información general sipe

7/22/2019 Informacin General SIPE

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INFORMACIN GENERAL DEL SIPE

GENERALIDADESSISTEMA DE INGRESOS Y PRESTACIONES ECONOMICAS

Bienvenidos al Sistema de Ingresos y Prestaciones Econmicas, que en adelante serconocido por las siglas SIPE, es dentro de la modernizacin una herramientatecnolgica desarrollada por la Caja de Seguro Social que se pone al servicio de los

patronos o empleadores: pblico, privado o domstico y de los asegurados, para que,interacten a travs de la Internet, puedan realizar desde la computadora de su empresa,oficina, casa o lugar de su preferencia, las transacciones de sus empleados otrabajadores con la Institucin, de manera rpida, gil, oportuna y sobre todo seguramediante el uso de la Firma Digital; sin necesidad de desplazarse o desplazar personalde su empresa a las oficinas e instalaciones de la Institucin, con el consiguiente ahorroen gastos de horas hombres y transporte, al igual que los asociados a estos menesteres,

que en la actualidad requieren los hagan de manera presencial.


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QUE ES EL SIPE?Es la integracin de los servicios que brinda la Caja de Seguro Social, a travs de una

plataforma tecnolgica, amigable y segura, tendiente a agilizar las diferentestransacciones que realizan los usuarios; facilitando a los empleadores: la afiliacin desus trabajadores, el aviso de entrada de stos, la elaboracin y presentacin de la planillamensual para declaracin de trabajadores y el reporte de salarios, debidamenterefrendadas con la Firma Digital y el recibo inmediato de la facturacin, todo esto vaWeb sin necesidad de realizarlo en forma presencial en las instalaciones de laInstitucin, lo que a su vez permite: la acreditacin inmediata de cuotas en la cuentaindividual e Historial Laboral de los trabajadores, el trmite expedito de la prestaciones

que soliciten, ya sea por enfermedad comn, por Riesgos Profesionales, las de vejez ,invalidez o muerte y otras a las que puedan tener derecho.


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PREGUNTAS FRECUENTES

QUINES UTILIZARN EL SIPE?Inicialmente todo empleador, persona natural o jurdica, estatal y domstico, contrabajadores a su servicio. Para ello, utilizar las respectivas claves de usuario,

contraseas y firmas digitales.

QUE BENEFICIOS BRINDA EL SIPE Y A QUIN?El SIPE brinda beneficios a los empleadores (pblico, privado o domstico) en formadirecta, ya que desde la computadora de su empresa, oficina, casa o lugar de su

preferencia, puede realizar las transacciones de sus empleados o trabajadores ante laCaja de Seguro Social; esto implica que no tiene la necesidad de desplazarse a lasInstalaciones de la Institucin, con el consiguiente ahorro en horas hombres laborales ygastos de transporte.

Este sistema admite que toda cuota que se aporte a favor de un trabajador sea acreditada

en forma directa y oportuna a su cuenta individual y que todos los cambios o novedadesque tenga el asegurado a lo largo de su vida, queden registrados en su Historia Laboralde manera integral, lo que a su vez permitir que pueda obtener los beneficios queotorga la Caja de Seguro Social en forma integra y oportuna.

Pri ncipales beneficios del SIPE: Permite transacciones va Web desde la oficina, negocio o lugar de preferencia,

para todo tipo de empleador. Elimina la gestin presencial y la formacin de largas filas, ahorrndole tiempo

y dinero al empleador. Validacin de las generales del trabajador a travs del Tribunal Electoral. Extensin del calendario de presentacin y pago de la planilla mensual. La

presentacin se extiende hasta el da 20 de cada mes, y el pago puede realizarsea partir de la presentacin de la planilla hasta el ltimo da del mes al quecorresponda.

Recibo inmediato de la facturacin una vez efectuada la declaracin de laplanilla mensual.

Confirmacin de pagos tan pronto estos se realicen y consulta de su estado decuentas. Trmite inmediato del Paz y Salvo una vez efectuado el pago mensual.

Actualizacin inmediata de la cuenta individual de los asegurados. Conformacin de la historia laboral del empleador y del asegurado. Disminucin del tiempo de trmite en prestaciones econmicas. Para empleadores con alto nmero de trabajadores y/o con facilidades

tecnolgicas, permite la transferencia de informacin va Web Services desde elsistema de planilla con que cuente el empleador.

QUE TRANSACCIONES PUEDE RALIZAR EL EMPLEADOR VIAINTERNET

Luego de obtenida la Firma Digital, el empleador podr realizar las siguientestransacciones:


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a. Afiliar a sus nuevos trabajadoresEsta transaccin la ha de realizar al momento de la contratacin de nuevostrabajadores. Esta opcin permite que al momento de la afiliacin se valide lainformacin del trabajador, a travs de su nmero de cedula de identidad

personal con el Tribunal Electoral, lo que a su vez evita errores en la captura de

datos y garantiza que las correspondientes cuotas de cada uno de sus empleadoso trabajadores sea acreditada en forma correcta en su respectiva cuentaindividual, asegurando as la agilidad e integridad de las prestacioneseconmicas a las cuales pueda tener derecho en el futuro.

b. Presentar el Aviso de Entrada de los nuevos trabajadoresTan pronto lleve a cabo la contratacin de nuevos empleados o trabajadores, le

permite hacer el reporte del Aviso de Entrada y con esto garantizar que esetrabajador se encuentre debidamente afiliado, y en caso de no estar previamenteafiliado, proceder con su afiliacin.

c. Declarar las novedades que de la empresaEn caso de cambios de alguna de las generales del propio empleador (direccin,

telfono, correo electrnico y otras) puede realizarlas sin necesidad de buscar,llenar ni presentar formulario alguno).

d. Presentar la planilla mensual de declaracin de trabajadores y salarios.En la primera planilla que se presente a travs de SIPE, se han de declarar todoslos empleados o trabajadores que laboren para la empresa.Con la declaracin y envo del Aviso de Entrada incorpora al empleado otrabajador a su planilla, luego de ello podr elaborar, verificar corregir de sernecesario y enviar la planilla mensual con la declaracin de los salarios pagadosa sus trabajadores

e. Obtener la facturacin de la planilla mensual.Tan pronto efecte la declaracin de la planilla mensual, con tan solo cambiarde Men en la plataforma del SIPE, puede obtener el valor de su facturacin;igualmente de manera inmediata puede proceder al pago de las correspondientescuotas empleado- empleador.Obtenida la facturacin mensual, en el evento de detectar algn error en sudeclaracin, puede llevar a cabo la debida correccin y posterior pago.En caso de detectar algn error con posterioridad al pago, a travs de la

plataforma en el men correspondiente har las declaraciones de las sumaspagadas de menos y en el men de crditos patronales har la solicitud de lassumas pagadas dems.

QU FASES INCLUYE EL SIPE?Etapa 1: Se dar inicio con esta etapa, que contiene las facilidades de acceso a la

plataforma del SIPE y la entrega de la Firma Digital a los empleadores,continuando con las siguientes etapas:

Etapa 2: Inscripcin y AfiliacinEtapa 3: Aviso de Entrada y NovedadesEtapa 4: Declaracin y Facturacin de la Planilla mensual y complementariasEtapa 5: Facturacin y Solicitudes de Prestaciones Econmicas de Corto y Largo Plazo

y de Riesgos Profesionales.


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Estas etapas, que podr realizar el empleador, sern puestas en ejecucinpaulatinamente y comunicadas en su oportunidad:

A PARTIR DE CUANDO EL EMPLEADOR PUEDE UTILIZAR EL SIPE?El empleador podr hacer uso de las facilidades que le ofrece el SIPE a partir delmomento de la firma y entrega del contrato para el uso de la firma digital, el cual leser suministrado por la Institucin. Con el Usuario y Contrasea que se le facilitar el

patrono descarga la firma digital que le identificar en el SIPE.

A partir del 21 de octubre de 2011 la Caja de Seguro Social inici la afiliacin deempleadores al SIPE, para ello llev a cabo la distribucin de contratos para el uso de lafirma digital a un total de 1,000 empleadores; la labor de distribucin de estos contratoscontinuar en forma progresiva hasta cubrir el total de los empleadores activos, a nivelnacional. Para ello se estarn haciendo las correspondientes comunicaciones escritas,

telefnicas, medios de comunicacin radiales, televisivas y escritas.


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FIRMA DIGITAL

QUE ES LA FIRMA DIGITAL Y PARA QUE SE UTILIZA?La firma digital es un archivo electrnico compuesto por una serie de algoritmosencriptados, que identifica a cada empleador, persona natural o al representante legal,cuando se trate de una persona jurdica, al igual que al designado por el empleador pararealizar sus transacciones ante la Caja de Seguro Social. Es un cdigo informtico nicoy personalizado para cada una de las personas autorizadas, para accesar al SIPE y a las

bases de datos contentivas de toda la informacin del empleador.

El uso de la firma digital, permite garantizar la integridad de toda la informacin que lecorresponde a todo empleador inscrito a la Caja de Seguro Social, as como la que deberecibir de esta.


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PREGUNTAS FRECUENTES DE FIRMA DIGITAL

DEBE HACER EL EMPLEADOR PARA AFILIARSE AL SIPE Y OBTENER SU

FIRMA DIGITAL?Al recibo de la comunicacin que har la Caja de Seguro Social a cada empleador, surepresentante legal deber firmar el contrato que se le entrega, el cual en forma

personal deber presentar ante la Agencia de la Institucin de su conveniencia; en elevento que no pueda presentarlo personalmente, podr hacerlo a travs de otra personaque l autorice mediante poder notarial y aportando copia de su cdula de identidad

personal (o pasaporte) y de la persona a la que se otorga el poder.

Al momento de devolver el contrato firmado, en la respectiva Agencia, se le harentrega de un sobre confidencial contentivo de un USUARIO y CONTRASEA que le

permitir accesar a la plataforma del SIPE y de manera inmediata hacer el cambio de las

mismas por nombre y clave por l personalizadas, las que sern de su uso exclusivo.Acto seguido descargar su respectiva firma digital e inmediatamente deber crear elUSUARO ELABORADOR (persona designada para llevar a cabo la parte operativa deelaborar las diferentes transacciones en el SIPE), el que a su vez habr de llevar a cabola gestin de accesar al programa.

Es a partir de ese momento en que podr hacer uso de las facilidades que ofrece el SIPE.

Es importante resaltar que el uso de la firma digital del empleador y del usuarioelaborador ser de responsabilidad nica y absoluta del empleador; en tal sentido, encaso de prdida de la(s) firma(s) digital(es) o que a su juicio halla(n) sidocomprometida(s), deber notificarlo o reportarlo de manera inmediata a la Caja deSeguro Social y a partir del momento que la Institucin tenga conocimiento cesar laresponsabilidad del empleador.

POR QU LA FIRMA DIGITAL GARANTIZA LA SEGURIDAD DE LASTRANSACCIONES?Para garantizar la seguridad de las transacciones de este sistema, se asignar para usoexclusivo de cada patrono, la firma digital; esta garantiza la integridad de toda lainformacin que le corresponde enviar a la Caja de Seguro Social as como la que deberecibir de esta.

QU ES USUARIO, CONTRASEA Y LA FIRMA DIGITAL? Usuario: Identificacin personalizada, suministrada por la Institucin a cada

uno de los usuarios del sistema.

Usuario y contrasea de invitado: Es la identificacin temporal que otorga laCaja de Seguro Social al nuevo empleador, que ser utilizada para solicitar suinscripcin al rgimen de seguridad social.

Contrasea: Clave de seguridad personalizada por el propio empleador que lepermitir el acceso a su cuenta en el Sistema de Ingresos y PrestacionesEconmicas (SIPE).


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Firma digital: Archivo encriptado con algoritmo de seguridad que permite alempleador, Representante Legal o persona autorizada, refrendar sustransacciones de forma segura dentro del mdulo del Sistema de Ingresos yPrestaciones Econmicas (SIPE).

PARA QU SE UTILIZA EL USUARIO, LA CONTRASEA, Y LA FIRMADIGITAL?Para accesar, procesar y refrendar las transacciones que se realicen en el SIPE.

COMO SE ACCESA AL SIPE?Accesa a la direccin electrnica https://sipe.css.gob.pa/InicioSipe.html o a travs de la

pgina Web del Sipe en la siguiente direccin:http://www.css.gob.pa/sipe.html

CUNDO SE DAR INI CIO A LA I MPLEMENTACIN DE SIPE?La implementacin del SIPE dar inicio con la distribucin y entrega del Sobre

Confidencialcontentivo delUsuario y Contrasea al propio empleador, personanatural o al representante legal del empleador persona jurdica o entidad estatal, o a la

persona por l autorizada mediante poder notariado. Con esto, el empleador podraccesar al SIPE y descargar su correspondiente Firma Digital, con la cual podrejecutar sus transacciones va Web.

El entrenamiento y capacitacin para el uso del SIPE ser otorgado a los empleadorespor medio de:

Capacitacin virtual a travs de la pgina Web de la Institucin Medios escritos, televisivos, radiales y otros Capacitacin presencial (segn programacin que les ser comunicada a travsde la planilla, va correo electrnico u otros medios)

QUE OCURRE SI EL EMPLEADOR NO FIRMA Y ENTREGA ELCONTRATO?

No recibir el sobre confidencial contentivo del USUARIO Y CONTRASEA que lepermitir accesar al SIPE

PUEDE EL EMPLEADOR FIRMAR EL CONTRATO Y ENVIARLO VIAWEB?

No, la entrega tiene que ser de manera presencial, en el evento que el RepresentanteLegal no pueda acudir a la Institucin puede autorizar a otra persona mediante Poder

Notariado y enviar copia de su cdula y de la persona por l autorizada.

QUE OCURRE SI EL EMPLEADOR NO GENERA SU FIRMA DIGITAL?

No podr refrendar sus transacciones, por tanto no podr llevar a cabo la declaracin ypago de su planilla mensual.

QUE DEBE HACER EL EMPLEADOR SI PIERDE SU FIRMA DIGITAL?Es importante resaltar que el uso de la Firma Digital del empleador y del usuario

elaborador ser de responsabilidad nica y absoluta del empleador; en tal sentido, encaso de prdida de la(s) Firma(s) Digital(es) o que a su juicio halla(n) sido
http://www.css.gob.pa/sipe.htmlhttp://www.css.gob.pa/sipe.htmlhttp://www.css.gob.pa/sipe.htmlhttp://www.css.gob.pa/sipe.html


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comprometida(s), deber notificarlo o reportarlo de manera inmediata a la Caja deSeguro Social, a partir del momento que la Institucin tenga conocimiento cesar laresponsabilidad del empleador se le ha de generar una nueva firma digital.

QUE DEBE HACER EL EMPLEADOR EN CASO DE CAMBIO DEL

REPRESENTANTE LEGAL O DEL ELABORADOR?La persona que deja el cargo de Representante Legal debe notificarlo a la Caja deSeguro Social de manera inmediata para que as se procede con la anulacin de suFirma Digital y el nuevo Representante Legal debe llevar a cabo la correspondienteactualizacin de los registros de inscripcin de la empresa, firmar y presentar nuevocontrato de Firma Digital para que en esa forma pueda generar su correspondienteFirma Digital.

QUE TAN SEGURO O VULNERABLE ES EL SIPE?Con firma digital que se basa en un mtodo criptogrfico4 que asocia la identidaddeuna persona o de un equipo informtico al mensaje o documento. En funcin del tipo de

firma puede, adems, asegurar la integridaddel documento o mensaje. La Firma digital,como la firma holgrafa (autgrafa, manuscrita), puede vincularse a un documento paraidentificar al autor, para sealar conformidad (o disconformidad) con el contenido, paraindicar que se ha ledo y, en su defecto mostrar el tipo de firma y garantizar que no se

pueda modificar su contenido.En todo caso, se destaca que la firma digital, podr ser bajada tanto por el usuarioRepresentante Legal, como por el usuario elaborador de la empresa o empleador; parafines de autentificar la informacin enviada a travs del SIPE, siendo un instrumento oherramienta que solo puede usar su propietario; por tanto esta firma al ser guardada porsu nico usuario debe ser almacenada en un sistema y computador seguro,

preferiblemente perteneciente al usuario o empresa. Para esto ser importanterecomendar que no sea guardada en un sitio diferente o pblico donde muchas personas

pueden acceder a este elemento. sistema y computador seguro, preferiblementeperteneciente al usuario o empresa. Para esto ser importante recomendar que no seaguardada en un sitio diferente o pblico donde muchas personas pueden acceder a esteelemento.

DONDE PUEDE ACUDIR PARA OBTENER ORIENTACIN O MAYORINFORMACIN?

Puede llamar al nmero telefnico 513-0011 (opcin 2)

Puede comunicarse va correo electrnico a: [email protected] Puede hacerlo va Chat, que se muestra en la pgina de inicio. Puede acudir a la Agencia Administrativa de su conveniencia.


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SISTEMA DE INGRESOS Y PRESTACIONES ECONOMICAS (SIPE)INSTRUCTIVO PARA EL ACCESO INICIAL AL SIPE Y DESCARGA DE LAFIRMA DIGITAL

Una vez que la empresa est inscrita en la Caja de Seguro Social, el representante legalpodr ingresar al SIPE, para descargar su firma digital y del elaborador

Para ingresar al sistema SIPE solamente debe contar con un computador conectado aInternet, con algunos de estos requerimientos informticos:

a. Internet Explorer 7.0+b. Mozilla FireFox 3.0c. Google Chromed. Safari 4+e. Java Script habilitado

Primer Paso:

1- El representante legal, accede a la direccin electrnicahttps://sipe.css.gob.paal ingresar al sistema encontrara la siguiente pantalla.

2- Digitar el Usuario y Contrasea en los campos correspondientes con losdgitos que le indican en el sobre confidencial que se le otorg.

3- Por seguridad el sistema le obliga que cambie el usuario y contrasea4- Procede al cambio de su usuario y la contrasea segn se lo indica la

aplicacin informtica, la contrasea, debe contener como mnimo ocho (8)caracteres (alfanumricos); estos deben contener por lo menos una letra enmayscula y un nmero. Utilizar la contrasea que sea de su preferencia.

5- Luego de ingresar correctamente el nombre de Usuario y Contrasea, coloque sunmero de cdula y presione el botn aceptar.

6- Si usted registr y olvido su clave no podr ingresar al sistema.7- El sistema tiene la opcin de guardar el nombre del usuario y contrasea en el

equipo con solo dar clik en el cuadro recordar en este equipo.8- Seguir los pasos que indica la plataforma informtica para generar la firma

digital.
https://sipe/https://sipe/https://sipe/


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9- Guardar la firma digital en un medio magntico o en el disco duro de sucomputadora (segn su preferencia).

Segundo Paso

1- El Representante legal deber acceder nuevamente al SIPE, para crear el usuariodel elaborador a fin de que este proceda a cambiar su contrasea y descargar sufirma digital correspondiente.

2- Nuevamente se recomienda guardar este archivo digital en una carpeta seguradonde solo este usuario tenga acceso exclusivo.

3- Para que las transacciones de las empresas sean enviadas a la Caja de SeguroSocial debern contener las dos firmas (elaborador y representante legal).

4- Para los empleadores que se inscribieron ante la Caja de Seguro Social antes deluno de febrero del 2010, tendrn que agregarle un cero 0 al principio de los

ltimos cuatro dgitos.5- Ejemplos: XX-XXX-013376- En caso de bloqueo del usuario y la contrasea, lo que se presenta cuando se

digita erradamente la clave diez (10) veces, el empleador inscrito, debe acercarsepersonalmente a la oficina correspondiente de la Caja de Seguro Social ypresentar los documentos estipulados para el desbloqueo del usuario ycontrasea.

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