LAPORAN TATA KELOLA SISTEM INFORMASI PENJUALAN

A. PENGERTIAN TATA KELOLA SISTEM INFORMASI

Tata kelola sistem informasi adalah salah satu bagian dari tata

kelola perusahaan yang difokuskan pada teknologi informasi perusahaan

tersebut beserta manajemen kinerja dan resikonya. Tata kelola sistem

informasi membangun sebuah sistem yang nantinya digunakan oleh

pihak-pihak penting dalam perusahaan guna memberikan masukan yang

diperlukan untuk proses pengambilan keputusan.

B. MODEL TATA KELOLA SISTEM INFORMASI

Pada proyek Tata Kelola Sistem Informasi Penjualan pada PT.

Indomarco Prismatama, berdasarkan beberapa model yang sering

digunakan dalam proyek tata kelola sistem informasi, pada proyek ini

digunakan 2 (dua) pendekatan model tata kelola sistem informasi, yaitu

The IT Infrastructure Library (ITIL) dan ISO/IEC 17799. Berdasarkan

pendekatan di atas, di bawah ini akan dijelaskan lebih lanjut.

The IT Infrastructure Library (ITIL). Model The IT Infrastructure

Library (ITIL) berfokus kepada pelayanan customer. Berdasarkan hal

tersebut, maka proses tata kelola sistem informasi penjualan ini lebih

difokuskan kepada pelayanan customer. Implementasi dari model ITIL ini

pada sistem informasi penjualan adalah :

1. Barcode harga barang sesuai dengan yang tertera pada

etalase dengan barcode harga yang ada di komputer.

2. Memudahkan customer dalam melakukan pembayaran E-

Banking menggunakan Debit, Kredit, ATM dan Indomaret

Card.

3. Memudahkan dalam pengontrolan stock barang.

1

ISO/IEC 17799. Model ISO/IEC 17799 ini berfokus kepada

keamanan informasi yang mempunyai 3 (tiga) elemen dasar, yaitu :

1. Confidentiality. Pada elemen pertama ini, memastikan

informasi hanya dapat diakses oleh yang berhak.

Implementasi dari elemen ini adalah :

a. Informasi penentuan harga dan perubahan harga hanya

dapat diakses oleh bagian Development.

b. Laporan transaksi penjualan atau transaksi per hari

langsung terkoneksi ke bagian keuangan.

c. Akses kasir hanya dapat diakses oleh kasir

d. Semua operasi sistem dikontrol oleh bagian IT.

2. Integrity. Pada elemen ini, menjaga akurasi dan selesainya

informasi dan metode pemrosesan. Implementasi dari elemen

ini adalah :

a. Back up dan pelaporan data setiap hari mulai dari proses

transaksi hingga tutup harian langsung terkoneksi ke

sistem pusat.

b. Perubahan harga langsung terupdate oleh bagian

development.

c. Pengontrolan stok barang/persediaan barang langsung

terupdate pada bagian SCM.

3. Avaliability. Pada elemen terakhir, memastikan user yang

terotorisasi mendapatkan akses kepada informasi dan aset

yang terhubung dengannya ketika memerlukannya.

Implementasi dari elemen ini adalah :

a. Semua data-data baik data transaksi penjualan atau

laporan-laporan penjualan bisa diakses oleh Dewan

Direksi.

2

C. FOKUS UTAMA AREA TATA KELOLA SI

Perlu diketahui bahwa dalam melakukan tata kelola sistem

informasi, ada 5 (lima) fokus utama area yang harus diperhatikan, yaitu :

1. Strategic Alignment. Strategic alignment atau penyelarasan

strategi. Dalam hal penyelarasan strategi ini, proses tata kelola

harus disesuaikan dengan visi dan misi perusahaan. Pengelolaan

dan pengembangan sistem informasi penjualan harus sejalan

dengan tujuan dari organisasi perusahaan sehingga dapat

memberikan hasil maksimum pada perusahaan.

Implementasinya adalah pengelolaan dan pengembangan

sistem informasi penjualan difokuskan pada pelayanan konsumen

dan keamanan informasi dari laporan transaksi penjualan.

2. Value Delivery. Value delivery atau penyampaian nilai.

Dalam hal ini, ditekankan kepada nilai atau keuntungan dari

teknologi informasi yang digunakan.

Implementasinya adalah pengelolaan dan pengembangan

sistem informasi penjualan disesuaikan dengan kebutuhan sistem

dan sesuai dengan keputusan Dewan Direksi sehingga dapat

meminimalkan biaya.

3. Resource Management. Resource Management atau

manajemen sumber daya. Pada area ini, manajemen sumber daya

harus dikelola dengan sebaik-baiknya. Karena dengan manajemen

sumber daya, dapat diketahui kualitas sumber daya yang akan

digunakan dalam proses tata kelola sistem informasi penjualan.

Manajemen sumber daya ini meliputi aplikasi, informasi,

infrastruktur dan sumber daya manusia. Dalam manajemen sumber

daya, sumber daya manusia sangat berperan penting dalam proses

3

tata kelola sistem informasi, karena perusahaan dapat menilai

kualitas dari masing-masing manusia berdasarkan pengetahuan

dan keahliannya sehingga perusahaan bisa memperkirakan

keuntungan yang diperoleh atas pemberdayaan SDM tersebut.

Implementasinya adalah perusahaan melakukan perekrutan

pegawai yang memiliki pengetahuan dan keahlian khususnya

dibidang IT.

4. Risk Management. Risk management atau manajemen

resiko. Pada area ini, pengelolaan resiko perlu dilakukan untuk

mengidentifikasi kemungkinan resiko yang ada dan bagaimana

cara mengatasi resiko tersebut.

Implementasinya adalah perusahaan mengadakan pelatihan

terhadap pegawai-pegawai yang nantinya akan menggunakan

sistem tersebut sehingga meminimalkan resiko-resiko yang terjadi

seperti human error.

5. Performance Measurement. Performance Measurement

atau pengukuran kinerja. Dalam hal ini, pengukuran kinerja

dilakukan untuk mengontrol perkembangan sistem secara bertahap

guna melihat hasil yang dicapai baik hasil dari transaksi penjualan

maupun hasil kerja dari para pegawai. Pengukuran kinerja ini

dilakukan untuk membuktikan bahwa arahan yang telah ditetapkan

telah dilaksanakan.

Implementasinya adalah laporan transaksi penjualan dapat

langsung diakses oleh manager. Selain itu, kinerja pegawai dapat

langsung dipantau melalui proses transaksi setiap harinya.

4

D. PERENCANAAN KEGIATAN

Perencanaan kegiatan tata kelola sistem informasi penjualan ini

lebih diprioritaskan kepada segi pelayanan konsumen dan keamanan

informasi. Dari perencanaan tersebut, maka proses tata kelola sistem

informasi penjualan ini dibuat untuk memperbaiki pelayanan terhadap

konsumen terutama pada bagian toko seperti sistem pembayaran,

kecocokan barcode harga barang, pengontrolan terhadap stok barang di

toko dan di gudang pada bagian SCM. Selain itu, proses tata kelola sistem

informasi penjualan ini dibuat untuk meningkatkan keamanan informasi

seperti laporan transaksi penjualan langsung terhubung ke bagian

keuangan/finance, laporan transaksi penjualan toko langsung bisa diakses

oleh manager, transaksi kasir hanya bisa dilakukan oleh kasir yang

bertugas hari itu.

E. TAHAP DASAR PERENCANAAN

1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Dalam

proses tata kelola sistem informasi penjualan ini, tujuan dari tata

kelola ini terfokus pada pelayanan customer dan keamanan data.

Hal ini sesuai dengan pendekatan model tata kelola yang dipilih.

2. Merumuskan keadaan saat ini. Keadaan sistem informasi

penjualan sebelum adanya tata kelola adalah dalam proses

transaksi penjualan, konsumen masih melakukan pembayaran

dengan uang tunai. Dalam pengontrolan stok barang, masih

menggunakan laporan tertulis. Pada bidang keamanan, transaksi

pada kasir masih banyak dilakukan olek karyawan yang bukan kasir

yang bertugas pada saat itu.

5

3. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan. Dari

penerapan tata kelola sistem informasi penjualan ini, ada beberapa

faktor yang harus diperhatikan baik faktor yang menguntungkan

ataupun merugikan. Faktor-faktor yang memudahkan dalam tata

kelola sistem ini adalah tersedianya jaringan sistem informasi pada

perusahaan, tersedianya sumberdaya yang dibutuhkan.

Selain faktor yang menguntungkan, ada juga faktor yang merugikan

atau menghambat adalah banyak konsumen yang belum bisa

melakukan pembayaran e-banking, masih ada karyawan yang

belum bisa menggunakan sistem ini (belum menguasai

penggunaan komputer).

4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan

untuk pencapaian tujuan. Tahap ini merupakan tahap terakhir dari

perencanaan pengembangan dari rencana tata kelola sistem

informasi sehingga dapat mencapai tujuan yang diinginkan.

Ada dua alasan mendasar perlunya perencanaan, maka tata kelola

sistem informasi penjualan dalam pencapaiannya ini dapat dinilai dari segi :

1. Protective Benefits. Dari segi ini, diharapkan dengan

adanya tata kelola sistem informasi penjualan ini maka proses

penjualan yang terjadi di toko dapat terkontrol dengan baik,

pengawasan terhadap persediaan dan distribusi barang dapat

termonitor dengan baik, laporan transaksi penjualan dapat

terpantau dan terupdate setiap saat dibutuhkan.

2. Positive Benefits. Dari segi ini, diharapkan dengan adanya

tata kelola sistem informasi penjualan ini maka pendapatan

perusahaan meningkat dikarenakan transaksi penjualan yang

6

meningkat. Hal ini disebabkan karena antusiasme pembeli yang

berbelanja di toko.

F. PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian (organizing) adalah proses penyusunan struktur

organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumberdaya-

sumberdaya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya.

Dengan adanya pengorganisasian seluruh sumber daya yang ada akan

diatur penggunaannya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan

organisasi yang telah ditetapkan. Dalam hal tata kelola sistem informasi

penjualan ini, pengorganisasian dilakukan agar pelaksanaan tugas dapat

diselesaikan dengan lebih baik dan teratur, koordinasi pelaksanaan

pekerjaan dapat lebih baik dan mudah, dan pengawasan pelaksanaan

pekerjaan dapat lebih efektif dan efisien sehingga tujuan dapat tercapai.

G. ASPEK-ASPEK PENTING PROSES PENGORGANISASIAN

Di dalam proses tata kelola sistem informasi penjualan, ada

beberapa aspek yang harus diperhatikan guna mendukung suksesnya

proses tata kelola. Aspek-aspek tersebut antara lain :

G.1 PEMBAGIAN KERJA

Pembagian Kerja merupakan pemerincian tugas pekerjaan

agar setiap individu dalam organisasi bertanggungjawab untuk dan

melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Pada proses

tata kelola sistem informasi penjualan ini, pembagian kerja pada

setiap bagian dalam masing-masing departemen sudah sesuai

dengan kapasitas dan kemampuan masing-masing petugas dalam

bagian tersebut.

7

Setiap orang pada masing-masing departemen mempunyai

tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan dan keirjakan

sesuai dengan wewenang yang diberikan oleh masing-masing

kepala departemen di mana kepala departemen tersebut telah

mengetahui kemampuan masing-masing staf sehingga mereka

memberikan tanggung jawab pekerjaan tersebut kepada staf-

stafnya.

Dalam hal tata kelola ini, pembagian kerja pada masing-

masing bagian sudah ditentukan sesuai tugas dn tanggung jawab

masing-masing bagian.

1. MANAGING DIRECTOR

Managing Departemen bertanggung jawab dalam

memimpon rapat, menetapkan kebijaksanaan, strategi dan

perencanaan yerhadap perusahaan, mengambil keputusan untuk

perusahaan berdasarkan laporan-laporan dari setiap staf atau

departemen dalam perusahaan serta memonitor perkembangan

perusahaan.

2. MARCHANDISING DEPT.

Marchandising bertanggung jawab dalam memilah poduk

yang akan masuk gerai-gerai Indomaret sesuai dengan kualitas

yang ditawarkan oleh calon supplier.

a. Food Product. Bertanggung jawab dalam menjamin kualitas

produk yang termaksud dalam kategori makanan.

b. Non Food Product. Bertanggung jawab dalam menjamin

kualitas produk yang bukan termaksud dalam kategori makanan.

8

3. DEVELOPMENT DEPT.

Development bertanggung jawab dalam pengembangan

dari masing- masing cabang/gerai – gerai indomart.

a. Grand Opening Development. Bertanggung jawab untuk

mengurusi dan mendisplay barang ketika toko pertama kali di buka

dan menunjang pembukaan toko baru.

b. Price Tag Development. Bertanggung jawab dalam

memberi harga pada produk baru, dan ataupun mengubah list

harga sesuai dengan harga yang telah ditentukan.

c. Promotion Development. Bertanggung jawab untuk

mempromosikan barang/produk yang berada pada toko dengan

membuat brosur, displan, dsb.

4. SUPPLY CHAIN MANAGEMENT DEPT. (SCM)

Supply Chain Management. Bertanggung jawab mengatur

arus barang dari pabrik ke customer. Melakukan perencanaan

persediaan barang. Memperkirakan demand planning dan

pengalokasian barang ke semua cabang.

a. Chief Delivery. Bertanggung jawab untuk mengontrol

pengantaran barang ke gerai-gerai indomaret.

b. Delivery Control. Bertanggung jawab untuk mengontrol

semua barang yang masuk oleh supplier/rekanan sehingga menjadi

stok di gudang.

5. IDM DEPT.

9

IDM Shop. merupakan gerai-gerai atau toko yang tersebar di

tiap-tiap daerah yeng bertanggung jawab untuk melaksanakan

transaksi jual beli.

6. IT MANAGER DEPT.

IT Manager. Bertanggung jawab dan bertugas mengatur

kelancaran sistem. Mengontrol akses dari sebuah sistem.

Mengontrol jaringan sistem.

a. Management Information System. Bertanggung jawab

dalam merencanakan, memberi arahan, mengatur dan

melaksanakan proyek serta memonitor jalannya proyek /

perkembangan proyek.

b. Network. Bertanggung jawab di dalam perawatan jaringan

serta mengontrol akses sebuah sistem.

c. Developer. Bertanggung jawab atas pengembangan sistem

dalam perusahaan baik yang sudah ada maupun sistem baru yang

dibutuhkan.

d. Infrastructure. Bertanggung jawab Bertanggung jawab atas

jalannya infrastruktur jaringan komputer dalam perusahaan.

Memberikan solusi terbaik dalam hal infrastruktur jaringan dalam

hal peralatan, security dan aspek-aspek yang terkait.

e. Database Administrator. Bertanggung jawab dalam

merancang dan membangun database di dalam sistem. Sebagai

administrasi dan pemeliharaan teknis yang menyangkut

perusahaan dalam pembagian sistem database.

f. Help Desk. Bertanggung jawab dalam mengatasi

permasalahan/ troubleshooting, perencanaan, mengkoordinir serta

mendukung proses bisnis.

10

7. FINANCE DEPT.

Finance bertanggung jawab dan bertugas mengendalikan

dan mengawasi kinerja keuangan perusahaan secara keseluruhan.

Melakukan audit terhadap pembayaran dan bertanggung jawab

dalam seluruh aktivitas pembiayaan. Mengkoordinir pembuatan

laporan-laporan keuangan perusahaan untuk keputusan internal.

a. BBT (Bukti Bank Terima). Bertanggung jawab dalam

mengawasi kinerja keuangan dalam bagian pemasukan atas

penerimaan uang, termasuk penerimaan dari gerai-gerai.

b. BBK (Bukti Bank Keluar). Bertanggung jawab dalam

mengawasi kinerja keuangan dalam bagian pengeluaran uang,

untuk menunjang kinerja operasi

8. BRANCH INVENTORY CENTER DEPT. (BIC)

BIC bertanggung jawab dalam memonitoring dan audit

internal, dan mengawasi proses pelaksanaan akuntansi keuangan

dan manajemen. BIC berhubungan dengan toko IDM, di mana

setelah dilakukan audit terhadap toko IDM maka data-data yang

diperoleh dikelola oleh IT. Ketika penglolaan data tersebut terdapat

kekurangan, maka pihak IT melaporkan pada pihak Finace untuk

melakukan penagihan atas kekurangan barang atau kerugian pada

toko tersebut.

G.2 DEPARTEMENTALISASI

Departementalisasi adalah pengelompokan kegiatan kerja

suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling

berhubungan dapat dikerjakan bersama.

11

Pada proses tata kelola sistem informasi penjualan ini,

proses departementalisasi ini menggunakan departementalisasi

fungsional. Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-

fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan yang sejenis untuk

membentuk suatu satuan organisasi. Pada organisasi ini, beban

tugas dari Direktur Manager dibagi kepada beberapa manajer

dibawahnya. Namun, mereka tetap melapor kepada Direktur

Manager karena tanggung jawab keseluruhan atas operasi usaha

berada di tangan Direktur Manager. Di bawah ini adalah gambar

struktur organisasi departementalisasi fungsional.

Gambar. Struktur Organisasi Departementalisasi Fungsional

G.3 BAGAN ORGANISASI FORMAL

Bagan Organisasi Formal atau biasa disebut Struktur

Organisasi merupakan mekanisme-mekanisme formal di mana

organisasi dikelola.

Bagan Organisasi Formal atau Struktur organisasi

menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap

hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau

posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan,

12

tugas, wewenang dan tanggungjawab yang berbeda-beda dalam

suatu organisasi.

Gambar. Bagan Organisasi Formal Penjualan

Di dalam bagan organisasi formal atau struktur organisasi

ada beberapa aspek utama yang harus diperhatikan, yaitu :

a. Pembagian kerja.

b. Manajer dan bawahan atau rantai perintahè Menunjukkan

hubungan wewenang dan tanggung jawab antara atasan dengan

bawahan dalam suatu organisasi

c. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

d. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaanè dasar

pembagian kegiatan organisasi (misal: Fungsional atau divisi)

e. Tingkatan manajemen

G.4 RANTAI PERINTAH DAN KESATUAN PERINTAH

13

Rantai Perintah atau juga disebut Rantai Komando (Chain of

Command) adalah garis wewenang yang tidak terputus di mana

menghubungkan semua orang dalam sebuah organisasi dan

menunjukkan posisi orang-orang tersebut. Rantai perintah ini

menjelaskan kepada siapa hasil pekerjaan akan dilaporkan. Rantai

perintah berhubungan dengan dua prinsip, yaitu :

a. Kesatuan Perintah yang berarti bahwa tiap pegawai

menjadi tanggung jawab seorang supervisor saja. Atau dengan

kata lain, setiap pegawai hanya mempunyai seseorang di mana dia

dapat melaporkan dan mempertanggungjawabkan hasil

pekerjaannya.

b. Otoritas merupakan garis wewenang yang ditentukan

dengan jelas dalam sebuah organisasi yang mencakup semua

pegawai. Otoritas merupakan hak yang melekat pada posisi

manajerial seperti memberikan tugas dengan harapan tugas

tersebut dapat dipatuhi dan dijalankan.

Gambar. Proses Rantai Komando dan Kesatuan Perintah

G.5 TINGKAT-TINGKAT HIRARKI MANAJEMEN

14

Hirarki merupakan suatu sistem yang level atau tingkatan

keputusannya secara bertingkat sesuai susunan dengan beberapa

elemen keputusan pada setiap tingkatan keputusan.

Di dalam manajemen, tingkatan atau hirarki manajemen

dibagi atas 3 tingkatan. Tingkatan-tingkatan tersebut membedakan

pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing manajemen.

Pembagian tingkatan atau hirarki manajemen dapat dilihat pada

gambar di bawah ini :

Gambar. Tingkatan Hirarki Manajemen

a. Manajemen Atas. Manajemen atas merupakan manajemen

paling atas yang bertanggung jawab atas kinerja manajemen yang

berada di bawahnya yaitu manajemen tengah dan bawah. Dalam

hal ini, manajemen atas adalah Managing Director. Manajemen

atas bertugas dalam merencanakan kegiatan dan strategis

perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan.

Selain itu, manajemen atas bertanggung jawab atas pengelolaan

organisasi secara keseluruhan. Di dalam pengambilan keputusan,

manajemen atas memerlukan informasi global berupa ringkasan

atau laporan dari seluruh transaski yang terjadi dalam periode

waktu tertentu.

15

b. Manajemen Tengah. Manajemen tengah merupakan

manajemen yang berada di antara manajemen atas dan bawah.

Dalam hal ini, manajemen atas adalah Kepala Bagian. Manajemen

tengah ini bertugas dalam merumuskan rencana dan sasaran

operasional jangka menengah, melakukan pengendalian dan

membuat keputusan operasional berdasarkan lingkup

tanggungjawabnya. Selain itu, manajemen tengah bertanggung

jawab atas pengelolaan organisasi berdasarkan

departementalisasi, divisi atau bagiannya. Di dalam pengambilan

keputusan, manajemen tengah memerlukan informasi berdasarkan

divisinya. Sebagai contoh, departemen persediaan barang, kepala

bagian membutuhkan informasi terperinci tentang produk yang

laris, sehingga nantinya dapat dibuat perencanaan yang matang

untuk menjamin persediaan produk tersebut.

c. Manajemen Bawah. Manajemen bawah merupakan

manajemen yang berada di tingkat paling bawah dari tingkatan

manajemen. Dalam hal ini, manajemen atas adalah Kepala Bagian.

Manajemen bawah bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana

dan sasaran operasional, membuat keputusan jangka pendek

berdasarkan arah kebijakan, prosedur dan pedoman yang telah

ditentukan serta mengendalikan transaksi harian. Di dalam

pengambilan keputusan, manajemen tingkat bawah memebutuhkan

informasi terperinci dari pergerakan setiap transkasi agar dapat

melakukan kontrol terhadap proses tersebut.

G.6 SALURAN KOMUNIKASI

Saluran Komunikasi dalam hal ini berarti suatu sarana

penyampaian sebuah informasi pada suatu organisasi dari pihak

bawah bawah ke pihak atas maupun sebaliknya.

16

Di dalam hal ini, saluran komunikasi yang digunakan ada 2

(dua) jenis komunikasi, yaitu Komunikasi Vertikal dan Komunikasi

Lateral atau Horisontal. Penggolongan komunikasi ini didasarkan

pada arah aliran pesan-pesan dan informasi didalam suatu

organisasi. Untuk memperoleh pengertian yang lebih mendalam,

maka akan diuraikan ketiga jenis komunikasi tersebut :

a. Komunikasi Vertikal. Komunikasi vertikal terdiri atas

komunikasi ke atas dan ke bawah sesuai rantai perintah.

1. Komunikasi ke bawah. Aliran informasi dalam

komunikasi kebawah mengalir dari tingkatan manajemen

puncak ke manajemen menengah, manajemen yang lebih

rendah, dan akhirnya sampai pada karyawan operasional.

Komunikasi ini juga mempunyai fungsi pengarahan, instruksi,

nasehat/saran dan penilaian kepada bawahan serta

memberikan informasi kepada para anggota organisasi

tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi.

2. Komunikasi ke atas. Alirannya dalam hirarki wewenang

yang lebih rendah ke lebih tinggi biasanya mengalir di

sepanjang rantai komando. Fungsi utamanya adalah untuk

memperoleh informasi mengenai kegiatan, keputusan dan

pelaksanaan pekerjaan karyawan pada tingkat yang lebih

rendah.

b. Komunikasi Horizontal atau juga disebut Komunikasi ke

samping. Terjadi antara dua pejabat atau pihak yang berada dalam

tingkatan hirarki wewenang yang sama (komunikasi horizontal) atau

antara orang atau juga pihak pada tingkatan yang berbeda yang

tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lainnya

(komunikasi diagonal). Komunikasi horizontal meliputi hal-hal

berikut ini :

17

1. Komunikasi di antara para anggota dalam kelompok kerja

yang sama.

2. Komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemen-

departemen pada tingkatan organisasi yang sama.

Di bawah ini adalah gambar Saluran Komunikasi pada Tata

Kelola Sistem Informasi Penjualan.

Gambar. Saluran Komunikasi

G.7 PENGGUNAAN KOMITE

Komite adalah sekelompok orang yang ditunjuk untuk

melaksanakan kegiatan-kegiatan khusus yang mana kegiatan

tersebut tidak dapat diselesaikan oleh seseorang dalam hal ini

adalah pejabat atau pimpinan perusahaan atau oleh beberapa

orang (dewan). Suatu komite ada yang diberi wewenang untuk

membuat keputusan ada pula yang sebatas melakukan tugas tanpa

berhak membuat keputusan sendiri.

Komite dapat memberikan kemudahan dalam melaksanakan

suatu tugas, yaitu dengan adanya forum untuk bertukar pikiran,

adanya koordinasi, adanya wadah untuk menampung semua

18

informasi, adanya media untuk konsolidasi wewenang dan

keuntungan-keuntungan lain.

G.8 RENTANG MANAJEMEN DAN KELOMPOK-KELOMPOK

INFORMAL YANG TAK DAPAT DIHINDARKAN

Rentang Kendali adalah jumlah bawahan langsung yang

dapat dipimpin dan dikendalikan secara efektif oleh seorang

manajer/pimpinan. Rentang Kendali (span of control) sangat

diperlukan dalam pengorganisasian, karena hal ini berhubungan

langsung dengan pembagian kerja, koordinasi, dan kepemimpinan

seorang pemimpin (manajer).

Rentang Kendali diperlukan dalam suatu organisasi karena

adanya “limits factor (keterbatasan)” manusia di mana seorang

manusia khususnya dalam hal ini adalah manajer/pimpinan tidak

mampu melaksanakan semua tugas atau pekerjaan secara mandiri

sehingga diperlukan pembagian tugas kepada bawahannya sesuai

dengan kemampuan dan keahlian dari masing-masing bawahan.

Sedangkan kelompok-kelompok informal yang tak dapat

dihindarkan adalah sekumpulan orang di luar struktur organisasi

yang terbentuk atas dasar hubungan pribadi dan kekeluargaan dari

pimpinan perusahaan. Meskipun terbentuk di luar struktur

organisasi, organisasi informal ini sangat berpengaruh terhadap

organisasi.

19

KESIMPULAN

Tata kelola sistem informasi yang baik adalah tata kelola yang di

dalamnya terdapat perencanaan dan peorganisasian kegiatan. Sebuah

proyek dalam hal ini adalah proyek tata kelola sistem informasi penjualan

haruslah mempunyai perencanaan kegiatan yang matang, jelas dan

terperinci. Hal ini dimaksudkan agar nantinya dalam pelaksanaan proyek

dalam berjalan dengan lancar. Selain perencanaan kegiatan,

pengorganisasian kegiatan juga harus diperhatikan karena di dalam

pengorganisasian kegiatan terdapat di dalamnya struktur organisasi,

pembagian kerja, departementalisasi, tingkatan manajemen dan rantai

perintah. Dengan adanya pengorganisasian kegiatan, sebuah proyek

dapat dijalankan sesuai dengan tujuan sehingga menghasilkan hasil yang

maksimal dan mendukung operasional perusahaan.

20