INFORMACIONI SISTEM (IOS) I UPRAVLJANJE OPŠTINOM

Uvod

Savremeni informacioni sistemi su danas nezaobilazan alat za uspješno rukovođenje i menadžment kao i ključni resurs za planiranje i donošenje strateških dokumenata ,njihovu primjenu kao i za kontrolu njihovog učinka .

Analiza i planiranje u svakom sistemu je temelj uspješnog funkcionisanja .Za to su nephodni podaci o prošlosti i sadašnjosti da bi preciznije planirali budućnost.Te podatke nam pruža infomacioni sistem opštine .

IOS-infomacioni sistem opštine razvijan je u protekle 4 godine ,sastoji se iz 3 cjeline :

Dokument management (prijem zahtjeva i obrada predmeta ) IOS Registri(predstavljaju baze podataka za različite oblasti djelovanja opštine,14 modula ) GIS (geoinfomacioni sistem opštine)

Infomacioni sistem opštine predstavlja jedinstveno rješenje na prostoru BiH i kako takvo je dobilo priznanje na Završnoj konferenciji GAP kao najbolje i najinovativnije rješenje u 72 opštine koliko ih je bilo u pomenutom projektu USAID-a

Ono što je bitno naglasiti da je IOS prije svega upravljački alat koji daje Načelniku i menagmentu potpuni uvid u rad administrativne službe.On što uvijek naglašavam da je ovo alat koji vam omogućava da postavite pitanje zašto je to tako a ne da tražite infomaciju od nekog i tražite informaciju zbog čega je to tako . Normalno za ovakav pristup potrebno je da se ispune određeni uslovi u organizaciji rada opštinskih organa.

Princip funkcionisanje rada opštinskih organa

1.Dokument Management

Dokument Management služi za praćenje i evidentiranje prijema zahtjeva i obradu predmeta .Korištenjem DM možemo da dobijemo podatke o predmetu,gde se nalazi i u kome stadijumu je rješavanja .Takođe možemo da imamo uvid o broju predmeta koji je određena služba odradila ,koliko je koji službenik predmeta obradio ,broj riješenih i nerješenih predmeta itd .(sl docunova).Ovo je aplikacija koju smo dobili u okviru GAP projekta.

IOS(Informacioni sistem opštine )

IOS sa sastoji iz 12 registara koji predstavljaju baze podataka za različite oblasti

1.Samostalni preduzetnici

Služi za registracija i praćenje samostalnih trgovinskih radnji i prevoza za vlastite potrebe .Svi podaci se čuvaju u bazi i pružaju mogućnost automatskog kreiranja različitih izvještaja .Podaci su dostupni i drugim odjeljenjima na korištenje (stambeno komunalnom ,inspekciji ,odjeljenju za finansije ) .

• Izvještaji za registrovane predzetnike nam omogućuju kombinacijom različitih parametara kreiranje različitih izvještaja za štampu u html i excel formatu iz baze .

2. Javni prevoz

Odnosi si se na registrovanje samostalnih autoprevoznika čija je osnovna djelatnost Javni prevoz. Kao i kod prevoza za vlastite potrebe postoji mogućnost registrovanja ,praćenja promjena i kreiranje izvještaja kod javnih prevoznika .

• Izvještaji za javni prevoz omogućuju nam kombinacijom različitih parametara kreiranje različitih izvještaja za štampu u html i excel formatu iz baze .

3.Privredni subjekti

Kreiran za potrebe odsjeka za razvoj radi prikupljanja i praćenja rada preduzeća.Prikupljaju s e samo određeni podaci koji su dostupni za preduzeća i koji su potrebni za određene analize odsjeka za razvoj .

Izvještaji za privredne subjekte

Zaposleni po vremenskom periodu zbirno i pojedinačno

Struktura i broj zaposlenih po polu Starosna struktura zaposlenih Struktura zaposlenih po stručnoj spremi Struktura zaposlenih po djelatnosti Struktura po kvalifikaciji

Finansijski izvještaji po vremenskom periodu zbirno i pojedinačno

Finansijski podaci Grantovi

Pregled preduzeća po periodu i statusu

4.Poljoprivreda

Omogućava kompletno praćenje poljoprivrednih gazdinstava i datih podsticajnih sredstava pojedinačno i zbirno u oblasti poljoprivrede .

U skladu je sa zakonskim propisima(Resorno ministrastvo) Omogućava kompletnu registraciju i praćenje poljoprivrednih subjekata (gazdinstava) Praćenje stočnog fonda Praćenje ostvarenih prinosa Praćenje i analizu opštinskih i republičkih podsticaja po korisniku i zbirno Generisanje i štampu obrazaca i izvještaja po različitim kriterijumima

Izvještaji za podsticaje i poljoprivredna gazdinstva :

5.Registri urbanizma predstavljaju bazu podataka i digitalnu arhivu za urbanizam, sastoje se iz 4 registra :

Registar urbanističkih saglasnosti Registra upotrebnih dozvola Registar građevinskih dozvola Registra ekoloških dozvola GIS aplikacija

Npr .Ukoliko želimo da vidimo koliko je poslovnih objekata izgrađeno u određenoj zoni odnosno koliko je naplaćeno u periodu od 2006 do 2011 godine možemo da kreiramo takav jedan izvještaj uz pomoć registra za jedan minut .U prethodnom periodu urađena je i digitalizacija karata kao i prelaz odjeljenja za urbanizma na digitalni način rada za šta su sprovedene određene edukacije ,obezbjeđena neophodna oprema .Sve aktivnosti koje su imale za cilj unapređenje rada odjeljenja za urbanizam prvođene su kroz GAP2 projekt .Trenutno je obrađen period od 2011-2006 godine odnosno sve podaci su uneseni u bazu ,skenirana je arhiva i aktivirana Gis aplikacija .Cilj je uspostavljanje geo informacionog sistema Opštine Teslić.Taj proces traje .Očekujemo da ćemo do kraja 2013 godine kompletirati taj proces .

Gis interaktivna mapa

6.Registar stambeno komunalnih korisnika i dokument menagment

Sistem se sastoji iz : Baza podataka stambeno komunalnih korisnika Evidentiranje svih obaveza stambeno komunalnih korisnika (vodi se kartica za svakog korisnika

komunalnih naknada) Evidentiranje promjena kod korisnika(prodaja –kupovina stana ,prenos vlasništva Dokument menagmenta za obradu predmeta i izdavanje rješenja u jednom danu Izdavanje komunalnih rješenja (sva rješenja za jedan dan) Primjena kvalifikovanog elektronskog potpisa (prvi sistem u upravi ove vrste u BiH)

Prednosti sistema da pruža mogućnost automatizovanog načina kreiranja predmeta ,mas potpis predmeta putem elektronskog potpisa ,Štampu rješenja i sortiranje rješenja po ulicama .

Izvještaji za stambeno komunalno omogućavaju uvid u stambeno komunalne korisnike po različitim parametrima .

7.Ljudski resursi

Svrha registra je vođenje evidencije svih obuka ,edukacija kao i ocjena rada referenata .

8.Putni nalozi

Služe za praćenje i evidenciju putnih naloga i naloga za službena putovanja .

9.Ovjere dokumenata

Ovo je prvi softver za opštine u BiH koji koristi lcd tablicu za elektronsko potpisivanje kod evidentiranja podataka o stranci.Registar pruža mogućnost kreiranje elektronske knjige ovjere te evidenciju prodatih taksi po apoenima pojedinačno i zbirno te po referentima . Kroz registar je omogućeno rad više referenata i više kancelarija koji vrše ovjere dokumenata.

10.Projekt menagment sistem (u izradi)

Svrha • Praćenja i evidencija IPA projekata i ostalih projekata • Praćenje aktivnosti u projektima • Praćenje procesa koji su vezani za projekat

Prednosti projekt menagment sistema :

• Centralizovana aplikacija • Jednostavna za administraciju i korištenje • Neograničen broj projekata i korisnika • Sistem šifarnika (ne zahtjeva angažman programera)• Prava korisnika i role(projekt menager,član tima ,klijent,dozvola za pregled)• Kalendari ,podsjetnici ,sistem obavještavanja o pristiglim zadacima • Jedan klik do projekta-automatsko generisanje forme projekta i štampa • Svi podaci su dostupni u svakom trenutku bilo gdje i bilo kada • Aplikacija je dostupna i na mobilnim uređajima(smart telefoni,tablet,Iphone) • Mnoštvo izvještaja za analizu i praćenje utrošenog vremena i sredstava na projektima• Korištene zadnje napredne tehnologije (dot net ,HTML5 ,kendo ,Ajax..)

10.Finansije

Veći dio aktivnosti koje sprovode odjeljenje za finansije odvija se putem trezora .Mogućnost pregleda podataka(licenca za pregled ) postoji kupovinom dodatne licence za pregled od ministarstva za finansije . Sobzirom na postavku sistema (svaka korisnik ima licencu za pristup trezoru koja se kupuje od ministarstva za finansije) ova licenca omogućuje načelniku odjeljenja(načelniku opštine) za finansije uvid u novčane tokove u svakom trenutku .

Finansijske aktivnosti koje se evidentiraju unutar našeg sistema i kao takve su dostupne za pregled i izvještaje :

Evidencija zaposlenih radnika Plate Sitan invetar Finansijski softver za praćenje naplata stambeno komunalnih korisnika

11.Parking sistem

Sve aktivnosti u vezi sa naplatom parkinga upravlja stambeno komunalno odjeljenje .Sobzirom da koriste online server od beogradske firme ,dostupnost podataka može se dobiti samo na upit od stambeno komunalnog odjeljenja .Postoji mogućnost da zahtjevamo šifru za pregled podataka putem interneta.