nhóm 3

CHƯƠNG 2

Phương pháp

Giảng viên : Đặng Việt Hà

By: Đặng Lan PhươngMarch 02, 2014

một số loại văn bản thông thường.SOẠN THẢO

Nội dung trình bày

IV. SOẠN THẢO TỜ TRÌNHV. SOẠN THẢO THÔNG BÁOVI. SOẠN THẢO BIÊN BẢNVII. SOẠN THẢO ĐƠN, THƯ, HỢP ĐỒNG DÂN SỰ

IV. Soạn thảo tờ trình.

Tờ trình: Là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt về chủ trương, phương án công tác, đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản,... để cấp trên xem xét, quyết định.

(Nói chung là 1 văn bản viết về những chuyện quan trọng liên quan đến

công việc để gửi lên cho cấp trên duyệt)

4.1. Những yêu cầu khi soạn thảo tờ trình

-Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật được vấn đề cần trình duyệt.

-Nội dung xin phê chuẩn cần rõ ràng, cụ thể.

-Các ý kiến phải hợp lí, dự đoán, phân tích được những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới.

-Phân tích các khả năng và trình bày khái quát các phương án phát triển thế mạnh, khắc phục khó khăn.

4.2. Bố cục của tờ trình•Phần 1: Nêu lí do: dùng cách hành văn để thể hiện được nhu cầu khách quan do hoàn cảnh thực tế đòi hỏi.

•Phần 2: Nội dung đề xuất: vừa có sức thuyết phục và cần cụ thể, rõ ràng, chính xác..

•Phần 3: Kiến nghị cấp trên, yêu cầu phê chuẩn:

xác đáng, văn phong lịch sự, nhã nhặn. Lí lẽ chặt chẽ, nội dung khả thi để tạo niềm tin. Kèm theo phụ lục để minh hoạ.

Ví dụ:Phần 1: Lí do: Sân của trường bị xuống cấp ảnh hưởng đến việc dạy và học.

Phần 2: Nội dung: Mức kinh phí dự kiến vượt quá khả năng.

Phần 3: Kiến nghị các cấp lãnh

đạo cấp 1 phần kinh phí cho trường.

V.Soạn thảo thông báo.

- Địa danh và ngày tháng năm ra thông báo

-Tên cơ quan thông báo

-Số và kí hiệu công văn

-Tên văn bản(thông báo)

-Trích yếu nội dung thành các mục, các điều cho dễ nhớ.

Trong thông báo cần có:

Bố cục thông báoPh

ần m

ở đ

ầu -Nêu trực tiếp nội dung.-Kèm tên, số, ngày tháng ban hành (Nếu cần) Ph

ần th

ân -Ngắn gọn, dễ

hiểu, mang tính đại chúng cao.-Đủ thông tin.

Phần

kết

-Không yêu cầu lời lẽ xã giao.-Tóm tắt lại mục đích và đối tượng thông báo.

1.Nội dung:

2.Phần kí:+ Thủ trưởng cơ quan.+ Người được phân công hay ủy quyền.+ Người thừa lệnh cơ quan, thủ trưởng.

Ví dụ:

Phần kí tên

Nội dung

VI.Soạn thảo

biên bản.Biên bản là loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra

hoặc đang xảy ra.

Biên bản được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra.

Biên bản cung cấp thông tin để làm cơ sở cho các quyết định xử lý.

Yêu cầu của 1 biên bản:-Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể.

-Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan.

- Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.

- Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải phải giữ kèm biên bản).

Cách xây dựng bố cục:

-Quốc hiệu và tiêu ngữ.

-Tên văn bản và trích yếu nội dung.

-Ngày… tháng… năm… giờ… (ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên bản).

-Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế dự hội họp…).

-Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung).

-Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do).

- Thủ tục ký xác nhận.

Nội dung cần có:

Phương pháp ghi chép biên bản

-Ghi đầy đủ, chính xác đến từng chi tiết, chú ý trọng tâm: Dùng cho những văn bản có tầm quan trọng (lời cung, tố cáo, khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, bàn giao tài sản…)

-Nội dung quan trọng ghi đầy đủ nguyên văn, nội dung thông thường

ghi tóm tắt ý chính, vẫn đảm bảo trung thực, không suy diễn (biên bản cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng bình xét… )

-Ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế (bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ… ngày…).Lưu ý chữ kí xác nhận.

Ví dụ:Biên bản bên đã bao gồm:-Quốc hiệu, tiêu ngữ

-Tên biên bản và trích yếu nội dung: Biên bản xác minh ranh giới, hiện trạng sử dụng đất.

-Ngày, tháng, năm, giờ

-Thành phần tham dự: đại diện Phòng đăng kí và Kinh tế thuộc sở TNVMT, đại diện Phòng TNVMT, đại diện UBND.

-Diễn biến: kết quả kiểm tra, xác minh

-Giờ kết thúc

-Thủ tục kí

ĐƠN, THƯ, HỢP ĐỒNG DÂN SỰ.VII.Soạn thảo

1. Soạn thảo đơn, thư

a, Mục đích đơn thư

-Đơn thư có nhiều mục đích khác nhau như: thư thăm hỏi, thư ngỏ, thư tín thương mại, đơn xin, đơn thư tố cáo, đơn thư khiếu nại …..

-Tùy vào mục tiêu cụ thể mà người viết sẽ lựa chọn hình thức đơn thư.

b, Đối tượng trong đơn, thư

-Đối tượng trong đơn thư gồm 2 phần : +Người viết thư +Người nhận thư.

-Người nhận thư có thể là người trực tiếp tiếp nhận ý kiến, thông tin từ người gởi hoặc người mà đối tượng viết thư hướng tới.

c, Ngôn ngữ trong đơn, thư -Ngôn ngữ trong đơn thư rất đa dạng, phong phú tùy thuộc vào người viết thư đang muốn truyền tải thông tin gì.

-Mong muốn, thỉnh cầu hay yêu cầu của người viết đơn thư sẽ được sử dụng ngôn ngữ khác nhau.

d, Cấu trúc đơn thư

-Quốc hiệu, tiêu ngữ-Địa điểm, ngày tháng năm-Tiêu đề, chủ đề đơn thư-Kính gửi-Phần mở đầu-Nội dung chính của đơn, thư

-Những yêu cầu, mong muốn, đề nghị-Lời chào, lời chúc-Kí tên, ghi họ tên người viết-Các thông tin đặc biệt khác hoặc thông tin gửi kèm.

2. Soạn thảo hợp đồng dân sựa, Hợp đồng dân sự-Về cơ bản, một hợp đồng dân sự là sự thỏa thuận giữa các bên về việc sẽ thưc hiện hay không thực hiện một điều gì đó.

-Một hợp đồng có tính logic có nghĩa là nó có sự ràng buộc về mặt pháp lí và có hiệu lực.

-Mỗi điểm thỏa thuận trong hợp đồng đều phải rõ ràng, có chủ thể đi kèm để tránh những tranh chấp và kiện tụng có thể xảy ra.

b, Nội dung của hợp đồng dân sự.-Các bên kí, địa điểm-Đối tượng của hợp đồng-Số lượng, chất lượng-Giá, phương thức thanh toán;

-Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện;-Quyền, nghĩa vụ của các bên;

-Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng;-Các nội dung khác.

c. Nguyên tắc giao kết hợp đồng dân sự.

-Không được trái pháp luật, đạo đức xã hội.-Tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác, trung thực và ngay thẳng

-Hình thức: lời nói, văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể.-Nếu trong hợp đồng không viết rõ ràng thì phải dựa theo ý chung của các bên.

-Khi điều khoản hiểu theo nhiều nghĩa thì chọn cái có lợi nhất cho các bên và

phù hợp với tính chất hợp đồng.

-Trong hợp đồng có từ địa phương thì phải giải thích theo tập quán tại nơi giao kết hợp đồng.

-Giải thích hợp đồng phải theo hướng có lợi cho bên yếu thế nếu trong hợp đồng có điều khoản bất lợi cho bên này.

Tổng kết: (Một số lưu ý)

Soạn thảo tờ trình

Cần đủ 3 nội dung:-Lí do-Nội dung vấn đề-Kiến nghị

-Số liệu chính xác, lí lẽ chặt chẽ, văn phong lịch sự, nội dung khả thi..

Soạn thảo thông báo

-Cần đủ bố cục

-Đề cập ngay nội dung, không cần lí do, căn cứ hay tình hình chung

-Viết rõ ràng, dễ hiểu, ngắn gọn, đủ thông tin.

Soạn thảo biên bản

-Cần đầy đủ bố cục

-Dựa vào tầm quan trọng của sự kiện mà lựa chọn các ghi phù hợp.

-Văn bản có độ tin cậy cao, số liệu chính xác, cụ thể, ghi chép trung thực..

Soạn thảo đơn, thư, hợp đồng dân sự

-Cần đầy đủ bố cục

-Tuỳ mục đích sử dụng mà lựa chọn loại hình và ngôn ngữ phù hợp.

-Riêng hợp đồng dân sự phải tuân theo các nguyên tắc được ghi trong Luật Dân sự.

Danh sách thành viên nhóm:

1. Đinh Thị Thảo QT12. Nguyễn Thị Tuyết QT13. Bùi Thị Ngoãn QT14. Nguyễn Thị Thùy Dương QT15. Lưu Thị Hiền QT16. Quách Thu Hằng QT1

7. Lê Vũ Ngọc Thạch QT18. Nguyễn Thị Hà QT39. Nguyễn Trà My QT310. Ngô Quang Trưởng QT311. Phạm Quang Tiệp QT312. Đặng Lan Phương QT4

Tài liệu tham khảo:1. Tài liệu môn học Kỹ năng tạo lập văn bản tiếng Việt, bộ môn phát triển kỹ năng, Học viện Công nghệ BCVT, 1/2012

2. Hướng dân thể thức và ky thu t trình bày văn bản hành âchính ban hành kèm theo thông tư số 01/2011/TT-BNV của B ôN i Vụ, ngày 19/11/2011ô

Thanks for

listening!!