iso 15489 designing and implementing a records system ... · – edrms and archival management...
TRANSCRIPT
Göran Samuelsson
ISO 15489 Designing and Implementing a Records
System (DIRKS/DIRS),
26
1. att planera och styra sina informationsflöden 3. att bygga och förvalta sina informationsflöden 4. att överföra och bevara sin informationsflöden 5. att bevara och tillhandahålla sina informationsflöden
Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm
Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm
28
Innehåll
1. Inledning 2. Informationsförvaltning och Informationslandskapet 3. CEDIF • Utveckling och inrättande av ett arkiv- och
informationsvetenskapligt centrum
• Utveckling och tillämpning av modeller för digital informationsförvaltning
• Investering i och utveckling av en laborativ miljö för elektroniska dokument- och arkivsystem
• Spridning och kommunicerade av erfarenheter, kunskaper och resultat
4. Avrundning
29
Centrum för Digital Informationsförvaltning CEDIF
Projektmål: • Utveckling och inrättande av ett arkiv- och
informationsvetenskapligt centrum
• Utveckling och tillämpning av modeller för digital informationsförvaltning
• Investering i och utveckling av en laborativ miljö för elektroniska dokument- och arkivsystem
• Spridning och kommunicerade av erfarenheter, kunskaper och resultat
CEDIF -‐Centrumbildningen
• Fysisk lokal • Etablerad centrumbildning vid Miun • Verksamhetsidé • Förslag till verksamhetsformer
www.miun.se
Modeller för digital informa0onsförvaltning
7 forskningsområden: • Enterprise content management &
enterprise architecture • Business process management • Documentation • Records management/ recordkeeping • Metadata • The borders between records management and archives
management: The archive as a function • Systems for long-term preservation
UTVECKLING AV EN LABORATIV MILJÖ FÖR ELEKTRONISKA DOKUMENT-‐ OCH ARKIVSYSTEM
CEDIF Digital Lab
For testing and teaching about: – EDRMS and archival management systems – Preservation systems
• Students will learn to: – Use and evaluate systems in the lab – Document requirements for evaluating, purchasing and
implementing systems
• Real-life teaching scenarios will be developed • Invite outside organisations to evaluate systems • Seeking partners to provide digital content
Teknisk plattform
Cloud solution (vendors)
Own servers (open sources)
Collaboration with Simmons/Boston
Complementary Labs • Simmons Digital Curriculum Lab will use open source
systems & standards • CEDIF Lab will provide access to proprietary EDRMS
systems MIUN & Simmons • will develop and share teaching ’scenarios’ • students will have access to both Labs
Collaboration with Simmons
Labbövningar och scenario
Archive Management
Level of activitey
Culture Heritage Business support
Process
Function
Responsibility and organisation
Outsouring?
Departments, administrations
Records and Document Management
Semi
-
active phase
Semi-Active support
Prep for Cultur Heritage
Centralarkiv
System for long-term preservation
4. to make available and disseminate
1.to plan and manage informa(on flows 2.to build and manage
informa(on flows 3.to transfer and preserve informa(on flows
The citizen can submit building permit applications online or by email
Citizen
Exempelscenario – Bygglov
Archivist – OAIS
Review and approval of the SIP - add AIP information
Clerk 1 2
• The form need only containing simple metadata such as name, address, etc. - The student can use their own imagination.
���Digital version: There must be a "send" button where the pre-defined fields are sent to the records management system Permission
Alternativ Analog: We use a pdf that the student must send to the municipals mailbox and then clerk/ student may enter the data manual in the Permission
Correspond further with the citizen. Once the arende/case is fully considered and you have a decision , then press "Archiving Button". Where the system automatically generates a SIP
3
4
Scenario - E-förvaltning Public business flows (such as building permits and subsidy)
The clerk /student handle the application and add additional metadata.
User – access
Search in the digital archive and acquire knowledge about the structure of the DIP
5
Records management system
Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm
39
Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm
40 Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm
The citizen can submit building permit applications online or by email
Citizen
Exempelscenario – Bygglov
Archivist – OAIS
Review and approval of the SIP - add AIP information
Clerk 1 2
• The form need only containing simple metadata such as name, address, etc. - The student can use their own imagination.
���Digital version: There must be a "send" button where the pre-defined fields are sent to the records management system Permission
Alternativ Analog: We use a pdf that the student must send to the municipals mailbox and then clerk/ student may enter the data manual in the Permission
Correspond further with the citizen. Once the arende/case is fully considered and you have a decision , then press "Archiving Button". Where the system automatically generates a SIP
3
4
Scenario - E-förvaltning Public business flows (such as building permits and subsidy)
The clerk /student handle the application and add additional metadata.
User – access
Search in the digital archive and acquire knowledge about the structure of the DIP
5
Records management system
Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm
42
Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm
43
Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm
44
Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm
45
The citizen can submit building permit applications online or by email
Citizen
Exempelscenario – Bygglov
Archivist – OAIS
Review and approval of the SIP - add AIP information
Clerk 1 2
• The form need only containing simple metadata such as name, address, etc. - The student can use their own imagination.
���Digital version: There must be a "send" button where the pre-defined fields are sent to the records management system Permission
Alternativ Analog: We use a pdf that the student must send to the municipals mailbox and then clerk/ student may enter the data manual in the Permission
Correspond further with the citizen. Once the arende/case is fully considered and you have a decision , then press "Archiving Button". Where the system automatically generates a SIP
3
4
Scenario 3 - E-services and their information flow Public business flows (such as building permits and subsidy)
The clerk /student handle the application and add additional metadata.
User – access
Search in the digital archive and acquire knowledge about the structure of the DIP
5
Records management system
Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm
47
Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm
48
Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm
49
Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm
50
Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm
51
52
1. att planera och styra sina informationsflöden 3. att bygga och förvalta sina informationsflöden 4. att överföra och bevara sin informationsflöden 5. att bevara och tillhandahålla sina informationsflöden
ISO 14721:2003 - OAIS
A Reference Model for an Open Archival Information System
OAIS -Open Archival Information System
ProducentProducent OAISArkivOAISArkiv KonsumentKonsument
OAISAdministration
OAISmanagement
Open Archival Information System (OAIS) En konceptuell modell för hur man bygger och förvaltar ett e-arkiv
Administration
Bevarandeplanering
Arkivering
Data Hantering
Access Incheckning
Verksamhet Intressenter
Arkivsystem
System för långtidsbevarande
XML
DIP
ISAD(G) ISAAR(CPF)
EAD EAC
Arkivbeskrivning för inleverans
XML
SIP
OAIS Reference Model
OAIS Reference Model
ORGANISATIONEN - AKTÖRERNA
ARKIV
LEDNINGEN
KONSUMENT PRODUCENT
AVTAL
INFORMATIONSHANTERINGEN
Funktionerna
60
Överföring - mottagandet av information
Definitioner av tillåtna
metadatatyper
Definitioner av tillåtna
dokumenttyper
Definition av strukturering av
ärendet
Definitioner av tillåtna format (TIFF, PDF/A,
m fl)
Skapa och hantera SIP
61
INFORMATIONSPAKET
63
Arkivobjektet skyddas genom: Spegling
• Arkivobjektet placeras på ledig plats I systemet
• Objektet speglas och placeras på annan ledig plats
• När detta bekräftas – godkänns objektets placering
• Om en placering skulle fallera återspeglas objektet
Arkivobjektet skyddas genom : Delning
• När väl arkivobjektet är på plats delas det upp i 6 olika delar
• Varje del distribueras till lediga platser i systemet
• Varje del innehåller helhetens “DNA” varför man kan återskapa förstörda delar utifrån bevarade
Labb framtid ( på 1-2 års sikt)
a. Skapa SIP/AIP/DIP (xml management in OAIS model) b. Skapa ett scenario kring överföring och tillgång till
”avställda” databaser c. Bevarande planering d. Skapa övningar kring registrering, diarieförin och
ärendehantering i olika system e. Arkivredovisningsscenario både för pappers- och digitala
flöden f. Översätta övningar eng/sv och sv/eng
Spridning och kommunicerade av erfarenheter, kunskaper och resultat
• Seminarium • Rapporter • Handbok • Wiki • www.miun.se/cedif
= Centret fortbildningkurser forskning/ansökningar
• Delar av CEDIF utfasas till “centret/linjen”
• Formellt slut 30 juni 2012
• V. 42 CEDIF-info • 7 nov Barbara Reed • December lic sem.
TACK