informe de control interno -...

CÉSAR AUGUSTO SALAMANCA BERNAL

Jefe de Control Interno

Mediante este informe, se pretende resaltar los avances y dificultades logrados

por la E.S.E. Hospital Departamental san Antonio de Pitalito, en los subsistemas

que conforman la estructura del Modelo Estándar de Control Interno –MECI-,

como resultado de las actuaciones de la oficina de Control Interno durante el

cuatrimestre comprendido del 12 de Marzo de 2013 al 12 de Julio de 2013; en

cumplimiento del Artículo 9 de la Ley 1474 del 12 de Julio de 2011. Aplicando las

normas de austeridad del gasto y evaluación de gestión por dependencias de

la E.S.E. Hospital Departamental San Antonio de Pitalito, de acuerdo a la

normatividad expedida por el Consejo Asesor en Materia de Control Interno,

Departamento de la Función Pública, Contaduría General de la Nación y

Contraloría Departamental Del Huila.

EMPRESA SOCIAL DEL

ESTADO

HOSPITAL

DEPARTAMENTAL

“SAN ANTONIO”

PITALITO HUILA

NIT.: 891.180.134-2

INFORME EJECUTIVO CUATRIMESTRAL

DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

PERÍODO: DEL 12 DE MARZO DE 2013

AL 12 DE JULIO DE 2013

INF-05-13

Pitalito Huila, 12 de Julio de 2013

ÍNDICE INTRODUCCIÓN

OBJETIVO ALCANCE DEL INFORME METODOLOGÍA

1.1. INFORME EJECUTIVO PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO………… 5

1.2. GESTIÓN Y ACTIVIDADES ADELANTADAS POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO..…………………………………………………………………………………………………. 11

1.2.1 INFORMES Y SEGUIMIENTOS…………………………………………………………….. 11

Informe Ejecutivo Cuatrimestral del Sistema de Control Interno –Del 12 de Marzo de 2013 al 12 de Julio de

2013.

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INTRODUCCIÓN

OBJETIVO Evaluar de manera Integral e independiente, el Sistema de Control Interno (Institucional y Contable) en la E.S.E. Hospital Departamental San Antonio de Pitalito, para el período cuatrimestral comprendido del 12 de Marzo de 2013 al 12 de Julio de 2013; estableciendo el grado de avance en la implementación de este, frente a los lineamientos establecidos mediante el Decreto 1599 de 2005, referente al Modelo Estándar de Control Interno MECI, el Control Interno Contable (Resolución 357 de 2008), Evaluación por Dependencias (Ley 909 de 2004), Austeridad del Gasto (Decreto 26 de 1998), y en cumplimiento del Artículo 9 de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011.

ALCANCE DEL INFORME El presente informe evaluativo del Sistema de Control Interno de la E.S.E. Hospital Departamental San Antonio de Pitalito, se realiza con base en las actividades desarrolladas por la Oficina de Control Interno en las diferentes dependencias durante el período comprendido del 12 de Marzo de 2013 al 12 de Julio de 2013. Igualmente, describe los resultados obtenidos en el avance de la implementación del Modelo de Control Interno MECI 1000:2005 en cada uno de sus subsistemas, componentes y elementos.

METODOLOGÍA Además, de la metodología establecida por el Consejo Asesor en materia de Control Interno mediante las Circulares 04 del 27 de septiembre de 2005, 01 del 21 de diciembre de 2007 y 04 de 2008; Contaduría General de la Nación, mediante la Resolución 357 del 23 de julio de 2008; Contraloría Departamental del Huila mediante Resolución Orgánica 230 de 6 de Agosto de 2012 y en cumplimiento de la circular 100-08-2010 expedida por el consejo asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del orden Nacional y territorial, La Circular Externa No. 003-100 de 28 de Diciembre de 2012 del Departamento Administrativo de la Función Pública; y en cumplimiento de la Ley 1474 del 12 de Julio de 2011 se optó por interactuar en forma personal con cada uno de los responsables de cada proceso.


2013.

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La oficina de control Interno durante el período evaluado del presente informe, Realizó: Auditorías, evaluaciones, verificaciones, participación en las reuniones de los comités institucionales, visitas de seguimiento de las cuales emitió los respectivos informes con su correspondiente codificación, y se estructuraron de la siguiente manera: se definió el objetivo de la auditoria, los hallazgos, una descripción de las actividades desarrolladas para llevar a cabo la auditoria y por último las recomendaciones sugerencias con el fin de subsanar las deficiencias encontradas; así como la formulación de los Planes de Mejoramiento y su respectivo seguimiento. Estas actividades se enmarcaron dentro de las normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, relacionadas con el empleo del buen juicio en el examen realizado, se aplicaron técnicas tales como: Identificación, verificación, análisis, inspección, observación, cálculo y tabulación de la información recolectada, con el propósito de obtener evidencia suficiente, para la emisión de concepto técnico al respecto.

CÉSAR AUGUSTO SALAMANCA BERNAL Jefe Control Interno

1.1. INFORME EJECUTIVO PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

INFORME EJECUTIVO CUATRIMESTRAL, PERÍODO: DEL 12 DE MARZO DE 2013 AL 12 DE JULIO DE 2013 - MODELO ESTANDAR DE

CONTROL INTERNO – MECI-

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control Interno,

o quien haga sus veces: CÉSAR AUGUSTO SALAMANCA BERNAL

Período evaluado: 12/MARZO/2013 A

12/JULIO/2013

Fecha de elaboración: 12/JULIO/2013

Subsistema de Control Estratégico

Avances

- COMPONENTE AMBIENTE CONTROL: Se realizaron los procesos de inducción y re

inducción programados en forma mensual, a los aspirantes a vincularse al Hospital por medio de

contratos y al personal de las escuelas de formación de enfermería. En estos espacios se da a conocer

el código de ética, código de buen gobierno, los valores institucionales (Son trabajados en forma

semanal, entre ellos: La responsabilidad, la honestidad, la creatividad, la tolerancia, el respeto, la

solidaridad, el trabajo en equipo, y la lealtad), a través de los diferentes medios de comunicación.

- La Oficina de Control Interno, ha participado en dichos procesos de inducción y reinducción,

capacitando sobre las Políticas Institucionales, la Plataforma Estratégica, el Plan de Gestión 2012-

2016, el funcionamiento del MECI aplicado en el Hospital, la armonización de MECI-CALIDAD, el

accionar de la Oficina de Control Interno, y el desarrollo de los macro procesos al interior de la

entidad, soportado en la normatividad vigente para ello.

- A través de los diferentes Comités Institucionales y de autocontrol, se han dado a conocer los logros

obtenidos, las estadísticas de producción de servicios, las acciones de mejora en cumplimiento de los

objetivos trazados; así como la nueva normatividad vigente para su aplicación; se han diseñado planes

de contingencia para afrontar problemáticas de tipo social y económico presentadas en la región,

como es el caso de la alerta amarilla por epidemia de Dengue e IRAG, coordinadas desde la

Secretaría de Salud Departamental Del Huila; así como el desarrollo de los planes de contingencia de

prevención y atención de emergencias, y preparación de calamidades por las festividades culturales y

patronales de la región Surcolombiana.

- Se realizaron 62 evaluaciones de desempeño laboral, de las cuales el 91,04% del personal obtuvo

calificación sobresaliente para la vigencia 2012.

- Se logró el 204% de ejecución del PIC, teniendo en cuenta que se convocaron 816 personas a las

capacitaciones y asistieron 1.667 personas.

- COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO: Se está dando cumplimiento a las

metas trazadas para el 2013 en el Plan de Gestión Gerencial 2012-2016, cuyo seguimiento se está

realizando por la Gerencia, La Revisoría Fiscal, y la Oficina de Control Interno en conjunto con las

respectivas áreas y/o dependencias.

- En el desarrollo de las metas de los diferentes planes de acción por dependencias, se han realizado

los respectivos ajustes, así como el diseño y reingeniería de algunos procesos misionales y

administrativos en cuanto a protocolos, guías, manuales y formatos de información y control.

- En el 2013 se ha dado continuidad a las fases básicas de la Estrategia Gobierno en Línea y del

Sistema de Seguridad en la Información, así como la implementación de la Estrategia Cero Papel

(Política y Plan de Acción) con la Resolución 073 de 26 de Marzo de 2013; y con la Resolución 100

de 25 de Abril de 2013 se aprobó y adoptó el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.


2013.

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- Los resultados de los Comités Técnicos semanales de Gerencia y de Cartera, han sido muy positivos

por cuanto han contribuido a la solución de dificultades sobre la marcha de los procesos, a fomentar

el liderazgo y gerencia del servicio para cada uno de los coordinadores de los procesos asistenciales, y

tomar conciencia de la productividad del servicio y por ende el incremento de la facturación en pro de

las finanzas del Hospital. En cuanto al Comité de Cartera, se han tomado las decisiones de fondo para

avanzar en los respectivos cobros dependiendo de la etapa agotada (cobro, cobro pre jurídico,

conciliaciones, cobro jurídico, entre otros), obteniendo buenos resultados en el cobro de cartera de la

vigencia anterior y la vigencia actual.

- COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS: Se cuenta con la formulación del mapa de

riesgos, con los respectivos indicadores para su seguimiento y monitoreo.

- Ante la presencia e identificación de riesgos operacionales en la prestación de servicios, se han

tomado las decisiones objetivas para su minimización y mitigación, a nivel administrativo y

asistencial.

- A través de los comités de autocontrol y demás comités institucionales se realizan en forma

periódica su análisis y toma de correctivos necesarios.

- En los casos de identificación de riesgos potenciales se han elaborado planes de contingencia

(Servicios públicos, mantenimiento planta eléctrica, mantenimiento de cámaras de vigilancia,

mayores controles en la vigilancia, actualizaciones periódicas del software de Historias Clínicas,

mantenimiento de UPS, mejora en la logística de consecución de insumos, entre otros).

- La Oficina de Calidad, ha institucionalizado el desarrollo de capacitaciones semanales (Todos los

jueves) sobre los siguientes temas: Política de Seguridad del Paciente (Eventos Adversos, Mejorar la

Seguridad en la Utilización de los Medicamentos, Caídas de Pacientes, Infecciones Intrahospitalarias,

Seguridad del Paciente en Cirugía, Gestionar y Desarrollar la Adecuada Comunicación entre las

personas que atienden y cuidan a los pacientes), Humanización en los Servicios de Salud (Procesos

Asistenciales y Administrativos); y apoyando la organización de eventos públicos con el SENA, para

beneficios de los usuarios y pacientes del Hospital, en tema de derechos, deberes y calidad de los

servicios en salud.

- La Oficina de Control Interno, realizó seguimiento a las etapas contractuales de aquellos que se

elaboraron vía convocatoria pública (Contratación de Procesos Asistenciales, Procesos

Administrativos y Remodelación-Adecuación de la Unidad de Urgencias del Hospital Fase II).

- Los servidores públicos y en especial los jefes de área, reportan en forma oportuna los posibles

riesgos en el desarrollo de sus actividades, los cuales se analizan en los comités institucionales o por

su superior inmediato para su análisis y mitigación de los mismos.

Dificultades

- Se requiere un mayor compromiso de algunos líderes de procesos en la elaboración y ejecución de

planes de mejoramiento para fortalecer sus procesos.

- Es necesario continuar con las capacitaciones al personal en temas de diseño, construcción y

seguimiento de indicadores de gestión, planes de acción, planes de mejoramiento; para fortalecer el

trabajo en equipo y el cumplimiento de las metas establecidas a nivel institucional.

- Se debe agilizar el desarrollo de las fases de la estrategia Gobierno en Línea, con el fin de dar

oportunidad de una mayor participación de la comunidad con el Hospital, para poder desarrollar en

forma eficiente los lineamientos de políticas antitrámites, solicitudes, y las posibles denuncias contra

los servidores públicos (Como lo establece la Ley 1474 de 2011).

- Sigue pendiente la implementación por parte de los líderes del área del nuevo aplicativo del share

point, para que todos los reportes e informes de las áreas puedan fluir a través de la intranet,

contribuyendo en la eficiencia y efectividad de los informes para una mayor medición y control en los

planes de acción, contribuyendo con la austeridad en el gasto y la política de cero papel. Las

dificultades a la fecha son de tipo técnico (Aplicativos-software).


2013.

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Subsistema de Control de Gestión

Avances

- COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL: Se está realizando por parte de la

Oficina de Control Interno, el seguimiento al cumplimiento de la implementación y

socialización a las doce (12) Políticas de Seguridad del Sistema General de Seguridad de la

Información (HSP-POL-09), las cuales están encaminadas a la protección de los activos de

información (los funcionarios, la información, los procesos, las tecnologías de información incluido el

hardware y el software), y al logro de la plataforma estratégica de la entidad. Realizando la revisión

de la migración al directorio activo de los equipos de cómputo, el inventario y los porcentajes de

cumplimiento de la firma de los Acuerdos de Confidencialidad (Código HSP-GI-F1, y el HSP-GI-

F2), revisión de las políticas y uso del servidor “X” las cuales a la fecha no han sido satisfactorias por

la falta de una mayor conciencia del uso de las herramientas tecnológicas por parte de los usuarios

administrativos y asistenciales.

- Se está dando cumplimiento a los informes y reporte de indicadores establecidos por los

Organismos de Inspección, Control y Vigilancia; así como a los establecidos en el Convenio de

Desempeño con el Ministerio de Salud.

- Se han realizado ajustes y actualizaciones permanentes a algunos procedimientos que requerían

algún cambio o actualización, a través de circulares de: La Gerencia, la subgerencia administrativa ó

por oficio de la Oficina de Calidad, y Subgerencia Técnico- Científica.

- Todos los procesos y procedimientos están debidamente documentados y se ejecutan por sus

responsables, aquellas modificaciones y/o actualizaciones requeridas son notificadas, revisadas y

aprobadas por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Garantía de la Calidad.

- La entidad sigue avanzando en el proceso de Acreditación en Salud, de acuerdo a la normatividad

expedida por el Ministerio de Salud.

- Con la entrada en vigencia de la Resolución 1441 de 06 de Mayo de 2013, expedida por el

Ministerio de Salud y Protección Social, en materia de Habilitación de los servicios de salud, por

lineamiento gerencial se está desarrollando por cada servicio asistencial las respectivas revisiones de

cumplimiento sobre el tema, articulando con la Oficina de Calidad las capacitaciones pertinentes.

- Existen los controles adecuados y de medición para el desarrollo de los procesos y procedimientos

institucionales.

- La Administración ha concentrando sus esfuerzos en brindar un servicio a la comunidad hospitalaria

en forma más humanizada, con calidez y calidad. Como soporte a la formación continuada el pasado

07 de Julio de 2013, terminamos y aprobamos con satisfacción el primer grupo de empleados el curso

virtual del SENA denominado “Humanización de los Servicios de la Salud”. El cual debe ser

realizado por el 100% de los empleados vinculados con el Hospital.

- La Oficina de Calidad y la Oficina de Control Interno, ha contribuido a la asesoría del diseño de

formatos y demás herramientas necesarias, para el manejo de la información y su posterior reporte ya

sea interna ó externa.

- La información contable, financiera, administrativa, como los indicadores de calidad, y los informes

de la Oficina de Control Interno; han reflejado la realidad de las operaciones de la Entidad.

- La Oficina de Control interno en conjunto con la administración ha realizado el seguimiento y

verificación de los planes de mejoramiento institucionales con la Contraloría Departamental Del

Huila y con la Contraloría General de la República. - COMPONENTE INFORMACIÓN: La Oficina de Control Interno, ha realizado el

seguimiento del cumplimiento y reporte de los informes gerenciales con destino a los entes de

control, como: Contraloría General de la República, Superintendencia Nacional de Salud, Contaduría

General de la Nación, la DIAN, Contraloría Departamental del Huila, Ministerio de la Protección

Social, Secretaría de Salud Departamental, Secretaría de Salud Municipal, entre otros.

- La Oficina de Control Interno, brindó la asesoría y apoyo necesario requerido por la Gerencia en el

análisis de los informes gerenciales con destino a la Honorable Junta Directiva, a la Secretaría de


2013.

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Salud Departamental del Huila, a la Asamblea Departamental, entre otros.

- Se cuenta con los mecanismos para recibir las sugerencias, recomendaciones, peticiones,

necesidades, quejas, reclamos y felicitaciones por parte de la ciudadanía. Así mismo se realiza el

análisis dicha información a través de la Oficina de Atención al Usuario, y los Comités

Institucionales, con los cuales se ha retroalimentado las quejas de la comunidad con el fin de impactar

los indicadores de satisfacción y dar trámite a las solicitudes.

- La Oficina de Control Interno, a través del instrumento de publicación en la web de derechos de

petición ha realizado su seguimiento; así como a través de la medición de la satisfacción de los

usuarios con los informes gerenciales de RIPS que se presentan en forma trimestral.

- El Hospital, está cumplimiento con los tiempos de respuesta y calidad de las mismas en lo

relacionado con el manejo de la información interna y externa.

- Se ha avanzado significativamente en la implementación del Software de Historias Clínicas, con el

diseño de aplicativos informáticos conexos necesarios para el mejoramiento de procesos de

información institucional. Para la actual vigencia se tiene contratado con el proveedor el

mantenimiento y soporte de los módulos licenciados; con el valor agregado de atención de nuevos

procesos requeridos para optimizar las herramientas y recursos disponibles.

- Están establecidas las ventanillas especiales para ciertos usuarios por norma (gestantes, tercera edad,

discapacitados, infantes y población vulnerable).

- Está en uso herramientas para la intranet (Correos institucionales, SPARK, Microsoft Lync y el

servidor X).

- Se continúa con la modernizado la página web de la E.S.E. en cumplimiento de la fase básica de la

estrategia Gobierno en Línea. - Se está dando aplicabilidad a las políticas Antitrámites para beneficio de los usuarios (Ley 962 de

2005) con el apoyo de orientadoras en los procesos de facturación de servicios, y con el apoyo de

orientadores del SENA; así como las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) (Ley 594 de 2000).

- COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA: A partir de Abril de 2013 se empezó a

aplicar las encuestas de satisfacción de los usuarios y la percepción de los servicios prestados

por medio de tablets, mejorando la oportunidad, facilitando su tabulación y eficiencia en los

resultados.

- El grado de satisfacción y percepción de los servicios prestados por los usuarios para el 1º

Trimestre fue de 95,42%, y para el 2º Trimestre fue de 96,33%.

- En el 1º Trimestre se atendió por parte del SIAU 14 quejas presentadas, y en el 2º Trimestre

17 quejas. En su totalidad fueron atendidas y tramitadas oportunamente por escrito o por

edicto según el caso.

- Se reportaron 24 derechos de petición en el 1º Trimestre y 38 para el 2º Trimestre, los

cuales fueron atendidos y tramitados en cumplimiento de la normatividad vigente. - Los procesos judiciales fueron contestados dentro de los términos legales (incluida las tutelas), de

acuerdo a los reportes de la Oficina Jurídica.

- La Administración logró dar solución en forma oportuna a los requerimientos y soportes necesarios

de los trámites de habilitación de los nuevos servicios.

- Se ha desarrollado el plan de comunicaciones, así como la utilización de programas radiales,

carteleras, página web, volante, y periódicos regionales, para informar a la comunidad en general

sobre nuevos servicios, brigadas, e información de interés general.

- Existen los respectivos controles para la comunicación verbal y escrita.

- Se dio estricto cumplimiento a los informes requeridos por los diferentes entes de control y

vigilancia.

- Se cuenta con el sistema de comunicación con amplificación de sonido para los diferentes servicios

asistenciales y procesos administrativos y uno especial para el área de urgencias que posee

características específicas. La Oficina de Audiovisuales ha brindado el soporte necesario de difusión

de comunicación al cliente interno y externo con el apoyo del área de Sistemas de Información.


2013.

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- La implementación del nuevo canal dedicado uno a uno para el servicio de internet ha contribuido a

mejorar la conectividad con la internet, en los procesos de trámites administrativos y asistenciales.

Dificultades

- Se hace necesario diseñar nuevas herramientas tecnológicas y avanzar a través de la página web y

redes sociales, para optimizar la comunicación con los usuarios, retroalimentando eventos que

desarrolle el Hospital, agendas médicas, y soporte en línea de inquietudes, recomendaciones y

solicitudes entre otros.

- Hace falta una mayor difusión de todos los actos administrativos, toda la contratación, y demás

documentos de interés para que la comunidad esté 100% informada y actualizada sobre las

actuaciones del Hospital.

- Hay que mejorar y reforzar a través del desarrollo de software o aplicaciones prácticas que se

integren con el software Administrativo y/o Software Asistencial existentes, una gran base de datos

que permita elaborar cualquier tipo de informe solicitado. Ejemplo: Elaboración de Informes

Asistenciales de Gestión del Servicio, Informe específico sobre la productividad de un servicio,

Informes con variables de impacto social, informes que permitan medir la calidad ofertada, entre

otros. El diseño de ésta herramienta debe permitir el cruce de todas las variables posibles a nivel

asistencial y a nivel administrativo y financiero.

- Hay que reforzar la auto-medición y reporte de las metas alcanzadas y su respectivo avance por

dependencia con los respectivos planes de acción para cada dependencia.

Subsistema de Control de Evaluación

Avances

- COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN: Los líderes de apoyo al Sistema de Control Interno,

así como los jefes de áreas, cuentan con los instrumentos que permiten aplicación de controles,

mecanismos de verificación y medición; sobre los cuales se ejecutan acciones correctivas y de

mejora, sin embargo se hace necesario su fortalecimiento, específicamente en temas como los

indicadores, planes de acción, e identificación y manejo de riesgos.

- La entidad ha desarrollado todos los manuales, políticas, modelos, guías e indicadores de gestión y

de control para poder medir el sistema, teniendo en cuenta los instrumentos que para tal fin ha

establecido el DAFP.

- La Administración retroalimenta sus evaluaciones, aplicando los correctivos necesarios soportados

en evidencias y en desarrollo de las respectivas actas de comité institucionales.

- El Hospital aplicó la evaluación semestral relacionada con la Evaluaciones de Desempeño Laboral,

en cumplimiento de la normatividad exigida y los Acuerdos 137 y 138 de 2010 de la Comisión

Nacional del Servicio Civil.

- Se ha reforzado a través de la Política Gerencial el concepto de Autocontrol, austeridad en el gasto

público, y la gerencia de los diferentes servicios; por medio de reuniones constantes del personal para

las diferentes áreas del Hospital.

- El Comité de Control Interno y de Calidad, cumple con su fin, y se encuentra activo en la Entidad.

- La Actual Administración presentó y desarrolló con la comunidad el pasado 05 de Abril de 2013, la

“Jornada de Diálogo y Rendición de Cuentas a la Ciudadanía de la Vigencia 2012”. - COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE: El control independiente se realiza

con base en la programación anual, en la cual se han incluido las respectivas auditorías de control

interno y las de calidad; trabajando en armonización del MECI-CALIDAD. Los resultados de las

evaluaciones han permitido que el Hospital desarrolle planes de mejoramiento interno, contribuyendo

de esta forma a mejorar los procesos y contrarrestar las debilidades presentadas, para una mejora

continua de la gestión.

- La Oficina de Control Interno, ha cumplido con los informes pormenorizados de control interno

(Art. 9 Ley 1474 de 2011), dándolos a conocer a la Gerencia y siendo publicados en el web site del

Hospital.


2013.

10

- El ejercicio de la funciones de Control Interno se ha realizado en forma dinámica, participativa

(como invitado) al interior de los comités establecidos institucionalmente.

- En respuesta a las observaciones de los diferentes Comités Institucionales se diseñaron y elaboraron

planes de mejoramiento para diferentes procesos asistenciales y administrativos.

- Las auditorías realizadas, los controles, los seguimientos y diferentes informes a los procesos son

dados a conocer en forma oficial a la Gerencia y a los respectivos líderes de los procesos. - COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO: Como resultado de las evaluaciones y

seguimientos y auditorias adelantadas por la Oficina de Control Interno se formularon en

coordinación con las áreas respectivas, los planes de mejoramiento para, los cuales han tenido

continuidad para la actual vigencia como es el caso de Oficina de Atención al Usuario (SIAU),

Asignación de Citas Médicas, Archivo de Historias Clínicas, Admisiones, Notificaciones y

Autorizaciones, Urgencias, Cartera, entre otros.

- Se ha dado seguimiento, revisión y cumplimiento al Plan de Mejoramiento Institucional suscrito con

la Contraloría Departamental del Huila (el 30 de Abril de 2013), por la vigencia 2011. Los avances y

cumplimiento del mismo están siendo reportados a través de la Plataforma SINTERCADH.

- Se suscribió Plan de Mejoramiento Institucional con la Contraloría General de la República (el 15

de Abril de 2013) a través de la plataforma SIRECI, como resultado de la Auditoría de Control

Excepcional para el período 2008-2011.

Dificultades

- Se debe seguir fortaleciendo a nivel institucional las políticas de autocontrol y autorregulación, en el

desarrollo de sus actividades, generando un mayor sentido pertenencia por la entidad.

- Es necesario que todo plan de mejoramiento se realice en los formatos establecidos

institucionalmente con copia a la Oficina de Control Interno y la Oficina de Calidad, según los

procesos a retroalimentar para su respectivo apoyo y seguimiento.

Estado general del Sistema de Control Interno

- El Hospital ha podido dar el uso adecuado a los instrumentos y herramientas, concebidas en el

MECI, obteniendo resultados de avance y mejora en sus procesos administrativos y misionales.

- El Sistema de Control Interno se ha desarrollado en forma armonizada con el Sistema de Gestión de

Calidad, en cumplimiento de la normatividad vigente.

- El cumplimiento del Sistema de Control Interno, continúa en un rango óptimo de desempeño,

mitigando los posibles riesgos; para lo cual se debe continuar con actividades de mantenimiento para

su sostenimiento a corto, mediano y largo plazo.

- Es una Política Gerencial y se trabaja en forma permanente en la Austeridad del Gasto Público,

aplicando los controles adecuados para ello, como en el consumo de papel, uso de las impresoras, uso

del internet, correo institucional, servicio de acueducto, servicio de energía eléctrica, servicio de

fotocopias; entre otros.

Recomendaciones

- Coordinar a través de la Subgerencia Administrativa y Financiera, la Subgerencia Técnico

Científica y los coordinadores líderes de área, las diferentes actividades encaminadas a la mejora

continua para atender las dificultades identificadas en cada subsistema del presente informe, con la

finalidad de seguir con las actividades de mantenimiento permanente del MECI en la E.S.E.,

logrando sostener los resultados de la calificación obtenida.

- Se hace necesario diseñar nuevas herramientas tecnológicas y avanzar a través de la página web y

redes sociales, para optimizar la comunicación con los usuarios, retroalimentando eventos que

desarrolle el Hospital, agendas médicas, y soporte en línea de inquietudes, recomendaciones y

solicitudes entre otros.

_____________________________________ Firma


2013.

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1.2. GESTIÓN Y ACTIVIDADES ADELANTADAS POR LA OFICINA DE CONTROL

INTERNO.

La entidad cuenta con la estructura Instrumental para la implementación del

Sistema de Control Interno, en cabeza de la Gerencia, la cual le corresponde

establecer, desarrollar y mantener el SCI de la E.S.E. Hospital Departamental San

Antonio de Pitalito y la aplicación de las recomendaciones en materia de Control

Interno; al Jefe de la oficina de Control Interno le corresponde la verificación

posterior y selectiva de los elementos de control, apoyado en la organización de

estos, informando las deficiencias y generando recomendaciones, para el

seguimiento a planes de mejoramiento; el Comité de Coordinación del Sistema de

Control Interno, evalúa permanentemente el Sistema de Control Interno para

garantizar su efectividad, cumplimiento de objetivos y metas institucionales; los

Subcomités de Autocontrol, elaboran e implementan los planes operativos a nivel

de grupo y los Servidores Públicos son los responsables de la ejecución del control y

de la operatividad eficiente de procesos y procedimientos.

1.2.1 INFORMES Y SEGUIMIENTOS:

Para el período reportado (12 de Marzo de 2013 a 12 de Julio de 2013) del presente

informe, se emitieron los correspondientes informes sobre las auditorias y

seguimientos realizados, los cuales se dieron a conocer a la Gerencia, Subgerencia

Técnico Científica, Subgerencia Administrativa y Financiera, y demás oficinas

pertinentes de la entidad, y las tareas programadas en los diferentes Comités de la

entidad; así:


2013.

12

- Oficios remitidos a las diferentes dependencias dando a conocer informes, seguimientos y respuesta a solicitudes a la Oficina de Control Interno.

Fecha Oficio Presentado A Informe Presentado

INF 03 13 12/03/2013 CI-CI-018Diana Victoria Muñoz Muñoz

Gerente

Informe Ejecutivo Cuatrimestral del Sistema de Control

Interno, Periodo del 12 de noviembre de 2012 al 12 de

marzo de 2013 (INF-03-13)

INF 04 13 19/06/2013 CI-CI-034Diana Victoria Muñoz Muñoz

Gerente

Informe de Seguimiento y Verificación al Cumplimiento

de la Operatividad del Comité Interno de Conciliación

de la E.S.E. para las vigencias 2009 a 2012 (INF-04-

2013).

02/07/2013 CI-CI-041Diana Victoria Muñoz Muñoz

Gerente

Remisión de los resultados de la revisión de las

Políticas de Utilización de la Unidad compartida de

Archivos “X”

INFORMES Y SEGUIMIENTOS

Cod.

OFICIO


2013.

13


2013.

14


2013.

15

- Reuniones Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Garantía de la Calidad.

- Asistencia y Participación en la mayoría de los Comités Institucionales en forma periódica y seguimiento a las tareas programadas en los mismos: 1. Comité de Farmacia y Terapéutica. 2. Comité de Costos. 3. Comité Proceso de Facturación y Glosas. 4. Comité Técnico Científico.


2013.

16


2013.

17

informe de control interno -...

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