la factura electrónica (2ª parte)

FacturaciFacturacióón n electrelectróónicanica

Ahorro de costes a través de la firma digitalJORNADAS RED.es 17-12-2010 COCIM

¿Ha pensado la cantidad de documentos que genera su empresa al año?

¿Ha calculado lo que le cuesta esa gestión?

FacturaFactura ElectrElectróónicanica

Previo FacturaPrevio Factura ElectrElectróónicanica

“Cada año una empresa de

1.000 personas

imprime 9 millones de páginas,

realiza 4 millones de fotocopias,

envía y recibe 1 millón de faxes

y pasa 81.700 horas haciendo circular

documentos de una oficina a otra.”

Ahorro de costesAhorro de costes

• Recorte de gastos para la empresa: con el ahorro de papel, gastos de envío y gastos de almacenamiento se reducen drásticamente los gastos de la empresa. 0,75 euros por factura (AECOC).

• Agilidad en la tramitación: los diferentes pasos de la tramitación se pueden realizar en pocos minutos y cómodamente, sin necesidad de desplazamiento alguno.

• Ahorro de espacio: los documentos generados pueden ser almacenados fácilmente en medios de almacenamiento magnéticos u ópticos. Se suprimen las pilas y archivadores de papel.

• Procedimiento seguro: mediante el empleo de certificados y firmas digitales se garantiza en todo momento la autenticidad, la integridad y el no repudio de los documentos

Beneficios Factura electrBeneficios Factura electróónicanica

• Otros de los beneficios a les que hacemos referencia son:

• Optimización de procesos

• • Reducción de las tareas reiterativas.• Reducción del error humano.• Mejor comunicación con los clientes (nuevo canal)• Aumento de la coordinación interna.• Eliminación del duplicado de las tareas.

• Imagen

• • Aparecer como empresa puntera en las nuevas tecnologías.• Poder dar respuesta a la necesidad de un cliente.• Ventaja competitiva y/o comparativa respecto a la competencia.

Beneficios Factura electrBeneficios Factura electróónicanica

• Oportunidades

Acceso a servicios avanzados de financiación y pago (e-factoring, e-confirming, etc).• Aumenta los elementos para localizar posibles casos de morosidad.• Facilita y acelera la entrega de información en caso de inspección por parte de la Agencia Tributaria.• Define un nuevo canal de comunicación con el cliente.

• Ventajas medioambientales

• Disminución de la impresión de papel.• Disminución en el uso de tintas, tóner, etc.• Ahorro del coste de almacenamiento físico de las facturas (RRHH, espacio físico...)

Proceso FacturaciProceso Facturacióón Electrn Electróónicanica

La facturación convencional se realiza de este modo:

La aplicación de gestión delproveedor genera la factura

El receptor introduce los datos de la factura de

forma manual y los archiva

La factura generada se imprime desde el sistema

del proveedor se clasifica y se ensobra

La factura impresa se envía a través de correo

convencional

Beneficios FacturaciBeneficios Facturacióón Electrn Electróónicanica

La Facturación Telemática se lleva a cabo según el siguiente esquema:

1

Emisión Legalización yconservación

3

Verificación

4

Integración y conservación

2


TAREA A REALIZARTiempo estimado sin sistemas de gestión

documental en minutos

Tiempo estimado con sistemas de gestión

documental en minutosLectura y clasificación de la correspondencia 2 2

Lectura y clasificación de la correspondencia/ digitalización y referenciación

0 2

Distribución a sus destinatarios 2 0

Fotocopia/s 1 0

Archivo 4 0

Búsqueda para consulta solicitada 4 0,5

Nueva fotocopia 1 0Rearchivo 2 0

TOTAL 16 4,5


ERRORES

COSTES

TIEMPO

AHORRO

NormativaNormativaLegislación aplicable

IntroducciIntroduccióónn

• Al amparo de la legislación aplicable en la Ley 59/2003 de facturación electrónica, que regula:

- la firma electrónica y su eficacia jurídica, y

- equipara la firma electrónica a la manuscrita.

• Con el empuje de la Orden PRE/2971/2007 sobre la Expedición de facturas por medios electrónicos a la AGE que delimita las exigencias técnicas de las facturas electrónicas recibidas por las AA.PP. como son:

acceder a la factura y a su contenido,

Tratar la información en ella contenida, y

Garantizar la conservación en condiciones adecuadas

LEGISLACION RELATIVALEGISLACION RELATIVA

• Y según la Ley 56/2007 sobre las Medidas de Impulso para el Desarrollo de la Sociedad de la Información el escenario de la facturación electrónica va a cambiar de manera significativa en breve periodo de tiempo:

• La Facturación Electrónica será obligatoria en Sector Publico Estatal desde 1 Abril 2008, y el Ministerio/Ente/Empresa Pública tendrá que publicar en el BOE que admiten Facturación Electrónica,

• El Gobierno se obliga a impulsar la facturación electrónica y a colaborar con las CC.AA para ello.

LEGISLACION RELATIVALEGISLACION RELATIVA

• ETT, Empresas de Especial Transcendencia, aquellas empresas con mas de 100 trabajadores o un volumen de operaciones > 6.010.121 € estarán obligadas desde 28 Diciembre de 2008 a disponer de un canal para tramitar, mediante el uso de Certificados Digitales reconocidos, la contratación electrónica, presentaciones de quejas/reclamaciones, ejercicio de sus derechos de LOPD.

• Dicha Ley 56/2007 será también la que obligará a empresas de sectores como compañías dedicadas al suministro de electricidad, agua y gas, telecomunicaciones, entidades financieras, aseguradoras, grandes superficies, transportes, agencias de viaje a facilitar un medio de interlocución telemática a los usuarios de sus servicios que cuenten con certificados reconocidos de firma electrónica

MARCO NORMATIVOMARCO NORMATIVO

• Orden PRE/2971/2007, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquella.

• RD 1496/2003, Reglamento sobre obligaciones facturación y de modificación del Reglamento del IVA (RD 1624/2002), transposición de la Directiva 2001/115/CE sobre facturación en relación con el IVA

• RD 2402/1985, deber de expedir y entregar factura, derogado por RD 1496/2003, con excepción del art. 9bis

• RD 87/2005, de modificación del RD 1496/2003, permite la expedición de facturas sustitutivas rectificativas con importes negativos.

• Orden HAC/3134/2002, sobre un nuevo régimen de facturación telemática, desarrollo del régimen de facturación telemática de art. 88 L.IVA y art. 9bis RD 2402/1985

MARCO NORMATIVO IIMARCO NORMATIVO II

• Ley 59/2003, de firma electrónica:

• regula la firma electrónica, su eficacia jurídica y la prestación de servicios de certificación

• Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica

• Facturación electrónica: ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, facturación telemática y conservación electrónica de facturas

• Facturación electrónica administración pública

• Digitalización de facturas

• Ley Impulso Sociedad Información 56/2007. Adaptación de la firma electrónica en procesos de negocio

MARCO NORMATIVO IIIMARCO NORMATIVO III

MARCO NORMATIVO IVMARCO NORMATIVO IV

La normativa legal de 2003 define un entorno estable para el desarrollo de la Facturación Electrónica, tanto el emisor como el receptor de la factura tienen una serie de obligaciones que cumplir.

Emisor

• Utilizar un certificado aprobado por la Agencia Tributaria (AEAT 2/2003)

• Velar para que se conserven las facturas emitidas (RD/1496/2003)

• Asegurar la legibilidad en formato original (RD/1496/2003)

• Garantizar el acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión (RD/1496/2003)

MARCO NORMATIVO VMARCO NORMATIVO V

Receptor

• Velar para que se conserven las facturas recibidas (RD/1496/2003)

• Asegurar la legibilidad en formato original (RD/1496/2003)

• Garantizar el acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión (RD/1496/2003)

• Disponer de software que permita verificar la firma y la identidad del emisor, así como la vigencia del certificado (RD/1496/2003)

MARCO NORMATIVO VIMARCO NORMATIVO VI

La legislación actual basándose en la firma electrónica establece tres principios básicos que se tienen que garantizar y que son exigibles a la facturación:

1.La autenticidad del origen de las facturasEstablecer que el emisor de la factura es realmente quien dice que es.

2. La integridad de su contenidoGarantizar que el contenido de la factura no ha estado modificado después de su firma.

3. El no repudio en la emisiónEl emisor de la factura no podrá negar la existencia y validez legal de la factura emitida una vez generada.

Estas 3 condiciones se cumplen gracias al uso de los Certificados Digitales reconocidos como los emitidos por Camerfirma o por cualquier otra AC reconocida por el MITYC.

Plataforma de lasPlataforma de lasCCáámarasmaras

Herramienta de facturación segura

¿¿QuQuéé es la factura electres la factura electróónica?nica?

QUÉ ES LA FACTURA ELECTRÓNICA

Es un documento electrónico que cumple con los requisitos legales y reglamentarios exigibles a las facturas y que, garantiza la

autenticidad de su origen

integridad de su contenido

lo que impide el repudio de la factura por su emisor.

+

- Firmado por un certificado digital reconocido por la AEAT, y

- Remitida al destinatario por medios electrónicos.

¿¿QuQuéé es la factura electres la factura electróónica?nica?

Datos Factura Firma Factura Electrónica

La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturaso documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

Formatos de facturaciFormatos de facturacióónn

Portal CamerfacturaPortal Camerfactura

• El Portal Cameral de Factura Electrónica permite gestionar la facturación de una empresa de manera completa y flexible. Incluye:

• Emisión, Firma y Recepción de facturas electrónicas

• Distribución vía telemática de facturas electrónicas

• Incorpora una aplicación, eSigna Wiewer, totalmente gratuita de visualización y verificación de facturas electrónicas

• Compatibilidad con las principales aplicaciones de gestión de empresas actuales. Facilidad de integración con todas las opciones de facturación existentes en el mercado

• Interoperabilidad entre diferentes plataformas

CamerfacturaCamerfactura

• Características

Integración con múltiples sistemas de gestión.

Formatos de factura – UBL y Facturae

Cumplimiento estándares internacionales.

Envío automático de facturas.

Almacenamiento y custodia de facturas.

Impresión PDF 417.

Certificado exclusivo de factura electrónica.

Integración en los sistemas de gestión del receptor. Formato XML

Rapidez en la puesta en marcha. 24 a 48 horas

Ahorro de costes.


• Formatos de firma estandarizados según la ETSI

• Formato XML estándar de comercio electrónico UBL

• UBL + XMLDSig Enveloped

• Formato XML de la AEAT/FACTURAE

• XML propietario + XMLDSig Enveloped

• Empleo XMLDsig XL: Formato de firma de larga duración ETSI TS 101 903. La correcta conservación

• Empleo del Time Stamp en todo el proceso

• Herramienta ASP con aplicaciones de cliente


Descarga gratuita del visor. PDF no identifica XMLDsig ni el formato Facturae.

Sellado de tiempo, Time Stamping, presente en todo el proceso de facturación.

Posibilidad de trabajar On-Line, a traves del Portal, o en modo Off-Line, a través de la aplicación Camerfactura Gestión, en el Paquete Premium.

La impresión de facturas se puede llevar a cabo mediante PDF-417, marca de agua que incorpora el contenido de la firma y el documento en sí.

PlataformaPlataforma

www.camerfactura.es


• Firma de hasta 2.000 facturas anuales.

• Certificado de Facturación Electrónica Camerfirma

• Hasta 80 MB de espacio en disco para almacenar facturas.

• Alta de hasta 5 usuarios.

• Plantilla de factura, a partir de 5 modelos predeterminados.

• Posibilidad de acceso de los clientes de una organización a las facturas disponibles.

• Almacenamiento de facturas u otros documentos recibidos, de otros usuarios del Portal. El único límite es el espacio de almacenamiento contratado.

SERVICIOS PAQUETE PREMIUMSERVICIOS PAQUETE PREMIUM


• Firma de hasta 800 facturas.

• Certificado de Persona Jurídica en soporte criptográfico Camerfirma

• Hasta 30 Mb de espacio en disco para almacenar facturas

• Alta de hasta 2 usuarios

• Plantilla de factura, a partir de 5 modelos predeterminados

• Posibilidad de acceso de los clientes a las facturas disponibles.

• Almacenamiento de facturas de otros usuarios del Portal. El único limite es el espacio de almacenamiento contratado.

SERVICIOS PAQUETE MEDIOSERVICIOS PAQUETE MEDIO


• Firma de hasta 200 facturas

• Certificado Persona Física/Jurídica en formato Software Camerfirma

• Hasta 15 Mb de almacenamiento en disco

• Alta de 1 usuario

• Plantilla de factura a partir de 5 modelos predeterminados

• Posibilidad de acceso de los clientes a las facturas disponibles

• Almacenamiento de facturas de otros usuarios del Portal

SERVICIOS PAQUETE MINISERVICIOS PAQUETE MINI

Muchas gracias Muchas gracias por su atencipor su atencióón!!n!!

Luis Arias [email protected] 344 37 43

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