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INFORME FINAL AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD REGULAR, A LA EMPRESA

MATADERO DE TUNJA EN LIQUIDACIÓN, CORRESPONDIENTE A LA VIGENCIA FISCAL 2012 Y LO TRANSCURRIDO DEL AÑO 2013

Tunja, 13 de septiembre de 2013

JOSÉ ARMANDO PUIN Contralor Municipal de Tunja

HERNANDO FARFÁN RUBIANO Auditor Fiscal (C.)

JUAN PABLO CASTELLANOS CASTRO Profesional Especializado - Coordinador de la auditoria

JUAN DE DIOS GONZÁLEZ ORJUELA Profesional Especializado en comisión

FERNANDO MIGUEL MUÑOZ BUITRAGO

Profesional Especializado

Comisionados para realizar la Auditoría

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA NIT. 800107701-8

Control Fiscal un compromiso social

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL,

MODALIDAD ESPECIAL A LA EMPRESA MATADERO DE TUNJA

EN LIQUIDACIÓN, CORRESPONDIENTE A LA

VIGENCIA FISCAL 2012 Y LO TRANSCURRIDO DEL AÑO 2013..

Elaboró: Juan Pablo Castellanos Castellanos. - Juan de Dios González Orjuela. -. Fernando Miguel Muñoz Buitrago Revisó: Hernando Farfán Rubiano Página 3 de 143

Web: www.contraloriatunja.gov.co E-MAIL: [email protected] Carrera 10 N°15 –76. Telefax: 7441843

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 5

1. DICTAMEN INTEGRAL .............................................................................................................................. 6

1.1. ALCANCE DE LA AUDITORÍA ......................................................................................................................... 7

1.1.1. Auditoría Financiera ................................................................................................................................. 7

1.1.2. Auditoría a la Gestión ............................................................................................................................... 7

1.1.3. Revisión de la cuenta ................................................................................................................................ 7

1.1.4. Presupuesto .............................................................................................................................................. 8

1.1.5. Contratación ............................................................................................................................................. 8

1.1.6. Control interno.......................................................................................................................................... 8

1.1.7. Plan de mejoramiento .............................................................................................................................. 9

1.1.8. Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público: ............................................................................................. 9

1.2. CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO. ............................................................................................................. 9

1.2.1. Control de Gestión .................................................................................................................................. 10

1.2.2. Control de Resultados ............................................................................................................................. 11

1.2.3. Control Financiero y Presupuestal .......................................................................................................... 11

2. IDENTIFICACIÓN DEL SUJETO DE CONTROL ........................................................................................... 13

2.1. RESEÑA HISTÓRICA .................................................................................................................................... 13

2.2 MISIÓN ........................................................................................................................................................ 13

2.3 VISIÓN ......................................................................................................................................................... 13

2.4 OBJETIVO .................................................................................................................................................... 13

2.5. SÍNTESIS DEL DIAGNÓSTICO DE LA ENTIDAD .............................................................................................. 14

2.6. PROCESO DE AUDITORIA ............................................................................................................................ 15

2.6.1.Generalidades .......................................................................................................................................... 15

2.7. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ..................................................................................................................... 15

2.7.1. Objetivo general ..................................................................................................................................... 15

2.7.2. Objetivos Específicos............................................................................................................................... 16

2.8. INSTRUMENTOS ......................................................................................................................................... 16

2.9. ACTIVIDADES ............................................................................................................................................. 17

2.10. TÉRMINOS DE REFERENCIA ...................................................................................................................... 17

2.10.1. Cubrimiento .......................................................................................................................................... 17

2.10.2. Modalidad de Auditoria ........................................................................................................................ 17

2.10.3. Metodología ......................................................................................................................................... 18

3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA ............................................................................................................. 19

3.1. REVISIÓN DE LA CUENTA ............................................................................................................................ 19

3.2. EVALUACIÓN DEL PROCESO CONTABLE ..................................................................................................... 19

3.2.1. Presentación ........................................................................................................................................... 19

3.2.2. Estados financieros vigencia 2012 .......................................................................................................... 20

3.2.3. Estados financieros vigencia 2013 .......................................................................................................... 34

3.2.3. Control interno contable ......................................................................................................................... 40

3.2.4. RENDICIÓN DE LA CUENTA ..................................................................................................................... 41

3.3. PRESUPUESTO ............................................................................................................................................ 42

3.3.1. Vigencia 2012 ......................................................................................................................................... 42

3.3.2. Vigencia 2013 ......................................................................................................................................... 46

3.3.3. Gestión presupuestal reportada mediante el sistema de rendición electrónica de cuentas. ................. 48

3.4. PLANTA DE PERSONAL Y PROCESO DE LIQUIDACION DE LA EMPRESA MATADERO DE TUNJA EN

LIQUIDACION .................................................................................................................................................... 51

3.4.1. Gerentes liquidadores ............................................................................................................................. 51

3.4.2. Personal de planta y/o contrato de la empresa ..................................................................................... 52

3.4.3. Proceso de liquidación ............................................................................................................................ 53

3.5. CONTRATACIÓN ......................................................................................................................................... 77

3.5.1. Informe de revisión de la cuenta ............................................................................................................ 77

3.5.2. Determinación de la muestra a auditar. ................................................................................................. 77

3.5.3. Criterios de evaluación ........................................................................................................................... 78

3.5.4. Contratos de la vigencia 2012 ................................................................................................................ 79

3.5.5. Contratos de la vigencia 2013. ............................................................................................................. 103

3.5.6. Observaciones generales ...................................................................................................................... 123

4. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ............................................................................. 125

5. INFORME DE AUSTERIDAD DEL GASTO ................................................................................................ 126

6. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO....................................................................................... 128

7. ESTUDIO Y PRONUNCIAMIENTO SOBRE DENUNCIA ANÓNIMA ........................................................... 128

8. CONCLUSIONES .................................................................................................................................... 131

9. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS ......................................................................................................... 132

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA NIT. 800.107.701-8


INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA MATADERO DE TUNJA EN LIQUIDACIÓN, CORRESPONDIENTE A LA VIGENCIA FISCAL 2012 Y LO TRASCURRIDO DEL AÑO 2013.

Elaboro: Juan Pablo Castellanos Castellanos. - Juan de Dios González Orjuela. -. Fernando Miguel Muñoz Buitrago. Revisó: Hernando Farfán Rubiano

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INTRODUCCIÓN La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia y el artículo 41 de la ley 42 de 1993, practicó Auditoría Gubernamental, modalidad regular, a la Empresa Matadero de Tunja en liquidación, correspondiente a la vigencia fiscal 2012 y lo transcurrido del año 2013, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición, el examen del Balance General consolidado, el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social y los resultados de la gestión. La Contraloría Municipal de Tunja, revisó el área administrativa y las actividades económicas para determinar si se realizaron conforme a las normas legales y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la Empresa Matadero de Tunja en Liquidación, el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría. La responsabilidad de la Contraloría Municipal de Tunja consiste en producir un informe integral que contenga la opinión sobre los estados contables, el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la Empresa, con el propósito de emitir pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamentales colombianas -NAGC- compatibles con las normas internacionales de auditoría -NIAS- y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental, prescritas por la Contraloría General de la República, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe. La auditoría incluyó el examen sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la empresa, las cifras y presentación de los Estados Contables consolidados y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como el funcionamiento del sistema de control interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento. Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Tunja. El trabajo se basa en la recopilación y revisión de la documentación que servirá de evidencias y pruebas que soportan el desarrollo financiero, la gestión de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales, en lo que tiene que ver con los pagos y deudas de la Empresa, el proceso liquidador, los bienes y por último la elaboración del respectivo informe preliminar y posteriores actuaciones propias del proceso auditor.





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1. DICTAMEN INTEGRAL

Tunja, 13 de septiembre de 2013 Doctora MERCY JOHANA ABRIL SOTOMONTE Gerente Liquidadora Empresa Matadero de Tunja en Liquidación Ciudad ASUNTO: Auditoría Gubernamental, modalidad regular, a la Empresa Matadero de Tunja en Liquidación, correspondiente a la vigencia fiscal 2012 y lo transcurrido del año 2013. Respetada doctora Mercy Johana: La Contraloría Municipal de Tunja con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 267, 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia, dentro de su Plan General de Auditorías para la vigencia 2013, contempló adelantar Auditoría Gubernamental, modalidad regular, a la Empresa Matadero de Tunja en liquidación, correspondiente a la vigencia fiscal 2012 y lo transcurrido del año 2013, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición, el examen del Balance General consolidado a 31 de diciembre de la vigencia 2012, el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social consolidado para el mismo periodo y los resultados de su gestión. La Contraloría Municipal de Tunja revisó las áreas administrativas y las actividades económicas para determinar si se realizaron conforme a las normas legales y de procedimientos aplicables. Asimismo evaluó el Sistema de Control Interno y el cumplimiento del Plan de Mejoramiento. Es responsabilidad de la Empresa Matadero en Liquidación el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría. La responsabilidad de la Contraloría Municipal de Tunja consiste en producir un informe que contenga la opinión sobre los estados financieros, el concepto sobre la gestión y el pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta. La representante legal de la Empresa Matadero de Tunja en Liquidación, rindió la cuenta anual consolidada por la vigencia fiscal 2012, dentro de los plazos previstos en la resolución No. 020 del enero 31 de 2011 emitida por la Contraloría Municipal de Tunja. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombianas y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental prescritas por la Contraloría General de la República, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe.





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La auditoría incluyó el examen a base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la Institución, las cifras y presentación de los Estados Contables consolidados y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento, los cuales se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo que reposan en el fondo documental de la Contraloría Municipal de Tunja. 1.1. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Se examinaron las siguientes líneas de auditoría: 1.1.1. Auditoría Financiera

Como herramienta para la recolección de datos y obtención de evidencias, se utilizaron técnicas de auditoria como: Análisis, inspección, observación y evaluación de la documentación enviada por la empresa Matadero de Tunja en liquidación; donde se evaluaron algunas de las actividades contratadas. Dichas actuaciones soportan las acciones que la Empresa llevó a cabo durante el periodo auditado. Se hizo revisión de documentos que soportan legal, técnica y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad. En relación a la línea de auditoría Financiera se obtuvo la siguiente documentación: Libros de contabilidad, Estados Financieros, Conciliaciones Bancarias, Comprobantes de Egresos, Ejecución del presupuesto, Resoluciones de modificaciones del presupuesto, entre otros documentos. En el proceso contable se estudió la vigencia 2012, estableciendo las variaciones con la vigencia anterior, se analizaron las cuentas con mayores variaciones resultantes de la comparación. 1.1.2. Auditoría a la Gestión Que involucra la revisión de la cuenta, presupuesto, contratación, evaluación del sistema de control interno fiscal y evaluación y seguimiento al Plan de Mejoramiento. 1.1.3. Revisión de la cuenta Se revisó la información reportada en su aspecto formal, consiste en evidenciar los criterios de oportunidad, integridad, conformidad, consistencia y coherencia, para asegurar la calidad de la información reportada en los anexos y en la información adicional suministrada. En cumplimiento de lo establecido en la resolución No. 020 de 2011, emanada por la Contraloría Municipal de Tunja, la Empresa Matadero de Tunja en Liquidación rindió dentro del término y forma la cuenta correspondiente a la vigencia 2012, la cual contiene todos los ítems establecidos por el ente de control y fueron analizados durante la ejecución de la presente auditoria. El análisis detallado de la cuenta se presenta dentro del cuerpo del presente informe.





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1.1.4. Presupuesto Se realizó el análisis de la ejecución presupuestal de la vigencia 2012 y lo trascurrido del 2013 (30 junio), de igual forma las modificaciones realizadas en ingresos y gastos de la vigencia fueron verificadas mediante la comparación entre los registros de las ejecuciones y los actos administrativos que la soportan.

1.1.5. Contratación La Contraloría Municipal de Tunja, en cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales, como ente de control fiscal, realizó Auditoría Gubernamental, Modalidad Regular, a La Empresa Matadero de Tunja en liquidación, dentro de la auditoria se tiene como objetivo específico el estudio de la totalidad de los contratos suscritos por la Empresa para la vigencia 2012 y lo trascurrido del 2013 (30 junio), en razón a lo anterior se realizó el estudio y se procede a conceptuar sobre legalidad, gestión y resultados de los contratos. La evaluación se realizó inicialmente al informe que reportaron al Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja –SIRECT-, con la finalidad de verificar el número de contratos suscritos en la vigencia 2012 y lo trascurrido del 2013 (30 junio), su objeto y monto, posteriormente una vez verificada la información anterior se realizó evaluación a los soportes documentales correspondientes al estudio previo, proyecto de pliego de condiciones, pliegos de condiciones definitivo, actas de observaciones de los anteriores al proceso de calificación, evaluación y adjudicación de las propuestas y la legalidad del contrato suscrito, todo lo anterior revisando y conceptuando sobre el cumplimiento al manual de contratación de la entidad, dada la naturaleza jurídica de la entidad y el cumplimiento de la ley 80 de 1993, sus decretos reglamentarios y demás normatividad aplicable al proceso de selección de los contratos suscritos por la empresa Matadero de Tunja en Liquidación, con el fin de establecer la salvaguarda de los principios de la contratación pública además la eficiencia, eficacia y pertinencia de los contratos suscritos. 1.1.6. Control interno

Para evaluar el Sistema de Control Interno se tomaron como fuente de información para la presente auditoría, la encuesta de Autoevaluación y Evaluación Independiente y el informe Ejecutivo Anual de Control Interno de la vigencia 2012, que la Empresa Matadero de Tunja en liquidación presentó al Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP- el 26 de febrero de 2013; encuesta e informe que reposan en los archivos de la empresa y lo evidenciado por el grupo auditor durante el desarrollo de la auditoria. De acuerdo con la Encuesta de Autoevaluación y Evaluación Independiente, el estado general del Sistema de Control Interno presenta un puntaje de avance de aplicación e implementación del Modelo Estándar de Control Interno -MECI- del 18,94%, que está comprendido dentro del rango de calificación 0-59 (incumplimiento alto) lo cual es comprensible toda vez que se encuentra en liquidación y no hay personal suficiente para que atienda los requerimientos que la implementación de MECI se necesitan.





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Sin embargo el hecho de que la Empresa se encuentre en liquidación no quiere decir que el control interno deba ser desatendido, lo cual se ha evidenciado en el desarrollo de la auditoria, puesto que se presentan fallas que de contarse con un adecuado control interno pudieron haberse evitado, tales como el pago de sanción por extemporaneidad e intereses en las declaraciones tributarias, la falta de firmas en las conciliaciones bancarias, la no publicación de un contrato en el SECOP y las cuentas bancarias que no presentan movimiento, las cuales se explican más detalladamente dentro del desarrollo del presente informe. 1.1.7. Plan de mejoramiento

Con ocasión de la auditoría realizada en el año 2012 por la Contraloría Municipal de Tunja “Auditoría Gubernamental con enfoque integral, modalidad regular a la empresa Matadero de Tunja en liquidación, vigencia fiscal 2011”; solo se estableció un hallazgo con alcance fiscal por parte del grupo auditor, el cual se remitió a la jefe de la oficina jurídica de la Contraloría Municipal de Tunja, no encontrándose hallazgos administrativos, por lo consiguiente la Empresa Matadero de Tunja en liquidación no suscribió plan de mejoramiento. Por tal razón al no existir plan de mejoramiento, no se puede llevar a cabo seguimiento como tal en la presente auditoria. Lo anteriormente expuesto se ve reflejado en la Matriz de evaluación de la entidad auditada, en su componente de gestión (Tabla 1), al darle una ponderación de 0% al factor número 6, denominado plan de mejoramiento 1.1.8. Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público: Mediante el anexo del formato F_43 denominado “Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público” la Empresa Matadero de Tunja y a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas -SIRECT-, rindió la información relacionada con los informes de austeridad y eficiencia del gasto público de la vigencia fiscal 2012. 1.2. CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO. La Contraloría Municipal de Tunja, ha practicado la evaluación a los Estados del Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, Estado de Cambios en el Patrimonio, Notas y Anexos a los Estados Financieros de la Empresa Matadero de Tunja en liquidación, con corte a 31 de diciembre de 2012, los cuales fueron preparados bajo la responsabilidad del representante Legal y el Contador de la entidad. La Auditoría se realizó mediante un control de acuerdo a las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas en Colombia, aplicando los procedimientos señalados en la guía de auditoria territorial, proferida por la Contraloría General de la República y adoptada por la Contraloría Municipal de Tunja; se incluye un examen sobre una base selectiva de la evidencia que respalda las cifras y las Notas Informativas a los Estados Contables, así como la evaluación de la aplicación de las normas y principios consagrados en el Plan General de la Contabilidad Pública expedido por la Contaduría General de la Nación. Los Estados Contables para la vigencia 2012 son copia fidedigna de los libros oficiales y auxiliares. Los errores dados en sobrestimaciones, subestimaciones e incertidumbres que afectan los Estados Financieros se presentan en la parte respectiva del informe.





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Con base en la calificación total de 82.90 puntos, obtenida en la matriz evaluación de la gestión fiscal, que involucra los componentes de gestión, resultados y financiero, la Contraloría Municipal de Tunja FENECE la cuenta de la Empresa Matadero de Tunja en liquidación por la vigencia fiscal correspondiente al año 2012.

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: 1.2.1. Control de Gestión La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 81.10 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:





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1.2.2. Control de Resultados La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Resultados, es Desfavorable, como consecuencia de la calificación de 78.50 puntos, resultante de ponderar el factor que se relaciona a continuación:

1.2.3. Control Financiero y Presupuestal La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 94.2 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:





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De acuerdo a los análisis efectuados en el proceso auditor, los estados contables de la Empresa Matadero de Tunja en liquidación, presentan razonablemente la situación financiera en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2012 y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por la Contaduría General de la Nación. Dado que las inconsistencias (subestimaciones, sobreestimaciones e incertidumbres) que afectan los estados financieros no superan el 2% del valor del activo, la Contraloría Municipal de Tunja emite OPINIÓN SIN SALVEDADES, sobre la razonabilidad de los Estados Contables consolidados a 31 de diciembre del año 2012 de la Empresa Matadero de Tunja en liquidación. HERNANDO FARFÁN RUBIANO JUAN PABLO CASTELLANOS CASTRO Auditor Fiscal (C.) Profesional Especializado - Líder auditoría JUAN DE DIOS GONZÁLEZ ORJUELA FERNANDO MIGUEL MUÑOZ BUITRAGO Profesional Especializado Profesional Especializado





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2. IDENTIFICACIÓN DEL SUJETO DE CONTROL 2.1. RESEÑA HISTÓRICA Mediante escritura Pública 1387 del 25 de mayo de 1995, se modifican los estatutos de la Empresa Matadero de Tunja, en una Empresa Comercial e Industrial del Municipio de Tunja con personería jurídica, Autonomía administrativa y Financiera y patrimonio independiente y se rige por las normas legales que regulan estas empresas y sus Estatutos. El objeto social de la Empresa Matadero es adelantar todas las actividades relacionadas con el proceso de sacrificio de ganado vacuno y porcino, mantenimiento, procesamiento, conservación, y comercialización de los productos garantizando la calidad de higiene de los mismos. La Junta Directiva está conformada por:

El Alcalde Mayor de Tunja o su Delegado

El Secretario de Salud o su delegado

Dos delegados del Concejo con sus respectivos suplentes, cuyo periodo no puede ser superior al del Concejo que lo designó.

Dos representantes de los gremios de usuarios de la Empresa Matadero de Tunja. 2.2 MISIÓN Trabajar integralmente para ofrecer a los clientes un servicio de alta calidad, transmitiéndole al consumidor final confianza y tranquilidad en el momento de adquirir estos productos. Basado en los principios de honestidad, pulcritud y eficiencia. 2.3 VISIÓN En el mediano plazo convertirse en un frigorífico regional que permita tener un mercado Nacional e Internacional bajo los mejores estándares de calidad. 2.4 OBJETIVO El propósito fundamental de la Empresa Matadero de Tunja es la prestación del servicio de sacrificio de ganado vacuno y porcino y el transporte de las canales a los diferentes expendios de la ciudad de Tunja y algunos Municipios aledaños, abasteciendo al consumidor con carne y subproductos aptos para el consumo, aplicando los mejores procesos técnicos, sanitarios y ambientales. Dentro del PLAN DE DESARROLLO 2012 – 2015 “HECHOS DE VERDAD” plasmado en el Acuerdo No. 005 del 21 de junio de 2012, por el cual se adopta el Plan de Desarrollo Municipal “HECHOS DE VERDAD” Por una Tunja más Humana, Saludable, Segura y Sostenible 2012 – 2015, el cual en contravía a lo establecido en el Plan de Ordenamiento Terrritorial – POT, en niguno de sus apartes contempla la posibilidad de diseño, construcción, mejora de la Empresa Matadero o Frigorífico de la Ciudad de Tunja.





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De modo que con este antecedente la ciudadanía de Tunja se encuentra desprotegida en esta materia y debe optar por confiar en la calidad sanitaria que le ofrezcan los vecinos donde se están sacrificando los animales que posteriormente serán del consumo humano, pues por ahora no hay la menor señal de que Tunja tenga su propio Matadero o Frigorífico. 2.5. SÍNTESIS DEL DIAGNÓSTICO DE LA ENTIDAD La Corporación Autónoma Regional de Boyacá, mediante la Resolución No. 2104 del 5 de agosto de 2010 ordenó: “…el cierre definitivo de la planta de sacrificio animal ubicada en la jurisdicción del Municipio de Tunja”. Que la junta directiva de la Empresa Industrial y Comercial del Municipio de Tunja “Empresa Matadero de Tunja”, en sesión ordinaria de fecha 11 de enero de 2011, dispuso realizar las gestiones necesarias para efectuar la liquidación de la sociedad. La ley 489 de 1998 dispone los mecanismos de supresión, disolución y liquidación de organismos estatales en su artículo 52 y mediante evaluación y análisis por la junta directiva de la Empresa, se concluye que se hace necesario la liquidación de la misma.

En junta ordinaria de fecha 11 de enero de 2011, sometida a discusión y aprobada el 04 de febrero se dispuso realizar gestiones necesarias para efectuar la liquidación de la sociedad, ya que para proceder a la supresión y liquidación de la Empresa se hace necesario contar con recursos necesarios que permitan sufragar los gastos que ello ocasione. Mediante Acuerdo Municipal No. 015 de 20 de junio de 2011 “Por medio del cual se otorga facultades al Alcalde Mayor de la ciudad de Tunja para trasladar recursos, suprimir y liquidar la Empresa industrial y comercial del Estado denominada Matadero de Tunja y se le autoriza para realizar operaciones de crédito”, acuerda autorizar al Alcalde Mayor de Tunja para que efectué





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una operación de crédito hasta por la suma de quinientos millones de pesos ($500.000.000) para la supresión y liquidación de la Empresa Matadero de Tunja, en un plazo de seis (6) meses siguientes a su sanción. 2.6. PROCESO DE AUDITORIA 2.6.1. Generalidades La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267, 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia, efectuó Auditoría Gubernamental, modalidad regular, a la Empresa Matadero de Tunja en liquidación, correspondiente a la vigencia fiscal 2012 y lo transcurrido del 2013 y apoyada en la denuncia anónima puesta en conocimiento por el Alcalde Mayor de Tunja. La Contraloría Municipal de Tunja, revisó las áreas administrativas y las actividades económicas para determinar si se realizaron conforme a las normas legales y de procedimientos aplicables. Asimismo evaluó el Sistema de Control Interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento.

La representante legal de la Empresa Matadero de Tunja doctora MERCY JOHANA ABRIL SOTOMONTE, rindió la cuenta anual consolidada por la vigencia fiscal 2012, el día 28 de febrero de 2013 a las 12:30 pm, a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja “SIRECT”, adoptado mediante la resolución No. 020 del 31 de enero de 2011, dentro de los plazos previstos en la misma. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamentales colombianas -NAGC- compatibles con las normas internacionales de auditoría -NIAS- y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental con enfoque integral prescritos por la Contraloría General de la República, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables consolidados y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Tunja. 2.7. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA 2.7.1. Objetivo general El objetivo de la auditoría es evaluar la gestión y resultados de la Empresa Matadero de Tunja en Liquidación, correspondiente a la vigencia fiscal 2012 y lo transcurrido del 2013, a través del control de gestión, control de resultados y control financiero y presupuestal. Asimismo se investigará la denuncia anónima recibida en la Alcaldía Mayor de Tunja y remitida a la Contraloría Municipal de Tunja el día 25 de junio 2013.





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2.7.2. Objetivos Específicos

Verificar la oportunidad de la rendición de la cuenta y la veracidad de la información reportada.

Analizar la gestión contractual, para establecer su conveniencia, legalidad, oportunidad y solución de necesidades con la adquisición de bienes y servicios, a través de una muestra representativa.

Revisar y analizar los Estados Financieros al 31 de diciembre de 2012 y el control interno contable; realizar seguimiento especial al manejo de la caja menor.

Evaluar el manejo presupuestal de ingresos y gastos.

Establecer la correcta liquidación de nómina y prestaciones sociales.

Revisar selectivamente los pagos realizados por los diferentes conceptos.

Analizar cada uno de los ítems contenidos en la denuncia anónima.

Realizar entrevistas con los funcionarios, ex funcionarios, contratistas y ex contratistas para establecer la veracidad de las denuncias, documentando las evidencias.

Evaluar el Plan de Mejoramiento suscrito por la Empresa Matadero de Tunja con ocasión de la auditoría realizada a la cuenta de la vigencia 2011, en cuanto a su cumplimiento y efectividad de las acciones de mejoramiento.

Evaluar el Control Fiscal Interno en cuanto a la gestión contractual, gestión financiera y presupuestal, inventarios físicos, sistemas de información, gestión ambiental, etc.

Analizar los informes sobre austeridad y eficiencia del gasto público, para establecer su conveniencia y legalidad.

2.8. INSTRUMENTOS En cumplimiento del Plan General de Auditoría de la vigencia 2013, en este proceso auditor se evaluaran las siguientes variables: 1. Rendición y revisión de la cuenta. 2. Ingresos y gastos 3. Gestión Contractual 4. Control de legalidad 5. Plan de Mejoramiento 6. Control Fiscal Interno Para el estudio de la contratación celebrada por la Empresa Matadero de Tunja en Liquidación en la vigencia fiscal 2012 y lo transcurrido del año 2013, se estudiaron diecisiete (17) contratos que





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representa una muestra del 100%. La muestra seleccionada suma un valor de $172’272.200 que representa el 100% del total contratado. - En relación a la línea de auditoría financiera se obtuvo la siguiente documentación: a) Informes presentados por la Empresa Matadero de Tunja en Liquidación para la vigencia 2012. b) Documentos fuente ingresos y egresos, libro auxiliar, comprobantes de ingreso, conciliaciones bancarias, extractos bancarios, resoluciones, notas contables, inventarios de almacén, libro de registro de caja menor, pólizas de manejo, entre otros. c) Libros oficiales de contabilidad. En el proceso contable se verificó la vigencia 2012 y se analizaron las siguientes cuentas: Efectivo, Deudores, Propiedad Planta y Equipo, Bienes de Beneficio y Uso Público, Otros Activos, Cuentas por Pagar, Ingresos y Gastos, Costos, Notas al Balance General y Control Interno Contable. d) Se analizó la ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos de la vigencia 2012 para establecer las variaciones más significativas en los recursos transferidos por el municipio de Tunja, así como las modificaciones que se dieron durante la vigencia, observando el cumplimiento de la normatividad presupuestal.

2.9. ACTIVIDADES En el desarrollo de la Auditoría se evaluó el cumplimiento legal dado a la parte financiera, presupuestal, contractual, liquidación de prestaciones sociales, control interno, entre otros, determinando su pertinencia y concordancia con los documentos soportes, así como el cumplimiento de cada uno de sus componentes. 2.10. TÉRMINOS DE REFERENCIA 2.10.1. Cubrimiento De acuerdo con el objeto de la auditoria, el cubrimiento es sobre la vigencia 2012 y lo transcurrido del año 2013 (30 de junio de 2013). 2.10.2. Modalidad de Auditoria La modalidad de Auditoria Gubernamental es regular, establecida por la Contraloría General de la República en la Guía de Auditoría Territorial G.A.T., que es la nueva metodología para el proceso auditor en las Contralorías Territoriales dando cumplimiento a lo normado en la Ley 1474 de 2011, artículo 130 y que es una metodología adaptada a las necesidades y requerimientos propios del ejercicio de la función de control fiscal en el nivel territorial, mediante la aplicación articulada y simultanea de los sistemas de control fiscal definidos en la Ley 42 de 1993, con el propósito de evaluar la gestión fiscal, el logro de resultados y la efectividad de sus impactos.





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2.10.3. Metodología En el desarrollo de la Auditoría se tendrá en cuenta el suministro de información por parte de la Empresa Matadero de Tunja en Liquidación y que se hace necesaria para efectuar los procedimientos en el proceso de auditoría, realizando el presente informe después de efectuar el estudio pormenorizado de toda la información entregada relacionada de la siguiente manera: Presupuesto La acción de la auditoria se enfoca en la verificación de los ingresos recibidos por transferencias del Municipio y cuentas por cobrar, con el propósito de verificar la estimación de los recursos y la proyección de los gastos. Se utilizan papeles de trabajo para verificar las modificaciones realizadas y análisis de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos. Se determina si se tienen establecidas políticas para la adecuada ejecución, registro y control de los gastos, la correcta aplicación de las normas en materia presupuestal y si la ejecución del gasto se orienta al cumplimiento de la misión institucional. Evaluación de la gestión Se evaluara la eficiencia, la eficacia y la economía en el proceso de liquidación de la Empresa, determinando el cumplimiento de la función social de acuerdo al presupuesto asignado y las actividades desarrolladas de acuerdo a los objetivos misionales y normas aplicables. Contratación Se verifica el cumplimiento de las normas y procedimientos legales que regulan el proceso de contratación para evaluar si los bienes y servicios adquiridos a través del proceso de contratación para cumplir con la misión de la entidad han sido los adecuados. Evaluación del Sistema de Control Interno Establecer la efectividad y emitir un concepto sobre la calidad del sistema de control interno como un garante para la administración de la eficacia, eficiencia y economía de sus procesos misionales y de apoyo mediante la evaluación según los parámetros de la encuesta de Control Interno establecida por la Contraloría Municipal de Tunja en la resolución No. 020 de 2011. Seguimiento al plan de Mejoramiento Dado que en la Auditoría Gubernamental con enfoque integral, modalidad regular a la empresa Matadero de Tunja en liquidación, vigencia fiscal 2011”; solo se estableció un hallazgo con alcance fiscal por parte del grupo auditor, dado que no se presentaron hallazgos de tipo administrativos, NO se suscribió plan de mejoramiento, razón por la cual no se puede llevar a cabo seguimiento en la presente auditoria.





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3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

3.1. REVISIÓN DE LA CUENTA La Contraloría Municipal de Tunja mediante Resolución No. 020 del 31 de enero de 2011, reglamentó la forma y los términos para la rendición electrónica y la revisión de cuentas e Informes que se presentan a la Contraloría Municipal de Tunja. En el artículo 6 de dicha resolución se establece que la rendición de la cuenta “Es el deber legal que tiene todo funcionario o persona de informar o responder por la administración, manejo y rendimiento de los fondos, bienes o recursos públicos acompañada de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente la gestión fiscal realizada”, es por esto que la Contraloría Municipal de Tunja debe velar por que sus sujetos de control quienes deben diligenciar y colgar hasta la fecha de cierre la cuenta lo hagan debidamente y en los tiempos establecidos. La Empresa Matadero de Tunja en Liquidación, rindió la cuenta el día 28 de febrero de 2013 a las 12:30 p.m, en diecinueve (19) formatos y treinta y ocho (38) anexos de formatos con información complementaria, que contienen el catálogo de cuentas con sus respectivos, Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, Estado de cambios al patrimonio, notas a los estados contables, informe de control interno contable, resumen de caja menor, cuentas bancarias, pólizas de aseguramiento, Inventario Propiedad, Planta y Equipo, ejecución presupuestal de ingresos y gastos, modificaciones al presupuesto de ingresos y gastos, ejecución del PAC, ejecución presupuestal de reservas, ejecución presupuestal de cuentas por pagar, contratación completa, plan de compras y ejecución, informe de austeridad y eficiencia en el gasto público e informe de gestión. Mediante esta misma norma se adopta el Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT- según los formatos e instructivos que establece el artículo 16 de la resolución en mención. La rendición de la cuenta deberá presentarse en los formatos asignados por el Administrador del SIRECT, adjuntado la información complementaria y adicional que se exige en cada formato. En aplicación de la resolución No. 020 de 2011 y el Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT-, la empresa Matadero de Tunja el día 28 de febrero de 2012, sube al sistema la totalidad de los formatos y anexos exigidos para la rendición de la cuenta de la vigencia fiscal 2012, cumpliendo con los términos establecidos en la resolución emanada de la Contraloría. Se verificó que la Empresa rindiera en su totalidad los formatos que contienen la información necesaria para la revisión de la cuenta, lo que cumplió a cabalidad. 3.2. EVALUACIÓN DEL PROCESO CONTABLE 3.2.1. Presentación La Contraloría Municipal de Tunja, en ejercicio de la función constitucional y legal emite con este informe, su opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros de la Empresa Matadero de Tunja en liquidación a 31 de diciembre de 2012, en cumplimiento del último inciso del artículo 268 y del parágrafo único del artículo 354 de la Constitución Política, así como del artículo 47 de la Ley 42 de 1993.





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La auditoría efectuada por la Contraloría Municipal de Tunja, consiste en el examen, revisión y verificación, con base en pruebas selectivas previamente planeadas de la evidencia que soporta las cifras y las revelaciones de los estados financieros. Los resultados de estas pruebas, permiten obtener una seguridad razonable que los estados financieros han sido examinados de acuerdo con lo establecido en las normas de auditoría generalmente aceptadas. En ese sentido, la opinión aquí expresada, se integró a partir de los resultados de la auditoría. 3.2.2. Estados financieros vigencia 2012 Los estados financieros presentados con corte a 31 de diciembre de 2012, se presentan firmados por MERCY JOHANA ABRIL SOTOMONTE, Gerente Liquidadora, BEATRIZ OTALORA IBAÑEZ, Contadora Pública con tarjeta profesional 6235-T y JOSE WILSON HIGUERA, Tesorero. Estos fueron presentados dentro de las fechas establecidas en la Resolución No. 020 de 2011 y rendidos a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja “SIRECT”, y facilitados en medio físico para el desarrollo de la presente auditoria y se componen de: Balance general, Estado de actividad financiera, económica y social, Notas y anexos al balance, anexo de pasivos, Estado de flujo de efectivo, estado de cambios en la situación financiera, estado de cambios en el patrimonio e indicadores de gestión financiera y resultados. BALANCE GENERAL La Contraloría Municipal de Tunja ha practicado auditoría a los Estados Financieros de la EMPRESA MATADERO DE TUNJA EN LIQUIDACIÓN para la totalidad de la vigencia 2012 y lo corrido de la vigencia 2013 (junio 30), encontrando que los mismos han sido elaborados y presentados por el contador, la gerente y el tesorero.

CUENTA DESCRIPCIÓN 2.012 2.011 VAR VAR %

1 ACTIVO 1.023.972 726.157 297.815 41,01%

CORRIENTE 661.754 319.621 342.133 107,04%

11 EFECTIVO 659.464 319.549 339.915 106,37%

1105 CAJA - 1.473 (1.473) -100,00%

1110 BANCO 659.464 318.076 341.388 107,33%

14 DEUDORES 2.290 72 2.218 3080,56%

1413 TRANSFERENCIAS POR COBRAR - - - N.A

1470 OTROS DEUDORES 2.290 72 2.218 3080,56%

1480 PROVISIÓN PARA DEUDORES - - - N.A

NO CORRIENTE 362.218 406.536 (44.318) -10,90%

16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 359.658 403.975 (44.317) -10,97%

1640 EDIFICACIONES 380.624 380.624 - 0,00%





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1655 MAQUINARIA Y EQUIPO 302.623 301.767 856 0,28%

1665 MUEBLES Y ENSERES 2.730 2.730 - 0,00%

1670 EQUIPO DE COM Y COMPUTACIÓN 5.040 5.040 - 0,00%

1675 EQUIPO DE TRANSPORTE 86.146 86.146 - 0,00%

1680 EQUIPO DE COMEDOR - - - N.A

1685 DEPRECIACIÓN ACUMULADA (286.369) (241.196) (45.173) 18,73%

1695

PROVISIÓN PARA PROTECCIÓN DE

ACTIVOS (131.136) (131.136) - 0,00%

19 OTROS ACTIVOS 2.560 2.561 (1) -0,04%

1950 RESPONSABILIDADES - - - N.A

1955 PROVISIÓN PARA RESPONSABILIDADES - - - N.A

1960 BIENES DE ARTE Y CULTURA 2.560 2.561 (1) -0,04%

1965

PROVISIÓN PARA BIENES DE ARTE Y

CULTURA - - - N.A

1970 INTANGIBLES 1.300 1.300 - 0,00%

1975 AMORTIZACIÓN ACUMULADA (1.300) (1.300) - 0,00%

2 PASIVO 1.030.578 733.384 297.194 40,52%

CORRIENTE 376.158 733.384 (357.226) -48,71%

23 OBLIGACIONES FINANCIERAS - - - N.A

2302 CRÉDITOS OBTENIDOS -

- N.A

24 CUENTAS POR PAGAR 86.479 83.585 2.894 3,46%

2401 ADQUISICIÓN DE BIENES 28.267 24.864 3.403 13,69%

2425 ACREEDORES 17.100 26.420 (9.320) -35,28%

2436

RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMP. DE

TIMBRE - 1.191 (1.191) -100,00%

2437 RETENCIÓN IMPUESTO ICA - - - N.A

2440 IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES 41.112 31.110 10.002 32,15%

2455 DEPÓSITOS Y PRESTACIONES SOCIALES - - - N.A

25 PASIVOS ESTIMADOS 289.679 649.799 (360.120) -55,42%

2505 SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES 289.679 649.799 (360.120) -55,42%

NO CORRIENTE 654.420 - 654.420 N.A

27 PASIVOS ESTIMADOS 618.793 - 618.793 N.A

2710 PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS 618.793 - 618.793 N.A

29 OTROS PASIVOS 35.627 - 35.627 N.A

2910 OTROS PASIVOS 35.627 - 35.627 N.A





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3 PATRIMONIO (6.606) (7.227) 621 -8,59%

32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL (6.606) (7.227) 621 -8,59%

3208 CAPITAL FISCAL (7.227) (7.298) 71 -0,97%

3225 RESULTADO DE EJERCICIOS ANTERIORES - - - N.A

3230 RESULTADO DEL EJERCICIO 621 71 550 774,65%

PASIVO + PATRIMONIO 1.023.972 726.157 297.815 41,01% Valores en miles de pesos

Los Libros Oficiales se encuentran perfectamente conservados y foliados.

El activo presenta una variación $297.815.000 equivalente al 41.01% con relación a la vigencia 2011, esto se debe principalmente al aumento en los depósitos en cuentas bancarias, producto de las transferencias recibidas por parte del municipio para adelantar el proceso de liquidación. El aumento en el pasivo fue $297.194.000 equivalente al 40.52%, se explica en que se provisionaron $618.793.000 para el pago de acreedores. Esta es la cuenta del pasivo que aumenta más significativamente. Producto del proceso de liquidación, los pasivos laborales ha disminuido. Como consecuencia de lo anterior, el patrimonio presenta una disminución de $621.000 que representa el 8.59%, producto del equilibrio contable. Prácticamente se mantiene igual. ACTIVO Efectivo Caja Menor: La caja menor se constituye mediante resolución No. 023 del 18 de septiembre de 2012 por valor

de $1.700.000, discriminados de la siguiente forma:

Rubro Definición Valor

A 2.1.1 Materiales y suministros $ 1.500.000

A 2.2.3 Otros gastos generales $ 200.000

TOTAL $ 1.700.000

La relación de resoluciones de caja menor es la siguiente:

No. Resolución Fecha Valor Motivo

1 023 18 de septiembre de 2012 $1.700.000 Apertura

2 035 07 de noviembre de 2012 $1.603.200 Reembolso

3 060 04 de diciembre de 2012 $1.590.800 Reembolso

4 088 28 de diciembre de 2012 $1.432.600 Cancelación





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Los reembolsos y legalizaciones de la caja menor se realizaron cada vez que se hizo necesario anexando los soportes de pago, su respectiva relación y los certificados de registro presupuestal. La liquidación de la caja menor se hace mediante resolución No. 088 de 2012 y mediante esta se efectúa un reembolso por valor de $267.400. Los soportes de caja menor se encuentran dentro de los comprobantes de egreso de la vigencia. En vista que la empresa se encuentra en liquidación, no existe personal de control interno para realizar arqueos de caja menor. En el libro de registro de movimiento diario de caja menor se indica el código presupuestal afectado, la fecha, el beneficiario y el concepto. Existe póliza de manejo número 600-64-994000002160 con la aseguradora solidaria, a nombre de YOLANDA ESPERANZA BECERRA CORONADO, que ampara el manejo de la caja menor. La vigencia de la póliza cubre desde el 28/06/2012 al 28/06/2013.

OBSERVACIÓN No. 1 Se estableció que de acuerdo con el presupuesto asignado para tal fin que el material de fotocopiado es considerablemente alto, y que no se anexa soporte o justificación de la razón por la cual fueron tomadas las copias. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Referente al material fotocopiado cabe anotar que el proceso de supresión y liquidación el mismo lo exige ya que por ejemplo para la obtención de facultades se requirió entregar informes al Concejo Municipal, por cuanto la totalidad de sus integrantes querían conocer de cerca el avance y el estado del proceso, así como el mismo proyecto de acuerdo toda vez que se requiere radicar las 18 o 19 copias necesarias y también se ha tenido que entregar informes a los organismos de control, señalando en esto que para la Auditoria de la vigencia 2011 se facilitó en su mayoría copias de la información requerida. Asimismo el personal de planta requirió fotocopias de las nóminas y algunos documentos de su interés, de igual forma el Jurídico, quien solicito copia de las historias laborales y otros documentos con fin de conocer el proceso. Material que la Empresa venia facilitando y precisamente en vista del incremento de esta erogación la Administración por decisión Gerencial opta por empezar a no facilitarles copia sino que las personas interesadas sufraguen este costo al punto de que se ha convertido en un riesgo por cuanto ya se ha tenido tutelas por considerarse violados los derechos a las respuestas claras precisas y de fondo. (Se anexan copia de algunas solicitudes) PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: Las razones que da la Empresa Matadero de Tunja en liquidación son lógicas y acertadas, sin embargo se sugiere, que el control del material de fotocopiado sea mayor, es decir, que quien presta el servicio de fotocopiado indique en la factura que soporta la erogación la cantidad de fotocopias





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que se toman (puesto que esta información no se encuentra en la mayoría de facturas o cuentas de cobro) y asimismo por parte de la Empresa Matadero la destinación de las fotocopias, puesto que es este uno de los indicadores para medir la austeridad del gasto público. Se mantiene la observación para que se tomen las medidas correctivas, por lo anterior esta observación debe ser incluida en el plan de mejoramiento.

Cuentas Bancarias: Se practicó auditoria a la totalidad de las cuentas bancarias de la vigencia 2012, se verificaron las conciliaciones las cuales se han venido realizando adecuadamente. Se verificó la existencia de la totalidad de los extractos bancarios de la vigencia 2012, los cuales se toman para la elaboración de las conciliaciones y se archivan adecuadamente junto a dichas conciliaciones y resumen de los movimientos por concepto de transferencias y los egresos correspondientes por cada cuenta bancaria. Se pudo evidenciar que existen 2 cuentas corrientes y 1 cuenta de ahorros que no presentan movimiento durante la vigencia 2012 y que además que no se han renombrado las cuentas bancarias de entidades que ya fueron fusionadas. A continuación se enumeran las cuentas:

Clase Cuenta contable Banco Valor

Corriente 111005-012 Bancafe $180.246,17

Corriente 111005-15 Banco superior $110.369,60

Ahorros 111006-071 Granahorrar $35.946,88

TOTAL $326.562,65

OBSERVACIÓN No. 2 Se encuentran cuentas bancarias que en los estados financieros no presentan movimiento durante la vigencia 2012. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Si bien es cierto los Estados Financieros Reflejan cuentas que no presentan movimiento, esto se debe a que durante varias vigencias estas han venido con sus respectivos saldos y contablemente no se ha podido establecer el procedimiento para eliminarlas, sin embargo cabe aclarar que las cuentas que la entidad en liquidación maneja y es titular son únicamente las reportadas al SIRECT, por cuanto en la Tesorería de la Empresa no se tienen disponibles ni se manejan más que las reportadas, sin embargo como fruto del proceso liquidatario se ha podido establecer que fueron cuentas manejadas por administraciones anteriores y que en su momento no fueron canceladas así como al parecer correspondían a convenios o a manejo de recursos de terceros y que mediante embargos de la DIAN en los años del 2004 al 2008 aproximadamente estas quedaron congeladas por el recogimiento del saldo, por esta razón se viene adelantando por parte de la Administración este seguimiento de tal forma que permita concretar lo manifestado y poder adelantar el





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procedimiento contable a fin de finiquitar los saldos contables y de balances conforme a la normatividad vigente, por demás hay una cuenta que no presenta movimiento y que ha permanecido con el saldo estable ya que se encuentra embargada, lo cual hasta tanto no se logre levantar, no podríamos optar por tomar decisiones sobre la misma, cabe nombrar que se viene adelantando el respectivo estudio jurídico y que las cuentas no fueron constituidas por la Empresa en Liquidación. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a las cuentas cuyo saldo es muy bajo y no presentan movimiento se debe adelantar el procedimiento necesario para su cancelación, si es que la empresa Matadero de Tunja en liquidación considera que no volverán a ser utilizadas. Por esta razón se mantiene la observación como hallazgo con alcance administrativo para que sea incluido en el plan de mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 3 No se han renombrado las 3 cuentas bancarias que pertenecen a entidades financieras de entidades que ya fueron fusionadas. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA Como puede notarse en referente a la anterior observación, renombrar las cuentas requeriría de una actualización de datos para lo cual se viene adelantando el seguimiento de estas cuentas y hasta tanto no se tenga certeza de los hechos no podría adelantarse una actualización de datos o en su defecto la cancelación de las mismas toda vez que no fueron adelantados por las administraciones de turno y tampoco el procedimiento contable permite realizar ajustes sin los debidos soportes, más aun cuando se trata de entidades fusionadas y a las cuales se debe llegar con fechas y datos precisos que permitan la consulta de las mismas en atención al tiempo que estas han estado inactivas. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: Si bien la creación de las cuentas no se llevaron a cabo durante la actual administración, es responsabilidad del gerente de turno el mantener la información financiera actualizada y más considerando que la gestión para cambiar en nombre en los estados financieros no se necesita de un trámite extenso o complicado. La observación se mantiene como hallazgo administrativo para que sea incluida en el plan de mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 4 Se encuentran extractos del Banco de Bogotá de la cuenta de ahorros 616102489, a nombre de la Empresa Matadero de Tunja, en el cual se observa que no se presentan movimientos y la cual no está relacionada en los estados financieros de la Empresa. De no ser aclarada la observación, conllevará establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo.





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RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA Esta cuenta al parecer en alguna administración fue abierta con el fin de manejar recursos, pero desde su inicio o por lo menos desde el año 2008 no ha presentado movimientos por lo que ni siquiera fue creada contablemente toda vez que la contadora se limita a registrar la información suministrada por las diferentes administraciones, de igual forma a esta se viene haciendo seguimiento pero al parecer también fue fruto de embargo y se viene adelantando el estudio jurídico, cabe aclarar que esto no afecta la razonabilidad de los estados financieros por cuanto siempre o por lo menos desde la vigencia nombrada su saldo ha sido cero pesos e igualmente sus datos no fueron actualizados por las administraciones de turno por cuanto hoy poco a poco dentro del proceso de liquidación se vienen adelantando las averiguaciones para finiquitarlas conforme a las normas vigentes y se señala que dicha cuenta no fue constituida por la Entidad en Liquidación. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En caso de que la actual administración de la Empresa Matadero de Tunja en liquidación considere que esta es una cuenta sobre la cual se pueden adelantar los trámites necesarios para su cancelación se sugiere se adelanten, esto con el fin de limitar el número de cuentas bancarias a las apenas necesarias y de uso común por parte de la Empresa. Por esta razón, la observación se mantiene como hallazgo administrativo para que sea incluida en el plan de mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 5 Si bien todas las cuentas que presentan movimientos cuentan con la conciliación respectiva, éstas no se encuentran firmadas por el responsable de su elaboración. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Al respecto de no encontrarse firmadas las conciliaciones Bancarias por su responsable no quiere decir que no lo haya hecho, por cuanto es una función inherente al cargo de tesorero y además estas son tomadas e impresas de los respectivos libros de tesorería, y por tanto es de entender que el responsable es quien desempeñe el cargo o firme como tesorero toda vez que es una responsabilidad llevar el registro de los movimientos bancarios y fácilmente puede identificarse por cuanto de haber cambio de personal en el cargo esto queda debidamente registrado en los mismos libros. Además por orden y manejo propio de quien lleva los soportes y cuentas agrega en la carpeta de cada mes copia de la conciliación correspondiente a cada una de las cuentas conforme al libro auxiliar llevado en Excel e impreso mensualmente y de haber sido necesario debieron solicitarlo. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En efecto, la totalidad de las conciliaciones bancarias han sido realizadas, tal y como se indica en el presente informe, pero para tener control documental, se sugiere estas sean firmadas por el responsable de la realización de éstas. Se mantiene la observación como hallazgo administrativo para que sea tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.





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Deudores: El saldo de la cuenta por valor de $2.290.000, hace referencia al valor por concepto de retención en la fuente sobre los rendimientos financieros practicados por BANCOOMEVA y BBVA. Propiedad Planta Y Equipo: Debido a que la empresa se encuentra en liquidación, no se presenta adquisición de nuevos bienes, maquinara o equipos. Con relación a la vigencia 2011, se presenta un incremento en la cuenta 1655 – MAQUINARIA Y EQUIPO, por valor de $856.000, debido a una revisión de inventarios realizada, en la cual se encontraron equipos que no habían sido relacionados anteriormente. El saldo total de la cuenta 16 – PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, es de $359.658.000, presentando una disminución de $45.173.000, por concepto de la depreciación de los bienes del municipio. La depreciación se viene realizando empleando el método de línea recta, y depende de la vida útil de cada uno de los elementos. En lo relacionado con la Provisión, Protección, Planta y Equipo presenta un saldo de $131.136.000 para el año 2012. No presenta movimiento.

OBSERVACIÓN No. 6 No se evidencia la adquisición de pólizas para la protección de los inmuebles que son propiedad de la empresa. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Clara es la observación pero sin embargo vale la pena mencionar que como la Auditoria misma señala los ingresos para la Empresa son Exclusivamente de las Transferencias, y los recursos han sido asignados para el proceso de Supresión y Liquidación, especialmente con lo que tiene que ver con el pago de personal y la liquidación del mismo, por esta razón la planeación del proceso no ha permitido dejar recursos para la toma de pólizas además que debe tenerse en cuenta que antes que asegurar los inmuebles lo importante y el mismo proceso lo exige era el levantamiento de inventario y la valoración del mismo por cuanto la administración se preocupó por este fin y además como decisión gerencial se hizo la entrega a la Administración Central con fin de salvaguardar y proteger estos inmuebles. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: A la fecha de realización de la presente auditoria, la totalidad del inventario con que contaba la Empresa Matadero de Tunja en liquidación ha sido entregada a la administración Central de





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municipio, razón por la cual ya la Empresa no cuenta con bienes bajo su custodia. Debido a esto, la presente observación ya no aplica y por tanto se levanta.

Otros Activos (Cuenta 1.9): Se encuentran bienes de arte y cultura, derechos, licencias, software y su respectiva amortización; estos conceptos no tuvieron movimiento durante el año 2012. Es necesario resaltar que el software ya se encuentra amortizado en su totalidad por valor de $1.300.000. Según comprobante de egreso 20120044, del 29 de junio de 2012, se adquieren póliza con Asegura Solidaria que ampara delitos contra la administración pública, fallos de responsabilidad fiscal, rendición de cuentas y reconstrucción de cuentas, por valor de $922.200, sin embargo, dicha compra no se contabiliza en la cuenta 1.9.05.01-SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO.

OBSERVACIÓN No. 7 Se adquieren pólizas, las cuales no son contabilizadas en la cuenta 1.9.05.01 SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO, razón por la cual se genera una subestimación por valor de $992.200, tampoco se adelanta el proceso de amortización de la póliza. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Cabe señalar que la normatividad contable permite registrar algunos Gastos como diferidos pero también se pueden tomar por su característica y valor como gasto total toda vez que estamos frente a un proceso de liquidación y no necesitamos mostrar Activos sino que por el contrario se debe tratar de presentar la información lo más real posible ya que el registro de este gasto lo que implicaría seria mantener un activo no corriente e intangible, cuando en realidad este aunque el servicio va hasta el agotamiento de la póliza la erogación y el Gasto fue real y por un año, por demás se consideró un valor no significativo que afectara la razonabilidad de los Estados Financieros. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: Se acepta la respuesta y se levanta la observación.

PASIVO Cuentas por pagar Las cuentas por pagar están constituidas principalmente por la adquisición de bienes y servicios, acreedores y los impuestos y contribuciones. Resalta dentro de estas cuentas el saldo que se debe a la Gobernación de Boyacá, el cual es de $33.660.200, por concepto de impuesto vehicular.





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Retención en la fuente De acuerdo a lo desarrollado en la presente auditoria, se puede observar que durante el mes de diciembre se hicieron retenciones en la fuente las cuales no se encuentran causadas en la contabilidad del mes de diciembre. A continuación se relacionan las retenciones practicadas:

Fecha Egreso Tercero Concepto Valor retención renta

Valor retención iva

27/12/2012 2012124 Mercy Johana Abril Sotomonte

Salarios $ 133.000 --------

20/12/2012 2012118 Euroindustrial Ltda

Servicios $ 517.000 $ 690.000

21/12/2012 2012119 Jose Antonio Leal Garcia

Servicios $ 900.000 ---------

27/12/2012 2012120 Simón Castro Benítez

Honorarios $ 284.000 $ 207.000

TOTAL $ 1.834.000 $ 897.000

OBSERVACIÓN No. 8 Se evidencia una subestimación por valor de $2.731.000 debido a que se registra el pago de la declaración de retención en la fuente del periodo 12 de 2012, siendo que este se pagó hasta febrero de 2013. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Referente al registro del pago de la retención en la fuente para el periodo 12 de 2012, es apenas obvio que la contabilización se efectuara conforme a los comprobantes de egreso ya que el cheque estaba girado en debida forma, otra cosa es que el vencimiento fuese en el mes de enero y el pago se hubiere efectuado en febrero pero el valor corresponde y la sanción liquidada ya no es responsabilidad del contador sino de quien debía efectuar el pago con dicho cheque y además cabe aclarar que esta sanción no fue con recurso del erario de la Empresa en Liquidación sino con recursos del responsable por no haberla presentado a tiempo. Por lo anterior parece que se analizó el comprobante de pago en bancos y no el comprobante de egreso 2012139 en bloque con sus soportes. (Anexo copia comprobante y extracto). PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: Dentro del presente informe, en ningún aparte se está discutiendo las tarifas aplicadas para el cálculo de la retención en la fuente por renta ni para la retención en la fuente por iva, ni la causación de esta. La observación está encaminada hacia el hecho de que las retenciones aplicadas no se pagan dentro del plazo estipulado por la ley.





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La observación en cuanto al cuidado que debe tener la administración del matadero para asegurar el que el pago de las obligaciones tributarias se realice dentro de las fechas establecidas por la Administración de impuestos se mantiene como hallazgo administrativo para que sea incluido en el plan de mejoramiento.

Adicional a esto se evidencia el pago de intereses de mora y sanción por no presentar la declaración, esta observación se trata con mayor detalle en lo concerniente a los estados financieros 2013. Pasivos estimados – Salarios y prestaciones sociales Esta es la cuenta que más disminución presenta en los pasivos, por valor de $289.679.000. Disminuye en un 55.42% con relación a lo presentado en la vigencia 2011. Esta cuenta disminuye principalmente debido a que según concepto del asesor jurídico de la empresa se debe provisionar por concepto de indemnizaciones laborales lo reglamentado en la Ley 6 de 1945 (la cual reglamenta lo concerniente a trabajadores oficiales) y no la ley 909 de 2004. Así las cosas, esa cuenta disminuye de $384.260.154 en 2011 a $58.829.854 en 2012. Pasivos estimados – provisión para contingencias Se provisiona un valor de $618.792.995 previendo las posibles demandas laborales que los empleados puedan llegar a presentar en contra de la empresa. PATRIMONIO

Como consecuencia de los ajustes realizados y de la contabilización del excedente producto del ejercicio 2012, se presenta una disminución del 8.59% con relación a la vigencia 2011, que corresponde a $621.000. ESTADO DE RESULTADOS

No. DESCRIPCIÓN

2.012

2.011 VAR VAR %

4 INGRESOS 1.142.968 950.000 192.968 20,31%

44 TRANSFERENCIAS 1.142.968 950.000 192.968 20,31%

4428 Municipales 1.142.968 950.000 192.968 20,31%

51 ADMINISTRACIÓN 321.353 580.308 (258.955) -44,62%

5101 Servicios personales 274.903 154.162 120.741 78,32%

5102 Contribuciones imputadas - 410.560 (410.560) -100,00%

5103 Contribuciones efectivas 22.704 6.598 16.106 244,10%

5104 Aportes sobre la nomina 3.842 4.825 (983) -20,37%

5111 Generales 6.383 702 5.681 809,26%

5120 Impuestos y contribuciones 13.521 3.461 10.060 290,67%

53 PROVISIONES Y DEPRECIACIONES 307.000 18.980 288.020 1517,49%





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5330

Depreciación propiedad planta y

equipo - -

- N.A

5305 Provisión para deudores - - - N.A

5307 Provisión p,p, y equipo - 18.980 (18.980) -100,00%

5311 Provisión para bienes de arte y cultura - - - N.A

5314 Provisión para contingencias 307.000 - 307.000 N.A

58 OTROS GASTOS GENERALES 892 566 326 57,60%

5801 Intereses - 566 (566) -100,00%

5802 Comisiones - - - N.A

5805 Financieros 892 - 892 N.A

5810 Extraordinarios - - - N.A

5815 Ajustes de ejercicios anteriores - - - N.A

EXCEDENTE (DEFICIT)

OPERACIONAL 513.723 350.146 163.577 46,72%

48 OTROS INGRESES 5.788 1.545 4.243 274,63%

4805 Financieros 5.622 1.545 4.077 263,88%

4810 Recuperaciones 166 - 166 N.A

63 COSTO DE VENTAS DE SERVICIOS 518.890 351.620 167.270 47,57%

6390 Otros servicios 518.890 351.620 167.270 47,57%

EXCEDENTE DEL EJERCICIO 621 71 550 774,65% Valores en miles de pesos

INGRESOS Los ingresos percibidos por la de Empresa Matadero de Tunja en liquidación para la vigencia 2012 corresponden a las transferencias para gastos de funcionamiento provenientes del Municipio de Tunja y en una menor medida a los intereses recibidos en las cuentas corrientes que maneja la empresa. Se evidencia una diferencia de $257.772.923,49 producto de la comparación de los ingresos registrados contablemente con los registrados presupuestalmente, a continuación se discrimina la diferencia:

Cuenta contable Valor contable Valor presupuestal Diferencia

442890 1.142.967.924,00 1.400.000.000,00 (257.032.076,00)

480507 5.622.272,00 6.529.217,00 (906.945,00)

481008 166.097,51 - 166.097,51

TOTAL 1.148.756.293,51 1.406.529.217,00 (257.772.923,49)

Al comparar el Acuerdo No. 001 del 16 de marzo de 2012 con los movimientos contables, se observa que con fecha 16 de marzo, se reciben $500.000.000 en la cuenta de BANCOOMEVA número 300100426201, que el 30 de marzo se registra una devolución por valor de $257.032.076,





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lo cual genera incertidumbre, puesto que esta devolución afecta la cuenta de ingresos y se desconoce la razón por la cual se hace dicho movimiento.

OBSERVACIÓN No. 9 Se presenta incertidumbre en la cuenta 442890 – Otras Transferencias, por valor de $257.032.076, debido a la deferencia existente entre el valor registrado presupuestalmente por transferencias por valor de $1.400.000.000 y el registrado contablemente por valor de $1.142.967.924. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

La incertidumbre se debe a que contablemente el procedimiento obliga a registrar los movimientos y la diferencia corresponde a la devolución de recursos que se realizó por no haberse ejecutado dentro del tiempo de las facultades en la vigencia 2011, pero que no corresponde a los recursos asignados y aprobados presupuestalmente para la vigencia 2012; por lo que el registro de la diferencia corresponde a una interpretación contable. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: Se acepta la explicación y se levanta la observación.

Dentro de los ingresos no operacionales que recibe la Empresa Matadero de Tunja en Liquidación el concepto más representativo es el de ingresos por rendimientos financieros, que corresponde a los intereses de las cuentas de ahorros que se tienen en los bancos BBVA, BOGOTÁ y BANCOOMEVA, por valor total de $5.622.270. GASTOS Por gastos se entienden todos los pagos relacionados con el funcionamiento de la entidad como lo son pagos de personal administrativo, servicios públicos, papelería, pólizas, etc. Se revisaron la totalidad de los comprobantes de egreso de la vigencia 2012, verificando según fuera el caso la correcta aplicación de los descuentos de ley correspondientes a la retención en la fuente e industria y comercio, encontrándose que para todos los casos fue correcta. Asimismo se verificó para el caso de las órdenes de prestación de servicio que los contratistas pagaran lo estipulado por la ley en cuanto al pago de los aportes parafiscales, encontrándose que en algunos casos se pagó tomando como una menor cuantía a lo legalmente establecido, por lo que se le determinan observaciones con posible alcance disciplinario por incumplimiento de la Ley 789 del 2002, Ley 797 del 2003, Decreto 1703 del 2002, Decreto 510 del 2007, Ley 1150 artículo 23, Circular 01 del 2004 del Ministerio de Hacienda y Ministerio de Protección Social. La relación de estas observaciones se encuentra detallada en el aparte correspondiente al análisis de la contratación dentro del presente informe.





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CUENTAS DE ORDEN

El formato_201214_f05B_agr.fmt en el cual se presenta la relación de propiedad, planta y equipo ante el Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja “SIRECT”, informa sobre la totalidad de la propiedad, planta y equipo relacionados en la cuenta contable 16, incluidos los que ya se encuentran totalmente depreciados. al sumar estos bienes se obtiene un valor de $874.287.303, que al compararlos con los del inventario en el cual se sustentan los estados financieros ($777.164.116, sin incluir la depreciación), se encuentra una diferencia de $97.123.000, la cual entonces corresponde a los bienes totalmente depreciados. Los bienes totalmente depreciados, que prestan todavía sus servicios a la entidad, deben seguir figurando en la cuenta de activo a la que corresponda, registrándose su correspondiente ajuste por inflación, igual situación debe suceder con la depreciación acumulada correspondiente; con la connotación de que estos bienes deben ser registrados también en cuentas de orden, por su valor comercial, dando así cumplimiento al Decreto Reglamentario 2650 de 1993, en el código 8315 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO TOTALMENTE DEPRECIADOS, AGOTADOS Y/O AMORTIZADOS, cuya descripción estipula que: “Registra el valor comercial de las propiedades, planta y equipo que no obstante de encontrarse totalmente depreciados, el ente económico no les ha dado de baja en libros en razón a que aún están en condiciones de uso o cambio.” El saldo de la cuenta 8315-ACTIVOS TOTALMENTE DEPRECIADOS, es de $82.900.404, por lo que existe una diferencia de $14.222.596 con los $97.123.000 anteriormente explicados como producto de la comparación entre lo relacionado en el SIA y lo relacionado en los inventarios, por tanto se considera que no han sido llevados a la cuenta de orden pertinente, por lo que se considera una subestimación en la cuenta 16- Propiedad, planta y equipo.

OBSERVACIÓN No. 10 Se evidencia una subestimación en la 16, Propiedad, planta y equipo de $14.222.596, por bienes que no se encuentran relacionados en la contabilidad de la institución, porque aparentemente ya se han depreciado. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

La diferencia se debe a la actualización y valoración realizada de inventarios, que se incluyeron dentro del inventario de Almacén, pero que no fueron aportados y soportados para incluirlos en la contabilidad. Por esta razón no se han podido tener en cuenta en las cuentas de orden ni en los activos. Por otro lado cabe señalar que la contadora se limita a registrar la información dada por la persona responsable de inventarios, por cuanto la subestimación registrada es de manera involuntaria más aun cuando la actualización de almacén se realiza posterior al cierre contable.





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PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: Se entiende que la labor contable depende de la información suministrada, sin embargo la labor de auditoria se lleva a cabo para una empresa entendida como una unidad, por tanto se solicita que para facilitar la labor contable, la empresa provea la mayor cantidad de información posible al área de contabilidad. La respuesta ofrecida por la empresa ratifica que la subestimación en los estados financieros existe, por tal razón la observación se mantiene como hallazgo administrativo para que sea incluida dentro del plan de mejoramiento.

3.2.3. Estados financieros vigencia 2013 Es necesario hacer claridad en que debido a la fecha en que se está llevando a cabo la presente auditoria, no es posible dictaminar los estados financieros puesto que aún no se ha finalizado la vigencia 2013. Dentro del proceso auditor, se hizo revisión de los comprobantes de egreso, pago de las obligaciones tributarias ante la DIAN, y adecuado proceso de contabilización de los hechos económicos a 31 de mayo de 2013. Se evidencio el pago de la retención en la fuente del periodo 12 de 2012, el día 22 de febrero de 2013, razón por la cual se tuvo que pagar la sanción mínima y los intereses por presentar extemporáneamente la declaración. Esta observación ya fue mencionada en párrafos anteriores. El 01 de febrero se procedió por parte de la gerente liquidadora a hacer los pagos respectivos por la liquidación de los empleados, por valor de $287.385.082, razón por la cual las obligaciones laborales 517170435 disminuyen en este valor. Se procedió a revisar el cumplimiento de la totalidad de los documentos que son requisito para el pago de las cuentas y que acompañan a los 62 comprobantes de egreso de la vigencia 2013. El día 09 de marzo, se contrata a la señora ANA YANETH RODRÍGUEZ VARGAS para llevar la contabilidad de la empresa por los siguientes 165 días.

ESTADOS FINANCIEROS

1 ACTIVOS 508.029

1.1 EFECTIVO 142.722

1.1.05 CAJA 1.700

1.1.10 DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS 141.022

1.4 DEUDORES 3.089

1.4.70 OTROS DEUDORES 3.089

1.6 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 359.658

1.6.40 EDIFICACIONES 380.623





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1.6.55 MAQUINARIA Y EQUIPO 302.624

1.6.65 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA 2.730

1.6.70 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN 5.040

1.6.75 EQUIPOS DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN 86.146

1.6.85 DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) (286.369)

1.6.95 PROVISIONES PARA PROTECCIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y

EQUIPO (CR) (131.136)

1.9 OTROS ACTIVOS 2.560

1.9.60 BIENES DE ARTE Y CULTURA 2.560

1.9.70 INTANGIBLES 1.300

1.9.75 AMORTIZACIÓN ACUMULADA DE INTANGIBLES (CR) (1.300)

2 PASIVOS 766.632

2.4 CUENTAS POR PAGAR 85.686

2.4.01 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES 28.267

2.4.25 ACREEDORES 18.759

2.4.36 RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE 940

2.4.40 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS POR PAGAR 37.720

2.5 OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL 26.526

2.5.05 SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES 26.526

2.7 PASIVOS ESTIMADOS 618.793

2.7.10 PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS 618.793

2.9 OTROS PASIVOS 35.627

2.9.10 INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO 35.627

3 PATRIMONIO (6.606)

3.2 PATRIMONIO INSTITUCIONAL (6.606)

3.2.08 CAPITAL FISCAL (6.606)

4 INGRESOS 1.347

4.8 OTROS INGRESOS 1.347

4.8.05 FINANCIEROS 1.347

5 GASTOS 189.028

5.1 DE ADMINISTRACIÓN 187.737

5.1.01 SUELDOS Y SALARIOS 65.697

5.1.03 CONTRIBUCIONES EFECTIVAS 31.868

5.1.04 APORTES SOBRE LA NÓMINA 3.361

5.1.11 GENERALES 86.394

5.1.20 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS 417

5.8 OTROS GASTOS 1.291

5.8.01 INTERESES 28





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5.8.02 COMISIONES 725

5.8.05 FINANCIEROS 538

6 COSTOS DE VENTAS Y OPERACIÓN 64.316

6.3 COSTO DE VENTAS DE SERVICIOS 64.316

6.3.90 OTROS SERVICIOS 64.316

6.3.90.08 SERVICIO DE MATADERO 64.316 El anterior cuadro de información financiero corresponde al presentado por la empresa al CHIP (Consolidador de Hacienda e Información Financiera Publica) de la Contaduría general de la Nación y correspondiente al segundo trimestre de la vigencia 2013.

ACTIVO Efectivo Caja Menor: La caja menor se constituye mediante resolución 002 del de 07 de febrero de 2013 por valor de $1.700.000, discriminados de la siguiente forma:

Rubro Definición Valor

A 2.1.1 Materiales y suministros $ 1.500.000

A 2.2.3 Otros gastos generales $ 200.000

TOTAL $ 1.700.000

La relación de resoluciones de caja menor es la siguiente:

No. Resolución Fecha Valor Motivo

1 002 07 de febrero de 2013 $1.700.000 Apertura

2 007 19 de abril de 2013 $1.668.050 Reembolso

Los reembolsos y legalizaciones de la caja menor se realizaron cada vez que se hizo necesario anexando los soportes de pago, su respectiva relación y los certificados de registro presupuestal. Los soportes de caja menor se encuentran dentro de los comprobantes de egreso de la vigencia. Se evidencia la realización de arqueos de caja menor para la vigencia 2013. En el libro de registro de movimiento diario de caja menor se indica el código presupuestal afectado, la fecha, el beneficiario y el concepto. Según memorando 001 del 05 de marzo de 2013, se notifica al Señor JOSÉ WILSON HIGUERA BOHÓRQUEZ, para que sea el encargado del manejo de la caja menor. La señora YOLANDA ESPERANZA BECERRA CORONADO, quien era la persona encargada del manejo de la caja menor, hace entrega del saldo de esta el día 07 de marzo de 2013, por valor de $840.400. Cuentas Bancarias: Se practicó auditoria a la totalidad de las cuentas bancarias mediante para toda la vigencia 2013 para la verificación de las conciliaciones, las cuales se han vendió realizando adecuadamente.





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Se verifico la existencia de la totalidad de los extractos bancarios de la vigencia 2013, los cuales se toman para la elaboración de las conciliaciones y se archivan adecuadamente junto dichas conciliaciones y resumen de los movimientos por concepto de transferencias; y los egresos correspondientes por cada cuenta bancaria. Se continúan presentando los mismos errores que ya se relacionaron para la vigencia 2012, en cuanto a las cuentas corrientes y de ahorros que no presentan movimientos, la existencia de cuentas con nombres de entidades financieras que no existen en la actualidad y la falta de firmas de los encargados en las conciliaciones bancarias . Debido a que estas observaciones ya se relacionaron en el aparte correspondiente a los estados financieros de la vigencia 2012, no se hacen para la presente vigencia. El saldo para las cuentas 14. DEUDORES, 16.PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, 19. OTROS ACTIVOS, se mantiene igual que al cierre de la vigencia 2012. PASIVO La variación de las cuentas del pasivo, obedecen al pago y causación de las obligaciones de índole laboral de la vigencia 2013, de ahí que se presenta variación en estas. Las cuentas 27. PASIVOS ESTIMADOS y 29.OTROS PASIVOS, no presentan variación con relación a lo observado al cierre de 2012. Se presenta así mismo el pago de las obligaciones tributarias, de las cuales se hará referencia a continuación: RETENCIÓN EN LA FUENTE Como se explicó en el aparte dedicado al análisis de los pasivos para la vigencia 2012, se evidencia que no se presentó la declaración de retención en la fuente para el periodo 12 la vigencia 2012. Al revisar la fecha en que se procedió a efectuar el pago, se evidencia que se hizo el día 22 de febrero de 2013, el cual está claramente fuera del plazo máximo estipulados por la DIAN, el cual era el 22 de enero de 2013, por lo que la empresa matadero de Tunja en liquidación tuvo que cancelar sanción e intereses por mora por valor de $ 362.000. La distribución de este valor se muestra a continuación:

Formulario Concepto del pago Valor

4907809910281 Pago sanción $ 268.000

4907809910281 Pago intereses de mora $ 63.000

4907809910527 Pago intereses de mora $ 31.000

TOTAL $ 362.000

El agente retenedor, en este caso la Empresa Matadero de Tunja en liquidación, está en la obligación de consignar oportunamente los valores retenidos, si no lo hace, la declaración se





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considera como no presentada. La ley 1111 de 2006 permite al agente retenedor presentar la declaración sin pago, solo si dispone de un saldo a favor que pueda ser objeto de compensación, y que ese saldo a favor se haya originado antes de la presentación de la declaración de retención sin pago.

OBSERVACIÓN No. 11 Se presenta el pago por valor de $362.000 por concepto de sanción mínima y pago de intereses por

no presentar la declaración de retención en la fuente del periodo 12 de 2012 dentro de los plazos

establecidos por la DIAN, lo que conllevó a disminuir el patrimonio de la Empresa Matadero de Tunja

en Liquidación.

De no ser aclarada la observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo con alcance

administrativo con Presunta Incidencia Fiscal.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Esta observación y por lo tratado en la observación 8, no existe disminución al patrimonio de la Empresa, ya que la liquidación de la sanción se refleja en la presentación extemporánea pero su valor fue asumido directamente por la persona responsable de adelantar la presentación y pago de los impuestos, por cuanto del erario Empresarial no salió sino únicamente los recursos por el Impuesto de la Retención correspondiente al periodo 12 de 2012, como puede verificarse en el valor girado mediante nota y el comprobante de egreso, al igual que pudo verificarse en el extracto Bancario del mes de Febrero. (Mismo anexo observación 8) PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: Según los soportes adjuntados por la Empresa Matadero de Tunja en liquidación se puede evidenciar que en efecto el cheque girado por la empresa para el pago de la obligación tributaria corresponde únicamente al pago de las retenciones ($2.731.000) y que los intereses fueron asumidos por el tesorero. De acuerdo a lo anterior se acepta la respuesta y se levanta la observación.

DECLARACIÓN DE RENTA Se observa que el día 20 de abril de 2011 se presenta la declaración de renta para la vigencia 2010 la cual arroja un saldo a pagar por valor de $3.619.000, sin embargo esta no fue pagada en esta fecha. El día 23 de mayo se paga esta obligación y adicionalmente se pagan intereses por valor de $481.000, para un total pagado de $4.100.000.

OBSERVACIÓN No. 12

Mediante comprobante de egreso número 2013058 de fecha 23 de mayo de 2013 a favor de la

DIAN, por valor de $4.100.000 se pagó por concepto de intereses de mora la suma de $481.000,

ocasionado por debilidades de seguimiento y control a los pagos que debe realizar la Entidad a la





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DIAN, lo que conllevó a disminuir el patrimonio de la Empresa Matadero de Tunja en Liquidación.

Observación Administrativa con Presunta Incidencia Fiscal.

De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance

administrativo con presunta incidencia fiscal.


Es claro mencionar que si bien es cierto la Renta correspondiente al periodo fiscal 2010 se presentó sin pago no fue por capricho administrativo sino que para la época del vencimiento la Empresa ya se encontraba cerrada y se estaban adelantado las gestiones para el inicio de la supresión y Liquidación, por lo que es evidente la no tenencia de recursos para realizar esta erogación e incluso no se contaba con presupuesto por cuanto aunque existían algunos recursos no estaban aprobados ya que correspondían a saldos de convenios y además los existentes en una de las cuentas se encuentran embargados por la Corporación Autónoma de Boyacá, antes bien cabe mencionar que el no haber realizado el pago en las vigencias 2011 y 2012 hizo que se disminuyera el valor a pagar por sanciones e intereses toda vez que al realizar este pago en la actual vigencia permitió el aprovechamiento de una amnistía del 80 por ciento lo cual a sabiendas que se tenían los recursos la gerencia Liquidadora no podía dejar pasar desapercibido. Por tanto aunque existe el pago de intereses esto no obedeció a un descuido en el pago sino a las circunstancias propias de las consecuencias del cierre definitivo de la Empresa por parte de Corpoboyacá y antes al contrario se generar una disminución patrimonial se generó un incremento ganando el 80 por ciento de la amnistía que generó el realizar este pago, siendo una gestión positiva y benéfica para el erario público. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: De acuerdo a lo explicado por la Empresa Matadero de Tunja, se acepta la respuesta y se levanta la

observación, por cuanto en efecto la Empresa no contaba con los recursos disponibles para el pago.

PATRIMONIO El patrimonio se mantiene igual que al cierre de la vigencia 2012. INGRESOS

Los ingresos percibidos por la empresa matadero de Tunja en liquidación para la vigencia 2013 corresponden únicamente a los intereses recibidos en las cuentas corrientes que maneja la empresa. GASTOS Por gastos se entienden todos los pagos relacionados con el funcionamiento de la entidad como lo son pagos de personal administrativo, servicios públicos, papelería, pólizas, etc. Se hizo una revisión parcial de los comprobantes de egreso verificando únicamente los que involucran descuentos por concepto de en la fuente y el reembolso de caja menor.





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Al igual que para la vigencia 2012, se revisó el pago correcto de las prestaciones sociales, del cual

se hace un análisis más detallado en el aparte correspondiente al análisis de la contratación

dentro del presente informe.

3.2.3. Control interno contable Como resultado de la aplicación de los diferentes componentes que se encuentran en la matriz de evaluación de la gestión fiscal para el control interno contable, se conceptúa que la entidad obtuvo una calificación adecuada. Se debe mejorar en aquellas actividades que se encuentran en riesgo alto y mediano con el fin de generar información contable confiable, comprensible y relevante, en procura de lograr una gestión eficiente, transparente, de control a los recursos públicos y rendición de cuentas. DEBILIDADES:

No se realizan conciliaciones de cuentas bancarias inactivas a diciembre 31 de 2012.

La declaración de retención en la fuente por el periodo 12 de 2012 no se presenta dentro de las fechas estipuladas por la DIAN, por lo que se deben pagar sanciones e intereses de mora.

No se tiene control total sobre los activos totalmente depreciados.

Digitación manual en Excel para el cálculo de la depreciación de los bienes, pues no se cuenta con un módulo integrado al software contable para el cálculo automático de esta.

No se verifican que los pagos de aportes parafiscales estén cumpliendo con los valores estipulados por la ley.

FORTALEZAS

No obstante de las debilidades mencionadas se logran identificar e incorporar a los registros contables todos los hechos económicos derivados de las operaciones de ingresos, esta es una fortaleza para el resultado final del producto contable en cuanto a su confianza.

Existe una adecuada interpretación sobre la coherencia entre el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública y el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad para registrar todos los hechos económicos realizados por la institución.

El Plan de Cuenta adoptado por la Institución se ajusta al Catálogo General de Cuentas emanado de la Contaduría Pública General de la Nación y actualizado según la última versión publicada por la Contaduría General de la Nación.

Los estados financieros son elaborados de acuerdo con los postulados y normas de las entidades Estatales, por cuanto la información está debidamente registrada de conformidad con el Plan General de Contabilidad Pública.

Es necesario tener presente que la Empresa Matadero de Tunja en Liquidación, debido al proceso de liquidación no cuenta con los funcionarios idóneos ni suficientes para adelantar el proceso de control interno contable y éste recae en los dos funcionarios de planta y la contadora pública. Es necesario recordar que el proceso de control interno contable cobra mayor importancia en los actuales procesos de liquidación, pues se debe garantizar el adecuado manejo de los recursos.





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3.2.4. RENDICIÓN DE LA CUENTA Se procedió a verificar la información presentada a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja “SIRECT”, y la reportada en los estados financieros en cuanto a las cuentas bancarias con que cuenta la empresa, encontrando lo siguiente:

CTA

CONTABLE BANCO VR LIBROS VR SIA

111005-010 BOGOTÁ 7.607.974,86 7.607.974,86

111005-012 BANCAFE 180.246,17

111005-15 SUPERIOR 110.369,60

111005-6306 BANCOOMEVA 103.171.710,09 103.171.710,09

111005-7420 BBVA 253.292.212,00 253.292.212,00

111006-071 GRANAHORRAR 35.946,88

111006-100 BBVA 289.204.560,00 289.204.560,00

111006-201 BANCOOMEVA 54.011,34 54.011,34

111006-90 BOGOTA 5.807.742,51 5.807.742,51

TOTAL 659.464.773,45 659.138.210,80

OBSERVACIÓN No.13 Se evidencia que no se informa sobre la totalidad de las cuentas bancarias con que cuenta la Empresa, puesto que se relacionan 8 cuentas para un saldo de $659.138.210,80, quedando 3 cuentas por informar, presentándose una diferencia de $326.562,65, entre lo reportado al SIA en el formato F_03_cdn_bancos2012 y lo que se encuentra en los libros contables. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Se acepta la observación sin embargo como se comentó en las observaciones anteriores referentes a los bancos cabe notar que son cuentas que aparecen contablemente y que para subir la información al SIRECT se toma como referente la información de tesorería, aunque piden saldos contables estos se solicitaron únicamente de las cuentas activas y a nombre de la empresa en liquidación. Además vale resaltar que estas cuentas se encuentran inactivas desde antes del 2010 y por tanto se viene adelantando las gestiones para aclarar si cuentan con saldo, si no son recursos de terceros o si ya las entidades financieras las cancelaron por inactividad. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: La respuesta confirma la observación, por tanto esta se mantiene como hallazgo administrativo y debe ser tenida en cuenta para plan de mejoramiento.





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3.3. PRESUPUESTO La Contraloría Municipal de Tunja dentro del proceso de Auditoría Fiscal realizó el análisis al presupuesto de Rentas y Gastos de la Empresa Matadero de Tunja en liquidación, con el fin de evaluar la ejecución presupuestal conforme a la información contenida en la rendición de la cuenta anual consolidada para la vigencia 2012. Igualmente se verificó la asignación presupuestal de ingresos y gastos y los movimientos efectuados al mismo en las vigencias 2012 y 2013 (a junio) y que están representados en los siguientes actos administrativos: 3.3.1. Vigencia 2012 - Acuerdo No. 001 del 16 de Marzo de 2012, Por medio del cual se aprueba el proyecto de presupuesto de ingresos y gastos para la Empresa Matadero de Tunja en liquidación para la vigencia 2012, por quinientos cuarenta y dos millones ciento cincuenta y cuatro mil cuatrocientos diez pesos M/Cte ($542.154.410) - Resolución No. 001 del 16 de Marzo de 2012, Por medio del cual se fija el presupuesto de ingresos y gastos para la Empresa Matadero de Tunja en liquidación para la vigencia 2012, por quinientos cuarenta y dos millones ciento cincuenta y cuatro mil cuatrocientos diez pesos M/Cte ($542.154.410) - Acuerdo No. 002 del 02 de Octubre de 2012, por medio del cual se aprueba el proyecto de adición al presupuesto ingresos y gastos para la Empresa Matadero de Tunja en liquidación para la vigencia 2012, por novecientos millones de pesos M/Cte ($900.000.000). - Resolución No. 007 del 30 de Octubre de 2012, por medio del cual se adiciona al presupuesto ingresos y gastos para la Empresa Matadero de Tunja en liquidación para la vigencia 2012, por novecientos millones de pesos M/Cte ($900.000.000). - Resolución No. 086 del 28 de Diciembre de 2012, por medio del cual se consolida las cuentas por pagar de la Empresa Matadero de Tunja en liquidación para la vigencia 2012. De acuerdo a lo anterior se establece que las fuentes de financiación para la Empresa Matadero de Tunja en Liquidación corresponden a transferencias del Municipio de Tunja. En cumplimiento de normas y procedimiento en el manejo presupuestal y determinar la consistencia y coherencia de la información reportada, se procedió a realizar el análisis

presupuestal para la vigencia 2012, presentando el siguiente comportamiento:

VIGENCIA PRESUPUESTO

INICIAL MODIFICACIONES

PRESUPUESTO DEFINITIVO

TOTAL EJECUTADO

% EJECUTADO

SALDO POR

EJECUTAR

% POR

EJECUTAR

ADICIONES REDUCCIÓN

2012 542.154.410 900.000.000

1.448.683.627,00 1.448.683.627,00 100.00 0.0 0.0 Nota: se aclara que el presupuesto definitivo corresponde a la apropiación inicial de $1.442.154.410 más los rendimientos financieros por valor de $$6.529.217, para un total de total de $1.448.623.62





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De esta manera se procedió a efectuar la evaluación a la ejecución presupuestal de la siguiente manera:

3.3.1.1. Presupuesto de ingresos Los ingresos percibidos por la Empresa Matadero de Tunja en liquidación para la vigencia 2012 y lo transcurrido del 2013 provienen básicamente de las transferencias para el proceso de liquidación girados por la Alcaldía Mayor de Tunja.

El presupuesto de INGRESOS presentó una asignación definitiva de $1.442.154.410, y adicionando la suma de $6.529.217, correspondiente a rendimientos financieros se establecería una asignación definitiva total de $1.448.623.62 que corresponden al 100.00% del valor presupuestado, con base en el valor ejecutado se presenta un análisis a las variaciones más representativas:

IDENTIFICACIÓN PRESUPUESTAL PRESUPUESTO EJECUTADO %

CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEFINITIVO 2012 EJECUCIÓN

1 INGRESOS 1.448.683.627.00 1.448.683.627,00 100.00

1.8.0.2.1 Disponibilidad inicial otras transferencias 42.154.410,00 42.154.410,00 100.00

1.2.1.2. Otras transferencias 1.400.000.000,00 1.400.000.000,00 100.00

1.2.3.5. Intereses 6.529.217,00 6.529.217,00 100.00

Rubro 1. INGRESOS. El presupuesto presentó una asignación definitiva de $1.442.154.410 y adicionando la suma de $6.529.217, correspondiente a rendimientos financieros se establecería una asignación definitiva total de $1.448.623.62, para un valor ejecutado de $1.448.623.627, valor ejecutado que asciende a 100.00% del valor presupuestado,





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Rubro 1.8.0.2.1. Disponibilidad inicial otras transferencias. Presentó una asignación definitiva de $42.154.410,00, para un valor Ejecutado de $42.154.410,00, que corresponden al 100% del valor presupuestado. Rubro 1.2.1.2. Otras transferencias. Presentó una asignación definitiva de $1.400.000.000,00, para un valor Ejecutado de $1.400.000.000,00 que corresponden al 100% del valor presupuestado. Rubro 1.2.3.5. Intereses. Se adiciona la suma de $6.529.217, correspondiente a rendimientos financieros, que se incluyen dentro del presupuesto de ingresos. 3.3.1.2. Presupuesto de gastos Por gastos se realizan todos los pagos relacionados con el funcionamiento y gastos generales de la Empresa como lo son pagos de personal administrativo, servicios públicos, papelería, contratos de mantenimiento de infraestructura, pólizas, etc. y en la vigencia 2012, presentó el siguiente comportamiento:




TOTAL EJECUTADO

% EJECUTADO

SALDO POR EJECUTAR

% POR

EJECUTAR


2012 542.154.410 900.000.000

1.442.154.410 823.591.573,00 57.11 618.562.837,00 42.89

El presupuesto de GASTOS presentó una asignación definitiva de $1.442.154.410, para un valor ejecutado de $823.591.573,00 que corresponden al 57.11% del valor presupuestado. Con base en el valor ejecutado se presente un análisis a las variaciones más representativas:

IDENTIFICACION PRESUPUESTAL PRESUPUESTO EJECUTADO %

CODIGO DESCRIPCION DEFINITIVO 2012 EJECUCION

A GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 1.442.154.410,00 823.591.573,00 57.11

A.1. GASTOS DE PERSONAL 1.399.477.991,00 811.606.525,00 44.34|

A.1.1. SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS NOMINA 1.072.844.319,.00 532.372.273,00 49.62

A.1.2 SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS 82.449.000.00 82.449.000,00 100.00

A.1.3 CONTR. INHERTES NOMINA SEC. PRIV 148.161.763,00 132.024.543,00 89.10

A.1.4 CONTR. INHERTES NOMINA SEC. PUBL. 96.022.909,00 64.760.709,00 67.44

A.2. GASTOS GENERALES 42.676.419,00 11.985.048,00 28.08





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A.2.1. ADQUISICIÓN BIENES 9.000.000,00 4.336.100,00 48.17

A.2.2 ADQUISICION SERVICIOS 28.676.419,00 7.648.948,00 26.67

A.2.3. PASIVO ADQUISICION SERVICIOS 5.000.000,00 0 0

A.3. TRANSFERENCIAS 0 0 0

Rubro A. Gastos de funcionamiento. El presupuesto presentó una asignación definitiva de $1.442.410, para un valor ejecutado de $823.591.573,00 que corresponden al 57.11% del valor presupuestado. Rubro A.1. Gastos de personal. Presentó una asignación definitiva de $1.399.477.991, para un valor ejecutado de $811.606.525 que corresponden al 44.34% del valor presupuestado. Rubro A.2. Gastos generales: Presupuesto Definitivo $42.676.419 se ejecutó la suma de $11.985.048,00 que corresponde al 28.08%, valor presupuestado. Rubro A.3. Transferencias: Presupuesto Definitivo $0, 3.3.1.3. Adiciones presupuestales Al presupuesto inicial para la vigencia 2012, se le realizó un (1) movimiento presupuestal de adición con su respectivo acto administrativo, relacionado de la siguiente manera:

Adición No. de Resolución Fecha Valor

1 007 30 de 0ctubre 2012 $900.000.000,00

TOTAL 900.000.000,00





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Resolución No. 007 del 30 de octubre de 2012, artículo 1º se hace una adición presupuestal al presupuesto de Ingresos, Rubro 1.2.1.2 Otras transferencias del nivel municipal, por valor de $900.000.000,00 y en el artículo segundo se adiciona al presupuesto de Gastos para Funcionamiento de la siguiente manera: Gastos de personal, Rubro A.1. Por valor de $888.587.123,00, Gastos Generales y Rubro A.2. por valor de $11.412.877,00. 3.3.2. Vigencia 2013

- Acuerdo No. 002 del 31 de Enero de 2013, Por medio del cual se aprueba el proyecto de presupuesto de ingresos y gastos para la Empresa Matadero de Tunja en liquidación para la vigencia 2013, por Seiscientos treinta y un millones ochocientos setenta y un mil ciento noventa y nueve pesos M/legal ($631.871.199,00). - Resolución No. 001 del 01 de febrero de 2013, Por medio del cual se fija el presupuesto de ingresos y gastos para la liquidación y supresión de la Empresa Matadero de Tunja en liquidación para la vigencia 2013, por Seiscientos treinta y un millones ochocientos setenta y un mil ciento noventa y nueve pesos M/legal ($631.871.199,00). De acuerdo a lo anterior se establece que las fuentes de financiación para la Empresa Matadero de Tunja en Liquidación corresponden a transferencias del Municipio de Tunja.

3.3.2.1. Presupuesto de ingresos Los ingresos percibidos por la Empresa Matadero de Tunja en liquidación para la vigencia 2012 y lo transcurrido del año 2013, provienen de las transferencias que el Municipio de Tunja le hace para el proceso de liquidación.

El presupuesto de INGRESOS para el año 2013 presentó una asignación definitiva de $631.871.199, para un valor ejecutado a 26 de junio de 2013 de $527.370.004 que corresponden al 83.46% del valor presupuestado, con base en el valor ejecutado se presenta un análisis a las variaciones más representativas:

IDENTIFICACIÓN PRESUPUESTAL PRESUPUESTO EJECUTADO %

CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEFINITIVO 2013 A JUNIO 30 EJECUCIÓN

1 INGRESOS 631.871.199,00 631.871.199,00 100.00

1.8.0.2.1 Disponibilidad inicial otras transferencias 631.871.199,00 631.871.199,00 100.00

1.2.1.2. Otras transferencias 0,00 0,00 100.00

1.2.3.5. Intereses 0,00 0,00 .0.00

Rubro 1. INGRESOS. El presupuesto presentó una asignación definitiva de $631.871.199, para un valor ejecutado de $631.871.199 que corresponden al 100% del valor presupuestado.





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Rubro 1.8.0.2.1. Disponibilidad inicial otras transferencias. Presentó una asignación definitiva de $631.871.199, para un valor ejecutado de $631.871.199 que corresponden al 100% del valor presupuestado. 3.3.2.2. Presupuesto de gastos Por gastos se realizan todos los pagos relacionados con el funcionamiento y gastos generales de la Empresa como lo son pagos de personal administrativo, servicios públicos, papelería, contratos de mantenimiento de infraestructura, pólizas, etc. y en la vigencia 2013 a 30 de junio, presentó el siguiente comportamiento:




TOTAL EJECUTADO

% EJECUTADO

SALDO POR EJECUTAR

% POR

EJECUTAR


2013 631.871.199,00 0,00

631.871.199,00 549.274.291 86.93 82.596.908 13.07

El presupuesto de GASTOS presentó una asignación definitiva de $631.871.199, para un valor ejecutado de $549.274.291 que corresponden al 86.93% del valor presupuestado. Con base en el valor ejecutado se presente un análisis a las variaciones más representativas.

IDENTIFICACION PRESUPUESTAL PRESUPUESTO EJECUTADO %

CODIGO DESCRIPCION DEFINITIVO 2013 A JUNIO 26 EJECUCION

A GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 631.871.199,00 549.274.291,00 86.92

A.1. GASTOS DE PERSONAL 546.052.000,00 477.247.885,00 87.39

A.1.1. SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS NOMINA 387.721.790,00 347.523.704,00 89.63

A.1.2 SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS 59.000.000.00 58.100.000,00 98.47

A.1.3 CONTR. INHERTES NOMINA SEC. PRIV 55.791.240,00 39.650.536,00 71.06

A.1.4 CONTR. INHERTES NOMINA SEC. PUBL. 43.538.970,00 31.973.645,00 73.43

A.2. GASTOS GENERALES 62.500.000,00 58.718.044,00 93.94

A.2.1. ADQUISICIÓN BIENES 4.000.000,00 2.970.900,00 74.27

A.2.2 ADQUISICION SERVICIOS 54.400.000,00 51.647.144,00 94.93

A.2.3. PASIVO ADQUISICION SERVICIOS 4.100.000,00 4.100.000,00 100.00

A.3. TRANSFERENCIAS 0 0 0





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Rubro A. Gastos de funcionamiento. El presupuesto presentó una asignación definitiva de $631.871.199, para un valor ejecutado de $549.274.291 que corresponden al 86.92% del valor presupuestado. Rubro A.1. Gastos de personal. Presentó una asignación definitiva de $546.052.000,00, para un valor Ejecutado de $477.247.885,00 que corresponden al 87.39% del valor presupuestado. Rubro A.2. Gastos generales: Presupuesto Definitivo $62.500.000,00 se ejecutó la suma de $58.718.044 que corresponde al 93.94%, valor presupuestado. Rubro A.3. Transferencias: Presupuesto Definitivo $0, 3.3.2.3. Traslados presupuestales La Auditoría procedió a verificar la ejecución presupuestal, teniendo en cuenta los Acuerdos de la Junta Directiva con la cual se aprueba el presupuesto, acuerdos y resoluciones de adiciones, reducciones, créditos y contracréditos, ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos mensualizados, que rige a la Empresa Matadero de Tunja, entre otros documentos teniendo en cuenta la información presentada a la Contraloría Municipal de Tunja para la vigencia 2012, de la siguiente manera: Al presupuesto inicial para la vigencia 2013, se presentó un (1) movimiento presupuestales de traslado, de la siguiente manera:

Traslado No. de Resolución Fecha No. Movimientos Valor

1 042 06 de Junio 2013 1 $25.938.124

Traslado No. 1. Realizado mediante Resolución No. 042 del 06 de Junio de 2013: En el artículo primero se contracredita del Rubro: A. Gastos de Funcionamiento $25.938.124, distribuidos así rubro presupuestal A.1. Gastos de personal, $25.038.124 y A.2. Gastos generales $900.000,00, para acreditarse al rubro presupuestal: A. Gastos de Funcionamiento, A.1. Gastos de personal, $25.938.124, distribuidos así: Subrubros A.1.1. Servicios personales asociados a la nómina $7.268.334, A.1.3. Contribuciones inherentes a la nómina sector privado $8.208.760 y A.1.4. Contribuciones inherentes a la nómina sector público $9.561.030. 3.3.3. Gestión presupuestal reportada mediante el sistema de rendición electrónica de cuentas. El proceso de control fiscal se inicia con la revisión de la cuenta, mediante este sistema se evalúa la eficiencia, eficacia, equidad y economía con que los sujetos de control realizan sus funciones, permitiendo analizar, conceptuar y opinar sobre los resultados de la gestión en la vigencia auditada. En este análisis se procede a verificar la información presupuestal reportada mediante el aplicativo del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT- correspondiente a la rendición de cuentas de la vigencia 2012, contenidas en el FORMATO 201214_F06_AGR.FMT Y LOG EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS, FORMATO





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201114_F07_AGR.FMT Y LOG EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS y FORMATO 201114_F07_AGR_RELACION DE PAGOS.xls; igualmente FORMATO 201114_F8A_AGR.FMT Y LOG Mod. Al Presupuesto de ingresos y FORMATO 201114_F07_AGR.FMT Y LOG Mod. Al Presupuesto de gastos; asimismo el FORMATO 201114_F10_AGR.FMT Y LOG Ejecución Reserva Presupuestal, cumpliendo las formalidades establecidas por la Contraloría Municipal de Tunja mediante la Resolución No. 020 del 31 de enero de 2011, a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT-. ANÁLISIS PRESUPUESTAL: VIGENCIA 2012 En la ejecución del presupuesto de INGRESOS para la vigencia 2012 corresponde a la suma de $1.442.154.410,00 rubros 1.8.0.2.1. Disponibilidad inicial otras transferencias la suma de $42.154.410,00, otras trasferencias rubro 1.2.1.2. el presupuesto suma $1.400.000.000,00, de los cuales se toman $500.000.000,00 están incluidos en el presupuesto inicial y se adicionan $900.000.000,00, de los cuales $611.426.749,00 se reportan en el mes de noviembre y $288.573.251,00 en el mes de diciembre. El presupuesto de GASTOS presentó una asignación definitiva de $1.442.154.410,00, para un valor ejecutado de $823.591.573,00 que corresponden al 57.11% del valor presupuestado, de los cuales particularmente se están cancelando las obligaciones del personal de planta de la empresa correspondiente a la vigencia 2012 por concepto de gastos de servicios personales con un valor ejecutado de 98.54% y los gastos generales que corresponden al 1.46%. VIGENCIA 2013 Teniendo en cuenta lo establecido en el Acuerdo No. 002 del 31 de Enero de 2013 y la Resolución No. 001 del 01 de febrero del mismo, por medio del cual se aprueba el proyecto de presupuesto de ingresos y gastos para la liquidación y supresión para la Empresa Matadero de Tunja en liquidación para la vigencia 2013, por seiscientos treinta y un mil ciento ochocientos setenta y un mil ciento noventa y nueve pesos M/legal ($631.871.199,00).

OBSERVACIÓN No. 14 Las transferencias de recursos por parte del Municipio de Tunja a la Empresa Matadero de Tunja en Liquidación, correspondiente a adiciones, NO se está relacionando en la ejecución del presupuesto en el mismo mes de expedición del acto administrativo, por el contrario se relacionan en diferentes meses. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Si bien es cierto en el acto administrativo de adiciones para la vigencia 2012, específicamente en lo referente a la transferencia de $900.000.000 de pesos, el no relacionarse en la ejecución dentro de





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la fecha o mes del acto administrativo no quiere decir que se esté violando la norma presupuestal, más aun cuando los recursos si bien es cierto fueron aprobados por el acto administrativo no fueron puestos en las arcas de la Empresa en Liquidación en la fecha de aprobación sino que se restringió el giro correspondiente a las indemnizaciones tal y como consta en los extractos Bancarios, por lo cual simplemente se contabilizo y se registró presupuestalmente conforme la fecha real del ingreso en la ejecución (Anexo extractos para verificación del giro). PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se establece que si bien se registró presupuestalmente conforme a la fecha real del ingreso en la ejecución, se debe tener en cuenta el acto administrativo que para tal fin se emitió y que está legalizando la adición, independientemente de cómo se establecieron y/o se efectuaron los giros o como se iban a ejecutar estos recursos, por tal razón, la respuesta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 15 Las adiciones por concepto de rendimientos financieros se están adicionando al presupuesto de ingresos en los meses de junio $4.116.398, septiembre $758.577, octubre $167.609, noviembre $729.149 y diciembre $757.484, para un total de $6.529.217, pero NO se encuentran los actos administrativos de adición de estos recursos. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA Al respecto se manifiesta que el hecho de que aparezcan ejecutados los ingresos por concepto de rendimientos financieros no quiere decir que estos se hayan adicionado por cuanto el presupuesto inicial es uno y esto es un superávit de ejecución toda vez que estos recursos van ingresando a medida que son reconocidos por los bancos pero de igual forma si se observa con detenimiento estos no hacen parte del presupuesto toda vez que quien debe establecer si se adicionan o se devuelven a la administración Central está en cabeza del COMFIS y por tanto no se puede disponer de estos hasta que se defina, ya que el señor Tesorero Municipal ha requerido la devolución de los mismos a las arcas del Municipio, así las cosas dichos recursos serían un superávit para la Empresa o en su defecto ingresos para el Municipio, pero lo que sí es claro es que se deben reflejar tanto presupuestalmente como contablemente por razonabilidad y principios tanto contables como presupuestales (Anexo solicitud). PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se acepta la explicación dada, por tal razón se levanta la observación.





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OBSERVACIÓN No. 16 En el formato F_07 se repiten dos columnas denominadas: (D) compromisos registro presupuestal, (D) obligaciones y (D) pagos, a la vez NO aparece la columna de presupuesto definitivo. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA Hasta donde tengo entendido y observando el formulario la columna de presupuesto definitivo no se encuentra dentro del mismo y la verdad no es muy entendible la observación toda vez que lo único que se ha hecho es alimentar con la información que este formato requiere, por lo que no fue muy comprensible en cuanto a que columnas se repiten, si este formulario es diseñado por la Contraloría y lo único que se hace es digitar y subir la información de acuerdo al formato establecido y de ser requerido sería bueno que se comentara y se clarificara esto con los administradores del portal. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se acepta la explicación dada, por tal razón se levanta la observación.

3.4. PLANTA DE PERSONAL Y PROCESO DE LIQUIDACION DE LA EMPRESA MATADERO DE TUNJA EN LIQUIDACION 3.4.1. Gerentes liquidadores Durante la vigencia 2010 y 2011, cuando se efectúa el cierre de la Empresa Matadero de Tunja, continúa como gerente de la misma el Dr. WILFREDO RAMIREZ, hasta el 8 de abril de 2011, cuando fue remplazado por la Dra. MARÍA FERNANDA SANDOVAL BORDA, quien estuvo al frente de la Empresa hasta el 27 de junio de 2011. La Empresa Matadero de Tunja, mediante Decreto 0228 de 28 de junio de 2011 termina el encargo de la Dra. MARÍA FERNANDA SANDOVAL BORDA y se hace el nombramiento del Dr. MAURICIO ARTURO RODRÍGUEZ YANQUEN, como gerente liquidador de la Empresa Matadero del Municipio de Tunja

Mediante Decreto 0012 de 18 de enero de 2012, la Alcaldía Mayor de Tunja nombra a la Dra. ELMA YOLANDA GÓMEZ VILLAMARÍN gerente liquidadora de la Empresa de Matadero del Municipio de Tunja. Mediante Decreto 0214 de 2012 de 24 de junio de 2012 el Alcalde Mayor de Tunja nombrar a la Dra. MERCY JOHANA ABRIL SOTOMONTE como gerente liquidadora de la Empresa Matadero de Tunja.





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GERENTES LIQUIDADORES DECRETO DE

NOMBRAMIENTO FECHA DE

NOMBRAMIENTO

WILFREDO RAMIREZ 05 AGOSTO DE 2011

MARIA FERNANDA SANDOVAL BORDA 08 DE ABRIL DE 2011

MAURICIO ARTURO YANQUEN 0228 DE 2011 28 JUNIO DE 2011

ELMA YOLANDA GÓMEZ VILLAMRIN 0017 DE 2012 18 ENERO DE 2012

MERCY JOHANA ABRIL 0214 DE 2012 24 JUNIO DE 2012

En cuanto a la Gestión realizada por los liquidadores de la Empresa Matadero de Tunja solo hasta el 28 de diciembre de 2012, entre otros aspectos, se adelantó el proceso de liquidación de los empleados tanto administrativos como operativos, quienes laboraron hasta el 1° de febrero de 2013, permitiendo que las obligaciones siguieran creciendo día tras día. Durante el tiempo comprendido entre el 1° de enero de 2012 hasta el 30 de junio de 2013, objeto de la presente auditoría a los Gerentes de la Empresa y Gerentes liquidadores anteriores a la actual gerente, se les pagan sus salarios y sus gastos de representación completos a pesar de no haber cumplido el cometido de lograr la liquidación para lo cual fueron nombrados, estos pagos se incluyen con las nóminas cuantificadas en el capítulo siguiente de Costos de Liquidación. 3.4.2. Personal de planta y/o contrato de la empresa La Empresa Matadero de Tunja en liquidación durante la vigencia 2012 y lo transcurrido del 2013 (a 30 de Junio) para desarrollar su misión contó con funcionarios de planta, personal supernumerarios y personal suministrado. A continuación se muestran los cargos de planta existentes para la vigencia estudiada:

NIVEL DIRECTIVO

AÑOS 2012 y 2013

NIVEL DIRECTIVO

Gerente 1

NIVEL PROFESIONAL

Médico Veterinario 1

Tesorero General 1

NIVEL TÉCNICO

Secretaria 1

Auxiliar administrativo 1

Almacenista 1

NIVEL ASISTENCIAL

Coordinador 1

Manipulador 10

Conductor 2

Celador 3

TOTAL FUNCIONARIOS DE PLANTA 22





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La Empresa Matadero de Tunja para las vigencias estudiadas contó con el siguiente número de personal de planta y personal contratado como contratos de prestación de servicios:

VIGENCIAS 2012 y 2013

Personal de Planta 22

Personal Contratado 2

En valores se presentan los siguientes resultados:

CONCEPTO 2012 2013 TOTAL

PERSONAL DE PLANTA 532.372.273 347.523.704 879.895.977

SERV. PERSONALES INDIRECTOS 82.449.000 58.100.000 140.549.000

TOTAL 614.821.273 405.623.704 1.020.444.977

3.4.3. Proceso de liquidación 3.4.3.1. Actos administrativos proceso de liquidación - Acuerdo Municipal No. 015 del 20 de junio de 2011. “Por medio de la cual se otorgan facultades al Alcalde Mayor de la ciudad de Tunja para trasladar recursos, suprimir y liquidar la Empresa industrial y Comercial del Estado denominado Matadero de Tunja y se le autoriza realizar operaciones de crédito hasta por la suma de quinientos millones de pesos M/cte ($500.000.000). Mencionadas autorizaciones se deberían realizar dentro de los seis (6) meses siguientes a la sanción del acuerdo”. - Decreto No. 0238 de 29 de junio de 2011. La Alcaldía Mayor de Tunja ordena adelantar el proceso administrativo de supresión y liquidación de la Empresa Industrial y comercial del Estado denominado ¨Empresa Matadero de Tunja¨ fijando como duración del proceso de liquidación y terminación de la existencia legal de la entidad hasta el 15 de diciembre de 2011. - Acuerdo Municipal No. 001 del 01 de marzo de 2012. “Por medio de la cual se otorgan facultades al Alcalde Mayor de la ciudad de Tunja para continuar y culminar con el procedimiento de supresión y liquidación de la Empresa industrial y comercial del Estado denominado Matadero de Tunja, adicionar y trasladar recursos para cumplir el fin planteado” y autoriza al Alcalde Mayor de Tunja para que realice traslados y adiciones al presupuesto 2012 por la suma de mil quinientos millones de pesos M/cte ($1.500.000.000) con destino a la liquidación de la empresa, con fecha limite 30 de junio de 2012. - Decreto No. 0097 de 05 de marzo de 2012. La Alcaldía Mayor de Tunja dispone continuar y culminar con el proceso de supresión y liquidación de la Empresa Industrial y comercial del Estado denominado “Empresa Matadero de Tunja” fijando como duración del proceso de liquidación y terminación de la existencia legal de la entidad hasta el 30 de junio de 2012. - Acuerdo Municipal No. 022 de 14 de septiembre de 2012. “Por medio de la cual se autoriza al Alcalde mayor de la Ciudad de Tunja para continuar y culminar con el proceso de liquidación de la Empresa Industrial y Comercial del Estado del orden municipal denominada Matadero de Tunja dando como fecha para culminar el proceso 31 de agosto de 2013”.





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- Decreto No. 0360 de 01 de octubre de 2012. “Por el cual se ordena continuar y culminar el procedimiento de supresión y liquidación del Matadero el cual deberá concluir a más tardar el 31 de agosto de 2013”. Aquí se establece que entre un acto administrativo y otro se pierden tiempos en los cuales la Empresa en liquidación diariamente incurre en costos laborales y de otras índoles que hacen de éste, un proceso costoso para el Municipio de Tunja. De igual forma existiendo los actos administrativos dando facultades y ordenando lo pertinente para la liquidación, se detectó que se dejaron vencer los términos sin que se vieran avances en el proceso de liquidación, coadyuvando de esta manera a incrementar los costos de la misma. Dentro del trabajo de auditoría se estableció que la liquidación de la Empresa Matadero de Tunja inicia su proceso prácticamente desde el 24 de junio de 2012, fecha en la que se posesiona como Gerente Liquidadora la Doctora MERCY JOHANA ABRIL SOTOMONTE, después de transcurridos dos (2) años, proceso que se debería haber cumplido a cabalidad dentro de las fechas inicialmente pactadas.

OBSERVACIÓN No. 17 El proceso de liquidación ha venido presentando unos atrasos significativos tomando como base el Acuerdo Municipal No. 015 del 20 de junio de 2011, donde las facultades mencionadas se establecían para un periodo de seis (6) meses siguientes a la sanción del Acuerdo. Asimismo el Decreto No. 0238 de 29 de junio de 2011, fijaba como duración del proceso de liquidación y terminación de la existencia legal de la entidad hasta el 15 de diciembre de 2011 y mediante Acuerdo Municipal No. 001 del 01 de marzo de 2012 con su Decreto No. 0097 de 05 de marzo de 2012, se prorrogó nuevamente, fijándose como duración del proceso de liquidación y terminación de la existencia legal de la entidad hasta el 30 de junio de 2012. Por otra parte mediante Acuerdo Municipal No. 022 de 14 de septiembre de 2012 y Decreto No. 0360 de 01 de octubre de 2012, se establecía que el proceso deberá concluir a más tardar el 31 de agosto de 2013. Así las cosas el proceso ha tenido una demora de tres (3) años, desde el momento de darse las facultades para iniciar y culminar el procedimiento. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Como bien han podido narrar el resumen de lo que ha sido el proceso, tampoco es menos cierto que si se estudian los Proyectos de Acuerdo, la gran dificultad constante ha sido la falta de Recursos, ya que inicialmente se autorizó recursos del crédito lo que según manifestaciones de la Secretaria de Hacienda Municipal y los diferentes actuantes de la Administración Central no fue posible toda vez que aunque se gestionó y se alcanzó a tener aprobaciones de crédito, esto no fue posible por cuanto la Supresión y Liquidación de la Empresa no se encontraba dentro del plan de Desarrollo y esto obviamente obligo a la Administración a Realizar esfuerzos presupuestales y fiscales, como podrá observarse en los diferentes actos que se hayan dictado al Respecto, además de la tramitología que también hace que se retrase el proceso, importante también es decir que para poder liquidar al personal se requería de la disponibilidad de recursos y esto ha sido uno de los puntos más traumáticos por cuanto la asignación de los recursos depende de la Administración Central y de la





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disponibilidad presupuestal ya que los activos y recursos de la Empresa no Dan para suplir los costos y gastos del proceso. Sin embargo cabe notar que de los tres años mencionados durante lo transcurrido por la Actual Administración, se ha adelantado con gran esfuerzo y sobre todo con responsabilidad de tal forma que ya se ha logrado disminuir la mayor parte de generación de erogaciones como lo era lo no liquidación del personal y así mismo la mayor parte de etapas se han adelantado en manos del actual Gerente Liquidador, tal y como se reconoció en el informe Final de la Auditoria a la vigencia 2011. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se establece que si bien es cierto las demoras en el proceso obedece entre otras causas a la falta y/o disponibilidad de recursos, no estar incluido el proceso dentro de un Plan de Desarrollo, tramitologías, entre otros y que a la fecha el proceso lleva un avance significativo, también es cierto que ya ha transcurrido un tiempo prudencial desde su inicio con la expedición del acto administrativo de facultades para realizar el proceso de liquidación, donde estas se establecían para un periodo de seis (6) meses siguientes a la sanción del Acuerdo y se fijaba como duración del proceso de liquidación y terminación de la existencia legal de la entidad hasta el 15 de diciembre de 2011, toda vez en la expedición de los actos administrativos debe tenerse en cuenta unos estudios concienzudos, aplicables dentro del principio de planeación, toda vez NO se puede actuar a la ligera por sólo hecho de establecer unas fechas, que a la final NO van a cumplir, y si van a retrasar el proceso, por tal razón la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento. De igual manera la Contraloría Municipal de Tunja mediante oficio A.F. 0987 del 29 de agosto de 2013 emitió función de advertencia la cual se hace sin perjuicio del control posterior, así como de los traslados a que haya lugar por hallazgos de tipo fiscal, disciplinario o penal, resultado de un proceso auditor, que se realizará sobre el cumplimiento de las acciones que tome la Alcaldía Mayor de Tunja y la Gerente Liquidadora de la Empresa Matadero de Tunja, para que se implemente de carácter urgente las medidas idóneas y pertinentes que garanticen la agilidad del proceso y se promulguen los actos administrativos de liquidación, dado que se detectó que se dejaron vencer los términos sin que se observen los avances en el proceso de liquidación, generando de esta manera incremento en los costos de la misma, toda vez que la Empresa en Liquidación diariamente incurre en costos laborales y de otra índole que hacen de éste, un proceso costoso para el Municipio de Tunja, requiriendo a la Administración Municipal de Tunja y a la Empresa Matadero de Tunja en liquidación, para que en un término no mayor de diez (10) días hábiles se pronuncien sobre las acciones que se tomarán para evitar la dilación en la liquidación de dicha Empresa.

3.4.3.2. Pagos laborales Con el fin de efectuar el proceso de liquidación correspondiente a los pagos e indemnizaciones a que tenían derecho los trabajadores oficiales y empleados públicos que laboraron en la Empresa Matadero de Tunja se realizó contrato de prestación de servicios profesionales No. 008 de 2012, suscrito entre la Empresa Matadero de Tunja en liquidación y el abogado SIMON CASTRO BENITEZ, quien efectúo sus labores entre el 22 de noviembre y el 28 de diciembre de 2012, fecha en la cual presentó informe de actividades, dentro de las cuales se establece:





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1. Realización de estudio jurídico de las historias laborales de cada trabajador de acuerdo con la normatividad vigente. 2. Revisión y ajuste de las liquidaciones e indemnizaciones discriminadas en forma individual. 3. Revisión y ajuste de la resolución por medio de la cual se ordena el pago y liquidación de los trabajadores oficiales. 4. Revisión y ajuste de cada resolución por medio de la cual se reconoce y ordena el pago y liquidación de los trabajadores oficiales. El proceso liquidador como cuantificación del pasivo una vez agotadas todas las consultas jurídicas en cuanto a la normatividad aplicable más exactamente en lo que se refiere a las liquidaciones laborales e indemnizaciones a tienen derecho el personal administrativo y operativo de la Empresa, quienes fueron preavisados para recibir la liquidación el 1° de febrero de 2013. Durante la vigencia 2012 y lo transcurrido del año 2013 (30 de junio) se efectuaron pago de salarios y prestaciones sociales a los empleados que por esas vigencias de quienes continuaban ejerciendo funciones a pesar de estar cerrada la planta de sacrificio. Para efectos de la cuantificación de estos costos se realizó papel de trabajo con los pagos por concepto de nóminas del periodo antes referido, proporcionalidad de primas de navidad y servicios, pagos de horas extras, recargos nocturnos, intereses proporcionales a las cesantías y el contrato de prestación de servicios para el manejo contable del periodo, relacionados de la siguiente manera:

VIGENCIA 2012

RUBRO CONCEPTO VALOR

A.1.1.1. SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS A LA NOMINA $386.644.729

A.1.1.1.1. Sueldo personal de nomina 241.202.274

A.1.1.1.2. Gastos de representación 2.965.200

A.1.1.1.3. Horas extras, festivos y recargos 15.738.012

A.1.1.1.4. Prima de servicios 12.306.122

A.1.1.1.5. Vacaciones 12.490.972

A.1.1.1.6. Prima de vacaciones 24.052.313

A.1.1.1.7. Prima de navidad 31.735.348

A.1.1.1.8. Subsidio alimentación 8.104.373

A.1.1.1.9. Bonificación tiempo de servicio 22.345.050

A.1.1.1.10. Auxilio de Transporte 11.469.500

A.1.1.1.11. Indemnizaciones laborales 0

A.1.1.1.12. Indemnizaciones por vacaciones 0

A.1.1.1.13. Intereses sobre las cesantías 4.235.565

A.1.1.1.14. Dotación suministro de empleados y trabajadores 0

T O T A L $386.644.729





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De acuerdo a la tabla anterior tomada de la ejecución presupuestal de la vigencia 2012, se puede establecer que el total de los pagos nos refleja una cifra de trescientos ochenta y seis millones seiscientos cuarenta y cuatro mil setecientos veintinueve pesos m/cte. ($386.644.729), cifra determinada en la auditoría como detrimento patrimonial por los pagos realizados en la vigencia 2012. A lo anterior se excluyen los siguientes pagos: Rubro A.1.1.1.4. Prima de servicios: De los $24.612.244 pagados, se toman $12.306.122, toda vez que se está tomando el valor comprendido entre el 1° de enero al 30 de junio de 2012. Los rubros A.1.1.1.11, indemnizaciones laborales y A.1.1.1.12, indemnización por vacaciones, se toma como valor $0, toda vez que éstos corresponderían a derechos adquiridos y en cumplimiento a la ley.

VIGENCIA 2013 (junio 30)

RUBRO CONCEPTO VALOR

A.1.1.1. SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS A LA NOMINA $159.976.3686

A.1.1.1.1. Sueldo personal de nomina 71.302.370

A.1.1.1.2. Gastos de representación 2.226.000

A.1.1.1.3. Horas extras, festivos y recargos 1.631.616

A.1.1.1.4. Prima de servicios 22.309.693

A.1.1.1.5. Vacaciones 0

A.1.1.1.6. Prima de vacaciones 42.730.552

A.1.1.1.7. Prima de navidad 9.072.867

A.1.1.1.8. Subsidio alimentación 1.306.612

A.1.1.1.9. Bonificación tiempo de servicio 7.105.612

A.1.1.1.10. Auxilio de Transporte 1.739.000

A.1.1.1.11. Indemnizaciones laborales 0

A.1.1.1.12. Indemnizaciones por vacaciones 0

A.1.1.1.13. Intereses sobre las cesantías 552.046

A.1.1.1.14. Dotación suministro de empleados y trabajadores 0

T O T A L $159.976.368

De acuerdo con la tabla anterior tomada de la ejecución presupuestal de la vigencia 2013 (a 30 de junio), se puede establecer que el total de los pagos nos refleja una cifra de ciento cincuenta y nueve millones novecientos setenta y seis trescientos sesenta y ocho pesos m/cte ($159.976.368), cifras determinadas en la auditoría como detrimento patrimonial por los pagos realizados en lo transcurrido de la vigencia 2013.

CONCLUSIÓN Para la vigencia 2012 y lo transcurrido del 2013, según el objetivo de la presente auditoría, se concluye que los salarios, las prestaciones sociales, y demás costos y gastos de la Empresa Matadero de Tunja en Liquidación, persisten y siguieron creciendo, por cuanto NO se definió oportunamente la liquidación e indemnización del personal, manteniéndoles a través del tiempo todos sus derechos laborales, aunque no estuvieran cumpliendo con las funciones propias de sus cargos, esto hizo que la carga laboral de la Empresa o más exactamente el Municipio de Tunja, se siga pagando hasta culminar con el proceso de liquidación total, proceso que se efectúo con las notificaciones de los actos administrativos el día 28 de diciembre de 2012 y los pagos que se efectuaron hasta el 1° de





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febrero de 2013, al igual que los seis meses de lo establecido en la Ley 6° de 1945, donde se efectúan pagos por concepto de indemnización por plazo presuntivo a que tenían derecho.

OBSERVACIÓN No. 18 De acuerdo a los datos obtenidos de la ejecución presupuestal de la vigencia 2012 y transcurrido del 2013 a junio 30, se establece que el total de los valores por concepto de pago de personal de planta en el año 2012 fue de $386.644.729 y para lo transcurrido del año 2013 (junio 30) fue de $159.976.368, para un total de quinientos cuarenta y seis millones seiscientos veintiún mil noventa y siete pesos m/cte. ($546.621.097), cifras que se establece como un presunto detrimento patrimonial por los pagos realizados en el periodo objeto de la auditoría, por NO haberse dado cumplimiento a lo establecido en el Decreto No. 0238 de 29 de junio de 2011, donde la Alcaldía Mayor de Tunja ordenaba adelantar el proceso administrativo de supresión y liquidación de la Empresa Industrial y Comercial del Estado denominado ¨Empresa Matadero de Tunja¨ fijando como duración del proceso de liquidación y terminación de la existencia legal de la entidad hasta el 15 de diciembre de 2011. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Referente al presunto detrimento patrimonial le manifiesto en que la misma legalidad del proceso ha causado el atraso de la liquidación definitiva del personal toda vez que la asignación de recursos es la primordial causa de esta mora, por demás los trabajadores apoyados en el Ministerio de Protección Social requerían de estar a paz y salvo por cuanto durante más de 14 meses hubo mora en sueldos, aportes y prestaciones económicas, por lo que se generó también mora debido a que se difirió entre el ministerio y el Departamento de la Función Pública. Es de recalcar que el Actual Gerente liquidador, se posesiono el 12 de junio de 2012 e inicio tramite de obtención de facultades y continuación del proceso de liquidación, las cuales se expidieron mediante acuerdo Municipal en el mes de septiembre y se reglamentaron el primero de octubre de 2012 mediante decreto 0360. Fecha en la que realmente inicia su gestión de liquidación y como es de notarse a 31 de diciembre ya se había notificado el personal, por cuanto los costos y gastos no han sido por causa alguna o descuido de la actual Administración, por demás los costos y gastos son propios del mismo proceso de Liquidación. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se establece que si bien es cierto las demoras en el proceso obedece entre otras causas la asignación de recursos, al igual el estar a paz y salvo con los trabajadores en el pago de sueldos, aportes y prestaciones económicas según las exigencias del Ministerio de Protección Social, entre otros, también es cierto que según se manifiesta el proceso real se inicia a partir del 12 de junio de 2012, con la gestión de liquidación, cuando con la expedición del acto administrativo de facultades para realizar el proceso de liquidación, se establecían para un periodo de seis (6) meses siguientes a la sanción del Acuerdo y se fijaba como duración del proceso de liquidación y terminación de la existencia legal de la entidad hasta el 15 de diciembre de 2011, faltando al principio de planeación, lo que generó que la Empresa





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en liquidación diariamente incurriera en costos laborales y de otras índoles que hacen de éste, un proceso costoso para el Municipio de Tunja, por tal razón la respuesta de la observación por parte de la Entidad se confirman como hallazgos de tipo Administrativo y fiscal.

3.4.3.3. Proceso de liquidación de prestaciones sociales Dentro de los objetivos de la auditoría a la Empresa Matadero de Tunja, se encuentra el de estudiar en forma selectiva la liquidación de los empleados de planta tanto administrativos como operativos, por lo anterior se procedió a solicitar copia de los actos administrativos de liquidación, y los pagos efectuados por los diferentes conceptos. Con base en la Resolución No. 063 del 26 de Diciembre de 2012. “Por medio de la cual se declaran terminadas las relaciones laborales de los servidores públicos de la Empresa Industrial y Comercial del Estado Matadero de Tunja, Boyacá, y se ordena las correspondientes liquidaciones de conformidad con la Ley” y con fecha 28 de diciembre fueron notificados los empleados oficiales del retiro de la empresa a partir del 1° de febrero de 2013, donde se dan por terminadas las vinculaciones laborales de dieciocho (18) trabajadores oficiales a quienes se les liquidó sus prestaciones laborales mediante acto administrativo de la siguiente manera:

No. RESOLUCION RETIRO C.C. DEL TRABAJADOR No. RESOLUCION PAGO

064 ALEXANDER TORRES PIÑEROS 013

065 GUSTAVO BARBOSA 019

066 PEDRO JOSE SUAREZ PAEZ 009

067 ARNULFO FONTECHA PINZON 006

068 JOSE ALBENIO AYALA MORENO 004

069 BERNABE TORRES MONROY 015

070 WILSON RICARDO RODRIGUEZ FONSECA 016

071 HENRY MARIO GUTIERREZ 008

072 JOSE OVIDIO MORENO BARRERA 003

073 VITALIANO FONTECHA PINZON 010

074 MARIA ROSALBA MEDINA YANQUEN 018

075 YOLANDA FONSECA PANCHE 017

076 JAVIER FRANCISCO RODRIGUEZ DIAZ 011

077 OSCAR PATIÑO ROMERO 002

078 LUIS ALFREDO SUAREZ PAEZ 014

079 JOSE RICARDO MORALES FONSECA 007

080 JOSE MAURICIO RODRIGUEZ DIAZ 005

081 ELIO JAVIER CUEVAS TAVERA 012

De acuerdo a lo anterior y con el fin de revisar las liquidaciones correspondientes a los trabajadores de la Empresa Matadero de Tunja en liquidación, se procedió a tomar una muestra de un funcionario administrativo y un operativo y de acuerdo a la liquidación por mayor monto de la siguiente manera:





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No. MUESTRA C.C. FUNCIONARIO FECHA VINCULACIÓN VALOR LIQUIDACION

1 6.764.654 01 DE FEBRERO DE 1991 $29.571.822,06

2 40.034.481 28 DE MAYO DE 1992 $18.090.855,36

Para la realización de la revisión se tiene en cuenta la siguiente tabla como datos básicos para la liquidación de todos lo empleados:

Fecha notificación Resolución No. 063 del 26 de diciembre de 2012: 28 de diciembre de 2012

Fecha de retiro de Empleados : 01 de febrero de 2013

Término plazo presuntivo : 6 meses

CONVENCIONES

S Salario

P.A Prima de alimentación

A.T Auxilio de transporte

H.E Horas extras

P.S Prima de servicios

B.S.P Bonificación por servicios Prestados

P.V Prima de vacaciones

V Vacaciones

P.N Prima de navidad

I.C Intereses de las cesantías

D.T Días Trabajados

C Cesantías

I.P.P Indemnización por plazo presuntivo

D Dotaciones

Vd Valor dotación

1. CÉDULA DEL FUNCIONARIO No. 6.764.654: Se le reconoce y ordena el pago de la liquidación de cesantías y prestaciones sociales e indemnización laboral a que tiene derecho mediante Resolución No. 002 de 2013 de la siguiente manera: Artículo 1: Liquidación de SALARIO correspondiente al 1° de febrero de 2013 de la siguiente manera:





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Artículo 2: Liquidación de PRIMA DE SERVICIOS correspondiente al 1° de julio de 2012 al 31 de julio de 2013, tomando los 6 meses de plazo presuntivo desde el 1° de febrero de 2013, de la siguiente manera: CALCULO DE LA PRIMA DE SERVICIOS

DOCEAVA DE LA PRIMA DE SERVICIOS

Liquidación realizada por la empresa matadero de Tunja en liquidación:

Liquidación realizada por la contraloría:

Al hacer la comparación, el grupo auditor pudo establecer que existe una diferencia entre lo calculado por la empresa matadero y la contraloría. Es necesario hacer claridad en que este valor es tenido en cuenta como factor salarial para otras liquidaciones. La diferencia entre lo calculado por la empresa matadero de Tunja y la auditoria es de $13.292,71.

OBSERVACIÓN No. 19 La Empresa Matadero de Tunja en liquidación toma para la liquidación de la doceava de la prima de servicios el salario básico y no el total devengado como prima de servicios, valor que afecta las liquidaciones como vacaciones, indemnización por vacaciones, prima de vacaciones, cesantías, intereses a las cesantías, prima de navidad y por ende las doceavas que apliquen a éstas, lo que quiere decir que todas las prestaciones sociales donde se tenga en cuenta la doceava de prima de servicios, se encuentran mal liquidadas. De no ser aclarada la observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario.





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Teniendo en cuenta que el análisis jurídico que el asesor de momento formuló al respecto se realizó la liquidación conforme a su instrucción y hermenéutica donde indicó que la doceava correspondía al valor de la prima completa por cuanto no podía hacerse doceavas a la proporcionalidad, ya que lo señalado en la norma es que debe tomarse la doceava de la prima de esta forma que se tomara el valor del salario básico que correspondería al valor de la prima de servicios 2013, conforme la ley 6 y el decreto 2127 y demás normas concordantes aplicables con el caso en concreto. Si bien es cierto como lo señala la Auditoria, pudo existir un yerro en las liquidaciones a favor del erario público de la Empresa y en contra de los Empleados, también lo es cierto que cada liquidación se hizo mediante acto administrativo notificado personalmente a cada uno en particular; advirtiendo que en cada uno de ellos procedía el recurso de reposición conforme a términos de ley para la defensa en caso de considerarse vulnerados sus derechos frente a la respectiva liquidación. De otra parte vale la pena señalar que ninguno de los actos administrativos fue refutado por este hecho, quedando en firme los mismos y agotada la vía gubernativa PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta por parte de la Entidad en la que explica que cuando se toma la doceava de la prima de servicios se acepta la explicación dada, sin embargo en lo que respecta a la apreciación que cada liquidación se hizo mediante acto administrativo notificado personalmente a cada uno en particular; advirtiendo que en cada uno de ellos procedía el recurso de reposición conforme a términos de ley para la defensa en caso de considerarse vulnerados sus derechos frente a la respectiva liquidación y que ninguno de los actos administrativos fue refutado por este hecho, quedando en firme los mismos y agotada la vía gubernativa, por lo cual esta auditoría establece que para efectos de legalidad estaría conforme el procedimiento, pero en efectos de liquidación en casos que esté mal la liquidado NO puede aceptar este argumento, dado que por el hecho de la no reclamación, NO se estaría legalizando una actuación mal realizada por parte de la empresa. De esta manera la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, por lo que se debe tener en cuenta en el plan de mejoramiento.

Artículo 3: Liquidación de Bonificación por tiempo de servicios correspondiente al 1° de febrero de 2012 al 31 de enero de 2013, tomando los 6 meses de plazo presuntivo desde el 1° de febrero de 2013, de la siguiente manera:

OBSERVACION No. 20 La bonificación por servicios prestados se está liquidando y pagando a todos los trabajadores de la Empresa Matadero de Tunja, pero NO se establece con base en qué norma la están pagando,





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toda vez a ningún empleado o funcionario de la administración pública del nivel territorial se le ha reconocido esta bonificación. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Respecto a la bonificación de servicios prestados se indica que para el efecto se reconoce conforme a la resolución No. 0142, la cual viene vigente desde 1995 y que de hecho no podíamos entrar a suprimir por cuanto fue reconocida por acto administrativo, y que por tratarse de una especie de convención se liquidó y pagó, además de hacer énfasis a que el acto se encuentra vigente. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se acepta la explicación dada, por tal razón se levanta la observación.

Artículo 4: Liquidación de INDEMNIZACION DE VACACIONES Y BONIFICACION POR RECREACIÓN correspondiente a los últimos tres (3) años y los seis meses por indemnización por plazo presuntivo (se toman 9 días), de la siguiente manera:

El cálculo de los 61 días calendario contados desde el 02 de febrero hasta el 09 de abril, esto corresponde a 45 días de las vacaciones más 9 de la indemnización por plazo presuntivo, para un total de 54 días hábiles. Los días hábiles incluyen el sábado como jornada laboral. Con este artículo se cancela también la bonificación por recreación para tres años teniendo en cuenta que para liquidar o indemnizar las vacaciones y por ende la bonificación por recreación se calcula de acuerdo a lo establecido según el artículo 23 del decreto 1045 de 1978. El cálculo se hace de la siguiente manera:





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Por tanto el valor total de este artículo corresponde a la suma de las vacaciones (V) + Bonificación por recreación (BR):

V + BR = $4.329.966,81 + $ 574.245 V + BR = $4.904.211,81

OBSERVACIÓN No. 21

En la liquidación de indemnización por vacaciones se deben tomar los cuarenta y cinco (45) días como indemnización y los días (9) días aproximados de plazo presuntivo de los últimos tres (3) años, lo que para la muestra seleccionada correspondería a 67 días, tomando desde 2 de febrero daría hasta el 09 de abril y NO 61 días como se liquidó, en la cual no se indica qué fechas se tuvieron en cuenta para que diera este número de días, lo que en dinero correspondería a una diferencia de $425.898 (sin contar con que la 1/12 de la Prima de Servicios también está mal liquidada), en este caso como muestra seleccionada.

De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Al respecto se manifiesta que lo correspondiente a las vacaciones para el caso de la muestra son los cuarenta y cinco días y obviamente los siete días correspondientes al plazo presuntivo que en días calendario correspondería a 61 días. Si bien es cierto como lo señala la Auditoria, pudo existir un yerro en las liquidaciones a favor del erario público de la Empresa y en contra de los Empleados, también lo es cierto que cada liquidación se hizo mediante acto administrativo notificado personalmente a cada uno en particular; advirtiendo que en cada uno de ellos procedía el recurso de reposición conforme a términos de ley para la defensa en caso de considerarse vulnerados sus derechos frente a la respectiva liquidación. De otra parte vale la pena señalar que ninguno de los actos administrativos fue refutado por este hecho, quedando en firme los mismos y agotada la vía gubernativa

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se establece que la liquidación de indemnización por vacaciones se deben tomar los cuarenta y cinco (45) días como indemnización y los días (9) días aproximados de plazo presuntivo, tomando desde el 2 de febrero daría hasta el 09 de abril y contados calendario se cuentan 67 días, por tal razón NO se puede establecer de cómo sólo toman o de donde se retoman los 61 días que se indica por parte de la empresa De igual forma se indica que cada liquidación se hizo mediante acto administrativo notificado personalmente a cada uno en particular; advirtiendo que en cada uno de ellos procedía el recurso de reposición conforme a términos de ley para la defensa en caso de considerarse vulnerados sus derechos frente a la respectiva liquidación y que ninguno de los actos administrativos fue refutado por este hecho, quedando en firme los mismos y agotada la vía gubernativa, por lo cual esta auditoría establece que para efectos de legalidad estaría conforme el procedimiento, pero en efectos de liquidación NO se puede diferir esta situación, dado que por el hecho de la no reclamación, NO se estaría legalizando una actuación mal realizada por parte de la empresa.





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De esta manera la respuesta a la observación por parte de la Entidad, se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, en donde se debe proceder a efectuar la reliquidación conforme a las disposiciones legales establecidas por la Ley y a la vez tenerse en cuenta en el plan de mejoramiento.

Artículo 5: Liquidación de PRIMA DE VACACIONES correspondiente a los últimos tres (3) años, de la siguiente manera:

Artículo 6: Liquidación de CESANTIAS correspondiente al 1° de enero al 30 de julio de 2013, y los seis meses por indemnización por plazo presuntivo, de la siguiente manera:

Artículo 7: Liquidación de PRIMA DE NAVIDAD correspondiente al 1° de enero al 30 de julio de 2013, y los seis meses por indemnización por plazo presuntivo, de la siguiente manera:

DOCEAVA DE PRIMA DE NAVIDAD





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Artículo 8: Liquidación de INTERESES A LAS CESANTÍAS correspondiente al 1° de enero al 30 de julio de 2013, y los seis meses por indemnización por plazo presuntivo, de la siguiente manera:

Artículo 9: Liquidación de INDEMNIZACION POR PLAZO PRESUNTIVO correspondiente al 2 de febrero al 30 de julio de 2013 (seis meses por indemnización por plazo presuntivo), de la siguiente manera:

Artículo 10: Liquidación de DOTACIONES COMPENSADAS EN DINERO correspondiente a tres (3) dotaciones de los últimos tres (3) años, es decir nueve (9) dotaciones, de la siguiente manera:

OBSERVACIÓN No. 22 El valor correspondiente a cada dotación se toma la suma de $400.000, pero NO se determina el criterio de este valor. Este último valor es diferente al valor de la siguiente muestra, en la cual se está tomando por valor de $450.000, asimismo NO se puede establecer de que normatividad se toma cualquiera de estos valores que sean del caso. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA Es de reproche para la suscrita Liquidadora esta observación, teniendo en cuenta que por ley todo trabajador o empleado público que devengue menos de 2 salarios mínimos, tiene derecho a esta prestación y que consta de un vestido de labor de acuerdo al desempeño de su cargo y en un número de 3 por año, el valor se calculó y actualizo de acuerdo a la última dotación suministrada por la Empresa a los Trabajadores. En cuanto a la diferencia hay que tener en cuenta que un valor





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corresponde a Personal Operativo y el otro para el Personal administrativo, lo que claramente evidencia la diferencia. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se acepta la explicación dada, por tal razón se levanta la observación.

CONCEPTO VALOR

SALARIO 63.805,00

PRIMA DE SERVICIOS 2.073.662,50

BONIFICACION POR TIEMPO DE SERVICIOS 669.952,50

INDEMNIZACION X VACACIONES Y BONIF.X RECR. 4.904.211,81

PRIMA DE VACACIONES 3.762.102,31

CESANTIAS 1.543.840,53

PRIMA DE NAVIDAD 1.425.083,57

INTERESES A LAS CESANTÍAS 108.068,84

INDEMNIZACION POR PLAZO PRESUNTIVO 11.421.095,00

DOTACIONES COMPENSADAS EN DINERO 3.600.000,00

TOTAL LIQUIDACION 29.571.822,06

2. CÉDULA DEL FUNCIONARIO No. 40.034.481 (Fecha de ingreso 28 de mayo de 1992): Se le reconoce y ordena el pago de la liquidación de cesantías y prestaciones sociales e indemnización laboral a que tiene derecho mediante Resolución No. 018 de 2013 de la siguiente manera: Artículo 1: Liquidación de SALARIO correspondiente al 1° de febrero de 2013 de la siguiente manera:

Artículo 2: Liquidación de AUXILIO DE TRANSPORTE correspondiente al 1° de febrero de 2013 de la siguiente manera:





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Artículo 3: Liquidación de PRIMA DE ALIMENTACION correspondiente al 1° de febrero de 2013 de la siguiente manera:

Artículo 4: Liquidación de PRIMA DE SERVICIOS correspondiente al 01 de julio de 2012 al 27 de mayo de 2013 tomando los 6 meses de plazo presuntivo desde el 1° de Febrero de 2013, de la siguiente manera: CALCULO DE LA PRIMA DE SERVICIOS

DOCEAVA DE LA PRIMA DE SERVICIOS

Liquidación realizada por la empresa matadero de Tunja en liquidación:

Liquidación realizada por la contraloría:





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Al hacer la comparación, el grupo auditor pudo establecer que existe una diferencia entre lo calculado por la empresa matadero y la contraloría. Es necesario hacer claridad en que este valor es tenido en cuenta como factor salarial para otras liquidaciones. La diferencia entre lo calculado por la empresa matadero de Tunja y la auditoria es de $13.292,71.

OBSERVACIÓN No. 23 Se estableció que la Empresa Matadero de Tunja en liquidación tomó para la liquidación de la doceava de la prima de servicios el salario básico y no el total devengado como prima de servicios, valor que afecta las liquidaciones como vacaciones, indemnización por vacaciones, prima de vacaciones, cesantías, intereses a las cesantías, prima de navidad y por ende las doceavas que apliquen a éstas, lo que quiere decir que todas las prestaciones sociales donde se tenga en cuenta la doceava de prima de servicios, se encuentran mal liquidadas. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA Al igual que la observación 19 teniendo en cuenta que el análisis jurídico que el asesor de momento formuló al respecto se realizó la liquidación conforme a su instrucción y hermenéutica donde indico que la doceava correspondía al valor de la prima completa por cuanto no podía hacerse doceavas a la proporcionalidad, ya que lo señalado en la norma es que debe tomarse la doceava de la prima de esta forma que se tomara el valor del salario básico que correspondería al valor de la prima de servicios 2013, conforme la ley 6 y el decreto 2127 y demás normas concordantes aplicables con el caso en concreto. Si bien es cierto como lo señala la Auditoria, pudo existir un yerro en las liquidaciones a favor del erario público de la Empresa y en contra de los Empleados, también lo es cierto que cada liquidación se hizo mediante acto administrativo notificado personalmente a cada uno en particular; advirtiendo que en cada uno de ellos procedía el recurso de reposición conforme a términos de ley para la defensa en caso de considerarse vulnerados sus derechos frente a la respectiva liquidación. De otra parte vale la pena señalar que ninguno de los actos administrativos fue refutado por este hecho, quedando en firme los mismos y agotada la vía gubernativa. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta por parte de la Entidad en la que explica que cuando se toma la doceava de la prima de servicios se acepta la explicación dada, sin embargo en lo que respecta a la apreciación que cada liquidación se hizo mediante acto administrativo notificado personalmente a cada uno en particular; advirtiendo que en cada uno de ellos procedía el recurso de reposición conforme a términos de ley para la defensa en caso de considerarse vulnerados sus derechos frente a la respectiva liquidación y que ninguno de los actos administrativos fue refutado por este hecho, quedando en firme los mismos y agotada la vía gubernativa, por lo cual esta auditoría establece que para efectos de legalidad estaría conforme el procedimiento, pero en efectos de liquidación en casos que esté mal la liquidado NO puede aceptar este argumento, dado que por el hecho de la no reclamación, NO se estaría legalizando una actuación mal realizada por parte de la empresa. De esta manera la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, por lo que se debe tener en cuenta en el plan de mejoramiento.





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Artículo 5: Liquidación de BONIFICACION POR TIEMPO DE SERVICIOS correspondiente al 28 de mayo de 2012 al 27 de mayo de 2013 tomando los 6 meses de plazo presuntivo desde el 1° de Febrero de 2013, de la siguiente manera:

OBSERVACIÓN No. 24 La bonificación por servicios prestados se está liquidando y pagando a todos los trabajadores de la Empresa Matadero de Tunja, pero NO se establece con base en qué norma la están reconociendo, toda vez que ningún empleado del nivel territorial se le ha reconocido esta bonificación. De no ser aclarada la observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

De la misma forma que la observación 20 se indica que para el efecto se reconoce conforme a la resolución No. 0142, la cual viene vigente desde 1995 y que de hecho no podíamos entrar a suprimir por cuanto fue reconocida por acto administrativo, y que por tratarse de una especie de convención se liquidó y pago, además de hacer énfasis a que el acto se encuentra vigente

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se acepta la explicación dada, por tal razón se levanta la observación.

Artículo 6: Liquidación de INDEMNIZACION POR VACACIONES Y BONIFICACION POR RECREACIÓN correspondiente a los últimos cuatro (4) años y los seis meses por indemnización por plazo presuntico (se toman 9 días), de la siguiente manera:





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BONIFICACION POR RECREACION

AJUSTE BONIFICACION RECREACION 2012

IV + BR= IV + BR + AJUSTE BR

IV + BR= 3.806.113,60 + 269.360 + 64.133,33

IV + BR= 4.139.606,93

Diferencia liquidado y verificado 4.139.606,93 – 4.115.944,41 = 23.662,52

OBSERVACIÓN No. 25 En la liquidación de indemnización por vacaciones se deben tomar los sesenta (60) días como indemnización y los días (9) días aproximados de plazo presuntivo lo que para la muestra seleccionada correspondería a 103 días, tomando desde 2 de febrero daría hasta el 15 de mayo y NO 92 días como se liquidó, en la cual no se indica qué fechas se tuvieron en cuenta para que diera este número de días, lo que en dinero valor monetario correspondería a una diferencia de $485.070, (sin contar con que la 1/12 de prima de servicios también está mal liquidada) en este caso como muestra seleccionada. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Con extrañeza no se explica de donde se tomarían los 9 días del plazo presuntivo si para el caso de la muestra este da única y exclusivamente para reconocer los sesenta días que corresponderían a los 92 días calendario. De ser cierto el señalamiento de la Auditoria, pude existir un yerro en las liquidaciones a favor del erario público de la Empresa y en contra de los Empleados, también lo es cierto que cada liquidación se hizo mediante acto administrativo notificado personalmente a cada





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uno en particular; advirtiendo que en cada uno de ellos procedía el recurso de reposición conforme a términos de ley para la defensa en caso de considerarse vulnerados sus derechos frente a la respectiva liquidación. De otra parte vale la pena señalar que ninguno de los actos administrativos fue refutado por este hecho, quedando en firme los mismos y agotada la vía gubernativa. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se establece que la liquidación de indemnización por vacaciones tomando los sesenta días (60) días como indemnización, se deben contar como días hábiles desde el 4 de febrero hasta el 02 de mayo y como días calendario desde el 02 de febrero nos daría un total de 90 días y NO 92 con los cuales se procedió a liquidar. De igual forma se indica que cada liquidación se hizo mediante acto administrativo notificado personalmente a cada uno en particular; advirtiendo que en cada uno de ellos procedía el recurso de reposición conforme a términos de ley para la defensa en caso de considerarse vulnerados sus derechos frente a la respectiva liquidación y que ninguno de los actos administrativos fue refutado por este hecho, quedando en firme los mismos y agotada la vía gubernativa, por lo cual esta auditoría establece que para efectos de legalidad estaría conforme el procedimiento, pero en efectos de liquidación NO se puede diferir esta situación, dado que por el hecho de la no reclamación, NO se estaría legalizando una actuación mal realizada por parte de la empresa. De esta manera la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, en donde se debe proceder a efectuar la reliquidación conforme a las disposiciones legales establecidas por la Ley y a la vez tenerse en cuenta en el plan de mejoramiento.

Artículo 7: Liquidación de PRIMA DE VACACIONES correspondiente a los últimos tres (3) años, de la siguiente manera:

Artículo 8: Liquidación de PRIMA DE NAVIDAD correspondiente al 1° de enero al 27 de mayo de 2013, y los seis meses por indemnización por plazo presuntivo, de la siguiente manera:





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DOCEAVA PRIMA DE NAVIDAD

OBSERVACIÓN No. 26 En la liquidación de la prima de navidad se están tomando proporcional al tiempo servido, es decir para la muestra se está tomando los días para la cotización 147 (del 1° de enero al 27 de mayo de 2013), cuando se debe liquidar mes completo es decir sobre 120 días o cuatro (4) meses completos (Ley del Decreto 1045 de 1978 artículo 32), sin contar con que la 1/12 de la prima de servicios también está mal liquidada. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA Teniendo en cuenta que hay controversias judiciales y jurisprudenciales que buscan la igualdad de derechos dentro de lo concerniente a lo privado y lo público respecto a este aspecto según el análisis jurídico y considerando que en parte puede aplicarse el código sustantivo de trabajo a los empleados de las Empresas Industriales y comerciales del Estado, haciendo uso del principio constitucional de favorabilidad al trabajador se tomó la liquidación proporcional más aun cuando se trata de tiempos presuntivos. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación dada por Entidad, independientemente de las apreciaciones consignadas, se debe dar cumplimiento a lo contemplado en el Decreto 1045 de 1978, donde se establece que equivale a (1) mes de remuneración, correspondiente al cargo que desempeñe el funcionario a 30 de noviembre de cada año, siempre que el funcionario haya laborado el año completo o si no en forma proporcional a razón de 1/12 por cada mes completo de labor, entendiéndose como tal, el trabajo realizado entre el 1 y el 30 de cada mes. De esta manera la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, en donde se debe proceder a efectuar la reliquidación conforme a las disposiciones legales establecidas por la Ley y a la vez tenerse en cuenta en el plan de mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 27 En la liquidación de la 1/12 de la prima de navidad se están tomando el valor base para la liquidación de la prima de navidad, es decir sobre $1.447.978, cuando esta doceava se debe liquidar sobre el valor neto pagado de la prima de navidad ($591.257,68).





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De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA Teniendo en cuenta el análisis jurídico que el asesor del momento formuló al respecto se realizó la liquidación conforme a su instrucción y hermenéutica donde indicó que la doceava correspondía al valor de la prima completa por cuanto no podía hacerse doceavas a la proporcionalidad, ya que lo señalado en la norma es que debe tomarse la doceava de todos los factores de la prima, de esta forma que se tomara el valor de la prima de navidad 2013, conforme la ley 6, decretos 2127 y 1045 así como las demás normas concordantes aplicables con el caso en concreto. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se establece que cuando se toma la doceava de la prima de navidad, y no se debe basar en el análisis jurídico sino el cumplimiento a lo establecido en la Ley, en donde esta se debe tomar del valor liquidado de la prima de navidad, por tal razón la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, en donde se debe proceder a efectuar la reliquidación conforme a las disposiciones legales establecidas por la Ley y a la vez tenerse en cuenta en el plan de mejoramiento.

Artículo 9: Liquidación de CESANTIAS correspondiente al 1° de enero al 27 de mayo de 2013, y los seis meses por indemnización por plazo presuntivo, de la siguiente manera:

Artículo 10: Liquidación de INTERESES A LAS CESANTÍAS correspondiente al 1° de enero al 27 de mayo de 2013, y los seis meses por indemnización por plazo presuntivo, de la siguiente manera:





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Artículo 11: Liquidación de INDEMNIZACION POR PLAZO PRESUNTIVO correspondiente al 2 de febrero al 27 de mayo de 2013 (seis meses por indemnización por plazo presuntivo), de la siguiente manera:

Artículo 12: Liquidación de DOTACIONES COMPENSADAS EN DINERO correspondiente a tres (3) dotaciones de los últimos tres (3) años, es decir nueve (9) dotaciones, de la siguiente manera:

OBSERVACIÓN No. 28 En el artículo 12 de la resolución No. 018 de 2013, en la liquidación de dotaciones compensadas en dinero se indica que son correspondientes a tres (3) dotaciones de los últimos tres (3) años, es decir nueve (9) dotaciones, pero en la liquidación se toman 10 y a un valor de $450.000, este último valor es diferente al valor de la anterior muestra, en la cual se está tomando por valor de $400.000, así mismo NO se puede establecer de qué normatividad se toma cualquiera de estos valores que sean del caso. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA Tal y como se aclaró en una observación anterior la diferencia se debe al tipo de vestido para el desempeño de la labor por cuanto el mayor valor corresponde a personal administrativo y el otro a personal operativo al igual que no se hizo más que aplicar la norma, en cuanto al número de dotaciones por año y que tal como se menciona en esta observación corresponde a 9 por los tres años y una del plazo presuntivo por cuanto para el caso tendría derecho, pues para el mes de abril debe hacerse entrega de la primera dotación y en esta muestra la fecha de plazo presuntivo va hasta finales del mes de mayo. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se acepta la explicación dada, por tal razón se levanta la observación.





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CONCEPTO VALOR

SALARIO 33.670,00

AUXILIO DE TRANSPORTE 2.350,00

PRIMA DE ALIMENTACION 1.562,93

PRIMA DE SERVICIOS 917.507,50

BONIFICACION POR TIEMPO DE SERVICIOS 353.535,00

INDEMNIZACION POR VACACIONES Y BONIFICACION POR RECREACIÓN 4.139.606,93

PRIMA DE VACACIONES 2.482.248,00

PRIMA DE NAVIDAD 591.257,68

CESANTIAS 640.529,16

INTERESES A LAS CESANTÍAS 31.385,93

INDEMNIZACION POR PLAZO PRESUNTIVO 4.397.202,23

DOTACIONES COMPENSADAS EN DINERO 4.500.000,00

TOTAL LIQUIDACION 18.090.855,36

CONCLUSION Una vez revisada la muestra de las liquidaciones correspondientes a los trabajadores de la Empresa Matadero de Tunja en liquidación, de acuerdo a la muestra de un funcionario administrativo y un operativo y de acuerdo a la liquidación, se puede establecer que el proceso no se encuentra ajustado a la normatividad, toda vez en el caso de la liquidación de la doceava de las primas de servicios y de navidad no se están tomando sobre lo liquidado de estas primas, valor que afecta las liquidaciones como vacaciones, indemnización por vacaciones, prima de vacaciones, cesantías, intereses a las cesantías, prima de navidad y por ende las doceavas que apliquen a éstas, lo que quiere decir que todas las prestaciones sociales donde se tenga en cuenta la doceava de prima de servicios, se encuentran mal liquidadas. Igualmente sucede en la liquidación de indemnización por vacaciones donde los días liquidados no concuerdan con los días hábiles y calendario tomados desde el 2 de febrero de 2013, fecha con la cual se debió iniciar a contar para establecer los días calendario a tenerse en cuenta para el proceso, toda vez NO se indica qué fechas se tuvieron en cuenta para que diera este número de días. De esta manera esta auditoría considera que el proceso de liquidación y pago a los trabajadores de la Empresa Matadero de Tunja en liquidación, NO está ajustado a los parámetros establecidos por la normatividad existente, lo que afecta de cierta manera la liquidación de cada uno de los trabajadores, máxime cuando para este proceso se produjeron contrataciones de profesionales en Derecho y Contaduría y que debió también revisarse por la parte administrativa que efectúo los pagos correspondientes para garantizar la efectividad del proceso, por tal razón se recomienda la revisión detallada de cada una de las liquidaciones de los exfuncionarios de la empresa, con el fin de garantizar que los pagos que se efectuaron no afecten al personal a que tenía derecho, ni mucho menos pueda estar afectando el patrimonio público del municipio.





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3.5. CONTRATACIÓN 3.5.1. Informe de revisión de la cuenta Una vez verificada la rendición de la cuenta de la Empresa Matadero de Tunja en liquidación que fue rendida a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT-, para la vigencia fiscal 2012, al estudiar la información contractual que se rinde en el formato F20_13, se estableció que durante la vigencia 2012 se suscribieron un total de diez (10) contratos, pero en la mencionada rendición sólo se reportan nueve (9), faltando el contrato No. 010 a nombre de SIMÓN ORTIZ MEDINA, cuyo Objeto es “Contrato de prestación de servicios de emisión de publicidad de la Resolución No. 082 de la Empresa Matadero de Tunja en Liquidación“, por valor de $500.000.

OBSERVACIÓN No. 29. En la rendición de la cuenta a través del SIRECT, NO se reporta el Contrato No. 010 de 2012, en el formato F20_13, violando lo establecido en el artículo 24 de la Resolución No. 020 de 2011, emanada de la Contraloría Municipal de Tunja. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo administrativo con alcance disciplinario y/o sancionatorio. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA Por error involuntario del responsable de alimentar la información en los respectivos formatos se dejó de reportar este contrato toda vez que dicha carpeta se encontraba en trámites de revisión jurídica, contable y de ejecución toda vez que fue suscrito en fechas de alto trabajo y tensión laboral por cuanto se notificó a los trabajadores de la respectiva terminación de contratos, por cuanto a la hora de digitar y alimentar el formato se obvio el reporte de este por cuanto no tuvo disponible la carpeta de dicho contrato, por lo que se pide sea tenido en cuenta esta circunstancia. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.

3.5.2. Determinación de la muestra a auditar. De la contratación suscrita por la Empresa Matadero de Tunja durante la vigencia 2012 y lo transcurrido del año 2013 (junio 30), se estudió la totalidad de los contratos que corresponde a diecisiete (17) contratos, para una muestra del 100%. El presupuesto ejecutado en contratación totaliza un valor de $172.272.200.

Los contratos objeto de estudio corresponden a los números 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y 10, del año 2012 y los números 1, 2, 3, 4, 5, 6 y 7 del 2013.





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3.5.3. Criterios de evaluación Los contratos auditados fueron revisados teniendo en cuenta los siguientes lineamientos en cada una de las fases respectivas:

ETAPA DE PLANEACIÓN

Estudios previos

Certificado de disponibilidad presupuestal CDP

Invitación selección mínima cuantía

ETAPA PRECONTRACTUAL

Hoja de vida debidamente soportada

Formato único de hoja de vida

Tarjeta profesional

Antecedentes penales, disciplinarios y penales

Certificado de existencia y representación

Certificado de afiliación a SGSSI y aportes parafiscales

RUT

Propuesta debidamente soportada

Constancia de idoneidad y experiencia

ETAPA CONTRACTUAL

Contrato

Registro presupuestal RP

Póliza de garantía única y cumplimiento

Aprobación póliza

Acto administrativo por el cual se delega al supervisor

Acta iniciación

Cuentas de cobro con los soportes respectivos

Publicación en el SECOP

ETAPA POST CONTRACTUAL

Informe final de actividades

ANÁLISIS AL CUMPLIMIENTO DEL OBJETO CONTRACTUAL

Acta de terminación – liquidación

Acta de recibo a satisfacción

ADICIÓN

Estudios Previos

Certificado de disponibilidad presupuestal CDP

Registro presupuestal RP

Certificado de afiliación a SGSSI y aportes parafiscales

Póliza de garantía única y cumplimiento





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Aprobación póliza

Acta de suscripción de la Adición

Análisis al cumplimiento del objeto contractual en la adición

El ítem de ANÁLISIS AL CUMPLIMIENTO DE OBJETO CONTRACTUAL, comprende la revisión de todos y cada uno de los soportes que permitían verificar el cumplimiento del objeto contractual, para lo cual se deja constancia en el papel de trabajo que hace parte del proceso de la auditoría. 3.5.4. Contratos de la vigencia 2012 1. CONTRATO No. 01 DE 2012.

Número Contrato

OBJETO DEL CONTRATO VALOR DEL CONTRATO

NOMBRE DEL CONTRATISTA

1 - 2012

PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES COMO CONTADORA PARA ACTUALIZAR LA CONTABILIDAD CORRESPONDIENTE A LOS MESES DE ENERO A MARZO 2012 Y LLEVAR CONTABILIDAD DE ABRIL A JUNIO DE 2012 DE LA EMPRESA MATADERO DE TUNJA EN LIQUIDACIÓN.

6,000,000.00

BEATRIZ OTÁLORA

IBÁÑEZ

OBSERVACIÓN No. 30 Revisados los estudios previos en el ítem de valor estimado del contrato se vulneró el principio de la planeación y el artículo 25 numeral 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1474 de 2011, artículo 87. El cual reza que Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones, según corresponda. Lo anterior teniendo en cuenta que el valor estimado del contrato debe corresponder precisamente a un estudio concienzudo donde se indique el cálculo del valor estimado del contrato de tal manera que sirva a los proponentes y a la entidad misma a revisar con base en el mismo las propuestas presentadas, toda vez que en los estudios previos se indica que el valor será determinado a partir de un estimativo acorde con los precios del mercado para un profesional, pero NO se presenta el soporte correspondiente a tenerse en cuenta para establecer el presupuesto a contratar. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA Respecto a esta observación, con el debido respeto debo manifestar que la norma mencionada no es aplicable al presente, pues, por tratarse de un contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión debe darse aplicación a la norma especial vigente que regula este tipo de contratos, siendo el decreto 734 del 2012. En tal virtud considero pertinente transcribir de manera textual lo que a tenor se dispone sobre el tema:





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“Subsección V. De los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión” Artículo 3.4.2.5.1. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.”… Por lo anterior se colige de manera clara, y diáfana que la norma permite contratar directamente con una persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato sin que sea necesario obtener previamente varias ofertas, es del caso que para contratar un Contador no se requería obtener varias ofertas, solamente era necesario establecer que tenía la idoneidad para cumplir con el objeto del contrato como lo demuestra el título profesional que ostenta. La norma no estipula que se establezca precio del mercado solo demostrar la idoneidad para llevar a buen término el objeto del contrato; pero en gracia de discusión para establecer el precio del mercado solo basta revisar la nómina de cualquier ente territorial y determinar si es justo el pago hecho, teniendo en cuenta su perfil y la amplia experiencia de acuerdo a su hoja de vida, teniendo en cuenta que el contratista debe asumir los gastos de seguridad social y los descuentos administrativos del contrato. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento, toda vez en los mismos estudios previos se establece y redacta que se tendrá en cuenta para contratar de acuerdo a los precios del mercado, pues entonces, no se debió redactar el estudio previo de esta manera. 2. CONTRATO No. 2 DE 2012.

Número Contrato



2 – 2012

PRESTAR LOS SERVICIOS

PROFESIONALES COMO ASESOR

JURÍDICO EN EL PROCESO DE

SUPRESIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA

EMPRESA MATADERO DE TUNJA

CONFORME CON LO ORDENADO POR EL

CONCEJO MUNICIPAL Y CON ARREGLO A

LAS DISPOSICIONES LEGALES QUE

REGULAN LA MATERIA.

5,250,000.00 HERNÁN ARTURO

RESTREPO GUEVARA





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OBSERVACIÓN No. 31 Revisados los estudios previos en el ítem de valor estimado del contrato del contrato se vulneró el principio de la planeación y el artículo 25 numeral 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1474 de 2011, artículo 87. El cual reza que Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones, según corresponda. Lo anterior teniendo en cuenta que el valor estimado del contrato debe corresponder precisamente a un estudio concienzudo donde se indique el cálculo del valor estimado del contrato de tal manera que sirva a los proponentes y a la entidad misma a revisar con base en el mismo las propuestas presentadas, toda vez que en los estudios previos se indica que el valor será determinado a partir de un estimativo acorde con los precios del mercado para un profesional, pero NO se presenta el soporte correspondiente a tenerse en cuenta para establecer el presupuesto a contratar. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Respecto a esta observación, con el debido respeto debo manifestar que la norma mencionada no es aplicable al presente, pues, por tratarse de un contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión debe darse aplicación a la norma especial vigente que regula este tipo de contratos, siendo el decreto 734 del 2012. En tal virtud considero pertinente transcribir de manera textual lo que a tenor se dispone sobre el tema: “Subsección V. De los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión”. Artículo 3.4.2.5.1. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.”… Por lo anterior se colige de manera clara, y diáfana que la norma permite contratar directamente con una persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato sin que sea necesario obtener previamente varias ofertas, es del caso que para contratar un ABOGADO no se requería obtener varias ofertas, solamente era necesario establecer que tenía la idoneidad para cumplir con el objeto del contrato como lo demuestra el título profesional que ostenta. La norma no estipula que se establezca precio del mercado solo demostrar la idoneidad para llevar a buen término el objeto del contrato; pero en gracia de discusión para establecer el precio del mercado solo basta revisar la nómina de cualquier ente territorial y determinar si es justo el pago hecho, teniendo en cuenta su perfil y la amplia experiencia de acuerdo a su hoja de vida, teniendo en cuenta que el





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contratista debe asumir los gastos de seguridad social y los descuentos administrativos del contrato. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento, toda vez en los mismos estudios previos se establece y redacta que se tendrá en cuenta para contratar de acuerdo a los precios del mercado, pues entonces, no se debió redactar el estudio previo de esta manera.

3. CONTRATO No. 03 DE 2012.

Número Contrato



3 – 2012

SERVICIO DE SUMINISTRO DE PÓLIZAS

DE MANEJO, GERENTE, TESORERO Y

AUXILIAR ADMINISTRATIVO, EN MANEJO

COMO ORDENADOR DEL GASTO

PÚBLICO. MANEJO DE RECURSOS,

MANEJO DE INVENTARIOS Y CAJA

MENOR DE LA EMPRESA MATADERO DE

TUNJA EN LIQUIDACIÓN.

922,200.00 ASEGURADORA SOLIDARIA DE

COLOMBIA

OBSERVACIÓN No. 32 Revisados los estudios previos en el ítem de valor estimado del contrato del contrato se vulneró el principio de la planeación y el artículo 25 numeral 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1474 de 2011, artículo 87. El cual reza que Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones, según corresponda. Lo anterior teniendo en cuenta que el valor estimado del contrato debe corresponder precisamente a un estudio concienzudo donde se indique el cálculo del valor estimado del contrato de tal manera que sirva a los proponentes y a la entidad misma a revisar con base en el mismo las propuestas presentadas, toda vez que en los estudios previos se indica que el valor será determinado a partir de los precios del mercado determinado por cotizaciones realizadas, pero NO se presenta el soporte correspondiente a las cotizaciones que se tuvieron en cuenta para establecer el presupuesto a contratar, Ni se relacionan qué tipo de cotizaciones se hicieron, qué empresa las presentó y qué valores se cotizaron. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA En respuesta a la observación debo manifestar que obre en cumplimiento de un deber legal, pues en ejercicio de mis funciones se encuentra la de proteger los bienes de la Entidad a mi cargo en





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consecuencia era obligatorio y perentorio adquirir el “SERVICIO DE SUMINISTRO DE PÓLIZAS DE MANEJO, GERENTE, TESORERO Y AUXILIAR ADMINISTRATIVO, EN MANEJO COMO ORDENADOR DEL GASTO PÚBLICO. MANEJO DE RECURSOS, MANEJO DE INVENTARIOS Y CAJA MENOR DE LA EMPRESA MATADERO DE TUNJA EN LIQUIDACIÓN.” Con el mencionado contrato solo se pretendía proteger los bienes públicos, considero que con el mismo no se generaron sobrecostos a la Entidad en Liquidación. Con relación al soporte correspondiente a las cotizaciones, se tuvo en cuenta el valor de las últimas pólizas adquiridas por la empresa, ya que estas fueron expedidas por la aseguradora. En tal virtud considero se me absuelva del hallazgo en mención. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se acepta la explicación dada, por tal razón se levanta la observación. 4. CONTRATO No. 4 DE 2012.

Número Contrato



4 – 2012

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE

SERVICIOS PROFESIONALES DE UN

ABOGADO COMO ASESOR EXTERNO

PARA ASESORAR EL PROCESO DE

LIQUIDACIÓN.

6.000.000 SIMÓN CASTRO

BENÍTEZ

OBSERVACIÓN No. 33 Revisados los estudios previos en el ítem de valor estimado del contrato del contrato se vulneró el principio de la planeación y el artículo 25 numeral 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1474 de 2011, artículo 87. El cual reza que Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones, según corresponda. Lo anterior teniendo en cuenta que el valor estimado del contrato debe corresponder precisamente a un estudio concienzudo donde se indique el cálculo del valor estimado del contrato de tal manera que sirva a los proponentes y a la entidad misma a revisar con base en el mismo las propuestas presentadas, toda vez que en los estudios previos se indica que el valor será determinado a partir de un estimativo acorde con los precios del mercado para un profesional, pero NO se presenta el soporte correspondiente a tenerse en cuenta para establecer el presupuesto a contratar. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA Respecto a esta observación, con el debido respeto debo manifestar que la norma mencionada no es aplicable al presente, pues, por tratarse de un contrato de prestación de servicios de apoyo a la





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gestión debe darse aplicación a la norma especial vigente que regula este tipo de contratos, siendo el decreto 734 del 2012. En tal virtud considero pertinente transcribir de manera textual lo que a tenor se dispone sobre el tema: “Subsección V. De los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión”. Artículo 3.4.2.5.1. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.”… Por lo anterior se colige de manera clara, y diáfana que la norma permite contratar directamente con una persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato sin que sea necesario obtener previamente varias ofertas, es del caso que para contratar un ABOGADO no se requería obtener varias ofertas, solamente era necesario establecer que tenía la idoneidad para cumplir con el objeto del contrato como lo demuestra el título profesional que ostenta. La norma no estipula que se establezca precio del mercado solo demostrar la idoneidad para llevar a buen término el objeto del contrato; pero en gracia de discusión para establecer el precio del mercado solo basta revisar la nómina de cualquier ente territorial y determinar si es justo el pago hecho, teniendo en cuenta su perfil y la amplia experiencia de acuerdo a su hoja de vida, teniendo en cuenta que el contratista debe asumir los gastos de seguridad social y los descuentos administrativos del contrato. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento, toda vez en los mismos estudios previos se establece y redacta que se tendrá en cuenta para contratar de acuerdo a los precios del mercado, pues entonces, no se debió redactar el estudio previo de esta manera. 5. CONTRATO No. 5 DE 2012.

Número Contrato



5 – 2012

PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES COMO CONTADORA PARA ACTUALIZAR LA CONTABILIDAD CORRESPONDIENTE A LOS MESES DE JULIO Y AGOSTO DE 2012 DE LA EMPRESA MATADERO DE TUNJA EN LIQUIDACIÓN.

2,000,000.00

BEATRIZ OTÁLORA

IBÁÑEZ





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En respuesta, con el debido respeto debo manifestar que la norma mencionada no es aplicable al presente, pues, por tratarse de un contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión debe darse aplicación a la norma especial vigente que regula este tipo de contratos, siendo el decreto 734 del 2012. En tal virtud considero pertinente transcribir de manera textual lo que a tenor se dispone sobre el tema: “Subsección V. De los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión”.

Artículo 3.4.2.5.1. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.”…

Por lo anterior se colige de manera clara, y diáfana que la norma permite contratar directamente con una persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato sin que sea necesario obtener previamente varias ofertas, es del caso que para contratar un CONTADOR no se requería obtener varias ofertas, solamente era necesario establecer que tenía la idoneidad para cumplir con el objeto del contrato como lo demuestra el título profesional que ostenta. La norma no estipula que se establezca precio del mercado solo demostrar la idoneidad para llevar a buen término el objeto del contrato; pero en gracia de discusión para establecer el precio del mercado solo basta revisar la nómina de cualquier ente territorial y determinar si es justo el pago hecho, teniendo en cuenta su perfil y la amplia experiencia de acuerdo a su hoja de vida, teniendo en cuenta que el





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contratista debe asumir los gastos de seguridad social y los descuentos administrativos del contrato. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento, toda vez en los mismos estudios previos se establece y redacta que se tendrá en cuenta para contratar de acuerdo a los precios del mercado, pues entonces, no se debió redactar el estudio previo de esta manera. 6. CONTRATO No. 6 DE 2012.

Número Contrato



6 – 2012

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN EN LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE LA EMPRESA MATADERO DE TUNJA EN LIQUIDACIÓN, BAJO LOS PARÁMETROS NORMATIVOS Y TÉCNICOS EXIGIDOS POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y LA LEY 594 DE 2000 Y ACUERDO 041 DEL 31 OCTUBRE DE 2002.

30,000,000.00

JOSÉ ANTONIO LEAL

GARCÍA

Teniendo en cuenta el contrato de prestación de servicios No. 06 de 2012 firmado entre la Empresa Matadero de Tunja y el señor José Antonio Leal García y dado que los estudios previos no generan los criterios que se tuvieron en cuenta para establecer algunos parámetros como el caso de la determinación del presupuesto oficial para estimar el valor a contratar, el grupo auditor consideró necesario buscar y/o cruzar información relacionada con otros contratos que tuviesen el mismo fin, para lo cual tuvo en cuenta las siguientes indagaciones: - Contrato celebrado en la Contraloría Municipal de Tunja en el año 2011, con las siguientes especificaciones: Contrato No. : 20 de 2011 Contratista : ROSA ELVIRA BAYONA TALERO Objeto : Prestación de servicios profesionales de apoyo a la gestión,

proyectando la actualización de las tablas de retención documental y sometiéndolas a la aprobación del concejo municipal de archivos y clasificar, depurar, organizar, arreglar, rotular y relacionar 65 metros lineales de archivo.

Valor : $9.500.000 Plazo : Del 06 de julio al 05 de diciembre de 2011 Fecha presentación Informe : 27 de diciembre de 2011 No. Mts lineales entregados : 65 metros lineales I.P.C 2011 : 3.73% - Solicitud realizada mediante oficio de fecha 09 de Agosto de 2013, enviado por el grupo a auditor a la directora del archivo de la Gobernación de Boyacá, solicitando el apoyo para obtener un





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concepto técnico y profesional que permitiera establecer los parámetros a tenerse en cuenta para la organización de un archivo y estimar un valor aproximado del metro lineal del mismo, para lo cual se recibió comunicación de fecha 14 de agosto de 2013, en respuesta a la solicitud, en donde nos emite concepto técnico sobre los parámetros a tenerse en cuenta para la organización de un metro lineal de documentación así:

1. Realizar los procesos archivísticos de clasificación, ordenación y descripción al mismo tiempo realizar limpieza, desinfectar, seleccionar y ubicar físicamente la documentación.

2. Elaborar inventarios documentales. 3. Elaborar tablas de retención y valoración documental. 4. Elementos de archivo como cajas, carpetas, ganchos, y estantería por parte de quien

realiza la labor.

De acuerdo a lo anterior se estima un costo de Cuatrocientos mil pesos M/Cte. $400.000) máximo por metro lineal, siendo la persona que realice la labor de acuerdo a lo establecido en la Ley 594 de 2000 y Acuerdo 037 de 2002, artículo primero, numeral A. De esta manera se realiza el cruce de información con los dos parámetros establecidos por la auditoría de la siguiente manera: 1. Valor 1. Se actualiza el valor contratado por la Contraloría Municipal de Tunja en el 2011 al 2012, mediante la aplicación del Índice de Precios al Consumidor (IPC) del año 2011.

2. Valor 2. Solicitado como referencia a la Gobernación de Boyacá

Valor solicitado a la gobernación de Boyacá = $ 400.000 Este valor considerado por la Gobernación de Boyacá, estipula que es el valor máximo por metro lineal si la persona que ejecuta las actividades es especialista en archivística o profesional en ciencias de la información, condiciones que para este caso particular no cumple el contratista. 3. Se calcula el valor promedio de estos dos valores de referencia.

Valor promedio referencia contraloría por metro lineal + valor referencia solicitud Gobernación





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4. Cálculo del valor total de referencia para el contrato

Considerando que se estimaron 80 metros lineales a archivar y organizar, este valor se multiplica

por el valor promedio del metro lineal ya calculado.

Al comparar el valor anterior con el valor contratado por la empresa matadero de Tunja en

liquidación, se observa un sobrecosto por valor de $7.936.000.

Diferencia entre el valor contratado y el valor de la referencia = $30.000.000 – $22.064.000 = $7.936.000

OBSERVACIÓN No. 35 Revisados los estudios previos en el ítem de valor estimado del contrato del contrato se vulneró el principio de la planeación y el artículo 25 numeral 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1474 de 2011, artículo 87. El cual reza que Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones, según corresponda. Lo anterior teniendo en cuenta que el valor estimado del contrato debe corresponder precisamente a un estudio concienzudo donde se indique el cálculo del valor estimado del contrato de tal manera que sirva a los proponentes y a la entidad misma a revisar con base en el mismo las propuestas presentadas, toda vez que en los estudios previos se indica que el valor será determinado a partir de un estimativo acorde con los precios del mercado para un profesional, pero NO se presenta el soporte correspondiente para establecer el presupuesto a contratar, a la vez NO se indica qué criterios se tuvieron en cuenta para estimar el valor del contrato Con el fin de establecer el valor aproximado por metro lineal de archivo, la auditoría estimó como base un precio de referencia de doscientos setenta y cinco mil pesos m/cte ($275.800), teniendo en cuenta las similitudes del objeto contratado para la conformación del archivo, dado que en las carpetas NO se tiene clarificado los criterios que se tomaron como base para establecer el presupuesto oficial. Asimismo y teniendo en cuenta el informe presentado por el contratista mediante oficio del 21 de diciembre de 2012, se indica que fueron 80 metros aproximados los que se





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organizaron, contando con la depuración, por tal razón se establece como presunto sobrecosto la suma de siete millones novecientos treinta y seis mil pesos M/cte ($7.936.000). De no ser aclaradas las observaciones, conllevará a establecerse como presuntos hallazgos administrativos con alcance disciplinario y fiscal. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA Con el debido respeto debo manifestar que la norma mencionada no es aplicable al presente, pues, por tratarse de un contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión debe darse aplicación a la norma especial vigente que regula este tipo de contratos, siendo el decreto 734 del 2012. En tal virtud considero pertinente transcribir de manera textual lo que a tenor se dispone sobre el tema: “Subsección V. De los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión”. Artículo 3.4.2.5.1. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.”… Por lo anterior se colige de manera clara, y diáfana que la norma permite contratar directamente con una persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato sin que sea necesario obtener previamente varias ofertas. El contrato cumplió con los requisitos formales para el efecto. En segundo lugar con respeto por el análisis de sobrecosto elaborado por el Ente de Control, me permito presentar objeción, bajo el argumento que este no existe, pues si bien es cierto el cuadro comparativo y el estudio de precios que adelantó la comisión se basó en un contrato de la Contraloría Municipal de Tunja y concepto de la Gobernación de Boyacá, consideró que en este aspecto no se deben hacer apreciaciones subjetivas, pues no tengo conocimiento de alguna norma legal que establezca una tarifa que informe el valor por metro lineal de archivo; pero preocupada ante tal situación comento que si me tome a la tarea de consultar costos para este tipo de contratos en otras entidades del Estado, es así como encontré unos estudios previos con cálculo de precios de la DIAN proceso 11-9-242524-113001001-25464 para un contrato similar con el siguiente Resultado: a folio (8) del documento en mencionado asunto en el cuadro correspondiente a “VALOR METRO LINEAL INCLUIDO IVA” aparecen cotizaciones de varios proponentes de lo cual la Entidad produce una “MEDIA ARMONICA POR UN VALOR DE $448.603.oo” METRO LINEAL, En consecuencia si multiplicamos los 80 metros que se aducen por este valor tendríamos un total de $35,888.240.oo. Para el caso en discusión CUAL DE LAS ENTIDADES TENDRÁ LA RAZÓN? A quien aplica el principio de la duda, cuando en toda investigación se debe aplicar tanto lo favorable como lo desfavorable. Para corroborar lo anterior en el mismo estudio previo en comento a folio (10) aparecen





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las cotizaciones y si tomamos la más económica nos genera un valor metro lineal de $382.664,oo Multiplicado por 80 metros para un total de $30.613,120.oo, aún sin ajustes de IPC, para este caso tampoco se presentaría sobrecosto. En los anteriores casos si aplicamos el IPC actual los costos serían superiores. Por todo lo anterior de manera respetuosa solicito se me absuelva del hallazgo de la presente observación en aplicación del principio de equidad y valoración razonada de la prueba, más aun cuando la propuesta presentada por el contratista es por actividades toda vez que dentro de la clasificación y ordenación se requirió para el caso en particular la eliminación de copias y el pegado de recibos y documentos soportes de ingresos, recaudos y egresos, como pudo observar la comisión de Auditoría en la visita de inspección ocular y revisión del cumplimiento del objeto del contrato al resultado entregado por el contratista al Archivo central. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta por parte de la Entidad en la que explica el posible sobre costo del contrato realizado se acepta la explicación dada. En lo concerniente con el proceso de precontractual con el cual se llevó a cabo la selección de posibles prestadores del servicio, NO se dio cumplimiento a lo establecido a lo contemplado en el Decreto 734 de 2012, Artículo 2.1.1. Estudios y documentos previos, numeral 4. El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, la entidad contratante deberá incluir la forma como los calculó para establecer el presupuesto y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos, la entidad contratante no publicará las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato y en el caso de las concesiones, la entidad contratante no publicará el modelo financiero utilizado en su estructuración; y el numeral 5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con el artículo 2.2.9 del presente decreto; igualmente el Parágrafo 1°. Los elementos mínimos previstos en el presente artículo se complementarán con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de selección. En términos de la corte constitucional, la planeación estatal es el instrumento mediante el cual se definen las políticas a implementar para el cumplimiento de los fines y cometidos estatales, señalando los elementos indispensables para la ordenada ejecución de las obras y la prestación de los servicios en un periodo determinado, evitando la improvisación y procurando el aprovechamiento máximo de los recursos disponibles. No se pudo establecer por parte de esta auditoría que la empresa matadero de Tunja en liquidación una base sólida sustentada en cotizaciones solicitadas a terceros para poder establecer así el presupuesto oficial, de hecho en el proceso adelantado por la DIAN (contrato 100215314-123-0-2011) que se cita en la réplica se puede observar que en efecto en la realización de los estudios previos se hacen hasta 5 cotizaciones a diferentes empresas de todo el país. Por las anteriores razones en cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo y disciplinario, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.





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OBSERVACIÓN No. 36 No se encuentra soporte en las carpetas para establecer el valor del presupuesto oficial a contratar, sin embargo en la propuesta presentada por el posible contratista se indica que según lo acordado con el Matadero, el valor de la propuesta es de $30.000.000 sin tener en cuenta el costo de los materiales requeridos para la debida organización del volumen documental existente y que este debería correr por cuenta de la Empresa. Lo que conlleva a que el valor total del contrato sea superior al establecido. El matadero termina aceptando las condiciones estipuladas por el oferente, con las cuales se firma el contrato. De no ser aclaradas las observaciones, conllevará a establecerse como presuntos hallazgos administrativos con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Agrego a la presente la respuesta dada en la anterior observación, en el sentido que en la ejecución del contrato se debió adelantar la organización de archivos, con clasificación de documentos de forma eficiente, entre otras separar papelería, que estaba desgastada o en desuso con la respectiva selección, limpiar y ordenar el archivo, organización numérica y cronológica, cambio de carpetas, valoración documental, y el suministro de los materiales y elementos necesarios para el cumplimiento del objeto del contrato que corresponden a todos los aspectos que conllevan el valor global del contrato que conforme a lo expresado corresponde a los reales precios del mercado, sin que la empresa hubiere tenido que realizar otras erogaciones diferentes al valor estipulado en el contrato. En tal virtud, por explicado en OBSERVACIÓN 35 Y 36, respetuosamente solicito se levante este hallazgo. VERIFICAR FOLIOS (8 Y 10) ESTUDIOS PREVIOS DIAN PAGINA WEB PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 37 Dentro de la carpeta del contrato se pudo establecer que el contratista solamente aporta a salud con base en el salario mínimo, dejando de cotizar aportes a pensión y riesgos profesionales; esto conlleva a una observación con alcance administrativo y disciplinario, en razón a que el contratista debió pagar sus aportes con base en el 40% del valor del contrato, según lo establece el artículo 23 del Decreto 1703 de 2002 y el artículo 18 de la ley 1122 de 2007. De no ser aclaradas las observaciones, conllevará a establecerse como presuntos hallazgos administrativos con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Manifiesto que con la transcripción de la norma mencionada en la observación no es procedente adelantar cargo alguno, pues el artículo 23 del decreto 1703 de 2002 por el cual se adoptan medidas para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el Sistema General de





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Seguridad Social en Salud. El texto del artículo originalmente expedido por el Gobierno Nacional, era el siguiente: "Artículo 23. Cotizaciones en contratación no laboral. Para efectos de lo establecido en el artículo 271 de la Ley 100 de 1993, en los contratos en donde esté involucrada la ejecución de un servicio por una persona natural en favor de una persona natural o jurídica de derecho público o privado, tales como contratos de obra, de arrendamiento de servicios, de prestación de servicios, consultoría, asesoría y cuya duración sea superior a tres (3) meses, la parte contratante deberá verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud. "En el evento en que el ingreso base de cotización no corresponda con el valor mensualizado del contrato, siempre que estén pactados pagos mensuales, el contratante deberá requerir al contratista para que justifique la diferencia. Si esta diferencia no tiene justificación válida, deberá descontar del pago de un (1) mes, lo que falte para completar el equivalente a la cotización del doce por ciento (12%) sobre el cuarenta por ciento (40%) del valor bruto del contrato, dividido por el tiempo de duración del mismo, en períodos mensuales, para lo cual se entiende que el 60% restante corresponde a los costos imputables al desarrollo de la actividad contratada. En ningún caso, se cotizará sobre una base inferior a dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes. "Las sumas descontadas se entregarán a la entidad promotora de salud, EPS, a la conocimiento la situación para que la EPS revise la presunción de ingresos del contratista y este deba efectuar la autoliquidación de aportes sobre el nuevo ingreso. "En el evento en que los pagos no sean mensuales y no exista justificación válida de la diferencia, el contratante deberá informar tal circunstancia a la entidad promotora de salud, EPS, a la cual se encuentre afiliado el contratista, para que dicha entidad le revise la presunción de ingresos. "Para los efectos del presente artículo se entiende por "valor bruto", el valor facturado o cobrado antes de aplicarle los recargos o deducciones por impuestos o retenciones de origen legal. "En los contratos de vigencia indeterminada, el Ingreso Base de Cotización será el equivalente al cuarenta por ciento (40%) del valor bruto facturado en forma mensualizada". Los párrafos subrayados fueron declarados nulos por esta jurisdicción (el resaltado es mío) entendiéndose que declarado nulo el texto subrayado no puede ser aplicado en el caso concreto. En lo demás se obro conforme a los postulados de la buena fe preceptuados en la Constitución Política art. 83, y atendiendo que el contratista se encontraba vinculado al sistema de Seguridad social y que el contrato no tenía una duración superior a 3 meses, además vale la pena añadir que el contratista

adquirió el derecho a la pensión de vejez y que viene en reconocimiento. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: Si bien es cierto, de la parte subrayada, se declaró nulidad por parte del Consejo de Estado mediante fallo 13707 de 2004, nos permitimos hacer referencia al siguiente concepto del mismo Concejo de Estado, que es norma posterior y por lo tanto prevalece sobre la anterior: CONSEJO DE ESTADO SALA DE CONSULTA Y SERVICIO CIVIL Consejero Ponente: Luis Fernando Álvarez Jaramillo

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5248#271





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Bogotá, D.C., julio veintiséis (26) de dos mil siete (2007) Radicación: 1832 Número: 11001-03-06-000-2007-00048-00 Referencia: Ingreso base de cotización al Sistema General de Seguridad Social en Salud aplicable a los trabajadores independientes contratistas.

El señor Ministro de la Protección Social, doctor Diego Palacio Betancourt, formuló consulta a la Sala, con el fin de precisar la correcta interpretación que debe darse a la definición del ingreso base de cotización –IBC- de los trabajadores independientes contratistas, en los siguientes términos:

"Artículo 18.

Aseguramiento de los independientes contratistas de prestación de servicios. Los independientes contratistas de prestación de servicios cotizarán al Sistema General de Seguridad Social en Salud el porcentaje obligatorio para salud sobre una base de la cotización máxima de un 40% del valor mensualizado del contrato. El contratista podrá autorizar a la entidad contratante el descuento y pago de la cotización sin que ello genere relación laboral. "Para los demás contratos y tipos de ingresos el Gobierno Nacional reglamentará un sistema de presunción de ingresos con base en la información sobre las actividades económicas, la región de operación, la estabilidad y estacionalidad del ingreso.” En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo y disciplinario, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 38 En cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo No. 037 de 2002, artículo 1°, literal A. y al ser una actividad que demanda un alto grado de complejidad, el contratista debe cumplir con unos requisitos mínimos que están establecidos en mencionada norma, como la debida preparación académica, puesto que la sola experiencia no marca la idoneidad para realizar esta clase de contratos, toda vez que verificada la hoja de vida del contratista se pudo establecer que no cuenta con los estudios ni la experiencia para firmar este tipo de contrato, violándose la normatividad establecida para tal efecto. De no ser aclaradas las observaciones, conllevará a establecerse como presuntos hallazgos administrativos con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

El contratista cuenta con una amplia experiencia en manejo de archivística, dada su condición de haberse desempeñado durante muchos años en esta actividad, experiencia que le puede ser homologable para el ejercicio de la actividad, no obstante cabe precisar que si analizamos de fondo el asunto como CONTRATO REALIDAD, se pudo dar la denominación de contrato de prestación de servicios profesionales, pero de fondo era contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión dando cumplimiento a la normativa mencionada en el presente escrito en concordancia con decreto





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734 de 2012, articulo 3.4.2.5.1, dentro de la subsección V. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento. 7. CONTRATO No. 7 DE 2012.

Número Contrato



7 – 2012

PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES COMO CONTADORA PARA ACTUALIZAR LA CONTABILIDAD CORRESPONDIENTE A LOS MESES DE SEPTIEMBRE A 15 DE NOVIEMBRE DE 2012. Y CONTINUAR LLEVANDO LA CONTABILIDAD DEL 16 DE NOVIEMBRE AL 28 DE DICIEMBRE DE 2012 DE LA EMPRESA MATADERO DE TUNJA EN LIQUIDACIÓN.

4,000,000.00 BEATRIZ OTÁLORA

IBÁÑEZ

OBSERVACIÓN No. 39

En los estudios previos se indica que el valor será determinado a partir de un estimativo acorde con los precios del mercado para un profesional, pero NO se presenta el soporte correspondiente a tenerse en cuenta para establecer el presupuesto a contratar. De no ser aclaradas las observaciones, conllevará a establecerse como presuntos hallazgos con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Reitero mi solicitud de levantar el hallazgo con relación al caso en comentario y manifiesto que si bien es cierto se manifestó en los estudios de mercado, la norma aplicable no establece en ningún aparte que se deban hacer los contratos acorde con los precios del mercado, pues la norma que se transcribe enseguida incluso dispone que no se requiere obtener previamente varias ofertas que sería la forma de establecer posiblemente los precios del mercado. De acuerdo al decreto 734 del 2012, aplicado al caso en concreto y que señala: De los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión Artículo 3.4.2.5.1. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias





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ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.”…

Por lo anterior se colige de manera clara, y diáfana que la norma permite contratar directamente con una persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato sin que sea necesario obtener previamente varias ofertas, es del caso que para contratar a la señora CONTADORA no se requería obtener varias ofertas, solamente era necesario establecer que tenía la idoneidad para cumplir con el objeto del contrato como lo demuestra el título profesional que ostenta. La norma no estipula que se establezca precio del mercado solo demostrar la idoneidad para llevar a buen término el objeto del contrato; pero en gracia de discusión para establecer el precio del mercado solo basta revisar la nómina de cualquier ente territorial y determinar si es justo el pago por la suma de $2.000.000.oo, mensuales teniendo en cuenta que el contratista debe asumir los gastos de seguridad social y los descuentos administrativos del contrato. Incluso por debajo de los precios del mercado laboral en otras condiciones estaríamos hablando de injusticia laboral. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento, toda vez en los mismos estudios previos se establece y redacta que se tendrá en cuenta para contratar de acuerdo a los precios del mercado, pues entonces, no se debió redactar el estudio previo de esta manera.

OBSERVACIÓN No. 40

El aporte a seguridad social se está pagando la suma de $1’810.714, mediante comprobante de pago de fecha 16 de noviembre de 2012, pero en la planilla número 8310850712 se encuentra que el periodo de cotización es el mes de octubre de 2012, mes que no corresponde; igualmente se denota que se están liquidando intereses de mora por valor de $32.686, lo que se presume que esta planilla no corresponde a lo del contrato suscrito; esto conlleva a una observación con alcance administrativo y disciplinario, en razón a que el contratista debió pagar sus aportes con base en el 40% del valor del contrato, según lo establece el artículo 23 del Decreto 1703 de 2002 y el artículo 18 de la ley 1122 de 2007. De no ser aclaradas las observaciones, conllevará a establecerse como presuntos hallazgos con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Manifiesto que con la transcripción de la norma mencionada en la observación no es procedente adelantar cargo alguno, pues el artículo 23 del decreto 1703 de 2002 por el cual se adoptan medidas para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el Sistema General de Seguridad Social en Salud. El texto del artículo originalmente expedido por el Gobierno Nacional, era el siguiente: "Artículo 23. Cotizaciones en contratación no laboral. Para efectos de lo establecido en el artículo 271 de la Ley 100 de 1993, en los contratos en donde esté involucrada la






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ejecución de un servicio por una persona natural en favor de una persona natural o jurídica de derecho público o privado, tales como contratos de obra, de arrendamiento de servicios, de prestación de servicios, consultoría, asesoría y cuya duración sea superior a tres (3) meses, la parte contratante deberá verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud.

"En el evento en que el ingreso base de cotización no corresponda con el valor mensualizado del contrato, siempre que estén pactados pagos mensuales, el contratante deberá requerir al contratista para que justifique la diferencia. Si esta diferencia no tiene justificación válida, deberá descontar del pago de un (1) mes, lo que falte para completar el equivalente a la cotización del doce por ciento (12%) sobre el cuarenta por ciento (40%) del valor bruto del contrato, dividido por el tiempo de duración del mismo, en períodos mensuales, para lo cual se entiende que el 60% restante corresponde a los costos imputables al desarrollo de la actividad contratada. En ningún caso, se cotizará sobre una base inferior a dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

"Las sumas descontadas se entregarán a la entidad promotora de salud, EPS, a la conocimiento la situación para que la EPS revise la presunción de ingresos del contratista y este deba efectuar la autoliquidación de aportes sobre el nuevo ingreso.

"En el evento en que los pagos no sean mensuales y no exista justificación válida de la diferencia, el contratante deberá informar tal circunstancia a la entidad promotora de salud, EPS, a la cual se encuentre afiliado el contratista, para que dicha entidad le revise la presunción de ingresos.

"Para los efectos del presente artículo se entiende por "valor bruto", el valor facturado o cobrado antes de aplicarle los recargos o deducciones por impuestos o retenciones de origen legal.

"En los contratos de vigencia indeterminada, el Ingreso Base de Cotización será el equivalente al cuarenta por ciento (40%) del valor bruto facturado en forma mensualizada".

Los párrafos subrayados fueron declarados nulos por esta jurisdicción. (el resaltado es mío) entendiéndose que declarado nulo el texto subrayada no puede ser aplicado en el caso concreto. En lo demás se obro conforme a los postulados de la buena fé preceptuados en la Constitución Política art. 83. En gracia de discusión y para el cálculo del valor contrato y lo aportado $1.810.714.oo cubre más

del 40% del valor del contrato, haciendo las deducciones de seguridad social. No habiendo

lugar a este hallazgo.

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: Si bien es cierto, de la parte subrayada se declaró nulidad por parte del Consejo de Estado mediante fallo 13707 de 2004, nos permitimos hacer referencia al siguiente concepto del mismo Concejo de Estado, que es norma posterior y por lo tanto prevalece sobre la anterior.





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CONSEJO DE ESTADO SALA DE CONSULTA Y SERVICIO CIVIL Consejero Ponente: Luis Fernando Álvarez Jaramillo Bogotá, D.C., julio veintiséis (26) de dos mil siete (2007) Radicación: 1832 Número: 11001-03-06-000-2007-00048-00 Referencia: Ingreso base de cotización al Sistema General de Seguridad Social en Salud aplicable a los trabajadores independientes contratistas.


"Artículo 18.

Aseguramiento de los independientes contratistas de prestación de servicios. Los independientes contratistas de prestación de servicios cotizarán al Sistema General de Seguridad Social en Salud el porcentaje obligatorio para salud sobre una base de la cotización máxima de un 40% del valor mensualizado del contrato. El contratista podrá autorizar a la entidad contratante el descuento y pago de la cotización sin que ello genere relación laboral.

"Para los demás contratos y tipos de ingresos el Gobierno Nacional reglamentará un sistema de presunción de ingresos con base en la información sobre las actividades económicas, la región de operación, la estabilidad y estacionalidad del ingreso.”

En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo y disciplinario, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento. 8. CONTRATO No. 8 DE 2012.

Número Contrato



8 – 2012

CONTRATAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES DE UN ABOGADO COMO ASESOR EXTERNO PARA ASESORAR EL PROCESO DE LIQUIDACIÓN, CONFORME CON LO ORDENADO POR EL CONCEJO MUNICIPAL Y CON ARREGLO A LAS DISPOSICIONES LEGALES QUE REGULAN LA MATERIA, AL IGUAL QUE REALIZAR UN ANÁLISIS JURÍDICO A LAS HISTORIAS LABORALES DE CADA UNO DE LOS FUNCIONARIOS DE LA EMPRESA MATADERO DE TUNJA, CON EL FIN DE ESTABLECER LOS PARÁMETROS PARA LIQUIDAR E INDEMNIZAR DE MANERA INDIVIDUAL.

14,000,000.00 SIMÓN CASTRO

BENÍTEZ





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con el debido respeto debo manifestar que la norma mencionada no es aplicable al presente, pues, por tratarse de un contrato de prestación de servicios profesional de apoyo a la gestión debe darse aplicación a la norma especial vigente que regula este tipo de contratos, siendo el decreto 734 del 2012. En tal virtud considero pertinente transcribir de manera textual lo que a tenor se dispone sobre el tema: “Subsección V. De los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión”. Artículo 3.4.2.5.1. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.”… Por lo anterior se colige de manera clara, y diáfana que la norma permite contratar directamente con una persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato sin que sea necesario obtener previamente varias ofertas, es del caso que para contratar un ABOGADO no se requería obtener varias ofertas, solamente era necesario establecer que tenía la idoneidad para cumplir con el objeto del contrato como lo demuestra el título profesional que ostenta. La norma no estipula que se establezca precio del mercado solo demostrar la idoneidad para llevar a buen término el objeto del contrato; pero en gracia de discusión para establecer el precio del mercado solo basta revisar la nómina de cualquier ente territorial y determinar si es justo el pago hecho, teniendo en cuenta su perfil y la amplia experiencia de acuerdo a su hoja de vida, teniendo en cuenta que el





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contratista debe asumir los gastos de seguridad social y los descuentos administrativos del contrato. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento, toda vez en los mismos estudios previos se establece y redacta que se tendrá en cuenta para contratar de acuerdo a los precios del mercado, pues entonces, no se debió redactar el estudio previo de esta manera.

OBSERVACIÓN No. 42 Revisada la ejecución del contrato con respecto a los resultados obtenidos en la liquidación, se encontró que existen deficiencias en ésta, toda vez que se presentaron errores en el cálculo y revisión de las liquidaciones, dado que dentro de las funciones debía asesorar y/o realizar el proceso de liquidación de los trabajadores conforme con lo ordenado por el Concejo Municipal y con arreglo a las disposiciones legales que regulan la materia, al igual que realizar un análisis jurídico a las historias laborales de cada uno de los funcionarios de la Empresa Matadero de Tunja con el fin de establecer los parámetros para liquidar e indemnizar de manera individual. Por lo anterior al estar mal calculadas las liquidaciones de los empleados y trabajadores se está incumpliendo el contrato por lo cual se puede estar ante un presunto detrimento patrimonial por falta de calidad en la entrega de los productos objeto del contrato. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA Se partió de la buena fe del contratista y la idoneidad del mismo, por lo que siempre estuvo pendiente y al tanto de los requerimientos jurídicos y consultas que por parte de la Empresa, por lo demás y así como se explicó en las disparidades respecto a las liquidaciones no se hizo más que como lo manifiesta el contratista cumplir con la norma y el análisis a criterio profesional. Se señala que si bien es cierto una de las actividades del contrato es la de asesorar conforme a las disposiciones y reglamentaciones de la materia no es menos cierto que se observa cumplimiento y calidad toda vez que el hecho de existir errores según la Auditoria, estaríamos frente a una presunción. Además señalo lo aportado por el contratista, las liquidaciones de los trabajadores oficiales y de los empleados públicos, se hicieron individuales. No hay dos iguales. A los trabajadores oficiales se les aplicaron las normas legales y reglamentarias vigentes y obligatorias al momento de la liquidación. Normas, obviamente igual, para los trabajadores oficiales e iguales para los empleados públicos. No se aplicaron normas de trabajadores a los empleados públicos lo contrario. Para cada uno lo que corresponde y, para cada uno lo que corresponde de acuerdo al estudio de su hoja de vida, tiempo de servicios, cargo o cargos ejercidos, salarios y prestaciones de Ley solamente ya que no hay Convención. Cada uno en individual. Las liquidaciones son el producto de aplicarle a cada uno lo que le corresponde. Como se puede apreciar con la simple vista de las liquidaciones. Liquidación: aplicarle la ley a la situación laboral que la hoja de vida señale en forma individual.





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143 Web: www.contraloriatunja.gov.co E-MAIL: [email protected] Carrera 10 N°15 –76. Telefax: 7441843

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA:

De esta manera la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, en donde se debe proceder a efectuar la reliquidación conforme a las disposiciones legales establecidas por la Ley y a la vez tenerse en cuenta en el plan de mejoramiento. 9. CONTRATO No. 9 DE 2012.

Número Contrato

OBJETO DEL CONTRATO VALOR

DEL CONTRATO


9 – 2012

CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA LA ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIO TÉCNICO DE MAQUINARIA Y EQUIPO DE PROPIEDAD DE LA EMPRESA MATADERO DE TUNJA EN LIQUIDACIÓN CONFORME A LOS PARÁMETROS EXIGIDOS POR EL DECRETO 254 DE 2000 Y DEMÁS NORMAS QUE RIGEN LA MATERIA.

10,000,000.00 EUROINDUSTRIAL

LTDA

OBSERVACIÓN No. 43 Revisados los estudios previos en el ítem de valor estimado del contrato del contrato se vulneró el principio de la planeación y el artículo 25 numeral 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1474 de 2011, artículo 87. El cual reza que Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones, según corresponda. Lo anterior teniendo en cuenta que el valor estimado del contrato debe corresponder precisamente a un estudio concienzudo donde se indique el cálculo del valor estimado del contrato de tal manera que sirva a los proponentes y a la entidad misma a revisar con base en el mismo las propuestas presentadas, toda vez que en los estudios previos se indica que el valor será determinado a partir de los precios del mercado para un técnico en inventarios, pero NO se presenta el soporte correspondiente a tenerse en cuenta para establecer el presupuesto a contratar. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Del análisis de los estudios previos para hacer el contrato, se cumple con las exigencias legales, dado que en el numeral 7 se hace un ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO, teniendo en cuenta la experiencia específica requerida, los descuentos administrativos del contrato, el no pago de prestaciones sociales por parte de la Empresa Matadero, incluidos los impuestos y demás costos directos e indirectos, no obstante, reitero mi solicitud de levantar el hallazgo con relación al caso en comentario y manifiesto que la norma aplicable no establece en ningún aparte que se deban hacer los contratos acorde con los precios del mercado, pues la norma





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que se transcribe enseguida incluso dispone que no se requiere obtener previamente varias ofertas que sería la forma de establecer posiblemente los precios del mercado.

De los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión

Artículo 3.4.2.5.1. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.”… Por lo anterior se colige de manera clara, y diáfana que la norma permite contratar directamente con una persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato sin que sea necesario obtener previamente varias ofertas, es del caso que para contratar el profesional del derecho no se requería obtener varias ofertas, solamente era necesario establecer que tenía la idoneidad para cumplir con el objeto del contrato como lo demuestra el título profesional que ostenta. La norma no estipula que se establezca precio del mercado solo demostrar la idoneidad para llevar a buen término el objeto del contrato; pero en gracia de discusión para establecer el precio del mercado solo basta revisar la nómina de cualquier ente territorial y determinar si es justo el pago, teniendo en cuenta que el contratista debe asumir los gastos de seguridad social y los descuentos administrativos del contrato. Incluso por debajo de los precios del mercado laboral en otras condiciones estaríamos hablando de injusticia laboral. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento, toda vez en los mismos estudios previos se establece y redacta que se tendrá en cuenta para contratar de acuerdo a los precios del mercado, pues entonces, no se debió redactar el estudio previo de esta manera.


Número Contrato



10 – 2012

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE EMISIÓN DE PUBLICIDAD DE LA RESOLUCIÓN Nº 082 DE LA EMPRESA MATADERO DE TUNJA EN LIQUIDACIÓN.

500.000.00 SIMÓN ORTIZ MEDINA





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OBSERVACIÓN No. 44 Revisados los estudios previos en el ítem de valor estimado del contrato del contrato se vulneró el principio de la planeación y el artículo 25 numeral 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1474 de 2011, artículo 87. El cual reza que Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones, según corresponda. Lo anterior teniendo en cuenta que el valor estimado del contrato debe corresponder precisamente a un estudio concienzudo donde se indique el cálculo del valor estimado del contrato de tal manera que sirva a los proponentes y a la entidad misma a revisar con base en el mismo las propuestas presentadas, toda vez que en los estudios previos se indica que el valor será determinado a partir de un estimativo acorde con los precios del mercado para tal fin, pero NO se presenta el soporte Ni cotizaciones de otros medios de comunicación que puedan tenerse en cuenta para establecer el presupuesto a contratar. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Para el caso en concreto la ley aplicable y en concordancia es el decreto 734 de 2012, como se señaló en algún aparte de los estudios previos.

El Artículo 3.4.2.5.1. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.”…

Por lo anterior se colige de manera clara, y diáfana que la norma permite contratar directamente con una persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato sin que sea necesario obtener previamente varias ofertas, es del caso que para contratar el profesional del derecho no se requería obtener varias ofertas, solamente era necesario establecer que tenía la idoneidad para cumplir con el objeto del contrato como lo demuestra el título profesional que ostenta. La norma no estipula que se establezca precio del mercado solo demostrar la idoneidad para llevar a buen término el objeto del contrato; pero en gracia de discusión para establecer el precio del mercado solo basta revisar la nómina de cualquier ente territorial y determinar si es justo el pago, teniendo en cuenta que el contratista debe asumir los gastos de seguridad social y los descuentos administrativos del contrato. Incluso por debajo de los precios del mercado laboral en otras condiciones estaríamos hablando de injusticia laboral.





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PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento, toda vez en los mismos estudios previos se establece y redacta que se tendrá en cuenta para contratar de acuerdo a los precios del mercado, pues entonces, no se debió redactar el estudio previo de esta manera.

OBSERVACIÓN No. 45 El valor del contrato es de $500.000, pero no se indica cuántas emisiones se deben realizar, este valor fue establecido con la propuesta, finalmente se suscribió el contrato. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA En respuesta debo manifestar que obre en cumplimiento de un deber legal, pues en ejercicio de mis funciones y en desarrollo del proceso de liquidación, me correspondía realizar publicación de la resolución de supresión de cargo, más aun cuando estas fueron notificadas el fin de semana y fin de año, por lo que requería darse a conocer por un medio de amplia difusión en y considerando que fuera sintonizada por la mayoría de los empleados notificados, siendo de conocimiento público. Por tanto no podía definir el número de emisiones sino que más bien estaba sujeto a la disponibilidad del oferente dando cumplimiento al objeto del contrato. En tal virtud considero se me absuelva del hallazgo en mención. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se acepta la explicación dada, por tal razón se levanta la observación.

3.5.5. Contratos de la vigencia 2013. 1. CONTRATO No. 1 de 2013.

Número Contrato



1 – 2013

PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES COMO CONTADORA PARA ACTUALIZAR LA CONTABILIDAD CORRESPONDIENTE A LOS MESES DE ENERO Y FEBRERO DEL 2013 DE LA EMPRESA MATADERO DE TUNJA EN LIQUIDACIÓN.

2.000.000 BEATRIZ OTÁLORA IBÁÑEZ





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Reitero mi solicitud de levantar el hallazgo con relación al caso en comentario y manifiesto que la norma aplicable en concordancia vigente es el Decreto 734 del 2012, no establece en ningún aparte que se deban hacer los contratos acorde con los precios del mercado, pues la norma que se transcribe enseguida incluso dispone que no se requiere obtener previamente varias ofertas que sería la forma de establecer posiblemente los precios del mercado.

De los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión

Artículo 3.4.2.5.1. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.”…

Por lo anterior se colige de manera clara, y diáfana que la norma permite contratar directamente con una persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato sin que sea necesario obtener previamente varias ofertas, es del caso que para contratar a la señora CONTADORA no se requería obtener varias ofertas, solamente era necesario establecer que tenía la idoneidad para cumplir con el objeto del contrato como lo demuestra el título profesional que ostenta. La norma no estipula que se establezca precio del mercado solo demostrar la idoneidad para llevar a buen término el objeto del contrato; pero en gracia de discusión para establecer el precio del mercado solo basta revisar la nómina de cualquier ente territorial y determinar si es justo el pago por la suma mensuales, teniendo en cuenta que el contratista debe asumir los gastos de seguridad social y los





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descuentos administrativos del contrato. Incluso por debajo de los precios del mercado laboral en otras condiciones estaríamos hablando de injusticia laboral. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento, toda vez en los mismos estudios previos se establece y redacta que se tendrá en cuenta para contratar de acuerdo a los precios del mercado, pues entonces, no se debió redactar el estudio previo de esta manera.


Número Contrato



02 – 2013

CONTRATAR LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA PARA LA EMPRESA MATADERO DE TUNJA EN LIQUIDACIÓN.

49.500.000 CARLOS ALBERTO WAKED

CEBALLOS

Con el fin de establecer las tarifas que aplican al servicio de vigilancia, la superintendencia de vigilancia de Colombia expidió el decreto 4950 de 2007, en el cual se regulan las tarifas mínimas a tenerse en cuenta para la prestación de este servicio. Igualmente mediante Circular Externa 0015 del 14 de enero de 2013, y teniendo en cuenta que el Salario Mínimo Legal Vigente (SMMLV) para el 2013 quedó en $589.500, la tarifa para las empresas y cooperativas que prestan servicios de vigilancia para el sector comercial e industrial y del Estado, será de 8.8 (SMMLV) y para las que lo hagan en sectores residenciales será de 8.6 (SMMLV). Las siguientes son las condiciones que se ajustan para la prestación del servicio de vigilancia de la Empresa Matadero de Tunja en liquidación, de conformidad con el artículo 2 del ya citado decreto:

Vigilancia con arma de fuego

Equipo de comunicaciones 24 horas al día

Tres turnos de ocho horas De acuerdo a lo anterior se establece el valor de la siguiente manera: Cálculo del valor mensual





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Cálculo del valor diario

Cálculo del valor de los 155 días contratados

Diferencia entre el valor contratado y el valor calculado por esta auditoria

OBSERVACIÓN No. 47 Revisados los estudios previos en el ítem de valor estimado del contrato del contrato se vulneró el principio de la planeación y el artículo 25 numeral 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1474 de 2011, artículo 87; el cual reza que Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones, según corresponda. Lo anterior teniendo en cuenta que el valor estimado del contrato debe corresponder precisamente a un estudio concienzudo donde se indique el cálculo del valor estimado del contrato de tal manera que sirva a los proponentes y a la entidad misma a revisar con base en el mismo las propuestas presentadas, toda vez que en los estudios previos se indica que los servicios de vigilancia y seguridad privada están regulados por el Decreto 4950 de 2007, la Resolución 00224 de 2008 y que el valor será determinado a partir del estudio de mercado, pero no se anexa ningún tipo de cotización para establecer el presupuesto a contratar. De no ser aclaradas las observaciones, conllevará a establecerse como presuntos hallazgos con alcance administrativo RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Si bien es cierto no se encuentran las cotizaciones anexas dentro de los estudios previos, cabe anotar que aun cuando no es necesario conforme el decreto 734 del 2012, resaltamos que si se obtuvieron dos cotizaciones y se tomó el menor valor anexamos (6 folios).





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PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se determina que si bien se presentan dos cotizaciones: una de SERVIBOY y la otra de SERSECOL Ltda, se puede establecer que la valoración de estas dos propuestas y que harían parte del estudio de mercado, es muy mínima y subjetiva, dado que sólo se basan en la evaluación de unas características básicas exigidas y como factor primordial el menor precio, pero desconocen de cierta manera lo regulado en Decreto 4950 de 2007 y la Resolución 00224 de 2008, procedimiento que debería haberse tenido en cuenta como factor básico para la evaluación y la escogencia, dado que según su apreciación se tomó el valor del menor precio, por tal razón la respuesta a la observación se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 48 Se establece que el valor sería por la suma de $29’482.860 correspondiente a cinco meses y cinco días, comprendidos entre el 26 de febrero al 31 de julio de 2013, según lo establecido en la cláusula 4ª del contrato de prestación de servicios N° 002 de 2013, toda vez el acta de inicio del contrato corresponde a la fecha 26 de febrero de 2013. Por tal razón se establece como presunto sobrecosto la suma de veinte millones diecisiete mil ciento cuarenta pesos m/cte. ($20.017.140,00), NO dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 25 de la ley 80 de 1993. De no ser aclaradas las observaciones, conllevará a establecerse como presuntos hallazgos con alcance administrativo, disciplinario y fiscal RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

El hecho de que nos señalen esta tarifa mínima como valor del contrato, no quiere decir que sea el valor referente del mercado. Por lo que no comparto las apreciaciones tenidas en cuenta para establecer el valor del contrato, toda vez que se tuvo en cuenta el estudio de seguridad y el menor valor, ya que se debieron implementar los puntos de vigilancia por los problemas de inseguridad que presentaba el sector y por las molestias que se presumía presentaba el personal que debía salir de la Empresa en razón de la liquidación de la misma, con el riesgo de sustracción de algún elemento que causara detrimento al patrimonio de la Entidad, el contrato conllevaba no solo vigilar un puesto de trabajo sino un esquema de seguridad integral, como era al apoyo de un supervisor permanente, servicios de alarmas etc. que contribuían al funcionamiento del esquema de seguridad y que obviamente no solo el costo se limita a cotizar un turno de vigilancia. Se anexan (6 folios). PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad se determina que con el fin de establecer las tarifas que aplican al servicio de vigilancia, la superintendencia de vigilancia de Colombia expidió el decreto 4750 de 2007, en el cual se regulan las tarifas mínimas a tenerse en cuenta para la prestación de este servicio y que si bien en esta normatividad se establecen las tarifas mínimas, también debe considerarse como el valor referente del mercado para establecer las tarifas, toda vez para eso fue expedida precisamente esta normatividad, la cual si debe tenerse en cuenta y dársele una aplicabilidad, máxime que los valores presentados por los posibles prestadores del





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servicio que NO se acercaban en lo más mínimo a lo regulado. De igual forma y para establecer el posible sobrecosto, la Auditoría se procedió a buscar aparte de la normatividad, más información que diera un referente sobre tarifas, precios, características y/o similitudes sobre precios, actividades prestadas, entre otros, en diferentes entidades públicas del orden municipal de Tunja, entre las que están la Alcaldía Mayor de Tunja y el IRDET, de contratos y estudios previos e incluso para la prestación de servicios de vigilancia en la Empresa Matadero de Tunja durante el segundo semestre de 2013 y que se encuentran publicados en la página del SECOP, donde se obtuvo información que queda consignada en el presente informe, y que se relaciona de la siguiente manera: ENTIDAD TARIFA APLICADA MENSUAL INCLUIDO IVA Alcaldía Mayor de Tunja (Contrato 623 de 2013) $5.797.661,76. Instituto de Recreación y Deporte de Tunja $5.789.174,00 Empresa Matadero de Tunja (proceso en borrador No. LP-AMT-014-2013) $6.020.936,00 Igualmente mediante solicitud realizada mediante oficio A.F. 1068 dirigida a JIMFER SECURITY , se solicita cotización con el fin de obtener los costos para el servicios de vigilancia privada durante 24 horas al día con tres (39 vigilantes en turnos de ocho (8) horas incluyendo domingos y festivos con arma y equipos de comunicación, en donde se recibió respuesta mediante oficio de fecha 11 de septiembre de 2013 , donde se relaciona la siguiente información: SERVICIOS CANTIDAD SERVICIOS VR UNITARIO POR SERVICIO Empresa armada con medio humano 01Servicio de 24 horas $5.797.662,00 (8.8 SMMLV +10% AIU)+ 16%de IVA L-D Sobre el AIU del total del contrato. Por tal razón la respuesta a la observación y los datos consignados en el pronunciamiento de la Contraloría de Tunja, se confirma un hallazgo administrativo con alcance disciplinario y fiscal por presunto sobrecosto en la contratación por la suma de veinte millones diecisiete mil ciento cuarenta pesos m/cte. ($20.017.140,00).

OBSERVACIÓN No. 49 En la propuesta previa presentada por el contratista, no aparece ningún valor ni se anexan las respectivas hojas de vida de quienes prestarían el servicio de vigilancia. De no ser aclaradas las observaciones, conllevará a establecerse como presuntos hallazgos con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Claro es que si bien es cierto se establecían las condiciones y requerimientos de las personas a vincular esto era responsabilidad del contratista y se presume el cumplimiento en principio de buena fe por cuanto lo demás seria coadministrar al contratista, en cuanto al valor de la misma se procedió a solicitar de la carpeta de la Empresa contratista la tabla de valores anexada que por motivos





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inexplicables no se encontró dentro de la carpeta del contrato ni en ninguno de los archivos de la Empresa pero doy fe y certifico que a la hora de ser radicada venia anexa al folio que si reposa en la carpeta del contrato, se presume que debido al movimiento y continuos trasteos de los sitios de trabajo se haya traspapelado o incluso se sospecha que haya sido extraída por terceros, por cuanto las instalaciones donde se funcionó no contaba con las mejores condiciones de seguridad, se Anexan ( 6 folios). PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se acepta la explicación dada, por tal razón se levanta la observación.


Número Contrato



03 de 2013

PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES EN LABORES DE SECRETARIA COMO NOTIFICACIONES, ARCHIVO, CORRESPONDENCIA, DIGITACIÓN, COMUNICACIÓN Y DEMÁS RELACIONADAS CON LA ACTIVIDAD JURÍDICA EN EL PROCESO DE LIQUIDACIÓN DE LA EMPRESA MATADERO DE TUNJA EN LIQUIDACIÓN.

12.600.000 LIDA FABIOLA ARIAS

PULIDO

OBSERVACIÓN No. 50 Revisados los estudios previos en el ítem de valor estimado del contrato del contrato se vulneró el principio de la planeación y el artículo 25 numeral 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1474 de 2011, artículo 87. El cual reza que Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones, según corresponda. Lo anterior teniendo en cuenta que el valor estimado del contrato debe corresponder precisamente a un estudio concienzudo donde se indique el cálculo del valor estimado del contrato de tal manera que sirva a los proponentes y a la entidad misma a revisar con base en el mismo las propuestas presentadas, toda vez que en los estudios previos se indica que el valor será determinado a partir de un estimativo acorde con los precios del mercado para un profesional, pero NO se presenta el soporte correspondiente a tenerse en cuenta para establecer el presupuesto a contratar. De no ser aclaradas las observaciones, conllevará a establecerse como presuntos hallazgos con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA Manifiesto que la norma aplicable no es la señalada y que en concordancia se aplicó el decreto 734 de 2012 y este no establece en ningún aparte que se deban hacer los contratos acorde con los precios del mercado, pues la norma que se transcribe enseguida incluso dispone que no se requiere





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obtener previamente varias ofertas que sería la forma de establecer posiblemente los precios del mercado. De los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión, en su Artículo 3.4.2.5.1. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.”… Por lo anterior se colige de manera clara, y diáfana que la norma permite contratar directamente con una persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato sin que sea necesario obtener previamente varias ofertas, es del caso que para contratar a esta profesional, no se requería obtener varias ofertas, solamente era necesario establecer que tenía la idoneidad para cumplir con el objeto del contrato como lo demuestra el título profesional que ostenta. La norma no estipula que se establezca precio del mercado solo demostrar la idoneidad para llevar a buen término el objeto del contrato; pero en gracia de discusión para establecer el precio del mercado solo basta revisar la nómina de cualquier ente territorial y determinar si es justo el pago, o no, teniendo en cuenta que el contratista debe asumir los gastos de seguridad social y los descuentos administrativos del contrato. Incluso por debajo de los precios del mercado laboral, en otras condiciones estaríamos hablando de injusticia laboral. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: Si bien es cierto que el decreto 734 de 2012 en el numeral 3.4.2.5.1 establece que: “Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.” No se demuestra la idoneidad y la experiencia directamente relacionada del contratista profesional en salud con las funciones jurídicas, contables y administrativas del cargo para el cual se contrató.

En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento, toda vez en los mismos estudios previos se establece y redacta que se tendrá en cuenta para contratar de acuerdo a los precios del mercado, pues entonces, no se debió redactar el estudio previo de esta manera.





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OBSERVACIÓN No. 51

Según lo establecido en los estudios previos numeral 2.2.2.8 perfil del oferente, se requiere que el contratista acredite el título profesional con una experiencia mínima de dos años en cargos contratos en el área de formación; así mismo requieren a un profesional para ejercer actividades con conocimientos jurídicos, administrativos, contables, de archivo, entre otros, donde se deben llevar a cabo algunas actividades propias del proceso de liquidación tales como manejo contable, levantamiento, revisión e informe de procesos judiciales y organización documental y que para cumplir con lo señalado anteriormente, se necesita la contratación del profesional idóneo. De otra parte la propuesta que presenta el oferente está enfocada a realizar actividades de tipo jurídico, cuando el perfil profesional de la contratista es del área de la salud, además la experiencia laboral no corresponde a lo indicado en los estudios previos. Por tal razón no debió tenerse en cuenta dentro del proceso de selección para realizar las labores encomendadas.

De no ser aclaradas las observaciones, conllevará a establecerse como presuntos hallazgos con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Con el debido respeto, solicito se sirva excluir el hallazgo en discusión, pues del análisis consciente de la HOJA DE VIDA de la Señora LIDA FABIOLA ARIAS PULIDO, se colige que en efecto es profesional de la UNIVERSIDAD DE CARTAGENA, tiene formación, en las siguientes áreas: Contabilidad de las Organizaciones, Administración documental, Sistemas de Gestión de Calidad; actualización en Sistema de Seguridad Social en Colombia; Gestión Presupuestal para Entidades Públicas; Formación Empresarial entre otras, además demuestra Experiencia laboral en diversas Entidades. Con lo anterior se prueba que es la persona más que idónea para cumplir con el objeto del Contrato, dando el perfil que requiere la Empresa para el cumplimiento de su misión, hay que señalar que las actividades concernientes a informes de procesos jurídicos consiste en organizar y llevar el control de las carpetas de procesos siendo funciones calificadas como técnicas de secretaria y no puramente profesionales ya que la actuación jurídica corresponde y se desarrolla en el contrato de Asesoría jurídica. Por lo que no encuentro razón válida para demostrar lo contrario, toda vez que lo que se requiere es personal de confianza

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se acepta la explicación dada, por tal razón se levanta la observación.

OBSERVACIÓN No. 52

Dentro de la carpeta del contrato se pudo establecer que la contratista aporta a salud, pensión y riesgos profesionales con base en el salario mínimo, cuando el contratista debió pagar sus aportes con base en el cuarenta por ciento del valor del contrato, según lo establece el artículo 23 del Decreto 1703 de 2002 y en el artículo 18 de la ley 1122 de 2007.

De no ser aclaradas las observaciones, conllevará a establecerse como presuntos hallazgos con alcance administrativo y disciplinario.





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Manifiesto que con la transcripción de la norma mencionada en la observación no es procedente adelantar cargo alguno, pues el artículo 23 del decreto 1703 de 2002 por el cual se adoptan medidas para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el Sistema General de Seguridad Social en Salud. El texto del artículo originalmente expedido por el Gobierno Nacional, era el siguiente: "Artículo 23. Cotizaciones en contratación no laboral. Para efectos de lo establecido en el artículo 271 de la Ley 100 de 1993, en los contratos en donde esté involucrada la ejecución de un

servicio por una persona natural en favor de una persona natural o jurídica de derecho público o privado, tales como contratos de obra, de arrendamiento de servicios, de prestación de servicios, consultoría, asesoría y cuya duración sea superior a tres (3) meses, la parte contratante deberá verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud.






Los párrafos subrayados fueron declarados nulos por esta jurisdicción. (el resaltado es mío) entendiéndose que declarado nulo el texto subrayada no puede ser aplicado en el caso concreto. En lo demás se obro conforme a los postulados de la buena fé preceptuados en la Constitución Política art. 83. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: Si bien es cierto, de la parte subrayada se declaró nulidad por parte del Consejo de Estado mediante fallo 13707 de 2004, nos permitimos hacer referencia al siguiente concepto del mismo Concejo de Estado, que es norma posterior y por lo tanto prevalece sobre la anterior: CONSEJO DE ESTADO SALA DE CONSULTA Y SERVICIO CIVIL Consejero Ponente: Luis Fernando Álvarez Jaramillo






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Bogotá, D.C., julio veintiséis (26) de dos mil siete (2007) Radicación: 1832 Número: 11001-03-06-000-2007-00048-00 Referencia: Ingreso base de cotización al Sistema General de Seguridad Social en Salud aplicable a los trabajadores independientes contratistas.


"Artículo 18.


En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo y disciplinario, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 53 En la cláusula sexta numeral 6 del contrato de prestación de servicios No. 03 de 2013, NO hay concordancia en lo mencionado en el contrato al final de la hoja y el inicio de la siguiente. De no ser aclaradas las observaciones, conllevará a establecerse como presuntos hallazgos con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

De lo descrito EN LA CLAUSULA SEXTA numeral 6) se puede interpretar que el contratista se obliga a cumplir con las obligaciones que surjan del normal desarrollo del contrato de prestación de servicios, que lo constituyen las demás cláusulas que integran el contrato. En el fondo es una situación inocua que no afecta para nada la legalidad del contrato, y no afecta para nada lo sustancial del Contrato, por lo que encuentro errada e inexplicable la observación. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.





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OBSERVACIÓN No. 54

En la cláusula décimo tercera del contrato de prestación de servicios No. 03 de 2013, -relación laboral- se indica que: “Las personas que sean contratadas para el desarrollo de las labores del presente contrato por parte del contratista, tendrán vínculo laboral o relación laboral única y exclusivamente por su cuenta……” (sic), lo que significa que según el objeto del contrato establecido en la cláusula primera, al contratar los servicios de una Secretaria, ésta podía subcontratar con otras personas para el cumplimiento del objeto, contradiciéndose con lo establecido en la cláusula décima octava -Cesión y Subcontratos-: “El contratista No podrá ceder total o parcialmente ni subcontratar el objeto del presente contrato, con persona alguna natural o jurídica sin previo consentimiento del contratante….” (sic), entendiéndose entonces que existe una contradicción entre estas dos cláusulas del contrato, razón por la cual se concluye que el contrato está mal elaborado. De no ser aclaradas las observaciones, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Si bien es cierto se aprecia una presunta contradicción, es claro y coherente que para este contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión es un contrato Inti tu persone es decir debe desarrollarse por quien suscribió el contrato y en efecto como lo dice el segundo párrafo, el contratista no podrá ceder total o parcialmente el presente Contrato sin previa autorización de la Entidad, siendo muy clara la interpretación, pero en caso de DUDA el Estado tiene la facultad de hacer una interpretación unilateral del contrato y determinar lo que ha bien corresponda, concluyéndose que de lo transcrito en el hallazgo no existe mérito para observación. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.


Número Contrato



4 de 2013

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE UN ABOGADO COMO ASESOR EXTERNO PARA ASESORAR EL PROCESO DE LIQUIDACIÓN.

7.000.000 SIMÓN CASTRO

BENÍTEZ

OBSERVACIÓN No. 55 Revisados los estudios previos en el ítem de valor estimado del contrato del contrato se vulneró el principio de la planeación y el artículo 25 numeral 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1474 de 2011, artículo 87. El cual reza que Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán





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elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones, según corresponda. Lo anterior teniendo en cuenta que el valor estimado del contrato debe corresponder precisamente a un estudio concienzudo donde se indique el cálculo del valor estimado del contrato de tal manera que sirva a los proponentes y a la entidad misma a revisar con base en el mismo las propuestas presentadas, toda vez que en los estudios previos se indica que el valor será determinado a partir de un estimativo acorde con los precios del mercado para un profesional, pero NO se presenta el soporte correspondiente a tenerse en cuenta para establecer el presupuesto a contratar. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario.


Solicito respetuosamente levantar el hallazgo con relación al caso en comentario y manifiesto que la norma aplicada no es la señalada y que en concordancia aplicado el decreto 734 de 2012, no establece en ningún aparte que se deban hacer los contratos acorde con los precios del mercado, pues la norma que se transcribe enseguida incluso dispone que no se requiere obtener previamente varias ofertas que sería la forma de establecer posiblemente los precios del mercado.

En la subsección V de los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión, el Artículo 3.4.2.5.1. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.”…

Por lo anterior se colige de manera clara, y diáfana que la norma permite contratar directamente con una persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato sin que sea necesario obtener previamente varias ofertas, es del caso que para contratar a esta profesional, no se requería obtener varias ofertas, solamente era necesario establecer que tenía la idoneidad para cumplir con el objeto del contrato como lo demuestra el título profesional que ostenta. La norma no estipula que se establezca precio del mercado solo demostrar la idoneidad para llevar a buen término el objeto del contrato; pero en gracia de discusión para establecer el precio del mercado solo basta revisar la nómina de cualquier ente territorial y determinar si es justo el pago, o no, teniendo en cuenta que el contratista debe asumir los gastos de seguridad social y los descuentos administrativos del contrato. Incluso por debajo de los precios del mercado laboral, en otras condiciones estaríamos hablando de injusticia laboral.





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Número Contrato



5 de 2013

PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS PROFESIONALES COMO CONTADORA PARA LA AUDITORIA A LA DOCUMENTACIÓN DESDE EL 15 DE JUNIO DEL 2012 AL 20 DE FEBRERO DEL 2013 DE LA EMPRESA DE MATADERO DE TUNJA EN LIQUIDACIÓN.

6.500.000 ANA YANETH

RODRÍGUEZ VARGAS


Al igual que la anterior observación respetuosamente solicito levantar el hallazgo toda vez que la norma aplicada no es la señalada y que en concordancia aplicado el decreto 734 de 2012, no establece en ningún aparte que se deban hacer los contratos acorde con los precios del mercado, pues la norma que se transcribe enseguida incluso dispone que no se requiere obtener previamente varias ofertas que sería la forma de establecer posiblemente los precios del mercado.

En la subsección V de los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión, el Artículo 3.4.2.5.1. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a





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la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.”…

Por lo anterior se colige de manera clara, y diáfana que la norma permite contratar directamente con una persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato sin que sea necesario obtener previamente varias ofertas, es del caso que para contratar a esta profesional, no se requería obtener varias ofertas, solamente era necesario establecer que tenía la idoneidad para cumplir con el objeto del contrato como lo demuestra el título profesional que ostenta. La norma no estipula que se establezca precio del mercado solo demostrar la idoneidad para llevar a buen término el objeto del contrato; pero en gracia de discusión para establecer el precio del mercado solo basta revisar la nómina de cualquier ente territorial y determinar si es justo el pago, o no, teniendo en cuenta que el contratista debe asumir los gastos de seguridad social y los descuentos administrativos del contrato. Incluso por debajo de los precios del mercado laboral, en otras condiciones estaríamos hablando de injusticia laboral.


OBSERVACIÓN No. 57 La propuesta presentada a la Empresa Matadero de Tunja respecto al alcance de la auditoría busca realizar actividades que estaban relacionadas con las funciones que desempeña la contadora de la entidad, objeto para lo cual fue contratada. Igualmente en el informe de auditoría se establece básicamente la situación adelantada en el proceso de liquidación, pero no emite conceptos al respecto, asimismo dentro de las observaciones se indica que no se encontraron algunos soportes y que otros fueron subsanados, pero no se especifica, ni se da en detalle cuales fueron. En cuanto al punto que hace referencia a las instalaciones se indica que no son las adecuadas, pero no se indica cuales instalaciones, si las de la Empresa Matadero de Tunja, o donde funciona la parte administrativa en liquidación, toda vez que la realización del objeto de la auditoría se llevó a cabo en los meses de febrero y marzo de 2013. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario.





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Con relación a este punto manifiesto que el contrato fue ejecutado cumpliendo con las metas señaladas en el mismo, no obstante para mayor claridad requerí a la señora CONTADORA quien explicó las dudas en el siguiente orden: respecto a que se adelantó actividades ejercidas por la contadora, esto no corresponde por cuanto la auditoria no registra la información ni la analiza sino que se dedica a verificar soportes, que se cumpla con lo establecido en los principios contables y presupuestales además de adelantar los papeles de trabajo conforme al contrato y las disposiciones de Auditoria generalmente aceptadas, el no emitir conceptos se debió a que de acuerdo a los hallazgos encontrados estos fueron aclarados por cuanto no requería manifestarme al respecto, pues en su mayoría estos fueron por confusión de los auxiliares de auditoría y clarificados dentro del desarrollo de la misma, por tal razón se emite únicamente el informe General y se realizaron las observaciones respecto a los hallazgos generalizados y aclarados, así como se indicó que las instalaciones no eran las más adecuadas y obviamente se refiere a las que funciona la parte administrativa al momento de la auditoria, toda vez que la misma se llevó a cabo fue a una parte del periodo en liquidación. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, se acepta la explicación dada, por tal razón se levanta la observación. 6. CONTRATO No. 6 DE 2013.

Número Contrato



6 de 2013

PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES COMO CONTADORA PARA ACTUALIZAR LA CONTABILIDAD CORRESPONDIENTE A LOS MESES DE MARZO A AGOSTO DEL 2013 DE LA EMPRESA MATADERO DE TUNJA EN LIQUIDACIÓN.

9.000.000 ANA YANETH

RODRÍGUEZ VARGAS

OBSERVACIÓN No. 58 Revisados los estudios previos en el ítem de valor estimado del contrato del contrato se vulneró el principio de la planeación y el artículo 25 numeral 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1474 de 2011, artículo 87. El cual reza que Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones, según corresponda. Lo anterior teniendo en cuenta que el valor estimado del contrato debe corresponder precisamente a un estudio concienzudo donde se indique el cálculo del valor estimado del contrato de tal manera que sirva a los proponentes y a la entidad misma a revisar con base en el mismo las





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propuestas presentadas, toda vez que en los estudios previos se indica que el valor será determinado a partir de un estimativo acorde con los precios del mercado para un profesional, pero dentro del soporte presentado no se especifica qué ítem se tuvo en cuenta de la tabla de tarifas de honorarios para contadores públicos, con el fin de establecer el presupuesto a contratar. De no ser aclaradas las observaciones, conllevará a establecerse como presuntos hallazgos con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Respecto a esta observación respetuosamente solicito levantar el hallazgo toda vez que la norma aplicada no es la señalada y que en concordancia aplicado el decreto 734 de 2012, no establece en ningún aparte que se deban hacer los contratos acorde con los precios del mercado, pues la norma que se transcribe enseguida incluso dispone que no se requiere obtener previamente varias ofertas que sería la forma de establecer posiblemente los precios del mercado.

En la subsección V de los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión, el Artículo 3.4.2.5.1. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.”…

Por lo anterior se colige de manera clara, y diáfana que la norma permite contratar directamente con una persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato sin que sea necesario obtener previamente varias ofertas, es del caso que para contratar a esta profesional, no se requería obtener varias ofertas, solamente era necesario establecer que tenía la idoneidad para cumplir con el objeto del contrato como lo demuestra el título profesional que ostenta. La norma no estipula que se establezca precio del mercado solo demostrar la idoneidad para llevar a buen término el objeto del contrato; pero en gracia de discusión para establecer el precio del mercado solo basta revisar la nómina de cualquier ente territorial y determinar si es justo el pago, o no, teniendo en cuenta que el contratista debe asumir los gastos de seguridad social y los descuentos administrativos del contrato. Incluso por debajo de los precios del mercado laboral, en otras condiciones estaríamos hablando de injusticia laboral. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento, toda vez en los mismos estudios previos se establece y redacta que se tendrá en cuenta para contratar de acuerdo a los precios del mercado, pues entonces, no se debió redactar el estudio previo de esta manera.





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OBSERVACIÓN No. 59 Dentro de la carpeta del contrato se pudo establecer que el contratista aporta a salud, pensión y riesgos profesionales con base en el salario mínimo, cuando el debió pagar los aportes con base en el 40% del valor del contrato, según se establece en el artículo 23 del Decreto 1703 de 2002 y en el artículo 18 de la ley 1122 de 2007. De no ser aclaradas las observaciones, conllevara a establecerse como presuntos hallazgos con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Manifiesto que con la transcripción de la norma mencionada en la observación no es procedente adelantar cargo alguno, pues el artículo 23 del decreto 1703 de 2002 por el cual se adoptan medidas para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el Sistema General de Seguridad Social en Salud. El texto del artículo originalmente expedido por el Gobierno Nacional, era el siguiente: "Artículo 23. Cotizaciones en contratación no laboral. Para efectos de lo establecido en el artículo 271 de la Ley 100 de 1993, en los contratos en donde esté involucrada la ejecución de un servicio por una persona natural en favor de una persona natural o jurídica de derecho público o privado, tales como contratos de obra, de arrendamiento de servicios, de prestación de servicios, consultoría, asesoría y cuya duración sea superior a tres (3) meses, la parte contratante deberá verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud.






Los párrafos subrayados fueron declarados nulos por esta jurisdicción. (el resaltado es mío) entendiéndose que declarado nulo el texto subrayada no puede ser aplicado en el caso concreto. En lo demás se obro conforme a los postulados de la buena fe preceptuados en la Constitución Política art. 83.






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PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: Si bien es cierto, de la parte subrayada se declaró nulidad por parte del Consejo de Estado mediante fallo 13707 de 2004, nos permitimos hacer referencia al siguiente concepto del mismo Concejo de Estado, que es norma posterior y por lo tanto prevalece sobre la anterior:

CONSEJO DE ESTADO SALA DE CONSULTA Y SERVICIO CIVIL Consejero Ponente: Luis Fernando Álvarez Jaramillo Bogotá, D.C., julio veintiséis (26) de dos mil siete (2007) Radicación: 1832 Número: 11001-03-06-000-2007-00048-00 Referencia: Ingreso base de cotización al Sistema General de Seguridad Social en Salud aplicable a los trabajadores independientes contratistas. El señor Ministro de la Protección Social, doctor Diego Palacio Betancourt, formuló consulta a la Sala, con el fin de precisar la correcta interpretación que debe darse a la definición del ingreso base de cotización –IBC- de los trabajadores independientes contratistas, en los siguientes términos:

"Artículo 18.


"Para los demás contratos y tipos de ingresos el Gobierno Nacional reglamentará un sistema de presunción de ingresos con base en la información sobre las actividades económicas, la región de operación, la estabilidad y estacionalidad del ingreso.”

En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo y disciplinario, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.


Número Contrato



7 de 2013

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

PROFESIONALES DE UN ABOGADO

COMO ASESOR EXTERNO PARA

ASESORAR EL PROCESO DE

LIQUIDACIÓN DE LA EMPRESA

MATADERO DE TUNJA.

21.000.000 CARLOS ALBERTO

AMEZQUITA CIFUENTES





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Al respecto solicito levantar el hallazgo toda vez que la norma aplicada no es la señalada y que aplicado el decreto 734 de 2012, no establece en ningún aparte que se deban hacer los contratos acorde con los precios del mercado, pues la norma que se transcribe enseguida incluso dispone que no se requiere obtener previamente varias ofertas que sería la forma de establecer posiblemente los precios del mercado. En la subsección V de los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión, el Artículo 3.4.2.5.1. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.”… Por lo anterior se colige de manera clara, y diáfana que la norma permite contratar directamente con una persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato sin que sea necesario obtener previamente varias ofertas, es del caso que para contratar a esta profesional, no se requería obtener varias ofertas, solamente era necesario establecer que tenía la idoneidad para cumplir con el objeto del contrato como lo demuestra el título profesional que ostenta. La norma no estipula que se establezca precio del mercado solo demostrar la idoneidad para llevar a buen término el objeto del contrato; pero en gracia de discusión para establecer el





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precio del mercado solo basta revisar la nómina de cualquier ente territorial y determinar si es justo el pago, o no, teniendo en cuenta que el contratista debe asumir los gastos de seguridad social y los descuentos administrativos del contrato. Incluso por debajo de los precios del mercado laboral, en otras condiciones estaríamos hablando de injusticia laboral. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento, toda vez en los mismos estudios previos se establece y redacta que se tendrá en cuenta para contratar de acuerdo a los precios del mercado, pues entonces, no se debió redactar el estudio previo de esta manera.

3.5.6. Observaciones generales

OBSERVACIÓN No. 61 En ninguno de los contratos se presenta informe por parte del supervisor con respecto a la ejecución de los contratos, se presentan actas de seguimiento pero allí NO se indica el avance del contrato, sólo se limita e emitir los valores pagados y el saldo por pagar. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Para el efecto y considerando los informes de supervisión corresponden a las actas parciales de seguimiento, que al ser suscritas se da por entendido que se está cumpliendo con el objeto contractual. Además en su mayoría el mismo valor ejecutado y por ejecutar da por entendido el avance del contrato. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 62 Revisados los contratos de la vigencia 2012 y 2013, se encontró que no se cumplió con las disposiciones legales, como es el caso del Decreto 2474 de 2008 artículo 8, en el cual expresamente se menciona la obligación de publicar en el SECOP, no cumplieron con este requisito. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario.





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Respecto a las publicaciones en el SECOP me permito informar que al parecer la Empresa no se encuentra suscrita en el mismo y en caso contrario tampoco se cuenta con las claves de Acceso por cuanto los funcionarios aseguran no haber adelanto ningún proceso por las administraciones anteriores, por otro lado intente acercamientos verbales para pedir el favor a través de la Alcaldía pero no fue posible, por lo que se procedió a realizar publicaciones en cartelera, además vale la pena señalar que no se cuenta con los medios Técnicos por no contar con servicio de internet, ni recursos para optimizar los medios existentes debido al mismo proceso de liquidación. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 63

Revisados los contratos números 04 y 08 de 2012 y 04 y 07 de 2013, se encontraron que existen deficiencias en la ejecución de estos contratos, toda vez que se presentaron deficiencias en la presentación de las labores encomendadas en el objeto de los contratos para los cuales fueron contratados como abogado y contador, quienes debían asesorar el proceso de liquidación conforme con lo ordenado por el concejo municipal y con arreglo a las disposiciones legales que regulan la materia, al igual que realizar un análisis jurídico a las historias laborales de cada uno de los funcionarios de la Empresa Matadero de Tunja con el fin de establecer los parámetros para liquidar e indemnizar de manera individual. (Esta observación se debe dejar consignada en cada contrato) De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Me permito manifestar que discrepo de lo afirmado por el Grupo de Auditoria; por cuanto no se puede generalizar la observación para todos los contratos.

El contrato y la cláusula de obligaciones de cada uno dirimen por lo que no sería aplicable la observación ya que estos han sido ejecutados conforme al objeto y además por diferentes actuantes. Por último es de señalar que el proceso de liquidación de la Empresa Matadero de Tunja lleva un orden cronológico y el cual depende de la disponibilidad de recursos, lo que quiere decir que no es que no se haya asesorado conforme a las disposiciones del Concejo sino que por el contrario ha sido por falta de asignación de recursos y mora en la aprobación de legalidades, por demás considero que los contratos se han ejecutado atendiendo los principios de buena fe y conforme al objeto del contrato.

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA:

En cuanto a la respuesta de la observación por parte de la Entidad, esta se confirma como un hallazgo de tipo Administrativo, el cual debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.





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4. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La ley 87 de 1993 en su artículo 1, establece que el Control Interno es un sistema integrado por el esquema de toda la organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. Por lo anterior, contar con un Comité de Control Interno permite dar mayor transparencia a la ejecución de los diversos procesos llevados a cabo dentro de un establecimiento, durante un periodo de tiempo. El formato F_43_cmt concerniente a la información del control interno no se presente y se justifica en el hecho de que la empresa no cuenta con auditor interno tal y como se explica en el oficio número GMTL No.44 del 26 de febrero de 2013. Sin embargo es necesario tener en cuenta que durante los procesos de liquidación se hace necesario garantizar el buen manejo de los recursos, el cumplimiento de las normas, la sujeción de los planes, programas y proyectos del proceso de liquidación, para garantizar una gestión eficiente, eficaz y transparente, encaminada exclusivamente hacia la liquidación, tal y como lo expresa el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno del Departamento Administrativo de la Función Pública. El artículo 34, numeral 31 del Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002, establece que es deber de los servidores públicos, en este caso del Representante Legal, “adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna de que tratan la ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen”. Si bien es cierto, la empresa se encuentra en liquidación, se puede concluir que durante el proceso de liquidación de una entidad, cobra mayor vigencia la necesidad de desarrollar las labores de asesoría, seguimiento y evaluación de todos los componentes del Sistema de Control Interno.

OBSERVACIÓN No. 64 Es evidente la ausencia de un adecuado control interno en la Empresa Matadero de Tunja, toda vez que se evidencia fallas tales como un extenso proceso liquidador, falta de control en algunos pagos de impuestos, control de cuentas bancarias y el mismo proceso de liquidación de empleados. De no ser aclarada la observación, conllevará establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo.





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RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA Como debe notarse la Empresa por encontrarse en liquidación no cuenta con el personal

suficiente que cumpla con las funciones de control interno pero puede notarse que también se

hace el esfuerzo para cumplir con la normatividad exegética respecto a este caso, más aun

cuando ya no desempeñan sino dos personas y que de cumplir con el desarrollo propio de sus

cargos no alcanzaría ni seria idóneo el control.

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: Si bien la empresa no cuenta con una gran cantidad de personal para desarrollar los procesos inherentes al control interno, si debe mejorarse procesos donde el autocontrol es primordial. La observación se mantiene por cuanto en los procesos de liquidación, se debe garantizar una gestión eficiente, eficaz y transparente, encaminada exclusivamente hacia la liquidación, por tanto se intensifica la obligación de verificar el buen manejo de los recursos, el cumplimiento de las normas, la sujeción de los planes, programas y proyectos relacionados con el proceso de liquidación institucional. Se mantiene la observación como hallazgo administrativo para que sea incluida en el plan de mejoramiento.

5. INFORME DE AUSTERIDAD DEL GASTO

El informe presentado sobre austeridad y eficiencia del gasto, debe basarse en lo estipulado en la Resolución No. 020 de 2011 emanada por la Contraloría Municipal de Tunja. Al verificar el cumplimiento de los requisitos en el informe presentado se encuentra que no está teniéndose en cuenta lo requerido por esta en los cuadros solicitados en el anexo No.2 de dicha resolución; estas fallas se muestran a continuación: INFORME DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS (páginas 21, 22, 23 y 24 de la resolución No. 020 de 2011). Se omite la presentación de los numerales 3 (número de personal de planta), 4 (número de personal contratado actualmente) y 5 (porcentaje de personal contratado respecto a la planta). INFORME SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PUBLICO, IMPRESOS, PUBLICIDAD Y PUBLICACIONES (páginas 25 y 26 de la resolución No. 020 de 2011). No se presenta este cuadro, en el cual se debe discriminar el valor correspondiente al rubro IMPRESOS Y PUBLICACIONES, el cual se conforma de publicaciones, fotocopias y/o duplicados, Materiales e impresos, Avisos publicitarios, suscripciones, adquisición de revistas y libros y otros gastos. Adicional a esto, se encuentra que los valores relacionados en los informes sobre austeridad y eficiencia en el gasto público en cuanto a impresos y publicaciones, se reporta un valor de





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$500.000, sin embargo tan solo por caja menor, se evidencia que el pago por concepto de fotocopias, que como ya se explicó hace parte del rubro de impresos y publicaciones, fue de $1.289.300.

OBSERVACIÓN No. 65 La información no se reporta completa de acuerdo a lo estipulado en la resolución No. 020 de 2011 emanada por la Contraloría Municipal de Tunja. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Respecto a esta observación cabe señalar que se ha reportado con grandes esfuerzos todo lo referente a dicha resolución, cosa diferente es que parte de la información exigida no aplique para la Empresa como puede confrontarse en algunos formatos y su anexo respectivo de no aplica, por otro lado de hacer falta alguna información como se dijo en la observación anterior no es suficiente el personal y por tanto que por error involuntario se haya podido dejar de reportar alguno de los cuadros o anexos requeridos y/o información de alguno de estos, además señalando que en parte estos son apoyados por Asesores Externos. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA:

Los cuadros reportados no incluyen la totalidad de la información solicitada en la resolución 020 de 2011 de la Contraloría Municipal de Tunja. La observación se mantiene como hallazgo administrativo y debe ser tenida en cuenta en el plan de mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 66 La información reportada al SIA para el caso de impresos, publicidad y publicaciones no es consistente con lo que se encuentra en los soportes financieros de caja menor. De no ser aclarada la observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Al respecto manifiesto que si bien es cierto hubo erogaciones por concepto de material fotocopiado por caja menor, en primer lugar, este se realiza por el rubro de materiales y suministros, el cual no fue tenido en cuenta por quienes adelantaron el informe de austeridad, sin embargo se hizo mención a su incremento respecto a que como bien se ha manifestado el personal no es suficiente para atender lo referente, más dentro de lo posible se da cumplimiento a la normatividad. Por otro lado este ha sido apoyado por los asesores externos y por tanto es posible que involuntariamente no





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hayan observado el procedimiento conforme a los anexos de la resolución emitida por la Contraloría, sino la norma general sobre el particular e incluso por tratarse de gastos por caja menor no hayan sido tenidos en cuenta pues estos son tomados como reembolso de caja menor por tal razón no fueron perceptibles al momento de realizar el informe de austeridad toda vez que la erogación no aparece ni por materiales y suministros sino por egreso por creación o reembolso de caja menor y este concepto no aparece en ninguna parte de los anexos de la resolución 020 de 2011 emanada por la Contraloría Municipal de Tunja. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: Independientemente de que un gasto haya sido pagado por caja menor, en el momento de su contabilización, este debe ser contabilizado en la cuenta contable correspondiente. En la respuesta se menciona que “Al respecto manifiesto que si bien es cierto hubo erogaciones por concepto de material fotocopiado por caja menor, en primer lugar, este se realiza por el rubro de materiales y suministros, el cual no fue tenido en cuenta por quienes adelantaron el informe de austeridad” lo que ratifica la observación, por tanto esta se mantiene como hallazgo administrativo para que sea tenida en el plan de mejoramiento.

6. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

Con ocasión de la auditoría realizada en el año 2012 por la Contraloría Municipal de Tunja “Auditoría Gubernamental con enfoque integral, modalidad regular a la empresa Matadero de Tunja en liquidación, vigencia fiscal 2011”; se estableció un hallazgo con alcance fiscal por parte del grupo auditor, del cual remitió el respectivo traslado a la jefe de la oficina jurídica de la contraloría Municipal de Tunja, por tanto la Empresa Matadero de Tunja en liquidación no suscribió Plan de Mejoramiento. Por tal razón al no existir plan de mejoramiento, no se puede llevar a cabo seguimiento para tal en la presente auditoria. Lo anteriormente expuesto se ve reflejado en la Matriz de evaluación de la entidad auditada, en su componente de gestión (Tabla 1), al darle una ponderación de 0% al factor número 6, denominado plan de mejoramiento.

7. ESTUDIO Y PRONUNCIAMIENTO SOBRE DENUNCIA ANÓNIMA Mediante oficio de fecha 25 de junio de 2013 y radicado en la Contraloría Municipal de Tunja con radicado número 0056 de la misma fecha, el Alcalde Mayor de Tunja pone en conocimiento, un sobre anónimo que contiene algunas denuncias de posibles irregularidades correspondientes a la contratación del año 2013 de la Empresa Matadero de Tunja en liquidación. Denuncia a la cual se le da trámite dentro del proceso auditor, enumerando cada uno de los puntos que hacen parte de la misma de la siguiente manera: Con respecto a los numerales 1, 2, 3 y 4 y que hacen referencia al suministro y consumo de resmas de papelería se verificaron las cuentas de caja menor con el fin de establecer las cantidades compradas durante la vigencia 2012 y lo que va de 2013, encontrándose que por este concepto se adquirieron 20 resmas de papel. Análisis realizado en el numeral 3.2.2. Estados financieros vigencia 2012 del presente informe. Igualmente en lo concerniente a los gasto de





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cafetería una vez verificadas las cuentas de caja menor no se evidencian pagos con recurso del presupuesto por este concepto. Con respecto al punto número 5 y que hace relación a el contrato de archivo por valor de

$30.000.000, se procedió a verificar el contrato No. 06 de 2012, celebrado con el señor JOSÉ

ANTONIO GARCÍA LEAL, cuyo objeto es “Prestación de servicios de apoyo a la gestión en la

organización del archivo de la Empresa Matadero de Tunja en liquidación, bajo los parámetros

normativos y técnicos exigidos por el archivo general de la nación y la ley 594 de 2000 y Acuerdo

041 del 31 de octubre de 2002”, éste se estudió y se explicó en el numeral 3.5.4 “Contratos de la

vigencia 2012”, ítem 6, del presente informe.

Respecto al punto número 6 referente a la realización del inventario del matadero, se verificó el Contrato No. 09 de 2012, por valor de $10.000.000, celebrado con la empresa EUROINDUSTRIAL LTDA, cuyo objeto es “Contratar la prestación de servicios para la actualización de inventario técnico de maquinaria y equipo de propiedad de la Empresa Matadero de Tunja en liquidación conforme a los parámetros exigidos por el decreto 254 de 2000 y demás normas que rigen la materia”, este contrato se estudió y relacionó en el numeral 3.5.4. “Contratos de la vigencia 2012”, ítem 9, del presente informe. Respecto al punto número 7 referente al servicio de vigilancia, se verificó el Contrato No. 02 de 2013, por valor de $49.500.000, celebrado con la empresa de vigilancia, SERVIBOY LTDA, cuyo representante legal es el señor Carlos Alberto Waked Ceballos, cuyo objeto es “Contratar la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada para la Empresa Matadero de Tunja en liquidación”, este contrato se estudió y relacionó en el numeral 3.5.5. “Contratos de la vigencia 2013”, ítem 2, del presente informe. El numeral 8, concerniente a la terminación de cargos del personal necesario hasta la finalización de la liquidación donde se desvinculó a la secretaria y se vinculó a otra persona para cumplir estas funciones, se procedió a verificar el Contrato No. 03 de 2013 por valor de $12.600.000, firmado con la señora Lida Fabio Arias Pulido, cuyo objeto es “Prestar los servicios profesionales en labores de secretaria como notificaciones, archivo, correspondencia, digitación, comunicación y demás relacionadas con la actividad jurídica en el proceso de liquidación de la Empresa Matadero de Tunja en liquidación”, este contrato se estudió y relacionó en el numeral 3.5.5. “Contratos de la vigencia 2013”, ítem 3, del presente informe. De otra parte en la denuncia también se establece del trato y amenazas de la gerente hacia los trabajadores en los numerales 9 y 14. Debido a que este punto no es competencia de parte de la Contraloría Municipal de Tunja, no se abordó dentro del proceso de auditoría. Respecto al punto número 10 referente al contrato del contador público por valor de $6.500.000, se procedió a verificar el contrato No. 05 de 2013, a nombre de Ana Yaneth Rodríguez Vargas, cuyo objeto es “Prestación de los servicios profesionales como contadora para la auditoria a la documentación desde el 15 de junio del 2012 al 20 de febrero del 2013 de la Empresa Matadero de Tunja en liquidación”, este contrato se estudió y relacionó en el numeral 3.5.5. “Contratos de la vigencia 2013”, ítem 5.





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Respecto al punto número 11 referente a los contratos para la liquidación del personal se procedió a verificar los contratos No 04 de 2013, firmados con el señor Simón Castro Benítez, cuyo objeto es “Contratar los servicios profesionales de un abogado como asesor externo para asesorar el proceso de liquidación, conforme con lo ordenado por el concejo municipal y con arreglo a las disposiciones legales que regulan la materia, al igual que realizar un análisis jurídico a las historias laborales de cada uno de los funcionarios de la empresa matadero de Tunja, con el fin de establecer los parámetros para liquidar e indemnizar de manera individual”, este contrato se estudió y relacionó en el numeral 3.5.5. “Contratos de la vigencia 2013”, ítem 8. De otra parte en la denuncia también se establece la contratación de palabra con varias personas en los numerales 12 y 13. Debido a que la denuncia no es clara y concisa y no se basa en algún tipo de evidencia con respecto de algún procedimiento, no se aborda por parte de esta auditoría. Respecto al punto número 15 referente a la publicación de edictos emplazatorios para el pago de acreedores y/o terceros, éste se verificó en el numeral 3.4.3.1. “Actos administrativos proceso de liquidación”, observación 17, del presente informe.





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8. CONCLUSIONES

1. Se evidencia ausencia de control interno, por lo que se presentan inconvenientes en la presentación de la información al SIA, pago de impuestos, cancelación de cuentas bancarias que no presentan movimiento hace varios años entre otros.

2. Para la vigencia 2012 y lo transcurrido del 2013, según el objetivo de la presente auditoría,

se concluye que los salarios, las prestaciones sociales, y demás costos y gastos de la Empresa Matadero de Tunja en Liquidación, persisten y siguieron creciendo, por cuanto NO se definió oportunamente la liquidación e indemnización del personal, manteniéndoles a través del tiempo todos sus derechos laborales, aunque no estuvieran cumpliendo con las funciones propias de sus cargos, esto hizo que la carga laboral de la Empresa o más exactamente el Municipio de Tunja, se siga pagando hasta culminar con el proceso de liquidación total, proceso que se efectúo con las notificaciones de los actos administrativos el día 28 de diciembre de 2012 y los pagos que se efectuaron hasta el 1° de febrero de 2013, al igual que los seis meses de lo establecido en la Ley 6° de 1945, donde se efectúan pagos por concepto de indemnización por plazo presuntivo a que tenían derecho.

3. Una vez revisada la muestra de las liquidaciones correspondientes a los trabajadores de la

Empresa Matadero de Tunja en liquidación, de acuerdo a la muestra de un funcionario administrativo y un operativo y de acuerdo a la liquidación, se puede establecer que el proceso no se encuentra ajustado a la normatividad, toda vez en el caso de la liquidación de la doceava de las primas de servicios y de navidad no se están tomando sobre lo liquidado de estas primas, valor que afecta las liquidaciones como vacaciones, indemnización por vacaciones, prima de vacaciones, cesantías, intereses a las cesantías, prima de navidad y por ende las doceavas que apliquen a éstas, lo que quiere decir que todas las prestaciones sociales donde se tenga en cuenta la doceava de prima de servicios, se encuentran mal liquidadas, por tal razón se debe proceder a efectuar la reliquidación conforme a las disposiciones legales establecidas por la Ley.

4. El proceso de liquidación ha venido presentando unos atrasos significativos tomando como base el Acuerdo Municipal No. 015 del 20 de junio de 2011, donde las facultades mencionadas se establecían para un periodo de seis (6) meses siguientes a la sanción del Acuerdo. Asimismo el Decreto No. 0238 de 29 de junio de 2011, fijaba como duración del proceso de liquidación y terminación de la existencia legal de la entidad hasta el 15 de diciembre de 2011 y mediante Acuerdo Municipal No. 001 del 01 de marzo de 2012 con su Decreto No. 0097 de 05 de marzo de 2012, se prorrogó nuevamente, fijándose como duración del proceso de liquidación y terminación de la existencia legal de la entidad hasta el 30 de junio de 2012. Por otra parte mediante Acuerdo Municipal No. 022 de 14 de septiembre de 2012 y Decreto No. 0360 de 01 de octubre de 2012, se establecía que el procesos deberá concluir a más tardar el 31 de agosto de 2013”. Así las cosas el proceso ha tenido una demora de tres (3) años, desde el momento en que se dio las facultades para iniciar y culminar el procedimiento.

5. La gerente liquidadora continúa desempeñándose como tal; lo preocupante es que no existe seguridad de la fecha de culminación del proceso, con el agravante de que los gastos de liquidación cada día se incrementan más, por lo cual se realizará una función de advertencia.





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9. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

No. HALLAZGOS HA HD HF HS

1. Se estableció que de acuerdo con el presupuesto asignado para tal fin que el material de fotocopiado es considerablemente alto, y que no se anexa soporte o justificación de la razón por la cual fueron tomadas las copias.

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2. Se encuentran cuentas bancarias que en los estados financieros que no presentan movimiento durante la vigencia 2012.

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3. No se han renombrado las 3 cuentas bancarias que pertenecen a entidades financieras de entidades que ya fueron fusionadas.

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4.

Se encuentran extractos del Banco de Bogotá de la cuenta de ahorros 616102489, a nombre de la empresa Matadero de Tunja, en el cual se observa que no se presentan movimientos y la cual no está relacionada en los estados financieros de la empresa.

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5. Si bien todas las cuentas que presentan movimientos cuentan con la conciliación respectiva, éstas no se encuentran firmadas por el responsable de su elaboración.

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6. No se evidencia la adquisición de pólizas para la protección de los inmuebles que son propiedad de la empresa.

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7.

Se adquieren pólizas, las cuales no son contabilizadas en la cuenta 1.9.05.01 SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO, razón por la cual se genera una subestimación por valor de $992.200, tampoco se adelanta el proceso de amortización de la póliza.

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8. Se evidencia una subestimación por valor de $2.731.000 debido a que se registra el pago de la declaración de retención en la fuente del periodo 12 de 2012, siendo que este se pagó hasta febrero de 2013.

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9.

Se presenta incertidumbre en la cuenta 442890 – Otras Transferencias, por valor de $257.032.076, debido a la deferencia existente entre el valor registrado presupuestalmente por transferencias por valor de $1.400.000.000 y el registrado contablemente por valor de $1.142.967.924.

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10. Se evidencia una subestimación en la 16, Propiedad, planta y equipo de $14.222.596, por bienes que no se encuentran relacionados en la contabilidad de la institución, porque aparentemente ya se han depreciado.

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11.

Se presenta el pago por valor de $362.000 por concepto de sanción mínima y pago de intereses por no presentar la declaración de retención en la fuente del periodo 12 de 2012 dentro de los plazos establecidos por la DIAN, lo que conllevó a disminuir el patrimonio de la Empresa Matadero de Tunja en Liquidación.

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12.

Mediante comprobante de egreso número 2013058 de fecha 23 de mayo de 2013 a favor de la DIAN, por valor de $4.100.000 se pagó por concepto de intereses de mora la suma de $481.000, ocasionado por debilidades de seguimiento y control a los pagos que debe realizar la Entidad a la DIAN, lo que conllevó a disminuir el patrimonio de la Empresa Matadero de Tunja en Liquidación. Observación Administrativa.

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13.

Se evidencia que no se informa sobre la totalidad de las cuentas bancarias con que cuenta la Empresa, puesto que se relacionan 8 cuentas para un saldo de $659.138.210,80, quedando 3 cuentas por informar, presentándose una diferencia de $326.562,65, entre lo reportado al SIA en el formato F_03_cdn_bancos2012 y lo que se encuentra en los libros contables.

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14.

Las transferencias de recursos por parte del Municipio de Tunja a la Empresa Matadero de Tunja en Liquidación, correspondiente a adiciones, NO se está relacionando en la ejecución del presupuesto en el mismo mes de expedición del acto administrativo, por el contrario se relacionan en diferentes meses.

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15.

Las adiciones por concepto de rendimientos financieros se están adicionando al presupuesto de ingresos en los meses de junio $4.116.398, septiembre $758.577, octubre $167.609, noviembre $729.149 y diciembre $757.484, para un total de $6.529.217, pero NO se encuentran los actos administrativos de adición de estos recursos.

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16. En el formato F_07 se repiten dos columnas denominadas: (D) compromisos registro presupuestal, (D) obligaciones y (D) pagos, a la vez NO aparece la columna de presupuesto definitivo.

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17.

El proceso de liquidación ha venido presentando unos atrasos significativos tomando como base el Acuerdo Municipal No. 015 del 20 de junio de 2011, donde las facultades mencionadas se establecían para un periodo de seis (6) meses siguientes a la sanción del Acuerdo. Asimismo el Decreto No. 0238 de 29 de junio de 2011, fijaba como duración del proceso de liquidación y terminación de la existencia legal de la entidad hasta el 15 de diciembre de 2011 y mediante Acuerdo Municipal No. 001 del 01 de marzo de 2012 con su Decreto No. 0097 de 05 de marzo de 2012, se prorrogó nuevamente, fijándose como duración del proceso de liquidación y terminación de la existencia legal de la entidad hasta el 30 de junio de 2012. Por otra parte mediante Acuerdo Municipal No. 022 de 14 de septiembre de 2012 y Decreto No. 0360 de 01 de octubre de 2012, se establecía que el proceso deberá concluir a más tardar el 31 de agosto de 2013. Así las cosas el proceso ha tenido una demora de tres (3) años, desde el momento de darse las facultades para iniciar y culminar el procedimiento.

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18.

De acuerdo a los datos obtenidos de la ejecución presupuestal de la vigencia 2012 y transcurrido del 2013 a junio 30, se establece que el total de los valores por concepto de pago de personal de planta en el año 2012 fue de $386.644.729 y para lo transcurrido del año 2013 (junio 30) fue de $$159.976.368, para un total de quinientos cuarenta y seis millones seiscientos veintiún mil noventa y siete pesos m/cte. ($546.621.097), cifras que determinan un presunto detrimento patrimonial por los pagos realizados en el periodo objeto de la auditoría, por NO haberse dado cumplimiento a lo establecido en el Decreto No. 0238 de 29 de junio de 2011, donde la Alcaldía Mayor de Tunja ordenaba adelantar el proceso administrativo de supresión y liquidación de la Empresa Industrial y Comercial del Estado denominado ¨Empresa Matadero de Tunja¨ fijando como duración del proceso de liquidación y terminación de la existencia legal de la entidad hasta el 15 de diciembre de 2011.

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19. La empresa matadero de Tunja en liquidación toma para la liquidación de la doceava de la prima de servicios el salario básico y no el total devengado





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No. HALLAZGOS HA HD HF HS como prima de servicios, valor que afecta las liquidaciones como vacaciones, indemnización por vacaciones, prima de vacaciones, cesantías, intereses a las cesantías, prima de navidad y por ende las doceavas que apliquen a éstas, lo que quiere decir que todas las prestaciones sociales donde se tenga en cuenta la doceava de prima de servicios, se encuentran mal liquidadas.

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20.

La bonificación por servicios prestados se está liquidando y cancelando a todos los trabajadores de la empresa matadero de Tunja, pero NO se establece en base a que norma la están efectuando, toda vez a ningún empleado en lo que tiene que ver con el nivel territorial se le ha reconocido esta bonificación.

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21.

En la liquidación de indemnización por vacaciones se deben tomar los cuarenta y cinco (45) días como indemnización y los días (9) días aproximados de plazo presuntivo lo que para la muestra seleccionada correspondería a 67 días, tomando desde 2 de febrero daría hasta el 09 de abril y NO 61 días como se liquidó, en la cual no se indica que fechas se tuvieron en cuenta para que diera este No. de días, lo que en dinero valor monetario correspondería a una diferencia de $425.898, (sin contar con que la 1/12 de la PS también está mal liquidada) en este caso como muestra seleccionada.

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22.

El valor correspondiente a cada dotación se toma la suma de $400.000, pero NO se determina el criterio de este valor. Este último valor es diferente al valor de la siguiente muestra, en la cual se está tomando por valor de $450.000, así mismo NO se puede establecer de que normatividad se toma cualquiera de estos valores que sean del caso.

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23.

Se estableció que la empresa matadero de Tunja en liquidación tomo para la liquidación de la doceava de la prima de servicios el salario básico y no el total devengado como prima de servicios, valor que afecta las liquidaciones como vacaciones, indemnización por vacaciones, prima de vacaciones, cesantías, intereses a las cesantías, prima de navidad y por ende las doceavas que apliquen a éstas, lo que quiere decir que todas las prestaciones sociales donde se tenga en cuenta la doceava de prima de servicios, se encuentran mal liquidadas.

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24.

La bonificación por servicios prestados se está liquidando y cancelando a todos los trabajadores de la empresa matadero de Tunja, pero NO se establece en base a que norma la están efectuando, toda vez a ningún empleado en lo que tiene que ver con el nivel territorial se le ha reconocido esta bonificación.

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25.

En la liquidación de indemnización por vacaciones se deben tomar los sesenta (60) días como indemnización y los días (9) días aproximados de plazo presuntivo lo que para la muestra seleccionada correspondería a 103 días, tomando desde 2 de febrero daría hasta el 15 de mayo y NO 92 días como se liquidó, en la cual no se indica que fechas se tuvieron en cuenta para que diera este No. de días, lo que en dinero valor monetario correspondería a una diferencia de $485.070, (sin contar con que la 1/12 de la PS también está mal liquidada) en este caso como muestra seleccionada.

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26. En la liquidación de la prima de navidad se están tomando proporcional al tiempo servido, es decir para la muestra se está tomando los días para la cotización 147 (del 1° de enero al 27 de mayo de 2013), cuando se debe

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No. HALLAZGOS HA HD HF HS liquidar mes completo es decir sobre 120 días o cuatro (4) meses completos (Ley del Decreto 1045 de 1978 artículo 32), sin contar con que la 1/12 de la PS también está mal liquidada.

27.

En la liquidación de la 1/12 de la prima de navidad se están tomando el valor base para la liquidación de la prima de navidad, es decir sobre $1.447.978, cuando esta doceava se debe liquidar sobre el valor neto pagado de la prima de navidad ($591.257,68).

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28.

En el artículo 12 de la resolución No. 018 de 2013, en la liquidación de dotaciones compensadas en dinero se indica que son correspondientes a tres (3) dotaciones de los últimos tres (3) años, es decir nueve (9) dotaciones, pero en la liquidación se toman 10 y a un valor de $450.000, este último valor es diferente al valor de la anterior muestra, en la cual se está tomando por valor de $400.000, así mismo NO se puede establecer de que normatividad se toma cualquiera de estos valores que sean del caso.

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29.

En la rendición de la cuenta a través del SIRECT, NO se reporta el Contrato No. 010 de 2012, en el formato F20_13, violando lo establecido en el artículo 24 de la Resolución No. 020 de 2011, emanada de la Contraloría Municipal de Tunja.

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30.

Revisados los estudios previos en el ítem de valor estimado del contrato del contrato se vulneró el principio de la planeación y el artículo 25 numeral 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1474 de 2011, artículo 87. El cual reza que Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones, según corresponda. Lo anterior teniendo en cuenta que el valor estimado del contrato debe corresponder precisamente a un estudio concienzudo donde se indique el cálculo del valor estimado del contrato de tal manera que sirva a los proponentes y a la entidad misma a revisar con base en el mismo las propuestas presentadas, toda vez que en los estudios previos se indica que el valor será determinado a partir de un estimativo acorde con los precios del mercado para un profesional, pero NO se presenta el soporte correspondiente a tenerse en cuenta para establecer el presupuesto a contratar.

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32. Revisados los estudios previos en el ítem de valor estimado del contrato del contrato se vulneró el principio de la planeación y el artículo 25 numeral 12





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No. HALLAZGOS HA HD HF HS de la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1474 de 2011, artículo 87. El cual reza que Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones, según corresponda. Lo anterior teniendo en cuenta que el valor estimado del contrato debe corresponder precisamente a un estudio concienzudo donde se indique el cálculo del valor estimado del contrato de tal manera que sirva a los proponentes y a la entidad misma a revisar con base en el mismo las propuestas presentadas, toda vez que en los estudios previos se indica que el valor será determinado a partir de los precios del mercado determinado por cotizaciones realizadas, pero NO se presenta el soporte correspondiente a las cotizaciones que se tuvieron en cuenta para establecer el presupuesto a contratar, Ni se relacionan qué tipo de cotizaciones se hicieron, qué empresa las presentó y qué valores se cotizaron.

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35.

Revisados los estudios previos en el ítem de valor estimado del contrato del contrato se vulneró el principio de la planeación y el artículo 25 numeral 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1474 de 2011, artículo 87. El cual reza que Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos y





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No. HALLAZGOS HA HD HF HS los pliegos de condiciones, según corresponda. Lo anterior teniendo en cuenta que el valor estimado del contrato debe corresponder precisamente a un estudio concienzudo donde se indique el cálculo del valor estimado del contrato de tal manera que sirva a los proponentes y a la entidad misma a revisar con base en el mismo las propuestas presentadas, toda vez que en los estudios previos se indica que el valor será determinado a partir de un estimativo acorde con los precios del mercado para un profesional, pero NO se presenta el soporte correspondiente para establecer el presupuesto a contratar, a la vez NO se indica qué criterios se tuvieron en cuenta para estimar el valor del contrato Con el fin de establecer el valor aproximado por metro lineal de archivo, la auditoría estimó como base un precio de referencia de doscientos setenta y cinco mil pesos m/cte ($275.800), teniendo en cuenta las similitudes del objeto contratado para la conformación del archivo, dado que en las carpetas NO se tiene clarificado los criterios que se tomaron como base para establecer el presupuesto oficial. Así mismo y teniendo en cuenta el informe presentado por el contratista mediante oficio del 21 de diciembre de 2012, se indica que fueron 80 metros aproximados los que se organizaron, contando con la depuración, por tal razón se establece como presunto sobrecosto la suma de siete millones novecientos treinta y seis mil pesos M/cte ($7.936.000).

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36.

No se encuentra soporte en las carpetas para establecer el valor del presupuesto oficial a contratar, sin embargo en la propuesta presentada por el posible contratista se indica que según lo acordado con el Matadero, el valor de la propuesta es de $30.000.000 sin tener en cuenta el costo de los materiales requeridos para la debida organización del volumen documental existente y que este debería correr por cuenta de la Empresa. Lo que conlleva a que el valor total del contrato sea superior al establecido. El matadero termina aceptando las condiciones estipuladas por el oferente, con las cuales se firma el contrato.

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37.

Dentro de la carpeta del contrato se pudo establecer que el contratista solamente aporta a salud con base en el salario mínimo, dejando de cotizar aportes a pensión y riesgos profesionales; esto conlleva a una observación con alcance administrativo y disciplinario, en razón a que el contratista debió pagar sus aportes con base en el 40% del valor del contrato, según lo establece el artículo 23 del Decreto 1703 de 2002 y el artículo 18 de la ley 1122 de 2007.

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38.

En cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo No. 037 de 2002, artículo 1°, literal A. y al ser una actividad que demanda un alto grado de complejidad, el contratista debe cumplir con unos requisitos mínimos que están establecidos en mencionada norma, como la debida preparación académica, puesto que la sola experiencia no marca la idoneidad para realizar esta clase de contratos, toda vez que verificada la hoja de vida del contratista se pudo establecer que no cuenta con los estudios ni la experiencia para firmar este tipo de contrato, violándose la normatividad establecida para tal efecto.

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39.

En los estudios previos se indica que el valor será determinado a partir de un estimativo acorde con los precios del mercado para un profesional, pero NO se presenta el soporte correspondiente a tenerse en cuenta para establecer el presupuesto a contratar.

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40.

El aporte a seguridad social se está pagando la suma de $1’810.714, mediante comprobante de pago de fecha 16 de noviembre de 2012, pero en la planilla número 8310850712 se encuentra que el periodo de cotización es el mes de octubre de 2012, mes que no corresponde; igualmente se denota que se están liquidando intereses de mora por valor de $32.686, lo que se presume que esta planilla no corresponde a lo del contrato suscrito; esto conlleva a una observación con alcance administrativo y disciplinario, en razón a que el contratista debió pagar sus aportes con base en el 40% del valor del contrato, según lo establece el artículo 23 del Decreto 1703 de 2002 y el artículo 18 de la ley 1122 de 2007.

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42.

Revisada la ejecución del contrato con respecto a los resultados obtenidos en la liquidación, se encontró que existen deficiencias en ésta, toda vez que se presentaron errores en el cálculo y revisión de las liquidaciones, dado que dentro de las funciones debía asesorar y/o realizar el proceso de liquidación de los trabajadores conforme con lo ordenado por el Concejo Municipal y con arreglo a las disposiciones legales que regulan la materia, al igual que realizar un análisis jurídico a las historias laborales de cada uno de los funcionarios de la Empresa Matadero de Tunja con el fin de establecer los parámetros para liquidar e indemnizar de manera individual. Por lo anterior al estar mal calculadas las liquidaciones de los empleados y trabajadores se está incumpliendo el contrato por lo cual se puede estar ante un presunto detrimento patrimonial por falta de calidad en la entrega de los productos objeto del contrato.

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43.

Revisados los estudios previos en el ítem de valor estimado del contrato del contrato se vulneró el principio de la planeación y el artículo 25 numeral 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1474 de 2011, artículo 87. El cual reza que Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones, según corresponda. Lo anterior teniendo en cuenta que el valor estimado del contrato debe corresponder precisamente a un estudio concienzudo donde se indique el cálculo del valor estimado del contrato de tal manera que sirva a los proponentes y a la entidad misma a revisar con base en el mismo las propuestas presentadas, toda vez que en los estudios previos se indica que el valor será determinado a partir de los precios del mercado para un técnico en inventarios, pero NO se presenta el

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No. HALLAZGOS HA HD HF HS soporte correspondiente a tenerse en cuenta para establecer el presupuesto a contratar.

44.

Revisados los estudios previos en el ítem de valor estimado del contrato del contrato se vulneró el principio de la planeación y el artículo 25 numeral 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1474 de 2011, artículo 87. El cual reza que Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones, según corresponda. Lo anterior teniendo en cuenta que el valor estimado del contrato debe corresponder precisamente a un estudio concienzudo donde se indique el cálculo del valor estimado del contrato de tal manera que sirva a los proponentes y a la entidad misma a revisar con base en el mismo las propuestas presentadas, toda vez que en los estudios previos se indica que el valor será determinado a partir de un estimativo acorde con los precios del mercado para tal fin, pero NO se presenta el soporte Ni cotizaciones de otros medios de comunicación que puedan tenerse en cuenta para establecer el presupuesto a contratar.

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45. El valor del contrato es de $500.000, pero no se indica cuántas emisiones se deben realizar, este valor fue establecido con la propuesta, finalmente se suscribió el contrato.

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Revisados los estudios previos en el ítem de valor estimado del contrato del contrato se vulneró el principio de la planeación y el artículo 25 numeral 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1474 de 2011, artículo 87; el cual reza que Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones, según corresponda. Lo anterior teniendo en cuenta que el valor estimado del contrato debe corresponder precisamente a un estudio concienzudo donde se indique el cálculo del valor estimado del contrato de tal manera que sirva a los proponentes y a la entidad misma a revisar con base en el mismo las propuestas presentadas, toda vez que en los estudios previos se indica que los servicios de vigilancia y seguridad privada están regulados por el Decreto 4950 de 2007, la Resolución 00224 de 2008 y que el valor será determinado a partir del estudio de mercado, pero no se anexa ningún tipo de cotización para establecer el presupuesto a contratar.

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48.

Teniendo en cuenta lo establecido en el Decreto 4950 de 2007 y de acuerdo al servicio contratado de vigilancia con arma de fuego y equipo de comunicaciones 24 horas al día, con tres turnos de ocho horas y aplicando el artículo 2° numeral 1° del mencionado Decreto, se establece que el valor sería por la suma de $29’482.860 correspondiente a cinco meses y cinco días, comprendidos entre el 26 de febrero al 31 de julio de 2013, según lo establecido en la cláusula 4ª del contrato de prestación de servicios N° 002 de 2013, toda vez el acta de inicio del contrato corresponde a la fecha 26 de febrero de 2013. Por tal razón se establece como presunto sobrecosto la suma de veinte millones diecisiete mil ciento cuarenta pesos m/cte ($20’017.140), no dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 25 de la ley 80 de 1993.

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49. En la propuesta previa presentada por el contratista, no aparece ningún valor ni se anexan las respectivas hojas de vida de quienes prestarían el servicio de vigilancia.

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51.

Según lo establecido en los estudios previos numeral 2.2.2.8 perfil del oferente, se requiere que el contratista acredite el título profesional con una experiencia mínima de dos años en cargos contratos en el área de formación; así mismo requieren a un profesional para ejercer actividades con conocimientos jurídicos, administrativos, contables, de archivo, entre otros, donde se deben llevar a cabo algunas actividades propias del proceso de liquidación tales como manejo contable, levantamiento, revisión e informe de procesos judiciales y organización documental y que para cumplir con lo señalado anteriormente, se necesita la contratación del profesional idóneo. De otra parte la propuesta que presenta el oferente está enfocada a realizar actividades de tipo jurídico, cuando el perfil profesional de la contratista es del área de la salud, además la experiencia laboral no corresponde a lo indicado en los estudios previos. Por tal razón no debió tenerse en cuenta dentro del proceso de selección para realizar las labores encomendadas.

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52.

Dentro de la carpeta del contrato se pudo establecer que la contratista aporta a salud, pensión y riesgos profesionales con base en el salario mínimo, cuando el contratista debió pagar sus aportes con base en el cuarenta por ciento del valor del contrato, según lo establece el artículo 23 del Decreto 1703 de 2002 y en el artículo 18 de la ley 1122 de 2007.

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53. En la cláusula sexta numeral 6 del contrato de prestación de servicios No. 03 de 2013, NO hay concordancia en lo mencionado en el contrato al final de la hoja y el inicio de la siguiente.

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54.

En la cláusula décimo tercera del contrato de prestación de servicios No. 03 de 2013, -relación laboral- se indica que: “Las personas que sean contratadas para el desarrollo de las labores del presente contrato por parte del contratista, tendrán vínculo laboral o relación laboral única y exclusivamente por su cuenta……” (sic), lo que significa que según el objeto del contrato establecido en la cláusula primera, al contratar los servicios de una Secretaria, ésta podía subcontratar con otras personas para el cumplimiento del objeto, contradiciéndose con lo establecido en la cláusula décima octava -Cesión y Subcontratos-: “El contratista No podrá ceder total o parcialmente ni subcontratar el objeto del presente contrato, con persona alguna natural o jurídica sin previo consentimiento del contratante….” (sic), entendiéndose entonces que existe una contradicción entre estas dos cláusulas del contrato, razón por la cual se concluye que el contrato está mal elaborado

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57. La propuesta presentada a la Empresa Matadero de Tunja respecto al alcance de la auditoría busca realizar actividades que estaban relacionadas con las funciones que desempeña la contadora de la entidad, objeto para lo





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No. HALLAZGOS HA HD HF HS cual fue contratada. Igualmente en el informe de auditoría se establece básicamente la situación adelantada en el proceso de liquidación, pero no emite conceptos al respecto, asimismo dentro de las observaciones se indica que no se encontraron algunos soportes y que otros fueron subsanados, pero no se especifica, ni se da en detalle cuales fueron. En cuanto al punto que hace referencia a las instalaciones se indica que no son las adecuadas, pero no se indica cuales instalaciones, si las de la Empresa Matadero de Tunja, o donde funciona la parte administrativa en liquidación, toda vez que la realización del objeto de la auditoría se llevó a cabo en los meses de febrero y marzo de 2013.

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58.

Revisados los estudios previos en el ítem de valor estimado del contrato del contrato se vulneró el principio de la planeación y el artículo 25 numeral 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1474 de 2011, artículo 87. El cual reza que Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones, según corresponda. Lo anterior teniendo en cuenta que el valor estimado del contrato debe corresponder precisamente a un estudio concienzudo donde se indique el cálculo del valor estimado del contrato de tal manera que sirva a los proponentes y a la entidad misma a revisar con base en el mismo las propuestas presentadas, toda vez que en los estudios previos se indica que el valor será determinado a partir de un estimativo acorde con los precios del mercado para un profesional, pero dentro del soporte presentado no se especifica qué ítem se tuvo en cuenta de la tabla de tarifas de honorarios para contadores públicos, con el fin de establecer el presupuesto a contratar.

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59.

Dentro de la carpeta del contrato se pudo establecer que el contratista aporta a salud, pensión y riesgos profesionales con base en el salario mínimo, cuando el debió pagar los aportes con base en el 40% del valor del contrato, según se establece en el artículo 23 del Decreto 1703 de 2002 y en el artículo 18 de la ley 1122 de 2007.

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61.

En ninguno de los contratos se presenta informe por parte del supervisor con respecto a la ejecución de los contratos, se presentan actas de seguimiento pero allí NO se indica el avance del contrato, sólo se limita e emitir los valores pagados y el saldo por pagar.

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62.

Revisados los contratos de la vigencia 2012 y 2013, se encontró que no se cumplió con las disposiciones legales, como es el caso del Decreto 2474 de 2008 artículo 8, en el cual expresamente se menciona la obligación de publicar en el SECOP, no cumplieron con este requisito.

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63.

Revisados los contratos números 04 y 08 de 2012 y 04 y 07 de 2013, se encontraron que existen deficiencias en la ejecución de estos contratos, toda vez que se presentaron deficiencias en la presentación de las labores encomendadas en el objeto de los contratos para los cuales fueron contratados como abogado y contador, quienes debían asesorar el proceso de liquidación conforme con lo ordenado por el concejo municipal y con arreglo a las disposiciones legales que regulan la materia, al igual que realizar un análisis jurídico a las historias laborales de cada uno de los funcionarios de la Empresa Matadero de Tunja con el fin de establecer los parámetros para liquidar e indemnizar de manera individual. (Esta observación se debe dejar consignada en cada contrato).

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64.

Es evidente la ausencia de un adecuado control interno en la Empresa Matadero de Tunja, toda vez que se evidencia fallas tales como un extenso proceso liquidador, falta de control en algunos pagos de impuestos, control de cuentas bancarias y el mismo proceso de liquidación de empleados.

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65. La información no se reporta completa de acuerdo a lo estipulado en la resolución No. 020 de 2011 emanada por la Contraloría Municipal de Tunja.

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66. La información reportada al SIA para el caso de impresos, publicidad y publicaciones no es consistente con lo que se encuentra en los soportes financieros de caja menor.

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HA: Hallazgo Administrativo HD: Hallazgo Disciplinario HF: Hallazgo Fiscal HS: Hallazgo Sancionatorio

Elaborado por: JUAN PABLO CASTELLANOS CASTRO Profesional Especializado - Coordinador de la auditoria JUAN DE DIOS GONZÁLEZ ORJUELA Profesional Especializado en comisión FERNANDO MIGUEL MUÑOZ BUITRAGO Profesional Especializado Revisado por: HERNANDO FARFAN RUBIANO Auditor Fiscal (C.)

informe final auditorÍa gubernamental,...

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