Sveuilite u Zagrebu Ekonomski fakultet Poslovna ekonomija

INFORMACIJE I INFORMACIJSKI SUSTAVI KAO PODRKA U POSLOVNOM ODLUIVANJUSeminarski rad

Ivana Dugandi, 0067384948 Mentor: Dr.sc. Domagoj Hruka

Zagreb, 05.10.2011. Sadraj

1. Uvod........ 2. Uloga informacije u poslovnom odluivanju............................................... 3. Poslovna informacija u poslovnom informacijskom sustavu...................... 3.1. Izvoenje poslovnog procesa............................................................... 3.2. Upravljanje poslovnim sustavom i odluivanje................................... 4. Informacijski sustavi.................................................................................... 4.1. Sustav za automatizaciju uredskog poslovanja.................................... 4.2. Transakcijski sustav............................................................................. 4.3. Sustavi menaderske podrke.............................................................. 5. Zakljuak..................................................................................................... 6. Literatura......................................................................................................

3 4 6 6 7 10 12 13 15 19 20

1. UVOD Bez informacija, koje predstavljaju jedan od osnovnih resursa poslovanja, nije mogue donositi kvalitetne i pravodobne poslovne odluke. Kako bi se donosilo kvalitetne poslovne odluke moraju biti poznate informacije o okruenju kako i informacije o poslovanju samoga poduzea.

2

Informacije moraju biti tone, potpune, kvalitetne i dostupne u pravo vrijeme kako bi imale poslovnog uinka. Bitna je razlika izmeu podatka i informacije, jer informacija predstavlja podatak u korisnoj formi. Pomou nje menaderi mogu donositi odluke i poduzimati razne aktivnosti, ona im govori neto to ne znaju ostvarujui tako dodatnu vrijednost. Menaderi dananjice pronalaze u primjeni informacijskih sustava, informacijske tehnologije i ekspertnih znanja rjeenja u donoenju poslovnih odluka. Informacijski sustavi poduzea predstavljaju krvotok suvremenog poduzea kojim krue brojne informacije potrebne za svakodnevno donoenje poslovnih odluka.

2.ULOGA INFORMACIJE U POSLOVNOM ODLUIVANJU Informacija je jedan od kljunih resursa za uspjeno poslovanje te donoenje kvalitetnih poslovnih odluka. Danas se menaderi moraju suoavati sa sve veim brojem internih i eksternih informacija pomou kojih oni mogu donositi bre i bolje odluke. Tako da pristup potpunijim, selektivnijim i aurnijim informacijama postaje nunost, te informacije poprimaju strateku vanost.

3

Prema jednoj od mnogih definicija informacija je podatak obraen u obliku koji je smislen njezinu primatelju i koji ima stvarnu ili percipiranu vrijednost za njegove sadanje i budue odluke i akcije1. Informacijski sustav se mora prilagoditi stvarnim potrebama managementa za informacijama i usmjeren ka donoenju ciljanih poslovnih odluka. Interne informacije za potrebe managementa moraju biti saete, te takoer moraju poslovanje prikazati sintetiki (za cijelo poduzee) i analitiki (npr. izrada izvjetaja po organizacijskim jedinicama), te uz to moraju i iskazivati status, trendove i odstupanja. Dok eksterne informacije moraju iskazivati ekonomske trendove kao i ostale makroekonomske pokazatelje te uinke konkurencije. Tri su aspekta sa kojih je mogue razmatrati informaciju: Semantikog sadraj informacije mora biti jasan i razumljiv za korisnike; Sintaktikog poruka sadrana u informaciji je istinita (realna i objektivna) i potpuna; Pragmatikog informacija mora zadovoljiti potrebe korisnika te reducirati neizvjesnost prilikom donoenja poslovne odluke. Procesima obrade i/ili analize podaci se pretvaraju u informacije koje kasnije budu prezentirane u obliku koji je najpogodniji korisniku. Dobivenim informacijama se poveava znanje o injenicama, obiljejima ili dogaajima. Informacije koje se koriste za taktiku razinu upravljanja esto bivaju dalje obraivane kako bi se dobile informacije korisne za strategijsku razinu upravljanja. Na slici 1. je prikazana klasina podjela informacija potrebnih za upravljanje2.

Slika 1. Podjela informacija potrebnih za odluivanje Informacija

1

Davis, G.B., Olson, M.H.: Management Information Systems: Conceptual Foundations, Structure and Development, McGrow-Hill, New York, SAD, 1985.str. 200. 2 Wilson, R.M.S., McHugh, G.: Financial Analisys: A Managerial Introduction, Cassel Educational Limited, 1987.

4

Nekvantitativne informacije (npr. zadovoljstvo potroaa)

Kvantitativne informacije

Financijske Informacije (npr. likvidnost, profitabilnost)

Nefinancijske Informacije (npr. kapacitet, podjela trita)

Izvor: Wilson, R.M.S., McHugh, G.: Financial Analisys: A Managerial Introduction, Cassel Educational Limited,1987.

3.POSLOVNA INFORMACIJA U POSLOVNOM INFORMACIJSKOM SUSTAVU Da bi poslovna informacija bila upotrebljiva mora osigurati menadmentu pouzdanu i korisnu sliku stvarnosti odnosno okruenja u kojem poslovni sustav djeluje, ona mora biti raspoloiva u pravo vrijeme, konzistentna i kompletna, te mora biti relevantna za domenu poslovnog

5

odluivanja. Velika vrijednost informacija u poslovnom odluivanju se oituje u tome to one mogu znaajno smanjiti rizik donoenja raznih poslovnih odluka iji ishod inae moe biti poprilino neizvjestan. U poduzeima ne postoji jedna jedinstvena vrsta informacijskog sustava koji moe pokrivati razne aspekte kompjuterske obrade podataka, tako da postoje vie razliitih informacijskih sustava koji pokrivaju razliita organizacijska i funkcionalna podruja. Svi oni zajedno ine poslovni informacijski sustav. Menaderima u procesu donoenja odluka pomau poslovni informacijski sustavi koji ih opskrbljuju odgovarajuim informacijama te im daju optimalna rjeenja. Poslovni informacijski sustavi i sami donositi samostalne odluke kada se situacije ponavljaju i gdje se ne mijenja proces odluivanja, ve samo njegove ulazne vrijednosti. Razni su izvori iz kojih poslovni sustav dobiva informacije, vanjskih ili unutarnjih, a informacijski sustav te informacije obrauje pretvarajui ih tako u korisne informacije. Poslovnom su sustavu informacije potrebne za: Izvoenje poslovnog procesa; Upravljanje poslovnim sustavom i odluivanje.

3.1. Izvoenje poslovnog procesa Pod poslovnim procesom se misli na osnovnu djelatnost odreenog poslovnog sustav, odnosno na one poslove koji se u njemu obavljaju. Koritenje najsuvremenije informacijske tehnologije utjee na strategiju poduzea stvarajui nove poslovne mogunosti te podiui efikasnost poslovnih procesa. Koliko su vane informacijske tehnologije naroito se vidi kod poduzea usmjerenih na informacije, a to se posebice odnosi na banke i osiguravajua drutva. U bankarstvu najvaniji su podaci o odnosu sa klijentima i kreditne analize, pa je i logino da su uslijed toga banke uvijek bile veliki korisnik informacijske tehnologije. Banke uvode inteligentne bankovne kreditne analize, nadzora, rizika, kao i fleksibilnog odnosa sa klijentima, a sve to kako bi imale konkurentnu prednost pred ostalim bankama. Upotrebom informacijske tehnologije sve je vea i automatizacija poslovnih procesa, inei ih tako uinkovitijim te smanjujui potrebu za manualnim radom. Katkada dolazi i do potpunog izbacivanja manualnog rada koji se svodi samo na nadzor poslovnog procesa. Moe takoer

6

doi i do promjene poslovnog procesa (npr. kupovanje preko Interneta), odnosno reinenjeringa koji znai prijelaz na potpuno drukiji nain obavljanja poslovnog procesa. 3.2. Upravljanje poslovnim sustavom i odluivanje Informacijski sustav ima i zadatak da osigura informacije za djelotvorno upravljanje poslovnim sustavom. Informacija, iz bilo kojeg izvora da je prikupljena, predstavlja podlogu za donoenje poslovnih odluka. Odluka se pak donosi radi ostvarivanja svrhe i cilja poslovnog sustava odnosno poduzea. Pomou odluka se svjesno upravlja poslovnim sustavom. Svako poduzee nastoji izgraditi takav informacijski, odnosno poslovni sustav koji e mu osigurati podlogu za brzo i kvalitetno odluivanje odnosno za pretvaranje informacije u odluku, koja moe posluiti u procesu odluivanja u budunosti. Potreban oblik informacija koje se koriste u odluivanju ovise o menaderskoj razini gdje se odluka donosi te o problemu o kojem se mora odluiti. Slika 2. Od podatka preko informacije do odluke3

Izvor: eri, V., Varga, M., Birolla, H.: Poslovno raunarstvo, Znak, Zagreb, 1998, str.34. Informacijska tehnologija te njena primjena u poslovnim sustavima Danas je donoenje kvalitetnih poslovnih odluka gotovo nezamislivo bez koritenja suvremenih informacijskih tehnologija, one pruaju prijeko potrebnu osnovu da bi se uope moglo poslovati u konkurencijskom okruenju. Slijedee su karakteristike informacijske tehnologije. Mlada tehnologija (oko pedeset godina); Brzi rast te brzo zastarijevanje novih znanja; Uska specijalizacija osoblja u centrima za automatsku obradu podataka; Istovremeni razvoj razliitih tipova aplikacija.

U zadnjem desetljeu alati i povezanost putem interneta i intraneta omoguuju pribavljanje informacija, njihovo slanje, obradu te poduzimanje konkretnih aktivnosti na osnovu njih. Nova

3

eri, V., Varga, M., Birolla, H.: Poslovno raunarstvo, Znak, Zagreb, 1998, str.34.

7

tehnologija omoguuje pretvaranje velikih koliina brojeva, teksta i zvuka u digitalan oblik te njihovu pohranu, obradu i prenoenje. Derivati mikroprocesorske revolucije kao to su palmtopi, pametne kartice, pa i najnoviji mobiteli ve su uvelike dio nae svakodnevice. Njihovom je irenju uvelike pomogla internetska tehnologija koja povezuje cijeli svijet. U tako povezanom svijetu tri su kljua imbenika: Povezanost (engl. Connectivity) smanjuje prostor zahvaljujui internetu, mailovima, te ostalim komunikacijskim medijima;

Brzina (engl. Speed) skrauje vrijeme brzim i pristupanim sredstvimakompjuterizacije i komunikacije; Neopipljive vrijednosti (engl. Intangibles) vrijednosti koje su neopipljive (nemaju masu), najvanije takove vrijednosti jesu znanje i pokretljivost (ostvaruju se putem brzine i povezanosti). U novom nainu poslovanja nestaju tradicionalne granice. Kue postaju uredi, izmjenjuju se uloge kupca i prodavatelja, proizvodi i usluge se stapaju. Internetom se stvara novi prostor za suradnju, razmjenu podataka i trgovinu izmeu poduzea i kupaca te poduzea i poduzea. Okruenje u kojem djeluje poslovni sustav utjee na nain primjene informacijske tehnologije, s druge strane pak informacijska tehnologija mijenja procese rada i poslovanja u organizaciji. Tijek informacija mijenja nain rada kod pojedinaca i organizacija, kao i naina trgovanja u kojem poduzee djeluje. Internetske tehnologije omoguuju da velika poduzea izgledaju manja i fleksibilnija, a manjim poduzeima da postanu i izgledaju mnogo vea nego to su u stvarnosti. Informacijska tehnologija dovodi do promjena naina rada i poslovanja kao to su:

Rad u skupini formiraju se timovi strunjaka radi izvrenja odreenog zadatka,odnosno projekta. Kod takvog naina rada potrebna je brza i jednostavna komunikacija, kao i koritenje aplikacija koje omoguavaju rad u skupini kao i rad na daljinu;

Stvaranje nehijerarhijskih organizacija pojedinci, timovi kao i radne skupine u velikojsu mjeri neovisne u realizaciji zadataka tako da su lako prilagodljivi brzim promjenama u okruenju.4

Mogunost rada izvan ureda proirenost raunalnih mrea kao i beinihkomunikacija omoguava kao velikog broja poslova rad izvan ureda. Ve je danas lako organizirati tele-sastanke ljudi koji su meusobno udaljeni tisue kilometara, pitanje je4

Sikavica, P., Novak, M.: Poslovna organizacija, Informator, Zagreb, 1999. str. 558

8

samo koliko e biti potrebno da nove tehnologije uu u svakodnevicu poslovanja diljem cijeloga svijeta. Davanje dijela poslovanja vanjskim suradnicima poduzea koja su usko specijalizirana u nekom podruju mogu obaviti odreene poslove bolje, a esto i jeftinije nego to bi to moglo poduzee koje tek ulazi u neku granu. Danas je uobiajeno i davanje poslova poduzeima koja su jako udaljena, jer je tijek informacija kao i dinamika rada na projektu jednako kvalitetna. Slijedea su glavna naela outsorcinga: uspostavljanje poslovnog odnosa sa vie ponuditelja usluga da bi se dobio uvid u stanje na tritu; skupiti sve informacije o uslugama koje se nude; usporedba proizvoda koji se nude od strane IT menadera; analiza usporedbe svojih poslovnih potreba i ponude dobavljaa.

Informacijska tehnologija poveava kvalitetu proizvoda i usluga, ubrzava njihov razvoj, bra dostupnost informacija od strane klijenata poduzea, globalizira poslovanje te individualizira proizvode i usluge. Osim toga informacijska tehnologija automatizira postojee procese, izgrauje informacijsku infrastrukturu, povezuje kupce i dobavljae poduzea, osigurava alate koji proiruju znanje i mogunosti dizajnera, omoguava potporu odluivanju, promjenu naina rada i poslovanja, brzo obraivanje velikih koliina informacija, te otvara nova podruja rada.

4. INFORMACIJSKI SUSTAVI U bilo kojem podruju ljudske djelatnosti efikasno obavljanje poslova popraeno je podacima ili informacijama. Moe se dakle zakljuiti da su informacije nune za obavljanje poslova te da je informacijski sustav koji ih pokuplja, biljei i obrauje nuan za funkcioniranje poduzea. Slijedi jedna od definicija informacijskog sustava: Informacijski sustav je sustav koji prikuplja, pohranjuje, uva, obrauje i isporuuje informacije vane za organizaciju i drutvo, tako da budu dostupne i upotrebljive za svakog tko se eli njima koristiti, ukljuujui poslovodstvo, klijente, osoblje i ostale. Informacijski sustav je aktivni drutveni sustav koji se

9

moe ali se ne mora koristiti informacijskom tehnologijom.5 U osnovne zadatke informacijskog sustava spadaju pronalaenje, prikupljanje, priprema, obrada kao i koritenje podataka, odnosno informacija. Za poslovanje organizacija sustavi koji su bitni su tzv. poslovni upravljaki informacijski sustavi. Ovakvi sustavi ostvaruju svojevrstan informacijski sinergijski efekt, budui da procesom transformacije unutar sustava izlazne informacije kvalitetom i koliinom nadmauju ulazne informacije. Informacijski sustavi djeluju unutar nekog poslovnog sustava, omoguujui mu da komunicira unutar sebe i sa svojim okruenjem. etiri su temeljne funkcije koje obavlja informacijski sustav: 1. prikupljanje podataka iz razliitih se izvora prikupljaju, pripremaju i unose podaci; 2. obrada podataka vri se obrada prikupljenih podataka u skladu sa zahtjevima korisnika; 3. pohranjivanje podataka i informacija podaci se pohranjuju radi daljnjeg koritenja; 4. dostavljanje podataka i informacija korisnicima prikupljeni i obraeni podaci se dostavljaju korisnicima radi potrebe analize, upravljanja, odluivanja ili kontrole. Suvremenim se poslovnim informacijskim sustavom danas naziva onaj sustav koji se sastoji od slijedeih elemenata: hardware materijalno-tehniki element (raunala, modemi, mrena oprema, itd.); software nematerijalni element, tu spadaju razni programi tj. aplikacije, rutine ili metode na kojima se temelji primjena hardwarea; lifeware svi ljudi koji koriste informacijske tehnologije, bilo da su profesionalni informatiari ili krajnji korisnici; orgware sve organizacijske metode, postupke i naine kojima se usklauju i povezuju sva tri prethodna elementa u funkcionalnu cjelinu; dataware koncepcija i organizacija baza podataka odnosno sve izvore podataka tj. informacija; netware prijenosni element sustava. ine ga sredstva i veze za prijenos podataka (informacija) na daljinu koja povezuju sve navedene elemente u jedinstvenu cjelinu.

5

eri, V.: Informacijska tehnologija i poslovanje; Poslovno raunarstvo, str. 5., Znak, Zagreb, 1998.

10

Glavni su zadaci informacijskog sustava u poduzeu da putem raunalne mree prate poslovne transakcije i osiguravaju potrebne informacije menaderima u upotrebljivom obliku i odgovarajuem vremenu. Openito, informacijski sustav upravlja tijekovima podataka i informacija od njihova izvora pa do menadera koji e ih koristiti u donoenju odluka. Slika 2. Menader i informacija6

U poduzeima je razvoj informacijskih sustava direktno ovisan o stupnju razvoja komunikacijske tehnologije kao i pripadnih informacijskih tehnologija. Obino se u poslovnim sustavima razvoj informacijskih sustava odvijao u tri faze: 1. Informatizacija administrativnih i raunovodstvenih poslova (auriranje i obrada podataka su se obino odvijala na manjim mreama tipa mainframe raunalo terminali); 2. Informatizacija praenja temeljnih operacija: proizvodnje i marketinga (razvoj mrenih komponenti , proirenje mree i prelazak na client/server obraivanje podataka); 3. Razvoj podrke stratekom odluivanju i planiranju (razvoj skladita podataka i razvoj globalne poslovne mree umreenja izmeu poduzea).

6

Sikavica, P., Bebek, B., Skoko, H., Tipuri, D.: Poslovno odluivanje, Informator, Zagreb, 1999., str. 289.

11

Kompleksni informacijski sustav koji slui kao podrka poslovnom procesu sadrava slijedee dijelove: sustav za automatizaciju uredskog poslovanja (office Automation System OAS), sustav za obradu transakcija (Transaction Processing System TPS) i sustave menaderske podrke (Menagement Support Systems MSS).

4.1. Sustav za automatizaciju uredskog poslovanja Sustav za automatizaciju uredskog poslovanja daje podrku za sve uredske poslove. Sustav uredskog poslovanja sadri niz razliitih tehnologija koje se mogu podijeliti u slijedee skupine: obrada dokumenata, komunikacije, telekonferiranje i pomoni poslovi (Slika 5.). Slika 3. Sustav uredskog poslovanja sastoji se od niza razliitih tehnologija koje se mogu podijeliti u etiri skupine7 Sustav uredskog poslovanja obrada komunikacije dokumenata kopiranje elektronika pota obrada slika glasovna obrada pota teksta telefoniranje stolno izdavatvo telefaks arhiviranje telefoniranje audiokonferiranje videokonferiranje kuna televizija rad kod kue pomoni sustav potpora radu u skupini organizatori rada prezentacije oglasne ploe oblikovanje podrano raunalom

Pojavom PC raunala, operativnih sustava sa prijateljskim sueljem, te razvojem tekst editora i tablinih kalkulatora, razvojem lokalnih mrea na principu client/server ovaj je sustav doivio naglu implementaciju u poslovne sustave. Valja spomenuti i povezanost ovog i transakcijskog sustava , jer se pretraivaki I kalkulativni alati mogu koristiti za obradu podataka koji su transferirani iz transakcijske baze podataka. Danas je sve znaajniji I intranet koji omoguava jednostavnu komunikaciju i suradnju meu zaposlenicima, te osigurava jednostavan i lak pristup informacijama, a karakteristino je i smanjenje trokova komunikacije i upravljanja informacijama.87 8

Varga, M.: Informacijski sustav u poslovanju; Poslovno raunarstvo, str. 41, Znak, Zagreb, 1998. Varga, M.: Informacijski sustav u poslovanju; Poslovno raunarstvo, str. 41, Znak, Zagreb, 1998

12

4.2. Transakcijski informacijski sustav Ovaj je sustav usmjeren na operativnu razinu upravljanja, tj. nii i srednji menadment. On sadri osnovne analitike podatke smjetene u bazi podataka i ne moe pruiti dovoljno kvalitetne informacije za potporu odluivanju. U bilo kojem poduzeu transakcijski su informacijski sustavi kraljenica koja podrava svakodnevne transakcije koje se odvijaju u poslovnom procesu. Ovi se sustavi obino sastoje od vie pod-modula (integrirani transakcijski sustavv je sastavljen od: modula marketinga i prodaje, modula financijskog knjigovodstva, modula financijske operative, modula tehnologije i razvoja, modula operativnog planiranja, modula skladino-materijalnog poslovanja, modula nabave, modula praenja proizvodnje i modula ispitivanja i kontrole) koji su meusobno povezani te pokrivaju pojedine segmente poslovanja i potpuno zaokruuju materijalni i financijski tok u poduzeu. Transakcijskim informacijskim sustavima glavna karakteristika da sadravaju strogo odreene procedure i forme za evidenciju i procesiranje transakcijskih podataka prema malom broju dobro definiranih poslovnih transakcija. Nakon to postanu neaktivni, podaci se iz transakcijskog sustava arhiviraju (godinja inventura skladita, obraun, prijenos i zatvaranje financijskih dokumenata na kraju financijske godine i dr.), razlog je tomu to ako se velika koliina neaktivnih podataka pomijea sa aktivnim podacima moe doi do znatnog slabljenja performansi sustava. Odreene funkcije poduzea kao to su: marketinko planiranje, inenjersko planiranje i financijske analize zahtijevaju jau podrku od strane informacijskih sustava koji moraju omoguiti bri i laki pristup povijesnih podataka i adekvatnu analitiku obradu tih istih podataka. Tablica 1. Razlike izmeu transakcijskog i sustava menaderske podrke9 Transakcijski sustav Upravljanje poslovnim procesom na operativnoj razini Podaci u bazi podataka Efikasnost poslovnog procesa Sustav menaderske podrke Izvjetavanje o stanju poslovnog procesa, odluivanje na stratekoj i taktikoj razini Informacije i znanje u skladitu podataka Efikasnost procesa

Namjena

Sredstvo Teite9

Varga, M.: Skladita podataka, Upravljako raunarstvo, Znak, 1998.

13

odluivanja Nain Automatizacija manualnih Automatizacija intelektualnih procesa procesa Obrada Pohranjivanje i pronalaenje Analitika obrada podataka, podataka kopanje ili rudarenje podataka, otkrivanje znanja Izvor: Varga, M.: Skladita podataka, Upravljako raunarstvo, Znak, 1998

4.3.Sustavi menaderske podrke iroko je i raznoliko podruje koje obuhvaaju sustavi za podrku upravljanju i to kako funkcionalno tako i tehnoloki. Slika 4. Graa sustava podrke odluivanju

14

Izvor: Izvor podataka: Sria, V.: Inventivni meneder, CROMAN I MEP Consult, Zagreb, 1994. str. 200. ,201 Jedan od naina grupiranja sustava menaderske podrke je slijedei: Upravljaki informacijski sustav (eng. Management Information System MIS). Ovaj sustav podrava transakcijske funkcije poduzea, namijenjen je podrci strukturiranog i polu-strukturiranog odluivanja koje je usmjereno na donoenje ponavljajuih odluka na razini nieg i srednjeg menadmenta. On moe izvesti sumarne izvjetaje o transakcijama i financijskim pokazateljima u formatima koji su unaprijed zadani, no obino mu nedostaju interni povijesni podaci i eksterne informacije o kretanju trita i konkurenciji. Tipina izvjea MIS-a su periodina, upozoravajua, ad hoc i on-line terminalski upiti ( bili to upiti o prodaji, nabavi zaliha, proizvodnji, gotovinskim sredstvima, parametrima uspjenosti poslovanja poduzea, itd.). Ovi sustavi stvaraju svakodnevna, rutinska i unaprijed formirana izvjea te unaprijed izrauje predviene analize. Izvjea mogu biti raena prema nekom rasporedu, npr. da se izrada izvjee vee za pojedini dan u tjednu. Sustav osigurava menaderima izravan pristup podacima o sadanjem i prolom poslovanju poduzea potrebnim za efikasnije i bre donoenje poslovnih odluka. Uvoenje MIS-a predstavlja veliki kvalitativni napredak u za poduzee jer je orijentiran na poveanje efikasnosti menadmenta. Informacije postaju svima dostupne te se koriste u svrhu optimalnog poslovanja cijeloga poduzea.

15

Sustavi za podrku odluivanju (eng. Decision Support Systems DSS). U ove sustave spadaju i informacijski sustavi za podrku najviem menadmentu poduzea (eng. Executive Information Systems EIS i Executive Support Systems - ESS). Pomau kod donoenja kompleksnih odluka prirode tipa to ako ...? (kontrola procesa, operativni problemi) i kod ad hoc odluivanja, takoer omoguavaju lagan i brz pristup internim i eksternim informacijama vanim za kritine faktore uspjeha. Oni podravaju niz menaderskih aktivnosti kao to su: kontrola i praenje veih projekata, rutinsko izvjetavanje, priprema i pregled budeta, planiranje, pregledi ekonomskih kretanja i analiza konkurencije. Ovi sustavi mogu biti takoer proireni funkcijama uredske automatizacije, infrastrukturom sustava skladita podataka te alatima za analitiku obradu podataka. Karakterizira ih prijateljsko suelje, obino obavljaju sloene kalkulacije, imaju mogunost grafikih prikaza, primjenjuju znanstveno statistike metode te su namijenjeni srednjem i viem nivou menadmenta. Poto DSS mora zadovoljiti neoekivane potrebe menadera za novim informacijama DSS mora: a) b) biti fleksibilan da moe prihvatiti i odgovoriti na promjene postupka odluivanja; podravati nestrukturirano ili slabo strukturirano odluivanje ( tip odluivanje koje nije rutinsko, svakodnevno i poznato, nego je poznat samo jedan dio); c) biti jednostavan za koritenje. Velika je prednost raunalne obrade informacija mogunost manipulacije podacima te stvaranje raznih izvjea uz malo napora kako bi se izdvojile pojedine informacije. Ovaj je sustav problemski orijentiran, za razliku od MIS-a koji prati poslovne procese i aktivnosti u poduzeu. Stoga DSS predstavlja nadogradnju informacijske podrke prema gore u hijerarhiji organizacije, tj. od operativne prema taktikoj razini menadmenta. DSS koristi velik broj auriranih informacija koje omoguuju smanjenje vremena potrebnog za donoenje odluka i poveanje kvalitetu samog odluivanja. Ovi sustavi sami mogu upozoriti na podatke koji su od posebnog znaaja u donoenju pojedine odluke. Osnovni elementi DSS-a jesu podaci, modeli i korisniko suelje. Sustavu se pristupa preko jedinstvenog suelja, dok se podacima, modelima dokumentima pristupa pomou odgovarajuih upravljakih sustava. Modeli sami dolaze do potrebnih podataka iz baza podataka ili dokumenata, a nakon toga rezultati izvoenja mogu se pohranjivati 16

u baze podataka ili dokumenata. Osim baza podataka koriste se i skladita podataka koji su vani za odluivanje, koji su obraeni na nain da budu jasni i razumljivi te da se jednostavno mogu koristiti za razliite vrste analiza. Skladite podataka posjeduje programske alate za sloene obrade podataka odnosno za otkrivanje znanja i analitiku obradu podataka. Postoje i pod skupovi podataka u skladitima podataka usmjereni na pojedine dijelove poslovanja, a nazivaju se trnicama podataka. Kako bi se korisnik to lake snalazio kod analize podataka koriste se softverski agenti i rudarenje podataka (eng. Data Mining). Podaci se svakodnevno gomilaju , pa je stoga jedini nain da se oni iskoriste u potpunosti uporaba raunalnih alata za selekcioniranje korisnih informacija, odnosno alata za rudarenje informacija, odnosno podataka. Razumijevanje potreba i navika potencijalnih kupaca klju je ka postizanju uspjeha proizvoda na tritu. Najvea je korist rudarenja podataka u tome to pomau u donoenju odluka koje vode ka stvaranju pravih proizvoda i odreivanje njihove najbolje trine cijene. Ekspertni sustavi (eng. Expert Systems ES). U ove sustave spadaju programi temeljeni na znanju iz nekog ueg (specijalistikog) podruja, rjeavanje odluke tipa Ako onda.... Primjenjuju se uglavnom u srednjem menadmentu. Osnovni elementi ekspertnih sustava su: baza znanja, baza injenica, mehanizmi zakljuavanja i korisniko suelje. Meu osnovne znaajke ovih sustava spada njihova sposobnost da objanjavaju postupak kojim su doli do rjeenja nekog problema. Ovi sustavi ukljuuju posebno napravljene kompjuterske programe koji koriste podatke i odreena pravila koko bi mogli simulirati proces odluivanja ljudskog eksperta. Slijedee su karakteristike ekspertnih sustava: -zamjenjuju eksperte u poduzeu budui da ovi sustavi koriste njihovo znanje iz odreenog podruja; -pokrivaju uska, specijalizirana podruja; -objanjavaju postupak kako su doli do rjeenja problema. Sustavi za podrku grupnom odluivanju (eng. Group Decision Management Systems GDSS). Njihov je razvoj poeo pojavom multimedijskih alata te se danas koriste na svim razinama menadmenta. Omoguuju grupni rad meusobno dislociranih sudionika te omoguavaju jednostavnu prezentaciju podataka. Kod rjeavanja problema koji su previe sloeni formiraju se skupine koje se sastoje od vie sudionika koji rade na njihovom rjeavanju. Ope je miljenje da skupina 17

bolje donosi odluku od pojedinca jer skupina posjeduje vee i raznolikije znanje. Skupina je sposobna upiti vie informacija, moe sagledati odluke sa vie aspekata, razvija se zdrava konkurencija i natjecateljski duh, sudionici se meusobno inspiriraju i potiu te je uz sve to i manja mogunost pogreke. Iz prethodno navedenih razloga odluivanje u skupini dovodi do kvalitetnijih odluka. Rad u skupini ima i nekih nedostataka kao to su: utroeno vrijeme na komunikaciju, pritisak u donoenju odluke zbog prisustva autoriteta koji moe nametati svoje miljenje, itd. Skupine kod donoenja odluka koriste elektronike dvorane ili sobe za odluivanje, tj. to su dvorane za sastanke u kojima se nalaze umreena raunala. U ovakvom se radu pokazalo da se moe prezentirati znatno vie prijedloga, te da je vrijeme za donoenje odluke dosta krae. Poto ovakve sustave razvijaju informatiki eksperti, oni su vrlo esto prisutni kao tehnika podrka prilikom odluivanja.

6. ZAKLJUAK Znaenje informacija u poslovnim organizacijama s vremenom postaje sve vee. Kako bi menaderi konstantne i brze promjene koje se dogaaju u okruenju pretvorili u strateke mogunosti i konkurentnu prednost za svoja poduzea, moraju poboljati proces odluivanja, to se moe ostvariti samo uinkovitim upravljanjem raspoloivim informacijama. Informacijskom sustavu kao podsustavu poslovnog sustava glavni je zadatak da opskrbljuje poslovni sustav potrebnim, tonim i aurnim informacijama da bi menaderi mogli donositi uspjene poslovne odluke. Da bi informacijski sustav bio efikasan mora zadovoljavati potrebe poslovnog sustava, te njegov cilj mora biti usklaen sa ciljem poduzea. 18

U informacijskom okruenju u kojem ivimo i radimo deavaju se este i brze promjene. Menadment mora brzo i adekvatno reagirati ako eli da poslovni sustav zadri svoju trinu poziciju ili napreduje, stoga danas poslovno odluivanje danas nije mogue bez primjene suvremenih informacijskih sustavaza podrku odluivanju. Znanje koritenja modernih sustava za podrku odluivanju je prijeko potrebno ako se ne eli zaostati za konkurencijom, jer ona omoguuju donoenje racionalnih i sloenih odluka koje se temelje na znanju i sustavnom pristupu u rjeavanju problema. Iskustva i primjeri brojnih kompanija u svijetu su pokazali u zadnjim desetljeima da se primjenom informacijske tehnologije i sustava mogu ostvariti znaajna unapreenja u poslovanju, to i potvruje da su informacijski sustavi jedan od glavnih pokretaa napretka i razvoja u poslovnom odluivanju.

6. LITERATURA Knjige: 1. eri, V., Varga, M., Birolla, H.: Poslovno raunarstvo, Znak, Zagreb, 1998. 2. eri, V.: Informacijska tehnologija I poslovanje; Poslovno raunarstvo, Znak, Zagreb, 1998. 3. Davis, G.B., Olson, M.H.: Management Information Systems: Conceptual Foundations, Structure and Development, McGrow-Hill, New York, SAD, 1985 4. Sikavica, P., Bebek, B., Skoko, H., Tipuri, D.: Poslovno odluivanje, Informator, Zagreb, 1999. 5. Varga, M.: Skladita podataka, Upravljako raunarstvo, Znak, 1998. 19

6. Varga, M.: Informacijski sustav u poslovanju; Poslovno raunarstvo, Znak, Zagreb, 1998 7. Wilson, R.M.S., McHugh, G.: Financial Analisys: A Managerial Introduction, Cassel Educational Limited, 1987

Internet 1.www.uqmbih.org/iso/info_zahtjevi.pdf, 29.09.2011. 2.http://www.poslovniforum.hr/ekonomski-leksikon/informacije-kao-pretpostavka-poslovnogodlucivanja.html, 30.09.2011. 3.hrcak.srce.hr/file/45126, 30.09.2011. 4. office.microsoft.com/.../uvod-u-znacajke-potpore-poslovnom-odlucivanjuHA010087218.aspx, 01.10.2011.

POPIS SLIKA Slika 1. Podjela informacija potrebnih za odluivanje, str. 5 Slika 2. Menader i informacija, str. 11 Slika 3. Sustav uredskog poslovanja sastoji se od niza razliitih tehnologija koje se mogu podijeliti u etiri skupine, str. 12 i 13 Slika 4. Graa sustava podrke odluivanju, str. 15

20

POPIS TABLICA Tablica 1. Razlike izmeu transakcijskog i sustava menaderske podrke, str. 14

21