San Juan de Pasto, 1 de julio de 2008

MaestroSILVIO AURELIO SANCHEZ FAJARDORector Universidad de Nariño

Señor Rector.

Pongo a su disposición el informe de actividades realizadas en la vicerrectoria administrativa en el periodo comprendido entre abril y junio de 2008.

Cualquier aclaración al respecto estoy dispuesto a hacerla cuando usted lo estime conveniente o ante la persona que delegue. Espero que mis actividades desarrolladas y sugerencias planteadas le sean de utilidad en el proyecto institucional que lidera la actual administración ¨ Pensar la Universidad y la Región ¨.

Como vicerrector realice las siguientes actividades, que se encuentran relacionadas con el cargo administrativo. Algunas de ellas son de actividad rutinaria y otras necesarias para el desempeño eficiente en un lapso de tiempo corto en la institución y no son excluyentes con la implementación posteriormente del MECI.

Siguiendo los lineamientos de la vicerrectoría administrativa, los funcionarios de control interno, lograron realizar visitas a algunas dependencias de la Universidad de Nariño, con el ánimo de determinar puntos críticos y tomar algunos correctivos para mejorar la eficiencia de los recursos. TESORERIA Y PAGADURIA

Inicialmente en tesorería y pagaduría había un atraso en la presentación de los boletines diarios de caja de 3 meses (el último boletín emitido era de Enero 8 de 2008), y este se encontraba para revisión por el funcionario encargado en la oficina de Contabilidad. Al 1 de julio de 2008 persiste el problema y el atraso nuevamente este se da desde el 15 de abril. Ante esta situación es de suponer que los saldos en las cuentas se realizan a través de las conciliaciones con los extractos bancarios (también atrasadas), y al final la consulta bancaria de saldos al día, y como norma de seguridad para que no haya devolución de cheques que se giraron pero que se encuentran sin cobrar se deja un colchón de deposito de dinero considerable; es decir no hay confiabilidad en la información reportada.

PRESUPUESTO

Se venia trabajando con el presupuesto correspondiente a la vigencia anterior según lo aprobado por el honorable consejo superior de la universidad de Nariño. A partir del 28 de marzo de 2008 el consejo superior aprobó el presupuesto para la vigencia 2008. En el presupuesto aprobado se presentan inconsistencias no se sabe que metodología se tuvo encuenta para su realización y hay una fuerte contradicción entre los funcionarios que participan tanto en su elaboración como en el manejo, lo cual se refleja en la asesoría que los expertos en el tema deben ofrecer a los ingenieros de sistemas y programadores del centro de informática; lo cual genera incertidumbre, pérdidas de tiempo y de trabajo, simplemente porque no han definido el problema y voluntariamente y por colaboración se debe realizar por el personal del centro varias propuestas de solución, con la incertidumbre de que ninguna sea satisfactoria.

Por el desconocimiento de las funciones del funcionario de la oficina de planeación se demoró la introducción al sistema de las apropiaciones presupuestales aprobadas por el honorable consejo superior hasta mediados del mes de mayo, ante la presión de vicerrectoría administrativa porque no se conocían los saldos entre lo apropiado y lo ejecutado.

Las convocatorias para profesores de tiempo completo se vieron afectadas precisamente por errores en la elaboración del presupuesto para la actual vigencia; algunas de ellas tuvieron que ser aplazadas. En la elaboración del documento hubo participación permanente de la oficina de presupuesto y de un funcionario de la oficina de planeación delegado específicamente para ello.

CONTABILIDAD

En contabilidad se pudo observar al analizar el balance general un cambio de patrimonio de $63.000 millones aproximadamente en la vigencia 2006 a menos $14.000 millones aproximadamente en la vigencia 2007, como consecuencia de la obligación que debe asumir la universidad en la carga prestacional, previa consulta a contraloría; pero esta obligación pudo haber sido diferida en un lapso de tiempo mayor para no afectar la capacidad de crédito de la institución, sabiendo que es necesario, urgente e imprescindible realizar inversiones considerables en renovación de equipos de laboratorio, computadores y de equipos para apoyo a la docencia y vehículos, a través de figuras como el leasing; puesto que en el presupuesto no se tiene contemplado estas adquisiciones, renovaciones y en el caso de los aparatos relacionados con apoyo a la docencia el presupuesto asignado es bajo.

Al analizar la vicerrectoria administrativa la orden de pago de las conciliaciones de las obras (realizadas por la USI) relacionadas con el estadio la libertad y la contratación con EMPOPASTO; el sistema de inventarios de almacén a la luz del acuerdo 029 (atrasados desde hace aproximadamente 5 a 6 años); la cartera morosa como consecuencia del incumplimiento de las comisiones de estudio por parte de los docentes (aproximadamente $1.276 millones de pesos), se deduce que la contabilidad de la Universidad de Nariño no refleja la situación y realidad de la institución.

La oficina de contabilidad tiene un personal de apoyo idóneo y con alta pertinencia con la institución, conocedor de sus funciones y de la responsabilidad que implica el atraso en sus actividades laborales frente a los organismos de control fiscal, están permanentemente dispuestos al cumplimiento y hacen esfuerzos sin importar el horario de trabajo. No sucede lo mismo con el jefe de la oficina quien permanentemente falla en lo referente a la asesoría del tema contable y en el compromiso a que hace referencia en el cumplimiento de su horario de trabajo.

CENTRO DE INFORMÁTICA

El software que implemento el centro de informática no permite realizar las tareas adecuadamente, y en el cambio de software no se tuvo la precaución de hacer las pruebas correspondientes simultamente entre el software viejo con el nuevo. Se reportaba problemas con la codificación la cual no concordaba, hubo demora y deficiente asesoría en la definición del plan de cuentas. Además los procesos no estaban bien definidos, como consecuencia de la deficiente asesoría contable, presupuestal y financiera. Cabe recordar que el personal que labora en el centro de informática es de formación técnica (ingenieros de sistemas, programadores), y que requieren que se les defina el problema y sea el asesor del tema correspondiente quien proponga la solución específica. Cabe resaltar que estos funcionarios han desarrollado habilidades y destrezas en el campo de la programación por iniciativa propia, no porque la Universidad haya realizado alguna capacitación en el tema.

El software implementado carece de manuales e instructivos que permitan determinar los procesos, hacer seguimiento y empalme de funcionarios cuando la situación lo requiera aún por causas de fuerza mayor, por lo tanto los procesos son manejados en gran parte aisladamente por cada funcionario; por lo tanto los procesos son independientes en las diferentes dependencias, y la información es inconsistente al ser diferente entre ellas, hay un alto desgaste administrativo por la repetición de actividades laborales de varios funcionarios lo que repercute en altos costos, errores para la toma de decisiones, afecta el clima organizacional en la institución por la disputa que se genera en las diferentes dependencias, y afecta el cumplimiento de la información requerida por los organismos de control fiscal, que conlleva a sanciones a la universidad.

Por iniciativa del vicerrector administrativo, el comité de sistemas como organismo asesor abordo el problema y en reuniones conjuntas periódicas, con los funcionarios de las dependencias de tesorería y pagaduría, presupuesto y contabilidad se plantearon los problemas y posibles soluciones; para poder cumplir con los compromisos y obligaciones institucionales de presentar informes requeridos por los organismos de control entre estos contraloría general de la nación, departamental, contaduría general de la nación y además tener una información unificada, disponible, actualizada y confiable. Se llego a acuerdos en el sentido trabajar en equipo deponer los intereses y posiciones personales en beneficio de la institución y evitar sanciones por no presentar la documentación requerida por los organismos fiscales externos; se acordó también que los jefes de sección y usuarios implicados en el proceso no solamente denuncien el problema a través de un oficio, si no que su función y compromiso llega más allá, y es plantear la solución y asesorar al funcionario del centro de informática.(hay oficios y actas).

Simultáneamente se solicitaron propuestas para la adquisición e implementación de soluciones integrales con aplicación informática relacionadas con el procesamiento de datos y la obtención de información, todo esto bajo un enfoque sistémico que cumpla con las necesidades de cada dependencia dentro de las funciones institucionales que le permita la eficiencia, la racionalidad de los recursos y la transparencia; no siendo excluyente con la incorporación de los procesos y mega procesos en la implementación del MECI.

Se recepcionaron propuestas de empresas privadas con experiencia en la prestación del servicio de elaboración de soluciones con software de aplicación (ITConsultores) y del mismo centro de informática; se sustentaron por parte de los proponentes y analizaron conjuntamente con el comité de sistemas de la Universidad de Nariño, las opciones de adquisición y elaboración de software que aplicaría en la parte contable y financiera y otras aplicaciones relacionadas con la academia y liquidación de nómina…etc. Las propuestas se encuentran disponibles en los archivos de la vicerrectoria administrativa y del comité de sistemas. Al comité de sistemas la vicerrectoría administrativa planteo la posibilidad que el programa de ingeniería de sistemas presentara también una propuesta para el diseño del software requerido o en su defecto asesoría al centro de informática para la viabilidad de su propuesta. Verbalmente se planteo estas posibilidades al señor rector.

En una comisión administrativa concedida al director del centro de informática se hicieron los contactos respectivos con la Universidad Nacional y la Universidad Distrital en Bogotá, ambas instituciones manifestaron la voluntad de prestar asesoría previa realización de un convenio. El comité de sistemas considera que es viable que el diseño e implementación de un nuevo software pueda ser desarrollado en la Universidad de Nariño, porque trae mayor beneficio al considerarse la posibilidad de utilizar el recurso disponible, ya se tiene un trabajo avanzado que puede ser ajustado, es más económico, y no se depende de empresas externas a la cual se debe recurrir permanentemente para la solución de los problemas que se vayan presentando, además se ajusta a los requerimientos institucionales.

ALMACEN

Hay un alto porcentaje de usuarios que no han perfeccionado los inventarios a su cargo, la razón de esto obedece en la mayoría a falta de interés de los jefes de sección en hacerse responsables de los elementos que tienen a su cargo los funcionarios que tienen vinculación con la universidad por OPS, otros manifiestan su inconformidad porque encuentran errores entre los listados y los inventarios físicos. Los funcionarios de esta dependencia deben ser removidos porque se observa una clara falta de pertenencia que se refleja en la demora en la diligencia de las notas de ingreso, corrección de errores y negligencia en la realización y actualización de inventarios; además las cotizaciones que suelen presentar para adquisiciones suelen tener precios más altos que las realizadas por la asistente de vicerrectoria administrativa tal y como puede ser constatado en las últimas compras, esto se debe en parte a la poca cantidad de proveedores en su base de datos.

La vicerrectoría administrativa inicio con ayuda de control interno una serie de visitas a esta sección más con el ánimo de empezar a proponer una serie de ajustes y de correctivos en puntos críticos, ya que esta es una de las dependencias donde se puede empezar a implementar el MECI.

Al analizar el plan de compras para la vigencia actual se encontró a juicio de la vicerrectoría administrativa un exceso en la solicitud de materiales, cabe resaltar que si bien hay demora en la realización de las notas de ingreso, y se realizan las correspondientes notas de salida, los reportes que deben hacer a contabilidad (acuerdo Nº 029) son incompletos por estar desactualizados en lo referente a, inventarios, depreciación de elementos. Se planteo como una de las causas para tener un trabajo deficiente el no tener conexión con el resto del sistema, sugerencia que se atendió y se dio solución al conectar esta dependencia con el servidor de OCARA, el cual le permitirá solucionar parte de la ineficiencia, sin embargo cabe anotar que a pesar de contar con un ingeniero de sistemas en esta dependencia, no se a realizado ajustes al software para que este sea eficiente y de solución a las inquietudes de la comunidad universitaria. RECURSOS HUMANOS

Siguiendo los lineamientos de la vicerrectoría administrativa, los funcionarios de control interno realizaron un análisis de la situación de la oficina de recursos humanos, al percibirse por esta vicerrectoría errores que fueron causales para que el vicerrector dejara salvedades en las nóminas ante la primacía de la realidad, para el pago a los contratistas (OPS). A continuación relaciono algunos de ellos:

1.- Hechos cumplidos en la contratación del personal. Se autorizo trabajar a varios operarios y con fecha posterior a la fecha de inicio se le realizo el contrato de OPS.

2.- A pesar de haber reportado novedades por muerte del trabajador, este apareció en las novedades del siguiente mes.

3.- Inclusión en nómina y pago de salarios a personal que no se le había renovado contrato.

4.- Aparece un alto porcentaje de contratistas en nómina con pago pero sin contrato.

5.- Se encontraron aproximadamente 80 contratistas con OPS sin firmar ya por el señor rector o por el contratista.

6.- Aproximadamente 27 OPS no habían sido perfeccionadas le faltaban documentos no subsanables (pasado judicial, antecedentes de la procuraduría).

Las observaciones anotadas se pueden encontrar en los informes presentados secuencialmente por los funcionarios de control interno y la evolución que hubo en la corrección de los errores anunciados. Para subsanar esta falencia en el semestre b/08 la vicerrectoría administrativa emitió una circular donde se anuncia a todos los jefes sobre la gravedad disciplinaria y económica por ocasionar hechos cumplidos.

Ante estos hechos el vicerrector administrativo solicito al jefe de recursos humanos la reubicación de algunos funcionarios de reconocida excelencia laboral en otros cargos, pero que en el que se estaban desempeñando no eran eficientes puesto que se requería conocimientos en normatividad y manejo de cifras. La vicerrectoría administrativa con el ánimo de hacer uso racional de los recursos económicos y tener algunos criterios de selección, vinculación y evaluación del personal de OPS para posteriores vigencias, hizo un análisis de la nómina (puede ser consultada por Internet), y pudo observar que hay incremento de los contratistas y el valor de la nómina es mayor porque se contrato personal para cargos similares con mayor clasificación, lo cual implica mayor sueldo. En el semestre a/08 hubo un permanente robo en diferentes dependencias y unidades académicas de equipos de computo portátiles, y de escritorio, video beam, robo en las cafeterías con sustracción de dinero, mercancía y daño en los equipos; ante esta situación se concertó entre la vicerrectoría administrativa, el sindicato de trabajadores, la oficina de recursos humanos y servicios generales, la emisión de una circular para que los contratistas del servicio de vigilancia cumplieran con lo estipulado como funciones que fundamentan su respectiva OPS, y a pesar que hubo una contraorden de rectoría para su aplicación al parecer por una mala interpretación que no estaba contemplada en la circular, el resultado fue satisfactorio porque no se volvió a presentar robos.

Se requiere de un trabajo en equipo que le permita a los funcionarios de la alta dirección tomar decisiones corporativas, coherentes y armónicas; de tal manera que en la comunidad no creen zozobra, incredulidad, descontento y deterioro del clima organizacional institucional y se de motivos para que prevalezca el lenguaje primario (rumor, el chisme y el cuento); lo cual daña las relaciones interpersonales y predispone a los directivos entre si y con la comunidad.

Aprovecho la oportunidad para dejar constancia que es necesario solicitar a los funcionarios que tienen expectativas de jubilación con el seguro social, empiecen a hacer los tramites correspondientes para el pago del bono correspondiente al periodo 95- 98, puesto que los rendimientos que se obtienen por CDTs no compensan el crecimiento de la deuda con el seguro social. También se contrate a la actuaria para que se legalice el registro actuarial de los docentes hora cátedra que prestaron servicios a la Universidad de Nariño hasta el año 1996.

Otorgar la pensión de oficio a los funcionarios y/o docentes que por ley cumple la edad y tiempo cotizado.

FONDO DE SALUD

Los funcionarios de control interno estaban realizando la visita correspondiente según los lineamientos indicados por el vicerrector administrativo, pero esta se vio obstaculizada ante la prioridad impartida por la alta dirección, para la participación de los funcionarios en las mesas temáticas y los simposios.

Dada la situación específica del fondo y la auditoria especializada se requiere la contratación urgente de un auditor médico por 2 horas/día; cálculo realizado teniendo encuenta el tamaño del fondo.

La vicerrectoría administrativa difiere de la recomendación de control interno para que sea contratada una coordinadora médica, puesto que este cargo actualmente desempeñado por una médica, cubre la deficiencia en esta profesión de la directora que es odontóloga.

Los hechos cumplidos contemplados en la ley que se generan por una emergencia, deben ser legalizados máximo en tres días hábiles como se hace en cualquier otra E.P.S.La droga para enfermedades como el cáncer por su alto costo deben ser entregadas mensualmente y con el control respectivo (está recomendación se hace por el antecedente encontrado).

El fondo de salud requiere de una reingeniería que le permita permanecer prestando el servicio a los usuarios, los cuales se acercan en promedio a la tercera edad donde existen los mayores costos; se espera que con el relevo generacional el promedio de edad de los usuarios rebaje considerablemente y se incrementen las cuotas de aporte. Sin embargo por la calidad del servicio es probable que se requiera incrementar el porcentaje de cotización de los usuarios en salud. Se requiere urgentemente un análisis de costos reales, porque se debe recordar que el funcionamiento del fondo es producto de su autofinanciación.

SERVICIOS GENERALES

Anexo al presente el informe de control interno a esta sección el cual siguió los lineamientos del vicerrector administrativo, sin embargo me permito complementarlo por ser una de las secciones con mayor cantidad de problemas, los que me permito resumir así:

1.- A pesar de que cada unidad académica hace la programación y solicitud del servicio con la debida anticipación, hay un incumplimiento permanente sobre todo en la actividades académicas de trayecto corto, se observa con frecuencia la cancelación de estas por falta de vehículos, o simplemente por encontrarse en reparación.

2.- El servicio de contratación para cubrir las deficiencias del parque automotor no es muy clara, este debe ser colocado a licitación y definido por la junta de licitaciones y compras de la Universidad de Nariño, así de está manera se logra cubrir a un precio cómodo y de calidad; para beneficio de los estudiantes, docentes y de la institución.

3.- Por el modelo el estado y el servicio prestado la gran mayoría de los automotores están por ley para chatarrizar.

4.- El mantenimiento de los vehículos en general es costoso, por el modelo, el estado y más porque no se tiene un número de proveedores que le permita obtener los mejores beneficios para el propietario, en este caso la Universidad de Nariño.

5.- No se lleva historia de mantenimiento de cada vehículo, por lo que no se tiene seguimiento de las reparaciones, el número y espacio de tiempo entre ellas.

6.- Se efectúan reparaciones sin criterio técnico, y algunas de ellas son menores que las podría efectuar el mismo conductor.

7.- Se debe diseñar urgentemente un sistema que permita controlar el consumo de gasolina ya que el actual con el chip, es fácilmente violable.

8.- Hay baja participación y compromiso de los conductores para vigilar y servir de veedor de las reparaciones realizadas en los talleres y en el reemplazo de los repuestos.

9.- Los conductores requieren de capacitación en normas de conducción, relaciones humanas y concientización del servicio que prestan a la comunidad universitaria.

10.- Hay actividades académicas donde los docentes no colaboran y recaen en sobrecupo del vehículo, lo que causa mayor daño de los vehículos y puede ocasionar accidentes.

11.- En esta dependencia el clima organizacional no es el mejor, por la dualidad del liderazgo, hay usurpación de funciones de personal subordinado al jefe de la sección, que creen tener mayor autoridad por la antigüedad, aunque no se tenga mayor conocimiento técnico en el desempeño de sus propias funciones.

12.- Los funcionarios de vigilancia les delegan otras funciones por ejemplo de aseo, pintura, conducción de vehículos. Lo mismo sucede con las contraordenes a los jardineros. Esto influye en el clima organizacional.

13.- No hay control en los elementos de consumo: pintura, elementos eléctricos, plomería, aseo. Hay desconocimiento del funcionario encargado de la supervisión de las refacciones locativas, relacionado con vida útil de los materiales y el seguimiento en la historia de mantenimiento de edificios, instalaciones y equipos. Esto eleva los costos.

14.- Comercialmente la institución no tiene las mejores referencias, por demora en los pagos por deficiencia en los trámites por olvido en la sección. Hay pocos proveedores y las cotizaciones presentadas a vicerrectoría administrativas coincidencialmente son las más costosas.

Con respecto a las observaciones encontradas se tomaron correctivos, se realizo un trabajo de visita a los proveedores para mejorar la imagen institucional y se empezaron a ver algunos resultados con la vinculación de nuevos proveedores con precios más bajos, se esta diligenciando el ajuste al plan de compras y las adquicisiones a través de la pagina de contratación. Se diseñaron procesos para no causar hechos cumplidos en las reparaciones y mantenimiento, y su incorporación en la historia o memoria institucional de cada vehículo como mecanismo de control y seguimiento a las garantías.

Se determinaron las necesidades mínimas de automotores para prestar un servicio adecuado de transporte para recorridos largos y cortos, por tamaño de los grupos, necesidades del servicio según las solicitudes, consumo de combustible, relación costo beneficio, costo actual del mantenimiento; para hacer la negociación de renovación del parque automotor a través de leasing financiero a cinco años con opción de compra al final del contrato. Se realizaron las cotizaciones y los cuadros comparativos de las

diferentes casas comerciales, para establecer el monto requerido para posteriormente acceder a:

Autorizaciones institucionales ya que el estimativo de la negociación esta cercana a los mil doscientos millones de pesos según el estudio realizado por servicios generales y la vicerrectoría administrativa.

Convocatoria oficial de proponentes para el arrendamiento por leasing financiero de: o Dos (2) vehículos tipo aerovan para transporte de 12 a 14 pasajeros.o Un (1) vehículo tipo buseta para transporte de 20 a 25 pasajeros.o Dos (2) vehículos tipo bus para transporte de 45 personas.o Adjudicación del leasing

Para el estudio inicial sin ningún compromiso se han recibido propuestas de dos empresas de leasing. Se debe estudiar por parte de estas empresas la situación financiera de la Universidad de Nariño, porque como se mencionó anteriormente el patrimonio de la institución según balance de 2007 se encuentra en menos 14.000 millones aproximadamente. Se remitieron las notas contables al balance para el respectivo análisis financiero.

Con la colaboración de control interno se ha empezado a diseñar mecanismos de control en los elementos de consumo, para disminuir los costos de mantenimiento y llevarse una historia institucional de refacciones locativas de edificios e instalaciones.

ATENCIÓN AL PÚBLICO

Actividades Atención a los diferentes estamentos: docentes, estudiantes, trabajadores, directores

y jefes de dependencias, coordinadores de las sedes, investigadores. Atención a usuarios externos: Gerentes de entidades financieras, proveedores,

productores, contratistas, público en general. Entrevistas de radio y televisión.

- Atención a los diferentes estamentos: Se atendieron un promedio de 50 usuarios por día, se recibieron igual número de solicitudes, todas relacionadas con el desembolso de dinero; hay actividades repetitivas que deben ser abolidas por el desgaste administrativo por ejemplo, las actividades académicas que fueron aprobadas previamente por los comités curriculares, consejos de facultad y que se financian con los recursos asignados en el presupuesto de la vigencia, o que se generan en la unidad académica:

Reaprobación de prácticas. Asistencia a cursos, seminarios, talleres de docentes que son ponentes, o participan

como asistentes. Participación de decanos y jefes de departamento a eventos de representación

gremial. Programación y realización de eventos académicos (seminarios, talleres, cursos),

autofinanciados. Compra de insumos con recursos de los fondos.

Para la atención de las sedes se debe analizar la posibilidad de tener comunicación permanente vía Internet, esto permite mayor integración institucional y a la vez disminuir costos; por comunicación telefónica y visitas periódicas de coordinadores.

- Atención a usuarios externos: se atendieron un promedio de 10 usuarios al día y la audiencia se relacionaba con la prestación del servicio y los posibles beneficios institucionales

- Entrevistas de radio y televisión. Esporádicas y se relacionaban con diferentes temas y expectativas del cargo como vicerrector administrativo, la reforma académica, la universidad y el avance en las mesas temáticas, especialmente en las que se participa como coordinador.

Presidir: Junta de licitaciones y compras Comité de sistemas Comité de solidaridad Comité de inventarios Comité de matrículas Coordinación mesa temática (capacidad directiva)

- Junta de licitaciones y compras

Las reuniones fueron frecuentes por la necesidad de definir las compras y adjudicaciones según los montos que implicaba la compra de insumos, equipos, adjudicaciones de contratos de obras de ingeniería, adjudicación de prestación de servicios como cafeterías…etc. (hay actas de cada sesión).

Ante la denuncia presentada por la contratista de la cafetería nueva se solicito abrir proceso de investigación a un funcionario que actuó como miembro de la junta de licitaciones y compras en representación de uno de los titulares, y que tuvo que ver según él en la decisión de la adjudicación; posteriormente la contratista manifestó que también tuvo orientación en la propuesta (ver acta de la respectiva sesión). Esta pendiente la nueva licitación ante la renuncia de la contratista por vencimiento del tiempo del contrato. Bienestar universitario debe presentar los pliegos a la junta para empezar el trámite correspondiente para adjudicación.

- Comité de sistemas

Reuniones frecuentes para cumplir con sus funciones que se resumen en:

o Asesorar, analizar, aprobar todo lo relacionado con compra de equipos de cómputo y de apoyo a la docencia solicitados por las diferentes unidades académicas, administrativas, contratos interinstitucionales, investigadores y demás usuarios.

o Además todo lo relacionado con el procesamiento de datos y obtención de información proveniente de las diferentes dependencias académicas y administrativas indispensables para, control, toma de decisiones, presentación de informes a organismos de control interno y externo.

Para el primer aspecto se aprobó la adquisición de bienes de acuerdo al monto asignado en el presupuesto para la vigencia 2008, el cual se caracterizo por ser el más bajo en los últimos tiempos. Adquisición de equipos para las unidades y convenios que contaban con recursos propios. También se estimó que para la actual vigencia para cubrir los requerimientos institucionales es necesario destinar la suma aproximada de 320 millones de pesos; motivo por el cual dado el monto y las bajas posibilidades de hacer adiciones presupuestales ya que los dineros se encuentran comprometidos, se analizo por la vicerrectoría administrativa la posibilidad de su arrendamiento a través de leasing financiero. Lo cual queda pendiente pero se encuentra dentro del paquete presentado a las financieras.

En el segundo aspecto: las actividades desarrolladas se encuentran relacionadas en este informe en la parte relacionada con el centro de informática. Queda pendiente la ampliación del Canal de datos a 3 MG que conduce a la VIPRI y al liceo y ampliar la banda ancha a 1MG para tesorería y fondo de la VIPRI; este debe ser financiado con recursos de la VIPRI Para el trámite, manejo y colocación de recursos económicos en:o títulos valores de renta fija a corto plazo CDTs.o Negociación de Bonos pensiónales.o Manejo de ingresos y cuentas bancarias en las sedes y tesorería central.

Pongo a disposición y consideración la respectiva propuesta para las subastas y adjudicación por la junta de licitaciones y compras. (Anexo). La propuesta recoge los ajustes que creo deben efectuarse a las metodologías anteriores, sugerencias de participantes y experiencia personal. Queda pendiente su análisis y aprobación. Cabe resaltar en este punto que debe ser el vicerrector administrativo quien diligencie, tramite, realice los respectivos contactos en el ministerio de hacienda y/o cualquier otra institución y él sea quien responda por lo pertinente; y no el señor rector como ha sucedido con los tres vicerrectores administrativos que se han desempeñado en el cargo durante estos 6 meses (enero- junio/08); que no han podido viajar a Bogotá porque el señor rector ha considerado que estas diligencias son potestad del rector; pero con resultados negativos, a pesar de su concurrencia permanente a Bogotá.

- Comité de solidaridad

Su reunión obedeció a las solicitudes de los usuarios de las becas de alimentación, alojamiento, apoyo por causa de persecución política. (Ver actas de las sesiones). Se dio el trámite correspondiente y se hizo por parte de la funcionaria de bienestar universitario las visitas de constatación de solicitudes y reclamos; y según los resultados la solución de acuerdo a lo contemplado en la normatividad y las apreciaciones de los integrantes del comité. Bienestar universitario realizo las visitas de rigor para verificar el cumplimiento de los contratistas de las cafeterías encargados de proporcionar las becas de alimentación y hacer los ajustes respectivos cuando la situación así lo requiere.Ante el vacio en la normatividad vigente por derogación del acuerdo que sustenta todas estas ayudas y apoyos, se solicitó a la dirección de bienestar universitario la presentación de una normatividad concertada con los usuarios; esta se encuentra pendiente.

- Comité de inventarios

Las reuniones giraron en torno a la situación relacionada con los inventarios y los procesos que se dan en la sección de almacén (hay actas de las sesiones realizadas).Se analizo el acuerdo 029 que sustenta todo lo relacionado con la conformación del comité de inventarios, funciones, trámites, diligencias particulares de esta sección y se determino que es necesario, urgente e imprescindible hacer modificaciones al acuerdo, toda vez que hay procesos obsoletos, repetitivos y otros no contemplados. Se delego en el jefe de almacén y jefe de control interno presente la propuesta de modificación. Se encuentra pendiente a pesar que se ha avanzado en su elaboración.

El informe de los resultados de las reuniones del comité de inventarios se encuentra en la parte pertinente a almacén en este informe. En las sesiones del comité se evidencio la desactualización de los inventarios, específicamente lo relacionado con semovientes, es decir lo relacionado con el fondo de granjas hasta aproximadamente 5 años, y especies a las que no se ha hecho inventarios es decir no existen; lo anterior incide en los reportes a contabilidad, acuerdo 029, y es un indicador que la contabilidad institucional no refleja la situación económica de la universidad. Se optó por hacer un ajuste al mes de mayo de 2008 y poner al día el sistema de inventarios especialmente semovientes, por su cantidad y valor el cual es considerable (por ejemplo: Maragrícola cuenta con 600 animales aproximadamente que valorizados pueden sobrepasar la suma de 400 millones; Chimangual puede sobrepasar la suma de 200 millones…etc.).

Se planteo como una de las causas para tener un trabajo deficiente el no tener conexión con el resto del sistema, sugerencia que se atendió y se dio solución al conectar esta dependencia con el servidor de OCARA, el cual le permitirá solucionar parte de la ineficiencia, sin embargo cabe anotar que a pesar de contar con un ingeniero de sistemas con vinculación cercana a los 5 años por OPS exclusivamente para esta dependencia, no se han realizado ajustes al software para que este sea eficiente y de solución a las inquietudes de la comunidad universitaria. Además el comité de inventarios para cumplir con la normatividad vigente solicitó por circular a los jefes de sección emitieran el correspondiente paz y salvo a los funcionarios que se le vencía el contrato a 30 de junio de 2008, previo chequeo de los inventarios a su cargo. Se solicito a planeación de la Universidad de Nariño la colaboración para que uno de los funcionarios que había trabajado en el desarrollo de procesos en esta sección y que forma parte del MECI, ilustrara a los miembros del comité, con el ánimo de saber en que estado se encontraba y obtener la información pertinente sobre los avances en este sentido. Según el concepto de los miembros del comité y del funcionario del MECI es factible empezar su implementación en esta sección.

- Comité de matrículas

Hubo regularidad en su convocatoria, se analizo y soluciono las peticiones de los usuarios con respecto reliquidaciones, reintegros por el no uso de los derechos como estudiantes, incapacidad en el pago por diferentes causas de fuerza mayor. Se autorizaron las correspondientes visitas por parte de los funcionarios de bienestar universitario para constatar la veracidad de los hechos planteados en la correspondiente solicitud (hay actas de las reuniones realizadas).

En el comité de matriculas se analizo la propuesta de vicerrectoría administrativa con respecto a recuperar la cartera morosa por parte del no pago de matriculas en el pregrado. La propuesta fue aprobada por mayoría de los miembros y consistía en:

Hacer una campaña publicitaria para motivar a los estudiantes para ponerse a paz y salvo con su deuda por matrículas. Se diseñaron 3 tipos de afiches y de separadores de hojas.

Que todos los estudiantes que vengan de las sedes, con traslado para continuar en la sede central deben venir a paz y salvo.

Los estudiantes que no se encuentren a paz y salvo en su matricula financiera, no deben recibir ninguna de las ayudas y apoyos contemplados por la universidad. La razón de esto es que muchos estudiantes estando atrasados en semestres anteriores y aún en años en la matrícula, en apoyo para prácticas académicas en una sola de ellas, reciben hasta el 30% del valor promedio de la matrícula mínima.

Se analizo exhaustivamente la composición de la cartera morosa por el no pago de matrículas las cuales ascendieron a aproximadamente 1. 241 millones al semestre a/08, y se planteo por vicerrectoria administrativa una amnistía, donde se condonaban los intereses sobre la deuda y además se hacían descuentos dependiendo de la antigüedad de la deuda. La idea era recuperar 1.000 millones de pesos. Se aprobó por unanimidad y se remitió a secretaría general el acuerdo respectivo con el anexo de liquidación, para su revisión y presentación al honorable consejo superior de la Universidad de Nariño. Este acuerdo esta pendiente de aprobación.

- Coordinación mesa temática (capacidad directiva)

Siguiendo la directriz del proyecto pensar la universidad y la región, la oficina de planeación estableció un cronograma para la reunión ordinaria de las mesas temáticas y los respectivos simposios de socialización.

Como esta mesa fue la que presentó la mayor cantidad de problemas, alrededor de 48, la vicerrectoria administrativa propuso la conformación de cuatro submesas de trabajo que fueron: Gestión del conocimiento; diseño y estructura organizacional; administración del talento humano y direccionamiento estratégico. Los temas tratados en cada submesa fueron sometidos a socialización de la mesa general al final de cada sesión y a pesar de ser un trabajo arduo por la importancia que implica la labor de esta mesa en cuanto al lineamiento para las otras mesas temáticas las metas propuestas se cumplieron.

Además por parte de la vicerrectoría administrativa se asignaron los recursos económicos para alimentación de las reuniones de trabajo y el desplazamiento contemplado a las diferentes sedes, y a la vez garantizar la participación de los coordinadores y delegados de las sedes a las socializaciones.

Los documentos de las reuniones y las observaciones recogidas en los simposios se encuentran disponibles en la oficina de planeación con los monitores asignados.

MECI

La Universidad de Nariño tiene como plazo perentorio para el diseño de procesos e implementación del MECI hasta el 8 de diciembre de 2008, sin derecho a prorroga alguna y con el agravante de sanción económica ante el incumplimiento. El MECI es un instrumento que contribuye a asegurar que la gestión administrativa de las entidades y organismos del estado logren el cumplimiento de la misión y los objetivos propuestos con eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia, cumpliendo de esta manera con las políticas del estado. Ante esta situación y ante el trabajo intenso que ha tenido la oficina de planeación y sus funcionarios en el proyecto de pensar la universidad y la región, la vicerrectoría administrativa con el apoyo de control interno desde el mes de abril de 2008, presentó a la administración la propuesta de contratar asesores externos, posteriormente la vicerrectoría administrativa diligenciamiento ante el MEN la aceptación del asesoramiento institucional y la conformación de un equipo de trabajo interno liderado por el profesor Julio Garzón docente de la universidad, quien tiene amplia experiencia en el diseño de la norma de calidad y en la implementación del Modelo estándar de control interno MECI.

Es de aclarar que en ningún momento la idea de que la vicerrectoria administrativa lidere el proceso de la terminación del diseño del MECI, su sensibilización ante la comunidad universitaria y su implementación sea por arrebatarle el liderazgo a la oficina de planeación, lo que se trata es de realizar un trabajo complementario en equipo para que podamos cumplir con la implementación del MECI en la fecha establecida por el gobierno. Dado que lo más probable es que por el proceso de reforma académica y administrativa este se extienda más allá del mes de septiembre y a la oficina de planeación no le alcance el tiempo para esta otra actividad.

La rectoría avalo la propuesta de liderazgo del MECI por la vicerrectoría administrativa y emitió la correspondiente resolución, nombrando los funcionarios que conformaran el grupo desde el reinicio del proceso, bajo la dirección del profesor Julio Garzón; líder que a su vez ya presentó ante rectoría el cronograma y propuesta de trabajo. Queda pendiente que rectoría perfeccione la normatividad referente a reconocimiento de asesores y del nuevo equipo para que oficialmente esto sea legal; sin embargo este reinicio de proceso debe ser consultado al nuevo vicerrector administrativo para que el considere si se continua con el proceso, o por el contrario lo sigue coordinando la oficina de planeación.

La vicerrectoría administrativa coordina con el director de medios la realización a partir de agosto de 2008, una campaña publicitaria de expectativa para sensibilizar el MECI en la comunidad universitaria; actividad que no es excluyente si no complementaria a las actividades programadas por el grupo MECI.

Contratos de locales

Siguiendo el lineamiento de vicerrectoría administrativa la doctora Lorena Guerrero Z. adscrita a asesoría jurídica, realizo el estudio correspondiente y legalizo la situación de los contratistas de los locales de propiedad de la Universidad de Nariño, tanto en la sede central en la ciudad universitaria de torobajo, como en el centro y esta en proceso en las sedes de la Unión, Samaniego, Ipiales, Tumaco y Túquerres. Se negocio con las contratistas de las cafeterías el vacio económico que dejo los contratos en la época de

receso académico y se concilio con los contratistas atrasados para que se pongan al día en la deuda con la institución.

Se realizaron además contratos de alquiler de locales comerciales en el centro y en la granja de Maragrícola, lo cual le proporcionara algunos ingresos adicionales a la universidad como rentas propias. Las adecuaciones corren por cuenta de los arrendatarios, bajo la supervisión del funcionario de la oficina de planeación y del administrador de la granja respectiva.

Queda pendiente la definición de alquiler de los locales comerciales de la carrera 23 contiguos al centro de exposiciones del Palatino, que se encuentran desocupados y que podrían ser alquilados a precio comercial y obtener otros recursos económicos adicionales. La facultad de artes podrían utilizar los locales del fondo como bodegas, dependiendo del criterio de la oficina de planeación y de los proyectos que presenten los docentes de la facultad de artes RESPONSABILIDADES JURIDICAS

Algunos funcionarios han solicitado a vicerrectoria administrativa le sea definido que entidades les conceda el beneficio de la jubilación: la Universidad de Nariño o el Instituto del Seguro Social; esta petición se entrego para consulta a asesoría jurídica; la cual se encuentra pendiente de respuesta.

Existe un acta de reunión efectuada entre el vicerrector administrativo y los representantes de ATENEA, la cual sugiero que se conozca y se sigan los pasos propuestos para cualquier implementación de los proyectos motivo del convenio. Se debe definir de acuerdo a los convenios proyectados el destino de los terrenos, instalaciones y equipos para el procesamiento; para determinar si entran a remate, producción o donación.

Se sugiere que uno de los asesores jurídicos se responsabilice del manejo, información y cobro de la cartera morosa de las matriculas de los estudiantes de pregrado.

Se encuentra pendiente la elaboración del contrato para el cobro de la estampilla de los diez municipios de la costa pacífica nariñense, que por sus particularidades específicas relacionadas con la idiosincrasia y los conflictos sociales e inseguridad por presencia de grupos armados irregulares sugiero que los contratistas sean de la región; conocedores y conocidos en la zona. Además para el cobro de estampillas en otro municipio considero que se defina la responsabilidad en uno de los funcionarios adscritos a la oficina de asesoría jurídica.

Atentamente,

LUIS RAFAEL BOADA CAJIGAS