K U O N G O Z A K WA UA D I L I F U : K A N U N I Z A M A A D I L I

Mpango wa Utekelezaji wa kimataifa wa UniversalMpango wa Utekelezaji wa Kimataifa wa Universal unahakikisha tunatenda kwa uadilifu, kulingana na sera zetu za utekelezaji. Universal imeanzisha ukurasa wa Utekelezaji kwenye wavuti yake inayopatikana hadharani, na inaendesha ukurasa wa Utekelezaji katika lugha 17. Tafadhali tembelea ukurasa wetu wa Utekelezaji kwa maelezo zaidi kuhusu utekelezaji:

www.universalcorp.com/compliance

Mawasilino ya Simu ya Moja kwa Moja ya Utekelezaji ya UniversalMawasilino ya Moja kwa Moja ya Utekelezaji ya Universal yanaweza kufanyika kutoka mahali popote duniani. Orodha kamili ya simu za Utekelezaji wa kimataifa zimechapishwa nyuma ya Kanuni hizi na pia zinaweza kupatikana katika wavuti ya Utekelezaji ya Universal.

Wavuti: www.ethicspoint.com au www.universalcorp.com/compliance

Mawasilino ya simu ya Moja kwa Moja ya Utekelezaji inapatikana masaa 24 kwa siku, siku 7 za juma.Hakuna mtu anakayeripoti kupitia mawasiliano ya simu ya moja kwa moja ya Utekelezaji atahitajika kutoa jina lake au taarifa yoyote ya kumtambulisha na hakuna Kitambilisho cha mpiga simu au vifaa vya kurekodia vitatumika.

Kamati ya Utekelezaji ya UniversalHarvard B. Smith Ofisa Mkuu wa Mambo ya Utekelezaji

Unaweza kuwasiliana na mjumbe yoyote wa Kamati ya Utekelezaji kwa kupiga simu namba +1 804 359 9311 (Richmond, Virginia-Amerika) au kwa kumtumia Ofisa Mkuu wa Utekelezaji barua pepe kwa anwani hii: compliance@universalleaf.com. Tafadhali, kumbuka kwamba barua pepe kwenda compliance@universalleaf.com zitaonyesha utambulisho.

Mwongozo wa Utekelezaji wa Kupambana na rushwaUniversal haitoi rushwa. Wakati wote tunatenda kwa mujibu wa sheria zote pamoja na sera za Universal zinazohusiana na masuala ya rushwa. Mwongozo wetu wa Utekelezaji wa Kupambana na rushwa unajumuisha sera za kupambana na rushwa, na unaweza kupatikana kwa kutembelea ukurasa wetu wa Utekelezaji kwenye wavuti: www.universalcorp.com/compliance.

Scott J. BleicherTheodore G. BroomeCatherine H. Claiborne

Candace C. FormacekGeorge C. Freeman, IIIAirton L. Hentschke

Johan C. KronerH. Michael LigonPreston D. Wigner

Ujumbe kwa wafanyakazi, ofisa/maofisa, na wakurugenzi wa familia ya shirika la Universal

Wapendwa Wafanyakazi wenzangu:

Familia ya makampuni ya Universal imekuwa ikifanya biashara kwa kujivunia kwa zaidi ya miaka 100. Wakati huo, watu wetu duniani kote wamejitahidi kujenga rasilimali yetu muhimu zaidi katika biashara—Uadilifu.

Tukiangalia mbele, tunatakiwa kuidumisha rasilimali hii adimu. Kufanya biashara yetu kwa uadilifu ni muhimu katika kudumisha hadhi yetu kama viongozi katika sekta yetu. Tunawajibika kwa wateja wetu, jamii zetu, wanahisa wetu, na kwa kila mmoja wetu. Wote tunajukumu muhimu la kutekeleza, na Universal inakutegemea.

Kanuni zetu za Maadili huweka viwango vya juu vya kimaadili kutuongoza. Kufanya biashara kulingana na viwango vya juu vya kimaadili ndio njia bora ya kufanya, na pia ni nzuri kwa biashara. Linapokuja suala la maadili na uadilifu, Sisi Universal tuna malengo matatu ya msingi: 1) fanya kazi kwa uadilifu; 2) fanya biashara kwa uadilifu na 3) shughulikia taarifa na rasilimali kwa uadilifu. Tukifikia malengo haya, tunaifanya Universal kuwa kampuni inayostahili kuwa.

Wako mwaminifu,

George C. Freeman, III Mwenyekiti, Rais na Ofisa Mkuu Mtendaji

02

Orodha ya Yaliyomo

03

Kufanya Biashara kwa Uadilifu• Kushindana na Wengine na Kukabiliana kwa Haki ...... Uk. 12• Hakuna Utoaji Rushwa ...................................................... Uk. 12• Zawadi na Burudani ........................................................... Uk. 13• Vikwazo na Ususiaji Biashara ........................................... Uk. 14

33Kushughulikia Taarifa na Raslimali kwa Uadilifu

• Hakuna Uendeshaji Biashara wa Ndani.......................... Uk. 17• Hakuna Mgongano wa Kimaslahi .................................... Uk. 17 • Kulinda Taarifa na Rasilimali ............................................ Uk. 18 • Kuripoti; Vitabu na Rekodi; Udhibiti wa Mahesabu .......Uk. 19

44

Kufanya Kazi kwa Uadilifu• Haki ya Kutokubaguliwa na Kunyanyaswa ................... Uk. 09• Afya, Usalama, na Mazingira ............................................ Uk. 09• Uwajibikaji kwa jamii ......................................................... Uk. 10

22

Maelezo ya Jumla• Ujumbe ................................................................................. Uk. 01• Ni Nani yuko Chini ya Kanuni hizi ................................. Uk. 04• Kushindwa kufuata Kanuni hizi ...................................... Uk. 04• Sera ya Kutolipiza Kisasi ................................................... Uk. 04• Nini cha Kufanya ................................................................ Uk. 04 • Ushirikiano .......................................................................... Uk. 05 • Kamati ya Utekelezaji ......................................................... Uk. 06 • Mambo Muhimu ya Kuzingatia ....................................... Uk. 06

11

Kiambatisho• Orodha ya Namba za Simu za Bure ................................. Uk. 2155

Ni Nani Yuko Chini ya Kanuni HiziBodi ya Wakurugenzi wa Shirika la Universal ilipitisha Kanuni hizi za Maadili ili kukuza tabia ya kimaadili, kuhamasisha Utekelezaji na viwango vya kimaadili, kurahisisha kuripoti tabia zisizo za kimaadili na zilizo kinyume cha sheria, na kushughulikia ukiukaji wa viwango vingine vya kimaadili, sera za Universal, na sheria zinazotumika. Ingawa ni kweli kwamba kila mtu anahitajika kufuata sheria, Kanuni hizi zinakwenda zaidi ya hapo na kuweka kiwango cha juu cha kuzingatia. Kanuni hizi zinatumika moja kwa moja kwa wafanyakazi, maofisa, na wakurugenzi wote katika familia ya makampuni ya Universal. Aidha, wabia katika biashara, mawakala wa uuzaji na Baadhi ya watu wa tatu (third Parties) wanaye wakilisha kampuni hizo mbele ya zingine wanalazimika kimkataba kufuata Kanuni hizi. Kila mfanyakazi, ofisa, na mkurugenzi anayo majukumu ya kutekeleza Kanuni hizi, sera nyingine za Universal, na sheria na taratibu husika za eneo husika, jimbo, na za shirikisho katika utendaji wake. Jina “Universal” linapotumiwa katika Kanuni hizi, linamaanisha “Universal Corporation” na makampuni yake tanzu.

Kushindwa Kufuata Kanuni HiziKuna Kanuni nzuri za maadili ambazo ni lazima kufuatwa katika biashara yoyote

ili kusaidia kikundi cha watu kufanya kazi pamoja na kwa ufanisi kulingana na kanuni za maadili na utendaji wa kibiashara. Universal inatarajia kwamba kila mfanyakazi atatenda kazi zake kwa mujibu wa sheria na maadili. Ukiukwaji wowote wa Kanuni hizi utapelekea hatua za kinidhamu kuchukuliwa. Kutegemeana na ukubwa wa kosa au kujirudia rudia kwa makosa ya kinidhamu, karipio la mdomo au la maandishi, kusimamishwa kazi, kuwekwa kwenye kipindi cha uangalizi wa kinidhamu, adhabu ya kifedha, na/au kuachishwa kazi, kusitishwa mahusiano kama itaonekana kuwa muhimu. Aidha, Kushindwa kwa mfanyakazi kufuata Kanuni na Sera au taratibu nyingine za Universal kunaweza kutumika katika maamuzi ya kumpandisha mfanyakazi cheo au kwenye malipo ya fidia, pamoja na motisha au malipo ya fidia kutokana na utendaji kazi. Universal pekee ina hiari ya kuchagua ni adhabu gani inayofaa na/au suluhisho gani kuchukuliwa katika kutatua tatizo.

Sera ya Kutolipiza KisasiKila mfanyakazi, ofisa, na mkurugenzi anawajibu wa kuripoti ukiukwaji wa Kanuni hizi za Maadili ili tabia hizo ziweze kushughulikiwa na Universal na hatua stahili zichukuliwe.

Hakuna mtu yoyote katika familia ya Universal atakayejichukulia sheria mkononi dhidi ya mtu yoyote ambaye

alitoa taarifa za kweli zinazohusiana na uvunjwaji wa Kanuni na Sera za Universal. Universal haitavumilia ulipizaji kisasi wa aina yoyote dhidi ya watu wanaouliza maswali au kutoa taarifa kwa nia njema za Ukiukwaji wa Kanuni hizi. Mtu yoyote anayelipiza kisasi au anayejaribu kulipiza kisasi ataadhibiwa. Mtu yoyote anayeamini ya kwamba kisasi kimelipizwa dhidi yake lazima afuate mara moja mwongozo katika kifungu cha “Nini Cha Kufanya” cha Kanuni hizi.

Nini cha KufanyaWafanyakazi, maofisa na wakurugenzi wote lazima wazisome na kuzielewa Kanuni hizi na watoe taarifa za hatua au tukio lolote wanaloamini au wanaloshuku kuwa linakiuka Kanuni hizi. Wafanyakazi, maofisa na wakurugenzi wote lazima wazitambue na kuzitii sera, sheria na miongozo yote kwenye Kanuni za Maadili.

Kama kuna mwenye maswali kuhusu matumizi ya Kanuni hizi, analo jukumu la kutafuta majibu ya maswali yako. Universal ina matarajio makubwa kwenye Kanuni hizi. Kutokuelewa Kanuni hizi haitakuwa sababu katika kujitetea kwa kuzivunja kanuni hizi.

Jedwali “Hatua za kuchukua zilizopendekezwa” kwenye ukurasa wa 5 linatoa njia za kuuliza maswali au kutoa taarifa kuhusu masuala yanayohusiana na Kanuni hizi. Tumia njia rahisi inayokuridhisha kulingana na

04

Hakuna mtu atakayetoa taarifa za Utekelezaji kupitia mawasiliano ya moja kwa moja ya simu ya Utekelezaji atakayehitajika kutoa jina lake au taarifa yoyote ya kumtambulisha, na hakuna utambilisho wa mpiga simu au vifaa vya kurekodia sauti vitatumika.

05

hali iliyopo. Kama ukiwasiliana na mtu yoyote aliyeorodheshwa na unadhania jibu la mtu huyo halikueleweka au halijakamilika, basi unaweza kuwasiliana na mtu mwingine yoyote anayeonekana kwenye orodha. Taarifa zinazotolewa chini ya Sera hizi zinaweza kuwakilishwa bila kujitambulisha ikiwa mfanyakazi au mtoa taarifa anayetoa taarifa ataamua kufanya hivyo.

Mwisho, unaweza kuwasiliana na Bodi ya Wakurugenzi ya shirika la Universal (pamoja na Mkurugenzi Mkuu anayejitegemea) kwa kufuata maelekezo yaliyopo kwenye wavuti ya Universal kwa anwani ifuatayo www.universalcorp.com.

Kanuni hizi haziwezi kujibu maswali yako yote. Aidha, unaweza kukabiliana na hali ambayo haijaonyeshwa katika Kanuni hizi. Katika hali kama hizo, unatakiwa kuomba msaada kwa kutumia maelekezo yaliyotajwa hapo juu.

UshirikianoSera ya Universal ni kushirikiana kabisa na kwa ukamilifu na vyombo vya sheria na taasisi za serikali. Lakini kuna nyakati ambapo ni vema kuruhusu Mwanasheria wetu kuratibu ushirikiano huo. Kama kuna mtu anadai kuwa ni kutoka chombo cha sheria au ofisa wa serikali na amewasiliana na wewe nyumbani au kazini kuhusiana na masuala yanayohusu kampuni yoyote tanzu ya Universal, na mtu huyo kashindwa kukuonyesha kitu chochote kinachompa

haki hiyo, basi zingatia yafuatayo: (a) Mfahamishe mtu huyo kwamba kampuni inapenda kushirikiana katika uchunguzi huo wa serikali (b) Mwombe kadi ya utambulisho(business card) au namba zake za simu na anwani ya kazini kwake, (c) Mweleze ya kwamba mwanasheria wa kampuni atawasiliana

mara moja na hiyo taasisi ya serikali ili kulijadili suala hilo, na (d) na kwa heshima omba udhuru. Mamlaka ya serikali inaweza kupata nakala za nyaraka kupitia “Msako wa Kushtukiza” kama wanaweza kuonyesha ushahidi kwamba wameidhinishwa ipasavyo na mamlaka husika (kwa mfano kuonyesha

• Zungumza na msimamizi wako au msimamizi mwingine;

• Zungumza na mwanachama wa Timu ya Utekelezaji ya Kanda, au zungumza na Ofisa Mkuu wa Utekelezaji wa Universal au mjumbe wa Kamati ya Uzingatiaji kwa kupiga simu namba: +1 804 359 9311 (Richmond, Virginia-Amerika ), au kwa kutuma barua pepe kwa Ofisa Mkuu wa Utekelezaji kwenye anwani ifuatayo: compliance@universalleaf.com;

• Zungumza na mtu katika Idara ya Sheria kwa kupiga simu kwa +1 804 359 9311 (Richmond, Virginia-Amerika ) au namba +41 22 319 7188 (Geneva, Uswisi);

• Zungumza na mtu aliyeko katika Idara ya Rasilimali Watu kwa kupiga simu namba +1 804 359 9311 (Richmond, Virginia-Amerika); na/au

• Wasiliana kwa kupiga simu ya moja kwa moja ya Utekelezaji ya Universal wakati wowote, masaa 24 kwa siku, siku 7 za juma.

◊ Kupitia Wavuti: www.ethicspoint.com au www.universalcorp.com/compliance

◊ Kupitia Simu: Rejea maelekezo yaliyo katika upande wa ndani wa jalada au kwenye orodha ya namba za simu za Universal zinazopatikana kwenye ukurasa wa Utekelezajiwa Universal.

Hatua zilizopendekezwa kufuatwa

kibali cha kutafuta yaani search warrant au amri ya mahakama). Katika hali hiyo, unaweza kuwapatia nakala za nyaraka zilizoidhinishwa kuchukuliwa bila ya kuwa na majadiliano halisi na wao. Mtu yoyote akiwasiliana na wewe na kudai ni kutoka chombo cha sheria au taasisi ya serikali unatakiwa mara moja kuwasiliana na idara ya sheria ya Universal. Vilevile unatakiwa kuwasiliana na mwanasheria wa kampuni yako.

Kamati ya UtekelezajiBodi ya Wakurugenzi ya Universal Corporation ilianzisha Kamati ya Utekelezaji inayojumuishwa na usimamizi wa juu mjini Richmond, Virginia Marekani na inayoongozwa na Ofisa Mkuu wa Utekelezaji. Kamati ya Utekelezaji huisadia Bodi ya Wakurugenzi na usimamizi wa Universal kusimamia sera, programu, na taratibu za Utekelezaji za Universal. Kamati ya Utekelezaji hukagua na kutathmini programu za Utekelezaji za Universal, husimamia usimamizi wa programu yake ya utekelezaji, huzingatia hatari na udhubiti muhimu wa utekelezaji, na huchukua hatua zingine zozote zilizopangwa na Bodi ya Wakurugenzi. Universal pia imeunda Timu ya Utekelezaji ya Eneo kusaidia Kamati ya Utekelezaji na kusaidia wafanyakazi husika wa vitengo vya eneo au biashara katika ushughulikiaji wa maswali fulani ya utekelezaji. Unaweza kutuma swali lolote linalohusiana na Kamati ya Utekelezaji au masuala ya Utekelezaji kwa mwanachama yoyote wa Timu ya Utekelezaji ya Eneo au Kamati ya Utekelezaji, au unaweza kuwasiliana na Ofisa Mkuu wa Utekelezaji, kwa kurejelea kifungu cha “Cha Kufanya” cha Kanuni hizi, Wanachama wa Kamati ya Utekelezaji na Timu ya Utekelezaji ya Eneo ambao majina yao yameorodheshwa upande wa ndani wa ukurasa wa kwanza wa Kanuni hizi.

Mambo Muhimu ya KuzingatiaKanuni Hizi peke yake: Kanuni hizi hazionyeshi sera zote za Universal, na hazionyeshi maelezo ya kina ya sera au taratibu mahsusi unaohusiana na mada zilizoongelewa. Vilevile Kampuni yako inaweza kuwa na sera na taratibu zake kama nyongeza ya zile za Universal. Baada ya kipindi fulani, Universal au kampuni yako zinaweza kutengeneza upya au kuzibadilisha sera na taratibu.Wafanyakazi, maofisa na wakurugenzi wote wanatarajiwa kuzielewa sera na taratibu walizogawiwa na wanatakiwa wazifuate sera na taratibu zozote mpya au zilizobadilishwa kama zilivyowakilishwa kwao.

Migongano na Sheria za Nchi: Wafanyakazi, maofisa na wakurugenzi wote lazima watii sheria. Kama kutii Kanuni hizi kutakiuka sheria za nchi yako, ni sharti kutii sheria za nchi yako na kisha uijulishe idara ya Sheria ya Universal kuhusu mgongano huo. Kama utamaduni au sera za nchi zinapingana na Kanuni hizi, Universal inategemea kwamba Kanuni hizi zitafuatwa, ikibidi hata kama Universal itagharimika kupoteza biashara.

Si Mkataba wa Ajira: Hakuna chochote katika Kanuni hizi zinazofanya mkataba wa ajira na mtu yeyote yule, wala kubadilisha masharti yoyote ya ajira yaliyopo katika mkataba wake au masharti na mtu yeyote yule.

Mtu wa tatu (third parties): Chini ya Kanuni hizi na sheria mbalimbali zinazotumika, kama wewe au kampuni yako mnamtumia mtu wa tatu afanye kazi kwa niaba yako, vitendo vya mtu huyo wa tatu ni kama vitendo hivyo vimefanywa na wewe au kampuni yako. Si wewe au Kampuni yako inaweza kumruhusu mtu wa tatu kufanya vitendo vilivyo kinyume na kanuni hizi. Universal imesambaza sera na taratibu

mbalimbali kuhusiana na kuajiri na kufuatilia shughuli za mtu wa tatu katika Mwongozo wa Utekelezaji wa Kupambana na Rushwa wa Universal na katika Taratibu na Viwango Vya Utendaji zilizotolewa na kampuni yako au na Universal. Lazima sera na taratibu hizo zifuatwe. Kama unamashaka kuhusu jukumu lako kwa mtu wa tatu, ni vema kuwasiliana na mjumbe wa Kamati ya Utekelezaji, Timu yako ya Utekelezaji ya Kanda, au Idara ya Sheria.

Misamaha: Mara chache, Kamati ya Utekelezaji inaweza kutoa misamaha ya maombi ya kutokutumia Kanuni hizi, Kamati ya Utekelezaji inaweza kuweka udhibiti zaidi katika msamaha huo ili kuhakikisha msamaha uliotolewa hautasababisha ukiukwaji wa sheria. Misamaha itatolewa na Kamati ya Utekelezaji peke yake au ikilazimika pia na Bodi ya Wakurugenzi ya Shirika la Universal Corporation au Kamati ya bodi, kulingana na sheria na taratibu zote zinazotumika. Kwa mfano, misamaha ya maofisa na wakurugenzi wa Shirika la Universal inaweza kutolewa na Bodi ya Wakurugenzi peke yake au Kamati ya bodi, na lazima iwekwe hadharani.

Mabadiliko: Kanuni hizi zinaweza kufanyiwa mapitio wakati wowote ule, na zinaweza kufanyiwa marekebisho mara kwa mara. Universal itakujulisha kuhusu mabadiliko yoyote ya Kanuni hizi pale unapotokea. Toleo jipya zaidi la Kanuni hizi litakuwa likipatikana wakati wote kwenye wavuti ya Universal kupitia anwani hii: www.universalcorp.com/compliance, jarida lililochapishwa la kanunu hizi litakuwa likipatikana bure kwa kuwasiliana na Ofisa Mkuu wa Utekelezaji, mwanachama yoyote wa Kamati ya Utekelezaji, mjumbe wa

kanda wa Timu ya Utekelezaji, au kutoka katika menejimenti ya kampuni yako.

06

07

Kila mfanyakazi, ofisa, na mkurugenzi anao wajibu wakutoa taarifa ya ukiukwaji wa Kanuni hizi ili tabia hiyo iangaliwe na Universal ilishughulikie suala hillo na kuchukua hatua stahili.

Kufanya Kazi Kwa Uadilifu

Ndani ya Universal, tuna jukumu kwa wafanyakazi wenzetu na jumuiya tunakofanyia kazi zetu. Katika ofisi na viwanda vyetu, tunahakikisha kwamba watu wetu wanafanya kazi katika mazingira salama na ya kuheshimika, yasiyo ya kibaguzi au unyanyasaji. Nje ya maeneo yetu ya kazi, tunajali jamii zinazotuzunguka, na tunajitahidi kuwa wadhamini wazuri na kuwajibika kwa jamii. Usalama na kulinda mazingira ni nyenzo muhimu zaidi kuliko ufanisi au manufaa ya kiutendaji. Kujitoa kwetu na kwa jamii zetu unatufanya kuwa kampuni imara na kuwa uti wa mgongo katika kufanya kazi kwa uadilifu.

Haki ya Kutobaguliwa na Kunyanyaswa

Afya, Usalama, na Mazingira

Jukumu kwa Jamii

08

Kufanya Kazi kwa Uadilifu

Haki ya Kutobaguliwa na Kunyanyaswa Universal inajukumu la kuhakikisha sehemu za kazi panakuwa hapana ubaguzi wala unyanyasaji. Hatubagui au kuruhusu ubaguzi kwa misingi ya sifa kama vile rangi, jinsia, dini, asili ya mtu, umri, ulemavu au hadhi ya kuwa mkongwe wa vita. Hatua zote zinazohusu masuala ya wafanyakazi, ikiwa ni pamoja na kuajiri, marupurupu, uhamisho, na malipo ya fidia, na kuachishwa kazi lazima yatekelezwe bila ya ubaguzi. Wafanyakazi, maofisa, na wakurugenzi watarajie kwamba watapimwa kulingana na misingi ya ujuzi, uwezo, na utendaji wao – na sio kwa misingi ya sifa zao kibinafsi.

Aidha, wafanyakazi wote wa Universal, maofisa, na wakurugenzi wanastahili kuhudumiwa kwa hadhi na heshima. Sera ya Universal ni kuwaweka sehemu za kazi wafanyakazi wetu huru kutoka katika usumbufu, vitisho, au ushurutisho unaohusiana na jinsia, hadhi ya jamii, rangi, dini, utaifa, umri, ulemavu, au kuwa mkongwe wa vita. Hatutavumilia tabia kama hizo kwa sababu zinaenda kinyume na falsafa yetu ya kuheshimiana kwa watu wetu wote.

Tunahitaji kwamba wafanyakazi, maofisa, na wakurugenzi wetu wote kuelewa na kutekeleza lengo letu la kutovumilia unyanyasaji na ubaguzi kazini.

09

Kujitoa kwetu kwa watu wetu na jamii zetu inatufanya kuwa kampuni imara

Afya, Usalama, na MazingiraAfya na usalama binafsi wa kila mfanyakazi wa familia ya Universal ni

suala la muhimu sana kwetu Universal. Sera ya Universal inasema kwamba kila mfanyakazi, ofisa, na mkurugenzi anajukumu la kuweka na kudumisha mazingira salama na bora ya kufanyia

Swali Mfanyakazi mwenzangu katika ofisi ya jirani na yangu hutazama wavuti zisizofaa mara kwa mara muda wa mchana na mara chache nikiingia ofisini kwake kikazi huziona.Jambo hili hunifanya nijihisi vibaya, je, jambo hili ni unyanyasaji?

Jibu Ndiyo, kutazama vitu visivyofaa ofisini kunaweza kuwa ni unyanyasaji na ni kero ya wazi kwa wenzako na ni kinyume na sera yetu ya matumizi ya kompyuta. Unyanyasaji unaweza kuwa wa aina nyingi. Ifuatayo ni mifano michache ambayo Universal inaichukulia kama unyanyasaji:

• Kutoa maoni yasiyopendeza kuhusu mavazi, mwili, au maisha binafsi ya mtu

• Kugusana kwa kuchukiza au shambulio la aibu

• Kutumia majina ya utani au maneno yanayochukiza ya kuonyesha mapenzi

• Utani unaochukiza au masengenyo yasiyopendeza

• Pendekezo lolote kuonyesha kwamba shughuli za kujamiiana, rangi, dini, jinsia, utaifa, umri, ulemavu au hadhi ya kuwa mkongwe wa vita kwamba itaathiri utendaji kazi, kupandishwa cheo, tathmini ya utendaji kazi

• Kuonyesha vitu au picha za kuchukiza

• Matumizi ya Wavuti yasiyofaa ikiwa ni pamoja na barua pepe, utani na majadiliano kupitia barua pepe yanayochukiza

• Tabia ambayo inaleta mazingira ya vitisho au uhasama

Kama una maswali kuhusiana na matendo ya mtu yanayoweza kuwa ni unyanyasaji, tafadhali wasiliana na mjumbe wa Idara ya Sheria ya Universal kwa ushauri zaidi.

Unyanyasaji ni Nini?

kazi. Kampuni zote katika familia ya Universal lazima wafuate sheria na taratibu za afya na usalama za serikali ya shirikisho, jimbo, na sheria za ndani ya nchi zao kwa ukamilifu. Kila mfanyakazi, ofisa, na mkurugenzi anatarajiwa pamoja na mambo mengine kutekeleza majukumu yake kulingana na sera za Universal, kufuata sheria na desturi na kuripoti ajali, majeruhi, vifaa visivyo salama au mazoea pamoja na hali zisizosalama. Kamwe viwango vya usalama haviwezi kupuuzwa au kuepukwa. Hili linahitaji uangalifu wa hali ya juu kwenye viwanda vyetu vya uzalishaji.Aidha, mazingira salama na bora ya kazi yanamaanisha mahali pa kazi pasipo na vurugu. Dalili za vurugu au vitisho hazitastahimiliwa.

Utunzaji wa mazingira ni nguzo katika kuwajibika kama mshirika. Kuna Sheria na Kanuni nyingi za mazingira ambazo zimepitishwa duniani kote kuhusu ulinzi wa mazingira kama vile kuondoa, kupunguza, au kuzuia uchafuzi wa hewa, maji, na ardhi(udongo). Sera ya Universal ni kutii sheria zote zinazohusu mazingira. Sheria na taratibu hizi ni ngumu na kwa uchache zinahusu utoaji wa leseni, vibali, kutoa taarifa, na utunzaji wa kumbukumbu. Wataalamu wa mazingira wanapatikana ndani ya familia ya Universal na wafanyakazi wanafaa kuomba ushauri kutoka kwao wakati wowote kuhusiana na maswali kuhusiana na Utekelezaji wa masuala ya mazingira. Ni muhimu kwa wafanyakazi, maofisa, na wakurugenzi kutumia uamuzi makini kuhusiana na masuala yanayohusu mazingira wakati wote wa utumiaji wa majengo na mali zisizohamishika, vifaa, michakato(processes), na bidhaa. Kila mfanyakazi, ofisa, na mkurugenzi analo jukumu la kuhakikisha kwamba shughuli zake na za wafanyakazi wenzao ni salama kwa mazingira na zinafuata sera hii.

Uwajibikaji kwa jamiiUniversal ina nia thabiti kwenye sera ya uwajibikaji kwa jamii kwenye maeneo yote tunayofanya biashara. Tunajitahidi kudhihirisha haya kwa kuhakikisha kwamba tuna mipango mizuri na yenye ufanisi katika masuala ya mazingira na kazi zinazohusiana na afya na mipango ya usalama katika shughuli zetu. Tunasaidia katika kuhifadhi na utunzaji wa maliasili. Tunawashauri wakulima wa tumbaku duniani kote njia bora za kilimo, ambazo zinahusu mapendekezo kuhusu utunzaji wa ardhi, upandaji miti, uchaguzi wa aina mbalimbali za tumbaku, uwekaji wa mbolea za viwandani, na matumizi ya madawa ya kuua wadudu, kuboresha ufanisi wa mkulima katika kuhifadhi maliasili. Tunawekeza na kujitahidi kuajiri watu katika sehemu zote tunazofanya biashara hapa duniani. Tunaendeleza jitihada zetu za kuajiri wafanyakazi mbalimbali katika ngazi zote za shirika letu. Hatuajiri watoto kwani kufanya hivyo ni ukiukwaji wa sheria za nchi na ni kinyume cha desturi zinazoheshimika na kukubalika katika ajira na tunawahamasisha wakulima wa tumbaku kwenye nchi tunazofanya biashara kufuata msimamo wetu. Tuna nia ya dhati katika utekelezaji madhubuti wa kuhakikisha wafanyakazi

wetu wote wanawajibika kwa sheria zinazotumika na kuwajibika kwao katika Utekelezaji wa Kanuni hizi.

10

Swali Niko katika Idara ya Uhasibu, na ofisi yangu ipo jirani ya moja ya viwanda vyetu vya usindikaji. Nilipokuwa nikielekea kwenye gari langu, niliona moja ya kifaa chetu kilikuwa hakina kinga yake ya rangi ya machungwa lakini kifaa hicho kilikuwa kinaendeshwa kwa mwendo wa kasi. Je, ninahitajika kumwambia mtu yoyote kuhusu jambo hili?

Jibu Ndiyo, unalo jukumu la kumtaarifu mtu kuhusu jambo hili.Wote tuna jukumu la kulinda mazingira salama ya kufanyia kazi, na kila mmoja wetu analo jukumu la kutoa taarifa za hali ambazo si salama mara baada ya kuziona hali hizo. Katika hali hii, unahitajika kutoa taarifa kwa msimamizi wa kitengo kuhusu suala hili, ili apate kulipatia ufumbuzi.

Afya na Usalama

Kufanya Kazi kwa Uadilifu

Kufanya Biashara kwa Uadilifu

Hapa Universal, tunajivunia ubora wa bidhaa na huduma zetu tunazotoa kwa wateja wetu. Pamoja na bidhaa na huduma hizo ni wito wetu kufanya biashara zetu kwa haki na uaminifu. Lazima tufanye biashara zetu kwa uadilifu tunapokuwa tukifanya biashara na wateja wetu, washindani wetu, na watu wengine wa tatu, ikiwa ni pamoja na wadhibiti na wawakilishi wengine wa serikali wa nchi tunazofanyia biashara zetu. Hatufanyi biashara kwa njia za udanganyifu, rushwa, au vitendo vingine vilivyo kinyume cha sheria na kimaadili. Mafanikio katika biashara yanahitaji tufanye biashara zetu kwa uadilifu.

Kushindana na Wengine na Kufanya Biashara kwa haki

Hakuna Utoaji Rushwa

Zawadi na Burudani

Vikwazo na Ususiaji wa Kibiashara

11

Kufanya Biashara kwa Uadilifu

Kushindana na Wengine na Kukabiliana kwa HakiKaribu kila mahali tunapofanya biashara, sheria za ushindani za nchi tunayofanyia biashara zetu zipo na zinaeleza ni nini kinachoruhusiwa au kisichoruhusiwa kuhusiana na masuala ya ushindani. Sheria hizi huwa zinachanganya mara kwa mara kutokana na kutofautiana kati ya nchi na nchi ambazo tunaendesha biashara zetu.

Kwa sababu sheria za ushindani duniani kote zinaweza kuwa ngumu kuelewa, sera ya Universal katika eneo hili ni rahisi: Sisi hushindana kwa usawa na haki wakati wote. Hii inamaanisha ya kwamba tunatii sheria zote zinazohusiana na masuala ya ushindani, na mara nyingi huwa tunaenda mbali zaidi ya mahitaji ya sheria.

Tunajivunia bidhaa na huduma zetu, na tunazitoa kwa wateja wetu tukijua kwamba tunashindana kwa usawa na uaminifu.

Kushindana kwa usawa na uaminifu kunamaanisha ya kwamba tunashindana kwa bidii na kwa uhuru wakati wote kulingana na sheria. Tunaepuka makubaliano au mipango ya kiushindani ambayo haijakaguliwa na Idara ya Sheria ya Universal. Hatuwezi kuwa na makubaliano yoyote au maelewano yoyote na mshindani wetu kuhusu bei, wateja, masoko, masharti ya mauzo, utoaji huduma, au sehemu yoyote ambayo ni nyeti na muhimu kwenye ushindani.

Aidha, kushindana kwa usawa na

uaminifu kunamaanisha tunajiepusha na tabia ya kutenga washindani, kumwondoa mshindani fulani, au kudhibiti bei sokoni. Hatutajihusisha na shughuli kama hiyo, na hatutamsaidia mtu yoyote kujihusisha na shughuli kama hizo.

Hapa Universal, tunawatendea watu wote tunaofanya nao biashara kwa uaminifu na usawa na kwa namna inayoheshimu uhuru wao. Hii haitumiki kwa wateja peke yake; inatumika pia kwa watu wote tunaofanya nao biashara. Lazima kila mfanyakazi, ofisa, na mkurugenzi afanye biashara kwa uaminifu na usawa kwa wateja, wasambazaji, washindani, na watu wa tatu wa Universal tunaofanya nao biashara. Kila mfanyakazi, ofisa, na mkurugenzi anazuiwa kumtumia mtu yoyote kwa njia isiyo sahihi kupitia udanganyifu, vificho, kutumia vibaya

taarifa za siri, uongo kuhusiana na mambo yaliyopo, au ufanyaji mwingine wa biashara usio sawa. Badala yake, lazima tufuate maadili ya uaminifu na ukweli wakati wote katika utendaji kazi zetu.

Hakuna Utoaji RushwaHapa Universal, tuko na sheria rahisi: Hatutoi rushwa.

Universal huchukulia “rushwa” kuwa kitu chochote ambacho kina thamani na kinatolewa, kuahidiwa, au kugawiwa ili kushawishi uamuzi wa kufanya biashara na Universal. Hii ni pamoja na kupata biashara mpya, kudumisha biashara iliyopo, au kupata manufaa mengine yoyote yasiyofaa. Ndani ya Universal, haturuhusu utoaji wa rushwa kwa mtu yoyote yule. Wafanyakazi, maofisa, na wakurugenzi na mtu yoyote wa tatu wa Universal anayefanya shughuli

12

Mafanikio katika biashara yanahitaji tufanye biashara yetu kwa uadilifu

Swali Rafiki yangu anafanya kazi kwa mmoja wa washindani wetu. Alinipigia simu kuniuliza kuhusu zabuni ijayo ya tumbaku na mteja wetu sote ambaye tunamsambazia tumbaku. Alipendekeza kwamba tujadiliane bei zetu za zabuni ili tuweze kuepuka kuathiri kiasi cha soko la kila mmoja wetu kutoka mteja huyo. Je, ni sawa nikijadili jambo hili na rafiki yangu?

Jibu Kamwe si sawa kujadiliana kuhusu bei zilizopendekezwa kwa mshindani. Bei zinafaa ziwekwe kwa njia huru—bila kujua bei ya mtu mwingine yoyote. Katika hali kama hii, haifai kuendelea kuwasiliana na mfanyakazi wa mshindani huyo. Badala yake, inafaa kuwasiliana mara moja na Idara ya Sheria ya Universal .

Ushindano

kwa niaba yetu, amezuiwa kabisa kumpa mtu yoyote yule kitu chochote ambacho kinaweza kutafsiriwa kama rushwa.

Hatua kama hizo sio kinyume cha sera ya Universal peke yake, lakini huenda pia zikaleta uwajibikaji mkali kwa watu binafsi na makampuni katika himaya ya Universal chini ya Sheria ya Marekani kuhusu Vitendo vya Ugenini vya Rushwa (FCPA) na sheria mbalimbali za nchi nyingine zinazopiga vita rushwa. Ukiukaji wa sheria hizi za kupambana na rushwa kunaweza kusababisha kifungo, kutozwa faini kubwa, na adhabu nyingine. Kila nchi ambamo tunafanya biashara au wateja wetu wapo kuna sheria dhidi ya utoaji rushwa. Desturi za biashara zinazopuuza au kusamehe utoaji rushwa zisitiliwe maanani; lazima wafanyakazi wote husika wafuate sera na taratibu zilizo katika Kanuni hizi na katika Mwongozo wa Utekelezaji Vita dhidi ya Rushwa wa Universal (unaopatikana kwenye wavuti ya Universal: www.universalcorp.com/compliance).

Rushwa huwa na sura nyingi—na si fedha taslimu peke yake. Sera hii inakuzuia kutoa, kuahidi, au kupeana

kitu chochote cha thamani (zawadi, burudani, gharama za kusafiri, mipango mizuri isiyostahili ya biashara, nk.) kama hongo kwa mtu yoyote.

Kama wewe au kampuni yako inamtumia mtu wa tatu kwa niaba yako kuwasiliana na serikali au na shirika linalodhibitiwa na serikali, ni lazima kuwapatia watu hao nakala ya Kanuni hizi na uwajulishe kuwa wanahitajika kutii Kanuni hizi wakati wote wa utendaji wao kwa niaba yako au kampuni yako. Unawajibika chini ya Kanuni hizi na chini ya sheria fulani zinazotumika kama mtu wa tatu anatoa rushwa, na hata wakati mwingine hata kama hukujua kuhusu au hukuidhinisha rushwa hiyo. Kushughulikia hatari hii kubwa ya kisheria, sera za Universal katika Mwongozo wa Utekelezaji wa Kupambana na Rushwa wa Universal unahitaji uangalifu maalumu, ulinzi wa mikataba, na ufuatiliaji wa matendo ya mtu wa tatu.

Unaweza kuwa na maswali kuhusu kama unaweza kuwasaidia wanasiasa nchini mwako. Universal haiwazuii wafanyakazi, maofisa, au wakurugenzi kushiriki katika mchakato wa kisiasa kwa uwezo wao binafsi, ikiwa ni

pamoja na kutoa mchango wa hiari kwa wagombeaji au vyama vyao. Lakini nje ya Marekani, Kampuni za Universal haziwezi kutoa michango ya kisiasa, na lazima uhakikishe kwamba michango yako ya kisiasa kamwe haitahusisha makubaliano au maelewano yoyote ya kutekeleza au kutokutekeleza kuhusu hatua yoyote ya kiserikali kwa niaba ya Universal. Tahadhari hii lazima itekelezwe unapofikiria kutoa michango kwa mashirika ya misaada, jumuiya, au miradi ya kijamii pale ambapo mtu anayehusiana na shughuli hiyo pia anahusiana na serikali. Kwa sababu ya hatari hizi, michango hiyo lazima iidhinishwe kulingana na taratibu zilizo katika Mwongozo wa Utekelezaji wa Kupambana na Rushwa wa Universal.

Zawadi na BurudaniKatika Universal, wakati mwingine huwa tunabadilishana hisani za kibiashara kama vyakula, burudani, zawadi, na vitu vingine na wateja wetu, wauzaji, na watu wengine tunaofanya kazi nao ili kuunda uhusiano dhabiti wa kibiashara kupitia ukarimu. Kuna wakatii, hisani kama hizi za kibiashara hazifai kutolewa. Kanuni hii na sera ya “Zawadi, Usafiri na Ukarimu” iliyo katika Mwongozo wa Kupambana na Rushwa unatoa miongozo na taratibu za kuhakikisha kuwa hisani zetu za kibiashara ni sahihi kila wakati.

Haifai kamwe kutoa au kukubali hisani ya kibiashara isipokuwa:

• Itaendana na desturi bora za kibiashara;

• Ni ya madhumuni ya kukuza ukarimu, badala ya kuunda na kuitikia uamuzi maalum wa kibiashara;

• Sio hongo na haileti muonekano mbaya kwa mtu wa tatu;

• Ni ya thamani inayoridhisha na inayofaa na ni ya kawaida, kama inavyokusudiwa na sheria husika za nchi na desturi zinazoridhisha za nchi;

• Hainuwii kumuwekea mpokeaji jukumu la kuchukua hatua yoyote

Swali Ninafanya kazi na wakala mtarajiwa wa uuzaji. Wakala huyu anaomba malipo ya aslimia kumi na tano(15%) ya mauzo ili kusaidia mauzo kwenye kiwanda cha kutengeneza sigara kinachomilikiwa na serikali. Malipo ya kawaida upande huo wa dunia ni asilimia mbili (2%) mpaka asilimia tano(5%). Vile vile, wakala huyu anaomba nusu ya malipo hayo yalipwe kabla. Je, jambo hili ni sawa?

Jibu Kabla ya kukubaliana na malipo hayo, inabidi uombe ushauri wa kisheria kutoka idara ya Sheria ya Universal, na lazima ufuate utaratibu uliopo kwenye Mwongozo wa Utekelezaji wa Kupambana na Rushwa. Kuna matatizo kadhaa yanayohusiana na kile wakala huyo anachoomba, na matatizo hayo yanaweza kumaanisha kuwa wakala anatumia kiasi cha malipo kwa ajili ya kutoa rushwa ili apate hiyo biashara. Labda kuwe na sababu halali za kibiashara kwa kiasi hicho kikubwa cha malipo kisicho cha kawaida na umuhimu wa kuwa na malipo ya kabla, malipo hayo si sahihi.

Utoaji Rushwa

13

Kufanya Biashara kwa Uadilifu

ambayo kwa kawaida hasingeweza kuichukua;

• Kama ikijulikana kwa umma haitakuwa aibu kwa Universal; na

• Haiwezi kuleta mgogoro kati ya maslahi yakibinafsi ya mfanyakazi wa Universal na nia nzuri za Universal.

Mbali na hayo, kuna kanuni fulani zinazotumika bila ubaguzi. Ni lazima uzingatie kanuni hizi wakati unafikiria kutoa au kupokea hisani ya kibiashara. Kamwe hairuhusiwi:

• Kutoa au kukubali hongo;

• Kutoa au kukubali fedha taslimu au mbadala wa fedha taslimu;

• Kushiriki katika shughuli yoyote ya kibiashara ambayo ingekiuka sheria; au

• Kuomba chochote moja kwa moja au kwa njia isiyo ya moja kwa moja kutoka kwa mashirika yanayofanya biashara au yanatafuta kufanya biashara na Universal.

Pia ni muhimu kutambua kuwa kufanya kazi na maofisa wa serikali au mashirika yanayodhibitiwa na serikali kunasababisha masharti na vikwazo vya ziada kuhusu kutoa au kupokea hisani za kibiashara. Unaposhughulika na watu wanaohusiana na serikali, kinachoweza kukubalika katika mpangilio halisi wa kibiashara kinaweza kutokubalika au hata kuwa kinyume cha sheria. Hakuna hisani za kibiashara zinazoweza kutolewa kwa ofisa yeyote wa serikali au shirika lolote linalodhibitiwa na serikali au wafanyakazi wao, isipokuwa zimeidhinishwa kwanza kulingana na sera na taratibu husika zilizowekwa katika Mwongozo wa Makubaliano ya Kupambana na Rushwa.

Vikwazo na Ususiaji BiasharaKama kiongozi katika sekta yetu hapa duniani, ni lazima tutii sheria na kanuni zinazozuia au kutoruhusu kufanya biashara na nchi fulani, mashirika, au watu binafsi. Sheria hizi na masharti

za kibiashara na mtu yeyote ambaye vizuizi vinatumiwa kwake.

• Hamna mifumo au bidhaa za Marekani (fedha, seva za kampyuta, n.k) zinaweza kuhusishwa katika shughuli za kibiashara.

• Hamna mtu au kampuni popote ilipo anaweza uagizaji maalum wa bidhaa ya Marekani ili kuuzuia nchi hizi bila leseni maalum.

Vizuizi Vinavyohusiana na Bidhaa za Marekani: Korea ya Kaskazini, Siria

• Bidhaa nyingi za Marekani haziwezi kuuzwa; hakuna uuzaji wa bidhaa zisizokuwa za Marekani zenye zaidi ya thamani ya 10% ya Marekani.

Vizuizi Kiasi: Mianmar (Burma)

• Hakuna uingizaji wa bidhaa za Burmese nchini Marekani., na hakuna mtu wa Marekani anaweza kutoa nje huduma ya kifedha au kuwekeza nchini Burma au makampuni yasiyokuwa ya Burmese yanayopata faida kutoka katika rasilimali ya Burmese.

• Hamna usaidizi wa mtu wa Marekani wa shughuli za biashara zisizoruhusiwa.

Ya Sheria ya Universal kabla ya kujihusisha katika biashara yoyote au shughuli nyingine ya kibiashara na mashirika ya kigeni au wahusika katika nchi zilizoorodheshwa hapo juu.

Mbali na kutii sheria zinazohusu vizuizi vya kibiashara, familia ya Universal ni lazima itii sheria dhidi ya kususia biashara zinazotumika kwetu.

Universal Corporation hairuhusiwi na sheria za Marekani kuchukua hatua fulani zinazochukuliwa kuwa zinasaidia ususiaji wa kigeni ambao Marekani haitii, hii ni pamoja na Waarabu kuisusia Israeli. Vitendo vilivyopigwa marufuku vinajumuisha kuuza vyeti hasi “vilivyoorodheshwa kuwa vibaya” kuhusiana na shughuli za kibiashara za nje, barua za mkopo au mipango ya

zinajumuisha sheria za biashara za Marekani, udhibiti wa uuzaji nje bidhaa, na sheria za kususia, na pia vizuizi vya biashara na udhibiti wa uuzaji nje ya nchi wa bidhaa za nchi nyingine ambazo Universal inafanya biashara au na Umoja wa Mataifa. Wanachama wengi wa familia ya Universal wako chini ya vizuizi hivi kwa sababu ya kujihusisha kwao katika shughuli za biashara zinazohusishwa na Marekani au ushirikiano wao na Universal. Kwa mfano, kutumia benki za Marekani, kupeleka nyaraka kupitia benki za kimarekani, au kupokea msaada kutoa kwa raia wa Marekani aliye popote duniani kunaweza kuwa sababu tosha kwa vizuizi hivi kutumika.

Sheria za Marekani haziruhusu au zinazuia shughuli fulani na washirika na mashirika yaliyotajwa yanayodhibitiwa na au vinginevyo yanahusishwa na nchi au wahusika waliotiliwa vikwazo wanaojihusisha na shughuli zilizotiliwa vikwazo, zikijumuisha ugaidi, ulanguzi wa mihadarati, na utengenezaji na usambazaji wa silaha. Jedwali lifuatalo linataja baadhi ya vizuizi vinavyotumika katika nchi ambazo zimewekewa vikwazo kwa sasa na serikali ya Marekani:

Vizuizi Kamili: Cuba, Irani, Sudani

• Vizuizi vinatumika kwa makapuni ya Marekani, matawi, ofisi na wafanyakazi wao wa kigeni; Raia wa marekani na wakazi wa kudumu bila kujali pahali walipo au wameajiriwa na nani; na walio nchini Marekani.

• Vizuizi dhidi ya Cuba pia inatumika kwa mashirika yasiyokuwa ya Marekani yanayomilikwa au kudhibitiwa na kampuni ya Marekani au na raia wa Marekani au wakazi wa kudumu.

• Hamna biashara/shughuli za kibiashara za moja kwa moja au zisizokuwa za moja kwa moja na nchi, serikali au mataifa.

• Hamna msaada wa biashara/shughuli

14

Kufanya Biashara kwa Uadilifu

15

Wafanyakazi, maofisa, na wakurugenzi wa Universal na watu wengine wowote wanaofanya kazi kwa niaba yetu, hawaruhusiwi kabisa kumpatia mtu yoyote kitu chochote kinachoweza kutafsiriwa kama rushwa.

usafirishaji, kutoa taarifa fulani kuhusu uhusiano wa kibiashara na ushirikino kulingana na hojaji au vinginevyo, na kukataa kufanya biashara na nchi iliyosusiwa au shirika lililoorodheshwa kuwa baya. Marufuku haya yanatumika kwa jamii ya familia ya Universal

wakati wa kutekeleza shughuli zao za kibiashara zenye uhusiano wowote na Marekani. Adhabu za kodi za Marekani pia zinaweza kutozwa dhidi ya Shirika la Universal ikiwa mtu yoyote katika familia ya Universal (iwapo kuna uhusiano wa Marekani au la) anakubali

kuhusika au kushiriki katika ususiaji wa kimataifa. Maelekezo ya kina ya kuzingatia sheria hizi dhidi ya ususiaji yanatolewa na Idara za Sheria na Kodi ya Universal, ambayo unapaswa kuwasiliana nayo mara moja ikiwa kutakuwa na swali lolote lenye utata.

Kufanya Biashara kwa Uadilifu

Kushughulikia Taarifa na Raslimali kwa Uadilifu

Watu wengi wanatutegemea kuwa wasimamizi wazuri wa taarifa na mali zetu. Wanahisa wetu, wafanyakazi, wateja, na wauzaji ni baadhi ya watu wachache tu wanaoamini kuwa tunatumia mali na taarifa ya Universal kwa manufaa ya Universal na sio manufaa yetu binafsi. Mali na taarifa za Universal zinapaswa kutumiwa kwa madhumuni halali ya kibiashara—matumizi ya mali na taarifa kwa manufaa ya kibinafsi, kushindana na Universal, au kwa madhumuni mengine yasiyokuwa ya kimaadili hayaruhusiwi kabisa. Kusimamia taarifa na mali kwa uadilifu kunawafanya wanaotutegemea kutuamini, na kwa hivyo inatufanya kuwa kampuni thabiti.

Hapana Kufanya Biashara za Kindani (inside trading)

Hakuna Mgongano wa Maslahi

Kulinda Taarifa na Rasilimali

Kutoa taarifa; Vitabu na Rekodi; Udhibiti wa Mahesabu

16

Kushughulikia Taarifa na Raslimali kwa Uadilifu

Hakuna Uendeshaji Biashara wa ndani (inside trading)Mara kwa mara sisi hupata taarifa kuhusu biashara zetu ambayo wengine waliopo nje ya familia ya Universal hawazifahamu. Tumeaminiwa na taarifa hizo za kibiashara, na hatuwezi kujinufaisha kwa ujuzi maalum kwa manufaa yetu binafsi au kuruhusu manufaa binafsi dhidi ya watu wengine. Sera ya Universal hairuhusu ununuzi au uuzaji wa amana za Universal kwa mtu yeyote, pamoja na wafanyakazi, maofisa, na wakurugenzi, wakati wanafahamu kuhusu taarifa za bidhaa ambazo hazijapatikana kwa umma. “Taarifa ya bidhaa” ni taarifa ambayo watu wenye hekima wanaweza kufikiria kuwa ni muhimu katika kuamua kununua, kuuza, au kushikilia amana za Universal, au zinazoweza kuwa na athari kubwa kwenye bei ya soko la amana. Hii haimanishi tu kuwa huwezi kununua au kuuza amana za Universal, lakini huwezi kutoa taarifa kwa mtu mwingine yeyote ili waweze kununua au kuuza amana za Universal. Kujihusisha katika shughuli za aina hii hazikiuki tu sera za Universal lakini ni kinyume cha sheria, na Universal inalifuatilia kwa makini. Unapaswa kumpigia simu mtu katika Idara ya Sheria ya Universal ukiwa na swali lolote kuhusu ikiwa taarifa kuhusu taarifa kupatikana au kutokupatikanika hadharani.

Sera hii pia inatumika kwa taarifa kuhusu wateja na wauzaji wetu. Haifai kununua au kuuza amana za mtu mwingine ikiwa unafahamu taarifa ya bidhaa kuhusu mtu huyo ambayo haikupatikani kwa umma. Katika Universal, tunachukulia taarifa muhimu tunazipata kutoka kwa wateja wetu, wauzaji, na washirika wengine wa kibiashara kwa umakini kama tunavyozichukulia taarifa zetu binafsi.

Hakuna Mgongano wa Kimaslahi Katika Universal, ni lazima tulinde uadilifu wa maamuzi yetu ya kibiashara kwa kuyafanya kulingana na nia zetu nzuri za Universal na sio kwa manufaa

ya kibinafsi. “Mgongano wa kimaslahi” unatokea wakati nia za kibinafsi za mtu zinaingilia, au zinaonekana kuingilia, manufaa ya Universal. Migongano hiyo inaweza kutokea katika hali tofauti, na wakati mwingine inaweza kutokea kwa bahati mbaya bila kutarajiwa.

Hali ya mgongano wa kimaslahi unaweza kutokea wakati mtu anachukua hatua au ana nia zinazoweza kuifanya kuwa vigumu kufanya kazi yake kwa malengo na ufanisi. Kwa mfano, sehemu ya “Zawadi na Burudani” ya Sera hii inaelezea migongano inayoweza kutokea kulingana na kutoa au kupokea hisani za kibiashara. Migongano ya aina hii pia inaweza kutokea wakati mtu fulani, au

17

Mali na taarifa za Universal zinapaswa kutumika kwa madhumuni halali ya kibiashara

Swali Mmoja wa wateja wetu ninayefanya kazi naye ni kampuni ya umma ambayo hisa zake zimeorodheshwa kwenye Soko la Hisa la New York. Ninataka kununua baadhi ya hisa zao kwa sababu ninafikiria kuwa hisa zao zina thamani nzuri kwa bei ya leo. Ninafanya kazi kwa karibu sana nao kwa sababu ninawauzia tumbaku. Kwa sababu ya uhusiano wangu na mteja, nimefahamu kuwa Bodi yao ya Wakurugenzi imeidhinisha matumizi makubwa ya gharama za biashara ili kupanua shughuli zao katika eneo muhimu. Je, nifanyeje?

Jibu Kulingana na taarifa hii, huwezi kununua hisa zao. Taarifa uliyonayo inaweza kuchukuliwa kuwa muhimu kwa umma unaowekeza, lakini bado haijulikani na umma. Hadi taarifa hiyo ifahamike kwa umma, haifai kununua hisa hizo. Pia unapaswa kuzingatia sehemu ya “Hakuna mgongano wa kimaslahi” wa Sera hii kabla ya kununua hisa za mteja yeyote kwa sababu ya uwezekano wa mgongano wa kimaslahi unaoweza kutokea.

Uendeshaji Biashara wa Ndani (inside trading)

jamaa yake, anapokea manufaa ya kibinafsi yasiyofaa kama matokeo ya nafasi yake, au ya jamaa yake katika Universal, au wakati anatumia fursa za shirika kibiashara zilizopatikana kupitia kwa matumizi ya mali, taarifa, au nafasi ya Universal bila kupata idhini inayofaa. Pia migongano inaweza kutokea wakati mtu anahusika katika manufaa ya kibinafsi ya kibiashara ambayo haiambatani au inagongana na kazi yake au manufaa mengine ya Universal. Ni muhimu kuepuka migongano ya kimaslahi, na hata kuepuka muonekano wa kutofautiana.

Universal inatarajia uaminifu kutoka kwa wafanyakazi wake, maofisa na wakurugenzi, na kuwa uaminifu hautofautiani vyovyote. Kila mfanyakazi, ofisa, mkurugenzi, au jamaa ya karibu anatarajiwa kuepuka uwekezaji wowote au uhusiano unaoweza katika njia yoyote kuathiri hatua za mfanyakazi, ofisa, au mkurugenzi kwa niaba ya manufaa ya Universal.

Kwa taarifa zaidi kuhusu kutofautiana, tafadhali rejelea Taarifa ya Sera inayohusu mgongano wa kimaslahi ya Universal.

Kulinda Taarifa na RasilimaliWafanyakazi wote, maofisa, na wakurugenzi ni lazima walinde mali ya Universal ili kuhakikisha matumizi mazuri. Wizi, uzembe, na uharibifu vinaathiri faida yetu moja kwa moja na kukiuka imani ambayo watu wengine wanayo kwetu. Ni lazima mali za Universal zitumike kwa madhumuni halali ya kibiashara wakati wote.

Kwa kuongezea, mara kwa mara sisi hutumia taarifa za siri zinazomilikiwa na Universal. Baadhi ya taarifa hizi zinatokana na shughuli za Universal yenyewe, pamoja na miradi ya utafiti, uboreshaji wa kioperesheni, na taratibu na mawasiliano ya jumla ya kibiashara. Aina nyingine ya taarifa inaweza kuwa za

kutoka kwa wateja wetu, wauzaji, au watu wengine tunaofanya kazi nao. Mara kwa mara taarifa hii ni ya faragha kwao, na inatolewa kwetu ili kufanya biashara yetu. Baadhi ya wateja hutupa taarifa iliyo chini ya mikataba ya siri. Ni sera ya Universal kuwa taarifa kama hizi za siri zitasambazwa katika Universal kwa msingi mkali wa “unatakiwa kutambua”. Hakuna mfanyakazi, ofisa, au mkurugenzi ataruhusiwa kufichua taarifa kama hizi kwa msingi wa uchaguzi, ikijumuisha kufichua kwa wafanyakazi wenza, marafiki, jamaa, au watu wanaojuana au kutumia taarifa kama hizi kwa manufaa yake au kwa manufaa ya wengine. Wafanyakazi wa Universal, maofisa, au wakurugenzi hawapaswi kupokea kihalifu au kufichua siri za biashara na taarifa nyingine za siri katika hali yoyote ile—kama imetolewa na Universal au washirika wengine wowote. Badala yake, taarifa za siri zinapaswa kulindwa na kutunzwa dhidi ya kufichuliwa. Sera hii inatumika kwa hati za karatasi na pia taarifa zilizohifadhiwa au zilizopeperushwa kielektroniki.

Biashara ya Universal inahusisha kutia thamani kwenye bidhaa na huduma ambayo ni muhimu kwa wateja wetu. Taarifa inayotolewa kwa wateja ni muhimu kwa Universal ili kuwapatia bidhaa au huduma mwafaka. Wafanyakazi wa Universal, maofisa, au wakurugenzi hawapaswi kupokea, kutumia, au kufichua siri za biashara au taarifa za siri kwa watu wengine katika hali yoyote ile. Washirika wetu wa kibiashara hutupa taarifa za siri kwa sababu wanatuamini, na ni lazima tulinde kila mara imani hiyo ambayo tumepata kutoka kwao.

Sera za Universal kuhusiana na taarifa za siri pia inatumika kwa wafanyakazi wa zamani, maofisa na wakurugenzi. Huku ikiwa ni muhimu kuwa wale watu wanaofanyia Universal kazi wanapaswa kufuata sera hizi, watu wanapoondoka katika familia ya Universal wanatarajiwa

Swali Ningependa kununua hisa za mmojawapo wa wateja wa Universal. Mteja huyo ameorodhesha hisa zake katika Soko la Hisa la New York. Kama muuzaji, mimi humuuzia mteja huyu tumbaku. Tukichukulia kuwa sina taarifa yoyote muhimu kumhusu mteja isiyopatikana hadharani, je, ni sawa kununua hisa zao?

Jibu Katika hali hii, imeepuka matatizo yaliyotajwa katika sehemu ya “Hakuna Uendeshaji wa Biashara wa Mtu wa Ndani” ya Sera hii. Lakini sasa unaweza kuwa pia na tatizo jingine. Uwezekano wa kununua hisa kunaweza kusababisha tatizo la mgongano wa kimaslahi kwa kutegemea na mambo yanayohusishwa katika hali yako, pamoja na kiwango cha hisa ambacho ungependa kununua. Ikiwa, kwa mfano, unapanga kununua hisa zao nyingi, itasababisha muonekano wa mgongano wa kimaslahi kwa sababu kunasababisha uwezekano wa wewe kuwa unaweza kuwa na upendeleo kwa mteja uliyewekeza kwake juu ya wateja wengine unaowahudumia. Hata kama unauza tumbaku kwa nia nzuri, kunaweza kuwa na muonekano kuwa nia zako binafsi za fedha zinaathiri uamuzi unaofanya katika kazi zako. Kabla ya kufanya uwekezaji mkubwa katika hisa za mteja, unapaswa kutafuta ushauri wa Idara ya sheria ya Universal.

Mgongano wa Kimaslahi

18

Kushughulikia Taarifa na Raslimali kwa Uadilifu

hayo, Universal inahitaji utengenezaji na marekebisho ya mifumo ya udhibiti wa kindani wa mahesabu ya familia ya Universal unaotosha kutoa hakikisho la kuridhisha kuwa:

• Shughuli za kibiashara zimefanywa kulingana na uidhinishaji wa jumla na maalum wa usimamizi;

• Shughuli za kibiashara zinawekwa katika kumbukumbu ipaswavyo ili kuruhusu uandaaji wa taarifa za kifedha kulingana na kanuni zinazokubalika kwa ujumla za uhasibu au utaratibu mwingine wowote wa taarifa kama hizi na kudumisha uwajibikaji wa mali;

• Ufikiaji wa mali unaruhusiwa tu kulingana na uidhinishaji wa jumla na maalum wa usimamizi; na

• Uwajibikaji wa mali uliorekodiwa unalinganishwa na mali iliyopo katika vipindi vinavyoridhisha na hatua inayofaa inachukuliwa kulingana na utofauti wowote.

Pia Universal inasimamia kwa dhati marufuku haya:

• Hakuna maingizo ya uongo, bandia, au kughushi yatafanywa kwenye vitabu au rekodi za kampuni au biashara yoyote katika familia ya Universal kwa sababu yoyote.

• Hakuna malipo kwa niaba ya Universal yatafanywa au kuidhinishwa kwa kufahamu kuwa yatatumiwa au yanaweza kutumika kwa kazi nyingine isipokuwa iliyoelekezwa.

• Hakuna fedha, akaunti, au mali ambayo haijafichuliwa au haijarekodiwa ya mtu yeyote wa familia ya Universal inaweza kudumishwa au kuendelezwa kwa nia yoyote.

• Hakuna hatua inaweza kuchukuliwa, aidha moja kwa moja au isiyo ya moja kwa moja, kuchochea udanganyifu, kulazimisha, kughushi, au kupotosha kampuni yetu binafsi ya uhasibu wa umma iliyosajiliwa kwa madhumuni ya kufanya taarifa zetu za kifedha kuwa za kupotosha.

kutii ahadi zao kwa Universal na kuepuka kufichua na kutumia vibaya taarifa za siri walizozipata kutoka Universal. Kama mali za Universal, taarifa za siri zinazopatikana Universal ni muhimu kwa Universal na ni lazima ziichukuliwe hivyo.

Hatimaye, wafanyakazi wote wa Universal, maofisa, na wakurugenzi ni lazima watii sheria zote husika na sera za Universal kwa mujibu wa kuhifadhi na kuweka kumbukumbu za taarifa nyingine. Baadhi ya sheria na sera za Universal zinahitaji kuwa makampuni yahifadhi rekodi kwa muda wa kipindi fulani. Ni muhimu uhifadhi wa kumbukumbu zako na taarifa nyingine kwa kipindi kinachohitajika, na unapofikiria kutupa taarifa kama hizi unathibitisha kuwa utupaji kama huu haukiuki sheria na sera husika. Ukiwa na swali lolote kuhusu sheria na sera zinazotumika kwa ajili ya mambo ya kumbukumbu na taarifa nyingine, wasiliana na Idara ya sheria ya Universal.

Kuripoti; Vitabu na Rekodi; Udhibiti wa MahesabuUniversal Corporation inahitaji taarifa kutoka kwa watu wote wa familia ya Universal ili kuweka katika mafaili na uchapishaji kwa mawakala wa serikali, wanahisa wetu, na umma unaowekeza nasi. Universal inahitaji kuweka wazi, wa haki, hali halisi, kwa wakati, na unaoeleweka ufanywe kulingana na taarifa za hati zilizowekwa katika mafaili, au kuwasilishwa kwenye Tume ya Ubadilishanaji na udhibiti wa amana(SEC), na kwenye mawasiliano mengine ya umma yanayofanywa na Universal. Pia Universal inayataka makampuni mengine katika familia ya Universal yatengeneze na kuhifadhi vitabu, rekodi, na akaunti zinazoonyesha vizuri, kwa haki, na kwa maelezo yanayoridhisha, shughuli za kibiashara na mwelekeo wa mali ya Universal. Mbali na

Umma unaamini Universal na unakubali usawa na usahihi wa taarifa tunayowatolea. Sera hizi zinatusaidia kupata na kudumisha imani ya umma kwetu.

19

Kushughulikia Taarifa na Raslimali kwa Uadilifu

Katika Universal, tunajitahidi kulinda mali zetu muhimu za kibiashara: uadilifu. Wewe ni sehemu muhimu ya jitihada zetu. Ni lazima usome na uelewe Kanuni hizi za Maadili. Unapokuwa na maswali, unahitaji kupata msaada. Na unapoona kasoro yoyote, unapaswa kuongea. Inatuhusisha sisi sote kukamilisha malengo yetu, na tunakutegemea.

20

21

Kiambatisho: Orodha ya Namba za Simu za Bure

AT&T Direct Dial Access®1. Kutoka kwa laini ya nje piga Simu ya Moja kwa

Moja ya AT&T Access® ya eneo lako:

Brazili ......................................................... 0-800-888-8288Brazili ......................................................... 0-800-890-0288Bulgaria .......................................................... 00-800-0010China (GIS) ..................................................... 4006612656Jamhuri ya Dominika .............................. 1-800-225-5288Jamhuri ya Dominika (Mwendeshaji wa Uhipania) ......... ................................................................................11-22Jamhuri ya Dominika .............................. 1-800-872-2881Ujerumani ................................................. 0-800-225-5288Ugiriki............................................................. 00-800-1311Guatemala ............................................................999-9190Hangari ....................................................... 06-800-011-11India ........................................................................000-117Indonesia ............................................................ 001-801-1Italia ................................................................ 800-172-444Masedonia (F.Y.R) ...........................................0800-94288Meksiko ................................................. 001-800-462-4240Meksiko (Mwendeshaji wa Kihispania) .............................. ........................................................... 001-800-658-5454Meksiko ................................................... 01-800-288-2872Meksiko (Por Cobrar) ............................. 01-800-112-2020Uholanzi ..................................................... 0800-022-9111Nikaragua (Mwendeshaji wa Kihispania) ....... 1-800-0164Nikaragua ........................................................ 1-800-0174Paragwai (Jiji la Asuncion tu) ......................... 008-11-800Ufilipino (PLDT) ......................................... 1010-5511-00Ufilipino (Globe, Philcom, Digitel, Smart) ..............105-11Ufilipino (Mwendeshaji wa Tagalog) .......................105-12

Polandi ...................................................0-0-800-111-1111Urusi (St. Petersburg) ..........................................363-2400Urusi (Mosko) .......................................................363-2400Urusi .................................................... 8^10-800-110-1011Urusi ........................................................... 8^495-363-240Urusi ........................................................... 8^812-363-240Singapoo (StarHub) ..................................... 800-001-0001Singapoo (SingTel) ...................................... 800-011-1111Afrika ya Kusini ......................................... 0-800-99-0123Hispania ......................................................... 900-99-0011Uswisi .......................................................... 0-800-890011Uturuki ....................................................... 0811-288-0001

2. Kwa haraka piga 866-292-5224.3. Simu itajibiwa katika Kiingereza. Ili kuendeleza

simu yako katika lugha nyingine:

1. Tafadhali taja lugha yako ili kuomba mkalimani.

2. Inaweza kuchukua dakika 1–3 kutafuta mkalimani.

3. Wakati huu tafadhali usikate simu.

Kwa simu piga namba ya huduma ya bila ushuru ya nchi yako. Kwa haraka, piga (866) 292 5224. Hakuna haja ya kupiga “1” kabla ya namba hii.

Ikiwa hakuna huduma simu ya bure nchini mwako, tafadhali piga Simu ya moja kwa moja utekelezaji Marekani namba +1 866 292 5224.

Namba zote za simu zilizoorodheshwa hapa chini ni za hivi karibuni, za Julai 26, 2012. Kwa orodha iliyofanyiwa marekebisho, tafadhali tembelea: https://www.universalcorp.com/compliance.

22

Ikiwa nchi yako haijaorodheshwa, tafadhali tembelea www.universalcorp.com/compliance kwa misimbo ya simu ya ziada ya ufikiaji wa kimataifa.

Simu ya Moja kwa MojaKutoka katika laini ya nje piga simu ya moja kwa moja ya eneo lako:

Marekani ................................................1-866-292-5224Bangladeshi .........................................+1-503-748-0657Malawi ..................................................+1-503-748-0657Msumbiji ..............................................+1-503-748-0657Tanzania ...............................................+1-503-748-0657Falme za Kiarabu ................................+1-503-748-0657Zimbabwe ............................................+1-503-748-0657

23

24

Timu za Utekelezaji za kikanda

Universal inajivunia kujitolea kwake kwa Utekelezajina uadilifu. Tafadhali tembelea ukurasa wa Utekelezajikwenye wavuti yetu ya shirika kwa maelezo zaidi kuhusu Mpango wa Utekelezajiwa Universal wa kimataifa:

www.universalcorp.com/compliance

Timu ya Utekelezaji ya Kanda ya Afrika

Peter BourneFabio Fedetto

Wayne KluckowJohan Knoester

Neil MarlboroughDoug MeiselGary Taylor

Timu ya Utekelezaji ya Kanda ya Asia

Paul BeevorAndrew Cuthbertson

Silvi FriestianiTonny Gharata

Siddhartha GodjaliRodney Miriyoga

Michee San PascualBradley Peall

Arif Soemardjo Winston Uy

Richard Wood

Timu ya Utekelezaji ya Kanda ya Maeneo

yanayo lima tumbaku inayokaushwa na

hewa

Andrew BealJens BöhningFritz Bossert

Matthias GlissmannRaul Perez

Tom Stephenson

Timu ya Utekelezaji ya Kanda ya Ulaya

Enrique del CampoDomenico CardinaliGiorgio Marchetti

Donatella Pontarollo

Timu ya Utekelezaji ya Kanda ya Socotab

Maria Angelova-MaillardRichard LopezNicolas MétaisSandra Preston

Christian RasmussenJonathan Wertheimer

Timu ya Utekelezaji ya Kanda ya Amerika

ya Kusini

Fernando Brandt Cesar A. Bünecker

Aldemir Faqui Adam Fraser

Silvia Eifert HaasJulio MantovaniValmor ThesingEduardo Trebien

Timu ya Utekelezaji ya Kanda ya Amerika

ya Kaskazini

Robert CovingtonClay Frazier

Mike HaymoreRoland Kooper

James NagyBrian Pope

Hugh TrusthamRicardo Yudi

P.O. Box 25099Richmond, Virginia 23260

USA

www. universalcorp.com

LEG1212 SWA