Vejledning ibrug af billeder i Skanderborg Kommune

LA

YOU

T O

G T

RY

K: K

RE

ATIV

T C

EN

TER

• S

KA

ND

ER

BO

RG

KO

MM

UN

E 2

013

Formålet med vejledningen er ikke at begrænse eller besværliggøre fotogra-fering og anvendelse af billeder, men understøtte vurderingerne af, hvornår du kan offentliggøre billeder uden tilla-delse, og hvornår det er nødvendigt at indhente tilladelse.

På side 4 og 5 fi ndes datatilsynets vej-ledning og Skanderborg Kommunes an-befalinger præsenteret i kort form, mens de efterfølgende sider går i dybden med retningslinjer, opmærksomhedspunkter og anbefalinger.

Vejledning i brug af billeder i Skanderborg Kommunei Skanderborg Kommune

I Skanderborg Kommune er billeder i mange sammen-hænge et centralt arbejds-, dokumentations- og kommu-nikationsredskab. Vejledningen er ment som en hjælp til de ledere og medarbejdere, der benytter sig af billeder i deres arbejde i Skanderborg Kommune.

Vejledningen er udarbejdet af Fagsekretariatet Børn og Unge. Yderligere oplysninger kan evt. fås hos Hanne Holstein Ipsen, tlf: 8794 7365.

Indhold

Skanderborg Kommunes anbefalinger – kort og godt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Kort om de relevante bestemmelser i persondataloven . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Situationsbilleder og portrætbilleder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Samtykke og tilladelse til offentliggørelse af billeder . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Særligt om brug af billeder til intern dokumentation og visning . . . . . . . . . . 9

Opbevaring af billeder og tilladelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Tilbagetrækning af tilladelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Genbrug af billeder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Forældre og pårørendes fotografering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Billeder uden personer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Billeder taget af eksterne fotografer – ophavsret . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Side 3

Skanderborg Kommunes anbefalinger – kort og godt

Når du tager digitale billeder af perso-ner, er du omfattet af persondataloven, som gælder for al behandling af person-oplysninger, der helt eller delvist fore-tages ved hjælp af elektronisk databe-handling. Det betyder, at så snart man benytter et digitalkamera og lægger bil-lederne på en pc, skal persondataloven overholdes.

Ønsker man som medarbejder at offent-liggøre billeder på en hjemmeside, i en virksomhedsplan, en pjece, offentligt til-gængelige rapporter eller andet, fi ndes i datatilsynets vejledning en helt central skelnen, der er nødvendig at kende: Der skelnes mellem situationsbilleder og portrætbilleder.

• Situationsbilleder defi neres som bil-leder hvor det primære formål er at vise en aktivitet eller en situation.• Situationsbilleder kan du som ud-

gangspunkt anvende, uden at du har søgt om tilladelse. Dog skal du overveje, om billederne kan være af krænkende karakter. I så fald skal du søge om tilladelse.

• Portrætbilleder er billeder, hvor det primære formål er at afbilde en eller fl ere bestemte personer.• Portrætbilleder skal du altid søge

om tilladelse til at anvende.

Offentliggøres billeder på en hjemme-side, i en virksomhedsplan, en pjece, of-fentligt tilgængelige rapporter eller an-det, skal der derfor indhentes skriftligt samtykke hertil, hvis der er tale om:

• Portrætbilleder - herunder billeder af ansatte samt gruppe- og klassebille-der

• Tilfælde hvor man er i tvivl om, hvor-vidt det er et situationsbillede eller et portrætbillede

• Situationsbilleder der kan opfattes som krænkende. (fx billeder af børn helt eller delvist uden tøj på; børn der er kommet til skade eller er ulykke-lige; en ældre borger, der ligger i en seng. Vær derfor opmærksom på, om et billede kan opfattes krænkende, og overvej, om det overhovedet skal bru-ges).

»...så snart man benytter et digitalkamera og lægger billederne på en pc, skal persondataloven overholdes.«

Side 5

Gøres der indsigelse mod et offentlig-gjort billede, bør man oftest imødekom-me anmodningen og fjerne billedet fra den sammenhæng, det er blevet offent-liggjort.

Billeder af personer skal ifølge person-dataloven opbevares i overensstem-melse med god databehandlingsskik. Herunder ligger kravet om, at uvedkom-mende ikke må få adgang til billederne. Billederne må heller ikke anvendes til et andet formål, end det de oprindelig er blevet taget til.

Selv om persondataloven ikke gælder for analoge billeder (papirbilleder) og gam-meldags VHS video, henstiller Skander-borg Kommune til, at man nøje overvejer beskyttelseshensynet, uanset hvilket medie billederne optages med, og ef-terfølgende bruges til. Denne anbefaling skal også ses i lyset af, at et papirbillede nemt kan gøres elektronisk, hvis det bli-ver scannet ind. Et indscannet billede er således underlagt persondataloven bestemmelser omkring registrering og brug af personoplysninger som beskre-vet ovenfor.

Skanderborg Kommune vil ikke blande sig i, om forældre og pårørende foto-graferer, men vi opfordrer ansatte til at være opmærksomme på, at kommunen har en forpligtelse til at sikre, at borgere der er i kommunens varetægt, ikke ud-

sættes for uønsket og/eller krænkende fotografering. Det anbefales, at de en-kelte kontraktholdere i samarbejde med bestyrelserne vurderer, hvorvidt der skal udarbejdes retningslinjer for fx foræl-drefotografering i dagtilbuddene og på skolerne eller indenfor ældre- og handi-capområdet.

Kort om de relevante bestemmelser i persondataloven

Når du som offentlig myndighed tager digitale billeder af personer, er du omfat-tet af persondataloven, som gælder for al behandling af personoplysninger, der helt eller delvist foretages ved hjælp af elektronisk databehandling. Det bety-der, at så snart man benytter et digital-kamera og lægger billederne på en pc, skal persondataloven overholdes. Papir-billeder og gammeldags VHS videofi lm er ikke omfattet af persondataloven.

Offentliggørelse af et billede af en gen-kendelig person betragtes som elektro-nisk behandling af personoplysninger, og er derfor omfattet af persondatalo-ven. Dette gælder uanset om billedet er ledsaget af en tekst, der identifi cerer den pågældende. Det er derfor vigtigt at kende til persondatalovens regler om brug af billeder. Det gælder uanset om

du gerne vil anvende billeder til elektro-niske medier, tryksager, der lægges på fx hjemmesiden, eller gerne vil lave le-vende billeder. Persondatalovens regler skal derfor være overholdt, men at være omfattet af loven betyder ikke, at det er ulovligt at tage billeder eller offentlig-gøre dem. Det betyder blot, at du skal være opmærksom på, at det ifølge loven kræver samtykke at offentliggøre visse billeder.

Datatilsynet har beskrevet retningslinjer for, hvad der vil være muligt, og hvad der vil være ulovligt i henhold til persondata-loven. Det vil dog altid bero på en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde, hvorvidt en offentliggørelse af et billede er lovlig. Derudover er det i første omgang den da-taansvarlige selv (den der tager billedet og anvender det), der skal foretage vur-deringen. En helt central skelnen i data-tilsynets vejledning, der er nødvendig at kende, når man arbejder med billeder, der offentliggøres, er mellem situati-onsbilleder og portrætbilleder. Denne vil blive beskrevet efterfølgende.

Situationsbilleder og portrætbilleder

Når man ønsker at offentliggøre billeder, skelnes der ifølge datatilsynets vejled-ning vedrørende offentliggørelse af bil-leder mellem to typer: situationsbilleder og portrætbilleder.

• Situationsbilleder defi neres som bil-leder hvor det primære formål er at vise en aktivitet eller en situation. Dis-se kan du som udgangspunkt anven-de, uden at du har søgt om tilladelse. Dog skal du overveje, om billederne kan være af krænkende karakter. I så fald skal du søge om tilladelse.

• Portrætbilleder er billeder, hvor det primære formål er at afbilde en eller fl ere bestemte personer. Disse skal du altid søge om tilladelse til at anvende.

»Når du offentliggør et billede bør du derfor tænke over, hvor let (eller svært) det er at imødekomme en anmodning om at få et billede fjernet.«

»Det gør ikke noget, at man kan genkende personer på situationsfotoet, når det er klart, at hensigten med bille-det mere er at vise situationen end den enkelte person.«

Situationsbilleder

Situationsbilleder defi neres som billeder hvor det primære formål er at vise en ak-tivitet eller en situation. Det kan fx være børn, der leger i en skolegård, besøgen-de i zoologisk have eller mennesker til en koncert. Det gør ikke noget, at man kan genkende personer på situationsfo-toet, når det er klart, at hensigten med billedet mere er at vise situationen end den enkelte person. Modsætningen her-til er portrætbilleder, hvor formålet er at afbilde en eller fl ere bestemte personer, mere herom nedenfor.

Situationsbilleder kan du som udgangs-punkt offentliggøre uden, at du har søgt om tilladelse eller samtykke (jf. interes-seafvejningsreglen i persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 7). Da der altid vil være tale om en helhedsvurdering af formålet med offentliggørelsen, skal offentliggørelse ske under hensyntagen til karakteren af billedet, herunder den sammenhæng, hvori billedet optræder og formålet med offentliggørelsen. Det afgørende kriteri-um er, at den afbildede ikke med rimelig-hed må kunne føle sig udstillet, udnyttet eller krænket. Billederne skal således være harmløse. Billeder, der antages at kunne virke krænkende for de afbildede, fx hvis to genkendelige personer afbildes i intime situationer, må således ikke of-fentliggøres uden samtykke. Er du i tvivl, om billedet kan opfattes krænkende, bør

du derfor søge om tilladelse fra de per-soner, som er afbilledet. Derudover vil en indsigelse mod et offentliggjort bil-lede konkret kunne bevirke, at interes-seafvejningen falder til fordel for den re-gistrerede. I et sådant tilfælde bør man imødekomme anmodningen og fjerne billedet fra den sammenhæng, det er blevet offentliggjort. Når du offentliggør et billede bør du derfor tænke over, hvor let (eller svært) det er at imødekomme en anmodning om at få et billede fjernet.

Eksempler fra Datatilsynets hjemmesi-de på situationsbilleder, der normalt ikke vil kunne offentliggøres uden samtykke:

• Billeder optaget af ansatte på arbejde i en privat virksomhed eller en offent-lig myndighed

• Billeder af kunder i en forretning, i banken, på posthuset m.v.

• Besøgende på en bar, natklub, disko-tek eller lignende

Portrætbilleder

Portrætbilleder er billeder, hvor det pri-mære formål er at afbilde en eller fl ere bestemte personer. Det kan fx være bil-leder af medarbejdere eller de årlige klassebilleder skolens børn. I mange til-fælde kan det dog være svært entydigt

Side 7

at defi nere og afgøre, hvor grænsen mel-lem situationsbilleder og portrætbille-der går. En god tommelfi ngerregel er, at hvis personerne på billedet er centrale, taler det for, at billedet må anses for at være et portrætbillede. Er der tale om et nærbillede af børn eller voksne, kan man som hovedregel sige, at det er et portrætbillede.

Portrætbilleder skal du altid søge om samtykke til at offentliggøre. Dette er begrundet i, at offentliggørelse vil kun-ne medføre ulempe for de registrerede. Nogle mennesker vil kunne føle ubehag ved, at billeder hvor de er i centrum, eventuelt sammen med oplysninger om navn mv., gøres offentligt tilgængeligt for alle. Denne ulempe vejer tungere end interessen i offentliggørelsen (jf. interes-seafvejningsreglen i persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 7). Hvis en skole således fx ønsker at offentliggøre portrætbille-der eller klassebilleder af eleverne på sin hjemmeside, må det kun ske, hvis der inden offentliggørelsen indhentes et udtrykkeligt samtykke fra hver enkelt elev, eller dennes forældre, afhængig af elevens alder. Er man i tvivl om, hvorvidt et billede er et portræt- eller et situati-onsbillede, bør man indhente samtykke fra den fotograferede og/eller dennes forældre.

Samtykke og tilladelse til offentliggørelse af billeder

Ved offentliggørelse af et portrætbil-lede – eller et situationsbillede, hvor personerne er centrale, eller hvor der er risiko for, at billedet kan opfattes kræn-kende – på en hjemmeside eller i en virk-somhedsplan, en pjece, en tryksag eller andet, der er tilgængeligt på internettet, er det vigtigt at indhente samtykke. Per-soner over 15 år skal selv afgive deres samtykke. Når der er tale om børn under 15 år, er det forældre/værge, der skal af-give deres samtykke.

Ved indhentelse af samtykke er det vig-tigt, at det er helt klart, hvad det er, der skrives under på. Sørg derfor altid for at skrive helt præcist, hvad det er, under-skriveren giver tilladelse til.

»Billederne må heller ikke anvendes til et andet formål, end det de oprindelig er blevet taget til.«

Særligt om brug af billeder til intern doku-mentation og visning

Situationsbilleder må selvfølgelig gerne bruges til intern dokumentation i det pædagogiske arbejde, samt hænges op i dagtilbuddet, på skolen, i SFO’en osv. uden samtykke. Det samme gælder for borgere på plejehjem, handicapinstitu-tioner mv.

Man bør dog være lydhøre overfor even-tuelle indsigelser. Det kunne være, hvis en forælder føler, at hans søn er afbille-det på en måde, der kan opfattes kræn-kende, fordi han fx ikke er fuldt påklædt eller fremstår meget ulykkelig. En anden situation kunne være en pårørende, der føler, at hendes mor, der er afbilledet i en genoptræningssituation, bliver udstillet.

Med hensyn til portrætbilleder opfatter Skanderborg Kommune ikke ophæng-ning af billeder af børn i et dagtilbud, på en skole mv. som offentliggørelse. Det kan dog stadig være en god ide at ind-hente samtykke. Derudover bør man, ligesom det er tilfældet med situations-billeder, være lydhør overfor eventuelle indsigelser mod ophængningen. I denne sammenhæng er det vigtigt at under-strege, at hvis der lægges billeder på fx BørneIntra eller SkoleIntra, er der tale om offentliggørelse, uanset om det er i

de lukkede fora ForældreIntra og Perso-naleIntra, eller der er tale om en hjem-meside. Portrætbilleder, der lægges her, kræver således forudgående samtykke.

Opbevaring af billeder og tilladelser

Ifølge persondataloven skal billeder af personer opbevares i overensstem-melse med god databehandlingsskik. Herunder ligger kravet om, at uvedkom-mende ikke må få adgang til billederne. Billederne må heller ikke anvendes til et andet formål, end det de oprindelig er blevet taget til. Hvis en institution fx har taget billeder på den årlige udfl ugt til en bondegård med det formål at bruge bil-lederne til intern dokumentation, må billederne ikke efterfølgende anvendes på bondegårdens hjemmeside som re-klame for udfl ugtsmålet. Derudover skal der, hvis billederne kan karakteriseres som personfølsomme, ske logning på brugen af billederne, ligesom adgangen til billederne skal kontrolleres ved fx passwords.

Ved særlig tilladelse til brug af et billede, er det vigtigt, at du opbevarer tilladelsen og billedet. I et sådant tilfælde kan det være en god ide at kopiere billedet ind på bagsiden af fototilladelsen, så det er utvetydigt, hvilket billede og hvilken til-ladelse, der hører sammen.

Side 9

Personoplysninger må som udgangs-punkt ikke opbevares i en form, der gør det muligt at identifi cere den enkelte person længere end nødvendigt. Når der er tale om billeder, er det som ud-gangspunkt den dataansvarlige selv, der defi nerer, hvor længe det er nødvendigt at opbevare dem. Der er således ikke defi neret en slettefrist for personoplys-ninger. Skanderborg Kommune vurderer dog generelt, at billeder oftest bør slet-tes senest 3 år (generel slettefrist 5 år), efter de er taget. Med hensyn til billeder af børn kan slettefristen være kortere. Fx vil et billede af et barn, der ikke længere går i det dagtilbud, hvor billedet er taget, ikke kunne opbevares.

Tilbagetrækning af tilladelser

Hvis der kommer en indsigelse, hvor et situationsbillede eller portrætbillede al-ligevel ikke må anvendes, selvom der er givet tilladelse hertil, skal man forsøge at imødekomme ønsket og fjerne bille-det. Vil et forældrepar fx alligevel ikke vil have, at et billede af deres barn bliver anvendt på dagtilbuddets hjemmeside, skal du forsøge at imødekomme deres ønske og fjerne billedet.

Der kan være tilfælde, hvor det ikke kan lade sig gøre at fjerne et billede, eller hvor et billede fx er blevet brugt i en dyr

produktion af en pjece, hvor det må over-vejes, om hensynet til den afbildede ve-jer tungere end hensynet til kommunens interesse i, at pjecen ikke skal laves helt om. Der kan også være situationer, hvor pjecen er blevet distribueret til en stor og måske ubekendt personkreds, og hvor det er umuligt at trække pjecen tilbage. Er du i tvivl om, hvad du skal gøre, kan du kontakte juridisk afdeling.

Genbrug af billeder

Hvis du gerne vil genbruge et billede, som oprindeligt er blevet brugt i en an-den sammenhæng (hvis du fx gerne vil bruge et billede fra et cykelløb i forbin-delse med en sommerfest til at illustrere noget omkring vigtigheden af motion), er det nødvendigt, at du søger om tilladelse fra den/de afbildede igen.

Forældre og pårørendes fotografering

Persondataloven gælder ikke for databe-handling, som en person foretager med henblik på udøvelse af aktiviteter af rent privat karakter. Det betyder, at hvis hen-sigten med at tage billeder alene er at bruge dem til privat brug, så er det ikke omfattet af persondataloven.

»Hvis du vil bruge et portrætbillede taget af en professio-nel fotograf, skal du være opmærksom på at indhente til-ladelse både fra fotografen og fra personerne på billedet.«

Skanderborg Kommune kan derfor ikke som sådan begrænse forældres og på-rørendes fotografering, men når borgere (særligt børn eller særligt udsatte) er i kommunens varetægt, eksisterer der en forpligtelse til at sikre, at de ikke udsæt-tes for uønsket fotografering. Det kan derfor være en god ide, at de enkelte kontraktholdere vurderer, om der skal udarbejdes særlige retningslinjer for forældres og pårørendes fotografering og brug af billeder. Det kan fx være i for-bindelse med fødselsdage og sommer-fester.

Billeder uden personer

Billeder af biler, hvor man kan læse num-merpladen eller gravsten, hvor man kan læse navnet, er som udgangspunkt ikke følsomme oplysninger og kan derfor of-fentliggøres uden samtykke. Der kan dog være omstændigheder, der gør, at et bil-lede kan anses som personfølsomt. Det kan fx være, hvis bilen holder parkeret uden for den lokale bodega. I sådanne tilfælde er det den dataansvarlige, der skal vurdere, om det er nødvendigt at sløre nummerpladen.

Billeder taget af eksterne fotografer – ophavsret

Ønsker du at anvende et billede taget af en anden (professionel) fotograf, fra et professionelt billedarkiv, fra andres hjemmesider eller lignende, er det vig-tigt at få tilladelse fra den, der har taget billedet (eller har fået overdraget rettig-hederne til billedet).

Hvis du vil bruge et portrætbillede taget af en professionel fotograf, skal du være opmærksom på at indhente tilladelse både fra fotografen og fra personerne på billedet. Du kan ikke bare frit anven-de et portrætbillede uden forudgående tilladelse fra den afbillede blot fordi, det er taget af en professionel fotograf. Der-udover skal det understreges, at profes-sionelle, eksterne fotografer også skal opfylde persondataloven.

Benytter man billeddatabaser som fx colourbox.dk, istockphoto.com eller an-dre, hvor man betaler for download af billeder, man gerne vil benytte i en be-stemt sammenhæng, er indhentning af samtykke ikke nødvendigt. Det anbefales dog, at man sætter sig ind i de regler og retningslinjer knyttet specifi kt til disse billeddatabaser, før man benytter bille-der herfra.

Side 11

LA

YOU

T O

G T

RY

K: K

RE

ATIV

T C

EN

TER

• S

KA

ND

ER

BO

RG

KO

MM

UN

E 2

013