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IT-Solutions IT-Management
Aufbewahrungspflichten und Dokumentation
Intranet für die GoBS
Gesetze - Umsetzung
GoBS - GDPdU – GoBScape
© h&p Consulting 2004, 2005, 2006
h & p ConsultingSeite 2 April 2006
IT-Solutions
• Aufbewahrung und Archivierungsteuerrelevanter Unterlagen
Dokumentation nach den GoBS im Intranet
• Anforderungen Gesetze und Pflichten (wer – was – wie) Relevante Dokumente und Daten Interpretation – Anwendung Durchgang GoBS / GDPdU und Folgen
• Anwender-Situation (IST DW) ERP- und Archivierungs-Software Relevante Dokumente Geschäftsvorfälle / Personal
Gliederung I
h & p ConsultingSeite 3 April 2006
IT-Solutions
Gliederung II
• Realisierung und Konsequenzen (SOLL) Methodik/Vorgehensweise Dokumente und Daten ERP und Archiv Geschäftsvorfälle / Personal
• Ausblick XML
h & p ConsultingSeite 4 April 2006
IT-Solutions
• AO : = Abgabenordnung (Steuergesetz)
• HGB : = Handelsgesetzbuch
• GoB : = Grundsätze ordnungsgemäßer Buchf.
• GoS : = Grunds. ordnungsgem. Speicherbuchf.
• GoBS : = Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme
• GDPdU : = Grunds. Datenzugriff u. Prüfbarkeit
• BPO : = Betriebsprüfungsordnung
Abkürzungen
h & p ConsultingSeite 5 April 2006
IT-Solutions
Handelsrecht Steuerrecht
Kaufleute
(Handelsgewerbe)
Geschäftsleute
(Kaufleute u. Untern.)
Aufbewahrungspflichten
Aufbewahrungspflichten und Recht
Anforderungen
h & p ConsultingSeite 6 April 2006
IT-Solutions
Drittes Buch.21 Handelsbücher - Erster Abschnitt.Vorschriften für alle KaufleuteErster Unterabschnitt. Buchführung, Inventar§ 238.1) Buchführungspflicht. (1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führenund in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach denGrundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buch-führung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritteninnerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälleund über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfällemüssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.(2) Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmendeWiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstigeWiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger)zurückzubehalten.
Gesetze und PflichtenGoBS – HGB / § 238
h & p ConsultingSeite 7 April 2006
IT-Solutions
• HGB § 239 Führung der Handelsbücher (ref. GoB)
• HGB § 257 Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen
• HGB § 261 Vorlegung von Unterlagen auf Bild- und Datenträgern
• AO § 145 Allgem. Anford. an die Buchführung u. Aufzeichnungen
• AO § 146 Ordnungsvorschriften für die Buchfrng. und für Aufz.
• AO § 147 Ordnungsvorschriften. f. die Aufbewahrung von Unterl.Grundsätze GoB/GoS/GoBS
• BpO 2000 Betriebsprüfungsordnung vom 15.3.2000
• GDPdU Grunds. zum Datenzugriff / Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Gesetze und PflichtenAnforderungen
h & p ConsultingSeite 8 April 2006
IT-Solutions
• Umfassende Dokumentationspflichten Relevante Geschäftsvorfälle Beleg-, Journal-, u. Kontenfunktion Internes Kontrollsystem Daten- und Verfahrenssicherheit Verfahrensbeschreibung
Gesetze und Pflichten
GoBS
h & p ConsultingSeite 9 April 2006
IT-Solutions
• Jeder Kaufmann
• Handelsgewerbe
Handelsrecht Steuerrecht
Kapitalgesellschaften verantwortlich für die Aufbewahrung ist der gesetzliche Vertreter
Nach §§ 140,141,147 AO
• Jeder Kaufmann
• Unternehmer
nach §§ 1-7 HGB
Wer - Was - WieAnforderungen
h & p ConsultingSeite 10 April 2006
IT-Solutions
Handelsrecht §§ 238, 257, 261
Anmerkung: Handelsbriefe sind auch digit. Nachrichten EDI, E-Mails, Faxe.
Steuerrecht AO §147, Abs. 1
Handelsbücher/Inventare Eröffnungsbilanzen Jahresabschlüsse Lageberichte Konzernabschlüsse (inkl. Arbeitsanweisungen und
Organisationsunterlagen) Handelsbriefe (empf.:orig) Handelsbriefe (out: copy) Buchungsbelege
ohne LageberichteKonzernabschlüsse
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
+
Handelsbücher/Inventare
Wer - Was - WieAnforderungen
h & p ConsultingSeite 11 April 2006
IT-Solutions
bildlich und inhaltlich
Original
AufbewahrungWiedergabe auf
Bild- / Datenträger
analog digital
a/b := z.B. Farbkopied/b := z.B. Tiff-Filea/i := Rechnung auf Blankod/i := Rechnung auf Bildsch.
Wer - Was - WieAnforderungen
h & p ConsultingSeite 12 April 2006
IT-Solutions
• Unterscheidung nach Handels- und Steuerrecht bei
Aufbewahrungsform und –fristen nicht mehr nötig
• Beide – Handels- und Steuerrecht – beziehen sich auf
die GoBS (bzw. GoB und GoS)
• Mit Ausnahme von Eröffnungsbilanzen, Jahres- und
Konzernabschlüssen, dürfen alle anderen Unterlagen
in bildlicher Wiedergabe (Faksimile) oder nur inhalt-
licher Wiedergabe (CI) auf Bild- oder Datenträgern
aufbewahrt werden.
Anforderungen
Auswirkungen der GoBS
h & p ConsultingSeite 13 April 2006
IT-Solutions
Original CIFaksimile
Empfangene
Handels- und
Geschäftsbriefe
Buchungsbelege
Eröffnungsbilanzen
Konzern- und
Jahresabschlüsse
Handelsbücher
Inventare
Lageberichte
Arbeitsanweisungen
Organisationsunterl.
versandte Handelsbriefe
Original – Faksimile – CI(anzuwendende Aufbewahrungsform)
Anforderungen
h & p ConsultingSeite 14 April 2006
IT-Solutions
Dokument Frist
Buchungsbelege, Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Arbeitsanweisungen, Organi-sationsunterlagen (Verfahrensdokumentation)
10
empfangene und versandte Handelsbriefe und Geschäftsbriefe, Daten mit Belegfunktion
6
sonstige Unterlagen, sofern relevant für die Besteuerung 6
Ausnahme: § 169 AO: Die festen Aufbewahrungsfristen können sich für besteuerungsrelevante Unterlagen verlängern, wenn die Festsetzungsfrist für Steuern nach der AO noch nicht abgelaufen ist.
AufbewahrungsfristenAnforderungen
IT-Solutions IT-Management
Quer durch die GoBS
h & p ConsultingSeite 16 April 2006
IT-Solutions
Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen können nach § 146 Abs. 5 Abgabenordnung 1977 (AO) auf Datenträgern geführt werden.
Form der Buchführung und angewandtes Verfahrens müssen GoB entsprechen.
§ 147 Abs. 2 AO lässt die Aufbewahrung von Unterlagen auf Datenträgern zu: Bildträgern und maschinell lesbaren Datenträger wie Diskette, Magnetband/-platte, elektro-optische Speicherplatte.
Die Ordnungsmäßigkeit der DVgB Buchführung ist nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen wie die der manuellen Buchführung. GoBS präzisiert die allgemeine GoB für die DV-gestützten Buchführung (DVgB).
Beachte: Handelsrechtliche Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (vgl. hierzu insbesondere §§ 238, 257 und 261 HGB) und die §§ 145 bis 147 AO.
Die GoBS betrifft nicht nur auf die konventionelle Speicherbuchführung. Sie sind neben dem COM-Verfahren auch bei ähnlichen Verfahren (COLD) sowie bei Dokumenten-Management-Systemen entsprechend anzuwenden.
I. Anwendungsbereich GoBS(Tz. 1 der GoBS)
GoBs
h & p ConsultingSeite 17 April 2006
IT-Solutions
Geschäftsvorfälle der DVgB müssen retrograd und progressiv prüfbar sein.
Progressiv: Vom Beleg, via Grundaufzeichnungen, Konten bis zur Bilanz / GuV bis zur Steueranmeldung / Steuererklärung; retrograde Prüfung umgekehrt.
Belegfunktion verlangt: Angaben zur Kontierung, Ordnungskriterium für die Ablage, Buchungsdatum auf Beleg und Reihenfolgedokumentation.
Durchführungsnachweis für die ordnungsgem. Anwendung jedes Verfahrens durch jeweils verfahrensintegrierte Kontrollen u. a. durch Programmprotokolle und Verfahrensdokumentation (vgl. zu IV.).
Das DV-Verfahren muss die Erfassung aller in den „Verarbeitungsprozess“ einfließenden Informationen und deren "Nicht-Unterdrückbarkeit" sichern. (§ 146 Abs. 4 AO).
Bei verdichteten Zahlen sind die Einzelpositionen übersichtlich darzustellen. Die GoB verdichteter Zahlen erfordert den Nachweis der darin enthaltenen Einzelposten.
Der Buchführungspflichtige ist nach § 147 Abs. 5 AO verpflichtet, auf Verlangen der Finanzbehörde gespeicherte Informationen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen (vgl. VIII.)
II. Beleg-, Journal- und Kontenfunktionen (Tz. 2 der GoBS).
Beleg Journal Konten
h & p ConsultingSeite 18 April 2006
IT-Solutions
Eine einmal erfolgte Buchung darf nicht verändert werden.
Fehlerhafte Buchungen können wirksam und nachvollziehbar durch Stornierungen oder Neubuchungen geändert werden.
Es bestehen deshalb kein Bedarf und keine Notwendigkeit für weitere nachträgliche Veränderungen einer einmal erfolgten Buchung.
Sollte eine Buchung ausnahmsweise verändert werden, ist § 146 Abs. 4 AO zu beachten.
§ 146 Abs. 4 AO : Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss läßt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.
III. Buchung (Tz. 3 der GoBS).
Buchungen
h & p ConsultingSeite 19 April 2006
IT-Solutions
Als IKS wird grundsätzlich die Gesamtheit aller aufeinander abgestimmten und miteinander verbundenen Kontrollen, Maßnahmen und Regelungen bezeichnet, die die folgenden Aufgaben haben: • Sicherung und Schutz von Vermögen und Informationen vor Verlusten aller Art:• Bereitstellung vollständiger, genauer, aussagefähiger und zeitnaher Aufzeichnungen• Förderung der Effizienz durch Auswertung und Kontrolle der Aufzeichnungen• Unterstützung der Regeln der Geschäftspolitik (Richtlinien/Anweisungen).
Ziel des IKS einer DVgB muss es sein, die Gesetz- und Satzungsmäßigkeit von Buchführung und Jahresabschluss sicherzustellen sowie einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu verschaffen.
Das IKS allein indiziert noch nicht die Ordnungsmäßigkeit der DVgB.
Die Beschreibung des IKS – soweit für das Verständnis des DVgB relevant – ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation.
Die Wirksamkeit eingerichteter Kontrollen und Sicherungen sollte als Systemprüfungshandlung in die Prüfung einbezogen werden.
IV. Internes Kontrollsystem I(IKS/Tz 4 der GoBS)
IKS
h & p ConsultingSeite 20 April 2006
IT-Solutions
IKS: Wegen komplexer Abläufe und Strukturen reichen einzelne, voneinander isolierte Kontrollmaßnahmen keinesfalls aus; es bedarf einer planvollen und lückenlosen Vorgehensweise für ein effizientes Kontrollsystem mit aufeinander abgestimmten maschinellen und manuellen Kontrollen zur Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
Die Zuständigkeit/Verantwortung für betriebliche Funktionen muss eindeutig und mit Funktionstrennung geregelt sein. Ist eine Funktionstrennung nicht möglich / wirtschaftlich nicht zumutbar, so sind weitere organisatorische Kontrollen in angemessener Form notwendig.
Buchungsrelev. Arbeitsabläufe müssen in Schritten und Schrittfolge definiert sein.
Ausgeführte manuelle und maschinelle Kontrollen - in Programmabläufe integrierte Prüfbedingungen - müssen dokumentiert werden Abstimmungskontrollen, Plausibilitätskontrollen, Freigabeverfahren).
Das IKS ist zu beschreiben; insbesondere ist hierbei den „Mensch-Maschine-Schnittstellen“ besondere Bedeutung beizumessen.
IV. Internes Kontrollsystem II(IKS/Tz 4 der GoBS)
IKS
h & p ConsultingSeite 21 April 2006
IT-Solutions
Im Rahmen eines funktionsfähigen IKS muss auch die Programmidentität, d.h. Entsprechung: eingesetzte DV-Buchführung <:=:> dokumentiertes System periodenbezogen sichergestellt werden (der Groß-DV bis Stand-alone-PC ).
Sicherstellung der Programmidentität ist insbesondere das Vorhandensein und das abgestimmte Ineinanderwirken aktueller, den unternehmensspezifischen Besonderheiten Rechnung tragender Richtlinien für • Programmierung / Tests / Freigaben / Änderungen • Änderungen von Stamm- und Tabellendaten • Zugriffs- und Zugangsverfahren• ordnungsgemäßer Einsatz: Datenbanken, Betriebssysteme und Netzwerke• Einsatz von Testdatenbeständen/-systemen • Programmeinsatzkontrollen.
Entsprechend den Anforderungen an Transparenz, Kontrollierbarkeit und Verläss-lichkeit des eingesetzten maschinellen Verarbeitungssystems muss autorisiert und zweckbestimmt die Nutzung jedes produktiv eingesetzten Programm sichergestellt werden. Die jeweils aktuelle Programmversion muss feststellbar sein und dokumentiert werden.
IV. Internes Kontrollsystem III(IKS/Tz 4 der GoBS)
IKS
h & p ConsultingSeite 22 April 2006
IT-Solutions
Zu sichern und zu schützen sind neben den genannten „Informationen“ auch die Änderungen der Tabellen- und Stammdaten. Ihre Sicherung gleichbedeutend wie die Sicherung anderer Programm- und Stammdaten.
Der Schutz der sensiblen Informationen des Unternehmens auch gegen unberechtigte Kenntnisnahme bezieht sich nicht auf die Vorlage der Unterlagen im Rahmen einer Außenprüfung.
Ziel der Datensicherungsmaßnahmen ist es, die Risiken für die gesicherten Programme/Datenbestände hinsichtlich Unauffindbarkeit, Vernichtung und Diebstahl zu vermeiden.
Systematische Verzeichnisse über die gesicherten Programme u. Datenbe-stände sollen das Risiko der Unauffindbarkeit ausschließen. Das Risiko der Vernichtung der Datenträger ist durch geeignete Aufbewahrungsorte zu ver-meiden.
V. Datensicherheit(Tz 5 der GoBS)Datensicherheit
h & p ConsultingSeite 23 April 2006
IT-Solutions
Für jedes DVgB ist eine Dokumentation zu erstellen (Verfahren).
Die GoBS zeigen auf, worauf die sich die Verfahrensdokumentation insbesonders erstrecken muss; sie ist keine abschließende Aufzählung aufbewahrungs-pflichtiger Dokumentationsunterlagen, sondern lediglich um einen Rahmen für deren Umfang.
Der Umfang der Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis der Buchführung notwendig ist.
Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist auch eine Beschreibung der vom Programm zugelassenen Änderungen von Systemeinstellungen durch den Anwender. Die Beschreibung der variablen, benutzerdefinierten Aufgabenstellungen ist Teil der sachlogischen Beschreibung.
Die Beschreibung der programmtechnischen Lösung beinhaltet auch die Gültigkeitsdauer einer Tabelle. Zum Nachweis der Programmidentität ist das sog. Programmprotokoll (Umwandlungsliste, Übersetzungsliste) erforderlich. Als Teil der Verfahrensdokumentation stellt dieses Protokoll regelmäßig den einzigen genauen Nachweis über den Inhalt des tatsächlich verwendeten Programms dar (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO ).
VI. Dokumentation und Prüfbarkeit(Tz 6 der GoBS)
Doku - Prüfbarkeit
h & p ConsultingSeite 24 April 2006
IT-Solutions
Die in Tz. 7 der GoBS genannten Aufbewahrungsfristen
können sich gemäß § 147 Abs. 3 Satz 2 AO verlängern.
Zur Anwendung dieser Bestimmung ist eine Verwal-
tungsregelung ergangen (Bundessteuerblatt 1977 Teil I
S. 487 ).
VII. Aufbewahrungsfristen(Tz 7 der GoBS)
Fristen
h & p ConsultingSeite 25 April 2006
IT-Solutions
• Wer aufzubewahrende Unterlagen nur in Form einer Wiedergabe auf einem Datenträger vorlegen kann, hat auf seine Kosten Hilfsmittel zur Lesbarmachung der Unterlagen bereitzustellen.
• Auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken bzw. lesbare Reproduktionen beizubringen.
• § 147 Abs. 2 AO schreibt zur Archivierung von Unterlagen auf digitalen Datenträgern keine bestimmte Technologie vor. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz ist damit die Speicherung bzw. Archivierung der aufbewahrungspflichtigen Dokumente auf digitalen Datenträgern als sog. „andere Datenträger“ i. S. d. § 147 Abs. 2 AO zulässig. Dabei sind grundsätzlich zwei Verfahren zu unterscheiden:
• Archivierung von gescannten Dokumenten (Faksimiles)• Archivierung originär digitaler Daten und Dokumente
VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen I
(Tz 8 der GoBS)Wiedergabe
h & p ConsultingSeite 26 April 2006
IT-Solutions
Speicherung von Dokumenten in Papierform
Analoge Dokumente werden im Anschluss an den Scannvorgang auf digitalen Datenträgern archiviert. Der Scannvorgang bedarf einer genauen Organisationsanweisung darüber:• wer scannen darf (Berechtigung)• wann bzw. zu welchem Zeitpunkt gescannt wird• was bzw. welches Schriftgut gescannt wird• ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist ( § 147 Abs. 1 Nr. 2 oder 3 AO )• wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und• wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.
Das mittels Scannen entstandene digitale Dokument ist mit einem unveränderbaren Index zu versehen und die Unveränderbarkeit des Scan-Ergebnisses sicherzustellen. Im Anschluss an den Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem gespeicherten Beleg erfolgen (z. B. Buchungsvermerke).
VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen II
(Tz 8 der GoBS)Wiedergabe
h & p ConsultingSeite 27 April 2006
IT-Solutions
Speicherung von originär digitalen Dokumenten I
• Originär digitale Dokumente werden durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einen digitalen Datenträger archiviert.
• Hierbei ist durch Hard- und Software sicherzustellen, dass während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium eine Bearbeitung nicht möglich ist. Die Indexierung hat wie bei gescannten Dokumenten zu erfolgen.
• Das archivierte digitale Dokument kann nur unter dem zugeteilten Index bearbeitet und verwaltet werden.
• Die Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem Dokument zu speichern.
• Das bearbeitete Dokument ist als „Kopie“ zu kennzeichnen.
VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen III
(Tz 8 der GoBS)Wiedergabe
h & p ConsultingSeite 28 April 2006
IT-Solutions
Speicherung von originär digitalen Dokumenten II
• Die gespeicherten Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit reproduzierbar, d. h. lesbar sein.
• Bei der Speicherung auf Datenträgern ist bei bestimmten Unterlagen sicherzustellen, dass die Wiedergabe mit der Originalunterlage bildlich übereinstimmt (§ 147 Abs. 2 Nr. 1 AO). Vollständige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt.
• Der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg darf die Möglichkeit der Prüfung des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeinträchtigen. Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Index, digitalem Dokument und Datenträger muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.
VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen IV
(Tz 8 der GoBS)Wiedergabe
IT-Solutions IT-Management
Archivierungsgesetze 2002
GoBScape Realisierung – Methodik - Vorgehen
h & p ConsultingSeite 35 April 2006
IT-Solutions
Rollen – AbteilungenMitarbeiter - Systeme
Stammdaten - Belege & Dokumente - Journale
Konten - Geschäftsvorfälle
Richtlinien Kontrollen
AnweisungenSystemereignisse
phänomenologisch wahrnehmbare statische Objekte
Objekte der Geschäftsdynamik (business objects)
(Regeln) Objekte der Geschäftspolitik,
Systemereignisse
RealisierungModell
h & p ConsultingSeite 36 April 2006
IT-Solutions
Nach diesem Modell wird die GoBS-/GDPdU-Relevanz und BPO untersucht und der Plan zur Herstellung der Entsprechung entwickelt.
Definition: Ein Geschäftsvorfall GVF ist ein 6-Tupel: G={A, R, AK, AN, S, D}; (Leg.:“ >“:= dominiert)Axiom: R > AK, AK > AN, AN > S; Definition: Ein Verfahren V ist eine Menge systemgesteuerter Geschäfts- vorfälle zur methodischen Abwick-lung eines Geschäftsprozesses; Definition: Verfahrensbeschreibung ist die Menge der Darstellungen der Vorfälle, Daten, Akteure, Systeme und der Regeln der Interaktion zwischen diesen &. der Handhabung und Pflege von Systemen und Daten.
Output
Daten
GeschäftsvorfallAuslöser
Input Aktionen
Systeme
Regeln
Daten
Akteure
RealisierungEntwicklung der Methodik I
Methode
h & p ConsultingSeite 37 April 2006
IT-Solutions
Geschäfts-
vorfall
Dokumente
BelegeAkteure
MA/SystemAktion
(Rolle)
Systeme
BW/DM/A
StammdatenJournaleKonten
Richtlinien, Kontrollen, Anweisungen und Systemereignisse (Bereitstellung u. Admin.)
RealisierungEntwicklung der Methodik II
Methode
h & p ConsultingSeite 38 April 2006
IT-Solutions
Abteilungen Bezeichnung Beschreibung
Rollen (singuläre Funktionen) Bezeichnung, kurzer Satz, Abtlg.
Mitarbeiter (beteiligt an GoBS-/GDPdU-relevanten Vorfällen
Mitarbeiter, Rollen (von-bis)
Systeme (DV-Stützung von GobS-/DDPdU rele. Geschäftsvorfällen
Bezeichnung, Einsatz_von_bis, Zugang, Pflege etc.
Dokumente / Belege Bezeichnung, Parameter
Stammdaten - Konten - Journale Bezeichnung, Ordnung, Parameter
Geschäftsvorfälle Parameter gemäß Definition
Richtlinien – MaßnahmenSystemereignisse
Verbale Darstellung betr. Abtlg.Bezeichnung, Paramer o. Hinweis wo
RealisierungEntwicklung der Methodik III
Methode
h & p ConsultingSeite 39 April 2006
IT-Solutions
ExtraktionCSV
DMSLinks
GDPdUDaten
Archiv
auchE-MailFaxEDI..
DatenbeschreibungAuswertungssystem
Datenträger für Überlassung
RealisierungVorgehen GoBS I
Vorgehen
h & p ConsultingSeite 40 April 2006
IT-Solutions
RealisierungVorgehen GoBS II
GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS
Einbettung in das Intranet• Aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle• Beschreibung Belege – Journale - Konten• Verfahrensbeschreibung nach TÜVit• Dokumentation von Ereignissen (Sicherung, Tests, Prüfläufe, Freigaben etc.)• Dokumentation von Rollen, Einsatz von Personen• Abteilungsübergreifende Bearbeitung (Mehrbenutzer)
h & p ConsultingSeite 41 April 2006
IT-Solutions
RealisierungVorgehen GoBS III
GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS
Einbettung in das Intranet• Einfache Handhabung der Datenvernetzung• Direkte Abbildung des TÜVIT-Standards• Abbildung der GoBS in Menu-Strukturen• Import der Dokumentation der Hersteller und Integratoren• Nebeneffekt: Wissensbasis für die eigenen Mitarbeiter (Geschäftsvorfälle)• Schnelle Orientierung für die Außenprüfer
h & p ConsultingSeite 42 April 2006
IT-Solutions
RealisierungGoBScape I
GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS
h & p ConsultingSeite 43 April 2006
IT-Solutions
RealisierungGoBScape II
GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS
h & p ConsultingSeite 44 April 2006
IT-Solutions
RealisierungGoBScape III
GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS
h & p ConsultingSeite 45 April 2006
IT-Solutions
RealisierungGoBScape IV
GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS
h & p ConsultingSeite 46 April 2006
IT-Solutions
RealisierungGoBScape V
GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS
h & p ConsultingSeite 47 April 2006
IT-Solutions
RealisierungGoBScape VI
GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS
h & p ConsultingSeite 48 April 2006
IT-Solutions
RealisierungGoBScape VII
GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS
h & p ConsultingSeite 49 April 2006
IT-Solutions
RealisierungGoBScape VIII
GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS
h & p ConsultingSeite 50 April 2006
IT-Solutions
• Bezogen auf die GoBS: „Die GoBS zeigt Bereiche auf, auf die sich die Verfahrensdokumentation „insbesondere“ erstrecken muss. Es handelt sich nicht um eine abschließende Aufzählung aller aufbewahrungspflichtigen Dokumentationsunterlagen, sondern lediglich um einen Rahmen für den Umfang der Dokumentation. Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis der Buchführung notwendig ist.“
• Bezogen auf das Intranet: Leichte Anpassbarkeit Flexible Gestaltung des Umfangs Individualisierbarkeit
RealisierungKomplexität der Pflichten
GoBS / GoBScape
h & p ConsultingSeite 51 April 2006
IT-Solutions
<buchungszeile>
<kunden-nummer>4711</kunden-nummer>
<artikel>123-334</artikel>
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Inhaltliche Daten werden mit Tags gem. DTD versehen
Archiv
AusblickXML I
XML
h & p ConsultingSeite 52 April 2006
IT-Solutions
Opt.
Träger
Thesaurus
DTD
Dokumente
Dokumentation
AusblickXML II
XML
h & p ConsultingSeite 53 April 2006
IT-Solutions
Browser-Applikation
Opt.
Träger
Thesaurus
SAX
Dokumente
DOM
Dokument
Schlüssel DTDXSLT Signaturen
AusblickXML III
XML
h & p ConsultingSeite 54 April 2006
IT-Solutions
BMF-Schreiben, 25.10.77; Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abs.3 AO.
BMF-Schreiben, 7.11.95; GoBS.
BMF-Schreiben, 16.7.01; GDPdU.
Seiler, David, RA: Einhaltung ges. Aufbew. mit digit. Signaturen; NJW 3/99.
Dauen, Sabine: Aufbewahrungspflichten; Haufe 2002.
BMF: HGB; Beck 1999.
Oestereich, Bernd: Die UML-Kurzreferenz f.d. Praxis, Oldenburg 1001.
Herling u. Mathes: Der Buchführungsratgeber; Beck/dtv 2001.
Wöhe, Günter: Einführung. i.d. allg. BWS, Vahlen 2000.
Literaturangaben
Literatur
h & p ConsultingSeite 55 April 2006
IT-Solutions
h & p Consulting
Herzlichen Dank
für Ihre Aufmerksamkeit!