AUF-IFGU: Atelier de développement de plan stratégique etde réalisation d’autoévaluation en vue d’une démarche assurance

qualité,

Yaoundé, Cameroun, 9-11 décembre 2015.

Pr. Papa GUEYEExpert

Introduction;I-Objectifs de l’autoévaluation;II-Préparation de l’autoévaluation: -outils; -déclenchement de la procédure; -attribution des responsabilités; -sensibilisation et engagement des acteurs;III-Réalisation/méthodologie: -Cheminement; -Position sur les domaines/champs, standards et

critères des référentiels;IV- Bonnes pratiques; Conclusion.

L’autoévaluation est un exercice de responsabilité de l’institution ou du programme :décision/ objectifs/réalisation/exploitation/finalités ;

Elle rentre dans le cadre de l’assurance qualité interne (AQI) et prépare aussi l’assurance qualité externe (AQE);

Elle s’appuie sur une structure, la cellule, et un dispositif internes d’assurance qualité, s’ils existent, et/ou sur des pratiques et traditions institutionnelles qui permettent d’élaborer les outils, de définir les activités et les responsabilités et de suivre sa réalisation.

C’est essentiellement un regard critique sur l’institution ou sur le programme qui permet de mieux connaitre son fonctionnement, ses forces et ses faiblesses à partir d’une démarche technique objective ;

Double finalité de l’autoévaluation  : permettre à l’institution et au programme d’être dans une démarche de maintien, de garantie ou d’amélioration de la qualité et préparer l’accréditation, si la procédure se poursuit avec l’intervention d’une structure externe (agence, CAMES).

Principaux objectifs de l’autoévaluation:1. Effectuer un examen autocritique des

prestations de l’institution/du programme en matière d’enseignement et/ou de recherche;

2. Initier un processus d’amélioration de la qualité en instaurant une dynamique de correction, de renforcement et d’innovation; adopter une stratégie de développement de la qualité de toute l’institution ou du programme;

3. faire maitriser par l’institution ou par le programme les procédures de mesure, de garantie et d’amélioration de la qualité;4. Fournir une base à l’évaluation externe (pour habilitation, pour accréditation) et aux requêtes de financement, s’il y a lieu: le rapport d’autoévaluation comme document de base des experts externes ou de l’organisme bailleur de fonds.

Les outils:L’autoévaluation se fonde sur des outils, des référentiels (surtout) et/ou des questionnaires, des guides, des outils de planification et d’analyse ( SWOT, Roue de Deming…etc) élaborés par:

- l’institution ou par le programme dans le cadre de sa politique d’évaluation et selon son dispositif interne , ses missions et la finalité assignée à l’autoévaluation;

- un organisme de financement (Ex: UEMOA,BM le projet de financement de centres d’excellence);

- une agence nationale / internationale d’accréditation: ANAQ-Sup au Sénégal,/CAMES …etc.

déclenchement:- par l’institution ou par le programme; - par une saisine de l’institution ou du

programme par une instance extérieure (agence, CAMES): -processus d’habilitation/accréditation;

-requête de financement compétitif; Quel que soit le cadre de l’autoévaluation,

elle commence par une décision formelle des autorités de l’établissement ou des responsables du programme.

Attribution des responsabilités:I- Le comité de pilotage: il est différent de la cellule interne; il gère tout le processus jusqu’au rapport d’autoévaluation; La composition du comité de pilotage : (5 à 10 personnes?) : toutes les parties prenantes : enseignants (majoritaires, surtout pour le programme), responsables académiques/pédagogiques/administratifs, PATS, étudiants et représentant de la cellule; Le président du comité doit avoir certaines qualités: expérience avérée, connaissance de l’institution et/ou du programme, ; II-la cellule interne: Etant responsable de la gestion du dispositif global de l’AQ, elle appuie le processus; respect des procédures/expertise.

son représentant dans le comité de pilotage peut être responsable de la rédaction du rapport.

III-les autorités: Elles assurent la caution administrative,

fournissent les moyens, valident et endossent le rapport et garantissent son exploitation par la cellule interne et par les structures impliquées;

Elles veillent à la mise en œuvre des recommandations issues du processus et de l’exploitation du rapport.

NB: Le comité est dissout à la fin de la procédure.

Sensibilisation et engagement des acteurs:bonne stratégie de sensibilisation et de communication en amont et en aval du processus;transmettre à toutes les parties prenantes les documents relatifs à l’auto-évaluation; les objectifs de l’auto-évaluation, ses modalités ainsi que l’impact de ses résultats sur l’institution ou sur ses programmes doivent être compris et acceptés;sensibiliser les différentes parties prenantes sur les enjeux et les bénéfices attendus ,tout au long du processus.

Après la décision et la constitution du comité de pilotage, le cheminement suivant est suivi: élaboration d’une planification de l’ensemble des étapes et des activités retenues: fixer les délais, établir un plan détaillé avec indication claire des tâches, des responsabilités et des délais d’exécution;collecte systématique et organisée de données qualitatives et quantitatives:-identifier, dans la planification, les responsables, les sources et la nature des données à collecter;-la collecte s’appuie sur: -un questionnaire pertinent, élaboré par le comité de pilotage à partir des outils (référentiels CAMES) ou à partir d’objectifs définis par l’institution ; -un public cible (composantes, acteurs, partenaires…etc.); -un système d’information (précède l’auto) et des indicateurs.

-des entrevues, des enquêtes;-une revue documentaire (dont le plan stratégique(?), les sites web), …etc;Exploitation, traitement et analyse des données:Réponse aux standards, références, critères, points de références du référentiel (CAMES) ou d’autres outils élaborés et dédiés à l’autoévaluation;Rédaction du pré rapport;Examen et stabilisation du pré rapport par le Comité de pilotage;Rédaction du rapport final et validation par le Comité de pilotage;Transmission du rapport aux autorités et aux responsablesDissolution du Comité, relais pris par la cellule pour l’exploitation du rapport et pour la suite.

Réponse/position sur les standards/critères/références des domaines, champs rubriques des référentiels (CAMES):Les domaines/champs /rubriques d’évaluation portent essentiellement sur les misions et les objectifs de l’institution ou du programme, sur sa stratégie/gouvernance, sur les infrastructures et les équipements sur son organisation, sur les personnels et les étudiants, sur l’enseignement, la recherche et sur la gestion de l’assurance qualité interne.(cf. Koumaré)Pour chaque champ/rubrique, les outils ( référentiels/questionnaires) ont défini des standards/références. Ces éléments aident l’institution ou le programme d’études ou de formation à recueillir l’information nécessaire à l’évaluation du niveau d’atteinte des standards.

Dans une perspective de développement de la qualité, l’institution ou le programme peut déterminer d’autres standards auxquels on pourra corréler des critères et des indicateurs à vérifier en fonction de cet objectif;

Dans le cadre de l’utilisation d’un référentiel déjà élaboré (CAMES), l’institution ou le programme peut demander que certains domaines/champs ou standards soient ajoutés ou ne soient pas retenus.

Le processus doit être bien planifié avec une liste de vérification des différentes phases et pour chaque étape: les acteurs concernés, les activités à réaliser, les échéances et les ressources nécessaires doivent être définies et communiquées ;

L’auto-évaluation ne devrait pas constituer une charge lourde pour l’institution ou pour le programme si elle a été intégrée et préparée dans les pratiques institutionnelles?

Une auto-évaluation bien organisée et efficace devrait permettre de lier les activités avec la réalisation des domaines de la gestion stratégique de l’institution ou du programme(cf. Plan stratégique, objectifs et mise en œuvre du programme…etc.) ;

Un processus d’autoévaluation bien menée a une perspective à la fois diagnostique et prospective: état des lieux objectif, analyse critique et amélioration dynamique…etc;

L’autoévaluation est une affaire de l’institution et ou du programme, elle devrait donc impliquer le maximum d’acteurs et d’instances concernés par la réalisation des missions de l’institution ou du programme (même les partenaires externes);

Elle doit être, enfin, intégrée dans une démarche globale d’amélioration continue de la qualité de l’institution ou du programme.

L’autoévaluation est une activité diagnostique, analytique, critique et constructive, qui procède par une démarche participative, inclusive et responsable, c’est pourquoi:Elle appelle une implication des différentes parties prenantes de la réalisation des missions de l’institution ou du programme, chacune selon ses responsabilités et ses attentes (étudiants…/employeurs ?);Elle est un moment pour apprendre et pour comprendre comment l’institution ou le programme réalise ses missions et ses objectifs;Elle doit montrer les forces et les faiblesses de l’institution ou du programme; le rapport qui en découle constitue un outil fondamental pour améliorer la qualité, pour argumenter des requêtes (financement?) et préparer une procédure externe au besoin (accréditation...etc.).L’autoévaluation constitue une pratique de bonne gouvernance interne en aidant les décideurs et les acteurs internes à assumer leurs responsabilités et à rendre compte de la qualité de leur institution ou de leur programme.