jurnal-fajar-suginda1

Gambaran Proses Inventaris Alat Rontgen Pada Putra Specialist Hospital Melaka dan Sakit Islam Ibnu Sina Padang

Fajar Suginda [111000213461011] Page 1

Gambaran Proses Inventaris Alat Rontgen Pada

Putra Specialist Hospital Melaka dan Sakit Islam Ibnu Sina Padang

Fajar Suginda

111000213461011

Program Studi D-III Administrasi Rumah Sakit

Fakultas Kesehatan dan MIPA UMSB

Abstrak : Pencatatan adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitoring transaksi

pembekalan yang keluar dan masuk di lingkungan rumah sakit.

Penelitian dilakukan di dan Putra Specialist Hospital Melaka dan Rumah Sakit

Islam Ibnu Sina Padang dengan menggunakan metode deskriptif. Teknik

pengumpulan data dengan cara observasi dan wawancara. Tujuan penelitian

untuk mengetahui gambaran proses inventaris di Putra Specialist Hospital Melaka

dan Sakit Islam Ibnu Sina Padang.

Hasil penelitian terhadap Gambaran Proses Inventaris di Ruangan Rontgen

Putra Specialist Hospital Melaka dan Sakit Islam Ibnu Sina Padang terlihat sudah

berjalan dengan baik.

setelah dilakukan penelitian ditarik kesimpulan bahwa Proses Inventaris di

Ruangan Rontgen Putra Specialist Hospital Melaka dan Rumah Sakit Islam Ibnu

Sina Padang tidak jauh berbeda.

Kata Kunci : Inventaris / Pencatatan



1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang

Rumah sakit merupakan organisasi

jasa yang memiliki sistem manajemen

yang kompleks dan terdiri atas berbagai

macam profesi. Misi utama organisasi ini

adalah memberikan pelayanan kesehatan

sesuai dengan kebutuhan pasien. Menurut

Undang-Undang Republik Indonesia

Nomor 44 Tahun 2009 tentang rumah

sakit, rumah sakit adalah institusi

pelayanan kesehatan yang

menyelenggarakan pelayanan kesehatan

perorangan secara paripurna yang

menyediakan pelayanan rawat inap, rawat

jalan, dan gawat darurat.

Rumah sakit juga merupakan tempat

menyelenggarakan upaya kesehatan yaitu

setiap kegiatan untuk memelihara dan

meningkatkan kesehatan serta bertujuan

untuk mewujudkan derajat kesehatan yang

optimal bagi masyarakat. Rumah sakit

dapat dipandang sebagai suatu struktur

terorganisasi yang menggabungkan

bersama-sama semua profesi kesehatan,

fasilitas diagnostik dan terapi, alat dan

perbekalan serta fasilitas fisik ke dalam

suatu sistem terkoordinasi untuk

penghantaran pelayanan kesehatan bagi

masyarakat (Siregar dan Amalia, 2004).

Alat kesehatan (ALKES) adalah

instrument, apparatus, mesin, implant yang

digunakan untuk mencegah, mendiagnosis,

menyembuhkan, dan meringankan

penyakit, merawat orang sakit, serta

memulihkan kesehatan pada manusia dan

atau membentuk struktur dan memperbaiki

fungsi tubuh. (Peraturan Menteri

Kesehatan RI. No.23 tahun 1992 tentang

Kesehatan).

Peralatan kesehatan merupakan salah

satu faktor penunjang yang sangat penting

dalam penyelenggaraan pelayanan

kesehatan kepada masyarakat, baik di

rumah sakit ataupun di sarana pelayanan

kesehatan lainnya. Oleh karena itu, kondisi

maupun fungsi alat kesehatan harus dalam

keadaan baik agar dapat mendukung

pelayanan medik prima pada sarana

pelayanan kesehatan tersebut. Untuk

mencapai hal tersebut peralatan kesehatan

perlu dikelola, dipelihara, diuji dan

dikalibrasi dengan baik dan benar secara

berkala dengan mendayagunakan teknisi

elektromedis sebagai tenaga utama dalam

upaya pemeliharaan, pengujian, dan

kalibrasi peralatan kesehatan melalui

pelayanan teknik elektromedik.

Putra Specialist Hospital Melaka

merupakan rumah sakit yang memberikan

pelayanan kesehatan yang Service

Excellent, disamping memberikan

pelayanan yang prima, Putra Specialist

Hospital Melaka juga memperhatikan

pembelian alat inventarisasi yang salah

satu caranya adalah pencatatan dan

pelaporan alat kesehatan.

Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Padang

merupakan salah satu organisasi yang

bergerak dalam bidang jasa. Selain

memberikan pelayanan jasa, RSI Ibnu

Padang juga melakukan pembelian alat

inventaris yang salah satu caranya adalah

pencatatan dan pelaporan alat kesehatan.

Berdasarkan uraian di atas dan

mengingat pentingnya pencatatan dan

pelaporan alat-alat kesehatan, penulis

tertarik untuk mengadakan penelitian

dengan judul GAMBARAN PROSES

INVENTARIS ALAT RONTGEN

PADA PUTRA SPECIALIST

HOSPITAL MELAKA DAN RUMAH

SAKIT ISLAM IBNU SINA

PADANG.

1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas,

maka permasalahan pada penelitian yang

dapat dirumuskan adalah Bagaimana gambaran proses inventaris di Putra

Specialist Hospital Melaka dan Rumah

Sakit Ibnu Sina Padang.



1.3 Batasan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas

maka penulis membatasi masalah

penelitian hanya pada gambaran proses

inventaris di Putra Specialist Hospital

Melaka dan Rumah Sakit Ibnu Sina

Padang.

1.4 Tujuan Masalah Untuk mengetahui gambaran proses

inventaris di Putra Specialist Hospital

Melaka dan Rumah Sakit Ibnu Sina

Padang.

1.5 Metodologi Penelitian 1.5.1 Jenis Peneltian

Jenis penelitian yang dilakukan

adalah deskriptif atau menggambarkan,

bagaimana bentuk sistem pencatatan yang

ada di rumah sakit tersebut, agar dapat

mengetahui dan membandingkan dengan

teori yang ada.

2. Landasan Teori 2.1 Pencatatan

Pencatatan merupakan suatu

kegiatan yang bertujuan untuk

memonitoring transaksi perbekalan yang

keluar dan masuk di lingkungan Rumah

Sakit. Adanya pencatatan akan

mempermudah petugas untuk melakukan

penelusuran bila terjadi adanya alat

kesehatan yang sub standar atau tidak layak

pakai dan harus ditarik dari peredaran.

Pencatatan dapat dilakukan dengan

menggunakan bentuk digital maupun

manual. Kartu yang umum digunakan untuk

melakukan pencatatan adalah Kartu Stok

atau Kartu Stok Induk. (Depkes RI,

2008:33).

2.2 Tujuan Pencatatan dan Pelaporan a. Tersedianya data mengenai jenis dan

jumlah penerimaan, persediaan,

pengeluaran atau penggunaan dan data

mengenai waktu dari seluruh

rangkaian kegiatan mutasi alat

kesehatan.

b. Sebagian dari kegiatan pencatatan dan pelaporan alat kesehatan ini telah

diuraikan pada masing-masing aspek

pengelolaan alat kesehatan.

c. Bukti bahwa suatu kegiatan telah dilakukan.

d. Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian.

e. Sumber data untuk pembuatan laporan.

2.3 Pelaporan Pelaporan adalah kumpulan catatan

dan pendataan kegiatan administrasi

perbekalan keuangan, tenaga dan

perlengkapan kesehatan yang disajikan

kepada pihak yang berkepentingan.

(Depkes RI, 2008:36).

Pelaporan merupakan sarana untuk

memberikan informasi kepada pihak-pihak

yang membutuhkan, dengan adanya

pelaporan maka tersedia informasi yang

lebih tersistematis dan mudah untuk di

mengertiMenurut Belk 1974 dalam Assael

(1992).

Dari ketujuh elemen Marketing Mix

tersebut yang merupakan kunci sukses bagi

sebuah perusahaan atau rumah sakit

diantaranya adalah kelengkapan produk

layanan yang siap ditawarkan (one stop

beauty service), lokasi yang strategis,

keramahan dan efektivitas pelayanan,

tempat parkir yang memadai, dan fasilitas

lain pendukung kenyamanan konsumen

dalam pelayanan kesehatan yang tepat.

2.4Pencatatan dan Pelaporan Data

Pembelian Alat Kesehatan

Pencatatan dan pelaporan data

pembelian alat-alat kesehatan merupakan

rangkaian kegiatan dan penatausahaan

alat-alat kesehatan secara tertib, baik alat-

alat yang diterima, disimpan,

didistribusikan maupun yang digunakan di



unit pelayanan kesehatan.(Kementrian

Kesehatan RI, 2010:61).

Pencatatan dan pelaporan data

pembelian alat kesehatan suatu bentuk

media menginformasikan tentang keadaan

alat-alat kesehatan yang ada di Rumah

sakit.

2.5 Pengertian Alat Kesehatan

Definisi Alkes menurut kep.

MENKES RI NO. 220/MEN.

KES/per/IX/1976 tertanggal 6

September 1976. Alat kesehatan adalah

barang atau instrument atau aparat yang

digunakan untuk :

a. Pemeliharaan dan perawatan kesehatan dan alat kesehatan.

b. Dipakai untuk menentukan diagnosa.

c. Untuk membantu atau mencegah kerusakan lebih lanjut.

d. Untuk penyembuhan, pencegahan penyakit atau kelainan yang

menganggu kesehatan.

e. Pemulihan, perbaikan atau perubahan suatu fungsi badan atau struktur

badan manusia.

f. Diagnosa kehamilan atau pemeliharaan selama kehamilan dan

setelah kehamilan termasuk

pemeliharaaan bayi.

g. Usaha mencegah kehamilan pada manusia tidak termasuk golongan

obat.

h. Sebagai media invasive.

Alkes adalah alat atau instrument

atau aparat yang dipakai untuk

menunjang kesehatan Atau yang biasa

digunakan untuk membantu menunjang

mempertahankan kondisi kesehatan.

2.6 Gambaran Kegiatan Pencatatan dan

Pelaporan Data Alat Kesahatan

Kegiatan pencatatan dan pelaporan

meliputi pencatatan dan pengelolaan

data untuk mendukung pencatatan

pengadaan alat kesehatan melalui

kegiatan perhitungan tingkat kecukupan

alat per UKP (Unit Pelayanan

Kesehatan), kegiatan ini perlu

dilakukan untuk memastikan bahwa

rencana distribusi alat kesehatan akan

dapat didukung sepenuhnya oleh rumah

sakit. Perhitungan dilakukan langsung

pada Kartu Rencana Distribusi alat-alat

kesehatan. Tingkat kecukupan dihitung

dari sisa stok alat kesehatan di rumah

sakit dibagi dengan pemakaian rata-rata

alat-alat kesehatan di unit pelayanan

kesehatan. (Kementerian Kesehatan RI,

2010: 61).

Berikut ini adalah kegiatan pencatatan

peneriman alat kesehatan :

1. Pencatatan Penerimaan Alat Kesehatan

Pencatatan penerimaan alat

kesehatan akan di catat dalam dua

buku yang disebut dengan formulir

rencana penerimaan dan buku harian

penerimaan.

a. Formulir Rencana Penerimaan Merupakan dokumen

pencatatan mengenai akan

datangnya alat kesehatan

berdasarkan pemberitahuan dari

panitia pengadaan atau bagian

pengadaan atau rekanan.

Kegunaan dari formulir

ini adalah sebagai informasi

untuk mengetahui bahwa alat

kesehatan akan masuk dan untuk

mempersiapkan petugas, ruang

penyimpanan, dan alat-alat yang



dibutuhkan untuk penyimpanan.

(Yunelfa Emilda, Manajemen

Logistik, Universitas

Indonesia:2004).

b. Nomor urut : 1) Tanggal kontrak atau surat

pesanan.

2) Nomor surat pesanan atau nomor kontrak.

3) Nama barang dan kode barang.

4) Jumlah barang ( buah, set dll).

5) Rencana tanggal masuk. 6) Keterangan.

c. Buku Harian Penerimaan Barang Merupakan dokumen yang

mencatat semua catatan penerimaan, baik mengenai data-data alat-alat maupun catatan dokumen alat kesehatan tersebut. Formulir ini digunakan untuk mengetahui pola tanggal kedatangan alat keshatan dan sumbernya, pola jenis dan pola penambahan alat kesehatan setiap periode.

Buku harian penerimaan

barang memuat data mengenai:

1) Nomor urut. 2) Tanggal penerimaan. 3) Nama pengirim. 4) Nomor dokumen atau

nomor tanda bukti

penerimaan.

5) Tanggal dokumen. 6) Nama barang. 7) No katalog atau kode. 8) Jumlah barang.

2. Pencatatan Penyimpanan alat kesehatan

Pencatatan penyimpanan ini

juga terdapat beberapa dokumen

yaitu:

a. Kartu alat kesehatan Kartu alat kesehatan

merupakan dokumen pencatatan

persedian alat kesehatan yang

diletakkan pada tempat

penyimpanan alat kesehatan

yang bersangkutan atau tempat

yang sedekat mungkin dengan

tempat penyimpanan alat

kesehatan tersebut. Kartu alat

kesehatan berguna untuk

mengetahui dengan cepat jumlah

persediaan alat kesehatan. Alat

kesehatan yang rusak, hilang,

kadaluwarsa, sebagai

pertanggungjawaban petugas

dan sebagai alat bantu kontrol

gudang.

Kartu alat kesehatan

terdiri dari tanggal penerimaan

dan pengeluaran, nomor

penerimaan dan pengeluaran,

dari atau kepada nama sumber

asal barang atau tujuan barang,

masuk jumlah diterima keluar

jumlah dikeluarkan, sisa barang,

keterangan dan paraf petugas

yang mengerjakan.

b. Kartu Persedian alat kesehatan Merupakan dokumen

pencatatan yang berada di tata

usaha gudang atas penerimaan

dan pengeluaran alat kesehatan.

Kartu persediaan alat kesehatan

merupakan sumber data utama

untuk pertanggungjawaban

persediaan alat kesehatn,

pengendalian persediaan,



informasi sisa persediaan untuk

dibandingkan dengan jumlah

sisa secara fisik. Kartu

persediaan bila dievaluasi dapat

ditampilkan pola keluar

masuknya alat kesehatn, pola

persediaan alat kesehatan, pola

permintaan alat kesehatan.

Kartu persediaan alat

kesehatan terdiri dari kolom-

kolom sebagai berikut:

1) Tanggal. 2) Nomor penerimaan dari atau

kepada (nama sumber asal

barang).

3) Masuk (jumlah barang yang diterima).

4) Keluar (jumlah barang yang dikeluarkan).

5) Sisa (sisa barang). 6) Keterangan. 7) Pencatatan Pengeluaran alat

kesehatan.

c. Kartu Induk Persedian alat kesehatan

Kartu ini digunakan

untuk mencatat mutasi

perbekalangudang (penerimaan,

pengeluaran, hilang, rusak dan

kadaluwarsa). Tiap lembar kartu

induk persedian alat kesehatan

hanya untuk satu jenis alat

kesehatan yang berasal dari

semua sumber anggaran. Tiap

baris data hanya diperuntukan

mencatat satu kejadian mutasi

alat kesehatan. Data ini di

gunakan untuk alat kendali bagi

kepala IPRS (Instalasi Prasarana

Rumah Sakit) terhadap keadaan

fisik perbekalan IPRS dalam

tempat penyimpanan, sebagai

alat untuk menyusun laporan,

perencanaan pengadaan dan

distribusi serta pengendalian

pesediaan.

Kartu induk persediaan

alat kesehatan memuat data

sebagai berikut:

1) Tanggal diterima atau dikeluarkan alat

kesehatan.

2) Nomor. 3) Dari siapa atau kepada siapa

alat kesehatn diterima atau

dikeluarkan.

4) Jumlah alat kesehatan diterima berdasarkan

sumber anggaran.

5) Jumlah alat kesehatan dikeluarkan.

6) Sisa alat kesehatan. 3. Pencatatan Pengeluaran alat

kesehatan

Pencatatan pengeluaran alat

kesehatan ini juga terbagi dari

beberapa buku yaitu:

a. Buku Harian Pengeluaran alat kesehatan

Merupakan dokumen yang

memuat semua catatan

pengeluaran, baik mengenai data

alat-alat keseatan maupun

catatan dokumen alat kesehatan

tersebut. Buku harian

pengeluaran alat kesehatan dapat

dipakai untuk melihat pola

penggunaan alat kesehatan pada

masing-masing unit atau outlet

pengguna.

Buku harian ini memiliki kolom-

kolom seperti berikut:

1) Nomor urut. 2) Tanggal pengeluaran. 3) Unit yang menerima.



4) Nomor dan tanggal pengeluaran.

5) Nama barang yang dikeluarkan.

6) No katalog atau kode. 7) Banyaknya barang dan

keterangan.

b. Dokumen Bukti Mutasi Barang Adalah dokumen yang

menyertai terselenggaranya

penerimaan dan pengeluaran alat

kesehatan. Dokumen bukti

mutasi merupakan bukti

pengeluaran alat kesehatan dari

gudang IPSRS dan penerimaan

unit penerima.

Dokumen ini memiliki kolom

sebagai berikut:

1) Nomor urut. 2) Nama barang. 3) Nomor katalog. 4) Dan keterangan.

4. Pelaporan

Dalam laporan ini terdiri dari

beberapa laporan yaitu sebagai berikut:

a. Laporan Mutasi Barang Laporan mutasi barang

adalah laporan berkala mengenai

mutasi barang yang dilakukan

secara periodik (bulan, triwulan,

semester, tahun) yang memuat

jumlahpenerimaan, pengeluaran,

dan sisa persediaan di gudang.

Kolom-kolom yang ada di

laporan mutasi barang adalah

1) Nomor urut. 2) Nama alat kesehatan. 3) Persediaan awal. 4) Masuk (jumlah alat

kesehatan yang diterima).

5) Keluar (jumlah alat kesehatan yang

dikeluarkan).

6) Sisa. 7) Keterangan.

b. Monitoring Dinamika Logistik alat kesehatan

Monitoring dinamika logistik alat

kesehatan bertujuan untuk

1) Melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap persediaan

dan pemakaian alat

kesehatan pada masing-

masing unit pengguna.

2) Menentukan jumlah pemberian alat kesehatan

untuk bulan atau periode

tertentu bagi masing-masing

unit pengguna.

3) Mengetahui fluktuasi kebutuhan alat kesehatan

dan menentukan stok kerja

dan tingkat stok lainnya

untuk masing-masing unit

pengguna.

4) Menyusun rencana distribusi bagi masing-

masing unit pengguna.

c. Kompilasi Monitoring Dinamika Logistik alat kesehatan

Berfungsi sebagai lembar kerja

untuk :

1) Mengetahui fluktuasi kebutuhan alat kesehatan

dan menghitung stok kerja

dan tingkat stok lainnya

untuk seluruh unit

pengguna.

2) Merencanakan distribusi bagi unit pengguna.

3) Mengendalikan stok gudang dikaitkan dengan distribusi

dan pengadaan.



4) Menghitung kebutuhan alat kesehatan rata-rata perbulan

atau periode tertentu dan

menghitung kebutuhan alat

kesehatan pertahun untuk

keseluruhan unit pengguna.

2.7. Penggolongan Alat-Alat Kesehatan 1. Menurut fungsinya.

a. Peralatan medis, seperti :

EGC monitor atau alat-ala yang

digunakan di ICU atau ICCU.

1) Emergency set, oksigen set dan alat dikamar operasi.

2) Alat-alat penunjang diagnosa seperti Otoskop, Rinoskop,

Thermometer dan Tensimeter.

3) Utensilien seperti bak bengkok atau nierbeken, urinal, bad pan

dan cateter.

b. Peralatan non medis. Seperti alat dapur, generator,

peralatan cucian dan sendok.

2. Menurut sifat pemakaian.

a. Consumable atau disposable atau sekali pakai.

Seperti spuit, cateter, mag slang

dan kondom.

b. Peralatan tahan lama yang dipakai terus-menerus.

Seperti instrument operasi,

bengkok dan otoskop.

3. Menurut kegunaannya.

Penggolongan menurut sistem

seperti :

a. Sistem gastrointestinal (cateter canul dan NGT).

b. THT seperti Otoskop dan rinoskop.

c. Sistem reproduksi seperti cateter, bougic aparat, hegar dan

speculum vagina atau

instrument ginekologi.

d. Dentalog atau alat gigi.

e. Cardiovaskuler seperti ECG, layar monitor dan venulon

dengan banyak jenisnya.

f. Sistem ambulance atau bantu gerak seperti kursi beroda dan

kruk.

g. Untuk terapi seperti lampu merah, blue life, dan alat

fisioterapi.

h. Perlindungan sistem integument seperti wind ring/bantal angin.

4.Penggolongan menurut

kep.MENKES RI NO.116/SK/79.

a. Preparat untuk pemeliharaan dan perawatan kesehatan.

b. Peptisidan dan insektisida pembasmi hama manusia dan

binatang

piaraan.

c. Alat perawatan yang digunakan di salon kecantikan.

d. Wadah penampung yang terbuat dari plastik atau kaca untuk

penyimpanan obat atau

penampung juga karet penutup

botol.

e. Peralatan obstetric dan ginekologi.

f. Peralatan Anestetika. g. Peralatan dan kelengkapan

kedokteran gigi.

h. Peralatan dan kelengkapan THT. i. Peralatan dan perlengkapan THT. j. Peralatan perlengkapan Rumah

Sakit umumnya.

5.Penggolongan alat menurut sifat

bahan.

a. Bahan dasar logam. Contohnya pinset, gunting dan

jarum heating.

b. Bahan dasar karet atau plastik.

Contohnya kateter, sarung tangan

dan NGT.

c. Bahan dasar linen.

Contohnya sprei, sarung bantal

dan selimut.



d. Bahan dasar kaca.

Contohnya thermometer dan

tabung reaksi.

e. Bahan dasar kertas.Contohnya

status pasien.

6.Penggolongan menurut umur

instrument.

a.Consumable atau disposable

(spuit, jarum, cateter dan NGT).

b. Yang dapat dicuci atau disterilkan

seperti gunting, pinset dan

selimut.

Alat-alat penting dan mahal umur

lebih dari 5 tahun seperti x-ray,

sterilisator dan alat ECG.

3 Hasil 3.1 Putra Specialist Hospital Melaka

Berdasarkan hasil penelitian

observasi dan wawancara yang telah

penulis lakukan dengan petugas yang

bekerja pada bagian Putra Specialist

Hospital Melaka dan, khususnya pada

bagian Rontgen, maka penulis dapat

mengetahui bagaimana alur pembelian Alat

Kesehatan. Adalah sebagai berikut :

a. Gambaran Proses Inventarisasi Aktiva tetap (Rontgen) di Putra Specialist

Hospital Melaka.

Alur pembelian alat atau barang :

1. Pembelian dilakukan dengan P.O (Purchasing order) leh petugas

logistik umum rs alat atau barang

langsung di antarkan oleh supplyer.

2. Di terima oleh petugas logistik seperti maneger dan staf logistik

untuk semua barang atau alat

kebutuhan rs dan barang langsung di

cek kalau sudah sesuai semuanya

baru di bayar oleh maneger logistik.

3. Barang di catat dan di save dalam system komputer dan petugas

logistik membuat laporan untuk di

laporkan kepada CEO (direktu) Putra

Specialist Hospital Melaka.

Pendistribusian kepada

ruangan kesehatan :

Alat Rongent langsung di

distribusikan ke ruangan dan siap

digunakan oleh petugas yang

bekerja di bagian kesehatan

tersebut. Barang atau alat di

gunakan dalam jangka waktu

yang panjang dan cukup lama,

sampai usia ekonomis alat atau

barang berkurang dan petugas

logistik melakukan pengawasan

sekali enam bulan bahkan

setahun sekali karena jarang-

jarng terjadi masalah pada alat

selama penggunaannya.

Alat atau Barang yang habis

pakai :

Barang atau alat terutama alat

kesehatan yang habis pakai

dicatat dalam kartu induk

persediaan alat kesehatan untuk

di laporkan kepada CEO

(direktur) Putra Specialist

Hospital Melaka. Barang atau

alat kesehatan yang sudah habis

pakai barang atau alat tersebut

diperbaiki dan kalau seandainya

tidak bisa, alat tersebut akan di

musnahkan.

Pada saat penulis melakukan

penelitian di Putra Specialist

Hospital Melaka penulis

mengalami kesulitan :

a. Informasi dan pengambilan data tidak tellu terbuka

sehingga data yang di dapat

kurang akurat.

b. Kesulitan dalam berkomunikasi.

3.2 RSI Ibnu Sina Padang

Berdasarkan dari hasil observasi

dan wawancara yang penulis peroleh

selama di Rumah Sakit Islam Ibnu



Sina Padang khususnya pada bagian

Kesehatan, maka penulis dapat

mengetahui bagaimana alur pembelian

Alat Kesehatan. Adalah sebagai

berikut :

a. Gambaran Proses Inventarisasi Aktiva tetap (Kesehatan) di RSI

Ibnu Sina Padang

Alur Pengadaan Aktiva tetap

(kesehatan) :

1. Di ajukan kepada kepala bidang beserta tipe/ merek, kapasitas alat

yang di butuhkan.

2. Kepala bidang melakukan rapat investasi rumah sakit, setelah di

setujui di masukkan ke dalam

anggaran belanja.

3. Di ajukan kepada yayasan melalaui rapat TIM pengadaan

yayasan.

4. Kalau di setujui yayasan yang melakukan pengadaan atau yang

mengeluarkan P.O (purchasing

order).

Proses Penerimaan inventarisasi :

Barang investasi yang datang

diterima berdasarkan P.O (purchasing

order) yang ada dan dilengkapi dengan

surat tanda terima pengiriman barang

atau alat oleh atau dari supplyer

perusahaan.

a. TIM Penerima rumah sakit menerima barang yang sesuai atau

cocok dengan yang di P.O

(purchasing order).

b. Bersama dengan TIM pengadaan rumah sakit dan User (pemakai) TIM

Penerima dan Teknisi (upsrs)

mengcek barang tersebut untuk di

lakukan uji fungsi ( bila di perlukan).

c. Menbuat berita acara serah terima barang atau alat dan di tandatangani

oleh :

a. TIM Pengadaan rumah sakit b. TIM Penerimaan rumah sakit c. Teknisi (upsrs) rumah sakit.

Pendistribusian ke pada ruanag

Kesehatan :

TIM Penerima barang atau alat

menyerahkan alat atau barang

langsung kepada petugas ruangan

Kesehatan dan alat tersebut sudah

siap untuk digunakan sebagaiman

seperlunya sampai nilai atau kualitas

barang atau alat berkurang

(penyusutan akuntansi). Dan petugas

Teknisi (upsrs) melakukan

pengawasan dan pengecekan sebulan

sekali smpai satu smester atau catur

wulan dalam satu periode tertentu.

Alat atau barang Habis Pakai :

Barang atau alat terutama alat

kesehatan yang habis pakai dicatat

dalam kartu induk persediaan alat

kesehatan untuk di laporkan kepada

Tim Pengadaan rumah sakit dan Tim

pengadaaan rumah sakit akan

melaporkan kepada yayasan.

Langkah pertama barang atau alat

tersebut diperbaiki dan kalau

seandainya tidak bisa, TIM

Pengadaan rumah sakit akan

melakukan cara kedua dengan

menukar tambah alat atau barang

tersebut.

.

4. Pembahasan

4.1Putra Specialist Hospital Melaka


(observasi) dan wawancara yang telah


bekerja pada bagian Putra Specialist

Hospital Melaka, khususnya pada



bagian Kesehatan, maka penulis dapat

mengetahui bagaimana proses

pembelian Alat Kesehatan di Putra

Specilist Hospital Melaka.

Dalam sebuah kegiatan yang ada di

suatu perusahaan selalu ada kegiatan-

kegiatan pencatatan dan pelapaoran

mengenai pembelian alat kesehatan

yang terjadi di perusahaan tersebut

terutama pembelian alat kesehatan.

Alur pembelian alat atau barang :

a. Pembelian dilakukan dengan P.O (Purchasing order) oleh petugas logistik

umum rs alat atau barang langsung di

antarkan oleh supplyer.

b. Di terima oleh petugas logistik seperti maneger dan staf logistik untuk semua

barang atau alat kebutuhan rs dan barang

langsung di cek kalau sudah sesuai

semuanya baru di bayar oleh maneger

logistik.

c. Administrasi (pembayaran) Setelah semua sudah sesuai baru alat atau barang

di bayar oleh rumah sakit.

d. Barang di catat dan di save dalam system komputer dan petugas logistik membuat

laporan untuk di laporkan kepada CEO

(direktu) Putra Specialist Hospital

Melaka.

e. Pendisribusian Alat atau barang di salurkan kepada unit yang membutuhkan.


penerimaan alat kesehatan :

1. Pencatatan Penerimaan Alat a. Formulir rencana penerimaan b. Buku harian peneriman Penulis menilai bahwa metode

pencatatan penerimaan alat di Putra Speialist

Hospital Melaka sudah sesuai dengan teori,

yaitu SIM (Sistem Informasi Manajemen)

selain itu pencatatan juga dilakukan dalam

buku harian.

2. Pencatatan Penyimpanan Alat a. Kartu alat kesehatan b. Kartu persediaan alat kesehatan c. Kartu induk persediaan alat

kesehatan

Penulis menilai bahwa metode

pencatatan penyimpanan alat di Putra

Specialist Hospital Melaka sudah sesuai

dengan teori, penyimpanan alat

menggunakan metode abjad. Pencatatan

dilakukan hanya dalam satu kartu untuk

pencatatan secara manual, sedangkan dari

teori yang penulis dapat untuk penyimpanan

di catat dalam tiga buku catatan secara

manual.

3. Pencatatan Pengeluaran Alat

a. Buku harian pengeluran alat

b. Dukumenbukti mutasi barang

Kegiatan pengeluaran alat dari

gudang logistik kepada unit kesehatan

telah sesuai dengan teori. Dan amprah

dilakukan satu sebulan sekali, tetapi

Administrasi

(pembayaran)

Di distribusikan

PO. (purchasing order)

Diterima & dicek

Dicatat



amprah juga bisa dilakukan setiap

hari bila ternyata ada yang kurang,

selain menggunakan SIM untuk

pengeluaran ada juga buku yang diisi

untuk setiap amprahan yang

dilakukan tidak banyak atau hanya

sekedar penambahan yang kurang.

4. Pelaporan

Kegiatan pelaporan atau

pembuatan laporan untuk pengunaan

alat di Putra Speialist Hospital

Melaka adalah enam bulan sekali,

laporan ini telah sesuai dengan teori

karena didalam teori ada laporan

bulanan, triwulan, semester dan

tahunan yang di terapkan di Putra

Speialist Hospital Melaka.

5. Kegiatan Pendistribusian Alat Kegiatan pendistribusian alat

yang dilakukan di logistik umum

telah sesuai dengan teori. Dengan

metode sentralisasi yaitu pengiriman

di pusatkan dari satu gudang.

Kegiatan pendistribusian dilakukan

secara langsung ke pada unit yang

membutuhkan.

4.2 RSI Ibnu Sina Padang


(observasi) dan wawancara yang telah


bekerja pada bagian RSI Ibnu Sina

Padang, khususnya pada bagian

Kesehatan, maka penulis dapat

mengetahui bagaimana proses pembelian

Alat Kesehatan RSI Ibnu Sina Padang

Proses atau Flow (alur)

pembelian alat Kesehatan diRSI

Ibnu Sina Padang :

a) Pemesanan: Pemesanan pembelian alat kesehatan

khususnya alat kesehatan di

lakukan secara prochasing

order secara jelas dan

spesifik seperti : Kapasitas

alat tersebut yang di

butuhkan, Quantity, Merek,

Tipe, Model, dan Nomor

seri alat tersebut.

b) Penerimaan : Alat di terima oleh TIM penerima rumah

sakit langsung di cek,

memastikan apakah alat

tersebut sesuai dengan yang

di prochasing order dan

kalau alat yang datang tidak

Pemesanan

Penerimaan

Administrasi

(pembayaran)

Pendistribusian

Dicatat



sesuai atau tidak cocok

petugas logisti umum

berhak menolak atau di

kembalikan kepada suppyer.

c) Administrasi (pembayaran): Pembayaran alat yang telah

di hantarkan oleh supplayer

tersebut.

d) Pencatatn: Pencatatan pembelian alat tersebut

langsung dicatat dalam

system komputer dan di

save.

e) Pendistribusianan: Di salurkan kepada ruanagan

atau unit yang

membutuhkan alat tersebut.

Setelah barang di beli tentu sangat perlu

pencacatan dan pelaporan pembelian alat

(kesehatan), System pencatatan alat

(kesehatan) tersebut langsung di catat dan di

entrykan ke dalam system komputer yang di

lakuakan oleh peugas logistik umum RSI

Ibnu Sina Padang. Petugas tersebut

melakukan pengecekan ulang alat atau

barang tersebut apakah alat atau barang

sesuai dengan yang di pesan dan kalau tidak

sesuai petugas logistik umum berhak

menolak barang atau alat tersebut.

Pencatatan di lakukan oleh petugas

logistik umum dan ruanagan tersebut, untuk

inventaris ruangan dan untuk mengetahui

usia ekonomis sebagai informasi. Hal-hal

yang perlu di catatat dalam proses inventaris

yaitu seperti: Kapasitas barang atau alat

yang di butuhkan, Quantity barang atau alat,

Merek, Tipe, Model dan Nomor seri baran

atau alat tersebut.

Dari semua kegiatan tersebut sangat

dibutuhkan sebuah pencatatan dan pelaporan

pembelian alat kesehatan tersebut (

kesehatan), dengan adanya pencatatan dan

pelaporan secara teratur akan mempermudah

semua pihak termasuk pihak yang

melakukan pencatatan akan lebih mudah

dalam mencari jumlah alat yang telah di beli

apabila suatu saat direktur meminta

pencatatan dan pelaporan barang atau alat

tersebut.

Pencatatan dan pelaporan di unit atau

ruanagn ronsen RSI Ibnu Sina Padang sudah

menggunakan Sistem Manajemen Informasi

(SIM) sehingga kesalahan tentang

pencatatan jarang terjadi, tetapi masalah

yang timbul adalah ketika sistem tersebut

eror atau mengalami gangguan, selain itu

masalah yang dihadapi adalah kedisplinan

pegawai yang kurang, karena sudah

menggunakan sistem informasi kadang

melalaikan pencatatan secara manual

sehingga akan menimbulkan masalah bila

terjadi masa lah pada sistem informasi.


penerimaan alat kesehatan :

1. Pencatatan Penerimaan Alat

a. Formulir rencana penerimaan b. Buku harian peneriman c. Penulis menilai bahwa metode

pencatatan penerimaan alat RSI Ibnu

Sina Padang belum sesuai dengan

teori, dan hanya mengunakan satu

bentuk pencatatan, yaitu Buku harian

penerimaan. Pencatatan hanya di

gunakan satu buah buku, sedangkan

menurut teori yang didapat untuk

penerimaan didapat dua buku

pencatatan untuk penerimaan logistik

alat.

2. Pencatatan Penyimpanan Alat

a. Kartu alat kesehatan

1) Kartu persediaan alat kesehatan

2) Kartu induk persediaan alat kesehatan

Penulis menilai bahwa metode

pencatatan penyimpanan alat di Putra



Specialist Hospital Melak dan RSI Ibnusina

Padang sudah sesuai dengan teori,

penyimpanan alat menggunakan metode

abjad. Pencatatan dilakukan hanya dalam

satu kartu untuk pencatatan secara manual,

sedangkan dari teori yang penulis dapat

untuk penyimpanan di catat dalam tiga buku

catatan secara manual.

3. Pencatatan Pengeluaran Alat

Kegiatan pengeluaran alat dari

gudang logistik kepada unit kesehatan

telah sesuai dengan teori. Dan amprah

dilakukan satu sebulan sekali, tetapi

amprah juga bisa dilakukan setiap hari

bila ternyata ada yang kurang, selain

menggunakan SIM untuk pengeluaran

ada juga buku yang diisi untuk setiap

amprahan yang dilakukan tidak banyak

atau hanya sekedar penambahan yang

kurang.

4. Pelaporan

Kegiatan pelaporan atau pembuatan

laporan untuk pengunaan alat di RSI Ibnu

Sina Padang adalah sebulan sekali,

laporan ini telah sesuai dengan teori

karena didalam teori ada laporan bulanan,

triwulan, semester dan tahunan yang di

terapkan di Putra Speialist Hospital

Melaka.

5. Kegiatan Pendistribusian Alat

Kegiatan pendistribusian alat yang

dilakukan di logistik umum telah sesuai

dengan teori. Dengan metode sentralisasi

yaitu pengiriman di pusatkan dari satu

gudang. Kegiatan pendistribusian

dilakukan secara langsung ke pada unit

yang membutuhkan.

Berdasarkan uraian masing-masing

rumah sakit dapat diketahui kelemahan

dan kekuranagannya adalah sebagai

berikut :

1. Putra Specialist Hospital Melaka a. Kelebihan

1. Sumber dana untuk barang-barang inventaris tidak

terlalau bergantung kepada

pemerintahannya (kerajaan)

karna Putra Specialist

Hospital Melaka tersebut

merupakan rumah sakit yang

separoh swasta dan separoh

pemerintah.

2. Pencatatan penerimaan alat telah terlaksana dengan baik.

3. Pencatatan penyimpanan alat telah terlaksana dengan baik

sesuai jenis dan Merek, Tipe

alat.

4. Pencatatan pendistribusian alat telah terlaksana dengan

baik.

5. Sistem pelaporan data alat yang dipakai telah terlaksana

dengan baik.

6. Alat kesehatan yang digunakan Putra sudah alat

yang baru menggunakan

system koputerisasi.

b. Kekuranagan 1. Barang atau alat yang habis

pakai di dimusnahkan

sedangkan RSI Ibnu Sina

Padang tidak.

2. RSI Ibnu Sina Padang kelebihan dan ke kuranagannya

sebagai berikut :

a. Kelebihan 1. Pencatatan penyimpanan alat

telah terlaksana dengan baik

sesuai jenis dan Merek, Tipe

alat.

2. Sumber dana untuk barang-

barang inventaris tidak

terlalau bergantung kepada



pemerintahannya karna RSI

Ibnu Sina Padang tersebut

merupakan rumah sakit

swasta.

3. kegiatan pendistribusian alat

sudah terlaksana dengan baik.

b. Kelemahan 1. Pencatatan penerimaan alat

belum terlaksana dengan

baik, sebaiknya selain dicatat

dalam buku manual tetapi

juga dicatat dalam system

komputer, karena keduanya

sangat berperan sebagai arsip

adanya pencatatan

penerimaan.

2. kegiatan pelaporan pembelian

alat kesehatan cukup

terlaksana dengan baik

namun terdapat kekurangan

dalam kedisiplinan yaitu

terdapatnya keterlambatan

pelaporan.

5.Penutup

a. Kesimpulan Berdasarkan hasil pembahasan diatas

dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

a. Dapat disimpulkan bahwa pencatatan dan pelaporan pada pada pembelian alat

kesehatan di kedua rumah sakit (RSI

Ibnu Sina Padang dan Putra Specialist Hospital) telah melaksanakan

pencatatan dan pelaporan tersebut

sesuai dengan prosedur yang ditetapkan

oleh masing-masing rumah sakit.

b. namun masih ada kekurangan-kekurangan dalam hal pencatatan dan

pelaporan missal di RSI Ibnu Sina Padang dalam pelaporan sering adanya

keterlambatan pembuatan dan

penyerahan laporan ke direktur.

c. sedangkan di Putra Specialist Hospital tidak adanya pemanfaatan barang yang

usia ekonomis telah habis ataupun

langsung dimusnahkan.

6. Saran

Setelah penulis kemukakan masalah

yang berhubungan dengan judul Karya Tulis Ilmiah maka penulis mengemukakan saran-saran dan masukan

untuk Putra Specialist Hospital Melaka

dan RSI Ibnu Sina Padang yang

berhubungan dengan masalah adalah

sebagai berikut :

1. Putra Specialist Hospital Melaka

a.. Sebagai Rumah Sakit yang

mempunyai pelayanan kesehatan

yang bagus, bagi pimpinan dan

karyawan untuk dapat

mempertahankan pencatatan

penerimaan, penyimpanan,

pengeluaran, pelaporan dan

pendistribusian alat kesehatan.

b. barang atau alat yang habis pakai

(rusak) sebaiknya diperbaiki terlebih

dahulu atau ditukar tambah untuk

mengurangi pengeluaran rumah

sakit.

2. RSI Ibnu Sina Padang

a. Disarankan agar meningkatkan

pencatatan penerimaan alat

kesehatan

b.RSI Ibnu Sina Padang masih

menggunakan alat yang lama, di

sarankan sebaiknya RSI Ibnu Sina

Padng untuk ke depannya sudah

menggunakan alat Kesehatan yang

baru menggunakan system komputer

untuk mendapatkan hasil yang lebih

bagus.



Daftar Pustaka

Depkes RI. Pedoman Pengelolaan

Pembekalan Farmasi. Jakarta:

Depkes RI, 2008.

Depkes RI, Undang-Undang Kesehatan

Republik Indonesia No 36 Tahun

2009 Tentang Kesehatan.

Emilda. Yunelfa. Manajemen Logistik dan

Farmasi. Depok: Universitas

Indonesia, 2004.

Febrianti Riska, dkk. Pelatihan Manajemen

Kefarmasian di instalasi Farmasi

Kabupaten / Kota. Jakarta:

Kementrian Kesehatan dan JICA,

2010.

Yoga Tjandra Adimata. Manajemen

Administrasi Rumah Sakit. Jakarta:

Umiversitas Indonesia, 2007.

www.labukuncub.com www. Administrator.com

jurnal-fajar-suginda1

Documents