LAPORAN KINERJA

PEJABAT PENGELOLA INFORMASI

DAN DOKUMENTASI (PPID)

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

TAHUN 2019

TIM PENYUSUN

KANTOR SEKRETARIS INSTITUT ITB

2020

PENDAHULUAN

A. Gambaran umum

Layanan Informasi Publik merupakan kewajiban bagi setiap Badan Publik untuk

melaksanakannya sesuai Undang Undang Keterbukaan Informasi Publik yaitu Undang

Undang nomor 14 Tahun 2008 dan Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan

Pendidikan Tinggi (Kemristekdikti) nomor 75 tahun 2016, tentang layanan informasi

publik di lingkungan Kemristekdikti. Institut Teknologi Bandung (ITB) sebagai Badan

Publik tidak terkecuali harus dapat memberikan Informasi kepada publik sesuai

dengan standar yang telah ditetapkan oleh Undang Undang tersebut.

Implementasi pelayanan informasi publik dimaksudkan untuk memberikan

kemudahan bagi masyarakat atas akses informasi publik secara cepat, efisien, dan

efektif, dengan memanfaatkan sistem layanan informasi publik melalui sarana

dan/atau media elektronik dan non-elektronik seperti website, apps, email, atau

perangkat lainnya dan juga memohon informasi secara langsung. Semua media

tersebut diperlukan untuk memudahkan masyarakat dalam mengakses informasi

publik.

B. Latar Belakang

Berdasarkan pemeringkatan informasi publik tahun 2018 yang dikeluarkan oleh

Komisi Informasi Pusat (KIP), Institut Teknologi Bandung (ITB) menempati predikat

“Menuju Informatif”. Peringkat itu menunjukkan bahwa layanan Informasi publik di

ITB sedikit lagi memenuhi standar yang disyaratkan oleh negara melalui Komisi

Informasi Pusat (KIP). Maka, di tahun 2019 PPID ITB berkomitmen untuk

meningkatkan kualitas layanan informasi publik dengan akan melakukan berbagai

inovasi dan perbaikan. Harapannya di akhir 2019, ITB mendapatkan predikat

“Informatif”.

C. Tujuan

Laporan ini dimaksudkan untuk menunjukkan kinerja PPID ITB terkait pelayanan

infomasi publik kepada Komisi Informasi Pusat (KIP) dan juga masyarakat luas pada

2019 sebagai wujud transparansi informasi publik.

RENCANA KERJA

A. Acuan Kerja

Hal yang menjadi acuan kegiatan manajemen informasi ini catatan yang disampaikan

oleh Komisi Informasi Pusat (KIP) yang pada pemeringkatan tahun 2019 ditekankan

dua poin yaitu inovasi dan kolaborasi. Dua poin penting ini yang akan kami optimalkan

dalam proses pengembangan layanan informasi publik.

B. Gambaran Kegiatan

Berdasarkan arahan dari Komite Informasi Pusat (KIP) tersebut, kami merancang

prioritas untuk pelaksanaanya dalam bentuk program di rentang waktu Januari-

Desember 2019 (detail di timeline kegiatan).

C. Timeline Kegiatan

Kegiatan dijalankan pada rentang Januari-Desember 2019 dengan rincian kasar

sebagai berikut :

C.1. Penambahan Fasilitas

Fasilitas yang dimaksud di sini adalah fasilitas layanan informasi informasi publik yang

mencakup meja, kursi, dan alat pendukung lain di sekretariat PPID yang berada di

Information Centre ITB. Kegitan ini dilaksanakan pada bulan Januari minggu ke-1

sampai minggu ke-4.

C.2. Pengembangan Sistem PPID

Sistem Informasi Publik PPID (website, aplikasi ponsel (mobile application) berbasis

Android, dan media sosial yang mencakup Facebook, Twitter, Instagram, dan Youtube

) dilaksanakan pada Januari-Desember 2019.

Tabel 1. Timeline kegiatan PPID ITB tahun 2019

Bulan Minggu-1 Minggu-2 Minggu-3 Minggu-4

Januari C.1.

C.2.

C.1.

C.2.

C.1.

C.2.

C.1.

C.2.

Februari C.2. C.2. C.2. C.2.

Maret C.2. C.2. C.2. C.2.

April C.2. C.2. C.2. C.2.

Mei C.2. C.2. C.2. C.2.

Juni C.2. C.2. C.2. C.2.

Juli C.2. C.2. C.2. C.2.

Agustus C.2. C.2. C.2. C.2.

September C.2. C.2. C.2. C.2.

Oktober C.2. C.2. C.2. C.2.

November C.2. C.2. C.2. C.2.

Desember C.2. C.2. C.2. C.2.

REALISASI KINERJA

A. Capaian Kinerja

Kegiatan PPID untuk tahun 2019 difokuskan untuk memaksimalkan pelayanan informasi

publik yang dinilai Komisi Informasi Pusat (KIP) melalui pemeringkatan setiap tahunnya.

Rangkaian kegiatan pemeringkatan ini mencakup ; pengumpulan berbagai bekas di Self

Assesment Questionnaire (SAQ) yang ditetapkan Komisi Informasi sebagai parameter

penilaian, revitalisasi web info publik PPID, koordinasi dengan unit kerja yang terkait dengan

PPID, dan melakukan beberapa inovasi-inovasi yang diperlukan untuk peningkatan penilaian.

Adapun rincian capaian Tim PPID untuk setiap bulannya adalah sebagai berikut :

Tabel 2. Capaian Kinerja PPID ITB tahun 2019

Bulan Capaian

Januari 2019 1. Penyelesaian Rencana Kerja PPID tahun 2019 (2/1/2019) 2. Penyelesaian laporan PPID ke Komisi Informasi Pusat 3. Penerimaan siswa magang dari SMK Merdeka Bandung (2/1/2019) 4. Rapat dengan Tim Dosen Teknik Informatika ITB membahas perekrutan

kerja praktik mahasiswa (30/1/2019) 5. Rapat dengan Tim DSTI membahas rencana kerja PPID ITB ke depan

(30/1/2019)

Februari 2019 1. Penyelesaian Laporan ITB tahun 2018 ke Kemenristekdikti 2. Rapat internal PPID membahas rencana kerja PPID ITB tahun 2019

(14/2/2019) 3. Penyampaian hasil seleksi mahasiswa magang angkatan 2 sekaligus

pertemuan perdana (6/2/2019) 4. Pembekalan pertama untuk internship PPID batch 2 pembicara pak

miming (16/2/2019) 5. Pemindahan web PPID ITB dari infopublik.itb.ac.id ke ppid.itb.ac.id 6. Pertemuan perdana dengan tim mahasiswa IF yang mengerjakan

sistem integrator PPID ITB (28/2/2019)

Maret 2019 1. Upload video baru di channel PPID ITB https://www.youtube.com/watch?v=wF7zIhdMfyc&t=14s (11/3/2019)

2. Pelaksanaan verifikasi Daftar Informasi Publik (DIP) dan Daftar Informasi yang Dikecualikan (DIK) dengan mengundang seluruh UKP/UKA dan verifikasi akhir oleh Tim PPID (12,13,19,20, dan 27 Maret 2019)

3. Perpisahan dengan siswa magang dari SMK Merdeka dengan penyelesaian laporan kerja selama tiga bulan magang (26/3/2019)

4. PPID ITB memiliki subdomain https://kolom.ppid.itb.ac.id/ yang fokus pada artikel lepas terkait keterbukaan informasi publik

April 2019 1. Rapat verifikasi final DIP-DIK dan paparan reformasi birokrasi dan keterbukaan informasi (15/4)

2. Rapat koordinasi mahasiswa magang (13/4) 3. Upload video baru di channel PPID ITB

https://www.youtube.com/watch?v=B6kg8Zq3ZuQ 4. Proses perekrutan mahasiswa magang di media sosial PPID ITB (8-16/4) 5. Rapat terakhir dengan tim IF untuk pembahasan system integrator

PPID (25/4)

Mei 2019 1. Penyampaian permohonan informasi an. Neneng Maya Komalasari dan Aini Qurrotullain (6/5)

2. Penyampaian permohonan informasi an. Juli Triani-BPS Jabar (7/5) 3. Penyampaian informasi an. Muhammad Naufal Aushaf (waktu

pengajuan 9/5) 4. Penyampaian informasi an. Laras Putri Wigati (13/5) 5. Penyampaian informasi an. Heri Purwadi (21/5) 6. Penyerahan hasil kinerja Tim IF untuk website PPID ITB

https://ppid.itb.ac.id/ kepada Tim PPID ITB (13/5)

Juni 2019 1. Penyampaian permohonan informasi an. Fitria Ramadhan (waktu permohonan : 13/6/19)

2. Penyampaian permohonan informasi an. Faisal (waktu permohonan : 27/6/19)

3. Perubahan tampilan untuk website PPID https://ppid.itb.ac.id/

Juli 2019 1. Penyampaian permohonan informasi an. Abdi Rinaldi (23/7), Renita Maharani Fauzi (25/7), dan Ermawati Tjahyadi (25/7) melalui web PPID ITB

2. Portal satu layanan (https://satulayanan.itb.ac.id/ ) siap di-pre-launching

3. Medsos PPID per 30 Juli 2019 (Page FB : 160 likes, Twitter : 168 followers, Instagram : 406 followers)

Agustus 2019 1. Web baru PPID (https://ppid.itb.ac.id/) 100 persen sudah jadi 2. Video deskripsi website baru sudah jadi dan di-upload di channel PPID

ITB https://www.youtube.com/watch?v=teF77xNRwFA&t=6s 3. Portal https://satulayanan.itb.ac.id/ versi awal (betha) sudah jadi 4. Subscriber Youtube Channel PPID mencapai 51 buah 5. Penyampaian informasi an. Gisela Winda Permatasari (22/8), Sri Mentari

Trisnayanti (20/8), Nur Arminarahmah (20/8), Anita Kumala Hati (27/8) melalui web PPID

September 2019 1. Submit e-monev ke Komisi Informasi (30/9) 2. Pertemuan perdana dengan mahasiswa magang batch 3 sekaligus

pembagian sertifikat untuk mahasiswa magang batch 2 (7/9) 3. Update 2 konten berita di https://kolom.ppid.itb.ac.id/ (14/9 dan 25/9) 4. Update 2 konten medsos PPID (Instagram, facebook, twitter) disertai

infografis (28/9 dan 29/9)

5. Penyampaian informasi an. Dinie Karlina (5/9 → pengajuan), ELSA SILVIA NUR AULIA (12/9), Agus Ikhsan Muhidin (14/9), Muhammad Rudi Hariyanto (18/9), dan Imam Taufik (23/9)

6. Rapat koordinasi dengan Sisfo ITB (3/9) 7. Rakor dengan Ani Londa dari Komisi Informasi (13/9)

Oktober 2019 1. Presentasi monev di Jakarta oleh Pak Miming (8/10) 2. Penyampaian permohonan informasi an. Adi Rusdi Widya (22/10) 3. Rakor bulanan mahasiswa magang di PPID (26/10) 4. Penggunggahan video inovasi dan kolaborasi PPID ITB (10/10)

https://www.youtube.com/watch?v=yGcxik79V8A

November 2019 1. ITB mendapatkan penghargaan sebagai Badan Publik Informatif dari Komisi Informasi Pusat (21/11)

2. Penyampaian informasi ke 13 pemohon informasi 3. Rapat koordinasi dengan mahasiswa magang (23/11) 4. Rapat akhir tahun dengan Sisfo UKA/UKP dan koordinasi ke depan

(28/11)

Desember 2019 1. Penyampaian Informasi an. DaffaulHaq, Andes Imron Pamuji, Abdul Miftahudin, dan Zairi (2/12), Abdul Miftahudin (3/12), Andes Imron Pamuji,S.Pd (4/12), Drina Intyaswati (16/12), Irfan Nur Rohman (27/12), Muhammad Farhan Husain(30/12).

2. Pertemuan penghargaan buat tim PPID oleh PPID Utama (11/12) 3. ITB memiliki playlist Youtube baru “ITB Talk”(2 video baru)

https://www.youtube.com/watch?v=7pjtsRE-LVo&list=PLAKmNBIaTKUfbky3XPOboy64_g2qbl1YM

B. Pelaksaan Kerja

Proses kinerja PPID ITB didasarkan atas SK Rektor Nomor : 168/SK/I1.A/KP/2016

(https://arsip.itb.ac.id/home/view/42713) yang dapat proses sehari-harinya (day to

day) dijalankan oleh dua orang staff dibantu oleh 10 mahasiswa magang untuk proses

perbaikan infrastruktur media PPID ITB selama tiga bulan selama dua periode. Periode

magang mahasiswa saat ini sudah pada tahap rekruitmen magang periode tiga (batch

3) yang mana tertera pada SK Rektor Nomor : 1323/SK/I1.B03/KP/2019 tentang Tim

Pendukung Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Institut Teknologi Bandung.

C. Rincian Biaya

Anggaran kegiatan layanan Informasi di ITB tahun 2019 mengalami peningkatan yang

cukup signifikan jika dibandingkan dengan tahun 2018. Peningkatan anggaran

tersebut mencapai 30,7% dari tahun 2018. Adanya kenaikan penganggaran membuat

peningkatan fasilitas dan pelaksanaan kegiatan layanan menjadi lebih baik dari tahun-

tahun sebelumnya. Adapun grafik perkembangan rincian biaya kegiatan layanan

informasi ITB dari tahun 2018 – 2019 adalah sebagai berikut :

Gambar 1 : Grafik perkembangan anggaran tahun 2017-2019

D. Statistik Pelayanan Informasi Publik

Jumlah Permohonan Informasi Publik yang ditujukan kepada PPID ITB pada tahun 2019

mengalami peningkatan yang cukup signifikan. Apabila pada tahun 2018 angka tertinggi

permohonan Informasi terdapat pada bulan Maret 2018 yaitu sebanyak 3 (tiga) orang

pemohon, sedangkan rata-rata lama waktu pelayanan yang dilakukan oleh PPID ITB

adalah 5 (lima) sampai dengan 7 (tujuh) hari, dimana batas maksimal dari pelayanan

menurut Komisi Informasi Publik yaitu 14 (empat belas) hari.

0

50

100

150

200

250

Barang Modal Jasa Total

3 9

83,6895,68

5

28,4

132,85

166,25

16,8

52,408

148,2

217,408

2017 2018 2019

Pada Tahun 2019 angka tertinggi permohonan Informasi terdapat pada bulan November

2019 yaitu sebanyak 14 (empat belas) orang pemohon informasi, dengan rata-rata lama

waktu pelayanan yang dilakukan oleh PPID ITB adalah 2,03 hari (data ini diambil pada

tanggal 03 Januari 2020 pada pukul 13.00 WIB), dari batas maksimal menurut Komisi

Informasi Publik yaitu 14 (empat belas) hari. Pada tahun-tahun sebelumnya ITB tidak

mendapatkan penolakan data dikarenakan jumlah pemohon informasi yang masih sedikit.

Namun pada tahun 2019 PPID ITB melakukan penolakan terhadap permohonan informasi.

Hal tersebut menunjukan adanya peningkatan pada jumlah pemohon informasi. Dari total

60 pemohon informasi terdapat 8 (delapan) kali penolakan terhadap pemohon informasi.

Terdapat beberapa alasan mengapa PPID ITB menolak permohonan informasi yang

tertera pada gambar tabel alasan pengajuan ditolak. Menunjukan pelayanan permohonan

informasi di ITB baik dalam melakukan pelayanan terhadap publik di lingkungan Institut

Teknologi Bandung.

Gambar 2 : Grafik Permohonan Informasi Tahun 2019 (https://ppid.itb.ac.id/statistik)

Gambar 3 : Rata-Rata Waktu Layanan Informasi Tahun 2019 beserta laporan jumlah informasi, total pengajuan, pengajuan ditolak, serta pengajuan selesai.

(sumber : dashboard ppid.itb.ac.id)

Gambar 4. Tabel alasan pengajuan ditolak (https://ppid.itb.ac.id/statistik).

E. Inovasi

1) Mobile Apps PPID ITB

Aplikasi PPID ITB

Gambar 5. Tampilan Apps PPID ITB tahun 2018 (kiri) serta Tampilan terbaru Apps PPID ITB tahun 2019 (kanan)

2) Website PPID ITB

Berikut merupakan perubahan tampilan website ITB :

Gambar 6. Website PPID ITB tahun 2018 sebelum dilakukan inovasi lebih lanjut dan masih menggunakan laman (https://infopublik.itb.ac.id/)

Gambar 7. Tampilan website PPID ITB setelah dilakukan inovasi oleh Tim PPID ITB dengan laman https://ppid.itb.ac.id/.

3) Sosial Media

PPID ITB mempunyai 3 (tiga) media sosial yang biasanya digunakan dalam rangka untuk

memberitahukan kegiatan-kegiatan yang telah PPID ITB laksanakan, pengumuman

seputar PPID ITB, maupun informasi-informasi kategori serta merta. Dalam rangka

menyajikan data informasi kepada masyarakat tentang Institut Teknologi Bandung, PPID

akan menyajikan informasi-informasi bias dalam bentuk grafis, statistik, maupun paparan

dalam bentuk video dan tulisan. Berikut merupaka Sosial Media yang dimilik oleh PPID

ITB.

1. Instagram

Instagram PPID ITB dapat diakses di https://www.instagram.com/ppid.itb/. Instagram

PPID ITB memiliki 614 followers 75 followings dengan jumlah post 102. Dengan rata-

rata 50 likes tiap post (data diambil pada tanggal 8 Januari 2020 pukul 16.02). Berikut

berupakan tampilan Instragram milik PPID ITB :

Gambar 8. Tampilan Instagram milik PPID ITB

2. Twitter

Twitter PPID ITB dapat diakses di twitter.com/ppid_itb. Instagram PPID ITB memiliki 201

followers 53 followings dengan rata-rata 3 likes tiap post (data diambil pada tanggal

8 Januari 2020 pukul 16.08). Berikut berupakan tampilan twitter milik PPID ITB :

Gambar 9. Tampilan Twitter milik PPID ITB

3. Facebook

Facebook PPID ITB dapat diakses di facebook.com/PPID.ITB.Bandung. Facebook PPID

ITB memiliki 199 followers dengan jumlah post 103. Dengan 194 likes (data diambil

pada tanggal 8 Januari 2020 pukul 16.25). Berikut berupakan tampilan facebook milik

PPID ITB :

Gambar 10. Tampilan Facebook milik PPID ITB

4. Youtube

Youtube PPID ITB dapat diakses di

https://www.youtube.com/channel/UCxlYLLsK5YdsrGCtVBU3kYQ . Youtube PPID

ITB memiliki 54 Subcriber dengan total post 7 video. Dengan total 932x ditonton (data

diambil pada tanggal 8 Januari 2020 pukul 16.39). Berikut berupakan tampilan

Youtube milik PPID ITB :

Gambar 11. Tampilan Youtube milik PPID ITB

F. Hasil Pemeringkatan

Dalam pemeringkatan keterbukaan informasi publik yang diadakan Komisi Informasi Pusat

tahun ini ITB mendapatkan kenaikan peringkat yang sangat baik jika dibandingkan dengan

tahun 2016, 2017 serta 2018. Hasil pemeringkatan tahun 2016 Institut Teknologi Bandung

mendapatkan peringkat VIII. Sedangkan pada tahun 2017 Institut Teknologi Bandung

mendapatkan peringkat IX, memang pada tahun 2017 peringkat ITB turun satu peringkat,

namun untuk tahun 2018 peringkat PPID ITB mengalami peningkatan.

Pada tahun 2018 terdapat perubahan pada sistem penilaian di Komisi Informasi Publik

(KIP) yang mana Komisi Informasi Pusat (KIP) mengkategorikan pemeringkatan menjadi

beberapa kategori, Kategori Pertama yaitu “INFORMATIF”, kategori kedua “MENUJU

INFORMATIF”, kategori ketiga “CUKUP INFORMATIF”, keempat “KURANG INFORMATIF”,

dan kategori terakhir yaitu “TIDAK INFORMATIF”. Tahun 2018 peringkat Pejabat Pengelola

Informasi dan Dokumentasi (PPID) Intitut Teknologi Bandung mengalami peningkatan

yaitu mendapatkan Kategori “Menuju Informatif”. Sedangkan pada tahun 2019 ITB

kembali mengalami peningkatan yang sangat baik yaitu mendapatkan predikat kategori

Perguruan Tinggi Negeri “INFORMATIF” yang mana kategori tersebut merupakan kategori

tertinggi dari Komisi Informasi Pusat dimana rentang penilaian berada pada nilai 90 sampai

dengan 100.

Gambar 12. Penyerahan Penghargaan ITB oleh Wakil Presiden Republik Indonesia KH. Ma'ruf Amin kepada ITB diterima langsung PPID Utama, Dr. Miming Miharja

(Istana Wapres, 21 November 2019)

EVALUASI DAN RENCANA KE DEPAN

Sebagai catatan untuk perbaikan PPID ITB ke depan adalah perlunya perbaikan produksi

konten pada website serta media sosial milik PPID ITB. Kemudian agar dalam melakukan

koordinasi dapat berjalan dengan lebih baik dan tertata perlu memperbaiki pengelolaan

mengenai portal dashboard ITB. Selain itu untuk membantu meningkatkan kinerja PPID ITB

pada tahun 2020 baik dalam bentuk penyajian data maupun pengelolaan informasi perlu

dilakukan pengelolaan pada laman infografis ITB yaitu infografis.itb.ac.id. serta portal arsip

statis ITB. Namun dalam proses pengerjaan perancangan program besar tersebut, PPID ITB

tetap menjalankan tugas pokok dan fungsinya yaitu melayani informasi publik kepada

masyarakat umum.

PENUTUP

Demikian laporan kinerja PHD lrB 2019 dibuat, semoga pada2E6okinerja pprD rrB darammelayani permohonan informasi publik lebih baik lagi.

Bandung, 27 Februari ZO2A

Sekretaris lnstitut,

{PPID Utama tTB)

/y'ng. lr. Widjaja Martokusunro, 19660909 199203 1 004