BAB II

Landasan Teori

2.1 Definisi Data, Informasi, hingga Knowledge

Organisasi bisnis yang melakukan pengolahan data, mengumpulkan, dan

menghasilkan informasi, akan menghadapi risiko kondisi seperti berikut :

Tidak tersalurkannya informasi dengan baik dalam organisasi, Sering bersifat berlebihan, Tersebar luas sehingga mengakibatkan sangat sulit untuk diakses (file kertas

maupun file komputer),

Diasumsikan sebagai informasi yang cerdas dan Tidak dikelola sesuai dengan alur kerja

Untuk menghasilkan knowledge yang bernilai tinggi, terlebih dahulu organisasi

memerlukan sistem untuk melakukan strukturisasi seluruh data dan informasi yang

dimiliki. Karena tanpa data dan informasi tidak akan dapat menghasilkan knowledge.

Untuk memudahkan pemahaman dalam melakukan strukturisasi data, informasi dan

knowledge, perlu diketahui perbedaan di antara ketiganya, seperti berikut :

Data merupakan fakta-fakta mentah, antara lain berupa gambar, angka yang disajikan tanpa suatu konteks. Lembar kerja dalam spreadsheets tanpa disertai

dengan analisis dan interpretasi data.

7

8

Informasi adalah data yang telah tersusun dan disertai dengan referensi terhadap suatu hubungan (konteks) yang mempunyai arti, untuk membantu pengambilan

keputusan.

Knowledge adalah informasi yang dilengkapi dengan pemahaman pola hubungan dari informasi disertai pengalaman, baik individu maupuk kelompok

dalam organisasi. Knowledge merupakan penerapan informasi yang diyakini

dapat langsung digunakan untuk mengambil suatu keputusan untuk bertindak.

2.1.1 Tipe Knowledge dalam Organisasi

Seukuran apapun suatu organisasi, pasti memiliki aset knowledge. Jika

ditinjau lebih lanjut, terdapat dua tipe Knowledge sebagai berikut

1. Tacit Knowledge adalah knowledge yang sebagian besar berada dalam

organisasi. Tacit knowledge adalah sesuai yang kita ketahui dan alami, namun

sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap. Tacit Knowledge sangat sulit

untuk dipindahkan kepada orang lain, karena knowledge tersebut tersimpan pada

masing-masing pikiran (otak) para individu dalam organisasi sesuai dengan

kompetensinya.

2. Explicit knowledge adalah pengetahuan dan pengalaman tentang bagaimana

untuk, yang diuraikan secara lugas dan sistematis.

9

Klasifikasi Knowledge Mudah dikomunikasikan? Terdokumentasi?

Tacit Tidak Tidak

Explicit Ya Ya

Implicit atau tersembunyi Ya Tidak

Premium Tidak Ya

Tabel 2.1 : Tipe Klasifikasi Knowledge

2.1.2 Sifat Knowledge dalam Perusahaan

Untuk membangun knowledge menjadi asset perusahaan, perlu diketahui sifat-

sifat knowledge seperti yang terdapat pada tabel di bawah ini

Diantara tacit dan explicit knowledge ada yang disebut implicit knowledge atau

knowledge yang tidak tampak.

Premium Knowledge adalah knowledge yang berguna bagi perusahaan untuk

menghasilkan produk dan jasa dengan daya saing yang tinggi dalam rangka

menghadapi para pesaing. Premium knowledge dapat diartikan sebagai tacit

knowledge para ahli dalam perusahaan yang terdokumentasi. Misalnya, komunikasi

para ahli yang menghasilkan knowledgebase dan prima. Melalui premium knowledge

perusahaan harus dapat menciptakan sistem pertahanan bagi knowledge nya agar

tidak mudah ditiru dan berguna untuk memperpanjang umur daya saing bisnis.

10

2.1.3 Perubahan Tacit Knowledge ke Explicit Knowledge

Memadukan seluruh tacit, implicit, explicit, dan premium knowledge dalam

berbagai tingkatan, merupakan sistem dan mekanisme yang diciptakan oleh

Knowledge Management. Perpaduan itu, akhirnya bermuara menjadi knowledge yang

explicit, yaitu menjadi knowledge yang dapat diungkapkan, didokumentasikan, dan

dilakukan kodifikasi. Akhirnya knowledge itu setiap saat dapat dimanfaatkan dan

dipahami oleh semua orang untuk diterapkan.

Tacit knowledge disampaikan kepada orang lain melalui proses sosialisasi

dalam tim kerja (teamwork) dan pelatihan penyuluhan (coaching). Kemudahan

seseorang untuk menghubungi rekan sekerja yang mempunyai kompetensi atau

keahlian dalam satu bidang (connect people to people), juga merupakan sesuatu yang

penting dalam organisasi.

Setelah itu kita menerima dan membagikan knowledge kepada orang lain agar

knowledge menjadi explicit. Proses tersebut dinamakan eksternalisasi. Knowledge

yang telah diterima dan diserap, kemudian disusun secara sistematis dan

dikelompokkan. Tahap ini dinamakan kombinasi.

Pada akhirnya knowledge yang bersifat explicit tersebut dapat dipelajari,

dipahami dan dikembangkan sesuai dengan kemampuan masing-masing individu.

Proses ini disebut internalisasi.

Knowledge yang telah mengalami proses internalisasi, kembali menjadi tacit

knowledge, yang kemudian perlu diubah menjadi explicit knowledge demikian

seterusnya. Melalui siklus ini, dari waktu ke waktu aset knowledge organisasi akan

menjadi semakin kaya dan berkembang.

11

2.1.4 Tantangan Perubahan dalam Knowledge Management

Ada dua tantangan dalam perubahan yang terjadi. Tantangan pertama

perubahan dari tacit ke explicit knowledge, yakni membentuk budaya organisasi

untuk saling berbagi pengetahuan (knowledge-sharing) diantara semua anggota

organisasi. Tantangan berikutnya adalah membiasakan diri untuk selalu membuat

dokumentasi dari seluruh aktivitas yang ada. Jika seluruh pengetahuan telah

terdokumentasi, maka akan menjadi mudah bagi organisasi untuk mendistribusikan

dan membagikan seluruh pengetahuan yang ada ke semua pihak yang berkompeten.

Jika budaya knowledge-sharing dan dokumentasi telah terbentuk, barulah

penggunaan teknologi informasi akan sangat membantu dalam :

Penyimpanan dokumentasi teks, suara, grafik, gambar, dan video; Mempercepat akses pengambilan informasi (information retrieval); Memperlancar dan mempercepat komunikasi knowledge-sharing; dan Melakukan simulasi dan analisis keputusan

2.2 Definisi Knowledge Management

Belum ada definisi standar dari Knowledge Management. Setiap pakar

Knowledge Management mempunyai pendekatan yang berbeda terhadap Knowledge

Management. Berikut adalah definisi knowledge Management dari berbagai tokoh :

1. Knowledge Management is an integrated systematic approach to identifying,

managing, and sharing all of an enterprises information assets, including

12

databases, documents, policies and procedures, as well as previously

unarticulated expertise and experience held by individual workers.

Fundamentally it is about making the collective information and experience of

an enterprise available to individual worker. (Regina Yu-July 2002).

2. The systematic process of finding, selecting, organizing, distiling and presenting

information in a way that improves an employees comprehension in a specific

area of interest. Knowledge Management helps an organization to gain insight

and understanding from its own experience. Specific knowledge Management

activities help focus the organization on acquiring, storing and utilizing

knowledge for such things as problem solving, dinamic learning, strategic

planning and decision making. It also protect intellectul assets from decay, adds

to firm intelligence and provides increased flexibility. (A Paulson, June 23,

1999)

3. Knowledge Management is the conceptualising of an organisation as an

integrated knowledge system, and the Management of the organisation for

effective use of that knowledge. Where knowledge refers to human cognitive and

innovative processes and the artefacts that support them. (University of

Technology Sydney).

4. Knowledge Management can be defined as a way to create a continous earning

organization by means of increasing the chances of knowledge capturing and

sharing, thus facilitating correct interpretation, decision making ang

forecasting, (www.knowledgeclicks.com)

13

Dari berbagai konsep itu dapat dirangkum bahwa Knowledge Management

merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan,

menggolongkan dan menyebarkan knowledge dalam organisasi. Sehingga,

knowledge mudah digunakan kapan pun diperlukan, oleh siapa saja sesuai dengan

tingkat otoritas dan kompetensinya.

Knowledge Management mengelola seluruh elemen sistem berupa dokumen,

basis data, kebijakan, dan prosedur lengkap, beserta informasi tentang pengalaman,

keahlian, dan kecakapan sumber daya manusia secara individu maupun kolektif, yang

dimiliki organisasi dengan bantuan teknologi informasi.

Pengelolaan elemen sistem Knowledge Management ditujukan agar perusahaan

menjadi selalu kreatif, inovatif serta efisien. Sehingga, mempunyai daya saing tinggi

untuk jangka waktu yang panjang.

Dengan sistem tersebut perusahaan akan dapat semakin cepat menyusun

strategi dan bertindak untuk menyikapi setiap perubahan dan dinamika yang terjadi di

dalam maupun di luar organisasi. Melalui sistem itu pula, perusahaan akan dapat

terus meningkatkan nilai (value) bisnisnya sesuai dengan kompetensi inti yang

dimiliki. Karena knowledge organisasi selalu berkembang dari waktu ke waktu.

2.2.1 Kekuatan Sumber Daya Manusia dan Teknologi

Dari rangkuman berbagai pendapat dan pendekatan oleh berbagai kalangan

yang menerapkannya, Knowledge Management juga membawa kesadaran

manajemen, yakni kesiapan sumber daya manusia merupakan syarat sebelum sebuah

teknologi digunakan dalam organisasi. Knowledge Management juga memperjelas

14

pengertian bahwa teknologi dan strategi organisasi memerlukan pemahaman yang

utuh dari keduanya.

Betapapun canggihnya teknologi yang dimiliki oleh suatu organisasi,

kegunaannya sangat tergantung kepada sumber daya manusia yang berada di

belakang. Knowledge Management juga memperjelas pengertian bahwa teknologi

dan strategi strategis organisasi memerlukan pemahaman yang utuh dari keduanya.

2.2.2 Manfaat Knowledge Management Dalam Organisasi Bisnis

Lima manfaat KM menurut Chase International Survey (1997) yang dapat

menjadi sumber inspirasi awal bagi perusahaan yaitu :

Meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan . Meningkatkan respons terhadap pelanggan . Meningkatkan efisiensi cara kerja dan proses . Meningkatkan kemampuan dalam berinovasi . Meningkatkan jumlah produk atau jasa .

Dari sinilah inovasi dapat terus dilakukan. Inovasi tidak lagi hanya tanggung

jawab bagian penelitian dan pengembangan, melainkan semua orang/kelompok dalam

organisasi. Selanjutnya, orientasi dan respons terhadap pelanggan tidak lagi hanya

menjadi tanggung jawab bagian pemasaran dan customer service, namun menjadi

nafas seluruh organisasi. Efisiensi cara kerja dan proses yang selalu dievaluasi akan

membuat organisasi dapat bekerja lebih cerdas dalam memanfaatkan sumber daya

yang ada dari waktu ke waktu. Tidak adanya media dan forum komunikasi di semua

15

lini yang transparan membuat evaluasi cara kerja dalam organisasi jarang dibahas

secara khusus. Karena, semua orang hanyut dalam kesibukan rutin.

Semua manfat Knowledge Management dapat dipetik, karena adanya

kemudahan mengakses informasi yang dibentuk oleh berbagai dokumentasi

pengalaman terdahulu. Akses informasi yang cepat dan mudah, tidak selalu

bertumpu pada dokumentasi yang tersimpan dalam komputer, namun karena adanya

budaya organisasi untuk melakukan knowledge-sharing melalui media dan forum

yang bersifat formal maupun informal.

Muara dari semua teknik dan metode manajemen (termasuk Knowledge

Management) bagi kebutuhan bisnis, yakni bagaimana perusahaan dapat tetap

melayani kebutuhan pelanggan dengan melakukan beberapa hal berikut.

Menangkap informasi. Meningkatkan keluwesan dan adaptasi perusahaan. Beroperasi dengan fixed assets dan overhead. Sumber Daya Manusia, persediaan dan fasilitas yang optimal. Menciptakan, berbagi knowledge, dan terus belajar. Memberdayakan karyawan. Melakukan inovasi. Memperpendek waktu produksi. Menghasilkan produk yang bermutu. Mempercepat pelayanan.

16

Pelayanan kebutuhan pelanggan mustahil dapat dilakukan, apabila perusahaan

tidak terus menerus memfokuskan diri, dalam memperbarui dan meningkatkan mutu

knowledge karyawan maupun tim dalam pekerjaannya.

2.3 Tujuh Langkah Menyelaraskan Knowledge Management

dengan Tujuan Perusahaan

Setelah bisnis inti teridentifikasi secara lengkap dengan visi dan misi yang

telah dimiliki oleh perusahaan, langkah strategis berikutnya yakni menyelaraskan

Knowledge Management dengan tujuan organisasi.

MENDIAGNOSISTINGKAT KNOWLEDGE PERUSAHAAN

MENGADAKAN SHARING VISIONSECARA PERIODIK

MEMBENTUK ORGANISASI PEMBELAJAR

MENGUBAHSETIAP KNOWLEDGE MENJADI TINDAKAN

MENGUKUR EFEKTIVITAS KM

MELEMBAGAKAN KM

MEMBANGUNBUDAYA KNOWLEDGE SHARING

DOKUMENTASI

TUJUAN

ORGANISASI

Gambar 2.1: Langkah Menyelaraskan Knowledge Management

dengan Tujuan Perusahaan

17

2.3.1 Mendiagnosis Tingkat Knowledge Perusahaan

Untuk menyikapi setiap tuntutan perubahan, diperlukan kecerdasan perusahaan

untuk menyikapi semua tuntutan itu. Lalu bagaimana perusahaan dapat mengetahui

tingkat knowledge atau kecerdasan perusahaan (corporate intelligence) untuk dapat

meningkatkan laba, mindshare, kecepatan dalam inovasi, dan time to market yang

pendek dapat dilakukan dengan cara pengumpulan data tentang tingkat knowledge

dari setiap orang guna mencari jawaban pada setiap diagram dalam diagram Delphi

Group ini.

Sumber Informasi

Tahu Tidak Tahu

I

Tahu apa yang

II

Tahu apa yang

Penjelasan :

Tabel Kuadran M

I Adanya

digunaka

II MengetaTahu diketahui tidak diketahui

III

Tidak tahu apa

yang diketahui

IV

Tidak tahu apa

yang tidak

diketahui

Gambar 2.2: Diagram Delphi Group

2.2: Tabel Tingkat Knowledge dan Kesadaran enggambarkan Tingkat Knowledge dan Kesadaran

sumber daya knowledge perusahaan dan secara efektif telah

n.

hui kekurangan knowledge apa yang diperlukan

TidakTahu

18

III Memiliki Sumber daya knowledge namun tidak mengetahuinya dan

tidak digunakan secara efektif.

IV Tidak mengetahui sumber daya knowledge yang sebenarnya

diperlukan dalam organisasi

2.3.2 Mengadakan Sharing Vision Secara Periodik

Aktivitas sharing vision adalah menjelaskan dan mendiskusikan visi, misi, dan

nilai yang dianut organisasi, dalam bentuk yang mudah dioperasikan oleh seluruh

lapisan organisasi. Untuk menuju perusahaan yang bertumpu pada knowledge,

sharing vision mempunyai penekanan membangun dan mengasah kemampuan

analisis setiap pesertanya. Oleh karena itu data dan informasi kondisi perusahaan

yang termutakhir sangat berperan dalam analisis dan keputusan tindakan selanjutnya.

2.3.3 Membentuk Organisasi Pembelajar

Jika knowledge merupakan penerapan dari informasi melalui pengalaman yang

nyata, maka knowledge adalah kemampuan untuk melakukan tindakan. Belajar

merupakan proses meningkatkan kemampuan atau mengisi amunisi untuk bertindak

dan menghasilkan sesuatu. Untuk meningkatkan inovasi melalui knowledge,

diperlukan budaya organisasi untuk selalu belajar.

Konsep learning organization atau organisasi pembelajar, yang antara lain

diawali riset Christ Arygris dari Harvard tahun 70an, adalah metode untuk

membentuk organisasi pembelajar. Konsep ini menjadi semakin populer dan

19

diaplikasikan sejak munculnya pemikiran Peter Senge pada tahun 1990-an, dalam

buku The Fifth Discipline (Lima Disiplin).

Menurut Senge, untuk menciptakan organisasi pembelajar, diperlukan lima

disiplin, yaitu sebagai berikut :

1. Keahlian pribadi (personal mastery).

Mengembangkan keahlian pribadi yang selaras dengan kebutuhan organisasi

untuk mencapai tujuan.

2. Berpikir sistem (system thinking).

Kemampuan untuk memandang setiap masalah secara komprehensif. Selain itu,

juga mengerti hubungan antara satu hal dengan hal lain dan hubungan sebab

akibat dalam organisasi.

3. Membangun visi bersama (shared visioning).

Kemampuan organisasi untuk menciptakan makna yang dalam dan penuh arti

agar dicapai oleh semua orang. Orang belajar dan mengatasi masalah bukan

karena diindoktrinasi, tetapi karena mereka ingin melakukannya.

4. Pembelajaran tim (tim learning).

Mengembangkan kemampuan tim secara bersama untuk mencapai tujuan

organisasi.

5. Model mental (mental modeling).

Mengembangkan model mental kita, tentang bagaimana gambaran kita dalam

memandang dunia dan bagaimana kita mengambil tindakan. Kita sering tidak

menyadari bahwa cara bersikap dan bertindak sangat dipengaruhi oleh bagaimana

cara pandang kita terhadap sesuatu.

20

Pengertian belajar adalah berbagi informasi dan pengetahuan yang diperoleh

semua pelaku organisasi melalui berbagai media dan cara. Belajar secara individual

dalam organisasi merupakan sesuatu yang bermanfaat. Namun, apabila dilakukan

melalui kerjasama tim, maka akan menghasilkan kekuatan yang luar biasa.

Dalam organisasi pembelajar, pelatihan yang dilakukan dalam organisasi,

merupakan aktivitas yang dilakukan secara terus menerus dan berkesinambungan

sesuai dengan visi dan misi organisasi. Meningkatnya penggunaan teknologi, sering

berakibat pada penciutan tenaga kerja. Namun di sisi lain teknologi sangat

memerlukan keahlian dan ketrampilan manusia penggunanya. Budaya belajar akan

memberi peluang bagi semua karyawan yang mampu dan mau belajar, untuk dapat

tetap bekerja di perusahaan.

Organisasi yang selalu belajar , akan mempunyai kemampuan untuk

menyelesaikan diri dengan perubahan secara lebih cepat. Penyesuaian diri yang cepat

akan membuat perusahaan dapat mempertahankan keberadaannya di antara para

pesaing. Hal itu, tentu akan sangat teoretis, jika kita ingin menerapkan organisasi

pembelajar namun tidak mengetahui apa saja aktivitas dalam organisasi pembelajar

ini. Organisasi pembelajar merupakan kepiawaian organisasi yang dilakukan melalui

lima aktivitas berikut.

1. Memecahkan masalah secara sistematis

2. Melakukan percobaan

3. Belajar dari pengalaman masa lalu

4. Belajar dari yang lain

5. Berbagi knowledge

21

2.3.4 Membangun Budaya Knowledge-Sharing

Dalam organisasi knowledge-sharing merupakan napas dari organisasi. Dalam

penerapan Knowledge Management sebagai proses berbagi pengetahuan dalam

organisasi, yang paling menentukan adalah Sumber daya manusia dan budaya

perusahaan. Yang lainnya adalah Sistem Informasi dan strategi informasi serta

Struktur organisasi .

Namun kendala dalam knowledge-sharing adalah sumber daya manusianya

yang enggan melakukan knowledge-sharing. Alasan mengapa orang tidak mau

melakukan knowledge-sharing, yakni sebagai berikut :

1. Mau berbagi pengetahuan, namun tidak cukup waktu untuk itu.

2. Tidak mempunyai ketrampilan dalam Knowledge Management.

3. Tidak mengerti tentang Knowledge Management dan manfaatnya.

4. Tidak ada komitmen dari manajer senior.

5. Tidak ada dana untuk Knowledge Management.

6. Kegagalan untuk mendorong knowledge-sharing sebagai budaya.

Tabel Amrit Tiwana (2001) dibawah ini menunjukkan mengapa orang enggan

melakukan knowledge-sharing dan solusinya.

Tabel 2.3: Tabel Alasan dan Solusi Orang Segan Melakukan Knowledge Sharing Solusi Sebab

Budaya Penghargaan

Knowledge merupakan

keamanan posisi/kedudukan

Ya

22

dalam pekerjaan

Takut tidak mendapat nilai

dan adanya rasa kecurigaan

Ya Ya

Kehilangan kepemilikan

dalam hal keahlian

Ya

Takut melakukan kesalahan Ya

Kurangnya pemahaman

akan pentingnya nilai untuk

meningkatkan pengetahuan

secara terus menerus.

Ya

Kurangnya mekanisme

knowledge sharing

Ya

Kurangnya waktu untuk

melakukan tukar menukar

pengetahuan dan

pengalaman

Ya

Tidak adanya kemauan

menggunakan teknologi

untuk berbagi pengetahuan

Ya Ya

23

2.3.5 Mengubah setiap Knowledge Menjadi Tindakan

Budaya organisasi pembelajar, telah dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan

organisasi namun akan sia-sia jika pengetahuan yang diperoleh tidak diterapkan

dalam organisasi.

Penerapan Knowledge Management bagi organisasi yakni untuk memperkecil

dan menghilangkan kesenjangan antara kekayaan knowledge dengan tindakan

(action). Lalu mensejajarkan jumlah kekayaan knowledge dengan kekayaan tindakan

yang terfokus bagi pencapaian tujuan dan sasaran-sasaran organisasi.

Kerangka Kerja Zack untuk menganalisis kesenjangan knowledge dan tindakan

yang diperlukan :

APA YANG HARUSDIKETAHUI

PERUSAHAAN

HUBUNGAN STRATEGYKE KNOWLEDGE

APA YANG HARUSDILAKUKAN

PERUSAHAAN

KESENJANGANKNOWLEDGE

APA YANG HARUSDIKETAHUI

PERUSAHAAN

HUBUNGANKNOWLEDGE KE

STRATEGY

APA YANG HARUSDILAKUKAN

PERUSAHAAN

KESENJANGANSTRATEGY

Gambar 2.3: Kerangka Kerja Zack

Untuk menganalisis antara knowledge dan tindakan diperlukan pemetaan yang

dapat dilakukan dengan mengetahui tiga klasifikasi knowledge berikut.

1. Core knowledge merupakan knowledge inti yang diperlukan sebuah organisasi.

24

2. Advanced knowledge, adalah knowledge yang membuat keunggulan bersaing

sehingga perusahaan, sekaligus mampu berhadapan langsung dengan pesaingnya.

3. Inovative knowledge, merupakan knowledge yang membuat perusahaan dapat

mengubah aturan main yang digeluti dan membuat perusahaan menjadi

pemimpin di jalurnya.

2.3.6 Mengukur Efektivitas Knowledge Management

Efektif atau tidaknya seluruh aktivitas Knowledge Management, perlu

dievaluasi melalui pengukuran efektivitas.

Berikut ini beberapa tehnik yang dapat dipakai untuk mengukur keluaran dari

aktivitas Knowledge Management :

a. Melakukan survey untuk mengetahui berapa banyak orang mendapatkan manfaat

dari diterapkannya Knowledge Management.

b. Menemukan berbagai contoh persoalan yang terjadi dalam organisasi yang

akhirnya dapat dihindari/diselesaikan dengan Knowledge Management.

c. Seberapa mudah orang dapat mengakses informasi yang diperlukan ketika

bekerja.

2.3.7 Melembagakan Knowledge Management

Jika Knowledge Management telah diterapkan perusahaan, melembagakan

knowledge Management baik secara formal maupun informal menjadi suatu

kebutuhan. Manfaatnya adalah untuk mengorganisasi seluruh aktivitas Knowledge

25

Management sejak strategi perencanaan, penerapan, hingga pengukuran tingkat

efektivitas Knowledge Management. Beberapa pendekatan untuk melembagakan

Knowledge Management :

1. Membentuk komunitas praktisi (Community of practice) guna memfasilitasi

knowledge-sharing, sebagai wujud aktivitas organisasi pembelajar.

Dapat dibedakan menjadi tiga golongan berikut :

Komunitas Praktisi dalam satu departemen

Komunitas Praktis lintas departemen/fungsi

Komunitas Praktis antar perusahaan

2. Memasukkan knowledge Management sebagai program departemen sumber daya

manusia.

3. Mengaplikasikan langsung Knowledge Management tools dengan teknologi

informasi.

4. Membentuk departemen khusus Knowledge Management.

2.4 Peran Teknologi Informasi dalam Knowledge

Management

Teknologi modern telah memungkinkan setiap orang untuk mendapatkan

informasi atas semua topik. Internet sebagai salah satu media yang memungkinkan

informasi dapat diakses oleh setiap orang. Kemudahan akses terhadap informasi

membuktikan bahwa masyarakat sedang berada pada abad informasi. Dengan

26

menyadari bahwa pentingnya informasi dan pengetahuan, serta didukung oleh

teknologi web, membuat perusahaan-perusahaan sekarang ini tertarik pada knowledge

Management.

Adapun teknologi-teknologi informasi yang mendukung knowledge

Management adalah sebagai berikut :

Intranet

Intranet adalah jaringan yang beroperasi di dalam organisasi dengan

menggunakan protokol TCP/IP, yang merupakan protokol yang sama digunakan

untuk internet. Oleh karena protokol yang digunakan sama maka organisasi dapat

menggunakan WEB browser dan WEB server yang sama seperti yang digunakan

dalam internet. Intranet merupakan jaringan di dalam organisasi, sehingga tidak

dapat diakses oleh orang di luar organisasi. Penggunaan intranet mendatangkan

keuntungan yang cukup besar kepada organisasi yang menyediakan fasilitas

internet seperti World Wide Web, surat elektronik dan penggunaan dokumen

secara bersama-sama. Dengan hanya menggunakan WEB browser para pengguna

dalam perusahaan mengakses semua informasi atau pengetahuan perusahaan.

Situs WEB sangat berguna untuk mendapatkan dan mengelola isi yang secara

berkala berubah dan dapat dihubungkan dengan situs-situs yang lain.

Contoh aplikasi web base yang memanfaatkan teknologi intranet dan internet

adalah Corporate Portal dimana semua informasi yang diperlukan perusahaan

dimanage dalam satu halaman portal. Jadi di dalam halaman tersebut terdapat

semua channel yang berkaitan dengan aktifitas dan informasi yang berhubungan

dengan karyawan perusahaan.

27

Dengan menggunakan Corporate portal, para pekerja pengetahuan

(knowledge worker) di perusahaan dapat berkolaborasi satu sama lain dan juga

memungkinkan adanya partisipasi pihak luar/eksternal, dengan memberikan akses

kepada mereka untuk masuk ke dalam sistem ERP perusahaan guna mengetahui

progress dari order mereka (outstanding receipts, delivery updates), dalam hal ini

Corporate Portal berfungsi sebagai front-end sistem berfungsi sebagai front-end

sistem yang menjadi jembatan dalam mengakses back-end sistem (sistem ERP

perusahaan). Dan karena karakteristiknya yang Web enable dengan koneksi

internet, maka para karyawan dapat dengan mudah dari mana saja dan kapan saja

mengakses sitem ERP melalui halaman Portal ini untuk melakukan tukar menukar

informasi.

Document Management Systems

Sistem pengelolaan dokumen merupakan penyimpanan dari dokumen penting

perusahaan dan juga merupakan penyimpanan dari pengetahuan explicit. Sistem

ini merupakan alat yang sangat berharga dalam penciptaan dan proses dokumen

yang kompleks. Sistem pengelolaan dokumen unggul dalam pengendalian suatu

proses dari pembuatan dokumen, pemrosesan dan peninjauan. Beberapa

organisasi menerapkan sistem manajemen pengetahuan dengan menggunakan

sistem pengelolaan dokumen karena dengan berkembangnya organisasi maka

semakin banyak dokumen atau pengetahuan explicit yang dihasilkan dalam

perusahaan, sehingga akan semakin sulit dalam mengelola dan mencari dokumen

yang diinginkan .

Information Retrieval Engines

28

Mesin pencari informasi ini dapat ditemukan dalam bentuk search engine di

internet dimana information retrieval engines menggunakan natural language

query dalam menemukan informasi yang kita butuhkan. Mesin pencari menjadi

pendukung sistem manajemen pengetahuan dalam pencarian informasi baik yang

berupa dokumen, presentasi, gambar, video, diskusi, situs-situs dan sebagainya.

Relational and Object Databases

Object databases dan object relational databases banyak diterapkan di dalam

perusahaan-perusahaan dalam bentuk sistem informasi seperti aplikasi

transaction processing system. Teknologi berbasis obyek (object oriented) ini

menjadi sangat penting dalam mendukung sistem knowledge Management.

Untuk dapat memaksimalkan penggunaan teknologi database object, diperlukan

sebuah standar komunikasi seperti SQL (Structured Query Language) dan ODBC

(Open Database Connectivity) supaya pengguna dapat mengakses informasi

melalui relational database mereka.

Electronic Publishing System

Dengan kehadiran internet, intranet, atau extranet menyebabkan manajemen

dan distribusi dari pengetahuan menjadi lebih kompleks. Perusahaan-perusahaan

yang terdepan berusaha mengintegrasikan sistem penerbitan elektronik ke dalam

sistem manajemen pengetahuan mereka. Dengan mengintegrasikan sistem

penerbitan elektronik ke sistem manajemen pengetahuan mengijinkan pemakain

untuk menampilkan informasi dengan format yang konsisten tanpa

memperdulikan sumber, penerbit ataupun lokasi penerbitan. Sebagai bahasan

yang independen untuk sebuah isi, HTML (Hyper Text Markup Language)

29

menjadi sangat penting dalam aplikasi sistem manajemen pengetahuan. Ia

menyediakan sebuah presentasi yang kaya dan menampilkan struktur dari isi yang

asli dengan mengijinkan pengaksesan melalui WEB browser.

Groupware and Work Flow System

Organisasi menggunakan sistem groupware ketika pemakai dalam sebuah

kelompok atau departemen membutuhkan kolaborasi atau komunikasi dalam

bertukar pikiran. Hal ini menjadikan Groupware menjadi teknologi yang sangat

penting dalam pertukaran pengetahuan tacit. Groupware mengijinkan percakapan

yang formal dan khusus dimana pemakai tidak dapat melakukan suatu

komunikasi secara real time. Proses transfer pengetahuan sering terjadi pada

suatu keadaan khusus dimana kebutuhan akan pengetahuan yang spesifik timbul

pada suatu tempat di dalam organisasi, tetapi organisasi juga mempunyai jumlah

besar dari proses formal yang membutuhkan pengaturan dalam penggerakan

informasi. Workflows system memungkinkan pemakai untuk menyusun proses

transfer pengetahuan ketika mereka membutuhkan sebuah metode penyebaran

informasi yang baku.

Data Warehouse dan Data Mining Tools

Organisasi-organisasi sekarang ini sedang membentuk gudang data dan

melengkapi manajer bisnis mereka dengan alat pencarian data untuk

mengoptimalkan pelanggan, penyedia dan proses-proses internal yang ada

sekarang ini dan juga untuk menemukan hubungan kerja sama yang baru dengan

mereka. Penerapan dan penggunaan gudang data menjadi semakin luas

diterapkan sejak setiap orang yang terdapat dalam organisasi berbasis

30

pengetahuan membutuhkannya dalam membuat keputusan berdasarkan sejumlah

data yang komplek. Sistem manajemen pengetahuan harus menyediakan suatu

cara untuk menjelaskan dan menyediakan akses ke laporan yang umum sehingga

pemakai tidak perlu mengenal lebih baik tentang alat pecarian data secara teknik

dalam menentukan data secara teknik dalam menentukan data dan juga akses ke

laporan pada topik yang mereka cari.