3 3,1 3,0

Låneoptag i vedligeholdelsesplaner3 40% 37% 34% 33% 36% 31%

Kundetilfredshed med gennemførte råderetssager4 3,3 2,9 3,0 3,0 - 3,0

Varmeforbrug i afdelingerne5 93 100 95 97 93 93

Fælles elforbrug i afdelingerne6 98 77 66 78 64 82

1 Antal nybyggerier, der ved etårseftersynet har kategori 3-fejl eller som har kategori 2-fejl på mere end to overordnede bygningsdele (niveau 2 i forvaltningsklassifikationen). 2 Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. 3 Anden kapitalfremskaffelse over ti-års periode som andel af samlede planlagte vedligeholdelsesarbejder 4 Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. 5 Gennemsnitligt samlet graddagekorrigeret varmeforbrug i afdelingerne (hvor relevant) kWh/m2. Indeks 2014= 100. 6 Gennemsnitligt elforbrug i fællesarealer i afdelingerne (hvor relevant) - konto 111100. Indeks 2012 = 100.

DATO 25. marts 2020

AFSENDER/FORFATTER Morten Homann

MODTAGER Bestyrelsen

PROBLEMSTILLING

2/3

Mål

sætn

ing

Målepunkt 2015 2016 2017 2018 2019 Mål 2019

Fæ

lles

Høj deltagelse7 20% 19% 18% 20% 18% 20%

Oplevet fællesskab8 2,4 2,1 2,6 2,5 2,4 2,5

Nem

t

Kundetilfredshed med service fra ejendomsfunktio-nær9 3,4 3,5 3,4 3,3 3,0 3,0

Kundetilfredshed med service fra administration10 3,2 3,2 3,1 3,2 3,2 3,0

Kundetilfredshed med information11 3,3 3,2 3,2 3,3 3,3 3,0

Kundetilfredshed ved indflytning12 3,4 3,3 3,4 3,4 3,2 3,0

Kundetilfredshed ved fraflytning13 3,3 3,3 3,4 3,1 3,6 3,0

Oplevet nemt14 3,3 3,1 3,3 3,1 3,2 3,0

Attr

aktiv

arb

ejds

plad

s Medarbejdertilfredshed15 3,9 3,8 3,5 3,8 3,6 3,2

Sygefravær16 3,5% 2,8% 3,4% 2,2% 1,8% 3,5%

Score for God ledelse17 3,5 3,5 3,3 3,5 3,6 3,0

Ikke opfyldte mål kommenteres som følger:

7 Andel deltagende husstande på ordinære afdelingsmøder. 8 Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. 9 Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. 10 Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. 11 Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. 12 Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. 13 Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. 14 Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. 15 Besvarelsen i Great Place to Work af ”Hvor tilfreds er du alt i alt” på to niveauer omregnet til skala 0-4 16 Samlet gennemsnitligt sygefravær. 17 De tre parametre på to niveauer vedr. ledelse i Great Place to Work omregnet til skala 0-4.

3/3

Låneoptag i vedligeholdelsesplaner: Der arbejdes løbende gennem fremtidssikringsstrategier på at mindske behovet for låneoptag. Samtidig kvalitetssikres vedligeholdelsesplanerne, så det sik-res, at alle væsentlige opgaver er medtaget, og at disse er realistisk prissat. Det er denne proces, der har medført, at låneafhængigheden fremstår større i 2019 end i 2018. Deltagelse i afdelingsmøder: Trods flere nye initiativer er antallet af deltagende husstande faldet lidt fra 2018 til 2019 (på niveau med 2017). Tilfredshed med graden af oplevet fællesskab: PÅ niveau med tidligere år, men dog en anelse lavere.

Det indstilles, at bestyrelsen tager redegørelsen til efterretning. Det indstilles, at bestyrelsen på sit møde i april reviderer de strategiske mål i lyset af det revide-rede strategigrundlag for boligorganisationen.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 1.b

Strategigrundlag for Boligkontoret Århus

Bestyrelsen bedes indledningsvis tage stilling til, om den ser sig i stand til at behandle dette notat på det Skype-baserede møde. Organisationsbestyrelsen fast-lagde på sit møde i februar det overordnede strategiske mål for Boligkontoret Århus som ”Hjem der samler Århus” med de tre overordnede indsatsområder Nemt, Fælles og Bæredygtigt. Disse tre indsatsområder udbyg-ges af chefgruppen den 10. marts og fremsendes umiddelbart heref-ter til bestyrelsens foreløbige god-kendelse den 12. marts. Herefter behandles de af alle medarbej-dere den 2. april, ligesom strategi-grundlaget som sådan forelægges kvartalsmødet ligeledes den 2. april med henblik på endelig god-kendelse på bestyrelsesmødet den 28. april. Her godkendes tillige målsætning for udviklingen i det overordnede mål om at skabe hjem, der samler Århus samt strategiske målepunk-ter i lyset af det reviderede strate-gigrundlag for boligorganisationen. Bestyrelsen udbad sig derudover en mere udførlig beskrivelse af såvel overordnet mål som ind-satsområder.

DATO 25. marts 2020

AFSENDER/FORFATTER MH/MV


PROBLEMSTILLING

2/4

Det overordnede mål kan beskrives således:

Hjem der samler Aarhus Vi skaber hjem, der samler Aarhus. Det gør vi ved bygge og tilbyde boliger, der henvender sig til et bredt udsnit af befolk-ningen. Vi påtager os et samfundsmæssigt ansvar for at styrke den blandede by og modvirke den opdelte by. For vores inkluderende boligområder bliver stærkere og mere bæredygtig, når forskellige mennesker lever sammen på kryds og tværs af samfundslag, alder, etnicitet, politisk holdning og livsformer.

De tre indsatsområder kan beskrives nærmere således:

Nemt Vi gør det nemt at være beboer og boligsøgende. Det gør vi ved løbende at analysere og optimere på vores service – kommunikation, selvbetjeningsløsninger, kontaktformer og tilgængelighed. For jo mindre besvær og jo kortere og tydeligere vej til mål, jo mindre kræver vi af beboernes energi og dyrebare tid i en travl dagligdag. Samtidig sikrer enkle valg, klare anbefalinger og gennem-tænkte processer, at det er ”nemt at gør det rigtige” i en given situation. Mål: Beboere, indflyttere og fraflyttere oplever servicen fra boligorganisationen nem-mere hvert år Under overskriften Nemt vil vi prioritere – evt. et udvalg af – flg. indsatser:

• Nemt at flytte ind og ud – gennem at forstå beboerens rejse, udvikle og ud-vide digitale løsninger og selvbetjeningsmuligheder og gennem god velkomst og kommunikation

• Nemt at deltage – gennem digitale muligheder for dialog og beboerdemokrati • Nemt at have bæredygtig adfærd – gennem automatisering, feedback og nud-

ging om bl.a. energiforbrug og affaldshåndtering • Nemt at rekvirere hjælp – gennem afdækning af barrierer for beboeren • Nemt at forstå – ved at sikre, at vi kommunikerer godt og giver klare anbefa-

linger • Nemt i dagligdagen – ved at hjælpe med at løse udfordringer med fx trans-

port, dagligvarer m.m.

Fælles Vi løser ting i fællesskab. Det gør vi ved at indrette de nære fællesområder, så det er nemt at møde folk, at dele og genbruge, at hjælpe hinanden, og så det er nemt at indgå i demokratiske pro-cesser. Den blandede by rummer også dem, der ikke har behov for sociale aktivite-ter. Men vi prioriterer, at der er indbydende rammer og uforpligtende mødesteder i det nære, hvor dialog og samvær mellem mennesker kan berige det personlige og fælles liv samt den gensidige ansvarlighed, sammenhængskraft og tryghed. Mål: At realisere initiativer, der løser beboeres behov ved at udnytte afdelingernes og boligorganisationens fællesskaber. Under overskriften Fælles vil vi prioritere – evt. et udvalg af – flg. indsatser:

3/4

• Bytte og dele – værktøj og redskaber, byttebørser, platforme for samkørsel, fællesfaciliteter m.m.

• Byg dit eget naboskab – uddannelses- og udviklingsforløb for ildsjæle i 5-7 afdelinger, som arbejder målrettet med at bygge fællesskaber op i afdelingen med metoderne for community building med børnefamilier eller ældre som omdrejningspunkt

• Fortællingen om vores afdeling – beboerproces i 2-3 afdelinger, der sætter ord på lige netop denne afdelings værdier og kvaliteter

• Fælles ansvar – uddannelses- og dialogforløb om det at bo sammen, at tage ansvar, løsning af konflikter m.m.

På organisationsniveau kunne man prioritere – evt. et udvalg af – flg. indsatser:

• Solidaritet på tværs af boligorganisationen – opdateret tilskudspolitik baseret på sårbarhedsmodel og strategiske prioriteringer

• Fællesskaber imellem afdelinger – interessefællesskaber for beboere mellem afdelinger om fx udvikling af biodiversitet, netværk på tværs ungdomsboligaf-delinger

• Fælles beboerdemokrati – undersøge og understøtte at etablere fælles besty-relser i boligområder, evt. hjælp til sammenlægning af afdelinger

• Aktiviteter i organisationen for beboere – kulturelt og/eller fagligt – fx BKÅ-fe-stival, arrangerede ture/arrangementer, byvandring, kulturelle begivenheder m.m., evt. begrænset til et bestemt antal deltagere pr. afdeling

Bæredygtigt Vi bygger og optimerer boliger resursebevidst og klimaansvarligt Det gør vi ved at sætte barren højere end gældende lovgivning og bæredygtigheds-krav. Og det gør vi med et holistisk og langsigtet fokus på at mindske CO2-udledning, miljøbelastning, resurse- og energiforbrug – i hele bygningens lange levetid og livscy-klus før og efter den rummer hjem. Herunder arbejder vi innovativt med genanvende-lighed, upcycling, passive energiteknologier, cirkulær økonomi, boligkomfort, biodi-versitet, bæredygtig beboeradfærd samt social og økonomisk bæredygtighed i både byggeri, renovering og drift. Mål: Reduktion af CO2-belastning med X pct., opføre X bæredygtighedscertificerede boliger, reducere boligorganisationens miljøbelastning mest muligt.

Under overskriften Bæredygtigt vil vi prioritere – evt. et udvalg af – flg. indsatser:

• Nye bæredygtige boliger – at bygge boliger med DGNB-certificering med fo-kus på fællesskab og energi og langsigtet bæredygtig drift

• Fremtidssikring – årsgennemgang med fokus på energi og bæredygtighed, bæredygtighed indarbejdes i fremtidssikringsstrategier

• Rettidig omhu – bæredygtig renovering af bestående afdelinger med fokus på totaløkonomi, livscyklusanalyse, genbrug og ressourcebesparelser

• Grøn energi – grøn energiproduktion og energibesparelser i renovering, bebo-eradfærd og drift

• Klimaansvar – ved LAR og anvendelse af regnvand samt styrkelse af biodi-versitet

• Sunde afdelinger – ved fokus på indeklima, komfort og kvalitet

4/4

• Grøn drift – gennem elektrificering, bæredygtigt indkøb og ressourcebespa-rende adfærd

Det indstilles, at bestyrelsen godkender beskrivelsen af overordnet mål og indsatsområder samt på sit møde i april på baggrund af medarbejdernes workshop den 2. april

• sætter målsætning for udviklingen i det overordnede mål om at skabe hjem, der samler År-hus

• reviderer de strategiske målepunkter i lyset af det reviderede strategigrundlag for boligorga-nisationen.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 1.c

Forslag til organisationsbestyrelsen: Vild med vild

Kollektiv støtteordning til afdelinger for professi onel opstart af ‘Vild med vild’ Hermed forslås at bestyrelsen tager stilling til, om det er i organisationens interesse at hjælpe natur genoprettelse projekter i gang i afdelingerne. På samme måde som bestyrelsen støtter tanken om at fremme Elbiler med tilskud til ladestandere. Dette i form af et beløb til udarbejdelse af et projekt forslag for afdelingens område de kommende 5 år. Dette bør udføres af professionelle folk, der præcis kan give et bud på, hvad der er mest hen-sigtsmæssig og giver bedst resultat for afdelingens område. Herunder en udviklingsplan år for år i 5 år, samt hvad der bør udføres hvert år - og på hvilket tids-punkt af året det med størst virkning bør udføres. Gerne med en økonomisk vurdering af delplanerne/etaper således at afdelingsbestyrelsen kan ud-arbejde forslag til afdelingsmøderne de kommende år. En afdeling vil også dermed stå solidt og Pro aktiv i en eventuel drøftelse, hvis arealet eller dele heraf indgår i en grundejerforening. Måske BKÅ kunne lave en fast pris aftale med et relevant konsulentfirma eller personkreds inde-holdende ovenstående elementer. Vi har mange mindre afdelinger hvor en konsulentrapport til 10-15.000 kr ikke kan finde plads i den daglige drift, og dermed fra starten vil møde modstand på et afdelingsmøde, hvis det resulterer i en huslejestigning. Har man en overordnet plan for området, vil efterfølgende vel dokumenterede del projekter have en god chance for at blive vedtaget år for år i afdelingen. Med ‘de vildeste’ forventninger På vegne af Hjelmagerparken - afd.42 Hans-Jørgen Krickhahn

Det indstilles, at forslaget imødekommes som en del af et forventet indsatsområde i strategien om biodiversitet.

DATO 5. marts 2020

AFSENDER/FORFATTER Afdeling 42 Hjelmagerparken


PROBLEMSTILLING

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 1.c

Strategi tv- og internetleverandører

Bestyrelsen bedes indledningsvis tage stilling til, om den ser sig i stand til at behandle dette notat på det Skype-baserede møde. Med denne indstilling foreslås en klar strategi for tv- og internetaftaler i afdelingerne: Ungdomsboligafdelinger foreslås at overgå til en ren internetløsning uden kabel-tv1, i overensstem-melse med de beslutninger, der er truffet over de senere år i en række af afdelingerne. Familieboligafdelinger foreslås forsynet med såvel et kabel-tv-udbud som et internetudbud, altså to mulige leverandører i hver afdeling. Nye afdelinger – ungdoms- såvel som familieboliger – foreslås ligeledes forsynet med en ren inter-netløsning. For alle løsninger gælder, at der ikke længere skal være tale om kollektive løsninger for afdelingen. Den enkelte beboer får således mulighed for at vælge en hvilken som helst tv-løsning og/eller en hvilken som helst internetløsning eller ingen løsning overhovedet. Det betyder også, at beslutningen på afdelingsmødet hverken kan eller skal begrundes i udvalget at tv-kanaler – der som bekendt kan skifte med relativt kort varsel – eller priserne på de forskellige produkter – der ligeledes skifter. Derimod bør beslutningen funderes i, hvilke teknologiske mulighe-der, afdelingen kan tilbyde den enkelte beboer, og i en sikring af, at den enkelte beboer ikke bin-des til løsninger, der ikke stemmer overens med vedkommendes behov og præferencer. Ejerskab af kablingen vurderes som sekundær – der kan altså både være tale om afdelings-ejet eller leverandørejede anlæg. Til gengæld er det afgørende, at der ingen eller ganske minimal bin-ding er afdelingen. Såfremt afdelingen ejer anlægget, kan der være tale om, at beboerne kollektivt betaler for vedlige-hold heraf, i lighed med vedligehold af vand- og elinstallationer. Løsningen betyder frit valg for den enkelte beboer. Det betyder selvsagt ikke, at beboeren kan vælge en hvilken som helst leverandør. Har fx Stofa etableret coax-anlæg i afdelingen, kan den

1 Der kan dog fra en række leverandører leveres IP-baseret flow-tv over enhver internetforbindelse.

DATO 25. marts 2020



PROBLEMSTILLING

2/3

enkelte beboer ikke vælge YouSee som tv-leverandør – tilsvarende for internet2. Men vedkom-mende har dog mulighed for at vælge en tv-leverandør eller en dedikeret internetleverandør – en valgmulighed, der i stigende grad efterspørges i afdelingerne, men som alt for ofte strander i en ufrugtbar diskussion, hvor afde-lingen kollektivt skal vælge enten det ene eller det andet. Når der i indstillingen beskrives, at bestående afdelin-gerne foreslås at etablere de beskrevne løsninger, bety-der det, at hver enkelt afdeling gennemgås af administra-tionen, og afdelingsbestyrelsen anbefales at stille forslag på førstkommende afdelingsmødet om løsningen, herun-der at opsige nuværende kollektive løsninger. Såfremt afdelingsbestyrelsen ikke ønsker at stille forsla-get, bør organisationsbestyrelsen tage principiel stilling til, om den ønsker at stille forslaget i de pågældende af-delinger. Under alle omstændigheder indbydes alle omfattede af-delingsbestyrelser til et fælles informationsmøde i andet kvartal, hvor baggrunden og konsekvenserne af strate-gien udfoldes, og det drøftes hvilke former for information der er brug for rettet mod beboerne.

Tidligere beslutninger Organisationsbestyrelsen har af flere omgange behandlet en strategi for tv- og internetleverandører i afdelingerne. Senest vedtog bestyrelsen i 2016 – i fuld overensstem-melse med ovenstående indstilling: Boligkontoret Århus’ langsigtede mål er:

• Beboeren har frit valg af TV, internet, telefoni og andre ydelser

• Ét stik i boligen, så beboerne frit kan vælge pro-

dukter og tjenester Vejen derhen:

• Alle boliger i Boligkontoret Århus bør have mulighed for en bredbåndsforbindelse af høj kvalitet på lige fod med fx vand- og elinstallationer.

• Rådgivning af afdelinger om behovet for ikke at indgå aftaler med så lang binding, at det

forhindrer realiseringen af de langsigtede mål, også selvom dette medfører afdelingerne ikke kan udnytte leverandørrabatter.

• Så vidt muligt adskillelse af leverance af infrastruktur fra leverance af indhold.

2 Dog med forbehold for, at dette vil være muligt med fx TDC som internetleverandør.

Sådan kan det virke!

Afdeling 13 Hammershusvej har tidli-gere været forsynet af Stofa og har efterfølgende i en årrække været for-synet af Fibia. Begge kollektive afta-ler er nu opsagt, og den enkelte be-boer kan vælge enten Stofa-produk-ter, Fibia-produkter eller ingenting.

Afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. har tidligere været forsynet af Stofa, men har opsagt den kollektive aftale for år tilbage. Fibia har tilbudt for egen regning og risiko at forsyne af-delingen med internet, forudsat at et vist antal beboere på forhånd tilken-degav interesse. Nu kan alle beboere vælge imellem Stofas og Fibias pro-dukter – eller vælge ingenting.

3/3

Det har vist sig svært at føre strategiens principper ud i livet, hvorfor rigtig mange afdelinger stadig har langvarige kollektive aftaler. Mange afdelinger har valgt ud fra fx udbuddet af kanaler i de for-skellige udbyderes pakker, uanset at dette er et øjebliksbillede, der – som sagen med Yousee og Discovery illustrerer – hurtigt og nemt kan ændre sig. Ligeledes er et valg ud fra priser sårbart, da priserne specielt på tv-området – ikke på internet – har vist sig meget omskiftelige på tværs af de forskellige udbydere. Vi må dog også erkende, at mange beboere fortsat prioriterer muligheden for at modtage kabel-tv ganske højt. Grundlæggende betyder kollektive aftaler færre valgmuligheder for beboerne mod selvfølgelig en lavere pris. Men det opleves ganske klart, at meget få afdelinger har en ensartet efterspørgsel blandt beboerne. Derfor er der brug for en klarere strategi for at sikre et klart beslutningsgrundlag og en reel frem-tidssikring af afdelingernes infrastruktur.

Øvrige konsekvenser

• Alt andet lige vil opsigelsen af kollektive aftaler betyde, at enkeltprodukter kan blive dyrere for den enkelte beboer. Erfaringsmæssigt vil det dog ofte kunne lade sig gøre at opnå en lidt mindre rabat ad andre veje. Man kan også indvende, at beboere med den nuværende model for kollektive aftaler opnår rabat på bekostning af de beboere, der ikke har gavn af det kollektive tilbud.

• I takt med udfasningen af de kollektive aftaler, vil boligorganisationens indtægt på admini-strationsgebyr på antenneregnskaber – i alt ca. 250.000 kr. årligt – bortfalde. Dette vurde-res dog ikke at få nogen videre konsekvenser, da dette samtidig vil frigive ressourcer til an-dre opgaver.

Ovenstående indstilling er pt. i høring i it-, kommunikations og multimedieudvalget, der til mødet vil have en kommentar parat til bestyrelsens behandling.

Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og træffer afgørelse om indstillingen.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 2.a

Repræsentantskabsmøde 2020

Afklaring af afvikling Den ganske ekstraordinære situation gør det vanskeligt på nuværende tidspunkt at afgøre, om re-præsentantskabsmødet kan afvikles som planlagt inden for myndighedernes anbefalede rammer. Det foreslås derfor, at forretningsudvalget bemyndiges til at træffe beslutning senest den 14. april om, hvorvidt mødet skal indkaldes eller udskydes, baseret på myndighedernes anbefalinger evt. suppleret med BL’s råd. Organisationsbestyrelsen orienteres umiddelbart herefter om beslutnin-gen. Såfremt mødet udskydes, indstilles det, at det søges afviklet medio juni, fx den 11. juni. Det må for-udses vanskeligt at finde et sted af helt samme beskaffenhed som Scandic City. Sted Repræsentantskabsmødet holdes hos Scandic City, Aarhus C. Det indstilles, at bestyrelsen alle-rede i forbindelse med evalueringen af dette repræsentantskabsmøde forholder sig til sine ønsker til placering af repræsentantskabsmøde 2021. Emner Hovedtemaet på repræsentantskabsmødet er forelæggelse af det reviderede strategigrundlag for boligorganisationen. Følgende forslag behandles derudover på repræsentantskabsmødets dagsorden (teksterne frem-lægges til endelig godkendelse på bestyrelsesmødet den 28. april):

• Bemyndigelse vedr. køb og salg af fast ejendom: Det er repræsentantskabet, der har myndighed til at beslutte køb og salg af fast ejendom.

DATO 25. marts 2020

AFSENDER/FORFATTER Morten, Mogens og Mette


PROBLEMSTILLING

2/7

Med det formål at opføre boliger i overensstemmelse med organisationens vedtægter, be-myndiges organisationsbestyrelsen til at erhverve eller sælge jord eller fast ejendom i År-hus eller Favrskov Kommune under forudsætning af kommunalbestyrelsens godkendelse, samt at organisationens repræsentantskab informeres om foretagne køb og salg. Bemyndigelsen til salg af fast ejendom gælder dog alene erhvervsejendomme Beslutningen er gældende for perioden frem til næste ordinære repræsentantskabsmøde.

• Justering af beslutning vedr. afhændelse af afdeling 65 Bethesdavej, så der i stedet træffes beslutning om salg: Repræsentantskabet bemyndiger organisationsbestyrelsen til at indgå en aftale om salg af afdeling 65 Bethesdavej til Jydsk Børneforsorg eller en af de tilknyttede organisationer. Sal-get forudsætter naturligvis de relevante myndigheders godkendelse. Begrundelse: På repræsentantskabsmødet i 2019 blev det godkendt, at afdeling 65 Bethesdavej med seks boliger kunne overdrages til den selvejende institution Jydsk Børneforsorg/Ellengår-den. Imidlertid har dialogen med Aarhus Kommune og Landsbyggefonden afklaret, at over-dragelsen kun kan ske som et egentligt salg efter almenboliglovens bestemmelser herfor. Det foreslås derfor, at repræsentantskabet præciserer sin bemyndigelse til et egentligt salg. Afdeling 65 Bethesdavej består af seks familieboliger beliggende i haven ved den selv-ejende institution Jydsk Børneforsorg/Ellengården. Afdelingen blev etableret i 2002 i et samarbejde med Jydsk Børneforsorg og Bo83 for at løse det problem, at Jydsk Børnefor-sorg dengang ikke varetog almene boligorganisationer og således ikke havde adgang til kvote til alment nybyggeri i Aarhus Kommune. Afdelingen drives og vedligeholdes i alt væsentligt af Jydsk Børneforsorgs driftspersonale. Boligerne visiteres af institutionen som udslusningsboliger for dens målgruppe, som hoved-sagelig er enlige yngre kvinder, evt. med børn. Boligerne står således ikke til rådighed for den almindelige venteliste, men udlejes af Ellengården på korttidskontrakter til beboerne. Der er ikke hjemmel til udleje fra en almen boligafdeling til en institution med henblik på vi-dereudleje, og der har således aldrig eksisteret lejekontrakter i relationen mellem Ellengår-den og Boligkontoret Århus. Løsningen er anerkendt af Aarhus Kommune, og i 2012-14 søgte Boligkontoret Århus’ ad-ministration i dialog med det daværende Boligministerium at finde en løsning for lovliggø-relse af modellen. Boligministeriet er dog ikke siden vendt tilbage med den lovede løsning på problemet. Udlejningsmodellen er således uden lovhjemmel, og der synes ikke at være nogen drifts-mæssig begrundelse for, at Boligkontoret Århus driver en form for almen afdeling i instituti-onens baghave. Afdelingen betaler årligt 36.380 kr. i administrationsbidrag til boligorganisationen, hvilket vurderes svarer til det arbejde, der anvendes på forvaltning af afdelingen.

• Tilpasning af vedtægterne iflg. normalvedtægten omkring indkaldelser til afdelings- og re-præsentantskabsmøder.

3/7

NUVÆRENDE FORMULERING: §7 Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes af formanden med mindst 4 uger var-sel ved brev til samtlige repræsentantskabsmedlemmer. §14 Indkaldelse skal ske med mindst 4 ugers varsel ved brev til samtlige husstande i afde-lingen. NY FORMULERING: §7 Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes skriftligt af formanden med mindst 4 uger varsel til samtlige repræsentantskabsmedlemmer.

§14 Indkaldelse skal ske skriftligt med mindst 4 ugers varsel til samtlige husstande i afdelin-gen.

Dirigent Der er indgået aftale med Søren Madsen om at fungere som dirigent Beretning Mogens Vindbjerg varetager redaktørfunktionen af den skriftlige beretning. Valg På repræsentantskabsmødet skal foretages en række valg:

• Næstformand (Henrik Autzen) modtager genvalg. • Tre bestyrelsesmedlemmer for to år (Johnny deFeuth Eriksen, Dorthe Nielsen og Kristine

Simonsen). Alle modtager genvalg. • Et antal suppleanter til bestyrelsen (Hans-Jørgen Krickhahn, Torben Ulrich Sørensen, Maj-

britt Pedersen og Olav Bertelsen). • 13 kredsdelegerede udover bestyrelsen

Bestyrelsen bør overveje, hvorledes det sikres, at der er kandidater til de nødvendige poster. Der skal derudover vælges medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem samt evt. suppleant. Tidsplan for forberedelsesprocessen Af hensyn til tidsfrister, tryk m.m. er der følgende tidsplan og deadlines:

• 16/04 Udsendelse af indkaldelse til repræsentantskabsmøde • 16/04 Frist for input til bestyrelsens skriftlige beretning • 28/04 Behandling af forslag til repræsentantskabsmødet • 30/04 Frist for indsendelse af forslag til behandling • 30/04 Frist for indsendelse af kandidatpræsentationer • 14/05 Bestyrelsesmøde inden repræsentantskabsmøde kl. 16 • 14/05 Repræsentantskabsmøde

4/7

Mødeform Der gennemføres workshop også på dette års repræsentantskabsmøde. Bestyrelsen bedes tage stilling til årets tema. Dette kunne være bæredygtighed, natur, fælles-skabsbegrebet, kommunikation mellem bestyrelsen og repræsentantskabet, temaerne fra almene boligdage samt områder der kunne være mere nemt. Evt. kan et eller flere emner af disse løftes på kvartalsmøde.

5/7

Dato

INDKALDELSE til ordinært repræsentantskabsmøde

Vi indkalder dig til møde hos Scandic City, Østergade 10, Aarhus C

torsdag den 14. maj 2020 kl. 17.30 Vi starter med middag, derefter workshops kl. 18.30 og selve mødet starter kl. 19.00. Dagsorden:

1. Valg af dirigent og referent 2. Godkendelse af bestyrelsens årsberetning samt fremlæggelse af udvalgenes årsberetnin-

ger 3. Godkendelse af årsregnskab 2019 med tilhørende revisionsberetning for Boligkontoret År-

hus samt afdelingerne 4. Forelæggelse af budget 2021 for Boligkontoret Århus 5. Bemyndigelse til køb og salg af fast ejendom 6. Behandling af eventuelt indkomne forslag 7. Valg

a. Valg af næstformand (på valg er: Henrik Autzen) b. Valg af tre bestyrelsesmedlemmer (på valg er: Johnny deFeuth Eriksen, Dorthe Ni-

elsen og Kristine Simonsen) c. Valg af suppleanter for ét år (på valg er: Hans-Jørgen Krickhahn, Torben Ulrich Sø-

rensen, Majbritt Pedersen og Olav Bertelsen) d. Valg af 13 kredsdelegerede udover bestyrelsen, der er fødte kredsdelegerede e. Godkendelse af revisor - RI indstilles

8. Eventuelt Ønsker du et forslag behandlet på mødet skal det være administrationen v/Mette Kjær Larsson i hænde senest torsdag den 30. april 2020. Vi gør opmærksom på, at det kun er de på forhånd udpegede repræsentantskabsmedlemmer eller suppleanter for disse, der har stemmeret. Afdelingsbestyrelses- og udvalgsmedlemmer, der ikke er medlem af repræsentantskabet, har møde og taleret. Du skal tilmelde dig senest den 30. april 2020 – også til Mette Kjær Larsson, [email protected] Venlig hilsen Bestyrelsen

6/7

FORRETNINGSORDEN FOR REPRÆSENTANTSKABSMØDER

1. Repræsentantskabsmødet vælger en dirigent, der leder forhandlingerne og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsor-den overholdes. Dirigenten påser endvidere, at valgene påbegyndes senest 2½ time efter mødets start.

2. Repræsentantskabet vælger en referent, der skriver trufne beslutninger og resultater af af-

stemninger ind i forhandlingsprotokollen, som efter mødet underskrives af dirigent, referent og formand. Antallet af mødedeltagere skal føres til protokol.

3. Repræsentantskabsmødet vælger et stemmeudvalg, der bistår dirigenten ved afstemnin-

ger. Antallet af stemmeudvalgsmedlemmer fastsættes af dirigenten.

4. Deltagerne får ordet til debatten i den rækkefølge de henvender sig. Begæring om ordet til forhandlingerne sker ved personlig henvendelse til dirigenten med oplysning om navn og den afdeling, vedkommende kommer fra. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller re-præsentantskabet fastsætter en begrænsning. Dirigenten kan vælge at emneopdele debat-ten. Indlæg og forslag til et punkt på dagsordenen kan ikke fremsættes, efter at debatten om det pågældende punkt er afsluttet.

5. Bortset fra valg og ændring af vedtægter afgør repræsentantskabsmødet alle spørgsmål

ved simpel stemmeflerhed blandt de afgivne stemmer. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i antallet at afgivne stemmer. Ved spørgsmål, der ikke er behandlet i vedtægter eller forretningsorden, afgør dirigenten afstemningsformen.

6. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Såfremt der ved valg kun foreslås det antal kandi-

dater, der skal vælges, betragtes disse som valgt uden afstemning.

7. Såfremt to eller flere kandidater til formand og evt. næstformand foreslås, foretages der skriftlig afstemning. Opnår den kandidat, der får flest stemmer, ikke flere end halvdelen af stemmerne, gennemføres en ny valgrunde mellem de to kandidater, der fik flest stemmer i første valgrunde. Ved stemmelighed foretages der omvalg, og står stemmerne stadig lige derefter, foretages der lodtrækning.

8. Ved valg af organisationsbestyrelsesmedlemmer samt andre personvalg gælder, at der

skal stemmes på det antal personer, der skal vælges. Stemmesedler, der indeholder flere eller færre navne eller navne på personer som ikke er bragt i forslag, er ugyldige.

Det indstilles, at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om tema for årets workshop. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen bemyndiger forretningsudvalget til at træffe beslutning om evt. udskydelse af repræsentantskabsmødet.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 2.b

Egenkontrol – opfølgning og prioritering

Bestyrelsen godkendte i marts 2019 koncept for egenkontrol, der udpegede flg. opgaver i 2019:

Indsats Status

Retningslinjer for opkrævning af byggesags-honorar samt sikring af langsigtet balance

Retningslinjer udarbejdet men endnu ikke fo-relagt bestyrelsen

Analyse af fremmed assistance Gennemført og forelagt bestyrelsen

Analyse af mulige besparelser på IT -drift Endnu ikke færdiggjort

Revision af digitaliseringsstrategi Gennemført og forelagt bestyrelsen

Revurdering af koncept for målerpasning Aftale med BA Technologies under imple-mentering – bestyrelsen orienteret herom.

Analyse gårdmandsudgifter ifbm. budget 2020

Gennemført

Analyse vinterberedskab Endnu ikke færdiggjort

Analyse skadedyrsbekæmpelse Udskydes til 2020

Kvalitetssikring vedligeholdelsesplaner Gennemført ifbm. konvertering til Mdoc FM

I 2020 forestår flg. opgaver:

Indsats Tidspunkt

Evaluering af aftale med Hemonto og setup for kapitalforvaltning

Første halvår 2020

Nyt koncept for bestyrelsens ledelsesinfor-mation og økonomiopfølgning

Første halvår 2020

Nye måltal for afdelingsbudgetter Første halvår 2020

Granskning af vedligeholdelsesplaner Udskydes til 2021

Analyse skadedyrsbekæmpelse Udskudt fra 2019

DATO 25. marts 2020



PROBLEMSTILLING

2/2

I henhold til det besluttede koncept, skal bestyrelsen igen i marts 2021 forelægges en ny analyse som grundlag for endnu en prioritering af indsatsen.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 2.c

Forsøgsordning afdragsordninger

Organisationens politik har i en årrække været, at der ikke kan laves afdragsordninger på huslejen ud fra den betragtning, at det ikke er organisationens opgave at agere bank for beboerne, og at af-delingen og boligorganisationen påtager sig en risiko for tab ifbm. manglende overholdelse af af-dragsordningerne. Boligkontoret Århus modtager nogle få henvendelser årligt fra lejere som i enkelte måneder har svært ved at betale huslejen pga. mistet ydelser, job m.m. de efterspørger muligheden for at få la-vet en afdragsordning over 2 måneder. Som beskrevet ovenfor er det et fåtal af henvendelser administrationen modtager fra vores lejere omkring ovenstående ordning og der er derfor iværksat en for at imødekomme disse få lejere som står i en svær situation. Ordningen åbner op for at Boligkontoret Århus’ lejere kan få etableret en afdragsordning på husle-jen under følgende betingelser – alle betingelserne under 1-5 skal være opfyldt for at kunne etab-lere en ordning:

1. Lejer skal have boet i det pågældende lejemål i mere end 6 måneder. 2. Lejer er ikke blevet rykket for husleje i de foregående 6 måneder. 3. Lejer har ikke inden for de seneste 6 måneder fået lavet en afdragsordning på huslejen. 4. Afdragsordningen på huslejen kan maksimalt deles over de 2 efterfølgende måneder. 5. Det er en forudsætningen for at kunne etablere en afdragsordning at lejeren kontakter ad-

ministrationen senest på forfaldsdato for huslejen. Yderligere forbehold:

A. Boligkontoret Århus forbeholder sig ret til at afvise at etablere afdragsordninger, såfremt le-jeren har restancer på tidligere lejemål eller at der er verserende sager i beboerklagenæv-net etc.

B. Forsøgsperioden er foreløbig fastsat frem til 30. juni 2020 C. Såfremt der opstår et stort run på løsningen, vil løsningen kunne lukkes ned uden yderli-

gere varsel D. Der vil ikke blive annonceret på hjemmesider med muligheden for afdragsordninger, men

det vil fremgå af hjemmesiden, at vi anbefaler at vores lejere at kontakte administrationen såfremt de har problemer med at betale huslejen eller flytteafregninger.

DATO 24. marts 2020

AFSENDER/FORFATTER MOK/MH


PROBLEMSTILLING

2/2

Der vil efter forsøgsperiodens udløb blive fremsendt en oversigt over antallet af etablerede af-dragsordninger til organisationsbestyrelsen. Udviklingen i antallet af rykkere og rykkede beløb følges løbende.

Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forsøgsordningen til efterretning og evaluerer denne efter forsøgsperiodens udløb.

20

40

60

80

100

120

140

160

180

2020

-03

2020

-02

2020

-01

2019

-12

2019

-11

2019

-10

2019

-09

2019

-08

2019

-07

2019

-06

2019

-05

2019

-04

2019

-03

2019

-02

2019

-01

2018

-12

2018

-11

2018

-10

2018

-09

2018

-08

2018

-07

2018

-06

2018

-05

2018

-04

Udsættelser Rykkere (2016=100) Rykket beløb (2016=100) Boligstøtte (2016=100)

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 2.d

Tilskud afdeling 22 Illerupvej

Bestyrelsen tog på sit møde i december 2019 principielt stilling til, at man ville støtte oprydning af jordforurening i afdeling 22 Illerupvej. Nu kendes det konkrete projekt og projektøkonomi som udgør 3,0 mio.kr. og der indstilles et tilskud på 50 pct., svarende til maksimalt 1,5 mio. kr. Afdelingens andel søges godkendt ved en urafstemning, skønt det pga. coronasituationen ikke har været muligt at holde et forudgående ekstraordinært afdelingsmøde. Resultatet heraf kendes for-modentlig umiddelbart inden påske. Projektet kan iværksættes umiddelbart efter påske.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender tilskuddet.

DATO 26. marts 2020

AFSENDER/FORFATTER MH/EF/MOK/HE/JM/JLK


PROBLEMSTILLING

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 3.a

Rapportering økonomi 4. kvartal

Rapportering af økonomiske nøgletal for Boligorganisationen

• 4. kvartals regnskab (endeligt regnskab før revision) • Afkast på investeret midler og forretning af mellemregning 2019 • Indtægtsførelse af boligorganisationsandele

4. kvartal, Økonomisk rapportering Vedhæftet dette notat er årsregnskabet for boligorganisationen som før korrektioner for boligorga-nisationsandele udviser et underskud på ca. 1,7 mio.kr. Dette notat og vedhæftede bilag skal ikke ses som endelig rapportering for årsregnskabet 2019, men der vil ikke blive ændret væsentligt i forhold til de sidste posteringer inden revisionen foretages. Der vil på det planlagte regnskabsmøde blive udarbejdet kommentarer til det endelige regnskab, dette er 4. kvartalsrapportering. Afkast på investeret midler og forretning af mellem regning 2019 Nedenfor er der præsenteret en graf over de faktiske realiseret afkast fra vores placeret midler. Som det fremgår af grafen har de tre forvaltere leveret et væsentligt laverer afkast end forudsat i budgetterne for 2019 som er 2% . Afkastet er dog tilfredsstillende i det nuværende markedet og den nuværende rentestruktur. I samarbejde med vores rådgiver Hemonto planlægges det at vi årligt indkalder alle vores forval-tere til en gennemgang og sammenligning af deres respektive afkast for det seneste år og periode op til mødet. Endvidere vil der på mødet blive lagt op til at forvalterne evaluere vores investerings-strategi (varighed m.m.), således at vi løbende kan sikre at vi får tilpasset vores investeringsstra-tegi til det aktuelle marked, på mødet vil de også skulle præsenterer deres forventninger til næste års afkast, som gerne skulle danne baggrund for afdelingernes budget for forretningen af mellem-regningen.

DATO 27-02-202024. marts 2020

AFSENDER/FORFATTER Morten Kraft


PROBLEMSTILLING

2/3

Udover de placeret midler indgår udlån til afdelingerne, byggesager og indestående i vores bank til at beregne den endelige forretning. Nettorenteindtægten blev for 2019 kr. 2.272.680,56. Forrentningen af mellemregningerne vil for 2019 blive 0,54% mod de budgetteret 2%, dette vil selvfølgelig belaste alle afdelingernes resultat negativt. Forretningen fordeles således – jf. driftsbekendtgørelsen -: Nettorenteindtægt: 2.272.680,56 Afdelingerne: 1.888.355,00 svarende til 83,1% af nettorenteindtægterne Egenkapital: 384.326,00 svarende til 16,9% af nettorenteindtægterne Da der ikke er krav om forrentning af dispositionsfonden så længe at diskontoen er under 2 %, vil den samlede renteindtægt af egenkapitalen indgå i boligorganisationens drift. Boligorganisationsandele I boligorganisationens egenkapital indgår også boligorganisationsandele som er de gamle indmel-delsesgebyrer fra før AARHUSbolig.dk blev etableret. Disse indmeldelsesgebyrer skal potentielt udbetales ved forevisning af indmeldelsesbevis. Boligkontoret Århus har ultimo 2019 boligorganisationsandele som en bunden del af egenkapitalen svarende til 4.600.260,00 kr.

3/3

Nedenfor er vist de seneste 12 års udbetalinger: Rækkenavne Antal af Udbetalinger Sum af Udbetalinger2

2008 1,00 100,00

2009 2,00 250,00

2010 1,00 100,00

2012 10,00 1.250,00

2013 5,00 750,00

2014 3,00 200,00

2015 2,00 325,00

2016 2,00 75,00

2017 1,00 50,00

2018 3,00 250,00

2019 1,00 100,00

Hovedtotal 31,00 3.450,00

Det er muligt at overfører boligorganisationsandelene til boligorganisations arbejdskapital, så de ikke længere er bundet. Vores revisor har ingen forbehold til mit metodevalg og Tilsynet har god-kendt denne overførelse til arbejdskapitalen via boligorganisationens drift. Jeg anbefaler at vi afsætter 50.000 kr. i boligorganisationens balance til at imødekomme eventu-elle anmodninger om udbetalinger i de efterfølgende år. Såfremt OB beslutter at overfører boligorganisationsandelene til arbejdskapitalen vil resultat for 2019 se således ud: Underskud: -1,70 mio.kr. Boligorg.andele: 4,55 mio. kr. Overskud 2019: 2,85 mio.kr. Årsagen til at det præsenteres på denne måde er selvfølgelig at det oprindelige underskud ikke skal glemmes/puttes ved denne beslutning og det er vigtigt at understrege at min anbefaling alene er baseret på at få frigivet de bunde midler til arbejdskapitalen.

Det anbefales at OB tager kvartalsrapporteringen til efterretning Det anbefales at OB tager afkast og forretning af placeret midler til efterretning OB har allerede pr. e-mail godkendt overførsel af boligorganisationsandele til arbejdskapitalen

INDSTILLING

Regnskab for boligorganisationen Fra 01-01-2019Til 31-12-2019

Resultatopgørelse Boligkontoret Århus

Resultatopg. Budget Budget2019 2019 2020

Konto Note Ikke revideret Ikke revideretkr. kr. kr.

Udgifter

Ordinære udgifter:

501 Bestyrelsesvederlag afdelinger i drift1. Afdelinger i drift 271.002,00 271.000 272.0002. Nybyggeri 0,00 0 0

502 * Mødeudgifter, kontingenter m.v. 686.861,09 630.000 770.000

511 * Personaleudgifter 22.152.840,67 19.930.000 22.125.975

512 * Forretningsførelse 0,00 0 0

513 * Kontorholdsudgifter (inkl. EDB-drift) 5.404.635,39 4.029.000 4.126.375

514 * 2.560.107,23 2.590.250 2.525.250

515 * Afskrivninger, driftsmidler 85.998,49 150.000 170.000

516 * Særlige aktiviteter 0,00 0 0

521 Revision 500.750,00 540.000 540.000

530 Bruttoadministrationsudgifter 31.662.194,87 28.140.250 30.529.600

531 * Tilskud til afdelinger 0,00 0 0

532 * Renteudgifter (inkl. kurstab, obligationer m.v.) 9.626.151,60 7.790.112 7.790.112

533 * 37.486.283,00 37.638.635 37.638.635

540 Samlede ordinære udgifter 78.774.629,47 73.568.997 75.958.347

541 * Ekstraordinære udgifter 8.668.140,77 0 0

550 Udgifter i alt 87.442.770,24 73.568.997 75.958.347

551 Overskudsfordeling1. Henlæggelse til arbejdskapitalen 0,00 0 195.383

560 Udgifter og evt. overskud i alt 87.442.770,24 73.568.997 76.153.730

Årsregnskab 2019

Henlæggelse af afdelingernes bidrag m.v. til dispositionsfond og arbejdskapital samt indbetalinger til Landsbyggefonden og nybyggerifonden

Kontorlokaleudgifter (inkl. afskrivninger, administrationsejendom)

2 af 13


Årsregnskab 2019

Resultatopgørelse Boligkontoret Århus



Indtægter

Ordinære indtægter:

601 * Administrationsbidrag: 23.394.642,00 23.409.362 24.160.853

602 * Lovmæssige gebyrer m.v. 1.911.201,51 1.220.000 1.895.000

603 * 10.010.879,36 7.601.000 7.985.112

604 * 37.486.283,00 37.638.635 37.638.635

605 Byggesagshonorar:1. Nybyggeri 1.482.978,00 2.100.000 2.834.130

606 Byggesagshonorar:1. Forbedringsarbejder 2.812.955,63 1.600.000 1.640.000

607 Diverse 39.715,91 0 0

610 Samlede ordinære indtægter 77.138.655,41 73.568.997 76.153.730

611 * Ekstraordinære indtægter 8.668.140,77 0 0

620 Indtægter i alt 85.806.796,18 73.568.997 76.153.730

621 Årets underskud overført til konto 805 1.635.974,06 0 0

630 Indtægter og evt. underskud i alt 87.442.770,24 73.568.997 76.153.730

Renteindtægter (inkl. realiserede kursgevinster, obligationer m.v.)

Henlæggelse af afdelingernes bidrag m.v. til dispositionsfonden og arbejdskapitalen samt indbetalinger til Landsbyggefonden og nubyggerifonden

3 af 13


Årsregnskab 2019

BalanceRegnskab Regnskab

Konto Note 2019 2018kr. kr.

Aktiver

Anlægsaktiver:

Materielle anlægsaktiver:

702 * Inventar 375.580,02 377.105

704 * EDB-anlæg 11.560,00 23.120

709 * Andre anlægsaktiver 727.800,96 710.101

Finansielle anlægsaktiver:

714 * Dispositionsfond/lån til afdelinger 74.056,00 83.718

715 * Kapitalindskud, sideaktiviteter 248.828,00 248.828

716 * Indskud i Landsbyggefonden 45.639.034,76 53.051.459

719 * Andre finansielle anlægsaktiver 0,00 0

720 Anlægsaktiver i alt 47.076.859,74 54.494.330

Omsætningsaktiver:

Tilgodehavender:

721.1 * Afdelinger i drift 3.287.845,04 24.350.434

721.2 * Afdelinger, sideaktiviteter 0,00 0

722 * Afdelinger under opførelse (nybyggeri) 7.299.257,32 5.307.574

725 Debitorer 0,00 0

726 Andre tilgodehavender 2.961.187,87 2.854.897

727 Forudbetalte udgifter 86.195,00 180.226

730 Tilgodehavende renter m.v. 1.157.165,65 1.661.075

731 * Værdipaprier (omsættelige)/obligationsbeholdning 381.447.414,59 422.880.108

732 Likvide beholdninger:1. Kassebeholdning 0,00 0

* 2. Bankbeholdning 8.586.316,19 2.291.394

740 Omsætningsaktiver i alt 404.825.381,66 459.525.708

750 Aktiver i alt 451.902.241,40 514.020.038

4 af 13


Årsregnskab 2019

BalanceRegnskab Regnskab


Passiver

Egenkapital:

801 * Boligorganisationsandele 4.600.260,00 4.600.360

802 * Garantikapital 0,00 0

803 * Dispositionsfond 108.526.171,10 108.989.839

804 * Opskrivningshenlæggelser 0,00 0

805 * Arbejdskapital 8.016.787,60 9.652.762

810 Egenkapital i alt 121.143.218,70 123.242.960

Langfristet gæld

811 * Prioritetsgæld, administrationsbgning 0,00 0

812 * Anden langfristetgæld 0,00 0

820 Langfristetgæld i alt 0,00 0

Kortfristet gæld:

821.1 * Afdelinger i drift 298.094.668,87 325.929.596

821.2 * Afdelinger, sideaktiviteter 0,00 0

822 * Afdelinger under opførelse (nybyggeri) 0,00 12.194.904

823 * Godkendt administrationsorganisation 0,00 0

824 * Bankgæld (sikkerhedsstillelse) 20.951.836,63 37.536.280

825 Leverandører 338.910,34 657.905

826 Omkostninger 7.954.221,11 11.065.561

827 * Afsætninger 0,00 0

828 Opnoteringsgebyrer 0,00 0

829 Feriepengeforpligtelse 2.573.780,84 2.540.444

830 * Anden kortfristet gæld 845.604,91 852.389

840 Kortfristet gæld i alt 330.759.022,70 390.777.078

850 Passiver i alt 451.902.241,40 514.020.038

5 af 13


Årsregnskab 2019

Faste noter Resultatopgørelse



502 Mødeudgifter og kontingenter m.v.

Repræsentantskabsmøde 71.947,00 90.000 110.000Hovedbestyrelsen 74.450,37 80.000 80.000Møder, kurser m.v. bestyrelse og udvalg 306.765,72 310.000 430.000Diæter, arbejdstab og kørsel 73.119,61 70.000 70.000Repræsentation og gaver 160.578,39 80.000 80.000

686.861,09 630.000 770.000

511 Personaleudgifter

1. Lønninger, adm. personale 18.043.865,92 16.250.000 17.250.567Personalearrangementer m..v 158.549,75 200.000 200.000Kursusudgifter 314.045,36 400.000 450.000Arbejdstøj 2.963,61 0 0Kørsel 66.663,97 91.250 91.250

2. Pension/pensionsbidrag 2.466.554,45 2.112.500 2.504.1583. Andre udgifter til social sikring 362.054,16 365.000 365.0004. Fremmed assistance 375.837,45 820.000 465.000

1. Aarhusbolig.dk, Kolligiekontoret 693.948,14 0 800.0005. Forskydning i feriepengetilsvar 53.682,44 -211.250 200.000

10. - Refusion af syge- og dagpenge m.v. -385.324,58 -97.500 -200.000

22.152.840,67 19.930.000 22.125.975

34

Løn inkl. pension til direktør i perioden 1/1 - 31/12 2019 kr. 1.395.213,89. Herudover fri telefon/internet, sundhedsforsikring.

513 Kontorholdsudgifter

Kontorartikler m.v. 340.660,26 270.000 270.000Tryksager 135.597,43 170.000 100.000Mindre nyanskaffelser 127.907,30 80.000 80.000Kopiservice 45.513,26 45.000 45.000EDB udgifter 2.580.906,47 1.950.000 2.202.375Bank - og girogebyrer 403.036,49 420.000 420.000Porto 120.625,25 100.000 100.000Forsikringer 59.404,75 29.000 29.000Kontorhusholdning 270.956,22 210.000 210.000Telefon og internet m.v. 261.834,28 315.000 315.000Beboerblad 118.179,09 135.000 135.000Andre udgifter 5.416,20 25.000 50.000Annoncer 45.056,75 155.000 45.000Juridisk assistance 889.541,64 125.000 125.000

5.404.635,39 4.029.000 4.126.375

514 Kontorlokaleudgifter

Lokaleleje 1.454.369,95 1.445.250 1.445.250Ejendomsskatter 65.695,31 67.000 67.000El 82.437,74 90.000 120.000Vand og varme 101.827,14 140.000 140.000Rengøring 370.446,85 340.000 335.000Fællesudgifter 231.777,24 285.000 285.000Vedligeholdelse og alarm 253.553,00 223.000 133.000

Kontorlokaleudgifter i alt 2.560.107,23 2.590.250 2.525.250

Oplysning om antal medarbejdere m.v. (omregnet til antal heltidsbeskæftigede)

6 af 13


Årsregnskab 2019

Faste noter Resultatopgørelse



515 Afskrivninger, driftsmidler:

1. Inventar 74.438,49 150.000 110.0003. EDB 11.560,00 0 60.000

85.998,49 150.000 170.000

533/604

1. Afdelingernes bidragtil dispositionsfonden, jf. kt. 803.2 0,00 0 0

3 Ydelser (beboerbetaling) fra afdelingervedr. udamortiserede lån, jf. kt. 803.5 7.799.582,00 8.101.039 8.101.039

6. Indbetalinger til Landsbyggefonden,jf. kt. 803.23 17.272.971,00 17.206.625 17.206.625

8. Pligtmæssige bidrag til LBF kt. 803.11 12.413.730,00 12.330.971 12.330.9719. Afdelingernes bidrag

til arbejdskapitalen jf. kt. 805.3 0,00 0 0

37.486.283,00 37.638.635 37.638.635

541 Ekstraordinære udgifter

Tilskud fra dispostionsfond jf. note. 803 8.668.140,77 0 0

601 Administrationsomkostninger.

Oversigt over administrationsomkostninger:

Bruttoadministrationsudgifter (konto 530) 31.662.194,87 28.140.250 30.529.600- Lovmæssige gebyrer m.v. og særlige

ydelser (konto 602) 1.911.201,51 1.220.000 1.895.000- Byggesagshonorarer (konto 605/606) 4.295.933,63 3.700.000 4.474.130

Nettodriftsadministrationsudgiftvedr. egne afdelinger i drift - i alt 25.455.059,73 23.220.250 24.160.470

Pr. lejemålsenhed 4.477,27 4.084 4.250

Egne afdelinger i driftGrundbidrag pr. lejemålsenhed 21.813.382,00 21.817.212 22.302.090Grundbidrag pr. afdeling 850.000,00 850.000 875.000Tillægsydelser 731.260,00 697.150 968.763

Egne afdelinger i drift 23.394.642,00 23.364.362 24.145.853

23.394.642,00 23.364.362 24.145.853

Sideaktiviteter- eksterne foretagender 15.000,00 45.000 15.000

Administrationsbidrag egne afdelinger

Administrationsbidrag egne afdelinger i alt

Henlæggelse af afdelingens bidrag m.v. til dispositionsfonden

7 af 13


Årsregnskab 2019

Faste noter ResultatopgørelseResultatopg. Budget Budget

2019 2019 2020Ikke revideret Ikke revideret

Konto Note kr. kr. kr.

602 Lovmæssige gebyrer m.v.Påkravsgebyr 196.369,00 225.000 250.000Opnoteringsgebyr 1.452.337,49 800.000 1.400.000Antenneregnskabsgebyr 254.026,27 190.000 230.000Kodning vaskekort 8.468,75 5.000 15.000

Lovmæssige gebyrer i alt 1.911.201,51 1.220.000 1.895.000

603/532 Opgørelse af nettorenteindtægt/udgiften

Renteindtægter (konto 603):

1 Afdelinger, rentesats: (603.11) 1,00% 295.822,53 600.000 600.000 Afdelinger årets gennemsnitssaldo

2. Bankbeholdning 0,00 1.000 1.000 3. Obligationer (inkl. realiserede kursgevinster)

1. Obligationsrenter 6.358.110,772. Realiserede kursgevinster 3.356.944,57 9.715.055,34 7.000.000 7.000.000

5. Beregnet rente af bundenegenkapital 0,00 0 0

6. Renter fra LBF egen trækningsret 0,00 0 07. Andet 1,49 0 384.112

10.010.879,36 7.601.000 7.985.112

Renteudgifter (konto 532):

1. Dispositionsfond, rentesats (532.11) 0,86% 0,00 0 02. Afdelinger, rentesatser

Mellemregning 0,86% 1.931.434,84 6.500.000 6.500.000Afdelinger årets gennemsnitssaldo

3. Bankgæld 63.189,20 110.000 110.0004. Kreditorer 1.502,54 1.000 1.0005. Kurstab, obligationer m.v. 7.535.936,64 829.112 829.1126. Kurtage m.v. obligationsbeholdning 0,00 0 07. Egen trækningsret 0,00 0 08. Andet 94.088,38 350.000 350.000

9.626.151,60 7.790.112 7.790.112

Nettorenteindtægt 384.727,76 -189.112 195.000

Nettorenteindtægt/ -udgift pr. lejemålsenhed(svarende til beregningsgrundlaget for administrationsbidrag) 67,67 -33 34

611 Ekstraordinære indtægter

Tilskud fra dispostionsfond jf. note. 803 8.668.140,77 0 0

8.668.140,77 0 0

8 af 13


Årsregnskab 2019

Faste noter Balance

Regnskab Regnskab Konto Note 2019 2018

kr. kr.

702/704 Inventar/EDBAnskaffelsesværdi primo 2.623.119 3.418.189Tilgang i året 72.914 463.398

Anskaffelsesværdi ultimo 2.696.032 3.881.588

Afskrivning primo -51.275 -3.311.884Afskrivning i regnskabsåret -2.257.618 -169.479

Afskrivning i alt -2.308.892 -3.481.363

Bogført værdi ultimo 387.140 400.225

709 Andre anlægsaktiver

Depositum Brendstrupgårdsvej 7 727.801 710.101

727.801 710.101

716 Indestående i Landsbyggefonden1. Bundne A-og G indskud 24.148.010,00 24.148.0102. C-indskud 118.610,00 118.610

Finansiering nybyggeri 1.478.112,00 1.478.1123. Egen trækningsret:

Primosaldo 27.306.726,76 22.299.630Årets tilgang 7.448.238,00 7.327.200Årets afgang -14.860.662,00 -2.320.103 Tilskrevne renter 0,00 0Ultimosaldo trækningsret 19.894.302,76 27.306.727

Indestående i Landsbyggefonden i alt 45.639.034,76 53.051.459

721.1 Afdelinger i drift

Afdeling 24: Renovering og ungdomsboliger 0,00 1.363.744Afdeling 48: Mellemregning 0,00 4.409.018Afdeling 23: Mellemregning 0,00 17.137.233Afdeling 42 - Mellemregning 0,00 924.293Afdeling 44 0,00 0Afdeling 52 2.137,03 0Afdeling 53 1.784.699,68 0Selskab 90 -245.705,52 0Diverse afdelinger, Radon projekt 1.746.713,85 516.147

3.287.845,04 24.350.434

722 Afdelinger under opførelse

Afdeling 73 Virup Skovvej 19.631,99 0Afdeling 76 Helsingforsgade 183.190,21 0Afdeling 77 Paludan-Müllers Vej 159.404,32 326.082Afdeling 78 Jens Baggesens Vej 945.954,48 0Afdeling 79 Randersvej 2.973.734,96 2.601.513Afdeling 80 Knudrisgade 550.271,95 1.658.985Afdeling 81 Bassin 7 442.482,04 436.070Afdeling 82 Nye 284.924,87 284.925Afdeling 83 Campus Katrinebjerg 1.257.684,86 0Afdeling 84 Nørre Boulevard 481.977,64 0

7.299.257,32 5.307.574

731 Værdipapirer omsættelige/obligationsbeholdning

Anskaffelsessum obligationer 385.626.406,66 423.959.862Urealiseret kurstab -7.535.936,64 -1.123.157Urealiseret kursgevinst 3.356.944,57 43.404

381.447.414,59 422.880.1089 af 13


Årsregnskab 2019

Faste noter Balance


kr. kr.

732 Bankbeholdning

Danske Bank 4.119.582,54 139.774,14Sydbank 2.786.783,21 305.430,93Afkastkonti (SEB, Danske Bank, Nordea) 1.679.950,44 1.846.188,75

8.586.316,19 2.291.393,82

803 Dispositionsfonden

1. Saldo primo 108.989.838,66 92.598.044

Tilgang: 2. Bidrag, afdelinger 0,00 0 3. Rentetilskrivning 0,00 432.357 4. Ydelser (beboerbetaling) udamortiserede lån 25.072.553,00 23.889.137 6. Nettoprovenu ved likvidation af en afdeling 7.817.315,21 10.316.259 6. Anden indtægt 0,00 26.000 6. Indskud i LBF overført fra byggefonden 0,00 011. Pligtmæssige bidrag fra afdelinger § 79 og 80 12.413.730,00 12.211.99912. Renter af egen trækningsret fra LBF 0,00 0

Afgang:20. Ydelsesstøtte til afdelinger jf. spec. -1.279.000,00 -1.197.00021. Tilskud m.v. jf. specifikation -5.661.619,87 -4.781.63022. Tilskud til tab ved lejeledighed og fraflytning -1.727.520,90 -892.21324. Indbetalinger til Landsbyggefonden -22.238.463,00 -21.293.01226. Tilskud fra LBF til overførsel til afdelinger (Egen trækningsret) -14.860.662,00 -2.320.103

50. Saldo ultimo 108.526.171,10 108.989.839

Saldo ultimo opdelt:Bunden del:

31. Udlån til afdelingerne, (kto 714) 74.056,00 83.71835. Indskud i Landsbyggefonden (kto 716) 45.639.034,76 53.051.459

Bunden del i alt: 45.713.090,76 53.135.177

40. Disponibel del: 62.813.080,34 55.854.662

50. Saldo ultimo 108.526.171,10 108.989.839

Specifikation tilskud:Afdeling 7/26/33, Ladestander elbil 103.518,94Afdeling 38, Ladestander elbil 95.531,25Afdeling 17, Ladestander elbil 59.245,00Afdeling 23, Ladestander elbil 50.000,00Afdeling 28, Ladestander elbil 89.425,00 Afdeling 23, Renovering 140.737,64 Afdeling 23, Smilet 107.239,40 Afdeling 24, Hjemfaldstilskud 17.594,00 Afdeling 55, Pilotprojekt vinduer 100.000,00 Afdeling 29, Hjemfaldstilskud 893.630,00 Afdeling 44, Udskiftning køkken, bad 1.000.000,00 Afdeling 48, Udskiftning køkken, bad 1.500.000,00 Afdeling 34, Løbende støtte 55.000,00 Afdeling 39, Løbende støtte 150.000,00 Afdeling 41, Løbende støtte 137.515,00 Afdeling 42, Løbende støtte 165.000,00 Afdeling 44, Løbende ydelsesstøtte 215.000,00 Afdeling 54, Løbende ydelsesstøtte 1.064.000,00 Afdeling 60, Hjemfaldstilskud 49.345,00 Afdeling 61, Hjemfaldstilskud 33.378,00 Beboerrådgiver Herredsvang 111.449,00 Boligsocial helhedsplan Vandtårnsområdet 525.540,00 Boligsocial helhedsplan, tidligere år, afsluttet 29.097,78 Fællessekretariatet 248.373,86 Tilskud tab ved lejeledighed og fraflyttertab 1.727.520,90 10 af 13


Årsregnskab 2019

Tilskud i 2018 6.870.8438.668.140,77 6.870.843

11 af 13


Årsregnskab 2019

Faste noter BalanceRegnskab Regnskab


805 Arbejdskapital

1. Saldo primo 9.652.761,66 12.062.909

Tilgang:2. Årets overskud 0,00 03. Særlige bidrag fra afdelingerne m.v. 0,00 0Afgang:4. Årets underskud -1.635.974,06 -2.420.1486. Tilskud til afdelinger i drift 0,00 10.000

Saldo ultimo 8.016.787,60 9.652.762

Saldo ultimo pr. lejemålsenhed 1.410,07 1.697,82

Saldo ultimo opdelt:Bunden del:

7. Bolind 23.000,00 23.000,00AARHUSbolig.dk 225.828,00 225.828,00

9. Disponibel del 7.767.959,60 9.403.934

8.016.787,60 9.652.762

Specifikation af tilskud:

Byggesag, honorar retur 0,00 0Tilskud i 2017 0,00 -10.000

0,00 -10.000

12 af 13


Årsregnskab 2019

Faste noter Balance


kr. kr.


Afdeling 1 21.482.690,79 21.112.610Afdeling 2 1.645.711,65 2.972.424Afdeling 3 7.721.357,22 8.053.342Afdeling 4 3.916.857,65 7.564.796Afdeling 6 74.484,87 984.551Afdeling 7 4.895.489,94 4.950.661Afdeling 8 3.999.937,33 4.302.435Afdeling 9 1.445.357,86 1.359.960Afdeling 10 3.569.057,78 3.213.528Afdeling 11 6.363.013,39 4.883.434Afdeling 12 7.077.991,08 7.657.160Afdeling 13 3.806.594,81 6.583.996Afdeling 14 2.738.537,51 2.597.785Afdeling 15 12.081.426,34 11.321.334Afdeling 16 8.636.150,21 10.853.427Afdeling 17 10.577.649,08 11.167.584Afdeling 18 4.407.504,73 4.020.766Afdeling 19 5.076.816,98 5.330.640Afdeling 20 6.627.858,75 7.962.899Afdeling 21 0,00 0Afdeling 22 8.662.960,86 10.173.499Afdeling 23 19.758.777,94 27.669.180Afdeling 24 7.216.736,99 10.383.940Afdeling 25 24.280.414,71 21.851.834Afdeling 26 423.991,23 2.869.091Afdeling 27 14.900.098,00 13.464.764Afdeling 28 6.097.234,94 5.746.956Afdeling 29 18.314.810,57 16.497.002Afdeling 30 2.743.047,92 2.169.111Afdeling 31 19.925.379,26 16.434.193Afdeling 32 -6.419.632,21 3.692.027Afdeling 33 2.297.658,24 2.310.365Afdeling 34 2.988.467,52 3.142.492Afdeling 35 3.990.680,68 5.176.421Afdeling 36 1.391.922,98 1.448.836Afdeling 37 828.613,06 772.372Afdeling 38 3.821.494,22 3.243.353Afdeling 39 2.942.161,29 2.707.044Afdeling 40 1.475.001,01 1.390.417Afdeling 41 1.462.283,63 1.405.955Afdeling 42 2.334.491,16 0Afdeling 44 848.663,55 2.077.599Afdeling 45 2.290.130,88 1.219.776Afdeling 46 -5.459.173,15 2.804.743Afdeling 47 978.153,59 941.562Afdeling 48 3.181.246,86 0Afdeling 49 349.248,01 373.884Afdeling 50 661.149,87 651.327Afdeling 51 476.762,64 540.803Afdeling 52 461.668,99 463.635Afdeling 53 1.371.297,30 973.185

Afdelinger i drift, overført til næste side 260.740.230,51 289.488.699

13 af 13


Årsregnskab 2019

Faste noter Balance


kr. kr.


Afdelinger i drift, overført fra forrige side 260.740.230,51 289.488.699

Afdeling 54 1.760.962,72 1.535.515Afdeling 55 3.583.707,07 3.943.092Afdeling 56 1.834.794,30 1.884.476Afdeling 57 1.292.454,26 1.442.243Afdeling 58 3.948.507,54 3.635.381Afdeling 59 909.623,08 1.053.976Afdeling 60 769.425,59 768.530Afdeling 61 2.016.608,22 1.498.599Afdeling 62 2.026.871,53 2.309.483Afdeling 63 1.070.829,11 1.131.772Afdeling 65 613.081,25 618.970Afdeling 67 3.694.837,06 3.536.671Afdeling 68 1.962.854,72 1.756.568Afdeling 70 1.824.809,04 1.436.084Afdeling 71 1.753.588,60 1.668.253Afdeling 72 902.521,32 798.337Afdeling 73 1.479.811,71 3.502.160Afdeling 74 499.081,95 408.816Afdeling 75 1.876.535,06 2.018.465Afdeling 89 209.952,57 114.725Afdeling 90 808.327,19 832.604Afdeling 91 546.004,25 546.179Afdeling 92 882.748,73 0Afdeling 93 helhedsplan Vandtårnsområdet 0,00 0Afdeling 94 Afløsere 0,00 0Afdeling 95 helhedsplan Frydenlund 0,00 0Afdeling 96 - Grundejerforening i Skæring 0,00 0Afdeling 97 - boligsocial indsats i Møllevangen 1.086.501,49 0Afdeling 98 - Boligsocial indsat i Kalmargade 0,00 0Afdeling 99 - boligsocial indsats i Frydenlund 0,00 0

298.094.668,87 325.929.596

822 Afdelinger under opførelse

Afdeling 76, Helsingforsgade 0,00 12.194.904

0,00 12.194.904

824 Bankgæld

Danske Bank 0,00 37.536.280SEB (obligationskonto) 20.951.836,63 0

830 Anden kortfristet gæld

Moms m.m. 74.383,00 141.983,00Periodeafgrænsningsposter 0,00 0,00Skyldig pension og skyldig AM-bidrag m.m. 436.761,84 394.229,50Fællesklubber 334.460,07 316.176,04

845.604,91 852.389

Andre forpligtigelser

Boligorganisationen er ved opsigelse/fratrædelse af Direktøren forpligtet til at udbetale fratrædelsesgodtgørelse og løn i opsigelsesperioden svarende til maksimalt 18 mdr´s løn + pension.

14 af 13

NOTAT TIL PKT 3.b

Fremskrivning af egenkapital og tilskud

Organisationsbestyrelsen har med jævne mellemrum foretaget en langsigtet prioritering af tilskud fra dispositionsfond/trækningsret til afdelingerne. Til brug for dette arbejde er der nu udarbejdet en langsigtsprognose for boligorganisationens egenkapital (vedlagt). De enkelte tilskud behandles løbende baseret på primært sårbarhedsmodellen for afdelingerne, sekundært særlige strategiske indsatsområder. Der reserveres beløb hertil også forud for godken-delse i organisationsbestyrelsen. Tilskud ydes ud fra det grundlæggende hensyn at så vidt muligt løse en problemramt afdelings problemer, dvs. færre, men større tilskud ledsaget af en samlet finansieringsplan (fremtidssikrings-strategi). I forbindelse med organisationsbestyrelsens bevilling af tilskud tages der ikke stilling til, hvilken del af egenkapitalen, det konkrete tilskud bevilges fra. Den konkrete bevilling af tilskuddet fra træk-ningsret, dispositionsfond eller arbejdskapital afgøres af administrationen ud fra hensyn til regel-sættet for de enkelte dele af egenkapitalen og evt. andre overordnede prioriteringer foretaget af bestyrelsen. Samlet kan udviklingen i reserverede (godkendte såvel som ikke-godkendte) tilskud sammenfattes således:

0

5000000

10000000

15000000

20000000

25000000

30000000

35000000

40000000

Godkendte tilskud Ikke godkendte tilskud

DATO 26. marts 2020

AFSENDER/FORFATTER MOK/MH


PROBLEMSTILLING

2/4

Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager oversigten og tilskudsprincipperne til efterretning.

INDSTILLING

3/4

Bilag 1: Sårbarhedsmodellen Afdeling Score 54 Norsgade 56 71 Damgårdstoften 65 67 Hørretløkken 74 24 Kirkedammen 75 73 Virup Skovvej 77 53 Julsøvej 81 26 Vestre Ringgade 82 13 Hammershusvej 82 20 Norgesparken 83 34 Salonikivej 84 16 Hammershusvej 84 03 Viggo Stuckenbergs Vej-Otto Benzons Vej 85

09 Trøjborgvej 86 32 Nørreskovvej 87 10 Nordalsvej m.fl. 88 25 Reginehøj 88 18 Trøjborgvej 90 35 Skelagervej 90 50 Brendstrupvej 91 63 Skæring Parkvej 92 11 Helge Rodes Vej 92 02 Haugesundsvej m.fl. 93 12 Majdalen 93 68 Østergade 93 31 Rydevænget 95 01 Jens Baggesens Vej 95 44 Hjulby Hegn 96 33 Vestre Ringgade 96 58 Ranunkelvej 97 28 Lindholmparken 97 56 Katrinebjergvej 98 07 Vestre Ringgade 98 15 Peter Fabers Vej 98 45 Torpevænget-Kappelvænget 99

Afdeling Score 19 Tamperdalsvej 101 23 Nydamsparken 102 39 Attikavej 103 72 Rønnevangen 103 75 Herningvej 106 42 Hjelmagerparken 106 62 Skejbyparken 106 14 Aldersrovej 107 46 Vistoftparken 108 59 Høegh-Guldbergs Gade 110 17 Kongsvang 110 04 Chr. Molbechs Vej 111 57 Åvænget 111 70 Ranunkelvej 111 30 Nørreskovvej 112 41 Viruplund 114 55 Skæring Parkvej 115 06 Risvang Alle 115 27 Frydenlund 116 22 Illerupvej 116 08 Vilh.Bergsøes Vej 116 61 Chokoladen 116 38 Visbjerg Hegn 118 48 Skæring Parkvej 119 47 Julsøvej 119 51 Fredericiagade 121 36 Hallssti 123 49 Fredensgade 124 60 Paludan-Müllers Vej 124 52 Viborgvej 125 65 Bethesdavej 129 37 Istedgade 131 29 Kalmargade 131 40 Fredensgade 139

2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029

Disponibel del: 55.854.662 49.969.820 52.955.689 55.897.131 59.093.309 62.618.334 66.434.973 70.934.061 75.640.653 80.338.081 85.026.071 89.704.338

Disponeret ikke realiseret

Afd.

Chr. Molbechs Vej 4 Omfugning 2.000.000

Haugesundsvej m.m. 2 Radon 6.400.000

Haugesundsvej m.m. 2 Tag 1.500.000

Dalstien m.m. 10 Radon 3.200.000

Kongsvang 17 Omfugning 1.200.000

Lindholmparken 28 Solceller 500.000

Kalmargade 29 Helhedsplan 50.000

Kalmargade 29 Badeværelser 3.000.000

Kalmargade 29 Badeværelser 2.000.000

Nørreskovvej 32 Radon 200.000

Visbjerg Hegn 38 Badeværelser 1.400.000

Visbjerg Hegn 38 Radon 480.000

Fredensgade 40 Køkkener 300.000

Vistoftparken 46 Radon 60.000

Julsøvej 47 Ventilation 400.000

Skæring Parkvej 48 Vinduer 1.500.000

Skæring Parkvej 55 Radon 250.000

Katrinebjergvej 56 Radon 100.000

Åvænget 57 Kloak 800.000

Illerupvej 22 Jordforurening 1.500.000

Ladestandere Alle 500.000 500.000 250.000

Ikke godkendte tilskud

Nydamsparken 23 Reservation 10.000.000

Reginehøj klimaskærm m.m. 25 Støttes ikke

Frydenlund klimaskærm m.m. 27 Støttes evt. moderat

Kalmargade helhedsplan 29 Ekskl. badeværelser 15.000.000

Adminstrationsbygning 29 8.000.000

Rydevænget helhedsplan 31 20.000.000

Visbjerg Hegn tag m.m. 38 5.304.000 - 2.696.000

Virupvej omdannelse 41 10.000.000

Skæring Parkvej vinduer m.m. 48 2.000.000 4.000.000

Viborgvej omdannelse 52 7.000.000

Disponeret af den frie del 11.940.000 20.900.000 10.250.000 34.304.000 28.000.000 4.000.000 - - 2.696.000 -

Disponibel del 47.012.144 41.015.689 34.997.131 48.843.309 28.314.334 38.434.973 66.934.061 75.640.653 80.338.081 82.330.071 89.704.338

NOTAT TIL PKT 3.c

Helhedsplaner 29 Kalmargade og 31 Rydevænget

Administrationen er i dialog med Landsbyggefonden, Aarhus Kommune, afdelingsbestyrelser og beboere i færd med at udarbejde beslutningsgrundlag for to fysiske helhedsplaner.

Afdeling 29 Kalmargade Målet er at kunne fremlægge et egentligt beslutningsgrundlag på det ordinære afdelingsmøde til september. Processen her frem til er lettere forceret, men skrider planmæssigt frem med betydeligt engagement fra beboerne. Der har bl.a. været afholdt fællesmøder for beboerne, workshops om udearealer, klimaskærm samt badeværelser/køkkener. Der har endvidere været afviklet en studie-tur for beboerne, og processen med workshops fortsætter hen over foråret. Der har sideløbende været en møderække med Aarhus Kommune – planafdelingen, tilsynet med almene boliger samt stadsarkitekten – og med Landsbyggefonden, der har fremrykket sin besigti-gelse af afdelingen, så den oprindeligt var planlagt til den 23. marts, men pga. coronasituationen er udskudt til at skulle gennemføres den 5. maj. Til opgaven er knyttet Kuben Management som bygherrerådgiver, Pluskontoret Arkitekter, Norcon-sult KAAI som ingeniører og Labland som landskabsarkitekter. Disse arbejder i disse dage med færdiggørelse af materiale til mødet med Landsbyggefonden om-fattende fysisk renovering af afdelingen – klimaskærm, installationer og etablering af en ny bolig-type som erstatning for den nuværende 3. sal – samt udearealer og et nyt fælleshus og med option på etablering af et større fælleshus og en lettere fortætning af afdelingen. Spørgsmålet om fortæt-ning er det dog tvivlsomt, om der kan opnås kommunal tilslutning til, om end planafdelingen meget gerne ser en fortætning mod Randersvej i 4-5 etager plus tagetage. Det indgår i overvejelserne, om afdelingen kan frasælge areal til opførelse af privat byggeri. Den grundlæggende helhedsplan såvel som udvidelse af fælleshus og tilføjelse af nye private og almene boliger er drøftet på møde med afdelingsbestyrelsen den 4. marts og indgår fuldt ud i det videre arbejde. Økonomien i helhedsplanen er gearet til at opnå den størst mulige forbedring af afdelingen med den lavest mulige huslejestigning. Til det formål vil det være nødvendigt, at organisationen bidra-ger. Der arbejdes videre med forudsætning om et tilskud i størrelsesordenen 15 mio. kr. (ekskl. al-lerede disponeret tilskud på 5 mio. kr.).

DATO 26. marts 2020



PROBLEMSTILLING

2/2

Det indgår i de konkrete overvejelser, om vi skal stræbe efter at få landets første DGNB-certifice-ring af en fysisk helhedsplan. Merudgiften hertil anslås til 500.000 kr., som kan indgå i en samlet løsning som evt. en betingelse for organisationens støtte hertil.

Afdeling 31 Rydevænget Arbejdet med helhedsplanen udspringer af et ønske om samlet renoveringsindsats fra driftsafdelin-gen, hvor der gerne ses, at Landsbyggefonden (LBF) inddrages i videst mulig omfang grundet øko-nomi. Afdelingen er i udgangspunktet ikke tynget af store byggeskader, men er nedslidt og står over for en række problemer, hvad angår både tilgængelighed, stor fraflytningsprocent og arkitek-tonisk udtryk. Da LBF var på besøg d. 3. maj 2018 blev der vist stor forståelse for et generelt løft samt behov for arkitektonisk forbedring af området. Det har imidlertid været nødvendigt i højere grad at involvere afdelingens beboere med det formål bedst muligt at forstå beboernes behov, udfordringer og ønsker samt at skabe ejerskab til projek-tet. Derfor har vores proceskonsulent hen over sommeren og efteråret 2019 arbejdet med at invol-vere beboerne, som har bidraget med input og ideer til fremtidens Rydevænget. Det har bevirket, at der nu er en voksende tilslutning blandt beboerne, og afdelingsbestyrelsen er aktiveret. Arbejdet med helhedsplanen pågår igen, og efterår 2019/vinter 2020 har været anvendt til præci-sering af helhedsplan samt løbende udredning og forhandling med LBF. Tilføjelse af flere boliger har været overvejet og bearbejdet, men da 31 Rydevænget har postnum-mer 8210 Aarhus V, kan der principielt ikke tilgå yderligere boliger, og det bearbejdes derfor ikke yderligere. Tilsynet har været inddraget i processen herunder besigtigelse og bliver løbende råd-spurgt/informeret. Opdateret helhedsplan inkl. økonomi er fremsendt til LBF ultimo februar 2020 med ønske om en-delig afklaring, og vi afventer nu tilbagemelding. Vores forudsætning er, at vi nu er ved at være af-klaret med økonomi. Når vi har Landsbyggefondens tilbagemelding, er planen, at der skrues op for proces med workshops blandt beboerne tilsvarende forløbet på Kalmargade. Til opgaven er tilknyttet Norconsult KAAI som arkitekt og ingeniør samt RUM A/S som bygherre-rådgiver. Begge afklaret ud fra nuværende rammeaftale. Når vi har Landsbyggefondens tilbage-melding vil der blive tilknyttet landskabsarkitekt. Der kalkuleres i økonomiskitsen med, at organisationen bidrager med et tilskud i størrelsesordenen 20 mio. kr.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og tager stilling til evt. DGNB-certifi-cering af helhedsplanen i Kalmargade. Bestyrelsen har allerede godkendt de overordnede tilskudsrammer. Bestyrelsen bedes bekræfte, at Søren Høgsberg, Kristine Simonsen og Hanne Nielsen deltager sammen med afdelingens repræsentanter i byggeudvalget vedr. afdeling 29 Kalmargade, og at Pe-ter Lykke Nielsen og Toni Christiansen gør det samme vedr. afdeling 31 Rydevænget.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 3.d

Orientering vedr. afdelinger

Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger:

Afdeling 16 Ham-mershusvej

• Nedgravning af containere til restaffald samt genanvendelig affald er i fuld gang. Der forberedes til bioaffald

• Vi arbejder med udlicitering af vaskeri. Mangler et møde med besty-relsen.

Afdeling 20 Norge-sparken

• Facaderenoveringen/udskiftning af fuger og er afsluttet på 3 af de 5 blokke.

• Dørtelefon samt adgangskontrol afsluttes her i slut marts/start april. • Etablering af nyt dos 3.1 er ved at være etableret og overgår til

denne løsning pr. 1 maj. • Der udføres ny brandkarmserstatning i brandsektioner i loftrum. Det

opstartes i slut marts.

Afdeling 22 Illerup-vej

• De sidste emfang bliver monteret her i marts måned. Alle boks venti-latorer i tagrum, får udskiftet lejer her i marts måned.

Afdeling 23 Ny-damsparken

• Byggeskadefonden har fremsendt endeligt tilsagn om dækning af ud-bedring af facader og altaner.

• Udbud af disse er i gang.

Afdeling 24 Kirke-dammen

• Kloakrenovering af afdelingen er påbegyndt og forventes afsluttet i april måned.

• Maling af kældre er i gang og afsluttes i slut marts måned. • Etablering af sæbedoserings anlæg ved 2 ud af de 3 vaskerier er

etableret.

Afdeling 25 Regi-nehøj

• Udskiftning af entredørene i opgangene pågår og forløber planmæs-sigt, vi forventer at kunne afslutte projektet inden sommer og dermed afslutte renoveringen af opgangene.

Afdeling 27 Fry-denlund

• Miljøundersøgelser af blokkene/bygningsdele er afsluttet, rapporten afventes.

DATO 26. marts 2020

AFSENDER/FORFATTER Administrationen


PROBLEMSTILLING

2/2

Afdeling 30 Nørre-skovvej

• Sensor på alle opgangslys er næsten færdig. Der opsættes røgmel-dere i samme omgang.

• Afdelingen har ønskes at undersøge muligheden for elevator. COWI er på sagen.

Afdeling 31 Ryde-vænget

• Tilrettet helhedsplan er indsendt til LBF og vi afventer deres endelige godkendelse af planen.

• Der er lavet en fornyelsesplan for kloak. Samtidig er der lavet en plan for rottebekæmpelse i egne brønde.

Afdeling 32 Nørre-skovvej

• BA er næsten færdig med opsætning af bimålere til el.

Afdeling 38 Vis-bjerg Hegn

• Omfugning af gavle er under udførelse. Det har dog vist sig pga. det våde vejr at der er flere steder som er nød til at blive udført i år i ste-det for senere som oprindelig planlagt.

• Del renovering af badeværelser er ved at være drøftet på plads med badeværelses udvalget. Herefter vil der blive afholdt informations-møde for beboerne inden udførelse. Indhentning af tilbud udføres i slut marts og projektet forventes at op starte op i juni/juli måned.

• Veksler og AVTQ her er der blevet skiftet ca. 50% af alle til en unit i stedet. De resterende udskiftes med ca. 25% i 2021 og de sidste i 2022.

Afdeling 55 Skæ-ring Parkvej

• På det ekstraordinære afdelingsmøde her i slut februar blev der be-sluttet at der sammen med bestyrelsen arbejdes hen i mod en inde-klimaløsning så det kan stemmes om på afdelingsmødet til sep. Inkl. udskiftning af vinduerne.

Afdeling 56 Katri-nebjergvej

• Der arbejdes pt. på udbud af udskiftning af de udtjente tag i afdelin-gen, vi forventer en licitation i marts og håber at kunne afslutte arbej-det inden sommerferien.

Afdeling 67 Hør-retløkken

• Der er sket en stormskade på et 1 plans bolig, hvor tagpap er rykket af ⅔ dele af boligen. Det er ved at blive udbedret, der bliver i den sammenhæng udført ny ekstra foranstaltning på taget, for at mod-virke at dette kan gentage sig frem af rettet.

• Alle udv. belægninger på stier ind til boligerne er nu blevet genopret-tet.

Afdeling 68 Øster-gade

• Renovering af udearealer er sendt til høring ved lejere.

Afdeling 73 Virup Skovvej

• Projektet om fælleshus må desværre skrinlægges efter nabohørin-gen, der fik Aarhus Kommune til at vende tommelfingeren nedad på projektet.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 3.e

Orientering fra administrationen

A. Arbejdet med udbud af de store håndværksområder pågår med henblik på aftalestart fx 1. januar 2021. Der udbydes VVS, tømrer og el-arbejde i rammeaftaler for hver af de fem ERFA-områder i driften. Materialer EU-udbydes særskilt. Der indgås aftale med Tolstrup og Hvilsted A/S om at varetage udbuddet og efterfølgende levere IT-platform til miniudbud. Den samlede omkostning anslås i størrelsesordenen 600.000 kr. I takt med at processen tager form, vil afdelingsbestyrelserne løbende få infor-mation herom.

B. I forlængelse af bestyrelsens gentagne beslutninger vedr. afdelingsbestyrelsernes adgang til personoplysninger m.m., er der således ikke automatisk adgang til regnskabsbilag på BKÅ Portalen. Afdelingsbestyrelsen kan dog jf. vedtægterne rekvirere relevante enkeltbi-lag i anonymiseret form. Omkostningerne ved anonymisering af store mængder generelt rekvirerede bilag vil blive pålagt den pågældende afdeling.

C. Virksomhedsnævnet har besluttet en implementering af det krav om tidsregistrering, der følger af en EU-dom fra 2019, der fastslog, at arbejdsgivere i medlemsstaterne forpligtes til at indføre et system til måling af de enkelte medarbejderes arbejdstid. Omdrejningspunktet i sagen var reglerne i arbejdstidsdirektivet (direktiv 2003/88/EF), hvor der blandt andet står, at medlemsstaterne er ansvarlige for at sikre, at:

• alle medarbejdere får en minimumshvileperiode på 11 sammenhængende timer inden for hver 24-timers periode (artikel 3),

• og at den gennemsnitlige arbejdstid i løbet af en 7-dages periode ikke overstiger

48 timer inklusive overarbejde (artikel 6). Alle fastansatte medarbejdere i Boligkontoret Århus er omfattet af TimeMap, og alle om-fattede medarbejdere registrerer således arbejdstid, der gør det muligt at sikre, at arbejds-tidsdirektivet overholdes. Medarbejdere uden øvre arbejdstid har dog ikke systematisk tidsregistrering i TimeMap.

DATO 25. marts 2020



PROBLEMSTILLING

2/3

D. Der er gennemført to møder vedr. styringsdialog for 2019 – et fælles for alle boligorgani-sationer, hvor referatet ses på https://www.aarhus.dk/media/37690/referat-faelles-sty-ringsdialogmoede.pdf, samt et specifikt for Boligkontoret Århus med fokus på effektivise-ring og fremleje. Referatet fra sidstnævnte foreligger endnu ikke.

E. Efter en idékonkurrence blandt alle medarbejdere, er de tre mødelokaler i administratio-nen (inkl. et nyt i det tidligere arkiv på første sal) omdøbt til hhv. VesterBo, Højbo og Bo83 i en kærlig erindring af den del af boligorganisationens historie.

F. Boligministeren har sendt et forslag til ændring af støttebekendtgørelsen i høring, hvor modellen med maksimumbeløb for nybyggeri ændres efter flg. principper:

Hidtidig model (2020 -tal) Foreslået model (2020 -tal)

Familieboliger 20.410 kr. pr. m2

Ungdomsboliger 24.630 kr. pr. m2

Energitillæg alle boligtyper 1.210 kr. pr. m2

Alle boligtyper 350.000 kr. pr. bolig plus 18.000 kr. pr. m2

Eksempler: Boligtype Hidtidig model (2020 -tal) Foreslået model (2020 -tal)

Ungdomsbolig 35 m2 904.400 kr. 980.000 kr.

Familiebolig 40 m2 864.800 kr. 1.070.000 kr.

Ungdomsbolig 50 m2 1.292.000 kr. 1.250.000 kr.

Familiebolig 80 m2 1.729.600 kr. 1.790.000 kr.

Familiebolig 115 m2 2.486.300 kr. 2.420.000 kr.

Modellen vil indebære et enklere system, hvor der alt andet lige gives højere maksimum-beløb til mindre boliger (uanset om der er tale om ungdoms- eller familieboliger) end til større. Dermed tilgodeser det den samlede økonomi i nybyggeriprojekter med en relativt stor andel mindre boliger, som det bl.a. oftest kræves af Aarhus Kommune, og modellen afspejler således også, at små boliger typisk er dyrere pr. m2 end store boliger, da fx om-fanget af køkken og bad ikke varierer nævneværdigt med boligstørrelsen. Modellen vil i givet fald træde i kraft med nybyggeri, der opnår skema A-tilsagn den 1. ok-tober 2020 eller senere. Det vil således ikke berøre afdeling 76 Helsingforsgade, 77 Ter-rassehusene, 78 Jens Baggesens Vej, 79 Nordbjerg, 80 Knudrisgade, 82 Nye, 83 Cam-pus Katrinebjerg og 84 Nørre Boulevard, men formodentlig alle følgende projekter.

G. Boligkontoret Århus følger myndighedernes anbefalinger ift. at begrænse coronasmitte. Der orienteres nærmere om sagen på mødet.

3/3

Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 4.b

Mødeplan for Boligkontoret Århus

Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen i første halvdel af 2020.

Dato Arrangement Indhold

26.-27. marts Studietur København • Nybyggeri – bæredygtighed og arkitektur

2. april Kvartalsmøde • Strategi

27. april Kvartalsmøde • Formøde repræsentantskabsmøde

28. april Bestyrelsesmøde • Økonomisk orientering 1. kvartal • Regnskab 2019 • Budget 2021 • Afdelingsmøder • Endelig vedtagelse af strategigrundlag, her-

under målepunkter

14. maj Bestyrelsesmøde • Forberedelse af repræsentantskabsmøde

14. maj Repræsentantskabsmøde • Strategirevision

14. maj Bestyrelsesmøde • Konstituering

19.-20. juni Bestyrelsesmøde-/seminar •

Mødeplanen er til bestyrelsens godkendelse.

INDSTILLING

DATO 25. marts 2020

AFSENDER/FORFATTER MH/MKL


PROBLEMSTILLING

indkaldelse til bestyrelsesmØde€¦ · vide digitale løsninger og selvbetjeningsmuligheder og...

Documents