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INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA ESE CÓDIGO: DYE-P01-M-11

DIAGNÓSTICO Y ESTADIFICACIÓN VERSIÓN: 3

MANUAL DE TRANSPORTE DE MUESTRAS EN EL LABORATORIO CLÍNICO

VIGENCIA: 28-02-2019

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MANUAL PARA TRANSPORTE DE MUESTRAS INTRAINSTITUCIONAL Y EXTRAINSTITUCIONAL EN EL LABORATORIO CLÍNICO

DIAGNÓSTICO Y ESTADIFICACIÓN

CARGO ELABORADO POR:

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

GRUPO LABORATORIO CLÍNICO

INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA ESE

2019





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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................. 4

1. OBJETIVOS ............................................................................................................................................ 4

2. ALCANCE ............................................................................................................................................... 4

3. NORMATIVIDAD .................................................................................................................................... 4

4. DESCRIPCIÓN- TRASPORTE DE MUESTRAS INTRAINSTITUCIONAL ........................................... 4

4.1. EL REMITENTE ............................................................................................................................. 4

4.2. EL TRANSPORTADOR ................................................................................................................. 5

4.3. EL DESTINATARIO ....................................................................................................................... 5

5. FASE PRE-ANALÍTICA ......................................................................................................................... 5

6. REQUISITOS TÉCNICOS DEPENDIENDO DEL TIPO DE LA MUESTRA .......................................... 6

6.1. SANGRE ........................................................................................................................................ 6

6.2. ORINA ............................................................................................................................................ 6

6.3. MATERIA FECAL .......................................................................................................................... 6

6.4. LÍQUIDOS Y BIOPSIAS. ............................................................................................................... 6

7. REFRIGERANTES ................................................................................................................................. 6

8. OBSERVACIONES GENERALES ......................................................................................................... 6

9. ROTULACIÓN DE TUBOS .................................................................................................................... 7

10. TRANSPORTE DE MUESTRAS ............................................................................................................ 7

11. CAUSAS DE RECHAZO ........................................................................................................................ 8

12. TRANSPORTE DE MUESTRAS A LABORATORIOS EXTERNOS ..................................................... 8

12.1. REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA AL LABORATORIO CLINICO DE INVESTIGACION

HORMONAL. ................................................................................................................................................ 8

12.1.1. EL REMITENTE ................................................................................................................... 8

12.1.2. EL TRANSPORTADOR ....................................................................................................... 8

12.1.3. EL DESTINATARIO ............................................................................................................. 8

12.2. FASE PRE-ANALÍTICA ................................................................................................................. 8

12.3. FASE ANALÍTICA ......................................................................................................................... 9

12.4. FASE POST- ANALÍTICA ............................................................................................................. 9

12.5. LABORATORIO DE REFERENCIA Y CONTRAFERENCIA YUNIS ......................................... 10

12.5.1. FASE PRE-ANALÍTICA: .................................................................................................... 10





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12.5.2. FASE ANALÍTICA .............................................................................................................. 11

12.5.3. FASE POST-ANALÍTICA ................................................................................................... 12

BIBLIOGRAFÍA: ............................................................................................................................................ 12





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INTRODUCCIÓN

El factor fundamental en la calidad del trabajo que se realiza en el laboratorio clínico, lo constituye la

adecuada toma de muestra y el transporte del espécimen a evaluar.

Cuando se preserva la muestra adecuadamente, se garantiza la confiabilidad de los resultados.

Es importante recalcar que el tratamiento correcto del espécimen, es responsabilidad de todos:

enfermeras, auxiliares, mensajeros, camilleros, recepcionistas y bacteriólogos; deben contribuir todos para

lograr el objetivo en común.

1. OBJETIVOS

Preservar la integridad de las muestras con la finalidad de mantener la estabilidad de las propiedades

biológicas que la componen.

Exponer los requisitos referidos a la preparación y las condiciones idóneas de embalaje y etiquetado

con el fin de realizar una buena práctica.

Cumplir las condiciones y requisitos de bioseguridad para disminuir o minimizar el riesgo en el momento

que ocurra un accidente mientras se lleva a cabo el trasporte de las muestras.

Garantizar la seguridad del personal implicado en el transporte y proteger el medio ambiente

2. ALCANCE

Este manual proporciona la información del manejo adecuado del trasporte de muestras intrainstitucional y extrainstitucional, con el fin de garantizar la óptima calidad de exámenes procesados.

3. NORMATIVIDAD

Resolución 2003 de 2014 “Por la cual se definen los procedimientos y condiciones de inscripción de los Prestadores de Servicios de Salud y de habilitación de servicios de salud”. 4. DESCRIPCIÓN- TRASPORTE DE MUESTRAS INTRAINSTITUCIONAL

4.1. EL REMITENTE

El área de toma de muestras ubicada en el primer piso, donde se atiende consulta externa, envía muestras

aproximadamente cada hora, hacia la recepción del Laboratorio clínico que está ubicada en el segundo piso;

en neveras exclusivas de transporte de muestras, tipo termo rígido de fácil limpieza y desinfección; son de

material hermético con termómetro incluido y calibrado; se utilizan paquetes refrigerantes, que deben

permanecer congelados mínimo 18 horas antes de su uso para mantener una temperatura de 2 a 8°

centígrados.





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De los servicios de hospitalización envían las muestras en neveras con las mismas condiciones anteriormente

mencionadas.

Las muestras de sangre se transportan en gradillas de material plástico y los tubos de sangre en posición

vertical.

Las muestras de orinas y otros fluidos se transportan en neveras separadas de las muestras de sangre en

posición vertical y en condiciones de refrigeración 2 a 8° centígrados.

4.2. EL TRANSPORTADOR

En consulta externa las auxiliares de Laboratorio se encargan del trasporte de las muestras, bajo la

supervisión de una Bacterióloga. Una vez llega a la recepción debe registrar los datos en el siguiente

formato: Control de temperatura de nivel de neveras de transporte” con código GAC-P10-F-26 CONTROL

DE TEMPERATURA DE NEVERAS DE TRANSPORTE. Fecha, hora de salida, nombre de quien entrega,

temperatura de salida, hora de llegada, temperatura de llegada, nombre de quien recibe. Observaciones.

En caso de muestras de piso el camillero registra las muestras en el libro entrada de muestras, datos del

paciente, hora de toma de muestra.

4.3. EL DESTINATARIO

La auxiliar de laboratorio clínico que recibe las muestras en el área de recepción, verifica temperaturas y

condiciones de las muestras, tanto del servicio de consulta externa como de pisos y toma medidas de

aceptación y rechazo con la aprobación de la Bacterióloga de cada sección.

5. FASE PRE-ANALÍTICA

Variables que influyen en la estabilidad de la muestra. Tienen que definirse y controlar aquellas variables

que puedan influir en la estabilidad de las muestras, como son:

Agitación de la muestra. Tiene que evitarse tanto como sea posible movimientos bruscos que las

deterioren.

Exposición a la luz. Es importante impedir la exposición de las muestra a la luz artificial o natural de las

muestras a las que se les vaya a procesar Vitamina B 12 y Ácido Fólico.

Temperatura. El transporte, tiene que asegurar la temperatura de conservación de las muestras debe ser

2 a 8° centígrados.

Tiempo de transporte. Las muestras tienen que ser trasportadas al laboratorio lo antes posible, con el fin

preservar la muestra.

Posición de las muestras. En posición vertical deben ir los tubos fijos en una gradilla plástica, ajustada

las tapas para evitar derrames.

https://siapinc4.cancer.gov.co/SIAPINC/ModuloDocumental/VerAnexos.asp?valruta=1&mapnorm=1&idDocumento=343444






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6. REQUISITOS TÉCNICOS DEPENDIENDO DEL TIPO DE LA MUESTRA

6.1. SANGRE

En general se recomienda un tiempo máximo de 2 horas a partir del momento de la obtención de la muestra.

Pero son preferibles tiempos de contacto más cortos, por la preservación de los analitos. Las muestras tienen

que ir identificadas.

6.2. ORINA

Las condiciones para el transporte de muestras de orina incluyen:

Frasco plástico limpio de boca ancha y tapa rosca que ajuste herméticamente.

Mantener siempre la muestra refrigerada y en posición vertical.

Identificar el frasco anotando en un rotulo el nombre del paciente, examen a realizar, fecha y hora de

toma de la muestra.

6.3. MATERIA FECAL

El material debe estar en frasco de boca ancha, asegurada la tapa y posición vertical.

6.4. LÍQUIDOS Y BIOPSIAS.

Deben venir en posición vertical en frascos estériles, correctamente identificados con el sitio anatómico, en

condiciones de refrigeración.

7. REFRIGERANTES

El Laboratorio clínico cuenta con neveras exclusivas de transporte de muestras tipo termo rígido y solo

para uso del servicio de Laboratorio clínico, estas son de material hermético con termómetro incluido y

calibrado; se utilizan paquetes refrigerantes, que deben permanecer congelados mínimo 18 horas antes de

su uso.

8. OBSERVACIONES GENERALES

Cuando no se tiene certeza que las muestras llegaran al laboratorio dentro de la hora siguiente a la toma,





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es necesario mantenerlas refrigeradas hasta su arribo al laboratorio.

9. ROTULACIÓN DE TUBOS

Las muestras deben ser rotuladas con mínimo la siguiente información:

*Nombres y apellidos completos, fecha según consecutivo dado por el sistema Enterprise.

*Exámenes solicitados.

*Número de identificación. (RA), y hora de la toma.

10. TRANSPORTE DE MUESTRAS

El transporte de las muestras dentro de la institución se realiza desde el primer piso, donde queda ubicada

la toma de muestras, hacia el segundo piso que es el sitio de procesamiento.

1. Se cuenta con dos neveras portátiles de material resistente a golpes, que a su vez facilita su limpieza y

desinfección, provistas de termómetro para monitorear la temperatura.

2. Las muestras de sangre debe estar muy bien tapados y se colocan en gradillas lavables, de tal forma

que mantengan su posición vertical.

3. Las muestras se suben cada hora al laboratorio, a partir de las 7:00 am, hasta las 10:30.

4. Las muestras deben estar identificadas con su stiker correspondiente.

5. Las muestras de orina u otros fluidos biológicos, se transportaran en una nevera diferente a la de las

muestras de sangre.

6. Se registra en el formato GAC-P10-F-26 CONTROL DE TEMPERATURA DE NEVERAS DE

TRANSPORTE, la hora de salida de las muestras de la toma de muestras, el nombre de quien las

transporta, la temperatura de salida y en el laboratorio en el segundo piso, se registra la hora de

llegada, el nombre de quien recibe, la temperatura de llegada y el número de muestras transportadas,

para ser posteriormente centrifugadas y distribuidas en las diferentes áreas de proceso para continuar

con su fase analítica.

7. Para el transporte de muestras recolectadas en el Centro de Prevención y Diagnóstico Temprano

CPreD hacia el Laboratorio Clínico del Instituto Nacional de Cancerología, el horario será hasta las 9:30

a.m., las cuales deben ser transportadas en condiciones de refrigeración de 2 a 8° C. diligenciando el

formato correspondiente en la recepción del laboratorio Clínico.







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11. CAUSAS DE RECHAZO

No se aceptan muestras transportadas en jeringas o embaladas en guantes u otro tipo de recipientes que no sea la nevera de transporte de muestras. 12. TRANSPORTE DE MUESTRAS A LABORATORIOS EXTERNOS

12.1. REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA AL LABORATORIO CLINICO DE INVESTIGACION HORMONAL.

12.1.1. EL REMITENTE

El laboratorio coordina con el laboratorio de referencia para el transporte de las muestras, para asegurar que

las muestras a enviar serán recogidas y procesadas, para lo cual se anexa la documentación necesaria para el

envío. El remitente debe registrar los datos en el siguiente formato: GAC-P10-F-26 CONTROL DE

TEMPERATURA DE NEVERAS DE TRANSPORTE, fecha, hora de salida, verificar que cuenta con los tres

ambientes para el transporte de las muestras temperatura ambiente, refrigeración y congelación, registrar

temperaturas de las neveras, bolsas para separar muestras de sangre de los fluidos corporales, las bolsas

están correctamente identificadas etiquetadas, nombre a quien entrega las muestras. Una vez se verifique las

condiciones y temperatura, se entrega las muestras y la documentación.

12.1.2. EL TRANSPORTADOR

Debe portar las neveras con los tres ambientes, congelación, refrigeración y temperatura ambiente, termómetro digital, material de bolsas desechables herméticas transparentes, marcador y guantes para la manipulación de muestras y recoger la documentación de las remisiones.

12.1.3. EL DESTINATARIO

El laboratorio de referencia coordina con remitente es decir con el INC todos los procesos de observaciones, inconsistencias, solicitud de nuevas muestras, resultados alterados, etc.

12.2. FASE PRE-ANALÍTICA

Una vez el médico solicita un examen en el sistema SAP en la carpeta de exámenes a remitir, el servicio

llamara a preguntar al Laboratorio clínico, para conocer sus condiciones especiales para su adecuada toma;

en el Laboratorio se imprime la orden médica con el examen solicitado de remisión, se revisa el portafolio de

la página web, se envía en lo preferible tubo primario , pero si se trata de una muestra que requiere separar el

plasma EDTA o Citratado, se debe separar y congelar inmediatamente y marcar con el respectivo stiker que

tiene los datos del paciente.

Si es paciente del servicio de consulta externa, el paciente se debe acercar al sitio de toma de muestra con

copia de la orden médica, generar los stikers.







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Se debe registrar en el cuaderno de remisiones, fecha, datos completos del paciente, documento de identidad,

muestra obtenida, condiciones de la muestra, exámenes solicitados y fecha de reporte, verificación de reporte.

Se coordina con el Laboratorio clínico de Investigación Hormonal con la persona encargada de Referencia y

Contraferencia. Para remitir una muestra con una prueba que no está dentro del contrato y que nunca ha

sido remitida, se llama a la persona encargada de la parte comercial, quien indica el precio y el tipo de

muestra y la condición de la muestra, como también tiempo de espera del reporte.

Para la consulta de portafolio de Referencia y Contrareferencia se hace de la siguiente manera:

Ir a la página Web del Laboratorio de Investigación hormonal, buscar portafolio. En esta parte se encuentra el

tipo de muestra, condiciones de la muestra, volumen, condiciones del paciente antes de la toma de muestra y

resumen del uso de la prueba, técnica, valor de referencia, anexos si lo requiere, días de proceso y tiempo de

entrega.

Guardar las muestras en la nevera en posición vertical, según las condiciones de la prueba en refrigeración o

congelación o temperatura ambiente, hasta el momento de embalaje para el envío. Las muestras de

laboratorio de sangre total nunca deben ser congeladas.

12.3. FASE ANALÍTICA

Una vez se verifica la documentación y las muestras a remitir, diligenciar el formato código: GCI-P02-F-03

AUTORIZACIÓN DE SERVICIOS A PACIENTE, datos completos del paciente, exámenes solicitados, código

cups y precio del contrato, datos de la persona que remite y firma de autorización del servicio en este caso la

Coordinadora de Laboratorio clínico.

12.4. FASE POST- ANALÍTICA

Consulta de resultados, se realiza mediante la consulta de la página web. Laboratorio de Investigación

hormonal, descargar el resultado con el número de documento de identificación del paciente. Tener en

cuenta verificar que todos los exámenes estén completos e imprimirlos. Se envía el resultado a escanear,

para que quede consignado en la historia clínica del paciente, diligenciando el formato “Entrega de

resultados y otros documentos al archivo de historias clínicas” código GAD-P01-F-03 ENTREGA DE

RESULTADOS Y OTROS DOCUMENTOS AL ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS. (Datos del paciente,

exámenes y número de folios, fecha, dependencia que envía reporte.

Verificar el resultado en la historia clínica y llenar en casilla de fecha de impresión y señalar como

resultado ya entregado.









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12.5. LABORATORIO DE REFERENCIA Y CONTRAFERENCIA YUNIS

12.5.1. FASE PRE-ANALÍTICA:

REMISIONES A SERVICIOS MÉDICOS YUNIS TURBAY

LOS EXÁMENES QUE SE REMITEN SON: HLA CLASE I Y II (A,B,C,DRB,DQ DE ALTA RESOLUCIÓN PRA ESPECIFICO CLASE I Y II CUANTITATIVO (ANTI HLA) ANTI HLA POR DSA (DONOR SPECIFIC ANIBODIES) VIRUS EPSTEIN BARR POR PCR TIEMPO REAL CUANTITATIVO ADENOVIRUS POR PCR TIEMPO REAL CUANTITATIVO CITOMEGALOVIRUS POR PCR TIEMPO REAL CUANTITATIVO VIRUS HERPES SIMPLE I Y II POR PCR TIEMPO REAL CUALITATIVO VIRUS HERPES 6 POR PCR TIEMPO REAL CUANTITATIVO VIRUS POLIOMA BK POR PCR TIEMPO REAL CUANTITATIVO ANÁLISIS QUIMERISMO PRE Y POST TRANSPLANTE.

1. CONDICIONES DE TOMA Y RECEPCIÓN DE MUESTRAS

ANÁLISIS TIPO DE

MUESTRA ANTICOAGULANTE

CANTIDAD MÍNIMA

TEMPERATURA Y PERIODO DE ESTABILIDAD

REPORTE

HLA CLASE I Y II sangre

total EDTA 2-5 ml Ambiente 24 horas

4-8 días hábiles

PARA CLASE I Y

II suero sin hemolisis 2 ml Refrigerado 0-8 h 5 días hábiles

CUANTITATIVO

O CONGELADO

QUIMERISMO sangre

total EDTA 2 ml Ambiente 24- horas 5 días hábiles

PRE TRANSPLANTE

o médula

POST TRANSPLANTE

CMV

E. BARR sangre

total EDTA 2 ml Ambiente 24 horas 5 días hábiles

ADENOVIRUS

POLIOMA VIRUS sangre

total EDTA 2 ml ambiente 24 horas

4-8 días hábiles

orina

10 ml refrigerada 24 horas





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ANTICUERPOS

ANTI suero del receptor

sin hemolisis 2 ml refrigerado 1-8 h o

congelado 5 días hábiles

HLA POR DSA sangre total del

HEPARINA 20 ml (5 TUBOS)

Ambiente 24 horas

Donante EDTA 2 ml Ambiente 24 horas

VIRUS HERPES

SIMPLE sangre


VIRUS HERPES 6 sangre


2. REQUISITOS

La orden debe estar ingresada en SAP especificando el receptor y número de donantes con nombres

y documentos de identificación.

Se debe imprimir dos órdenes con los exámenes a remitir anexando fotocopia del documento de

identidad y resumen de historia clínica.

Las muestras deben ir marcadas con: Nombres y apellidos completos, tipo y número de identificación,

especificar si es donante o receptor.

Una vez liberadas las muestras en SAP imprimir 2 stikers uno para el tubo y otro para registrar en el

cuaderno de remisiones programa de trasplante anotando documento de identidad y exámenes a

remitir.

12.5.2. FASE ANALÍTICA

3. REGISTRO DE ENVÍO

Llenar el registro de remisión de muestras (Documento controlado servicios médicos YUNIS TURBAY)

En la casilla de observaciones anotar si es receptor o donante.

Armar el paquete con la primera copia de la orden , con los respectivos documentos fotocopia a de la

cedula y resumen de historia clínica, la segunda copia guardarla para archivarla en el AZ documentos

de apoyo registro de remisiones YUNIS TURBAY

Guardar en la gradilla de remisiones YUNIS TURBAY.

Llamar a Embio Express para programar el envío.

Una vez llegue el mensajero debe firmar el registro de remisión anotando la temperatura de envio y la

bacterióloga debe sacar 1 copia para guardar en el registro de remisiones.

4. CONSULTA DE RESULTADOS

Ingresar a la página Web de YUNIS TURBAY

Ingresar a consulta de resultados





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Llenar todos los campos requeridos (NIT del instituto y contraseña)

Ingresar por tipo de identificación respectiva sin puntos

Verificar la fecha del resultado e imprimir una copia.

Anotar el resultado en cuaderno de remisiones programa de trasplantes incluyendo la fecha en que

llega el mismo

Incluir el RA del paciente para que pueda subir el resultado al archivo de historias clínicas

12.5.3. FASE POST-ANALÍTICA

ENVÍO DE RESULTADOS A LA HISTORIA CLINICA

Diligenciar el formato GAD-P01-F-03 ENTREGA DE RESULTADOS Y OTROS DOCUMENTOS AL

ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS

BIBLIOGRAFÍA:

Manual de Bioseguridad en el Laboratorio, 3 ediciones, Organización Mundial de la Salud, OMS. Curso de gestión de calidad para laboratorios, Módulo 11: Bioseguridad. Manual para la Obtención y envío de muestras para análisis de eventos de interés en Salud Pública, Ministerio de la Protección Social, Instituto Nacional de Salud, 2011

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Cargo: Auxiliar Administrativo Cargo: Coordinadora Grupo Laboratorio Clínico

Cargo: Coordinadora Grupo Laboratorio Clínico

Dependencia: Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Dependencia: Grupo Laboratorio Clínico

Dependencia: Grupo Laboratorio Clínico

Fecha: 27-02-2019 Fecha: 28-02-2019 Fecha: 28-02-2019



instituto nacional de cancerologÍa ese cÓdigo: dye …

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