ky nang dieu hanh quan ly tap the.ppt

KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH QUẢN LÝ TẬP

THỂ

Trình bày: ThS. Trịnh Phước Nguyên - Bí thư Đoàn Trường

ĐT: 0979.503.496; Email: [email protected]

Vị trí vai trò của lãnh đạo tập thể lớp học, chi đoàn

Lãnh đạo Chi đoàn, lớp là cánh tay nối dài của Khoa, Đoàn trường

Là người bạn của các bạn đoàn viên, sinh viên đề đạt các nguyện vọng, kiến nghị đối với nhà trường.

Như vậy, việc điều phối, hỗ trợ hài hòa các mối quan hệ giữa trường, lớp và các thành viên đòi hỏi người cán bộ đoàn phải có bản lĩnh.

Sự cần thiết của tư duy lãnh đạo điều hành

Có đường lối đúng đắn. Tầm nhìn chiến lược Sự tin cậy , sự bình dị, sự bình

tĩnh, rõ ràng và tự chủ Thực hiện công việc nhanh hơn,

hiệu quả hơn. Có cái tâm của người làm công tác

phong trào

Lãnh đạo của 1 lớp học

Biết cách tổ chức lớp Tổ chức hội họp Có kỹ năng trình bày Có kỹ năng làm việc nhóm Có sự tin cậy Khả năng nắm bắt và truyền đạt

thông tin Hòa đồng

Các công việc hàng ngày của lãnh đạo lớp

Tổ chức triển khai các hoạt động của cấp trên, xây dựng kế hoạch hoạt động của lớp

Thực hiện các hoạt động Theo dõi,quản lý các thành viên Báo cáo tình hình của lớp Theo dõi thu chi tài chính Minh bạch trong tất cả hoạt động

Các bước thiết lập các quy định của lớp có sự tham gia

1. Tham khảo nội quy của trường, của khoa

2. Họp ban cán sự lớp, thống nhất các nội dung, bầu thư ký cuộc họp.

3. Đưa ra những tiêu chí tại cuộc họp lớp

4. Hỏi các thành viên xem có nhất trí không

5. Ghi vào biên bản hoặc nghị quyết của lớp

6. Theo dõi và thực hiện.

Danh sách thông tin thành viên trong lớp

Cần càng nhiều thông tin càng tốtChia ra 2 phần: TT cá nhân, TT gia

đìnhCần phải có: Tên, địa chỉ gửi thư,

ĐT, email (của cá nhân và gia đình)

Sổ tay ghi chép

Nhật ký làm việc Để theo dõi được công việc hàng

ngày. Có sự kế thừa nếu thay đổi nhân

sự. Chứng minh được các công việc đã

làm trong quá khứ.

Khai thác và sử dụng Internet trong quản lý điều hành

Truyền thông tin nhanh có hiệu quả Có thể lập email chung của lớp hoặc thu thập email của tất cả

các thành viên. Thiết lập nhóm trên facebook, đăng thông tin trên facebook.

Những điều cần biết khi viết 1 lá thư điện tử

Ghi đầy đủ các thông tinKhông được viết tắtKhông được viết hoa hoặc không

viết hoa tùy tiệnChữ in hoa chỉ dành cho những

thông tin nóng, nhấn mạnhMột dòng không nên viết quá dàiNhớ ký tên mình khi viết thư

Lập thư điện tử ntn?

Chữ viết thường Phải có tên mình, sau đó mới ghi các TT khác (VD: [email protected]) Password dễ nhớTránh: Lấy một địa chỉ thư mơ hồ, gây sốc, thiếu

thiện cảm. Lập email nặc danh để thực hiện hành vi

thiếu lành mạnh Dùng lời lẽ thô tục trên diễn đàn, facebook,

adua sự việc.

Ví dụ về thư điện tử

Chào các bạn lớp DH14PN!

Tôi là ……, lớp trưởng lớp DH14PN. Ngày 14/12/2014, đúng 15h30, mời các bạn đến Hội trường 600 để nghe thông tin về đăng ký học phần. Vậy tôi xin thông báo để các bạn được rõ. Nhất thiết không được vắng mặt.Thay mặt lớp DH14PNLớp trưởng: …….ĐT:

Những kiểu quản lý không hiệu quả

Người quản lý độc tài Người quản lý lười biếng Người quản lý lạm dụng quyền lực

Kỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp

1.1 Chuẩn bị cho cuộc họpXác định sự cần thiết phải tổ chức cuộc họpXác định rõ mục tiêu cuộc họpXác định nội dung cuộc họpChuẩn bị tài liệu cho cuộc họpXác định thời gian, địa điểmThành phần Phân công viết biên bản, hậu cần

Kỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp (tt)

2. Bắt đầu cuộc họpTuyên bố lý do, giới thiệu đại biểuThông báo chương trình, mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự cuộc họp. Làm rõ những cách thức tham gia thảo luận trong cuộc họp, kêu gọi mọi người tham gia ý kiến.


3. Dẫn dắt cuộc họpTrình bày nội dung các báo cáoĐề xuất các vấn đề cần thảo luận, xin ý kiếnDuy trì, cổ vũ sự tham gia ý kiến của các thành phần dự họpBám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình. Đừng quá lệch hướng khỏi những chủ đề đã định hay làm cho nó trở nên rối rắm.


4. Duy trì trọng tâm và tiến triển của cuộc họpThu nhận những thông tin và dữ liệu từ cuộc họp. Biểu lộ sự cảm kích và ủng hộ những đóng góp mang tính xây dựng Sử dụng lịch trình để đảm bảo cuộc họp tiến triển theo đúng kế hoạch. Lưu ý đối với những người nói nhiều, nói ít


5. Kết thúc Tổng hợp các ý kiến tham giaLựa chọn, biểu quyết các vấn đề còn có ý kiến khác nhauVạch lộ trình tổ chức thực hiện

Mẹo sử dụng những khuyến khích không dùng tiền hoặc ít tiền

Khen ngợi; nhận xét tích cực về công việc; mỉm cư ời; cảm ơn

Mời đi ăn; Mời uống trà hoặc cà phê; Gửi thiệp chúc mừng; tặng phần thưởng;

tặng một huy hiệu/ cài áo/ cà vạt; tặng sách; Tặng vé xem phim/kịch

Xin lời khuyên; ghi nhận tr ước đông đảo thành viên

Trao công việc với trách nhiệm cao hơn; đ ược trình bày báo cáo điển hình

Nguyên tắc về sự kết nối

21

Các kỹ năng khi làm chủ tọa

Nắm rõ nội dung cần giải quyết của buổi họp

Biết điều khiển mọi thành viên thảo luận theo từng chủ đề, theo thời gian cho phép nhất định

Duy trì thảo luận, có trọng tâm Giúp nhóm ra các quyết định

22

Các kỹ năng khi làm chủ tọa (tt)

Có kỹ năng quan sát mọi người xung quanh về các hành vi phản ứng của họ

Khuyến khích mọi người tham gia thảo luận

Tóm tắt được các ý kiến vừa được thống nhất từ các thành viên

Các kỹ năng khi làm chủ tọa (tt)

Phải khuyến khích mọi người cùng tham gia họp

Năng khiếu nhất định khuyến khích sự tham gia đóng góp ý kiến

Đưa ra các kỹ thuật giúp nhóm đi đến quyết định chung mang tính khoa học

Điều hành buổi họp nhóm

Một số giao tiếp cơ bản của người cán bộ đoàn

1. Bắt tay: khi gặp mặt và chia tayNgười chìa tay ra trước: phụ nữ, người lớn tuổi, người có chức vụ cao, chủ nhàCần tránh: đeo găng tay, bóp quá mạnh, cầm tay hững hờ, lắc quá mạnh, giữ quá lâuMắt nhìn thẳng, tập trung, nét mặt vui vẻGiới thiệu: trẻ với già, địa vị xã hội thấp với người cao hơn, nam với nữ, khách với chủ…


2. Ứng xử với phụ nữ:Luôn tỏ ra quan tâm, săn sóc, tôn trọng và giúp đỡLối đi hẹp nhường phụ nữ đi trướcChỗ khó đi phải đi trước mở đườngPhải để phụ nữ chủ động khoác tay chỗ khóLên cầu thang, phụ nữ đi trước; xuống cầu thang, phụ nữ đi sauKéo ghế mời phụ nữ ngồiKhông chạm vào phụ nữ khi chưa được phép


3. Điện thoạiNgười gọi tự giới thiệu mình là ai? Ở đâu? Lý do gọi?Người nhận thể hiện sự sẵn sang ngheHãy mĩn cười khi nói chuyện điện thoạiKhi cần giữ máy, hãy chứng tỏ rằng mình vẫn đang cầm máy, có thể yêu cầu xem mình có thể gọi lại cho họ được không?Sẵn sàn ghi chép khi điện thoạiĐể người gọi kết thúc cuộc nói chuyện

Mối quan hệ của sinh viên

Giảng viên

Bạn học

Sinh viên

Bạn chơi

Nhà trọ -KTX

Người yêu

Các QH XH khác

Ứng xử thế nào với các mối quan hệ đó

Xác định vị trí, vai trò của mình trong XH. Phải có lập trường tư tưởng đúng đắn Bình tĩnh trước mọi tình huống Luôn luôn làm những công việc minh bạch,

rõ ràng, tạo niềm tin cho mọi người Tìm hiểu tâm lý, tính cách của người giao

tiếp Không bị lôi kéo. Biết chịu áp lực

Các yếu tố tác động đến quá trình giao tiếp

Yếu tố tâm lý

1.Động cơ hành vi cá nhân2.Cảm xúc tình cảm3.Tính cách4.Khí chất5.Quy luật lây lan tâm lý

Tháp nhu cầu MASLOW

Yếu tố xã hội

Biết mình là ai?

Làm thế nào để sống hài hòa với những người xung quanh?

Mối quan hệ Thái độ - Hành vi

Thái độ TA

Thái độ NK

Hành vi TAHành vi NK

Thích

Ghét

Kỹ năng lắng nghe

“Nói là bạc,im lặng là vàng,lắng nghe là kim cương”

Thế nào là người biết lắng nghe

1.Sử dụng giao tiếp bằng mắt hợp lý2.Chú ý biểu hiện bằng lời và không

bằng lời của người nói3.Kiên nhẫn không ngắt lời người nói4.Đặt câu hỏi với giọng thích hợp5.Tóm lượt nội dung nghe6.Cung cấp thông tin phản hồi 7.Sự đồng cảm8.Thể hiện sự tôn trọng

Người không biết lắng nghe

1.Ngắt lời người nói2.Không giao tiếp bằng mắt3.Không chú ý đến người nói4.Không hoặc ít thông tin phản hồi5.Luôn thay đổi đề tài6.Luôn phê bình7.Nói quá nhiều8.Bận tâm vào việc riêng9.Đưa ra lời khuyên không được mong đợi

Kỹ năng nói

Khi ta nói: ta là chủ của lời nói

Khi ta nói rồi: Lời nói là chủ của ta!!!

Giao tiếp với người khó tính

Đặc điểm của người khó tính- Hay chỉ trích, phàn nàn- Hay cằn nhằn, không biết người

nghe có phản ứng gì không- Muốn giải quyết vấn đề một cách

hoàn hảo, hợp lý- Tự coi mình là quan trọng, hay đòi

hỏi- Thường tỏ ra không hài lòng

Giao tiếp với người khó tính

Giữ thái độ bình tĩnh, biết chịu đựng và kiềm chế cảm xúc

Cho họ biết ta đang lắng nghe và cố giải quyết vấn đề

Đồng ý quan điểm của họ là hợp lý nhưng cũng trình bày quan điểm của mình

Theo dõi và giải quyết chu đáo vấn đề của họ Cam kết và biết giữ lời hứa Kiên nhẫn, sẵn sang giúp đỡ họ, tạo niềm tin

Đặc điểm của người nóng tính

Tốc độ nói rất nhanh, thường gằn giọng

Lớn tiếng và có thể không kìm chế được bản thân

Không cả nể Nói liên tục không để người khác

đáp lại

Giao tiếp với người nóng tính

Luôn giữ thái độ bình tĩnh và kiên nhẫn Để cho họ giải bày hết sự tức giận của họ Khéo léo hạ giọng và thể hiện sự đồng

cảm Đừng đổ lỗi cho người khác, sẵn sang xin

lỗi họ Đừng cảm thấy xúc phạm vì sự thô lỗ của

họ Cam kết thực hiện đúng những gì hứa với

họ

Đặc điểm của người hay lý sự

Điềm đạm, có nội tâm Muốn sắp xếp mọi việc một cách

chu đáo Không thẳng thắn hay quả quyết Rất kiên nhẫn

Giao tiếp với người hay lý sự

Tính chính xác Không vội vã Nên cho họ thời gian để họ quyết

định Trình bày phải xúc tích, khoa học Trả lời câu hỏi có dẫn chứng cụ

thể Hãy biết lắng nghe nhu cầu của họ

Đặc điểm của người quyết đoán

Thích hành động cụ thể Thẳng thắn và đi thẳng đến vấn

đề mà họ quan tâm Muốn làm sáng tỏ vấn đề họ quan

tâm Thiếu kiên nhẫn Tốc độ nói hơi nhanh Quyết định rất nhanh Chỉ quan tâm đến kết quả

Giao tiếp với người quyết đoán

Nên nhớ họ chỉ quan tâm đến kết quả

Tăng tốc độ nói chuyện Đừng hiểu nhầm tính quyết đoán

với sự giận dữ Đi thẳng vào vấn đề Đừng cảm thấy xúc phạm

Đặc điểm của người ba hoa, dông dài

Nhàn rỗi, nhiều chuyện Nhiệt tình, sôi nỗi vượt quá giới

hạn Không đi vào trọng tâm Ít tự ái

Giao tiếp với người ba hoa, dong dài

Không dễ dãi Hướng họ đi vào trọng tâm Tiết kiệm thời gian Nên kết thúc cuộc nói chuyện

càng sớm càng tốt

Nhận định, đánh giá người khác qua giao tiếp

Cần tế nhị, tinh tế, không nên quá vội vàng

Tình huống giao tiếp ->nhìn->khám phá -> đánh giá

Xem xét kỹ hoàn cảnh, môi trường Đánh giá con người phải qua một

quá trình giao tiếp Cần khách quan và luôn nhớ rằng

không ai hoàn thiện

Biểu hiện của người nói dối

Che miệng (bằng cả bàn tay hoặc ngón cái, giả vờ ho)

Sờ mũi Dụi mắt Gãi cổ Đỏ mặt hoặc căng thẳng trên cơ

mặt Nháy mắt nhiều lần khi nói

Một số lưu ý khi thuyết trình

Chuẩn bị bài thuyết trình kỹ càng tại nhà

Tập thuyết trình một mình Chuẩn bị trang phục, tác phong Chọn vị trí đứng hợp lý Ngôn ngữ lời nói Ngôn ngữ cử chỉ Nghe và trả lời câu hỏi rõ ràng

Những lưu ý cần tránh khi thuyết trình

Ăn mặc lôi thôi hoặc không phù hợp với đối tượng nghe

Nói quá to hoặc quá nhỏ. Tay chân khua múa lung tung. Mắt không nhìn vào người nghe. Quá nhiều hư từ ê a. Run, thiếu tự tin. Đặt những câu hỏi bâng quơ.

Thứ tự của phần trình bày

Trước tiên tôi xin trình bày vấn đề A. Trong phần này có 1-2-3

Tiếp theo tôi xin trình bày vấn đề B…

Và cuối cùng là vấn đề C…

Trên đây, tôi vừa trình bày Kỹ năng tìm kiếm tài liệu. Cám ơn các bạn đã chú ý lắng nghe. Bây giờ xin các bạn đặt câu hỏi.

Kết thúc

Ngôn ngữ cơ thể

56

Cử chỉ

Vị tríđứng

Nụ cười

Giọng nói

Bề ngoài

Ánh mắt Đôi tay

Chuyểnđộng


Cử chỉ

Vị tríđứng

Nụ cười

Giọng nói


Chuyểnđộng

Bề ngoài


Cử chỉ

Vị tríđứng

Nụ cười

Giọng nói


Chuyểnđộng

http://dvdkynang.com/6-ky-thuat-dieu-khien-giong-noi-trong-thuyet-trinh/

- Nhấn giọng- Nhịp điệu (Tốc độ lời nói của

bạn)- Âm vực

- Âm lượng- Ngắt giọng

Bề ngoài

http://dvdkynang.com/6-ky-thuat-dieu-khien-giong-noi-trong-thuyet-trinh/


60

Cử chỉ

Vị tríđứng

Nụ cười

Giọng nói


Chuyểnđộng

Nhìn thẳng

Nhìn theo hình vòng tròn

Nhìn điểm

Nhìn lướt

Bề ngoài


61

Cử chỉ

Vị tríđứng

Nụ cười

Giọng nói


Chuyểnđộng

www.google.com.vn/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&sqi=2&ved=0CB8QFjAA&url=http://tcsgt.edu.vn/nha-giao-cong-an/phng-phap-gd-hin-i/193-vn-dng-ngon-ng-c-th-trong-phng-phap-thuyt-trinh.html&ei=NWR6UJaFLYakiAebn4GQDg&usg=AFQjCNFmlDP1tHsnLCO426g99V-Dfe4N9g&sig2=-rSd32zGB-wl8wzudSBhEQ

Bề ngoài


Cử chỉ

Vị tríđứng

Nụ cười

Giọng nói


Chuyểnđộng

Bề ngoài


63

Cử chỉ

Vị tríđứng

Nụ cười

Giọng nói


Di chuyển

Đứng yên như tượng

Di chuyển quá nhiều

Di chuyển với mức độ vừa phải

Bề ngoài

Một số phương pháp giải quyết mâu thuẫn

Tìm hiểu nguyên nhân sự việc Dựa vào cảm nhận về tính cách,

tâm lý của mọi người Phân tích kỹ tình huống, nghe 2

tai. Giải quyết trên tinh thần hợp tác

và thương lượng Không tư thù cá nhân Bình thường hóa mọi vấn đề.

Làm thế nào để lãnh đạo có hiệu quả?

Có mục tiêu, kế hoạch, phương hướng rõ ràng

Biết cách tổ chức và giao việc Quản lý, theo dõi, báo cáo Động viên kịp thời Phê bình khéo léo Biết lắng nghe. Khả năng quyết đoán, giải quyết vấn

đề.

Chia sẻ

Khó khăn của bạn là gì? Câu chuyện về công việc của bạn. Các tình huống đã gặp và biện

pháp giải quyết.

Cảm ơn sự theo dõi của các bạn!

ky nang dieu hanh quan ly tap the.ppt

Documents