INFORME FINAL AJUNTAMENT xxxx

Reconeixement-NoComercial-CompartirIgual CC BY-NC-SA

2

Control del document

Elaborat per: Gabinet d’Innovació Digital

Data de creació: xxxxx de 2020

Versió: 1

Drets d’autor: Aquest document està subjecte a una llicència Reconeixement-No comercial-CompartirIgual 3.0 No

adaptada. Per veure'n les condicions visiteu: http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/deed.ca.

3

1. Introducció ...................................................................................................................... 4

2. El nostre viatge ............................................................................................................... 5

3. Indicadors ....................................................................................................................... 6

3.1. Resum executiu ............................................................................................................ 7

3.2. Dades ............................................................................................................................ 8

Gestió del registre ....................................................................................................................................8

Ús del gestor d’expedients.................................................................................................................... 10

Dades metodologia ............................................................................................................................... 12

4. Incidències ................................................................................................................... 15

5. Full de ruta ................................................................................................................... 16

6. Les vostres reflexions del projecte ................................................................................ 18

7. Els estalvis del projecte ................................................................................................ 19

Econòmics ............................................................................................................................................. 19

Organitzatius ......................................................................................................................................... 19

Compra de béns i serveis ...................................................................................................................... 19

8. La farmaciola del viatge ................................................................................................ 20

9. La caravana SeTDIBA .................................................................................................. 21

Contingut

4

1. Introducció

El present informe final té per objecte recollir les principals conclusions sorgides del projecte d’implantació SeTDIBA en l’ajuntament. L’informe s’estructurarà en els apartats següents:

El nostre viatge: descriurem les sessions i arrancades realitzades durant el projecte.

Indicadors: detallarem els principals indicadors que s’han examinat en relació amb l’ús del registre, el gestor d’expedients i la metodologia SeTDIBA. Per facilitar-ne la seva comprensió hem generat dos subapartats. Un primer denominat “Resum executiu” on resumirem l’estat d’aquest indicadors i un segon anomenat “Dades”, on aportarem més informació de cadascun d’ells.

Incidències: s’indicarà si hi ha alguna incidència oberta en el servei de suport.

Full de ruta: veurem quines són les actuacions que us proposem efectuar per garantir la continuïtat del projecte amb èxit.

Les vostres reflexions del projecte: posarem de manifest les aportacions que ens vàreu fer en la dinàmica del passat 14 de maig de 2020 i que segur ens ajuden a millorar.

Els estalvis del projecte: indicarem els estalvis econòmics que ha produït el projecte al vostre ajuntament.

Farmaciola del viatge: exposarem les principals dades de contacte que podeu necessitar a partir d’ara.

Caravana SeTDIBA: veurem el nostre viatge en imatges.

5

2. El nostre viatge

En aquest apartat recollirem les sessions i les arrancades realitzades durant el projecte d’implantació SeTDIBA.

Presentació

25/11

12/11

Diagnosis

Metodologia

21/01

23/01

Registre

Arrancades Registre

28/01

3/02

Exp. I

Exp. II

05/02

13/02

Arrancades expedients

Reforç

7/05

14/05

Tancament

6

3. Indicadors

Els indicadors permeten extreure una valoració global sobre el funcionament del projecte al seu desplegament i quines són les accions que cal desenvolupar per aconseguir els efectes desitjats.

S’analitzen els àmbits següents:

Implantació Registre

Implantació Gestor d’expedients

Metodologia

De cada àmbit, els indicadors poden estar:

Incorrecte

Cal millorar

Correcte

Hi ha indicadors indispensables. Aquest indicadors estan marcats amb la icona d’un cadenat per indicar que es tracta d’indicadors bloquejants.

Incorrecte

Cal millorar

Correcte

7

3.1. Resum executiu

8

3.2. Dades

Gestió del registre

1. Nombre d’anotacions d’entrada i de sortida versus el total d’anotacions

2. Percentatge d’anotacions presencials versus telemàtiques

LA GRANADA

ANOTACIONS REGISTRE 563

ANOTACIONS D'ENTRADA 340

ANOTACIONS SORTIDA 223

563

340

223

0

100

200

300

400

500

600

LA GRANADA

ANOTACIONS TELEMATIQUES 75,67%

ANOTACIONS PRESENCIALS 24,33%

75,67%

24,33%

0,00%10,00%20,00%30,00%40,00%50,00%60,00%70,00%80,00%

Aquest indicador ens mostra la utilització del registre electrònic No hi ha valor de referència més enllà de l’ús continuat. Resultat: indicador correcte

Aquest indicador ens permet visualitzar el percentatge d’anotacions presencials versus telemàtiques.

El valor de referència és que les anotacions telemàtiques han de superar les presencials.

Resultat: indicador correcte

9

3. Nombre d’anotacions d’entrada i de sortida presencials de subjectes obligats a relacionar-se telemàticament.

4. Nombre de tercers duplicats i sense número d’identificació

LA GRANADA

TOTAL ANOTACIONS PRESENCIALS AOBLIGATS

24

ANOTACIONS ENTRADA OBLIGATS 23

ANOTACIONS SORTIDA OBLIGATS 1

24 23

1

0

5

10

15

20

25

30

LA GRANADA

TERCERS DUPLICATS 12

SENSE NÚMERO IDENTIFICACIÓ 164

0

50

100

150

200

Aquest indicador ens permet visualitzar el nombre d’anotacions que els obligats a relacionar-se telemàticament han realitzat en presencial.

Aquest indicador per complir amb el valor de referència hauria de mostrar 0 anotacions

Resultat: indicador que pot millorar

Aquest indicador ens mostra el nombre de tercers duplicats i/o sense número d’identificació.

Per considerar adient l’indicador els valors han de ser 0. Sense identificació poden ser nens sense document.

Resultat: indicador que pot millorar

10

Ús del gestor d’expedients

1. Nombre d’expedients tancats versus el total d’expedients

2. Percentatge d’expedients segons termini

LA GRANADA

NOMBRE TOTAL D'EXPEDIENTS 337

NOMBRE EXPEDIENTS TANCATS 107

337

107

050

100150200250300350400

9,05%

90,95%

% TERMINI EXHAURIT % EN TERMINI

Aquest indicador ens permet conèixer com es gestionen els terminis dels expedients.

El valor de referència és que no hi hagi cap expedient amb termini excedit

Resultat: indicador que pot millorar

Aquest indicador ens permet conèixer si s’estan tancant els expedients.

El indicador ens posa de manifest que fins al moment s’han tancat al voltant del 32%..

Resultat: indicador correcte

11

3. Nombre d’expedients en funció del seu estat

4. Nombre d’expedients sense responsable versus el total

56,67%

14,29%

33,81%

9,05%

% ORDENACIÓ % INSTRUCCIÓ % FINALITZACIÓ I RESOLUCIÓ % TANCAT

LA GRANADA

NOMBRE EXPEDIENTS SENSERESPONSABLE

14

TOTAL EXPEDIENTS 337

14

337

0

50

100

150

200

250

300

350

400

Aquest indicador ens permet observar si s’està utilitzant el camp d’estat dels expedients.

El valor de referència és que es puguin observar expedients en els estats del procediment administratiu que correspongui.

Resultat: indicador correcte

Aquest indicador ens permet saber si tots els expedients tenen assignada una persona responsable/impulsora del mateix.

El valor de referència és que mai ha d’haver un expedient sense responsable

Resultat: indicador correcte

12

Dades metodologia

1. Distribució dels expedients per unitat orgànica

2. Nombre total de tràmits versus total d’expedients

OAC27%

SGI32%

SEC15%

URB20%

ALC6%

SS0%

OAC SGI SEC URB ALC SS

LA GRANADA

NOMBRE TOTALD'EXPEDIENTS

337

NOMBRE TOTAL TRÀMITS 824

337

824

0

100200300400500600700800900

Aquest indicador mostra la vostra organització interna i quin és el volum d’expedients de cadascuna d’elles. Totes les unitats definides estan impulsant expedients.

Resultat: indicador correcte

Aquest indicador ens permet fer-nos una idea aproximada de l’ús dels tràmits.

El valor de referència és que en tota tramitació administrativa hi ha tràmits i per tant, s’han d’utilitzar per facilitar la traçabilitat de les actuacions.

Resultat: indicador correcte

13

3. Nombre de tasques obertes i tancades versus el total

4. Nombre d’expedients amb nom incorrecte i/o classificació documental errònia

LA GRANADA

NOMBRE TOTAL TASQUESOBERTES

34

NOMBRE TOTAL TASQUESTANCADES

70

NOMBRE TOTAL TASQUES 104

0

20

40

60

80

100

120

LA GRANADA

TOTAL EXPEDIENTS 337

TOTAL EXPEDIENTS AMB NOMINCORRECTE

70

TOTAL EXPEDIENTS MALCLASSIFICATS

16

0

50

100

150

200

250

300

350

400

Aquest indicador ens permet conèixer si s’estan utilitzant les tasques.

El gràfic posa de manifest que les tasques es creen i es tanquen quan es porten a terme.

Resultat: indicador correcte

Aquest indicador ens permet comprovar la utilització de la metodologia SeTDIBA en la denominació dels expedients. Tanmateix podem copsar el grau d’adequació de la classificació documental.

El valor de referència es intentar aproximar els nostres valors a 0.

Resultat: indicador incorrecte. Haureu de prendre mesures per tal que aquest indicador millori

14

5. Nombre de documents amb el títol i/o amb la tipologia documental incorrecte

LA GRANADA

DOCUMENTS ANALITZATS 103

TOTAL TIPOLOGIADOCUMENTAL INCORRECTE

0

TOTAL TÍTOL DOCUMENTINCORRECTE

36

0

20

40

60

80

100

120Aquest indicador ens permet comprovar la utilització de la metodologia SeTDIBA en la denominació dels documents. Tanmateix podem copsar el grau d’adequació de la tipologia documental. La majoria de documents a nom incorrecte són els provinents d’entrades telemàtiques. Hem d’intentar canviar aquests noms i tipologies en crear els expedients.

El valor de referència es intentar aproximar els nostres valors a 0.

Resultat: indicador incorrecte. Haureu de prendre mesures per tal que aquest indicador millori.

15

4. Incidències

En aquest apartat indiquem si hi ha alguna incidència pendent de resoldre i què cal fer per solucionar-la.

IMPLANTACIÓ REGISTRE No hi ha cap incidència pendent

IMPLANTACIÓ GESTOR EXPEDIENTS No hi ha cap incidència pendent

METODOLOGIA No hi ha cap incidència pendent

INCIDÈNCIES PENDENTS ACCIONS NECESSÀRIES

16

5. Full de ruta

Conjunt d’actuacions a portar a terme en els diferents àmbits per aconseguir les millors condicions per garantir la continuïtat del projecte amb èxit.

17

FORMACIONS I TRASPÀS DEL CONEIXEMENT 1. Es recomana que durant la resta de l’any 2020 els treballadors de l’Ajuntament s’apuntin a

les formacions de reforç que des de Diputació de Barcelona es puguin convocar, sobretot, aquelles que facin referència al recordatori de les funcionalitats principals de registre i del gestor d’expedients, així com de l’explicació de les noves funcionalitats que es vagin implementant. Tanmateix, un bon àmbit de formació seria el relatiu al procediment administratiu electrònic aplicat al SeTDIBA.

2. Es proposa fomentar les trobades entre els treballadors dels Ajuntaments del grup d’implantació per compartir experiències, així com resoldre dubtes conjuntament.

METODOLOGIA 1. Utilitzar sempre la metodologia e-SET en la identificació dels expedients i dels documents

(compte: NO accents, minúscules, dades personals...). L’Arxiver responsable farà treball i seguiment de com es treballa la gestió documental a l’ajuntament.

2. Seguir fent una bona classificació seguint el QDC dels expedients.

3. Cal anar amb compte amb les entrades provinents de l’EACAT i ETRAM, atès que sovint es registren amb la mateixa tipologia. Cal classificar aquests documents amb la tipologia correcta i assignar un nom al document que faciliti conèixer el contingut del mateix. L’Arxiver responsable farà treball i seguiment de com es treballa la gestió documental a l’Ajuntament.

SEGUIMENT DE L’ACTIVITAT 1. Es important que mantinguem un seguiment sobre la gestió electrònica que utilitzem a

l’Ajuntament. En aquest sentit, es recomana que periòdicament reviseu els indicadors següents:

o Nombre de registres de la safata d’anotacions pendents al gestor d’expedients. o Expedients sense termini de finalització prevista. o Expedients sense tràmits actius o Expedients en Estat Inici i ordenació o Expedients sense responsable. o Expedients sense tancar

Cal examinar els resultats d’aquests indicadors i prendre les accions de millora i/o les decisions organitzatives que considereu oportunes. Es recomana treballar els indicadors de la gestió documental estretament amb l’arxiver itinerant.

18

6. Les vostres reflexions del projecte

Durant la sessió de tancament del passat 14 de maig de 2020, vàrem fer una dinàmica per conèixer les vostres reflexions del projecte. En aquest sentit, a continuació les podeu trobar seguint “la lògica dels barrets de pensar”.

BARRET BLANC

DIFERÈNCIES ENTRE ABANS I DESPRÉS DEL SETDIBA?

Què ens heu dit?

BARRET VERMELL

COM US HEU SENTIT DURANT SETDIBA?

Què ens heu dit?

BARRET GROC

QUÈ US HA AGRADAT DEL PROJECTE?

Què ens heu dit?

BARRET NEGRE

QUÈ NO HA ANAT BÉ? QUE MILLOREM?

Què ens heu dit?

BARRETS BLAU I VERD

QUÈ US FA FALTA PER ASSEGURAR EL PROJECTE?

Q ’ ?

Què ens heu dit?

19

7. Els estalvis del projecte

Econòmics

DOCUMENTS ELECTRÒNICS

Documents electrònics 4.269

Documents signats electrònicament 697

Estalvi aproximat documents electrònics 9.263€

Estalvi aproximat signatura electrònica 927€

Organitzatius

• Registre d’entrada (reutilització documents, evitar moviments fotocopiadores, trasllat de documents, realitzar certificats padró...)

• Registre de sortida (trasllat de documents, anar a correus a fer certificats...)

• Gestor d’expedients (evitar anar a buscar carpetes d’expedients als armaris, evitar fer fotocòpies, realitzar notificacions sense sortir de l’aplicació...)

• Firma electrònica (evitar haver de preparar carpeta de signatures, evitar comprovació de si les signatures estan fetes...)

Compra de béns i serveis

• Estalvi en material oficina, consumibles, despeses de manteniment anual...(impressores, tòners, segells, carpetes, expedients, portafolis...)

• L’ús de les plataformes del projecte SeTDIBA l’assumeix la Diputació de Barcelona.

• Formació del projecte SeTDIBA l’assumeix la Diputació de Barcelona

• L’actualització de les plataformes i el manteniment l’assumeix la Diputació de Barcelona

2,17€/document electrònic (Font: CAOC: https://www.aoc.cat/projecte-innovacio/metodologia-de-calcul-dels-estalvis-de-lus-de-ladmininistracio-digital/

1,33€/document signat (Font: signaturit: https://www.signaturit.com/)

20

8. La farmaciola del viatge

Comunitat Virtual: setdiba.diba.cat

934 022 803

setdiba@diba.cat

934.864.618

arxiu.setdiba@diba.cat.

934.022.570

L’horari d’atenció del servei de suport és de dilluns a divendres de 8:00 a 15:00 i de 16:00 a 19:00.

21

9. La caravana SeTDIBA

22