la gestion du fonds social européen...la gestion du fonds social européen fonds social européen...

La Gestion du Fonds Social Européen

Fonds soc i a l eu ropéen en Nord -Pa s de Ca l a i s

PRÉFECTUREDE LA RÉGION NORD-PAS DE CALAIS

DIRECTION RÉGIONALEDU TRAVAIL, DE L'EMPLOI

ET DE LA FORMATIONPROFESSIONNELLE

Insertion professionnelle

Esp

rit d

’ent

repr

endr

e

Egalité des chances

Ada

ptat

ion

Guide pratique pourles porteurs de projets

GUIDE PRATIQUE POUR LES PORTEURS DE PROJETS FSE EN NORD-PAS-DE-CALAIS - DÉCEMBRE 2003

1

Ce guide présente les divers éléments permettant d’appréhender les modalitésde mise en œuvre du Fonds Social Européen en région Nord – Pas de Calais.

Il est destiné à aider les porteurs de projets à construire et gérer au mieux leursprojets afin qu’ils puissent bénéficier des opportunités offertes par l’actioncommunautaire dans le champ de la formation et de l’emploi.

Il constitue donc un outil à utiliser tout au long de la vie du projet. Il ne prétendpas répondre à toutes les questions que peut se poser un porteur.

La cellule FSE de la Direction Régionale du Travail, de l’Emploi et de la FormationProfessionnelle ainsi que l’assistance technique régionale confiée au C2RP(Centre Régional de Ressources Pédagogiques et de développement de la qualitéde la Formation) sont à votre disposition pour vous conseiller et vous accompagnerdans la mise en œuvre de votre projet.

Pour compléter ce guide, des ateliers de montage et de gestion de projets FSEsont organisés régulièrement dans le cadre d’un programme trimestrield’animations. Renseignez-vous auprès du C2RP.


2


3

SOMMAIRE

Qu’est-ce que le Fonds social européen ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 4

Les principes de base du FSE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 6

Les acteurs du FSE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10

Le dépôt du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12

L’instruction des projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 16

La sélection des projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18

La convention . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 20

Les versements du FSE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22

Les bilans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24

Les dépenses éligibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 30

Le public éligible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .p. 36

Les recettes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 38

La publicité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 42

Le contrôle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 46

L’évaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 52

Le glossaire du FSE (les astérisques renvoient au glossaire) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 64

LE FONDS SOCIAL EUROPÉEN ?


4

INTRODUCTION

LES PROGRAMMES

Le Fonds Social Européen est un des quatre Fondsstructurels* de l'Union européenne avec le FEOGA(Fonds européen d'orientation et de garantie agricole),le FEDER (Fonds européen de développement régional)et l'IFOP (Instrument financier d'orientation de lapêche), dont la mission commune consiste à réduire lesécarts entre les niveaux de vie des peuples et desrégions de l'Union européenne. Tous les États membresen bénéficient. Le FSE, créé en 1957 (Traité de Rome) est devenu leprincipal instrument financier de la stratégie

européenne pour l'emploi. Il répond à l'engagementeuropéen de créer des emplois en plus grand nombrepour faire reculer le chômage et, de mieux former lestravailleurs afin qu'ils soient en phase avec lesexigences du marché de l'emploi. Comme les autres fonds européens, le FSE est misen œuvre par périodes de 6 années. On parle de« programmation* ». Cette programmation permet demettre en adéquation l'action des fonds structurelsavec les contrats de Plan État/Région. La nouvelleprogrammation couvre la période 2000 - 2006.

Trois programmes d'Objectifs prioritaires (Objectifs1, 2 et 3) et une initiative communautaire (Equal)sont ainsi financés en France par le FSE. Les Objectifs 1 et 2 s'appliquent à des zonesgéographiques, tandis que l'Objectif 3 concernel'ensemble du territoire de l'Union européenne.

L'Objectif 1 vise à promouvoir le développementet l'ajustement structurel des régions en retard dedéveloppement (les arrondissements de Douai,Valenciennes et Avesnes-sur-Helpe en bénéficienten période transitoire jusqu'en 2006). Le FSE estassocié au Feder, à l'Ifop, et au Feoga dans sa miseen oeuvre.

L'Objectif 2 concerne la reconversion économiqueet sociale des zones touchées par des difficultésstructurelles (zones industrielles, rurales, zonesurbaines en difficultés, zones de pêche en crise).Les autres fonds structurels participent aussi à cetobjectif. Une partie du Nord-Pas de Calais estconcernée.

L'Objectif 3 soutient l'adaptation et la modernisationdes politiques et des systèmes d'éducation, deformation et d'emploi.

Equal est un programme d'initiative communautaire.Son objectif est de constituer un laboratoire depratiques innovantes et transnationales, destinéesà lutter contre les discriminations de toutesnatures dans le domaine de l'emploi. Treize projetsont été sélectionnés dans le Nord - Pas de Calais.

La France a défini pour chaque objectif desorientations stratégiques regroupées dans unDocument Unique de Programmation (DOCUP). Cedocument décrit les objectifs que l'État françaissouhaite atteindre grâce au FSE sur une période de6 années.

L'Objectif 3 et Equal sont des programmesexclusivement financés par le FSE.

5

PROGRAMMES EUROPÉENS EN RÉGION NORD PAS-DE-CALAIS 2000-2006Source : Préfecture de la région Nord – Pas de Calais

LE FONDS SOCIAL EUROPÉEN ?

- Les brochures Objectifs 1, 2 et 3 EuropEmploi – « Les mesures » disponibles auprès de la DRTEFP ou du C2RP.- Les DOCUP auprès du centre de documentation du C2RP.- Les sites Internet :

Site FSE du Ministère des Affaires sociales, du travail et de la solidarité : www.travail.gouv.fr/fseSite de la Préfecture de région Nord-Pas de Calais : www.nord-pref.gouv.frSite de la DRTEFP Nord-Pas-de-Calais : www.npdc.travail.gouv.fr (ouverture au 1er trimestre 2004)Site de la DATAR : www.datar.gouv.frSite français Equal : www.equal-France.comSite de Racine : www.racine.frSite du C2RP : www.c2rp.frSite de l’Union européenne : www.europa.eu.int/index_fr.htm

Pour en savoir plus sur le FSE, vous pouvez consulter :

L’Objectif 3 concerne l’ensemblede la région à l’exclusion de lazone Objectif 1.


LES PRINCIPES DE BASE DU FSE


6

LE COFINANCEMENT*

La politique structurelle de l’Union européenne apour principe fondamental le soutien aux politiquespubliques des États membres. Ceci implique queles fonds structurels interviennent en cofinancement*

de projets ou de dispositifs. Ce principe se traduit

par la mise en place de règles de gestion spécifiques.Les taux d’intervention du FSE sont soumis à desplafonds qui varient en fonction des programmes etdes mesures :

OBJECTIF 1

Axes Mesures

1Politiques actives du marché

du travail

2FormationSolidarité

Emploi

50 % 50 %

50 % 50 %

100 %

50 % 50 %

50 % 50 %

50 % 50 %

2Lutte contre l’exclusion

dont l’appui auxmicro-projets associatifs

3Promotion de l’emploi et de laqualification par la formation

4Appui à la modernisation et à

l’adaptation du tissu économique

5 Égalité des chances

Taux d’interventionFSE Public Privé

OBJECTIF 2

Axes Mesures

8

Soutien et développement destrès petites et moyennes

entreprises et reconversiondes actifs

1

Promouvoir ledéveloppement

économique au servicede l’emploi

50 % 50 %

9Politique de la ville et

développement solidaire3

Promouvoir desdémarches

territorialisées dedéveloppement durable

et solidaire

50 % 50 %



7


Dans certains cas, les contreparties privées peuventêtre prises en compte à hauteur de 11% du coût total

éligible ou 20% des contreparties nationales(prendre contact avec la Cellule FSE de la DRTEFP).

OBJECTIF 3

Axes Mesures

1Renforcer la politique du

« Nouveau départ »1Politiques actives du

marché du travail 45 % 55 %

2Accompagner les politiques de l'État

de l'insertion et contre l'exclusion2

45 % 55 %

3Appuyer les initiatives locales pourl'insertion et contre les exclusions 45 % 55 %


Égalité des chances,intégration sociale

10 Soutenir les initiatives locales

6

50 % 50 %10A

Développement de stratégiesterritoriales pour l'emploi

10B

L'appui aux micro-projetsassociatifs 100 %

Égalité des chances,intégration sociale

6Moderniser les organisations du travail

et développer les compétences

4

40 % 33 % 27 %

7Développer l'esprit d'entreprise etfavoriser la création d'activités et

l'innovation40 % 60 %

8Développer l'accès et la participation

des femmes au marché du travail

5

45 % 55 %

9Favoriser l'articulation vie

professionnelle, vie familiale et laprofessionnalisation des acteurs

45 % 55 %

Mesures spécifiquespour améliorer l'accèset la participation desfemmes au marché du

travail

4Faciliter le passage de

l'école au travail

3

45 % 55 %

5

Améliorer l'information, l'orientationet l'individualisation des formations,

notamment grâce aux NTIC etdévelopper l'accès à la validation

45 % 55 %

Éducation et formationtout au long de la vie

Adaptation destravailleurs,

esprit d'entreprise,recherche, innovation,

technologie



8

L’ADDITIONNALITÉ*

Les fonds structurels soutiennent les politiquespubliques des États membres dans les champsd’intervention de ces fonds. Ils sont des complémentsdes actions et ils contribuent à leur réalisation. Ceprincipe implique que les fonds structurels neviennent pas en substitution des efforts financiers

des financeurs nationaux (État, conseils régionaux,conseils généraux, communes, chambres consu-laires…), mais en addition à ce financement. Ilsdoivent par ailleurs avoir un impact sur la qualitédes projets financés.

LE PARTENARIAT*

Pour impulser et mettre en œuvre les programmesnationaux et régionaux du Fonds social européen,l’administration centrale n’agit pas seule, ellecoopère avec une large palette d’acteurs :

les services déconcentrés, les régions, les autrescollectivités territoriales, les partenaires sociaux etles acteurs économiques, ainsi que le secteurassociatif.

LA PROGRAMMATION* ET LA CONCENTRATION*

C’est un processus d’organisation, de prise dedécision et de financement visant à mettre enœuvre, sur une base pluriannuelle, l’actionconjointe communautaire et des États membrespour réaliser les différents objectifs des fondsstructurels. Les interventions du FSE se concentrentsur un nombre limité de domaines ou de thèmes etsur les besoins les plus importants et les actionsles plus performantes.

Pour financer les programmes, la Commissioneuropéenne effectue les paiements suivants auxautorités de gestion* :

- une avance* versée en début de programmation(7% du budget 2000-2006),

- des acomptes* différentiels en fonction desdéclarations de dépenses,

- un solde.

Depuis le 1er janvier 2003, des fonds de concours locaux* ont été mis en place pour permettre à laCommission européenne de verser les fonds directement au niveau régional.

9

L’ÉGALITÉ DES CHANCES*

L’ÉGALITÉ DES CHANCESENTRE LES HOMMES ETLES FEMMES :UNE PRIORITÉTRANSVERSALE DU FSELa promotion de l’égalité des chances entre lesfemmes et les hommes est une des missionsprioritaires de l’Union européenne.Une double approche est développée :d’une part l’intégration transversale de l’égalitédes chances entre les hommes et les femmes dansl’ensemble des actions financées ;d’autre part le renforcement des mesures spéci-fiques destinées à lutter contre des inégalitésrécurrentes.

Deux types d’actions spécifiques sont soutenusplus particulièrement :

— Développer l’accès et la participation desfemmes au marché du travail :> faciliter l’entrée des jeunes filles dans l’activité

professionnelle,> faciliter l’insertion professionnelle des

femmes,> diversifier les filières de formation et

développer les carrières professionnellesdes femmes.

:

— Améliorer l’articulation entre vie familiale etvie professionnelle :> développer et faciliter l’accès à des modes

adaptés de garde d’enfants et de personnesdépendantes,

> mobiliser les acteurs sur la mise en œuvred’approches intégrées (formation, capitalisationd’expériences, séminaires, campagnes decommunication…).

Les inégalités au travail en quelques chiffres(données nationales) :

— 10% des femmes sont au chômage, contre8% des hommes.

— 54% des chômeurs longue durée sont desfemmes.

— Le salaire des hommes est de 25% supérieurà celui des femmes.

— 30% des femmes en activité travaillent àtemps partiel, contre 5% des hommes.

— 27,6% des cadres et dirigeants du secteurprivé et semi-public sont des femmes maiselles ne représentent que 7% des dirigeantsdes 5 000 premières entreprises françaises.

— Les femmes assument 80% des tâchesdomestiques.

Sources : Plaquette FSE Égalité des chancesentre les hommes et les femmes - 2002(INSEE / DARES /Service des droits des femmes et de l’égalité).



LES ACTEURS DU FSE


10

L’AUTORITÉ DE GESTION*

Pour les projets nationaux Objectif 3 et EQUAL, ils’agit du département du Fonds social européen duministère des Affaires sociales, du travail et de lasolidarité – représentant le ministre.

Pour les projets Objectifs 1 et 2 et pour les projetsdéconcentrés Objectif 3 et EQUAL, il s’agit de laDirection régionale du travail, de l’emploi et de laformation professionnelle du Nord – Pas de Calais,par délégation du Préfet de région.

LES STRUCTURES D’ASSISTANCE TECHNIQUE*

Ce sont les structures sélectionnées par l’autoritépublique au niveau régional ou national pour assurerl’assistance technique des programmes auprès despromoteurs de projets. Dans le Nord-Pas de Calais,cette mission a été confiée au C2RP (Centre régionalde ressources pédagogiques et de développementde la qualité de la formation).

Ses missions sont :— l’information et la sensibilisation,— l’aide au montage de projets,— le suivi des projets,— la valorisation des projets et la diffusion des

bonnes pratiques,— l’appui à l’évaluation.

LES ACTEURS DE LA DÉPENSE PUBLIQUE

L’ordonnateurC’est lui qui décide de l’attribution des fonds. Au niveau national, il s’agit du ministre ; au niveau régional,c’est le préfet. Dans la majorité des cas, la DRTEFP est ordonnateur délégué du préfet dans les régions.

Le contrôleur financier (trésorier payeur général au niveau régional) Il contrôle la dépense publique et appose notamment son visa sur les documents conventionnels relatifsaux projets.

Le comptable public Il procède au paiement des dépenses publiques.

À noter : les fonctions d’ordonnateur et de comptable sont incompatibles.

11

LES ACTEURS DU FSE


LE DÉPÔT DU PROJET


12

PRINCIPESLe dépôt du dossier se fait à la DRTEFP qui est laseule habilitée à délivrer l’accusé de réception*. Le dossier de demande fait l’objet d’un dossier typequ’il est toujours possible d’abonder par desdocuments permettant d’étayer la demande. Il est composé de trois parties principales : > Des informations relatives au porteur de projet.

Ces informations permettent à la fois d’identi-fier le demandeur mais aussi d’apprécier sacapacité à mener le projet à son terme ;

> Des informations relatives au projet proprementdit. Ces informations ont pour objectif de vérifiersi la demande est éligible* au FSE et s’inscritbien dans une mesure du DOCUP*.

> Des informations relatives à la gestion du projet.Elles portent à la fois sur les éléments financiers,sur les actions envisagées et le calendrier demise en œuvre. Le projet est le plus souventannuel.

Le dossier doit permettre aussi d’apprécier sil’organisme est outillé pour garantir la réalisationdu projet tant quantitative (comptabilité analytique1,suivi des stagiaires2) que qualitative (évaluation3,additionalité4, publicité5). À ce dossier, doit être joint un certain nombre dedocuments nécessaires à sa présentation au(x)comité(s) de programmation6.

L’absence de l’une de ces pièces entraîne unajournement du dossier et donc retarde d’autantsa programmation*.Ces pièces différent suivant le statut juridique de lastructure qui porte le projet. (Voir tableau p. 13 et 14)

APPLICATIONS > Les documents communs à tousQuatre documents sont communs à tous les porteursde projet : > le dossier de demande de financement.

Ce document type figure dans le formulaire dedemande de financement.

> Il est possible de se le procurer par courriel àl’adresse : [email protected].

> Celui-ci doit être transmis (même s’il a été remplisous format électronique) en trois exemplairespapier signés par la personne dûment habilitéeà engager la structure porteuse du projet(exemple : le président de l’association, le gérantd’une SARL, le maire pour une commune…).

> Dans le cas d’une délégation de signature, uneprocuration est indispensable (exemple : déci-sion du conseil d’administration ou du bureaupour une association ou une société).

> La preuve de l’existence légale de la structure.— Les statuts et la liste actualisée des membres

du Conseil d’administration ainsi que la copiede la publication au Journal Officiel ou le récé-pissé de la déclaration à la préfecture dedépartement pour les associations.

— Un K bis de l’année en cours ou l’inscriptionau répertoire des métiers par exemple suivantla nature de l’activité pour les entreprises oules indépendants, agriculteurs….

— Pour les GIP (Groupements d’intérêts Publics),la convention constitutive et l’arrêté approuvantla convention publiée au Journal Officiel oul’extrait du recueil des actes administratifsde la préfecture ainsi que la liste à jour desmembres du conseil d’administration.

> Un Relevé d’identité bancaire du compte surlequel sera versé le FSE.

> Ce compte doit être obligatoirement ouvert aunom de la structure porteuse du projet.

1 Voir la fiche : les versements du FSE2 Voir la fiche : les versements du FSE

3 Voir la fiche : l’évaluation4 Voir la fiche : les principes de base du FSE

5 Voir la fiche : la publicité6 Voir la fiche : la sélection des opérations

13

> La ou les certifications de cofinancement public*.> Le FSE ne peut financer seul un projet, le porteur

de projet doit justifier de cofinancements publicslors du dépôt du dossier en joignant à sa demandeles attestations de fonds publics.

> Ces attestations font l’objet d’un document typeà faire certifier par chaque cofinanceur pourle montant exact indiqué dans le plan de finan-cement. >

> À défaut de cette attestation, une lettre d’intentionde chaque co-financeur peut être fournie dans lecas où le cofinancement n’a pas encore fait l’objetd’une décision formelle.

> En tout état de cause la lettre d’intention doitcomprendre :

— l’identification précise du projet,— le montant mobilisé dans le budget prévi-

sionnel,— la date prévisionnelle de la décision définitive

du cofinancement ou le délai de présentationà l’organe délibérant.

> Les documents spécifiquesLes autres documents sont propres à chaque type deporteur de projet (voir tableau). Suivant leur nature ils ont pour objectifs : — de prouver pour les structures privées qu’elles

sont à jour de leurs obligations fiscales et socialespour l’année précédant le dépôt de la demande.Ces bordereaux de situation font l’objet dedocuments types élaborés par les services fis-caux (formulaires DC5, DC7 par exemple).

— d’apprécier la santé financière des porteurs deprojet et leur capacité à assurer le préfinance-ment de l’opération (comptes financiers, budgetprévisionnel pour les associations et les GIPapprouvés ou non par les commissaires auxcomptes, liasses fiscales pour les entreprises)mais aussi de vérifier que le montant des aidespubliques touchées par les entreprises ne lessituent pas au dessus des seuils d’encadrementd’aide publique fixés par la Commission etqu’elles ne dérogent pas ainsi au principe delibre concurrence.


7 Voir la fiche : les recettes8 Voir la fiche : l’instruction des dossiers

CONSEILS> Le dossier doit être déposé avant le

démarrage du projet. En effet, la prise encompte des dépenses et donc de l’inter-vention du FSE démarre à la date inscritesur l’accusé de réception du dossier.

> Il est préférable que le dossier soit déposécomplet auprès de la DRTEFP. L’absenced’un ou de plusieurs documents entraînedes demandes complémentaires de sa part.Ces allers et retours sont générateurs deretards et risquent de différer l’examen dudossier.

> Vérifier que les fonds publics affichés nesont pas déjà gagés7 par du FSE.

> Enfin, les conseils généraux et le Conseilrégional étant membres de droit des comitésde sélection, il faut leur faire parvenir unexemplaire du dossier. (cf adresses p. 17)

Pour faciliter la constitution des dossiers, ilest possible de trouver un appui préalablesoit :— auprès de la DRTEFP qui dispose de corres-

pondants clairement identifiés pour chaquetype de mesures ou de dispositifs,

— auprès de l’assistance technique qui organi-se des sessions d’aide au montage du projet(« ateliers d’écriture » et « atelier de ges-tion »),

— auprès des services instructeurs compétentssuivant leur champ d’intervention8.




14

PIÈCES À FOURNIR SELON LE STATUT DU PORTEUR >>>>

DOCUMENTS

GIP

Entreprise

Collectivitéterritoriale ou

organismeconsulaire

Association

Dossier dedemande definancement

FSE signé

2exemplaires

2exemplaires

2exemplaires

2exemplaires

Certificationsde cofinance-ments publics

ou lettresd’engagement

1 original

1 original

1 original

1 original

Pouvoir designature sinécessaire

1 original

1 original

1 original

1 original

RIB

2exemplaires

2exemplaires

2exemplaires

2exemplaires

Statuts(ou convention

constitutive)et liste des membres

du conseild’administration

(copie de lapublication au JO)

2 copies certifiéesconformes lors de lapremière demande

uniquement.Signaler les

modifications lorsdes demandes

suivantes.

2 copies certifiéesconformes lors de lapremière demande

uniquement.Signaler les

modifications lorsdes demandes

suivantes.

Kbis ouinscription

auxrépertoires

2exemplaires

lors de lapremièredemande

uniquement.

15


SUITE >>>>

Bordereauxde situation

au regard desobligationsfiscales etsociales

2exemplaires

Organigrammeprécisant les niveaux

de participation,effectifs, chiffre

d’affaires et bilan desentreprises du groupe

Pour les entreprisesappartenant à un

groupe uniquement

Budgetprévisionneldes annéesconcernéespar le projet

2exemplaires

pour lesdemandes de

subventionFSE

supérieure à23 000 euros

Bilan etcomptes

financiers del’année

précédente(avec visa si

nécessaire duCommissairesaux comptes)

2exemplaires

pour lesdemandes de

subventionFSE


2exemplaires

pour lesdemandes de

subventionFSE


Délibérationapprouvant le

plan definancementprévisionnel

1 original

DADS

2exemplaires

pour lesdemandes de

subventionFSE


Rapportd’activité de

l’annéeprécédente

2exemplaires

pour lesdemandes de

subventionFSE



L’INSTRUCTION DES PROJETS


16

PRINCIPESL’objectif de l’instruction est de déterminer lapertinence et l’éligibilité* du projet par rapportaux axes et mesures du DOCUP*, de vérifier sa via-bilité, de contrôler le respect de la maquette*

financière et d’apprécier le coût du projet.

Sur la base de cette instruction, les différentscomités émettent un avis motivé sur le projet.

L’avis des services instructeurs revêt une importancecruciale, c’est, en effet, sur cet avis technique queles commissions vont s’appuyer pour émettre laproposition de retenir, de rejeter ou d’ajourner ledossier.

APPLICATIONS En règle générale, deux services de l’État sontchargés de l’instruction : — d’une part, la cellule FSE de la DRTEFP. Dans ce

cadre, elle vérifie tous les aspects formels dudossier (voir la phase de dépôt) et l’éligibilité dudossier par rapport au DOCUP et aux mesures.

— d’autre part, les services instructeurs choisis enfonction de leur compétence. Ainsi la Directionrégionale de l’agriculture et de la forêt (DRAF)aura plus en charge les dossiers liés à l’agriculture,les directions départementales du travail del’emploi et de la formation professionnelle(DDTEFP) les dossiers traitant de l’emploi et dela formation et la Délégation régionale aux droitsdes femmes sur l’égalité des chances (DRDFE)la totalité des projets. Ces services se prononcentsur le fonds du dossier et sur les capacités dupromoteur à le mener à bien.

Au cours de cette instruction, un certain nombre depièces peut être demandé afin de compléter undossier incomplet ou pour apporter des précisionssur le contenu ou sur le budget.

CONSEILSIl est toujours souhaitable de prendre contactavec le ou les service(s) instructeur(s) pour luiprésenter le dossier, apporter toutes précisionscomplémentaires ou l’améliorer en fonction deses recommandations.

17

PRINCIPAUX SERVICES INSTRUCTEURS DU FSE

L’INSTRUCTION DES PROJETS

Direction régionale du travail, de l'emploi et de laformation professionnelle (DRTEFP) Cellule FSELes Arcades de Flandre - 70, rue Saint-SauveurBP 456 - 59021 Lille cedex tél. : 03-20-96-48-67 fax : 03-20-52-74-63 mail : [email protected]

Direction départementale du travail, de l'emploi et de laformation professionnelle du Nord - Lille (DDTEFP)77, rue Léon Gambetta - BP 665 - 59033 Lille tél. 03-20-12-55-55 fax. 03-20-42-08-85

Direction départementale du travail, de l'emploi et de laformation professionnelle du Pas-de-Calais5 rue Pierre Bérégovoy - BP 539 - 62008 Arras cedextél. 03-21-60-28-00 fax. 03-21-60-28-50

Direction départementale du travail,de l'emploi et de la formation professionnelledu Nord - ValenciennesRue Marc Lefranc - 59300 Valenciennes tél. 03-27-09-96-96 fax. 03-27-09-96-09

Conseil régional Nord-Pas-de-CalaisDirection Europe – Cellule FSEHôtel de Région - Centre Rihour - 59555 Lille cedex tél : 03-28-82-82-82 fax : 03-28-82-75-05

Conseil général du Nord - Direction de la planification et del'action économique - Service Europe et RelationsInternationalesHôtel du Département51, rue Gustave Delory - 59047 Lille cedextél : 03-20-63-59-85 fax : 03-20-63-59-71

Conseil général du Pas-de-CalaisDirection générale des services DPMT/PRue Ferdinand Buisson - 62018 Arras cedex 9tél : 03-21-21-67-59 fax : 03-21-21-62-93

Direction régionale des affaires culturelles (DRAC)Hôtel Scrive1, rue du Lombard - 59800 Lille tél. 03-20-06-87-58 fax. 03-28-36-62-21

Direction régionale de l'agriculture et de la forêt(DRAF)Cité Administrative - 59022 Lille cedex tél. 03 20 96 41 00 fax. 03 20 96 42 99

Direction régionale des affaires sanitaires et sociales(DRASS)62, boulevard de Belfort - BP 605 - 59024 Lille tél. 03-20-62-66-00 fax. 03-20-62-66-62

Direction régionale et départementale de lajeunesse et des sports (DRDJS)35, rue du Boucher de Perthes - 59044 Lille cedextél. 03-20-14-42-42 fax. 03-20-14-42-98

Direction régionale de l’environnement (DIREN)107, Bd de la Liberté - 59041 Lille cedextél. 03-59-57-83-83 fax. 03-59-57-83-00

Direction régionale de l’équipement (DRE)2/4, rue de Bruxelles - BP 259 - 59019 Lille cedex tél. 03-20-49-60-00 fax. 03.20.53.14.24

Direction régionale de l’industrie et de la recherche etde l’environnement (DRIRE)941, rue Charles-Bourseul - BP 750 - 59507 Douai cedex tél. 03-27-71-20-20 fax. 03-27-88-37-89

Direction régionale de la protection judiciairede la jeunesse (DRPJJ)179, boulevard de la Liberté - BP 2038 - 59014 Lille cedextél. 03-20-21-83-50 fax. 03-20-21-83-69

Direction régionale des services pénitentiaires (DRSP)5, rue Gauthier de Chatillon - BP 765 - 59034 Lille cedex tél. 03-20-63-66-66 fax. 03-20-54-40-64

Délégation régionale du commerce et del’artisanat (DRCA)75, rue Gambetta - 59800 Lille tél. 03-20-30-51-50 fax. 03-20-30-51-55

Délégation régionale aux droits des femmeset à l’égalité (DRDFE)171, boulevard de la Liberté - 59039 Lille cedex tél. 03-20-30-59-78 fax. 03-20-30-56-96

Délégation régionale à la recherche et à latechnologie (DRRT)Espace Recherche Innovation2, rue des Cannoniers - 59800 Lille tél. 03-28-38-50-19 fax. 03-28-38-50-20

Délégation régionale au tourisme (DRT)75, rue Léon Gambetta - 59800 Lille tél. 03-20-54-77-66 fax. 03-20-54-36-40

Rectorat de l’Académie de Lille20, rue Saint Jacques - 59033 Lille cedex tél. 03-20-15-60-00 fax. 03-20-15-65-90


LA SÉLECTION DES PROJETS


18

PRINCIPESLes projets cofinancés par le FSE font l’objet d’unecodécision du préfet de région et du président duConseil régional pour les Objectifs 1 et 2 et d’unedécision du Préfet de région pour l’Objectif 3 etl’initiative Equal. Ces codécisions s’appuient sur les avis des comitésde sélection (comité de programmation pour lesObjectifs 1 et 2 et commission technique spéciali-sée (CTS) pour l’Objectif 3) émis au vu des rapportsd’instruction présentés par les services instruc-teurs.

Le passage des dossiers en Comité de sélection estune condition nécessaire pour que le projet soitretenu. L’avis du comité de sélection sera visé dansla convention signée avec le bénéficiaire.Pour les Objectifs 1 et 2, la présentation en comitéde sélection est précédée par un passage devantdes comités préparatoires (précomités techniquesspécifiques).

APPLICATIONS

L’existence de ces comités préparatoires permetd’opérer une présélection et éventuellementd’apporter des améliorations ou d’émettre desrecommandations pour le comité de sélection quirecherchera la complémentarité entre les mesuresdes DOCUP* et la synergie entre les différentsfonds structurels*.

Ils sont composés essentiellement des financeurset des services instructeurs de l’État. Ils se réunissentde manière régulière suivant un calendrier préétabli.Le secrétariat FSE est assuré par la DRTEFP.

19

LA SÉLECTION DES PROJETS

APPLICATIONS (SUITE)

La décision peut prendre trois formes : — acceptation du dossier et établissement de la convention,

— rejet du dossier : la décision est motivée en fonction des avis des comités de sélection,

— ajournement du dossier, dans ce cas le dossier est revu par le porteur du projet et fait l’objet d’unenouvelle instruction.

Dispositifs

Décisions

Commissiontechnique

spécialisée

Objectif 3 et Equal

Avis transmis aupréfet de Région

pour décisiondéfinitive

Pré-comité deprogrammation

Objectifs 1 et 2

Transmission desavis au comité deprogrammation

Comité deprogrammation

Objectifs 1 et 2

Avis transmis aupréfet de Région

et au président duConseil régional

pour décisiondéfinitive

CONSEILS Compte tenu de la procédure, il est nécessaire en construisant le dossier d’intégrer dans le calendrierles délais nécessaires à l’instruction et à la décision (environ trois mois pour un dossier Objectif 3 etquatre mois pour les dossiers Objectifs 1 ou 2).

Ne pas hésiter à se renseigner sur la date de la prochaine commission.


LA CONVENTION


20

PRINCIPESLa convention* est le document qui lie contractuel-lement l’État, représenté par le Préfet de région, etle promoteur. Sa durée est généralement de 12 mois.Elle fixe les droits et les obligations de chacun :— financement sous conditions pour l’État.— réalisation de l’opération pour le promoteur.

Elle est constituée de la convention* en elle-mêmeet des annexes qui reprennent : — le descriptif du projet (extrait de la demande de

financement),— le plan de financement (extrait de la demande de

financement).

Les arrêtés* attributifs de subventionPour les subventions FSE d’un montant égal ou inférieur à 23 000 euros (ou 100 000 euros pour les orga-nismes publics), un arrêté attributif de subvention sera établi. Comme la convention, il spécifie le montantde l’aide accordée et les modalités d’exécution du projet (description du projet, plan de financement, indica-teurs de suivi). Contrairement à la convention, l’arrêté n’est pas signé par le promoteur.

CONSEILSLire la convention !> Se référer au présent guide lors de cette lecture

pour apprécier les obligations qui en découlent.

> Le seul interlocuteur en ce qui concerne l’exé-cution de la convention (ou de l’arrêté) est leservice émetteur, à savoir la Cellule FSE de laDRTEFP en ce qui concerne les projets régio-naux.

> Pensez à rappeler le numéro de votre convention(ou de l’arrêté) lors de toute correspondanceavec la DRTEFP ou l’assistance technique.

> Si des changements importants interviennentdans la mise en œuvre du projet : ne pas hésiterà contacter la DRTEFP. Sous certaines conditionsdes avenants peuvent être effectués.

> > Attention : il est impératif de demander ces

avenants avant la clôture de la convention (oude l’arrêté).

21

APPLICATIONS Toute convention portant attribution de FSE comprendquatre articles obligatoires :> Article relatif au coût de l’action et la

participation du FSE> Cet article comprend les éléments suivants :

— rappel des dépenses non éligibles au cofi-nancement FSE,

— coût du projet et modalités de participationdu FSE (montant permettant d’en déduire letaux de participation).

> Article relatif aux indicateurs*

> Cet article prévoit que l’organisme renseigneobligatoirement, dans le cadre du bilan final, lesindicateurs associés aux actions cofinancées(indicateurs du minimum commun et, le caséchéant, indicateurs spécifiques).

> Article relatif aux obligations de publicité> Cet article prévoit que l’organisme s’engage à

indiquer à tous les bénéficiaires et au publicconcerné la participation du FSE, toute publicationou communication relative au projet cofinancédevant faire mention du FSE. De plus, s’il estamené à conclure d’autres conventions pour laréalisation du projet cofinancé, l’organismeinforme de la participation du FSE tous les inter-venants dans le processus de réalisation du projet.

> Article relatif aux obligations de contrôleet de suivi

Aux termes de cet article :— l’organisme s’engage à produire un bilan

de réalisation annuel à échéance convenue,

— l’organisme s’engage à utiliser un systèmede comptabilité séparée ou une codificationadéquate pour le projet cofinancé par le FSE,

— l'organisme doit en principe conserver lespièces justificatives dix ans après le dernierversement de l'aide communautaire. Parailleurs, les contrôles peuvent être effectuésdurant une période de trois ans après laclôture financière des programmes par laCommission Européenne auprès de l'Etat.En pratique, il convient donc de conserver lespièces justificatives au minimum jusqu'en2013,

— l’organisme est tenu d’informer l’ensembledes organismes bénéficiaires de l’aide duFSE et qu’ils sont susceptibles de subirdes contrôles par les instances communau-taires et organes nationaux de contrôle, etqu’ils ont les mêmes obligations de comp-tabilité séparée et de conservation despièces justificatives.

La convention constitue le cadre de référence danslequel le projet doit se dérouler. Les bilans quiseront soumis par le promoteur seront analysés enfonction du contenu de la convention. Il en sera demême dans le cadre d’un contrôle éventuel.

Chacun des articles de la convention fait l’objetdans ce guide d’une description détaillée desdifférentes obligations auxquelles se soumet lesignataire de la convention.

LA CONVENTION

Les conventions cadreCertains opérateurs peuvent déposer des pro-jets concernant plusieurs bénéficiaires etredistribuent ainsi du FSE. Il s’agit du Conseilrégional, des Conseils généraux, des PLIE, desOPCA et des Chambres régionales consulaires.Ils sont tenus d’informer leurs bénéficiaires dufinancement FSE octroyé lors des conventionsqu’ils établissent.Attention : toutes les obligations du FSE s’appli-quent même dans le cadre des conventionspassées par ces opérateurs.


PRINCIPESDe manière générale, les versements se font,sous réserve de la disponibilité des crédits, sousforme : — d’un acompte au vu d’un bilan intermédiaire,— d’un solde au vu d’un bilan final et après vérification

du service fait*.

Une fois le dossier de solde transmis à la DRTEFPcelle-ci procède à l’examen des documents. Cettephase permet :— de vérifier la cohérence entre le rapport final et

le projet conventionné,— de demander des justificatifs (financiers et/ou

qualitatifs).

Une fois le dossier complet, la DRTEFP établit uncertificat de service fait* qui déclenche le paiementdu solde.

APPLICATIONS Un acompte* de 50% du montant FSE est prévu à laconvention lorsque le porteur de projet peut justifierde dépenses acquittées à hauteur de 50% du coûttotal du projet (toutes sources de financementsconfondues).Le solde est versé sur présentation d’un bilan finalvalidé par la DRTEFP et après vérification du servicefait.

LES VERSEMENTS DU FSE


22

CONSEILS > Vérifier que votre trésorerie vous permet

d’assurer l’avance de fonds nécessaires.

> Veillez à effectuer un suivi régulier desdépenses relatives au projet afin de déclen-cher la demande d’acompte dans lesmeilleurs délais.

> Si la réalisation prend du retard, il est utile depasser un avenant à la convention pour pro-longer la durée de celle-ci.

Il est donc nécessaire d’anticiper dans ce caset de négocier le plus tôt possible avec laDRTEFP la signature de cet avenant.

Référence : les termes de la convention.

23

LES VERSEMENTS DU FSE

L’EXECUTION DE LA DÉPENSE PUBLIQUE

Attention : la date limite pour l’engagement comptable est le 30 novembre de chaque année.

« Avant d’être payées, les dépenses sont engagées,liquidées et, le cas échéant, ordonnancées. »

> L’engagement juridique*

« L’engagement juridique est l’acte par lequel unorganisme public crée ou constate à son encontreune obligation de laquelle résultera une charge. »Il s’agit donc d’un arrêté juridique qui a desconséquences pécuniaires. Il doit être pris par lapersonne autorisée : l’ordonnateur. Il s’agit del’établissement de la convention* ou de l’arrêté*.

> Les procédures de paiement> L’engagement comptable*

> Il est dissocié de l’engagement juridique et esteffectué préalablement au mandatement.

> Le contrôleur financier déconcentré (CFD) exa-mine :

— l’imputation budgétaire de la dépense,— la disponibilité des délégations de crédits,— l’exactitude de l’évaluation de la dépense,— la régularité de la dépense par rapport

aux lois et règlements (notamment l’éligi-bilité),

— les conséquences que la mesure prisepeut entraîner sur les finances de l’État.

> Le contrôleur financier dispose de quinze jourspour apposer son visa au dossier complet.

> Cependant, la péremption de ce délai de quinzejours n’implique pas visa automatique…

> Le mandatement> « Le mandatement est l’acte administratif

donnant l’ordre de payer la dette de l’organismepublic. »

> Pour le mandatement, les éléments suivantssont contrôlés :

— qualité de l’ordonnateur,— disponibilité des crédits,— imputation budgétaire,— application de la convention (ou de l’arrêté)

et/ou justification de service fait,— visa du contrôleur financier sur l’acte

juridique, par exemple la conventioncadre FSE,

— paiement libératoire,— règles de prescription,— existence d’opposition au paiement.

> La liquidation*

> « La liquidation a pour objet de vérifier la réalitéde la dette et d’arrêter le montant de la dépense. »C’est à ce niveau qu’intervient la notion de« service fait* ».

> Le paiement> « Le paiement est l’acte par lequel l’organisme

public se libère de sa dette. »


LES BILANS


24

INTRODUCTION

À chaque étape de la convention (acompte, solde ou échéance de la convention), un rapport doit être transmisà la DRTEFP. Ces rapports font l’objet d’un formulaire type accessible aux adresses suivantes :

[email protected] (au 1er trimestre 2004)

Ils sont financiers, qualitatifs et quantitatifs.


25

LE BILAN FINANCIER

PRINCIPESLe contenu du bilan financier varie suivant lesdemandes : — pour la demande d’acompte, il est fondé uniquement

sur un état de dépenses acquittées, — pour le solde ou l’échéance de la convention, il

porte à la fois sur les dépenses acquittées et lesrecettes. La demande de solde doit être équilibrée,indépendamment du versement (trésorerie) desfinancements.

APPLICATIONS — Précisions sur la notion de

« dépenses effectivement encourues »Il s’agit des dépenses effectuées par les bénéfi-ciaires finals* (il s’agit des organismes qui reçoiventdirectement le FSE par opposition aux bénéficiairesdes actions qualifiés de bénéficiaires ultimes*), quicorrespondent à des paiements exécutés et justifiéspar des factures acquittées (mention portée surchaque facture) ou des pièces comptables de valeurprobante équivalente.

Par « pièce comptable de valeur probante équiva-lente » on entend, dans le cas où l’émission d’unefacture ne serait pas pertinente selon les règles fis-cales et comptables nationales, tout documentintroduit pour justifier que l’écriture comptabledonne une image fidèle de la réalité et est conformeau droit comptable en vigueur.

De plus, la notion de pièce de valeur probanteéquivalente peut être précisée comme suit :

• pour les opérateurs publics, copie desfactures (ou d’un relevé des factures)accompagnée d’une attestation de paiementdélivrée par le comptable public concerné.

• pour les opérateurs privés, les facturescertifiées payées – mention portée, surchaque facture ou sur un état récapitulatif– par un commissaire aux comptes ou unexpert comptable ; ou les facturesaccompagnées de relevés de comptebancaire de l’opérateur faisant apparaîtreles débits correspondants.

Ces documents pourront être demandés par laDRTEFP ou les différents services de contrôle dansle cadre du contrôle de «service fait » notamment.Attention : vos dépenses doivent être acquittées auplus tard à la date de remise de votre bilan financierà la DRTEFP prévue dans votre convention.

De ce principe des dépenses effectivement acquittéesdécoule la nécessité de mettre en place unecomptabilité séparée ou ad hoc (comptabilitéanalytique, enliassement) qui fasse notammentapparaître les coûts réels des actions éligibles, afinde pouvoir justifier chaque dépense et chaqueressource. Il faut donc un suivi spécifique au projetFSE, avec une affectation comptable et un grandlivre analytique.

LES BILANS

LES BILANS


26

Le système de comptabilité analytique doit permettrede distinguer :

— les coûts directs : ceux qui peuvent être affectésà l’action et uniquement à celle-ci.

— Les coûts indirectsPour tous les autres coûts qu’on ne peut affecter demanière directe, il est nécessaire d’utiliser des clésde répartition pour identifier le montant directementimputable au projet FSE.

Les clés utilisées sont variables suivant l’activité dupromoteur et ses pratiques. On peut cependantciter les clés principalement utilisées :

- les heures stagiaires- les heures enseignants- la superficie des locaux (par exemple pour les

dépenses de loyers, eau, électricité)- la masse salariale des formateurs (par exemple

pour le service gestion du personnel).

Exemple :Pour une action de formation l’affectation du salaire d’unformateur permanent se fera de la manière suivante : - salaire annuel (sur la base de la DADS) plus charges

sociales divisé par le nombre d’heures dispensées dansl’année et multiplié par les heures dispensées dans l’ac-tion de formation,

- pour les vacataires les fiches de paie correspondantes etles factures pour les sous-traitants.

Un local est loué pour une seule formation : tout le loyeret les charges afférentes peuvent être imputées à cette for-mation.

LE BILAN FINANCIER - SUITE

Exemple :Pour les dépenses d’électricité, on applique d’abord la clésuperficie des locaux et ensuite la clé heures stagiaires si leslocaux ont servi à plusieurs formations.

CONSEILS> Il est souhaitable d’appliquer la comptabilité

analytique dès la constitution de la demandede financement : ceci permet de mieuxsuivre le budget prévisionnel, de respecterles grands équilibres entre les postes dedépenses et de pouvoir, si nécessaire, justifierles écarts.

> À défaut de comptabilité analytique, unecomptabilité séparée sera établie pour lesdépenses relatives au projet (tableur Excelpar exemple + copie des factures).

> Privilégier les dépenses directes plusfaciles à justifier.

> Une fois la clé de répartition choisie pour unposte de dépenses :

— on l’applique pour toutes les actionspour éviter tout risque de doublefinancement de la dépense,

— on vérifie sa cohérence avec sa comp-tabilité interne,

— on garde trace de la méthode utiliséepour le calcul.

Attention : il est parfois nécessaire d’appliquerplusieurs clés successives en fonction de l’actionréalisée.

Dépenses directes

Essayer de classifier le plus possible dedépenses dans cette colonne.

N'utiliser les dépenses indirectes (soumises àclé de répartition) qu'à défaut d'autre solution.

Dépenses indirectes

Tout ce qui peut être rattaché directementà l’activité

• Salaires et frais annexes (hébergement,déplacements et restauration) du personnelde la structure travaillant sur le projet.

Attention : même si un salarié ne travaille pasà temps complet sur le projet et que l’on doitproratiser ce temps, son salaire est une chargedirecte.

• Matières consommables liées directement àl’activité.

• Location de salle, frais de réception, etc.,rattachables intégralement à l’activité.

• Prestations de service rattachablesintégralement à l’activité.

• Amortissement2 du matériel utilisé pour ladurée de l’action et location de matérielselon des modalités spécifiques.

Tout ce qui ne peut pas être rattaché directementà l’activité

• En particulier, les frais de structure : loyer,électricité, eau…

• Matières consommables si elles concernentplusieurs actions.

• Location de salles si elles sont utilisées pourplusieurs actions.

• L’amortissement2 du matériel commun àplusieurs actions.

Il faut mettre en place des clés de répartitiontransparentes, contrôlables et aussi prochesde la réalité que possible.

27

LES BILANS

RÉPARTITION DES CHARGES SUIVANT LEURS NATURES1.

LE BILAN FINANCIER - FIN

1 Voir la fiche : les dépenses éligibles2 Voir la fiche : les dépenses éligibles, p. 33


LES BILANS


28

PRINCIPESIl s’agit de présenter dans ce document les résul-tats du projet permettant à la DRTEFP de vérifierque : — la réalisation de l’opération est conforme aux

annexes de la convention et d’en expliquer lesécarts éventuels,

— les indicateurs nécessaires à l’évaluation prévusà la convention sont renseignés.

APPLICATIONSLe rapport qualitatif comprend notamment les élé-ments suivants : — une synthèse des actions réalisées dans le cadre

de la convention,— une synthèse des résultats (sur les publics

concernés, sur les structures..).

LE RAPPORT QUALITATIF

CONSEILSLe rapport doit être clair, précis et concis, il doitpermettre à un lecteur non spécialisé d’appré-hender rapidement ce qui a été fait pendant leprojet et de comprendre les causes des écartséventuels. En conséquence, le rapport qualitatiffera également état des difficultés rencontréesdans la mise en œuvre du projet et les solutionsqui ont été apportées par le promoteur.

29

LES BILANS

PRINCIPESLe bilan quantitatif doit permettre d’une part d’ap-précier la cohérence du bilan financier avec les réa-lisations effectives et d’autre part de fournir à laDRTEFP les indicateurs nécessaires à l’évaluationdu programme.

APPLICATIONSLe bilan quantitatif porte :— sur la nature des bénéficiaires (statut, âge et

sexe). On attachera une attention particulièresur la répartition hommes/femmes qui facilitela prise en compte du principe d’égalité deschances entre les hommes et femmes,

— sur la nature des formations ou des prestationsselon le type de projet financé,

— les indicateurs d’évaluation propres à chaque dis-positif doivent être complétés (cf fiche évaluation).

LE RAPPORT QUANTITATIF

CONSEILS (se rapportant à l’ensemble des bilans)Avant de fournir le bilan final (constitué d’un bilan financier, qualitatif et quantitatif), il est préférablede se procurer auprès des autres financeurs, en particulier publics, les certifications de cofinancementpublic.Ces certificats attestent : — d’une part que la contrepartie existe et correspond exactement aux montants effectivement mandatés

par le cofinanceur public (il est nécessaire en cas de convention plus large avec le financeur publicd’identifier précisément la part relevant de ou des opérations cofinancées),

— d’autre part que ces actions ne bénéficient pas déjà d’un concours FSE.

Ces certificats diffèrent des documents prévisionnels dans le sens où ils correspondent aux montantsréellement versés et non prévisionnels.

CONSEILS Anticiper la demande en prévoyant les outilsde récolte des indicateurs en amont.Les indicateurs à compléter sont précisésdans la convention.


LES DÉPENSES ÉLIGIBLES


30

PRINCIPESLes versements (acompte et solde) se font sur la justification de dépenses réelles et effectivement acquittées.Il ne peut s’agir en aucun cas d’estimation et les pièces comptables doivent de manière probante justifierles sommes inscrites au bilan financier fourni lors des demandes de versements.

DÉPENSES ÉLIGIBLES DÉPENSES INÉLIGIBLES

• Salaires et charges du personnel travaillant surle projet (y compris le personnel administratifconcerné), au prorata du temps passé sur le projet.• Frais de déplacement et de séjour (transport,hébergement) du personnel travaillant sur leprojet.• Rémunération des bénéficiaires et des salariésen formation.• Frais de fonctionnement (location de salles, dematériel, bureaux, électricité, téléphone…).• Les amortissements des équipements dédiésau projet sont également éligibles, sauf si leséquipements sont déjà financés par des fondspublics.• Frais de conseil juridique, d’expertise techniqueou financière et de comptabilité ou d’audit, s’ilssont directement liés à l’opération et s’ils sontnécessaires pour sa préparation ou sa mise enœuvre ou, en ce qui concerne les frais de comp-tabilité ou d’audit, s’ils relèvent des exigencesfixées par l’autorité de gestion.• Coût d’achat des matières premières et despetits équipements non amortissables (selon lesrègles de comptabilité de l’organisme. En général :valeur inférieure ou égale à 500 euros H.T.).• Impôts et taxes réellement et définitivementsupportés par la structure.

• Frais financiers* (intérêts d’emprunts, agios, fraisde change, amendes et pénalités financières).NB : les frais de transactions financières trans-nationales sont éligibles dans le cadre des PIC(INTERREG, LEADER, URBAN, EQUAL (règlement1145/2003 règle n°3-1)).• Coût d’achat des équipements amortissables etdes biens immobilisés (matériel, constructions,terrains).• Salaire des fonctionnaires (sauf sous certainesconditions).• Commissions, indemnités extralégales accor-dées au personnel.• TVA récupérable.

*Lorsque le cofinancement des Fonds structurels nécessitel’ouverture d’un ou de plusieurs comptes séparés pour lamise en œuvre d’une opération, les frais bancaires relatifs àl’ouverture et à la gestion du compte sont éligibles.

APPLICATIONS Les dépenses présentées doivent d’une part : > concerner clairement l’objet de la convention

(ex : pas de baguettes de soudure dans uneformation boulangerie !),

d’autre part :> être éligibles au FSE.


> La date d’éligibilité des dépensesLa date de prise en compte de l’éligibilité desdépenses est, en principe, celle de l’accusé deréception édité par la DRTEFP (qui le plus souventreprend la date de réception du dossier de candida-ture complet comme date d’éligibilité). Dans tousles cas, la date officielle de prise en compte desdépenses est celle inscrite dans la convention FSE.De plus, aucune dépense engagée postérieurementà la clôture de la convention ou de son dernier ave-nant ne peut être retenue.

> Les rémunérationsOn ne doit pas confondre ces frais avec les coûtssalariaux des intervenants directs du projet (fraisde personnel). > Les dépenses de rémunération des

bénéficiaires.> Les montants versés par les organismes liqui-

dateurs (Assedic dans le cas d’allocations spé-cifiques, Cnasea...) aux demandeurs d’emploipeuvent être pris en compte tant en dépensesqu’en ressources. Ils sont alors comptabilisésdans les données extra-comptables. Ils comprennent :

— la rémunération des bénéficiaires (chargessociales comprises), des stagiaires bénéfi-ciant des actions,

— les coûts annexes à la rémunération(congés payés, Sécurité sociale, assurancepour les accidents du travail, prestationsfamiliales, avantages divers en espèces,régime des retraites).

> Les rémunérations et charges des salariés enformation.

> Les règles de calcul des rémunérations allouéesaux bénéficiaires sont les mêmes que celles quis’appliquent au personnel formateur et non forma-

teur. Concernant les dépenses de rémunération,charges sociales comprises, des salariés quiassurent le remplacement des personnes enformation :

— soit le salaire de la personne en formationest cofinancé par le FSE ; le salaire de sonremplaçant éventuel est alors totalement àla charge de la structure ;

— soit le salaire du remplaçant de la personneen formation (dans la limite du salaire dusalarié en formation) est cofinancé par leFSE ; le salaire de la personne en formationest alors totalement à la charge de lastructure.

> Les frais de personnelIl s’agit des coûts salariaux des personnes intervenantdans le projet.> Le salaire des fonctionnaires et autres salariés

de la fonction publique.> Dans le cas d’une prise en compte dans le projet

de salaires de fonctionnaires, il faut pouvoirfournir une lettre de mission claire (signée parl’autorité habilitée), notamment sur le temps detravail prévisionnel « détaché » pour le projet(par exemple, 25% du temps du fonctionnaire).En effet, la règle est toujours celle de l’exception :il faudra démontrer que l’activité liée au projetest « exorbitante » par rapport aux activitésclassiques du fonctionnaire. Les fonctions exercéesdans ce cadre doivent donc être bien spécifique-ment liées au projet et indépendantes des mis-sions normalement dévolues à ce fonctionnaire.Le bilan sera établi sur le temps réellementpassé sur le projet ou l’activité.

En ce qui concerne la fonction publique territoriale,la délibération des commissions ad hoc des mairiesou des collectivités peut s’avérer nécessaire.

>>>>



31



32

> Les frais de personnel (suite et fin)> Les frais de personnels participant

aux réunions> L’assiette des dépenses peut inclure la partici-

pation d’experts extérieurs, représentant la plu-part du temps des entreprises impliquées dansle projet. Dans ce cas, il paraît parfois difficile dedemander le salaire de chacun à l’issue de laréunion. C’est pourquoi, si l’imputation de cescoûts s’avère nécessaire, on prendra commebase, en fonction du statut des personnes, uncoût de rémunération minimal ou plancher de laprofession (c’est-à-dire inférieur ou égal à lasituation réelle). Ces coûts seront strictementéquilibrés en dépenses et ressources.Pour justifier ces coûts, il sera indispensable detenir un relevé rigoureux des réunions, du nomet de la nature des participants. Il est en outrerecommandé de faire contresigner les feuillesd’émargement par le(s) formateur(s) ou anima-teur(s) de la session.

> En effet, les structures de contrôle rappellentque le FSE ne finance pas directement desbénéficiaires mais une action envers eux (actepédagogique, sensibilisation...).

> Ces dépenses doivent être prévues dans laconvention pour être éligibles.

> Dans tous les cas, les dépenses de personnelaffectées au projet devront être justifiables. Ilest donc conseillé de mettre en place des plansde charge ou des fiches de temps et de conser-ver les agendas : ces précautions seront trèsutiles en cas de contrôle…

> Les frais de fonctionnementLes frais de fonctionnement peuvent être distinguésainsi :

— les charges directes, qui peuvent êtreaffectées sans objection à l’activité ;

— les charges indirectes, qui doivent êtrecalculées au prorata des frais réelsengendrés par l’activité cofinancée.

Dans les deux cas, seuls les frais liés à l’exécutiondu projet peuvent être pris en compte.

> Les frais de déplacementCes frais doivent, comme tous les autres, être réelset justifiables.A titre indicatif, les principes généraux en la matièresont les suivants :> Dans le cas du recours à un véhicule personnel :

le montant est défini par la structure qui supporteles frais, dans la limite du barème fixé chaqueannée par l’administration fiscale ;

> En cas d’utilisation de moyens de transport collec-tifs (bateau, avion, train, métro, bus) ou individuels(taxi) : ce sont les justificatifs qui servent debase à la prise en compte des frais réels. Dansla mesure du possible, on aura pour principed’utiliser le moyen de transport le plus écono-mique.

> La sous-traitanceLes dépenses relatives aux contrats de sous-traitancesont éligibles au cofinancement du FSE si :> l’augmentation du coût d’exécution de l’opération

apporte une valeur ajoutée en proportion ;

> le paiement n’est pas défini en pourcentage ducoût total du projet, sans référence à la valeurréelle des travaux ou des services fournis.

Dans le cas d’une prestation externe dont le coûtdépasserait le montant fixé par le code des marchéspublics, il est obligatoire de respecter la procédurede passation d’un appel à marché public si la struc-ture du commanditaire est une personne morale dedroit public.Si la prestation n’atteint pas cette somme ou si lastructure est privée, il est toutefois conseillé depouvoir faire la preuve d’une mise en concurrence,dans la mesure du possible, de plusieurs offres, et dejustifier du choix du « mieux disant » (ce qui nesignifie pas forcément « moins disant »).



33

> Dépenses d’amortissement,achat de biens amortissables

Des dépenses d’amortissements du matérielnécessaire à la réalisation du projet peuvent êtreretenues dans le calcul des dépenses au prorata dutemps d’utilisation justifiable. Cependant, l’amortis-sement des investissements ayant bénéficié d’uneaide nationale et/ou communautaire n’est pas éli-gible. Les achats d’équipements amortissables etde bien immobilisables.

> Le crédit-bailLes dépenses liées à la location avec optiond’achat, ou crédit-bail, peuvent être retenues dansl’assiette éligible de l’opération cofinancée si lemontant maximal éligible au cofinancement(l’achat du bien) n’excède pas la valeur marchandenette du bien loué. L’option du crédit-bail doit serévéler être la plus rentable pour obtenir la jouis-sance du bien. Dans cette optique, il sera vérifiéque le coût supporté par le bénéficiaire duconcours communautaire au titre du crédit-bailn’est pas supérieur au coût de la location du mêmematériel. Le cas échéant, le surcoût induit lerecours au crédit-bail sera déduit des dépenseséligibles. Si la durée totale du contrat de crédit-baildépasse la durée de l’action cofinancée, ne sontéligibles que les loyers payés par le locataire jusqu’àla date de clôture de l’opération.

> TVA et autres taxesLa TVA déductible, remboursée ou compensée parquelque moyen que ce soit, n’est pas éligible et nepeut donc pas être cofinancée par les Fonds struc-turels.> La TVA n’est éligible que si elle définitivement

supportée par la structure. En cas de doute surle remboursement de la TVA, la partie de ladépense déclarée correspondant à la TVA n’estsubventionnée par le FSE qu’après analyse aucas par cas.

La nature du statut public ou privé du bénéficiairefinal ne doit pas entrer en ligne de compte dansl’analyse de l’éligibilité, mais uniquement le fait desavoir s’il y a assujettissement à la TVA pour l’acti-vité considérée.

> Les subventions versées au titre du FSE nesont pas assujetties à la TVA. Les participationsdu FSE sont des aides budgétaires qui ne peuventêtre assimilées à la rémunération de prestationsde services réalisées pour le compte desCommunautés européennes. L’attribution de cesaides constitue la manifestation de l’exercice parle FSE d’une mission d’intérêt public commu-nautaire. Les sommes perçues à ce titre ne sontdonc pas assujetties à la TVA. En clair, les finan-cements du FSE n’étant pas assujettis à la TVA,leur bénéficiaire n’a aucune TVA à régler auximpôts.

De la même manière que pour la TVA, les autrescatégories d’impôts, taxes ou charges (notammentimpôts directs, charges sociales sur les salaires)constituent des coûts éligibles si ces taxes etcharges sont réellement et définitivement supportéespar la structure.

POSTES COMPTABLES

64 : personnel

6311 : taxe sur les salaires

6125 : redevance crédit immobilier6132 : locations immobilières6152 : entretien et réparation sur biens

immobiliers6156 : maintenance

6226 : honoraires

606 : achats non stockés6063 : fournitures d’entretien6064 : fournitures administratives6068 : autres matières et fournitures

618 : services extérieurs6181 : documentation générale 6183 : documentation technique6185 : frais de colloques

623 : publicité(publications, relations publiques)

6214 : personnel prêté à l’entreprise

POSTES DE DÉPENSES FSE

FormateursPersonnels administratifs

Autre personnel

Achats et fournituresLocations de locauxLeasing/crédit bail

Et/ou charges indirectes

6122 : crédit bail mobilier6135 : location mobilière6156 : maintenance

Leasing/crédit bailEt/ou charges indirectes

Achats et fournituresPublicationEt/ou charges indirectes



34

Honoraires

Vacataires

CORRESPONDANCE DES DÉPENSES DU PROJET >>>



35

OBSERVATIONS

Il s’agit de charges qui peuvent être clairementaffectées à l’action suivant une répartition dutemps précise.

Ici on recherche autant que possible à affecterles coûts de manière directe. Dans la rubriquecharges indirectes ne peuvent apparaître queles coûts qui ne peuvent être affectés demanière directe au projet FSE.

Éviter le 6234 (cadeaux à la clientèle).

CONSEILS Assurer un suivi régulier des dépenses pour :> effectuer la demande d’acompte au plus vite,

> demander éventuellement un avenant à laconvention si le projet ne se réalise pascomme prévu initialement.

Mettre en place un dispositif d’archivage despièces justificatives.

Garder toutes les pièces durant une périodede 10 ans après le dernier paiement de l’aidecommunautaire au minimum. Par ailleurs,les contrôles peuvent être effectués durantune période de trois ans après la clôturefinancière des programmes par laCommission Européenne auprès de l'Etat. Enpratique, il convient donc de conserver lespièces justificatives au minimum jusqu'en2013.

AVEC LE PLAN COMPTABLE GÉNÉRAL

LE PUBLIC ÉLIGIBLE


36

PRINCIPESLe DOCUP comprend un certain nombre d’axes prioritaires qui répondent à la stratégie de résolution desproblèmes identifiés conjointement par l’État membre et la Commission. Les mesures qui déclinent cesaxes identifient de manière précise les actions mises en œuvre et les publics visés. C’est pourquoi le respectdu public visé est une condition impérative dans le déroulement du projet.

APPLICATIONS Selon le dispositif et la mesure du DOCUP, les critèresd’éligibilité répondent à deux critères :> Selon la catégorie de public visé par la mesure> Chaque mesure identifie le public visé, seul ce

public est éligible à l’aide du FSE. > Ainsi une action qui s’inscrit dans une mesure

ne visant qu’un public féminin (exemple : mesure 8de l’Objectif 3) ne devrait accueillir que desfemmes. Dans le cas où l'action accueilleraitdes hommes, le financement FSE ne pourraporter que sur le public féminin, en fonction desdépenses réellement encourrues.

> De la même manière une mesure destinée auxsalariés d’entreprise (exemple : mesure 6 del’Objectif 3) ne pourra servir à financer desactions en faveur des demandeurs d’emploi.

> Si le recrutement est plus large que celui prévupar la mesure, il sera nécessaire de procéder àun prorata pour définir l’assiette des dépenseséligibles pour ne prendre en compte que lepublic concerné par le programme.

> Selon l’origine géographique des bénéficiaires> Pour les Objectifs régionaux (Objectifs 1 et 2),

l’action du FSE vise à soutenir toute personnerésidant et/ou travaillant dans la zone éligible.Le critère déterminant est donc :

— l’adresse du domicile du public soutenu(demandeurs d’emploi, étudiants, universi-taires, salariés en CIF…),

— l’adresse du lieu de travail (formation collec-tive des salariés, indépendants, chercheursen entreprise…).

Les actions doivent se situer sur les zones éligiblesau programme.

Prévisionnel Réalisé

Nb de stagiaires femmes 15 10

Nb de stagiaires hommes 0 5

Nb d’H/S total 12 000 12 000

Nb d’H/S hommes 0 4 000

Nb d’H/S femmes 12 000 8 000* (75%)

Coût total 48 000 48 000

Coût total éligible 48 000 32 000* (66%)

Participation FSE (45%) 21 600 14 400

Exemple :Une action pour 15 stagiaires d’une durée de 800 heuresinscrite dans une mesure en faveur des femmes accueille unpublic mixte réparti de la manière suivante :

* Dans notre exemple, la clé de répartition est fondée surles Heures Stagiaires.

Exemple :Pour une action conduite dans le cadre de la Mesure 5 del’Objectif 1 pour accroître la création ou la reprise d’entre-prises par les femmes, on ne prendra en compte qu’unpublic féminin résidant sur les arrondissements de Douai,Valenciennes ou Avesnes-sur-Helpe.

Dans le cadre des objectifs 1 et 2, il est possibleque les deux critères s’appliquent.


37

LE PUBLIC ÉLIGIBLE

COMMUNES PARTIELLEMENT ÉLIGIBLES À L’OBJECTIF 2

NORD PAS-DE-CALAIS

ARMENTIÈRES BONDUESCROIX HOUPLINES LILLELOMME LOOS MONS-EN-BAROEULMARCQ-EN-BAROEULVILLENEUVE D’ASCQ

ARRASSAINT-LAURENT- BLANGYSAINT-NICOLAS-LEZ-ARRAS

CONSEILS — Il est donc important dès le dépôt du dossier de vérifier si l’action proposée correspond aux termes

de la mesure et de tenir compte dans les critères de recrutement des obligations qui en découlent.

— Réaliser l’action en respectant scrupuleusement les conditions d’éligibilité.

— Si le public accueilli dans le cadre de l’action ne correspond pas exactement au public éligible de lamesure (exemple : 1 ou 2 hommes dans une action pour les femmes) prendre contact au plus vite avecla DRTEFP. De manière exceptionnelle, on admet une tolérance de 10% dans les publicsaccueillis mais une justification de la demande et un accord préalable sont nécessaires.

— Ne pas hésiter à vérifier l’éligibilité des communes concernées par l’action sur le site de laPréfecture ou du C2RP :

> Site de la Préfecture de région Nord-Pas de Calais : www.nord-pref.gouv.fr> Site du C2RP : www.c2rp.fr.

— Pour les communes partiellement éligibles à l’Objectif 2, se procurer les plans de la ville auprès dela DRTEFP ou du C2RP pour vérifier l’éligibilité des bénéficiaires.

LES RECETTES


38

PRINCIPESLors de la présentation du dossier de solde et doncdu bilan final de la convention, le montant desrecettes présentées doit être égal au montant desdépenses. Les recettes concernent les cofinancementspublics (obligatoires) et selon les mesures lescofinancements privés.La participation du FSE quant à elle, est limitée àdeux plafonds :

— en valeur absolue au montant prévu dans laconvention,

— en valeur relative au pourcentage d’inter-vention indiqué dans la convention (annexebudgétaire).

APPLICATIONS > Les cofinancements publics* sont :

> des financements issus d’aides publiques,> des financements issus d’une commande

publique,> des ressources propres de l’organisme,

pour autant qu’il s’agisse d’une adminis-tration, d’une collectivité territoriale, d’unétablissement public ou d’un organismesous la tutelle de l’une de ces entités,

> les financements rendus obligatoires parl’État.

À noter que les financements issus d’aidespubliques :

— entraînent un transfert de ressourcespubliques au profit des organismesconcernés,

— peuvent être accordés par l’État ou unecollectivité territoriale ou émaner d’unorganisme intermédiaire désigné à ceteffet.

> Les cofinancements publics*

« gagés »Il est demandé aux cofinanceurs publics, dans lescertifications apportées, d’apposer une mention dutype : « la certification des cofinanceurs publicsimplique que les financements qu’ils apportentsont éligibles au FSE et qu’ils ne sont pas déjàmobilisés au titre du FSE ou d’autres programmeseuropéens ». La réalité de cette affirmation relèvede la responsabilité des cofinanceurs.

De quelles structures peuvent provenir les cofinan-cements publics ?Il n’est pas possible de dresser ici une liste exhaustivedes cofinanceurs publics. On peut cependant citerles financeurs les plus souvent mobilisés :• Afpa• Agefiph• Assedic (dans le cadre d’allocations spécifiques

uniquement)• Collectivités locales : communes, communautés

de communes, syndicats intercommunaux, districts…• Conseils généraux• Conseil régional• Chambres consulaires• Fasild• Ressources extracomptables d’origine publique

(par exemple : mise à disposition d’une salle par unecollectivité locale, valorisation des rémunérationsCnasea de stagiaires, etc.)

• Ministères : Agriculture, Affaires sociales, Droit desfemmes, Éducation nationale, Industrie…

• Préfectures• Opca (sous certaines conditions décrites plus loin),• Services déconcentrés des ministères (DRTEFP,

DDTEFP, Drire, Drac, Dafco, rectorat…)• Établissements publics locaux d’enseignement

(EPLE)• Autres…


39

> Le cas spécifique des OPCALorsque les fonds de formation continue sontmutualisés par un Opca (Organisme paritaire collec-teur agréé), ils sont considérés comme des fondspublics, à condition que le conseil d’administrationde l’Opca ait délibéré en ce sens et que les verse-ments correspondants aient été effectués avantl’action de formation cofinancée. Lorsqu’ils ne sontpas mutualisés, ce sont des fonds privés.

> Les certifications decofinancement public*

La contribution des fonds publics permet derépondre à l’obligation de cofinancement. Les certi-fications doivent être fournies à deux étapes de lavie du projet :

> lors du dépôt du projet :> sous la forme d’attestations d’engagement

de fonds publics ou de lettres d’intention,

> lors du bilan :> sous la forme de certifications de paiement

de fonds publics.> Ces certificats diffèrent des documents

prévisionnels dans le sens où ils corres-pondent aux montants réellement versés etnon prévisionnels.

Les certifications de cofinancement public doiventcomporter les éléments suivants :

> un paragraphe indiquant que cette fiche estdestinée à certifier les cofinancementspublics mobilisés au titre du projet FSE, etque les cofinancements publics concernésne sont pas déjà mobilisés pour cofinancerune autre action comprenant du FSE,

> l’année concernée,> le titre et les références du projet FSE cofi-

nancé,> le nom de l’organisme bénéficiaire du finan-

cement,> le nom du cofinanceur public,> le montant du cofinancement public,> la référence du cofinancement (n° de la

convention...),> un extrait des délibérations pour les collec-

tivités territoriales ou les décisions duconseil d’administration pour les Opca, parexemple,

> une certification du cofinanceur public : > signature, titre et fonction du signataire,

cachet du cofinanceur et date.

>>>>

À noter> Les « lettres d’intention » ou les attestations

d’engagement de cofinancement public fourniesdoivent être des originaux. Cependant, lesdocuments faisant état d’une délégation designature peuvent être des copies.

> Les « lettres d’intention » ou les attestationsd’engagement de cofinancement public doiventpréciser clairement l’année concernée. Dansle cas d’une certification pluriannuelle, il faudraparallèlement identifier la part annuelle descofinancements attribués au projet.

> Il n’est pas demandé de certifier les cofinance-ments privés. Cependant, ils doivent, bienentendu, être justifiables à tout moment.

LES RECETTES

LES RECETTES


40


> Le cas des prestations en natureElles ont pour particularité de ne faire l’objet d’aucunflux financier dans la comptabilité de la structure,bien qu’elles interviennent dans l’assiette éligibledu projet. Ces mises à disposition doivent êtrechiffrées, et leur répartition matérialisée par uneconvention ou un acte administratif. Ces contributions peuvent être considérées commeéligibles au titre du cofinancement (public ou privé)si elles correspondent à l’apport de terrains ou debiens immeubles, de biens d’équipement durablesou de matières premières, ou d’un travail bénévole.Elles doivent faire l’objet d’une certification de fondspublics précisant le montant équivalent à la mise àdisposition ou d'une convention ou accord fixant lanature et l'ampleur de ces contributions.

Dans tous les cas, ces montants doivent être justi-fiables et être équilibrés en termes de dépenses etde ressources.

> Les contributions en nature peuvent êtreconsidérées comme éligibles sous certainesconditions :— la prestation en nature doit être préalablement

agréée par l’autorité de gestion (voir la convention),

— cette prestation doit être conforme aux dispositionsgénérales d’éligibilité,

— le montant déclaré par le promoteur au titre desapports en nature doit être évalué et certifié, soitsur la base de barèmes officiels établis par uneautorité indépendante, soit par un professionnel,tiers et indépendant ;

— la participation du FSE est plafonnée au montantdes dépenses effectives encourues, c’est-à-direau coût total éligible net des apports en nature.

Quelques exemples :> Les mises à disposition de matériel, de locaux ou de

personnel :> on reportera la somme correspondante dans la colonne

ressources, soit en « privé » si la mise à disposition apour origine une entreprise ou une autre structure privée(sous réserve que la contrepartie privée soit éligible dansle cadre du projet), soit en « public » si la mise à dispositionprovient, par exemple, d’une collectivité territoriale oud’un ministère.

> Les salaires et rémunérations> — Les salaires : il peut s’agir de la valorisation dans le

projet des salaires de personnes (salariés d’entreprises,par exemple) extérieures au projet et que l’on sollicitepour des réunions ponctuelles.

> — Les rémunérations de bénéficiaires : on peut valoriserles rémunérations éventuellement versées aux béné-ficiaires du projet FSE par des organismes extérieurs(Cnasea, Afpa, Assedic…), sous réserve que celles-cine soient pas déjà cofinancées par le FSE.

Nature de la contributionen nature Base d’évaluation

Apport de biens

Travail bénévole

On tient compte du tempspassé et du taux journalier

normal pour le travailaccompli.

La valeur est certifiée parun expert indépendant

qualifié ou un organismeofficiel agréé.

Exemples :


41

LES RECETTES

Commentaires

Dépenses

Budgetprévisionnel

1 000 000

Hypothèse IRéalisation

La réalisationest à 90%, maisla subvention ducofinanceur estmaintenue à100% dans cecas le FSE vientéquilibrer lebudget soit :400 000 de FSEpour un tauxd’intervention de44%.

Basé sur uneparticipation duFSE de 500 000et un tauxd’interventionà 50%.

900 000

Hypothèse II

La réalisationest supérieureau prévisionnel.Les subventionssont maintenueset le promoteurdoit trouver surses fondspropresla différence.

1 100 000

Hypothèse III

La réalisationest à 100% maisla subvention dufinanceur publicest diminuée.Dans ce cas, leFSE n’intervientqu’à hauteur dutaux initialementprévu dans laconvention (soit50%).

900 000

Taux intervention 50% 44% 45% 44%

Recettes : Fonds publics FSEFonds propres

1 000 000500 000 500 000

900 000500 000400 000

1 100 000 500 000500 000100 000

900 000400 000

400 0004

100 000

4 Respect du taux d’intervention de 50%

CONSEILS Penser à assurer un suivi des recettes :toute modification intervenant dans les recettespubliques doit faire l’objet d’un avenant à laconvention (changement de financeur, modificationsubstantielle des montants initialement prévus,ajout d’un nouveau financeur…).Une modification importante du plan de finan-cement du projet nécessite un nouveau passageen commission de sélection.

Avant de fournir le bilan final (constitué d’unbilan financier, qualitatif et quantitatif), il est sou-haitable de procéder de la manière suivante pourconnaître le montant exact du FSE réellement dû :— établir les dépenses,

— identifier les recettes publiques ou privéesaffectées à l’action,

— faire la différence qui donne le montant possiblede FSE,

— contrôler que ce montant respecte les plafondsdéfinis dans la convention (valeur et taux).

LA PUBLICITÉ


42

PRINCIPESLa Commission par décision en date du 31/05/1994et par règlement en date du 30/05/2000 a préciséles règles qui régissent les actions d'informationset de publicité que doivent mener les Étatsmembres sur les interventions des fonds structurels.Ces mesures ont pour objectif d'augmenter lanotoriété et la transparence de l'action de l’Unioneuropéenne. La mise en place de règles très précisespermet de donner au sein de l'ensemble du territoireune image homogène des interventions concernées.La publicité concerne tous les acteurs intervenantsdans la mise en œuvre du FSE.

Pour les pouvoirs publics, l’information se manifes-te à deux niveaux :

> L’information et la diffusion du cadre commu-nautaire d’intervention des fonds structurels

> La publicité et l'information sur les DOCUP* etles programmes d'initiatives communautaires* àl'attention des bénéficiaires des programmes,des organisations professionnelles, des parte-naires économiques et sociaux, des organismespour la promotion de l’égalité entre hommes etfemmes et des organisations non gouvernemen-tales ainsi que du grand public:

— Les États membres procèdent à la publicationdu contenu des programmes opérationnelset des autres formes d'intervention. La diffu-sion sera assurée de la manière la plusappropriée et la plus homogène possiblesur l'ensemble du territoire.

— Les États membres procèdent par ailleurs àla publication des résultats des évaluationaprès accord du Comité de Suivi*.

Par ailleurs, une publicité sur les travaux desComités de Suivi* des différents dispositifs doit êtremise en oeuvre. L'information se fait principalementpar le biais des médias et tous supports imprimés.Les documents ainsi constitués sont transmis à laCommission* pour qu'elle puisse en tenir comptelors de la rédaction de son rapport annuel.

> La communication à l’attention des bénéficiairesIl s’agit de la publicité sur les opérations financéesdans le cadre du DOCUP* :

— Communication sur les programmes et lesmesures,

— Mention du FSE dans les conventions.

Pour les bénéficiaires des aides du FSE, ils doiventassurer la publicité auprès des bénéficiairesultimes* (c’est à dire les bénéficiaires des actions).

APPLICATIONSLe tableau qui suit récapitule le cadre général desobligations relatives à la publicité des opérations.

Les textes de référence : — Le règlement N° 1260/1999 en particulier

dans ces articles 18-34-35-40-46-53— Le règlement N°59/2000— La décision 94/342 : CE

Signataires dela convention

FSE


43

LA PUBLICITÉ

Types d'actionspossibles Public visé

Bénéficiairespotentiels

Milieuxéconomiques

organismes deformation

entreprisesservices del'emploi...

Nature desopérationsfinancées

Supports utilisés Conditionsparticulières Responsables

DRTEFPActions desensibilisation

Actions deformationet d’aide àl’insertion

dansl’emploi

— Rencontresavec les

professionnels

— Dépliants— Brochures

— Information clairede la participation de

la communauté.

— Si les dépliantsportent l'emblème

national ou régionall'emblème européendoit apparaître avecla même dimension.

Demandeursd'aide

DRTEFP


FSE

Informationcirconstanciée

sur lesconditions de

participation del'union

Actions deformationet d’aide àl’insertion

dansl’emploi

Formulaires dedemandes d'aide

— Indication del'origine

communautaire del'aide (montant ou

pourcentage).— Si les formulairesportent l'emblème

national ou régionall'emblème européendoit apparaître avecla même dimension.

Grand public Pouvoirspublics

Campagnemédiatique

Toutesopérations

Encart,publicité

Mention de laparticipation

communautaire

Grand public Pouvoirspublics

Manifestationspubliques

Toutesopérations

Conférences,séminaires, foires

Présence dudrapeau européen

Grand publicPublicationsToutes

opérationsTous

(écrits, vidéo) Préface conjointe

StagiairesSignataires de laconvention FSE

Informationdans les centres

de formationet autres

bénéficiaires,dans les ANPE

Formationet emploi

Affiches sur le FSE.Dossier distribué

aux signataires dela convention FSE.

Mention de laparticipation du

FSE sur les étatsde présence.

RÈGLES GÉNÉRALES RELATIVES À LA PUBLICITÉ DES ACTIONS DÉCOULANT DE LA DÉCISION DU 31/05/94 ET DU RÈGLEMENT DU 31/05/2000


FSE

LA PUBLICITÉ


44

CONSEILSIl est indispensable :> que les documents utilisés lors du déroule-

ment des actions ou des opérations portent sys-tématiquement la mention de la participationdu FSE,

> d’utiliser le logo de l’Union que l’on peut seprocurer, soit sur le site Europa, soit sur le sitedu ministère des Affaires sociales, du Travail etde la Solidarité : www.travail.gouv.fr/fse,

> de faire apparaître systématiquement le dra-peau européen sur les états de présence oulistes d’émargement,

Si le bénéficiaire dispose d’un site Web :> de faire figurer le logo européen sur la page

d’accueil,> de créer un lien avec le site de la Commission

européenne (www.europa.eu.int), le site duFSE en France (www.travail.gouv.fr/fse) et lesite de la DRTEFP (www.npdc.travail.gouv.fr(opérationnel au 1er trimestre 2004)),

> d’apposer une affiche (ou une plaque signalé-tique) dans l’établissement.

En France, pour les actions financées par le FSE,le logo européen doit obligatoirement êtreaccompagné de la mention « Fonds social euro-péen ».

Des supports spécifiques (plaques signalétiques,affiches, plaquettes d’information pour les bénéfi-ciaires) ont été réalisés par l’assistance techniquerégionale FSE et sont disponibles sur simpledemande auprès du C2RP.

Les porteurs de projet qui le souhaitent pourrontutiliser les visuels de la campagne d’informationnationale pour animer leurs propres documentsd’information, sous réserve d’une informationpréalable de la DRTEFP – Cellule FSE. Lesfichiers informatiques peuvent être obtenus sursimple demande auprès du C2RP.


45

SPÉCIFICATIONSGRAPHIQUES DEL’EMBLÈME EUROPÉENL'emblème est un drapeau rectangulaire bleu dontle battant a une fois et demie la longueur du guindant.Douze étoiles dorées, situées à distance égale,forment un cercle non apparent, dont le centre estle point d'intersection des diagonales du rectangle.Le rayon de ce cercle est égal au tiers de la hauteurdu guindant. Chacune des étoiles à cinq branchesest construite dans un cercle non apparent, dont lerayon est égal à un dix-huitième de la hauteur duguindant.Toutes les étoiles sont disposées verticalement,c'est-à-dire avec une branche dirigée vers le hautet deux branches s'appuyant sur une ligne nonapparente, perpendiculaire à la hampe. Les étoilessont disposées comme les heures sur le cadrand'une montre. Leur nombre est invariable.

COULEURSRÉGLEMENTAIRES PANTONE REFLEX BLUE pour le fond du rectangle,PANTONE YELLOW pour les étoiles.

Reproduction en quadrichromie : si on utilise leprocédé d'impression par quadrichromie, il n'estpas possible d'utiliser les deux couleurs normalisées.Il est donc nécessaire de les recréer en utilisant lesquatre couleurs de la quadrichromie.> Le jaune est obtenu avec 100% de "Process Yellow".> En mélangeant 100% de "Process Cyan" avec

80% de "Process Magenta", on obtient une couleurtrès semblable au PANTONE REFLEX BLUE.

Internet : dans la palette web> PANTONE REFLEX BLUE correspond à la couleur

RGB : 0/0/153 (hexadécimal : 000099),> PANTONE YELLOW correspondà la couleur

RGB : 255/204/0 (hexadécimal : FFCC00).

Reproduction en monochromie : si on ne disposeque de noir, entourer la surface du rectangle d'unfilet noir et insérer les étoiles, toujours en noir, surfond blanc. Au cas où on ne disposerait que de bleu(il est indispensable que ce soit du REFLEX BLUE),utiliser cette couleur à 100 % pour le fond, avec lesétoiles obtenues en négatif blanc.

Reproduction sur fond de couleur : l'emblème estreproduit de préférence sur un fond blanc. Éviterles fonds de couleurs variées et, en tout cas,d'une tonalité ne s'accordant pas avec le bleu. Aucas où il serait impossible d'éviter un fond decouleur, entourer le rectangle d'un bord blanc,d'une épaisseur égale à un vingt-cinquième de lahauteur du rectangle.

LA PUBLICITÉ

1,5

1

LE CONTRÔLE


46

PRINCIPESLe contrôle des opérations se manifeste dès le débutde l’instruction et s’achève trois ans après le dernierversement par la Commission à l’État français.Cette exigence réglementaire se traduit en Francepar l’obligation de garder dix ans les pièces justifica-tives.

Les textes portant sur le contrôle :Les règlements 1260/99 438/2001 et 448/2001 etla circulaire du Premier ministre du 12/05/1998 etdu 15/07/2002 définissent la nature, l’étendue et lesresponsabilités de chacun en matière de contrôle.

Ces textes fixent trois obligations :> Le renforcement de l’efficacité des dispositifs de

gestion en instaurant, pour les États membres,la mise en œuvre d’une piste d’audit permettantde « réconcilier les comptes récapitulatifs certi-fiés à la Commission avec les états de dépenseset leurs pièces justificatives aux différentsniveaux de l’administration et du bénéficiairefinal ».

> L’accroissement significatif du volume desopérations contrôlées. En effet « les contrôlesapprofondis effectués avant l’achèvement dechaque forme d’intervention doivent porter sur5% au moins des dépenses totales éligibles etsur un échantillon représentatif des projets etactions approuvés ».

> Le renforcement du dispositif de contrôle setraduit en France par le rôle de la CICC(Commission Interministérielle de Coordinationdes Contrôles) qui est chargée de la synthèsedes contrôles et de se « prononcer sur la validi-té de la demande de versement du paiementfinal » effectuée par la Direction Régionale duTravail de l’Emploi et de la FormationProfessionnelle sur la base des demandes desolde établies par les porteurs de projets.


47

APPLICATIONS Plusieurs types de contrôles sont effectués tout aulong de la mise en œuvre d’un projet :

> Lors de l’instruction du projetLors de l’instruction, un certain nombre d’élémentsfont l’objet de contrôles qui permettent de vérifierla capacité du promoteur à mener dans de bonnesconditions les opérations envisagées.

Ce contrôle porte essentiellement sur les pointssuivants :— capacité juridique du porteur de projet, — capacité financière suffisante pour mener

l’opération, — respect des procédures,— respect des dispositions communautaires et des

programmes FSE mobilisés.

Acteurs principaux du contrôle :services instructeurs, Trésorerie générale.

> Lors de la signature de la convention Ce contrôle (plus léger) est essentiellement formel.Dans la lignée du contrôle effectué lors de l’instruc-tion, il se traduit par la transmission complémentairedes pièces annexées à la convention.Les points de contrôles porteront, dans ce cas,essentiellement sur les points suivants : — conformité de la convention à la décision d’agré-

ment, — capacité juridique du signataire à engager la

structure bénéficiaire, — dossier complet,— annexes prévues dans la convention : Circulaire

du 27/11/2002.

Le contrôle s’effectue dans ce cas par le servicechargé de préparer la certification et la TrésorerieGénérale (contrôle financier).

LE CONTRÔLE

Pièces et points à contrôler

Existence des documents constitutifsde la convention :— documents annexes (éléments

relatifs au porteur du projet,capacité juridique du signataire),

— certifications ou lettres d’intentiondes co-financeurs publics.

Servicesconcernés Sanctions éventuelles

Pas de sanction a priori.Dans la plupart des cas, il y ademande d’élémentscomplémentaires auprès duporteur de projet.

DRTEFPContrôle financier

LE CONTRÔLE


48


> Lors de la remise des bilans oudes demandes d’acomptes par lesporteurs de projet :le contrôle de service fait.

Le contrôle de service fait, qui porte sur l’ensembledes dépenses, a pour but de vérifier : — la réalité et la conformité physique de l’opération

par rapport à ce qui est prévu,

— la réalité et l’éligibilité des dépenses encouruesc’est à dire acquittées. Dans le cas où les piècesseraient trop nombreuses, ce contrôle peut sefaire par sondage,

— le respect du plan de financement prévu, notam-ment le versement effectif des cofinancements.

Ces contrôles se font essentiellement sur piècesmais, pour un nombre significatif d’opérations ilspeuvent se faire sur place.

> les contrôles sur pièces> Il s’agit de phases importantes dans la mise en

œuvre des dispositifs de contrôle car ils enga-gent la responsabilité de l’État français vis à visde la Commission. En effet, les bilans validéspermettront à la DRTEFP de demander le rem-boursement des sommes engagées par laCommission européenne.

— Le contrôle du bilan intermédiaire— Les bilans financiers intermédiaires font

l’objet d'une vérification de service faitsimple (contrôle de cohérence du bilan). Ils’agit notamment de vérifier les points sui-vants :> Lourdes divergences par rapport au

prévisionnel qui risquent de changer lanature de l’opération.

> Dépenses éligibles mais qui ne se rap-portent pas à l’opération.

> Prestations anormalement élevées ou àl’inverse sous estimées.

En cas de doute, des informations complé-mentaires seront demandées au porteurde projet avant toute mise en paiement.

— Le contrôle de la demande de solde— Ce type de contrôle est effectué sur la totalité

des demandes de solde transmises par lesporteurs de projet à l’issue de la périodecontractuelle.

— Chaque dossier fait l’objet d’un contrôlesur le fond (analyse du rapport qualitatif,quantitatif et financier) ainsi qu’un contrôleformel portant sur les pièces jointes à lademande de solde.

— Le contrôle de service fait déclenche, danstous les cas, des demandes d’informationcomplémentaires (vérification de serviceapprofondie concernant la publicité du FSEet le détail de certains postes de dépenses(par exemple les éléments liés auxcharges de personnels : description destâches du personnel, données relatives auxsalaires telles que fiches de salaires ouDADS).


49

Cette analyse peut déclencher des contrôles pluspoussés à partir d’un certain nombre de pointsd’alerte :

> prestations anormalement élevées ou àl’inverse sous estimées,

> lourdes divergences par rapport au prévi-sionnel qui risque de changer la naturede l’opération,

> dépenses éligibles mais qui ne se rap-portent pas à l’opération,

> dépenses réalisées rigoureusementidentiques au prévisionnel,

> montants manifestement arrondis,

> heures stagiaires réalisées rigoureu-sement conformes au prévisionnelpour des formations longues,

> doute sur le respect des procéduresd’appel d’offres.

> le contrôle sur place de la cellule FSE> Pour un certain nombre d’opération, les

contrôles peuvent se faire sur place. Ils sonteffectués par la cellule FSE de la DRTEFP. Ilssont plus poussés que les contrôles sur pièces.

> Ils permettent de vérifier concrètement ledéroulement de l’opération en particulier sur lesaspects suivants :

— la publicité,— les moyens pédagogiques mis en œuvre,— le dossiers des stagiaires,— l’ensemble de la comptabilité.

LE CONTRÔLE

Pièces et points à contrôler

> Réalité du projet- états de présence,- publications,- rapports…> Eligibilité du public- age (dates de naissance),- adresses,- type de public concerné…> Les dépenses- explication des clés de répartition,- échantillon de factures,- DADS …

Servicesconcernés

Suite à donner ousanctions éventuelles

Certification du service fait conformeà la demande si aucune irrégularitén’a été constatée et mise en paiement.

Certification non conforme :Diminution de la demande (diminutionde l’assiette des coûts éligibles) et enconséquence diminution de la partici-pation du FSE.

En cas de doute, un contrôle sur placepourra être effectué dans le cadre ducontrôle de service fait.

Cellule FSE de laDRTEFP en lienavec les servicesinstructeurs.

LE CONTRÔLE


50

APPLICATIONS (SUITE ET FIN)

> Le contrôle approfondi par sondageCe contrôle sur place peut être effectué par les dif-férents services ayant la responsabilité descontrôles. Cependant les contrôles permettant de satisfaire àl’exigence des 5% (quota fixé par la Commissioneuropéenne pour garantir la bonne gestion du FSE)sont assurés par le SRC (service régional de contrô-le de la DRTEFP). Ce type de contrôle peut être aussi l’occasion avecles porteurs de projets de jouer un rôle de conseil etd’explication des règles régissant les fonds structu-rels.

> La procédure des contrôles par sondagepar le SRC

> Ces contrôles effectués par le Service Régionalde Contrôle (SRC) sont effectués par des agentsassermentés.

Étape 1 : sélection par le SRC d’une opération relevant de l’échantillon défini dans lecadre des 5%.

Étape 2 : avis par lettre recommandée du contrôle et de son champ d’applicationainsi que des dates de déroulement.

Étape 3 : contrôle sur place.Étape 4 : envoi du rapport du contrôle qui notifie les constats opérés lors du contrôle

avec l’indication du délai permettant à l’intéressé de présenter des obser-vations écrites ou de demander le cas échéant à être entendu. Ce délai esten général égal à trente jours à compter de la date de la notification.

Étape 5 : notification de la décision préfectorale à l’intéressé. Étape 6 : recouvrement des sommes rejetées.Étape 7 : communication auprès de l’OLAF (Office Européen de Lutte Anti Fraude) des

irrégularités constatées, des décisions adoptées et des procédures entamées.Envoi d’une fiche diagnostic.

Étape 8 : en cas de réclamation, le porteur de projet peut saisir le tribunal adminis-tratif.


51

LE CONTRÔLE

> Les autres instances chargées du contrôle

Champ de compétence et nature des contrôlesInstances

La Cour des Comptes européenne Elle contrôle l’activité de la Commission au traversde la mise en œuvre du budget communautaire surl’ensemble du territoire de l’union et donc du FSE

La Commission européenne et/ouLa Direction Générale Contrôle financier

Elle a une compétence de droit commun sur lecontrôle de l’utilisation des fonds communautaires.Elle pilote par ailleurs, les exercices relatifs à ladoctrine et à l’interprétation des règles d’éligibilité.

La Direction Générale Emploi de la Commissioneuropéenne

Elle dispose en son sein d’une section contrôlespécialisée sur le FSE, elle vérifie en particulier lavalidité de la piste d’audit mise en place par l’Étatmembre.

La Commission Interministérielle de Coordination desContrôles (CICC)

Elle veille à l’exécution des programmes devérification qu’elle coordonne afin d’éviter lesdéplacements trop rapprochés. Elle examine les résultats des contrôles ets’assure de la cohérence des suites qui leurs sontdonnées par l’administration. Elle délivre une appréciation sur la validité ducertificat final des dépenses en vérifiant que :

- la piste d’audit est suffisante,- un volume minimum de contrôles, portant sur un

échantillon représentatif des projets ou actionsfinancés, a été réalisé.

LE CONTRÔLE


52

LISTE INDICATIVE DES DOCUMENTS À ARCHIVER :— Archivage des éléments contractuels :— demande de financement FSE, accusé de réception,

convention ou arrêté, avenants éventuels, correspon-dances avec la cellule FSE, rapport intermédiaire,rapport final. Certifications de fonds publics,conventions des co-financeurs, correspondanceavec les co-financeurs, rapports aux co-financeurs.

— Archivage des éléments financiers :— factures ou autres pièces comptables, clés de répar-

tition utilisées, fiches de paie, décomptes des tempsde travail, agendas.

— Archivage des éléments qualitatifs :— documents relatifs à la publicité du FSE, rapports,

contenus de formation et plannings, comptes rendusde réunions, outils élaborés dans le cadre du projet.

— Archivage des éléments quantitatifs :— listes d’émargement, fiches d’inscription, traitements

statistiques éventuels.

CONSEILS> Mettre en place une comptabilité analytique

(ou comptabilité séparée des dépenses).

> Mettre en place un dispositif d’archivage(10 ans au moins) dès le début du projet. Lesdocuments originaux sont en général archivésau sein des services administratifs de lastructure, toutefois il est fortement recom-mandé d’archiver une copie des documents.

> Assurer un suivi régulier du projet (comité depilotage) pour modifier éventuellement laconvention en cas de changements par rapportau projet initial.

> Relire attentivement les fiches relatives auxdépenses et recettes !

> Ne pas hésiter à demander conseil auprès dela cellule FSE de la DRTEFP, de l’assistancetechnique régionale (confiée au C2RP) ou duService Régional de Contrôle de la DRTEFP.

> Se préparer à tout contrôle dès le démarragedu projet.

53

LE CONTRÔLE

— Concordance claire et facile entre la comptabilitégénérale (éventuellement analytique) de lastructure et la présentation des comptes relatifsau projet.

— Conservation de tous les justificatifs, notammentfactures acquittées justifiant les dépensesdéclarées, les brouillons, les feuilles de calcul etles agendas...

— Dans le cas d’une réunion ou d’un séminaire,conservation des éléments suivants : program-me de la réunion ou ordre du jour, feuilled’émargement, documentation utilisée et/oudistribuée, compte rendu de la réunion.

— Dans le cas d’une prestation, cahier des chargescorrespondant à la prestation, originaux dudocument contractuel avec le(s) prestataire(s),comptes rendus de réunion avec le prestataire,tous les éléments justificatifs de la prestation,conformément au cahier des charges.

— Dans le cas d’une formation, programme de laformation comprenant le logo européen, les ori-ginaux des conventions avec des prestatairessous-traitants de tout ou partie de la formation,les originaux des conventions avec les entre-prises, les feuilles d’émargement signées parles bénéficiaires (ne pas oublier le logo européensur le document !) ; le cas échéant, les coûts delocation de salle et de matériel devront êtrejustifiés.

— Dans le cas d’une prestation externe dont lecoût dépasserait le seuil fixé par les marchéspublics, il est obligatoire de respecter la procé-dure de passation d’un appel à marché publicsi la structure du commanditaire est une per-sonne morale de droit public. Si la prestationn’atteint pas cette somme ou si la structureest privée, il est toutefois conseillé de pouvoirfaire la preuve d’une mise en concurrence,dans la mesure du possible, de plusieursoffres, et de justifier du choix du « mieuxdisant » (ce qui ne signifie pas forcément le« moins disant »).

— Clés de répartition des charges indirectesexplicables et parfaitement transparentes(part relative du temps passé par le personnelsur le projet, poids financier du projet…).

— Temps valorisé justifiable pour le personnel de lastructure (feuilles de temps, plans de charge…).

— Affectation des résultats des ventes (produits,services) relatives au projet en tant que res-sources, et donc diminution correspondantedes financements FSE.

— Conservation d’un exemplaire de tous les pro-duits réalisés pour pouvoir justifier de l’affec-tation de leur coût et de l’éligibilité au titre duprojet, voire du programme.

— Publicité du FSE (logo de l’Union européenneet mention « Fonds social européen ») sur tousles supports réalisés.

POINTS À VÉRIFIER POUR SE PRÉPARER À UN CONTRÔLE


L’ÉVALUATION


54

PRINCIPESL’évaluation des programmes consiste à juger du bien fondé, de l’efficience* ou de l’efficacité* des inter-ventions au regard des informations qualitatives et quantitatives.

Les politiques publiques s’évaluent en « recherchant si les moyens juridiques, administratifs ou financiersmis en œuvre permettent de produire les effets attendus et d’atteindre les objectifs ». Il s’agit avant tout de mesurer, ou du moins d’apprécier le plus objectivement possible, les résultats, lanature et les effets de l’impact du FSE.

Typed’évaluation

Évaluationex Ante

Caractéristiques Responsabilité

Les autorités compétentes pourétablir le plan : - Objectif 3 : Ministère du travail et

des affaires sociales.- Objectifs 1 et 2 : le Préfet de

région.

Conséquences

Analyse des forces et faiblessesde la Région (Objectifs 2 et 1) oudu secteur concerné (Objectif 3).Elle apprécie la cohérence de lastratégie mise en œuvre.Elle définit l’impact attendu.

Évaluation àmi-parcours

Autorités de gestion : - Objectif 3 : Ministère du travail et

des affaires sociales. - Objectifs 1 et 2 :

SGAR et/ou DRTEFP.

Elle permetde réviser leprogramme etd’allouer laréserve deperformance*.

Elle examine les premiers résultatset leur cohérence avec l’évaluationex ante. Elle vérifie la pertinencedes objectifs et les conditions demise en œuvre.

Évaluationex post

Commission Européenne avec lacollaboration des autorités degestion compétentes.

Elle permetde tirer lesenseignementsen matière decohésionéconomique etsociale.

Elle rend compte de l’utilisationdes ressources, de l’impact del’efficacité et de l’efficience desinterventions.

Les caractéristiques de l’évaluation> Elle est obligatoireElle s’impose selon des modalités qui peuvent allerjusqu’à la sanction financière puisque la Commissionpeut refuser les concours communautaires à un Étatmembre qui ne fournit pas les informations suffi-santes.

> Elle est partenarialeL’évaluation est une responsabilité partagée entrela Commission et l’État membre, les décisions sontprises en partenariat au sein du comité de suivi quivalide chaque étape de l’évaluation.

> Elle est programméeL’évaluation est prévue à l’avance selon un calendrierprécis. Le calendrier a été défini en trois phases quiaccompagnent les grandes étapes duprogramme :— au moment de la mise au point

(évaluation ex Ante),— pendant la mise en œuvre

(évaluation à mi-parcours),— et après la clôture du programme

(évaluation ex post).

Assistance aux structures et systèmesMesures d’accompagnementAssistance aux personnes


55

L’ÉVALUATION

APPLICATIONS Pour chaque type d’évaluation, les modalités et lesresponsabilités sont différentes, le tableau ci-contre permet de définir les responsabilités, lescaractéristiques et les conséquences de chaquetype d’évaluation.

La base de l’évaluation est constituée par les indica-teurs qui sont rappelés dans la convention. Le renseignement de ces indicateurs est uneobligation contractuelle conditionnant le versementdu FSE. On trouvera ci-après la liste des indicateurspar type de dispositif ou d’aide.

Ils peuvent être classés suivant le type de dispositif :— assistance aux personnes — assistance aux structures et systèmes/mesures

d’accompagnement. Il est possible de distinguer des indicateurs com-muns à toutes les mesures et des indicateurs spé-cifiques propres à chaque mesure.

Nombre de bénéficiaires par an (entrées etsorties et report d’une année sur l’autre) Montants dépensés par an

Répartition Hommes femmes Nombre de projets réalisés

Répartition selon le statut sur le marché dutravail : salariés, indépendants, chômeurs,chômeurs de longue durée, inactifs dontscolarisés

Montants dépensés par an

Nombre de sorties positives

INDICATEURS COMMUNS À TOUTES LES MESURES

CONSEILSMettre en place, dès le début de la mise en œuvredu projet, les outils de récolte des données(formulaires d’inscription, tableaux de suivi…).Assurer un enregistrement régulier des données(celui-ci devra de toute façon être réalisé pourla rédaction du bilan final).

L’évaluation n’est pas un contrôle.L’évaluation s’intéresse aux effets du programmetandis que le contrôle vérifie la régularité de samise en œuvre. En effet, contrairement au contrôle, l’évaluations’intéresse en priorité aux résultats pour lesbénéficiaires et aux effets socio-économiquesdans la zone concernée.

L’ÉVALUATION


56

INDICATEURS SPÉCIFIQUES POUR L’ OBJECTIF 1Axe 2 : Formation – Solidarité – Emploi

Attention : ces indicateurs devront être renseignés par le porteur de projet lors de la remise de son bilanfinal en complément des indicateurs communs page 55.

Type d’actions

Mesure 1 : politiques actives du marché du travail

Nouveau départ

Mesures d’assistance aux personnes Assistance aux structures et systèmesMesures d’accompagnement

Nombre de projets(nouveaux en cours achevés) par anNombre de sorties positives(avec distinction hommes/femmes)

Suivi des bénéficiaires 4 mois aprèsl’entretien « nouveau départ »

Type d’actions

Mesure 2 : lutte contre l’exclusion

Sous mesure 1 : les jeunes rencontrant des difficultés particulières d’insertion

Jeunes rencontrant desdifficultés particulièresd’insertion : - missions locales- PAIO.


Nombre d’espaces jeunes créés.Nombre de personnes en parcours TRACE.Nombre de sorties positives(avec distinction hommes/femmes).Taux de sortie vers l’emploi.Nombre de projets réalisés.

Ventilation par nature d’actionsindividuelles ou collectives.

Jeunes rencontrant desdifficultés particulièresd’insertion : classes relais, lycéesde toutes les chances,missions généralesd’insertion (MGI).

Nombre de « lycées de toutes leschances ».Nombre de projets réalisés.(nombre de dispositifs relais ouverts,d’actions de formation des acteurs, departenariats avec les entreprises, detravaux d’ ingénierie et études menées,d’actions pilotes « lutte contre ladéscolarisation », de tuteurs…).Nombre de sorties positives(avec distinction hommes/femmes).

57

L’ÉVALUATION

Mesure 2 : lutte contre l’exclusion

Type d’actions

Sous-mesure 2 : les publics spécifiques confrontés à des difficultés


Publics spécifiquesconfrontés à desdifficultés : - jeunes sous

protection judiciaire - détenus.

Nombre de sorties positives(avec distinction hommes/femmes)

Niveau de qualification des publicsbénéficiaires.Nombre d’heure par stagiaire, coûthoraire et durée moyenne.Taux d’abandon au cours de l’activité.Nombre et type de validationsdélivrées.Nombre et type de partenairesimpliqués (PJJ, EI, etc).

Type d’actions

Sous-mesure 3 : les stratégies de lutte contre les exclusions dans les territoires


Stratégies de lutte contreles exclusions dans lesterritoires : les PLIE.

Nombre de bénéficiaires du RMI.Nombre de PLIE.Durée moyenne des parcours.Actions mobilisées au sein desparcours.Taux d’insertion dans l’emploi.

Les PDI Nombre et caractéristiques desbénéficiaires.Niveaux de qualification des bénéficiaires.Nombre de bénéficiaires du RMI répartispar sexe.Nombre de sorties positives(avec distinction hommes/femmes).

Insertion par l’activitééconomique

Nombre et caractéristiques desbénéficiaires des structures d’insertion(sexe, âge, niveau de qualification, nombrede demandeurs d’emploi de longue durée).Taux d’insertion dans l’emploi à l’issue del’action.

La politique de la ville.Quartiers urbains endifficultés.

Typologie des projets.Nombre de bénéficiaires par type d’actionNombre de sorties positives(avec distinction hommes/femmes) àdéfinir par chaque structure en intégrantles sorties positives à l’emploi le caséchéant.

Publics spécifiquesconfrontés à desdifficultés : handicapés.

Nombre de sorties positives(avec distinction hommes/femmes)

Niveau de qualification des publicsbénéficiaires.Taux d’insertion dans l’emploi à l’issuede l’accompagnement (en distinguantmilieu ordinaire et emploi aidé).


L’ÉVALUATION


58

INDICATEURS SPÉCIFIQUES POUR L’ OBJECTIF 1 (SUITE)

Mesure 3 : promotion de l’emploi et de la qualification par la formation

Type d’actions

Sous mesure 1 : l’apprentissage


Type d’actions

Sous mesure 2 : formations qualifiantes et supérieures pour demandeurs d’emploi


Type d’actions

Sous mesure 3 : amélioration de l’environnement de la formation


L’apprentissage Partenariats noués avec les entreprises.Actions d’ ingénierie pédagogique.Prospections pour le placement desjeunes.Information et sensibilisation.Actions de parrainage et de tutorat.Ouverture de filières et de cursus deformation.Nombre de formateurs.Niveau de qualification des bénéficiaires.Nombre de sorties positives.(avec distinction hommes/femmes).

Niveau de qualification desbénéficiaires.Nombre de jeunes intégrant unparcours de formation (H/F).Nombre de rupture de contrat etd’abandons en cours de formation.Accès à l’emploi ou à un contrat enalternance suite à des actions deremobilisation ou de préqualification.Taux de réussite à l’examen. Taux d’insertion dans l’emploi.Nombre de jeunes en difficultésinscrits en apprentissage (ZRR, ZUS).

Formation qualifianteset supérieures pourdemandeurs d’emploi

Nombre de sorties positives(avec distinction hommes/femmes).


Amélioration del’environnement dela formation

Nombre de sorties positives(avec distinction hommes/femmes).Nombre de bénéficiaires de VDAP /VAErépartis par sexe.

Nombre de bénéficiaires de VDAP/VAErépartis par sexe.

Type d’actions

Sous mesure 4 : démarche volontaire et personnelle de formation des salariés


Démarche volontaire etpersonnelle de formationdes salariés



59

L’ÉVALUATION

Mesure 4 : appui à la modernisation et à l’adaptation du tissu économique

Type d’actions

Sous mesure 1 : formation, accompagnement à l’initiative des employeurs


Formationaccompagnement àl’initiative desemployeurs

Nombre d’entreprises bénéficiaires par an.Taille des entreprises.Secteur d’activité (code NAF).CSP des stagiaires.Durée moyenne de formation par stagiairerépartis par sexe.

Nombre de salariés formés. Nombre d’entreprises bénéficiairespar an.Taille des entreprises.Secteur d’activité (code NAF).CSP des stagiaires.Durée moyenne de formation parstagiaire.

Type d’actions

Sous mesure 2 : développement d’activités, création et transmission d’entreprise


Développement d’activi-tés, création et transmis-sion d’entreprises

Nombre de créateurs etporteurs de projets.Nombre d’entreprises bénéficiaires.Nombre d’entreprises bénéficiairesdans l’incubateur.Nombre d’emplois créés dans l’incubateur.

Nombre de créateurs etporteurs de projets.Nombre d’entreprisesbénéficiaires par an.Taille des entreprises.Secteur d’activité (code NAF).CSP des stagiaires.Durée moyenne de formation parstagiaire.

Type d’actions

Sous mesure 3 : recherche


Recherche Nombre de membres de groupesde veille technologique formés.Nombre d’actions de sensibilisation.

Nombre de membres de groupesde veille technologique formés.Nombre d’actions de sensibilisation.

Type d’actions

Mesure 5 : égalité des chances


Taux d’accès à l’emploi à l’issue del’action.


Mesure Mesures d’assistance aux personnes Assistance aux structures et systèmesMesures d’accompagnement

Axe 3 : promouvoir des démarches territorialisées de développement durable et solidaire

L’ÉVALUATION


60

INDICATEURS SPÉCIFIQUES POUR L’ OBJECTIF 2Attention : ces indicateurs devront être renseignés par le porteur de projet lors de la remise de son bilanfinal en complément des indicateurs communs page 55.

Nombre d’entreprisesbénéficiaires par an.Taille des entreprises.Secteur d’activité (code NAF).CSP des stagiaires.Durée moyenne de formation parstagiaire.

Nombre de créateurs etporteurs de projetsNombre d’entreprisesbénéficiaires.Nombre d’entreprisesbénéficiaires dans l’incubateur.Nombre d’emplois créés dansl’incubateur.

8 - Soutien etdéveloppement desentreprises et reconversiondes actifs

Nombre de sorties positives(avec distinction hommes/femmes) àdéfinir par chaque structure enintégrant les sorties positives àl’emploi le cas échéant.

Typologie des projets réalisés.Nombre de bénéficiaires par typed’action.Répartition des bénéficiaires par sexe,âge, niveau de qualification et statutsur la marché du travail (dontbénéficiaires du RMI).Nombre de sorties positives(avec distinction hommes/femmes) àdéfinir par chaque structure enintégrant les sorties positives àl’emploi le cas échéant.

9- Politique de la ville etdéveloppement solidaire.

Axe 1 : promouvoir le développement économique au service de l'emploi

61

L’ÉVALUATION

INDICATEURS SPÉCIFIQUES POUR L’ OBJECTIF 3Attention : ces indicateurs devront être renseignés par le porteur de projet lors de la remise de son bilanfinal en complément des indicateurs communs ci-dessus.

Type d’actions

Mesure 1 : renforcer la Politique du « Nouveau départ »

Service personnalisépour un nouveau départ


Suivi des bénéficiaires quatre moisaprès l’entretien nouveau départ.

Renforcement del’activité du réseaud’accueil

Nombre d’espaces jeunes créés,nombre de personnes en parcours TRACEet taux de sortie vers l’emploi.Nombre de projets (nouveaux en coursachevés) par an.Nombre de sorties positives(avec distinction hommes.

Type d’actions

Mesure 2 : accompagner les politiques de l'État de l'insertion et contre l'exclusion

Développement despostes dans lesentreprises d’insertion


Nombre d’entreprises d’insertionbénéficiaires.Caractéristiques des bénéficiaires desstructures d’insertion. Taux d’accès à l’emploi à l’issue del’action.

Améliorer l’insertion destravailleurs handicapés


Niveau de qualification des publicsbénéficiaires.Taux d’insertion dans l’emploi à l’issuede l’accompagnement (en distinguantmilieu ordinaire et emploi aidé).

Faciliter la réinsertionsociale et professionnelledes détenus et desjeunes sous protectionjudiciaire


Nombre d’heures par stagiaire.Coût horaire et durée moyennedes actions.Nombre et type de partenairesimpliqués.Taux d’abandon en cours d’activité.Validations délivrées.


Assistance aux structures et systèmesMesures d’accompagnementMesures d’assistance aux personnesType d’actions

Agir de façon globalesur l’adaptation desressources humainesdans le cadre de plansde formation desentreprises

Nombre de salariés formés. Nombre d’entreprises bénéficiairespar an.Taille des entreprises.Secteur d’activité (code NAF).CSP des stagiaires.Durée moyenne de formation parstagiaire.

L’ÉVALUATION


62

Mesure 3 : appuyer les initiatives locales pour l'insertion et contre les exclusions

Accompagnement desPLIE

Nombre de bénéficiaires du RMI.Nombre de PLIES.Durée moyenne des parcours.Actions mobilisées au sein desparcours.Taux d’insertion dans l’emploi.

Mesure 4 : faciliter le passage de l'école au travail

Faciliter l’accès et laréussite des jeunesdans la formation enalternance

Partenariats noués avec les entreprises.Actions d’ ingénierie pédagogique.Prospections pour le placement desjeunes.Information et sensibilisation.Actions de parrainage et de tutorat.Ouverture de filières et de cursus deformation.Nombre de formateurs.Niveau de qualification des bénéficiaires.Nombre de sorties positives(avec distinction hommes).

Niveau de qualification desbénéficiaires.Nombre de jeunes intégrant unparcours de formation (H/F).Nombre de rupture de contrat etd’abandons en cours de formation.Accès à l’emploi ou à un contrat enalternance suite à des actions deremobilisation ou de préqualification.Taux de réussite à l’examen. Taux d’insertion dans l’emploi.Nombre de jeunes en difficultésinscrits en apprentissage.

Mesure 5 : améliorer l'information, l'orientation et l'individualisation des formations,notamment grâce aux NTIC et développer l'accès à la validation

Développer l’accès à lavalidation de l’expérienceprofessionnelle

Nombre de sorties positives(avec distinction hommes/femmes).Nombre de bénéficiaires de VDAP/VAErépartis.


Accompagnement desPDI

Nombre et caractéristiques desbénéficiaires.Niveaux de qualification des bénéficiaires.Nombre de bénéficiaires du RMI répartispar sexe.Nombre de sorties positives(avec distinction hommes/femmes).

INDICATEURS SPÉCIFIQUES POUR L’ OBJECTIF 3 (SUITE)

Mesure 6 : moderniser les organisations du travail et développer les compétences

Nombre d’entreprises bénéficiaires par an.Taille des entreprises.Secteur d’activité (code NAF).CSP des stagiaires.Durée moyenne de formation parstagiaire répartis par sexe.

Assistance aux structures et systèmesMesures d’accompagnementMesures d’assistance aux personnesType d’actions

63

L’ÉVALUATION

Mesure 7 : développer l'esprit d'entreprise et favoriser la création d'activités et l'innovation

Soutenir la créationet la transmissiond’entreprises.Explorer de nouveauxgisements d’emploiset pérenniser ceux quiexistent dans le cadre denouveaux services.

Nombre de créateurs etporteurs de projets.Nombre d’entreprises bénéficiaires.Nombre d’entreprises bénéficiairesdans l’incubateur.Nombre d’emplois créés dans l’incubateur.

Nombre de créateurs etporteurs de projets.Nombre d’entreprises bénéficiairespar an.Taille des entreprises.Secteur d’activité (code NAF).CSP des stagiaires.Durée moyenne de formation parstagiaire.

Mesure 8 : développer l’accès et la participation des femmes au marché du travail

Faciliter l’entrée desjeunes filles dansl’activité professionnelle.Faciliter l’insertion desl’emploi des femmes enrecherche d’emploi.Diversifier les filières deformation et développerles carrièresprofessionnelles desfemmes.

Taux d’accès à l’emploi à l’issue del’action.

Mesure 9 : favoriser l’articulation vie familiale, vie professionnelle et professionnaliser les acteurs

Favoriser l’articulationvie professionnelle/viefamiliale.Mobiliser les acteurs àla mise en œuvre del’approche intégrée del’égalité entre hommeset femmes.

Mesure 10 : soutenir les initiatives locales

Développement destratégies territorialespour l’emploi.Appui aux micro-projetsassociatifs.

Nombre d’actions d’information etde diffusion à destination du territoire.Type d’accompagnement apporté auterritoire (production d’outilsméthodologiques, animation, aide aumontage des projets..).Nombre d’actions abouties.Nombre de partenariats mis en œuvre.


LE GLOSSAIRE


64

AcompteC’est un paiement calculé en remboursement desdépenses de l’opérateur sur remise d’un bilan intermé-diaire (se rapporter aux conditions de remise du bilanintermédiaire).Voir fiche versement.

Accusé de réception (d’un dossier complet)Réponse formalisée par écrit à l’attention du porteur deprojet qui sollicite une aide européenne lui indiquant queson dossier a été reçu et qu'il est complet.Préalablement à cette réponse, le service instructeurdoit s’assurer que le dossier déposé comporte l’ensembledes pièces et informations indispensables à son instruction.Voir le dépôt du dossier.

Additionnalité*

Art. 11 du règlement n° 1260/1999 du 21 juin 1999. Afind’assurer un impact économique réel, les crédits desfonds ne peuvent se substituer aux dépenses structurellespubliques ou assimilables de l’État membre. Ils doiventpermettre de faire plus et mieux.Voir les principes de base du FSE.

ArchivageL’archivage et la conservation des pièces d’un dossiersubventionné au titre de l’un des fonds structurels euro-péens sont une obligation dans la perspective decontrôles a posteriori. L’obligation minimale de conser-vation de ces pièces est de dix ans après la clôture del’opération et de trois ans après le dernier versementeffectué par la Commission européenne au titre du pro-gramme communautaire, soit jusqu’au 31 décembre2013.Voir le contrôle.

Arrêté attributif de subventionActe administratif unilatéral, il peut être utilisé à la placedes conventions pour les subventions de faible montant(inférieur ou égal à 23 000 euros ou 100 000 euros pourles organismes publics). Voir la convention.

Autorité de gestion«Toute autorité ou tout organisme public ou privé, national,régional ou local, désigné par l’Etat membre lorsqu’ilexerce lui-même cette fonction, pour gérer une interven-tion aux fins du présent règlement. Au cas où l’Etatmembre désigne une autorité de gestion différente delui-même, il fixe toutes les modalités de ses relationsavec cette autorité et des relations de celle-ci avec laCommission européenne. Si l’État membre le décide,l’autorité de gestion peut être le même organisme quecelui qui fait office d’autorité de paiement pour l’inter-vention concernée» (règlement 1260/1999, article 9 n).Voir les acteurs.

Autorité de paiementUn ou plusieurs organismes ou autorités locaux, régionauxou nationaux désignés par les États membres pour établiret soumettre les demandes de paiement et recevoir lespaiements de la Commission européenne.

Application FSELogiciel spécifique pour les autorités de gestion françaisesgestionnaires, qui permet d’assurer la programmation,le suivi financier et statistique des opérations cofinancées,le suivi des opérations de contrôle de service fait et decontrôle par sondage, ainsi que les restitutions nécessairesaux phases successives de la programmation.

AvanceDans le cadre du FSE, les avances ne sont autoriséesqu’à titre exceptionnel. Elles peuvent être versées lors dela signature de la convention. La circulaire 2000/27 prévoitqu’une avance peut être versée aux organismes endifficulté de trésorerie sur demande dûment justifiée duporteur.

Avenant à la conventionDocument contractuel actant les modifications substan-tielles survenues dans la vie du projet et dans son budget.Voir la convention.


65

LE GLOSSAIRE

Bénéficiaire finalC’est l’organisme qui perçoit le FSE de la part de l’autoritéde gestion.

Bénéficiaires des actions ou bénéficiaires ultimesCe sont les publics cibles bénéficiant des actions menées.

Bilan qualitatif, quantitatif et financier(demande de solde ou déclaration finale)Document permettant d’enclencher la procédure de vérifi-cation de service fait et de paiement. Ce document doitdonner des éléments précis et détaillés sur les actionsréalisées, et les indicateurs de suivi doivent obligatoire-ment y figurer.Voir les versements du FSE.

Bilan intermédiaire financierDocument permettant de verser des acomptes intermé-diaires.

Certificat de dépensesDocument certifié par l’autorité compétente (préfet et/ouministère) qui fait état de l’ensemble des dépenses desopérateurs.

Certificat de service faitCertificat délivré par les services techniques de l’Etat surla base notamment du rapport final et des pièces complé-mentaires fournies par le porteur de projet. Ce documentnécessaire au moment du paiement.Voir le contrôle.

Certifications de cofinancements publicsDocuments certifiés par les cofinanceurs d’un projet FSE.Au moment de la programmation cette décision peutprendre la forme d’une lettre d’intention. Voir le dépôt d’un dossier, les recettes et le contrôle.

CofinancementLe FSE apporte un cofinancement complémentaire auxfonds publics et/ou privés (contreparties nationales)généralement attribués pour réaliser des actions,conformément au principe d’additionnalité des interven-tions communautaires.Voir les recettes.

Commission européenneOrgane collégial dont les membres sont désignés d'uncommun accord et pour quatre ans par les Quinze. Ils’agit de la structure exécutive de l'Union Européenne.

Comité de suivi Chaque programme (Objectifs 1, 2, 3) est doté au niveaurégional d’un comité de suivi institué par l’État. Il est copré-sidé par le Préfet de région et le Président du Conseilrégional. Il est composé de représentants de laCommission européenne et des administrations centralesconcernées (Aménagement du territoire, Intérieur,Emploi, Agriculture en tant que membres associés) duPrésident du Conseil économique et social régional, desPrésidents des chambres régionales consulaires, duTrésorier payeur général de région, (ou de son représen-tant), des Préfets des départements et des Présidentsdes conseils généraux de la région (ou leurs représentants).Le comité de suivi se réunit au moins une fois par an poursuivre l’évolution de la mise en œuvre des crédits. Ildonne son accord sur le complément de programmationavant que celui-ci soit transmis à la commission euro-péenne. Il approuve toute modification aux programmesou aux compléments de programmation. (cf. article 35 durèglement général n° 1.260 sur les fonds structurelseuropéens).

Commission interministérielle de coordination descontrôles (CICC)Cette commission représente la collégialité des inspectionsgénérales (Inspection générale des finances, Inspectiongénérale de l’Administration, Inspection générale del’Agriculture, Inspection générale des Affaires sociales).La mission de cette institution, crée par le décretn° 93.935 du 6 Août 1993, présidée par un inspecteurgénéral des finances, consiste notamment, en tantqu’autorité indépendante, à vérifier la mise en œuvred’une piste d’audit suffisante dans chacune des régions,à effectuer des certifications, au vu de la reconciliationcomptable et de la réalité des contrôles approfondis et àdélivrer une déclaration de validité sur la demande dusolde ainsi que sur la régularité et la légalité des opérationsconcernées (article 38 R 1260/99 et articles 15, 16 et 17du règlement 438/2001).

LE GLOSSAIRE


66

Complément de programmationLe document mettant en œuvre la stratégie et les axesprioritaires de l’intervention et contenant les élémentsdétaillés au niveau des mesures, élaboré par l’Étatmembre ou l’autorité de gestion est transmis à laCommission européenne, pour information, après sonadoption par le Comité de suivi. En région, ce documentconstitue l’outil de programmation de l’autorité de gestion(le Préfet de Région) précisant notamment, par mesure,les catégories de projets éligibles, les types de bénéfi-ciaires, les taux de cofinancement publics et communau-taires. Il constitue également le document de référencepour établir les montants communautaires dus, en rem-boursement des dépenses des bénéficiaires de l’aideeuropéenne déclarées par le Préfet de Région. (article 9du règlement général n° 1260 sur les fonds structurelseuropéens).

ComplémentaritéLes actions communautaires sont conçues comme descompléments des actions nationales correspondantes oudes contributions à celles-ci.Voir les principes de base du FSE.

Concentration des fonds (principe de)Concentrer les moyens financiers des fonds structurelseuropéens sur un nombre limité d’objectifs prioritairesvisant le développement et l’ajustement structurel desrégions en retard de développement, la reconversionéconomique et sociale des zones en difficultés structu-relles et l’adaptation et la modernisation des politiques etsystèmes d’éducation, de formation et d’emploi.Voir les principes de base du FSE.

Contrôle de la formation professionnelleLe service régional de contrôle de la formation profes-sionnelle, placé auprès de la Direction régionale duTravail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle(DRTEFP) est habilité à réaliser des contrôles de dossiersrelevant du fonds social européen.Voir le contrôle.

Contrôle financier en régionContrôle préalable à l’engagement juridique (projet deconvention le plus souvent) et à l’engagement budgétaire(engagement comptable) exercé par le contrôle financieren région placé auprès du Trésorier payeur général derégion. L’exercice de ce contrôle se matérialise par unvisa des actes au vu de l’examen de l’imputation budgétairede la dépense, de la disponibilité des crédits, de l’exactitudede l’évaluation, de la régularité de la dépense au regarddes dispositions d’ordre financier des lois et règlementset des conséquences que les mesures proposées peuvententraîner pour les finances publiques. (décret du 16juillet 1996 relatif au contrôle financier des dépensesdéconcentrées). Sous certaines conditions, le CFR peutautoriser la procédure de l'examen global.Voir les acteurs du FSE.

ConventionContrat administratif établi entre l’administration etl’opérateur.Voir la convention.

Convention cadreDocument contractuel pluriannuel établi entre l’autoritépublique (Direction régionale du travail, de l’emploi et dela formation professionnelle sous l’autorité du préfet derégion) et les porteurs de projets.

Cour des ComptesInstance de contrôle des activités budgétaires de laCommission, elle est composée de quinze membres. Sonsiège se trouve au Luxembourg.

Coût total éligibleEnsemble des dépenses d’un projet ou d’une actionconstituant l’assiette des dépenses éligibles pouvantbénéficier du concours des fonds structurels européenset des financements nationaux.Voir les dépenses éligibles.


67

LE GLOSSAIRE

Déclaration de dépenses (ou appels de fonds)Déclaration de la part de l’autorité de gestion permettant,trois fois par an, d’appeler des crédits FSE en rembour-sement des dépenses éligibles effectivement payées autitre du FSE. Les déclarations de dépenses sont, pour lemoment, fixées aux 31 janvier, 31 mai et 31 octobre. Ellessont établies sur la base des remontées des dépensesdéclarées en amont par les porteurs de projet (bilansqualitatif, quantitatif et financier).

Dégagement d’office La part d’un engagement annuel pour lequel laCommission européenne n’a reçu aucun appel de paie-ments dans les deux années qui suivent est « dégagéed’office » ; c’est-à-dire qu'il y a suppression des créditsFSE qui n’ont pas été justifiés par des dépenses certifiéespar l’autorité de gestion..

Dépenses effectivement encourues Les dépenses des opérateurs qui correspondent à despaiements exécutés et justifiés par des factures acquittéesou des pièces comptables de valeur probante équivalente(article 2 du règlement 1260/1999).

Direction Générale (DG)Service administratif de la Commission qui compte 23Directions Générales. La Direction générale Emploi estcompétente dans le domaine de l'emploi, des relationsindustrielles et des affaires sociales. La Direction généraleRégion pour la politique régionale.

DG Emploi (de la Commission européenne)La Direction générale Emploi et Affaires Sociales est res-ponsable du développement et du suivi de la stratégieeuropéenne de l’emploi. Elle encourage la coopérationentre les États membres dans le domaine de l’emploi,elle soutient et complète leurs actions, elle veille à ceque l’emploi soit pris en compte dans toutes les politiquescommunautaires.A ce titre, elle est responsable de la mise en œuvre duFonds social européen. Le Fonds Social Européen (FSE)est le principal instrument financier de la stratégie euro-péenne de l’emploi et participe à l’objectif de cohésionéconomique et sociale.

DirectiveActe normatif de portée générale qui lie les Étatsmembres quant au résultat à atteindre mais leur laisse lechoix des moyens.

Document unique de programmationUn seul document de programmation approuvé par laCommission et regroupant les éléments contenus dansun cadre communautaire d’appui et dans un programmeopérationnel. (cf. article 19 du règlement général n°1.260 sur les fonds structurels européens).

Égalité des chances (entre femmes et hommes) Volonté politique de voir des progrès réalisés dans la pro-motion de l’égalité des chances entre femmes et hommespar l’adoption d’une série de résolutions et de recomman-dations, les dernières en date concernant l’intégration del’égalité des hommes et des femmes dans la prise dedécision (Conseil européen de Dublin, 13-14 décembre1996). Références réglementaires : articles 12 et 41règlement 1.260/1999, article 2.2 du règlement FEDER,article 2.1c du règlement F.S.E.Voir les principes de base du FSE.

Éfficacité voir indicateurs

Éfficience voir indicateurs

LE GLOSSAIRE


68

Éligibilité des actionsLes activités éligibles au FSE sont définies à l’art. 3 durèglement n° 1784/1999 du 12 juillet 1999. Le soutienfinancier du fonds est accordé essentiellement sous laforme d’assistance aux personnes (éducation, formation,apprentissage, aide à l’insertion dans l’emploi…), maisaussi d’assistance aux structures et systèmes (formationde formateurs, création d’outils pédagogiques…) oumesures d’accompagnement (accompagnement socio-pédagogique, sensibilisation, information…).

Éligibilité des dépensesEnsemble de règles communes définies par laCommission européenne aux fins de garantir la mise enœuvre équitable des Fonds structurels européens dansla Communauté (en application des articles 30.3 et 53.2du règlement 126 règlement C.E. n° 1145/2003 du 27 juin2003 qui précise les règles d’éligibilité des dépensesdans le cadre des opérations cofinancées par les fondsstructurels). L’adoption de ces règles d’éligibilité desdépenses n’empêche pas les Etats membres, dans certainscas, d’appliquer des dispositions nationales plus strictes,ou en l’absence de règles communautaires d’éligibilité,ce sont les règles nationales pertinentes qui s’appliquentconformément au principe de subsidiarité.Voir les dépenses éligibles.

Éligibilité géographiqueLes opérations cofinancées par les Fonds structurelseuropéens ont normalement lieu dans la région ou lazone éligible définie par la Commission européenne del’Etat membre (décision 2.000/339 CE du 7 mars 2000).Voir le public éligible.

Engagement. Défini à l’art. 29 du décret n° 62-1587 du 29 décembre1962 portant règlement général sur la comptabilitépublique comme « l’acte par lequel un organisme publiccrée ou constate à son encontre une obligation de laquellerésultera une charge».

Engagement juridique. Obligation ayant pour origine un acte administratif (marché,contrat, convention…).

Engagement comptableTraduction de l’engagement juridique sur le plan de lacomptabilité. Il permet de réserver les moyens financiersnécessaires à la couverture des dépenses se rattachant àl’exécution d’engagement juridique

Factures acquittéesLe versement du montant d’une subvention oud’acomptes doit être appuyé de « factures acquittées oude pièces comptables de valeur probante équivalente ».Par acquit, il faut entendre la reconnaissance écrite parlaquelle un fournisseur ou prestataire de service déclaresa créance éteinte par un règlement en bonne et dueforme. Cette pratique étant parfois omise, la preuve durèglement doit être recherchée par d’autres voiescomme les relevés bancaires du débiteur cf. article 32-1du règlement n° 1.260/999 et article 1er du règlement1.145/03.Voir les dépenses éligibles

Financements nationaux. Tout financement public ou privé d’origine nationale (paropposition à communautaire).Voir les recettes.

Financements publics (sens communautaire)Financements publics nationaux + crédits communautaires(FSE).Voir les recettes.

Fonds social européen (FSE)Principal instrument financier permettant à l’Unioneuropéenne de concrétiser les objectifs stratégiques desa politique de l’emploi. Institué par le Traité de Rome, ils’agit du fonds structurel le plus ancien ; depuis plus de40 ans en effet, il investit, en collaboration avec les Etatsmembres, dans des programmes dont l’objectif est dedévelopper les compétences et améliorer les perspectivesprofessionnelles des citoyens européens. (cf. règlementn° 1784/1999 du conseil en date du 12 juillet 1999 relatifau fonds social européen). Il finance également le PICEQUAL.


69

LE GLOSSAIRE

Fonds structurels européens*Les fonds structurels européens s’inscrivent en tantqu’instruments financiers, dans le cadre de la politiquestructurelle de la Communauté qui vise à réduire l’écartentre les niveaux de développement des diversesrégions, ainsi qu’entre les États membres de l’Unioneuropéenne et à promouvoir ainsi, la cohésion économiqueet sociale. Les crédits des Fonds structurels européenssoutiennent les opérations nationales en respectant lesprincipes de concentration, de partenariat, d’additionnalitéet de programmation, à travers 3 objectifs et 4 programmesd’initiatives communautaires (PIC).En ce qui concerne les régions, l’Union européenne disposede quatre instruments financiers :> FSE : Fonds Social Européen. Il a pour mission de pro-mouvoir les facilités d'emploi et la mobilité géographiqueet professionnelle des travailleurs à l'intérieur de l’Unioneuropéenne. A ce titre il finance des actions de formation,d'orientation et d'aide à l'embauche et à la création d'ac-tivités indépendantes.> FEDER : Fonds Européen de Développement Régional.Il doit contribuer à la correction des principaux déséquilibresrégionaux dans l’Union européenne par une participationau développement et à l'ajustement structurel des régionsen retard de développement et à la reconversion des zonestouchées par le déclin industriel.> FEOGA : Fonds Européen d'Orientation et de GarantieAgricole. Sa section "Orientation" finance les actionscommunes mise en oeuvre en vue d'accroître la producti-vité agricole par le progrès technique et le développementrationnel de la production. Elle assure le développementdes zones rurales et accélère l'adaptation des structuresagricoles dans le cadre de la réforme de la PAC.> IFOP : Instrument Financier d'Orientation de la Pêche.Il intervient pour les opérations liées à la modernisationdes flottes de pêche,à l'aquaculture et aux bandescôtières, les équipements des ports de pêche, la trans-formation et la commercialisation des produits de lapêche et de l'aquaculture et la prospection des marchés.

FraudeNotion définie dans la convention établie sur la base del’article K3 du traité de l’Union européenne, relative à laprotection des intérêts financiers des CE (JO C316 du27/11/95), en son article premier, paragraphe 1 :« …est constitutif d’une fraude portant atteinte aux intérêtsfinanciers des Communautés européennes :> en matière de dépenses, tout acte ou omission inten-tionnels relatifs à :— l’utilisation ou la présentation de déclarations ou de

documents faux, inexacts ou incomplets, ayant poureffet la perception ou la rétention indue de fonds pro-venant du budget général des Communautés euro-péennes ou des budgets gérés par les Communautéseuropéennes ou pour leur compte,

— la non-communication d’une information en violationd’une obligation spécifique ayant le même effet,

— au détournement de tels fonds à d’autres fins quecelles pour lesquelles ils ont initialement été octroyés.

> en matière de recettes, tout acte ou omission inten-tionnels relatifs à :— l’utilisation ou la présentation de déclarations ou de

documents faux, inexacts ou incomplets, ayant poureffet la diminution illégale de ressources du budgetgénéral des Communautés européennes ou des bud-gets gérés par les Communautés européennes oupour leur compte,

— la non-communication d’une information en violationd’une obligation spécifique ayant le même effet,

— au détournement d’un avantage légalement obtenu,ayant le même effet. »

IndicateursLes indicateurs sont les principaux instruments demesure de l'avancement de l'intervention et des résultatsproduits. Ils peuvent être répartis en deux catégories,soit:> Les indicateurs d'efficience (indicateurs financiers et

de réalisation physique)> Les indicateurs d'efficacité (indicateurs d'impact

intermédiaire et d'impact final)Voir l’évaluation.

LE GLOSSAIRE


70

IrrégularitéNotion définie dans le règlement n° 2 988/95 du Conseildu 18 décembre 1995, relatif à la protection des intérêtsfinanciers des CE (JO L312 du 23.12.95) à son article 1,paragraphe 2 : « Est constitutive d’une irrégularité touteviolation d’une disposition du droit communautairerésultant d’un acte ou d’une omission d’un opérateuréconomique qui a ou aurait pour effet de porter préjudiceau budget général des Communautés ou à des budgetsgérés par celles-ci, soit par la diminution ou la suppressionde recettes provenant de ressources propres perçuesdirectement pour le compte des Communautés, soit parune dépense indue. »

J.O.C.E.Journal Officiel des Communautés Européennes. Onpeut se le procurer au service des publications del’Union européenne, 26 rue Desaix, 75727 PARIS CEDEX 15,Tél. : (16-1) 40.58.77.80

Lettre d’intentionDocument actant l’intention d’un cofinanceur de participerfinancièrement à un projet FSE. Les lettres d’intentionpeuvent dans certains cas être produites dans l’attentede certifications de cofinancement public en bonne etdue forme. Les mentions suivantes sont obligatoires :montant de l’aide accordée, date de la décision définitive,intitulé du projet.Voir le dépôt du projet

LiquidationA pour objet de vérifier la réalité de la dette et d’arrêterle montant de la dépense (art. 30 du décret n° 62-1587 du29 décembre 1962).

Liquidation d’une conventionPaiement du solde.Voir les versements du FSE.

MaquettePlan de financement prévisionnel pour une ou plusieursannées. Ce plan de financement est ventilé par axe, parmesure, voire par sous-mesure. Il se décompose enfinancements communautaires et financements nationaux(publics et privés).

NotificationLe fait d’informer le porteur du projet par l’envoi de ladécision préfectorale.

Office européen de lutte anti fraude (OLAF) Service d’enquête indépendant ayant pour mission delutter contre la criminalité transfrontalière et la fraudesur les fonds structurels européens. (règlement CEN° 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil du 25mai 1999 relatif aux enquêtes effectuées par l’OLAF).Voir le contrôle.

Ordonnancement/mandatementIl est défini à l’art. 31 du décret n° 62-1587 du29 décembre 1962 comme l’« acte administratif donnant,conformément aux résultats de la liquidation, l’ordre depayer la dette de l’organisme public ».> Les dépenses des administrations centrales et des

services centraux ayant leur siège à Paris, ainsi queles cessions entre ministères, font l’objet d’ordonnancesde paiement.

> Les dépenses des services déconcentrés font l’objetde mandats de paiement.

Voir les versements du FSE.

Partenariat (principe communautaire du)Au sens employé dans la mise en œuvre des fondscommunautaires, il désigne l’ensemble des acteurscommunautaires, nationaux, régionaux et locaux quiparticipent à la préparation et à la réalisation des pro-grammes.Les actions nationales sont, en effet, arrêtées dans lecadre d’une concertation étroite dénommée « partenariat »entre la Commission européenne et l’État membre ainsiqu’avec les autorités et les organismes désignés par l’Étatmembre dans le cadre des règles nationales et pratiquesactuelles, notamment les autorités régionales et locales,les autres autorités publiques compétentes, et les parte-naires économiques et sociaux. (cf. article 8 du règlementgénéral 1260 sur les fonds structurels européens).Voir les principes de base du FSE.

71

Programmation (principe communautaire de)Processus d’organisation, de prise de décision et definancement, effectué en plusieurs étapes et visant àmettre en œuvre, sur une base pluriannuelle, l’actionconjointe de la Communauté européenne et des Étatsmembres pour réaliser les objectifs prioritaires..Voir la sélection des projets.

Programmes d’initiative communautaire (PIC) Les initiatives communautaires sont des programmesspécifiques permettant à la Commission européenne desoutenir des actions visant à permettre de résoudre lesproblèmes qui ont une incidence particulière au niveaueuropéen sur le développement rural, le chômage desjeunes, les régions en mutation industrielle, les quartiersurbains en difficulté. Pour la génération 2000-2006 desfonds structurels européens, quatre PIC ont été retenus :EQUAL, LEADER +, INTERREG III et URBAN II.

RèglementC'est l'acte le plus important de l'ordre juridique com-munautaire. Il a une portée générale, il est obligatoiredans tous ses éléments et s'applique directement danstout Etat membre (il n'a pas besoin d'être repris ou d'êtremis en oeuvre par une norme interne).

Report de créditPossibilité pour certains crédits non utilisés au cours del'exercice pour lequel ils ont été accordés, de figurerdans les dotations de l'exercice suivant (uniquementpour les conventions cadre et Equal).

SubsidiaritéPrincipe suivant lequel les responsabilités s'exercent auniveau le plus proche des réalités. Les conséquencespratiques de ce principe sont de deux ordres :> le niveau supérieur n'intervient qu'en terme de valeur

ajoutée, > les Régions et les États sont seuls compétents pour

identifier leurs besoins de développement dont décou-lent les programmes financés par la Communauté.

Tranche annuellePériode correspondant au maximum à 12 mois, et quin’est pas obligatoirement calquée sur l’année civile pourles conventions annuelles. Dans le cadre des conventionspluri-annuelles, la tranche annuelle correspond à l’annéecivile.

TransnationalCaractère d'un projet ou d'une action se déroulant dansau moins deux États-membres.

Système de suiviEnsemble des dispositions prises dans le cadre dupartenariat par les autorités locales responsables de l'in-tervention pour en assurer sa mise en oeuvre. Le systèmede suivi comprend l'organisation administrative retenuepour suivre l'intervention (composition du comité de suiviet de son secrétariat, responsabilités de mise en oeuvreet de collecte de l'information, circuits administratifs etfinanciers...) . Le système de suivi comprend également le système demonitorage - informatisé ou non - mis en place pourassurer le traitement de l'information, ainsi que l'évaluationchemin faisant (on-going).

Vérification du service faitD’après les circulaires du Premier ministre du 12 mai1998 et du 15 juillet 2002, elle doit garantir la réalisationphysique des opérations et leur conformité à la convention,mais elle doit aussi permettre de vérifier, à partir del’examen des pièces justificatives appropriées, la réalitédes dépenses encourues.Voir le contrôle.


LE GLOSSAIRE

72


La réalisation de ce Guide a été confiée au cabinet Athos - Marseille,en collaboration avec la DRTEFP Nord-Pas de Calais et l’assistance technique régionale (C2RP).Certaines rubriques sont extraites du guide du suivi technique et financier des projets EQUAL réalisépar la DGEFP et RACINE

Date de publication : décembre 2003.N° ISBN : 2-913 215-17-3

Fonds social européen en FranceUn trait d’union entre l’Europe et votre emploi.

www.travail.gouv.fr

votre correspondantDirection regionale du travail,de l’emploi et de la formationprofessionnelle du Nord-Pas deCalais : Les Arcades de Flandre70, rue Saint-Sauveur BP-45659021 Lille cedex

assistance technique régionaleNord-Pas de Calais

Centre Régional de Ressources Pédagogiqueset de Développement de la Qualité de la Formation

Immeuble le Vendôme50, rue G. Delory 59000 Lille

Ada

ptat

ion

et m

aque

tte

inté

rieu

re :

Will

em M

eerl

oo -

Con

cept

ion

visu

elle

: B

BD

O C

orpo

rate

- p

hoto

grap

hies

: Er

ic A

udra

s.

PRÉFECTUREDE LA RÉGION NORD-PAS DE CALAIS

DIRECTION RÉGIONALEDU TRAVAIL, DE L'EMPLOI

ET DE LA FORMATIONPROFESSIONNELLE

Qu’est-ce que le Fonds social européen ?

Les principes de base du FSE

Les acteurs du FSE

Le dépôt du projet

L’instruction des projets

La sélection des projets

La convention

Les versements du FSE

Les bilans

Les dépenses éligibles

Le public éligible

Les recettes

La publicité

Le contrôle

L’évaluation

Le glossaire du FSE