informe

Departamento de Gestión del Potencial Humano

13 de mayo del 2008 Oficio 021-2008

MasterWilbert Cordero FernándezDirector de Recursos HumanosS. O.

Estimado señor:

De conformidad con el artículo 12 inciso e) de la Ley General de Control Interno así como resolución R-CO-61 de la Contraloría General de la República procedo a presentarle el Informe Final de Gestión, en el Cargo Directora de Recursos Humanos, el cual desempeñe desde el 01 de agosto del 2007 al 29 de febrero del 2008.

INFORME FINAL DE GESTIÓNI. Presentación:

Se presenta a continuación el informe correspondiente a la gestión realizada por mi persona en el período comprendido del 01 de agosto del 2007 al 29 de febrero del 2008.

En el presente informe se incluyen aspectos más relevantes en mi gestión a cargo de la Dirección de Recursos Humanos, a saber: los logros obtenidos, el manejo de recursos, labores pendientes y otros aspectos importantes.

II. Resultados de la gestión:

Dentro de la Gestión diaria del cargo se tiene la asignación de documentación a los diferentes Procesos que conforman el Departamento de Gestión del Potencial Humano, la cual ingresa a través de la ventanilla al público, los cuales se presentan alrededor de 30 documentos diarios para un total de 3600 asignados.

Revisión de 800 Estudios de Ubicación por Reestructuración realizados por funcionarios de todo el Departamento para la Ubicación los puestos de Ingresos y Egresos. Asimismo, revisión de 300 Resoluciones de respuesta a los Recursos de Revocatoria presentados producto de la Ubicación de Ingresos y Egresos.

Asimismo, se firmaron alrededor de 40 documentos diarios, generado a partir de los Procesos que conforman el Departamento y los que se generan en la misma Dirección, para un total aproximado de 4,800.

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Lo anterior aparte de la firma de 1.800 oficios de comunicación de la Clasificación de puestos producto de la Ubicación por Reestructuración de los 1,800 puestos de Ingresos y Egresos y de la firma de 600 Recursos de Revocatoria presentados, además de 400 Oficios de comunicación de la Clasificación de puestos producto de la Ubicación por Reestructuración de los 400 puestos en la Clase Genérica.

Atención diaria de Funcionarios de la Institución, un promedio de dos diarios para un total de 240 personas atendidas.

Celebración de Reuniones de Coordinadores de Proceso, una cada quince días, para un total de 12 reuniones.

Atender los asuntos varios asignados por el Director Administrativo y Financiero.

Coordinación constante con los encargados de Recursos Humanos en las Gestorias de Aduanas y Tributación, a efecto de velar porque los movimientos de personal requeridos se realizaran.

Revisión y firma de 123 Propuestas de nombramiento.

Revisión y firma de 347 Declaraciones Juradas para le elaboración de movimientos de personal en el Sistema Integra.

Participación en las sesiones del Consejo de Personal, quien conoce los asuntos laborales y disciplinarios de los funcionarios de la Policía de Control Fiscal, para un total de 12 sesiones.

Reuniones los Directores de Programa y el coordinador respectivo para ver el inventario de vacantes y ver que se puede resolver por la vía de ascenso directo o bien por nombramientos interinos, se realizaron alrededor de cinco.

En mi administración de aplicaron y se aprobaron en integra los siguientes Movimientos de Personal, que abarcaron 14 quincenas, detallados como:

o Ascenso en Propiedad = 51o Ascenso Interino = 72o Ascenso en Propiedad Interinstitucional = 4o Ascenso Interino Interinstitucional = 3o Aumento Anual = 1088o Cambios de Categoría = 1710o Cese de Funciones = 8o Cese de Ascenso Interino Interinstitucional = 1

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o Cese de Nombramiento a Plazo Fijo = 6o Cese de Nombramiento Interino = 124o Cese-Reubicación Funciones = 2o Descenso en Propiedad = 5o Descenso en Propiedad Interinstitucional = 1o Despido por Causa = 6o Nombramiento a Plazo Fijo = 37o Nombramiento en Propiedad = 110o Nombramiento Interino = 158o Nombramiento-Reubicación en Propiedad = 2o Prorroga de Ascenso Interino = 53o Prorroga de Nombramiento Interino = 683o Reajuste de sobresueldos sin vence (Retroactivo) = 309o Reajuste Sobresueldos sin vence (No retroactivo) = 14o Regreso al Puesto en Propiedad = 34o Renuncias = 82o Revaloración = 4627o Traslado en Propiedad = 11o Traslado Interino = 3o Licencias sin Goce de Salario = 49o Recargos de Funciones = 3o Rebajas Salariales = 284o Incapacidades = 1187o Otros Ingresos = 507o Aprobación de Solicitudes de Horas Extras = 8,000

Firma de Licencias por Antigüedad, para un total de 168.

Aprobación de Reconocimientos de Eventos de Capacitación, para un total de 86.

Refrendo de Contratos Capacitación, Estudios para un total de 56.

Refrendo de Contratos Dedicación Exclusiva para un total de 46.

Firma de Calculo de Prestaciones, para su posterior remisión a la Dirección Jurídica, para un total de 57.

Recuperación de sumas giradas de más, para un total de 149.

Actualización de Expedientes electrónicos a través del Sistema Integra.

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Revisión de Incidentes planteados por los usuarios del Sistema y remitidos a la DGI. Para su atención, para un total de 85.

Tramite de solicitud de Perfiles y Claves de acceso al Sistema Integra, para un total de 430.

Aprobación de Informes de Recargos de Funciones, para un total de 3.

Aprobación de Informes de Asignación de Puestos Nuevos para el 2008, para un total de 46 puestos asignados.

Aprobación de Informe de Omisos de la Ubicación de Ingresos y Egresos.

Aprobación y firma de Informe de Ubicación por Reestructuración de los puestos de Ingresos y Egresos ( 1,800 puestos)

Aprobación y firma de Informe de Ubicación por Reestructuración de los puestos en Clase Genérica ( 400 puestos)

Aprobación y firma de Informe de Reasignación de los Puestos Clasificados en Clase Genérica pero que les corresponde Clase Sustantiva ( Total de 80 puestos)

Aprobación y firma de Informe de Inclusión de las Atinencias y Especialidades, un total de 8.

Aprobación y firma de Informes de Reasignaciones de Puestos para un total de 28.

Ingreso y Exclusión de Funcionarios en la base de Datos de la Contraloría

Revisión, aprobación y firma de Estudios de Preingreso para un total de 2.

Aprobación y firma de la Resolución de Ternas, para un total de 145.

Revisión, aprobación y firma del Cuadro de Movimientos en Plaza Vacante para el Servicio Civil, para total de 18.

Revisión, aprobación y firma de Estudios de Vida y Costumbres de la PCF., para un total de 10.

Revisión diaria de la Base de Datos de Pedimentos.

Aprobación y firma de Pedimentos de personal, para un total de 157.

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Aprobación y firma de Periodos de Prueba, para un total de 112.

Aprobación y firma de Licencias Especiales o excepcional, para un total de 56.

Elaboración del Informe de Nivel de Empleo trimestral, para un total de 2.

Coordinación para la Generación de la Planilla y Propuesta de Pagos quincenal., para un total de 14.

Generación del Archivo SICERE, para un total de 6.

Coordinación para que se realice la Generación Automática de AA a través de Integra, en este caso solo se dio la del pasado enero 2008.

Generación Automática de Carrera Profesional

Atención de Reclamos Administrativos por AA

Aprobación y firma de Oficios de Ingresos y Reingresos a Carrera Profesional, para un total de 90.

Aprobación y Firma de Estudios sobre Incentivos Económicos a funcionarios de la institución.

Reajustes de zonaje masivo anual a los funcionarios que gozan de este incentivo

Ingresos al incentivo de zonaje 19 en total.

Participar en la realización de las diferentes pruebas de revisión, en el Ambiente de Capacitación, relativas al Subsistema de Solicitudes a nivel de Integra Web que van arreglando, sean Incidentes o Mejoras.

acreditación automática de vacaciones en forma mensual a nivel Institucional, a través de Integra

Aplicación de la funcionalidad de vacaciones colectivas

Brindar la atención y la asesorìa requerida a los usuarios finales en los distintos módulos de la Gestión de Recursos Humanos.

Realizar las inclusiones y actualizaciones requeridas en la página Web

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Diseñar un control interno de para el manejo de incidentes

consultas de los Usuarios de Integra

Reorganización en apartados de los expedientes personales de los funcionarios

Retomar depuración manual de los Expedientes Personal asignados a cada uno de los funcionarios que integran los procesos

Concluir la actualización en Integra de los Expedientes Personal Electrónicos.

Ingreso y Exclusión de Funcionarios en la base de Datos de la Contraloría.

Acreditación de los periodos de vacaciones en forma mensual, para un total 7.

Cambios importantes:

1- Se todo un proceso de sensibilización hacia el cambio en el Departamento de Gestión del Potencial Humano con respecto al proyecto de las Gestorías y el nuevo rol que debe asumir Recursos Humanos y el rol de las citadas gestorías, para lo cual se procede a realizar un análisis de las actividades rectoras que se deben centralizar en Recursos Humanos y las actividades operativas que se van a desconcentrar en las gestorías actuales y futuras.

2- Los encargados de Recursos Humanos destacados en la Gestarías de Aduanas y de Tributación asumen un rol más protagónico con respecto a la aprobación de los movimientos de personal de cada quincena, en cuyo caso aprueban los movimientos de las dependencia a cargo, a través del Sistema Integra y con el perfil de “ Aprobador RH”

3- En cada propuesta de Nombramiento de Personal se debe indicar si la persona propuesta tiene algún familiar en el Ministerio, y debe de quedar claro de que en el caso de que tal nombramiento proceda, no existirá relación jerárquica con ese familiar.

1. Estado de la autoevaluación de control interno de la Unidad:

Durante el período de mi dirección se inicio la aplicación de la auto evaluación de control interno en el Departamento de Gestión del Potencial de Recursos Humanos, concretamente inicio en febrero del 2008.

2. Acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno del Departamento:

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Departamento de Gestión del Potencial HumanoDentro de las acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno del Proceso, se ha continuado con los controles de correspondencia centralizado en la Dirección, con lo cual se tiene el control de los documentos ingresados a cada proceso.

Asimismo, se llevó durante mi gestión varios controles, tales como:

1- Control de Estudios de Propuestas de Nombramientos de Personal.

2- Consecutivo de los cuadros de movimientos de personal para aprobación de Servicio Civil.

3- Control de las Declaraciones Juradas de los Movimientos de Personal.

4- Revisión y cotejo de la base de datos de Pedimentos de Personal por Dependencia, y su correspondencia con la los diferentes Movimientos de Personal.

5- Revisión y cotejo de la base de datos de Pedimentos de Personal de cada Dependencia y su correspondencia con la resolución de Ternas y Nóminas.

6- Base de Datos de Inhabilitados para el ejercicio público, cual se actualiza cada vez que la Dirección General de Servicio Civil aporta una nueva resolución.

7- Control de Incidentes atendidos sobre el funcionamiento del Sistema Integra.

8- Control de perfiles y claves de acceso a Integra otorgados a los usuarios del Ministerio de Hacienda.

3. Principales logros alcanzados durante su gestión de conformidad con la Planificación del Departamento.

Se logro realizar la Ubicación por Reestructuración de los puestos de el Área de Ingresos y Egresos, lo cual afectó un 85% de la totalidad de los puestos de la Institución, lo que implicó por parte de esta Dirección toda una planificación del citado proceso, donde el equipo de trabajo logró la meta, con todas las etapas que implicó con un alto grado de sacrificio y mística que siempre estuvo presente en cada uno de los integrantes del equipo.

Asimismo, en mi gestión se logro realizar la Ubicación por Reestructuración de los puestos de la parte de Apoyo, en el Manual General de Clases de Puestos, creado por la Dirección General de Servicio Civil, lo cual afectó un el restante 15% de los puestos que no se vieron afectados con la Ubicación de Ingresos y Egresos.. Igualmente, cabe aclarar que ello implicó por parte de esta Dirección toda una planificación del citado proceso, donde se trabajo a los interno de un grupo de trabajo más pequeño de acuerdo con las dimensiones del mismo.

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Pero cabe aclarar que igual que el otro proceso de Ubicación se caracterizó por implicar gran sacrificio y mística de parte todos los que participamos.

4. Estado de los proyectos más relevantes en el ámbito del Proceso existentes al inicio de su gestión y de los que dejó pendientes de concluir.

a. Implementación y conformación de un nuevo modelo de gestorías de la Dirección Administrativa y Financiera, en la que a la Dirección de Recursos Humanos, le corresponde ceder al recurso humano más capacitado para que se responsabilice del Área de Recursos Humanos de los diferentes programas que conforman las diferentes Gestorías.

En este sentido, se encuentran funcionando dos gestorías, la de la Dirección de Aduanas y de la Dirección General de Tributación y la de la Dirección General de Informática. Las demás gestorías quedan pendientes de definirse por parte de la DAF, con la participación de la Dirección de Recursos Humanos.

5. Sugerencias para la buena marcha de la Unidad, si el funcionario que rinde el informe lo estima necesario.

Sobre este punto solo cabe resaltar que si la Dirección de Recursos Humanos continua con el apoyo de la Dirección Administrativa y Financiera, podrá lograr lo que se proponga y requiera, aunado al excelente equipo de trabajo del Departamento.

6. Estado actual del cumplimiento de las recomendaciones que durante su gestión le hubiera formulado la respectiva Auditoría Interna.

Se dio en mi gestión una Auditoria por parte de la Dirección General de Servicio Civil, donde se estudio los tramites relativos a : Vacaciones Legales, Movimientos de Personal y Carrera Profesional, que abarco el segundo semestre del 2006, en cuyo caso el único informe que se ha emitido por parte de la citada Dirección es el de vacaciones legales, en cuyo caso se generó la Circular DGPH-001-2008, de fecha 14 de febrero del 2008, relativa a vacaciones, a efecto de atender las recomendaciones citadas en dicha auditoria.

Sin más por el momento, quedo a sus órdenes para lo que se le ofrezca y aprovecho la ocasión para desearle los mejores éxitos en su reciente gestión.

Cordialmente,

Patricia Vargas BarthCoordinadora de Proceso

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Innovación y Estudios Especiales Cc. Lic. Fabricio Chavarría Bolaños, Director Administrativo y Financiero Archivo Personal

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